Manual BPM Lacteos

ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT
DIANA PAOLA BUITRAGO PEA DIEGO FERNANDO VALBUENA VIVAS
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS BOGOT D. C. 2007
ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT
DIANA PAOLA BUITRAGO PEA DIEGO FERNANDO VALBUENA VIVAS
TRABAJO DE GRADO
Directora Claudia Patricia lvarez Ochoa Ing. de alimentos Mg. Administracin Mg. Docencia
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS BOGOT D. C. 2007
DIRECTIVAS
RECTOR VICERRECTOR ACADEMICO VICERRECTOR DE PROMOCIN Y DESARROLLO HUMANO VICERRECTOR ADMINISTRATIVO DECANO DE LA FACULTAD
Hno. FABIO GALLEGO ARIAS Hno. HENRY ALBERTO RAMIERZ Hno. EDGAR FIGUEROA BRAJIM
Dr. MAURICIO FERNANDEZ F. Dr. HECTOR HORACIO MURCIA C.
NOTA DE ACEPTACIN
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________ Presidente del jurado
__________________________ Jurado
__________________________ Jurado
Bogot D. C. Octubre 17 de 2007
REGLAMENTO ESTUDIANTIL
Los trabajos de grado no deben contener ideas que sean contrarias a la doctrina de la iglesia catlica en asuntos de dogma y moral. Ni la universidad, ni el asesor, ni el jurado calificador, son responsables de las ideas expuestas por el graduado.
CONTENIDO Pg. RESUMEN ...............................................................................................................7 ABSTRACT .............................................................................................................8 INTRODUCCIN .....................................................................................................9 OBJETIVOS ..........................................................................................................11 GLOSARIO............................................................................................................12 1. MARCO DE REFERENCIA ...............................................................................14 1.1 PROCESO .......................................................................................................14 1.2 GESTIN POR PROCESOS ...........................................................................14 1.3 TIPOS DE PROCESOS....................................................................................15 1.4 ELEMENTOS DE UN PROCESO.....................................................................17 1.5 FACTORES DE UN PROCESO .......................................................................18 1.6 TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DE PROCESOS ...............................19 1.6.1 Diagrama de bloques - Mapeo de procesos .................................................20 1.6.2 Modelo Integrado ..........................................................................................21 1.6.3 Cadena de valor............................................................................................23 1.7 ESTANDARIZACIN DE PROCESOS ............................................................24 1.7.1 Flujograma Integrado o Diagrama de Flujo...................................................25 1.7.2 Ficha de procesos.........................................................................................27 1.7.3 DIPP Diagrama, Insumo, Proceso y Producto ...........................................28 2. IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA ...............................................................29 2.1 ORIGEN ...........................................................................................................29 2.2 UBICACIN .....................................................................................................29 2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................30 2.4 RECURSOS.....................................................................................................30
2.4.1 rea. .............................................................................................................31 2.4.2 Maquinaria y equipo......................................................................................31 2.4.3 Instalaciones. ................................................................................................31 2.5 MERCADOS Y COMERCIALIZACIN.............................................................31 2.6 PLATAFORMA EMPRESARIAL.......................................................................32 2.6.1 Visin ............................................................................................................32 2.6.2 Misin............................................................................................................32 2.6.3 Objetivo.........................................................................................................32 2.7 ESTRATEGIA EMPRESARIAL ........................................................................32 2.8 FIGURA 5. DOFA HACIENDA SANTA ANA.....................................................34 3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS...................................................................35 3.1 MAPA DE PROCESOS ...................................................................................35 3.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS .......................................................37 3.2.1 Procesos gerenciales....................................................................................37 3.2.2 Procesos operativos. ....................................................................................41 3.2.3 Procesos de Soporte. ...................................................................................50 3.2.4 Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora......................................................54 4. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS.....................................................56 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ...............................................57 MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................124 CONCLUSIONES ................................................................................................158 RECOMENDACIONES........................................................................................160 BIBLIOGRAFA ...................................................................................................161
LISTA DE FIGURAS
pg. Figura 1. Cadena de Valor Figura 2. Smbolos empleados en diagramas de flujo Figura 3. Ficha de Procesos Figura 4. Organigrama Hacienda Santa Ana Figura 5. DOFA Hacienda Santa Ana Figura 6. Mapa de Procesos Hacienda Santa Ana 23 26 27 30 34 36
LISTA DE TABLAS
pg. Tabla 1. Proceso de planeacin y gestin Tabla2. Proceso de gestin financiera Tabla 3. Proceso de comunicacin con el cliente Tabla 4. Proceso de Compras Tabla 5. Proceso de Produccin Tabla 6. Subproceso de cra Tabla 7. Subproceso de levante Tabla 8. Subproceso de reproduccin Tabla 9. Subproceso de ordeo Tabla 10. Subproceso de alimentacin Tabla 11. Proceso de comercializacin Tabla 12. Proceso de gestin del personal Tabla 13. Proceso de registros Tabla 14. Proceso de mantenimiento de infraestructura Tabla 15. Proceso de medicin, anlisis y mejora 38 39 40 42 43 44 45 46 47 48 49 51 52 53 55
RESUMEN En este trabajo encontraran una herramienta para orientar la ganadera lechera como empresa, bajo un enfoque de gerencia por procesos, el cual permite identificar cada proceso mediante un mapa donde se clasifican segn su tipo: gerenciales, operativos, de soporte y, de medicin, anlisis y mejora. Se presenta una documentacin del levantamiento, la identificacin y estandarizacin de los procesos por medio de formatos para la recoleccin y caracterizacin de cada uno de ellos. Adems se utilizan indicadores para la evaluacin y control de los procesos generando eficiencia, eficacia y productividad bajo lineamientos de calidad.
Palabras claves: procesos, identificacin, estandarizacin, empresa productora de leche.
ABSTRACT In this project they found a tool to guide the dairy cattle rising like company, under a management focus for processes, which allows identifying each process by means of a map where they are classified according to their type: managerial, operative, of support and, of mensuration, analysis and it improves. It is presented a documentation of the rising, the identification and standardization of the processes by means of formats for the gathering and characterization of each one of them. Indicators are also used for the evaluation and control of the processes generating efficiency, effectiveness and productivity I lower limits of quality.
Keys words: processes, identification, standardization, company producer of milk.
INTRODUCCIN
La produccin de leche en Colombia se ha venido fortaleciendo con los aos al ser una de las principales actividades econmicas del sector agropecuario y agroindustrial, que muestra un manejo ms empresarial sustentado en la especializacin de la actividad y el uso de sistemas de informacin que facilitan la gestin.
Pero, a pesar de estas tecnologas an persisten en la unidad productiva deficiencias en la administracin, producto de una poca visin empresarial que se refleja en las actividades diarias en donde existe un desconocimiento de las mismas.
Evidencia de ello es que en estas unidades no existe un orden en el desarrollo de los procesos y dependen de la persona que los ejecute sin permitir la homogeneidad de los mismos. Esto dificulta los procesos de medicin que de por si son casi inexistentes y son los que aseguran la mejora continua de los mismos.
Por esta razn, nace este trabajo, en donde se orienta una empresa ganadera productora de leche de la Sabana de Bogot, hacia un enfoque de gerencia por procesos, en donde se mejora el sistema de gestin, por medio de la
identificacin y estandarizacin de los procesos para asegurar la productividad y por lo tanto el logro de los objetivos empresariales.
La gestin basada en los procesos es el prembulo para implementar un sistema de calidad bajo las normas ISO, lo cual se ver reflejado en el reconocimiento de la empresa.
Para lograr lo propuesto se desarrollo este trabajo de tipo descriptivo, ya que por medio de la toma y recoleccin de datos en campo se identific, registr y caracteriz los procesos para ser estandarizados en la empresa.
Por medio del formato de procesos se realiz el levantamiento de las diferentes actividades desarrolladas en la empresa, lo cual facilit la identificacin de los megaprocesos, procesos, subprocesos y actividades, mediante un mapa de procesos.
Para la identificacin se desarrollo un Mapa el cual se representan los procesos de la empresa. Y cuya identificacin y delimitacin permiti su clasificacin segn el tipo al que corresponden (organizacionales, operacionales, de soporte y de medicin). El siguiente paso fue su estandarizacin generando una documentacin para la empresa de los procesos que se llevan a cabo. Para la estandarizacin se manej un formato basado en el DIPP (diagrama, insumo, proceso, producto), el cual documenta y describe cada unos de los componentes, lmites, resultados y requisitos que se deben cumplir. Esto facilita la comprensin del funcionamiento de cada proceso, las funciones que se deben de llevar a cabo, las responsabilidades de sus integrantes y los requisitos del producto o resultado de este proceso.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Estandarizar los procesos organizacionales, operativos, de soporte y de medicin, anlisis y mejora de una empresa productora de leche en la Sabana de Bogot.
OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Identificar los procesos organizacionales, operativos, de soporte y de medicin, anlisis y mejora, para el logro de las necesidades y requisitos de los clientes. 2. Elaborar el mapa de procesos. 3. Sistematizar los procesos por medio de tcnicas de diagramacin y documentacin informativa sobre su funcionamiento. 4. Establecer indicadores y mecanismos de control y evaluacin para medir el funcionamiento de los procesos.
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GLOSARIO
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Es un proceso normalizado. Conjunto de actividades normalizadas que deben cumplirse en todas y cada una de las etapas de un proceso. Producto: Es la salida de un proceso. Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto. Entrada: Las entradas de un proceso son por lo general salidas de otro proceso. Las materias primas, la informacin, las personas, los insumos, el dinero, entre otros. Proveedor: Organizacin o persona que suministra un producto. Indicadores: Conjunto de mediciones realizadas al proceso para medir tanto las actividades como los resultados del proceso. Eficiencia: Logro de objetivos Eficacia: Logro de los objetivos con la mejor utilizacin de los recursos Efectividad: Combinacin de eficiencia y eficacia.
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Estandarizacin: Recoleccin y documentacin de informacin acerca del funcionamiento (quin, cmo y cundo) de los procesos de una manera precisa, clara, exacta y de fcil comprensin. Sistema de gestin de calidad: Es la forma como una organizacin realiza la gestin empresarial asociada con la calidad. Manual de procesos: Documento que contiene los procesos que se llevan a cabo en una organizacin el cual estandariza los mismos, de manera que permite una homogeneidad en su realizacin y la posibilidad de realizar seguimiento, control y medicin de resultados. Manual de Funciones: Documento que describe principalmente las responsabilidades de los cargos comprendidos en el organigrama de la empresa. Adems de las responsabilidades se describe el objetivo, las condiciones laborales y las herramientas necesarias para el buen desarrollo de las actividades. Registros: Formatos diseados para la recoleccin de informacin de los sucesos, eventos y/o actividades realizadas en la empresa.
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1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 PROCESO Segn el Instituto de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC (2000) proceso se define como: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Segn Prez Fernndez de Velasco (2004) proceso se define como: Secuencia [ordenada] de actividades [repetitivas] cuyo producto tiene valor para su usuario o cliente
Segn Harrington (1993) proceso se define como: Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a ste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una organizacin para suministrar resultados definitivos. 1.2 GESTIN POR PROCESOS Basados en las definiciones de Mario Navarrete (2004), Prez de Fernndez y Harrigton el enfoque de gestin por procesos es una estructuracin de la empresa, la cual se basa en la identificacin, documentacin, implementacin y control de los procesos que se llevan a cabo dentro de una organizacin bajo la supervisin de un gerente o responsable para cada uno de ellos. Esta gestin por procesos aparta a las organizaciones del antiguo enfoque que se basaba en una estructura organizacional, compuesta por departamentos y reas en donde no exista un responsable del proceso final, ya que hay muchos integrantes en a participacin del mismo.
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Lo que se logra con este enfoque es identificar, relacionar y definir los requisitos, funciones, lmites, responsable y controles que se deben llevar a cabo para conseguir un producto final o salida, bajo unos parmetros de calidad y competitividad. 1.3 TIPOS DE PROCESOS La gerencia de procesos se clasifica segn el tipo, de acuerdo a esto algunos autores identifican cuatro y otros solo tres tipos, ya que estos ltimos unifican los procesos de gestin con los procesos de direccin. A continuacin se describen los cuatros tipos de procesos identificados por Prez de Fernndez:
Procesos Operativos: Transforman los recursos para obtener el producto o proporciona el servicio conforme a los requisitos del cliente, aportando en consecuencia un alto valor aadido al cliente. Las actividades en ellos incluidas y que no cumplan esta condicin, es muy probable que se hagan de manera ms eficiente como parte de algn proceso de otro tipo. A pesar de aportar gran valor aadido, estos procesos no pueden funcionar solos pues necesitan recursos para su ejecucin e informacin para su control y gestin.
Procesos Apoyo: Proporcionan las personas y los recursos fsicos necesarios por el resto de procesos y conforme a los requisitos de sus clientes internos. As como los procesos operativos tiene una secuencia y un producto final claros, los procesos de este grupo se pueden ver como transversales en la medida que proporcionen recursos diferentes del proceso del negocio.
Procesos de Gestin: Mediante actividades de evaluacin, control, seguimiento y medicin aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, adems de proporcionar la informacin que necesitan para tomar decisiones (mejoras preventivas que correctoras) y elaborar planes de mejora eficaces.
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En estos procesos funcionan recogiendo datos del resto de los procesos y procesndolos para convertirlos en informacin de valor para sus clientes internos.
Procesos de Direccin: Son procesos que se realizan para brindar direccin a toda la organizacin, establecer la estrategia corporativa y darle un carcter nico. Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su gua y liderazgo. (Prez Fernndez)
Basados en la norma ISO 9000:2000, que gua a las pequeas empresas a un sistema de gestin de calidad el cual se basa en los procesos, se menciona en el captulo 8 la importancia de un proceso que no se describe inicialmente y es de Medicin, anlisis y mejora. A continuacin se precisa la importancia de este proceso de acuerdo a la norma:
Proceso de Medicin, Anlisis y Mejora: La organizacin debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para: Demostrar la conformidad del producto, Asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de la calidad, y Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad.
Esto debe comprender la determinacin de los mtodos aplicables, incluyendo las tcnicas estadsticas, y el alcance de su utilizacin. Teniendo en cuenta la descripcin de Prez de Fernndez y las Normas ISO, se habla de 4 tipos de procesos bsicos como mnimo y son: Proceso de gestin (puede ir comprendido el procesos de direccin) Procesos operativos
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Procesos de soporte Procesos de medicin, anlisis y mejora 1.4 ELEMENTOS DE UN PROCESO En los procesos se identifican tres elementos fundamentales los cuales deben cumplir con unos requisitos establecidos por los clientes. A continuacin se describe cada uno de estos elementos. Input (entrada). Producto con unas caractersticas objetivas que respondan al estndar o criterio de aceptacin definido. Esta entrada es la salida de un proceso que puede ser interno o externo. El Proceso. Es la secuencia de actividades propiamente dichas. Unos factores, medios y recursos con determinados requisitos para ejecutarlos siempre bien. Este proceso cuenta con las personas y/o maquinaria (hardware y software) competitivo, un mtodo de trabajo (procedimiento), informacin sobre calidad y entrega de la salida al siguiente subproceso a cliente. Para el mejoramiento de este proceso es necesario implementar un sistema de control, el cual se conforma de medidas e indicadores del funcionamiento del proceso, del producto del proceso y del nivel de satisfaccin del cliente. Output (salida). Producto con la calidad exigida por el estndar del proceso. Este puede ir dirigido a un cliente interno o externo, convirtindose as en un input para el proceso del cliente. Recordemos que el producto del proceso (salida) va a tener un valor intrnseco, medible o evaluable, para su cliente o usuario. (Prez Fernndez)
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1.5 FACTORES DE UN PROCESO Los factores de un proceso establecidos por Prez de Fernndez son todos los recursos y/o entradas necesarias para la realizacin y el buen desarrollo del producto. A continuacin se describe los factores mnimos a tener en cuenta para el desarrollo de un proceso. PERSONAS. Un responsable y los miembros del equipo de proceso, todas ellas con los mismos conocimientos, habilidades y actitudes (competencias) adecuados. La contratacin, integracin y desarrollo de las personas la proporciona el proceso de Gestin de Personal. MATERIALES. Materias primas o semielaboradas, informacin (muy importante en los procesos de servicios) con las caractersticas adecuadas para su uso. Los materiales suelen ser proporcionados por el proceso de compras. RECURSOS FSICOS. Instalaciones,
maquinaria,
utillaje,
hardware,
software que han de estar siempre en adecuadas condiciones de uso. Aqu nos referimos al proceso de Gestin de Proveedores de bienes de inversin y al proceso de mantenimiento. MTODO/PLANIFICACIN
DE
PROCESO.
Mtodo
de
trabajo,
procedimiento, hoja de proceso, gama, instruccin tcnica, instruccin de trabajo, etc. Es la descripcin de la forma de utilizar los recursos, quin hace qu, cundo y ocasionalmente cmo. En estos incluimos el mtodo para la medicin y seguimiento del: funcionamiento del proceso (medicin o evaluacin), producto del proceso (medida de cumplimiento) y, la satisfaccin del cliente (medida de satisfaccin).
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Un proceso esta bajo control cuando el resultado es estable y predecible, lo que equivale a dominar los factores del proceso. En caso de un funcionamiento incorrecto, poder saber cual es el factor que lo ha originado para orientar la accin de mejora (gestin de calidad). GERENCIA. El tipo de gerencia que gua el proceso. El nfasis en la calidad, desempeo, acompaamiento, o el estilo de gerencia autocrtica, democrtica, situacional o laisse faire (el de la vista gorda), es determinante en la gestin y resultados de un proceso. (Mario Navarrete) MEDIO AMBIENTE. Cuando se habla de medio ambiente en procesos, no se limita el concepto de conservacin del aire, agua, incluye tambin y con prelacin el clima organizacional que se vive en el proceso, las condiciones de salud ocupacional en que las personas ejecutan el trabajo, en general los aspectos ergonmicos y de riesgo profesional. ECONMICO. El dinero, los recursos con los que cuenta el proceso. MEDICIN. Sistema utilizado para medir los resultados del proceso, la satisfaccin del cliente, la eficiencia de las actividades, las entradas y a los proveedores. 1.6 TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DE PROCESOS Para la identificacin de los procesos se manejan diferentes tcnicas que permiten ver las relaciones que se manejan entre los diferentes departamentos, los recursos necesarios, los requisitos de los mismos, los responsables y los resultados o salidas esperadas.
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Inicialmente se puede manejar un formato o plantilla para describir y precisar los diferentes procesos. Para esto se puede utilizar el formato de procesos sugerido por Lus Fernando Agudelo T. y Jorge Escobar Bolvar (2007).
Las tcnicas ms utilizadas para la identificacin del sistema y los procesos son: Diagrama de bloques - Mapa de Procesos Modelo integrado Cadena de valor A continuacin se describen cada una de ellas: 1.6.1 Diagrama de bloques - Mapeo de procesos
Basados en Galloway (1998) el mapa de procesos es un formato alternativo a un diagrama de flujo lineal. Tiene varias columnas que representan las fuentes de diversas personas o departamentos. Una vez completado representa como el output va pasando por las distintas funciones.
Este diagrama de bloques o Mapa de procesos es til para entender como se relacionan los distintos departamentos, unidades operativas, etc., ante un
determinado proceso.
Es una tcnica para examinar el proceso y determinar adnde y porqu ocurren fallas importantes. El mapeo de un proceso es el primer paso a realizar antes de evaluarlo. Para realizarlo se debe:
1. Identificar el proceso Clave y asignarle un nombre. ( Aquel que resulte ms conocido para los participantes)
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2. Identificar las funciones ms importantes involucradas en el proceso mediante una lista al costado izquierdo del mapa. 3. Identificar el punto de partida representndolo en el lado superior izquierdo. Movindose hacia abajo y a la derecha ingresar las actividades asociadas con cada participante. Evitar los detalles. 4. Conectar las actividades mediante una flecha desde el proveedor hasta su cliente ms inmediato. 5. Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya terminado el Mapeo.
El Mapeo de los Procesos permite obtener:
Un medio para que los Equipos examinen los Procesos Interfuncionales. Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo. Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso. La comprensin de cmo varias actividades estn interconectadas y donde podran estar fallando las conexiones o actividades.
1.6.2 Modelo Integrado Segn Royero (2003) un modelo integrado es el conjunto de procesos que parten de las principales reas claves dentro del sistema organizacional, esto con el fin de disear indicadores y estndares basados en los planes y programas estratgicos pretendidos por la organizacin. Tales indicadores cuantitativos y cualitativos, son medidos por medio de ndices confiables de desempeo gestionados por cuadros de mando que garanticen un monitoreo efectivo para el cumplimiento de los objetivos del sistema. En esencia, un modelo integrado es un mecanismo de medicin de los intentos estratgicos por lograr con efectividad los objetivos organizacionales. Constituye la
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manera mediante el cual, las estrategias y recursos son dirigidos a los aspectos claves del xito organizacional y a la satisfaccin de los usuarios dentro del cumplimiento de los parmetros sociales de desarrollo. Un modelo puede presentar fundamentos bajo los parmetros de las siguientes premisas de actuacin y conformacin: Integralidad: Se fundamente en una visin sistmica de la organizacin y de su interaccin con el medio ambiente en que se desarrolla. Excepcin: El principio de excepcin concentra la base para la toma de decisiones por medio del control de los procesos esenciales o claves que garanticen el xito organizacional. Eficiencia: Garantiza el cumplimiento de los objetivos en el uso racional de los recursos. Flexibilidad: Se entiende como la consideracin de los cambios que pudieran devenirse a raz de las necesidades del entorno y de la organizacin. Perfectibilidad: El modelo en cuestin se alimenta de sus errores, experiencia, ideas, innovaciones y criticas realizadas por los actores involucrados en el proceso, con el objeto de perfeccionar y mejorar su eficacia dentro y fuera del mbito organizacional. No es un modelo infalible, sino perfectible. Responsabilidad social: Considera su actuacin bajo el principio de control de gestin de las reas institucionales que tienen que ver con el desarrollo local, regional y nacional. Como lo es la transferencia de tecnologa, la diversificacin del conocimiento, el desarrollo tcnico-social, la pertinencia social y la rendicin de cuentas.
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1.6.3 Cadena de valor
La cadena de valor establecida por Porter (1998) categoriza las actividades que producen valor aadido en una organizacin. Las actividades primarias se dividen en: logstica interna, operaciones (produccin), logstica externa, ventas y marketing, servicios post-venta (mantenimiento). Estas actividades son apoyadas por: direccin de administracin, direccin de recursos humanos, desarrollo de tecnologa (investigacin y desarrollo) y abastecimiento (compras). Para cada actividad de valor aadido han de ser identificados los generadores de costos y valor. (Figura 1)
Figura 1. Cadena de Valor
Fuente: Porter, Michael E. Ventaja Competitiva (1998)
El marco de la cadena de valor enseguida se puso frente del pensamiento de empresas como una poderosa herramienta de anlisis para la planificacin estratgica. Su objetivo ltimo es maximizar la creacin de valor mientras se minimizan los costos. De lo que se trata es de crear valor para el cliente, lo que se traduce en un margen entre lo que se acepta pagar y los costos incurridos. La cadena del valor:
Es una herramienta para analizar todas las actividades de una empresa.
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Disgrega a la empresa en sus actividades estratgicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de
diferenciaciones existentes y potenciales. A esta cadena de valor se le atribuye la obtencin ventaja competitiva, ya que al desempea las actividades estratgicas de una forma ms barata o mejor que sus competidores. Otra manera de identificar procesos es por medio de la caracterizacin de necesidades o requerimientos de los clientes, como ya se haba mencionado, de estos se parte para la formar la estrategia corporativa de la empresa. La identificacin de necesidades o requerimientos de los clientes es ms factible, ya que ellos generar unas necesidades especficas que quieren satisfacer, adems de unos atributos, cualidades y caractersticas de las mismas. Con esta referencia se puede generar una visin interna en la organizacin, en donde se establecern los factores crticos de xito de la empresa, lo cual nos indicar cuales son los procesos bsicos para la satisfaccin de los clientes. 1.7 ESTANDARIZACIN DE PROCESOS La estandarizacin, es la recoleccin y documentacin de informacin acerca del funcionamiento (quin, cmo y cundo) de los procesos de una manera precisa, clara, exacta y de fcil comprensin. Esta estandarizacin permite llevar un control de los procesos de manera que se pueda evaluar su gestin para generar un mejoramiento en cuanto a los recursos, las metodologas y la calidad del mismo y del producto o salidas.
Los factores crticos de xito, son aquellas caractersticas, condiciones o variables relacionadas con un proceso especfico de la empresa, que tiene un impacto directo en la satisfaccin de las necesidades y/o requisitos del cliente. FEDEGAN SENA. Capacitacin en gestin para empresarios ganaderos. Benchmarking para empresas ganaderas. Mdulo 5. Universidad Nacional de Colombia.
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Las tcnicas ms utilizadas en la estandarizacin de los procesos se realizan por lo general por medio de diagramas que permiten una mejor comprensin, como por ejemplo: Flujograma integrado Ficha de procesos DIPP A continuacin se describe cada una de ellas: 1.7.1 Flujograma Integrado o Diagrama de Flujo El flujograma o diagrama de flujo es una representacin grfica de los pasos que se siguen para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y despus de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente. El diagrama de flujo tiene las siguientes caractersticas y ventajas: Es una representacin grfica de las secuencias de un proceso, presenta informacin clara, ordenada y concisa. Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas. Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor aadido etc. Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora. Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados. Ayuda a entender el proceso completo. Permite comprender de forma rpida y amena los procesos.
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Para representar la informacin, se necesita una serie de smbolos bsicos que se emplean en la confeccin de diagramas de flujo, a continuacin en la Figura 2 se ensean y explica cada uno de ellos: Figura 2. Smbolos empleados en los diagramas de flujo
Smbolo Significado Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, informacin o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Conexin con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algn momento aparece relacionado con el proceso principal. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida Informacin de apoyo: Situamos en su interior la informacin necesaria para alimentar una actividad (datos para realizarla) Decisin/ Bifurcacin: Indicamos puntos en que se toman decisiones: s o no, abierto o cerrado...
Conexiones de pasos o flechas: Muestran direccin y sentido del flujo del proceso, conectando los smbolos.
Documento: Se utiliza este smbolo para hacer referencia a la generacin o consulta de un documento especfico en un punto del proceso. Fuente: FORSYTHE, Alexandra I. y NIETO RAMIREZ, Jos Antonio. Lenguajes de diagramas de flujo. Editorial Limusa. Mxico, 1973.
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1.7.2 Ficha de procesos La ficha de procesos es un soporte de informacin de los diagramas que permite estandarizar las caractersticas ms relevantes para el control de actividades de los procesos y su gestin. Se compone de (Figura 3): Objetivo Clientes/alcance Normativa Responsable Descripcin del proceso Diagrama de flujo Documentos relacionados Sistema de seguimiento Figura 3. Ficha de proceso
*Fuente: Facultad Nacional de Salud Pblica. Sistemas de Informacin Integral. 2004 http://guajiros.udea.edu.co/fnsp/Documentos/Direccion/SII/ULAF.pdf
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1.7.3 DIPP Diagrama, Insumo, Proceso y Producto
Es un documento que describe esquemticamente la secuencia de actividades que se deben seguir por las personas de las reas involucradas en el desarrollo de un proceso.
Las caracterizaciones incluyen diagrama de flujo de acuerdo con el tipo establecido por la organizacin y remiten a los formatos, instructivos y registros.
El DIPP equivale a la caracterizacin del proceso que contiene las siguientes caractersticas: objetivo, responsable, alcance, insumo, productos, recursos. (Agudelo T. y Escobar Bolivar)
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2. IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA
2.1 ORIGEN La Hacienda Santa Ana es una empresa constituida como una sociedad de hecho que se ha formado mediante el sacrificio de muchos aos de trabajo de la familia VIVAS AMAYA desde hace medio siglo. Esta ganadera ha pasado por varios lugares, y es cuando en 1986 se adquieren las tierras donde hoy da se desarrolla la produccin de leche.
2.2 UBICACIN La Hacienda Santa Ana est ubicada a 69 Km de la ciudad de Bogot D.C. en el municipio de Nemocn, Vereda Checua.
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2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Estructura organizacional de la Hacienda Santa Ana se compone de la siguiente manera (Figura 4): Figura 4. Organigrama Hacienda Santa Ana
JUNTA DIRECTIVA
Contador
Administrador.
Asesor Tcnico
Mayordomo
Tractorista
Encargado Hato
Encargado Cra, Levante y reproduccin
Oficios Varios
Ordeadoras
2.4 RECURSOS La Hacienda Santa Ana cuenta con diversos recursos fsicos, los cuales describen a continuacin:
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2.4.1 rea. La Hacienda cuenta con una extensin de 200 Fanegadas, las cuales se dividieron en cuarenta lotes con una extensin aproximada de 4.7 fanegadas y las 10 fanegadas restantes distribuidas en caminos, infraestructura de riego, maquinaria y equipos y rea social. Para la produccin de leche el hato se mantiene en 60 fanegadas, las terneras destetas en 10 fanegadas, el horro en 50 fanegadas y los lotes de terneras, novillas y dems lotes en 30 fanegadas, y las cuarenta restantes en produccin de pastos y forrajes para silo.
2.4.2 Maquinaria y equipo. La Hacienda cuenta con un equipo de ordeo de 6 unidades diesel., tres tractores, boliadota, cincel, rastrillo, fumigadora de 600 lt., kit completo de inseminacin de artificial, tanque de nitrgeno, dos compresores
diesel para poso y dos zorras de 4 ruedas jaladas por caballos.
2.4.3 Instalaciones. La Hacienda cuenta con un corral con capacidad de 300 animales todas las cercas en electricidad, hidrates para el tanque de consumo de agua del ganado, caminos en recebo, un establo porttil de 6 puestos y un establo fijo de 200 puestos, sala cunas para las terneras, una estacin del IDEAM para control de fenmenos climticos 2.5 MERCADOS Y COMERCIALIZACIN Dentro del rea donde se encuentra la explotacin hay cinco (5) empresas que compran la mayor parte de la leche que son: Alpina, Alquera, Proleche, Parmalt y Prima quien es la compradora de leche de la empresa. Tambin existen pequeos comercializadores y cruderos que tienen una baja participacin del mercado al vender directamente al consumidor sin ningn proceso. Estas grandes empresas fijan los precios de la leche, de acuerdo con unos parmetros de calidad que se deben cumplir. Adems de esto, el productor esta obligado a pagar la retencin en la fuente y aporte al fondo ganadero; estas dos obligaciones equivalen al 2.25%.
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Todo esto genera un esfuerzo mayor por buscar la productividad de las empresas lecheras. 2.6 PLATAFORMA EMPRESARIAL
2.6.1 Visin La Hacienda Santa Ana ser en el futuro el principal aliado estratgico de las empresas procesadoras de lcteos suministrndoles leche de calidad en altos volmenes, siendo as la empresa ms productiva y rentable de la vereda de Checua del municipio de Nemocn. 2.6.2 Misin La Hacienda Santa Ana tiene como objeto producir leche de calidad e incrementar su volumen por medio de la optimizacin de los recursos, capacitando el personal y valorando el sostenimiento a travs de los aos como un factor importante de la produccin brindando as, bienestar social y ambiental. 2.6.3 Objetivo Producir leche en cantidad y calidad con animales sanos, seleccionados y adaptados a la zona de produccin, satisfaciendo las necesidades de los clientes y generando rentabilidad y competitividad. 2.7 ESTRATEGIA EMPRESARIAL El mercado requiere leche con alto porcentaje de slidos, volumen y bajos recuentos microbiolgicos.
Con base en esto se establece como estrategia productiva:
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Hacer mejoramiento gentico mediante la evaluacin de las debilidades fisiolgicas del hato, seleccionando un reproductor que corrija los defectos de las vacas y posteriormente mejore la calidad y produccin de las hijas Realizar anlisis foliar y de suelos para mejorar las praderas en cuanto a produccin de forraje por metro cuadrado y nutricin. Realizar tablas nutricionales balanceadas con suplementos que mejoren la calidad de las raciones de los animales contando con buenas bases forrajeras. Incrementar el hato con animales seleccionados de alta gentica, productivos y adaptados a la zona. Capacitar el personal en las diferentes tcnicas para el mejoramiento productivo y reproductivo de los animales. Adems generar conciencia de bienestar social y ambiental del entorno laboral.
Teniendo en cuenta la parte comercial se establece como estrategias: Realizar
investigacin
de
mercados,
proyecciones,
requisitos
necesidades del negocio. Liderar alianzas que permitan el fortalecimiento de los productores por medio del benchmarking y generen un enganche comercial equitativo. Disear una alianza con los proveedores para reducir costos por medio de la asociacin de los productores.
En la parte financiera se establecen como estrategias: Establecer una rentabilidad fija y sostenible a travs de los aos teniendo en cuenta el incremento de los activos. Realizar proyecciones y presupuestos a corto, mediano y largo plazo; para lograr el cumplimiento de las metas
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2.8 Figura 5. DOFA HACIENDA SANTA ANA

D.O.F.A. DE LA EMPRESA HACIENDA SANTA ANA PRODUCTORA DE LECHE FORTALEZAS Sede propia Equipos Calidad en la leche con un 5 % de grasa Experiencia en el sector lechero Recursos fsicos apropiados Comercializador definido y confiable Procedimientos de ordeo con reductasa muy bajas DEBILIDADES Falta de directivos con capacidad de toma de decisiones y delegacin de autoridad. Praderas construccin Solo se maneja un comprador de leche. Vehculos de transporte inadecuados. Desorganizacin en los presupuestos mensuales
OPORTUNIDADES Impuestos en insumos bajos e inexistentes Vas de acceso excelentes. Apoyo del gobierno en mantener los precios estables. Experiencia en el campo de 40 aos. Contenido de slidas en la leche altos. -
ESTRATEGIAS F.O. Mantener la imagen de responsabilidad cumplimiento y calidad con el comercializador Aprovechar la seguridad y las vas en la zona para mantener y mejorar los precios de la leche. Optar por la calidad y la sanidad de la leche dando ms opciones de comercializacin
AMENAZAS Orden Pblico, Inseguridad en el pas (en general) Cambio de habito de consumidores Abundancia de leche en diferentes pocas del ao Competencia desleal Factores climticos Entrada de leches trianguladas al pas Subsidios ( T:L:C) ESTRATEGIAS F.A. Ya que la sede es propia desarrollar infraestructuras par mejorar la seguridad de la finca (paredes, rejas, cercas elctricas celadura) Alianza con los productores y comercializadores para eliminar los competidores desleales o cruderos. Proyectos de pasteurizacin para competir con leches importadas
ESTRATEGIAS D.O. Capacitar y fortalecer la parte directiva y administrativa de la empresa y dar espacio a mentes jvenes y capacitadas. Organizar de manera equitativa los pagos y servicios a proveedores. Aprovechar vas y seguridad para promover mejoras en transporte, mediante gestin crediticia, para poder ser eficientes a la hora de diversificar los productos en el mercado. Con la calidad de la leche buscar otro comprador as se tienen dos opciones.
ESTRATEGIAS D. A. Gestionar recursos para adquirir los medios necesarios para ser mas eficientes administrativamente Organizar junto con los proveedores y el comercializador precios estables , para beneficio general, e importante a la hora de intensificar la plantacin. Elaborar un programa de informacin junto con cooperativas y dems entes del sector, que destaquen aspectos como producciones, fechas de abundancia de leche , precios de insumos, costos etc, con el fin de que el productor aplique aspectos relacionados con plantacin de su produccin , y no se presenten fluctuaciones que generan desconcierto econmico en los productores econmicos.
3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Como paso inicial para la identificacin de los procesos es necesario definirlos y clasificarlos de acuerdo con su nivel: megaproceso, procesos, actividades y tareas.
Con base en esto se desarrolla un despliegue en donde se levantan o identifican de manera individual cada uno de los proceso de la empresa con sus respectivas actividades y tareas.
Como paso inicial se maneja el mapa de proceso, que representa de manera grfica la clasificacin de los megaproceso y procesos ms significativos de la empresa.
3.1 MAPA DE PROCESOS Con el mapa de procesos (Figura 6) se percibe de manera general el sistema que se desarrolla en la Hacienda Santa Ana, en donde se identifican y clasifican los procesos ms representativos segn su tipo: procesos gerenciales, procesos operativos, procesos de soporte y procesos de medicin, anlisis y mejora. Posteriormente se dar paso a la identificacin o levantamiento de cada uno de los procesos all representados.
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Figura 6. Mapa de Procesos Hacienda Santa Ana
PROCESOS GERENCIALES Planeacin y Gestin NECESIDADES Y REQUISITOS Clientes internos y externos Gestin Financiera Comunicacin con el cliente
Compras
Produccin:
Cra Levante Reproduccin Ordeo Alimentacin
Comercializacin
PROCESOS DE SOPORTE Gestin del Personal Registros Mantenimiento de Infraestructura
PROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
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SATISFACCIN Clientes internos y externos
PROCESOS OPERATIVOS
3.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS
Para la clasificacin de los procesos se parte del despliegue de los megaprocesos, teniendo en cuenta el mapa de la Hacienda Santa Ana y la identificacin de los mismos la cual se muestra a continuacin:
3.2.1 Procesos gerenciales. Los procesos gerenciales son responsabilidad de la direccin, en este caso particular la responsabilidad recae sobre la administracin. En el mapa encontramos los procesos de:
Planeacin y Gestin Gestin Financiera Comunicacin con el cliente
A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos procesos:
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Tabla 1. Proceso de Planeacin y Gestin.

CODIGO HSA GPG01 RESPONSABLES PROCESO: PLANEACIN Y GESTIN Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Junta Directiva Contador Administrador Recopilacin de la Informacin TERMINA Ejecucin y verificacin de los planes y estrategias ELABOR OBJETIVO Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Planear, dirigir, organizar, controlar y mejorar las condiciones empresariales de los recursos con base en la informacin recolectada en cada uno de los procesos bajo las normatividad legal y de calidad que identifique la empresa por su integridad.
INICIA
INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE Productividad, eficiencia y eficacia. Informe financiero Documentos legales y normatividad Informe de ventas Informes productivo y reproductivo de los animales. Informacin Documentos Registros contables. Registros productivos reproductivos
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE
Contador, administrador, Asistente Tcnico Informe de gerencia. Proyecciones, estrategias, objetivos y metas Acciones correctivas y preventivas. Informe de actividades. Lideres de procesos gerenciales, operativos y de soporte. 1 auxiliar contable, 1 administrador y 1 representante junta. Computador, implementos de oficina. Documentos Informes
PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
38
Tabla 2. Proceso de Gestin Financiera

CODIGO HSA GGF02 RESPONSABLES INICIA TERMINA Anlisis de la informacin y elaboracin de informe. ELABOR OBJETIVO Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Garantizar un manejo adecuado de los recursos mediante la organizacin y control de la informacin contable para el anlisis financiero y econmico de la empresa. Ingreso mensual, egreso mensual, margen neto de utilidad, rendimiento del patrimonio, niveles de endeudamiento, rendimiento de la inversin Movimientos contables y Documentos financieros. Comprobantes de egreso, facturas, comprobantes de ingresos, cuentas de cobro Facturas de compra, facturas de venta, cuentas de cobro, recibos de gastos Compras, Gestin de personal, comercializacin. DE Informe de estado financiero Documentos Informes financieros PROCESO: GESTIN FINANCIERA Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Contador Registro de los movimientos contables y financieros
INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA
PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
Informe de Estado financiero Administrador y Junta Directiva Contador, administrador, Junta Directiva Computador, software contable, implementos de oficina y papelera.
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Tabla 3. Proceso de Comunicacin con el Cliente

CODIGO HSA GCC03 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Conocer las necesidades y requisitos de los clientes internos y externos para lograr la satisfaccin bajo parmetros de calidad en los procesos y el producto. Satisfaccin del cliente, Calidad del producto. Informacin del mercado Documento Informacin de proveedores. Peridicos y revistas Informacin de otros productores. especializadas Informacin directa del cliente Normas y legislaciones Encuestas, Informe de necesidad de los clientes, estadsticas del consumidor Clientes, ganaderos, personal interno DE Registro del cliente, satisfaccin del cliente, mejora continua, retroalimentacin Documentos Registro del cliente PROCESO: COMUNICACIN CON EL CLIENTE Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Administrador Identificacin del cliente Satisfaccin del cliente
Satisfaccin del cliente Clientes internos (trabajadores) y clientes externos (leche prima) Administrador, Junta directiva y clientes Saln o sitio de reuniones, implementos de oficina.
40
3.2.2 Procesos operativos. Los procesos operativos son los que transforman los recursos para obtener el producto. En el mapa se encuentran representados como:
Compras
Produccin:
Comercializacin
A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos:
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Tabla 4. Proceso de Compras

CODIGO HSA OC04 RESPONSABLES PROCESO: COMPRAS Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Administrador y Jefe operativo : Javier Vivas Encargados de Hato, cra, levante y reproduccin. Revisin de inventario y orden de pedido (productos). Entrega a proceso. Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Proveer a cada uno de los procesos las entradas de los productos necesarios para la realizacin de actividades, obteniendo el o los productos que cumplan los requerimientos del cliente interno y externo. Calidad del producto, cantidad, recursos (equipo y personal), atencin y capacitacin o asesora. Necesidades y requisitos del Documentos cliente interno Orden de pedido Ordenes de pedido Administrador, encargados de hato, cra, levante y reproduccin, contador, oficios varios. Recepcin de pedido productos Documentos y/o servicios Remisin Facturas PRODUCTO Concentrado, materiales y equipos, insumos agrcolas, suplementos, droga, tiles de oficina, insumos de mantenimiento de maquinaria y equipos. Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte Administrador y contador tiles de oficina, computador, fax, telfono
INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO
CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
42
Tabla 5. Proceso de Produccin.

CODIGO HSA OP05 RESPONSABLES PROCESO: PRODUCCIN Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Mayordomo Encargados de Hato Encargado de cra, levante y reproduccin. Tractorista, Oficios varios Seleccin Parto Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Criar animales saludables y aptos para la produccin de leche especializada con las condiciones necesarias para alcanzar su buen desarrollo reproductivo, siendo genticamente evaluadas para mejoramiento del hato. Ganancia de Peso, Condicin Corporal, intervalo entre partos, promedio de leche por lactancia, das abiertos, promedio das en leche, porcentaje de preez, servicios por concepcin, conversin alimenticia, taza de natalidad, porcentaje de hembras nacidas. Produccin de forraje por Ha/ao, produccin de litros/Ha/ao. Partos, servicios, secados, Documentos tratamientos, calores, pesajes de Registros de control de Leche, leche, de terneras, numero de produccin y venta, peso, manejo vacas en produccin, numero de de praderas, entrada de insumos, terneras y novillas, numero de de salidas de insumos, actividades novillas prximas, numero de preventivas, servicios, de partos de vacas prximas , vacas horras, palpacin, celos. rea de la finca destinada para produccin de forrajes y mantenimiento de animales. Concentrados, sales, forrajes, droga, fertilizantes, insecticidas, detergentes, acido y desinfectantes, maquinaria y equipo, locaciones. Proceso de compras, Almacenes agropecuarios, Distribuidores de concentrados, almacenes agrcolas. Informe, productivo y reproductivo Documentos de los animales. Informe Leche, Terneros, Terneras, Novillas, Vacas de desecho, Vacas Prximas, Novillas Prximas. Vacas En produccin, Vacas Secas. Administrador, Junta directiva, Comercializacin Mayordomo, 2 Ordeadoras, Tractorista, Responsable o encargado de cra levante y reproduccin, asistente tcnico. Establo Porttil, equipo de ordeo, papel peridico, 2 tractores, rastrillo de disco, arado de cincel, Fumigadora de tractor, boliadora, equipo de inseminacin, equipo de riego, cerca elctrica , baldes de leche y concentrado. Cantinas, caballos de tiro con su zorra y arneses, tarros selladores y despuntadores, orejeras y pinza de poner orejeras, bascula , corrales, brete
INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO
INDICADORES
INFORMACIN ENTRADA
DE
43
El proceso de produccin se divide en los siguientes subprocesos: Tabla 6. Subproceso de Cra

CODIGO HSA OPC06 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO PROCESO: CRA Mega proceso Proceso Sub-proceso Actividad Encargado de cra, levante y reproduccin Entrada de terneras Destete Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Criar terneras saludables con las condiciones corporales necesarias para alcanzar su buen desarrollo en el futuro
Ganancia de peso y conversin alimenticia Informacin gentica de los padres, da de nacimiento, peso al nacer, anomalas generales. Documentos Registro de padre y registro de peso al nacer
madre,
Terneras de 3 das de nacidas, alimento concentrado, sal, agua, leche, droga. Proceso de reproduccin, proceso de ordeo y compras Ganancia de peso da, consumo de sal, concentrado y forraje, ciclo. Documentos Registro de peso Registro de movimientos Registro de actividades preventivas Terneras destetadas en buenas condiciones fsicas con un peso aproximado de 120 kg. (de 4 a 6 meses) Subproceso de levante. Encargado de cra, levante y reproduccin, Mayordomo
PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO
EQUIPOS MATERIAL
Bscula, corrales de cra, baldes de leche y concentrado, saladeros, bebederos de agua, cuerda elctrica, lote.
44
Tabla 7. Subproceso de Levante

CODIGO HSA OPL07 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO PROCESO: LEVANTE Mega proceso Proceso Sub-proceso Actividad Encargado de cra, levante y reproduccin. Desde el destete (180 das) hasta alcanzar un peso promedio de 350 kg. (15 - 16 meses) Hasta alcanzar un peso promedio de 350 kg. (15 - 16 meses) Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Realizar recra y levante de terneras alcanzando un peso aproximado de 350 kg. En un periodo de tiempo promedio de 14 a 15 meses, saludables y con las condiciones corporales necesarias para ser servidas. Ganancia De Peso, Conversin Alimenticia, Curva de crecimiento. DE Numero de animales Condiciones en que entran. Documentos Registro de entradas y salidas Registro de peso Registro de actividades preventivas Terneras de 120 Kg. destetadas en condiciones fsicas favorables para su desarrollo, concentrado, sal, agua, droga. Subproceso de Cra DE Numero de animales. Condiciones en que salen. Documentos Registro de entradas y salidas Registro de peso Registro de actividades preventivas Curva de crecimiento
INDICADORES INFORMACIN ENTRADA
PRODUCTO Novillas de de 350 Kg. de 15 - 16 meses CLIENTES RECURSO HUMANO Subproceso de Reproduccin Encargado de cra, levante y reproduccin Oficios varios EQUIPOS MATERIAL Y Praderas, sal, saladeros, concentrado, comederos, bebederos, droga, cuerda elctrica
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Tabla 8. Subproceso de Reproduccin

CODIGO HSA OPR08 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO PROCESO: REPRODUCCIN Mega proceso Proceso Sub-proceso Actividad Encargado de cra, levante y reproduccin. Chequeo reproductivo y calculo aproximado del celo Parto Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Optimizar los tiempos de servicio en novillas de edad adecuada, tamao adecuado, activar reproduccin en vacas al los 15 das posparto y servir a los 60 das posparto para confirmar al 100 das despus del parto. Porcentaje De Vacas Observadas En Calor, Porcentaje De Preez, Intervalo Parto - Concepcin, Servicios/Concepcin, Intervalo Entre Partos, Edad Y Peso Primer Servicio, Tasa de natalidad. Calores, Servicios, Chequeos Documentos Veterinarios, Evaluaciones Registros Servicios, Palpacin, Reproductivas, Partos, Secado, Partos y movimientos toros asignados para cada vaca Lista y registro de Toro asignado para cada vaca. Novillas de 15 a 16 meses de edad con un peso aproximado de 350 a 400 Kg., vacas de 15 a 100 das posparto, concentrado, droga, semen, forrajes, agua Ordeo, Levante, Compras Inventario de animales en cada Documentos proceso, hembras y machos Registros Servicios, Registro de nacidos, peso al nacer, gentica de Palpacin, Registro de Partos y padre y madre, fechas de calores, registro de movimientos. servicios, palpaciones, secados y partos. Terneras para cra, terneros para la venta, vacas y novillas para ordeo Cra, Ordeo, Comercializacin Mayordomo, Encargado de cra, levante y reproduccin, Oficios Varios Basculas, Corrales, Comederos y bebederos, termo de congelamiento, corta pajillas, impulsador, mangas, fundas de inseminacin Identificadores.
INDICADORES
INFORMACIN ENTRADA
DE
INSUMOS
PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE
46
Tabla 9. Subproceso de Ordeo

CODIGO HSA OPO09 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO PROCESO: ORDEO Mega proceso Sub-proceso Mayordomo Proceso Actividad
Entrada de animales 3 das postparto Secado Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Producir leche teniendo en cuenta las indicaciones de manejo para cada animal bajo parmetros de higiene y calidad.
Promedio leche/vaca/da, presencia de mastitis, condicin corporal, Produccin de leche por lactancia, Das en leche. Inventario de animales en Documentos produccin, Lista de raciones, Lista de Raciones Registro de movimientos Vacas y novillas con 3 das de Paridas, concentrado, sales, levaduras, forrajes, agua, forraje Reproduccin
Produccin/da, Promedio/da, Leche Vendida/da, Conversin alimenticia
Documentos Registro de control de leche, control de produccin y venta de leche, Registro de movimientos, registro de actividades
PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO Cargos y cantidad EQUIPOS Y MATERIAL Necesarios para realizar el proceso
Leche, vacas en celo Consumidores , agroindustria y subprocesos de reproduccin Mayordomo, ordeadoras, Oficios Varios Establos, Equipo de Ordeo, detergentes, jabones y cidos, grasa sobre pasante, bebederos, saladeros, cuerda elctrica, cantinas para trasporte de leche, tanque fri, caballo de tiro, zorra, apero de tiro.
47
Tabla 10. Subproceso de Alimentacin

CODIGO HSA OPA10 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETO PROCESO: ALIMENTACIN Mega proceso Proceso Sub-proceso Actividad Asesor Tcnico Preparacin de potreros Finalizacin periodo de descanso del lote Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Asegurar una alimentacin balanceada produciendo forrajes de la mejor calidad nutricional y suplementar con alimentos que estimulen y aumenten la produccin de leche. Produccin forraje/Ha ao, das de descanso, capacidad de carga, leche por Ha ao, capacidad de carga Entrada y salida de ganados a los Documentos potreros asignados, Labores Registro de Praderas desarrolladas en cada potrero, Registro de Control de Leche, Partos, Secados, Pesajes de Registro de movimientos Leche, condicin corporal del hato Tablas nutricionales de Informacin de concentrados y concentrados y suplementos. suplementos Pastos y forrajes, fertilizantes, plaguicidas, agua, concentrados, suplementos. Compras, Registros, Asistente Tcnico. DE Produccin de forraje por Ha, Das de descanso. Documentos Lista de raciones Informe de raciones Pastos y forrajes de condiciones nutricionales ptimas, acompaados de una suplementacin balanceada y animales de buena condicin corporal, alta produccin y reproductivamente funcionales. Subproceso de Cra, levante, ordeo. Administrador, Asesor tcnico, Mayordomo, tractorista, oficios Varios. Tractor, renovadora de praderas, retobo de palas planas, boliadota, sembradora de pastos, rastrillo, riego, fumigadora, cerca elctrica
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA PRODUCTOS
CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
48
Tabla 11. Proceso de Comercializacin

CODIGO HSA OCZ11 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR Persona Departamento OBJETIVO PROCESO: COMERCIALIZACIN Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Administrador y Jefe operativo: Javier Vivas Mayordomo Desde la obtencin del producto (leche) Entrega del producto al cliente
Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas
Entregar la leche y los animales al cliente segn los requisitos y condiciones establecidas. INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE Tiempo de entrega, calidad del producto, cumplimiento de requisitos, Cantidad. Cantidad de produccin de leche. Documentos Registro de produccin diaria de leche Registro de descartes. Leche y animales de descarte Proceso de produccin y administracin DE Remisin de producto entregado Ventas Ingresos Administrador y Gestin financiera. Mayordomo, administrador Documentos Registro de ventas diarias
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
Transporte (zorra), cantinas.
49
3.2.3 Procesos de Soporte. Los procesos de soporte son los que brindan el recurso y la informacin para el control de las actividades y estn representados en el mapa como:
Gestin de Personal Registros Infraestructura
A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos:
50
Tabla 12. Proceso de Gestin de Personal

CODIGO HSA SGP12 RESPONSABLES PROCESO: GESTIN DE PERSONAL Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Junta Directiva Administrador Contador Convocatoria y capacitacin del personal
INICIA TERMINA
Desvinculacin ELABOR OBJETIVO Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Proveer personal idneo para cada una de las actividades de la empresa, evaluar su desempeo, compensar y velar por sus derechos y bienestar.
INDICADORES
INFORMACIN ENTRADA
DE
Del personal: Cumplimiento de requisitos del perfil, desempeo en las actividades y, evaluacin y puesta en prctica de las capacitaciones. De la empresa: Cumplimiento con contratos, dotacin, pagos y obligaciones laborales. Documentos Perfiles de cargos Manual de perfiles Contratos Formato de contrato Asistencia laboral Registro de asistencia Recurso financiero Comprobantes de pago de nomina Lista de debilidades o posibles y comprobante de pago temas de mejoramiento obligaciones laborales. Personal Idneo y su documentacin Procesos gerenciales, operativos, de soporte y medicin.
Rendimiento de trabajo Conformidad de los empleados y empleadores Eficiencia, desempeo
Documentos Informe
PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
Procesos gerenciales, operativos y de soporte Junta directiva, Administrador, contador Computador, implementos de oficina, lugar para capacitacin.
51
Tabla 13. Proceso de Registros

CODIGO HSA SR13 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETO Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Asegurar un sistema de informacin por medio del manejo de registros actualizados y documentados de las actividades realizadas y las observaciones de la empresa como elemento para planear y tomar decisiones de manera acertada y objetiva Cumplimiento, veracidad de la informacin DE Informacin de las actividades eventos sucedidos en la finca y Documentos Control de leche, venta de leche, peso, praderas, movimientos, actividades, servicios, partos, palpacin, asistencia, orden de pedido, pago de nmina, inventario, mantenimiento, comprobante de egreso, comprobante de ingreso PROCESO: REGISTROS Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Administrador Implementacin de formatos Informe
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO DE
Registros, documentos Procesos gerenciales, procesos operativos, procesos de soporte y procesos de medicin, anlisis y mejora. Resultados de actividades y Documentos eventos Listas Informes Administrador, Asistente tcnico, Junta Directiva y Contador Administrador Asistente Tcnico Responsables de los diferentes proceso Computador, implementos de oficina, software especfico.
EQUIPOS MATERIAL
52
Tabla 14. Proceso de Mantenimiento de Infraestructura

CODIGO HSA SMI14 RESPONSABLES INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Mantener las locaciones, maquinaria y equipo en las mejores condiciones tcnicas y fitosanitarias para el buen desarrollo de las actividades. Vida til DE Manuales de funcionamiento y mantenimiento de maquinaria y equipo. Informacin de normas fitosanitarias. Detergentes, lubricantes. Compras DE Observaciones de estado de locaciones, equipo y maquinaria Documentos Registro de mantenimiento Documentos Manuales Normatividad y reglamentacin. PROCESO: MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Mayordomo Revisin de locaciones, maquinaria y equipo Funcionamiento adecuado
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
Procesos operativos Oficios varios, asistentes tcnicos (externos) tiles de aseo y herramienta.
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3.2.4 Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora. Los procesos de medicin, anlisis y mejora son responsabilidad de la alta direccin, en este caso en
particular la responsabilidad recae sobre el administrador de la empresa.
Este proceso permite medir y evaluar el desempeo de los procesos, adems de las posibles no conformidades existentes, con lo cual se da inicio al ciclo de mejoramiento PEEA (planear, ejecutar, estudiar y actuar).
A continuacin se presenta la identificacin de este proceso:
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Tabla 15. Proceso de Medicin, Anlisis y Mejoramiento

CODIGO HSA MAM15 RESPONSABLES PROCESO: MEDICIN, ANLISIS Y MEJORAMIENTO Megaproceso Proceso Sub-proceso Actividad Junta Directiva Administrador Establecer indicadores, medir y analizar Evaluacin Diana P. Buitrago Pea y Diego F. Valbuena Vivas Disponer de un sistema de medicin, anlisis y evaluacin que asegure el mejoramiento continuo. Cumplimiento de los objetivos, Cumplimiento de los requisitos del producto, Evaluacin de proveedores y clientes, Cumplimiento de acciones preventivas y correctivas. Informacin de desempeo Documentos productivo Informe productivo Informacin de desempeo Informe reproductivo reproductivo Informes contables y financiero Informacin de desempeo Informe de desempeo del contable personal Informe de desempeo personal Informes Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte. DE Informe de actividades preventivas, correctivas y objetivos y metas de calidad. Evaluacin Documentos Informe
INICIA TERMINA ELABOR OBJETO
INDICADORES
INFORMACIN ENTRADA
DE
INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y
Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte, proveedores y clientes. Auditor interno o externo, lideres de procesos Computador, implementos de oficina, lugar de reunin.
55
4. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS
Con la estandarizacin se busca unificar y simplificar los procesos desarrollados en la empresa documentndolos de tal manera que sean de fcil entendimiento al personal y se lleven a cabo bajo los parmetros designados para cada actividad. Adems se establecen los lmites y responsables para cada uno de ellos. Para la estandarizacin de los procesos se utiliza el Diagrama DIPP (diagrama, insumo, proceso, producto).
A continuacin se presenta el documento de los procesos de la empresa como Manual de Procesos y Procedimientos y, el Manual de Funciones derivado del mismo.
56
HACIENDA SANTA ANA

FECHA ELABORACIN FECHA APROBACIN
Junio de 2007
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA PRODUCTORA DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT
ELABORADO POR: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
APROBADO POR
57
HACIENDA SANTA ANA

Junio de 2007 INDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO
No. PAGINA
1. Definicin, Objetivos y Alcance 2. Mapa de procesos 3. Descripcin procesos gerenciales HSA-GPG01 Planeacin y Gestin HSA-GGF02 Gestin financiera HSA-GCC03 Comunicacin con el cliente 4. Descripcin procesos operativos HSA-OC04 Compras HSA-OP05 Produccin HSA-OPC06 Cra HSA-OPL07 Levante HSA-OPR08 Reproduccin HSA-OPO09 Ordeo HSA-OPA10 Alimentacin HSA-OCZ11 Comercializacin
60 61 62 63 65 67 68 70 72 74 75 76 78 80 82
APROBADO POR
58
HACIENDA SANTA ANA

Junio de 2007 INDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO
No. PAGINA
5. Descripcin proceso de soporte HSA-SGP12 Gestin de personal HSA-SR13 Registros HSA-SMI14 Mantenimiento de infraestructura 6. Descripcin proceso de Medicin, anlisis y mejora HSA- MAM15 Medicin, anlisis y mejora 7. Registros Anexos
83 84 86 88 89 90 91
APROBADO POR
59
DIEGO F. VALBUENA VIVAS
HACIENDA SANTA ANA

Junio de 2007 1. Definicin, Objeto y Alcance 1.1 Definicin El manual de procesos y procedimientos, es una norma establecida para HACIENDA SANTA ANA, en el cual se definen los procesos con sus respectivos procedimientos, actividades y, todos los elementos que agregan valor al producto final de la empresa. 1.2 Objetivos Conocer, integrar y unificar de forma ordenado los procesos y procedimientos organizacionales, operativos, de soporte y, de medicin, anlisis y mejora de la empresa HACIENDA SANTA ANA. Objetivos especficos: Asignar responsabilidades para la ejecucin, control y evaluacin de procesos. Cumplir con los requerimientos de calidad establecidos Medir, analizar y controlar los procesos y resultados de los mismos. Generar cultura de mejoramiento continuo 1.3 Alcance Aplica para toda la empresa, ya que se clasifican y delimitan todos los procesos identificados. ELABORADO POR: DIANA P. BUITRAGO PEA APROBADO POR
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2. MAPA DE PROCESOS HACIENDA SANTA ANA
PROCESOS GERENCIALES Planeacin y Gestin NECESIDADES Y REQUISITOS Clientes internos y externos Gestin Financiera Comunicacin con el cliente
Compras
Produccin:
Comercializacin
PROCESOS DE SOPORTE Gestin del Personal Registros Mantenimiento de Infraestructura
PROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
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SATISFACCIN Clientes internos y externos
PROCESOS OPERATIVOS
HACIENDA SANTA ANA

Junio de 2007
3. DESCRIPCIN PROCESOS GERENCIALES

Los procesos gerenciales son responsabilidad de la administracin o direccin y corresponden a: Planeacin y Gestin Gestin Financiera Comunicacin con el Cliente
3.1 Planeacin y Gestin El proceso de Planeacin y Gestin trata de garantizar el compromiso de la organizacin hacia el enfoque del sistema de gestin por procesos, no solo gestionando sino documentando la plataforma empresarial y los diferentes procesos que se desarrollan en la empresa, generando objetivos, metas, y estrategias para conseguir la satisfaccin del cliente interno, externo y socios. Es muy importante este proceso ya que una mala administracin o toma de decisiones puede generar graves consecuencias para la organizacin.
APROBADO POR
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PROCESOS: PLANEACIN Y GESTIN ADMINISTRATIVA Megaproceso Subproceso Proceso Actividad RESPONSABLE DEL PROCESO: Junta Directiva y/o Administrador OBJETIVO:Planear, dirigir, organizar, controlar y mejorar las condiciones empresariales de los recursos con base en la informacin recolectada en cada uno de los procesos bajo las normatividad legal y de calidad que identifique la empresa por su integridad PROVEEDOR Contador Asistente administrativo Mayordomo ENTRADA Informe financiero Documentos legales Normatividad Informe de ventas Informe productivo Informe reproductivo PROCEDIMIENTO RECOPILAR INFORMACIN PLANEAR ACTIVIDAD Establecer indicadores Analizar la informacin Estimacin de las necesidades Proyeccin de costos y gastos Establecer objetivos y metas Establecer estratgias Fijar normas y procesos Presupuestar Establecer responsables Establecer indicadores Ejecucin de planes y estrategias Registro de actividades Evaluacin de actividades SALIDA CLIENTES Informe de gerencia Procesos gerenciales Proyecciones, estrategias Objetivos y metas Acciones correctivas y preventivas Procesos operativos Procesos de soporte
DISEAR PLANES
RECURSOS HUMANO FISICO Computador Contador Administrador tiles de oficina Salon de reunin Representante o junta directiva
VERIFICAR Y ESTUDIAR
EJECUTAR CONTROLAR
FORMATOS FCE01, FCI02, FF03, FCC04, FPN05, PCL10, PVL11, PMP12, PS13, PP14, PPL15, PAP16, PM17, PP18.
INDICADORES Eficacia Eficiencia Productividad
INDICADORES FORMULA Objetivos obtenidos/Objetivos propuesto Tiempo de obtencin de resultados/Resultados obtenidos Produccin/unidad de insumo empleado
FRECUENCIA Mensual Trimestral Mensual
META 100% <1 >1
ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
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ACTUALIZADO:
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3.2 Gestin Financiera
El proceso de Gestin Financiera realiza anlisis de la informacin contable, garantizando un manejo adecuado de los recursos.
Este proceso esta a cargo de un Contador quin supervisa, analiza e informa a la Junta directiva sobre el estado financiero de la empresa, sus indicadores y su posible proyeccin econmica en el futuro.
Adems es el responsable de informar sobre las obligaciones laborales y tributarias a las cuales esta sujeta la empresa.
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CODIGO HSA-GGF02 PROCESO: GESTIN FINANCIERA ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO: Contador OBJETIVO:Garantizar un manejo adecuado de los recursos mediante la organizacin y control de la informacin contable para el anlisis financiero y econmico de la empresa. PROVEEDOR Compras Gestin del personal Comercializacin ENTRADA Comprobantes de egreso Comprobantes de ingreso Facturas Cuentas de cobro PROCEDIMIENTO RECOLECTAR INFORMACIN ACTIVIDAD Recoger: comprobantes de egreso, ingreso, facturas, cuentas de cobro, servicios pblicos, nmina, relacin caja menor, otros gastos Revisar los soportes contables de acuerdo a su naturaleza Corregir errores Ingresar la informacin al software contable Medir los resultados de la informacin Analizar resultados Estado financiero de la empresa Proyecciones Recomendaciones Realizar obligaciones tributarias SALIDA Informe de estado CLIENTE Junta directiva Administrador
REVISAR
SISTEMATIZAR RECURSOS HUMANO FISICO Contador Computador Software contable Responsable de tiles de oficina documentos contables en compras, comercializacin y gestin de personal
CALCULAR INDICADORES
GENERAR INFORME
FORMATOS FCE01 FCI02 FCV03 FCC04 FPN05 Otros gastos
INDICADORES Ingresos Egresos Margen Neto Nivel de Endeudamiento Rendimiento de la Inversin ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA Ingreso n +1 - Ingreso n Egresos n + 1 - Egreso n Utilidad neta/Ventas netas x 100 Total pasivos con terceros/Total Activo Utilidad neta/Activo Total APROBADO:
FRECUENCIA Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual
METAS 1% 0,50% 1% 1% 1% ACTUALIZADO:
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3.3 Comunicacin con el Cliente
El proceso de Comunicacin con el Cliente es responsabilidad de la administracin, quin debe asegurar el enfoque hacia la satisfaccin del cliente por medio del cumplimiento de los requisitos o necesidades.
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PROCESO: COMUNICACIN CON EL CLIENTE CODIGO HSA-GCC03 ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONABLE DEL PROCESO: Administrador o Junta Directiva OBJETIVO: Conocer las necesidades y requisitos de los clientes para lograr la satisfaccin bajo parmetros de calidad en los procesos y el producto PROVEEDOR Clientes Ganaderos Personal interno ENTRADA Informacin del mercado Informacin de proveedores Informacin de otros productores Informacin directa del cliente PROCEDIMIENTO IDENTIFICAR CLIENTES ESTABLECER COMUNICACIN INDAGAR Y REGISTRAR ANALIZAR IDENTIFICAR AREAS DE MEJORA DISEAR PLANES DE SATISFACCIN ACTIVIDAD Identificar al cliente SALIDA Registro del cliente CLIENTE Clientes internos Clientes externos
RECURSOS HUMANOS FISISCOS Junta Directiva Saln de reuniones Administrador tiles de oficina Representante clientes internos Representante clientes externos
Identificar normas o formas de Satisfaccin del negocio cliente Retroalimentacin Establecer comunicain con el Mejora continua representante Realizar presentacin formal de la emrpesa Registrar en la base de datos al cliente Indagar sobre las necesidades y requisitos Analizar y estudiar formas de satisfaccin del cliente FORMATOS Disear acciones y planes para la CCC06 satisfaccin del cliente Revistas y peridicos especializados Normas y legislacin
INDICADORES Satisfaccin del cliente Calidad del producto
INDICADORES FORMULA No. de quejas y reclamos/ Tiempo Produccin total - producto devuelto (no conforme)
FRECUENCIA Quincenal Quincenal
METAS 0% 0 devoluciones
APROBADO:
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4. DESCRIPCIN PROCESOS OPERATIVOS
En la estandarizacin de los procesos operativos encontramos que la mayora de estos corresponden a la parte productiva y comercial, la cual depende en gran medida de los recursos y el tipo de explotacin que se quiera llegar a tener.
En la empresa ganadera encontramos tres procesos que son: Compras Produccin: o Cra o Levante o Reproduccin o Ordeo o Alimentacin Comercializacin.
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4.1 Compras
En el proceso de Compras definimos la calidad de los productos y/o servicios que se utilizan y por consiguiente la calidad del producto que se obtendr.
Por lo anterior es de gran importancia hacer una buena seleccin de los proveedores teniendo en cuenta factores como confiabilidad, tiempo de entrega, reconocimiento, manejo del producto y/o servicios que prestan a la empresa, etc.
Estas bases servirn para establecer la calidad del producto y/o servicio que esta recibiendo la empresa.
Tambin es importante la informacin de los productos y/o servicios que los proveedores brindan. Es necesario exigir esta informacin, ya que es la base para manejar una trazabilidad del producto. Por ejemplo, el registro androlgico o de progenie de una pajilla para el mejoramiento gentico del hato el manual de funciones para el buen uso y adecuado mantenimiento de una maquina o equipo.
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CODIGO HSA-OC04 PROCESO: COMPRAS ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO: Administrador PARTICIPANTES: Asistente tcnico, encargado de hato, cra, levante y reproduccin. OBJETO: Proveer a cada uno de los procesos de los productos necesarios para la realizacin de actividades, obteniendo el o los productos y/o servicios que cumplan los requerimientos del cliente interno y externo. PROVEEDOR ENTRADA Administrador Necesidades y Asistente Tcnico requisitos del cliente Encargado de hato Encargado de cra, levante y reproduccin Tractorista PROCEDIMIENTO Revisar inventario Realizar Orden de pedido SALIDA Concentrados Suplementos Materiales y Registrar en orden de pedido los equipos insumos necesarios Insumos agrcolas Pasar la orden al Administrador, tiles de oficina Droga junto con el inventario Insumos de Realizar pedido teniendo en mantenimiento cuenta: inventario, periodo y, necesidades y requisitos ACTIVIDAD Sacar listado de inventario Verificar faltantes Verificar remisin y/o factura con la orden de pedido realizada Realizar pago a proveedores segn lo acordado CLIENTE Procesos gerenciales Procesos operativos Procesos de soporte
Realizar pedido Recepcin de insumos RECURSOS HUMANOS FISICOS Administrador tiles de oficina Contador Fax Telfono
Realizar pago Entregar producto
FORMATOS CI07 COP08 CR09 FF03
INDICADORES Calidad Capacidad del proveedor Tiempo de entrega Capacitacin ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA Devoluciones hechas/Productos Comprados Entrega/Pedido Das trasncurridos entre el pedido y la llegada del pedido No. de Capacitaciones por Ao APROBADO:
FRECUENCIA Quincenal Quincenal Quincenal Trimestral
METAS 0 devoluciones 100% 2 das 12 al Ao ACTUALIZADO:
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PROCESOS OPERATIVOS
4.2 Produccin
El proceso de Produccin se divide en varios subprocesos ya que el avance tecnolgico ha generado mejores resultados al manejar las diferentes etapas reproductivas, productivas y en general fisiolgicas de los animales de manera independiente, lo cual crea lmites dentro del mismo proceso.
Por lo anterior, a continuacin se presentan el proceso de produccin y los diferentes subprocesos que componen:
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CODIGO HSA-OP05 NOMBRE DEL PROCESO: PRODUCCIN MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO: Mayordomo PARTICIPANTES: Encargado de Cra, levante y reproduccim; Encargado de hato, Tractorista, Oficios varios, Asistente Tcnico OBJETO: Criar animales saludables y aptos para la produccin de leche especializada con las condiciones necesarias para alcanzar su buen desarrollo reproductivo, siendo genticamente evaluadas para mejoramiento del hato. PROVEEDOR Compras Almacenes agropecuarios Distribuidores de concentrados y suplementos Almacenes agrcolas ENTRADAS Recursos fsicos Recurso Humano Insumos agrcolas Alimentos concentrados Animales PROCEDIMIENTO Inicio de produccin ACTIVIDAD Seleccin de hembras y venta de machos Paso de vacas a ordeo Paso de terneras a cra Paso de Cra a levante Paso de Levante a Reproduccin Paso de Novillas primerizas a parto Paso de vacas en ordeo a reproduccin Paso de vacas con 7 meses de preez a secado Paso de secado a parto Paso de parto a inicio de Produccin SALIDA Leche Terneros y Novillas Informe productivo Informe reproductivo CLIENTE Comercializacin Administrador Junta Directiva
Cra
Levante
Reproduccin RECURSOS HUMANOS FISICOS R. de cra, levante Locaciones y reproduccin Maquinaria y equipo R. de Ordeo R. de Alimentacin
Ordeo
FORMATOS
Secado
Parto
PCL10, PVL11, PMP12, PS13, PP14, PPL15, PAP16, PM17, PP18.
APROBADO:
ACTUALIZADO:
INDICADORES Ganancia de peso Conversin alimenticia Promedio leche por lactancia Promedio das abiertos Promedio das en leche Porcentaje de preez Servicios por concepcin Tasa de natalidad Porcentaje hembras nacidas Intervalo entre partos Produccin de forraje Ha/ao Produccin litros/Ha/ao
Condicin corporal
INDICADORES FRECUENCIA FORMULA Cada dos meses Peso final - Peso Inicial/No. de das Cada dos meses Kg. De suplemento/Ganancia de peso Produccin vaca lactancia/No. de das en lactancia Periodo de lactancia Das abiertos vaca1+ Das abiertos vaca2+.../Total de animales prod. Mensual Das prod. vaca1 + Das prod. Vaca2+/Total de animales prod. Mensual No. vacas preadas/No. vacas chequeadas x 100 Mensual No. de servicios/No. de vacas preadas Mensual Mensual No. de cras nacidas/Vientres aptos x 100 No. de hembras nacidas/ Total nacimientos x 100 Mensual Tiempo transcurrido en das entre el parto de un ternero nacido vivo y el siguiente Mensual Produccin en invierno + Produccin en verano Mensual Mensual Produccin total leche ao/rea total en produccin Aproximadamente 5% de grasa Grado 1 corporal Aproximadamente 9.5% de grasa Grado2 corporal Aproximadamente 13. 5% de grasa Grado 3 corporal Mensual Aproximadamente 22.5% de grasa Grado 4 corporal Aproximadamente 30 - 35% de grasa corporal Grado 5 40% o ms grasa corporal (animal cebado)
META 700 gr. Da 4% 20 litros 90 305 70% 2,5 98% 50% 365 das 283000 kg. 480lt/ao/ha
Depende del proceso en que se encuentre el animal
APROBADO:
ACTUALIZADO:
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NOMBRE DEL PROCESO: CRA MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de cria levante y reproduccin CODIGO ACTIVIDAD HSA-OPC06
OBJETO:Criar terneras saludables con las condiciones corporales necesarias para alcanzar su buen desarrollo en el futuro PROVEEDOR Reproduccin Ordeo Compras ENTRADAS Terneras de 3 das de nacidas Concentrado Sal Leche Droga Agua PROCEDIMIENTO Entrada de terneras SALIDA Terneras destetadas en buenas Suministrar sal y agua a voluntad condiciones Suministrar leche en la maana y fsicas con un tarde peso aproximado Empezar a suministrar de 120 kg. (4 -6 concentrado gradualmente meses) Topizar antes del mes de nacida Purgar despus al mes y medio Vacuanar contra brucelosis antes de los 4 meses Repurgar a los 4 meses Pesar cada dos meses Alcanzado el peso promedio pasar al lote de levante FORMATOS Registro de padre y madre PAP16 PM17 PP18 ACTIVIDAD Registrar animales que entran CLIENTE Levante Comercializacin
Alimentar
Realizar actividades preventivas RECURSOS HUMANOS FISICOS Bascula Encargado de cra, levante y Corrales de cra baldes de leche y reproduccin Mayordomo concentrado Bebederos Saladeros Cerca elctrica Potrero
Reforzar actividades preventivas Pesar
Salida
INDICADORES Ganancia de peso Conversin alimenticia ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA Peso final-Peso Inicial/No. de das kg. De suplemento/ganancia de peso APROBADO:
FRECUENCIA Cada dos meses Cada dos meses
META 500 gr. 4% ACTUALIZADO:
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CODIGO HSA-OPL07 NOMBRE DEL PROCESO: LEVANTE ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE: Encargado de cra, levante y reproduccin OBJETO: Realizar recra y levante de terneras alcanzando un peso aproximado de 350 kg. En un periodo de tiempo promedio de 14 a 15 meses, saludables y con las condiciones corporales necesarias para ser servidas. PROVEEDOR Cra Compras ENTRADA Terneras de 120 kg. Concentrado Sal Agua Droga PROCEDIMIENTO Entrada Pesaje SALIDA Novillas de 350 kg. Con una edad promedio de 15 - 16 Hacer pesajes cada dos meses meses ACTIVIDAD Realizar ingreso de los animales al potrero designado CLIENTE Reproduccin Comercializacin
Alimentar RECURSOS HUMANOS FISISCOS Forrajes Encargado de cra, levante y Saladeros reproduccin Bebederos Oficios varios Comederos Cerca elctrica Potreros
Suministrar alimento diario de acuerdo a los requerimientos establecidos Purgar cada dos meses Alcanzar peso estimado promedio y pasar al lote de Reproduccin
Realizar actividades preventivas
Salida
FORMATOS PM17 PP18 PAP16 Curva de crecimiento
INDICADORES Ganancia de peso Conversin Alimenticia Curva de Crecimeinto ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA Peso final-Peso Inicial/No. de das kg. De suplemento/ganancia de peso Repesentacin Grfica de los Pesos de Terneras o Novillas en Edades Prestablecidas APROBADO:
FRECUENCIA Cada dos meses Cada dos meses Cadad 6 meses
META 700gr. 4% Comportamiento de antecesoras ACTUALIZADO:
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NOMBRE DEL PROCESO: REPRODUCCIN CODIGO HSA-OPR08 ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE: Encargado de cra, levante y reproduccin OBJETO: Optimizar los tiempos de servicio en novillas de edad adecuada, tamao adecuado, activar reproduccin en vacas al los 15 das posparto y servir a los 60 das posparto para confirmar al 100 despus del parto. PROVEEDOR Ordeo Levante Compras ENTRADAS Novillas con un peso promedio de 350 - 400 kg.(15 16 meses) Vacas de 15 a 100 das posparto Semen Concentrado, forrajes, droga, desinfectantes PROCEDIMIENTO Chequear No Realizar tratamiento ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE Palpar novillas primerizas y vacas 15 - 20 Terneras para Cra das posparto para establecer su estado cra Ordeo Terneros para Comercializacin reproductivo, revisar peso y condicin la venta corporal Calcular las posibles fechas de celo Novillas y vacas para Realizar seguimiento de la detencin del ordeo celo y documentar en formato Calcular hora de inseminacin Palpar y observar condicin del animal Inseminar registrando la informacin Realizar palpacin 45 a 90 das despus del servicio para confirmacin de preez Secar las vacas a los 7 meses de preez y pasarlas junto con las primerizas (horro) Manejar alimentacin adecuada A los 8 meses pasar a lote de prximas Mantener en observacin y pasar a corral cuando se detecte inicio de trabajo de parto Este atento a cualquier anomalia y preste la atencin si se requiere Deje que la vaca limpie la cra Desinfecte el ombligo Dejar mamar a la cra los 3 primeros das Identificar y pesar a la cra y translade segn su sexo y condiciones al nacer Revisar la condicin de la vaca y transladar a ordeo
Detectar celo Inseminar
Confir mar
No
Secar RECURSOS HUMANOS FSICOS Encargado de Bascula cra, levante y Corrales reproduccin Comederos y Mayordomo bebederos Termo de Oficios Varios congelacin Equipo de inseminacin Equipo para Identificacin
Transladar a Prximas
Parto
FORMATOS PPL15 PS13 PP14 PM17 Registro de Padre y Madre
APROBADO:
ACTUALIZADO:
INDICADORES % de Vacas Observadas en Calor % de Preez Intevalo Parto Concepcin Servicios por Concepcin Intervalo entre partos Edad y peso primer servicio Tasa de natalidad
INDICADORES FORMULA No. de vacas observadas/No de vacas a observar X 100 No total de vacas preadas/No. total de vacas chequeadas X 100 Das transcurridos entre parto y concepcin No. de servicios/No. de vacas preadas Tiempo transcurrido en das entre el parto de un ternero nacido vivo y el siguiente Edad y peso primer servicio vs. Edad y peso establecidos para 1er. Servicio No. de cras nacidas/Vientres aptos x 100
FRECUENCIA META Mensual 100% Mensual 70% Mensual 90 das Mensual 2,5 Mensual 365 das Mensual Mensual 15-16 / 350-400kg. Mensual 98%
APROBADO:
ACTUALIZADO:
HACIENDA SANTA ANA

CODIGO NOMBRE DEL PROCESO: ORDEO ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE: Encargado de Hato OBJETO: Producir leche teniendo en cuenta las indicaciones de manejo para cada animal bajo parmetros de higiene y calidad. PROVEEDOR Reproduccin Compras ENTRADA Vacas y novillas con 3 das de paridas Concentrado Suplementos Agua Levaduras Forraje Droga PROCEDIMIENTO Entrada de animales ACTIVIDAD Entrada de vacas con 3 das postparto Revisar condiciones del animal Revisin de equipo, materiales e insumos de ordeo Translado al lote de ordeo Agrupar los animales y cercar Conectar el equipo y verificar funcionamiento Pasar animales al puesto de ordeo Colocar concentrado segn lista Manear Limpiar pezones Despunte Colocar pezoneras Verificar succin de leche Escurrir Quitar pezoneras Sellar pezones y desmanear Retirar el animal y pasar el siguiente Pesar leche semanalmente. Finalizado el ordeo recoger materiales, equipo e insumos. Colocar corte Registrar eventos y actividades Llevar leche a clientes internos y externos, registrando cantidades Suministrar sal, suplementos y agua Realizar tratamientos Observar calores Cumplidos 7 meses de preez secar y enviar al lote de ganado horro APROBADO: SALIDA Leche Vacas en celo HSA-OPO09
CLIENTE Clientes internos Clientes externos Reproduccin
RUTINA DIARIA DE ORDEO
RECURSOS HUMANO FSICO Ordeadoras Establos Oficios varios Equipo de ordeo Bebederos Saladeros Cuerda electrica Cantinas Caballo de tiro Zorra Aperos Tanque de fro ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
Manejar
Secar
FORMATOS Lista de raciones PM17 PCL10 PVL11 PAP16 ACTUALIZADO:
INDICADORES Promedio leche/vaca/da Presencia de mastitis Condicin corporal Produccin de leche por lactancia Das en leche
INDICADORES FORMULA Total de leche da/No. de animales en produccin No. de pezones con mastitis/No. total de pezones X 100 Porcentaje de Grasa corporal No. de litros producidos desde 3er. Da postparto hasta secado No. de das trasncurridos desde el parto hasta secado
FRECUENCIA Diario Mensual Mensual Anual Anual
META 20 litros 0 3,5 6200 305
APROBADO:
ACTUALIZADO:
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CODIGO HSA-OPA10 NOMBRE DEL PROCESO: ALIMENTACIN ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE: Asesor Tcnico OBJETO: Asegurar una alimentacin balanceada produciendo forrajes de la mejor calidad nutricional y suplementar con alimentos que estimulen y aumenten la produccin de leche. PROVEEDOR Compras Registros ENTRADA Pastos y forrajes Plaguicidas Fertilizantes Concentrados Suplementos Agua PROCEDIMIENTO Preparar de potrero Aforar Disear raciones Entrada de animales ACTIVIDAD Supervisar rea del potrero (huecos) Revisar cercas Revisar agua Realizar aforo del potrero Calcular cortes Recolectar informacin de registros Calcular consumo diario de concentrado Entrar animales al potrero Suministrar concentrado en ordeo y suplementos y dems durante el da Correr cerca segn calculos de aforo Sacar animales del potrero Empezar ciclo en otro potrero Desbrozar Esparcir estiercol Aplicar fertilizante Colocar riego Fumigar Mantener riego Duracin de 45-50 das SALIDA CLIENTE Cra Pastos y forrajes Levante de condiciones nutricionales Ordeo ptimas, Reproduccin acompaados de una suplementacin estratgica balanceada y animales de buena condicin corporal, alta produccin y reproductivamente funcionales.
RECURSOS HUMANOS FSICOS Administrador Tractor Asesor tcnico Renovadora de Mayordomo praderas Tractorista Sembradora Boliadora Oficios varios Rastrillo Riego Fumigadora Cerca elctrica
Salida de animales
Manejar de praderas
Periodo de descanso Finalizacin de periodo de descanso
FORMATOS PMP12 PM17 Tabla nutricional de concentrados y suplementos PCL10
INDICADORES Produccin forraje Ha/ao Das de descanso Produccin de leche /Ha/ao Capacidad de carga ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA Produccin invierno + Produccin en verano Das transcurridos desde la salida de los animales hasta su entrada Produccin total de leche ao/rea total Unidades gran ganado/Total rea en produccin APROBADO:
FRECUENCIA Anual Anual Anual Anual
META 283000kg. 45 480 lt/ao/Ha 3
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4.3 Comercializacin El proceso de Comercializacin consiste en generar las condiciones adecuadas de manejo del producto despus de su obtencin, almacenamiento, transporte, y entrega. Para productos perecederos como es la leche, se han venido manejando
estndares de calidad que permitan mantener las caractersticas del producto por un mayor periodo de tiempo.
Por lo anterior, las empresas productoras de leche deben implementar programas para el mejoramiento de la manipulacin y almacenamiento del producto.
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PROCESO: COMERCIALIZACIN MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO: Administrador PARTICIPANTES: Mayordomo OBJETO: Entregar la leche y los animales al cliente segn los requisitos y condiciones establecidas. PROVEEDOR Proceso de produccin Administrador ENTRADA Leche Animales descartados PROCEDIMIENTO Recolectar productos ACTIVIDAD Recoleccin de leche Recoleccin de animales rechazados o descartados Registrar cantidad o salida de producto Llevar al punto de entrega Entregar el producto Verificar cantidad y calidad Hacer firmar remisin u hoja de control Emitir cuenta de cobro o factura del perodo acordado Realizar comprobante de ingreso, verificando periodo, cantidad y retenciones FORMATOS PVL11 FCC04 - FF03 FCI02 CODIGO ACTIVIDAD HSA-OCZ11
SALIDA Ventas Ingresos Informes contables
CLIENTE Junta directiva Administrador Gestin financiera Clientes internos
Transportar
Entregar producto
RECURSOS HUMANOS FSICOS Administrador Transporte Mayordomo Cantinas tiles de oficina
Emitir cuenta de cobro o factura
Realizar recaudo
INDICADORES Cumplimiento de los requisitos Calidad del producto
INDICADORES FORMULA Requisitos cumplidos/Requisitos establecidos Producto rechazado/Produccin total de venta
FRECUENCIA Diario Quincenal
META 100% 0
APROBADO:
ACTUALIZADO:
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5. DESCRIPCIN PROCESOS DE SOPORTE

En los procesos de soporte encontramos tres procesos que son: Gestin del personal Registros Mantenimiento de Infraestructura
5.1 Gestin de Personal
El proceso de Gestin de Personal representa en gran medida la competitividad de la empresa. Por ello, es necesario tener en cuenta que la gerencia de proceso concibe una visin diferente de la administracin convencional, lo cual se debe desarrollar con una capacitacin y concientizacin al personal sobre la implementacin y las responsabilidades que se generan a travs de los procesos. De igual manera la importancia de la documentacin y el manejo de registros. Se debe tener en cuenta la formacin, la educacin, las habilidades y la experiencia a la hora de asignar responsabilidades.
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PROCESO: GESTIN DE PERSONAL CODIGO HSA-SGP12 ACTIVIDAD MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE: Junta directiva y/o Administrador PARCIPANTES: Contador y Mayordomo OBJETO: Proveer personal idneo para cada una de las actividades de la empresa, evaluar su desempeo, compensar y velar por sus derechos y PROVEEDOR Procesos gerenciales Procesos operativos Procesos de soporte Procesos de Medicin ENTRADA Perfiles de cargos Contratos Asistencia laboral Recurso financiero Capacitaciones PROCEDIMIENTO Convocar SALIDA CLIENTE ACTIVIDAD Procesos Realizar anunci de cargo requerido Revizar perfil del cargo gerenciales Personal calificado Procesos Realizar entrevistas Mejoramiento Realizar contrato de acuerdo al cargo y operativos continuo Pago de nomina necesidades Procesos de Revisar derechos y deberes de las soporte partes Procesos de Realizar capacitacin mejoramiento Hacer entrega de dotacin, materiales e insumos necesarios para el cargo Revizar lista de asistencia y/o FORMATOS actividades Manual de Funciones Entregar y hacer firmar recibo de pago Formato de contratos Evaluacin de desempeo PA19 Capacitacin y mejoramiento FPN05 Revisar tipo de contrato Comprobantes de pago obligaciones laborales
Contratar
Capacitar
Pagar nmina RECURSOS HUMANOS FSICOS Junta Directiva tiles de oficina Administrador Computador Contador Implementos de capacitacin Evaluar y capacitar
Desvincular Realizar liquidacin de acuerdo contrato
INDICADORES Cumplimiento de requisitos del cargo Desempeo de actividades Pagos Capacitacin APROBADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA Requsitos cumplidos por el trabajador/Requisitos del perfil Actividades realizadas/Actividades asignadas No. de pagos Realizados / Total Obligacines Laborales. No. de Capacitaciones por Ao APROBADO:
FRECUENCIA Cada reclutamiento Diario Quincenal Trimestralmente
META 100% 100% cada 15 das 12 al Ao ACTUALIZADO:
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5.2 Registros
El proceso de Registro busca documentar las actividades y eventos que suceden en la finca.
Para esto inicialmente se disean formatos que permitan la recoleccin de informacin de manera eficiente, eficaz y de fcil comprensin para los
responsables. Seguido, se sistematiza la informacin en un software especifico utilizado por la empresa, para el anlisis y medicin de los diferentes factores que se manejan.
Por este motivo es de gran importancia manejar los registros y soportes contables que ayuden al anlisis y evaluacin de la rentabilidad del negocio.
Es de gran importancia la veracidad de la informacin recolectada en estos registros ya que a partir de esta el sistema nos brinda herramientas para la evaluacin, control, planeacin de actividades, manejo de recursos y toma de decisiones.
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MEGAPROCESO RESPONSABLE: Administrador OBJETO: Asegurar un sistema de informacin por medio del manejo de registros actualizados y documentados de las actividades realizadas y las observaciones de la empresa como elemento para planear y tomar decisiones de manera acertada y objetiva PROVEEDOR ENTRADA Procesos Informacin de las actividades y gerenciales Procesos eventos sucedidos operativos en la finca Procesos de soporte Procesos de medicin, anlisis y mejora PROCEDIMIENTO Implementacin de registros Registrar informacin ACTIVIDAD SALIDA Entregue los registros a cada uno de Listado (resumen) los lderes de procesos de actividades y eventos sucedidos Registrar todos los eventos y actividades efectuadas en la finca (produccin, reproduccin, Verifique que la informacin sea veraz y oportuna Ingrese la informacin al sistemas Revise la informacin con los lderes de proceso e informe anomalas Imprima las listas de actividades y entreguelas a los lderes de procesos Imprima los listados de anlisis y hgalos llegar al responsable (administrador - contador) CLIENTE Administrador Asistente Tcnico Contador Junta directiva NOMBRE DEL PROCESO: REGISTROS PROCESO SUBPROCESO CODIGO ACTIVIDAD HSA-SR13
Verificar
No Revise informacin
Si RECURSOS HUMANOS FISICOS Computador Asistente Tcnico tiles de oficina Responsables de Software especfico cada proceso Ingresar informacin Sistematizacin
FORMATOS
FCE01. FCI02, FF03, FCC04, FPN05, CCC06, CI07, COP08, CR09, PCL10, PVL11, PMP12, PS13, PP14, PPL15, PAP16, PM17,PP18, PA19, MAN20.
INDICADORES Cumplimiento Veracidad ELABORADO: DIANA P. BUITRAGO PEA DIEGO F. VALBUENA VIVAS
INDICADORES FORMULA No. de registros entregados en la fecha asiganada / Total de registros que se deben entragar. Informacion enteregada / informacion real APROBADO:
FRECUENCIA Diario Diario
META 100% 100% ACTUALIZADO:
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5.3 Mantenimiento de Infraestructura
El proceso de Mantenimiento de Infraestructura trata de generar un buen rendimiento y mayor duracin de las locaciones, maquinaria y equipos.
Para ello, es necesario generar manuales de uso y mantenimiento con el objeto de realizar un proceso preventivo de la infraestructura, mejorando su funcionamiento y cumpliendo con los estndares de higiene y calidad del producto.
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NOMBRE DEL PROCESO: MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE: Mayordomo OBJETO: Mantener las locaciones, maquinaria y equipo en las mejores condiciones tcnicas y fitosanitarias para el buen desarrollo de las actividades PROVEEDOR Compras Procesos operativos ENTRADA Maquinaria y equipo Detergentes Lubricantes Locaciones PROCEDIMIENTO Revisin
Mantenimiento
CODIGO ACTIVIDAD
HSA-SMI14
ACTIVIDAD Revisin de locaciones, maquinaria y equipos
SALIDA Observaciones de estado de locaciones, equipo y maquinaria
CLIENTE Procesos operativos
- Establos - Oficinas - Bodegas Uso
Mover establos diariamente, lavar y desinfectar . Realizar limpieza diaria en las oficinas, muebles y enseres Realizar limpieza semanalmente en bodegas, controlando plagas.
Equipos RECURSOS HUMANOS FSICOS Asistentes tcnicos Implementos de aseo (externos) Oficios varios Herramientas Maquinaria Agrcola
- Ordeo - Riego
- Tractores - Fumigadoras - Implementos agrcolas
Ordeo: Lavar diariamente al finalizar actividades, revisando aceites y combustible. Realizar un lavado general semanalmente con productos desengrasantes Riego: Realizar Mantenimiento Preventivo Revisar aceites y combustible antes de empezar actividades Terminado el proceso revisar y lavar Utilizar dotacin especifica para cada actividad
FORMATOS Manuales MAT20 Normas de Higiene
INDICADORES Depreciacin
INDICADORES FORMULA Valor de infraestructura/Vida til
FRECUENCIA Anual
META depende del activo
APROBADO:
ACTUALIZADO:
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6. DESCRIPCIN PROCESOS MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
6.1 Medicin, anlisis y mejora
El proceso de Medicin, Anlisis y Mejora trata de asegurar la conformidad del sistema de gestin, la satisfaccin del cliente, la conformidad del proceso y la conformidad del producto y/o servicio.
Con esto se busca mantener una retroalimentacin de las condiciones en las que se maneja el sistema de gestin por procesos, durante su implementacin y posteriormente en su mejoramiento continuo.
APROBADO POR
89
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NOMBRE DEL PROCESO: MEDICIN, ANLISIS Y MEJORAMIENTO CODIGO MEGAPROCESO PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD RESPONSABLE: Junta directiva y/o Administrador OBJETO: Disponer de un sistema de medicin, anlisis y evaluacin que asegure el mejoramiento continuo. PROVEEDOR Procesos gerenciales Procesos operativos Porcesos de soporte ENTRADAS Informe de desempeo productivo Informe de desempeo reproductivo Informe de desempeo contable Infome de personal PROCEDIMIENTO Establecer indicadores ACTIVIDADES Realizar reuniones para establecer indicadores en cada uno de los procesos HSA-GPGA01
Medir
Analizar resultados
RECURSOS HUMANOS FSICOS Auditor interno Implementos de y/o externo oficina Locacin Responsables Computador de proceso
Establecer acciones
Evaluar
SALIDA CLIENTES Procesos gerenciales Informe de Procesos operativos actividades Procesos de soporte preventivas Proveedores Informe de Clientes Medir los resultados de los actividades indicadores correctivas Objetivos y metas de calidad Analizar los resultados de los indicadores teniendo en cuenta Mejoramiento standares de eficiencia y eficacia continuo FORMATOS MAMP21, MAMF22, MAMCL23, Establecer acciones correctivas y MAMC24,MAMP25, MAMCZ26, preventivas MAMGP27, MAMR28, MAMAT29, Establecer objetivos y metas MAMA30 Informe productivo Mantener retroalimentacin, Informe reproductivo evaluacin y control de los Informe financiero y contable procesos para el mejoramiento Informe de desempeo del personal
INDICADORES Cumplimiento de los objetivos Calidad del producto Cumplimiento de actividades preventivas y correctivas
INDICADORES FORMULA Objetivos cumplidos/Objetivos propuestos Neces. y requis. cumplidos/nece. Y requis. establecidos Actividades realizadas/Actividades propuestas APROBADO:
FRECUENCIA Depende del periodo Diario Periodo establecido
META 100% 100% 100% ACTUALIZADO:
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Junio de 2007
ANEXOS
Cdigo
FCE01 FCI02 FF03 FCC04 FPN05 CCC06 CI07 COP08 CR09 PCL10 PVL11 PMP12 PS13 PP14 PPL15 PAP16 PM17
Nombre
Comprobante De Egreso Comprobante De Ingreso Facturas Cuenta De Cobro Pago De Nomina Registro De Clientes Registro De Inventarios Orden De Pedido Remisiones Registro Control Leche Registro Venta Leche Manejo De Praderas Registro De Servicios Registro De Partos Registro De Palpacin Registro De Actividades Preventivas Registro De Movimientos
No. Pgina
93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109
APROBADO POR
91
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Junio de 2007
ANEXOS
Cdigo
PP18 PA19 MAN20 MAMP21 MAMF22 MAMCL23 MAMC24 MAMP25 MAMCZ26 MAMGP27 MAMR28 MAMAT 29 MAMA30 Registro De Peso Registro De Asistencia Registro De Mantenimiento Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Planeacin Y Gestin. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Gestin Financiera. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Comunicacin Con El Cliente. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Compras. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Produccin. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Comercializacin. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Gestin De Personal. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Registros. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Mantenimiento. Registro De Medicin Anlisis Y Mejora Medicin.
Nombre
No. Pgina
110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122
APROBADO POR
92
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CONTROL SEMANAL DE LECHE
COD. PCL10
RESPONSABLE:____________________________________ FECHA:_______________ N DE LOTE:__________________________ N DE ANIMALES:__________________ CANTIDAD A.M P.M
IDENTIFICACIN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
TOTAL
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES_______________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. 2007 APROBADO: FECHA: ACTUALIZACIN:
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CONTROL DIARIO DE PRODUCCIN Y VENTA DE LECHE RESPONSABLE:__________________________________________ MES_____________________________ CANTIDAD TOTAL DIA PRODUCIDA LT/KG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
TOTALES
COD. PVL11
(-)CANT. CONSUMO INTERNO
TOTAL CANTIDAD VENTA
PRECIO VENTA
TOTAL VENTA
ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V.
APROBADO:
FECHA: 2007
ACTUALIZACIN:
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REGISTRO DE PESO COD. PP18 RESPONSABLE:______________________FECHA:_____________________ PROCESO:________________________________________________________ N DE LOTE:______________N: DE ANIMALES:_______________________ IDENTIFICACIN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 OBSERVACIONES_____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ACTUALIZACIN: ELABORADO: APROBADO: FECHA: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. 2007 PESO OBSERVACIONES
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REGISTRO DE PRADERAS
RESPONSABLE:_______________________________________________________ MANEJO ROTACIN CONTROL DE PLAGAS FERTILIZACIN N DE FECHA DE FECHA DE PROCESO ANIMALES ENTRADA SALIDA FECHA PRODUCTO CANT./HA FECHA PRODUCTO CANT./HA
COD. PMP12
N LOTE
EXTENSIN TIPO DE AFORO HA FORRAJE
OBSERVACIONES___________________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ _______________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ _______________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ _______________________________________ ELABORADO: APROBADO: FECHA: ACTUALIZACIN: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. 2007
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REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE PROCESOS
FECHA No IDENTIFICACIN PESO SALIDA MOTIVO CAMBIO DE PROCESO RESPONSABLE ENTRADA
COD. PM17
RESPONSABLE OBSERVACIONES
APROBADO:
FECHA: 2007
ACTUALIZACIN:
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REGISTRO DE ACTIVIDADES PREVENTIVAS COD. PAP16
RESPONSABLE:__________________________________________ PROCESO:______________________________________________ VACUNA 1:______________________ LOTE_________________ VENCIMIENTO___________________________ VACUNA 2:______________________ LOTE_________________ VENCIMIENTO___________________________
No
IDENTIFICACIN
PESO
VACUNACION VERMIFUGACION VAC1 VAC2 PRODUCTO DOSIS
CONTROL DE MOSCA PRODUCTO DOSIS
OBSERVACIONES
________________________________________ OBSERVACIONES:___________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________ ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. APROBADO: FECHA: 2007 ACTUALIZACIN:
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REGISTRO DE SERVICIOS
RESPONSABLE:______________________________________________________
COD. PS13
FECHA
No.
ID HEMBRA
CC
HORA ESTADO INICIO DE SERVICIO DE FLUJO CALOR
MONTA DIRECTA
ID PAJILLA
OBSERVACIONES
APROBADO:
FECHA: 2007
ACTUALIZACIN:
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REGISTRO DE PARTOS COD. PP14
RESPONSABLE:_____________________________ PERIODO:_____________________________________
FECHA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
ID MADRE
IDENTIFICACIN CRIA SEXO RAZA PESO IDENTIFICACIN OBSERVACIONES
OBSERVACIONES:___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. APROBADO: FECHA: 2007 ACTUALIZACIN:
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REGISTRO DE PALPACIN COD. PPL15
RESPONSABLE:__________________________________________________________FECHA:____________________________________
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NOMBRE
UTERO CC
CERVIX INVOL CONT COND
OVARIOS
OD OI
EST. PREEZ
S/N DIAS
OBSERVACIONES
TRATAMIENTO
OBSERVACIONES______________________________________________________________ ___________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. APROBADO: FECHA: 2007 ACTUALIZACIN:
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REGISTRO DE ASISTENCIA LABORAL
RESPONSABLE:_________________________________________ NOMBRE Y APELLIDO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 OBSERVACIONES___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________ FECHA: APROBADO: ELABORADO: ACTUALIZACIN: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. 2007
COD. PA19
PERIODO_____________________
DIAS - HORAS TOTAL OBSERVACIONES 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 HORAS
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LISTA DE PEDIDOS
PRODUCTO Y/O SERVICIO
COD. COP08
RESPONSABLE:_________________________________________ PERIODO:____________ PROCESO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 OBSERVACIONES_____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ APROBADO SOLICITADO POR NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA CANTIDAD OBSERVACIONES
_____________________ ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. APROBADO: FECHA: 2007 ACTUALIZACIN
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COD. FNP05 EMPRESA HACIENDA SANTA ANA NIT. FECHA:___________________ NOMBRE:__________________________________ C.C:_______________________ SUELDO BASICO:___________________________ DESDE:_____________________________ HASTA:________________________ PAGO QUINCENAL CANTIDAD DEVENGADO
CONCEPTO SUELDO BASICO AUXILIO DE TRANSPORTE PENSIN SALUD TOTALES
DEDUCCIONES
NETO A PAGAR RECIBI:____________________________ ELABORADO: DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V. FECHA: 2007 APROBADO:
ACTUALIZACIN
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REGISTRO DE INVENTARIO - KARDEX
RESPONSABLE:________________________________________________ ARTCULO:_________________________________________
COD. CI07
FECHA
DESCRIPCIN
ENTRADA VALOR VALOR UNITARIO CANTIDAD
SALIDA
CANTIDAD VALOR
SALDO
CANTIDAD VALOR
PROCESO SOLICITANTE
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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REGISTRO LISTA DE INVENTARIO RESPOSABLE:________________________________________
FECHA:_________________
ARTICULO
EXISTENCIAS INV. SIST.
EXISTENCIAS INV.FISICO
OBSERVACIONES
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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REGISTRO DE CONVOCATORIA Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL RESPONSABLE:___________________________________________ FECHA PROCESO CARGO O ACTIVIDAD MEDIO CONV. ASISTENCIA COD.
HOJA DE VIDA CONTRATACIN REQ. CONF. REF. DEF. IND. P.SER
OBSERVACIONES_____________________________________________________________________________ _________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________ ELABORADO: APROBADO: FECHA: ACTUALIZACIN DIANA BUITRAGO P. DIEGO VALBUENA V.
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REGISTRO DE MANTENIMIENTO MAQUINARIA Y/O EQUIPO
RESPONSABLE:__________________________________ PERIODO:_____________
COD. MAN20
FECHA
MAQUINARIA Y/O EQUIPO
MANTENIMIENTO
REPARACIN
OBSERVACIONES
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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COD. FCE01 COMPROBANTE DE EGRESO HACIENDA SANTA ANA NIT. N:
FECHA:
EFECTIVO
CHEQUE CONCEPTO
TARJETA VALOR UNIT. TOTAL
TOTAL TOTAL EN LETRAS ELABORADO APROBADO RECIBIDO
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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COD. FCI02 HACIENDA SANTA ANA COMPROBANTE DE INGRESOS FECHA:_________________________ NIT. N_____________________ VALOR $_______________
RECIBIDO DE:_____________________________________________________________ POR CONCEPTO:___________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ VALOR____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ELABORADO Y RECIBIDO
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
HACIENDA SANTA ANA

COD. CCC06
NOMBRE
NIT
REGISTRO DE CLIENTES DIRECCIN
TELEFONO
CONTACTO
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
COD.FF03
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Nit: Km 3 via vereda Checua Cundinamarca Municipio de Nemocon Tel: 8544247 Resolucin Seores Nit. Direcin Fecha Telefono D M A Factura de Venta No. 001 Concepto Vlr. Unitario Vlr. Total Unidades
VALOR EN LETRAS:
SUBTOTAL IVA RETENCIN TOTAL APROBADO: FECHA: ACTUALIZACIN
COD.FCC04
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Documento equivalente a CUENTA DE COBRO
FECHA: NOMBRE:
VALOR $
RUT O NIT: CONCEPTO:
VALOR:
FIRMA NOMBRE
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de PLANEACIN Y GESTIN COD.MAMP21 PERIODO
NOMBRE Eficacia Eficiencia Productividad FORMULA Objetivos obtenidos/Objetivos propuesto Tiempo de obtencin de resultados/Resultados obtenidos Salidas Aceptables / (total Entradas + Costos Mala Calidad) FRCUENCIA Mensual Trimestral Mensual META 100% <1 >1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de COMPRAS COD.MAMC24 PERIODO
NOMBRE Calidad Capacidad del proveedor Tiempo de entrega Capacitacin FORMULA Devoluciones hechas/Productos Comprados Entrega/Pedido Das trasncurridos entre el pedido y la llegada del pedido No. de Capacitacion Prestadas por Ao FRCUENCIA META 1 Quincenal 0 devoluciones Quincenal 100% Quincenal 2 das Trimenstral 12 al ao 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
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Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de PRODUCCIN. COD.MAMP25 PERIODO NOMBRE
Ganancia de peso Conversin alimenticia Promedio leche por lactancia Promedio das abiertos Promedio das en leche Porcentaje de preez Servicios por concepcin Tasa de natalidad Porcentaje hembras nacidas Intervalo entre partos Produccin de forraje Ha/ao Produccin litros/Ha/ao
FORMULA
Peso final - Peso Inicial/No. de das Kg. De suplemento/Ganancia de peso Produccin vaca lactancia/No. de das en lactancia Das abiertos vaca1+ Das abiertos vaca2+.../Total de animales prod. Das prod. vaca1 + Das prod. Vaca2+/Total de animales prod. No. vacas preadas/No. vacas chequeadas x 100 No. de servicios/No. de vacas preadas No. de cras nacidas/Vientres aptos x 100 No. de hembras nacidas/ Total nacimientos x 100 Tiempo transcurrido en das entre el parto de un ternero nacido vivo y el siguiente Produccin en invierno + Produccin en verano Produccin total leche ao/rea total en produccin
FRCUENCIA
META
9 10 11 12
Cada dos meses 700 gr. Da Cada dos meses 4% Periodo de lactancia 20 litros Mensual 90 Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual 305 70% 2,5 98% 50% 365 das 283000 kg. 480lt/ao/ha
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
HACIENDA SANTA ANA

Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de COMUNICACIN CON EL CLIENTE COD.MAMCL23 PERIODO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 META FORMULA FRCUENCIA
No. de quejas y reclamos/ Tiempo Produccin total - producto devuelto (no conforme) Quincenal Quincenal 0% O DEVOLUCIONES
NOMBRE
11 12
Satisfaccin del cliente Calidad del producto
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
HACIENDA SANTA ANA

Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de GESTIN FINANCIERA. COD.MAMF22 PERIODO NOMBRE FORMULA FRCUENCIA META 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ingresos Egresos Margen Neto Nivel de Endeudamiento Rendimiento de la Inversin Ingreso n +1 - Ingreso n Egresos n + 1 - Egreso n Utilidad neta/Ventas netas x 100 Total pasivos con terceros/Total Activo Utilidad neta/Activo Total Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual 1% 0,50% 1% 1% 1%
10 11 12
APROBADO:
FECHA: ACTUALIZACIN
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Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de COMERCIALIZACIN. COD.MAMCZ26 PERIODO FORMULA FRCUENCIA META 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Requisitos cumplidos/Requisitos establecidos Producto rechazado/Produccin total de venta Diario Quincenal 100% 0
NOMBRE
10 11 12
Cumplimiento de los requisitos Calidad del producto
APROBADO:
FECHA: ACTUALIZACIN
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Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de MANTENIMIENTO. COD.MAMAT29 PERIODO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 NOMBRE FORMULA FRCUENCIA META
Depreciacin Valor de infraestructura/Vida til Anual Depende del activo
10 11 12
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
HACIENDA SANTA ANA

Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de REGISTROS COD.MAMR28 PERIODO NOMBRE
Cumplimiento Veracidad
FORMULA
No. de registros entregados en la fecha asiganada / total de registros que se deben entragar Informacion enteregada / informacion real
FRCUENCIA
Diario Diario
META
100% 100%
9 10 11 12
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
HACIENDA SANTA ANA

Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de MEDICIN. COD.MAMA30 PERIODO NOMBRE
Cumplimiento de los objetivos Calidad del producto Cumplimiento de actividades
FORMULA
Objetivos cumplidos/Objetivos propuestos Neces. y requis. cumplidos/nece. Y requis. establecidos Actividades realizadas/Actividades propuestas
FRCUENCIA
Depende del periodo Diario Periodo establecido
META
100% 100% 100%
10 11 12
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
HACIENDA SANTA ANA

Registro de Medicin Anlisis y Mejora de los Indicadores de GESTIN DE PERSONAL COD.MAMGP27 PERIODO NOMBRE
Cumplimiento de requisitos del cargo Desempeo de actividades Pagos Capacitacin
FORMULA
Requsitos cumplidos por el trabajador/Requisitos del perfil Actividades realizadas/Actividades asignadas No. de pagos realizados / Total obligaciones laborales pagadas, No. de Capacitaciones por Ao
FRCUENCIA
Cada reclutamiento Diario Quincenal Trimestral
META
100% 100% 100% 12 al Ao
10 11 12
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
COD.CR09
HACIENDA SANTA ANA

Nit: Km 3 via vereda Checua Cundinamarca Municipio de Nemocon Tel: 8544247 Resolucin Seores Nit. Direcin Fecha Telefono D M A Remision: No. 001 Unidades Concepto Vlr. Unitario Vlr. Total
RECIBIDO
ENTREGADO
APROBADO:
FECHA:
ACTUALIZACIN
Proceso: Nombre Cdigo del Proceso Responsable Inicia Termina Elabor Objetivo Indicadores Informacin de entrada Insumos Proveedores Informacin de salida Producto Cliente Recurso humano Maquinaria y equipos Clasificacin: megaproceso, proceso, subproceso, actividad Lider del proceso Primera actividad ltima actividad Persona que levanta el proceso Lo que se pretende alcanzar con el desarrollo del mismo Necesarios para medir el proceso y los resultados del mismo Registros, formatos y dems informacin necesaria Materia prima e insumos necesarios Persona, proceso u organizacin que suministra los insumos Informacin que se genera con el desarrollo del proceso Salida o resultado del proceso Persona, proceso u organizacin que recibe el producto Personas y cargos necesarios para el desarrollo del proceso Maquinaria y equipos necesarios (infraestructura)

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ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT

DIANA PAOLA BUITRAGO PEA DIEGO FERNANDO VALBUENA VIVAS

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS BOGOT D. C. 2007

ESTANDARIZACIN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA DE LECHE DE LA SABANA DE BOGOT

DIANA PAOLA BUITRAGO PEA DIEGO FERNANDO VALBUENA VIVAS

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS BOGOT D. C. 2007

Dr. MAURICIO FERNANDEZ F. Dr. HECTOR HORACIO MURCIA C.

_________________________ Presidente del jurado

Bogot D. C. Octubre 17 de 2007

Palabras claves: procesos, identificacin, estandarizacin, empresa productora de leche.

Keys words: processes, identification, standardization, company producer of milk.

El Mapeo de los Procesos permite obtener:

1.6.3 Cadena de valor

Figura 1. Cadena de Valor

Fuente: Porter, Michael E. Ventaja Competitiva (1998)

Es una herramienta para analizar todas las actividades de una empresa.

1.7.3 DIPP Diagrama, Insumo, Proceso y Producto

Encargado Cra, Levante y reproduccin

diesel para poso y dos zorras de 4 ruedas jaladas por caballos.

Con base en esto se establece como estrategia productiva:

Teniendo en cuenta la parte comercial se establece como estrategias: Realizar

2.8 Figura 5. DOFA HACIENDA SANTA ANA

Figura 6. Mapa de Procesos Hacienda Santa Ana

PROCESOS DE SOPORTE Gestin del Personal Registros Mantenimiento de Infraestructura

PROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

SATISFACCIN Clientes internos y externos

3.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS

Planeacin y Gestin Gestin Financiera Comunicacin con el cliente

A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos procesos:

Tabla 1. Proceso de Planeacin y Gestin.

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE

PRODUCTOS CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y

Tabla 2. Proceso de Gestin Financiera

INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA

PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y

Tabla 3. Proceso de Comunicacin con el Cliente

INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA

PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y

Cra Levante Reproduccin Ordeo Alimentacin

A continuacin se presenta la identificacin de cada uno de estos:

Tabla 4. Proceso de Compras

INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO

INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE

CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y

Tabla 5. Proceso de Produccin.

INICIA TERMINA ELABOR OBJETIVO

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE

PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y

El proceso de produccin se divide en los siguientes subprocesos: Tabla 6. Subproceso de Cra

INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE

PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO

Tabla 7. Subproceso de Levante

INDICADORES INFORMACIN ENTRADA

INSUMOS PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA

Tabla 8. Subproceso de Reproduccin

PROVEEDORES INFORMACIN SALIDA DE

PRODUCTO CLIENTES RECURSO HUMANO EQUIPOS MATERIAL Y

Tabla 9. Subproceso de Ordeo

INDICADORES INFORMACIN ENTRADA DE