EFEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM

SKRYPT DO ZAJD

Znane s tysice sposobw zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesid. /Albert Einstein/

Wydzia Nauk Spoecznych w Warszawie, szkolenie w dniach 18-21.10.2010

SPIS TRECI 1. Style zarzdzania czasem Rne style pracy, efektywnoci i moliwoci koncentracji czowieka Zarzdzanie czasem a typy pracownikw Refleksja nad czasem w trzech wymiarach 2. Autoanaliza Analiza wasnego stylu zarzdzania sob w czasie SWOT 3. Indywidualny styl zarzdzania sob w czasie Diagnozowanie alokacji czasu na przykadzie wasnej sytuacji yciowej Analiza kryteriw wpywajcych na zarzdzanie sob w czasie 4. Wyznaczanie celw Zasady uatwiajce formuowanie celw Wybranie i doprecyzowanie najistotniejszego celu Techniki uatwiajce realizacj celu 5. Poeracze czasu Zdefiniowane problemw i najczstsze przyczyny marnowania czasu rodki zaradcze do przeciwdziaania przyczynom nieefektywnego zarzdzania sob w czasie 6. Ustalanie priorytetw Zasady pomagajce w ustalaniu wanoci zadao i maksymalizacji wydajnoci Techniki pomocne przy nadawaniu zadaniom priorytetw Struktura wykorzystania czasu i waga zadao 7. Planowanie dziaao Zasady planowania
Tworzenie harmonogramu dziaao

Techniki skutecznego planowania Ocena wykorzystania czasu i narzdzia wspierajce efektywne planowanie Bdy w planowaniu Opracowanie osobistego planu dziaao 8. Podejmowanie decyzji Identyfikacja trudnoci w podejmowaniu decyzji Techniki uatwiajce efektywne podejmowanie decyzji i zaatwianie spraw do kooca Przeciwdziaanie postawom utrudniajcym realizacj zadao i podejmowanie decyzji Motywowanie dziaao i przygotowywanie zabezpieczeo do zastosowania od zaraz 9. Radzenie sobie ze stresem Przyczyny i objawy stresu Techniki antystresowe

Czy czasem da si zarzdzad? Czas to swego rodzaju, dany nam na tu i teraz, kapita, ktry warto starannie inwestowad. Jest on zasobem ograniczonym, nie mona go kupid, zmagazynowad ani rozmnoyd. Z kad chwil staje si coraz cenniejszy, a poszukiwanie straconego czasu skazane jest na porak. Czas jest nieuchwytny i tak naprawd nie mona nim zarzdzad. Jedn rzecz, jak moemy zrobid, to nauczyd si lepiej i efektywniej wykorzystywad czas, ktry mamy do dyspozycji. Oznacza to, e poprzez kontrolowanie tego, co robimy zarzdzamy sob w czasie i dokadnie to mamy na myli mwic o zarzdzaniu czasem. Zarzdzanie sob w czasie jest wane w kadej dziedzinie naszego ycia, zarwno w obszarze pracy, jak i w yciu prywatnym. Masz ograniczon ilod czasu i od Ciebie zaley gdzie go ulokujesz. Co to jest zarzdzanie czasem? Definicje, z ktrymi moesz si spotkad: codzienny proces, ktrego celem jest efektywne ksztatowanie czasu ustalanie harmonogramw dziaao, tworzenie list zadao do wykonania, delegowanie obowizkw oraz stosowanie innych tego typu systemw, ktre pomagaj zorganizowad czas w sposb jak najbardziej efektywny mdre zagospodarowywanie czasu dziaaniami, ktre przybli Ci do realizacji Twoich celw proces oceny i planowania czasu niezbdnego do realizacji Twoich celw podnoszenie skutecznoci dziaania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu Wedug mnie zarzdzanie czasem to: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

ZAPAMITAM:

Zalety zarzdzania sob w czasie okrelanie celw zawodowych i prywatnych lepsze i szybsze osiganie celw zawodowych i prywatnych realistyczna ocena celw w aspekcie niewielkiej iloci czasu oszczdzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywicie wane zadania i cele orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnociach pod wzgldem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?) lepsza ocena upywu czasu i wiadomod potrzebnego czasu koncentracja na rzeczywicie wanych zadaniach i zapewnienie ich wykonania unaocznienie bardziej i mniej wanych czynnoci oraz zadao, ktre mog byd oddelegowane innym osobom realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminw, okrelanie potrzebnego czasu rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane czas do dowolnej dyspozycji w cigu dnia wstpna strukturyzacja i dziki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia szybsze zaatwianie spraw przez grupowanie zadao w bloki unikanie pustych przebiegw czasowych u siebie i u innych (pracownicy) dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami) zlecanie zadao do wykonania pracownikom mniej popiechu i chaosu, wicej przewidzianych dziaao, lepsze rozpl anowanie przerw zmniejszenie stresu pozwalajce na wydajniejsz prac wicej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminw, mniej niecierpliwoci

Najwaniejsze korzyci z efektywnego zarzdzania sob w czasie, to wedug mnie: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

ZAPAMITAM:

Rne style pracy, efektywnod i moliwoci koncentracji czowieka

Mity dotyczce zarzdzania czasem: jest to umiejtnod wrodzona, w nikym stopniu wyuczana zabija spontaniczn twrczod ma doprowadzid do pracy w nieskazitelnym porzdku przejawia si deniem do cakowitej samowystarczalnoci i niezalenoci to inna nazwa perfekcjonizmu Styl pracy to stae sposoby i rodzaje reakcji zdeterminowane m.in. typem ukadu nerwowego, od ktrych zaley efektywnod wykonywanej czynnoci. Ksztatuje si on wraz z rozwojem czowieka, wspdziaajc z wiedz i dowiadczeniem jednostki. Wydajnod i moliwoci koncentracji gospodarowanie siami witalnymi w cyklach dziaaniowych Wydajnod kadego czowieka podlega w cigu dnia wielu wahaniom. Zmiany te maj charakter naturalny i s zwizane z dobowym rytmem energii yciowej ludzi. Krzywa wydajnoci dla kadego czowieka jest nieco inna, ale okrelono statystycznie przecitn wydajnod dzienn. Jej wahania przeledzid moesz na poniszym wykre sie.

Krzywa wydajnoci
wysoka

WYDAJNOD

niska 6 8 10 12 14

GODZINY 16 18 20 22 24 2 4 6

Wnioski dla planowania zajd w cigu dnia pracy: warto poznad wasny rytm dnia skomplikowane i wane sprawy naley planowad podczas szczytowej wydajnoci przed poudniem podczas spadku wydajnoci nie naley pracowad wbrew wasnemu rytmowi biologicznemu, ale prbowad odpryd si i wykorzystad ten czas na kontakty z ludmi i czynnoci rutynowe gdy krzywa wydajnoci wzronie popoudniu, mona ponownie zajd si waniejszymi sprawami niezalenie czy jeste skowronkiem czy sow warto przeznaczyd na prac czas pomidzy 6.30 a 14.00 oraz 16.00 a 22.00 wiczenie Moja indywidualna krzywa wydajnoci 1. Narysuj Twoj wasn (indywidualn i niepowtarzaln) krzyw pokazujc, jak zazwyczaj rozkada si Twoja energia w cigu dnia pracy 2. Zastanw si, w ktrym momencie dnia mona najlepiej wykonad Twoje poszczeglne zadania
wysoka

WYDAJNOD

niska 6 8 10 12 14

GODZINY 16 18 20 22 24 2 4 6

Krzywa koncentracji w cigu godziny

Wypoczynek jest najbardziej efektywny po okoo 60 minutach pracy. Warto wwczas zrobid ok. 10-minutow przerw. Zoptymalizujesz wtedy wydatkowanie Twojej energii. Przerw moesz wykorzystad w sposb zupenie odmienny w stosunku do charakteru pracy, jak wykonujesz. Jeeli spdzasz czas za biurkiem: wstao, przejd si po pokoju, poprzecigaj si. Otwrz okno i we gboki oddech. Oderwij si od Twojego zajcia i pomyl o czym przyjemnym. Jeeli nie moesz akurat wstad, to wykonaj krtkie dwiczenie kreatywne bazgranie: we do obydwu doni dugopisy i ryzuj nimi ten sam obrazek. Pozwolisz tym samym odpoczd Twojemu mzgowi, aktywizujc go do innych czynnoci. Moesz take uoyd amigwk, czy zagrad w gr logiczn typu tangram.

Efekt piy

Jeli co stale przeszkadza Ci w realizacji zadao, masz do czynienia z efektem piy. Czowiek oderwany od wykonywanego zadania, nawet na krtko, potrzebuje dodatkowego czasu na ponowne wcignicie si do pracy. Statystycznie w ten sposb marnuje si 28% naszego czasu.

ZAPAMITAM:

Zarzdzanie czasem a typy pracownikw Pracoholik: - pracuje bez przerw; chyba, e s to przerwy na prac ;-) - brak mu jasno okrelonych celw oprcz celu: praca dla pracy - poza prac nie ma innych zainteresowao - biorc wolne ma poczucie winy - zawsze jest zawalony robot - nie potrafi zarzdzad czasem Pracownik niezaangaowany: - pracuje, bo tak trzeba bo takie jest ycie - nie robi absolutnie niczego poza konieczne minimum, a jeeli si da to mniej - nie identyfikuje si z firm ani z jej wartociami - jego cele nie s w aden sposb zwizane z celami miejsca, w ktrym pracuje - realizuje zadania terminowo, ale trzeba mu o nich przypominad - nie stara si zarzdzad czasem Pracownik wydajny: - dy do realizacji wyznaczonego zadania w okrelonym terminie - potrafi wyznaczad cele, ktre s zbiene z celami firmy - pracuje w godzinach pracy i nie potrzebuje nadgodzin, by zakooczyd zadanie - potrafi wypoczywad - zachowuje rwnowag midzy prac a odpoczynkiem - wiadomie zarzdza czasem Pracownik hobbysta: - kocha swoj prac, bo realizuje w niej swoje marzenia - praca sprawia mu/jej du przyjemnod - realizuje zadania z pasj - zarzdza czasem tak, by czyd odpoczynek z prac i odwrotnie

Wskazwki do pracy wasnej Scharakteryzuj Twoje podejcie do realizacji zadao w pracy? Jaki typ spord ww. jest najbliszy Twojej charakterystyki? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Refleksja nad czasem w trzech wymiarach

Wskazwki do pracy wasnej subiektywizm Czy czas biegnie tak samo w obu sytuacjach, gdy np. przez godzin zegarow pracujesz pod presj terminu realizacji na wczoraj i gdy przez godzin zegarow zajmujesz si podobn prac, ale z dalszym deadlinem? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ szacunek Czy szanujesz wasny czas? Jeli tak, w jaki sposb to robisz, np. efektywnie wykorzystujesz kad chwil, itp. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ oszczdnod Czy warto oszczdzad czas? Na co przeznaczyby/przeznaczyaby zaoszczdzony czas? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

ZAPAMITAM:

Autoanaliza
Warunkiem rozpoczcia procesu zmiany Twoich zachowao i postaw w obszarze zarzdzania sob jest uwiadomienie sobie i przeanalizowanie wasnych zalet, saboci i bdw. Uatwi CI to analiza SWOT, ktrej istota jest wybr opcji strategicznej. Macierz SWOT jest sporzdzana po to, aby uatwid Ci podjcie najkorzystniejszych decyzji dotyczcych przyszych dziaao. Silne strony cechy, zdolnoci, umiejtnoci, ktre posiadasz, ktrych jeste pewny/a i ktre przynosz Tobie poytek. Istotne jest, e silne strony to take to, z czym nie zgadzasz si wewntrznie, a za co chwal Ci inni. Sabe strony to Twoje zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, ktre utrudniaj Ci skuteczne dziaanie i maj na Ciebie wpyw. Wane, aby nie pomijad tu take informacji zwrotnych otrzymywanych od innych. Szanse s na zewntrz Ciebie, nie s Twoj wasnoci, nie masz na nie wpywu, chod one maj na Ciebie. To te wydarzenia, zjawiska, ktrych si spodziewasz, e mog Ci pomc w rozwoju. Zagroenia s na zewntrz Ciebie, nie s Twoj wasnoci, nie masz na nie wpywu, chod ona maj na Ciebie. To te wydarzenia, zjawiska, ktrych si spodziewasz, e mog Ci przeszkodzid w trenerskim rozwoju zawodowym.

Z jednej strony w SWOT analizuje si zasoby, a z drugiej wpyw otoczenia.

czynniki pozytywne czynniki zewntrzne czynniki wewntrzne

czynniki negatywne

SZANSE

ZAGROENIA

MOCNE STRONY

SABE STRONY

Wskazwki do pracy wasnej Wypenij ponisz tabel mocnych i sabych stron oraz moliwoci i zagroeo. SZANSE ZAGROENIA

MOCNE STRONY

Jak dziki silnym stronom Jak silne strony pomog mi mog wykorzystad szanse? przezwyciyd zagroenia?

Jakie sabe strony mog stad si moim atutem?

SABE STRONY

Jakie szanse tkwi w zagroeniach, ktre dostrzegam?

Jak sabe strony zniweczyd szanse?

mog Jak sabe strony mog pogbid zagroenia?

ZAPAMITAM:

Indywidualny styl zarzdzania sob w czasie

Diagnozowanie alokacji czasu na przykadzie wasnej sytuacji yciowej W celu satysfakcjonujcego zarzdzania sob w czasie, warto przyjrzed si jego alokacji pomidzy poszczeglnymi, wanymi dla Ciebie obszarami ycia i zorientowaniu si, ktremu z nich oddajesz wicej, a ktrego mniej cennego zasobu, jakim jest czas.

wiczenie Moja indywidualna alokacja czasu 1. Zapisz obszary, ktre s dla Ciebie wane, np. rodzina, kariera, itp. i umied je w pustych miejscach przy poszczeglnych dwiartkach koa 2. Zaznacz Twj poziom zadowolenia w kadym z omiu obszarw, nie namylajc si zbyt dugo rodek koa to zero, obwd to pid na umownej skali satysfakcji (skala ocen: 1 minimalne zadowolenie, 5 maksymalne zadowolenie) 3. Zaznaczone punkty pocz kresk i zobacz jakie jest Twoje indywidualne koo ycia

Przyjrzyj si uwanie obszarom, ktre zaznaczye/zaznaczya. Zobacz czemu/komu powicasz wicej, a czemu/komu mniej czasu.

Odpowiedz sobie na nastpujce pytania: W ktrych obszarach chciaby/chciaaby zwikszyd poziom zadowolenia? Co moesz zrobid by to osignd? Jaki poziom dla poszczeglnych obszarw bdzie dla Ciebie satysfakcjonujcy? Jakie s powizania i zalenoci midzy poszczeglnymi dwiartkami koa i jaki wpyw bdzie mied zwikszenie poziomu satysfakcji jednego z obszarw na pozostae? Pamitaj, e osignicie harmonii nie oznacza osignicia oceny 5 w kadym z obszarw, a zarzdzanie sob w czasie oznacza, e naley nie tylko skupiad si na waciwym robieniu rzeczy, ale przede wszystkim skupid si na robieniu waciwych rzeczy. Analiza kryteriw i powodw wpywajcych na zarzdzanie sob w czasie System PERFECT Kryteria, ktrymi posugujesz si zarzdzajc sob w czasie: Priorytety osobiste Emocjonalna wartod Racja dziaania Finansowa wartod Ewentualne priorytety innych Chronologiczne uporzdkowanie Termin zmieniony

System PERFECT grupuje rne rodzaje powodw, dla ktrych podejmujesz dziaanie: Rzeczowy nawizuje do faktw. X musi zostad wykonane, np. o okrelonej porze dnia musisz wstad i id do pracy. Fakty s nieuniknione i niezaprzeczalne. Emocjonalny jest bezporednio zwizany z tym, co czujesz. X ma dla Ciebie ogromne znaczenie. Chcesz zrobid X i moesz zdecydowad, e X jest dla Ciebie waniejsze ni jaki aspekt typu rzeczowego, nawet jeeli zdrowy rozsdek sugerowaby co innego. Racjonalny jest podobny do aspektu rzeczowego. Oparty na spokojnej racjonalnej analizie, e X musi zostad wykonane jako pierwsze. Finansowy zwizany bezporednio z pienidzmi. Jeeli nie wykonasz X, zostaniesz pozbawiony jakiej kwoty pienidzy, np. jeeli nie spacisz dugu na karcie kredytowej, odsetki bd wysze. Wpywowy zwizany z wol innych osb. Wiesz, co powiniene zrobid, ale inni prbuj Ci nakonid do zrobienia czego innego. Twierdz oni, e ich X jest waniejsze od Twojego, np. chcesz wzid wolny dzieo, a Twj szef mwi Ci, e nie moesz. Czasowy widzisz, e X musi zostad wykonane przez Y. Jeste pewien, e Z moe poczekad do nastpnego tygodnia. Aspekt ten jest pomocny w tworzeniu dobrych lista zadao.

 Wykluczajcy masz zamiar wykluczyd X, poniewa po zastanowieniu uwaasz, e X nie musi byd wykonane, np. mylae/mylaa, e potrzebujesz nowego komputera, ale tak naprawd wcale go nie potrzebujesz. Wszystkie ww. czynniki s tak samo wane gdy podejmujesz okrelone decyzje, na podstawie ktrych moesz zarzdzad sob w czasie. Problem powstaje, gdy pozwolisz, aby wszystkie te powody miay taki sam wpyw na ich podjcie. System PERFECT dziaa, gdy wybierzesz jeden zestaw czynnikw jako baz dla krokw, ktre podejmujesz.

ZAPAMITAM:

Wyznaczanie celw
Czas jest jak wiatr: dobrze wykorzystany doprowadzi nas do kadego celu. /Lothar J. Seiwert/ Zasady uatwiajce formuowanie celw i wybranie najwaniejszego celu Efektywne zarzdzanie czasem to, obok teoretycznych zaoeo, w duej mierze zbir technik majcych pomc lepiej wykorzystywad czas. - Czy mgby mi askawie powiedzied, w ktr stron mam pjd? - Zaley to w duym stopniu od tego, w ktr stron zechcesz pjd powiedzia kot. - Nie zaley mi na tym, w ktr powiedziaa Alicja. - Wic nie ma znaczenia, w ktr stron pjdziesz powiedzia kot. /fragment z Alicji w Krainie Czarw Lewisa Carrolla/ Pamitaj, e jeeli nie wiesz dokd zmierzasz, nigdy tam nie dojdziesz , co oznacza, e niemoliwe jest osignicie celu, dopki nie zostanie on wyznaczony. Zatem rzecz majc decydujce znaczenie dla poprawy skutecznoci dziaania, jest wanie dobre formuowanie celw. Przy formuowaniu celw naley trzymad si nastpujcych zasad: cele musz byd wyranie okrelone naley si upewnid, czy cele odnosz si do konkretnych dziaao cele musz byd krtkie cele musz byd realistyczne

Cel powinien byd: pozytywnie sformuowany komunikat nie moe zawierad sformuowao zawierajcych negacje czy porwnania samodzielnie osigalny, zaleny od Ciebie, a nie od zewntrznych okolicznoci czy innych osb specyficznie i konkretnie sformuowany okrelony przez wskaniki, po ktrych poznasz, e ten cel zosta osignity okrelony w czasie, czyli powinien posiadad deadline ekologiczny, co oznacza, e powiniene/powinna umied zobaczyd ten cel w kontekcie caego ycia, wszystkich jego obszarw i przeanalizowad jak osignicie tego celu wpynie na inne sfery ycia motywujcy, co oznacza, e dziki osigniciu tego celu zyskujesz inne dodatkowe korzyci podzielony na etapy z zaznaczonym pierwszym krokiem

Cechy dobrze sformuowanego celu okrela zasada SMART(ER), akronim angielskich sw je okrelajcych: CEL: S (specific) konkretny M (measurable) mierzalny A (achievable) osigalny R (realistic) realny T (time & cost oriented) okrelony w czasie i kosztach E (exciting) ekscytujcy R (recorded) zapisany Dobrze sformuowany cel powinien byd zatem konkretny, tak aby byo wiadomo, do czego si dy (np. bycie szczliwym moe dla jednych znaczyd bogatym, dla innych bezpiecznym, lub te otoczonym gromadk dzieci itd.). Powinien byd take mierzalny, tj. powinien istnied sposb, aby jednoznacznie okrelid, kiedy cel zostanie osignity (np. po czym poznam, e jestem szczliwy/a?).. Wskazane jest te narzucid sobie pewne ramy czasowe, okrelid termin realizacji danego celu (np. nie kiedy w przyszoci, ale do 30 roku ycia). Wane s rwnie koszty, czy je znam i czy stad mnie na realizacj celu. W formuowaniu celu zwraca si take uwag na to, aby cel by osigalny, czyli moliwy do osignicia i ekscytujcy, co bdzie zwikszao motywacj do jego osignicia. Cel musi byd jednoczenie realny, czyli osadzony w rzeczywistoci. Wanym krokiem w kierunku dobrego formuowania celw jest ich zapisywanie. Zapisany cel powoduje, e o nim pamitamy, a jednoczenie jest dowodem naszych postanowieo. W zalenoci od poszczeglnych wymiarw, cele mona przyporzdkowad do rnych kategorii. Ze wzgldu na zasig czasowy, wyrnid mona cele: dugoterminowe (strategiczne) na 3-5 lat, wyznaczaj kierunek dziaania krtkoterminowe (taktyczne) na 2-3 miesice, proponuj rozwizania biece (operacyjne) na najbliszy tydzieo, daj konkretne zadania Wyznaczony cel: mobilizuje nasz wysiek warunkuje rozwj nowych strategii dziaania prowadzi do wyostrzonej koncentracji dostarcza motywacji wiczenie Mj najwaniejszy cel 1. zastanw si i wypisz poniej szed celw: dugoterminowe, krtkoterminowe, biece 2. wybierz jeden najistotniejszy cel zawodowy i stosujc zasad SMART(ER) dokoocz ponisze zdanie

3. na koniec sprawd, czy twj cel posiada wszystkie cechy tej zasady Moim najwaniejszym celem zawodowym jest: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ S konkretny M mierzalny A osigalny R realny T okrelony w czasie i kosztach E - ekscytujcy R zapisany

Techniki uatwiajce realizacj celu

Wskazwki do pracy wasnej Technika zrealizowany cel 1. wynotuj poniej 5 celw, ktre chcesz osignd w przyszym roku. 2. pisz tak, jakby rok ju min, a Ty zrealizowae/a wszystko, co sobie zaplanowae/a. Uywaj czasu teraniejszego, formy twierdzcej i pierwszej osoby, np. zarabiam X zotych miesicznie, wa X kilogramw ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Technika plasterki salami 1. masz nastpujcy cel: Do kooca 2011 roku wsplnie z moj rodzin urzdzamy i zamieszkujemy w nowym mieszkaniu na Mokotowie. 2. podziel cel na poszczeglne zadania/etapy, ktre musisz zrealizowad by osignd cel 3. zapisz poszczeglne etapy (cele porednie) uywajc techniki zrealizowany cel ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Ustalanie celw jest kluczow umiejtnoci potrzebn do efektywnego zarzdzania sob w czasie. Wszystkie czynnoci potrzebne do ich realizacji naley zaplanowad wedug idei KISS keep it simply and smart i podzielid na poszczeglne etapy. Kade, nawet najbardziej zoone przedsiwzicie mona podzielid na proste czynnoci. Metoda 7 krokw osignicia celu wg Briana Tracy. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Sprecyzuj, czego chcesz Zanotuj to Wyznacz koocowy termin osignicia celu Sporzd list czynnoci koniecznych do osignicia celu Nadaj licie form planu Zacznij natychmiast dziaad zgodnie z planem Roz prace tak, aby codziennie robid co, co zbliy Ci do gwnego celu

Jeeli Twoim celem jest podniesienie efektywnoci Twoich dziaao, to zacznij wdraad metod 7 krokw od zaraz!

ZAPAMITAM:

Poeracze czasu Zdefiniowane problemw i najczstsze przyczyny marnowania czasu Wprowadzajc w ycie zasady gospodarowania czasem mona dod szybko zorientowad si, ktre czynnoci zabieraj wicej czasu ni powinny. S to tzw. poeracze czasu, ktre obniaj Twoj efektywnod. Poeracze czasu to nawyki lub sytuacje, z ktrymi sobie nie radzisz, a ktre odwracaj Twoj uwag od robienia rzeczy wanych. Wane jest, by wiedzia/a, e nawet w przypadku, gdy nie masz na co wpywu, jak np. na dugod kolejki w urzdzie, masz wpyw na to, co bdziesz w niej robi/a denerwowa/a si na beznadziejn sytuacj, czy te np. ukada/a w gowie scenariusz cotygodniowego spotkania z szefem. Istniej dwa rodzaje poeraczy czasu - wewntrzne i zewntrzne. Zewntrzne to czynniki wok Ciebie, ktre zabieraj zbyt duo czasu. Wewntrzne wi si ze sposobem, w jaki zarzdzasz czasem. Zewntrzne poeracze czasu interesanci niezapowiedziani interesanci zewntrzni oraz szefowie i wsppracownicy rozmowy telefoniczne realizowane bd to z wasnej, bd z cudzej inicjatywy spotkania, zebrania i narady odszukiwanie informacji korespondencja (take mailowa) czytanie Wewntrzne poeracze czasu nieumiejtnod odmawiania odkadanie spraw na pniej nierealistyczne planowanie czasu niezdecydowanie za komunikacja z innymi brak dyscypliny nieumiejtnod mwienia nie wiczenie Mj najpowaniejszy poeracz czasu to: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

rodki zaradcze do przeciwdziaania przyczynom nieefektywnego zarzdzania sob w czasie Tym, co powinno si robid, by efektywnie zarzdzad czasem jest przygotowywanie zabezpieczeo, ktre umoliwi Ci terminow realizacj zadania. Znajdziesz tutaj kilka propozycji, ktre Ci w tym pomog. Interesanci Nieoczekiwanych interesantw mona unikad po prostu przez zamknicie drzwi l ub znalezienie innego miejsca, w ktrym moesz zrealizowad Twoje zadanie. Inn moliwoci jest ustalenie godzin przyjd. Zawsze moesz powiedzied, e nie masz teraz czasu porozmawiad, bo pracujesz nad wanym zadaniem. Czas, jaki spdzasz z interesantami moe byd zredukowany przez odwiedzanie interesantw. W ten sposb Ty decydujesz, kiedy chcesz si z nimi spotkad. Jeli jest to niemoliwe, mona zaoszczdzid czas przez jasne postawienie sprawy - o czym chciaby rozmawiad i ile czasu chcesz na to powicid. Rozmowy telefoniczne Najradykalniejszym sposobem na zaoszczdzenie czasu jest po prostu powiedzenie teraz nie mog. Mniej radykalnym podejciem jest selekcjonowanie telefonw. Jeli rozmowa nie jest priorytetowa, moesz zaproponowad rozmwcy, e sam do niego zadzwonisz. W przypadku rozmw wychodzcych mona je rwnie usystematyzowad. Zawsze decyduj jak dugo chcesz rozmawiad o danej sprawie. Spotkania Przygotuj siebie i spotkanie tak, aby zawsze pamitad o celu spotkania. Pilnuj realizacji programu spotkania. Odszukiwanie informacji Utrzymywanie porzdku w twoich papierach zaley tylko od Ciebie. Uywaj kosza na mieci, systematycznie oczyszczaj dokumentacj. Zadaj sobie pytanie Czy mog wszystko znaled w cigu 60 sekund? (zasada 60 sekund) Korespondencja Przeznacz okrelony czas na zajcie si korespondencj w cigu dania. Odpowiadaj na e-maile tu po ich przeczytaniu i kieruj si zasad Odpowiedz i zapomnij po zapoznaniu si z treci wiadomoci zaatw spraw od razu: odpowiedz, zled komu innemu, lub wyrzud do kosza i nie wracaj po raz drugi do zaatwionej korespondencji.

Czytanie Selekcjonuj to, co czytasz, zgodnie z priorytetami. Zadaj sobie pytanie, czy to, co czytasz przyblia ci do realizacji Twoich celw. Nieumiejtnod mwienia nie Przy wiadomym rozrnieniu zadao pilnych i wanych, nie powinno byd kopotw z mwieniem nie. Odkadanie spraw na pniej Podziel czynnoci na etapy. Zacznij od etapu najbardziej interesujcego i nie przerywaj , zanim nie skooczysz caego zadania. Warto, by zrobi/a list wasnych technik odwlekania, bo uwiadomienie to pierwszy krok do zmiany. Nierealistyczne planowanie czasu Im lepiej znasz swoje kompetencje, tym planowanie jest atwiejsze. Moesz wtedy szybko ocenid, ile czasu zajmie Ci wykonanie danego zadania. Jeli mimo to masz z tym problemy, sprbuj stosowad narzdzia do oceny zarzdzania czasem i harmonogramy dzienne, aby ocenid ilod czasu potrzebnego na czynnoci powtarzajce si. Prbuj rwnie ocenid ilod czasu potrzebnego na zadanie uywajc podziau na etapy realizacji. Planowanie bdzie wwczas bardziej realistyczne. Niezdecydowanie Za decyzja moe byd tak samo cenna jak dobra decyzja, a czsto jest lepsza ni brak jakiejkolwiek decyzji. Ustal limity czasowe, do kiedy masz podjd decyzj. Traktuj pomyki jako dowiadczenie. Za komunikacja z innymi Wikszod zadao wykonujemy we wsppracy z innymi. I to w zupenoci wystarczy, eby dobre relacje ze wsppracownikami byy jednym z naszych celw. Dlatego zachowaj otwart, uprzejm postaw w kontaktach z innymi. Kiedy udzielasz informacji, dokadnie przygotuj to, co masz do zakomunikowania. Kiedy odbierasz informacje, suchaj aktywnie - utrzymuj kontakt wzrokowy, zadawaj pytania, podsumowuj. Brak dyscypliny Jeli masz problemy z samodyscyplin, to ciekawe, czy wiesz, dlaczego tak jest. Czy to, co robisz jest ju nieciekawe, czy moe trudno ci sobie wyobrazid satysfakcj z zakooczenia zadania, czy te moe masz ze nawyki, odrywajce ci od pracy? W zalenoci od

odpowiedzi, musisz podjd inne dziaania. Jedn z moliwoci jest podzielenie zadania na mae kawaki i stopniowa ich realizacja

Wskazwki do pracy wasnej Co zaczniesz robid od zaraz, aby wyeliminowad poeracze Twojego czasu? Wypenij ponisz tabelk. POERACZ CZASU PRZYCZYNY/POWODY KROKI ZARADCZE/ROZWIZANIA

ZAPAMITAM:

Ustalanie priorytetw
Zazwyczaj mamy dod czasu, jeli potrafimy wykorzystad go waciwie. /Johann Wolfgang Goethe/ Zasady pomagajce w ustalaniu wanoci zadao i maksymalizacji wydajnoci Zasada 80/20 to jedno z najbardziej przydatnych narzdzi w zarzdzaniu sob w czasie. Nazywana jest ona zasad Pareto, od nazwiska twrcy, woskiego ekonomisty, ktry opisa j po raz pierwszy w 1895 roku. Zauway on, e wspczesne mu spoeczeostwo naturalnie dzieli si na tzw. niezbdn mniejszod, stanowic okoo 20% ogu, biorc pod uwag wpywy i majtek, oraz nieistotn wikszod stanowic 80%.

CZAS

REZULTAT

20 %

80 %

80%

20 %

CZAS

REZULTAT REZULTAT

20 % zuytego czasu odpowiada 80 % osignitych rezultatw; albo odwrotnie: 80 % powiconego na zadanie czasu, odpowiada tylko 20 % naszej efektywnoci . Pareto okry take, e waciwie kada dziaalnod gospodarcza podlega zasadzie podziau 80/20. Wnioski Pareto w oparciu o dane statystyczne pokazay, e 20% spoeczeostwa posiadao 80% majtku narodowego, w przedsibiorstwie najczciej 20% personelu wypracowuje 80% zyskw firmy, 80% wszystkich pasaerw korzysta jedynie z okoo 20% wszystkich linii kolejowych, etc. Zasad Pareto naley uwzgldniad przy skutecznym gospodarowaniu wasnym czasem. Pozwala ona waciwie ocenid wag stojcych przed nami zadao.
Kluczem do sukcesu nie jest wic pracowa jak najwicej i jak najduej, ale rozpozna poprawnie te 20% dziaa, ktre determinuj 80% sukcesu.

wiczenie Zastanw si i wypisz 3 zadania/dziaania w Twojej pracy, ktre wedug Ciebie przynosz 80% wynikw. 1._________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 2._________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3._________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Prawo Parkinsona Praca wypenia cay czas przeznaczony na jej wykonanie.
/Cyril Northcote Parkinson/

Przeznaczaj mniej czasu na wykonanie danego zadania, a wtedy szybciej je wykonasz! W codziennej praktyce musisz dla kadego zadania, realizowanego przez Ciebie, czy zlecanego pracownikom, wyznaczad cile okrelone terminy jego zakooczenia. Inaczej zawsze bdziesz mia tendencj do ulepszania. Nie bj si bdw, gdy nie popenia ich tylko ten, kto nic nie robi. Ponadto bdy s znacznie mniej kosztowne, ni zwlekanie z podjciem decyzji bd te nie dokooczenie realizowanych zadao.

Wskazwki do pracy wasnej Zastanw si, jakie konsekwencje dla Twojego planowania ma prawo Parkinsona? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

ZAPAMITAM:

Techniki pomocne przy nadawaniu zadaniom priorytetw To co wane rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa wane. /Dwight D. Eisenhower/ Priorytety, ktre ustalasz przy pomocy kombinacji wanoci i pilnoci pozwol Ci gospodarowad efektywniej cennym czasem. Czsto marnuje si czas na sprawy drugorzdne, tak, e nie starcza go na zadania najwaniejsze. Klucz do sprawnego gospodarowania czasem ley wic w nadawaniu jednoznacznych priorytetw zaplanowanym pracom. Macierz Eisenhowera

PILNE
ZADANIA A Sprawy naglce Sprawy trudne i kryzysowe Sprawy na wczoraj Zadania o okrelonym terminie realizacji

NIEPILNE

WANE

ZADANIA B Plany dalekosine Zapobieganie problemom Zlecanie zadao Szkolenia

Wykonad osobicie natychmiast! ZADANIA C Zwyke zadania Spotkania Listy, raporty Niektre telefony Pomaganie innym Delegowad!

Planowad! Systematycznie realizowad! Sprawdzad stopieo realizacji!

ZADANIA D

NIEWANE

Przyjemnoci niekonieczne Zodzieje czasu Niektre telefony Perfekcjonizm Unikad!

A Wane i pilne Uporaj si z tym zadaniem natychmiast. Jego wykonanie jest dla Ciebie istotne. Poniewa jest to tak wane, musisz powicid temu zadaniu wystarczajco duo czasu. Wszyscy musz powicad czas czynnociom z tej dwiartki, tutaj bowiem prowadzimy interesy, pracujemy, wykorzystujemy dowiadczenie i wiedz, by odpowiednio reagowad na rzeczywistod i podejmowad wyzwania. B Wane, ale niepilne Te czynnoci powinny byd zaplanowane na okres, kiedy bdziesz mia wicej czasu (jednak nie zwlekaj zbyt dugo - pamitaj, e jest to wana czynnod!), albo delegowana odpowiedniemu pracownikowi. Zwrd uwag na to, e w wielu przypadkach rzeczy wane i

niepilne (zadania B) staj si wanymi i pilnymi (zadania A), gdy zwlekasz i ich zaatwieniem, gdy im niewystarczajco zapobiegasz, lub gdy nie planujesz swego dziaania. Mona powiedzied, e jest to dwiartka wysokiej jakoci. To tutaj ukadasz dalekosine plany, przewidujesz problemy, sposoby zapobiegania tym problemom, powierzasz odpowiedzialnod innym osobom, doskonalisz umys i rozwijasz zdolnoci. Wraz ze zwikszeniem si liczby godzin spdzonych w tej dwiartce, zwiksza si Twoja zdolnod do dziaania. C Niewane, ale pilne Wykonaj to jak najprdzej, ale nie powicaj zbyt duo czasu. Pamitaj ponadto, e wan umiejtnoci osoby efektywnie zarzdzajcej czasem jest delegowanie. Ta dwiartka wydaje si byd podobn do dwiartki A, ale w rzeczywistoci jest to dwiartka uudy, bo szum wok tego co pilne, stwarza iluzj wanoci. Mnstwo czasu spdza si w dwiartce C, zaspokajajc cudze oczekiwania i niejednokrotnie mylc, e realizuje si zadania A. D Niewane i niepilne Jeli czynnod ta nie jest ani wana, ani pilna, to w jakim celu j wykonuje sz? Zadania D, to obszar poeraczy czasu.

wiczenie Przypomnij sobie miniony tydzieo. Gdyby kade z dziaao mia umiecid w ktrej z dwiartek, gdzie znalazoby si ich najwicej? W ktrej dwiartce spdzie/a najmniej czasu? Wypisz po pid Twoich zadao w kadej z dwiartek.

PILNE

NIEPILNE

1 1

WANE

2 2 3 3 4 4 5 5

1 1

NIEWANE

2 2 3 3 4 4 5 5 Wskazwki do pracy wasnej

Zastanw si i odpowiedz na pytania pomocne przy nadawaniu wanoci priorytetom: 1. Jak na przyszod unikad poarw zwizanych z zadaniami pilnymi i wanymi? Skd si bior i czy mona przygotowad procedury przeciwdziaania albo radzenia sobie z nimi? 2. Jakie s Twoje zadania strategiczne i ile czasu powicasz im na co dzieo? Czy nie za mao? 3. Ile razy w cigu dnia zajmujesz si prac, ktra suy do realizacji celw innych osb? Czy nie powiniene podnied swoich umiejtnoci asertywnych lub zrobid czego innego, aby byo ich jak najmniej? 4. Jak wyeliminowad jak najwicej zadao z dwiartki 4? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Codziennie przed rozpoczciem pracy stosuj metod ABCD na kadej licie zadao. Po upywie miesica powiniene/powinna wyrobid w sobie nawyk ustalania priorytetw i bezzwocznego zabierania si do zadao pierwszorzdnej wagi. ZAPAMITAM:

Struktura wykorzystania czasu i waga zadao Wedug autorw ksiek dotyczcych zarzdzania sob w czasie, w szczeglnoci Stephena Coveya, koncentracja na poszczeglnych sprawach i zdaniach jest kwesti sposobu mylenia i patrzenia wiat. Przypomnij sobie koo ycia i alokacj Twojego czasu w poszczeglnych kawakach koa oraz cele, jakie postawie/a sobie do realizacji w poszczeglnych obszarach. Twoje priorytety wybierasz sam/a. Pamitaj przy tym, o rezultatach koncentracji na zadaniach w poszczeglnych dwiartkach:

PILNE WANE
ZADANIA A Stres Wypalenie zawodowe Zarzdzanie kryzysami Cige gaszenie poarw

NIEPILNE
ZADANIA B Wizja Perspektywa Dyscyplina Kontrola Drobne kryzysy

ZADANIA C Krtkowzrocznod Zarzdzanie kryzysami Niemonod realizacji wasnych celw i planw Uczucie bycia ofiar Poczucie utraty kontroli Pytkie lub zniszczone relacje z innymi

ZADANIA D Cakowity brak odpowiedzialnoci Zagroenie zwolnienie z pracy Uzalenienie od innych w zakresie realizacji podstawowych zadao i potrzeb

Jeeli zadania pilne i wane, czyli te, ktre wywouj u Ciebie stres i choroby, pochony ju duy zapas Twojego czasu, a reszt przeznaczasz na zadania pilne i niewane - czyli hamujce Twj rozwj, to nie bdziesz mia/a kiedy zajd si sprawami wanymi, ale nie pilnymi, czyli tymi dziki ktrym pracujesz na swoj przyszod.

ZAPAMITAM:

NIEWANE

Planowanie dziaao
Zasady planowania Kade dziaanie podjte bez planu kryje zalek wszelkiego niepowodzenia. /Alec Mckenzie/ Zasada TRZOS Spisz terminy spraw i zajd Zadania biece Sprawy nie zaatwione z poprzedniego dnia Nowe sprawy, ktre pojawiy si w cigu dnia Telefony, oferty i korespondencja do zaatwienia w tym dniu Okresowo pojawiajce si zajcia Okrel ramy czasowe wykonywanej pracy Traktuj czas, ktry masz do dyspozycji, jak pienidze, ktre planujesz wydad Jeli wyznaczysz czas potrzebny do wykonania jakiego zadania, bdziesz potrafi zmusid si do nie przekraczania limitu czasu Jeli wyznaczysz czas, to pracujesz w wikszym skupieniu i z wiksz konsekwencj eliminujesz to, co zakca prac Zaplanuj rezerw czasow Zaplanuj tylko okrelon czd swojego czasu okoo 60% Pozostae 40% czasu przeznacz na nieprzewidziane zadania, zakcenia i poeraczy czasu, ktrych nie da si wyeliminowad Regua 60/40 W codziennej praktyce zawodowej i w yciu prywatnym powiniene/powinna okrelid ramy czasowe na zaplanowane czynnoci. Czasu masz zwykle mao, a do tego czsto przeceniasz Twoje siy i w danym czasie zamierzasz zrobid wicej, ni to jest rzeczywicie moliwe. Prowadzi to do niepotrzebnej frustracji i niechci do planowania dnia. Twj zaplanowany czas powinien skadad si z trzech blokw: 60% Zajcia zaplanowane (plan dnia) 20% Sprawy nieoczekiwane tyle
% czasu powinni byd pozostad niewypenione obowizkami i zadaniami

20% Dziaania spontaniczne

W praktyce dzieo roboczy o dugoci 8 godzin powinien byd zaplanowany na okoo 5 godzin. Nie znaczy to, e masz planowad od 9-tej do 14-tej, a o reszcie dnia nie mylisz. Planuj tzw. kawakami czasu, tzn. od 9-tej do 12-tej (3 godz.) zaplanuj czynnoci, ktrych wykonanie

zajmie Ci okoo 2 godzin. Pozostaa godzina zostanie pochonita przez 40 % czynnoci niezaplanowanych i spontanicznych. Komasowanie czasu Jest to umiejtnod czenia czasu w dusze cige odcinki. Do wykonywania poszczeglnych zadao potrzebujemy czsto czasu w duych porcjach, a nie maych np. 15 -minutowych fragmentach, ktre trudno zagospodarowad wymagajcym zadaniem. Zwykle wystarczy nawet dwierd dnia pracy, byle w dugim odcinku czasowym, aby doprowadzid do skutku rzeczy wane. Tymczasem, cay dzieo, ale rozbity na pitnastominutowe lub pgodzinne odcinki, moe mind bezproduktywnie. Metoda ALPEN Zrb list zadao Oszacuj czas trwania czynnoci Pamitaj o regule 60/40 Wyznacz priorytety i deleguj zadania Kontroluj realizacj zadao

Czas zarezerwowany i czas dostpny Wanym krokiem do dobrego planowania jest zdanie sobie sprawy, ile czasu mamy do dyspozycji. W kadym dniu pracy stykamy si z dwoma rodzajami czasu: Czas zarezerwowany Nie bierzemy go pod uwag podczas planowania, poniewa jest ju zaplanowany i bdzie wykorzystany na wizyty, spotkania, regularnie wykonywane zadania, prac rutynow. Czas dostpny Nad tym czasem masz kontrol. Jest to jednak zaledwie 20% caego czasu, ktry zostaje po odjciu czasu zarezerwowanego, niepodanych przerw i regularnych codziennych czynnoci. Jest to ok. 2 godzin dziennie.

Czerwone godziny i zielone godziny Kolejnym krokiem do dobrego planowania jest podzielnie czasu do stpnego na czas, kiedy pracujesz nad rutynowymi zadaniami, w trakcie ktrych moesz swoj prac przerwad oraz na czas, kiedy koncentrujesz si na wanych zadaniach i nie moesz przerwad swojej pracy. Te dwa rodzaje czasu to CZERWONE I ZIELONE GODZINY. CZERWONE GODZINY Jest to czas wytonej pracy wiadomoci. Wanie wtedy organizujesz sobie czas tak, aby nikt Ci nie przerywa i pracujesz nad wikszym lub nowym zadaniem wymagajcym intensywnej koncentracji i pracy merytorycznej. Jeli zorganizujesz sobie czas pracy nad tym rodzajem zadao, bdziesz w rzeczywistoci bardziej wydajny/a, poniewa nie bdziesz

musia/a cigle radzid sobie z niepodanymi przerwami i na nowo wracad do swojego toku myli. Wskazwki do pracy wasnej 1. Zapytaj samego/sam siebie: Zakadajc, e mam tyle dostpnego czasu, ktre z zadao jest dla mnie najwaniejsze? 2. Zarezerwuj sobie czerwone godziny na wykonanie tego zadania. 3. Zaznacz je jako spotkanie w planie dnia. 4. Patrzc realnie, wikszod z nas jest w stanie sobie zarezerwowad tylko jeden blok czasu na czerwone godziny dziennie. Jednak nawet to jest istotne. Kiedy pracujesz w trakcie czerwonych godzin: Poinformuj wsppracownikw, e nie wolno Ci przeszkadzad Wycz poczt elektroniczn Przecz telefony na poczt gosow Zamknij drzwi (jeli je masz) Zajmij si zadaniem ZIELONE GODZINY Jest to przeciwieostwo godzin czerwonych. W tym czasie jeste dostpny/a dla innych osb, pracujesz nad rutynowymi zadaniami, odpowiadasz na e-maile i telefony. S potrzebne dla zbilansowania godzin czerwonych, kiedy nie jeste dostpny/a dla innych. Nie musz byd umieszczone w planie dnia. Powinny byd zaplanowane. Zasada pierwszej godziny Zasada pierwszej godziny gosi, e jest to najpowolniejsza godzina w biurze. Ludzie robi kaw, czytaj maile, przegldaj gazety, plotkuj. Jeeli te tak robisz, sprbuj zaatwiad sprawy od rana. Kiedy wszyscy inni bd dopiero budzi si do biurowego ycia, Ty tymczasem moesz zaatwid ju par wanych spraw. Ta pierwsza godzina rni si od wszystkich pozostaych, e nikt nie bdzie Ci w tym czasie przeszkadza. ZAPAMITAM:

Tworzenie harmonogramu dziaao Tworzenie harmonogramw i planw dziaao to wany element we wasnym systemie planowania. Plan moe byd sporzdzony na miesic, tydzieo, dzieo. Do planowania mona wykorzystad kalendarz, programy komputerowe takie jak Microsoft Outlook, profesjonalne terminarze, kalendarz Google, czy te wewntrznie istniejce w firmie arkusze do planowania i raportowania pracy. Najwaniejsze jednak to znaled czas na pisemne planowanie. Moe to byd utworzenie planu na nastpny dzieo przed zakooczeniem pracy lub przygotowanie planu wieczorem, przed nowym dniem pracy. W obu przypadkach wrcisz do niej spo kojnie, dobrze przygotowany/a, nastpnego dnia rano. Wypenienie planu dnia Gdy wiesz, co chcesz zrobid danego dnia, wiesz jak bardzo s to zadania wane dla Ciebie, oraz wiesz, ile czasu Ci zajm, to wypeniasz plan dnia. Oznacza to, e decydujesz, kiedy zajmiesz si dan czynnoci i wpisujesz j na t godzin do planu. Przy takim wypenianiu planu naley si kierowad wszystkimi powyej opisanymi reguami: planuj czynnoci zgodnie z Twoj krzyw wydajnoci, zaczynaj dzieo od rzeczy najwaniejszych, zawsze rozpoczynaj planowanie od czynnoci priorytetowych, jeli pracujesz 8 godzin, to nie zapeniaj planem caych omiu godzin, a zgodnie z zasad 60/40, okoo 60 %, czyli 5 godzin.

Ocena wykorzystania czasu i narzdzia wspierajce efektywne planowanie Wskazwki do pracy wasnej Pierwszym etapem, by nauczyd si efektywnego zarzdzania sob w czasie, jest ocena tego, w jaki sposb obecnie go wykorzystujesz. Systematyczne monitorowanie da Ci rzeczywisty obraz tego, w jaki sposb wykorzystujesz czas. 1. Podziel Twoje obowizki na kategorie, ktre wpiszesz do tabeli, (np. rozmowy, spotkania, kontakty z klientami, planowanie, zadania administracyjne, przerwy, itd.). 2. Kiedy wykonasz jakie zadanie nalece do danej kategorii, wpisz ilod minut powiconych na to zadanie. 3. Pod koniec kadego dnia oraz tygodnia dodaj cakowit liczb minut/godzin spdzonych na wykonaniu poszczeglnych zadao ze wszystkich kategorii. 4. Przeanalizuj wyniki i zadaj sobie pytanie, czy wanie w taki sposb chcesz wykorzystywad swj czas.

Narzdzie do podstawowej oceny zarzdzania czasem

Godz. Czynnod Czas w minutach

Kategoria
Rozmowy tel. Spotkania umwione Spotkania nieplanowane Kontakty z klientami Zad. administracyjne Plano wanie

8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 Cakowi ta liczba godzin pracy w danym dniu

Metoda wyznaczania konkretnych ram czasowych Skuteczn i prost metod wyznaczania konkretnych ram czasowych jest tworzenie listy zadao. Mimo, e jest to proste narzdzie do planowania, ludzie czsto nie potraf i uoyd jej poprawnie. Naley pamitad, by ukadad list z podziaem na dni lista bez podziau na dni sprawia, e zdajesz sobie spraw, e masz do wykonania zadanie, ale nie czujesz presji, aby wykonad je wanie dzisiaj. Inny bd to planowanie dajce pierwszeostwo zadaniom mao wanym, marnujcym czas. Zdarza si, e przez to ludzie skupiaj si na nich tak bardzo, e nie starcza im ju czasu i energii na to, co naprawd wane. Oceniajc czas potrzebny na realizacj zadania, oceniaj go zawsze w sposb realistyczny. Pomoe Ci w tym notowanie rzeczywistego czasu wykonania zadania. Po dniu i po tygodniu pracy porwnaj szacunkow ilod czasu przeznaczon na wykonanie zadania z czasem, ktrego faktycznie potrzebowae/a i dokonuj systematycznie zmian w harmonogramach. Twoim celem jest efektywne wykonywanie codziennych obowizkw z jednoczesnym uwzgldnieniem Twojej caociowej wizji alokacji czasu, ktry masz do dyspozycji.

Przykadowy harmonogram dzienny Poniedziaek Zadanie Spotkanie z szefem Wytyczne i wskazwki odnonie zadania Zabrad ze sob ofert, ktr dostaam przedwczoraj, przedstawid warunki wsppracy z oferentem Wzid z sob list pytao Przewidywany czas wykonania zadania 14.00 15.00 W siedzibie firmy Rzeczywisty czas wykonania zadania: 1h, midzy 10.00 11.00 Rzeczywisty czas wykonania zadania: 15.00 16.00 w kawiarni Cafe Sodka Rzeczywisty czas wykonania zadania: 10.30 w dziale marketingu Rzeczywisty czas wykonania zadania:

Zebrad w banku informacje nt. gwarancji bankowej

Telefony, maile

Odpisad na maile z zeszego tygodnia, oddzwonid do pani X

Spotkad si z dziaem marketingu

Wzid notatki nt. ostatniego pomysu naszego zespou

Planowanie z wykorzystaniem terminarza Tajemnic sukcesu wielu osb efektywnie zarzdzajcych swym czasem jest codzienne posugiwanie si terminarzem. Odpowiednie rozpisanie zadao w terminarzu pozwala skoncentrowad wysiki na rozplanowanej ju pracy. Terminarz jest uytecznym narzdziem konsekwentnego systemu planowania czasem. Terminarz skada si z wielu czci, z ktrych niewtpliwie najwaniejsza jest sama czd kalendarzowa. Wane jest, by w czci tej oprcz rozbicia poszczeglnych dni na okresy minimum pgodzinne znajdowao si miejsce na krtki opis czynnoci, ktre maj byd wykonane bd zlecone. W opisach tych warto uwzgldnid kategori, ktr przypisujesz zadaniu ze wzgldu na jego wag oraz pilnod, biorc pod uwag to, jaka to jest czynnod (telefon, rozmowa, pisanie etc. ), a w razie potrzeby zamiecid istotne informacje. Wane jest by dokadnie uwzgldnid ramy czasowe wykonywanej pracy. Kada minuta powicona na przygotowaniu planu dziaania oszczdza a 10 minut czasu potrzebnego do wykonania danego przedsiwzicia. Opracowanie listy zadao na biecy dzieo zajmuje 10-12 minut, a inwestycja ta pozwala zaoszczdzid mniej wicej dwie godziny straconego czasu i rozproszonego wysiku podczas dnia.

Techniki skutecznego planowania Planowanie od kooca Poniewa ludzie maj tendencj do zaczynania od zadao najmilszych, najatwiejszych i najmniej wymagajcych, zaleca si planowanie od kooca. Jeeli jakie zadanie jest tak nieprzyjemne, e wypychasz je ze wiadomoci tak dugo jak tylko si da, to zacznij wanie od tego zadania. Wypisanie wszystkich zadao Wypisujc zadania, jedno po drugim, jednoczenie je wizualizujesz. Teraz masz ju pewnod, ktr daj tylko rzeczy na pimie, e te zadania trzeba bdzie wykonad! Zachowanie dystansu Jeli zadania bardzo Ci przeraaj, istnieje metoda na odprenie. Takie paraliujco przykre zadanie nazwij w bagatelizujcy je sposb. Moesz np. nazwad stresujce spotkanie z szefem herbatk u Michaa. Nazwane w nieadekwatny sposb zadanie moe spowodowad, e nabierzesz do niego zdrowego i potrzebnego dystansu. Sprawdzenie, czego potrzebujesz Do wykonania trudnego zadania zazwyczaj potrzebne s jakie zasoby: informacje, dokumenty, ludzie itd. Wypisz obok kadego zadania zasoby, jakich w jego przypadku bdziesz potrzebowa i przygotuj je. Jeli to konieczne, przyporzdkuj te zadaniom wskazwki i przypomnienia odnoszce si do ich realizacji, np.: Herbatka u Michaa wzid ze sob ostatni produkt konkurencji, pamitad by spytad o wakacje. Ustalenie potrzebnego czasu Ustalenie czasu potrzebnego na dane zadanie pozwoli Ci lepiej si zorganizowad. Nie ustalaj absolutnego minimum czasowego, ale daj sobie jeszcze jaki realny zapas. Korzyci wynikajce z planowania: Realizacja tych samych zadao, ale mniejszym nakadem si Lepsza organizacja wasnej pracy Lepsze wyniki w pracy Mniej chaosu i stresu Wiksze zadowolenie z pracy Wiksza motywacja Czas na realizacj zadao wyszego rzdu Mniej bdw popenianych podczas realizacji zadao Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajnod Szybsze osiganie celw zawodowych i prywatnych

wiczenie Opracowanie osobistego planu dziaania Jednostronicowy plan osobisty to prosta technika, ktra pozwali Ci ustalid, czy robisz dobry uytek z czasu, ktrym dysponujesz. Potraktuj go jako wskazwk. To dwiczenie pomoe Ci zrozumied, czego nie chcesz robid oraz ustalid pewne plany na przyszod. Po prostu uzupenij ponisze zdania. Najlepiej wychodzi mi_________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Za pid lat chciabym/chciaabym byd____________________________________________ ___________________________________________________________________________ Moje najwiksze marzenie to___________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Nigdy nie___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Zmierzam zaczd_____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Zamierzam przestad__________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Zaczn ponownie_____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

ZAPAMITAM:

Podejmowanie decyzji i realizacja zadao

Samym gadaniem ryu nie ugotujesz /przysowie chioskie/

Skuteczne zarzdzania zadaniami do realizacji wymaga wdroenia kilku podstawowych czynnoci i zachowao: 1. Po pierwsze, jeli masz niedokooczone sprawy, obciaj one Twj umys. Musisz je umiecid w innym miejscu, do ktrego masz pewnod, e bdziesz do niego powracad i regularnie przegldad. 2. Musisz dokadnie okrelid Twoje zobowizania i zdecydowad, co w tej chwili naley zrobid, jeli w ogle cokolwiek, aby osignd postp w realizacji tego zobowizania. 3. Kiedy ju okrelisz wszystkie dziaania, jakie musisz podjd, naley sporzdzid notatki przypominajce o koniecznoci ich wykonania i umiecid je w jakim zorganizowanym systemie, ktry bdziesz regularnie przegldad. Identyfikacja trudnoci w podejmowaniu decyzji W wikszoci przypadkw powodem, dla ktrego nie moesz podjd decyzji i odkadasz zaatwienie danej sprawy jest fakt, e chcesz, aby to co byo inne ni aktualnie jest, tymczasem: nie sprecyzowae/a dokadnie, co ma byd podanym rezultatem dziaania nie zdecydowae/a, jak ma wygldad nastpne dziaanie nie zamiecie w systemie, ktremu moesz ufad, notatek przypominajcych o podanym efekcie i koniecznych dziaaniach Moe hamowad Ci take: niepokj zwizany ze zmian obawa przed tym, e Ci si nie uda Techniki uatwiajce podejmowanie decyzji i zaatwianie spraw do kooca Technika Najblisze dziaanie Technika polega na dziaaniu zgodnie ze sta zasad, ktra powoduje, e sprawa w Twoim obszarze dziaania jest przez Ciebie oceniania pod ktem podjcia niezbdnych dziaao, a wynikajce z tego decyzje s odpowiednio zarzdzane w sposb zaprezentowany na schemacie strumieo zadao.

Strumieo zadao

Zawsze po uwiadomieniu sobie, jak decyzj starasz si podjd, lub jak spraw zaatwid, zadaj sobie pytanie: Jak ma wygldad najblisze dziaanie, ktre musz wykonad? (fizyczna czynnod umoliwiajca posunicie mojej sprawy do przodu) Kroki do wykonania stosujc technik Najblisze dziaanie 1. Zapisz spraw, myl, np. musz segregowad mieci lub potrzebuj karmy dla kota. 2. Umied t spraw w skrzynce spraw przychodzcych. 3. Zacznij oprniad skrzynk spraw przychodzcych identyfikuj poszczeglne elementy i okrelaj co z nimi zrobid.

Zidentyfikujesz nastpujce kategorie spraw: mieci, ktrych nie bdziesz potrzebowad sprawy do zrealizowania w czasie krtszym ni 2 minuty sprawy do przekazania innym - delegowanie sprawy wymagajce dziaao trwajcych duej ni 2 minuty, do zanotowania i umieszczenia w osobistym systemie zobowizania wikszego kalibru (projekty), ktre wynikny na bazie zgromadzonego materiau Zasady postpowania: analizuj materia po kolei, rozpoczynajc od lecego na samym wierzchu analizuj sprawy pojedynczo nigdy nie odkadaj analizowanych spraw z powrotem do skrzynki przychodzcej Jeeli stwierdzisz, e to, co analizujesz nie wymaga adnego dziaania, to masz do czynienia z nastpujcymi kategoriami: mieci sprawy na przyszod (zapisz je na licie kiedy/moe lub umied w kalendarzu) sprawy do odniesienia si (opisz i w do Twojego archiwum) Jeeli sprawa ze skrzynki przychodzcej wymaga podjcia dziaania, to wanie Ty musisz okrelid, co bdzie tym dziaaniem! Bdzie to najblisza, fizycznie widoczna czynnod, ktr naley podjd, by dan sytuacj przybliyd do ostatecznego rozwizania. Sprawy do zaatwienia i decyzje do podjcia albo s dla Ciebie przyjemne, albo budz opr do zaangaowania si w nie. Czsto ustalenie najbliszego dziaania moe diametralnie zmienid Twoje podejcie do sprawy. Wskazwki do pracy wasnej Podczas najbliszego spotkania/zebrania w pracy, zapytaj: No dobrze, a co ma byd najbliszym dziaaniem? Zaobserwuj, co si wtedy stanie i zanotuj. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Technika Autorytet Jest to prosta technika, ktre uczyni Twj proces podejmowania decyzji bardziej efektywnym. Kroki do wykonania stosujc technik Autorytet 1. Przeanalizuj gwne decyzje w kategoriach za" i przeciw". 2. Zapisz je na kartce w dwch kolumnach, tak by mc je porwnad. 3. Wypisz list informacji, ktre uatwi ci podjcie decyzji i okrel termin, do ktrego powiniene/powinna je otrzymad. 4. Zastanw si, jak postpiby w tej sytuacji kto, kto jest dla Ciebie autorytetem. 5. Od na krtki czas (od 4 godzin do doby) ostateczne podjcie decyzji, aby uaktywnid mylenie podwiadome i nabrad dystansu. 6. Zanotuj decyzj. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Technika Pytania pogbione Zanotuj odpowiedzi na ponisze pytania. 1. Co chcesz osignd przez t decyzj jaki jest Twj cel? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 2. Po co chcesz to zrobid? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3. Co si stanie, jeeli tego nie zrobisz? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

4. Dlaczego boisz si tego zrobid? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. W podjciu tej decyzji moe pomc Ci (dziaanie, osoba)? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Pomocne wskazwki Okrel kryteria, ktrymi bdziesz si kierowa/a przy podjciu decyzji. Nie trad czasu na drobne decyzje. Jeli nie moesz rozwizad od razu caego problemu, podziel go na mniejsze elementy i zacznij je kolejno analizowad i realizowad. Bd gotw/gotowa bronid swoich decyzji. Pamitaj, e brak zdecydowania przy podejmowaniu decyzji jest mczcy take dla Twojego otoczenia.

ZAPAMITAM:

Przeciwdziaanie postawom utrudniajcym realizacj zadao i podejmowanie decyzji Odkadanie spraw na pniej Istnieje wiele przyczyn odkadania zadania, ktre powinni byd zrobione w danej chwili. Oprcz zewntrznych przeszkadzaczy, takich jak wsppracownicy, szef, klienci, telefony i inne poeracze czasu s jeszcze inne: Zadanie jest nieprzyjemne lub uciliwe W pierwszej kolejnoci sprawd, czy zadania nie da si wydelegowad. Moe dla kogo innego nie bdzie ono a tak nieprzyjemne. Jeli nie ma takiej moliwoci, zacinij zby, a na pocieszenie pomyl, jak wspaniale bdziesz si czu, kiedy wreszcie ten koszmar bdzie za Tob. Obiecaj sobie jak nagrod za to, e wreszcie si przeamiesz i doprowadzisz spraw do kooca. Zadanie niesie za sob ryzyko niepowodzenia Jeli brakuje Ci kompetencji, zorganizuj sobie yczliw pomoc. Jeli nie ma takiej moliwoci, zmierz si z zadaniem, korzystajc z dowiadczeo i porad innych osb. Zadanie jest tak zoone, e nie wiadomo od czego zaczd Uporzdkuj kolejne czynnoci, robic swoisty harmonogram. Zrb zarys czasowy, okrelajcy, ile czasu powinny zajd Ci poszczeglne elementy zadania. Na sam na siebie deadliny pokonywania kolejnych krokw. Perfekcjonizm Wyznaczanie sobie nieosigalnych celw i przekonanie, e wszystko naley zrobid doskonale, skazane jest na porak. 1. Zrozum, e nie ma ideaw bd realist i dostosuj swe oczekiwania do moliwoci wasnych i innych. 2. Nie zadrczaj si popenianymi bdami i pamitaj , e popenianie bdw jest nieodcznym elementem uczenia si. 3. Nie unikaj podejmowania nowych wyzwao w obawie przed niepowodzeniem. 4. Wyznaczaj sobie cele, ale takie, ktre moesz osignd. 5. Nie odkadaj zadao na pniej. 6. Unikaj niedokooczenia pracy w obawie, e nie bdzie ona doskonaa. Wane jest, by by/a profesjonalist/tk, a nie perfekcjonist/tk!

Samoutrudnianie Jest to klasa zjawisk polegajcych na utrudnianiu sobie wykonania zadania po to, aby mc wytumaczyd ewentualn porak. Chroni si tym samym swoj samoocen, przewidujc, e zadanie moe si skooczyd porak. Pojawia si jeszcze przed wykonaniem zadania lub w trakcie. Nale do nich: Altruizm - pomaganie innym, zamiast np. wykonywad trudne zadanie. Robienie czego innego ni trzeba, np. sprztanie, wypenianie dokumentw, aby nie robid rzeczy, ktrej si boisz. Wycofanie wysiku porzucanie zadania w trakcie lub przed. Czsto ludzie porzucaj prac lub wane zadanie w obliczu stresu. Wybr bardzo trudnego zadania wybieranie zadao o duym stopniu trudnoci, bo nie jest wstydem wtedy ponied porak. Wybr gorszego partnera do wsplnych zadao wtedy sukces to Ty, poraka on/a. Praca w trudnych warunkach, np. w haasie, i tym tumaczenie sobie braku sukces w, nie robic przy tym nic, by te warunki zmienid. Odkadanie na ostatni chwil. Motywowanie dziaao i przygotowywanie zabezpieczeo do zastosowania od zaraz Uznanie przed rozpoczciem zadania, e co moe pjd le wymaga pewnej odpornoci psychicznej, ale nie jest bardzo skomplikowane. Moesz dziki nim pracowad nad wadami, ktre nie sprzyjaj efektywnemu zarzdzaniu czasem. Spnianie Ustaw budzik na wczeniejsz godzin Ustaw zegarek 10 minut wczeniej Przeznacz klika minut na przejrzenie obowizkw dnia, tygodnia lub miesica, aby przewidzied trudnoci Okrelaj czas podry do kadego miejsca i we pod uwag to, kiedy powiniene/powinna wyruszyd Nie przyjmuj zleceo na ostatni chwil, gdy opni realizacj innych zadao Zaplanuj swj czas, zakadajc, e bdziesz mied przerwy Udaj, e masz gorc randk i e musisz byd na czas Dezorganizacja Wybierz okrelony system i trzymaj si go Przejrzyj wszystkie zadania, ktre przoczye, bdc zdezorganizowanym Przeanalizuj wpyw swojej dezorganizacji na inne osoby Pro innych o pomoc

Wszystko na ostatni chwil Przeanalizuj koszty finansowe robienia wszystkiego na ostatni chwil Przeanalizuj koszty emocjonalne robienia wszystkiego na ostatni chwil Sprbuj chod raz wykonad co wczeniej i sprawd, czy jest to lepsze od stresu zwizanego z robieniem wszystkiego na ostatni chwil Wybierz kogo, na kim Ci zaley i zaaranuj co dla tej osoby Cakowite zapominanie o sprawach Zrb list spraw, o ktrych regularnie zapominasz Wymyl sposoby zabezpieczeo na wypadek zapomnienia o czym dla kadego z zadao i wprowad je w ycie natychmiast Problemy z zapamitywaniem imion Bd bardzo skupiony, kiedy jeste komu przedstawiany Powtrz imi osoby Ci przedstawianej na gos Zapytaj o imi i nazwisko razem atwiej je zapamitad W drodze na spotkanie powtrz sobie imiona, lub popro kogo o ich przypomnienie Jeli jeste na spotkaniu, zapisz imiona od razu Jeli masz spotkanie w wikszym gronie, popro wczeniej o list uczestnikw Jeli jest to konferencja, we list uczestnikw i sprawdzaj j od czasu do czasu

Istnieje wiele sposobw, ktre moesz zastosowad aby wykonad zadania lepiej. Uzyskasz wtedy dwa efekty: 1. Wicej wykonujesz do kooca i dlatego czujesz si bardziej speniony/a 2. Wicej wykonujesz do kooca i dlatego inni bardziej Ci doceniaj.

Czas robi swoje. W Ty, czowieku? /Stanisaw Jerzy Lec/

ZAPAMITAM:

Radzenie sobie ze stresem

Zdrowie i pogoda ducha maja prawdziw wartod. Caa reszta ma niewielkie znaczenie, chyba e zagraa pierwszym dwu. /David Hume/ Przyczyny i objawy stresu Stres wpywa na cay Twj organizm. Dugotrway, wpywa na Twoje funkcjonowanie negatywnie, a krtkoterminowy potrafi pomagad Ci w osiganiu Twoich celw. Stres pojawia si, gdy Twj organizm znajduje si pod wpywem bodca wywoujcego stan podwyszonego napicia. Moe on wywoad w Tobie niepokj, lk, lub moe byd dla Ciebie wyzwaniem, bo stres mog wywoad zdarzenia zarwno negatywne, jak i pozytywne. Twj organizm zwykle radzi sobie z napiciem wywoanym przez pojedyncze wydarzenie. Problem zaczyna si w przypadku, gdy nastpuje po sobie cig stresujcych zdarzeo. Moe wwczas dojd do sytuacji, w ktrej organizm przyzwyczaja si do bycia w stresie. Przestajesz go odczuwad psychicznie, a jednak pozostajesz pod jego negatywnym wpywem. Najczstsze wyzwalacze stresu, czyli stresory Typ stresora Istotne wydarzenia Stresor Rozstanie lub rozwd Cika choroba partnera yciowego bd bliskiego krewnego mierd partnera yciowego bd bliskiego krewnego Zawarcie maeostwa Utrata pracy Przejcie na emerytur Bycie ofiar przemocy Dugi Cige ktnie z partnerem yciowym bd innym bliskim krewnym Przeprowadzka Spotkanie rodzinne Urlop Cigy haas Ze warunki mieszkaniowe Samotnod Nocne zmiany i (lub) nienormowany czas pracy Konflikty z kolegami z pracy i (lub) mobbing Kopoty z szefem

Prywatne problemy

Problemy zawodowe

Fizyczne problemy

Stresujce myli, czucia i cechy charakteru

Dua odpowiedzialnod Pragnienie sukcesu Wielozadaniowod Niedowartociowanie Egzaminy Presja czasu Cika choroba Problemy seksualne Przybieranie na wadzi lub niedowaga Cia Obawa przed sprawieniem zawodu i (lub) lki egzystencjonalne Perfekcjonizm Wewntrzny niepokj Ambicja Zawid Zod Smutek

Symptomy stresu Typ symptomu stresowego Fizyczny Symptomu stresu Ble gowy Nocne zgrzytanie zbami cisk szczki Jkanie Drgawki Ble plecw Zawroty gowy Szumy w uszach Wypieki na twarzy Blednicie Suchod w ustach Pocenie si Mdoci Zimne donie Ble brzucha Zaparcia Biegunki Brak popdu pciowego lub zaburzenia erekcji Podwyszony poziom adrenaliny i kortyzolu Wzrost cinienia krwi Nadmierny apetyt lub brak apetytu Strach

Emocjonalny

Objawowy

Zod Zmiennod nastrojw Kopoty z koncentracj Kopoty z pamici lub zapominalstwo Smutek lub depresja Wewntrzny niepokj Niezdolnod do podejmowania decyzji Myli samobjcze Samotnod Nadpobudliwod Niepunktualnod Tiki nerwowe Nieudolnod w pracy lub czste popenianie bdw Kamstwa Palenie Zwikszenie spoycia alkoholu i (lub) papierosw Perfekcjonizm Wewntrzny niepokj Ambicja Zawid Zod Smutek

Techniki antystresowe do natychmiastowego zastosowania Objaw zmczenia i stresu Za dugo siedzisz ju przy biurku, nie moesz si skoncentrowad, nie umiesz podjd decyzji. Antidotum We kilka gbokich oddechw. Moe mind dusza chwila, zanim zaczniesz oddychad gboko, miarowo i powoli. Niech Twj brzuch z kadym zaczerpniciem powietrza swobodnie si rozciga. Szybko poczujesz, e jeste spokojniejszy/a i znowu moesz podejmowad decyzje. Pochyl gow do przodu a do momentu, w ktrym broda dotknie klatki piersiowej. Krd swobodnie gow, eby rozlunid minie. Zrb sobie masa karku i ramion. Po pid pod uchw, starajc si jednoczenie odtworzyd usta. Wytrwaj tak przez kilkanacie sekund. Wycignij przed siebie rce i zacinij donie. Przykucnij trzymajc rce na kolanach. Wytrzymaj

Odczuwasz bl w szyi i brakach.

Zaciskasz zby, przez co czujesz napicie w miniach. Bol Ci minie w okolicy krzyowej.

kilkanacie sekund. Powtrz kilka razy. Czujesz niepokj podenerwowanie. i Wstao i pospaceruj, zawsze wtedy kiedy siedzc za biurkiem poczujesz tak potrzeb. Zajmij si przez chwil czym innym, np. porysuj. Zaczerpnij wieego powietrza otwrz okno i odetchnij gboko kilka razy.

Boli Ci gowa od siedzenia przed komputerem.

ZAPAMITAM: