2 Nieuwe Rapportagemogelijkheden 4 Interview Gemeente Rijnwoude 6 Opleidingen OGD advies 7 Themamiddag Wijzigingsbeheer

8 Zoeken in TOPdesk 11 Dynamisch HTML met TOPdesk 12 Tips & Trucs

Jaargang 4, december 2002 Redactioneel

Deze editie van de TOPinfo is voor een groot deel gemaakt met de medewerking van onze klanten. Er zijn inmiddels veel organisaties die met TOPdesk en TAS werken. Voor veel mensen is het interessant te weten wat de ervaringen zijn van andere organisaties. Op pagina 4 kunt u daarom een interview lezen dat gehouden is met het hoofd van de IT-afdeling van de Gemeente Rijnwoude. Ook krijgen wij regelmatig goede tips van onze klanten; op pagina 11 vertelt een enthousiast TOPdesk gebruiker hoe hij gebruik maakt van HTML toepassingen met TOPdesk. Vanaf deze TOPinfo nemen wij regelmatig een aantal rapporten onder de loep. Deze keer besteden we aandacht aan een aantal nieuwe rapporten die u vanaf de volgende versie van TOPdesk kunt gebruiken. In het kader van de vernieuwde module Wijzigingsbeheer organiseert OGD advies in januari en februari 2003 een aantal themamiddagen waarop uitgebreid aandacht besteed wordt aan de nieuwe functionaliteiten van Wijzigingsbeheer. U kunt hierover meer lezen op pagina 7 van deze TOPinfo. Op pagina 6 vindt u weer de de diverse cursusdata van de opleidingen van OGD advies. Verder kunt u vanaf pagina 8 alles lezen over zoekmogelijheden in TOPdesk. Veel plezier met deze TOPinfo! Anouk Perquin

Agenda
Hieronder kunt u lezen op welke beurzen u ons de komende maanden kunt tegenkomen. Voor informatie en vragen over TOPdesk kunt u bij onze stand terecht. Als u niet in de gelegenheid bent om naar een beurs te komen, maar u wilt wel een demonstratie van TOPdesk Totaal, dan kunt u contact opnemen via telefoonnummer 015-2700 900.

Beurzen voorjaar 2003

26-27 maart 2003 Wereld van IT beheer www.wereldvanitbeheer.nl 8-10 april 2003 Overheid & ICT www.overheid-en-ict.nl

TOPdesk Demonstratiedagen 2002

11 en 12 december 2002

TOPdesk Demonstratiedagen 2003

22 en 23 januari 2003 19 en 20 februari 2003 19 en 20 maart 2003

Nieuwe rapportagemogelijkheden in TOPdesk

Voor TOPdesk is een aantal nieuwe rapportagemogelijkheden ontwikkeld. Het zijn voornamelijk Management Rapportages waarvan het grootste gedeelte van de nieuwe rapporten grafische Excel-rapporten zijn. Met deze rapporten kan informatie uit de database gemakkelijk visueel gepresenteerd worden. Ook de nieuwe tekstrapporten zijn belangrijke aanvullingen op de rapportagemogelijkheden. In dit artikel bespreken we enkele nieuwe Excel- en tekstrapporten. Excel-rapporten In twee van de nieuwe Excel-rapporten worden grafiekvormen gebruikt die nog niet beschikbaar waren in TOPdesk. Het rapport Behandelaarsverdeling geeft in een staafdiagram weer aan welk percentage van de afgemelde incidenten een behandelaar heeft gewerkt. Als op het behandelaarsveld geschiedenis wordt bijgehouden, wordt elk afgemeld incident dat ooit op naam van een behandelaar heeft gestaan bij hem meegeteld. Het percentage wordt bepaald ten opzichte van de som van deze getallen. U kunt ook kiezen voor weergave van de tijd die de behandelaar aan deze incidenten heeft besteed.

Invulscherm voor Excel-grafiek

Excel-grafiek met percentages van totaal aantal incidenten Colofon TOPinfo is een uitgave van OGD software OGD software is geregistreerd bij de KvK Haaglanden als TOP informatie Systemen BV. Adres: Martinus Nijhofflaan 2 2624 ES Delft Postadres: Postbus 2846 2601 CV Delft tel: 015-2700 900 fax: 015-2575 256 Helpdesk: helpdesk@ogdsoftware.nl 015-2700 911 Medewerkers Helpdesk: Veysel Altinok Gerard Bakker Jos Bakker Michiel Bruins Niels van Klaveren Ivette van Putten Roland de Schepper Mark Otting Redactie: Anouk Perquin Amanda Dirkse Aan dit nummer werkten mee: Martin Brandt Michiel van Hoogstraten Benno Richters Contactpersoon OGD advies: Ivo Kristelijn Contactpersoon Verkoop: Ramon van Leeuwen Contactpersoon Helpdesk: Douglas Breeuwer Oplage: Tweemaandelijkse verschijning in een oplage van 1250 stuks Editie: december 2002 - Jaargang 4

Het nieuwe rapport Scatterplot tijd geeft de mogelijkheid om het verband tussen de bestede tijd en de doorlooptijd van incidenten te bekijken. Elk punt in de scatterplot geeft een incident weer dat is afgemeld in de periode die opgegeven is.

De beschikbaarheid wordt gegeven als het percentage van de tijd dat er geen incident openstaat over het object. Objecten die 100 % beschikbaar zijn geweest worden niet toegevoegd aan het overzicht.

Invulscherm in TOPdesk voor rapport Scatterplot tijd

U kunt aan deze grafiek zien of er aan incidenten met een lange doorlooptijd over het algemeen ook veel tijd besteed is. Bovendien wijst een langere bestede tijd dan

Tussenscherm voor tekstrapport Beschikbaarheidspercentage

Vooral bij het gebruik van SLAcontracten kan deze informatie erg nuttig zijn. Er hoeven alleen incidenten geselecteerd te worden waar het incident de beschikbaarheid van het object echt stoort. Hiertoe kunt u in het keuzescherm selecteren welke Soort melding de incidenten moeten hebben. In het keuzescherm kunnen ook bepaalde soorten en types objecten gekozen worden. Tevens kan de periode waarover het rapport gaat eenvoudig worden ingesteld.
Scatterplot grafiek

doorlooptijd waarschijnlijk op registratiefouten. Nieuwe tekstrapporten Beschikbaarheidspercentage Totaal behandelaar prijs Het tekstrapport Beschikbaarheidspercentage is een overzicht van de beschikbaarheid van de verschillende objecten uit het configuratiebeheer.

In het andere tekstrapport Totaal behandelaar prijs wordt een overzicht gegeven van de kosten per behandelaar van alle afgemelde incidenten in een bepaalde periode. Ook ziet u voor alle behandelaars de bestede tijd en wordt er een totaaloverzicht van de kosten gegeven.

Veel Nederlandse organisaties en inmiddels ook enige buitenlandse, werken met TOPdesk. Omdat geen enkele organisatie hetzelfde is, vinden wij het leuk om van verschillende bedrijven te vernemen hoe ze met TOPdesk en de TOPdesk ApplicatieServer werken. Dit is een interview met een vertegenwoordiger van Gemeente Rijnwoude, de heer Krom. Interview Dhr. J.H.W. Krom, Gemeente Rijnwoude 10 september, 15.00 uur 1. Kunt u een plaatje schetsen van de IT-organisatie? De IT-afdeling heet Bureau Informatievoorziening en Automatisering. Het bureau bestaat uit 4 personen, 2 systeem- en netwerkbeheerders die tevens invulling geven aan de centrale helpdesk, 1 gegevensbeheerder en ikzelf als hoofd. De applicatiebeheerders voor de specifieke gemeentelijk applicaties vallen onder de verantwoordelijkheid van de verschillende vakafdelingen. Zij verzorgen het functionele applicatiebeheer van de gemeentelijke applicaties. De technische applicaties zijn bij I&A ondergebracht. 2. Wanneer heeft u TOPdesk in gebruik genomen? De gemeente Rijnwoude maakt sinds 1999 gebruik van TOPdesk Totaal v3 en de TOPdesk ApplicatieServer. Zelf had ik bij mijn vorige werkgever al jaren ervaring met het gebruik van TOPdesk Operationeel v2. 3. Wat waren de doelstellingen van de implementatie van TOPdesk? Allereerst wilden we een goed overzicht van de ITinfrastructuur creren. Hiervoor hebben we het proces configuratiebeheer ingericht. Daarnaast wilden we het incidentbeheer effectief en efficint organiseren. We wilden heldere rapportage naar het management over het functioneren van de IT-afdeling en het functioneren van de IT-middelen. Een belangrijk nevendoel was het opzetten van een goed kennissysteem. 4. Zijn deze doelen bereikt? Deze doelen zijn bereikt. Opgemerkt moet worden dat de lat in eerste instantie niet te hoog is gelegd. We hebben voor een stapsgewijze aanpak gekozen. Zo is in eerste instantie in TOPdesk alle hardware geregistreerd (pc's, printers, servers, etc.), alle software inclusief licentiegegevens en het onderhoud erop (updates, upgrades, patches). Maar ook de andere objectenbestanden als poorten en netwerkcomponenten zijn tot in detail gevuld om een gedetailleerd beeld van de netwerkstructuur te krijgen. Onontbeerlijk is de vastlegging van gegevens over personeel (personeelsgroepen) en leveranciers in de ondersteunende bestanden. Dit geldt ook voor management doeleinden, zoals de registratie van kosten en afschrijvingstermijnen van alle objecten. Bovendien hebben we de procedures in het kennissysteem gezet met links naar HTML-documenten waarin deze procedures nader zijn uitgewerkt. Verder wordt 95 procent van alle incidenten geregistreerd. In de loop van de jaren zijn de medewerkers steeds intensiever gaan werken met TOPdesk. TOPdesk is nu een onmisbare tool. 5. Wat betreft de procedures, maken jullie gebruik van ITIL? Ja, wij maken op een praktische wijze gebruik van de lessen uit ITIL. Alle IT-medewerkers hebben een opleiding ITIL foundation gevolgd. Je merkt dat TOPdesk als vanzelf een ITIL werkwijze introduceert waarin processen belangrijker zijn dan afdelingen. De afgesproken werkwijze hebben we vastgelegd in HTMLdocumenten. 6. Hoe borgen jullie de resultaten van de verbeteringen op IT-beheer gebied? We proberen zo gedisciplineerd mogelijk te werken. We hebben een cultuur waarin het mogelijk is elkaar aan te spreken op gemaakte afspraken zonder dat dit tot irritaties leidt. We maken goede afspraken met bijvoorbeeld personeelszaken voor het aanmelden en archiveren van personeelsgegevens. Natuurlijk is er het kennissysteem met de procedures, en we hebben elk half jaar een audit van TOPdesk. Een exacte registratie is voor ons een vereiste. Sommige applicaties kennen zoveel onderhoud in de vorm van patches en updates dat je anders binnen de kortste keren het overzicht zou kwijtraken, met alle irritaties en klachten van dien.

7. Wat zijn de plannen voor de toekomst? Een volgende doelstelling is een gemeenschappelijk gebruik van TOPdesk door het Bureau Interne Zaken en het Bureau Informatievoorziening en Automatisering. Er wordt daartoe een centrale servicedesk ingericht waardoor de eindgebruikers terecht kunnen bij n loket. Daarnaast willen we de communicatie met applicatiebeheerders van de specifieke gemeentelijke applicaties verbeteren om beter inzicht krijgen in de storingen, vragen en wijzigingsverzoeken die door deze applicatiebeheerders worden behandeld. 8. Waarom is dit nodig, de applicatiebeheerders horen toch bij de vakafdelingen zelf? Dit is nodig omdat het technisch beheer door ons wordt uitgevoerd en omdat veel storingen en vragen uiteindelijk bij ons terecht komen. Wij willen dit probleem oplossen door de applicatiebeheerders te vragen alle incidenten en wijzigingsverzoeken te registreren in TOPdesk met behulp van de webinterface TAS. Ook wordt hierdoor de opbouw van een goed kennissysteem gestimuleerd. 9. Waarvoor gebruikt u nu de TOPdesk ApplicatieServer (Webinterface)? Het kennissysteem van de ApplicatieServer wordt volop gebruikt door de applicatiebeheerders en de IT-afdeling zelf. Tevens wordt de ApplicatieServer gebruikt voor het bekijken, bijwerken en afmelden van incidenten op de verschillende locaties. Op dit ogenblik worden er plannen ontwikkeld om ook de eindgebruikers rechtstreeks incidenten te laten aanmelden. 10. Hoe bevalt het gebruik van TOPdesk? Het gebruik van TOPdesk bevalt goed. Zoals ik al zei is TOPdesk een onmisbare tool geworden.

11. Welke rapporten uit TOPdesk gebruikt u en waarvoor? Er wordt gerapporteerd over het aantal incidenten per afdeling, per type incident en per domein/specificatie. Daarnaast worden via exports naar Excel financile rapporten gemaakt in het pakket Impromptu, de standaard tool op dit gebied binnen Rijnwoude. 12. Een laatste vraag. Hoe plannen jullie de incidenten? (Dit is altijd een lastig probleem) De prioriteit wordt door de helpdesk bepaald op basis van het aantal personen dat getroffen wordt door de storing en de mate waarin deze personen getroffen worden door de storing. Zo nodig vindt overleg plaats tussen de helpdesk en de specialisten die de incidenten verder moeten afhandelen. Wij hebben een wekelijks werkoverleg waarin de lopende incidenten worden besproken en waarin de planning van deze incidenten wordt bijgesteld. Vooral ook de langer lopende werkzaamheden worden gevalueerd en daarvan wordt de planning eventueel bijgesteld. De aanpassingen en de status van langlopende incidenten worden wekelijks door de helpdesk teruggekoppeld naar de eindgebruikers. Oplossingen worden vastgelegd in het kennissysteem. Wij danken de heer Krom hartelijk voor het gesprek en wensen hem veel succes met de IT-dienstverlening.

Opleidingen Advies
Hieronder vindt u de data voor de verschillende opleidingen van OGD advies.

Data opleidingen
Opleiding ITIL Foundation: Data: 27 en 28 januari 2003 Kosten: 400,- exclusief BTW per persoon Duur: 2 dagen Training ITIL awareness Data: Wordt alleen verzorgd op locatie Kosten: Op aanvraag Duur: 1 dag Opleiding TOPdesk 3 Basis: Data: Twee keer per week Kosten: 160,- exclusief BTW per persoon Duur: 1 dag Opleiding TOPdesk 3 Gevorderd: Data: Vanaf januari 2003, n keer per week Kosten: 160,- exclusief BTW per persoon Duur: 1 dag Opleiding TOPdesk 3 Applicatiebeheer: Data: Twee keer per maand Kosten: 250,- exclusief BTW per persoon Duur: 1 dag Opleiding Meten en Sturen met TOPdesk 3: Data: Twee keer per maand Kosten: 250,- exclusief BTW per persoon Duur: 1 dag Meer informatie over de opleidingen vindt u op onze website www.ogdadvies.nl. U kunt zich via deze website tevens inschrijven. OGD advies verzorgt de opleidingen ook op locatie. De kosten voor opleidingen op locatie zijn op aanvraag.

Themamiddag Wijzigingsbeheer
OGD advies organiseert 10, 13 en 27 januari en 3 februari 2003 een themamiddag over het proces wijzigingsbeheer. De nieuwe Wijzigingsbeheer module van TOPdesk biedt ruimere mogelijkheden voor de implementatie van dit proces. Tijdens de themamiddag laat Frank Meert zien hoe TOPdesk het proces wijzigingsbeheer ondersteunt. Frank is adviseur bij OGD advies. Hij heeft ruime ervaring opgedaan met adviestrajecten op het gebied van IT-beheer en TOPdesk implementaties. Na afloop van de themamiddag bent u in staat wijzigingsbeheer in de eigen organisatie in te zetten of te verbeteren. U krijgt een procesflow mee naar huis waarmee u snel aan de slag kunt met wijzigingsbeheer. De themamiddag is zowel geschikt voor personen die de module Wijzigingsbeheer in de organisatie al gebruiken, als voor personen die deze module nog niet gebruiken. De adviseur behandelt tijdens de themamiddag de volgende vragen: Wat is het doel van wijzigingsbeheer? Hoe ziet het proces wijzigingsbeheer eruit volgens ITIL? Hoe heeft OGD software het ITIL-proces vertaald naar TOPdesk? Op welke manier kunt u het proces vormgeven in uw eigen organisatie? Wat is het onderscheid tussen incidenten en wijzigingen? Hoe kunt u standaardwijzigingen op een eenvoudige en consequente manier doorvoeren? Op welke manier kunt u overzichten genereren van lopende wijzigingen? Hoe kunnen wijzigingen op verschillende manieren geautoriseerd worden? Wat is de beste manier om inzicht in de voortgang van de wijziging te verkrijgen als beheerder, behandelaar of aanvrager? Locatie: OGD advies Delft Aanvang: 13:00 uur Kosten: 150,- per persoon, exclusief BTW Inschrijven: www.ogdadvies.nl. Voor meer informatie kunt u telefonisch contact opnemen met OGD advies via telefoonnummer 015-2700909

Zoeken in TOPdesk
Zoeken, maar hoe?
Iemand die gisteren een incident heeft aangemeld wil weten wat de status is. U vermoedt dat iemand anders van die afdeling onlangs dezelfde vragen over Excel heeft gesteld. Wat was ook al weer de oplossing toen de printer er halverwege mee ophield? Het terugvinden van incidenten is heel belangrijk in TOPdesk. Het is d reden om alles te registreren. TOPdesk beschikt over tal van mogelijkheden om incidenten op te sporen. In dit artikel wordt besproken welke manieren er zijn en voor welk doeleinde ze het meest geschikt zijn.

Snelzoeker
Navigatiebalk In verreweg de meeste gevallen is de navigatiebalk het beste hulpmiddel om incidenten terug te vinden (zie Figuur 1). De navigatiebalk is een werkbalk en verschijnt als er een kaart wordt geopend die bedoeld is om gegevens in te registreren. Voorbeelden hiervan zijn de eerstelijns incidentkaart, de tweedelijns incidentkaart of de Hardwarekaart. Met behulp van de navigatiebalk kunt u bijvoorbeeld naar de volgende of vorige kaart gaan.
Figuur 3

In Figuur 4 is de situatie te zien die is ontstaan nadat de gebruiker 112 heeft ingetoetst. Kennelijk zijn er geen incidenten in de huidige kaartenbak met het nummer 1120, 1121, 1122 of 1123. Het incident met nummer 1124 is het eerste dat gevonden wordt.

Figuur 4 Figuur 1

Volgordebalk De volgorde van de kaarten bepaalt u met behulp van de Volgordebalk (zie Figuur 2).

De snelzoeker kan gebruikt worden voor alle velden waarop gesorteerd kan worden. Als er in de Volgordebalk een andere waarde wordt gekozen, dan reageert de snelzoeker daarop (zie Figuur 5).

Figuur 2

Zoeken De snelzoeker is een onderdeel van de navigatiebalk. Het tekstvak rechts van het printerknopje is de snelzoeker. In figuur 1 is zichtbaar dat de geopende incidentkaart nummer 1018 heeft. De snelzoeker kan gebruikt worden om een incidentkaart, waar het incidentnummer van bekend is, op te zoeken. In Figuur 3 is een detail te zien uit de navigatiebalk. Een gedeelte van de tekst uit de snelzoeker is geselecteerd. Als er nu op de Enter toets wordt gedrukt, springt de incidentkaart naar het incident met nummer 1100.

Figuur 5

Totaaloverzichten
Soms is van een incident niet bekend of deze in de eerste- of tweedelijns kaartenbak zit. De snelzoeker reageert echter alleen op de eerstelijns of de tweedelijns kaartenbak, afhankelijk van welke kaart u geopend heeft. De totaaloverzichten bieden dan uitkomst (zie Figuur 6).

Figuur 6

Figuur 8

In dit overzicht worden alle kaarten van eenzelfde soort (bijvoorbeeld incidenten of objecten) in n lijst getoond. In Figuur 7 is zichtbaar dat eerstelijns, tweedelijns en zelfs gearchiveerde kaarten in dit overzicht naar voren komen.

De geselecteerde optie opent een rappelkaart met daarin incidenten die zijn aangemeld door de gekozen aanmelder (zie figuur 9). Analoog hieraan opent u het rappel voor verschillende behandelaars.

Figuur 9 Figuur 7

Rappelleren
Naast de bekende rappelkaart die automatisch wordt opgestart als TOPdesk wordt gestart, zijn er nog diverse andere standaard rappelkaarten. Deze zijn allemaal te benaderen door middel van de rechter muisknop op verschillende velden. In Figuur 8 is het rechter muisknop menu zichtbaar van het aanmelderveld in de incidentkaart.

Links onderin de kaart staat welke incidenten zichtbaar zijn. In het voorbeeld zijn alleen de niet gearchiveerde incidenten zichtbaar die nog niet gereed zijn gemeld. Met behulp van de knop Geavanceerd rechts onderin de kaart, kan het filter worden veranderd. Als op deze knop wordt geklikt, wordt het kaartje uitgebreid met de informatie uit Figuur 10.

Figuur 10

Tabbladen
Bijna alle kaarten in TOPdesk hebben een tabblad waarop alle incidenten staan die gerelateerd zijn aan deze kaart. In Figuur 11 is het tabblad incidenten zichtbaar van de behandelaarskaart. In het voorbeeld ziet u alle incidenten op naam van mevrouw Meijer die nog niet gereed zijn gemeld. Met behulp van de knop Instellen is het mogelijk om het filter op deze lijst aan te passen.

Zoekmagir
Als geen van de zoekmogelijkheden uitkomst meer biedt, is er altijd nog de zoekmagir. Maar pas op, de zoekmagir is n van de meest krachtige hulpmiddelen in TOPdesk, maar ook traag. Gebruik de zoekmagir alleen als u het echt niet meer weet.

Figuur 11

De zoekmagir zoekt fuzzy door de incidenten heen. Dat wil zeggen dat van ieder incident wordt gekeken of er iets in het incident staat dat een beetje op de zoekterm lijkt. Bij een beetje flinke database kan deze actie al snel een minuut duren. Voor het terugvinden van een incidentnummer is de zoekmagir dus helemaal niet geschikt. Het is alsof u het woord 'zoektocht' zoekt in de Dikke van Dale door

bij deel n te beginnen en bij ieder woord kijkt of het er een beetje op lijkt. U pakt natuurlijk meteen deel drie uit de kast en begint achterin. Maar stel nu dat u een incident zoekt waarvan u zich alleen nog vaag wat steekwoorden kunt herinneren. U weet niet door wie het is aangemeld en al helemaal niet meer wanneer. In zo'n geval kan de zoekmagir u een eind op weg helpen.

Figuur 12

10

Dynamisch HTML met TOPdesk

Zoals in vorige TOPinfos reeds is voorgekomen, wordt er ook in deze TOPinfo weer aandacht besteed aan de creatieve TOPdesk gebruiker. De heer Vincent Szabang van Van der Hoop Effekten bank heeft zelf Access en Visio koppelingen gemaakt met TOPdesk met behulp van ODBC. Voor OGD software was hij bereid om deze kennis met andere TOPdesk gebruikers te delen. TOPdesk biedt eigenlijk veel meer dan alleen standaard mogelijkheden. Dan bedoel ik niet zozeer de software zelf, maar vooral het feit dat TOPdesk gebruik maakt van een Foxpro database. Deze databasestructuur via een ODBC koppelingen is zeer toegankelijk voor andere applicaties zoals Acces, Excel en Visio. Ik zal iets vertellen over de Access- en Visiokoppelingen. Microsoft Visio is waarschijnlijk bij de meesten van ons wel bekend en wordt vaak gebruikt voor bijvoorbeeld het tekenen van workflows, plattegronden en software structureringen. Degenen die al eerder met Visio gewerkt hebben, weten waarschijnlijk wel dat tekeningen in Visio gepubliceerd kunnen worden in HTML. Dit biedt natuurlijk zeer leuke mogelijkheden, alleen al vanwege het feit dat het in Visio mogelijk is om symbolen te koppelen aan een database via een ODBC koppeling. Als we Visio willen koppelen aan een database, in welke vorm dan ook, dan zullen we toch veldnamen moeten weten die in deze database voorkomen. Nu kunnen we door te browsen daar wel achter komen, maar met een enorm aantal velden wordt het wel een gepuzzel. Het is dus een kwestie van uitzoeken welke velden in de TOPdesk Foxpro database de waarden bevatten die we terug willen zien in onze Visio tekening. Wat hierbij handig kan zijn is om de Foxpro database eerst te importeren in Access en hier een query op te maken. Op deze manier is sneller te zien welke veldnamen er nodig zijn voor de koppeling met Visio. Als we eenmaal weten welke velden we nodig hebben of welke devices getekend zijn en de koppeling met de database is gemaakt, dan kunnen we de tekening in HTML publishen. De Visiotekening wordt zo gepubliceerd dat de waarden uit de database in de linkerkolom worden weergegeven en de symbolen in de rechter kolom. Als we nu met de muis over de symbolen bewegen, dan verschijnen de corresponderende waarden in de linkerkolom. Door dit Visiosheet op een intranet of iets dergelijks te publiceren zijn gegevens zoals in dit geval Leverancier, Serienummer, Garantie, IP adres en Patchinfo heel gemakkelijk en snel beschikbaar. De tweede handige mogelijkheid die zich nu voordoet is het gebruik van HTML met Access. Wij hebben hier bijvoorbeeld een vrij tabblad aangemaakt in de TOPdesk hardware genaamd Patchinfo. Hier wordt alle informatie voor de patches van de netwerkdevices bijgehouden. Benader deze informatie via de Accesskoppeling en maak een dynamische HTML pagina met Access. Je kunt dan bijvoorbeeld een patchlijst maken die uit de TOPdesk database komt. Het grote voordeel van dit alles is dat er maar n database is voor alle functionaliteiten en dat is de Foxpro database van TOPdesk. Het is veel werk om alle hardware in te voeren en het vergt discipline om het ook bij te houden. Is dit echter gedaan, dan zijn er veel voordelen te behalen. Ik wens iedereen die hiermee aan de slag wil gaan erg veel succes. En als eenmaal alle stappen zijn doorlopen, dan is het een zeer waardevolle aanvulling op TOPdesk. Nog een laatste tip: bij het gebruik van Visio symbolen is het handig om niet alles zelf te hoeven tekenen. Kijk hiervoor eens op www.visiostencils.com

11

Tips & Trucs

Ook deze TOPinfo weer nuttige Tips & Trucs om nog beter gebruik te kunnen maken van TOPdesk en TAS!

Knippen en plakken in de TAS

Het is mogelijk om in de nieuwe TAS rapporten te kopiren en te plakken in Excel. Naast de tekst die in Excel wordt geplakt blijven ook de hyperlinks actief. v

Werkbrief
Op de werkbrief uit de nieuwe versie van TOPdesk wordt nu ook de prijs van de behandelaars vermeld, inclusief de geschiedenis.

Uit te voeren bestanden

In de nieuwe Gebeurtenissen en Actie module is het mogelijk om documenten te genereren. Via Uit te voeren bestanden kan er een koppeling gemaakt worden naar externe applicaties zoals Word. U kunt als parameter nu ook een tekstbestand meesturen met kaartgegevens uit TOPdesk. In Uit te voeren bestanden kunt u bijvoorbeeld de opdracht geven om naar aanleiding van een gebeurtenis het programma Word te openen met het aangemaakte tekstbestand dat u heeft samengesteld. Wannneer iemand in TOPdesk de desbetreffende gebeurtenis laat voorkomen, wordt het bestand in Word direct geopend.

Nieuwe handleidingen Macros

In de nieuwe TOPdesk versie kunnen in de memovelden van verschillende kaarten standaard teksten ingevoegd worden. Per gebruiker kunnen negen standaard teksten worden opgeslagen die met gebruik van Shift F11 of Shift F12 in memovelden kunnen worden opgenomen. Uit het tussenscherm kunnen standaard teksten worden gekozen, veranderd of toegevoegd. Een gekozen standaard tekst wordt bovenin het memoveld geplaats en vooraf gegaan door een datum of datumgebruiker stempel zoals F11 en F12 normaal geven. Er wordt hard gewerkt aan nieuwe handleidingen van de verschillende TOPdesk modules. Zowel in het Nederlands als in het Engels is het de bedoeling dat er binnenkort diverse handleidingen aanwezig zijn op het Extranet. De volgende handleidingen zijn nu al beschikbaar: Periodiek importeren Een handleiding voor het gebruik van de importmodule. Deze handleiding is in het Nederlands geschreven. Gebeurtenissen en Acties Deze handleiding is sterk verbeterd en in het Nederlands geschreven. Service Level Agreements Deze handleiding is geschreven voor de Engelse SLA module.

12