Fundamentos de 1

Excel
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

Iniciar Excel.
Trabajar en la ventana de Excel.
Cambiar la vista de Excel. Cambiar las vistas dentro de una 1.4.1
sola ventana.
Dividir una ventana. Dividir ventanas. 1.4.2
Abrir una nueva ventana. Abrir y organizar nuevas ventanas. 1.4.3
Trabajar con un libro existente.

Contoso ofrece servicios de salud especializados para toda la familia que van desde el cui-
dado prenatal hasta el geriátrico. El consultorio, propiedad de la doctora Stephanie Bourne,
tiene una lista creciente de pacientes. Actualmente emplea a un total de 36 personas entre
las que se encuentran otros tres médicos familiares. Cada uno de ellos tiene su propio hora-
rio de atención a los pacientes. Los lunes, la oficina está abierta de 7 a.m. a 7 p.m. y los
demás días de la semana, de 8 a.m. a 4 p.m. El gerente de oficina debe dar seguimiento a
los ingresos y gastos del consultorio y actualizar un gran volumen de datos de los emplea-
dos. Microsoft Excel es una herramienta ideal para organizar y analizar dichos datos. En
esta lección, usted aprenderá a introducir texto y números en una hoja de cálculo de Excel
para mantener actualizados los registros de los empleados.
TÉRMINOS CLAVE
Celda activa
Celda
Columna
Ficha de comandos
Iniciador de cuadro de diálogo
Botón de Microsoft Office
Barra de herramientas de
acceso rápido
Cinta de opciones
Fila
Información en pantalla
Libro
Hoja de cálculo

1
2 | Lección 1

O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE

Pantalla Inicial de Microsoft Excel

Microsoft Office Excel 2007 ofrece poderosas herramientas, nuevas y mejoradas, que le per-
miten a los usuarios organizar, analizar, administrar y compartir información con gran facili-
dad. Cuando inicie Excel, de inmediato se dará cuenta que tiene un aspecto completamente
nuevo. Una ancha banda, llamada cinta de opciones, se extiende a lo largo de la parte superior
de la ventana. Esta cinta está organizada en fichas de comandos orientados a las tareas. Cada
ficha se divide en grupos de tareas organizadas en función del tipo de trabajo que se va a rea-
lizar. Las fichas y los grupos sustituyen a los menús y a las múltiples barras de herramientas
que se empleaban en Excel 2003.
Cuando inicia Excel por primera vez, verá una pantalla similar a la que se muestra en la
Figura 1-1. Las fichas Programador y Complementos podrían no aparecer en su pantalla si
la configuración predeterminada ha sido cambiada o si se han establecido otras preferen-
cias. Utilice la Figura 1-1 como una referencia a lo largo de esta lección y del resto del
libro.

Figura 1-1 Botón de Barra de

Microsoft herramientas de Cuadro de Barra de
Pantalla inicial de Excel Office acceso rápido nombres título

Cinta de
opciones

Celda activa
Barra de Fichas de Encabezados
fórmulas comandos de columna

Encabezados
de fila

Etiquetas de
hojas de cálculo

MOAC Excel 2007/ETC Lección 1 fig 1-1

I Iniciar Excel

Abra el documento L1-1.1 Iniciar Excel que está disponible en el CD-ROM complementario.
 Fundamentos de Excel | 3

El nombre de archivo predeterminado (Libro1) permanecerá en la barra de título hasta que

usted lo guarde con el nombre de su preferencia. Una hoja de cálculo es una cuadrícula com-
puesta de filas, columnas y celdas. Las columnas de la hoja de cálculo van de arriba hacia
abajo y se identifican con letras; las filas van de izquierda a derecha y se identifican con núme-
ros. La información se introduce dentro de una celda. Cada cuadro en la cuadrícula es una
celda y se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera celda en
una hoja de cálculo abierta es A1. La celda activa está enmarcada por una línea negra gruesa.
Cuando teclea información, ésta se introduce en la celda enmarcada.

I Trabajar en la ventana de Excel

Utilizar las herramientas en pantalla

La Barra de herramientas de acceso rápido aparece en la parte izquierda de la barra de títu-
lo, encima de la cinta de opciones. Si desea que la barra de herramientas esté más cercana
a su área de trabajo, puede colocarla debajo de la cinta de opciones. Esta barra de herra-
mientas contiene los comandos que usted empleará con mayor frecuencia.
De manera predeterminada, la Barra de herramientas de acceso rápido muestra los
comandos Guardar, Deshacer y Rehacer.
Puede agregar a esta barra otros comandos que emplee con frecuencia, y quitar los ele-
mentos predeterminados que no use.

Abra el documento L1-2.1 Utilizar las herramientas en pantalla que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Utilice la Información en pantalla para recordar cuál es la función de un comando. La

Información en pantalla mejorada consiste en una ventana de mayor tamaño que
TOME NOTA
* contiene una descripción más detallada que la Información en pantalla. La mayoría de
estas ventanas mejoradas incluyen un vínculo al tema de la Ayuda que corresponde al
comando en cuestión.

Puede agregar comandos a esta barra aunque no aparezcan en la lista desplegable, haga clic
en la opción Más comandos... para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel. También
TOME NOTA
* puede hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la Barra de herramientas de
acceso rápido o sobre cualquier ficha de la cinta de opciones y seleccione Personalizar barra
de herramientas de acceso rápido... para abrir dicho cuadro de diálogo.

A medida que trabaje en Excel, personalice la Barra de herramientas de acceso rápido para
incluir los comandos que emplea con mayor frecuencia. Sin embargo, no quite los comandos
de Deshacer y Rehacer. Estos comandos no están disponibles en las fichas de comandos.
4 | Lección 1

AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Utilizar el Botón de Microsoft Office CA NU

El Botón de Microsoft Office, localizado en la parte superior izquierda de la pantalla,

despliega un panel con los comandos que estaban disponibles en el menú Archivo en
Excel 2003. Este botón de acceso a los comandos de manejo de documentos tales como
Guardar, Imprimir y Cerrar. Además, el Botón de Microsoft Office muestra los nuevos
comandos avanzados Preparar, Enviar y Publicar.

Abra el documento L1-2.2 Utilizar el Botón de Microsoft Offic

fice que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Puede presionar Ctrl + U para abrir un libro en blanco. Como se mostró en este ejercicio,
cuando usted abre un libro en blanco, éste contiene tres hojas y usted puede introducir datos
en cualquiera de ellas. Estas hojas se guardarán como un solo documento. Con frecuencia, las
hojas relacionadas con un tema se colocan en un solo libro, en lugar de guardar cada hoja
como un documento independiente.
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Cambiar la vista de Excel CA NU

En la cinta de opciones, los comandos están agrupados de acuerdo a las tareas que nor-
malmente se realizan en Excel. Los comandos se muestran en la superficie de trabajo.
Cada vez que usted hace clic en una ficha, verá un grupo de comandos diferente. La ficha
Inicio contiene comandos de formato que los usuarios de Excel necesitan con mayor fre-
cuencia. La ficha Vista tiene comandos que están relacionados con el aspecto del docu-
mento mostrado.
Mientras trabaja, usted puede ver el aspecto que tendrá su hoja de cálculo al ser impresa.
Para obtener una vista previa, haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y luego
haga clic en Diseño de página en el grupo Vistas de libro (primera sección).

Observe que en la esquina inferior derecha de muchos de los encabezados de grupo, apa-
rece una flecha llamada Iniciador de cuadro de diálogo. La flecha le indica que hay más
opciones disponibles para ese grupo de comandos. Haga clic sobre ella para abrir un cua-
dro de diálogo o panel de tareas.

Abra el documento L1-2.3 Cambiar la vista de Excel que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

¿LISTO PARA LA La vista Diseño de página es muy útil cuando prepara los datos para imprimirlos. También le
CERTIFICACIÓN? permite ajustar las páginas antes de imprimirlas. Usted puede cambiar el diseño y formato de
¿Cómo cambiar las vistas los datos tanto en esta vista, como en la vista Normal. También puede utilizar las reglas para
dentro de una ventana? medir el alto y ancho de los datos, y determinar si necesita cambiar los márgenes o la orienta-
1.4.1 ción de la impresión. Estos comandos se presentarán en lecciones posteriores.

Dividir una ventana

Cuando una hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos, las vistas Normal y
Diseño de página sólo le permiten ver una pequeña parte de la hoja. Por medio de las
barras de desplazamiento localizadas en la parte derecha e inferior de la ventana, usted
puede ver diferentes secciones de la hoja al mismo tiempo. De esta forma puede compa-
rar y contrastar los datos de manera más fácil.
 Fundamentos de Excel | 5

Abra el documento L1-2.4 Dividir una ventana que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.

El comando Dividir es especialmente útil cuando se necesita comparar varias secciones

TOME NOTA
* de una hoja de cálculo larga.

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene una cantidad de datos pequeña, es
¿LISTO PARA LA fácil desplazarse por ella y enfocarse en celdas específicas. Sin embargo, es posible que las
CERTIFICACIÓN? hojas que cree en el futuro sean mucho más largas. La capacidad de ver varias partes de una
¿Cómo dividir ventanas? misma hoja de cálculo a la vez es especialmente útil cuando necesita comparar diversas seccio-
1.4.2
nes de datos.

Abrir una nueva ventana

Dividir una ventana le permite analizar dos secciones de una hoja de cálculo en paralelo.
También puede ver dos secciones de una misma hoja de cálculo utilizando el comando
Nueva ventana.

Abra el documento L1-2.5 Abrir una nueva ventana que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Si utiliza la opción Cerrar del Botón de Microsoft Office, cerrará el libro. La opción
TOME NOTA
* Cerrar ventana cerrará sólo la nueva ventana que se abrió al principio de este ejercicio.

Mientras se familiariza con las fichas de la cinta de opciones y con los grupos de coman-
dos dentro de cada una de ellas, la Ayuda de Excel le será de enorme utilidad para
RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS encontrar la ubicación de un comando específico. Para abrir la Ayuda, haga clic en el
signo de interrogación localizado en el extremo derecho de la cinta de opciones, a un
lado de la última ficha de comandos.

¿LISTO PARA LA Cuando abre una nueva ventana, usted puede moverse entre ellas como lo hizo en este ejerci-
CERTIFICACIÓN? cio. También puede utilizar el comando Organizar todo en la ficha Vista para mostrar las ven-
¿Cómo abrir y organizar
tanas en paralelo y así comparar y contrastar diferentes partes de una hoja de cálculo. Esta
nuevas ventanas?
función es especialmente útil cuando trabaja con libros que contienen varias hojas de cálculo.
1.4.3

/ L i s t o pa ra e l l u g a r d e t ra b a j o
Contoso ofrece seguros de salud y otras prestaciones a los empleados que trabajan 30 horas o
más a la semana. El gerente de oficina ha creado un libro con la información sobre los emple-
ados para determinar fácilmente cuáles deben recibir las prestaciones. En los siguientes ejerci-
cios, usted actualizará los datos existentes y agregará más empleados a una hoja de cálculo de
Excel.
6 | Lección 1

I Trabajar con un libro existente

Abrir un libro existente

Cuando se guarda un archivo de Excel 2007, se agrega automáticamente la extensión xlsx
al nombre asignado. Cuando desee abrir un archivo, dicha extensión identifica el progra-
ma con el que se puede abrir. Para abrir un archivo, usted debe identificar la unidad y la
carpeta donde se localiza. En el siguiente ejercicio, usted abrirá un archivo creado por el
gerente de oficina de Contoso.

Abra el documento L1-3.1 Abrir un libro existente que está disponible en el CD-ROM
complementario.

De manera predeterminada, el cuadro de diálogo Abrir sólo contiene una lista de los
archivos que fueron creados con el programa que está utilizando: en este caso, sólo los
TOME NOTA
* archivos de Excel. Para ver los archivos creados en otros programas, usted puede seleccio-
nar Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo en la parte inferior del cuadro de
diálogo Abrir.

Si está familiarizado con Microsoft Word, sabe que cuando se abre un archivo, se muestra el
inicio del documento. En Excel es diferente: cuando abre un libro, la celda y la vista activas
son las que estaban activas cuando se guardó el archivo. Por ejemplo, cuando abrió el libro
Información_de_empleados_de_Contoso, la celda activa era la A22, en vista Normal porque
éstas eran las condiciones cuando se guardó el archivo. Esta característica le permite continuar
trabajando en el mismo lugar cuando vuelva a abrir un libro

Navegar por una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas y más de die-
ciséis mil columnas. Hay diferentes maneras de navegar por las hojas de cálculo que
contienen muchas filas y columnas: puede utilizar las teclas de dirección, las barras de
desplazamiento o el mouse. En los siguientes ejercicios, usted explorará varias formas
de moverse en una hoja de cálculo.

Abra el documento L1-3.2 Navegar por una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Ctrl+flecha le permite moverse al inicio y final de los rangos de datos. El título, el cual
TOME NOTA
* abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de cálculo.

Cuando utiliza las opciones de desplazamiento, la vista de la hoja de cálculo cambia,

TOME NOTA
* pero la celda activa no.
 Fundamentos de Excel | 7

Cuando el bloqueo de desplazamiento está activado, en la parte izquierda de la barra de

TOME NOTA
* estado se indica Bloq Despl. Si desea utilizar las teclas de dirección para moverse entre
celdas, debe desactivarlo.

En el ejercicio anterior, usted aprendió varias formas de ver y navegar a través de los datos. A
medida que siga creando y modificando hojas de cálculo, podrá elegir los métodos de navega-
ción que funcionen mejor para usted.

Introducir datos en una hoja de cálculo

X REF
En la Lección 2 se
verán otros métodos
para introducir datos en
una hoja de cálculo.
Usted puede teclear datos directamente dentro de una celda o celdas de una hoja de cál-
culo. También puede copiar y pegar información de otra hoja de cálculo o de otros pro-
gramas. Para introducir información en una celda, primero debe activarla y después tecle-
ar los datos. Para moverse a la siguiente columna después de introducir la información,
presione la tecla Tab. Cuando haya terminado de teclear las entradas en una fila, presio-
ne la tecla Entrar para moverse al inicio de la siguiente. También puede utilizar las teclas
de dirección para moverse a una celda adyacente. Si los primeros caracteres que teclee en
una celda coinciden con una entrada existente en esa misma columna, Excel introduce el
resto de los caracteres automáticamente. Presione la tecla Entrar para aceptar la entrada
propuesta o siga tecleando. En el siguiente ejercicio, corregirá la ortografía de un nombre
y agregará la información de un nuevo empleado a la hoja de cálculo.

Abra el documento L1-3.3 Introducir datos en una hoja de cálculo que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Cuando teclee texto que sea más largo que el ancho de la celda, el texto se extiende a la
siguiente. Sin embargo, cuando presione la tecla Tab y se mueva a la siguiente celda, no
TOME NOTA
* se verá el exceso de texto aunque éste sigue ahí. En la Lección 2, aprenderá más sobre
cómo ajustar el ancho de una columna.

En este ejercicio, usted agregó datos a una hoja de cálculo existente. Sin embargo, el ancho de
columna había sido establecido con base en los datos existentes. Cuando usted agregó una
entrada en la columna C que era más larga que las demás, fue necesario ajustar el ancho de la
columna para acomodar la nueva información.

Seleccionar, modificar y eliminar el contenido de una celda

Una ventaja de los registros electrónicos con respecto a los que se realizan de forma
manual es que se pueden hacer cambios de manera rápida y fácil. Para modificar la infor-
mación contenida en una hoja de cálculo, usted puede hacer los cambios directamente en
la celda o en la barra de fórmulas. Sin embargo, antes de que pueda hacer cambios, debe
seleccionar la información que va a modificar. Seleccionar el texto significa resaltar lo que
va a cambiar. Usted puede seleccionar una sola celda, una fila, una columna, un rango de
celdas o el libro completo.

Abra el documento L1-3.4 Seleccionar, modific

ficar y eliminar el contenido de una celda que está
disponible en el CD-ROM complementario.
8 | Lección 1

Puede empezar a modificar el contenido de una celda haciendo doble clic en ella y luego
TOME NOTA
* tecleando la nueva información. O bien, puede hacer clic en la celda y después hacer clic en la
Si modifica el contenido
Barra de fórmulas. Cuando está en modo edición, el punto de inserción toma la forma de una
de una celda y cambia
barra vertical y los demás comandos están inactivos.
de parecer antes de
presionar la tecla Entrar, En el modo edición, usted puede mover el punto de inserción utilizando las teclas de direc-
presione la tecla Esc y se ción. Por ejemplo, utilice la tecla Inicio para mover el punto de inserción al inicio de la celda
restablecerá el texto. Si y Fin para moverlo al final. Puede agregar nuevos caracteres en la ubicación del punto de
cambia el contenido de inserción. Para seleccionar múltiples caracteres, presione la tecla Mayús mientras presiona las
una celda y luego quiere teclas de dirección. También puede utilizar el mouse para seleccionar caracteres mientras
desechar el cambio, haga modifica una celda: haga clic y arrastre el puntero del mouse sobre los caracteres que desea
clic en Deshacer en la seleccionar.
Barra de herramientas de
acceso rápido y se
restablecerá el texto Imprimir rápidamente una hoja de cálculo
eliminado.
La opción Impresión rápida se utiliza cuando necesita revisar un borrador de una hoja de
cálculo antes de que esté listo para imprimir el documento final: al hacer clic en el botón
de Impresión rápida en la Barra de herramientas de acceso rápido, la hoja de cálculo se
envía directamente a la impresora.

Abra el documento L1-3.5 Imprimir rápidamente una hoja de cálculo que está disponible en el
CD-ROM complementario.

El comando Impresión rápida en la Barra de herramientas de acceso rápido es útil porque a

menudo se imprimen hojas de cálculo para ser revisadas y distribuidas. Si el comando Impresión
rápida no está en la Barra de herramientas de acceso rápido de manera predeterminada, siga los
pasos en un ejercicio anterior para agregar dicho comando.

Guardar un libro modificado

Cuando se modifica un libro, en ocasiones es conveniente guardar una copia de él en
lugar de guardar los cambios en el archivo original. Utilice el comando Guardar como para
guardar un libro que ha sido modificado para que tener, tanto el libro original, como el
revisado.

Abra el documento L1-3.6 Guardar un libro modifi

ficcado que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.

Cuando se guarda un libro por primera vez, se le asigna un nombre. El comando Guardar
como permite asignarle un nombre diferente al original (en este caso, el del archivo del CD).
Como con cualquier otra aplicación, cuando trabaja en Excel debe guardar su trabajo con fre-
cuencia para no perder los datos. Al hacer clic en el comando Guardar en la Barra de herra-
mientas de acceso rápido, su archivo se guardará sin cambiar de nombre, ni de ubicación.

Cerrar un libro
Cuando haya terminado de modificar, imprimir y guardar un libro, será momento de
cerrarlo. En la oficina, es importante que cierre los archivos cuando haya terminado de
trabajar con ellos para cuidar la confidencialidad y la seguridad.
 Fundamentos de Excel | 9

Abra el documento L1-3.7 Cerrar un libro que está disponible en el CD-ROM complementario.

Como vio en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o textos de
las celdas:
• Borrar el contenido de la celda.
• Sustituir el contenido de la celda con algo más.
• Modificar el contenido de la celda.

Para borrar el contenido de una celda, simplemente haga doble clic sobre ella y presione la
tecla Eliminar. Para borrar más de una celda, seleccione todas las celdas que desee borrar y
presione la tecla Eliminar. Presionar la tecla Eliminar borra el contenido, pero no quita los
formatos (como negritas, cursivas o un formato de número) que se hayan aplicado a la celda.

Para sustituir el contenido de una celda con otro, haga clic en la celda y teclee la nueva infor-
mación. Esto sustituye el contenido previo. Cualquier formato que se haya aplicado previa-
mente a la celda permanece y se aplicará al nuevo contenido.
Si la celda contiene sólo unos cuantos caracteres, lo más sencillo es sustituirlos tecleando la
nueva información. Por el contrario, si la celda contiene un texto largo o una fórmula com-
pleja y usted necesita hacer una pequeña modificación, es más fácil modificar el contenido de
la celda en lugar de volver a introducir toda la información.
Cuando empieza a modificar una celda, el punto de inserción toma la forma de una barra ver-
tical que usted puede mover utilizando las teclas de dirección. Utilice la tecla Inicio para
mover el punto de inserción al inicio de la celda y utilice la tecla Fin para moverlo al final.
Puede agregar nuevos caracteres en la ubicación del punto de inserción. Para seleccionar múl-
tiples caracteres, presione la tecla Mayús mientras presiona las teclas de dirección. También
puede utilizar el mouse para seleccionar caracteres mientras modifica una celda: haga clic y
arrastre el puntero del mouse sobre los caracteres que desea seleccionar.

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

A iniciar Excel.
A trabajar en la ventana de Excel.
A cambiar las vistas de una hoja Cambiar las vistas dentro de 1.4.1
de cálculo en una sola ventana. una sola ventana.
A dividir ventanas. Dividir ventanas . 1.4.2
A abrir y a organizar nuevas Abrir y a organizar nuevas 1.4.3
ventanas. ventanas.
A trabajar con un libro existente.
A abrir una hoja de cálculo.
A navegar por una hoja de cálculo.
A introducir datos.
A seleccionar y modificar datos.
A imprimir una hoja de cálculo.