Crear y modificar un 2

libro
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

Crear un libro.
Rellenar una hoja de cálculo con datos.
Rellenar una serie utilizando Rellenar una serie. 1.1.1
la función Autorrellenar.
Cortar, copiar y pegar datos. Cortar, copiar y pegar datos y contenidos de celdas. 1.3.1
Copiar una serie de datos utilizando Copiar una serie. 1.1.2
el mouse.
Modificar las propiedades de un Agregar palabras clave y otra información a las 5.3.3
libro. propiedades de un libro.
Imprimir una hoja de cálculo.
Establecer el área de impresión. Definir el área de una hoja de cálculo a ser impresa. 5.5.1
Guardar un libro por primera vez.
Guardar un libro para utilizarlo en Guardar libros para utilizarlos en una versión anterior 5.4.1
una versión anterior de Excel. de Excel.
Elegir un formato de archivo Utilizar el formato correcto para guardar un libro como, 5.4.2
diferente. plantilla, página Web, documento habilitado para macros
u otro formato apropiado.

Generalmente, la compra de una casa es la inversión financiera más importante en la vida

de las personas. Los agentes de bienes raíces asesoran y apoyan a aquellos que desean com-
prar una nueva casa o vender la que tienen. Estos agentes deben tener una licencia otorgada
por el estado. Muchos de ellos se convierten en Realtors® (agentes inmobiliarios). Ésta es un
marca registrada que un agente sólo puede emplear cuando se une a las asociaciones de Real- TÉRMINOS CLAVE
tors® locales, estatales o nacionales. Fabrikam, Inc., ubicada en Columbus, Ohio, es propie- Autorrellenar
dad de Richard Carey y David Ortiz. Fabrikam tiene cinco agentes de ventas de tiempo Autocompletar
completo. En Fabrikam utilizan un libro de Excel para dar seguimiento tanto a los datos de Grupos de comandos
ventas de cada agente como a las fechas en las que dichas ventas se realizaron. Copiar
Puntero de copia
Cortar
Propiedades del documento
Controlador de relleno
Barra de fórmulas
Rótulo
Puntero de movimiento
Portapapeles de Office
Pegar
Rango
Plantilla

17
18 | Lección 2

O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE

Ficha Inicio de Excel

La cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2007 está compuesta de una serie de fichas,
cada una relacionada con tipos de tareas específicas que los usuarios realizan en Excel. La
ficha Inicio, la primera, contiene los comandos que los usuarios emplean con mayor fre-
cuencia. El hecho de tener los comandos visibles en el área de trabajo le permite trabajar de
manera rápida y eficaz.
Los comandos están organizados en tareas relacionadas llamadas grupos de comandos. Por
ejemplo, cuando la ficha Inicio está activa, usted puede ver el grupo Portapapeles que con-
tiene los botones para cortar, copiar y pegar datos. Estos comandos le permiten revisar,
mover y duplicar los datos en una hoja de cálculo. Aquellos comandos relacionados con la
edición de datos están agrupados en el grupo Modificar. Utilice los comandos de este
grupo para llenar celdas adyacentes, ordenar y filtrar datos, así como para buscar datos
específicos dentro de una hoja de cálculo.

Figura 2-1 Flechas de opciones

Pegar Cortar Copiar Rellenar de relleno
Grupo y comandos de la Ficha
Inicio

Grupo Iniciador del Borrar Grupo

Portapapeles cuadro de diálogo Modificar
Portapapeles

MOAC Excel 2007/ETC Lección 2 fig 2-1

I Crear un libro

Crear un libro desde cero

Cuando desee crear un libro nuevo, inicie Excel y se desplegará un libro en blanco, listo
para que usted empiece a trabajar. Si ya ha estado trabajando en Excel y desea comenzar
un libro nuevo, haga clic en el Botón de Microsoft Office y luego haga clic en Nuevo.
Generalmente, las hojas de cálculo comienzan con un título que, a su vez, tiene un título
secundario. El título sienta las bases para que el lector interprete los datos contenidos en
la hoja de cálculo. A lo largo de los siguientes ejercicios, usted elaborará un informe de
ventas para Fabrikam.

Abra el documento L2-1.1 Crear un libro desde cero que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

El texto se almacena en una sola celda aunque parezca extenderse hacia las celdas adya-
TOME NOTA
* centes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y si la siguiente celda con-
tiene datos, la entrada aparece en forma truncada.
 Crear y modificar un libro | 19

I Rellenar una hoja de cálculo con datos

Introducir rótulos
Los rótulos se emplean para identificar datos numéricos y constituyen el tipo más común
de texto que se introduce en una hoja de cálculo. También se emplean para ordenar y
agrupar datos. Si los primeros caracteres que teclee en una columna coinciden con una
entrada existente en esa columna, Excel introducirá los caracteres restantes automática-
mente. La función Autocompletar sólo funciona para las entradas que contienen texto o
una combinación de texto y números.

Abra el documento L2-2.1 Introducir rótulos que está disponible en el CD-ROM complementario.

Para verificar que la función Autocompletar esté habilitada: haga clic en Botón de
RESOLUCIÓN DE Microsoft Office; luego, haga clic en Opciones de Excel; haga clic en Avanzadas; en la sec-
PROBLEMAS
ción Opciones de edición, haga clic en la casilla de verificación Habilitar Autocompletar
para valores de celda en caso de que no esté seleccionada, y haga clic en Aceptar.

Cuando presiona la tecla Tab para introducir datos en varias celdas de una fila y después
TOME NOTA
* presiona la tecla Entrar al final de la fila, la selección se mueve al inicio de la siguiente
fila.

Para determinar la lista de las posibles entradas para la función Autocompletar, Excel se
TOME NOTA
* basa en el contenido de la columna en la que se encuentra la celda activa. Las entradas
que se repiten en una misma fila no se completan automáticamentee.

Como experimentó en el ejercicio anterior, si la función de Autocompletar está activada,

cuando los primeros caracteres de una nueva entrada coinciden con una entrada existente en
la misma columna, el texto restante aparece resaltado y usted puede aceptarlo o rechazarlo.
Para aceptar una entrada de Autocompletar, presione la tecla Entrar o Tab. Cuando acepta
autocompletar, la entrada coincidirá exactamente con el patrón de letras mayúsculas y minús-
culas de la entrada de origen. Para reemplazar los caracteres que la función Autocompletar
introdujo, siga tecleando. Para eliminarlos, presione la tecla Retroceso.

Las entradas que contienen sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente.
Si así lo desea, puede desactivar la función Autocompletar.
La barra de fórmulas se encuentra entre la cinta de opciones y la hoja de cálculo. Como
puede ver en la Figura 2-2, cuando introduce datos en una celda, el texto aparece tanto en
la celda como en la barra de fórmulas. También puede introducir o modificar datos directa-
mente en la barra de fórmulas.
20 | Lección 2
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Introducir fechas CA NU

En muchas ocasiones, las fechas se emplean en las hojas de cálculo para dar seguimiento a
datos durante un período de tiempo específico. Pueden utilizarse en fórmulas y para desa-
rrollar gráficos y tablas. De manera predeterminada en Excel 2007, el formato de fecha para
el año es de cuatro dígitos y las fechas se alinean a la derecha en las celdas.

Abra el documento L2-2.2 Introducir fechas que está disponible en el CD-ROM complementario.

Al igual que con el texto, se pueden utilizar fechas como encabezados de filas y columnas. Sin
embargo, las fechas se consideran números seriales, lo que significa que son secuenciales y que
pueden sumarse, restarse y emplearse en cálculos. La manera en que inicialmente se muestra
una fecha en una celda de hoja de cálculo depende del formato en el que usted la introdujo.
Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 como los años del 2000 al 2029; los años
de dos dígitos 30 a 99 se interpretan como 1930 a 1999. Si usted introduce 15/1/08, le fecha
se mostrará como 15/01/2008 en la celda. Si introduce 15/1/37, la celda mostrará
15/01/1937.
Si usted teclea 15 enero, 2008, la fecha se mostrará como 15-Ene-08. Como se ilustra en la
Figura 2-2, si usted teclea 15/1 sin un año, Excel interpreta se trata del año en curso. Se mos-
trará 15-Ene en la celda y la barra de fórmulas mostrará 15/01/ seguido por el año en curso.
En la siguiente lección, aprenderá a aplicar un formato consistente a una serie de fechas.

Figura 2-2
Formatos de fecha

Cuando introduce una fecha en una celda que tiene un formato particular, la celda se forma-
tea automáticamente. Los números subsecuentes que se introduzcan en ella se convertirán al
formato de fecha de la entrada original. En el siguiente ejercicio verá que si introduce una
fecha en un formato diferente al que está especificado y luego teclea el formato especificado,
su hoja puede no reflejar los resultados antes descritos.

Independientemente del formato de fecha que se muestre en la celda, en la barra de fór-

TOME NOTA
* mulas aparece en la forma día/mes/año de 4 dígitos porque este es el formato requerido
para realizar cálculos y análisis.
 Crear y modificar un libro | 21

Introducir valores
Los valores numéricos son la base para realizar cálculos, análisis, tablas y gráficos en Excel.
Los números pueden formatearse como moneda, porcentajes, decimales y fracciones. De
manera predeterminada, las entradas numéricas están justificadas a la derecha en la celda.
La aplicación de formato a los números cambia su aspecto, pero no afecta el valor numé-
rico que Excel emplea para realizar los cálculos. Ni el formato, ni los caracteres especiales
que se introducen con un número afectan su valor. El valor real siempre se muestra en la
barra de fórmulas.

Abra el documento L2-2.3 Introducir valores que está disponible en el CD-ROM complementario.

Una entrada numérica contiene una combinación de los dígitos 0 al 9. También se pueden
incluir caracteres especiales que indiquen el tipo de valor. La siguiente tabla ilustra los caracte-
res especiales que se pueden introducir junto con los números.

C ARÁCTER SE UTILIZA PARA

+ Indicar un valor positivo

-o() Indicar un valor negativo
$ Indicar un valor de moneda
% Indicar un porcentaje
/ Indicar una fracción
. Indicar un decimal
, Separar los dígitos de una entrada

Un número que se introduce en Excel se considera positivo a menos que esté combinado con
un caracter especial que indique lo contrario. Si usted introduce un signo de más con un
número, Excel lo ignora. Los números negativos pueden introducirse con un signo de menos
o con paréntesis. De manera predeterminada, Excel muestra los números negativos con un
signo menos. Cuando usted introduce un signo de pesos u otro caracter, Excel automática-
mente asigna a la entrada un formato de número.

Rellenar una serie utilizando la función Autorrellenar

Excel ofrece opciones de relleno que rellenarán automáticamente las celdas con datos y/o
formato. Utilice el comando Rellenar para llenar una celda nueva con los datos que existen
en una adyacente. Usted puede escoger la dirección de donde desea que se copien los
datos.

El controlador de relleno es un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior dere-

cha de la celda seleccionada. Cuando señala el controlador de relleno, el puntero cambia a
una cruz negra. Usted puede arrastrar el controlador de relleno a partir de la celda que
contiene los datos con los que desea llenar las celdas adyacentes, o bien, hacer que Excel
continúe llenando dichas celdas en forma automática con una serie de números, con com-
binaciones de números y texto o con fechas o periodos de tiempo, conforme a un patrón
establecido.
22 | Lección 2

Abra el documento L2-2.4 Rellenar una serie utilizando la función Autorrellenar que está disponible
en el CD-ROM complementario.

Un rango es un grupo de celdas adyacentes que usted selecciona para realizar operaciones
en ellas. Para describir un rango de celdas, se escribe la primera y la última, separadas
TOME NOTA
* por dos puntos (por ejemplo, D5:F5).

Cuando Excel reconoce una serie, la opción de relleno predeterminada es completar la

serie. Ahora bien, cuando emplea el controlador de relleno y Excel no identifica una
TOME NOTA
* serie, la opción predeterminada es copiar el contenido de la celda. El botón Opciones de
autorrelleno también le permite rellenar sólo formatos o rellenar sin formato.

Para mostrar el controlador de relleno, pase el cursor sobre la esquina inferior derecha de la
celda hasta que se convierta en +. Haga clic y arrastre el controlador desde la celda que contie-
¿LISTO PARA LA ne los datos hasta la última que desee rellenar con ellos.
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo rellenar una serie Después de que llene las celdas empleando el controlador de relleno, aparecerá el botón de
utlizando la función Autorre- Opciones de autorrelleno para que pueda seleccionar la manera en que la desea que se rellene
llenar? la selección. Como se muestra en la Figura 2-3, la opción predeterminada es copiar tanto el
1.1.1 contenido como el formato original. En el ejemplo ilustrado, el contenido de la celda original
aparece en cada celda del rango. Si señala el botón de Opciones de autorrelleno y hace clic en
la flecha que aparece, podrá elegir otras entre otras opciones.

Figura 2-3 Botón de Opciones Opción

Botón de Opciones de de autorrelleno predeterminada
autorrelleno

Si elige rellenar sólo los formatos, no se copiará el contenido, pero cualquier número que
usted teclee en una celda del rango seleccionado tendrá el formato de la celda original, ejem-
plo: Moneda. Si hace clic en Rellenar serie, las celdas copiadas dirán $275,001, $275,002,
etcétera. El botón de Opciones de autorrelleno permanece activo hasta que usted realiza otra
función.
El controlador de relleno puede utilizarse para completar una serie natural o cualquier otra
serie que usted cree. Por ejemplo, para registrar las ventas diarias sería conveniente tener
columnas consecutivas rotuladas con los días de la semana. Si teclea Lunes en la primera
celda, puede rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno a partir de la
celda Lunes para completar la serie. Cuando usted teclee suficientes datos para que Excel los
reconozca como una serie, el controlador de relleno hará el resto.
 Crear y modificar un libro | 23

I Cortar, copiar y pegar datos

Copiar una serie de datos utilizando el mouse

De manera predeterminada, la función de edición arrastrar y colocar está activada. Esto le
permite utilizar el mouse para copiar duplicar o mover las celdas: seleccione las celdas o el
rango de celdas que desee copiar y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras señala el
borde de la selección; cuando el puntero se convierte en un puntero de copia, arrastre la
celda o el rango de celdas a la nueva ubicación. Conforme arrastre, la Información en
pantalla que se desplaza con la selección le indicará la ubicación en donde se copiarán los
datos al soltar el botón del mouse.

Abra el documento L2-3.1 Copiar una serie de datos utilizando el mouse que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Después de que haya introducido datos en una hoja de cálculo, seguramente tendrá que vol-
ver a arreglarlos y a organizarlos, para que la hoja de cálculo sea más fácil de entender y anali-
zar. Como practicó en este ejercicio, se pueden realizar las funciones de cortar, copiar y pegar
¿LISTO PARA LA de varias formas:
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo copiar una serie de • utilizando el mouse.
datos utilizando el mouse? • utilizando los comandos de la cinta de opciones.
1.1.2
• utilizando los comandos de acceso directo.
• utilizando el panel de tareas Portapapeles de Office.

Mover una serie de datos utilizando el mouse

Los datos pueden moverse de una ubicación a otra dentro de un libro de manera muy
similar a como se copian. Para mover una serie de datos: seleccione la celda o el rango de
celdas y señale el borde de la selección; cuando el puntero se convierta en un puntero de
movimiento , usted puede arrastrar la celda o el rango de celdas a una nueva ubicación.
Cuando se mueven los datos, éstos reemplazan a cualquier dato existente en las celdas de
destino.

Abra el documento L2-3.2 Mover una serie de datos utilizando el mouse que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Cuando intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro
de diálogo como el que se muestra en la Figura 2-4. El mensaje “¿Desea reemplazar el conte-
nido de las celdas de destino?” es un recordatorio de que al mover los datos a una nueva ubi-
cación se reemplazarán los datos existentes. Haga clic en Aceptar.

Figura 2-4
Cuadro de diálogo para mover
celdas
24 | Lección 2
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Copiar y pegar datos CA NU

El Portapapeles de Office recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados.

Usted puede luego pegar (insertar) los elementos seleccionados desde el Portapapeles a una
nueva ubicación en la hoja de cálculo. Los datos cortados se quitan de la hoja pero todavía
están disponibles para que puedan usarlos en múltiples ubicaciones. Los elementos en el
Portapapeles de Office están disponibles para usarse en el libro activo, en otros libros y en
otros programas de Microsoft Office. Sin embargo, para utilizar otro elemento que no sea
el último elemento cortado o pegado, debe tener abierto el panel de tareas Portapapeles. Si
está seleccionada la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office en las Opciones
del Portapapeles, los elementos cortados o copiados se almacenarán en el Portapapeles,
pero usted deberá abrir el panel de tareas para pegar cualquier elemento anterior al último.

Abra el documento L2-3.3 Copiar y pegar datos que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.

Para pegar un rango de celdas, seleccione la primera celda del rango que va a ser
TOME NOTA
* copiado o seleccione un rango del mismo tamaño.

Acaba de practicar cómo utilizar los comandos del grupo Portapapeles. Usted puede seleccio-
nar un rango de datos, hacer clic en Copiar, mover el cursor a una ubicación y hacer clic en
Pegar. Si copia elementos adicionales y luego hace clic en Pegar, sólo el último elemento
copiado se pegará. Para acceder a varios elementos, abra el panel de tareas Portapapeles.

Cuando corta o copia datos y después los pega utilizando el Portapapeles de Office – ya
sea por medio del comando Pegar en la cinta de opciones o presionando Ctrl+V - la
opción predeterminada es pegar el contenido y formato de la celda de origen. Más
opciones están disponibles cuando hace clic en la flecha Pegar. Usted puede copiar un
TOME NOTA
* rango de datos en una columna y hacer clic en Transponer para pegar los datos en
columnas. Otras opciones le permiten copiar fórmulas, copiar valores en lugar de fórmu-
las y copiar celdas que contengan bordes y pegar los datos sin el borde. En la Lección 8,
usted usará algunas de las opciones del Pegado especial.

Cuando pega datos, el botón Opciones de pegado aparece debajo de los datos que se aca-
ban de pegar. Haga clic en él para elegir la forma
en que se formateará la celda o el rango de destino. Las opciones de pegado se ilustran en la
Figura 2-5.

Figura 2-5
Opciones de pegado
 Crear y modificar un libro | 25

Para desplegar el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el Iniciador de cuadro de diálogo.
El elemento que copió más recientemente siempre se agrega al principio y es el elemento que
se copia, ya sea haciendo clic en Pegar o empleando un comando de acceso directo. Como se
ilustra en la Figura 2-6, el Portapapeles almacena los elementos copiados de otros programas
así como aquellos copiados en Excel. En el panel se muestra el icono del programa en que se
generó y el principio del texto copiado.

Figura 2-6
Panel de tareas Portapapeles
de Office Elemento de
Excel copiado al El borde parpadeante
Portapapeles de Office indica que los datos han
sido copiados

Elemento de Elemento
PowerPoint de Word

MOAC Excel 2007/ETC Lección 2 fig 2-11

Cuando copia o corta datos de una hoja de cálculo, aparece un borde parpadeante alrededor
del elemento que permanece visible incluso después de que haya pegado los datos a una o más
ubicaciones. El borde continuará parpadeando hasta que usted realice otra acción o presione
la tecla Esc. Mientras la marquesina siga parpadeando, usted puede pegar ese elemento en
varias ubicaciones, sin que esté abierto el Portapapeles.
Cuando mueve el cursor sobre un elemento del Portapapeles, aparece una flecha a la derecha
que le permite pegar el elemento o eliminarlo. Puede eliminar elementos individuales o hacer
clic en Borrar todo para eliminar todo el contenido del Portapapeles. Cuando el panel de tare-
as está abierto, todavía puede utilizar los botones de comandos o accesos directos para pegar el
último elemento copiado.
Las opciones del Portapapeles le permiten mostrarlo automáticamente. Si no tiene selecciona-
da la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, es buena idea seleccionar la
opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office para que pueda acceder a los elementos
que corte o copie cuando abra el Portapapeles.
Para cerrar el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo o en
el botón Cerrar en la parte superior del panel. Sin embargo, los elementos del Portapapeles
permanecen ahí hasta que usted haya salido de todos los programas de Microsoft Office. Si
desea que el panel de tareas Portapapeles se muestre cuando abra Excel, haga clic en el botón
Opciones en la parte inferior izquierda del panel y seleccione la opción Mostrar automática-
mente el Portapapeles de Office.

Cortar y pegar datos

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? La mayoría de las opciones para copiar y pegar datos también aplican a cortar y pegar. La
¿Cómo copiar y pegar una principal diferencia es que los datos copiados y pegados permanecen en su ubicación ori-
serie de datos? ginal así como en la celda o rango de destino. Los datos cortados y pegados sólo aparecen
1.3.1 en la celda o rango de destino.

Abra el documento L2-3.4 Cortar y pegar datos que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.
26 | Lección 2

Cuando elimina texto, éste no se almacena en el Portapapeles. Si desea quitar los datos
TOME NOTA
* pero cree que podría utilizar el texto más adelante, utilice Cortar en lugar de Suprimir.
El texto eliminado sólo puede restablecerse mediante el comando Deshacer.

Si realiza una acción y luego cambia de parecer, el comando Deshacer es extremadamente

útil. Si por equivocación pega datos en una celda o en un rango que ya contenía datos, éstos
no estarán disponibles en el Portapapeles. Para recuperarlos, debe deshacer el pegado.
En Excel, usted puede deshacer y repetir hasta 100 acciones. También puede deshacer una o
más acciones haciendo clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para
deshacer varias acciones a la vez, haga clic en la flecha Deschacer y seleccione las acciones
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
que desea revertir. Haga clic en la lista y Excel revertirá las acciones seleccionadas.
¿Cómo cortar y pegar datos Para rehacer una acción que deshizo, haga clic en Rehacer en la Barra de herramientas de
y contenidos de celdas? acceso rápido. Cuando se han deshecho todas las acciones, el comando Rehacer cambia a
1.3.1 Repetir.
En los ejercicios anteriores, usted aprendió que Excel ofrece varias opciones para introducir
datos en una hoja de cálculo. También cuenta con varias maneras de lograr cada una de las
tareas. Para cortar, copiar y pegar, puede utilizar los comandos de la cinta de opciones, los
métodos abreviados de teclado o hacer clic con el botón secundario del mouse y utilizar el
menú contextual. Conforme se vuelva más competente al trabajar con Excel, usted decidirá el
método que sea más eficaz para usted.

I Modificar las propiedades de un libro

AR ACT
EVA C

ERISTI

Establecer las propiedades básicas CA NU

Puede utilizar el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades
de un libro abierto. Para abrir el panel, haga clic en el Botón de Microsoft Office, señale
Preparar y luego haga clic en Propiedades. El Panel de propiedades del documento se des-
pliega directamente arriba del espacio de trabajo, en lugar de hacerlo en un cuadro de
diálogo como se hacía en las versiones anteriores de Excel.

Abra el documento L2-4.1 Establecer propiedades básicas que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.

Si uno de los campos de información del documento está marcado con un asterisco
TOME NOTA
* rojo, significa que es un campo obligatorio. Lo más probable es que su organización lo
haya especificado como requisito al crear las opciones de propiedades personalizadas.

Asignar palabras clave

Asignar palabras clave a las propiedades del documento facilita la tarea de organizarlos y
encontrarlos posteriormente. Usted puede asignar sus propios valores de texto en el
campo Palabras clave. Por ejemplo, si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la pala-
bra clave venta a las hojas de cálculo que contengan datos sobre los clientes cuyas casas
estén en la lista de casas para venta. Es posible asignar más de una palabra clave a un
mismo documento.
 Crear y modificar un libro | 27

Abra el documento L2-4.2 Asignar palabras clave que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.

Después de guardar un archivo, la ficha Estadísticas registrará cuándo se tuvo acceso a él al

¿LISTO PARA LA archivo y cuando se modificó. También identifica a la persona que guardó el archivo por últi-
CERTIFICACIÓN? ma vez. Asimismo, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el nombre
¿Cómo asignar palabras del libro. Dado que aún no ha guardado el libro que ha estado utilizando, la barra de título
clave a las propiedades de del cuadro de diálogo dice Propiedades de Libro1. Usted puede ver las propiedades de un
un libro? documento desde el cuadro de diálogo Abrir o desde el cuadro de diálogo Guardar como
5.3.3 cuando el libro está cerrado. También puede ver las propiedades desde el cuadro de diálogo
Imprimir.

I Imprimir una hoja de cálculo

Establecer el área de impresión

Definir un área de impresión le da más control sobre lo que aparece en la página impre-
sa. Si una hoja de cálculo tiene un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá esa
área. Las opciones de impresión del cuadro de diálogo Imprimir no anulan la definición
del área. Usted puede establecer áreas de impresión para imprimir una sección terminada
de la hoja o restringir la publicación de algunos datos.

Abra el documento L2-5.1 Establecer el área de impresión que está disponible en el CD-ROM
complementario.

RESOLUCIÓN DE Si hace clic en Área de impresión sin seleccionar el rango de datos que desea imprimir, sólo
PROBLEMAS
imprimirá la celda activa.

¿LISTO PARA LA Con este ajuste de área de impresión, independientemente del método que utilice para
CERTIFICACIÓN? imprimir, sólo la información de ventas para enero aparecerá en el documento impreso.
¿Cómo establecer un área Cuando se establece un área de impresión, ésta permanecerá seleccionada en la hoja de cál-
de impresión? culo cuando siga trabajando. Si después desea imprimir toda la hoja, debe borrar el área de
5.5.1 impresión o seleccionar Omitir áreas de impresión en el cuadro de diálogo Imprimir.

Utilizar la vista preliminar

Usted tiene dos opciones para ver como lucirá su página al ser impresa:
• Haga clic en el Botón de Microsoft Office, señale la flecha Imprimir y luego haga
clic en Vista preliminar.
• Haga clic en el Botón de Microsoft Office, haga clic en Imprimir y haga clic en
Vista previa en el cuadro de diálogo Imprimir.

Abra el documento L2-5.2 Utilizar la vista preliminar que está disponible en el CD-ROM
complementario.
28 | Lección 2

Elegir una impresora

Antes de poder imprimir desde Excel, usted debe configurar la impresora para su PC. Si
se ha configurado más de una impresora, usted puede elegir la que desee emplear para
imprimir el documento. Las impresoras instaladas aparecen en el cuadro Nombre del cua-
dro de diálogo Imprimir.

Abra el documento L2-5.3 Elegir una impresora que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.

Establecer otras opciones de impresión

Las opciones del cuadro de diálogo Imprimir le permiten imprimir varias copias, impri-
mir las páginas seleccionadas de un documento con múltiples hojas, imprimir todo el
libro u omitir un área de impresión. También puede ver las propiedades del documento y
obtener una vista previa del documento impreso.

Abra el documento L2-5.4 Establecer otras opciones de impresión que está disponible en el CD-
ROM complementario.

I Guardar un libro por primera vez

Asignar un nombre a un nuevo libro y guardarlo

Cuando guarde un archivo por primera vez, se le harán dos preguntas importantes:
¿Dónde desea guardar el archivo? ¿Qué nombre le dará al archivo? Usted contestará a
estas preguntas en el cuadro de diálogo Guardar como.

Abra el documento L2-6.1 Asignar un nombre a un nuevo libro y guardarlo que está disponible en
el CD-ROM complementario.

El sistema de archivos electrónicos y el sistema manual operan bajo los mismos principios. Los
archivos se guardan en carpetas. Las carpetas se almacenan en archiveros. En el sistema de
archivos electrónicos, los archiveros son las unidades y los dispositivos de almacenamiento.
Por medio del cuadro de diálogo Guardar como, se coloca el documento en una carpeta y se
selecciona la ubicación para almacenarlo.

Guardar un libro con un nombre diferente

Usted puede cambiar el nombre de un libro existente para crear un nuevo libro. Por ejem-
plo, el informe de ventas que creó en los ejercicios es para el primer trimestre. Cuando se
hayan introducido todos los datos del primer trimestre, usted puede guardar el archivo con
un nombre nuevo y emplearlo para introducir los datos del segundo trimestre. También
puede utilizar un libro existente como plantilla para crear nuevos libros. Utilice el cuadro
de diálogo Guardar como para implementar cualquiera de estas dos opciones.
 Crear y modificar un libro | 29

Abra el documento L2-6.2 Guardar un libro con un nombre diferente que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Crear una plantilla para usarla para cada nuevo informe elimina la posibilidad de perder los
datos porque olvidó guardarlos con un nombre nuevo antes de reemplazar los datos de un tri-
mestre con otro.

Guardar un libro para usarlo en una versión anterior de Excel

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo guardar un libro
para utilizarlo en una
versión anterior de Excel?
5.4.1
Los archivos creados en versiones anteriores pueden abrirse y revisarse en Excel 2007.
Usted puede guardar una copia de un libro de Excel 2007 (xlsx) que sea totalmente com-
patible con las versiones de Excel 97 a Excel 2003 (xls). El símbolo del programa que se
muestra con los nombres de archivo será diferente, pero es buena idea dar un nombre
diferente al archivo de la versión anterior.

Abra el documento L2-6.3 Guardar un libro en una versión anterior de Excel que está disponible en
el CD-ROM complementario.

Elegir un formato de archivo diferente

Usted puede guardar un archivo de Excel 2007 en otro formato que no sea xlsx o xls. Los
formatos de archivo que están disponibles en el cuadro de diálogo Guardar como depen-
den del tipo de hoja que esté activa. Cuando usted guarda un archivo en otro formato de
archivo, puede perder parte del formato, de los datos y/o de las características.

Abra el documento L2-6.4 Elegir un formato de archivo diferente que está disponible en el CD-
ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Usted puede guardar un archivo de Excel en muchos otros formatos tales como Libro de
¿Cómo guardar un libro en Excel habilitado para macros, o archivo de datos XML.
un formato de archivo dife-
rente?
5.4.2