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Microsoft Excel Manual bsico

Manual de Excel

ndice
Tema
Hojas de Clculo Caractersticas de Excel Arrancar Excel La ventana de Excel El libro de trabajo Desplazarse por las hojas Tipos de datos Guardar un libro de trabajo Abrir un libro de trabajo Salir de Excel Rangos Seleccionar rangos Seleccin mltiple Copiar el contenido de un rango Insertar filas, columnas y celda Eliminar filas, columnas y celda Nombres de rangos Formato de columnas y filas Formato de celda Frmulas Prioridad en las frmulas Copiar frmulas Mover una frmula Grficos Tipos de grficos Crear un grfico Imprimir Establecer rea de impresin Configurar pgina Imprimir un rango u hoja Imprimir grficos

Pgina
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Ing. Leonardo Mrquez Rosas

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Hojas de clculo
Los programas de Hoja de clculo son herramientas informticas orientadas al procesamiento de datos numricos y a la realizacin de operaciones matemticas con dichos datos. Como su nombre indica, las hojas de clculo se caracterizan por presentar un aspecto de hoja cuadriculada; es decir, un rea de trabajo estructurado en columnas y filas. La interseccin de estas filas da lugar a unas casillas denominadas Celdas. En cada una de estas celdas se puede introducir un dato. Luego se podra, por ejemplo, sumar el contenido de varias de esas celdas y obtener el resultado en otra celda. Una hoja de clculo, en general, no solo permite trabajar con datos numricos, sino tambin con informacin referente por ejemplo al personal de una empresa, obtenindose as una base de datos. Adems, a partir de los datos introducidos en la hoja, es posible realizar grficos que ofrezcan una visin global de la relacin entre dicho datos.

Caractersticas de Excel
Microsoft Excel es una potente hoja de clculo que permite realizar todas las tareas que permite realizar todas las tareas que se acaban de comentar. Ms concretamente, se podran enumerar las siguientes caractersticas del programa: Grandes dimensiones de las hojas de clculo, las cuales se integran conjuntamente en lo que se denomina libro. De esta forma, podr trabajar con un gran volumen de datos Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, cuando se modifican los datos de los cuales dependen dichos resultados. Trazar bordes para encuadrar casillas, sombrear casillas y elegir distintos tipos de letra para el contenido de las casillas. Crear distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos en la hoja de clculo. Incorporar un grafico en cua lquier parte de la hoja o en hojas especiales para ello e imprimir grficos y datos juntos. Trabajar con la informacin de una base de datos introducida en la hoja de clculo. Capacidad para combinar varias celdas en una sola Ya que Microsoft Excel trabaja bajo el sistema operativo de Windows, aprovecha todas sus caractersticas. Entre ellas, el poder utilizar nombres largos de archivos y el visualizar en pantalla las hojas tal y como saldrn por impresora. Por otra parte, es lgico pensar que para trabajar con Excel hay que poseer unas breves nociones de Windows.

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Arrancar Excel
Para arrancar Excel siga estos pasos: Haga clic en el botn de inicio de la barra de tareas y seleccione la opcin programas o todos los programas En el men que se visualiza, seleccione la opcin Microsoft Excel.

Existen otras formas de arrancar Excel. Por ejemplo, puede utilizar la barra de acceso directo a Office (si la ha instalado), o bien crear un acceso directo en el escritorio de Windows. En este ltimo caso, para arrancar la aplicacin le bastar con hacer doble clic sobre el icono.

La ventana de Excel
Al arrancar Excel, aparece la pantalla que se muestra en la figura siguiente:

Aunque no lo parezca, en esta pantalla, existen dos ventanas. La ventana de la aplicacin donde se ejecuta Excel y la ventana de documento que contiene el libro denominado libro1. Lo que ocurre, es que, al estar Ing. Leonardo Mrquez Rosas 4

Manual de Excel maximizadas ambas ventanas, sus barras de ttulos se fusionan en una sola que incluye el nombre de ambas. Sin embargo dependiendo de que se utilicen los botones para minimizar, maximizar o restaurar, el aspecto podra variar sensiblemente. As, si se restaura el tamao de ambas ventanas, el aspecto final ser similar al que presenta la siguiente figura: Barra de mens Barra de herramientas Barra de formulas

Celda Activa

Barra de estado Pestaa de hojas

El libro de trabajo
Cada vez que inicie una sesin de Excel, visualizara una pantalla un libro de hojas de clculo . Inicialmente este libro inicialmente este libro incluir tres hojas (Hoja1, Hoja2, y Hoja3), pero este nmero puede aumentarse o disminuirse en funcin de las necesidades de cada usuario. Cada hoja de clculo del libro, esta estructurada en columnas (identificadas por una o dos letras) y filas (identificadas por un nmero). Las 256 columnas de que dispone la hoja siguen un orden A, B, C, Z, AA, AB, ACAZ, BA, BC etc. y as hasta la ltima columna la IV. Las 65536 filas estn numeradas desde la 1 hasta 65536. La interseccin de una columna con una fila se denomina Celda. Por tanto, las hojas de calculo estn estructuradas en celdas, en cada una de las cuales se pude introducir un dato. Dentro de cada hoja, una celda queda unvocamente identificada por su direccin, que consiste en la letra de columna y el nmero de fila correspondientes. Es muy importante fijarse a menudo en la barra de formula, en la que siempre aparece la direccin y el contenido de la celda activa. Ing. Leonardo Mrquez Rosas 5

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Desplazarse por las hojas


Para que una celda se convierta en la celda activa; es decir, para situar el cursor sobre ella, basta con hacer clic sobre dicha celda. Adems del uso del ratn, las siguientes pulsaciones de teclas son muy tiles para desplazarse entre celdas: Las teclas del cursor ( ) desplazan el cursor una posicin arriba, abajo, izquierda y derecha. Las teclas AvPag y RePag desplazan el cursor una pantalla hacia abajo o hacia arriba respectivamente. Control+Inicio sita el cursor en la celda A1. Control+Fin sita el cursor en la celda interseccin de la ltima fila que contenga algn dato con la ltima columna que contenga algn dato. Inicio desplaza la celda activa a la columna A de la fila actual. La tecla Fin seguida por la pulsacin de una tecla de cursor ( ), desplaza el cursor de zona de datos en zona de datos. La tecla F5 permite situar el cursor directamente sobre cualquiera de las celdas de la hoja. Al oprimirse aparece una caja de dialogo que permite indicar hacia la celda donde se desea situar:

Tipos de datos
Los datos que se introducen en una hoja de clculo pueden ser de tres tipos: Texto: puede contener cualquier serie de caracteres de hasta un mximo de 32,000 caracteres. Nmero: puede incluir dgitos del 0 al 9. Frmulas: admite un mximo de 1024 caracteres y habitualmente esta compuesta por nmeros, operadores y direcciones de celdas. Tambin se puede incluir parntesis y funciones.

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Guardar un libro de trabajo


Es importante tener presente que mientras se introducen datos en un libro de trabajo, stos se mantienen en la memoria de la computadora. Por lo tanto, si se termina la sesin de trabajo sin haber guardado previamente el libro en un disco, todo el trabajo se habr perdido. Para almacenar un libro por primera vez en el disco duro o disquete se procede de la siguiente forma: Despliegue el men archivo Seleccione la opcin guardar y aparece la siguiente caja de dialogo:

Donde se indica en que lugar (disco y carpeta) se desea guardar la informacin, el nombre del archivo y de que tipo (normalmente es Libro de Microsoft Excel) y se pulsa guardar, despus basta con oprimir el icono o las teclas Ctrl.+G.

Puede utilizar la opcin de Guardar como para que un archivo lo duplique con otro nombre en cualquier destino para ello debe seleccionar el men Archivo.

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Abrir un libro de trabajo


Una vez que guarde un libro de trabajo en disco, puede recuperarse para trabajar con l, mediante la opcin Abrir del men Archivo. Cada vez que se recupera un libro de trabajo con dicha opcin, se crea una nueva ventana de documento en la que se sita dicho libro de trabajo.

Tambin puede abrir otros tipos de archivos. Para ello, desde el cuadro de dilogo anterior, despliegue la lista Tipo de archivo y elija el tipo de archivos que se quiere listar. Excel realizar una conversin automtica cuando se recuperen archivos con formato distinto al normal.

Salir de Excel
Cuando se finalice el trabajo con Excel, hay que utilizar la opcin salir del men archivo. Si existe algn libro de trabajo cuyas modificaciones no se han grabado, aparece en la siguiente pantalla para cada uno de los archivos abiertos sin guardar:

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Rangos
Es cualquier conjunto rectangular de celdas contiguas, se hace referencia a los rangos mediante la direccin de la celda de la esquina superior izquierda (a la que se llama primera celda del rango) y la direccin de la celda de la esquina inferior derecha (a la que se llama ltima celda del rango) y ambas separadas por dos puntos (:). Por ejemplo el rango A2:C7

Seleccionar rangos
En la mayora de las operaciones que realice en Microsoft Excel necesitara sealar o seleccionar previamente un rango de celdas. A continuacin se comentan las distintas formas de sealar rangos. Para seleccionar un rango proceda de la forma siguiente: 1. Situ el puntero de ratn sobre una de las esquinas del rango que desea seleccionar. 2. Arrastre hasta sealar el rango que desea. El rango de celdas seleccionado quedara resaltado en video inverso, tal como se aprecia en la siguiente figura:

Tambin se observa que la celda activa quedara recuadrada y en color claro. Para seleccionar un rango de celdas mediante el teclado: 1. Sitese en una de las celdas que sea esquina del rango que desea seleccionar. 2. Pulse la tecla Mayusc y, sin soltarla, seale, mediante las teclas del cursor, el rango deseado, soltando finalmente la tecla Mayusc. O bien, pulse F8 para activar el modo extender (indicador EXT en la barra de estado), y seale con las teclas del cursor el rango que desea, desactivando finalmente el modo extender pulsando de nuevo F8. Ing. Leonardo Mrquez Rosas 9

Manual de Excel Mientras se selecciona un rango, en la parte izquierda de la barra de formulas aparece el tamao del rango seleccionado en filas y columnas (excepto si se selecciona utilizando F8). Por ejemplo, 5Fx4C indicara 5filas y 4 columnas. Nota: si el rango comprende una sola celda, no es necesario seleccionarlo, sino simplemente situarse en dicha celda.

Seleccin mltiple
Microsoft Excel permite realizar una seleccin mltiple, que consiste en seleccionar simultneamente varios rangos. Para ello hay que: 1. Seleccione normalmente el primer rango de seleccin mltiple. 2. Pulse la tecla Control y, mantenindola pulsada, seleccione el siguiente rango de la seleccin mltiple. 3. Repita el paso 2 por cada nuevo rango que aada a la seleccin mltiple. El aspecto podra ser similar al siguiente:

Para realizar una seleccin mltiple desde el teclado: 1. 2. 3. 4. Seleccione normalmente el primer rango de la seleccin mltiple. Pulse Maysc+F8 para activar el modo agregar (indicador AGR en la barra de estado). Seleccione el siguiente rango de la seleccin mltiple. Repita los pasos 2 y 3 por cada nuevo rango que aada a la seleccin.

Copiar el contenido de un rango


Excel permite copiar el contenido de un rango de celdas a otra zona de la hoja de clculo, a otra hoja del mismo libro o incluso a otro libro de trabajo distinto del actual. Esta operacin es una de las ms utilizadas, ya que duplica informacin sin necesidad de volver a teclearla. Aunque el procedimiento de copia de rangos es el mismo y es independiente del contenido de las celdas, los resultados obtenidos varan segn que sean frmulas o textos/nmeros. Ing. Leonardo Mrquez Rosas 10

Manual de Excel El procedimiento para copiar un rango de celdas consiste en: 1. Seleccione el rango que desea copiar (rango origen) 2. Despliegue el men Edicin y seleccione la opcin Copiar o con el icono 3. Sitese en la celda a partir de la cul (hacia la derecha y hacia abajo) desea situar el resultado de la copia. Si en dicha zona existen datos, stos se perdern. 4. Despliegue la opcin Pegar del men Edicin o con el icono Se puede hacer un copiado especial del rango origen para ello se utiliza la opcin de pegado especial del men edicin

Insertar filas, columnas y celdas


Es posible insertar celdas, filas y columnas vacas en cualquier posicin de la hoja de clculo. Dado que el procedimiento para insertar filas y columnas es similar se describen a continuacin ambos procesos. Seleccionar la primera fila o columna a partir de la cual desea insertar las nuevas. Seleccione tantas filas o columnas desee insertar. Despliegue el men Insertar y escoja la opcin Filas o Columnas.

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Manual de Excel Tambin es posible insertar celdas vacas en la hoja, de forma que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo las celdas existentes en el lugar donde se insertan las nuevas. Para ello, se procede: Seleccione el rango de celdas donde desea insertar las nuevas. Despliegue el men Insertar y seleccione la opcin celdas. Seleccione el botn de opcin segn hacia donde desee desplazar las celdas existentes. Opima Aceptar

Eliminar filas, columnas y celdas.


Excel permite suprimir celdas, filas o columnas de la hoja. Es muy importante tener en cuenta que al suprimir filas o columnas se eliminan absolutamente todos los datos contenidos en dichas filas o columnas; no slo los que se ven en pantalla en ese momento. Para suprimir filas o columnas: Sitese en cualquier celda de la primera fila o columna a partir de la cul desea eliminar las filas o columnas. Seleccione tantas celdas hacia abajo o derecha como filas o columnas desea eliminar Seleccione la opcin Eliminar del men Edicin. Para suprimir celdas: Seleccione el rango de celdas que desea eliminar Seleccione la opcin Eliminar del men Edicin. Seleccione el botn de opcin que le convenga Oprima aceptar

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Nombres de rangos
La mayora de las operaciones que se realizan en Excel, requieren la utilizacin de un rango. Es posible identificar un rango por medio de un nombre, de forma que, cuando sea necesario, se podr hacer referencia a l por dicho nombre. Esto es de gran utilidad para rangos que se utilicen frecuentemente. Para asignar un nombre a un rango: Seleccionar el rango a nombrar

Despliegue el men Insertar y seleccione la opcin Nombre Seleccione Definir

Teclear el nombre del rango Oprimir agregar

Si es necesario agregar mas nombres seleccione la caja de rango y con el ratn.

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Manual de Excel Puede crear nombres de rangos de una forma ms rpida utilizando para ello el cuadro de nombres de la barra de frmulas. Para ello Se selecciona el rango a nombrar. Hacer clic sobre el cuadro de nombres (parte izquierda de la barra de frmulas). Teclear el nombre se desea asignar al rango Oprimir Enter

Formato de columnas y filas


No sie mpre los datos que se introducen en una celda se ajustan al ancho visual que por defecto presenta la columna correspondiente. Excel permite cambiar dicho ancho para que se visualicen todos los caracteres de los datos contenidos en las celdas de una columna. Adems, es posible conseguir que algunas columnas de la hoja no se visualicen y por supuesto tampoco se impriman. Site el puntero del ratn en el separador vertical de la parte derecha de la columna dentro de la barra de indicadores (letras) de columna. En esta situacin, el puntero del ratn cambia su aspecto , tal como se aprecia en la siguiente figura:

Arrastre a la derecha o a la izquierda para aumentar o disminuir el ancho de la columna respectivamente. Un pequeo recuadro en la parte superior, ir indicando el ancho de columna en caracteres. Cuando haya alcanzado el ancho adecuado, suelte el botn del ratn. Otra forma de cambiar el ancho es mediante la opcin Columna del men Formato. Para ello: Situ el cursor en la(s) columna(s) que desea modificar Despliegue el men Formato y seleccione la opcin columna, aparece el siguiente submen:

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Manual de Excel Seleccione la opcin que requiera: 1. 2. 3. 4. 5. Ancho: ajusta en forma manual el ancho de la columna Autoajustar a la seleccin: hace el ancho del mximo de caracteres del rango seleccionado Ocultar: oculta las columnas seleccionadas (no las borra) Mostrar: muestra las columnas que sean ocultas. Ancho estndar: define el ancho estndar de todas las columnas.

Para las filas es igual que en las columnas excepto que el men a escoger es Filas del men Formato

Formatos de celda
Bajo el nombre de Formatos de celda se agrupan toda una serie de opciones que afectan a la presentacin de los datos contenidos en dichas celdas, como son:

Nmero
El aspecto de los datos numricos, se realiza a travs de la carpeta Nmero:

Para ello se selecciona la categora y aparece diferentes opciones de presentacin de nmeros basta con seleccionar y oprimir Aceptar para que se validen. Ing. Leonardo Mrquez Rosas 15

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Alineacin de datos
Al introducir los datos en una celda de la hoja de Excel, stos aparecen por defecto alineados a la izquierda (si son textos) o a la derecha (si son nmeros) dentro del ancho visual de la celda. En Excel es posible modificar la alineacin de todo un rango de celdas que contengan cualquier tipo de dato, ya sean textos o valores (es decir, nmeros o valores resultantes de frmulas). Para ello es necesario la carpeta Alineacin:

Fuentes, tamaos y estilos


Excel permite utilizar diferentes tipos de letra (fuentes), cada una de los cuales se podrn visualizar en diferentes tamaos. Adems, se podr aplicar distintos atributos (negrita, cursiva, subrayado, etc.)

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Manual de Excel Los tipos de letra disponibles en la lista no dependen de Excel, sino de Windows. Observar que en el cuadro Vista previa aparece un ejemplo del tipo de letra seleccionado. Si desea restablecer el tipo, tamao, estilos y color estndar de letra para un rango seleccionado, slo hay que activar la casilla de verificacin Fuente normal. Antes de utilizar estas herramientas, debe seleccionar el rango de datos sobre el que desea actuar.

Bordes
Con el fin de mejorar la presentacin de los datos, Excel incorpora la posibilidad de visualizar una lnea o borde alrededor de las celdas. Para ello debe: Seleccionar el color Seleccionar el estilo Aplicar el borde en un lado o toda la celda

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Tramas
Para que el interior de las celdas tenga un sombreado o trama con caractersticas especficas.

En el cuadro Muestra se visualiza un ejemplo del aspecto conseguido

Proteger
Nos ayuda a proteger celdas contra posibles capturas errneas y poder elaborar plantillas o formatos personalizados, tambin podemos ocultar celdas en ambos casos con contraseas:

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Frmulas
Las frmulas en Excel se inician con un signo igual (=). En las ms sencillas, este sigo es seguido por una serie de valores separados por signos +, -, *, / como por ejemplo =3+5/2

Prioridad en frmulas
Existe algo denominado prioridad dentro de las operaciones matemticas y por ende afectan a Excel, esto es el orden de cmo se va a realizar la operacin y es el siguiente: Smbolo () ^ */ +=3+5/2 =(3+5)/2 Operacin Parntesis Exponenciacin Multiplicacin y Divisin Suma y Resta el resultado es 5.5 el resultado es 4

Copiar formulas
Al construir una frmula, las direcciones de celdas que ella intervienen pueden indicarse en dos formas: relativa y absoluta. Segn sea el caso, el resultado de copiar dicha frmula ser uno u otro. La copia de una frmula es siguiendo el procedimiento de los cuatro pasos: 1. Seleccione el rango que desea copiar (rango origen) 2. Despliegue el men Edicin y seleccione la opcin Copiar o con el icono 3. Sitese en la celda a partir de la cul (hacia la derecha y hacia abajo) desea situar el resultado de la copia. Si en dicha zona existen datos, stos se perdern. 4. Despliegue la opcin Pegar del men Edicin o con el icono Al copiar una celda que contiene una frmula, las direcciones de celdas contenidas en la frmula copiada se modifican de acuerdo a la nueva situacin de la frmula. =A1+A2+A3+A4 =B1+B2+B3+B4

Copia al lado derecho

Esto se debe a que las direcciones de celda son meramente informativas para el usuario. Para Excel, la frmula de la izquierda se interpreta como la suma de cuatro celdas situadas por encima, independientemente de su direccin. Por t anto, en la frmula copiada reseguirn sumando las cuatro celdas situadas por encima de la nueva posicin de la frmula. Se dice que estas direcciones de celda son Direcciones Relativas (direcciones relativas respecto a la situacin de la celda que contiene la frmula). A la copia que resulta de trabajar con frmulas que contienen direcciones relativas se le llama Copia Relativa.

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Manual de Excel Existen casos en los que puede ser preciso que la copia de una frmula no modifique las direcciones de celda de la misma. Para ello es necesario crear la frmula utilizando Direcciones Absolutas en vez de Direcciones Relativas. Una direccin absoluta tiene el mismo significado para el usuario que para Excel, es decir, se refiere a una celda en concreto y siempre a la misma, an cuando se realice una copia de la frmula. A la copia que resulta de trabajar con frmulas que contienen direcciones absolutas se le llama Copia Absoluta. Para transformar una direccin de celda relativa en absoluta, hay que incluir el smbolo $ delante de la letra de columna y delante del nmero de fila. Ejemplo: =$A$1*E15

Este smbolo se puede escribir directamente, editando la frmula con F2; o bien, cuando se creando, pulsando la tecla F4 detrs de cada direccin de celda a la cul se quiera hacer referencia de forma absoluta. En una frmula puede haber ms de una celda absoluta y varias celdas relativas. =$C$5*A14+C16/$A$2 =$C$5*B14+D16/$A$2 Copia al lado derecho

Mover una frmula


Es posible trasladar el contenido de una frmula (rango de datos) de un lugar a otro de la hoja. Para ello se procede con los cuatro pasos: 1. Seleccione el rango que desea mover (rango origen) 2. Despliegue el men Edicin y seleccione la opcin Cortar o con el icono 3. Sitese en la celda a partir de la cul (hacia la derecha y hacia abajo) desea situar el resultado de la copia. Si en dicha zona existen datos, stos se perdern. 4. Despliegue la opcin Pegar del men Edicin o con el icono Si en la zona de destino existen datos, stos se perdern sustituidos por los movidos. Si lo que desea es insertar los datos movidos, debe utilizar la opcin Celdas cortadas del men Insertar. Cuando se mueve un rango que contiene frmulas, stas se modifican de forma que sigan haciendo referencia a los mismos datos para los cules fueron diseadas.

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Grficos
Los grficos pueden ayudar a evaluar o analizar los datos y hacen ms agradables los escritos. Excel puede crear grficos a partir de los datos contenidos en un libro de trabajo. En Excel, los grficos son generados automticamente por un asistente, de forma que el usuario slo tiene que especificar el rango de datos a representar y a continuacin seguir las indicaciones del asistente. A la hora de crear un grfico en Excel, puede decidir insertarlo en una hoja de datos como un objeto flotante, o bien crearlo en una hoja especial para grficos. Los grficos insertados pueden situarse al lado de los datos que representan y su tamao y situacin puede modificarse fcilmente. Por el contrario, cada grfico creado en una hoja de grficos se visualiza en una ventana individual y exclusiva par dicho grfico.

Tipos de grficos
Con Excel puede crearse diferentes tipos de grficos, cada uno de los cuales dispone de varios subtipos, por ejemplo: Columna: cada valor aparece representado por una barra vertical.

Barras: cada valor aparece representado por una barra horizontal.

Lneas: los valores asociados a un mismo concepto (serie de datos), se representan por una serie de puntos unidos por una lnea.

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Manual de Excel Circular: representa los valores en forma de sectores circulares. Cada valor se expresa como porcentaje del total.

XY (dispersin): representa valores en el eje x (horizontal) frente a valores en el eje Y (vertical), mostrando los puntos (coordenadas) en los que cada valor de X interceptan al correspondiente Y.

reas: cada serie de valores aparece representada por un rea.

Anillos: similar a los grficos circulares, pero con la ventaja de poder representar varias series de datos (unas dentro de otras).

Radial: los valores de una serie se unen entre si f ormando un polgono. Adems se visualizan tantos ejes como conceptos se representan en el grfico.

Superficie: las series se representan como superficies.

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Manual de Excel Burbujas: de caractersticas similares a los grficos XY pero con la ventaja de poder incluir una tercera variable que se representa mediante el tamao de las burbujas.

Cotizaciones: grfico de mximos y mnimos que suele utilizarse para la representacin de cotizacin de bolsa.

Cilndrico: similares a los de columnas y barras, pero con la particularidad de que las series se representan como cilindros.

Cnicos: similares a los de columnas y barras, pero con la particularidad de que las series se representan como conos.

Piramidal: a los de columnas y barras, pero con la particularidad de que l as series se representan como pirmides.

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Crear un grfico.
Para crear un grfico se procede de la siguiente forma Seleccionar el rango de datos a representar en el grfico. Hacer clic sobre el botn de Asistente para grficos de la barra de herramientas o la opcin grfico del men Insertar. Aparece el primer cuadro de dilogo del asistente.

En la lista Tipo de grfico y subtipo, seleccione el tipo que desee. Hacer clic en siguiente.

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Manual de Excel En este segundo cuadro de dilogo, el asistente muestra el aspecto que presentar el grfico. Adems, se incluyen los botones de opcin: F Filas, si desea que cada fila del rango seleccionado sea una serie de grfico. F Columnas, si desea que cada columna del grfico seleccionado sea una serie del grfico. Una vez seleccionadas las opciones adecuadas, hacer clic sobre el botn siguiente para el tercer cuadro de dilogo que presenta una serie de fichas, desde cada una de las cuales podr aadir o modificar determinadas caractersticas del grfico.

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Al hacer clic sobre el botn Siguiente para acceder al ltimo cuadro de dilogo del asistente.

Desde aqu se decide la ubicacin del grfico. F En una hoja nueva si desea que el grfico aparezca en una hoja especial para grficos que se insertar en el libro de trabajo actual, justo delante de la hoja donde se est trabajando.

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Manual de Excel F Como objeto en si desea que el grfico se inserte en una de las hojas actuales del libro como objeto flotante.

Por ltimo, hacer clic en Finalizar. Tambin es posible modificar determinados elementos de un grfico de de forma individual. Para cambiar el tipo de grfico, tipo de letra para un determinado texto, sin que el resto sea afectado. Antes de modificar un elemento individual de un grfico (una barra, un ttulo, un eje, etc.) ser necesario seleccionarlo. Para ello, debe situar el puntero sobre dicho elemento y hacer clic para seleccionarlo. Con el fin de que resulte ms fcil identificar los elementos del grfico a la hora de seleccionarlos. Al situar el puntero sobre distintos elementos de un grfico, Excel presentar un pequeo rtulo identificativo del apuntado. De esta forma el usuario sabr en cada momento que tipo de elemento est a punto de seleccionar. Una vez seleccionado, ver su nombre en el cuadro de nombres de la barra de frmulas.

Para seleccionar algunos elementos, ser necesario hacer doble clic en lugar de uno.

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Imprimir
Para imprimir una hoja de un libro de trabajo necesita, antes de nada, abrir dicho libro. Una vez abierto, ser necesario definir una serie de parmetros tales como tamao del papel, los mrgenes, las cabeceras y pies de pgina, etc. Otro aspecto importante es la impresora a utilizar. Las impresoras se instalan desde Windows. Luego, desde Excel, habr que elegir una de las instaladas.

Establecer rea de impresin


Para imprimir un rango seleccionado o toda la hoja actual, suponiendo que las opciones de impresin se ajusten a sus necesidades, proceda como sigue: Seleccionar el rango a imprimir Seleccionar el men Archivo, la opcin rea de impresin y Establecer rea de impresin.

Configurar pgina
Antes de imprimir un documento es necesario configurar la pgina; es decir, definir una serie de opciones que afectan al aspecto final de la pgina impresa. Para ello, debe desplegar el men Archivo y seleccionar la opcin Configurar pgina:

Como se aprecia, en la parte superior de este cuadro de dilogo se incluyen cuatro pestaas. Hacer clic sobre una de estas pestaas, da acceso a la correspondiente ficha con lo que cambiarn el resto de las opciones del cuadro de dilogo. Ing. Leonardo Mrquez Rosas 29

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Pgina
Se puede seleccionar la Orientacin de impresin, Ampliar o Reducir la impresin, Tamao de papel, Calidad de Impresin.

Mrgenes
Los mrgenes de la parte superior, inferior, izquierda, derecha y el tamao del encabezado y el pie de pgina, as como si se va a centrar horizontal o verticalmente.

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Encabezado y Pie de Pgina


Se puede colocar texto o cdigos de informacin del libro de trabajo, tanto en el encabezado como en el pie de pgina, ya sea de l os predefinidos o personalizados.

Hoja
Se puede indicar parmetros de rea de impresin, la fila y/o columna que se va a repetir en la parte superior o izquierda respectivamente, si se desea las lneas de divisin, solo en blanco y negro o que la calidad sea de borrador y el orden de impresin de las hojas.

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Imprimir un rango u hoja


Despliegue el men Archivo y seleccione la opcin Imprimir

En el apartado Imprimir se puede indicar que impresora se va a utilizar, que pginas de la hoja y/o hojas del libro se van a imprimir, cuantas copias, etc.

Imprimir grficos
Si selecciona un grfico insertado o bien accede a una hoja de grfico, en el cuadro de dilogo correspondiente a la opcin Configurar pgina se sustituir la ficha Hoja por una nueva ficha denominada Grfico que incluir las siguientes opciones:

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