UNIDAD 1.

ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS2003

Iniciar y cerrar Access2003. La pantalla inicial. Las arras. C!"pa#inar $!s sesi!nes. Men%s inteli#entes.

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access2003, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en al !n momento no sabemos cmo se uir traba"ando. #uando cono$camos todo esto estaremos en disposicin de empe$ar a crear bases de datos en el si uiente tema.

1.& A''ANCA' ( CE''A' ACCESS2003.

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access2003. a% &esde el botn 'nicio ( )ituado, normalmente, en la esquina inferior i$quierda de la pantalla. #olocar el cursor y *acer clic sobre el botn 'nicio se desplie a un men!+ al colocar el cursor sobre )r!#ra"as, aparece otra lista con los pro ramas que *ay instalados en tu ordenador buscar Micr!s!*t O**ice y lue o Micr!s!*t Access, *acer clic sobre l, y se iniciar el pro rama. b% &esde el icono de Access2003 del escritorio .

,uedes iniciar Access2003 a*ora para ir probando todo lo que te e-plicamos. #uando realices los e"ercicios tambin puedes compa inar dos sesiones de la forma que te e-plicamos aqu..

COM)A+INA' DOS SESIONES.

Aqu. te e-plicaremos cmo conse uir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con el Access2003. /. )e supone que la sesin con el curso est abierta. 2. Abrir la sesin de Access2003. 3. ,ulsar con el botn derec*o sobre cualquier parte vac.a de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. 0. 1le ir la opcin 2osaico vertical. 3bserva como la pantalla *a quedado dividida en dos partes, como en la fi ura(

4. 5na ve$ tenemos las dos sesiones con el tama6o adecuado, basta *acer clic con el ratn para pasar de la una a la otra. ,ara volver a de"ar las ventanas con su tama6o normal, *acer clic en el botn Ma,i"i-ar .

1sto va bien con monitores randes 7&e /89 o ms%, con monitores peque6os qui$s prefieras de"ar las ventanas con su tama6o normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt . ta /la$!r 7manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador% o pulsando el botn correspondiente a la sesin en la barra de tareas en la !ltima l.nea de la pantalla. ,ara cerrar Access2003, puedes utili$ar cualquiera de las si uientes operaciones( /. :acer clic en el botn cerrar . 2. ,ulsar la combinacin de teclas ALT.01. 3. :acer clic sobre el men! Arc2i3! y ele ir la opcin Salir.

2.& LA )ANTALLA INICIAL.

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As. conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. ;a pantalla que se muestra a continuacin 7y en eneral todas las de este curso% puede no coincidir e-actamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

3.& LAS BA''AS.

La arra $e t4t/l!

;a barra de t.tulo contiene el nombre del pro rama. 1n el e-tremo de la derec*a estn los botones para minimi$ar, ma-imi$ar<restaurar y cerrar.

La

arra $e "en%s

;a barra de men!s contiene las operaciones de Access, a rupadas en men!s desple ables. Al *acer clic en Insertar, por e"emplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden *acer a partir de estos men!s. ,ero las cosas ms *abituales se reali$an ms rpidamente desde los iconos de las barras de *erramientas que veremos en el si uiente punto. #ada opcin tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opcin pulsando simultneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por e"emplo si pulsamos Alt.A se abre la opcin Arc2i3!.

1n Access2003 la barra de men!s tiene un comportamiento 9inteli ente9, que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utili$ando.

MEN5S INTELI+ENTES.

;os men!s tienen un comportamiento 9inteli ente9 ya que se adaptan al uso de cada usuario.

=#mo funcionan>(
'nicialmente, cuando abrimos Access2003 los men!s contienen slo los comandos ms utili$ados, en lu ar de contener todos los comandos. &e esta forma los men!s son ms simples. ,ara acceder al resto de los comandos *ay que situarse sobre el !ltimo botn y obtendremos el men! completo, pero aquellos comandos que no aparec.an antes estn en un color ms claro. )i reali$amos esta operacin sobre el men! 6er, ste se ampliar+ si ele imos la opcin Ic!n!s pe7/e8!s, la si uiente ve$ que abramos el men! Ver aparecer el comando Ic!n!s pe7/e8!s incorporado. 1s decir, al utili$ar un comando que no est en el men! inicial, este comando se incorpora a partir de ese momento al men!. 1ste comportamiento pretende facilitar el uso de los men!s desple ables, ya que slo aparecen los comandos de uso eneral ms frecuentes y los comandos que va utili$ando cada usuario, en lu ar de una lar a lista con muc*os comandos que no utili$amos casi nunca. ?o obstante, si decidimos que nos resulta ms cmodo que los men!s incluyan todas sus opciones, no tenemos ms que ir al men! 9erra"ientas: )ers!nali-ar: pesta6a Opci!nes y deberemos activar la casilla M!strar siempre los men!s completos. 1n esta misma pantalla, si optamos por el comportamiento 9inteli ente9 de los men!s tambin podemos activar la casilla M!strar "en%s c!"plet!s transc/rri$!s /n!s se#/n$!s para que se desplie ue el men! completo sin tener que pulsar el !ltimo botn.

;os men!s desple ables de la barra de men!s contienen tres tipos bsicos de elementos(

#omandos inmediatos. )e e"ecutan de forma inmediata al *acer clic sobre ellos. )e reconocen porque a la derec*a del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para e"ecutarlo desde el teclado. ,or e"emplo, en el men! @;< 7ayuda%, 01 para entrar en la ayuda de 2icrosoft Access.

3pcin con otro men! desple able. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men! a su lado con ms opciones para que eli"amos una de ellas. )e reconocen porque tienen un trin ulo a la derec*a. ,or e"emplo, en el men! =;<, Bases $e $at!s $e e>e"pl!.

3pcin con cuadro de dilo o. Al *acer clic en la opcin aparece un cuadro de dilo o donde nos pedir ms informacin y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. )e distin uen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. ,or e"emplo, en el men! =;<: Detectar y reparar.

Las

arras $e 2erra"ientas

;as barras de *erramientas contienen iconos para e"ecutar de forma inmediata al unas de
las operaciones ms *abituales, como Auardar , Abrir , 'mprimir , etc.

:ay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. )e reconocen porque tienen el color atenuado. ;a barra que te *emos mostrado es la de base de datos, e-isten ms barras de *erramientas como por e"emplo la del panel $e tareas 7es la que ocupa la mitad derec*a de la pantalla%, stas son accesibles se !n la pantalla en la que estemos y las iremos viendo a lo lar o del curso *asta incluso nos podemos definir nuestras propias barras.

La

arra $e esta$!

;a barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin se !n la pantalla en la que estemos en cada momento.

UNIDAD 2. C'EA': AB'I': CE''A' UNA BASE DE DATOS

C!ncept!s ?sic!s $e Access Crear /na ase $e $at!s Cerrar la ase $e $at!s A rir /na ase $e $at!s M?s !pci!nes al a rir /na ase $e $at!s

1.& CONCE)TOS BSICOS DE ACCESS 2003.

BASE DE DATOS.

5na base de datos es un con"unto de datos que estn or ani$ados para un uso determinado y el con"unto de los pro ramas que permiten estionar estos datos es lo que se denomina )istema Aestor de Bases de &atos. ;as bases de datos de Access2003 tienen la e-tensin .2&B para que el ordenador las recono$ca como tal. #asi todos los sistemas de estin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utili$ando el modelo de estin de bases de datos relacional. 1n un sistema de base de datos relacional, los datos se or ani$an en Tablas. ;as tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos reali$ados por cada uno de ellos+ las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.

TABLAS DE DATOS.

5na tabla de datos es un ob"eto que se define y utili$a para almacenar los datos. 5na tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como *emos visto antes, clientes o pedidos. ;as tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdi o del cliente, nombre del cliente, direccin,... C al con"unto de campos para un mismo ob"eto de la tabla se le denomina re istro o fila, as. todos los campos de un cliente forman un re istro, todos los datos de otro cliente forman otro re istro,...

)i consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de #;'1?T1) podr.a ser(

Campos Cdigo Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4 1 2 3 4 Nombre Luis Marta Francisco Mara Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno uan L!"e# %uesca &ue'o Direccin C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ $alle, 56 C/ Franciscano, 67 C.P. 46723 46625 46625 46521

CONSULTAS.

5na consulta es un ob"eto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. 1-isten varios tipos de consultas para seleccionar, actuali$ar, borrar datos,..., pero en principio se utili$an para e-traer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones . ,or e"emplo, podr.amos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdi o postal sea 0DD24.

0O'MULA'IOS.

5n formulario es el ob"eto de Access2003 dise6ado para la introduccin, visuali$acin y modificacin de los datos de las tablas. 1-isten diferentes tipos de formularios pero los que ms se utili$an tienen la forma de fic*as de datos para la introduccin por e"emplo de los diferentes clientes de la tabla #;'1?T1).

IN0O'MES.

5n informe es el ob"eto de Access2003 dise6ado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Aeneralmente se utili$a para presentar los datos de forma impresa.

)+INAS.

5na p ina de acceso a datos es un tipo especial de p ina Eeb dise6ada para ver datos y traba"ar con ellos desde 'nternet o desde una intranet. 1ste tema lo trataremos en otro curso ms avan$ado.

MAC'OS.

5na macro es el ob"eto de Access2003 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. ,or e"emplo, podr.amos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario.

M@DULOS.

5n mdulo es el ob"eto de Access2003 que contiene procedimientos personales que se codifican utili$ando Visual Basic. Fealmente se trata de pro ramacin con Access.

2.& C'EA' UNA BASE DE DATOS.

/. :acer clic sobre la opcin Base $e $at!s en aparece a la derec*a de la pantalla. lanc! del panel de tareas que

)i este panel no est visible podemos utili$ar en el men! Arc2i3! de la barra de men!s la opcin N/e3!.

3 bien *acer clic sobre el icono N/e3! de la barra de *erramientas. 1n estos dos casos aparecer el panel de tareas y podremos seleccionar Base $e $at!s en lanc!.

2. A continuacin aparecer el si uiente cuadro de dilo o donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lu ar donde se uardar.

1n el cuadro +/ar$ar enA *acer clic sobre la flec*a de la derec*a para seleccionar la carpeta donde vamos a uardar la base de datos. 3bserva como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. :acer doble clic sobre la carpeta donde uardaremos el arc*ivo. ;os iconos que aparecen a la derec*a del cuadro +/ar$ar enA. 3. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asi nar la e-tensin .2&B, y aparecer la ventana Base $e $at!s( )i observas la ventana Base $e $at!s, en la parte de la i$quierda aparecen los diferentes tipos de ob"etos que podemos tener en la base de datos 7tablas, consultas, formularios,...% y en la parte de la derec*a, dependiendo del tipo de ob"eto seleccionado a la i$quierda, Access nos muestra los ob"etos que *ay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas. 1n nuestro caso el tipo de ob"eto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems ob"etos se crean a partir de stas. 1n este momento no *ay tablas creadas, cuando las *aya stas aparecern en la parte derec*a de la ventana deba"o de las opciones Crear.

3.& CE''A' LA BASE DE DATOS.

)e puede cerrar una base de datos de varias formas( 'r al men! Arc2i3! y ele ir la opcin Cerrar. bien *acer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base $e $at!s.

)i queremos adems cerrar la sesin de Access ele imos la opcin salir o *acemos clic en el botn cerrar de la ventana de Access.

1.& AB'I' UNA BASE DE DATOS.

,odemos abrir una base de datos ya e-istente desde tres sitios distintos(

&esde la barra de men!s(

'r al men! Arc2i3!. 1le ir la opcin A rir...

&esde la barra de *erramientas(

:acer clic sobre el icono A rir de la barra de *erramientas.

&esde el panel de tareas(

Tenemos un apartado A rir un arc*ivo donde aparecen las !ltimas bases de datos que se abrieron y la opcin M?s arc2i3!s...

1le ir la opcin M?s arc2i3!s...

1n cualquiera de los tres casos anteriores aparecer el cuadro de dilo o A rir(

1le ir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. ,ara abrir carpeta *acer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior B/scar enA, y a*ora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dic*a carpeta. :acer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro N!" re $e arc2i3!A y *acer clic sobre el botn A rir. 3 bien *acer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente. 3tra forma de abrir una base de datos, consiste en utili$ar una lista de documentos abiertos anteriormente. Al final del men! desple able de la opcin Arc2i3! de la barra de men!s aparece una lista con los !ltimos documentos abiertos. Tambin aparece esta lista en el panel de tareas como *emos comentado anteriormente. ,ara abrir la base de datos basta *acer doble clic sobre su nombre en la lista.

1l primer documento de la lista es el !ltimo que se abri. 1sta forma de abrir la base de datos suele ser la ms utili$ada ya que normalmente traba"amos siempre con la misma base de datos.

UNIDAD 3. C'EA' TABLAS DE DATOS

Crear /na ta la $e $at!s El #enera$!r $e ca"p!s Tip!s $e $at!s El asistente para %s7/e$as La cla3e principal +/ar$ar /na ta la Cerrar /na ta la

Aqu. veremos cmo crear una tabla de datos para poder en las unidades didcticas si uientes introducir datos en la base de datos y lue o traba"ar con stos utili$ando las venta"as que nos proporciona Access2003.

1.& C'EA' UNA TABLA DE DATOS.

,ara crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana ase $e $at!s con el ob"eto tablas seleccionado, si *acemos clic en el icono las distintas formas que tenemos para crear una tabla( se abre una ventana con

Vista :o"a de datos( #onsiste en introducir directamente los datos en la tabla y se Vista dise6o( 1s el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica.

!n el valor que introdu$camos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

Asistente para tablas( 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en la creacin de la tabla utili$ando un "ue o de tablas que tiene ya predefinidas.
'mportar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra e-istente en otra base de datos.

Vincular tabla( #onsiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
1-plicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista dise6o. 1ste mtodo consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves etc...

3tra forma ms rpida de lle ar a la vista dise6o es desde la ventana Base $e $at!s con el ob"eto tablas seleccionado, *aciendo doble clic en la opcin Crear /na ta la en 3ista Dise8!.

Aparecer la ventana Dise8! $e ta la(

1n la barra de t.tulo tenemos el nombre de la tabla 7como todav.a no *emos asi nado un nombre a la tabla, Access le *a asi nado un nombre por defecto Tabla/+ a continuacin tenemos la re"illa donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utili$a una l.nea para cada columna, as. en la primera l.nea 7fila% de la re"illa definiremos la primera columna de la tabla y as. sucesivamente. 1n la parte inferior tenemos a la i$quierda dos fic*as 7+eneral y B%s7/e$a% para definir propiedades del campo es decir caracter.sticas adicionales de la columna que estamos definiendo. C a la derec*a tenemos un recuadro con un te-to que nos da al !n tipo de ayuda sobre lo que tenemos que *acer, por e"emplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la re"illa en la columna ?ombre

del campo y en el recuadro inferior derec*o Access nos indica que el nombre de un campo puede tener *asta D0 caracteres.

Vamos rellenando la re"illa definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla(

,odemos definir un campo utili$ando el enerador de campos que permite definir campos a partir de los de unas tablas e"emplo y que se activa pulsando el icono *erramientas. de la barra de

EL +ENE'ADO' DE CAM)OS.

1l enerador de campos de Access2003 es una utilidad que nos permite crear campos sin necesidad de definirlos eli indolos de una serie de tablas de e"emplo. 1l enerador de campos se activa estando en la vista dise6o de una tabla y pulsando el .

icono

A continuacin el Aenerador nos pide que eli"amos el campo de una serie de campos ayudado por la si uiente ventana(

,rimero debemos ele ir el tipo de tabla seleccionando Ne#!ci!s o )ers!nal. Al seleccionar una de las dos opciones aparece arriba la lista de todas las tablas e"emplo que Access tiene predefinidas del tipo seleccionado. &e la lista Ta las $e e>e"pl! seleccionar la que nos pare$ca pueda contener un campo como el que queremos crear. Al seleccionar una tabla vemos como la lista de Ca"p!s $e e>e"pl! va variando. )eleccionar el campo que queremos crear y finalmente pulsar el botn Aceptar. 1l enerador de campos nos *abr creado un campo como el que le *emos indicado con el tipo de dato y las propiedades que ten.a el campo en la tabla de e"emplo. 3 bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como e-plicaremos a continuacin. 1n la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INT'O pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Te,t! como tipo de dato. )i queremos cambiar de tipo de datos, *acer clic sobre la flec*a de la lista desple able de la derec*a y ele ir otro tipo.

TI)OS DE DATOS.

A la *ora de crear un campo en una tabla, *ay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. ;os diferentes tipos de datos de Access2003 son(

Te-to(

,ermite almacenar cualquier tipo de te-to, tanto caracteres como d. itos y caracteres especiales. Tiene una lon itud por defecto de 40 caracteres, siendo su lon itud m-ima de 244 caracteres. ?ormalmente se utili$a para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier n!mero que no se utilice en clculos, como n!meros de telfono o cdi os postales.

2emo(

)e utili$a para te-tos de ms de 244 caracteres como comentarios o e-plicaciones. Tiene una lon itud m-ima de D4.43D caracteres. Access recomienda para almacenar te-to con formato o documentos lar os, crear un campo O >et! OLE en lu ar de un campo Me"!.

1n Access2003 se puede ordenar o a rupar por un campo Me"!, pero Access slo utili$a los 244 primeros caracteres cuando se ordena o a rupa en un campo 2emo.

?!mero( ,ara datos numricos utili$ados en clculos matemticos. &entro del tipo n!mero la propiedad tama6o del campo nos permite concretar ms. 1n resumen los tipos Byte: Enter! y Enter! lar#! permiten almacenar n!meros sin decimales+ los tipos Si"ple: D! le y Deci"al permiten decimales+ el tipo I$. $e rBplica se utili$a para claves autonumricas en bases rplicas.

Gec*a<:ora( ,ara la introduccin de fec*as y *oras desde el a6o /00 al a6o HHHH.

2oneda( ,ara valores de dinero y datos numricos utili$ados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que conten an entre uno y cuatro decimales. ;a precisin es de *asta /4 d. itos a la i$quierda del separador decimal y *asta 0 d. itos a la derec*a del mismo.
Access recomienda utili$ar el tipo M!ne$a para impedir el redondeo de cifras en los clculos. 5n campo M!ne$a tiene una precisin de *asta /4 d. itos a la i$quierda de la coma decimal y 0 d. itos a la derec*a. 5n campo M!ne$a ocupa I bytes de espacio en disco.

Autonumrico( ?!mero secuencial 7incrementado de uno a uno% !nico, o n!mero aleatorio que 2icrosoft Access asi na cada ve$ que se a re a un nuevo re istro a una tabla. ;os campos A/t!n/"Bric! no se pueden actuali$ar.

).<?o( Valores S4 y N!, y campos que conten an uno de entre dos valores 7).<?o, Verdadero<Galso o Activado<desactivado%. 3b"eto 3;1( 3b"eto como por e"emplo una *o"a de clculo de 2icrosoft 1-cel, un documento de 2icrosoft Eord, rficos, im enes, sonidos u otros datos binarios. :iperv.nculo( Te-to o combinacin de te-to y n!meros almacenada como te-to y utili$ada como direccin de *iperv.nculo. 5na direccin de *iperv.nculo puede tener *asta tres partes(

Te-to( 1l te-to que aparece en el campo o control. &ireccin( Futa de acceso de un arc*ivo o p ina. )ubdireccin( ,osicin dentro del arc*ivo o p ina. )u erencia( 1l te-to que aparece como informacin sobre *erramientas.

Asistente para b!squedas...( #rea un campo que permite ele ir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al *acer clic en esta opcin se inicia el Asistente para b!squedas y al salir del Asistente, 2icrosoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

EL ASISTENTE )A'A B5SCUEDAS

3b"etivo.

,rofundi$ar en la opcin Asistente para b!squedas y describir la pesta6a B!squeda de las propiedades de los campos de una tabla.

1l asistente para b!squedas.

1n al unas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est e-tra.do de una lista de valores vlidos para ese campo. ,or e"emplo un campo Se,! con los valores 9 o M, un campo )r!3incia con los valores 7la3a, Al acete, Alicante, etc...%. 1sta lista de valores puede ser una lista de valores fi"os que definamos nosotros 7ser.a el caso del campo se,!% o tambin puede ser una lista de valores e-tra.dos de una tabla e-istente en nuestra base de datos 7podr.a ser el caso del campo )r!3incia si tenemos una tabla de provincias%. 1n Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida utili$ando el Asistente para %s7/e$as. ,ara arrancar este asistente *ay que posicionarse en la ventana de dise6o de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos e-tra.dos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para %s7/e$as...

A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.

#olumna de b!squeda basada en una lista de valores.

)i contestamos la se unda opcin 7Escri irB l!s 3al!res 7/e $esee% aparece la si uiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna(

5na ve$ introducidos todos los valores pulsar en el botn Si#/ienteD para pasar a la !ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.

)lo queda *acer clic en el botn 0inali-ar.

;a fic*a B!squeda J ;ista de valores.

#on el asistente *emos definido el campo con una lista de b!squeda basada en una lista de valores, esto se ve refle"ado en las propiedades del campo en la fic*a B%s7/e$a de la si uiente manera(

;as propiedades que aparecen nos indican lo si uiente(

2ostrar control( C/a$r! c!" ina$!, esto indica que a la *ora de introducir datos en el campo, este aparecer como un cuadro combinado con una flec*a a la derec*a que permita desple ar la lista de valores. Tipo de ori en de la fila( 1n nuestro caso es una lista $e 3al!res lo que *emos introducido. 3ri en de la fila( 1n esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma #olumna dependiente( ,odemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utili$a para rellenar el campo. ;o que indicamos es el n!mero de orden de la columna. 1ncabe$ados de columna( 'ndica si en la lista desple able debe aparecer una primera l.nea con encabe$ados de columna. )i esta propiedad contiene el valor S4 co er la primera fila de valores como fila de encabe$ados. Anc*o de columnas( ,ermite definir el anc*o que tendr cada columna en la lista. )i *ay varias columnas se separan los anc*os de las diferentes columnas por un punto y coma. Gilas en lista( 'ndica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se desplie a la lista. Anc*o de la lista( 'ndica el anc*o total de la lista. ;imitar a lista( )i esta propiedad contiene N! podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S4 obli amos a que el valor sea uno de los de la lista. )i el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensa"e de error y no de"a almacenar este valor.

#olumna de b!squeda basada en una tabla.

)i la columna de b!squeda est basada en valores e-tra.dos de una tabla o consulta, en la primera ventana del asistente para b!squedas deberemos seleccionar la primera opcin

&espus de pulsar el botn Si#/iente aparece la si uiente ventana(

&onde seleccionamos la tabla o consulta desde la que queremos obtener los datos. 1n el recuadro 6er, si seleccionamos Ta las, slo aparecen las tablas definidas en la base de datos, si seleccionamos C!ns/ltas slo aparecen las consultas y si seleccionamos A" as aparecen tanto las tablas como las consultas. &espus de pulsar el botn Si#/iente aparece la pantalla donde seleccionaremos las columnas que aparecern en la lista.

1n esta ventana tenemos en la lista $e la i-7/ier$a las c!l/"nas $e la ta la o consulta ele ida y en la lista $e la $erec2a iremos colocando las c!l/"nas que queremos apare$can en la lista $e %s7/e$a. ,ara seleccionar una columna *acer clic sobre ella para que est resaltada y despus pulsar el botn 1l botn 1l botn 1l botn para pasar la columna resaltada a la lista de la derec*a. permite pasar todas las columnas de la i$quierda a la derec*a de olpe. permite quitar una columna de la lista de la derec*a. permite quitar todas las columnas de la derec*a.

#uando *ayamos incluido las columnas pulsar el botn Si#/ienteD. Aparecer una ventana donde podremos a"ustar el anc*o de las columnas antes de lle ar a la !ltima pantalla. )i la lista de b!squeda as. definida contiene una sola columna lle amos a la !ltima pantalla del asistente donde nos pide el nombre de la columna como ya vimos en la p ina anterior )i la lista de b!squeda contiene ms de una columna es necesario indicar al asistente qu columna queremos que sea la del valor a introducir en el campo que estamos definiendo. ,or eso aparece una ventana parecida a la que te mostramos a continuacin, slo tienes que *acer clic sobre la columna ele ida y pulsar el botn Si#/ienteD para pasar a la !ltima ventana del asistente.

?ota( =#undo se define ms de una columna en la lista de b!squeda de un campo>. 'ma inemos que tenemos una tabla de Gacturas en la cual tenemos que tener el cliente de la factura. ;o normal es tener codificados los clientes utili$ando un campo cdi o o utili$ando su &?' por lo que en la factura nos uardaremos el cdi o del cliente no su nombre completo. ,odremos definir el campo cliente de la tabla Gacturas con una lista de b!squeda para ase urarnos de introducir en ese campo un cdi o de cliente que e-ista+ pero si incluimos en la lista unicamente el cdi o del cliente, esta lista no nos dir muc*o ser.a me"or incluir en la lista el cdi o de cliente 7porque ser el que se uarde en el campo de la tabla Gacturas% y el nombre completo del cliente para poder ele ir me"or el cliente.

;a fic*a B!squeda J lista basada en una tabla.

#on el asistente *emos definido el campo con una lista de b!squeda basada en una tabla, esto se ve refle"ado en las propiedades del campo en la fic*a B%s7/e$a de la si uiente manera(

;as propiedades que aparecen son las mismas que en el caso de una lista de valores 7ver p ina anterior% lo !nico que *a cambiado es el tipo de ori en de la fila, a*ora es Ta laEC!ns/lta, y el ori en de la fila, el asistente *a enerado la instruccin )K; necesaria para obtener de la tabla ori en las columnas que formarn parte de la lista de valores ?ota( 1n este e"emplo *emos creado una lista compuesta por dos columnas de las cuales la primera ser la que contiene el valor a almacenar en el campo.

3bserva cmo una ve$ ten amos al !n tipo de dato en la se unda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a ,ropiedades del campo se activa para poder indicar ms caracter.sticas del campo, caracter.sticas que veremos con detalle en la unidad temtica si uiente. A continuacin pulsar la tecla INT'O para ir a la tercera columna de la re"illa. 1sta tercera columna no es obli atorio utili$arla ya que !nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que ten a que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la *o"a de datos. Fepetir el proceso *asta completar la definicin de todos los campos 7columnas% de la tabla.

2.& LA CLA6E )'INCI)AL.

Antes de uardar la tabla tendremos que asi nar una clave principal. ;a cla3e principal pr!p!rci!na /n 3al!r %nic! para ca$a *ila $e la ta la y nos sirve de i$enti*ica$!r $e re#istr!s de forma que con esta clave podamos saber sin nin !n tipo de equivocacin el re istro al cual identifica. ?o podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. ,ara asi#nar /na cla3e principal a un campo, se uir los si uientes pasos( :acer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. :acer clic sobre el icono Cla3e principal de la barra de *erramientas.

A la i$quierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dic*o campo es la clave principal de la tabla. )i queremos definir una cla3e principal c!"p/esta 7basada en varios campos%, seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una ve$ seleccionados todos los campos *acer clic en el icono .

'mportante( Fecordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden *aber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo<s clave principal. #uando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrin"an estas dos re las, el sistema no nos de"a crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo(

3.& +UA'DA' UNA TABLA.

,ara uardar una tabla, podemos( 'r al men! Arc2i3! y ele ir la opcin +/ar$ar. bien *acer clic sobre el botn +/ar$ar de la barra de *erramientas.

#omo nuestra tabla a!n no tiene nombre asi nado, aparecer el si uiente cuadro de dilo o(

1scribir el nombre de la tabla y *acer clic sobre el botn Aceptar. ?ota( )i no *emos asi nado clave principal antes de uardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilo o avisndonos de ello, y pre untndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S4 nos a6ade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. )i le decimos que N! se uarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obli atoria.

1.& CE''A' UNA TABLA.

,ara cerrar una tabla, se uir los si uientes pasos( 'r al men! Arc2i3! y ele ir la opcin Cerrar. bien *acer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.

UNIDAD 1. MODI0ICA' TABLAS DE DATOS.

M!$i*icar el $ise8! $e /na ta la. Intr!$/cir y "!$i*icar $at!s en /na ta la. Despla-arse $entr! $e /na ta la. B/scar y ree"pla-ar $at!s.

1.& MODI0ICA' EL DISEFO DE UNA TABLA.

)i una ve$ creada una tabla, queremos cambiar al o de su definicin 7por e"emplo, a6adir una nueva columna, ampliar una columna que ya e-iste, borrar una columna, etc...% tendremos que reali-ar /na "!$i*icaciGn en s/ $ise8!( Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

)eleccionar la tabla que queremos modificar, *aciendo clic sobre sta para que su nombre apare$ca remarcado. :acer clic sobre el botn Dise8! de la ventana de la base de datos.

Aparecer la ventana de dise6o de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. ,ara "!$i*icar la $e*iniciGn $e /n ca"p! , posicionar el cursor sobre el campo a modificar y reali$ar las sustituciones necesarias. ,ara a8a$ir /n n/e3! ca"p!( 'r al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, )ituarse en uno de los campos ya creados y *acer clic en el icono de la barra Dise8! $e ta la, en este !ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

,ara eli"inar /n ca"p!( ,osicionarse en el campo y *acer clic en el icono de la barra Dise8! $e ta la,

)eleccionar toda la fila correspondiente al campo *aciendo clic en su e-tremo i$quierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla S/pr o Del.

)e borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. ,or !ltimo, #/ar$ar la tabla.

2.& INT'ODUCI' ( MODI0ICA' DATOS EN UNA TABLA.

,ara introducir datos en una tabla, podemos ele ir entre( &esde la ventana Base $e Dat!s seleccionar la tabla a rellenar, *aciendo clic sobre sta para que su nombre apare$ca remarcado. :acer clic sobre el botn la ventana Base $e $at!s. :acer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base $e Dat!s. )i estamos en la ventana &ise6o de tabla, *acer clic sobre el icono 9!>a $e $at!s de la barra &ise6o de tabla. de

1n los tres casos aparecer la ventana 9!>a $e $at!s(

#ada fila nos sirve para introducir un re istro. 1scribir el valor del primer campo del re istro. ,ulsar INT'O para ir al se undo campo del re istro. #uando terminamos de introducir todos los campos del primer re istro, pulsar INT'O para introducir los datos del se undo re istro. 1n el momento en que cambiamos de re istro, el re istro que estbamos introduciendo se almacenar, no *aciendo necesario uardar los re istros de la tabla. :acer clic sobre el botn Cerrar tabla. de la ventana 9!>a $e $at!s para terminar con dic*a

)i lo que queremos es !rrar /n re#istr! entero( )eleccionar el re istro a eliminar *aciendo clic sobre el cuadro de la i$quierda del re istro. 1l re istro quedar seleccionado. ,ulsar la tecla SU)' del teclado o el icono de la barra :o"a de datos.

)i lo que queremos es "!$i*icar al#%n 3al!r intr!$/ci$! no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. )i queremos ca" iar al o de la estr/ct/ra $e la ta la, tenemos que pasar a la 6ista Dise8! *aciendo clic sobre el icono de la barra :o"a de datos.

3.& DES)LAHA'SE DENT'O DE UNA TABLA.

,ara despla$arse por los diferentes re istros de una tabla vamos a utili$ar la barra de despla$amiento(

;a barra nos indica en qu re istro estamos situados y el n!mero total de re istros de la tabla. 1l recuadro en blanco nos est diciendo el re#istr! act/al. Al final donde pone $e 1 nos indica el n%"er! t!tal $e re#istr!s que en nuestro caso es cuatro.

:aciendo clic sobre los diferentes botones reali$aremos las operaciones indicadas a continuacin( ,ara ir al primer re istro de la tabla. ,ara ir al re istro anterior en la tabla. ,ara ir al re istro si uiente en la tabla. ,ara ir al !ltimo re istro de la tabla. ,ara crear un nuevo re istro que se situar automticamente al final de la tabla. ,odemos ir tambin $irecta"ente a un re istro determinado de la si uiente forma( :acer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el n!mero del re istro actual. 1scribir el n!mero del re istro al cual queremos ir. ,ulsar INT'O. Tambin podemos despla$arnos por los diferentes campos y re istros pulsando las teclas 0LEC9A ABAIO, 0LEC9A A''IBA: 0LEC9A IHCUIE'DA y 0LEC9A DE'EC9A del teclado.

1.& BUSCA' ( 'EEM)LAHA' DATOS.

2uc*as veces necesitaremos /scar al#%n re#istr! c!n!cien$! el 3al!r $e al#/n! $e s/s ca"p!s. ,ara poder reali$ar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la *erramienta B/scar de Access2003. ,ara *acer uso de esta *erramienta debemos visuali$ar los datos por e"emplo con la vista 9!>a $e $at!s a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente podemos desple ar el men! E$iciGn y seleccionar la opcin B/scar... 3 bien *acer clic sobre el botn de la barra de *erramientas.

Aparecer el cuadro de dilo o B/scar y ree"pla-ar si uiente(

1n el cuadro B/scarA escribimos el valor a buscar.

1n el cuadro B/scar enA indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. ,or defecto co e el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. 1n el cuadro C!inci$irA ele imos entre estas tres opciones(

9acer c!inci$ir t!$! el ca"p! para que el valor buscado coincida e-actamente con el valor introducido en el campo. C/al7/ier parte $el ca"p! para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene por qu coincidir e-actamente con l. C!"ien-! $el ca"p! para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. &espus podemos indicarle B/scar(

T!$!s para buscar en todos los re istros de la tabla. Arri a para buscar a partir del primer re istro *asta el re istro en el que nos encontramos situados. A a>! para buscar a partir del re istro en el cual nos encontramos situados y *asta el !ltimo. )i activamos la casilla May%sc/las y "in%sc/las diferencia a la *ora de buscar entre may!sculas y min!sculas 7si buscamos Mar4a no encontrar mar.a%. :acemos clic sobre el botn B/scar si#/iente para empe$ar la b!squeda y se posicionar en el primer re istro que cumpla la condicin de b!squeda. )i queremos se uir la b!squeda, *acer clic sobre el botn B/scar si#/iente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. &espus cerrar el cuadro de dilo o. )i lo que queremos es sustituir un valor por otro utili$aremos la opcin 'ee"pla-ar. ,ara *acer uso de esta *erramienta debemos visuali$ar los datos por e"emplo con la vista 9!>a $e $at!s a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reempla$ar y finalmente desple ar el men! E$iciGn y seleccionar la opcin 'ee"pla-ar...

3 bien *acer clic sobre el botn fic*a 'ee"pla-ar.

de la barra de *erramientas y seleccionar la

Aparecer el cuadro de dilo o si uiente(

;a fic*a 'ee"pla-ar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro 'ee"pla-ar p!rA y un botn 'ee"pla-ar que reempla$a el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn 'ee"pla-ar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. 1sta opcin *ay que utili$arla con muc*o cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utili$amos la opcin 9acer c!inci$ir t!$! el ca"p!.

UNIDAD J. )'O)IEDADES DE LOS CAM)OS

Intr!$/cciGn. Ta"a8! $el ca"p!. 0!r"at! $el ca"p!. )ers!nali-ar *!r"at!s. L/#ares $eci"ales. M?scara $e entra$a. )ers!nali-ar "?scaras $e entra$a. Tit/l!.

6al!r pre$eter"ina$!. 'e#la y te,t! $e 3ali$aciGn. 'e7/eri$!El!n#it/$ cer!. In$e,a$!. L!s 4n$ices

1.& INT'ODUCCI@N.
#ada campo de una tabla dispone de una serie de caracter.sticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo . ;as propiedades aparecen en la parte inferior i$quierda de la ventana &ise6o de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

;as propiedades se a rupan en dos fic*as, la fic*a +eneral donde indicamos las caracter.sticas enerales del campo y la fic*a B%s7/e$a en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta !ltima fic*a est e-plicada en el tema 3 "unto con el asistente de b!squeda. ;as propiedades de la fic*a +eneral pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la fic*a B%s7/e$a cambian se !n el tipo de control asociado al campo. :ay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de *aber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin e-plicaremos las propiedades de que disponemos se !n los diferentes tipos de datos.

2.& TAMAFO DEL CAM)O.

,ara los campos Te,t!, esta propiedad determina el n!mero m-imo de caracteres que se pueden introducir en el campo. )iendo por defecto de J0 caracteres y valor m-imo de 2JJ.

,ara los campos N/"Bric!, las opciones son(

Byte 7equivalente a un carcter% para almacenar valores enteros entre 0 y 244. Enter! para valores enteros comprendidos entre J32.8DI y 32.8D8. Enter! lar#! para 2./08.0I3.D08. valores enteros comprendidos entre J2./08.0I3.D0I y

Si"ple para la introduccin de valores comprendidos entre J3,002I2313I y J/,00/2HI1J04 para valores ne ativos, y entre /,00/2HI1J04 y 3,002I2313I para valores positivos. D! le para valores comprendidos entre J/,8H8DH3/30ID23/130I y J0,H00D4D04I0/2081J320 para valores ne ativos, y entre /,8H8DH3/30ID23/130I y 0,H00D4D04I0/2081J320 para valores positivos. I$. $e rBplica se utili$a para claves autonumricas en bases rplicas. Deci"al para almacenar valores comprendidos entre J/0L3IJ/ y /0L3IJ/ 7si estamos en una base de datos .adp% y n!meros entre J/0L2IJ/ y /0L2IJ/ 7si estamos en una base de datos .mdb%.

;os campos A/t!n/"Bric! son Enter! lar#!.

A los dems tipos de datos no se les puede especificar tama6o.

3.& 0O'MATO DEL CAM)O.

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.

,ara los campos N/"Bric! y M!ne$a, las opciones son( N%"er! #eneralA presenta los n!meros tal como fueron introducidos. M!ne$aA presenta los valores introducidos con el separador de millares y el s.mbolo monetario asi nado en EindoMs como puede ser N. E/r!A utili$a el formato de moneda, con el s.mbolo del euro. 0i>!A presenta los valores sin separador de millares. Est?n$arA presenta los valores con separador de millares.

)!rcenta>eA multiplica el valor por /00 y a6ade el si no de porcenta"e 7O%. Cient4*ic!A presenta el n!mero con notacin cient.fica.

;os campos 0ec2aE9!ra tienen los si uientes formatos( 0ec2a #eneralA si el valor es slo una fec*a, no se muestra nin una *ora+ si el valor es slo una *ora, no se muestra nin una fec*a. 1ste valor es una combinacin de los valores de Gec*a corta y :ora lar a. 1"emplos( 3<0<H3, 04(30(00 ,2 y 3<0<H3 04(30(00 ,2. 0ec2a lar#aA se visuali$a la fec*a con el d.a de la semana y el mes completo. 1"emplo( ;unes 2/ de a osto de 2000. 0ec2a "e$ianaA presenta el mes con los tres primeros caracteres. 1"emplo( 2/J A oJ2000. 0ec2a c!rtaA se presenta la fec*a con dos d. itos para el d.a, mes y a6o. 1"emplo( 0/<0I<00. 1l formato 0ec2a c!rta asume que las fec*as comprendidas entre el /</<00 y el 3/</2<2H son fec*as comprendidas entre los a6os 2000 y el 202H y las fec*as comprendidas entre el /</<30 y el 3/</2<HH pertenecen al intervalo de a6os entre /H30 y /HHH. 9!ra lar#aA presenta la *ora con el formato normal. 1"emplo( /8(34(20. 9!ra "e$ianaA presenta la *ora con formato ,m o Am. 1"emplo( 4(34 ,m. 9!ra c!rta presenta la *ora sin los se undos. 1"emplo( /8(34.

;os campos S4EN! disponen de los formatos predefinidos S4EN!: 6er$a$er!E0als! y Acti3a$!EDesacti3a$!. S4, 6er$a$er! y Acti3a$! son equivalentes entre s., al i ual que lo son N!: 0als! y Desacti3a$!. ?ota( 1l control predeterminado para un dato S4EN! es la casilla de verificacin por lo que en la vista 9!>a $e Dat!s los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. )i queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la fic*a B%s7/e$a de las propiedades del campo, en la propiedad M!strar c!ntr!l ele ir el C/a$r! $e te,t! como te mostramos a continuacin.

;os campos Te,t! y Me"! no disponen de formatos predefinidos, para los campos Te,t! se tendr.an que crear formatos personali$ados.

)E'SONALIHA' 0O'MATOS DE LOS CAM)OS.

3b"etivo(

,rofundi$ar en la asi nacin de formatos a los campos de las tablas.

Gormatos(

#uando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber presentar los datos almacenados en el campo. ,ara simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por e"emplo para los campos numricos est el formato n!mero estndar, moneda, etc..., para el tipo fec*a tenemos los formatos fec*a corta, fec*a lar a, *ora,etc... ,ero podemos definir nuestros propios formatos. 1n la personali$acin de los formatos de los campos de las tablas se pueden utili$ar de forma enrica cualquiera de esos s.mbolos(

Smbolo (espacio)

Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipogr ficas como caracteres literales. "ealiza la alineaci#n a la iz$uierda en lugar de la alineaci#n a la derec%a. "ellena el espacio disponible con el siguiente car cter. Muestra el siguiente car cter como un car cter literal. (ambi)n puede mostrar caracteres literales incluy)ndolos entre comillas tipogr ficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corc%etes. Colores disponibles, Negro- Azul- Verde- Aguamarina- Rojo- Fucsia- AmarilloBlanco

"ABC"

! & '

*color+

A parte de estos s.mbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuacin. ?o se puede me$clar los s.mbolos de formato personali$ados para los tipos de datos N/"Bric! y M!ne$a con los s.mbolos de formato de los campos 0ec2aE9!ra, S4EN!, o Te,t! y Me"!. A*ora vamos a detallar los formatos personali$ados dependiendo del tipo de dato.

,ara los campos de tipo N%"er! y M!ne$a.

;os formatos numricos personali$ados pueden tener entre una y cuatro secciones con si nos de punto y coma 7+% como separador de lista. #ada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de n!mero diferente.

Secci!n Primera Segunda Tercera Cuarta

"escri#ci!n El formato para los n.meros positi/os. El formato para los n.meros negati/os. El formato para los /alores cero. El formato para los /alores nulos.

,or e"emplo, puedes utili$ar el si uiente formato 2oneda personali$ado(

NP,PPQVerdeR+70,00N%QFo"oR+9#ero9+9?ulo9
1ste formato numrico contiene cuatro secciones separadas por el si no de punto y coma y utili$a un formato diferente para cada seccin. #on este formato estamos indicando que los n!meros positivos 7/Sseccin% se escriben en verde, llevan el si no del euro delante, no se muestran los ceros no si nificativos y solo se muestran 2 decimales 7P.PP%+ los n!meros ne ativos se escriben en ro"o, entre parntesis con el N detrs y con dos decimales siempre+ los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. )i utili$as varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas para las que no *ay nin !n formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin. ,uedes crear formatos numricos personali$ados mediante los s.mbolos si uientes(

Smbolo - (coma) . (punto) 0 2 3 Separador decimal Separador de miles

"escri#ci!n

Marcador de posici#n de d1gitos. Muestra un d1gito # 0. Marcador de posici#n de d1gitos. Muestra un d1gito o nada. Muestra el car cter literal "3"

Muestra el car cter literal "4" 6orcenta7e. El /alor se multiplica por 800 y se le anexa un signo de porcenta7e. :otaci#n cient1fica con un signo menos (9) 7unto a los exponentes negati/os y nada 7unto a los exponentes positi/os. Este s1mbolo debe utilizarse con otros s1mbolos- como en el e7emplo 0-00E900 o 0-00E00. :otaci#n cient1fica con un signo menos 7unto a los exponentes negati/os y un signo m s (;) 7unto a los exponentes positi/os. Este s1mbolo debe utilizarse con otros s1mbolos- como en el e7emplo 0-00E;00.

E9 o e9

E; o e;

,ara los campos de tipo 0ec2aE9!ra.

,uedes crear formatos de fec*a y *ora personali$ados mediante los s.mbolos si uientes.

Smbolo , (dos puntos) < c

"escri#ci!n

Separador de %oras

Separador de fec%as =gual $ue el formato predefinido >ec%a general. ?1a del mes en uno o dos d1gitos num)ricos- seg.n sea necesario (8 a @8). ?1a del mes en dos d1gitos num)ricos (08 a @8). (res primeras letras del d1a de la semana (Aun a ?om) :ombre completo del d1a de la semana (Aunes a ?omingo). =gual $ue el formato predefinido Bora corta. =gual $ue el formato predefinido >ec%a larga. ?1a de la semana (8 a C). Semana del aDo (8 a E@).

dd ddd dddd ddddd dddddd se ee

Mes del aDo en uno o dos d1gitos num)ricos- seg.n sea necesario (8 a 8F). Mes del aDo en dos d1gitos num)ricos (08 a 8F). (res primeras letras del mes (Ene a ?ic). :ombre completo del mes (Enero a ?iciembre). >ec%a mostrada como trimestre del aDo (8 a G). :.mero de d1a del aDo (8 a @HH). ?os .ltimos d1gitos del aDo (08 a II). ADo completo (0800 a IIII). Bora en uno o dos d1gitos- seg.n sea necesario (0 a F@). Bora en dos d1gitos (00 a F@). Minuto en uno o dos d1gitos- seg.n sea necesario (0 a EI). Minuto en dos d1gitos (00 a EI). Segundo en uno o dos d1gitos- seg.n sea necesario (0 a EI). Segundo en dos d1gitos (00 a EI). =gual $ue el formato predefinido Bora larga. "elo7 de 8F %oras con las letras may.sculas "AM" o "6M"- seg.n sea apropiado. "elo7 de 8F %oras con las letras min.sculas "am" o "pm"- seg.n sea apropiado. "elo7 de 8F %oras con la letra may.scula "A" o "6"- seg.n sea apropiado. "elo7 de 8F %oras con la letra min.scula "a" o "p"- seg.n sea apropiado. "elo7 de 8F %oras con el designador de maDana<tarde apropiado.

mm mmm mmmm t a aa aaaa % %% n nn s ss ttttt

AM<6M

am<pm

A<6

a<p

AM6M

,ara los campos de tipo S4EN!.

1l tipo de datos ).<?o puede utili$ar formatos personali$ados que conten an *asta tres secciones.

Secci!n

"escri#ci!n Esta secci#n no tiene ning.n efecto en el tipo de datos S1<:o. :o obstante- se re$uiere un signo de punto y coma (J) como marcador de posici#n. El texto para mostrar en lugar de los /alores S1- Kerdadero o Acti/ado. El texto para mostrar en lugar de los /alores :o- >also o ?esacti/ado.

Primera

Segunda

Tercera

,ara los campos de tipo Te,t! y Me"!.

,uede crear formatos de Te,t! y Me"! personali$ados mediante los si uientes s.mbolos.

Smbolo

"escri#ci!n Se necesita un car cter de texto (ya sea un car cter o un espacio). :o se necesita un car cter de texto. Con/ertir todos los caracteres a min.sculas. Con/ertir todos los caracteres a may.sculas.

M N O

;os formatos personali$ados para los campos Te,t! y Me"! pueden tener *asta dos secciones. #ada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo.

Secci!n

"escri#ci!n

Primera

>ormato para los campos con texto. >ormato para los campos con cadenas de longitud cero y /alores nulos.

Segunda

1.& LU+A'ES DECIMALES.

1sta propiedad nos permite indicar el n!mero de decimales que queremos asi nar a un tipo de dato N/"Bric! o M!ne$a.

J.& MSCA'A DE ENT'ADA.

)e utili$a la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. ,or e"emplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo N%"er! $e telB*!n! que muestre e-actamente cmo debe introducirse un n!mero nuevo( 7TTT% TTTJTTTT. Access dispone de un Asistente para "?scaras $e entra$as que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al *acer clic sobre el botn que aparece a la derec*a de la propiedad a modificar una ve$ activada dic*a propiedad.

)E'SONALIHA' MSCA'AS DE ENT'ADA DE LOS CAM)OS

3b"etivo(

,rofundi$ar en la asi nacin de mscaras de entrada a los campos de una tabla.

2scaras de entrada(

5na mscara de entrada es un formato que asi namos para la introduccin de valores en el campo. Al i ual que con el formato se pueden enerar mscaras de entrada de forma automtica mediante el enerador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. ;a propiedad M?scara $e entra$a puede contener *asta tres secciones separadas por si nos de punto y coma 7+%.

Secci!n Primera

"escri#ci!n Especifica la m scara de entrada propiamente dic%a- por e7emplo- !

(III) III9IIII. 6ara /er una lista de los caracteres $ue puedes utilizar para definir la m scara de entrada- mira la tabla $ue aparece a continuaci#n. Especifica si AccessF00@ almacena los caracteres de /isualizaci#n literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta secci#ntodos los caracteres de /isualizaci#n literales (por e7emplo- el par)ntesis de una m scara de entrada de un n.mero de tel)fono) se almacenan con el /alorJ si introduces 8 o de7as esta secci#n en blancos#lo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el car cter $ue AccessF00@ muestra para el espacio en el $ue el usuario debe escribir un car cter en la m scara de entrada. 6ara esta secci#n puedes utilizar cual$uier car cterJ para mostrar una cadena en blanco- utiliza un espacio entre comillas (" ").

Segunda

Tercera

Al crear una mscara de entrada, puedes utili$ar caracteres especiales para *acer que la introduccin de determinados datos 7por e"emplo, el cdi o de rea de un n!mero de telfono% sea obli atoria y que los dems datos sean opcionales 7como la e-tensin de telfono%. 1stos caracteres especifican el tipo de datos, como el n!mero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. ,uedes definir una mscara de entrada utili$ando los si uientes caracteres

$ar%cter

"efinici!n ?1gito (0 a I- entrada obligatoria- signos m s *;+ y menos *9+ no permitidos). ?1gito o espacio (entrada no obligatoria- signos m s y menos no permitidos). ?1gito o espacio (entrada no obligatoriaJ los espacios se muestran en blanco en el modo Edici#n- pero se eliminan cuando se guardan los datosJ signos m s y menos permitidos). Aetra (A a P- entrada obligatoria). Aetra (A a P- entrada opcional). Aetra (A a P- entrada opcional). Aetra o d1gito (entrada opcional). Cual$uier car cter o un espacio (entrada obligatoria).

A Q A a M

C .-,J9< N O

Cual$uier car cter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posici#n decimal y separadores de miles- %ora y fec%a. Bace $ue todos los caracteres se con/iertan a min.sculas. Bace $ue todos los caracteres se con/iertan a may.sculas. Bace $ue la m scara de entrada se muestre de derec%a a iz$uierdaen lugar de mostrarse de iz$uierda a derec%a. Aos caracteres introducidos en la m scara siempre se rellenan de iz$uierda a derec%a. 6uedes incluir el signo de exclamaci#n en cual$uier lugar de la m scara de entrada. Bace $ue el car cter siguiente se muestre como un car cter literal (por e7emplo- 'A se muestra s#lo como A).

'

K.& TLTULO.
)e utili$a esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. ,or e"emplo, si un campo se llama 0nac e indicamos 0ec2a $e naci"ient! como valor en la propiedad T4t/l!, en la cabecera del campo 0nac veremos 0ec2a $e naci"ient!.

M.& 6ALO' )'EDETE'MINADO.

1l valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos nin !n valor. )e suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayor.a de las veces el mismo valor, se utili$a esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as. que se introdu$ca automticamente en el campo a la *ora de introducir los datos de la tabla. ,or e"emplo si tenemos la tabla Clientes con el campo )r!3incia y la mayor.a de clientes son de la provincia 6alencia, se puede introducir ese valor en la propiedad 6al!r pre$eter"ina$! del campo )r!3incia y as. a la *ora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor 6alencia y no lo tendremos que teclear. )e puede utili$ar esta propiedad para todos los tipos de datos e-cepto el O >et! OLE y el A/t!n/"Bric!.

N.& 'E+LA DE 6ALIDACI@N.

1sta propiedad nos permite controlar la entrada de datos se !n el criterio que se especifique. :ay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. ,or e"emplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad DO100 ( PO2000. ,ara formar la condicin puedes utili$ar el enerador de e-presiones como te e-plicamos en la secuencia animada. )e puede utili$ar esta propiedad para todos los tipos de datos e-cepto el O >et! OLE y el A/t!n/"Bric!. ,ara ayudarnos a escribir la re la de validacin tenemos el #enera$!r $e e,presi!nes que se abre al *acer clic sobre el botn que aparece a la derec*a de la propiedad cuando *acemos clic en ella.

EL +ENE'ADO' DE EQ)'ESIONES.
&efinicin(

1l enerador de e-presiones, como su nombre indica, te ay/$ar? a escri ir c/al7/ier e,presiGn en Access: p!r e>e"pl! las e,presi!nes $e 3ali$aciGn para ca"p!s . )u uso es bastante sencillo, pues su sinta-is se apro-ima bastante al len ua"e natural. ;a !nica clave que deberemos tomar en cuenta son las */nci!nes pre$e*ini$as $e Access. ,ero vayamos por orden. Al abrir el enerador de e-presiones lo primero que veremos ser esta pantalla(

5tili$ando el enerador(

Todo lo que escribas ser c!"para$! c!ntra el 3al!r s! re el 7/e se e>ec/te la 3ali$aciGn. As. que, normalmente, todas empe$arn por uno de los s.mbolos incluidos en la botonera de comparacin . #omo puedes ver los s.mbolos que introducirn en la

ca"a de te-to 7donde vemos nuestra e-presin final% son I#/al, May!r 7/e, Men!r 7/e y Di*erente $e. &e todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms aba"o y buscar el tipo de operador que queremos utili$ar(

#omo puedes ver nave ar por estos men!s es muy sencillo. &e i$quierda a derec*a ves seleccionando la cate or.a del elemento que quieras introducir y finalmente cuando ten as el elemento seleccionado pulsa el botn )e#ar 7o *a$ doble clic sobre l% y el elemento se pe ar en el campo de te-to de la E,presiGn. 5tili$ando este podrs incluir los mismos elementos que utili$ando los botones e incluso a!n ms. 1c*mosle un vista$o a la carpeta 0/nci!nes. ?ota( Fecuerda que es me"or utili$ar el !pera$!r R para unir cadenas, y el !pera$!r . para la suma de valores.

Gunciones del enerador(

)i desple amos la carpeta 0/nci!nes nos encontraremos con otra que tambin deberemos desple ar( 0/nci!nes inc!rp!ra$as. 1stas funciones son /n c!n>/nt! rec!#i$! p!r Access que te ayudar a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre C!n3ersiGn de valores, 0ec2a y 9!ra, +enerales, Mate"?ticas y tratamiento de Te,t!. ' ual que antes debers buscar la cate or.a que enca"e con lo que ests buscando y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la E,presi!n. 1n el e"emplo que puedes ver en la ima en 2e"!s reali-a$! /na 3ali$aciGn s! re /n ca"p! $e 0ec2a, y estamos e-i iendo que la fec*a introducida sea "en!r 7/e la *ec2a act/al 7que ser.a lo que nos devolver la funcin 0ec2aS T%.

#uando ten as la e-presin completa slo debers pulsar el botn Aceptar y sta se a6adir como e-presin de validacin a nuestro campo. Al unas funciones requieren una serie de ar umentos que se deben de especificar entre parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere ar umentos, en la parte inferior del cuadro de dilo o +enera$!r $e e,presi!nes, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que *emos ele ido no requiere ar umentos vemos( 0ec2aS T. )i *ubisemos ele ido en la cate or.a Mate"?ticas, la funcin 'e$!n$ear, nos aparecer.a aba"o 'e$!n$earSN%"er!U)recisiGn%, indicndonos que entre parntesis debemos escribir el N%"er! que queremos redondear 7o el nombre del campo que contiene ese valor% y separados por /n p/nt! y c!"a la )recisiGn 7es decir el n!mero de decimales que queremos conservar%.

V.& TEQTO DE 6ALIDACI@N.

1n esta propiedad escribiremos el te-to que queremos nos apare$ca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la re la de validacin especificada en la propiedad anterior. &ebe ser un mensa"e para que la persona que se equivoque a la *ora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. )e puede utili$ar esta propiedad para todos los tipos de datos e-cepto el O >et! OLE y el A/t!n/"Bric!.

10.& 'ECUE'IDO.
)i queremos que un campo se rellene obli atoriamente tendremos que asi nar a esta propiedad el valor S4, en caso contrario el valor ser el de N!. )e puede utili$ar esta propiedad para todos los tipos de datos e-cepto el O >et! OLE y el A/t!n/"Bric!.

11.& )E'MITI' LON+ITUD CE'O.

;os campos Me"! y Te,t! cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no conten an caracteres o estn vac.os.

12.& INDEQADO.
)e utili$a esta propiedad para establecer un .ndice de un solo campo. ;os 4n$ices *acen que las consultas basadas en los campos inde-ados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y a rupacin. ,or e"emplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apelli$!s, puedes crear un .ndice sobre este campo para *acer ms rpida la b!squeda.

1sta propiedad dispone de tres valores( N!( )in .ndice. S4 Sc!n $/plica$!sT( #uando se asi na un .ndice al campo y adems admite valores duplicados 7dos filas con el mismo valor en el campo%. S4 Ssin $/plica$!sT( #uando se asi na un .ndice pero sin admitir valores duplicados.

LOS LNDICES.
&efinicin(

5n .ndice en informtica es como el .ndice de un libro donde tenemos los cap.tulos del libro y la p ina donde empie$a cada cap.tulo. ?o vamos a entrar a*ora en cmo se implementan los .ndices internamente ya que no entra en los ob"etivos del curso pero s. daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo *ay que utili$arlos y cuando no. 5n .ndice es una estructura de datos que per"ite rec/perar las *ilas $e /na ta la $e *!r"a "?s r?pi$a adems de pr!p!rci!nar /na !r$enaciGn distinta a la natural de la tabla. Un 4n$ice se $e*ine s! re /na c!l/"na ! s! re /n #r/p! $e c!l/"nas , y las filas se ordenarn se !n los valores contenidos en esas columnas. ,or e"emplo, si definimos un .ndice sobre la columna p! laci!n de una tabla de clientes, el .ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. )i el .ndice se define s! re 3arias c!l/"nas, los re istros se ordenarn p!r la pri"era c!l/"na: $entr! $e /n "is"! 3al!r $e la pri"era c!l/"na se !r$enar?n p!r la se#/n$a c!l/"na, y as. sucesivamente. ,or e"emplo si definimos un .ndice sobre las columnas pr!3incia y p! laci!n se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, aparecer.an los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Qi,!na, 6ALENCIA Benet%sser, y finalmente los de 6ALENCIA Oli3a. El !r$en $e las c!l/"nas dentro de un .ndice es i"p!rtante, si retomamos el e"emplo anterior y definimos el .ndice sobre p! laci!n y pr!3incia, aparecer.an los de 6ALENCIA Benet/sser, se uidos de los ALICANTE Denia, 6ALENCIA Oli3a, y finalmente los de ALICANTE Qi,!na. A*ora se *an ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo pr!3incia.

Venta"as e inconvenientes(

Venta"as(

o )i una tabla tiene definido un .ndice sobre una columna Access p/e$e
l!cali-ar "/c2! "?s r?pi$a"ente /na *ila que ten a un determinado valor en esa columna.

o 'ec/perar las *ilas de una tabla $e *!r"a !r$ena$a por la columna en

cuestin tambin ser muc*o "?s r?pi$!.

'nconvenientes(

Al ser el .ndice una estructura de datos adicional a la tabla, !c/pa un poco "?s $e espaci! en disco. #uando se a6aden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actuali$ar los .ndices afectados por esos cambios lo que supone un tie"p! $e pr!ces! "ay!r. ,or estas ra$ones n! es aconse"able $e*inir 4n$ices de *!r"a in$iscri"ina$a. ;os inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las venta"as si la columna sobre la cual se define el .ndice es una columna que se va a utili$ar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. ,or eso una re la bastante acertada es $e*inir 4n$ices sobre c!l/"nas que se vayan a utili$ar a "en/$! para rec/perar / !r$enar las filas de una tabla. 1l Access de *ec*o crea automticamente .ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utili$an a menudo para recuperar filas concretas.

#mo definir un .ndice(

;os .ndices forman parte de la estructura de la tabla, lue o se definen y modifican desde la ventana Dise8! $e ta la. )i el .ndice se basa en /n sGl! ca"p!. )eleccionar el campo y modificar la propiedad In$e,a$!. )i pulsamos en la flec*a de la derec*a aparecen tres opciones(

o o

?o( ?o tiene .ndice. ). 7#on duplicados%( )e define un .ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. ). 7)in duplicados%( )e define un .ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna.
asa en 3ari!s ca"p!s. , al *acer clic sobre el

)i el .ndice se

Tenemos que abrir la ventana Ln$ices con el icono aparecer una ventana como esta(

1n la primera columna se pone el n!" re $el 4n$ice, en la se unda columna el n!" re $el ca"p! s! re el 7/e se asa el 4n$ice , y en la tercera columna podemos indicar el !r$en 7si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente%. )i el .ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del .ndice en una primera l.nea con el primer campo que contiene y en las l.neas si uientes se indican los dems campos que forman el .ndice. 1n nuestro e"emplo tenemos dos .ndices definidos sobre la tabla, el .ndice )ri"aryWey lo *a creado Access cuando *emos definido el campo cdi o como cla3e principal, y nosotros *emos definido otro que *emos llamado pr!3Xl!cal sobre los campos pr!3incia y l!cali$a$. 3bserva que el !r$en p/e$e ser $istint! para cada uno de los campos. &e esta forma el .ndice se podr utili$ar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empe$ando por la letra $. ,ara definir el .ndice basta reali$ar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna N!" re $e Ln$ice, escribir el nombre del .ndice, pasar a la si uiente columna y escribir el nombre del campo o *aciendo clic a la derec*a del campo aparece la flec*a que desplie a la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Or$en 7esta columna, como solo tiene dos valores posibles, *aciendo doble clic se pasa de Ascen$ente a Descen$ente y viceversa.% 1n la parte inferior tenemos las pr!pie$a$es $el 4n$ice( )rincipal( indica si el .ndice es el de la clave principal o no. 5nica( permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Unica V ). si nifica que no admite valores duplicados. I#n!rar N/l!s( si ponemos que s. las filas que ten an el valor nulo en el campo sern e-cluidas del .ndice.

,ara "!$i*icar 4n$ices ya definidos o !rrar .ndices o crear nuevos .ndices utili$ar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.

UNIDAD K. LAS 'ELACIONES

C!ncept!s ?sic!s s! re relaci!nes. Crear la pri"era relaciGn. Inte#ri$a$ re*erencial. A8a$ir ta las a la 3entana relaci!nes. C/itar ta las $e la 3entana relaci!nes. M!$i*icar relaci!nes. Eli"inar relaci!nes. Li"piar la 3entana relaci!nes. M!strar relaci!nes $irectas. 6is/ali-ar t!$as las relaci!nes.

CONCE)TOS BSICOS SOB'E 'ELACIONES.

Bases de datos relacionales(

5na ase $e $at!s relaci!nal permite la /tili-aciGn si"/lt?nea de datos procedentes $e "?s $e /na ta la. Al *acer uso de las relaciones, se e3ita la $/plici$a$ $e $at!s, a2!rran$! "e"!ria y espaci! en el $isc!, a/"entan$! la 3el!ci$a$ $e e>ec/ciGn y *acilitan$! al /s/ari!Ea el tra a>! con tablas. ,ara conse uir una correcta base de datos relacional es imprescindible reali$ar un estudio previo del dise6o de la base de datos. ,ara poder relacionar tablas entre s. se deber especificar /n ca"p! en c!"%n que conten a el mismo valor en las dos tablas y dic*o campo ser clave principal en una de ellas. ;as tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la ta la principal 7de la que parte relacin% y la otra ser la ta la sec/n$aria 7destino de la relacin%.

Tipos de relaciones(

)e pueden distin uir tres tipos de relaciones(

Felacin 5no a 5no( #uando /n re#istr! $e /na ta la sGl! p/e$e estar relaci!na$! c!n /n %nic! re#istr! $e la !tra ta la y 3ice3ersa. ,or e"emplo( tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser !nicamente de una poblacin.

Felacin 5no a Varios( #uando /n re#istr! $e /na ta la 7tabla secundaria% sGl! p/e$e estar relaci!na$! c!n /n %nic! re#istr! $e la !tra ta la 7tabla principal% y /n re#istr! $e la !tra ta la 7tabla principal% p/e$e tener "?s $e /n re#istr! relaci!na$! en la pri"era ta la 7tabla secundaria%. ,or e"emplo( tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los *abitantes, una poblacin puede tener ms de un *abitante, pero un *abitante pertenecer 7estar empadronado% en una !nica poblacin.

'elaciGn 6ari!s a 6ari!sA #uando /n re#istr! $e /na ta la p/e$e estar relaci!na$! c!n "?s $e /n re#istr! $e la !tra ta la y 3ice3ersa . ,or e"emplo( tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los art.culos que se venden en la empresa, un cliente podr reali$ar un pedido con varios art.culos, y un art.culo podr ser vendido a ms de un cliente.

;as relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. )i uiendo el e"emplo anterior ser.a definir una tabla l.neas de pedido relacionada con clientes y con art.culos.

1.& C'EA' LA )'IME'A 'ELACI@N.

,ara crear relaciones en Access2003 primero deberemos acce$er a la ventana 'elaci!nes, podemos optar por(

1stando en la ventana Base $e $at!s, ir al men! 9erra"ientas, y ele ir la opcin 'elaci!nes...

:acer clic sobre el botn

de la barra de *erramientas.

Aparecer el cuadro de dilo o M!strar ta la de la derec*a esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. )eleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin *aciendo clic sobre ella, aparecer dic*a tabla remarcada. :acer clic sobre el botn A#re#ar. Fepetir los dos pasos anteriores *asta a8a$ir t!$as las ta las de las relaciones a crear. :acer clic sobre el botn Cerrar.

A*ora aparecer la ventana Felaciones con las tablas a6adidas en el paso anterior.

,ara crear la relaciGn( 'r sobre el campo de relacin de la tabla principal 7en nuestro caso c !$i#!%. ,ulsar el botn i$quierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar *asta el campo cliente de la tabla secundaria 7AULACLICX0ACTU'AS%. )oltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilo o 2odificar relaciones si uiente(

1n la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas 7AULACLICXCLIENTES y A5;A#;'#TGA#T5FA)% y deba"o de stos el nombre de los campos de relacin ScG$i#! y cliente%. 3"oW siempre deben ser campos que conten an el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo.

3bserva en la parte inferior el Tip! $e relaciGn que se asi nar dependiendo de las caracter.sticas de los campos de relacin 7en nuestro caso /n! a 3ari!s%. Activar el recuadro E,i#ir inte#ri$a$ re*erencial *aciendo clic sobre ste. )i se desea, se puede activar las casillas Act/ali-ar en relaci!na$!s y Eli"inar en casca$a l!s re#istr!s relaci!na$!s. casca$a l!s ca"p!s

INTE+'IDAD 'E0E'ENCIAL.

;a inte#ri$a$ re*erencial es un sistema de re#las que utili$a Access2003 para ase#/rarse 7/e las relaci!nes entre re#istr!s $e ta las relaci!na$as s!n 3?li$as y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al e-i ir inte ridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access2003 que n! n!s $e>e intr!$/cir $at!s en la ta la sec/n$aria si pre3ia"ente n! se 2a intr!$/ci$! el re#istr! relaci!na$! en la ta la principal.

,or e"emplo( Tenemos una tabla de *abitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla 9a itantes ten o un campo )! laciGn que me indica en qu poblacin vive el *abitante, las dos tablas deber.an estar relacionadas por el campo )! laciGn, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla )! laci!nes es la ta la principal y la tabla 9a itantes la sec/n$aria 7una poblacin tiene varios *abitantes%. )i marcamos la casilla Inte#ri$a$ 'e*erencial, no nos de"ar asi nar a un *abitante una poblacin que no e-ista en la tabla )! laci!nes.
;a inte ridad referencial dispone de dos acciones asociadas( Act/ali-ar en casca$a l!s ca"p!s relaci!na$!s( :ace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus re istros relacionados en la tabla secundaria.

,or e"emplo( )i cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla )! laci!nes, automticamente en la tabla 9a itantes, todos los *abitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent.
Eli"inar en casca$a l!s re#istr!s relaci!na$!s ( #uando se elimina un re la tabla principal se borrarn tambin los re istros relacionados en secundaria. ,or e"emplo( )i borramos la poblacin Onteniente en la tabla )! automticamente todos los *abitantes de Onteniente se borrarn de de 9a itantes. istro de la tabla

laci!nes, la tabla

)i no marcamos nin una de las opciones no nos de"ar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene *abitantes asi nados. ,ara terminar, *acer clic sobre el botn Crear. )e crear la relacin y sta aparecer en la ventana 'elaci!nes.

2.& AFADI' TABLAS A LA 6ENTANA 'ELACIONES.

)i ya *emos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana 'elaci!nes debemos a8a$ir la ta la a la 3entana( ,rimero nos situamos en la ventana 'elaci!nes *aciendo clic sobre el icono de *erramientas. ,ara a6adir la tabla podemos ele ir entre( :acer clic sobre el icono M!strar ta la . de la barra

&el men! 'elaci!nes ele ir la opcin M!strar ta la.

Aparecer el cuadro de dilo o M!strar ta las estudiado en el apartado anterior. A6adir las tablas necesarias. #errar el cuadro de dilo o.

3.& CUITA' TABLAS DE LA 6ENTANA 'ELACIONES.

)i queremos eli"inar /na ta la $e la 3entana 'elaci!nes( ,rimero nos situamos en la ventana 'elaci!nes *aciendo clic sobre el icono de *erramientas. &espus podemos ele ir entre( :acer clic con el botn derec*o sobre la tabla y ele ir la opcin Oc/ltar ta la del men! conte-tual que aparecer. de la barra

:acer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men! 'elaci!nes ele ir la opcin Oc/ltar ta la desaparecer de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.

1.& MODI0ICA' 'ELACIONES.

,ara "!$i*icar relaci!nes ya creadas( ,osicionarse en la ventana 'elaci!nes y ele ir entre estas dos formas( :acer clic con el botn derec*o sobre la relacin a modificar y ele ir la opcin M!$i*icar relaciGn... del men! conte-tual que aparecer.

:acer clic sobre la relacin a modificar y ele ir del men! Felaciones la opcin M!$i*icar relaciGn...

)e abrir el cuadro de dilo o M!$i*icar relaci!nes estudiado anteriormente. Feali$ar los cambios deseados y *acer clic sobre el botn Aceptar.

J.& ELIMINA' 'ELACIONES.

)i lo que queremos es borrar la relacin podemos( :acer clic con el botn derec*o sobre la relacin a borrar y ele ir la opcin Eli"inar del men! conte-tual.

:acer clic sobre la relacin a modificar y ele ir del men! E$iciGn la opcin Eli"inar.

:acer clic con el botn i$quierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL ! SU)'.

;a relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

K.& LIM)IA' LA 6ENTANA 'ELACIONES.

#uando nuestra base de datos contiene muc*as tablas y muc*as relaciones, la ventana 'elaci!nes puede lle ar a ser tan comple"a que sea dif.cil interpretarla. ,odemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visuali$ando en ella !nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. ,ara ello utili$aremos la opcin B!rrar $ise8! y M!strar relaci!nes $irectas que describiremos a continuacin. ,ara li"piar la 3entana 'elaci!nes( ,osicionarse en la ventana 'elaci!nes y ele ir entre estas dos formas( 1le ir del men! E$iciGn la opcin B!rrar $ise8!

:acer clic en el icono

de la barra de *erramientas.

&esaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana 'elaci!nes. &esaparecen las relaciones de la ventana pero si uen e-istiendo en la base de datos, !nicamente *emos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir a6adiendo a la ventana las tablas que nos interesan 7con la opcin M!star ta la estudiada anteriormente% y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin M!strar $irectas que e-plicaremos a continuacin.

M.& MOST'A' 'ELACIONES DI'ECTAS.

1sta opcin nos permite visuali$ar en la ventana 'elaci!nes todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello( ,osicionarse en la ventana 'elaci!nes y ele ir entre( :acer clic con el botn derec*o sobre la tabla y ele ir la opcin M!strar $irectas del men! conte-tual que aparecer.

:acer clic sobre la tabla para seleccionarla y ele ir del men! 'elaci!nes la opcin M!strar $irectas

:acer clic sobre la tabla para seleccionarla y *acer clic en el icono

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.

N.& 6ISUALIHA' TODAS LAS 'ELACIONES.

)i queremos visuali$ar en la ventana 'elaci!nes todas las relaciones( ,osicionarse en la ventana 'elaci!nes y ele ir entre( :acer clic con el botn derec*o sobre el fondo de la ventana y ele ir la opcin M!strar t!$! del men! conte-tual que aparecer.

1le ir del men! 'elaci!nes la opcin M!strar t!$!

:acer clic en el icono

Aparecern todas las relaciones e-istentes en la base de datos y las tablas asociadas.

UNIDAD M. LAS CONSULTAS

Tip!s $e c!ns/ltas. Crear /na c!ns/lta. La 3ista $ise8!. A8a$ir ca"p!s. De*inir ca"p!s calc/la$!s. 0!r"ar e,presi!nes. Enca e-a$!s $e c!l/"na. Ca" iar el !r$en $e l!s ca"p!s. +/ar$ar la c!ns/lta. E>ec/tar la c!ns/lta. M!$i*icar el $ise8! $e /na c!ns/lta. Or$enar las *ilas. Selecci!nar *ilas. Opera$!res $e c!n$iciGn. C!ns/ltas c!n par?"etr!s. Las c!ns/ltas "/ltita la. C!" inar ta las. La c!"p!siciGn e,terna.

1.& TI)OS DE CONSULTAS.

;as c!ns/ltas son los ob"etos de una base de datos que per"iten rec/perar $at!s $e /na ta la: "!$i*icarl!s e incl/s! al"acenar el res/lta$! en !tra ta la . 1-isten varios tipos de consultas(

C!ns/ltas $e selecciGn.

)on las consultas que e-traen o nos muestran datos. 2uestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. 5na ve$ obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos 7esto se podr *acer o no se !n la consulta%. 5na consulta de seleccin enera una tabla l ica 7se llama l ica porque no est f.sicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada ve$ que se abre se vuelve a calcular%.

C!ns/ltas $e acciGn.

)on consultas que reali$an cambios a los re istros. 1-isten varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actuali$acin, de datos ane-ados y de creacin de tablas.

C!ns/ltas espec4*icas $e SCL.

)on consultas que no se pueden definir desde la cuadr.cula KB1 de Access sino que se tienen que definir directamente en )K;. 1stas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas *ay que saber )K;, cosa que no es ob"eto de este curso.

2.& C'EA' UNA CONSULTA.

,ara crear /na c!ns/lta, se uir los si uientes pasos( Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. :acer clic sobre el ob"eto C!ns/lta que se encuentra en el lateral i$quierdo de la ventana Base $e $at!s. 1sta es la pantalla que nos aparece(

;ue o tenemos tres alternativas( :acer doble clic sobre la opcin Crear /na c!ns/lta /tili-an$! el asistente. 1n este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide ele ir la tabla de la que va a sacar los datos, los campos que queremos visuali$ar y el t.tulo de la consulta, a continuacin enera automticamente la consulta correspondiente. :acer doble clic sobre la opcin Crear /na c!ns/lta en 3ista $ise8!. 1n este caso se abre la ventana Dise8! $e c!ns/lta que detallaremos ms adelante y en la que podremos definir con ms detalle nuestra consulta. :acer clic sobre el botn de la ventana Base $e $at!s.

Aparecer el si uiente cuadro de dilo o(

1l Asistente para c!ns/ltas sencillas es lo mismo que la opcin Crear /na c!ns/lta /tili-an$! el asistente comentada ms arriba. ;os !tr!s asistentes nos permiten enerar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. ;a opcin 6ista Dise8! tiene el mismo efecto que la opcin Crear /na c!ns/lta en 3ista $ise8!. 1sta es la opcin que e-plicaremos a continuacin. Al entrar en la Vista Dise8! $e c!ns/lta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilo o parecido al si uiente(

)eleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y *acer clic sobre el botn A#re#ar. )i queremos sacar datos de varias tablas a re ar de la misma forma las dems tablas. Ginalmente *acer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana 6ista Dise8! de consultas.

3.& LA 6ISTA DISEFO.

)i observas la pantalla, en la parte superior tenemos la -!na $e ta las donde aparecen las tablas a6adidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada c/a$r4c/la CBE definimos la consulta. #ada columna de la cuadr.cula KB1 corresponde a un campo. #ada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundi$ando en la e-plicacin(

Ca"p!( A*. ponemos el campo a utili$ar que en la mayor.a de los casos ser el campo a visuali$ar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.

Ta la( ?ombre de la tabla de la que sacamos el campo. ?os ser !til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Or$en( )irve para ordenar las filas del resultado.

M!strar( )i la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utili$ar el campo para definir la consulta pero no queremos que apare$ca en el resultado. ,or e"emplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo )! laciGn para seleccionar los alumnos pero no queremos que apare$ca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin.

Criteri!s( )irve para especificar un criteri! $e %s7/e$a. 5n criterio de b!squeda es una condicin que deben cumplir los re istros que aparecern en el resultado de la consulta. ,or lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores ( SAND% y O 7O'%.

O( 1sta fila y las si uientes se utili$an para combinar condiciones.

1.& AFADI' CAM)OS.

,ara a8a$ir ca"p!s a la c/a$r4c/la podemos( :acer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la $ona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadr.cula. :acer clic sobre el nombre del campo que aparece en la $ona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadr.cula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos de"ar el campo que estamos a6adiendo. :acer clic sobre la fila Ca"p!A de una columna vac.a de la re"illa, aparecer a la derec*a la flec*a para desple ar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la $ona de tablas. )i tenemos muc*os campos y varias tablas

podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Ta laA, as. en la lista desple able slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Ca"p!A de una columna vac.a de la cuadr.cula. )i queremos que todos los campos de la tabla apare$can en el resultado de la consulta podemos utili$ar el asterisco Y 7sinnimo de Xtodos los camposX%.

J.& DE0INI' CAM)OS CALCULADOS.

;os campos calculados son campos obtenidos del resultado de una e-presin o de una funcin.

0O'MA' EQ)'ESIONES.

;os campos calculados son campos obtenidos del resultado de una e-presin. 5na e-presin se forma combinando un operador con uno o eneralmente dos operandos. ;a mayor.a de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.

Opera$!res(

3perador Y( )e utili$a para sumar dos n!meros. 3perador &( )e utili$a para *allar la diferencia entre dos n!meros. 3perador Y( )e utili$a para multiplicar dos n!meros. 3perador Z( )e utili$a para elevar un n!mero a la potencia del e-ponente 7n!mero L e-ponente%. 3perador E ( )e utili$a para dividir dos n!meros y obtener un resultado de si no flotante. 3perador [( )e utili$a para dividir dos n!meros y obtener un resultado entero. 3perador M!$( &ivide dos n!meros y devuelve slo el resto. 1l 3perador R( )e utili$a para concatenar dos e-presiones de tipo te-to.

Tambin se puede utili$ar el operador de suma . cuando los dos operandos son de tipo te-to, para concatenarlos. 2i conse"o es utili$ar el operador R para la concatenacin y as. evitar errores o confusiones. 5n operando puede ser un nombre de columna, una e-presin, un valor concreto o una funcin predefinida.

6al!res c!ncret!sA

;os valores concretos se deben escribir si uiendo las si uientes re las( ;os 3al!res n/"Bric!s se indican poniendo el n!mero sin ms. )e tiene que utili$ar para separar la parte entera de los decimales el s.mbolo definido en nuestra confi uracin de EindoMs+ adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. ,or e"emplo en una e-presin correcta no puedo escribir 7ventas Y /.000.000% ni tampoco 7ventas Y /,000,000%, ten o que escribir 7ventas Y/000000%

1"emplo( 2
;os 3al!res de tipo te,t! deben ir siempre entre c!"illas simples X o dobles 9.

1"emplo( X, X 9,9, XVA;1?#'AX

;os literales de *ec2a se escriben entre \ y deben estar en el formato de 11.55., incluso si no estamos utili$ando la versin norteamericana del motor de base de datos 2icrosoft Zet. ,or e"emplo, el /0 de mayo de /HHD, se escribe /0<4<HD en 1spa6a y ;atinoamrica, y 4</0<HD en 1stados 5nidos de Amrica. ,ara indicar la fec*a /0 de mayo de /HHD en cualquier base de datos sea espa6ola, latinoamericana o de 11.55., debemos escribirla P4</0<HDP+ con el formato Pmes<dia<a6oP. Tambin se puede utili$ar la funcin &ateValue, que reconoce las confi uraciones internacionales establecidas por 2icrosoft EindoMs. ,or e"emplo, &ateValue7X/0<4<HDX% es equivalente a P04</0<HDP si nuestra confi uracin de EindoMs define las fec*as con el formato dia<mes<a6o.

0/nci!nes pre$e*ini$asA

Access2003 tiene muc*as funciones predefinidas que se pueden utili$ar, enumerarlas y e-plicarlas ser.a demasiado lar o. ;o me"or es saber que tenemos a nuestra disposicin muc*as funciones y cuando queramos obtener al o diferente consultar la ayuda de access para ver si e-iste ya una funcin para lo que queremos *acer. A t.tulo de e"emplo tenemos unas que se utili$an ms a menudo(

&AT17% o fec*a7 %( &evuelve el d.a en que estamos. ?3E7% o :oy7 %( &evuelve el d.a y la *ora actual. C1AF7fec*a% o A6o7 %( &evuelve el a6o de la fec*a. 23?T:7fec*a% o 2es7 %( &evuelve el mes de la fec*a. &AT1VA;517literal% o ValorGec*a7 %( #onvierte el literal en un valor de fec*a.

N!" res $e ca"p!sA

;os nombres de los campos se indican entre corc*etes Q R, cuando un nombre de campo est formado por una sola palabra se pueden omitir corc*etes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es obli atorio ponerlo entre corc*etes Q R. ,or e"emplo para *acer escribir )! laciGn o ])! laciGn^, pero escribir ]0ec2a $e naci"ient!^ referencia campo 0ec2a al $e campo )! laciGn puedo naci"ient! siempre se

el

Us! $el parBntesisA

#uando combinamos varias e-presiones podemos utili$ar los parntesis para delimitar cada e-presin. )iempre se tiene que utili$ar un parntesis de apertura 7 y uno de cierre %.

1"emplo( ventas Y 7ventas [ 0./%

1l uso del parntesis sirve para que la e-presin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muc*as e-presiones, y para que los operadores act!en en el orden que nosotros queramos para as. olvidarnos de la prioridad de los operadores.

K.& ENCABEHADOS DE COLUMNA.

,odemos ca" iar el enca e-a$! $e las c!l/"nas del resultado de la consulta. ?ormalmente aparece en el encabe$ado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabe$ado lo indicamos en la fila Ca"p!A escribindolo delante del nombre del campo y se uido de dos puntos 7 A %. )e suele utili$ar sobre todo para los campos calculados. 1n la consulta que aparece ms arriba tienes el e"emplo de la se unda columna, esta tendr en el encabe$ado "esXnaci"ient! y en la columna se visuali$ar el mes de la fec*a de nacimiento 7tenemos un campo calculado que utili$a la funcin "esS T, funcin que obtiene el mes de una fec*a%.

M.& CAMBIA' EL O'DEN DE LOS CAM)OS.

)i *emos incluido campos en la cuadr.cula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna 7o varias% arrastrndola o bien cortando y pe ando. ,ara "!3er /na c!l/"na arrastr?n$!la( o ,osicionar el cursor sobre el e-tremo superior de la columna y cuando aparece la flec*a *acer clic, la columna aparecer resaltada 7est seleccionada%.

o 2over un poco el cursor para que apare$ca la flec*a

. ,ulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna *asta la posicin deseada.

,ara "!3er /na c!l/"na c!rt?n$!la(

o )eleccionar la columna 7posicionar el cursor sobre el e-tremo superior de la

columna y cuando aparece la flec*a *acer clic%.

o :acer clic sobre el icono

7o ele ir la opcin C!rtar del men! E$iciGn, o bien teclear Ctrl.Q%, desaparecer la columna.

o A continuacin crear una columna en blanco en el lu ar donde queremos mover la

columna que *emos cortado con la opcin C!l/"nas del men! Insertar.

o )eleccionar esa columna y *acer clic sobre el icono

opcin )e#ar del men! E$iciGn, o bien teclear Ctrl.6%.

7o ele ir la

,odemos selecci!nar 3arias c!l/"nas c!nsec/ti3as seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la !ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas las columnas que se encuentren entre las dos.

N.& +UA'DA' LA CONSULTA.

,odemos +/ar$ar la c!ns/lta :aciendo clic sobre el botn de la barra de *erramientas,

)eleccionando la opcin +/ar$ar del men! Arc2i3!.

)i es la primera ve$ que uardamos la consulta aparecer el cuadro de dilo o para darle un nombre. )e puede poner c/al7/ier n!" re e,cept! el $e /na ta la ya creada. A continuacin *acer clic sobre el botn Aceptar. ,ara cerrar la c!ns/lta *acer clic sobre su botn .

V.& EIECUTA' LA CONSULTA.

,odemos e"ecutar una consulta desde la ventana Dise8! $e c!ns/lta o bien desde la ventana Base $e $at!s. &esde la ventana Base $e $at!sA o ,rimero seleccionar la consulta a e"ecutar *aciendo clic sobre ella.

A continuacin *acer clic sobre el botn datos.

de la ventana de la base de

&esde la 3ista $ise8! de la consulta(

o :aciendo clic sobre el botn

de la barra de *erramientas.

o #uando la consulta es de seleccin para visuali$ar el resultado tambin podemos

*acer clic sobre el botn 7Vista 9!>a $e Dat!s%.

#uando estamos visuali$ando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos al !n dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla 7e-cepto al unas consultas que no permiten esas modificaciones%.

10.& MODI0ICA' EL DISEFO DE UNA CONSULTA.

)i lo que queremos es modificar el dise6o de una consulta( )ituarse en la ventana Base $e $at!s, en el ob"eto C!ns/ltas. )eleccionar la tabla a modificar *aciendo clic sobre ella. :acer clic sobre el botn .

11.& O'DENA' LAS 0ILAS.

,ara !r$enar las *ilas del resultado de la consulta( :acer clic sobre la fila Or$enA del campo por el cual queremos ordenar las filas, *acer clic sobre la flec*a que aparecer para desple ar la lista y ele ir el tipo de ordenacin. ,uede ser Ascen$ente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo te-to, de anterior a posterior si el campo es de tipo fec*a<*ora, etc..., o bien puede ser Descen$ente en orden inverso. ,odemos !r$enar tambin p!r 3ari!s ca"p!s para ello rellenar la fila Or$enA de todas las columnas por las que queremos ordenar. 1n este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la se unda columna, y as. sucesivamente. 1l orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadr.cula, es decir si queremos ordenar por e"emplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadr.cula primero la columna pr!3incia y despus la columna l!cali$a$. 1l tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utili$ar una ordenacin distinta para cada columna. ,or e"emplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la se unda columna.

12.& SELECCIONA' 0ILAS.

,ara seleccionar filas tenemos que in$icar /n criteri! $e %s7/e$a, un criterio de b!squeda es una condicin que debern cumplir todas las filas que apare$can en el resultado de la consulta. ?ormalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por e"emplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin ser.a poblacin O _6alencia_. ,ara escribir esta condicin en la cuadr.cula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadr.cula el campo p! laciGn y en esa columna ponemos en la fila Criteri!sA el resto de la condicin o sea O_6alencia_. #uando la condicin es una i ualdad no es necesario poner el si no O, podemos poner directamente el valor 6alencia en la fila Criteri!sA ya que si no ponemos operador asume por defecto el V. Tampoco es necesario poner las comillas, las a6adir l por defecto. )iempre que se encuentra un te-to lo encierra entre comillas. )i en la fila Criteri!sA queremos poner un nombre de campo en ve$ de un valor 7para comparar dos campos entre s.% tenemos que encerrar el nombre del campo entre corc*etes Q R. ,or e"emplo queremos poner la condicin preci! O c!ste en la que preci! y c!ste son dos campos, tenemos que poner en la fila criteri!sA ]c!ste^, si no ponemos los corc*etes a6adir las comillas y entender )reci! O _c!ste_, precio i ual al valor C!ste no al contenido del campo C!ste. ,ara indicar 3arias c!n$ici!nes se emplean los operadores ( y O. 1n un criterio de b!squeda en el que las condiciones estn unidas por el operador (, para que el re istro apare$ca se deben cumplir todas las condiciones. ,or e"emplo preci! D 100 y preci! P 1200, aparecen los re istros cuyo precio est comprendido entre /0/ y //HH. 1n un criterio de b!squeda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el re istro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la "is"a *ila de la cuadr.cula quedan unidas por el operador (. 1n el e"emplo si uiente ser.an alumnos de Valencia C cuya fec*a de nacimiento est comprendida entre el /</<D0 y el 3/</2<DH.

&el mismo modo pasa con cada una de las filas !A )i queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en *ilas $istintas 7utili$ando las filas OA y si uientes%. ,or e"emplo, si en la cuadr.cula KB1 tenemos especificado los si uientes criterios(

Visuali$aremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, ?ombre, ,oblacin y Gec*a nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero !nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y *ayan nacido entre el /</<D0 y el 3/</2<DH, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fec*a de nacimiento. \3"oW 1l criterio de la fec*a de nacimiento !nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre may!sculas y min!sculas a la *ora de reali$ar la b!squeda de re istros.

LAS CONDICIONES.

A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utili$ar en una condicin.

;os operadores de comparacin(

1stos operadores comparan el valor de una e-presin con el valor de otra. 'ndependientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo 7ni verdadero ni falso%. ;os operadores de comparacin que podemos utili$ar son(

O&ERA"OR ) *+ * =gual $ue ?istinto de Menor $ue

S'(N'F'$A"O

*) + +)

Menor o igual Mayor $ue Mayor o igual

1l operador @1ntre](

Tiene la si uiente sinta-is(

1-presin Entre valor/ ( valor2

1-amina si el 3al!r de la e-presin est c!"pren$i$! entre los $!s 3al!res definidos por valor/ y valor2. ?ormalmente la e-presin ser un nombre de campo.

1"emplo(
QGec*a de nacimientoR entre P0/<0/<D0P y P00<0D<D2P, en la cuadr.cula KB1 se pondr.a(

1l operador @'n](

Tiene la si uiente sinta-is(

1-presin In 7valor/, valor2,...%

1-amina si el 3al!r de la e-presin es uno de los valores incl/i$!s en la lista $e 3al!res escritos entre parntesis. ,or e"emplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, 1lc*e, 1lda y 3nda podr.amos poner la condicin )! laciGn In SAlicante: Elc2e: El$a: On$aT.

1l operador @1s nulo](

#uando una c!l/"na que interviene en una condicin c!ntiene el 3al!r n/l!: el res/lta$! de la condicin no es verdadero ni falso, sino n/l!, sea c/al sea el test que se *aya utili$ado. ,or eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no

podemos utili$ar la condicin c!l/"na O n/l! debemos utili$ar un operador especial, el operador Es n/l!. Tiene la si uiente sinta-is(

1-presin Es n/l!, donde e-presin normalmente ser un nombre de columna.

,or e"emplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin ser.a p! laciGn Es N/l!

1l operador @#omo](

)e utili$a cuando queremos /tili-ar caracteres c!"!$ines para formar el valor con el que comparar. ,or e"emplo queremos visuali$ar los alumnos cuyo nombre acabe en XoX. 1n este caso *ay que utili$ar el comod.n [ y utili$ar el operador C!"! para que Access recono$ca el [ como un comod.n y no como el carcter asterisco. ;a condicin ser.a n!" re c!"! `Y!`. 1l valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas 7simples o dobles%. ;a sinta-is es la si uiente(

1-presin C!"! XpatrnX.

1n la si uiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su si nificado.

$aracteres en #atr!n , . /listacaracteres0 /1listacaracteres0 Rn car cter cual$uiera. Cero o m s caracteres.

Significado

Rn d1gito cual$uiera (09I). Rn car cter cual$uiera de listacaracteres. Rn car cter cual$uiera no incluido en listacaracteres.

;istacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter, incluyendo $4#it!s: los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espaci!s en lanc! ni

c!"as. ,or e"emplo para sacar los nombres que empie$an por @a, ,r] o @v] el patrn ser.a( `]a#r3^Y`. ;os caracteres especiales corc*ete de apertura ], interro acin ;, almo*adilla \ y asterisco Y $e>an $e ser considerados c!"!$ines cuando van entre c!rc2etes. ,or e"emplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn ser.a ( `Y]Y^Y` en este caso el se undo [ dentro del patrn no act!a como comod.n sino como un carcter cualquiera porque va dentro de los corc*etes.
)i no se encierra entre corc*etes, la e-clamacin a representa el carcter e-clamacin. 1l corc*ete de cierre ^ se puede utili$ar fuera de una listacaracteres como carcter independiente pero no se puede utili$ar en una listacaracteres. ,or e"emplo, el patrn `a^Y` permite encontrar nombres que empiecen por una a se uida de un c!rc2ete $e cierre. ;a secuencia de caracteres ] ^ se considera una ca$ena de caracteres de l!n#it/$ cer! 799%. )e puede especificar un inter3al! $e caracteres en listacaracteres colocando un uin & para separar los l4"ites in*eri!r y s/peri!r del intervalo. ,or e"emplo, la secuencia QAJ^R en patrn representa cualquier carcter comprendido en el intervalo de la A a la ^. #uando se especifica un inter3al! de caracteres, stos deben aparecer en !r$en ascen$ente 7de menor a mayor%. QAJ^R es un intervalo vlido, pero Q^JAR no lo es. )e pueden incluir "%ltiples inter3al!s entre corc*etes, sin necesidad de delimitadores. 1l uin & define un intervalo !nicamente cuando aparece dentro de los corc*etes entre dos caracteres, en cualquier otro caso representa el carcter uin. ,or e"emplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia 7son los que tienen un cdi o postal que empie$a por 0D se uido de tres d. itos cualesquiera, la condicin podr.a ser ]cG$i#! p!stal^ c!"! `1K\\\`

13.& CONSULTAS CON )A'MET'OS.

A menudo, en una consulta necesitamos utili$ar /n 3al!r 7/e n! es c!n!ci$! en ese "!"ent! sino que queremos que lo intr!$/-ca el /s/ari! c/an$! se e>ec/te la c!ns/lta . ,or e"emplo, queremos *acer una consulta para obtener los alumnos de una determinada ,oblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. 1n este caso necesitamos /tili-ar en n/estra c!ns/lta /n par?"etr!.

5n par?"etr! funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se e"ecuta la consulta. 1n una consulta cuando utili$amos un nombre de campo que no est en el ori en de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se e"ecuta la consulta nos pide Intr!$/cir el 3al!r $el par?"etr! mediante un cuadro de dilo o como este(

1n el e"emplo anterior, en la consulta tendr.amos que a6adir una condicin de b!squeda que especifique que la )! laciGn es i ual al 6al!r a introducir, de esta manera(

\3"oW cuando pon amos el nombre del parmetro es i"p!rtante escri irl! entre c!rc2etes, de lo contrario Access le a6adir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. 3tra forma de utili$ar un parmetro en una consulta es definindolo mediante la opcin )ar?"etr!s del men! C!ns/lta. 1n este caso, despus de ele ir la opcin, se abre el cuadro de dilo o )ar?"etr!s $e la c!ns/lta donde podemos indicar el n!" re $el par?"etr! y el tip! $e $at!.

;a diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con la opcin )ar?"etr!sb es que, si le *emos asi nado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

11.& LAS CONSULTAS MULTITABLA.

5na consulta "/ltita la es una consulta que obtiene datos de 3arias ta las por lo que deber contener en la $ona de tablas de la ventana Dise8! las distintas tablas de donde obtiene esos datos.

,ara a8a$ir /na ta la a la $ona de tablas podemos 7una ve$ en la ventana Dise8! $e c!ns/lta%(

&esple ar el men! C!ns/lta y ele ir la opcin M!star ta la. :acer clic sobre el icono de la barra de :erramientas.

)i las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la se unda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as. sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muc*as tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcan$ar dimensiones i antescas. Adems, normalmente la mayor.a de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que a6adir al !n criterio de b!squeda para seleccionar las filas que al final nos interesan. ,or e"emplo me puede interesar datos de la tabla Al/"na$! y de la tabla C/rs!s porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asi nado+ en este caso tenemos que c!" inar las $!s ta las.

1J.& COMBINA' TABLAS.

#ombinamos dos tablas por un campo 7o varios% de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana 'elaci!nes arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. &e *ec*o si a6adimos a la $ona de tablas, tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la $ona de tablas de la ventana Dise8! $e C!ns/lta. Tambin se combinan automticamente tablas que ten an un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no e-ista una relacin definida entre ellas. #uando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access /sca $irecta"ente en la otra tabla las *ilas 7/e tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se e"pare>an slo las filas que lue o aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. #uando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana dise6o de la consulta de la si uiente manera(

;as composiciones vistas *asta a*ora son c!"p!sici!nes internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. #on una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un e"emplo( 1n la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no ten an curso asi nado. ,ues en los casos en que 7/ere"!s que ta" iBn apare$can las *ilas 7/e n! tienen /na *ila c!inci$ente en la otra tabla, /tili-are"!s la C!"p!siciGn e,terna.

1K.& LA COM)OSICI@N EQTE'NA.

;a composicin e-terna se utili$a cuando 7/ere"!s que ta" iBn apare-can las *ilas 7/e n! tienen /na *ila c!inci$ente en la otra tabla. 1ste tipo de combinacin se define de la si uiente manera( A6adir las dos tablas a la $ona de tablas de la consulta. #ombinar las dos tablas por los campos de unin( :acer doble clic sobre la l.nea que une las dos tablas Aparece el cuadro de dilo o )r!pie$a$es $e la c!" inaciGn

,or defecto la combinacin es interna 7incluye slo las filas donde los campos combinados 7campos de unin% de ambas tablas sean i uales%, si queremos definir una combinacin e-terna deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 se !n lo que queramos obtener.

)i seleccionamos la opcin 2,

;a combinacin aparecer de la si uiente forma(

)i seleccionamos la opcin 3.

;a combinacin aparecer de la si uiente forma(

1l sentido de la flec*a nos indica de qu tabla obtendremos t!$!s los re istros.

UNIDAD N. LAS CONSULTAS 'ESUMEN

De*iniciGn. Las */nci!nes $e a#re#a$!. A#r/par re#istr!s. Incl/ir e,presi!nes. Incl/ir criteri!s $e %s7/e$a.

1.& DE0INICI@N.
1n Access podemos definir un tip! $e c!ns/ltas cuyas filas resultantes s!n /n res/"en $e las *ilas $el !ri#en $e la c!ns/lta , por eso las denominamos c!ns/ltas $e res/"en, tambin se conocen como consultas sumarias. 1s importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una nat/rale-a $istinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla ori en. ,ara simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta Xno resumenX corresponde a una fila de la tabla ori en, contiene datos que se encuentran en una sola fila del ori en, mientras que /na *ila $e /na c!ns/lta $e res/"en c!rresp!n$e a un res/"en $e 3arias *ilas de la ta la !ri#en, esta diferencia es lo que va a ori inar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo lar o del tema. ,or e"emplo este tipo de consulta n! per"ite "!$i*icar l!s $at!s $el !ri#en. 1n el e"emplo que viene a continuacin tienes un e"emplo de consulta normal en la que se visuali$an las filas de una tabla de oficinas ordenadas por re in, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la se unda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

5na consulta de resumen se define activando la opcin T!tales del men! 6er.

3 bien *aciendo clic sobre el icono

de la barra de *erramientas.

1n cualquiera de los dos casos se a6ade una fila a la cuadr.cula KB1, la fila T!talA Todas las columnas que incluyamos en la cuadr.cula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu *acer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Ca"p!A ;os valores que podemos indicar en la fila T!talA son los que aparecen al desple ar la lista asociada a la celda como puedes ver en la ima en de la derec*a(

2.& LAS 0UNCIONES DE A+'E+ADO.

;as */nci!nes $e a#re#a$! son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sGl! se p/e$en /tili-ar en /na c!ns/lta $e res/"en ya que ! tienen /n `res/"en` $e l!s 3al!res c!nteni$!s en las *ilas de la tabla. ,ara utili$ar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Ca"p!A de la cuadr.cula como veremos ms adelante pero podemos utili$ar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila T!talA de la cuadr.cula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones.

;a opcin S/"a calcula la s/"a de los valores indicados en el campo. ;os datos que se suman deben ser de tip! n/"Bric! 7entero, decimal, coma flotante o monetario...%. 1l resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. ;a opcin )r!"e$i! calcula el pr!"e$i! 7la media aritmtica% de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a $at!s n/"Bric!s, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar se !n las necesidades del sistema para representar el valor del resultado.

;a opcin Des3Est calcula la $es3iaciGn est?n$ar de los valores contenidos en la columna indicada en el ar umento. )i la consulta base 7el ori en% tiene menos de dos re istros, el resultado es nulo.

;a opcin 6ar calcula la 3arian-a de los valores contenidos en la columna indicada en el ar umento. )i la consulta base 7el ori en% tiene menos de dos re istros, el resultado es nulo. 1s interesante destacar que el 3al!r n/l! n! e7/i3ale al 3al!r 0 , las */nci!nes $e res/"en n! c!nsi$eran los 3al!res n/l!s mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos.

;as opciones M4n y Ma, determinan los 3al!res "en!res y "ay!res respectivamente de la columna. ;os valores de la columna pueden ser de tip! n/"Bric!, te,t! o *ec2a. 1l resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. )i la columna es de tip! n/"Bric! M4n devuelve el 3al!r "en!r contenido en la columna, si la columna es de tip! te,t! M4n devuelve el pri"er 3al!r en !r$en al*a Btic!, y si la columna es de tip! *ec2a, M4n devuelve la *ec2a "?s anti#/a y Ma, la *ec2a "?s p!steri!r.

;as opciones )ri"er! y 5lti"! se utili$an para obtener el primer y !ltimo re istro del rupo sobre el que se reali$an los clculos. 1l orden lo determina el orden cronol ico en el que se escribieron los re istros. 3rdenar los re istros no tiene nin !n efecto sobre estas opciones.

;a opcin C/enta cuenta el n%"er! $e 3al!res que *ay en la c!l/"na, los datos de la columna pueden ser de c/al7/ier tip!, y la funcin siempre devuelve un n!mero entero. )i la columna contiene 3al!res n/l!s esos valores n! se c/entan, si en la columna aparece un 3al!r repeti$!, lo c/enta 3arias 3eces. ,ara que cuente en n!mero de re istros *ay que utili$ar la funcin C/entaSYT devuelve el n!mero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. 1n este caso tenemos que seleccionar la opcin E,presiGn y escribirlo as.(

3.& A+'U)A' 'E+IST'OS.

:asta a*ora las consultas de resumen que *emos visto utili$an todas las filas de la tabla y producen una !nica fila resultado.

;a opcin A#r/par)!r permite definir c!l/"nas $e a#r/paciGn. 5na consulta de resumen sin columnas de a rupacin obtiene una !nica fila resultado y los clculos se reali$an sobre todos los re istros del ori en. #uando se incluye una columna de a rupacin Access forma rupos con todos los re istros que tienen el mismo valor en la columna de a rupacin y cada rupo as. formado enera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se reali$an sobre los re istros de cada rupo. &e esta forma se pueden obtener s/ t!tales. ,or e"emplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los re istros de la tabla Al/"na$! pero antes a rupndolos por el campo )! laciGn. &e esta manera la funcin c/entaS T la calcular sobre cada rupo de re istros 7los alumnos de la misma poblacin%. ;a consulta quedar.a as.(

;os campos de tipo "e"! u OLE no se pueden definir como columnas de a rupacin.

)e p/e$en a#r/par las filas p!r 3arias c!l/"nas, en este caso se a rupan los re istros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de a rupacin. T!$as las *ilas que tienen 3al!r n/l! en la columna de a rupacin, pasan a formar /n %nic! #r/p!.

1.& INCLUI' EQ)'ESIONES.

;a opcin E,presiGn permite poner en la fila Ca"p!A una e-presin en ve$ de un nombre de columna. 1sta e-presin tiene ciertas limitaciones. )lo puede contener operandos que sean funciones de a re ado 7las funciones que acabamos de ver 7s/"aS T, )r!"e$i!S T, Des3EstS T: M4nS T, Ma,S T...% valores fi"os o nombres de columna que apare$can con la opcin A#r/par)!r. 1n una e-presin se pueden combinar varias funciones de a re ado pero n! se p/e$en ani$ar */nci!nes $e a#re#a$!, por e"emplo en una e-presin puedo poner Ma,Snc2!rasT& M4nSnc2!rasT pero no Ma,Ss/"aSnc2!rasTT.

J.& INCLUI' C'ITE'IOS DE B5SCUEDA.

;a opcin DGn$e permite poner un criterio de b!squeda que se aplicar a las filas del ori en de la consulta antes de reali$ar los clculos. ,or e"emplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los re istros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definir.a de la si uiente forma(

Tambin podemos incluir un criterio de b!squeda en una columna que no ten a la opcin DGn$e, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. ,ara la condicin de selecciGn se pueden utili$ar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas 7unidas por los

operadores O': AND: NOT%, e-iste una limitacin, en la fila #riterios( no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de a rupacin.

UNIDAD V. CONSULTAS 'E0E'ENCIAS C'UHADAS

Intr!$/cciGn. El asistente para c!ns/ltas $e re*erencias cr/-a$as. La 3ista $ise8!.
)e define una consulta de referencias cru$adas cuando queremos representar /na c!ns/lta res/"en c!n $!s c!l/"nas $e a#r/paciGn c!"! /na ta la $e $! le entra$a en la que cada una de las columnas de a rupacin es una entrada de la tabla. ,or e"emplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que dise6ar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos a rupando por empleado y mes de la venta.

;a consulta quedar.a muc*o ms ele ante y clara presentando los datos en un formato ms compacto como el si uiente(

,ues este !ltimo resultado se obtiene mediante una c!ns/lta $e re*erencias cr/-a$as. 3bserva que una de las columnas de a rupacin 7empleado% si ue definiendo las filas que aparecen 7*ay una fila por cada empleado%, mientras que la otra columna de a rupacin 7mes% a*ora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de a re ado 7la suma de importes%. ;as consultas de referencias cru$adas se pueden crear desde la vista dise6o pero es muc*o ms cmodo y rpido utili$ar el asistente.

1.& EL ASISTENTE )A'A CONSULTAS DE 'E0E'ENCIAS C'UHADAS.

,ara arrancar el asistente para consultas de referencias cru$adas tenemos que estar en la ventana Base $e $at!s en el ob"eto C!ns/ltas

:acer clic sobre el botn

de la ventana Base $e $at!s.

1le ir la opcin Asist. c!ns/ltas $e ta la re*.cr/-a$as del cuadro de dilo o que aparecer(

Aparece la primera ventana del asistente(

1n esta ventana nos pide introducir el !ri#en $e la c!ns/lta, la tabla o consulta $e $!n$e c!#er? l!s $at!s. 1n el apartado 6er podemos ele ir si queremos ver la lista de todas las Ta las, la lista de todas las C!ns/ltas o A" as. )i la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los re istros de una sola tabla utili$aremos como ori en esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el ori en o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el ori en de la consulta de referencias cru$adas. :acemos clic sobre el nombre del ori en ele ido y pulsamos el botn Si#/ienteD para pasar a la ventana si uiente(

1n esta ventana el asistente nos pide introducir el enca e-a$! $e *ilas. #omo *emos dic*o una de las columnas de a rupacin servir de encabe$ado de filas y la otra como encabe$ado de columnas, si una de esas columnas puede contener muc*os valores distintos y la otra pocos, ele iremos la primera como encabe$ado de filas y la se unda para encabe$ado de columnas.

,ara seleccionar el encabe$ado de filas, *acemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Ca"p!s selecci!na$!sA aparece en la $ona inferior. y el campo se quita de la lista de

)i nos *emos equivocado de campo pulsamos el botn campos seleccionados.

,odemos seleccionar *asta tres campos. )i seleccionamos varios campos *abr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos *ayan en el ori en de la consulta. ;os botones con las flec*as dobles son para pasar de olpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Si#/ienteD y aparece la ventana

1n esta ventana el asistente nos pide introducir el enca e-a$! $e c!l/"nas. Aqu. sGl! podemos ele ir /n ca"p! y por cada valor distinto e-istente en el ori en, enerar una columna con el valor como encabe$ado de columna. 1n la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el campo 0ec2a Inici!, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna 0ec2a Inici! de la tabla C/rs!s. #omo el campo que *emos ele ido como encabe$ado de columna, es $e tip! 0ec2a, el asistente nos permite re*inar un poco ms el enca e-a$! $e c!l/"na con la si uiente ventana(

#uando el encabe$ado de columna es una fec*a, normalmente querremos los totales no por cada fec*a sino por mes, a6o o trimestre por eso el asistente nos pre unta en esta ventana qu tipo de a rupacin queremos. ,or e"emplo *emos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada mes del a6o en ve$ de por cada fec*a distinta. Aqu. tambin podemos apreciar el efecto en la $ona inferior de la ventana. &espus de pulsar el botn Si#/ienteD pasamos a la si uiente ventana(

1n esta ventana nos pre unta 7/B 3al!r $e e calc/lar en la interseccin de columna y fila. 1n la lista 0/nci!nesA seleccionamos la funcin de a re ado que permite calcular ese valor, y en la lista Ca"p!sA ele imos el campo sobre el cual actuar la funcin de a re ado. ,or e"emplo *emos seleccionado CG$i#! C/rs! y la funcin C/enta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el n!mero de cursos iniciados en ese mes con ese nc $e 2!ras. )i tienes dudas sobre las funciones de a re ado repasa el tema C!ns/ltas $e res/"en. 1l asistente nos permite tambin a6adir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. 1n nuestro e"emplo me dar.a el n!mero total de cursos con el n_ de *oras de la fila. ,ara que el asistente a6ada esta columna tenemos que activar la casilla S4: incl/ir s/"a $e *ilas.

&espus de pulsar el botn Si#/ienteD lle amos a la !ltima ventana del asistente

1n esta ventana el asistente nos pre unta el n!" re $e la c!ns/lta, este nombre tambin ser su t.tulo. Antes de pulsar el botn 0inali-ar podemos ele ir entre(

6er la c!ns/lta en este caso veremos el resultado de la consulta, por e"emplo(

M!$i*icar el $ise8!, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Dise8! $e c!ns/lta donde podremos modificar la definicin de la consulta.

2.& LA 6ISTA DISEFO.

;a vista dise6o de una consulta de referencias cru$adas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila a6adida, la fila Ta re* cr/-. 1sta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya *emos visto con el asistente. ?ormalmente nosotros no tendremos que cambiar el dise6o, si acaso el t.tulo de las columnas que no sean encabe$ado de columna y el orden de las columnas que no sean encabe$ado de columna.

UNIDAD 10. CONSULTAS DE ACCI@N

C!ns/ltas $e creaciGn $e ta la. C!ns/ltas $e act/ali-aciGn. C!ns/ltas $e $at!s ane,a$!s. C!ns/ltas $e eli"inaciGn. Eli"inar "ensa>es.

;as consultas de accin son consultas que permiten reali$ar cambios en los datos almacenados en una tabla. #on estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los re istros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos re istros o eliminar re istros. 1n todos los casos antes de *acer efectiva la modificacin sale un cuadro de dilo o para confirmar la operacin dndonos as. la oportunidad de cancelarla.

ELIMINA' MENSAIES DE CON0I'MACI@N.

#omo ya *emos visto, cuando se e"ecuta una consulta de accin Access nos avisa de los cambios por si queremos cancelar la operacin. 1n ocasiones estos mensa"es pueden no ser necesarios y podemos preferir que se e"ecute la consulta sin pedirnos confirmacin. 1sto lo podemos conse uir cambiando las opciones de Access. ,ara ello desple ar el men! 9erra"ientas y seleccionar Opci!nes...

Aparecer la ventana Opci!nes, *acer clic sobre la fic*a M!$i*icarEB/scar.

1n la seccin C!n*ir"ar podemos(

Activar o desactivar los mensa"es de Ca" i!s en l!s re#istr!s, son los mensa"es que aparecen cuando va a( 1liminar re istros.

2odificar re istros.

'nsertar re istros.

'nsertar en tabla nueva.

Activar o desactivar los mensa"es de Eli"inaci!nes $e $!c/"ent!, mensa"es que aparecen cuando se eliminan ob"etos de la base de datos 7tablas, consultas, formularios,...% por e"emplo(

Activar o desactivar los mensa"es de C!ns/ltas $e acciGn, mensa"es que aparecen cuando abrimos una consulta de accin desde la ventana Base de datos, por e"emplo(

1.& CONSULTAS DE C'EACI@N DE TABLA.

;as c!ns/ltas $e creaciGn $e ta la son consultas que al"acenan en /na n/e3a ta la el resultado de una consulta de seleccin. )e suelen utili$ar para crear ta las $e tra a>!, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea 7por e"emplo para almacenar el resultado de una consulta comple"a que tarda en e"ecutarse y que vamos a utili$ar en varios informes% y cuando *emos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser !til para sacar $at!s en /na ta la para en3iarl!s a al#/ien, o para crear copias de nuestras tablas. ,ara crear /na c!ns/lta $e CreaciGn $e ta la( Abrimos una nueva consulta en vista dise6o. A6adimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a rabar en la nueva tabla. &ise6amos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta apare$can e-actamente los re istros que queremos uardar en la nueva tabla. &esple amos el men! C!ns/lta y ele imos la opcin C!ns/lta $e creaciGn $e ta la...

3 bien desple amos el botn de la barra de *erramientas y ele imos la opcin C!ns/lta $e creaciGn $e ta la...

Aparecer el cuadro de dilo o Crear ta la( 1scribimos en el recuadro N!" re $e ta laA el nombre de la nueva tabla.

?ormalmente crearemos la tabla en la misma base de datos 7opcin Base $e $at!s acti3a% pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra ase $e $at!sA y escribir en el cuadro N!" re $el arc2i3!A el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. &ebe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn E,a"inar.... ,ulsamos E,a"inar... aparecer el cuadro de dilo o para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos uardar la nueva tabla. ,or !ltimo *acemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Dise8! $e c!ns/ltaA

;a ventana de dise6o ser i ual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a rabar en la nueva tabla, la !nica diferencia es que en la barra de t.tulo despus del nombre de la consulta pone C!ns/lta $e creaciGn $e ta la y si abrimos las propiedades de la consulta *aciendo clic sobre el icono de la barra de *erramientas veremos en la propiedad Ta la $e $estin! el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base $e $at!s $e $estin! la base de datos donde se crear(

,ara 3er l!s $at!s 7/e se #ra ar?n en la nueva tabla *acer clic sobre el tipo de 3ista 9!>a $e $at!s de la barra de *erramientas o bien desple ar el men! 6er y ele ir la opcin 6ista 2!>a $e $at!s. 1sta opcin nos permite visuali$ar los datos sin que se cree la nueva tabla. ;a opcin E>ec/tar c!ns/lta *ace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. ,ara e"ecutar la consulta *acer clic sobre el icono men! C!ns/lta y ele ir la opcin E>ec/tar. o bien desple ar el

#uando e"ecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya e-iste una tabla con el nombre de la nueva tabla. ;os campos de la nueva tabla se llamarn como el encabe$ado de los campos de la consulta y *eredarn el tipo de datos de los campos ori en pero no *eredan propiedades como clave principal, .ndices, etc...

2.& CONSULTAS DE ACTUALIHACI@N.

;as c!ns/ltas $e act/ali-aciGn son consultas que permiten "!$i*icar l!s $at!s al"acena$!s en /na ta la, modifican el contenido de los re istros de una tabla. )e pueden modificar de olpe todos los re istros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. ,ara crear /na c!ns/lta $e act/ali-aciGn( Abrimos una nueva consulta en vista dise6o. A6adimos la tabla que queremos actuali$ar. &esple amos el men! C!ns/lta y ele imos la opcin C!ns/lta $e act/ali-aciGn.

bien desple amos el botn de la barra de *erramientas y ele imos la opcin C!ns/lta $e act/ali-aciGn.

A partir de ese momento la cuadr.cula cambia de aspecto, *an desaparecido las filas Or$enA y M!strarA por carecer de sentido aqu. y en su lu ar tenemos la fila Act/ali-ar aA como puedes ver en el e"emplo que te ofrecemos a continuacin(

1l Ori#en de la consulta puede ser una ta la: /na c!ns/lta ! /na c!" inaciGn $e ta las. 1n la cuadr.cula KB1 solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de b!squeda y los campos que se quieren actuali$ar. 1n la fila Act/ali-ar aA escribimos la e,presiGn que calc/la el n/e3! 3al!r a asi#nar al campo.

;a e-presin puede ser un valor fi"o, un nombre de campo del ori en o cualquier e-presin basada en campos del ori en, tambin podr.a ser un parmetro. 1sta e-presin debe enerar un valor del tip! $e $at! apr!pia$! para la columna indicada. ;a e-presin debe ser calc/la le a partir $e l!s 3al!res $e la *ila que se est actuali$ando. Si para el clculo de la e-presin se utili$a una c!l/"na 7/e ta" iBn se "!$i*ica: el valor que se /tili-a es el antes $e la "!$i*icaciGn: lo mismo para la c!n$iciGn $e %s7/e$a. ,ara que la actuali$acin afecte a una parte de los re istros de la tabla tendremos que selecci!nar l!s re#istr!s a act/ali-ar mediante un criteri! $e %s7/e$a. )i la consulta no incluye criterio de b!squeda se act/ali-ar?n t!$!s l!s re#istr!s de la tabla. 1n nuestro e"emplo *emos incluido el criterio de b!squeda ]CG$i#! c/rs!^ O

0, y en la fila Act/ali-ar aA del campo ]cG$i#! c/rs!^ *emos puesto n/l!, lo que si nifica que actuali$ar el campo cG$i#! c/rs! al valor n/l! en los re istros donde cG$i#! c/rs! sea i ual a cer!.
)i act/ali-a"!s una c!l/"na definida como parte $e /na relaciGn, esta columna se podr actuali$ar o no si uiendo las re#las $e inte#ri$a$ re*erencial. 7Ver unidad D% ,ara 3er l!s $at!s 7/e se "!$i*icar?n antes de reali$ar la actuali$acin podemos *acer clic sobre el tipo de vista 9!>a $e $at!s de la barra de *erramientes bien desple ar el men! 6er y ele ir la opcin 6ista 2!>a $e $at!s. o

,ara e>ec/tar la c!ns/lta *acer clic sobre el icono o bien desple ar el men! C!ns/lta y ele ir la opcin E>ec/tar. Al e"ecutar la consulta se reali$ar la actuali$acin de la tabla. #uando el 3al!r a $e>ar en el campo que actuali$amos es /n 3al!r *i>!, lo ponemos en la fila Act/ali-ar aA sin ms, Access se encar ar de a6adir las comillas si el campo es de tipo te-to o las P P si el campo es de tipo fec*a.

#uando el 3al!r a $e>ar en el campo que actuali$amos est contenido en /n ca"p! de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre ] ^ para que Access no lo confunda con un valor fi"o de tipo te-to y le a6ada las comillas. ,or e"emplo, supon amos que *emos a6adido a la tabla alumnado un nuevo campo )r!3incia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayor.a de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo pr!3incia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y lue o cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. 1n la consulta a crear *abr.a de poner en la cuadr.cula la columna )r!3incia y en la fila Act/ali-ar aA poner ])! laciGn^ entre corc*etes para que Access entienda que tiene que co er el valor del campo )! laciGn. Tambin podemos utili$ar en la fila Act/ali-ar aA una e,presiGn asa$a en el ca"p! 7/e esta"!s act/ali-an$! u otro campo que tambin actuali$amos en esa consulta. 1n estos casos se /tili-ar?: para calcular la e-presin, l!s 3al!res antes $e la act/ali-aciGn. por e"emplo queremos subir un 4O el precio de nuestros art.culos, la e-presin a escribir en la fila Act/ali-ar aA del campo preci! ser.a ]preci!^ Y 1:1 7esta e-presin es equivalente a ]preci!^ . S]preci!^ Y 10 E100T%. #uando el 3al!r a /tili-ar se encuentra en !tra ta la tenemos que definir el ori en de la consulta de tal forma que cada fila del ori en conten a el campo a actuali$ar y el campo que contiene el valor a utili$ar para la actuali$acin. ,or e"emplo supon amos que *emos a6adido un campo 2!ras restantes a la tabla al/"na$! para uardar el n!mero de *oras que le quedan al alumnos para acabar el curso. ,odr.amos crear una consulta para actuali$ar ese campo con el nc2!ras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de *oras del curso. 1n este caso el ori en de la consulta tiene que contener el campo 2!ras restantes y el campo nc2!ras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso *abr.a que combinar las tablas Al/"na$! y C/rs!s. ;a consulta quedar.a as.(

3.& CONSULTA DE DATOS ANEQADOS.

;as c!ns/ltas $e $at!s ane,a$!s son consultas que a8a$en *ilas enteras a /na ta la. ;os nuevos re istros se a#re#an siempre al *inal $e la ta la. ;a insercin se puede reali$ar de una fila o de varias filas de olpe, normalmente co iendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos ane-ados tendr un ori en 7la tabla o tablas de donde co er los datos% y un destino 7la tabla donde insertamos estos datos%. 1l mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a rabar y lo que var.a es que a*ora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. ,ara crear /na c!ns/lta $e $at!s ane,a$!s( Abrimos una nueva consulta en vista dise6o. A6adimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. &ise6amos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta apare$can los datos a insertar. &esple amos el men! C!ns/lta y ele imos la opcin C!ns/lta $e $at!s ane,a$!s...

bien desple amos el botn de la barra de *erramientas y ele imos la opcin C!ns/lta $e $at!s ane,a$!s...

Aparecer el si uiente cuadro de dilo o(

1scribimos en el recuadro N!" re $e ta laA el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos re istros. ?ormalmente la tabla estar en la misma base de datos 7opcin Base $e $at!s acti3a% pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra ase $e $at!sA y escribir en el cuadro N!" re $e arc2i3!A el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. &e ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn E,a"inar.... ,ulsamos E,a"inar... aparecer el cuadro de dilo o para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. ,or !ltimo *acemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Dise8! $e c!ns/lta.

;a ventana de dise6o ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a rabar en la nueva tabla, la !nica diferencia es que tiene una nueva fila Ane,ar aA.

)i abrimos las propiedades de la consulta *aciendo clic sobre el icono de la barra de *erramientas veremos en la propiedad Ta la $e $estin! el nombre de la tabla destino y en Base $e $at!s $e $estin! la base de datos donde se encuentra la tabla destino.

1n la fila Ane,ar aA indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos de"ar el valor definido en esa columna. 1n la fila Ca"p!A indicamos el valor que queremos se rabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del ori en, un valor fi"o, o cualquier e-presin vlida. ,odemos incluir un criteri! $e insertarn en el destino. %s7/e$a para seleccionar del ori en los re istros que se

#uando no rellenamos al !n campo del destino, el campo se rellenar con el valor que ten a en su propiedad 6al!r pre$eter"ina$!. 1n nuestro e"emplo no se ane-a nada a los campos 0ec2a inicial y 0ec2a *inal por lo que se rellenarn a n/l! 7su valor predeterminado%. #uando la tabla tiene una c!l/"na $e tip! c!nta$!r, lo normal es n! asi#nar 3al!r a esa columna para que el sistema le asi ne el valor que le toque se !n el contador, si por el contrario queremos que la columna ten a un valor concreto, lo indicamos en la fila Ca"p!A. )i la ta la $estin! tiene cla3e principal y en ese campo intentamos no asi nar valor, asi nar el valor nulo o un valor que ya e-iste en la tabla, Access no a6ade la fila y da un mensa"e de error de Xin*racci!nes $e cla3eX. ,or eso en nuestro e"emplo asi namos al campo CG$i#! C/rs! el valor de la e-presin ]CG$i#! C/rs!^ . 1000 para que no se eneren cdi os duplicados que ocasionar.an errores 7suponiendo que los cdi os de curso que tenemos actualmente no lle an a /000%. )i tenemos definido /n 4n$ice %nic! 7sin duplicados% e intentamos asi nar un valor que ya e-iste en la tabla tambin devuelve el mismo error. )i la ta la $estin! est relaci!na$a c!n !tra, se se uirn las re#las $e inte#ri$a$ re*erencial.

1.& CONSULTA DE ELIMINACI@N.

;as c!ns/ltas $e eli"inaciGn son consultas que eli"inan $e /na ta la l!s re#istr!s que cumplen el criterio de b!squeda especificado.

,ara crear /na c!ns/lta $e eli"inaciGn( Abrimos una nueva consulta en vista dise6o. A6adimos la tabla de la que queremos borrar los re istros. &esple amos el men! C!ns/lta y ele imos la opcin C!ns/lta $e eli"inaciGn.

3 bien desple amos el botn opcin C!ns/lta $e eli"inaciGn.

de la barra de *erramientas y ele imos la

A partir de ese momento la cuadr.cula cambia de aspecto, *an desaparecido las filas Or$enA y M!strarA por carecer de sentido aqu. y en su lu ar tenemos la fila Eli"inarA cmo puedes en el e"emplo que te ofrecemos a continuacin(

1l Ori#en de la consulta puede ser una ta la: /na c!ns/lta ! /na c!" inaciGn $e ta las. )e utili$a una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar re istros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de b!squeda. 1n la cuadr.cula KB1 solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de b!squeda y si el ori en de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los re istros.

1n la fila Eli"inarA podemos seleccionar dos opciones, la opcin DGn$e indica un criterio de b!squeda, y la opcin Des$e indica que queremos borrar los re istros de la tabla especificada en esa columna. ,or e"emplo(

#on esta consulta eliminamos los cursos 7 Des$e la tabla C/rs!s% que ten an alumnos de Valencia 7DGn$e )! laciGn O _6alencia_%. #uando el !ri#en es /na s!la ta la la columna Des$e no es necesaria. )i NO se indica un criteri! $e ,ara 3er l!s $at!s 7/e se %s7/e$a, se borran TODOS los re istros de la tabla.

!rrar?n antes de reali$ar la eliminacin podemos *acer clic o bien desple ar el

sobre el tipo de 3ista 9!>a $e $at!s de la barra de *erramientas men! 6er y ele ir la opcin 6ista 2!>a $e $at!s.

,ara e>ec/tar la c!ns/lta *acer clic sobre el icono o bien desple ar el men! C!ns/lta y ele ir la opcin E>ec/tar. Al e"ecutar la consulta se reali$ar la eliminacin de los re istros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. 5na ve$ borrados, l!s re#istr!s n! se p/e$en rec/perar. )i re no no la ta la donde borramos est relaci!na$a c!n !tras ta las se podrn borrar o no los istros si#/ien$! las re#las $e inte#ri$a$ re*erencial definidas en esas relaciones. )i puede borrar todas las filas que ten.a que borrar nos manda un mensa"e avisndonos que *a podido eliminar tantas filas por infrin ir esas re las.

UNIDAD 11. LOS 0O'MULA'IOS

Intr!$/cciGn. El asistente para *!r"/lari!s. E$itar $at!s $e /n *!r"/lari!. La 3ista Dise8! $e *!r"/lari!. La arra Dise8! $e *!r"/lari!. )r!pie$a$es $el *!r"/lari!. El c/a$r! 9erra"ientas. Tra a>ar c!n c!ntr!les.

;os *!r"/lari!s sirven para $e*inir pantallas #eneral"ente para e$itar l!s re#istr!s $e /na ta la ! c!ns/lta.

1.& INT'ODUCCI@N.
,ara crear /n *!r"/lari! tenemos que posicionarnos en la ventana Base $e $at!s con el ob"eto 0!r"/lari!s selecci!na$!, si *acemos clic en el botn con las distintas formas que tenemos para crear un formulario( se abre una ventana

6ista Dise8!A Abre un formulario en blanco en la vista dise6o y tenemos que ir incorporando los distintos ob"etos que queremos apare$can en l. 1ste mtodo no se suele utili$ar ya que en la mayor.a de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utili$ar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el dise6o para a"ustar el formulario a nuestras necesidades. 1n esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el dise6o de un formulario.

Asistente para *!r"/lari!sA 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en la creacin del formulario. A/t!*!r"/lari!A #onsiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta ori en. )e !n el tipo de formulario que eli"amos 7en c!l/"nas, en ta la,...% el formulario presentar los datos de manera diferente, cuando *acemos clic en una de las opciones, en la

parte i$quierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. ,or e"emplo A/t!*!r"/lari!A en c!l/"nas presenta cada re istro en una pantalla mientras que A/t!*!r"/lari!A en ta la presenta varios re istros en una misma pantalla y cada re istro en una fila. ,ara poder utili$ar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Eli>a la ta la ! c!ns/lta $e $!n$e pr!ce$en l!s $at!s $el ! >et!A con el nombre del ori en del formulario. 1ste ser el !nico dato a introducir, una ve$ introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botn Aceptar, Access se encar a del resto.

Asistente para #r?*ic!sA 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en la creacin del rfico. Asistente para ta las $in?"ic!sA 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en la creacin de la tabla dinmica. 1-plicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utili$ando el asistente .

2.& EL ASISTENTE )A'A 0O'MULA'IOS.

,ara arrancar el asistente para formularios podemos *acerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base $e $at!s con el ob"eto 0!r"/lari!s selecci!na$!, *aciendo doble clic en la opcin Crear /n *!r"/lari! /tili-an$! el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente(

1n esta ventana nos pide introducir l!s ca"p!s a incluir en el formulario. ,rimero seleccionamos la tabla o consulta $e $!n$e c!#er? l!s $at!s del cuadro Ta lasEC!ns/ltas, este ser el !ri#en $el *!r"/lari!. )i queremos sacar datos de varias tablas lo me"or ser crear una consulta para obtener esos datos y lue o ele ir como ori en del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los ca"p!s a incl/ir en el formulario *aciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la lista de

)i nos *emos equivocado de campo pulsamos el botn campos seleccionados.

,odemos selecci!nar t!$!s los campos a la ve$ *aciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la ve$ *aciendo clic sobre el botn .

A continuacin pulsamos el boton Si#/ienteD y aparece la ventana que puedes ver en la si uiente p ina...

1n esta pantalla ele imos la $istri /ciGn $e l!s $at!s dentro del formulario. )eleccionando un formato aparece en el dibu"o de la i$quierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. 5na ve$ seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Si#/iente y aparece la si uiente pantalla(

1n esta pantalla ele imos el estil! que queremos dar al formulario, podemos ele ir entre los estilos que tiene definidos Access. )eleccionando un estilo aparece en el dibu"o de la i$quierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. 5na ve$ seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Si#/iente y aparece la !ltima pantalla del asistente para formularios(

1n esta ventana el asistente nos pre unta el t4t/l! $el *!r"/lari!, este t.tulo tambin ser el nombre asi nado al formulario. Antes de pulsar el botn 0inali-ar podemos ele ir entre(

A rir el *!r"/lari! para 3er ! intr!$/cir in*!r"aciGn en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de re istros, por e"emplo(

M!$i*icar el $ise8! $el *!r"/lari! , si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Dise8! $e *!r"/lari! donde podremos modificar el aspecto del formulario, por e"emplo(

3.& EDITA' DATOS DE UN 0O'MULA'IO.

,ara e$itar $at!s $e /na ta la /tili-an$! /n *!r"/lari! , debemos abrir el formulario posicionndonos en la ventana Base $e $at!s con el ob"eto 0!r"/lari! selecci!na$!, y *acer clic en el botn o simplemente *acer doble clic sobre el nombre del formulario en la ventana Base $e $at!s. Aparecern los datos del ori en del formulario con el aspecto definido en el formulario 7la 3ista 0!r"/lari!%. ,odemos a continuacin buscar datos, reempla$ar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista 9!>a $e $at!s de una tabla, despla$arnos a lo lar o de la tabla utili$ando la barra de despla$amiento por los re istros aspecto de la pantalla. que ya conocemos, lo !nico que cambia es el

1.& LA 6ISTA DISEFO DE 0O'MULA'IO.

;a vista dise6o es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del ori en del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante.

,ara entrar en la vista dise6o debemos posicionarnos en la ventana Base $e $at!s con .

el 0!r"/lari! selecci!na$! y a continuacin *acemos clic en el botn ?os aparece la ventana Dise8! $e *!r"/lari!(

1l rea de dise6o consta de tres secci!nes( ;a seccin Enca e-a$! $e *!r"/lari!, en ella ponemos lo que queremos que apare$ca al principio del formulario. ;a seccin Detalle, en ella aparecern los re istros del ori en del formulario, o varios re istros o uno slo por pantalla se !n el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios re istros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el dise6o correspondiente a un slo re istro. ;a seccin )ie $e *!r"/lari!, en ella ponemos lo que queremos apare$ca al final del formulario.

,odemos eliminar el encabe$ado o el pie con el men! 6er la opcin enca e-a$! ! pie $e *!r"/lari!.

;a marca a la i$quierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. ,ara abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de dise6o tenemos unas re#las que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una c/a$r4c/la que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de dise6o. ,ara ver u ocultar las re las o la cuadr.cula tenemos en el men! 6er las opciones 'e#la y C/a$r4c/la respectivamente, en la ima en anterior puedes ver estas opciones.

J.& LA BA''A DISEFO DE 0O'MULA'IO.

)i *as entrado en Dise8! $e *!r"/lari! y no aparece esta barra la puedes *acer aparecer desde el men! 6er: Barras $e 9erra"ientas, opcin Dise8! $e *!r"/lari!s.

A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

1l primero permite pasar de una vista a otra, si lo desple amos podemos ele ir entre 6ista Dise8! la que estamos describiendo a*ora, la 6ista 0!r"/lari! que nos presenta los datos del ori en del formulario tal como lo tenemos definido en la vista dise6o y la 6ista 9!>a $e Dat!s que ya conocemos, las otras dos vistas no entran en el curso.

1l botn +/ar$ar nos permite dise6o sin salir del formulario. 1l botn B/scar

uardar los cambios que vayamos *aciendo en el

permite buscar arc*ivos. 7para ver cmo

&espus tenemos los botones I"pri"ir y 6ista preli"inar quedar la impresin antes de mandar el formulario a impresora%.

;ue o tenemos los botones C!rtar , C!piar , )e#ar , y C!piar *!r"at! para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro formulario. ,ara que #ortar,

#opiar y #opiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el<los control<es sobre los que queremos aplicar la accin. ,or e"emplo, seleccionar el control a copiar, *acer clic en el botn #opiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos de"ar la copia y *acer clic sobre el botn ,e ar.

;os botones Des2acer y 'e2acer para des*acer las !ltimas acciones reali$adas por si nos *emos equivocado o re*acerlas despus de des*acer. ,ara insertar /n 2iper34nc/l! tenemos el botn .

1l si uiente botn *ace aparecer y desaparecer el cuadro Lista $e ca"p!s en el que aparecen todos los campos del ori en de datos para que sea ms cmodo a6adirlos en el rea de dise6o como veremos ms adelante.

1l botn *ace aparecer y desaparecer el cuadro 9erra"ientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo a6adirlos en el rea de dise6o como veremos ms adelante.

#on el botn A/t!*!r"at! podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro formulario asi nndole un dise6o de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.

Todo formulario tiene asociada una p?#ina $e cG$i#! en la que podemos pro ramar ciertas acciones utili$ando el len ua"e VBA 7Visual Basic para Aplicaciones%, se accede a esta p ina de cdi o *aciendo clic sobre el botn .

#on el botn seleccionado.

*acemos aparecer y desaparecer el cuadro )r!pie$a$es del control

)'O)IEDADES DE UN 0O'MULA'IO.
Visuali$ar las propiedades(

,ara visuali$ar las propiedades de cualquier ob"eto debemos situarnos en ese ob"eto y abrir la ventana )r!pie$a$es, en concreto para acceder a las propiedades del formulario *acer clic sobre la esquina superior i$quierda del formulario 7la que tiene un cuadrito ne ro% y *acer clic en el botn de la barra de *erramientas, se abrir la ventana )r!pie$a$es que iremos viendo a continuacin. ;as propiedades estn or ani$adas en esta ventana en varias fic*as, la fic*a T!$as recopila todas las propiedades, la fic*a E3ent!s permite asociar macros, procedimientos o cdi o VBA a e"ecutar cuando se produ$ca al !n evento asociado al formulario, esto no entra en el marco de este curso. &e las dems fic*as destacaremos las propiedades que ms se utili$an.

;a fic*a Gormato(

1l t4t/l! es el que aparece en la barra de t.tulo. 6ista pre$eter"ina$a permite especificar la presentacin inicial del formulario, es la vista con la que se visuali$an los datos al abrir el formulario. 1n esta propiedad podemos ele ir entre los si uientes valores(

o Un %nic! *!r"/lari!( muestra un slo re istro por pantalla. o 0!r"/lari!s c!ntin/!s( muestra varios re istros 7tantos como quepan en la
ventana actual%, se enera una copia de la seccin detalle del formulario por cada re istro que quepa en la ventana.

o 9!>a $e $at!s( muestra los campos del formulario or ani$ados en filas y

columnas como la vista *o"a de datos que ya conocemos.

;as propiedades )er"itir... indican a qu tipo de vista se puede pasar una ve$ abierto el formulario, las que ten an la propiedad a S4 sern las vistas mostradas en la lista del botn y en el men! 6er.

Barras $e $espla-a"ient!( permite definir qu barras de despla$amiento queremos que se vean en el formulario para cuando el formulario es ms rande que la pantalla de nuestro ordenador, puede ser la 3ertical, 2!ri-!ntal, a" as onin#/na. Select!res $e re#istr!s( para especificar si deben aparecer o no los selectores de re istros 7el selector de re istros es el peque6o cuadrado o barra colocado a la i$quierda de un re istro en el que se puede *acer clic para seleccionar todo el re istro en las vistas 9!>a $e $at!s y 0!r"/lari! y que aparece con un lpi$ cuando estamos modificando el re istro%.

B!t!nes $e $espla-a"ient!( si la propiedad est establecida a S4 aparece en la vista formulario la barra de despla$amiento por los re istros del ori en del formulario

Separa$!res $e re#istr!s( si la propiedad est establecida a S4 aparece en la vista formulario una l.nea de separacin entre cada re istro. 1sta propiedad se suele utili$ar cuando la vista predeterminada es la de 0!r"/lari!s c!ntin/!s. A>/ste $e ta"a8! a/t!"?tic!, indica si una ventana 0!r"/lari! se abre automticamente con el tama6o adecuado para mostrar re istros completos. ;a ventana 0!r"/lari! slo cambia de tama6o si se abre en 3ista 0!r"/lari!. )i abres el formulario primero en la 3ista Dise8! o la 3ista 9!>a $e $at!s y a continuacin, pasas a la 3ista 0!r"/lari!, la ventana 0!r"/lari! no cambiar de tama6o. Centra$! a/t!"?tic!( indica si el formulario ser centrado automticamente en la ventana de la aplicacin cuando se abra. &ependiendo del tama6o y la colocacin de la ventana de la aplicacin, los formularios pueden aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicacin, ocultando parte del mismo. Al centrar el formulario automticamente cuando se abre *ace que sea ms fcil de ver y de usar.

)i en la vista &ise6o introduces al !n cambio en un formulario cuya propiedad A>/ste De Ta"a8! A/t!"?tic! est establecida en N! y cuya propiedad Centra$! A/t!"?tic! est establecida en S4, cambia a la vista Gormulario antes de uardar el formulario. )i no lo *aces, 2icrosoft Access recorta el formulario por los bordes derec*o e inferior la si uiente ve$ que abre el formulario. )i la propiedad Centra$! A/t!"?tic! est establecida en N!, se abre una ventana 0!r"/lari! con su esquina superior i$quierda en la misma posicin que cuando se cerr. ;as propiedades referentes a !t!nes sirven para que estos botones apare$can o no en la ventana 0!r"/lari!. ;as propiedades referentes a i"a#en se refieren a una ima en de fondo del formulario, en ocasiones definir una ima en de fondo puede requerir una ran cantidad de memoria.

;a fic*a &atos(

Ori#en $el re#istr!( permite indicar $e 7/B ta la ! c!ns/lta se sacar?n l!s $at!s a visuali$ar en el formulario. Al posicionar el cursor sobre esta propiedad en la parte derec*a aparece una flec*a para desple ar la lista de todas las tablas y consultas definidas en la base de datos y poder ele ir una de ellas, tambin aparece el botn que permite entrar en una ventana Dise8! $e c!ns/lta y definir una nueva consulta que no se almacenar como tal sino que la propiedad se rellenar con el cdi o )K; correspondiente a la consulta que *ayamos definido. Tambin las personas que sepan )K; pueden escribir la sentencia )K; directamente en la propiedad. 0iltr!( permite poner una condicin para *iltrar l!s re#istr!s del ori en que queremos apare$can en el formulario. 1l filtro entrar en funcionamiento cuando pulsemos el botn aplicar filtro de la barra de *erramientas o la opcin Aplicar *iltr! / !r$enar del men! 'e#istr!s. Or$enar p!r( permite indicar el campo por el cual queremos que sal an los re#istr!s !r$ena$!s. )i queremos poner varios campos de ordenacin tenemos que separarlos por punto y coma. )er"itir *iltr!s( si esta propiedad est establecida a N! quedarn desactivados los botones de la barra de *erramientas y las opciones del men! 'e#istr!s referentes a filtros. )er"itir e$ici!nes( si esta propiedad est establecida a N! no se podrn reali$ar cambios en los datos que apare$can en el formulario, !nicamente se podrn visuali$ar. )er"itir eli"inaciGn( si esta propiedad est establecida a N! no se podrn borrar re istros. )er"itir a#re#ar( si esta propiedad est establecida a N! no se podrn a6adir nuevos re istros. Entra$a $e $at!s( si esta propiedad est establecida a S4 cuando se abre el formulario no se visuali$an los re istros que ya e-isten en el ori en sino que se nos abre un re istro en blanco para empe$ar a a6adir nuevos re istros. )e puede utili$ar por e"emplo cuando queremos que al uien introdu$ca nuevos datos en una tabla pero sin que ten a acceso a los datos que estaban ya rabados.

;a fic*a 3tras(

E"er#ente( un formulario emer ente es un formulario que permanece encima de otras ventanas. 5n formulario emer ente puede ser modal o no modal. M!$al( cuando un formulario se abre como un formulario modal, el usuario debe cerrar el formulario para poder *acer clic fuera del formulario. ;os cuadros de dilo o y los mensa"es suelen ser modales. Cicl!( permite especificar qu sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el !ltimo campo de un formulario dependiente.

o )i ele imos el valor T!$!s l!s re#istr!s, pasaremos al si uiente re istro. o )i ele imos el valor 'e#istr! acti3!, nos quedaremos en el re istro y
volveremos al primer campo del re istro. )i ele imos el valor )?#ina acti3a, re resamos al primer campo de la p ina. arranca el #enera$!r de e-presiones, de macros o de cdi o. .

1l botn

)i queremos pasar a la ventana Base $e $at!s tenemos el botn

,ara crear /na n/e3a ta la, consulta, formulario, informe, macro, etc... sin salir de , al desple arlo indicaremos qu tipo de

nuestro formulario podemos utili$ar el botn ob"eto queremos crear en la base de datos.

,or !ltimo podemos acceder a la ay/$a de Access *aciendo clic en el botn

K.& EL CUAD'O 9E''AMIENTAS.

,ara definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utili$an lo que llamamos controles. 5n c!ntr!l no es ms que un ! >et! 7/e "/estra $at!s: reali-a acci!nes ! se /tili-a c!"! $ec!raciGn. ,or e"emplo, podemos utili$ar un cuadro de te-to

para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una l.nea o un rectn ulo para separar y a rupar controles con el fin de *acerlos ms le ibles. 1n el cuadro 9erra"ientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden a6adir al formulario. )i no aparece el cuadro 9erra"ientas *a$ clic sobre el botn *erramientas. de la barra de

#uando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos l!7/ear el c!ntr!l *aciendo doble clic sobre l 7aparecer rodeado de una l.nea ms oscura%, a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de *acer clic sobre el botn correspondiente cada ve$. ,ara 7/itar el l!7/e! *acemos clic sobre el botn .

1l cuadro incluye los si uientes tip!s $e c!ntr!les(

Eti7/eta sirve para visuali$ar un te-to fi"o, te-to que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad T4t/l!. C/a$r! $e te,t! se utili$a mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del ori en del formulario. 1ste tipo de cuadro de te-to se llama un c/a$r! $e te,t! $epen$iente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Gormulario estaremos cambiando el dato en el ori en. ;os c/a$r!s $e te,t! tambin pueden ser in$epen$ientes, por e"emplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. ;os datos de un cuadro de te-to independiente no se uardan en nin !n sitio. 1n la propiedad Ori#en $el c!ntr!l tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado 7cuando es un dependiente% o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este !ltimo caso *ay que preceder la frmula por el si no de i ualdad V.

+r/p! $e !pci!nes )e utili$a para presentar un con"unto limitado de alternativas. 5n rupo de opciones *ace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que *acer clic en el valor que desee. )lo se puede seleccionar una opcin del rupo a la ve$. ;as opciones deben ser pocas sino es me"or utili$ar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en ve$ de un rupo de opciones. 5n rupo de opciones consta de un marco de rupo as. como de un con"unto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. #uando insertamos en el formulario un rupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el rupo de opciones.

B!tGn $e alternar , se suele utili$ar para a6adir una nueva opcin a un rupo de opciones ya creado, tambin se puede utili$ar para presentar un campo de tipo S4EN!, si el campo contiene el valor S4, el botn aparecer presionado.

B!tGn $e !pciGn , se suele utili$ar para a6adir una nueva opcin a un rupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S4EN!. )i el campo contiene el valor S4, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .

Casilla $e 3eri*icaciGn , se suele utili$ar para a6adir una nueva opcin a un rupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S4EN!. )i el campo contiene el valor S4, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro .

C/a$r! c!" ina$! . 1n muc*os casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. 5na lista de posibilidades ayuda tambin a ase urar que el valor que se *a introducido en el campo es correcto. )i no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utili$a un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor 7el almacenado en el campo asociado al control% y si queremos ver la lista, la desple amos con la flec*a que tiene a la derec*a. #uando a6adimos un cuadro combinado al rea de dise6o, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

C/a$r! $e lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desple ada en todo momento. Al i ual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabe$ados. #uando a6adimos un cuadro de lista al rea de dise6o, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

B!tGn $e c!"an$! . 5n botn de comando permite e"ecutar una accin con un simple clic, por e"emplo abrir otro formulario, borrar el re istro, e"ecutar una macro, etc... Al *acer clic en el botn, no slo se e"ecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para reali$ar ms de treinta acciones predefinidas distintas.

C!ntr!l i"a#en cambiar de re istro.

para insertar im enes en el formulario, esta ima en no variar al

Marc! $e ! >et! in$epen$iente para insertar controles como un arc*ivo de sonido, un documento Eord, un rfico, etc... )ern controles que no variarn al cambiar de re istro.

Marc! $e ! >et! $epen$iente de un re istro a otro.

para insertar una ima en u otro ob"eto que cambia

Salt! $e p?#ina , el salto de p ina no tiene efecto en la 3ista 0!r"/lari! pero s. en la 3ista preli"inar y a la *ora de imprimir.

C!ntr!l *ic2a , se utili$a cuando queremos presentar para cada re istro del ori en muc*os campos que no caben en una sla pantalla y queremos or ani$arlos en varias fic*as. Tambin podemos a re ar un s/ *!r"/lari! . 5n subformulario es un formulario que se inserta en otro. 1l formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. 5na combinacin formulario<subformulario se llama a menudo formulario "errquico, formulario principal<detalle o formulario principal<secundario. ;os subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. ,or e"emplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla C/rs!s con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. 1l formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los re istros que estn relacionados con el re istro actual del formulario principal 7que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo%.

L4nea

para a6adir una l.nea en el formulario. para a6adir un rectn ulo al formulario. .

'ect?n#/l!

,or !ltimo podemos a6adir "?s c!ntr!les, controles ms comple"os con el botn

M.& T'ABAIA' CON CONT'OLES.

SELECCIONA' CONT'OLES.

,ara seleccionar un control basta *acer clic sobre l. #uando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos c!ntr!la$!res $e "!3i"ient! 7los ms randes% y c!ntr!la$!res $e ta"a8! 7los ms peque6os% como vemos en la si uiente ima en(

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son $e"asia$! pe7/e8!s ! *in!s 7como en el caso de las l.neas%, o porque se encuentran s!lapa$!s. 1n estos casos es muy !til utili$ar la lista $esple#a le $e selecciGn $e c!ntr!les que se encuentra en la parte superior i$quierda de la pantalla ba"o la barra de men!s.

)eleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que $esple#ar la lista y selecci!nar el c!ntr!l que te interesa. ,ara selecci!nar 3ari!s controles *acer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla S9I0T y *acer clic en cada uno de los controles a seleccionar. )i queremos seleccionar 3ari!s c!ntr!les c!nti#/!s *ay una forma ms rpida( pulsar el botn i$quierdo del ratn sobre el fondo del rea de dise6o y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibu"ado en el rea de dise6o un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados 7no *ace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado%.

AFADI' CONT'OLES.

,ara a8a$ir al formulario un n/e3! ca"p! $el !ri#en, lo ms rpido y cmodo es abrir el cuadro Ca"p!s 7si no est abierto% *aciendo clic en el botn de la barra de *erramientas. 1n este cuadro aparecen todos los campos del ori en del formulario. A continuacin *acer clic sobre el campo a a6adir y sin soltar el botn del ratn arrastar el campo en el rea del formulario *asta el lu ar donde queremos que apare$ca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de te-to asociado al campo. )i queremos a8a$ir !tr! tip! $e c!ntr!l como por e"emplo una ima en, abrir el cuadro 9erra"ientas, *acer clic sobre el tipo de control que queremos a6adir, soltar el botn del ratn, vemos que el cursor *a tomado otra forma, a*ora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn i$quierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn *asta de"ar el control del tama6o deseado.

CO)IA' CONT'OLES.

C!piar controles es muy rpido y !til si deseas intr!$/cir 3ari!s c!nt!rles $e /n "is"! tip!. )lo tienes que selecci!nar el c!ntr!l a $/plicar y *acer clic en la opcin C!piar del men! E$iciGn 7tambin puedes utili$ar la combinacin de teclas Ctrl . C%. ;ue o pB#al!s en

el formulario utili$ando el comando )e#ar del men! E$iciGn o la combinacin de teclas Ctrl . 6. 1ste mtodo te ayudar a crear r?pi$a"ente 3ari!s c!ntr!les $e /n "is"! tip! sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibu"ar en el formulario en el cuadro de controles. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, s/ c!pia aparece c!n /n n!" re $i*erente. ,uedes modificar este nombre *aciendo clic derec*o sobre l y seleccionando la opcin )r!pie$a$es en el men! conte-tual.

MO6E' CONT'OLES.

,ara "!3er /n c!ntr!l de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control *asta que el puntero del ratn tome forma de mano. 1n ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control *asta su posicin definitiva. #uando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. ,ara mover !nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo .ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo .ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. ,ara mover varios controles a la ve$, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos.

CAMBIA' EL TAMAFO DE LOS CONT'OLES.

,ara cambiar el tama6o de un control seleccionarlo para que apare$can los controladores de tama6o, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tama6o, cuando el puntero toma la forma de una flec*a doble pulsar el botn i$quierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo *asta que el control tome el tama6o deseado. ,ara cambiar el tama6o de varios controles a la ve$, seleccionarlos y cambiar el tama6o de uno de ellos, se cambiarn todos.

ALINEA' 6A'IOS CONT'OLES.

,ara alinear 3ari!s c!ntr!les, podemos moverlos uno a uno uindonos por la cuadr.cula pero tenemos una opcin del men! 0!r"at! que nos permite reali$arlo de forma ms cmoda. )eleccionamos los controles a alinear, desple amos el men! 0!r"at!, el men! Alinear y ele imos la opcin deseada se !n queramos alinear los controles a la i-7/ier$a: $erec2a: arri a: a a>!: a la c/a$r4c/la. ,ara ver el efecto de cada opcin tenemos un dibu"o en la parte i$quierda de la opcin.

AIUSTA' EL TAMAFO DE LOS CONT'OLES.

)i queremos que varios controles ten an el mismo tama6o para de"ar nuestro formulario ms *omo neo y a radable a la vista tenemos una *erramienta muy !til, la opcin Ta"a8! del men! 0!r"at!. )e procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos a"ustar, desple amos el men! 0!r"at!, el men! Ta"a8! y ele imos la opcin ms adecuada a lo que queremos *acer. ,odemos ele ir A>/star: *ace el control lo suficientemente rande para que quepa todo su contenido.

A la c/a$r4c/la( a"usta a la cuadr.cula. A>/star al "?s alt!( todos los controles toman la altura del ms alto. A>/star al "?s c!rt!( todos los controles toman la altura del menos alto. A>/star al "?s anc2!( todos los controles toman la anc*ura del ms anc*o. A>/star al "?s estrec2!( todos los controles toman la anc*ura del menos anc*o.
#uando queremos alinear y de"arlos del mismo tama6o es preferible primero a"ustar el tama6o y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anc*ura se pierde la alineacin.

AIUSTA' EL ES)ACIO ENT'E CONT'OLES.

)i queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de dise6o, podemos utili$ar unas opciones del men! 0!r"at!. )eleccionamos los controles que queremos a"ustar, desple amos el men! 0!r"at!, el men! Espaci! 2!ri-!ntal y ele imos la opcin ms adecuada a lo que queremos *acer, de"arlos con el mismo espacio entre controles 7 I#/alar%, aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la ima en a la i$quierda de la opcin 7A/"entar%, o reducir ese espacio 7Dis"in/ir%.

Tambin podemos *acer lo mismo con el espacio vertical, seleccionamos los controles que queremos a"ustar, desple amos el men! 0!r"at!, el men! Espaci! 3ertical y ele imos la opcin ms adecuada a lo que queremos *acer de"arlos con el mismo espacio entre controles 7I#/alar%, aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la ima en a la i$quierda de la opcin 7A/"entar%, o reducir ese espacio 7Dis"in/ir%.

UNIDAD 12. LOS IN0O'MES

Intr!$/cciGn. El asistente para in*!r"es. La 3ista Dise8! $e in*!r"e. La arra Dise8! $e in*!r"e. El c/a$r! 9erra"ientas. I"pri"ir /n in*!r"e. La 3entana 6ista pre3ia. A#r/par y !r$enar.

;os in*!r"es sirven para presentar los $at!s $e /na ta la o c!ns/lta #eneral"ente para i"pri"irl!s. ;a diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visuali$ar o imprimir 7no se pueden modificar% y en los informes se puede a rupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por rupos.

1.& INT'ODUCCI@N.
,ara crear /n in*!r"e tenemos que posicionarnos en la ventana Base $e $at!s con el ob"eto In*!r"es selecci!na$!, si *acemos clic en el botn con las distintas formas que tenemos para crear un informe( se abre una ventana

Vista &ise6o( Abre un informe en blanco en la vista dise6o y tenemos que ir

incorporando los distintos ob"etos que queremos apare$can en l. 1ste mtodo no se suele utili$ar ya que en la mayor.a de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utili$ar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el dise6o para a"ustar el informe a nuestras necesidades. 1n esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el dise6o de un informe.

Asistente para informes( 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en la
creacin del informe.

Autoinforme( #onsiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene

todos los datos de la tabla o consulta ori en. )e !n el tipo de autoinforme que eli"amos, el informe presentar los datos de manera diferente, cuando *acemos clic en una de las opciones, en la parte i$quierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin.

,or e"emplo A/t!in*!r"eA en c!l/"nas presenta cada re istro en una p ina mientras que A/t!in*!r"eA en ta las presenta varios re istros en una misma p ina y cada re istro en una fila. ,ara poder utili$ar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Eli>a la ta la ! c!ns/lta $e $!n$e pr!ce$en l!s $at!s $el ! >et!A con el nombre del ori en del informe. 1ste ser el !nico dato a introducir, una ve$ introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botn Aceptar, Access se encar a del resto.

Asistente para rficos( 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en la
creacin del rfico.

Asistente para etiquetas( 5tili$a un asistente que nos va uiando paso por paso en
la creacin etiquetas.

2.& EL ASISTENTE )A'A IN0O'MES.

,ara arrancar el asistente para informes podemos *acerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base $e $at!s con el ob"eto In*!r"es selecci!na$!, *aciendo doble clic en la opcin Crear /n in*!r"e /tili-an$! el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente(

1n esta ventana nos pide introducir l!s ca"p!s a incluir en el informe.

,rimero seleccionamos la tabla o consulta $e $!n$e c!#er? l!s $at!s del cuadro Ta lasEC!ns/ltas este ser el !ri#en $el in*!r"e. )i queremos sacar datos de varias tablas lo me"or ser crear una consulta para obtener esos datos y lue o ele ir como ori en del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos *aciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la lista de

)i nos *emos equivocado de campo pulsamos el botn campos seleccionados.

,odemos seleccionar todos los campos a la ve$ *aciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la ve$ *aciendo clic sobre el botn .

A continuacin pulsamos el botn Si#/ienteD y aparece la ventana que puedes ver en la si uiente p ina...

1n esta pantalla ele imos los ni3eles $e a#r/pa"ient! dentro del informe. ,odemos a rupar los re istros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto a6adir una cabecera y pie de rupo, en el pie de rupo normalmente se visuali$arn totales de ese rupo. ,ara a6adir un nivel de a rupamiento, en la lista de la i$quierda, *acer clic sobre el campo por el cual queremos a rupar y *acer clic sobre el botn clic sobre el campo%. 7o directamente *acer doble

1n la parte de la derec*a aparece un dibu"o que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la $ona central aparecen los campos que se visuali$arn para cada re istro, en nuestro e"emplo, encima aparece un rupo por poblacin, y encima un rupo por cdi o postal.

,ara quitar un nivel de a rupamiento, *acer clic sobre la cabecera correspondiente al rupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

)i queremos ca" iar el !r$en $e l!s #r/p!s definidos utili$amos los botones , la flec*a *acia arriba sube el rupo seleccionado un nivel, la flec*a *acia aba"o ba"a el rupo un nivel. #on el botn podemos re*inar el a#r/pa"ient!. :aciendo clic en ese botn aparecer el si uiente cuadro de dilo o(

1n este cuadro aparecen los distintos rupos que tenemos definidos, y por cada rupo tenemos el campo que define el rupo en Ca"p!s $e #r/p!A y el cuadro Inter3al!s $e a#r/pa"ient!A, desple ando el cuadro podemos indicar que utilice para a rupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... &espus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. 5na ve$ tenemos los niveles de a rupamiento botn Si#/ienteD y pasamos a la si uiente ventana. definidos *acemos clic en el

1n esta pantalla podemos ele ir ordenar los re istros por *asta cuatro ca"p!s $e !r$enaciGn. )eleccionamos el campo por el que queremos ordenar los re istros que saldrn

en el informe, y ele imos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para ele ir una ordenacin descendente *acer clic sobre el botn Ascen$ente y pasar a ser Descen$ente. ,odemos ele ir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin. 1sta pantalla nos permite adems a6adir totales de forma casi automtica, si queremos a6adir l.neas de totales tenemos que *acer clic sobre el botn aparecer el cuadro de dilo o Opci!nes $e res/"en(

1n el cuadro de dilo o aparece la lista de los ca"p!s n/"Bric!s que tenemos en el informe, y las */nci!nes $e a#re#a$! que se pueden seleccionar para calc/lar al#%n t!tal. ,ara que en el informe apare$ca la suma de al !n campo slo tenemos que seleccionar la casilla que se encuentra en la fila del campo y en la columna S/"a. ,odemos as. ele ir varios totales. 1n el cuadro M!strar si activamos la opcin Detalle y res/"en, aparecern en el informe tanto las l.neas de detalle 7los re istros del ori en% como las l.neas de totales. )i activamos la opcin 'es/"en sGl!, no aparecern las l.neas de detalle. )i activamos la casilla Calc/lar el p!rcenta>e $el t!tal p!r s/"as a6ade un total el porcenta"e que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los re istros. ,or e"emplo si sumamos las *oras por rupo el porcenta"e ser.a el porcenta"e que representan las *oras del rupo sobre el total de *oras de todos los rupos. 5na ve$ rellenadas las opciones correspondientes *acemos clic en el botn Aceptar para volver a la ventana del asistente. ,ara se uir con el asistente *acemos clic sobre el botn Si#/ienteD y aparece la si uiente ventana(

1n esta pantalla ele imos la $istri /ciGn $e l!s $at!s dentro del informe. )eleccionando una distribucin aparece en el dibu"o de la i$quierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. 1n el cuadro OrientaciGn podemos ele ir entre impresin 6ertical u 9!ri-!ntal 7apaisado%. #on la opcin A>/star el anc2! $el ca"p! $e *!r"a 7/e 7/epan t!$!s l!s ca"p!s en /na p?#ina, se supone que el asistente enerar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Si#/ienteD y aparece la ventana si uiente(

1n esta pantalla ele imos el estil! que queremos dar al informe, podemos ele ir entre los estilos que tiene definidos Access. )eleccionando un estilo aparece en el dibu"o de la i$quierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo. 5na ve$ seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Si#/iente y aparece la !ltima pantalla del asistente para informes(

1n esta ventana el asistente nos pre unta el t4t/l! $el in*!r"e, este t.tulo tambin ser el nombre asi nado al informe. Antes de pulsar el botn 0inali-ar podemos ele ir entre(

6ista pre3ia $el in*!r"e: en este caso veremos el resultado del informe preparado
para la impresin

M!$i*icar el $ise8! $el in*!r"e, si seleccionamos esta opcin aparecer la

ventana Dise8! $e in*!r"e donde podremos modificar el aspecto del informe.

3.& LA 6ISTA DISEFO DE IN0O'ME.

;a vista dise6o es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del ori en del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.

,ara entrar en la vista dise6o debemos posicionarnos en la ventana Base $e

$at!s con botn el in*!r"e . selecci!na$! y a continuacin *acemos clic en el

?os aparece la ventana dise6o(

 1l rea de dise6o consta normalmente de cinc! secci!nes(

;a seccin Enca e-a$! $el in*!r"e, en ella ponemos lo que queremos que apare$ca al principio del informe. ;a seccin Enca e-a$! $e p?#ina: en ella ponemos lo que queremos que apare$ca al principio de cada p ina. ;a seccin Detalle, en ella aparecern los re istros del ori en del informe, o varios re istros o uno slo por p ina se !n el tipo de informe. Aunque se visualicen varios re istros en una p ina, debemos indicar en la seccin Detalle el dise6o correspondiente a un slo re istro. ;a seccin )ie $e p?#ina, en ella ponemos lo que queremos apare$ca al final de cada p ina. ;a seccin )ie $e in*!r"e, en ella ponemos lo que queremos apare$ca al final del informe.

,odemos eliminar los encabe$ados y pies con el men! 6er las opciones enca e-a$! ! pie $e p?#ina y enca e-a$! ! pie $e p?#ina $el in*!r"e. ;a marca a la i$quierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. ,ara abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de dise6o tenemos las re#las que nos permiten medir las

distancias y los controles, tambin disponemos de una c/a$r4c/la que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de dise6o.

,ara ver u ocultar las re las o la cuadr.cula tenemos en el men! 6er las opciones 'e#la y C/a$r4c/la respectivamente, en la ima en anterior puedes ver estas opciones.

1.& LA BA''A DISEFO DE IN0O'ME.

)i *as entrado en dise6o de informe y no aparece esta barra la puedes *acer aparecer desde el men! 6er, Barras $e 9erra"ientas, opcin Dise8! $e in*!r"e. 1sta barra la recuerdas se uro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

1l primero permite pasar de una vista a otra, si lo desple amos podemos ele ir entre 6ista Dise8! la que estamos describiendo a*ora, la 6ista preli"inar que nos presenta los datos del ori en del informe tal como se imprimirn y la 6ista pre3ia del dise6o que permite e-aminar rpidamente el dise6o, ya que incluye !nicamente una muestra de los datos del informe. )i el informe est basado en una consulta que pide parmetros, no es necesario escribir nin !n valor, tan slo *acer clic en Aceptar. 1l botn +/ar$ar nos permite uardar los cambios que vayamos *aciendo en el dise6o sin salir del informe. 1l botn B/scar permite buscar arc*ivos. para enviar el informe a la impresora y 6ista

&espus tenemos los botones I"pri"ir preli"inar

para ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

;ue o tenemos los botones C!rtar , C!piar , )e#ar , y C!piar *!r"at! para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. ,ara que #ortar, #opiar y #opiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el<los control<es sobre los que queremos aplicar la accin. ,or e"emplo, seleccionar el control a copiar, *acer clic en el botn #opiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos de"ar la copia y *acer clic sobre el botn ,e ar. ;os botones Des2acer y 'e2acer para des*acer las !ltimas acciones reali$adas por si nos *emos equivocado o re*acerlas despus de des*acer. ,ara insertar /n 2iper34nc/l! tenemos el botn .

1l si uiente botn *ace aparecer y desaparecer el c/a$r! lista $e ca"p!s en el que aparecen todos los campos del ori en de datos para que sea ms cmodo a6adirlos en el rea de dise6o como veremos ms adelante. 1l botn *ace aparecer y desaparecer el c/a$r! 9erra"ientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo a6adirlos en el rea de dise6o como veremos ms adelante. 1l botn permite modificar los niveles de a rupamiento como veremos ms adelante.

#on el botn A/t!*!r"at! podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro informe asi nndole un dise6o de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el enerador de informes. Todo informe tiene asociada una p?#ina $e cG$i#! en la que podemos pro ramar ciertas acciones utili$ando el len ua"e VBA 7Visual Basic para Aplicaciones%, se accede a esa p ina de cdi o *aciendo clic sobre el botn .

#on el botn *acemos aparecer y desaparecer el c/a$r! )r!pie$a$es del control seleccionado. ;as pr!pie$a$es $el in*!r"e son parecidas a las de un formulario. 1l botn arranca el #enera$!r de e-presiones, de macros o de cdi o. .

)i queremos pasar a la 3entana Base $e $at!s tenemos el botn

,ara crear /na n/e3a ta la, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro informe podemos utili$ar el botn queremos crear en la base de datos. , al desple arlo indicaremos qu tipo de ob"eto

,or !ltimo podemos acceder a la ay/$a de Access *aciendo clic en el botn

J.& EL CUAD'O DE 9E''AMIENTAS.

,ara definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utili$ar los mismos controles que en los formularios aunque al unos son ms apropiados para formularios como por e"emplo los botones de comando. 1n el cuadro 9erra"ientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden a6adir al informe. )i no aparece el cuadro 9erra"ientas *a$ clic sobre el botn *erramientas. de la barra de

#uando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos l!7/ear el c!ntr!l *aciendo doble clic sobre l 7aparecer rodeado de una l.nea ms oscura%, a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de *acer clic sobre el botn correspondiente cada ve$. ,ara 7/itar el l!7/e! *acemos clic sobre el botn .

1l cuadro incluye los si uientes tip!s $e c!ntr!les(

Eti7/eta

sirve para visuali$ar un te-to fi"o, te-to directamente dentro del control o en su propiedad T4t/l!.

que

escribiremos

C/a$r! $e te,t!

se utili$a mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del ori en del informe. 1ste tipo de cuadro de te-to se llama un c/a$r! $e te,t! $epen$iente porque depende de los datos de un campo. ;os cuadros de te-to tambin pueden ser in$epen$ientes, por e"emplo para presentar los resultados de un clculo. 1n la propiedad Ori#en $el c!ntr!l tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado 7cuando es un dependiente% o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este !ltimo caso *ay que preceder la frmula por el si no de i ualdad V. )e utili$a para presentar un con"unto limitado de alternativas. )e suele utili$ar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. , se suele utili$ar para presentar un campo de tipo S4EN!, si el campo contiene el valor S4, el botn aparecer presionado. , se suele utili$ar para presentar un campo de tipo S4EN!. )i el campo contiene el valor S4, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . , se suele utili$ar para presentar un campo de , sino,

+r/p! $e !pci!nes

B!tGn $e alternar

B!tGn $e !pciGn

Casilla $e 3eri*icaciGn
este otro .

tipo S4EN!. )i el campo contiene el valor S4, la casilla tendr este aspecto

C/a$r! c!" ina$!

, C/a$r! $e lista

, +r/p! $e !pci!nes

, B!tGn $e

c!"an$! y C!ntr!l *ic2a . )e suelen utili$ar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.

C!ntr!l i"a#en

para insertar im enes en el informe, esta ima en no variar al cambiar de re istro.

 Marc! $e ! >et! in$epen$iente

para insertar controles como un documento Eord, un rfico, etc... )ern controles que no variarn al cambiar de re istro. para insertar una ima en u otro ob"eto que

Marc! $e ! >et! $epen$iente

cambia de un re istro a otro.

Salt! $e p?#ina

, el salto de p ina produce un cambio de p ina aunque no se *aya lle ado al final de la p ina. . 5n subinforme es un informe que se inserta en otro. 1l informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. 5na combinacin informe<subinforme se llama a menudo informe "errquico, informe principal<detalle o informe principal<secundario. Gunciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior. para a6adir una l.nea en el informe. para a6adir un rectn ulo al informe. .

Tambin podemos a re ar un s/ in*!r"e

L4nea

'ect?n#/l!

,or !ltimo podemos a6adir "?s c!ntr!les, ms comple"os con el botn

,uesto que el mane"o de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario. Ver seccin G3F25;AF'3.

K.& IM)'IMI' UN IN0O'ME.

,ara i"pri"ir /n in*!r"e, lo podemos *acer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.

I"pri"ir $irecta"ente 1) )i nos encontramos en la ventana Base $e $at!s( 2) )eleccionar la fic*a del ob"eto In*!r"es.
3% :acer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.

4) :acemos clic sobre el botn

de la barra de *erramientas, el informe ser enviado directamente a la impresora. 1n este caso se imprimen todas las p inas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilo o I"pri"ir.

Abrir el cuadro de dilo o I"pri"ir

1) )i nos encontramos en la ventana Base $e $at!s( 2) )eleccionar la fic*a del ob"eto In*!r"es. 3% :acer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. 4) )i desple amos el men! Arc2i3! y ele imos la opcin I"pri"ir... se abrir el cuadro de dilo o I"pri"ir en el que podrs cambiar al unos parmetros de impresin como te e-plicaremos a continuacin(

5) )i tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desple ando el cuadro combinado N!" reA podemos ele ir la impresora a la que queremos enviar la impresin. 6) 1n el recuadro Inter3al! $e i"presiGn, podemos especificar si queremos imprimir T!$! el informe o bien slo al unas p inas. 7) )i queremos imprimir unas p inas, en el recuadro $es$e especificar la p?#ina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro 2asta especificar la p?#ina *inal. 8) )i tenemos re istros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilo o, podremos activar la opcin 'e#istr!s selecci!na$!s para imprimir !nicamente esos re istros. 9) 1n el recuadro C!pias, podemos especificar el n%"er! $e c!pias a i"pri"ir. )i la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada p ina "untas.

10) ;a opcin I"pri"ir en arc2i3! permite enviar el resultado de la impresin a un arc*ivo del disco en ve$ de mandarlo a la impresora. 11) #on el botn )r!pie$a$es accedemos a la ventana de pr!pie$a$es $e la i"pres!ra, esta ventana cambiar se !n el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por e"emplo en ne ro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utili$amos, etc... 12) #on el botn C!n*i#/rar... podemos c!n*i#/rar la p?#ina, cambiar los mr enes, impresin a varias columnas, etc... /3% ,or !ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. )i cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.

A rir el in*!r"e en 3ista pre3ia

,ara comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para lue o si nos parece bien mandar la impresin definitiva. ,ara abrir la vista previa desde la ventana Base $e $at!s tenemos que se uir los si uientes pasos( #on el ob"eto In*!r"es seleccionado, *acer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir, para seleccionarlo. A continuacin *acemos clic sobre el botn informe. se abrir la vista previa del

M.& LA 6ENTANA 6ISTA )'E6IA.

1n esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

,ara pasar por las distintas p inas tenemos en la parte inferior i$quierda una arra $e $espla-a"ient! p!r l!s re#istr!s con los botones que ya conocemos para ir a la primera p ina, a la p ina anterior, a una p ina concreta, a la p ina si uiente o a la !ltima p ina. 1n la parte superior tenemos una barra de *erramientas 7la barra 6ista preli"inar% con iconos que ya nos son familiares( para pasar a la vista dise6o, a la ventana Base $e $at!s, ayuda. Adems tenemos nuevos botones( para enviar el informe a la impresora, para crear un nuevo ob"eto y para pasar

para acceder a la

;a l/pa permite acercarnos o ale"arnos del informe, ,ermite 3is/ali-ar /na p?#ina entera en pantalla, Feduce el tama6o del informe para poder 3er $!s p?#inas en una sla pantalla, ,ermite 3is/ali-ar 2asta seis p?#inas en la misma pantalla, A>/star A"usta el tama6o para que se vea una p ina entera en pantalla, si desple amos el cuadro podremos ele ir un p!rcenta>e $e -!!" para ver la p ina de ms o menos cerca, *ace la misma funcin que la lupa pero permite ms tama6os. Abre la ventana C!n*i#/rar p?#ina donde podemos cambiar los mr enes, la orientacin del papel, etc... 1nv.a el informe a /n $!c/"ent! d!r$, desple ando el cuadro podemos ele ir tambin enviarlo a /na 2!>a $e c?lc/l! E,cel por e"emplo. #ierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

N.& A+'U)A' ( O'DENA'.

#uando ya *emos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de a rupamiento lo que permite a rupar los re istros del informe y sacar por cada rupo una cabecera especial o una l.nea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los re istros que aparecern en el informe. ,ara definir la ordenacin de los re istros, crear un nuevo nivel de a rupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en 3ista Dise8! y *acemos clic sobre el botn de la barra de *erramientas. )e abrir el cuadro de dilo o Or$enar y a#r/par que te mostramos a continuacin(

1n la columna Ca"p!EE,presiGn se escriben las c!l/"nas p!r las 7/e 7/ere"!s !r$enar ! a#r/par, las columnas que sirven para definir rupos aparecen con el s.mbolo a su i$quierda. ?ormalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una e-presin por e"emplo si queremos a rupar los re istros por el mes de un campo fec*a que se encuentra en el ori en del informe, pondremos la e-presin O"esS*ec2aT. ;a e-presin debe ir siempre precedida del si no V. 1l orden en que ponemos los diferentes campos es importante. 1n el e"emplo anterior, primero *emos escrito N!" re C/rs!, despus nc2!ras y al final CG$i#! C/rs!, esto *ar que primero se a rupen los re istros por N!" re C/rs!, dentro de un mismo nombre de curso se ordenarn los cursos por nc2!ras, y dentro del mismo n!mero de *oras se ordenarn por cdi o de curso. ,odemos crear *asta die$ niveles de a rupamiento, estos niveles estarn anidados 7uno dentro de otro% en el mismo orden que aparecen en el cuadro Or$enar y a#r/par(

1n la columna Or$en definiremos el tip! $e !r$enaciGn que queremos para cada campo, puede ser Ascen$ente 7en orden alfabtico si el campo es de tipo te-to, de menor a mayor si el campo es numrico y ms anti uo a ms reciente si el campo es de tipo fec*a% o Descen$ente, en orden inverso. 1n la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de a rupacin u ordenacin. ;a propiedad Enca e-a$! $el #r/p! nos indica si queremos incluir un encabe$ado del rupo, contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando empiece el rupo. )i cambias la propiedad a S4 vers que aparece una nueva seccin en la ventana Dise8! $e in*!r"e para el encabe$ado del rupo.

;a propiedad )ie $el #r/p! nos indica si queremos incluir un pie de rupo, contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando termine el rupo, es el que normalmente se utili$a para imprimir los totales del rupo. )i cambias la propiedad a S4 vers que aparece una nueva seccin en la ventana dise6o de informe para el pie del rupo.

1n la propiedad A#r/par en podemos ele ir entre . )i ele imos Ca$a 3al!r, ordenar los re istros del informe por el campo y cada ve$ que el campo cambie de valor, terminar el rupo y empe$ar un nuevo rupo de valores. )i ele imos Inter3al!, en la propiedad Inter3al! $el #r/p! pondremos un n!mero n de caracteres, y a rupar por los n caracteres del campo. ;a propiedad Inter3al! $e #r/p! sirve para indicar un n!mero de caracteres si tenemos la propiedad A#r/par en con el valor Inter3al!. Tambin sirve para formar rupos de un n!mero fi"o de re istros, por e"emplo queremos a rupar los re istros de cinco en cinco, queremos formar rupos de cinco re istros, pondremos Ca$a 3al!r en la propiedad A#r/par en y pondremos J enInter3al! $e #r/p!.

,or !ltimo en la propiedad Mantener >/nt!s podemos ele ir entre

)i ele imos +r/p! c!"plet! intentar escribir el encabe$ado de rupo, la seccin de detalle y el pie de rupo en la misma p ina, es decir, si despus de imprimir los re istros del primer rupo le queda media p ina vac.a pero el si uiente rupo no cabe entero en ese espacio, pues saltar de p ina y empe$ar el nuevo rupo en una p ina nueva. )i ele imos C!n $etalle inicial imprime el encabe$ado de rupo en una p ina slo si puede imprimir tambin el primer re istro de detalle. )i ele imos N! imprime el rupo sin mantener en la misma p ina el encabe$ado de rupo, la seccin de detalle y el pie de p ina del rupo.

UNIDAD 13. CONT'OLES DE 0O'MULA'IO E IN0O'ME.

)r!pie$a$es +enerales $e l!s C!ntr!les. Eti7/etas y C/a$r!s $e Te,t!. C/a$r!s c!" ina$!s y C/a$r!s $e lista. El C!ntr!l +r/p! $e Opci!nes. El C!ntr!l 0ic2a. Las 9erra"ientas $e Di />!. I"?#enes y Marc!s $e O >et!. El B!tGn $e C!"an$!. C!ntr!les Acti3eQ.

1.& )'O)IEDADES +ENE'ALES DE LOS CONT'OLES.

)'O)IEDADES COMUNES.

N!" re( Aqu. indicaremos el n!" re $el c!ntr!l. ,uedes darle el nombre que t!
quieras, pero ase !rate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. 5n buen mtodo ser.a asi narle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. ,or e"emplo, ima ina que tenemos dos controles para el campo C/rs!, una etiqueta y un cuadro de te-to. ,odr.amos llamar a la etiqueta c/rs!Xeti y al campo de te-to c/rs!Xt,t. &e este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo.

6isi le( )i la propiedad se establece a N! el control ser in3isi le en el *!r"/lari!. ,or

el contrario, si lo establecemos a S4 el control s. que ser visible.

)u uso parece obvio, pero nos puede ser muy !til para car ar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embar o s. sea accesible desde el dise6o. Tambin podemos utili$ar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por e"emplo, un botn. M!strar c/an$!A 5tili$aremos esta propiedad para esta lecer c/?n$! /n c!ntr!l $e e "!strarse. &e este modo podemos *acer que se muestre !nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la *ora de imprimir 7muy !til por e"emplo para los botones de un formulario que no queremos que apare$can en el formulario impreso%.

I-7/ier$a y S/peri!r( 1stas dos propiedades de los controles 2acen re*erencia a s/

p!siciGn. Fespectivamente a la distancia del borde i$quierdo del formulario o informe y de su borde superior. ?ormalmente sus unidades debern ser introducidas en cent4"etr!s. )i utili$as otras unidades de medida, como el p.-el, Access tomar ese valor y lo convertir en cent.metros.

Anc2! y Alt!( 1stablecen el tama6o del control in$ican$! s/ anc2/ra y alt/ra. &e
nuevo la unidad de medida utili$ada es el cent4"etr!.

C!l!r $el *!n$!( ,uedes indicar el c!l!r $e *!n$! del control para resaltarlo ms sobre

el resto del formulario. ,ara cambiar el color, teclea el n!mero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la i$quierda. 1ntonces se abrir el cuadro de dilo o que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras.

Estil! $e l!s

!r$esA #ambia el estil! en el 7/e l!s

!r$es $el c!ntr!l se "/estran.

C!l!r y Anc2! $e l!s p/nt!s.

!r$esA 1stablece el c!l!r $el

!r$e $el c!ntr!l y su anc2! en

E*ect! especial( 1sta propiedad "!$i*ica la apariencia $el c!ntr!l y le *ace tomar
una forma predefinida por Access.

Al modificar esta propiedad al unos de los valores introducidos en las propiedades C!l!r $el *!n$!, Estil! $e l!s !r$es, C!l!r $e l!s !r$es o Anc2! $e l!s !r$es se vern invalidadas debido a que el efecto ele ido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. &el mismo modo si modificamos al una de las propiedades citadas anteriormente el E*ect! especial de"ar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.

N!" re y Ta"a8! $e la */ente( 1stablece el tip! $e */ente 7/e se /tili-ar? en el

c!ntr!l y su ta"a8! en p/nt!s.

Espes!r

$e la */ente, 0/ente en C/rsi3a y 0/ente s/ raya$a( 1stas propiedades act%an s! re el aspect! $e la */ente modificando, respectivamente, su espes!r 7de $el#a$! a #r/es!%, si debe mostrarse en c/rsi3a o si se le a6adir un s/ raya$!.

Te,t! $e Ay/$a $el c!ntr!lA Aqu. podremos indicar el te,t! que queremos que se "/estre c!"! ay/$a c!nte,t/al a /n c!ntr!l.

Te,t! $e la

arra $e esta$! ( Aqu. podremos indicar el te,t! que queremos que se "/estre en la arra $e esta$! cuando el usuario se encuentre sobre el control. 5n e"emplo muy claro de su uso ser.a que cuando el usuario se encontrase sobre el campo N!" re en la barra de estado se pudiera leer Intr!$/-ca a7/4 s/ n!" re.

Ln$ice $e ta /laciGn( 5na de las propiedades ms interesantes de los controles. Te

permite establecer en 7/B !r$en saltar? el c/rs!r p!r l!s c!ntr!les $el *!r"/lari!Ein*!r"e c/an$! p/lses la tecla TAB . 1l primer elemento deber establecerse a 0, lue o el salto se producir al control que ten a un valor inmediatamente superior. 5na alternativa a utili$ar esta propiedad es utili$ar el comando Or$en $e ta /laciGn en el men! 6er( Aparecer el si uiente cuadro de dilo o(

1n l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. ,uedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades Ln$ice $e ta /laciGn de los controles se confi urarn de forma automtica.

2.& ETICUETAS ( CUAD'OS DE TEQTO.

Ca *emos visto cmo insertar un campo en el ori en de datos, este campo, la mayor.a de las veces estar representado por un c/a$r! $e te,t! y /na eti7/eta as!cia$a. ;as eti7/etas se utili$an para representar 3al!res *i>!s como los encabe$ados de los campos y los t.tulos, mientras que el c/a$r! $e te,t! se utili$a para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el c!nteni$! $e /n ca"p! $el !ri#en $e $at!s.

;a propiedad que indica el contenido de la eti7/eta es la propiedad T4t/l!. ;a propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el c/a$r! $e te,t!, es la propiedad Ori#en $el c!ntr!l.

)i en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del ori en de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar? "!$i*ican$! el 3al!r al"acena$! en la ta la , en el campo correspondiente del re istro activo. #uando queremos utili$ar el control para que el usuario introdu$ca un valor que lue o utili$aremos, entonces n! p!n$re"!s na$a en el !ri#en $el c!ntr!l y el cuadro de te-to se convertir en in$epen$iente.

Tambin podemos utili$ar un c/a$r! $e te,t! para presentar ca"p!s calc/la$!s , en este caso debemos escribir en la propiedad Ori#en $el c!ntr!l la e-presin que permitir a Access calcular el valor a visuali$ar, precedida del si no i#/al O. ,or e"emplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.

1n el e"emplo anterior *emos creado un campo calculado utili$ando valores que e-tra.amos de otros campos 7en el e"emplo los campos preci! y canti$a$%. Tambin es posible reali$ar clculos con c!nstantes, por lo que nuestro ori en de datos podr.a ser O]preci!^Y0.1 para calcular el /0O de un campo o incluso escribir V2.2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.

3.& CUAD'OS COMBINADOS ( CUAD'OS DE LISTA.

1stos controles sirven para mostrar una lista de valores en la c/al el /s/ari! p/e$e ele#ir /n! ! 3ari!s $e l!s 3al!res.

El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras q e el cuadro combinado aparece como n c adro de te!to con n tri"ng lo a la derec#a q e permite desplegar el conj nto de los $alores de la lista.

5na de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utili$ando el Asistente para c!ntr!les. )u uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe *aciendo clic en su icono en el C/a$r! $e 2erra"ientas.

5na ve$ activado el Asistente, cuando intentes crear un control de C/a$r! $e lista o C/a$r! c!" ina$! se lan$ar un enerador automtico del control que, si uiendo unos cuantos pasos sencillos, c/"pli"entar? las pr!pie$a$es $el c!ntr!l para 7/e "/estre l!s $at!s 7/e $esees. 1n el tema 3, con el asistente para b!squedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista, aqu. repasaremos las propiedades ms importantes.

Tip! $e !ri#en $e la *ila( 1n esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente

de donde sacaremos los datos de la lista. ,odemos seleccionar Ta laEC!ns/lta si los datos se van a e-traer de /na ta la ! $e /na c!ns/lta. )i seleccionamos Lista $e 3al!res el control mostrar un listado de /n!s 3al!res *i>!s 7/e n!s!tr!s 2a re"!s intr!$/ci$!.

;a opcin Lista $e ca"p!s permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. 1n cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la si uiente propiedad(

Ori#en $e la *ila( 1n esta propiedad estableceremos los datos que se van a

mostrar en el control. )i en la propiedad Tip! $e !ri#en $e la *ila seleccionamos Ta laEC!ns/lta deberemos indicar el n!" re $e /na ta la ! c!ns/lta o tambin podremos escribir una sentencia SCL que permita obtener los valores de la lista. )i en la propiedad Tip! $e !ri#en $e la *ila seleccionamos Lista ca"p!s deberemos indicar el n!" re $e /na ta la ! c!ns/lta. $e

)i, por el contrario, *ab.amos ele ido Lista $e 3al!res, deberemos introducir todos los valores que queremos que apare$can en el control entre c!"illas y separa$!s p!r p/nt!s y c!"as(_3al!r1_U_3al!r2_U_3al!r3_U_3al!r1_...

C!l/"na $epen$iente( ,odemos definir la lista como /na lista c!n 3arias c!l/"nas,
en este caso la c!l/"na $epen$iente n!s in$ica 7/B c!l/"na se /tili-a para rellenar el ca"p!. ;o que indicamos es el n!mero de orden de la columna.

Enca e-a$!s $e c!l/"na( 'ndica si en la lista desple able debe aparecer /na

pri"era l4nea c!n enca e-a$!s $e c!l/"na . )i cambiamos esta propiedad a S4, co er la primera fila de valores como fila de encabe$ados.

Anc2! $e c!l/"nas( ,ermite $e*inir el anc2! 7/e ten$r? ca$a c!l/"na en la

lista. )i *ay varias columnas se separan los anc*os de las diferentes columnas por un punto y coma.

Anc2! $e la lista( 'ndica el anc2! t!tal de la lista. Li"itar a lista( )i cambiamos esta propiedad a N! podremos intr!$/cir en el
ca"p! /n 3al!r 7/e n! se enc/entra en la lista , mientras que si seleccionamos S4 obli amos a que el valor sea uno de los de la lista. )i el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensa"e de error y no de"a almacenar este valor.

0ilas en lista( 'ndica c/?ntas *ilas 7/ere"!s 7/e se 3is/alicen c/an$! se

$esplie#a la lista. 1sta propiedad slo se muestra para el control C/a$r! c!" ina$!. "%ltiple( 1sta valores, Nin#/na, Si"ple y E,ten$i$a. propiedad puede tomar tres

SelecciGn

)i seleccionamos Nin#/na el modo de seleccin de la lista ser !nico, es decir sGl! p!$re"!s selecci!nar /n 3al!r. )i seleccionamos Si"ple permitiremos la selecciGn "%ltiple y todos los elementos sobre los que *a as clic se seleccionarn. ,ara deseleccionar un elemento vuelve a *acer clic sobre l. )eleccionando E,ten$i$a permitiremos la selecciGn "%ltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CT'L. )i seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MA(US y de"ndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados.

1sta propiedad slo se muestra para el control C/a$r! $e lista. 5na ve$ incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos *aciendo clic derec*o sobre l y seleccionando la opcin Ca" iar a...

1ste es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra "antenien$! pr?ctica"ente t!$as s/s pr!pie$a$es intactas , sobre todo aquellas relativas a los or. enes de datos. 1sta opcin tambin est disponible en el men! conte-tual de los c/a$r!s $e te,t!.

1.& EL CONT'OL +'U)O DE O)CIONES.

A*ora veremos un nuevo rupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un con"unto limitado de alternativas representadas por B!t!nes $e !pciGn, Casillas $e 3eri*icaciGn o B!t!nes $e alternar. )i queremos utili$ar este rupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un . &entro de este rupo de opciones introduciremos $e !pciGn, casillas $e 3eri*icaciGn o !tGn $e

control de tipo +r/p! $e !pci!nes tantos controles de tipo !tGn alternar como deseemos.

;a mayor venta"a del rupo de opciones es que *ace fcil seleccionar un valor, ya que el /s/ari! sGl! tiene 7/e 2acer clic en el 3al!r 7/e $esee y slo puede ele ir una opcin cada ve$ de entre el rupo de opciones.

 1n este control deberemos de tratar el Ori#en $el c!ntr!l de una forma especial.
1l control +r/p! $e !pci!nes deberemos vincularlo en su propiedad Ori#en $el c!ntr!l al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. ;os controles de opcin que se encuentren dentro del rupo tienen una propiedad llamada 6al!r $e la !pciGn, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. ,or tanto, debers establecer la propiedad 6al!r $e la !pciGn para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Ori#en $el c!ntr!l del control +r/p! $e !pci!nes. ;a propiedad 6al!r $e la !pciGn slo admite un n!mero, no podrs introducir te-to por lo que este tipo de controles !nicamente se utili$an para asociarlos con campos numricos. 1n un formulario o infirme, un rupo de opciones puede ser declarado como in$epen$iente y por lo tanto no estar su"eto a nin !n campo. ,or e"emplo, se puede utili$ar un #r/p! $e !pci!nes in$epen$iente en un cuadro de dilo o personali$ado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin al una accin basada en esa entrada. ;a propiedad 6al!r $e la !pciGn slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de rupo de opciones. #uando una casilla $e 3eri*icaciGn, un !tGn $e alternar o un !tGn $e !pciGn no est en un rupo de opciones, el control no tiene la propiedad 6al!r $e la !pciGn. 1n su lu ar, el control tiene la propiedad Ori#en $el c!ntr!l y deber establecerse para un campo de tipo S4EN!, modificando el re istro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario. &el mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconse"able crear estos controles con la opcin de Asistente para c!ntr!les activada.

As., al intentar introducir un +r/p! $e !pci!nes en el formulario o informe se lan$ar el enerador y con un par de pasos podrs enerar un rupo de controles de forma fcil y rpida. )i no quieres utili$ar el asistente, primero crea el rupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de dise6o, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad 6al!r $e la !pciGn de cada control de opcin y la propiedad Ori#en $el c!ntr!l del rupo de opciones.

J.& EL CONT'OL 0IC9A.

#uando tenemos una ran cantidad de informacin que presentar, se suele or ani$ar esa informacin en varias fic*as para no recar ar demasiado las pantallas. ,ara ello utili$aremos el control 0ic2a(

5n control 0ic2a es un contenedor que contiene una coleccin de ob"etos )?#ina. &e esta forma cuando el usuario eli e una p ina, sta se vuelve Acti3a y los controles que contiene susceptibles de cambios. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada p ina individualmente. 5na ve$ insertado el control 0ic2a deberemos *acer clic sobre el t.tulo de una de las )?#inas para modificar sus propiedades. 1l t.tulo de la p ina se podr modificar a travs de la propiedad N!" re.

)ara insertar ele"ent!s $entr! $e /na p?#ina deberemos crearlo dentro de ella. 5na

ve$ *ayas seleccionado en el C/a$r! $e 2erra"ientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la p ina 2asta 7/e 7/e$e s!" rea$a y entonces dibu"ar el control(

#uando termines slo tendrs que cambiar de p ina *aciendo clic sobre su t.tulo y rellenarla del mismo modo. 1s posible a8a$ir n/e3as )?#inas ! eli"inarlas, para ello slo tienes que *acer clic derec*o sobre el control 0ic2a y seleccionar Insertar p?#ina para a6adir una nueva p ina o *acer clic en Eli"inar p?#ina para eliminar la p ina activa.

)i tienes ms de una p ina incluida en el control 0ic2a debers utili$ar la opcin Or$en $e las p?#inas... en el men! conte-tual para cambiar su disposicin. Aparecer el si uiente cuadro de dilo o(

5tili$a los botones S/ ir y 9acia a a>! para ca" iar el !r$en y disposicin de la p ina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la i$quierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms *acia la derec*a. #uando *ayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control 0ic2a con las )?#inas ordenadas.

K.& LAS 9E''AMIENTAS DE DIBUIO.

?uestro si uiente paso ser ec*arle un vista$o a dos de los controles que nos ayudarn a me"orar el dise6o de los formularios o informes que creemos( las L4neas y los 'ect?n#/l!s. 1n ambos casos su creacin es la misma 7e i ual tambin para el resto de los controles%. Basta con seleccionar el control en el C/a$r! $e 9erra"ientas o y lue o dibu"arlo en el formulario o informe. ,ara ello slo tienes que *acer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin s!ltar el !tGn $el ratGn, despla$amos el cursor *asta que el control alcance el tama6o deseado. 1n el caso del control L4nea la tecla MA(US nos ser de muc*a utilidad. )i "antene"!s esta tecla $e n/estr! tecla$! p/lsa$a mientras reali$amos las acciones anteriores podremos crear l.neas sin inclinacin, es decir, completamente 2!ri-!ntales o 3erticales. 1stos controles debern ser utili$ados sobre todo para separar ele"ent!s y "arcar secci!nes en n/estr!s $!c/"ent!s. &e esta forma alcan$aremos dise6os ms limpios y or ani$ados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo traba"ando con el formulario o informe, *ar que realice su traba"o de una forma ms rpida y ptima.

;as propiedades de estos controles son prcticamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. ;o !nico que a6adiremos es que si bien su uso es muy aconse"ado para lo mencionado anteriormente, un dise6o car ado con demasiados controles L4nea y 'ect?n#/l! al final resultan dif.ciles de traba"ar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est reali$ando el dise6o, t!.

M.& IM+ENES ( MA'COS DE OBIETO.

1n este apartado veremos cG"! "!strar i"?#enes S! !tr! tip! $e ! >et!sT en /n *!r"/lari! ! in*!r"e de Access. ,ara ello nos serviremos de los controles I"a#en, Marc! $e ! >et! in$epen$iente y Marc! $e ! >et! $epen$iente. ,ero antes de comen$ar partiremos desde los principios bsicos. ,rimero que nada deberemos saber que /na i"a#en n! es "?s 7/e /n tip! $e ! >et! 7/e se 2a crea$! en !tra aplicaciGn y 7/e "?s tar$e /tili-are"!s en Micr!s!*t Access . &e este mismo modo, Access permite la visuali$acin de otros tipos de documentos 7como arc*ivos de 1-cel, Eord, ,oMer,oint, ,&Gs, etc...% y su inclusin en un formulario o informe. ,or tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una forma muy sencilla. Veamos cmo... 1l control I"a#en nos va a servir para mostrar im enes en nuestros traba"os. ,ara ello slo tendrs que seleccionar el control en el C/a$r! $e 9erra"ientas y dibu"arlo sobre el formulario o informe. 1n este momento se abrir un cuadro de dilo o donde tendrs que seleccionar la ima en que quieras mostrar(

Aqu. ele iremos la ima en que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. ;a ima en estar lista para utili$arse en el formulario o informe. 5na ve$ tenemos el control I"a#en listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas(

I"a#en( Aqu. deber indicarse la r/ta $e la i"a#en en n/estr! $isc! $/r! . 1n un principio visuali$ars la ruta de la ima en que esco iste en el paso anterior. M!$! $e ca" iar el ta"a8!( 1n esta propiedad podremos esco er entre tres opciones, 'ec!rtar, E,ten$er y H!!".

)i seleccionamos la opcin 'ec!rtar slo se mostrar /n tr!-! $e la i"a#en 7/e estar? li"ita$! por el tama6o del control I"a#en. )i *acemos ms rande el control se mostrar ms parte de la ima en. )eleccionando la opcin E,ten$er *ar que la ima en se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. 1sta opcin $e*!r"a la i"a#en para 7/e t!"e e,acta"ente las $i"ensi!nes $el c!ntr!l. #on la opcin H!!" podremos 3is/ali-ar la i"a#en c!"pleta y c!n s/s pr!p!rci!nes !ri#inales. 1l tama6o de la ima en se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.

Distri /ciGn $e la i"a#en( 1sta propiedad nos permitir esco er la alineaciGn $e la i"a#en $entr! $el c!ntr!l . ,uede tomar los valores Es7/ina s/peri!r i-7/ier$a, Es7/ina s/peri!r $erec2a, Centr!, Es7/ina in*eri!r i-7/ier$a o Es7/ina in*eri!r $erec2a.

1sta opcin es ms !til cuando mostramos la ima en en modo 'ec!rtar.

M!saic! $e i"?#enes( ,uede tomar los valores S4 y N!. 1n el modo H!!" utili$aremos esta opcin para que se rellenen l!s espaci!s 3ac4!s 7/e se crean al a>/star la i"a#en con copias de esta. DirecciGn $e 2iper34nc/l!( ,uedes incluir una $irecciGn a /n arc2i3! ! p?#ina ee para que se abra al *acer clic sobre el control.

,or !ltimo *ablaremos de la propiedad ms interesante del control I"a#en( Tip! $e i"a#en. 1l Tip! $e i"a#en puede ser Incr/sta$! o 6inc/la$!. )eleccionando un tipo u otro decidiremos si Access al"acenar? el ! >et! $entr! $el arc2i3! $e la ase $e $at!s o simplemente l! 3inc/lar? y la i"a#en $e er? e,istir sie"pre en /n arc2i3! e,tern! $e i"a#en.

1n otras palabras, un arc2i3! incr/sta$! forma parte del arc*ivo de la base de datos y por tanto los cambios reali$ados en el ob"eto incrustado se refle"arn !nicamente en el arc*ivo en la base de datos. 5n arc2i3! 3inc/la$! se enla$a al arc*ivo de la base de datos y no forma parte de ella. )i modificamos el arc*ivo de ima en que corresponde al ob"eto vinculado, cuando abras la base de datos la ima en se actuali$ar y mostrar los cambios reali$ados.

;os controles de Marc! e-tienden la funcionalidad del control I"a#en y lo *acen

todav.a ms verstil. 1n un principio, el control Marc! $e ! >et! in$epen$iente es muy parecido al control I"a#en. ,ermite la inclusin de un ob"eto dentro de un formulario o informe. 1n este caso el control de Marc! $e ! >et! in$epen$iente es capa$ de insertar casi cualquier tipo de ob"eto en l. ;a forma en la que lo insertaremos ser el mismo. &eberemos seleccionarlo en el C/a$r! $e 9erra"ientas y colocarlo en el formulario o informe. 5na ve$ *ec*o esto se abrir un cuadro de dilo o(

A$u1 se nos presentan dos opciones. 6odemos crear un arc2i3o nue3o (en blanco) y modificarlo desde cero- o seleccionar la opci#n $rear desde arc2i3o y se nos dar la opci#n de seleccionar un arc%i/o ya existente. El listado $ue aparece en 4i#o de objeto5 muestra todos los tipos de ob7eto $ue Access es capaz de incluir dentro del control. Si de7amos la casilla 6ostrar como icono desmarcada- el ob7eto se mostrar con una pe$ueDa pre/isualizaci#n $ue podremos tratar como %icimos con el control =magen. En el caso contrario- si marcamos la opci#n- el control 6arco de objeto inde#endiente se mostrar como el icono de la aplicaci#n $ue lo abre- por e7emplo si el ob7eto es un arc%i/o de Sord- se

mostrar as1

Aas propiedades $ue debemos tener en cuenta de este ob7eto son las siguientes,

4i#o de #resentaci!n, Escoge entre $ontenido para #re3isualizar parte del arc%i/oo 'cono para $ue se muestre el icono de la a#licaci!n encargada de abrir el arc%i/o.

Acti3aci!n autom%tica, A$u1 podremos seleccionar el modo en el 7ue 7ueremos 7ue se abra el arc2i3o contenido en el marco. 6odemos elegir entre "oble clic- 6anual y Recibir Enfo7ue.

:ormalmente las dos .ltimas opciones re$uerir n de un traba7o de programaci#n adicionalpero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a /er directamente la primera opci#n. Si seleccionamos la opci#n "oble clic podremos abrir el arc%i/o %aciendo doble clic sobre el control o- con este seleccionado- pulsando la combinaci#n de teclas $4RL 8 EN4ER.

Acti3ado, Selecciona S o No. Esta propiedad permite $ue el control #ueda abrirse o no. Blo7ueado, Si cambiamos esta propiedad a S- el ob7eto se abrir en modo de s!lo lectura. 6odr ser modificado- pero sus cambios no ser n guardados.

Esta funci#n es muy .til para mostrar informaci#n $ue s#lo $ueremos $ue sea le1da. :osotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al ob7eto y actualizarlo a nuestro gusto.

6or .ltimo la propiedad 4i#o OLE nos indica si el arc%i/o est siendo tratado como un arc%i/o 3inculado o incrustado. Esta propiedad es de s#lo lectura y se nos muestra a t1tulo informati/o- no #odremos modificarla.

En un principio los arc%i/os insertados mediante un 6arco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. S#lo existe un modo de $ue- al insertar el ob7eto- )ste $uede 3inculado y es insertando un arc%i/o ya existente.

En el momento en el $ue estamos insertando el ob7eto desde un arc%i/o deberemos marcar la casilla Vincular si $ueremos $ue el arc%i/o no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde fuera.

El 6arco de objeto de#endiente es muy similar a este .ltimo. Aa .nica diferencia es $ue
este control deber% 3incularse siem#re a un cam#o de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control. ?e este modo- podemos- por e7emplo- incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla $ue el resto de su informaci#n. Rna de las caracter1sticas $ue deri/an de este %ec%o es $ue para cada uno de los registros (filas) de la tabla se almacenar n im genes (u ob7etos) diferentes.

Este ob7eto tiene las mismas propiedades $ue el anterior. Es imprescindible $ue el campo de la tabla al cual se /incula el control sea de tipo Objeto OLEpara $ue sea capaz de almacenar la informaci#n del arc%i/o y guardarla en la tabla As1- una /ez creado el formulario- podremos incluir el tipo de arc%i/o $ue $ueramos simplemente %aciendo clic derec%o sobre el control y seleccionando la opci#n 'nsertar objeto .

)e abrir el cuadro de dilo o que vimos anteriormente cuando quer.amos insertar un ob"eto en un Marc! in$epen$iente. 1n este caso, de nuevo deberemos ele ir entre crear el ob"eto desde cero o abrir uno e-istente. )i decidimos abrir uno que ya e-iste se nos dar la opcin de 6inc/larl! en ve$ de Incr/starl!. Ten en cuenta que si quieres que el Marc! muestre correctamente una ima en esta deber ser del tipo BM) y este tipo de ima en suele ocupar bastante...

As. que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando
utilices controles de I"a#en o Marc!s $e ! >et!( 1n un formulario o informe p!$e"!s incl/ir /na i"a#en ! /n ! >et!. Tanto los ! >et!s incr/sta$!s. $epen$ientes como los in$epen$ientes pueden ser 3inc/la$!s !

#uando incrustamos un ob"eto en un formulario o informe, Access lo uarda en /n arc2i3! en la ase $e $at!s, por lo que un arc*ivo incrustado sie"pre estar? $isp!ni le. )i ca" ia"!s $e r/ta /n arc2i3! 3inc/la$! , Access no ser capa$ de encontrarlo. &eberemos act/ali-ar ta" iBn la r/ta al"acena$a en la base de datos.

#uando tenemos un ob"eto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero l!s ca" i!s se al"acenar?n en /n arc2i3! e,tern!. Incr/star arc2i3!s "/y #ran$es n! es ac!nse>a le , pues *ace que la base de datos pese ms y sea ms lenta.

N.& EL BOTON COMANDO.

1n este apartado *ablaremos de los B!t!nes $e C!"an$!, que con diferencia es uno de los controles que ms nos ayudarn a reali$ar determinadas acciones. #omo su nombre indica est!s c!ntr!les sir3en para e>ec/tar c!"an$!s c/an$! s!n p/lsa$!s. ;os usuarios avan$ados de Access son capaces de concentrar muc*.simas acciones en un solo botn racias a la inte racin de este pro rama con el len ua"e de pro ramacin Visual Basic y al uso de macros. ,ero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para c!ntr!les .

#uando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un B!tGn $e C!"an$! nos aparece una cuadro de dilo o. Veremos paso a paso cmo deberemos se uirlo para conse uir nuestro ob"etivo.

1n la primera pantalla podremos ele ir entre diferentes acciones a reali$ar cuando se pulse el botn. #omo puedes ver en la ima en estas acciones se encuentran a rupadas en Cate#!r4as.

1) )elecciona la Cate#!r4a que creas que se a"usta ms a lo que quieres reali$ar y

lue o selecciona la AcciGn en la lista de la derec*a. 2% ,ulsa Si#/iente para continuar.

%) A*ora podrs modificar el aspecto del botn. ,uedes ele ir entre mostrar
un Te,t! en el botn, o mostrar una I"a#en.

4) 1n el caso de esco er I"a#en, podrs seleccionar una entre las que Access te

ofrece. 2arca la casilla M!strar t!$as las i"?#enes para ver todas las im enes que Access tiene disponible para los botones.

5) Tambin podr.as *acer clic en el botn E,a"inar para buscar una ima en en tu
disco duro.

6) #uando *ayas terminado pulsa Si#/iente para continuar.

7) 1n esta !ltima pantalla le daremos un n!" re al control B!tGn $e C!"an$! para

poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles.

8) )i marcas la casilla M!strar Ay/$a s! re cG"! pers!nali-ar el !tGn se lan$ar la

ayuda de Access mostrndote unos peque6os puntos de ayuda para cambiar el tama6o, posicin o ima en del botn al terminar con el asistente.

9) ,ulsa 0inali-ar para terminar.

Al ser tan fcil a6adir B!t!nes $e c!"an$! con el Asistente este control se convierte en una forma muy verstil de a6adir acciones a tus formularios e informes. #omo podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para c!ntr!les e-isten varias acciones que podrs reali$ar.

#on la cate or.a de E,pl!raciGn $e re#istr!s podrs moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, /scan$! re#istr!s o $espla-?n$!te $irecta"ente a al uno en particular. 5tili$a las acciones de Operaci!nes c!n re#istr!s para a8a$ir n/e3!s: $/plicarl!s: eli"inarl!s: #/ar$arl!s ! i"pri"irl!s. &el mismo modo podrs "u ar con los formularios aplic?n$!les *iltr!s y act/ali-?n$!l!s . 1n cualquier momento podrs a6adir un botn para a rir: cerrar ! i"pri"ir in*!r"es: *!r"/lari!s y c!ns/ltas. 1n la cate or.a AplicaciGn utili$a las acciones de E>ec/tar MS E,cel y MS d!r$ para c!" inar las diferentes aplicaciones de oficina que te ofrece 2icrosoft 3ffice.

V.& CONT'OL ACTI6EQ.

Access tambin nos ofrece la posibilidad de a6adir un sinf.n de controles que podrs encontrar desple ando la lista de controles Acti3eQ *aciendo clic en el botn M?s c!ntr!les del C/a$r! $e 9erra"ientas.

&ebido a que e-isten muc*.simos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente !nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas 2acien$! clic $erec2! s! re el c!ntr!l 7una ve$ est sobre el formulario o informe% y selecionando la opcin )r!pie$a$es. 1n al unos controles 7en la ima en el control Calen$ari!% podrs acceder a un men! de propiedades ms ami able accediendo a travs de su men! conte-tual(

UNIDAD 11. LAS MAC'OS

Intr!$/cciGn. Crear /na Macr!. Acci!nes "?s /tili-a$as. Ar#/"ent!s $e acci!nes. Acci!nes C!n$ici!na$as. +r/p!s $e Macr!s. Crear B/cles. Dep/raciGn $e err!res. A/t!feys ! MBt!$!s a re3ia$!s $e Tecla$!.

1.& INT'ODUCCI@N.
Las Macr!s s!n /n "Bt!$! sencill! para lle3ar a ca ! /na ! 3arias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de *erramientas, e"ecutar informes,` Tambin sirven para crear "Bt!$!s a re3ia$!s $e tecla$! y para que se e"ecuten tareas a/t!"?tica"ente ca$a 3e- 7/e se inicie la ase $e $at!s. )i uardamos la 2acro con el nombre de A/t!E,ec, ca$a 3e- 7/e se inicie la ase $e $at!s, se e"ecutar automticamente. 1sto es debido a que Access al arrancar /sca /na "acr! c!n ese n!" re, si la encuentra ser el primer ob"eto que se e"ecute antes de lan$ar cualquier otro. 1sta opcin es muy socorrida a la *ora de e*ect/ar c!"pr! aci!nes ! lan-ar pr!ces!s antes de que el usuario empiece a traba"ar con la base de datos.

2.& C'EA' UN MAC'O.

,ara definir una macro, in$icare"!s /na acciGn ! c!n>/nt! $e acci!nes 7/e a/t!"ati-ar?n /n pr!ces!. #uando e"ecutemos una 2acro, el proceso se reali$ar automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte. ,or e"emplo, podr.amos definir una 2acro que abra un formulario cuando el usuario *a a clic en un botn, o una 2acro que abra una consulta para subir un die$ por cien el precio de nuestros productos.

#rear una 2acro es relativamente, fcil, slo tienes que *acer clic en la fic*a Macr!s en la lista de O >et!s de la base de datos. &el mismo modo que creamos tablas, formularios e informes, podremos crear Macr!s *aciendo clic en N/e3! .

)e abrir la 6ista $e $ise8! de 2acro. 1sta ventana es muy parecida a la ventana Dise8! $e ta la que ya conoces y tiene la misma dinmica pero a*ora en ve$ de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se e"ecuten. #omo podrs observar, al principio consta de dos columnas( AcciGn y C!"entari!.

1n la ima en puedes ver cmo en la columna AcciGn deberemos seleccionar /na acciGn $e entre las e,istentes en el c/a$r! $esple#a le . 1n la columna C!"entari! podremos escribir una peque6a $escripciGn !pci!nal sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto. #uando selecciones una AcciGn en la lista desple able, en la parte inferior i$quierda aparecern sus opciones y a la derec*a una descripcin breve de lo que *ace la accin. ,odemos a6adir tantas acci!nes c!"! 7/era"!s, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el !r$en 7/e 7/ere"!s 7/e se e>ec/ten. Fecuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. 'ma ina que tienes dos acciones 7entre varias% que abren y cierran un formulario. 1l formulario deber estar abierto antes de e"ecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura deber.a ir antes de la de cierre.

1n todo momento podrs utili$ar los botones de Insertar o Eli"inar *ilas insertar nuevas acciones entre dos e-istentes o eliminar una accin.

para

,ara cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes selecci!nar al#/nas $e ellas y arrastrarlas c!n el ratGn para colocarlas en otra posicin. #uando la 2acro est terminada, puede #/ar$arse , e>ec/tarse y cerrarse. 2s tarde podremos llamarla $es$e /n c!ntr!l B!tGn $e c!"an$! , o e"ecutarla directamente desde la ventana de la base de datos *aciendo clic en E>ec/tar o bien 2acien$! $! le clic $irecta"ente s! re ella.

3.& ACCIONES MS UTILIHADAS.

1n este apartado veremos las acciones ms utili$adas en las Macr!s. )iempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu. no tratemos. #uando selecciones una AcciGn en la lista desple able, en la parte inferior i$quierda aparecern sus opciones(

A continuacin veremos las acciones ms comunes.

A'+UMENTOS DE ACCION.

Abrir#onsulta( 1sta accin a

base de datos.

re /na c!ns/lta esco ida entre las e-istentes en la

#omo puedes ver en la ima en, debers indicar el n!" re $e la c!ns/lta a abrir, la 6ista en la que quieras que se abra 7 9!>a $e Dat!s, Dise8!, 6ista )reli"inar, Ta laDin?"ica, +r?*ic!Din?"ic!%.

Tambin podrs ele ir el M!$! $e $at!s de la consulta. )i seleccionas A#re#ar, la consulta sGl! per"itir? a8a$ir n/e3!s re#istr!s a los e-istentes y no se tendr acceso a los datos ya almacenados. )eleccionando M!$i*icar permites la e$iciGn t!tal $e l!s $at!s $e la c!ns/lta. )eleccionando SGl! lect/ra se abrir la consulta mostrando todos sus datos pero sin ser e$ita les: n! se p!$r?n "!$i*icar.

AbrirGormulario(

' ual que la accin anterior, esta accin a re el *!r"/lari! indicado en el ar umento N!" re $el *!r"/lari!.

1n el ar umento 6ista especificaremos el "!$! en el 7/e 7/ere"!s 7/e se a ra el *!r"/lari!( en vista 0!r"/lari!, Dise8!, 6ista )reli"inar, 9!>a $e Dat!s, Ta laDin?"ica o +r?*ic!Din?"ic!. 1n N!" re $el *iltr! podremos indicar el nombre de una consulta que *ayamos creado previamente. Al abrirse el formulario s!la"ente "!strar? l!s re#istr!s 7/e c!nten#an l!s res/lta$!s $e la c!ns/lta in$ica$a. 1n el ar umento C!n$iciGn d9E'E podemos introducir, mediante el #enera$!r $e e,presi!nes, o teclendola directamente, /na c!n$iciGn 7/e $eter"inar? l!s re#istr!s 7/e se "/estren en el *!r"/lari! . 5n e"emplo ser.a ]Al/"na$!^a]CG$i#! )!stal^ O 1K1N3, para que mostrase solamente aquellos re istros de la tabla Al/"na$! cuyo campo cG$i#! p!stal fuese i ual a 1K1N3. 1n M!$! $e $at!s podrs seleccionar los mismos parmetros que en la accin anterior( A#re#ar, M!$i*icar o SGl! lect/ra. 1l ar umento M!$! $e la 3entana decidir si la ventana del formulario se deber abrir en modo N!r"al, Oc/lta, como Ic!n! o como Di?l!#!. )i abres un formulario en modo Oc/lt! no podr ser visto por el usuario, pero s. referenciado desde otros lu ares para e-traer datos o modificarlos.

1l modo Di?l!#! permite que el formulario se posicione encima de los dems formulario abiertos y sea imposible operar con el resto de la aplicacin *asta que no se *aya cerrado 7como pasa con todos los cuadros de dilo o%.

Abrir'nforme(

' ual que las acciones anteriores, esta accin a re in*!r"e que especifiques en el ar umento N!" re $el in*!r"e.

el

;as 6istas que ofrece esta accin son( I"pri"ir, Dise8! y 6ista preli"inar. ' ual que con los formularios puedes establecer un N!" re $e *iltr! basado en una consulta o una C!n$iciGn d9E'E a travs del #enera$!r $e e,presi!nes. 1n M!$! $e la 3entana tenemos los formularios( N!r"al, Oc/lta, Ic!n! y Di?l!#!. mismos modos que para los

AbrirTabla(

1sta accin permite a rir ar umento N!" re $e la ta la.

la

ta la que especifiques en el

#omo 6ista podrs ele ir los valores 9!>a )reli"inar, Ta laDin?"ica o +r?*ic!Din?"ic!.

$e

Dat!s, Dise8!, 6ista

)elecciona una opcin de M!$! $e $at!s entre A#re#ar, M!$i*icar y SGl! lect/ra i ual que en la accin A rirC!ns/lta.

BuscarFe

istro( 5tili$aremos esta accin para buscar re istros. #on esta accin Access se p!sici!na en el pri"er re#istr! 7/e c/"pla l!s criteri!s
especi*ica$!s. )e corresponde con la opcin Buscar *erramientas. de la barra de

1n el ar umento B/scar introduciremos el valor a buscar en forma de te,t!: n%"er!: *ec2a ! e,presiGn. ,odemos ele ir en qu lu ar del campo debe c!inci$ir el cadena introducida, puedes ele ir entre C/al7/ier parte $el ca"p!, 9acer c!inci$ir t!$! el ca"p! o al C!"ien-! $el ca"p!.

Tambin puedes diferenciar entre *acer C!inci$ir "ay%sc/las y "in%sc/las o no. )e supone que la B%s7/e$a se reali$a cuando estamos visuali$ando un re istro determinado, de aqu. el por qu de las si uientes opciones. 1sta accin se para en el primer re istro que cumpla las condiciones, por lo que en el ar umento B/scar en podremos decidir el senti$! en la 7/e Access rec!rrer? l!s re#istr!s, selecciona Arri a para empe$ar a buscar *acia atrs. )elecciona A a>! para buscar *acia adelante. 1n ambos casos la b!squeda parar al lle ar al final 7o principio% del con"unto de re istros. )elecciona T!$! para buscar *acia adelante *asta el final, y despus desde el principio *asta el re istro actual. 1n el ar umento B/scar c!n *!r"at! decidiremos si se tiene en c/enta el *!r"at! 7/e tienen l!s $at!s entre l!s 7/e /sca"!s ! n! . ,or e"emplo, si buscamos la cadena 1.231 y *acemos que busque con formato selecci!nan$! S4, en los campos con formato Access intentar? 2acer c!inci$ir el *!r"at! de la cadena introducida c!n el $at! al"acena$! c!n *!r"at!, por lo tanto no encontrar.a un campo que almacenase un valor de 1231. Si selecci!na"!s N!, deberemos escribir 1231 para encontrar /n ca"p! c!n *!r"at! que conten a el dato1.231, porque Access comparar 1231 c!n el 3al!r $el ca"p! sin *!r"at!. ;a opcin SGl! el ca"p! acti3! buscar en todos los re istros, pero s!la"ente en el ca"p! acti3! en ese momento sino buscar en todos los campos. 1l ar umento B/scar pri"er! fuer$a a que la %s7/e$a se realice $es$e el pri"er re#istr! en ve$ de buscar a partir del re istro actual.

Buscar)i

uiente( )e posiciona en el si uiente re istro que cumpla con los criterios indicados en la accin B/scar'e#istr! anterior. ?o tiene ar umentos.
1sta accin cancela el evento que produ"o la e"ecucin de la macro. ?o tiene ar umentos. #on esta accin podrs cerrar c/al7/ier ! >et! 7/e se enc/entre

#ancelar1vento( #errar(
a iert!.

)elecciona en Tip! $e ! >et!( Ta la, 0!r"/lari!, C!ns/lta, In*!r"e, etc.. , y en N!" re $el ! >et! escribe el nombre de ste. ,uedes confi urar si se uardar el ob"eto antes de cerrarlo seleccionando S4 o N!. #on )re#/ntar de"ars que esto quede a decisin del usuario.

#uadro2s"(

#on las 2acros incluso podremos "!strar "ensa>es interact/ar c!n el /s/ari!. 1sto nos lo permitir la accin C/a$r!Ms>.

para

)us ar umentos son muy sencillos, en Mensa>e deberemos escribir el "ensa>e 7/e 7/ere"!s 7/e apare-ca en el c/a$r! $e "ensa>e . 5tili$a la combinacin de teclas MA(US . INT'O para crear saltos de l.nea. Tambin puedes utili$ar el s.mbolo g para rellenar el mensa"e p!r secci!nes S! p?rra*!sT . )i utili$as esta alternativa $e er?s intr!$/cir 3 secci!nes . Aunque podr.as de"ar al una en blanco. 1n el mensa"e que ves a continuacin, el contenido del ar umento Mensa>e era( Se 2a pr!$/ci$! /n err!r #/ar$an$! el re#istr!.gSe per$er?n t!$!s l!s ca" i!s.g. #omo puedes ver la tercera seccin se *a de"ado en blanco deliberadamente y el resultado ser.a este(

1n Bip podremos decidir si "unto al mensa"e suena una alar"a a/$iti3a para alertar al usuario. )elecciona el Tip! de mensa"e eli iendo entre( Nin#/n!, Cr4tic!, A3is!A a, A3is!A ; e In*!r"aciGn. Tambin puedes modificar el T4t/l! del cuadro de mensa"e y escribir lo que prefieras.

&etener2acro( 'ntroduce esta accin en una 2acro para $etener

?o tiene ar umentos. Vers su utilidad ms adelante.

s/ e>ec/ciGn.

DetenerTodasMacros: 1co(

1sta accin $eten$r? t!$as las Macr!s 7/e se estBn e>ec/tan$! en ese "!"ent!. ?o tiene ar umentos. 1sta accin es muy !til para !c/ltar al /s/ari! las !peraci!nes 7/e se est?n reali-an$! c!n /na Macr!. ,ermite la activacin o desactivacin de la visuali$acin de las acciones en pantalla.

)i quieres utili$arla es conveniente que la coloques al principi! $e la Macr! para desactivar la visuali$acin. ;ue o vuelve a utili$arla al *inal $e la Macr! para volverla a activar la visuali$acin.

Activa o desactiva la visuali$acin utili$ando el ar umento Ec! acti3!. 1n Te,t! $e la arra $e esta$! podrs escribir un te-to que se mostrar en la barra de estado mientras la Macr! est e"ecutndose y el Ec! se encuentre desactivado. ;as acciones DetenerMacr! automticamente. y DetenerT!$asMacr!s acti3an el Ec!

1"ecutar#omando(

5tili$a esta accin para lan-ar enc!ntrar en c/al7/ier arra $e 2erra"ientas.

c!"an$!s

7/e

p/e$as

)olo debers seleccionar la accin que prefieras en el ar umento C!"an$! y se e"ecutar.

1stablecerValor( 5na accin muy !til que te

l!s ca"p!s.

per"itir? "!$i*icar l!s 3al!res $e

1n Ele"ent! introduce el n!" re $el ca"p! sobre el que quieras establecer un valor. ,odrs acceder al #enera$!r $e e,presi!nes para ello. 1n el ar umento E,presiGn introduciremos el 3al!r que queremos que tome el campo. 'ec/er$a 7/e si es /na ca$ena $e te,t! $e er? ir entre c!"illas.

Auardar( 1sta accin te permitir #/ar$ar

a iert! en ese momento.

c/al7/ier ! >et! 7/e se enc/entre

)elecciona el Tip! $e ! >et! de la lista desple able 7eli e entre Ta la, 0!r"/lari!, C!ns/lta, In*!r"e, etc...% e indica su nombre en N!" re $el ! >et!. #uando se e"ecute esta accin el ob"eto se reali$ados. uardar con todos los cambios

'mprimir(

5tili$a esta accin para i"pri"ir el ! >et! 7/e estB acti3! en ese "!"ent!. ,odrs imprimir 9!>as $e $at!s: In*!r"es ! 0!r"/lari!s.

1n Inter3al! $e i"presiGn selecciona T!$!, SelecciGn o )?#inas para decidir qu quieres imprimir. )i eli es la opcin )?#inas debers rellenar los si uientes dos ar umentos( Des$e )?#ina y 9asta )?#ina. 1n Cali$a$ $e i"presiGn ele iremos entre Alta, Me$ia, Ba>a o B!rra$!r. )elecciona el n!mero de C!pias y si deseas Intercalar las c!pias, es decir, si quieres que al imprimir ms de una copia se ordenen las p inas al imprimirse.

'rAFe
! >et!.

istro( Te permitir saltar a /n re#istr! en partic/lar $entr! $e /n

,ara ello slo tienes que indicar el Tip! $e ! >et! 7Ta la, In*!r"e, 0!r"/lari!...% y su N!" re. ;ue o en 'e#istr! indicaremos a 7/B re#istr! 7/ere"!s ir. ,odremos ele ir entre )ri"er!: 5lti"! ! N/e3!. Tambin es posible ele ir las opciones Anteri!r: Si#/iente e Ir a. 1n estos !ltimos casos deberemos rellenar tambin el ar umento Despla-a"ient! para indicar el n!mero del re istro al que queremos ir 7para Ir a%, o cuntos re istros queremos que se desplace *acia atrs o *acia delante 7para Anteri!r y Si#/iente%.

2a-imi$ar( 2inimi$ar(

1sta accin "a,i"i-a la 3entana acti3a para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Al contrario que la anterior, esta accin "ini"i-a la 3entana acti3a convirtindola en una barra de t.tulo en la parte inferior de la ventana de Access. 1sta accin "/estra / !c/lta la 2erra"ientas que selecciones en N!" re $e la arra $e 2erra".. arra $e

2ostrarBarra&e:erramientas(

1n el ar umento M!strar, el valor N! oculta la barra de *erramientas en todas las ventanas. )i la barra es una predefinida de Access( S4 muestra la barra en todas las ventanas de Access, D!n$e c!rresp!n$a muestra la barra de *erramientas slo en las ventanas donde aparece de manera predeterminada. )i la barra es una personali$ada de un formulario o informe( S4 mostrar la barra en todas las ventanas abiertas cuando el formulario est activo, y D!n$e c!rresp!n$a mostrar la barra en la ventana activa del formulario o informe.

)alir( 1sta accin *ace que Access se cierre.

,uedes ele ir entre +/ar$ar T!$!, )re#/ntar o Salir directamente sin uardar los cambios.

1.& ACCIONES CONDICIONADAS.

A*ora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un modo que nos ayudar a crear acci!nes c!n "/c2as p!si ili$a$es . ,ara ello utili$aremos las c!n$ici!nes. ,uedes activar este modo *aciendo clic en el botn de C!n$ici!nes de Dise8! $e "acr!. en la barra

;a vista de Dise8! $e Macr! cambiar para tomar este aspecto 7observa como se *a a6adido una columna a la i$quierda%(

1n esta columna podremos intr!$/cir c!n$ici!nes para 7/e la acciGn esta leci$a en la *ila se e>ec/te ! n! se !n el resultado de la consicin.

,or e"emplo si escribimos ]0!r"/lari!s^a]C/rs!s^a]CG$i#! C/rs!^ O 1 en la columna C!n$iciGn, su accin slo se e"ecutar en el caso de que la condicin sea a*ir"ati3a, es decir, que el cG$i#! $e c/rs! sea i ual a 1. 1sto nos abre muc*as posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los p/nt!s s/spensi3!s 7...%. )i escribimos una condicin y resulta 3er$a$era se e"ecutar la accin que se encuentre en la misma fila, =,ero qu pasa si queremos 7/e la c!n$iciGn e>ec/te "?s $e /na acciGn > 2uy fcil, escribe p/nt!s s/spensi3!s en la columna C!n$iciGn para todas aquellas acciones si uientes que quieres que se e"ecuten al res/ltar a*ir"ati3a la c!n$iciGn. )i la condicin diese como resultado *als!, la Macr! saltar? a la si#/iente acciGn 7/e n! ten#a p/nt!s s/spensi3!s en la columna C!n$iciGn. 1n el campo C!n$iciGn tambin podemos incluir e-presiones ms comple"as, como( ]0!r"/lari!s^a]C/rs!s^a]0ec2a Inici!^ Entre \2&Mar&200K\ ( \V&N!3& 200M\ para indicar si la fec*a se encuentra en un intervalo, o EsN/l!S]0!r"/lari!s^a ]C/rs!s^a]nc2!ras^T para reali$ar la accin si no *ay nada uardado en el campo nc2!ras. ,uedes /nir 3arias c!n$ici!nes utili$ando los operadores ( y O como vimos en el tema de consultas. 1n los casos en los que utilicemos 2acros con condicionales nos ser muy !til el uso de la accin DetenerMacr!. Aunque a primera vista el uso de 2acros en Access pueda parecer al o limitado, veremos en las pr-imas p inas que podemos crear #r/p!s $e "acr!s y definir /cles repetiti3!s que nos permitirn reali$ar !peraci!nes "/c2! "?s c!"ple>as.

J.& +'U)OS DE MAC'OS.

#uando tenemos muc*as macros, puede lle ar a ser dificultoso locali$ar una macro dentro de la ventana Base $e Dat!s. Al i ual que es ms cmodo a rupar los arc*ivos en carpetas, puede ser !til a rupar nuestras macros en rupos de macros que conten an macros relacionadas. Tambin los rupos de macros pueden ser !tiles para definir macros a modo de subrutinas dentro de una macro principal. ,ara definir un rupo de macros *aremos uso de la opcin N!" res $e "acr! barra de Dise8! $e Macr!s. en la

)i activas el botn vers que la 6ista $e Dise8! $e Macr!s cambia para a6adir una nueva columna a la i$quierda(

1sta columna nos da la opcin de crear $i*erentes "acr!s $entr! $e /na Macr! principal . 'ma ina que tenemos la si uiente macro y la uardamos como Macr!1(

Macr!1 aparecer en la ventana Base de &atos como una macro, pero realmente ser un rupo de macros formado por las macros n!" re1, n!" re2 y n!" re3. A partir de este momento podremos e"ecutar las acciones acci!n1, acci!nJ, acci!nK y acci!nM simplemente llamando a la macro Macr!1.n!" re2.
3bserva que para llamar a una macro que forma parte de un rupo de macros, *ay que primero indicar el nombre del rupo y despus el nombre de la macro separados por un punto.

K.& C'EA' BUCLES.

)i una macro se puede aseme"ar a un pro rama porque consiste en una serie de acciones que se e"ecutan se !n un determinado orden, y que adems incluye alternativas 7 racias a la columna C!n$iciGn%, nos faltaba un concepto imprescindible en pro ramacin, el concepto de estructuras repetitivas 7bucles%. ,ues bien, a*ora aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. )e trata de la accin E>ec/tarMacr!. E>ec/tarMacr!( ?os da la posibilidad de lla"ar a /na "acr! desde dentro de otra macro y repetir la e"ecucin de dic*a macro, definiendo as. un bucle repetitivo.

,ara ello deberemos especificar el N!" re $e "acr! que queremos e>ec/tar. ,or e"emplo, en el caso anterior, Macr!1, Macr!1.n!" re1, Macr!1.n!" re2 o Macr!1.n!" re3.

,odemos indicar que la 2acro se e>ec/te "?s $e /na 3e- escribiendo en N%"er! $e repetici!nes un n!mero que indique cuntas veces queremos que se repita la e"ecucin de la macro 7el n!mero deber ser mayor que /%. 1n E,presiGn $e repeticiGn podremos introducir una e,presiGn c!n$ici!nal para que se repita la e"ecucin de la macro mientras la condicin se c/"pla Ssea 3er$a$eraT. )e eval!a la condicin antes de e"ecutar la macro as. que si al empe$ar, la condicin no se cumple, la macro no se e"ecutar. \3"o con los bucles infinitosW si utili$as el ar umento 1-presin de repeticin la condicin que pon as deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nuncaWW ,ara componer la condicin se nos dar la opcin de utili$ar el +enera$!r $e E,presi!nes. A*ora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas tcnicas.

#omo puedes ver en la ima en, si reproducimos esta estructura seremos capaces de #enerar /n /cle. Veamos que *emos *ec*o. 1n un punto de la macro necesitamos e"ecutar unas acciones 7/e se repitan 2asta $eter"ina$! "!"ent!. ,ara lo rarlo lo que *acemos es incluir una llamada a la macro repite que se encuentra en Macr!1. ,or lo que en el ar umento N!" re $e "acr! de la accin E>ec/tarMacr! escribiremosMacr!1.repite. 1n el ar umento E,presiGn $e repeticiGn escribiremos la condicin que *a de cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En cas! $e 7/e la c!n$iciGn sea *alsa , el proceso de"ar de repetirse y continuar con la lista de acciones que si uen *asta la accin DetenerMacr! que terminar la e"ecucin de la macro. 3bserva que al final de la macro Macr!1.repite, *emos incluido la accin Cerrar, si como ar umento de la accin pusisemos la macro Macr!1, este bloque solamente se e"ecutar.a como muc*o una ve$ ya que la macro se cerrar.a antes de que se pueda repetir el bloque.

M.& DE)U'ACI@N DE E''O'ES.

#uando creamos una 2acro con diferentes condiciones y saltos de e"ecucin puede que al final la c!"pr! aciGn de que act!a c!rrecta"ente sea cada ve$ ms dificil.

Access incorpora una *erramienta que permite se#/ir la e>ec/ciGn $e la Macr! pas! a pas! pudiendo en cada momento ver qu pr!ces!s se estn llevando a cabo y los res/lta$!s que recibe de la base de datos. ,ara activar esta opcin solamente deberemos de *acer clic sobre el botn de )as! a pas! en la barra de Dise8! $e Macr!s.

5na ve$ activada, cada ve$ que se e"ecute una macro en el sistema lo *ar en modo )as! a pas!. #uando una 2acro se e"ecuta de este modo para cada accin que reali$a produce una salida de informacin que nos lle a a modo de #uadro de dilo o(

#omo puedes ver en la ima en este cuadro de dilo o te mostrar el N!" re $e la "acr! que se est e"ecutando. )i tiene c!n$iciGn, y en caso afirmativo, en qu consiste dic*a condicin y su estado de coincidencia 76er$a$er!A o 0als!A%. Tambin podrs ver el N!" re $e la acciGn que se va a e"ecutar, y los Ar#/"ent!s que tiene. 1n la ima en la funcin Esta lecer6al!r cambiar.a el valor del campo N!" re C/rs! a 9Dise8! de 9 si la condicin n! *ubiese dado *als!. ,ara c!ntin/ar c!n la repr!$/cciGn N!r"al de la 2acro pulsa C!ntin/ar. )i pulsas )as! a )as! se uirs en el mismo modo. ,uedes $etener la 2acro pulsando el botn Detener. 1n cualquier momento en la reproduccin de una 2acro puedes detenerla tambin utili$ando la combinacin de teclas CT'L . INT'O. 1sto te puede ser muy !til si una 2acro entra en un bucle infinito y el sistema de"a de responder.

N.& AUTOWE(S O METODOS AB'E6IADOS DE TECLADO.

;as 2acros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. 1sto es, p!$re"!s asi#nar a tra3Bs $e /na Macr! $i*erentes acci!nes "e$iante /na c!" inaciGn $e teclas. 1l modo de construir una 2acro que act!e de este modo es muy sencillo. )lo tendrs que se uir los si uientes pasos( /. #rea una n/e3a Macr! y llmala A/t!Weys. 2. Activa la opcin N!" res $e Macr! para a6adir la columna con el mismo nombre. 3. 1n la columna N!" re $e Macr! debers indicar la c!" inaciGn $e teclas que activarn las acciones que escribas en la columna AcciGn. &e este modo podrs crear varias combinaciones y asi narlas a un rupo de acciones.

1n ve$ de C!" inaciGn1, C!" inaciGn2, C!" inaciGn3, etc... debers escribir la combinacin de teclas que quieres que e"ecuten las acciones, si uiendo la sinta-is que encontrars en la si uiente tabla(
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas (C or (1 ,F3(,F3+,F3,2314*)(,2314*)+,2314*)C)*L+C ! C)*L+1 F3 C)*L+F3 M./01+F3 2314*) C)*L+2314*) M./01+2314*)

1l modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. )implemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna N!" re $e

Macr!. ;o !nico que debers tener en cuenta es que la tecla CT'L se escribir como @Z<, y la tecla MA(US como .. ;as teclas que conten an ms de una letra debern ir encerradas entre llaves @h i< para que no se confundan con combinaciones. ,or e"emplo, END ser.a el equivalente a la combinacin de teclas E.N.D, mientras que hENDi equivaldr.a a pulsar la tecla 0IN. 1s interesante asociar combinaciones de teclas a la accin E>ec/tarMacr! para permitir lan$ar una macro con slo pulsar unas teclas.

UNIDAD 1J. CON0I+U'A' LA INTE'0AH

Intr!$/cciGn. 6is/ali-ar Barras $e 9erra"ientas. Crear Barras $e 9erra"ientas. )r!pie$a$es $e l!s Ele"ent!s $e /na Barra. )r!pie$a$es $e la Barra $e 9erra"ientas. As!ciar Barras a 0!r"/lari!s ! In*!r"es. Opci!nes $e Inici!. )anel $e C!ntr!l.

1.& INT'ODUCCI@N.
;a inter*a- es la forma en la que el /s/ari! 3er? y tra a>ar? c!n la ase $e $at!s . 1n esta unidad aprenderemos cmo deberemos confi urar 2icrosoft Access 2003 para que una persona que vaya a traba"ar con la base de datos 3ea y p/e$a reali-ar %nica"ente a7/ell! 7/e sea c!n3eniente para n!s!tr!s( los creadores y administradores de la base de datos. Aprenderemos a crear nuestras propias barras de *erramientas, nuestros men!s de inicio e incluso los men!s conte-tuales dentro de Access.

Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o e"ecutar desde un men! no es tan complicado como parece. 1n resumen, veremos cG"! c!ntr!lar el aspect! y c!"p!rta"ient! $e /n arc2i3! c/an$! se a re.

2.& 6ISUALIHA' BA''A DE 9E''AMIENTAS.

Access ofrece la confi uracin de sus barras de *erramientas a un nivel muy superior que el resto de aplicaciones. &e esta forma, per"ite la creaciGn $e n/e3as arras as4 c!"! la pers!nali-aciGn $e las e,istentes. A partir de este momento recuerda que los cambios que se realicen sobre las barras de *erramientas no slo afectarn al arc*ivo en particular sino a t!$a la aplicaciGn Access c!"pleta. ,or e"emplo, si eliminas opciones de las barras de *erramientas predeterminadas, cuando abras cualquier otra base de datos las barras continuarn i ual. &ebers volver a confi urarlas para que se muestren como quieres.

1-isten dos formas distintas para acceder al men! de )ers!nali-aciGn de las barras de *erramientas( ,uedes *acer clic derec*o sobre cualquiera de las barras de *erramientas y seleccionar la opcin )ers!nali-ar. Tambin puedes *acer clic en el men! 9erra"ientas y seleccionar )ers!nali-ar.

)e abrir el si uiente cuadro de dilo o(

&esde la pesta6a de Barras $e 2erra"ientas podremos seleccionar las barras que queremos que sean utili$adas en el pro rama. ,uedes activarlas o desactivarlas *aciendo clic sobre su casilla de activacin. #uando sal as del cuadro de dilo o las barras que *ayas seleccionado se podrn ver en el men! de barras de *erramientas al *acer clic derec*o sobre ellas(

&esactivar las barras de *erramientas predeterminadas 7la Barra $e "en%s y de Base $e $at!s% es una buena idea. As. el usuario no tendr acceso a la base de datos en s., y solamente a las barras que creemos para tal fin. ;a de ase $e $at!s podrs desactivarla desde el cuadro de lista. 2s tarde veremos cmo eliminar tambin la de "en%s.

3.& C'EA' BA''A DE 9E''AMIENTAS.

#rear una nueva barra de *erramientas es muy sencillo, basta con abrir el cuadro de dilo o anterior 7)ers!nali-ar%, *acer clic sobre el botn N/e3a... e introducir un n!" re para la barra en el cuadro de dilo o que se muestra(

#uando introdu$cas el nombre y aceptes, la barra de *erramientas aparecer flotante en la ventana del pro rama. #omo puedes ver en la ima en, la barra en un principio estar 3ac4a, la rellenaremos para que muestre e-actamente lo que queremos.

&esde el momento en el que entramos en el cuadro de dilo o )ers!nali-ar TODAS las arras $e 2erra"ientas se 3/el3en s/scepti les $e ca" i!s . ,uedes *acer la prueba *aciendo clic en cualquier men! u opcin de una barra y vers cmo aparece un recuadro ne ro rodendolo( e$iciGn de la barra. . 1sto indica que estamos en el "!$! $e

)i mantenemos el ratn pulsado sobre un men! u opcin cambiar y tomar esta forma

A*ora ser posible arrastrar el "en% / !pciGn para ca" iarl! $e siti!, ya sea de posicin dentro de la misma barra o a otra diferente. Arrastra un men! u opcin s! re /na parte 3ac4a $e la 3entana *asta que el ratn tome esta forma para eli"inarl!.

)i lo que queremos es a6adir ms opciones a una barra *aremos clic en la pesta6a C!"an$!s.

1n la pesta6a C!"an$!s del cuadro del dilo o )ers!nali-ar encontrars multitud de opciones y men!s que podrs arrastrar sobre las barras de *erramientas y a6adir nuevas funcionalidades. &e *ec*o, as. es como rellenaremos las barras que creemos.

#omo ves, los comandos estn !r#ani-a$!s p!r Cate#!r4asA, la mayor.a las conocers porque ya *emos traba"ado con ellas. )lo tendrs que selecci!nar /n c!"an$! de la lista de la derec*a y arrastrarl! s! re el l/#ar en la arra $e 2erra"ientas que prefieras. Antes de ver las opciones que podemos a re ar, deberemos diferenciar bien entre lo que es /n "en% y /n c!"an$!. 5n c!"an$! es un botn u opcin que reali-a /na acciGn en partic/lar 7como el botn N/e3! o la opcin +/ar$ar%. 5n "en%, por lo contrario no lan$a nin una accin sino que c!ntiene c!"an$!s ! s/ "en%s y se /sa para !r#ani-ar la in*!r"aciGn. &e este modo, E$iciGn es un men! submen!s( +r/p!s y A8a$ir al #r/p!. que contiene varios comandos y dos

1n el listado de comandos podrs encontrar tambin men!s para crear barras de comando ms comple"as y me"or or ani$adas. ;os men!s en este listado se reconocen porque tienen una punta de flec*a apuntado *acia la derec*a(

Veamos a*ora qu cate or.as encontramos en la lista( Al principio tenemos las cate or.as que se corresponden con las opciones de la barra de men!s y las barras de *erramientas incorporadas de Access.

CATE+O'IAS DE COMANDO.

1n la pesta6a C!"an$!s del cuadro )ers!nali-ar encontramos primero las cate or.as que se corresponden con las opciones de la barra de men!s y las barras de *erramientas incorporadas de Access. Fepasmoslas rpidamente(

 Arc2i3!( 1n esta cate or.a encontrars todas los comandos incluidos en el

men! Arc2i3! de la barra de men!s.

E$iciGn( Aqu. podrs encontrar cualquier comando que apare$ca en el

men! E$iciGn de Access. 3bserva que entre ellos se encuentran las acciones *abituales de C!rtar, C!piar, etc, y otras ms especificas como Eli"inar o Insertar *ilas.

6er( &esde esta cate or.a acceders a todos los comandos relacionados con
mostrar ob"etos o en la forma en la que estos son vistos. ,or e"emplo podrs a6adir comandos para mostrar las Ta las, 0!r"/lari!s, C!ns/ltas, etc.. C seleccionar el modo en el que son vistos a6adiendo los comandos de 6ista Dise8!, 6ista 9!>a $e $at!s, 6ista 0!r"/lari!, etc...

Tambin podrs seleccionar comandos como H!!", lan$ar cuadros de dilo o

como )r!pie$a$es, Opci!nes o incluso el )anel $e tareas.

Insertar( 1n esta cate or.a podrs seleccionar comandos que insertarn cualquier

tipo de ob"eto con el que *emos traba"ado lan$ando un dilo o de creacin. ,odrs insertar Ta las, C!ns/ltas, 0!r"/lari!s, In*!r"es, Macr!s, etc...

#on las cate or.as 9!>as $e $at!s, 'e#istr! o Ta la $in?"ica ! #r?*ic!

$in?"ic! podrs a6adir comandos relativos a ellos. Feconocers todas las opciones al *aberlas visto durante el curso.

1n la cate or.a 6entana y Ay/$a encontrars todas las opciones que se encuentran
en los men!s 6entana y ; en la Barra $e "en% de Access.

;as cate or.as de Dise8! $e ta la, Dise8! $e c!ns/lta, Dise8! $e *!r"/lari! !

in*!r"e y Dise8! $e "acr! se corresponden con los comandos de las barras con el mismo nombre con las que *emos traba"ado en las 6istas $e Dise8! durante todo el curso.

C/a$r! $e 2erra"ientas( Aqu. encontrars los comandos contenidos en el C/a$r!

$e 2erra"ientas. 3bviamente, si los incluyes en una barra personali$ada no se *allarn activos si no te encuentras en la 6ista $e Dise8! de un 0!r"/lari! o In*!r"e.

1n la cate or.a 0!r"at! encontrars todos aquellos comandos relativos al formateo

de ob"etos o te-to en formularios o informes. 1ncontrars desde el C!l!r $e la */ente *asta el Alinea"ient! entre ob"etos.

9erra"ientas( 1n esta cate or.a encontrars todas las acciones del men! con el
mismo nombre de la Barra $e "en%s.

de ( Aqu. encontrars los comandos de la arra $e 2erra"ientas de .

:ay que destacar en la cate or.a Arc2i3! el comando )ers!nali-a$! que nos permite definir un comando propio diferente de los comandos predeterminados de Access. &espus tenemos la cate or.a Men%s inte#ra$!s donde encontrars los men!s inte rados de Access correspondientes a las opciones de las Barras $e "en%s.

;ue o encontrars cate or.as para crear lan$adores que abran los ob"etos de la base de datos.

T!$as las ta las, T!$as las c!ns/ltas, T!$!s l!s *!r"/lari!s, T!$!s l!s in*!r"es, T!$as las p?#inas de y T!$as las "acr!s. ,or e"emplo en la cate or.a T!$!s l!s *!r"/lari!s tenemos los comandos que abren cada uno de los formularios que ten amos definidos en la base de datos.

5tili$a la cate or.a C!ntr!les Acti3eQ para a6adir comandos para insertar controles Activea en tus formularios e informes. &el mismo modo que los comandos que a6adamos desde la cate or.a C/a$r! $e 2erra"ientas, estos comandos slo estarn activos cuando nos encontremos en la 6ista $e Dise8! de al !n ob"eto. Ginalmente, la cate or.a N/e3! "en% contiene !nicamente un elemento( N/e3! "en%. 1sta opcin nos da la oportunidad de insertar un nuevo men! en nuestra barra personali$ada para crearlo desde cero.

1.& )'O)IEDADES DE LOS ELEMENTOS DE UNA BA''A.

5na ve$ insertado un comando o men! en nuestra barra de *erramientas podremos personali$arlo a!n ms *aciendo clic derec*o sobre l para acceder a su men! conte-tual. #on el mismo resultado podr.amos seleccionar el elemento *aciendo clic sobre l y pulsando el botn M!$i*icar selecciGn en la pesta6a C!"an$!s del cuadro de dilo o )ers!nali-ar. )e presentar el men! conte-tual.

#on la opcin Eli"inar podremos quitarlo de la barra de *erramientas sin necesidad de arrastrarlo fuera. 5tili$ando estas opciones podrs ca" iar la i"a#en $el !tGn que se muestra, c!pian$! y pe#an$! im enes ya e-istentes en otros botones, o cambindolo por al una ima en que Access ofrece en el men! Ca" iar i"a#en $el !tGn. ;a opcin M!$i*icar i"a#en $el !tGn abre el E$it!r $e modificar el dise6o del botn o dibu"ar uno desde cero. !t!nes que te permitir

#ualquier cambio que realices se podr eliminar *aciendo clic en 'esta lecer y todas sus opciones volvern a su estado inicial. ,ero veamos la opcin )r!pie$a$es que nos abrir un cuadro de dilo o desde donde podremos confi urar a!n ms el aspecto y comportamiento de nuestro men! o comando. Al *acer clic sobre la opcin )r!pie$a$es vers esta ventana(

1n el desple able C!ntr!l selecci!na$! podrs cambiar de elemento dentro de la barra de *erramientas para modificar sus propiedades. As. evitars tener que acceder a sus propiedades uno a uno. &esde aqu. podrs ir cambiando de elemento rpidamente y modificar sus propiedades. 5na ve$ seleccionado el elemento con el que queremos traba"ar pasaremos a ver las opciones que se nos muestran en la seccin )r!pie$a$es $el c!ntr!l. 1n T4t/l!A escribiremos el te-to que queremos que apare$ca en nuestro comando o men!. Trata de asi narles n!" res si#ni*icati3!s para que cuando el usuario los vea pueda *acerse una idea de la accin que reali$a.

Aqu. podremos aprovec*ar para aumentar la accesibilidad de nuestro men! utili$ando el s.mbolo R. ,or e"emplo, si escribimos como nombre RAcciGn, una ve$ abandonemos el cuadro de dilo o, en la barra de *erramientas podr leerse AcciGn. 1l s.mbolo R *a *ec*o que la letra A apare$ca s/ raya$a, lo cual indicar al usuario que podr acceder a esta opcin a travs de la combinacin de teclas ALT . A. Tambin podr.amos *aber escrito ARcciGn, y el resultado ser.a( AcciGn. A*ora la combinacin de teclas para acceder al men! o comando ser.a ALT . C. 1n la opcin Te,t! $el "Bt!$! a re3ia$! podremos escribir el te-to que aparecer en el men! para indicar la combinacin de teclas que activa ese comando.

1sta combinacin de teclas no surte efecto con solo escribirla en el cuadro de propiedades, $e er? ser $e*ini$a en /na Macr! llamada A/t!Weys 7ver la unidad anterior%. 1n In*!r"aciGn $e pantalla escribiremos la $escripciGn $el "en% ! c!"an$! para que apare$ca en modo de ayuda conte-tual al colocar el ratn sobre l.

1n caso de de"arlo en blanco el te-to de ayuda ser el mismo que se escribi en la propiedad T4t/l!. 1n el desple able AcciGn podremos confi urar el comportamiento de un comando as!ci?n$!le /na Macr! ! #r/p! $e Macr!s e,istente en la ase $e $at!s . 1n caso de seleccionar al una, el comportamiento predeterminado del comando desaparecer y su funcionalidad ser aquella definida por la 2acro. )i sabes pro ramar y definir funciones podrs asi narle tambin una funcin, en este caso la llamada a la funcin deber estar precedida del si no V.

,odemos establecer el Estil! del men! o comando seleccionando una de las cuatro opciones que se nos presentan en el desple able( Estil! pre$eter"ina$!, SGl! te,t! Ssie"preT,SGl! te,t! Sen "en%sT o I"a#en y te,t!. ;as propiedades Arc2i3! $e ay/$a e I$ $e c!nte,t! $e ay/$a nos facilitarn el enlace a arc*ivos de ayuda que *ayamos creado a propsito para la base de datos. 1n Arc2i3! $e ay/$a debers escribir la ruta donde Access podr encontrarla+ en I$ $e c!nte,t! $e ay/$a indicars la 'd a la que tendr que acudir para mostrar la ayuda sobre el men! o comando en particular. ;os arc*ivos de ayuda no entran en este curso. Activando la casilla de verificacin Iniciar /n #r/p! podremos insertar separa$!res entre l!s "en%s ! c!"an$!s . ;os rupos se muestran de forma diferente en funcin de si se encuentran en una barra o un men!, observa las si uientes im enes, *emos marcado la casilla Iniciar /n #r/p! de la se unda accin(

J.& )'O)IEDADES DE LA BA''A DE 9E''AMIENTAS.

:emos aprendido a crear nuestra propia barra personali$ada. A*ora veremos cmo acceder a sus propiedades. ,ara ello deberemos volver a la pesta6a Barra dilo o )ers!nali-ar. $e 2erra"ientas del cuadro de

All. selecciona en el listado de Barras $e 2erra"ientas la barra que quieras modificar. )i te fi"as, no es necesario que una barra est activada para poder entrar en sus propiedades. )lo seleccinala y pulsa el botn )r!pie$a$es que encontrars a la derec*a. )e abrir el si uiente cuadro de dilo o(

&esde el desple able Barra $e 2erra"ientas selecci!na$a seleccionaremos la barra que queremos modificar. )i lo desplie as vers todas las barras que se encontraban en el listado anterior de Barras $e 2erra"ientas. Veamos qu podemos encontrar en el marco )r!pie$a$es $e la arra $e 2erra"ientas(

;a propiedad N!" re $e la arra $e 2erra"ientas te permitir cambiar su nombre. )i lo modificas, se cambiar tanto en el listado de Barras $e 2erra"ientas como en el men! conte-tual 7al *acer clic derec*o sobre cualquier barra en la ventana% de las barras de *erramientas. 1n Tip! $e arra $e 2erra"ientas podremos especificar cmo ser visuali$ada la barra en el espacio de la ventana de Access. 1l tipo Barra $e "en%s *ar que la barra tome un aspecto plano como la Barra $e "en%s. 1l tipo Barra $e 2erra"ientas *ar que la barra ten a un aspecto de resaltado 7como la barra de Base $e $at!s%. )i seleccionamos E"er#ente *aremos que la barra se convierta en /n "en% c!nte,t/al ! e"er#ente. 2s adelante veremos cmo asociar barras de *erramientas y men!s a controles y formularios o informes.

1n Ac!ple per"iti$! seleccionaremos si queremos que la barra se pueda acoplar a la ventana de forma 6ertical u 9!ri-!ntal. Tambin puedes seleccionar las opciones )er"itir c/al7/iera o N! se p/e$e ca" iar la barra para que no pueda acoplarse a nin !n borde o desacoplarse en el caso de que lo estuviese. ,ermanecer con el acople que ten a al terminar su modificacin. Activa la casilla M!strar en el "en% Barras $e 2erra"ientas para que la barra se muestre en el men! conte-tual de barras de *erramientas.

,uedes impedir que el usuario a#re#/e: "/e3a ! 7/ite la la inter*a- marcando la casilla )er"itir pers!nali-ar.

arra $e 2erra"ientas a

)elecciona la casilla )er"itir ca" iar ta"a8! si quieres que el usuario pueda *acer ms rande o peque6a la barra de *erramientas. &el mismo modo la opcin )er"itir "!3er *ar que el usuario pueda o no mover la barra de *erramientas de lu ar. )elecciona la casilla )er"itir "!strar y !c/ltar para que el usuaio pueda visuali$ar o no la barra de *erramientas activndola desde el men! conte-tual de Barras de *erramientas que puedes ver en la ima en anterior.

#uando ests modificando barras predefinidas por Access 7aquellas que no *ayas creado t!% podrs pulsar el botn 'esta/rar 3al!res pre$eter"ina$!s para que vuelvan a tomar sus propiedades ori inales. ?in !n cambio que *ayas aplicado sobre ellas permanecer. 1n el dilo o )ers!nali-ar tambin podrs reali$ar la misma accin desde la pesta6a Barra $e 2erra"ientas, seleccionando la barra y *aciendo clic en el botn 'esta lecer....

K.& ASOCIA' BA''AS A 0O'MULA'IOS O IN0O'MES.

A*ora ya sabemos crear nuestras propias barras de *erramientas y modificar las que ya e-isten. Tambin *emos aprendido a confi urar sus propiedades. Veremos a*ora cmo podemos asociarlas a distintos formularios o informes. 1s decir, vamos a ver cmo *acer que /na arra se "/estre al a rir /n *!r"/lari! ! 7/e en $eter"ina$!s c!ntr!les se "/estren "en%s c!nte,t/ales. )i lo que quieres es que se muestre una barra de *erramientas o men! conte-tual per"anente"ente en la ventana de Access, eso lo veremos ms adelante en el si uiente apartado 93pciones de 'nicio9.

,ara asociar arras de *erramientas y men!s conte-tuales a $eter"ina$!s ! >et!s tenemos que colocarnos en la 6ista $e Dise8! del Gormulario o 'nforme donde queramos que apare$ca la barra. )i *acemos clic derec*o sobre el select!r $e 0!r"/lari! ! In*!r"e 7arriba a la i$quierda% podremos acceder a sus propiedades seleccionando en el men! conte-tual la opcin )r!pie$a$es. All. podrs encontrar las si uientes opciones(

1n Barra $e "en%s podrs seleccionar, de las definidas de tipo Barra $e "en%, la barra que quieras que se muestre al abrirse el 0!r"/lari! o In*!r"e. )elecciona en la propiedad Barra $e 2erra"ientas aquella barra definida como Barra $e 2erra"ientas que se mostrar tambin al abrir. &el mismo modo, selecciona en Barra $e "en%s c!nte,t/ales una barra definida como Men% c!nte,t/al para que al *acer clic derec*o sobre el 0!r"/lari! o In*!r"e se muestre.

Tambin es posible asi#nar Barras de "en%s c!nte,t/ales o emer entes a los determinados c!ntr!les. )lo tendrs que ir a las propiedades del control donde encontrars la opcin Barra $e "en%s c!nte,t/ales(

)elecciona aquella que quieres que se muestre al *acer clic derec*o sobre el control y listo.

M.& O)CIONES DE INICIO.

1n este apartado veremos cG"! c!n*i#/rar las !pci!nes $e Inici!. 1stas opciones se encuentran en el cuadro de dilo o Inici!, slo se aplican al arc*ivo de Access activo 7es decir, al arc*ivo de la base datos con el que estamos traba"ando% y act!an sobre el modo en el que se abrir la base de datos. ,ara abrir el cuadro de dilo o Inici!, selecciona en el men! 9erra"ientas la opcin Inici!. Vers la si uiente ventana(

&esde aqu. podremos confi urar todas las opciones del arc*ivo de la base de datos. 1n el cuadro de te-to T4t/l! $e la aplicaciGn puedes escribir el te-to que se muestre en la Barra $e t4t/l! de la ventana. 1n Ic!n! $e la aplicaciGn podrs establecer un icono para que se muestre al lado del t.tulo en la Barra $e t4t/l! y para que se convierta en el icono del arc*ivo.

Tambin podrs ver el icono del arc*ivo en el E,pl!ra$!r $e din$!es y en el Escrit!ri!. ,ara asociar un icono slo tienes que *acer clic en el botn E,a"inar y seleccionar una ima en de tu disco duro. Ten en cuenta que el arc*ivo debe ser de tipo .ic! o .c/r. )i estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar c!"! ic!n! 0!r"/lari! e in*!r"e, que activada *ar que los iconos de la barra de t.tulo de los 0!r"/lari!s e In*!r"es con los que se traba"e en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Ic!n! $e la aplicaciGn. 1n la opcin Barra $e "en%s podrs seleccionar una barra de tipo Barra $e "en%s para la ase $e $at!s.

1n la opcin Barra $e "en% c!nte,t/al podrs seleccionar una barra definida como Men% C!nte,t/al para que apare$ca cuando *a as clic derec*o sobre cualquier parte de la ventana de Base $e $at!s. )i activamos la casilla de )er"itir el /s! $e "en%s n! restrin#i$!s , en la Barra $e "en%s se permitirn determinadas acciones no restrin idas, como la Ay/$a, los comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en M!saic! o Casca$a. Desacti3an$! la opcin )er"itir el /s! $e "en%s c!nte,t/ales pre$eter"ina$!s , el usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men! conte-tual que *ayas indicado en el desple able Barra $e "en% c!nte,t/al. &el mismo modo, si deseleccionamos la casilla de )er"itir el /s! $e arras $e 2erra"ientas inc!rp!ra$as el usuario slo podr ver a7/ellas arras $e 2erra"ientas 7/e 2ayas crea$!. ;as que vienen por defecto con la aplicacin no podrn mostrarse. ;a opcin )er"itir ca" i!s en arras $e 2erra"ientas y "en%s autori$ar o no al usuario para que pueda entrar en el cuadro de dilo o )ers!nali-ar de las barras de *erramientas y reali$ar al !n cambio sobre cualquiera de ellas. 1n el desple able que encontrars arriba a la derec*a podrs *acer que se M/estre /n *!r"/lari!Ep?#ina automticamente al abrir la base de datos. ?ota( Ten en cuenta que las acciones de la 2acro A/t!E,ec se e"ecutan despus de la confi uracin de Inici!. )i abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de la definida en Inici!.

)i desactivas la opcin )resentar la 3entana Base $e $at!s cuando se abra el arc*ivo de la base de datos la ventana desde donde *emos traba"ado durante todo el curso, la que muestra todas las Ta las, C!ns/ltas, 0!r"/lari!s, etc..., esta ventana *abr desaparecido. Tambin podrs ele ir si la arra $e esta$! es 3isi le ! n!. ,ara ello *a$ clic sobre la casilla )resentar la arra $e esta$! para activarla o no. Ginalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales $e Access 7aba"o a la derec*a% para acti3ar ! $esacti3ar las c!" inaci!nes $e teclas que reali$an diferentes acciones sobre la base de datos. Aqu. tienes un listado de esas combinaciones(

Combinacin Res ltado de Teclas F11 C)*L+G C)*L+F11 C)*L+43)4* .L)+F11 )rae al 5rente la 'entana &ase de Datos )rae al 5rente la 'entana 2nmediato .lterna entre la 6arra de men7s "ersonali#ada y la 6arra de men7s "or de5ecto de .ccess Detiene la recu"eraci!n de re8istros en )a6las, Formularios o 2n5ormes "or "arte de la .ccess9 .6re el editor de $isual &asic9

Toda esta confi uracin ser muy !til a la *ora de traba"ar con una base de datos como si fuera una aplicacin. ,uedes confi urarla de forma que slo se muestren formularios con los que traba"ar. )i creas barras de *erramientas con suficiente *abilidad sers capa$ de acce$er a t!$as las !pci!nes y c!"p!rta"ient!s $e la ase $e $at!s y ser como si estuvieses traba"ando con una aplicacin propia. Fecuerda que la confi uracin que indiques en Inici! a*ectar? al "!$! en 7/e el arc2i3! $e la ase $e $at!s se a re. ,or tanto si eliminas o escondes ob"etos y barras de *erramientas no podrs verlos si abres la base de datos normalmente. ,ara saltarte la c!n*i#/raciGn $e Inici! $e /n arc2i3! $e Access debers mantener la tecla MA(US pulsada mientras *aces doble clic sobre el icono del arc*ivo en el E,pl!ra$!r $e din$!es para abrirlo, y n! s!ltarla *asta que la base de datos se *aya car ado completamente. ,ara lo rar mayor funcionalidad y poder conse uir mayor efectividad recuerda que puedes acceder a las )r!pie$a$es de los 0!r"/lari!s e In*!r"es *aciendo clic derec*o sobre su selector en la 6ista $e Dise8! $e 0!r"/lari! o In*!r"e.

Aqu. podrs modificar los valores de las propiedades E"er#ente y M!$al de la ventana del 0!r"/lari! o In*!r"e. Abrir un ob"eto en una ventana E"er#ente supone que slo podr visuali$arse la vista 0!r"/lari! o In*!r"e. ;as 6istas $e Dise8! estar?n $esacti3a$as. )i seleccionas S4 en M!$al, la ventana al abrirse in*abilitar el resto de ventanas *asta que no se cierre. 1n otras palabras ser? la %nica 3entana c!n la 7/e sea p!si le tra a>ar.

&esde la ventana de dilo o de )r!pie$a$es tambin podrs decidir si los botones de Mini"i-ar, Ma,i"i-ar y Cerrar se muestran o no. ?ota( Al utili$ar estas opciones deberemos ase urarnos de que el ob"eto de 0!r"/lari! o In*!r"e dispon a de los suficientes comandos 7por e"emplo en forma de botones o barras de *erramientas% para 7/e el /s/ari! p/e$a cerrarl!s #/ar$an$! l!s ca" i!s 7/e 2a reali-a$!.

N.& )ANEL DE CONT'OL.

3tra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a me"orar la forma en la que el usuario interactuar con nuestra base de datos es el )anel $e C!ntr!l. #rear un )anel $e C!ntr!l nos ayudar a crear un formulario que podremos lan$ar al inicio donde, por medio de B!t!nes $e c!"an$!, daremos acceso a los distintos 0!r"/lari!s e In*!r"es de nuestra base de datos. 1n esta ima en podemos ver una p ina del )anel $e c!ntr!l "usto despus de *aberlo creado con el A$"inistra$!r(

,ero veamos cmo podemos crearlo. :a$ clic en el men! 9erra"ientas y desplie a el men! Utili$a$es $e la ase $e $at!s. :a$ clic sobre la opcin A$"inistra$!r $el panel $e c!ntr!l.

)i a!n no creaste un )anel $e C!ntr!l, Access te pre untar si quieres crear uno. ,ulsa S4 para continuar. )e abrir el si uiente cuadro de dilo o(

&esde aqu. confi uraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que apare$can en el )anel $e C!ntr!l. #omo puedes ver en la ima en, el panel de control estar or ani$ado en una o varias p inas. )i tenemos muc*as opciones dentro del panel, or ani$arlas en varias p inas me"orar el mane"o del mismo, estaremos creando "en%s c!n s/ "en%s. ,ara crear nuevas p inas slo tienes que *acer clic en el botn N/e3a... y escribir el n!" re que quieres dar a la nueva p ina. ;a p ina del panel de control que marques como predeterminada ser la 7/e se "/estre en pri"era instancia cuando se abra el )anel $e C!ntr!l. )i quieres que otra p ina creada por ti sea la predeterminada 7y no la que viene por defecto% seleccinala en el listado y pulsa el botn )re$eter"ina$!. ,uedes eli"inar p?#inas que n! estn definidas como )re$eter"ina$! seleccionndolas y pulsando el botn Eli"inar.

,ero veamos cG"! c!n*i#/rar una p ina del )anel $e C!ntr!l para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. ,ara ello slo tendrs que seleccionar del listado la p ina que quieras confi urar y pulsar el botn M!$i*icar.... )e abrir el si uiente cuadro de dilo o(

&esde aqu. podrs modificar el N!" re de esta p ina de control. 1sto es bastante recomendado pues es el t4t/l! que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una p ina que ser un submen!. 1s recomendable 7/e el /s/ari! sepa en ca$a "!"ent! en 7/B l/#ar se enc/entra para que no se sienta desorientado. 1scribe el n!" re que prefieras en el cuadro de te-to y listo. A*ora pasaremos a rellenar el )anel $e c!ntr!l con los elementos que necesitemos. #omo puedes ver, el listado de Ele"ent!s $e este panel $e c!ntr!l en un principio se encuentra

vac.o. &eberemos a re ar todos los elementos que queremos que se muestren utili$ando el botn N/e3a.... )e abrir el si uiente cuadro de dilo o(

Fellenar los datos para la creacin de un elemento es bastante sencillo. &eberemos darle un n!" re en la propiedad Te,t! que debe ser s/*iciente"ente $escripti3! para que el usuario sepa qu accin e"ecuta el elemento. ;ue o en C!"an$! seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el )anel $e C!ntr!l. ;as opciones son muy sencillas(

Ir al panel te permitir a rir /na p?#ina de )anel $e C!ntr!l para que cuando se pulse el botn de este elemento se muestre dic*a p ina. #omo *emos dic*o antes, utili$a esta opcin para or ani$ar me"or los elementos del )anel $e C!ntr!l.

)i seleccionas la opcin A rir el *!r"/lari! en "!$! A#re#ar podrs ele ir un formulario en el desple able que se mostrar ms aba"o. 1sta opcin abrir el formulario que selecciones en modo A#re#ar. 1s decir, no se vern los re istros e-istentes, slo se abrir el formulario para 7/e p/e$as insertar n/e3!s re#istr!s.

A rir el *!r"/lari! en "!$! E$iciGn te permitir abrir el formulario que esco"as de forma que se muestren todos los re istros e-istentes y as. poder modificarlos. 1sta opcin ta" iBn te per"itir? a#re#ar n/e3!s re#istr!s.

;a opcin A rir el in*!r"e te permitir abrir un In*!r"e en 6ista )reli"inar. #ombina esta accin a6adindole una barra de *erramientas al In*!r"e para que el usuario pueda imprimirlo. Te ser muy !til.

)eleccionando Dise8ar aplicaciGn *ars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de dilo o de A$"inistra$!r $e )anel $e C!ntr!l 7con el que estamos traba"ando en estos momentos%. 1sta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el )anel $e C!ntr!l libremente.

;a opcin Cerrar la aplicaciGn sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos *aciendo clic en un elemento del )anel $e C!ntr!l. Tambin puedes E>ec/tar /na Macr! que especifiques seleccionando dic*a opcin en el desple able. 5na ve$ ten as todos los elementos creados puedes ordenarlos utili$ando los botones de M!3er arri a y M!3er a a>! en el cuadro de dilo o M!$i*icar p?#ina $el panel $e c!ntr!l. 5na ve$ *ayas acabado de confi urar todas las p inas del )anel $e C!ntr!l cierra el cuadro de dilo o. Vers que se *an creado un par de elementos nuevos en tu base de datos. )i vas al listado de Ta las encontrars una llamada Seic2 !ar$ Ite"s, esta tabla almacena la confi uracin de las p inas y los elementos que forman parte del )anel $e C!ntr!l. ?o debers modificar esta tabla a>! nin#%n c!ncept! si no quieres que el )anel $e C!ntr!l de"e de funcionar c!rrecta"ente. )i quieres reali$ar al !n cambio acude de nuevo al A$"inistra$!r $el )anel $e C!ntr!l en el men! 9erra"ientas. 1n el listado de 0!r"/lari!s vers que se *a a6adido un nuevo formulario con el nombre )anel $e C!ntr!l. 1ste es el resultado de lo que acabamos de *acer en este apartado. ,uedes modificar su aspecto entrando en su 6ista $e Dise8! seleccionando el formulario y *aciendo clic en el botn Dise8! .

?ota( #uando crees un )anel $e C!ntr!l es aconse"able que lo lances al principio de la aplicacin seleccionndolo en el desple able M!strar *!r"/lari!Ep?#ina del cuadro de dilo o Inici! 79erra"ientas 9 Inici!%.

UNIDAD 1K. 9E''AMIENTAS DE ACCESS

Intr!$/cciGn. Anali-ar Ta las. Anali-ar 'en$i"ient!. El D!c/"enta$!r. Las *ic2as $el D!c/"enta$!r. C!"pactar y 'eparar. Otras 9erra"ientas. Opci!nes $e la Base $e Dat!s.

1.& INT'ODUCCI@N.
1n esta unidad veremos al unas de las 2erra"ientas inc!rp!ra$as de Access que nos ayudarn a !pti"i-ar y #esti!nar me"or nuestra base de datos. Veremos *erramientas que nos permitirn "e>!rar el ren$i"ient! de la base de datos encontrando y corri iendo errores de dise6o, reparando la base de datos, otras *erramientas nos permitirn $!c/"entar la base de datos, *acer c!pias $e se#/ri$a$, etc...

2.& ANALIHA' TABLAS.

5na base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan lue o estionar y recuperar de forma eficiente. ,ara que esto sea posible los $at!s deben estar reparti$!s

en ta las de la "e>!r *!r"a posible, en esto consiste el dise6o de datos. 1ste curso no pretende ense6ar a dise6ar una base de datos 7ms que un tema necesitar.amos un curso entero% pero podemos apuntar al unas caracter.sticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de dise6o. 5no de los ob"etivos a alcan$ar cuando se dise6a una base de datos es 7/e n! e,ista re$/n$ancia, es decir $at!s repeti$!s innecesaria"ente. ;a redundancia, a parte de #enerar "?s espaci! ocupado en disco, puede #enerar /na serie $e pr! le"as indeseables que puedan *acer que los $at!s almacenados sean inc!rrect!s. Vemoslo con un e"emplo( 'ma inemos una tabla de facturas con los campos n%"er! $e *act/ra, *ec2a, i"p!rte, i3a, cliente, $!"icili! $el cliente, telB*!n! $el cliente, "?s $at!s $el cliente... #uando un cliente ten a varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla+ y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.

=C/B nos p/e$e pr!3!car esta re$/n$ancia> /. M?s espaci! ocupado en disco. 2. )i cambia el telfono del cliente, *abr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que enera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms rave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, *abremos enerado err!res en l!s $at!s 7una factura con el telfono incorrecto%. 3. A la *ora de introducir nuevas facturas de ese cliente *abr.a que volver a introducir sus datos con el en orro que supondr.a y el peli ro otra ve$ de equivocarnos y enerar otro error en los datos. La 2erra"ienta de Access Anali-ar nuestras tablas. Ta la permite $etectar err!res en el $ise8! de

,or e"emplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms efica$ eliminando la redundancia. 1n nuestro e"emplo anterior, se crear.a una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as. los datos de un cliente concreto estar.an almacenados una sla ve$ y las tablas de facturas y clientes estar.an relacionadas por el campo cdi o de cliente. :ay que tener en cuenta que ser "e>!r /tili-arla una ve$ ten amos nuestros $at!s intr!$/ci$!s en la base de datos, para que Access pueda utili$ar los valores almacenados en cada campo y 9adivinar9 me"or un dise6o me"orado.

#omo cualquier pr!#ra"a c!rrect!r, este nos ayudar ya que puede detectar muc*os errores pero n! se #aranti-a al final una ase $e $at!s Gpti"a porque casi siempre e-isten determinadas circunstancias que el pro rama no podr 9adivinar9. #ualquiera que *aya utili$ado un corrector orto rfico sabe que te corri e la mayor.a de las faltas pero no te aranti$a un documento libre de faltas de orto raf.a al cien por cien ,ara e>ec/tar la 2erra"ienta, en el men! 9erra"ientas de la Barra $e "en%s, selecciona la opcin Anali-ar JJ Ta la.

)e abrir el cuadro de dilo o Asistente para anali-ar ta las.

EL ASISTENTE )A'A ANALIHA' TABLAS.

,ara acceder al asistente para anali$ar tablas, selecciona del men! 9erra"ientas la opcin Anali-ar y despus Ta la y se abrir el cuadro de dilo o Asistente para anali-ar ta las(

Aqu. podrs seleccionar la ta la 7/e 7/ieres anali-ar en busca de redundancia. #omo puedes ver en la ima en, el asistente n! "!$i*icar? la ta la !ri#inal, sino que crear nuevas tablas con los datos contenidos en la primera pero de un modo ptimo.

Al pulsar el botn Si#/ienteD pasamos a la si uiente ventana(

5na ve$ *ayas decidido qu tabla quieres anali$ar podrs ele ir entre de"ar que Access *a a todo el traba"o o crear t! mismo las tablas con los datos a"ustados. )i decidimos crear la separacin nosotros mismos veremos la si uiente pantalla(

Aqu. debers seleccionar los campos que conten an $at!s $/plica$!s y arrastrarlos fuera para formar n/e3as ta las. ,uedes ren!" rar las tablas que se crearn 7para asi narles nombres ms si nificativos que indiquen su contenido% *aciendo $! le clic s! re s/ n!" re o pulsando el botn Ca" iar el n!" re $e la ta la .

;os botones Esta lecer el i$enti*ica$!r %nic! y A#re#ar cla3e #enera$a para establecer cul ser la clave principal de las nuevas tablas que crees. Fecuerda que los campos numricos enteros son ms rpidos y fciles de mane"ar por Access. ,or lo tanto, si por e"emplo, tenemos una tabla con m!ltiples cate#!r4as que se repiten a lo lar o de los re istros, ser.a conveniente que se separasen en dos tablas, y adems establecer /na n/e3a cla3e principal para la tabla donde almacenes las cate or.as. Access ser ms rpido buscando valores numricos que campos de te-to.

#uando *ayas terminado de separar las tablas pulsa Si#/iente y vers esta pantalla(

Aqu. Access presentar? l!s 3al!res 7/e n! estBn repeti$!s para que puedas evaluar si realmente debern crearse re istros !nicos para esos valores o es que se trata de /n err!r $e tip!#ra*4a. 3bserva en la ima en que encontramos dos valores muy parecidos( Intensi3! e Intensi3!s. Kueremos que ambas especialidades sean una sola. =Ku deberemos *acer> 2uy fcil, convertirlas a una sola. ,ara ello deberemos desple ar la columna C!rrecciGn del valor a corre ir, y seleccionar el nuevo valor. )i queremos que el re istro permane$ca tal y como est selecci!na la *ila en lanc!, podrs leer el aviso SDe>ar tal y c!"! est?T.

#uando *ayas acabado pulsa Si#/iente.

)i en este !ltimo paso seleccionas N!: n! crear /na c!ns/lta la base de datos permanecer tal y como estaba y se a6adirn las dos nuevas tablas que *as creado. )in embar o, si seleccionas S4: crear la c!ns/lta 7aconse"ado% se crearn las dos tablas y adems el nombre de la tabla ori inal se modificar a6adindose el sufi"o XANTE'IO' a su nombre y se crear /na n/e3a c!ns/lta que mostrar los valores de los re istros de las dos nuevas tablas relacionadas c!n el n!" re $e la ta la !ri#inal(

1sta consulta s/stit/ir? a la ta la !ri#inal anteri!r, por lo que todos los *!r"/lari!s e in*!r"es que apuntaban a la anterior tabla a*ora lo *arn a esta consulta al tener el "is"! n!" re. )e uirn funcionando como lo *ac.an antes. )er como si no *ubieses reali$ado nin#%n ca" i!. ,ero en realidad, tu base de datos estar "e>!r !r#ani-a$a y ser? "?s r?pi$a.

3.& ANALIHA' 'ENDIMIENTO.

1sta opcin permite anali$ar todos los ob"etos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios c!nse>!s sobre cmo alcan$ar un mayor rendimiento en tu base de datos. bbrela desde el men! 9erra"ientas, Anali-ar y seleccionando 'en$i"ient!.

Anali-ar? l!s ! >et!s $e la ase $e $at!s para obtener un informe sobre los cambios que deber.an reali$arse para que la base de datos sea ms e*iciente. #uando *aces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilo o(

)i quieres anali$ar todos los ob"etos de la base de datos, lo ms aconse"able es seleccionar la pesta6a T!$!s l!s tip!s $e ! >et!s para que se listen todos los ob"etos de la base de datos y pulsar el botn Selecci!nar t!$! para que analice los cambios que deber.an *acerse en todos y cada uno de los ob"etos. )i ya *as anali$ado tu base de datos y quieres volver a anali$arla, ser conveniente anali$ar !nicamente los ob"etos nuevos o los que *ayan cambiado, en este caso *a$ clic sobre la pesta6a del tipo de ob"eto a anali$ar y lue o en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los ob"etos que quieres anali$ar. #uando *ayas seleccionado los ob"etos que quieras anali$ar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deber.as de *acer para optimi$ar la base de datos.

,uedes seleccionar una a una cada S/#erencia, 'ec!"en$aciGn o I$ea y leer una nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro N!tas $el an?lisisA. 1n nuestro caso el resultado slo nos devuelve I$eas que podr.amos aplicar. )i Access devolviese al una S/#erencia o 'ec!"en$aciGn podr.amos seleccionarla y pulsar el botn Opti"i-ar para actuali$ar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconse"ados. 1n este caso el resultado aparecer marcado con el s.mbolo de 'es/elt!.

1.& EL DOCUMENTADO'.
#uando tenemos una base de datos amplia, con muc*as ob"etos de todo tipo, cuando traba"an varias personas en el mantenimiento a nivel de dise6o de la base de datos, puede ser !til tener documentada toda la informacin referente a las caracter.sticas de cada ob"eto de la base de datos, esta documentacin la podr.amos reali$ar a mano, y ser.a una tarea lar a y tediosa, pero Access nos proporciona una *erramienta que automati$a ese proceso de documentacin. ?osotros le indicaremos qu ob"etos y cules de sus caracter.sticas queremos documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que lue o podremos imprimir y arc*ivar. Accede a esta *erramienta desde el men! 9erra"ientas, lue o selecciona Anali-ar y *a$ clic en la opcin D!c/"enta$!r.

)e abrir el cuadro de dilo o D!c/"enta$!r(

1sta opcin, i ual que en la anterior nos dar a ele ir entre todos los ob"etos de la base de datos 7T!$! tip! $e ! >et!s% o por tipos de ob"etos. #ada tipo de ob"etos tiene sus propias caracter.sticas y a travs del botn Opci!nes... podremos indicarle qu caracter.sticas queremos que nos documente.

LAS 0IC9AS DEL DOCUMENTADO'.

1l cuadro de dilo o D!c/"enta$!r consta de varias fic*as o pesta6as para los diferentes tipos de ob"etos que tenemos en la base de datos(

)i estamos en la fic*a Ta las, el botn !pci!nes... nos abrir el si uiente cuadro(

 )i estamos en la fic*a C!ns/ltas, el botn !pci!nes... nos abrir el si uiente cuadro(

)i estamos en la fic*a 0!r"/lari!s o en la de In*!r"es, el botn !pci!nes... nos abrir el si uiente cuadro(

1n este caso tenemos un botn adicional )r!pie$a$es... que nos permite seleccionar la pesta6a de propiedades que queremos documentar.

 )i estamos en la fic*a Macr!s, el botn !pci!nes... nos abrir el si uiente cuadro(

5na ve$ *ayamos seleccionado los ob"etos y sus caracter.sticas, *acemos clic en el botn Aceptar, Access nos devolver el in*!r"e s!licita$! en 3ista pre3ia. ;o podremos 3is/ali-ar, i"pri"ir o en3iar a un documento d!r$ o E,cel utili$ando botn 64nc/l!s c!n O**ice de la barra de *erramientas. el

)i quieres puedes reali$ar varias pruebas por ti mismo, no te preocupes, porque esta accin es meramente informativa y n! reali-ar? nin#%n ca" i! s! re t/ ase $e $at!s.

J.& COM)ACTA' ( 'E)A'A'.

5na *erramienta muy !til que Access nos ofrece y que podremos utili$ar es la de C!"pactar y 'eparar.

#omo puedes ver en la ima en para utili$arla debers acceder al men! 9erra"ientas, seleccionar la opcin Utili$a$es $e la ase $e $at!s y *acer clic sobre C!"pactar y reparar ase $e $at!s....

5tili$aremos esta *erramienta para revisar nuestra base de datos. Al traba"ar, insertar, modificar y eliminar ob"etos y datos, el arc*ivo de base de datos 7el .mdb% se va *aciendo cada ve$ ms voluminoso y traba"ar con la base de datos puede *acerse "?s lent! y pesa$! con el tiempo. 1l a/"ent! $el ta"a8! no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va enerando espacio utili$ado en al !n momento pero que ya no sirve y si ue ocupando espacio en el arc*ivo, este espacio es un espaci! innecesari! que se puede rec/perar al c!"pactar la base de datos. ;a reparaciGn le permite a Access re!r#ani-ar me"or la informacin a ni3el intern! lo que *ar que la base de datos */nci!ne "e>!r. 1sta *erramienta recuerda un poco al De*ra#"enta$!r $e din$!es, re!r#ani-an$! el arc*ivo y c!"pact?n$!l! para eliminar *uecos y que funcione me"or. ;a c!"pactaciGn tambin resta lecer? el !r$en $e l!s ca"p!s a/t!n/"Bric!s del final de la tabla. ,or e"emplo, ima ina que tienes un campo autonumrico que contiene re istros $el 1 al 10. A*ora !rra"!s los re istros V y 10, el si uiente re istro que cresemos t!"ar4a el 3al!r 11porque a pesar de *aber eliminado los re istros H y /0 Access tiene re istrado que el /0 *a sido utili$ado y entonces el si uiente tiene que ser el //. C!"pactan$! la base de datos, Access restablecer el n!mero del !ltimo re istro al real, es decir a N, y por lo tanto el si uiente re istro que introdu$cas tomar el 3al!r V, pues es el si uiente libre despus del !ltimo re istro. 1sta renumeracin no afectar a los *uecos enerados entre dos re istros e-istentes, es decir que si borramos el re istro 0, se uir *abiendo un *ueco entre el 3 y el J. Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, *ar que funcione muc*o me"or. ;a *erramienta C!"pactar y reparar tambin se encar a de $etectar si un arc*ivo de Access *a sufrido al !n tipo de $a8! e intentar? repararl!. 1"ecuta esta *erramienta cuando tu base de datos act%e $e *!r"a i"pre3isi le o de"en de funcionar al unas acciones.

K.& OT'AS 9E''AMIENTAS.

CO)IA DE SE+U'IDAD.

;as copias de se uridad son al o imprescindible cuando almacenas in*!r"aciGn $e i"p!rtancia que quieres mantener. #uando se trata de una empresa, es fcil comprender el desastre que ser.a perder toda la informacin almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos uardar una ran cantidad de informacin que nos importa y podemos pensar en cunto supondr.a volver a introducirla todaW )i reali$as copias de se uridad a menudo te ase urars de que si en al !n momento sufres una prdida de informacin 7bien porque se estropee el equipo en el que se traba"a *abitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario% ten#as /na c!pia a "an! que te ayude a *acerle frente. Fecuerda tambin que es me"or que uardes la copia de se uridad en /n $isc! $i*erente de donde se encuentra la ori inal. As. evitars pasar un mal tra o si lo que se estropea es el disco. Access tambin te per"ite crear /na c!pia $e se#/ri$a$ $e t/ ase $e $at!s en cualquier momento para utili$arla en caso de que le ocurriese al o a la ori inal. ,ara reali$ar una c!pia $e se#/ri$a$ slo tendrs que acceder al men! 9erra"ientas, seleccionar la opcin Utili$a$es $e la ase $e $at!s y *acer clic sobre 'eali-ar c!pia $e se#/ri$a$ $e la ase $e $at!s.

Access te pre untar en 7/B l/#ar 7/ieres crear la c!pia y c!n 7/B n!" re.

CON6E'TI' BASE DE DATOS.

1sta opcin nos permite ca" iar el *!r"at! $e la c!n !tras 3ersi!nes $e Micr!s!*t Access.

ase $e $at!s para que sea c!"pati le

,ara acceder a ella selecciona el men! 9erra"ientas, lue o Utili$a$es $e la ase $e $at!s, C!n3ertir ase $e $at!s y finalmente selecciona el *!r"at! al cual quieras transformar la base de datos(

1sta *erramienta slo te ser !til y conveniente si quieres traba"ar en versiones anteriores al formato de tu base de datos, pues las n/e3as 3ersi!nes $e O**ice s!p!rtan el *!r"at! $e las "?s anti#/as. As. que, por e"emplo, si *as creado una base de datos en formato 2002&2003 y necesitas que funcione en un Access VM s4 $e er?s c!n3ertirla. )in embar o si tienes una base de datos en formato VM n! 2ar? *alta que la conviertas a formato 2000 si traba"as con Access 2000 porque ste ser capa$ de leerla y traba"ar con ella.

C'EA' A'C9I6O MDE.

)i dise6as una base de datos para que sea utili$ada por terceros, otra de las *erramientas muy !tiles que podrs utili$ar en Access 2003 es la de Crear arc2i3! MDE. 1sta opcin es recomendada para que el /s/ari! *inal traba"e con la base de datos sin p!$er "!$i*icar nada del $ise8! de la base de datos. 5n arc2i3! MDE $esacti3a la !pciGn $e "!$i*icar ! crear n/e3!s *!r"/lari!s: in*!r"es ! "G$/l!s. Adems los comandos de i"p!rtaciGn y e,p!rtaciGn 7los veremos en el si uiente tema% tambin estarn des*abilitados. )in embar o el usuario podr se uir /tili-an$! l!s *!r"/lari!s para act/ali-ar l!s $at!s y a rir in*!r"es para 3is/ali-arl!s de forma normal. Ten en cuenta que si creas un arc*ivo 2&1 n! 2ay 3/elta atr?s, a partir del .mde no puedes obtener el .mdb que lo ener. ,or eso es conveniente que manten as una copia de la base de datos en formato normal 7."$ % para poder reali$ar all. todos los cambios que puedan sur ir a lo lar o del tiempo.

,ara crear un arc*ivo 2&1 tendrs que acudir al men! 9erra"ientas, Utili$a$es $e la ase $e $at!s y seleccionar la opcin Crear arc2i3! MDE....

?ota( ,ara poder convertir un arc*ivo en 2&1 deber tener un *!r"at! $e Access 2002& 2003. 5tili$a la *erramienta C!n3ertir Base $e $at!s para ello.

M.& O)CIONES DE LA BASE DE DATOS.

,ara pers!nali-ar el aspect! y c!"p!rta"ient! pre$eter"ina$! $e Access tenemos el cuadro de dilo o Opci!nes. ?o estudiaremos todas las opciones e-istentes porque ser.a muy lar o y tedioso, adems al unas opciones no entran en los ob"etivos de este curso, pero os ense6aremos las que nos parecen ms !tiles. ,uedes acceder a l desde el men! 9erra"ientas seleccionando Opci!nes....

)e abrir el si uiente cuadro de dilo o con la pesta6a 6er(

1n esta pesta6a podemos determinar qu cosas mostrar por defecto, por e"emplo tienes las opciones C!l/"na $e n!" res y C!l/"na $e c!n$ici!nes en el marco M!strar en $ise8! $e "acr!s. )i activamos estas opciones el comportamiento de la 6ista $e Dise8! de Macr!s cambiar, y al abrirse, por defecto, las columnas N!" re $e "acr! y C!n$iciGn se mostrarn. Veamos, el contenido de la pesta6a +eneral.

Aqu. podemos modificar aspect!s #enerales $e la aplicaciGn , como los M?r#enes $e i"presiGn, el n!mero de Arc2i3!s /sa$!s reciente"ente que deben recordarse o la Carpeta $e ases $e $at!s pre$eter"ina$aA , la que se abrir por defecto en los cuadros de dilo o A rir y +/ar$ar c!"!. 3tra opcin interesante es la de C!"pactar al cerrar, si quieres que cada ve$ que cierres la base de datos se e"ecute automticamente la opcin C!"pactar y 'eparar ase $e $at!s vista anteriormente.

Fecuerda

que en el tema /0 utili$amos la pesta6a M!$i*icarEB/scar para $es2acern!s $e l!s a3is!s $e c!n*ir"aciGn $e

eli"inaci!nes: act/ali-aci!nes ! creaciGn de nuevos re istros por parte de las c!ns/ltas $e acciGn. ,odrs encontrar estas opciones en el marco C!n*ir"ar.

1n la pesta6a 9!>a $e $at!s encontrars parmetros que definan el aspecto predeterminado de la vista 9!>a $e $at!s.

UNIDAD 1M. IM)O'TA' ( EQ)O'TA' DATOS

I"p!rtar $at!s. E,p!rtar Dat!s. E,p!rtar a d!r$ y E,cel. O tener Dat!s p!r 6inc/laciGn. El A$"inistra$!r $e Ta las 6inc/la$as

1.& IM)O'TA' DATOS.

Access te permite e,p!rtar ! >et!s $e t/ ase $e $at!s a !tra rpidamente.

,ara ello, slo tendremos que acudir a la opcin O tener $at!s e,tern!s del men! Arc2i3!(

5na ve$ all. selecciona la opcin I"p!rtar y se abrir el si uiente cuadro de dilo o(

,ara importar /n ! >et! $e /na ase $e $at!s Access , ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de ori en y pulsar el botn I"p!rtar. 1n el si uiente cuadro de dilo o slo tendremos que selecci!nar l!s ! >et!s 7/e 7/ere"!s a8a$ir a n/estra ase $e $at!s y pulsar el botn Aceptar.

1n la ima en vers que el botn Opci!nes... se encuentra desactivado, es porque *emos *ec*o clic sobre l y entonces *an aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. &esde all. podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los ob"etos. ,ero tambin podemos importar datos desde otros tipos de fic*eros. 1n el cuadro de dilo o I"p!rtar podemos seleccionar un Tip! $e arc2i3! diferente si lo que queremos es que el ori en de la importacin sea !tra */ente $i*erente a /na ase $e $at!s Access, por e"emplo, /n arc2i3! $e te,t!(

1n este caso se abrir el Asistente para i"p!rtaciGn $e te,t!, donde podrs indicar la forma en la que est formateado el arc*ivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs uardar esa descripcin y volver a utili$arla para importar datos de otro fic*ero con las mismas caracter.sticas.

IM)O'TACI@N DE UN A'C9I6O DE TEQTO.

1specificaciones de 'mportacin(
5na ve$ se abra el Asistente para la I"p!rtaciGn $e Te,t! vers la si uiente ventana(

1sta ser la primera de las ventanas de un asistente que te ayudar a indicarle a Access el "!$! en el 7/e est?n *!r"atea$!s y estr/ct/ra$!s l!s c!nteni$!s en el arc2i3! $e te,t!. 1s recomendable que antes de empe$ar con el asistente visites el apartado A3an-a$! que nos permitir indicar !pci!nes $e *!r"at! muc*o ms a"ustadas. ,ulsa el botn A3an-a$! y vers la si uiente ventana(

2uc*as de las opciones que encontrars aqu. las podrs se uir a travs del asistente. Veamos de qu consta realmente el avan$ado de Especi*icaciGn $e i"p!rtaciGn. 5n arc*ivo puede estar formateado de dos formas diferentes(

Deli"ita$!( 1sta opcin indica que los campos de cada re istro se *allan separa$!s p!r al#%n tip! $e s4" !l!, bien sea un p/nt! y c!"a 7U%, una c!"a 7:%, un salt! $e ta /laciGn, etc...

1n el caso de que el arc*ivo de ori en de datos est uardado de esta forma debers indicar el tipo de Deli"ita$!r entre ca"p!s indicndolo en el desple able con el mismo nombre. &el mismo modo tambin deberemos indicar si los campos de te-to se *allan $eli"ita$!s de al !n modo, ya sea encerrados entre c!"illas $! les 7_%, si"ples 7`% o cualquier otro tipo de s.mbolo. ,ara ello utili$a el desple able C/ali*ica$!r $e te,t!.

Anc2! *i>!( 1n este caso, los campos de un re istro no vendrn delimitados por s.mbolos, sino que para ca$a ca"p! 2a si$! reser3a$! /n anc2! en car?cteres.

'ma ina que tenemos tres campos, uno para el ID $e cliente, otro para su N!" re y un tercero para su Apelli$!. 1n el arc*ivo de te-to podr.amos *aber reservado 2 espaci!s para la ID, 1Jpara el N!" re y 2J para los Apelli$!s. Aunque el valor del campo no ocupase todo el espacio reservado el rest! $el ca"p! se rellenar4a c!n espaci!s de modo que el si uiente campo sie"pre e"pe-ar? en la "is"a p!siciGn. &eberemos indicar el p/nt! $e inici! y l!s caracteres $e anc2! $el ca"p! en el cuadro de In*!r"aciGn $el ca"p!(

5tili$a las columnas Inici! y Anc2! para especificar estos valores. )ea cual sea la opcin que eli"as 7 Deli"ita$! o Anc2! *i>!% podrs indicar diferentes pr!pie$a$es para l!s ca"p!s que contiene el arc*ivo de te-to. ;a ima en anterior mostraba el cuadro In*!r"aciGn $el ca"p! con la opcin Anc2! *i>! seleccionada. 3bserva cmo si seleccionamos la opcin Deli"ita$! este cuadro no var.a muc*o(

A cada uno de los campos deberemos asi narle un N!" re, un Tip! $e $at! especifico y adems indicar si se trata de un campo In$e,a$! o no. #ompleta este cuadro tal y como lo *ar.as al crear una tabla en 6ista $e Dise8!. Tambin podrs marcar la casilla Saltar para que ese campo no se ten a en cuenta y no sea almacenado en nuestra base de datos.

1l resto de opciones de este avan$ado son puramente de formato(

)elecciona la c!$i*icaciGn e i$i!"a $el arc2i3! para conse uir una compatibilidad completa con su contenido de tipo Te,t!. ;as opciones por defecto suelen bastar. 1n el marco 0ec2as: 2!ras y n%"er!s podrs indicar el modo en el que estn formateadas las fec*as indicando su !r$en: $eli"ita$!res y !tras c/antas !pci!nes. Tambin podrs indicar cul es el S4" !l! $eci"al utili$ado en el arc*ivo. Todas estas opciones son muy importantes, pues dependiendo de cmo se confi uren, Access leer? el arc2i3! $e te,t! $e /n "!$! / !tr! . Ten en cuenta que si indicamos que el orden de la fec*a es D4a&Mes&A8! no se leer correctamente una fec*a que est en modo Mes&D4a&A8!. ,or lo tanto el valor que se almacene no ser el correcto. ;a venta"a de utili$ar este avan$ado es que t!$as las !pci!nes 7/e in$i7/es p!$r?n ser #/ar$a$as pulsando el botn +/ar$ar c!"!. )i pulsas este botn se abrir un cuadro donde debers indicar el N!" re con el que quieres uardar estas especi*icaci!nes $e *!r"at! para un arc*ivo. 1n cualquier momento podrs acceder y car#ar especi*icaci!nes #/ar$a$as en la base de datos *aciendo clic en el botn Especi*icaci!nes, vers el si uiente cuadro de dilo o(

5tili$a el botn A rir para car ar la confi uracin de opciones de la especificacin seleccionada. ,ulsando el botn Eli"inar la borrars de la base de datos.

Asistente de 'mportacin(

;a especificacin de importacin no es obli atoria, de *ec*o, si uiendo el asistente podremos indicar suficientes opciones como para importar el arc*ivo de te-to satisfactoriamente. ;a venta"a del avan$ado, como ya *emos dic*o c!nsiste en p!$er re/tili-ar las especi*icaci!nes $e /n arc2i3! para !tr! c!n caracter4sticas si"ilares . As. que se uiremos viendo el asistente normal. ?os *ab.amos quedado en la primera pantalla(

1n esta primera opcin deberemos indicar si la separacin de los campos en el arc*ivo viene dada por Deli"ita$!res, o en cambio se tratan de campos con Anc2! *i>!. )elecciona la opcin correspondiente y pulsa Si#/iente.

1sta ima en se corresponde con la si uiente ventana si *ubieses seleccionado la opcin Deli"ita$!. Aqu. debers indicar el tipo de Deli"ita$!r utili$ado, los C/ali*ica$!res $e te,t! y si la )ri"era *ila $el arc2i3! c!ntiene l!s n!" res $e l!s ca"p!s. 1sta !ltima opcin es muy interesante, muc*as veces cuando tenemos un arc*ivo de te-to con re istros para importar, en la primera l.nea viene el nombre de cada campo, esto sirve para que cualquiera que lea el fic*ero sepa a qu corresponden los valores almacenados, pero tambin sirve para importar el fic*ero sin tener que definir cada campo, si seleccionamos la opcin )ri"era *ila $el arc2i3! c!ntiene l!s n!" res $e l!s ca"p!s los nombres de columna se asi narn automticamente co indolos de la primera fila. 1n el caso de que *ubieses seleccionado la opcin Anc2! *i>! se abrir.a una pantalla en la que "e$iante *lec2as p!$r4as in$icar la anc2/ra $e l!s ca"p!s . ,ulsa Si#/iente para continuar.

Aqu. podremos indicar todas las propiedades respectivas a los campos. 'ndica para cada columna un N!" re $e ca"p!, un Tip! $e $at! espec.fico y si deber ser In$e,a$! o no. 2arcando la opcin N! i"p!rtar el ca"p! SSaltarT *ars que el campo no se ten a en cuenta y no sea almacenado en tu base de datos. #uando *ayas terminado pulsa Si#/iente.

1n esta pantalla deberemos ele ir si queremos )er"itir a Access a#re#ar /na cla3e principal o si por el contrario la ele iremos nosotros mismos. )i marcas la opcin Sin cla3e principal la tabla se importar sin una clave principal determinada. ,ulsa Si#/iente para continuar.

>inalmente deber s indicar el nombre para la nue/a tabla y >inalizar. Si acti/as la casilla "eseara 7ue el asistente analizara la estructura de la tabla des#us de im#ortar los datos- cuando Access termine de importar la tabla se lanzar la %erramienta Analizar 4abla para comprobar si la estructura de la tabla im#ortada es la correcta o #odra ser o#timizada . A veces cuando se importan datos al unos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se *an producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos anali$ar y comprobar.

2.& EQ)O'TA' DATOS.

1n el apartado anterior ve.amos como pod.amos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de arc*ivos con otro formato, por e"emplo de te-to A*ora veremos el proceso contrario, en3iar la in*!r"aciGn $e n/estra !tra ase $e $at!s ! a /n arc2i3! $e !tr! tip!, por e"emplo de te-to. ase $e $at!s a

,ara ello, slo tienes que seleccionar la opcin E,p!rtar que encontrars en el men! Arc2i3! de la barra de men!s.

1ste comando te permitir c!piar ta las: in*!r"es: *!r"/lari!s: "acr!s y en $e*initi3a c/al7/ier ! >et! $e t/ ase $e $at!s a !tra . #reando una copia e-acta del ob"eto en otro lu ar. ,ara utili$ar esta opcin slo tendrs que selecci!nar el ! >et! en la ventana Base $e $at!s y entonces e"ecutar el comando E,p!rtar. )e abrir el cuadro E,p!rtar ta la `ta la1` a... y slo tendrs que indicar en 7/B ase $e $at!s quieres copiar el ob"eto, a continuacin Access abrir un cuadro de dilo o E,p!rtar donde te permitir ca" iar el n!" re $el ! >et! en la otra base de datos y se encar ar de e-portarlo .nte ramente sin nin una otra interaccin por tu parte. )i el ob"eto es una tabla se te presentar un cuadro de dilo o E,p!rtar como este(

#omo puedes ver en la ima en, estamos e-portando una tabla llamada Al/"na$! a una base de datos llamada pr/e a."$ . ,odemos indicar el n!" re que tendr la ta la en la ase $e $at!s $e $estin! y tambin ele ir qu parte queremos e-portar.

1n el marco E,p!rtar ta las podremos seleccionar De*iniciGn y $at!s para e-portar la tabla completa 7con todos los re istros que contiene incluidos% o e-portar !nicamente su estructura seleccionando la opcin SGl! $e*iniciGn. Adems este comando te permitir e-portar las tablas a otros formatos, como TQT o QML. ,ara ello, cuando debas indicar a qu base de datos vas a copiar la tabla, selecciona el tipo de arc*ivo al cual ir destinada en el desple able +/ar$ar c!"! tip!(

1n el caso de e-portar el contenido de una tabla a un arc*ivo de te-to podremos marcar la opcin C!n *!r"at! 7a la derec*a de N!" re $e arc2i3!%. )i activamos la opcin C!n *!r"at! podremos ele ir el modo en el que se informacin en el arc*ivo de te-to mediante este cuadro de dilo o( uarda la

Aqu. podrs seleccionar el tip! $e c!$i*icaciGn $e l!s $at!s $e tip! Te,t! $e la ta la. Aunque el predeterminado sea din$!es, Unic!$e SUT0&NT suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es se uir traba"ando dentro de la plataforma din$!es de"a la opcin predeterminada seleccionada. Si n! acti3as la opcin C!n *!r"at!, se abrir el Asistente para e,p!rtaciGn $e te,t! , que es muy parecido al que *emos visto en el apartado anterior de importacin. ,odrs especificar el "!$! en el 7/e se *!r"atear? el arc2i3! $e sali$a e incluso uardar esa especificacin.

3.& EQ)O'TA' A dO'D ( EQCEL.

Tambin, desde la opcin 64nc/l!s c!n O**ice del men! 9erra"ientas: podremos e-portar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaci!nes $el "is"! pa7/ete como d!r$ o E,cel.

)/ licar c!n Micr!s!*t O**ice d!r$ copia y formatea el contenido de nuestro ob"eto y lo presenta en una tabla dentro de un arc*ivo tipo DOC. Anali-ar c!n Micr!s!*t O**ice E,cel copia y formatea el contenido de nuestro ob"eto y lo presenta en una *o"a de 1-cel dentro de un arc*ivo tipo QLS. )i sabes utili$ar el comando C!" inar c!rresp!n$encia de Eord, podrs seleccionar la opcin C!" inar c!n Micr!s!*t O**ice d!r$ y as. crear desde Access un arc*ivo combinado para por e"emplo crear cartas personali$adas o enviar emails personali$ados a todos los clientes 7por e"emplo% que ten as en tu tabla de base de datos.

1.& OBTENE' DATOS )O' 6INCULACI@N.

5na ta la 3inc/la$a es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que act!a como si estuviera en nuestra base de datos. Access per"ite 7/e la incl/ya"!s en n/estra ase $e $at!s estableciendo una cone-in para p!$er 3er y e$itar s/s $at!s aunque sta se encuentre en /n arc2i3! $i*erente. Traba"aremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restriccin, n! podremos ca" iar s/ estr/ct/ra 7su dise6o%. #uando vinculas una tabla n! se c!pia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una cone-in con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. 1ste proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos p!$r?s tra a>ar c!n ella $el "is"! "!$! 7/e si l! est/3iese en la t/ya . #ualquier cambio que *a as en sus datos quedarn refle"ados en la base de datos ori en, y cualquier cambio que efect!en en la base de datos ori en, quedar refle"ado en tu base de datos. 2ientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedar nin una cone-in entre tu tabla y la del ori en de la importacin. ,ara i"p!rtar /na ta la 3inc/la$a slo debers acceder al men! Arc2i3! y seleccionar la opcin O tener $at!s e,tern!s. 1n el desple able que se abrir selecciona 6inc/lar ta las....

)e abrir un cuadro de dilo o. All. debers /scar la ase $e $at!s 7/e c!ntiene la ta la 7/e 7/ieres 3inc/lar. 5na ve$ seleccionada pulsa Aceptar y vers el si uiente cuadro(

)elecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. ;a tabla se a6adir automticamente a tu base de datos. ;as tablas vinculadas se visuali$arn con este s.mbolo $at!s. en la ventana Base $e

?ota( ;as tablas vinculadas a veces son bastante !tiles para "antener la parte $e $at!s separa$a $e l!s *!r"/lari!s e in*!r"es . 'ncluso de esta forma varias personas a la ve$ pueden traba"ar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes. 'ma ina el si uiente supuesto( ten o una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma de tablas. 1n dos ordenadores distintos puedo tener un arc*ivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y traba"en modificando y recabando informacin.

J.& EL ADMINIST'ADO' DE TABLAS 6INCULADAS.

#uando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser !til poder cambiar la ubicacin del ori en de esas tablas o saber en qu lu ar se encuentra nuestra tabla vinculada. ,ara ello disponemos del A$"inistra$!r $e ta las 3inc/la$as. ,ara acceder al cuadro de dilo o A$"inistra$!r $e Ta las 6inc/la$as tendrs que *acer clic en el men! 9erra"ientas, lue o seleccionar la opcin Utili$a$es $e la ase $e $at!s y *acer clic en A$"inistra$!r $e ta las 3inc/la$as(

1sta *erramienta nos permitir act/ali-ar n/estra la ta la 3inc/la$a 2aya ca" ia$!. Veamos cmo funciona.

ase $e $at!s c/an$! la / icaciGn $e

1ste es el aspecto que muestra el Administrador. &esde aqu. podremos seleccionar la tabla que queremos actuali$ar *aciendo clic en su casilla. 5na ve$ seleccionadas todas las tablas que nos interesan *aremos clic en Aceptar y Access actuali$ar las estr/ct/ras $e las ta las selecci!na$as en nuestra base de datos. ,ara ca" iar la / icaciGn de las tablas ori inales slo tenemos que marcar la opcin )re#/ntar sie"pre p!r la n/e3a / icaciGn. #on esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos pre untar $Gn$e debe buscar la tabla vinculada. 1n el momento en que le di amos la r/ta $e la ase $e $at!s , el pro rama la recordar y actuali$ar la estructura y ubicacin de las tablas.