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MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 97

INTRODUCCIN
El presente curso pretende servir como introduccin a todos aquellos que comienzan con el el estudio de las Bases de Datos relacionales utilizando el programa Access 97. El curso se divide en varios captulos los cuales explican las operaciones ms usuales con ejercicios comentados paso a paso.
GUIA DE APRENDIZAJE
En la parte izquierda de la pantalla vereis un men durante todo el curso, cuyas opciones son las siguientes: Indice leccin: Nos lleva automticamente a esta pgina. Lecciones:Accederemos al men principal de las lecciones que forman este curso. FAQ's: Preguntas, dudas y consultas de nuestros alumnos. Sugerencias: Si tienes algo que comentarnos, envanos un e-mail desde aqu.
Curso impartido por Mart Gay, profesor de Informtica de Gestin de Area Interactiva y Centre d'Estuids Mumany
Access es una marca registrada de Microsoft Corporation Todas las marcas registradas pertenecen a sus respectivos fabricantes
Area Interactiva-1999. Todos los derechos reservados
Leccin 1 Leccin 2 Leccin 3 Leccin 4 Leccin 5 Leccin 6 Leccin 7 Leccin 8 Leccin 9 Leccin 10
Qu es una Base de datos? - Iniciar Access - La primera base de datos - Introducir datos Objetivos de una BD - Caso prctico - Ejercicio Relaciones - Caso prctico Introducir datos - Aadir, modificar, borrar registros - Ancho de columnas - Buscar datos Ordenar los datos - Crear una copia de la tabla. Consultas - Consultas con criterios - Expresiones Campos calculados - Consultas de creacin de tablas Formularios I Formularios II Formularios III. Campos calculados Ejercicio de repaso
Leccin 10-B Ejercicio de repaso Leccin 11 Tecnologa OLE Leccin 12 Compactar bases de datos - Crear rplicas de bases de datos
file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (1 de 43) [29/8/01 19:05:58]
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Leccin 13 Repaso
Introduccin a SQL - Contraseas - Acceso por usuarios - Crear archivos MDE - Access e internet. Hipervnculos - Importar y exportar en HTML
Trabajar con sub-formularios - Utilizar listas desplegables VB Access y Visual Basic - Conceptos bsicos - Cambio del foco del cursos - Proteccin de campos Curso de Access 97 - LECCIN 1 Qu es una base datos?
Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestin de fichas de los artculos de nuestro almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms este mes? qu clientes compran un determinado artculo? cul es la ganancia total del mes? etc. En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el captulo de crear, modificar etc una base de datos sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc. Y poqu de esta forma? Porque as vemos de dnde sale cada cosa. As aprendemos a modificar un campo, un formulario, etc a nuestro gusto. Iniciar Access 97 Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos preguna si queremos:
G G G
Crear una base de datos en blanco. Utilizar el asistente para crear una base de datos Abrir una base de datos existente
Como hemos dicho que todo el trabajo ser a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opcin Base
de datos en blanco. Seguidamente nos aparecer la tpica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se crear. La primera base de datos
Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podra servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base de datos servir como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos ms completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera toma de contacto nos ir bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de dilogo. Access colocar
automticamente al archivo la extensin MDB. Seguidamente, aparecer ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:
Observemos que en la ventana aparecen unas pestaas en la parte superior:
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Objetos de la Base de Datos Tablas unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas. Ms adelante veremos qu es un campo.
Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y visiblemente ms atractiva. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic
Curso de Access 97 - LECCIN 1 Una base de datos comienza con el diseo de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qu datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:
G G G G G
Matrcula Nombre, apellidos, direccin, etc, del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones
Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos bsicos en el diseo de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos).
Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona Registro: conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha. Base de datos: conjunto de registros total. Observa la siguiente ilustracin:
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Este sera el primer registro de una base de datos compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1,
telfono y provincia)
El nmero total de registros podemos verlo en la parte inferior (1 de 9)
Para crear una tabla sigue estos pasos:

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Pulsa Click en el botn Nuevo situado a la derecha de la ventana
Aparece una ventana con varias opciones:
Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos Vista diseo: para definir los campos y sus caractersticas Asitente para tablas: un programa nos guia automticamente en la creacin de los campos de la tabla Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa
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Escoge la opcin Vista diseo
Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la BD. Desde aqu podemos definir qu tipo de campos aparecern en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripcin. Para comenzar:
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Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de
desplazamiento o con un simple Click del ratn.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre)
servir para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o nmeros. Por tanto, ser del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numrico, nos aseguramos que posteriormente slo podremos introducir nmeros en dicho campo. Las caractersticas de cada campo son las siguientes: Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numrico: para introducir nmeros Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc. Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
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Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)
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Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de caractersticas. De momento no te preocupes por ello. Ms adelante veremos cmo modificarlo. Bien, ahora vamos a guardar la tabla.
Curso de Access 97 - LECCIN 1 Antes de guardar la tabla vamos a ver qu es un campo clave. Un campo clave es un campo con una caracterstica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningun registro de la BD. Un campo clave incrementa adems la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lgicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.
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Selecciona con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Despus, pulsa un Click en el botn Clave principal situado en la barra de mens. Aparecer como aqu:
Para guardar la tabla, puedes cerrar la ventana directamente o bien escoger la opcin Archivo - Guardar. Sea
como sea, te pedir un nombre para la tabla. Colcale como nombre: Alumnos y acepta.
Introducir datos
La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

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Pulsa Click en el botn derecho Abrir
Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un click en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumrico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.
Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos mtodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a Archivo -
Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes.
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Leccin 2
Continuaremos el segundo captulo de este curso construyendo una nueva base de datos que utilizaremos durante unas cuantas lecciones. Tambin veremos ms coneptos importantes que nos servirn como base para comprender mejor el funcionamiento de una base de datos. Objetivo de una Base de Datos Antes de comenzar a crear una base de datos algo ms compleja que la de nuestro primer ejemplo, convendra establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente pirmero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qu uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podran ser:
G G G G G
Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos Informes sobre artculos ms vendidos Etiquetas postales para clientes Existencias de artculos Pedidos a proveedores, etc
A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarn nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la informacin en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario. Caso prctico La BD que construiremos a continuacin tratar de gestionar una ficticia empresa, "EL ABETO" dedicada al alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en Rub y Terrassa que abarcarn propiedades de la provincia de Barcelona. Utilizando el ejemplo anterior, qu necesitaremos para construir la DB? Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc...) Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, direccin, nmero de aseos, etc) Supongamos que hemos hecho un estudio de la situacin y decidimos incluir los siguientes campos en la BD: Cdigo de la propiedad (Nmero que identificar a la propiedad alquilada) Nombre, apellidos, DNI, y direccin Fecha de alquiler del contrato Fecha de expiracin del contrato Alquiler mensual que paga el cliente Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...) Tiene garaje? Nmero de aseso, habitaciones, direccin de la propiedad, ciudad, provincia y Cdigo postal Superficie en m/2
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Extras (observaciones, extras instalados, situacin privilegiada, etc...) Evidentemente, en una BD siempre nos olvidaremos algn campo, o tendremos que modificar las caractersticas de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo. Bien, en concreto hemos calculado que necesitamos 20 campos para nuestra base de datos. SI hicisemos una sola tabla incluyendo todos los campos, podramos gestionar perfectamente pero sera una barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces necesitaramos modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad, y los del cliente no nos serviran para nada. Por ello, crearemos dos tablas; una controlar los datos del cliente y otra los lde la propiedad.
Curso de introduccin a las Bases de datos con Access
97
Prctica
Crea una BD nueva desde la opcin Archivo - Nueva base de datos y colcale como nombre: ABETO
Pulsa en el botn Nuevo y escoge la opcin Vista diseo

A continuacin crea los siguientes campos:
Observa que hemos colocado como campo clave el campo Cdigo propiedad. De esta forma nos aseguramos que no
repetimos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar.
Fjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial:
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Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las caractersticas de cada campo. Sus opciones son:
Tamao del campo: define el tamao mximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255 Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (P.Ejemplo monetario, fecha, etc....) Mscara de entrada: access coloca una serie de signos automticamente para facilitarnos la introduccin de los datos. P.Ejmplo, podemos introducir una fecha tecleando slo los nmeros del dia, mes y ao, y access nos colocar automticamente las barras de separacin. 12/abr/98 Ttulo: se utiliza para dar un ttulo al campo para posteriormente utilizarlo en formularios Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo. Regla de validacin: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos segn unos criterios. P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad, etc.... Texto de validacin: cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde aqu podemos definir qu texto aparecer. Requerido: si esta opcin est en S, el usuario est obligado a introducir datos. Permitir logitud cero: si esta opcin est en S, se permite la introduccin de cadenas de longitud cero. Indexado: los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.
A continuacin, coloca en S la opcin Requerido de los campos Nombre y Apellido
En el campo Alquiler mensual, cambia las propiedades siguientes: Formato: Moneda Regla de validacin: <150000 Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000
Selecciona el campo Fecha de contrato y siita el cursor en la casilla Mscara de entrada. Aparecer un botn en la parte derecha: Debers pulsarlo. Access te dir si quieres guardar la tabla. Responde afirmativamente y colcale como nombre: Clientes. A continuacin te aparecer una ventana con ejemplos de mscaras. Escoge la opcin Fecha corta
y pulsa en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos correspondientes a la mscara. Haz exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiracin Cierra la ventana de Diseo de tabla. Guarda los cambios.
Seguidamente crea una nueva tabla. La llamars PROPIEDADES y tendr las siguientes caractersticas: CAMPO Cdigo propiedad Garaje Tipo de propiedad Superficie en m/2 Direccin Poblacin Provincia Cdigo Postal Habitaciones Aseos Extras TIPO Texto S/No Texto Numrico Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico Memo 15 Entero 40 20 15 5 Entero Entero TAMAO 3 OTROS Campo clave
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LECCIN 3
Bien, continuamos con la leccin 3. En la anterior hemos preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Hemos definido en comn un campo: Cdigo de propiedad. Porqu? Necesitamos un campo en comn para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades que sean, cada una con su cdigo nico que las identificar. Pero tambin necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en comn. De esta forma, podemos introducir datos en la tabla CLIENTES pero asegurndonos que existen en la tabla PROPIEDADES. As no habrla lugar a equivocaciones. Lo que vamos a hacer es una relacin.
RELACIONES Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn. Existen tres tipos de relaciones:
Relacin de uno a uno: En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:
Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada pelcula pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:
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Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadore, pero cada jugador slo puede jugar en un equipo:
Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relacin.
G
Arrastra el campo Cdigo de propiedad desde una tabla hasta otra:
Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas caractersticas de la relacin.Observa en la parte inferior que Access nos coloca automticamente el tipo de relacin como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos sern nicos. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrn correctamente relacionados cuando se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones ms:
H
Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, ste tambin ser modificado en la tabla relacionada.
Desde el botn Tipo de combinacin podemos acceder a ms caractersticas de la relacin.
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Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botn Crear.
Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas.

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Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relacin.
Ya estn a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botn Abrir y
Access mostrar una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos. Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lpiz en la parte izquierda de la fila. En la introduccin de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejar terminar el proceso. Cuando terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos cancelar la introduccin de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape. Ahora podras introducir datos de ejemplo, pero para ahorrarte trabajo, pulsa aqu (40 kb)y bjate el ejemplo completo hasta el momento. Cuando lo tengas
grabado, brelo y observa los datos que hemos introducido. Nos vemos en la siguiente leccin.
Prctica:
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Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botn Relaciones o bien accede desde Herramientas
- Relaciones.
LECCIN 4
INTRODUCIR DATOS Si te bajaste el ejemplo de la anterior leccin, vers que con el botn Abrir ya hay datos introducidos. Con esto ahorraremos tiempo. Recuerda que haba una relacin entre las dos tablas de Uno a Uno, desde la tabla CLIENTES a la tabla PROPIEDADES. Esto significa que primero tendremos que dar de alta algn cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla PROPIEDADES. La relacin que hemos establecido nos evita la introduccin de errores en la tabla PROPIEDADES, ya que, para introducir una propiedad, previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en la tabla CLIENTES. AADIR REGISTROS Para aadir nuevos registros podemos: - Acceder a la opcin del men Insertar - Nuevo registro - Pulsar un click directamente bajo el ltimo registro:
Es importante fijarse en el smbolo de la izquierda (el tringulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el smbolo se convertir en un lpiz. Al finalizar la introduccin de los datos del registro en el ltimo campo, si pulsamos Intro, introduciramos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introduccin de los datos, pulsaremos la tecl Escape y el lpiz desaparecer para volver a visualizar el tringulo negro.
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MODIFICAR REGISTROS Para modificar los datos de un registro, nicamente pulsaremos un click en el interior del campo que queramos modificar. MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA Para modificar la anchura de una columna y as poder visualizar el contenido del campo, podemos situar el ratn en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. Tambin podemos pulsar un click en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionar.
Una vez seleccionada, podemos acceder al men Formato - Ancho de columna - Ajuste perfecto y Access ajustar el ancho automticamente al contenido de la columna. BORRAR UN REGISTRO Si lo que deseamos es borrar un registro, pulsaremos un click en el nmero de la fila del registro que queramos borrar. Una vez seleccionado, accederemos al men Edicin - Eliminar registro y Access, tras perdirnos confirmacin, borrar
el registro de la tabla.
BUSCAR DATOS EN LA TABLA Una opcin muy til es la de buscar algn dato en toda la tabla. Existe un botn en la barra de herramientas, o bien podemos acceder al men Edicin - Buscar. Nos aparecer la tpica ventanita para buscar una frase. Podemos decirle a
Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.

ORDENAR LOS DATOS DE LA TABLA Esta opcin es muy til, ya que a veces nos interesar un listado por ejemplo, de la tabla CLIENTES ordenada por fecha de expiracin del contrato, o un listado de la tabla PROPIEDADES ordenada por Tipos de Propiedad, etc. Simplemente tenemos que situar el cursos dentro de un campo por el que queramos ordenar la tabla. Seguidamente podemos pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente, segn queramos ordenar. Tambin podemos acceder desde el
men Registros - Ordenar. Access ordenar la tabla por ese campo. Ordenar la tabla por un campo en concreto no significa que Access cambie la posicin de los campos de la tabla. De hecho, si despus de ordenar intentamos cerrar la tabla, Access nos avisar si queresmo guardar los cambios, es decir, si queremos que la tabla se guarde con el nuevo orden.
HACER UNA COPIA DE UNA TABLA Es muy importante crearse copias de todo lo que consideremos importante. Es pues, necesario, crearse una copia de alguna tabla dentro de la propia base de datos. Ten en cuenta que en Access, hay opciones un poco... digamos... delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si tienes una copia, NO PROBLEM. Si no tenas copia, lo ms seguro es que comienzes a acordarte del tio segundo de Billy Puertas o quien sabe. Para hacerte una copia de una tabla, debes tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal: - Selecciona la tabla - Pulsa el botn Copiar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Copiar
- Pulsa el botn Pegar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Pegar

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- Cuando Access te pida un nuevo nombre, escribe el que creas oportuno.

Nos vemos en la siguiente leccin, OK?
Curso de Access 97 - LECCIN 5
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CONSULTAS En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quin paga ms de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas. Las consultas con
preguntas preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta. Las consultas pueden ser de varios tipos
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G G
Consulta de seleccin: es la ms utilizada. Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc. Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar registros, aadir o modificar registros, etc. Consultas de unin: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas
Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos. - Con la Base de Datos ABETO.MDB abierta, pulsa click en la pestaa de Consultas:
- Pulsa click en el botn Nuevo. Te aparecer una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar. - Escoge la opcin Vista Diseo y acepta Seguidamente aparece una pequea ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta. - Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar - Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES - Pulsa el botn Cerrar Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu campos
queremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc). Supongamos que queremos realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:
- Pulsa doble click en el campo Cdigo de propiedad de la tabla CLIENTES El campo ha de aparecer en la parte inferior. - "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo
anterior. - Ahora carga utilizando el mtodo que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.
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Perfecto. Ahora vamos a ver el resultado: - Pulsa click en el botn Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo. En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podramos ahora volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a hacer es
guardar la consulta.
- Cierra la ventana de la consulta. Access te pedir si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como nombre: Consulta sencilla. Si quisiramos modificar la consulta, deberamos pulsar el botn Diseo. Si quisiramos ejecutarla para ver su
contenido, pulsaremos el botn Abrir.
Curso de Access 97 - LECCIN 5 CONSULTAS CON CRITERIOS La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cmo crear una consulta que nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan ms de 85.000 pts de alquiler mensual. - Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquiler mensual - En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >85000
- Visualiza el resultado de la consulta con el botn Vista

Observa que aparecen los tres campos de los clientes que pagan ms de 85.000 pts al mes - Vuelve al modo Diseo desde el mismo botn - Agrega el campo Oficina vendedora y aade el siguiente criterios:
- Visualiza el resultado En este ltimo caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir. Slo veremos los campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que pagen ms de 85.000 pts y cuya oficina vendedora est en la ciudad de Terrassa. - Guarda la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Ms de 85000
Access
Curso de Access 97 - LECCIN 5 EXPRESIONES En las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Vamos a ver qu tipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios:
Expresiones de fecha Podemos utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestin de fechas, podemos utilizar esos mismo operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha se menor al 12 de Junio del 97. Podemos hacerlo de las siguientes formas:
<12 Junio 1997 <#12/06/97# <12 Jun 97 <12-Jun-97 <12/06/97 Expresiones de nmeros, moneda y contador Cuando utilizemos campos de este tipo, tan slo tendremos que escribir los daots y si contienen decimales, el separador de decimales. Expresiones de texto En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando maysculas o minsculas indistintamente. Expresiones lgicas tipo S/No Para valores tipo S podemos escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios: "S" "Verdadero" "Activado" "-1" Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones: "No" "Falso" "Desactivado" "0" Caracteres comodn Como en MS-DOS o la mayora de programas de Windows, podemos incluir los dos caracteres comodn (el asterisco * y el interrogante ?) para crear una expresin. El interrogante puede sustituir un solo caracter en la posicin que est. El asterisco podr sustituir a ms de un caracter en la posicin en que se encuentre. Por ejemplo: M?? buscar los datos que comienzen por M y luego tengan dos letras ms ?a?a buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
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*/12/97 buscar los datos de cualquier dia del mes de diciembre del 97 An* buscar los datos de lo que comienze por la palabra An
CAMPOS CALCULADOS En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Podemos crear campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos. Lo que vamos a hacer a continuacin es lo siguiente: Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Es evidente que sera una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operacin matemtica: - Abre la Base de Datos Abeto.MDB y sitate en la pestaa de las Consultas
- Crea una nueva Consulta en modo Vista Diseo - Carga la tabla Clientes - Carga los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual - En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo Actualizacin
- Sita el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:
- Cierra la consulta. Guardala con el nombre Aumento de precio en 500pts Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el nmero 500. No vendra mal hacerse una copia de la tabla Clientes
por si acaso.
- Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar de que se van a modificar datos de una tabla.
Acepta el mensaje que aparece. - Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar. - Ve a la pestaa Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer con un incremento de 500 pts.
CREAR UNA TABLA NUEVA CON CAMPOS DE OTRAS TABLAS A continuacin vamos a ver cmo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con slo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). Evidentemente sera una "pasada" crearla nueva e introducir los datos uno por uno. Por ello, vamos a tomar campos de las dos tablas y construir una nueva.
Access
- Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas. - Aade de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual
- Aade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Direccin, Poblacin y Provincia - En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo Consulta de creacin de tabla. - Access te pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Colcale el nombre: Clientes y Propiedad y acepta. - Cierra la consulta. Grbala con el nombre: Consulta de creacin de tabla - Observa que aparece otro tipo de icono. - Selecciona la consulta recin creada y brela. Access te avisa que se crear una nueva tabla. Acepta. - Ve a la pestaa de Tablas y observa que la nueva tabla se ha creado.
FORMULARIOS I Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: - Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo - Calcular campos - Crear y utilizar grficos - Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc. Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida. Para ver cmo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaa
Formularios. y pulsar el botn Nuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se crear. En esta primera leccin dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un assitente que nos ir guiando en su creacin.
- Con nuestra base de datos abierta (Abeto.MDB) accede a Formularios - Nuevo y escoge la tabla Clientes y la
opcin Asistente para formularios
- Acepta la ventana. En esos momentos, se ejecutar un asistente de Access que nos ir guiando paso a paso en la creacin del formulario. En el primer paso, Access nos pide qu campos queremos incluir en el formulario. En la
Access
parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte dereche otra con los campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.
Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha Borra el campo seleccionado de la ventana derecha Borra todos los campos de la ventana derecha - Carga todos los campos y pulsa el botn Siguiente. En el siguiente paso, Access nos pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo. Si pulsas un click en las diversas opciones, vers una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar. - Acepta el tipo En columnas y pulsa el botn Siguiente Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo
Mundo
- Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente
- Acepta el ltimo paso (nombre del formulario) con el botn Termimar, y el formulario ya estar creado.
La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:
Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro y aadir un nuevo registro. Desde el formualrio podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los cambios que realizemos en el formulario, se realziarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarn si abrimos el formulario.
Podemos cerrar el formualrio, buscar un dato (Edicin - Buscar), borrar un registro completo (Edicin - Eliminar registro), etc. Si tenemos el formulario cerrado, para utilizarlo slo debemos pulsar el botn Abrir. De
igual forma, con el botn Disear accedemos al diseo del formulario, que es una pantalla especial donde podemos cambiar las posicin de los
Access
campos, caractersticas, aadir campos calculados, ttulos, colores, etc, pero eso ya es otra leccin. De momento, puedes probar a crear varios formularios escogiendo distintas opciones del primer cuadro del asistente (tabular, columnas u hoja de datos).
FORMULARIOS II En la leccin anterior vimos cmo crear con el asistente de Access un formulario automtico. En esta leccin vamos a ver cmo se puede personalizar un formulario. Crearemos un formulario de la tabla Propiedades de forma manual: - Con la base de datos Abeto.MDB abierta y situados en la pestaa Formularios, pulsa el botn Nuevo.
- Escoge de la lista la tabla Propiedades y como tipo de formulario escoge Vista Diseo.
Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde podemos "cargar" los campos de la tabla y situarlos a nuestro gusto. Observa que la zona gris es la zona que veremos cuando estemos utilizando el formulario. Esta zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe ms zona de pantalla. Para cargar los campos existe un botn situado en la barra de herramientas llamado Lista de campos
desde el que podemos escoger el campo que queramos. - Pulsa dicho botn y te aparecer una pequea ventana con los nombres de los campos - "Arrastra" el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda:
Si sitas el puntero del ratn sobre el campo cargado, vers que aparece una mano si est sobre un borde del campo. Esta mano sirve para mover el campo. Tambin podemos observar unos controles (puntitos negros) para modificar el tamao del campo. Es importante anotar que hemos cargado dos cosas: a la izuquierda el nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en s. Observa tambin que posicionando el puntero del ratn sobre uno de los dos cuadrados ms grandes, aparece un dedo que servir para mover slo una parte del campo (el nombre o el campo)
Access
Termina de cargar el resto de campos y sitalos de forma ms o menos coherente.
Observa que en las barras de herramientas que disponemos en esta pantalla, hay botones para cambiar los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve, etc. Puedes seleccionar algn campo y hacer diferentes pruebas con esta barra. EL formulario puede quedar ms chulo, pero tampoco hay que abusar de demasiados colorines de forma que quede demasiado "chilln". Cuando te guste el resultado, puedes hacer una prueba para ver cmo quedar con el botn Vista situado en la parte superior izquierda de la barra de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulsa el mismo botn.
Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo).
Curso de Access 97 - LECCIN 8 Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto. Tambin puedes ir pulsando un click uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula). Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas. sta sirve para crear textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un ejemplo. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser un Chalet, Casa o Apartamento. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando alguno existente, sera un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida. - Debes activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente
Access
La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso a paso o bien "a mano". Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado
(hundido) significa que est activado, por lo que si creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control manualmente, hemos de desactivarlo pulsando un click.
- Asegrate de que el botn mencionado est desactivado y pulsa despus en el botn Cuadro
combinado de la misma barra de herramientas. - Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se puede cambiar posteriormente. - Te habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo. - Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulsa doble click en un borde del campo, o bien pulsa el botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin puedes acceder desde el men Ver- Propiedades.
Te aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc. - Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma: Nombre: Tipo de propiedad Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo Origen del control: Tipo de propiedad (puedes escogerlo de la lista desplegable) La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente. Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puedes escogerlo de la lista desplegable) Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atencin al punto y coma separador) Aqu definimos una lista de valores. En Tipo de origen de la fila podramos escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma. - Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de Cuadro combinado... colcale como nombre: Tipo de popiedad. - Cierra el cuadro, ajusta si es necesario el tamao y posicin del campo y realiza una vista previa del formulario. Prueba a desplegar la lista recin creada confirmando que funciona.
Access
FORMULARIOS III En la leccin vamos a ver cmo colocar un control de clculo de campos en un formulario. Lo que haremos ser utilizar el formulario de la tabla Clientes que hicimos con el Asistente para formularios. G
Con la ventana de formularios a la vista, selecciona el formulario Clientes y pulsa el botn Disear.
Observa la siguiente imagen: hemos ampliado un poco la zona de diseo y movido el campo Alquiler. Vamos a
insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Podramos crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, tendramos que ir al diseo de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. En este caso no los crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo nico que harn ser realizar un clculo matemtico de otros campos.
- Hemos aadido dos casillas de texto con el botn
Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debes seleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades.
- Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click, o con el botn derecho y la opcin Propiedades)
- En el cuadro que te aparece, sita el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen los datos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de clculo con campos. A la derecha vers dos cuadraditos. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos) - Te aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que realizan ciertas operaciones. - Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes. - Escoge de la ventana central Alquiler mensual - Pulsa el botn Pegar - Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100 - Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar - Abre la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda - Cierra la ventana de propiedades
- Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior
izquierda
Observa que el campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho:
- Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA] Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA.
Este ltimo ser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar.
Access
El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.
Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla Clientes ni en la de
Propiedades. Son slo campos calculados.
EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLNICA. (1 parte) En esta leccin realizaremos un ejercicio general de repaso. Crearemos una base de datos que controlar una supuesta clnica. Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. Relacionaremos las tablas, crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos. La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas:
Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre,
Apellidos, N de Historial, etc. Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama, diagnstico, etc. Tabla MEDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc. A continuacin tienes las caractersticas de cada campo de las tablas: TABLA PACIENTES: Campo N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio Poblacin Provincia Cdigo Postal Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Largo 15 15 30 30 25 15 5 12 9 1 Campo Clave Regla de validacin: "H" o Otros
Telfono Texto Nmero de Historial Texto Sexo Texto
"M"
Access
TABLA MEDICOS: Campo Tipo Codigo Texto identificacin Nombre del Mdico Texto Apellidos del Mdico Texto Especialidad Fecha de ingreso Cargo Nmero de Colegiado Observaciones TABLA INGRESOS: Campo Nmero de Ingreso Nmero de Historial Fecha de Ingreso Cdigo de Identificacin Nmero de planta Nmero de cama Alrgico Observaciones Coste del tratamiento Diagnstico Tipo Largo Autonumrico Texto Fecha Texto Nmero Nmero S/No Memo Nmero Texto 40 Formato Moneda 4 9 Mscara fecha corta Otros Campo Clave Texto Fecha Texto Nmero Memo 25 Largo 4 15 30 25 Mscara fecha corta Otros Campo Clave
LECCIN 10
EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLNICA. (2 parte) En esta leccin continuaremos trabajando con nuestra base de datos de la clnica.
Introducir un nuevo campo Ahora debemos introducir un nuevo campo en la tabla INGRESOS llamado Fecha de Alta que controlar la fecha en la que el paciente es dado de alta de la clnica. Para ello:
- Accede a la pestaa de Tablas, selecciona la tabla INGRESOS y pulsa en el botn Diseo.
- Pulsa un click a la izquierda del campo Cdigo de Identificacin. Su fila deber quedar resaltada en su totalidad. - Abre el men Insertar y escoge la opcin Filas. - Pulsa un click en la casilla del campo y escribe: Fecha de Alta
Access
- Dota al campo del formato Fecha corta a travs de la mscara - Cierra la tabla (guardndola) - Ahora debers abrir la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo est al lado del campo Fecha de Ingreso. Debes introducir fechas. Inventate las fechas. Puedes introducir fechas posteriores a la de Ingresos en unos cuantos das.
Introduccin de dos campos nuevos Ahora daremos de alta dos campos nuevos que posteriormente haremos servir para realizar clculos automticos. Los campos sern: Das de Ingreso, que controlar automticamente los das que el paciente ha estado ingresado a travs de una sencilla operacin matemtica entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, que multiplicar el Coste del Tratamiento por los das que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total. - Inserta dos campos nuevos: Das de Ingreso ser del tipo numrico, y Coste total del tratamiento ser tambin del tipo numrico pero con formato Moneda
Consulta de actualizacin de campos Seguidamente crearemos una nueva consulta, pero esta vez no ser una consulta para ver por pantalla, sino que ser una consulta que cuando se ponga en marcha, cambiar los datos de la tabla. Este tipo de consultas reciben el nombre de Consultas de actualizacin. Debemos tener cuidado con este tipo de consultas, pues al ejecutarlas ya hemos dicho que modificar los datos de alguna tabla.
access10-2b.htm access10-2b.htm
Curso de Access 97 - LECCIN 10 Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas:
Access
Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e
Ingresos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin uno a varios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente est dado de alta en la tabla Pacientes. Asmismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Nmero de Historial, sino el campo Nmero de Ingreso,
ya que cada nmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de un Nmero de Historial en Ingresos ni establecer la relacin. Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecido una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un mdico determinado. Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y le asignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos.
Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos:
N Seguridad Social 08/7888888 08/7234823 Provincia Madrid Madrid
Nombre Jos Eduardo ngel Cdigo Postal 28935 28028
Apellidos Romerales Pinto Ruz Picasso Telfono 91-345-87-45 91-565-34-33
Domicilio C/ Azorn, 34 3 C/ Salmern, 212
Poblacin Mstoles Madrid
Nmero de Historial Sexo 10203-F 11454-L H H
Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos:
Cdigo de Ident. AJH CEM Cargo Adjunto Jefe de seccin
Nombre del Mdico Antonio Carmen
Apellidos del Mdico Jan Hernndez Esterill Manrique
Especialidad Pediatra Psiquiatra
Fecha de Ingreso 12-08-90 13-02-92
Nmero de Colegiado 2113 1231
Observaciones Est prxima su retirada
Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos:
Nmero de Ingreso 1 2 Nmero de cama 121 5
Nmero de Hist. 76327-H 1212-A Alrgico No S
Fecha de Ingreso 23/01/94 24-02794 Observaciones 23/01/94 Alrgico a la penicilina
Cdigo de Identi. SVT CSM
Nmero de planta 5 1
Access
Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, hemos resumido los mismos. Puedes bajarte el archivo de la base de datos completo pulsando aqu y de esta forma podrs trabajar en el ejercicio. Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie de
supuestos y la solucin de cmo se disea la consulta.
Curso de Access 97 - LECCIN 10 Consultas a la Base de Datos: A continuacin mostraremos unos supuestos de consultas y su solucin. 1) Necesitamos un listado de los nombres de los mdicos y su especialidad. - Ir a la pestaa Consultas - Nuevo - Vista Diseo y agregar la tabla Mdicos
- Visualizaremos su contenido con el botn Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y cerraremos la Consulta grabndola.
2) Qeremos saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo del 94 y que son alrgicos.
3) Queremos saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o Alcorcn.
Access
LECCIN 10
- Crea una nueva consulta en modo Vista diseo utilizando la tabla Ingresos.
- Carga el campo Das de Ingreso - Abre la lista (botn desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas, y escoge la lo opcin Consulta de actualizacin. - Pulsa un click en la casilla Actualizar a: y escribe la siguiente frmula: [Fecha de Alta]-[Fecha de Ingreso]
Con esto lo que hacemos es una resta de dos fechas. Observa que encerramos los campo entre
corchetes.
- Cierra la consulta grabndola y ejecutala. Access nos avisa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin de datos. Acepta. Posteriormente, nos avisa por segunda vez de que se actualizarn varias filas. Vuelve a aceptar. - Accede a la pestaa de las tablas y verifica abriendo la tabla Ingresos que el campo Das de Ingreso se ha
actualizado automticamente.
Actualizacin del Coste total del tratamiento
Ahora actualizaremos de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Das de Ingreso y Coste del tratamiento. Podramos crear una nueva consulta de actualizacin como hemos hecho anteriormente, pero aprovecharemos la que tenemos creada para aadir la nueva frmula:
- Edita con el botn Diseo la consulta anterior y aade el siguiente campo con la siguiente frmula:
- Cierra guardando la consulta y brela para verficar su funcionamiento. Consulta de agrupacin La clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Crearemos una consulta que nos muestre las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una. - Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre, Apellidos y Poblacin
- Pulsa en el botn Totales situado en la barra superior de herramientas Observa que en la cuadrcula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total. - Carga en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando la opcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin:
Access
- Visualiza como queda. Deberas ver una columna llamada CuentaDePoblacin donde se observa el nmero de habitantes por poblacin de la base de datos.
access10-2a.htm access10-2a.htm
TECNOLOGA OLE
La tecnologa OLE (Object Linking and Embedding) es un sistema de compartir ficheros entre aplicaciones que nos
permitir transferir informacin de una a otra. A travs de esta tecnologa podremos, por ejemplo, insertar un objeto grfico en un formulario de Access como si fuera un campo ms. Estos objetos pueden insertarse de dos formas:
H
Incrustacin: el objeto es almacenado en la base de datos, pero si el objeto original sufre algn cambio, en la base de datos no se reflejar el cambio. Vinculacin: el objeto es almacenado igual en la base datos, pero se establece un vnculo con el archivo original de forma que si modificamos el objeto desde el formulario, los cambios afectarn al archivo original.
Tanto si incrustamos como si vinculamos, el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamado marco de objeto. Podemo utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campo ms de la base de datos. Existen dos tipos de marcos:
H
Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no estn almacenados en una tabla. Por ejemplo, un logotipo. Marco de objeto dependiente: para incluir grficos y objetos OLE que estn almacenados en la tabla como un campo ms. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en sus vistas de formulario y de diseo pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access (Neptuno).
A continuacin te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de marcos:
Access
Tipo de marco
Tipo de enlace
Se usa...
Para aadir un objeto que forme parte de un formulario, pero que no dependa de ningn campo y que sea independiente de su original. Por ejemplo, un grfico en un informe Objeto que forma parte del formulario pero no depende de ningn campo. Por ejemplo, una hoja de clculo que se actualize cada vez que se modifique el archivo original Grfico en campos de una tabla. Por ejemplo, una imagen de una persona que puedan modificarse y visualizarse desde el formulario Objetos en un campo de la tabla, pero que se mantienen en archivos separados.
Objeto independiente Incrustacin
Objeto independiente Vinculacin
Objeto dependiente
Incrustacin
Objeto dependiente
Vinculacin
Existen dos botones en el modo de vista de Diseo de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objeto dependiente y Marco de objeto independiente. Ambos botones estn situados en las barras de herramientas. En el siguiente ejemplo, tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos; Nombre (tipo Texto), Apellidos (tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En el modo de introduccin de datos en tabla, en el campo Foto hemos insertado un grfico (Insertar - Objeto) que tenamos almacenado en formato BMP. Posteriormente, en el modo de Diseo de formulario hemos includo el campo como uno ms. En la ilustracin de la derecha puede observarse que el grfico izquierdo a modo de logotipo est creado con la opcin Marco de objeto independiente, sin embargo, el grfico de la derecha corresponde al campo Foto de la tabla. En este caso, aparecer la foto de cada persona.
COMPACTAR Y CREAR RPLICAS DE BASE DE DATOS

Compactar una base de datos Si borras, modificas y crear tablas a menudo, la base de datos puede fragmentarse, lo que provoca un uso deficiente del espacio en disco. Al compactar la base de datos, se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio que ocupa en el disco. Es algo parecido a la accin del comando Defrag Para compactar la base de datos actual:
G
Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos - Compactar base de datos.
Para compactar una base de datos que no est abierta en Access
Access
1. Cierra la base de datos actual. 2. Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos - Compactar base de datos. 3. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, especifica la base de datos que deseas compactar y haz clic en Compactar. 4. En el cuadro de dilogo Compactar la base de datos en, especifique el nombre, unidad y carpeta donde desea almacenar la base de datos compactada. 5. Haz clic en Guardar. Si utilizas el mismo nombre, unidad y directorio y si la base de datos se compacta con xito, Access reemplazar el archivo de origen por la versin compactada. Importante:
G
Si eliminas registros del final de una tabla que contiene un campo Autonumrico, cuando compactes la base de datos, Access te dar al prximo campo Autonumrico el valor del ltimo contador sin borrar, ms 1.
La compactacin de una base de datos de Access de una versin previa no la convierte al formato de Access 97.
Crear una rplica de la base de datos Vimos cmo se haca una copia de una tabla para obtener un duplicado de seguridad. Ahora veamos cmo hacer una copia de una base de datos completa. Imaginemos que no slo queremos duplicarla para tener una copia de seguridad, sino tambin para que otros usuarios la utilicen. Imaginemos que varios usuarios situados en distintos lugares van a utilizar la base de datos. Podemos crear lo que se llama una Rplica de la base de datos y posteriormente unir los datos introducidos desde todas las rplicas que se hagan. Cada rplica es miembro de un conjunto de rplicas que se pueden sincronizar con otras rplicas del mismo
grupo, es decir, los cambios realizados en una rplica se aplican a las otras rplicas y al Diseo principal o base de datos original. Veamos cmo crear una rplica de nuestra base de datos:
G G
Abre la base de datos ABETO (o de cualquier base de datos que tengas) Accede a Herramientas Rplica Crear rplica. Aparecer un mensaje de aviso:
Contesta afirmativamente.
Se mostrar otro mensaje que nos avisa que la base de datos original se convertir en el Diseo
principal. Adems se indica el nombre con el que se guardar la rplica y la carpeta donde se almacenar sta.
Access
G G
Pulsa en S
Acepta el nombre que ofrece Access
Al aceptar, Access crea la rplica y nos muestra un mensaje que la nica copia donde podremos modificar la estructura original ser la copia original de la base de datos. Sin embargo, los datos podremos editarlos en cualquiera de las rplicas que hayamos realizado.
G
Acepta el ltimo cuadro de dilogo que ha aparecido.
Ahora fjate que en los nombres de las tablas aparece un nuevo icono y en el ttulo aparece la palabra
Diseo principal.
G
G G
Aade un nuevo cliente en la base de datos principal para probar la sincronizacin entre bases de datos. Accede a Herramientas Rplica Sincronizar ahora Acepta el cuadro de dilogo que aparece. Por ltimo, Access avisa que no sern visibles los cambios hasta que cerremos y abramos la tabla.
G G
Acepta Abre la tabla Rplica de ABETO y observa los cambios.
Hay que sealar que en el proceso de sincronizacin de datos entre rplicas primero se actualizan los cambios en el diseo y despus en los datos. El intercambio entre dos rplicas puede ser en los dos sentidos, es decir, de la principal a la rplica o viceversa. Por ltimo, despus de sincronizar dos rplicas, es conveniente revisar la base de datos en busca de posibles errores desde la opcin Herramientas Rplica Resolver conflictos.
Curso de Access 97 - LECCIN 13 Introduccin al lenguaje SQL.
SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales. Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servir para familiarizarnos con el
Access
mismo. Cuando creamos una consulta de datos, Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas: Vista: Permite ver el resultado de la consulta Diseo: Es la vista que ya conocemos para construir la consulta. SQL: Vista en formato de instrucciones SQL - Abre cualquier consulta en modo diseo - Abre el botn vista y elige Vista SQL.
Las palabras en maysculas corresponden a instrucciones SQL.
- Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de forma que puedas ver su estructura. Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio en profundidad que escapa a los propsitos de este curso, slo se pretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL:
CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. Se puede especificar opcionalmente el tipo de campo y un ndice de campo. INSERT INTO insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla. UPDATE: actualiza los valores de los campos de la tabla. FROM: tras esta instruccin debemos indicar la tabla a partir de la cual se extraern los datos. Esta instruccin tiene varias clusulas, las ms importantes son: WHERE: determina qu registros de las tablas de FROM aparecern en los resultados de la instruccin SELECT ORDER BY: ordena los datos mostrados en el orden especificado DELETE FROM: elimina los registros de una tabla. SELECT.... FROM: realiza consultas sobre tablas.
Contraseas en la base de datos
Los datos que tenemos en una base de datos puede llegar a ser muy valiosa. De hecho, cualquier accidente o prdida de datos, aparte de llegar a suponer una prdida econmica considerable, puede
Access
llegar a "cabrearnos" bastante despus de tantas horas de trabajo. La prdida de la informacin puede prevenirse de varias formas:
H
Realiza copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia. Haz copias de las tablas. A veces, una consulta de actualizacin puede desembocar en resultados catastrficos. Crea rplicas si es necesario. Protege con contraseas la base de datos.
Nunca te fes de un ordenador. Es una mquina, y como tal, falla. El da menos pensado te quedas sin un fichero, se introduce un virus, borras accidentalmente informacin o cualquier otra situacin similar y es cuando nos acordamos de porqu no hemos hecho una copia en disquete de nuestros archivos. Access dispone de dos sistemas para asegurar la informacin de una base de datos:
Contrasea: el acceso a la base de datos por completo est restringido por contrasea. Hay que tener en cuenta que, aunque la contrasea est encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez abierta podemos acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contrasea. Seguridad a nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. ste tendr acceso slo a determinadas partes de la base de datos.
- Cierra cualquier base de datos que tengas abierta. - Accede a Archivo - Abrir para abrir una base de datos.
- Selecciona cualquier base de datos que tengas y activa el botn Exclusivo - brela
Hemos utilizado la opcin Exclusivo porque si estamos trabajando en red, ningn otro usuario podr acceder a la
base de datos.
- Accede a Herramientas - Seguridad - Establecer contrasea para la base de datos.
- Escribe en las dos casillas la misma contrasea. Una cualquiera y acepta.

Si no hubisemos abierto la base de datos en modo Exclusivo, Access nos hubiese mostrado un mensaje indicando que debemos abrirla en este modo, y nos impedira asignar una contrasea. - Cierra la base de datos. Vuelve a abrirla. (Access pregunta por la contrasea:) Si no la introducimos correctamente, no podremos acceder a la base de datos. - Prueba a introducir cualquier carcter que no coincida con la contrasea asignada.
Access
- Prueba a introducir la contrasea correcta. Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas - Seguridad - Anular contrasea establecida para la base de datos1
Curso de Access 97 - LECCIN 13 Acceso por usuarios a la base de datos
Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contrasea podr igualmente acceder a todas las opciones de la base de datos as como modificar o borrar datos. En red, lo ms apropiado es restringir el acceso de forma especfica indicando qu usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa. -Accede a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo Si has trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de dilogo te resultar familiar. Aunque en esta parte no podemos realizar prcticas, echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones:
Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario. Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red. Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores. Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a segn qu partes del programa.
- Cancela el cuadro y accede a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro Permisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc. Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su diseo, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus activaremos slo la opcin Leer datos. - Cancela el cuadro. Podemos proteger tambin la base de datos con la opcin Heramientas - Seguridad - Codificar o descodificar base de datos. Esta opcin har una copia de la base de datos en informacin indescifrable. Crear archivos MDE
Tambin podemos proteger la base de datos contra cambios en el diseo del formulario, informes y mdulos haciendo una copia de la base de datos en formato MDE. Para ello:
Access
- Accede a Herramientas - Utilidades de la base de datos - Crear archivo MDE. - Elige una carpeta y acepta el nombre que propone Access. - Cierra la base de datos. - Pulsa en Abrir.
G
Abre la lista desplegable Tipo de archivo y elige Archivos MDE
- Abre la base de datos que hemos creado en formato MDE. - Intenta acceder al modo Diseo de cualquier formulario. Access e Internet
Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervnculos que funcionen en Internet. De esta forma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un pblico mucho mayor (todo el mundo) a travs de la World Wide Web. Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas: El asistente para pginas Web, utilizado para crear documentos Web. Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML, transformando el documento en una pgina Web que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo. Incluir Hipervnculos
Un hipervnculo es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y acceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una direccin Web. - Abre una tabla cualquiera. - Aade el campo: Direccin Web del tipo Hipervnculo
G
Cierra el diseo de la tabla guardando los cambios.
Access
- Accede a Abrir - Sita el cursor en el nuevo campo y pulsa el botn Insertar hipervnculo situado en la barra de
herramientas.
G
Introduce una direccin Web de muestra:
- Acepta. Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una direccin Web. Si en estos momentos estuvisemos conectados a Internet, se ejecutara el navegador por defecto y entraramos en la pgina Web indicada. Disponemos tambin de una barra de navegacin al estilo de Internet Explorer. Importar y exportat en HTML
El formato HTML es con el que se crean las pginas Web que vemos en Internet. Est formado por comandos que son reconocidos por navegadores como Internet Explorer o Netscape Navigator. Access permite crear un documento y prepararlo para su publicacin en Internet. - Accede a Archivo - Guardar como o exportar En el cuadro de dilogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar. Tras aceptar, aparecer un cuadro de dilogo desde donde seleccionaremos el formato HTML. Para exportar un objeto (tabla, consulta, etc) en formato HMTL, debemos seleccionar la carpeta donde queramos guardar el archivo. Si lo que queremos es indicarle una direccin FTP para envo de ficheros, debemos desplegar la lista Guardar en y seleccionar Agregar o modificar ubicac. Aparecer un cuadro de dilogo. El FTP permite transferir archivos de una ubicacin a otra dentro de Internet. Normalmente se utiliza para envos de ficheros de nuestra pgina a nuestro servidor. Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo - Obtener datos externos - Importar y elegir en Tipo de archivo los Documentos HTML.
Access
Curso de Access 97
Repaso de tablas, relaciones y formularios Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma ms cmoda a travs de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo diseo. Vamos a crear dos pequeas tablas. Imaginemos una escuela que gestionar los cursos de los alumnos. Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podran utilizar. El objetivo de este ejercicio es tan slo observar las posibilidades de repartir el nmero de campos de forma que puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarn la gestin de la base de datos. Hemos creado tres tablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servir para controlar el curso que est realizando dicho alumno. Observa el diseo y caractersticas de los campos.
La tercera tabla servir como nexo de unin de las dos anteriores. Repetimos los campos Cdigo alumno y Cdigo curso. Observa el tipo de relacin que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:
A continuacin crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras tablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igual hemos hecho
para el segundo formulario de la tabla Cursos.
Para la creacin del formulario Nuevo curso sigue los pasos: - Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo
- Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. Acepta
Access
- Carga con el botn de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha. - Acepta el resto de las pantallas del asistente, avanzando hasta el final del mismo.
El formulario que se ha creado, podra servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introduccin de un nuevo curso, podemos escribir el nmero de alumno y el nmero de curso. Al haber una relacin Uno a Varios, Access
nos obligar a introducir cdigos de alumno y cdigos de cursos que previamente existan en las otras dos tablas. Al introducir los datos de los campos, se modificar el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de los campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo curso. Vamos a ver ahora cmo podemos variar la creacin de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos un formulario-subformulario para ver cuanta gente est haciendo un curso.
- Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios
- Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga tambin todos los campos. - En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la informacin por cursos (qu alumnos estn haciendo un curso) o por alumnos (qu cursos est haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente. - Sigue avanzando por el asistente hasta el ltimo paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por curso
Observa el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, vers que el curso que muestra el formulario, se corresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseo y "estirar" los campos.
Curso de Access 97
Utilizar listas desplegables Uno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que adems sirve para visualizar varios campos de una tabla en un formulario, son las listas desplegables. Estos controles se crean en modo diseo de un formulario. Se pueden crear
con el asistente o sin l. Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la siguiente:
- Crea una tabla como la del ejemplo, e introduce 4 5 registros de ejemplo. - Accede a la pestaa Formularios y crea uno nuevo de esta tabla y del tipo Asistente para formularios
- Carga todos los campos y contina hasta el final del asistente. - Una vez a la vista, accede al modo Diseo del formulario.
Access
- Estira la zona de trabajo de forma que quepan ms campos y haya ms sitio para actuar. - Selecciona los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y brralos (siiiii has odo bieeeeen). - Pulsa en el botn Cuadro combinado asegurndote de que la varita mgica del asistente est activada. - Dibuja un pequeo rectngulo (no te preocupes del tamao, luego se puede ajustar) - En el primer paso del asistente, elige la opcin Buscar un registro en el formulario... y pulsa en Siguiente. - La tabla donde buscaremos los datos ser Usuarios. Pulsa en Siguiente. - Carga los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y pulsa en Siguiente.
- Asegrate de que la casilla Ocultar la columna clave est activada.
- Siguiente y elegir la opcin Almacenar este valor en el campo (Cdigo usuario).
- Pulsa en Siguiente y colcale como etiqueta: Alumnos. Pulsa finalmente en Terminar.
- Ahora slo es cuestin de arreglar la etiqueta y el contenido, alinearlos, etc. - Accede al modo Vista y observa el resultado: cuando seleccionas un alumno, cambian y se visualizan los campos Curso y Nota.
Esto ocurre porque el campo elegido al crear la lista desplegable es un campo clave.
Curso de Access 97 - Introduccin a Access y Visual Basic Conceptos bsicos de Visual Basic en Access Como hemos visto en ateriores lecciones, es posible personalizar operaciones en Access de forma que nos agilice el trabajo. Sobre todo, esta circunstancia se da en los formularios a travs de listas desplegables, casillas de verificacin,
Access
etc. No obstante, es posible llegar a personalizar an ms los controles del formulario de forma que respondan a una accin determinada de una forma u otra. Todo esto podemos conseguirlo "programando" algunos controles a nuestro gusto y necesidad. Aunque este pequeo tutorial no pretende dominar el lenguaje Visual Basic, s que os daremos algunos consejos y trucos para agilizar vuestro trabajo con los formularios. Antes que nada, veamos algunas definiciones bsicas: Programa: secuencia de instrucciones que se ejecutan en un orden lgico y que realizan acciones. Cdigo de programa: lenguaje basado en instrucciones que nos servir para comunicarnos con el ordenador y escribir las rdenes que formarn el programa. Mdulo: conjunto de rdenes utilizando el lenguaje de programacin Visual Basic. Procedimiento: parte de un programa que realiza una funcin determinada. Evento: accin que podemos realizar sobre algn objeto del programa (botn, casilla, cuadro de texto...) Objeto: cualquier unidad visual que forme parte de un programa (botn, casilla...) Imaginemos un botn de un formulario que al pulsarlo, se realiza una accin determinada. Nosotros debemos programar el comportamiento del botn escribiendo el cdigo del programa. sta parte del programa es un procedimiento. El botn
es un objeto. Al pulsar click, se genera un evento (abre un formulario, aade un registro...) Para nuestro ejemplo, utilizaremos una sencilla, base de datos que puedes bajrtela pinchando aqu, formada por dos tablas: clientes y comerciales, con una relacin de uno a varios por el campo IdComercial, es decir, que un mismo comercial puede tener asignados varios clientes. Abre la base de datos y observa las tablas, relaciones y formularios que hemos creado. Desde el formulario Comerciales damos de alta nuevos comerciales asignndoles a cada uno un cdigo. En la tabla Clientes hemos cargado tambin los campos de la tabla Comerciales, de forma que cuando demos de alta un cliente, le asginaremos un cdigo de comercial y automticamente aparecern los datos de ste ltimo en los campos situados a la derecha.
- Aade un botn de comando con el asistente, que realice la accin de agregar un nuevo registro.
- Accede a sus propiedades pulsando doble click sobre l. - Accede a su pestaa superior Eventos
- Sita el cursor en el campo de la propiedad Al hacer clickAy pulsa en el botn Generador (puntos suspensivos) situado a su derecha.
Observa el cdigo del programa que aparece. Al crear el botn y asignarle la accin de agregar un nuevo registro, Access ha creado automticamente el cdigo en Visual Basic que har que se ejecute la accin mencionada. Este es el cdigo que se ejecuta en lenguaje VB cada vez que pulsamos el botn recin creado. Si no has programado nunca, la primera sensacin que tendrs al ver el cdigo es que te sonar a "chino". De momento no te preocupes demasiado. Veamos las partes del procedimiento, y observa sobre todo las partes del mismo, comentadas en una lnea de texto a su izquierda:
Access
Curso de Access 97 - Introduccin a Access y Visual Basic Por si has pensado en pedir hora con el psiquiatra, vamos a explicar un poco lo que hace el cdigo: al pulsar click, se genera el procedimiento agregar_registro_Click(). Este nombre viene del nombre que le dimos al botn en el momento
de crearlo. Quiz t tengas otro nombre. Ten cuidado con este detalle. A continuacin comienza la rutina del programa con la orden Private_Sub. La accin que realiza, la observamos en DoCmd.GoToRecord , , acNewRec. La orden DoCmd
viene del ingls Do Command, o ejecutar comando, y se utiliza a menudo en Access para realizar acciones. La accin en s, ser GoToRecord, es decir, Access se desplazar a un registro concreto, pero, cual?. La orden acNewRec es la orden para aadir un nuevo registro.
Tambin te habrs dado cuenta que Access aade cdigo extra. Es un cdigo auxiliar que permite gestionar posibles errores.
Cambio del foco del cursor Si pruebas el botn recin creado, observars que al aadir un nuevo registro, el foco contina en el mismo registro. Para comenzar a introducir datos, el usuario debera pulsar un click en el interior del primer campo, o del campo que nos interese. Veamos como modificar el programa para que el cursor se site en el campo deseado: - Accede al cdigo del programa y aade la siguiente lnea:
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec IdCliente.SetFocus

IdCliente_ se refiere al nombre del campo. Seguramente al teclear Set te habr aparecido un pequeo men rpido para
seleccionar la orden deseada. - Comprueba el funcionamiento del formulario y aade un nuevo registro. El cursor debera situarse en el campo IdCliente.
Proteccin de un campo Podramos proteger el contenido de un campo ante cualquier metedura de pata colocando la propiedad Permitir
Access
ediciones en No, pero entonces no podramos introducir ni modificar datos.

- Accede a las propiedades del formulario y cambia la propiedad Permitir ediciones en no. - Desactiva el asistente para creacin de controles (varita mgica) y crea un nuevo botn:
- Accede a las propiedades del nuevo botn y al generador de cdigo. Escribe la siguiente lnea de cdigo:
Private Sub Comando45_Click() Me.AllowEdits = True IdCliente_.SetFocus End Sub

Cuidado con el nombre del botn que acabas de crear. En nuestro ejemplo se llama Comando45 porque no le hemos puesto ningn nombre. La propiedad AllowEdits (permitir ediciones), coloca en Verdadero esa propiedad del formulario, es decir, que temporalmente volvemos a tener el formulario listo para editar sus campos. Con el fin de que el foco vuelva al primer control del formulario, repetimos la lnea de la posicin del foco en el primer campo. Si ahora intentas cambiar algn dato, Access no lo permitir. Pero si pinchas en el nuevo botn, Access pasar al modo Permitir ediciones S del campo en cuestin. - Crea un tercer botn (ste con al asistente activado)...
- Y asgnale el siguiente cdigo:
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 MeAllowEdits = False MsgBox "El registro se ha guardado"
Con esto lo que pretendemos es que al pinchar en el botn, la propiedad Permitir edicin vuelva a estar en No, y que,
adems, Access nos avise con un mensaje. La orden MsgBox hace que aparezca un cuadro con un mensaje personalizado. Prubalo todo (os prometo que funciona).
FIN

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MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 97

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (1 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Observemos que en la ventana aparecen unas pestaas en la parte superior:

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (2 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (3 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Para crear una tabla sigue estos pasos:

Pulsa Click en el botn Nuevo situado a la derecha de la ventana

Aparece una ventana con varias opciones:

Escoge la opcin Vista diseo

desplazamiento o con un simple Click del ratn.

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (4 de 43) [29/8/01 19:05:58]

La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

Pulsa Click en el botn derecho Abrir

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (5 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (6 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Curso de introduccin a las Bases de datos con Access

Pulsa en el botn Nuevo y escoge la opcin Vista diseo

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (7 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (8 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (9 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Arrastra el campo Cdigo de propiedad desde una tabla hasta otra:

Desde el botn Tipo de combinacin podemos acceder a ms caractersticas de la relacin.

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (10 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas.

Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relacin.

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (11 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.

- Pulsa el botn Pegar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Pegar

- Cuando Access te pida un nuevo nombre, escribe el que creas oportuno.

Curso de Access 97 - LECCIN 5

contenido, pulsaremos el botn Abrir.

- Visualiza el resultado de la consulta con el botn Vista

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (14 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (15 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Curso de Access 97 - LECCIN 6

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (16 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Curso de Access 97 - LECCIN 7

opcin Asistente para formularios

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (17 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Curso de Access 97 - LECCIN 8

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (19 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Termina de cargar el resto de campos y sitalos de forma ms o menos coherente.

Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo).

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (20 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (21 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Curso de Access 97 - LECCIN 9

- Hemos aadido dos casillas de texto con el botn

Propiedades. Son slo campos calculados.

Curso de Access 97 - LECCIN 10

Telfono Texto Nmero de Historial Texto Sexo Texto

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (23 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (24 de 43) [29/8/01 19:05:58]

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (25 de 43) [29/8/01 19:05:59]

Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos:

N Seguridad Social 08/7888888 08/7234823 Provincia Madrid Madrid

Nombre Jos Eduardo ngel Cdigo Postal 28935 28028

Apellidos Romerales Pinto Ruz Picasso Telfono 91-345-87-45 91-565-34-33

Domicilio C/ Azorn, 34 3 C/ Salmern, 212

Poblacin Mstoles Madrid

Nmero de Historial Sexo 10203-F 11454-L H H

Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos:

Cdigo de Ident. AJH CEM Cargo Adjunto Jefe de seccin

Nombre del Mdico Antonio Carmen