Formato de hojas de 4

cálculo
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

Trabajar con filas y columnas.

Insertar o eliminar una fila o columna. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. 2.2.1
Modificar el alto de fila y el ancho de columna. Modificar el alto y ancho de columna. 2.24
Modificar una fila o columna completa. Formatear filas y columnas. 2.2.2
Ocultar y mostrar una fila o columna. Mostrar y ocultar filas y columnas. 2.2.3
Utilizar temas. Utilizar temas para formatear libros. 2.1.1
Modificar el aspecto de una hoja de cálculo.
Formatear el fondo de una hoja. Formatear los fondos de hojas de cálculo. 2.1.4
Cambiar el color de una etiqueta de una hoja. Agregar color a las etiquetas de una hoja. 2.1.3
Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula 2.1.2
hoja de cálculo. y encabezados.
Ver e imprimir encabezados de columna o de fila. Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula 2.1.2
y encabezados.
Insertar encabezados y pies de página. Agregar y modificar encabezados y 5.5.4
pies de página.
Preparar un documento para su impresión.
Agregar y mover un salto de página. Insertar y mover un salto de página. 5.5.2
Establecer los márgenes. Establecer los márgenes. 5.5.3
Establecer la orientación de una hoja de cálculo Cambiar la orientación de una hoja 5.5.5
en la página. de cálculo.
Cambiar la escala de una hoja de cálculo para que Cambiar la escala del contenido de 5.5.6
quepa en una página impresa. una hoja de cálculo para que quepa en
una hoja impresa.

TÉRMINOS CLAVE
Borde
Encabezado de columna
Ancho de columna
Tema de documento
Pie de página
Líneas de cuadrícula
Encabezado
Orientación
Salto de página
Vista previa de salto de página
Vista preliminar
Encabezado de fila
Alto de fila
Escala

61
62 | Lección 4

Una agencia de viajes vende productos y servicios relacionados con viajes que proporcionan
terceras empresas como aerolíneas, hoteles y líneas de cruceros. Viajes Margie diseña paque-
tes de viajes corporativos y de placer a la medida de las necesidades de sus clientes. La dueña,
Margie Shoop, se especializa en ofrecer un servicio detallado y personalizado para asegurar a
los clientes que tendrán una experiencia de viaje agradable y sin problemas. Para ello, emplea
a consultores de viaje experimentados cuyo objetivo es ahorrarle tiempo, esfuerzo y dinero al
cliente. La empresa tiene una línea directa de servicios de emergencia que trabaja las 24 horas
del día, los 7 días a la semana y un número gratuito de accesibilidad en todo el país para los
viajeros de negocios y turistas.

O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE

Comandos de diseño de página

Una de las formas más fáciles de compartir la información de una hoja de cálculo o de
un libro es imprimir copias para que otros la revisen. Aunque seguirá empleando algu-
nos de los grupos de comandos de la ficha Inicio conforme dé formato a las hojas de
cálculo, principalmente utilizará los grupos de comandos de la ficha Diseño de página
que se muestra en la Figura 4-1, para preparar las hojas para su impresión y distribu-
ción. La aplicación de las técnicas de formato de estos grupos de comandos asegurará
que sus hojas de cálculo impresas sean más útiles, legibles y atractivas.

Figura 4-1
Use los grupos de comandos
de la ficha Diseño de página
para preparar las hojas de
cálculo para su impresión
Temas de Use los comandos Cambie la escala Imprima las líneas
documentos: una Configurar página de los datospara de cuadrícula y
nueva característica para ajustar con precisión que se ajusten a una los encabezados
del 2007 los documentos impresos página impresa

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-1

I Trabajar con filas y columnas

Insertar o eliminar una fila o columna

Después de haber introducido algunos datos, con frecuencia necesitará insertar filas o
columnas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda en la fila debajo
de donde desea que aparezca porque la nueva fila se inserta por arriba de la celda o fila
seleccionada. Por ejemplo, para insertar una fila por arriba de la fila 10, haga clic en cual-
quier celda en la fila.
La inserción de columnas funciona de la misma manera. Si desea insertar una columna a
la izquierda de la columna D, haga clic en cualquier celda de la columna D. Las colum-
nas se insertan a la izquierda de la celda seleccionada. De manera predeterminada, la
columna insertada se formatea de igual forma que la columna a la izquierda.
Los mismos principios se aplican cuando necesita eliminar una fila o una columna. En el
siguiente ejercicio, usted eliminará una fila entera de una hoja de cálculo.
 Formato de hojas de cálculo | 63

No importa qué columna utilice para seleccionar las celdas cuando desee insertar filas o
TOME NOTA
* qué fila seleccione cuando desee insertar columnas.

Abra el documento L4-1.1 Insertar o eliminar una fi

filla o columna que está disponible en el CD-
ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
Un asociado en Viajes Margie preparó el libro que usted abrió en el ejercicio anterior para
CERTIFICACIÓN?
un cliente corporativo que premia a sus mejores representantes de ventas con un crucero. El
¿Cómo insertar filas o
columnas en una hoja de libro contiene datos de los cruceros para las fechas y lugares especificados por el cliente. En
cálculo? los siguientes ejercicios, continuará aplicando las herramientas de formato para hacer que el
2.2.1 libro sea más fácil de entender y para mejorar la presentación de los datos al cliente.

Modificar el alto de fila y el ancho de columna

De manera predeterminada, todas las columnas de una nueva hoja de cálculo tienen el
mismo ancho y todas las filas tienen el mismo alto. En la mayoría de los casos, usted
necesitará cambiar estos valores predeterminados para acomodar más o menos datos. Los
cambios pueden hacerse empelando los comandos de formato en el grupo Celdas de la
ficha Inicio.
Al modificar el alto de las filas y el ancho de las columnas se logra que el contenido de
una hoja de cálculo sea más fácil de leer y que se incremente su atractivo visual. Para
adaptar el contenido de una fila o de una columna, usted puede establecer que el alto o el
ancho tengan un valor específico, o bien, cambiarlos arrastrando el borde (la línea que
separa a las filas o a las columnas).

Abra el documento L4-1.2 Modific

ficar el alto de fi
filla y el ancho de columna que está disponible en el
CD-ROM complementario.
X REF

En lecciones anteriores,
usted utilizó la opción
Autoajustara que
consiste en hacer doble
clic en el borde derecho
de la columna.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo modificar el alto de
fila y el ancho de columna
en una hoja de cálculo?
2.2.4
El alto de fila, o sea la altura de arriba a abajo, se mide en puntos. Un punto equivale a un
1/72 de pulgada. El alto de fila predeterminado es de 15 puntos, pero usted puede especificar
valores de 0 a 409 puntos. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 carac-
teres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basado en la fuente y
tamaño de fuente predeterminados). Si el ancho de columna o el alto de fila se establecen en
0, la columna o la fila se ocultan.
Como aprendió en la Lección 2, cuando el texto que introduce sobrepasa el ancho de la
columna, el texto se desborda a la siguiente columna o se trunca cuando la siguiente celda
contiene datos. En estos casos aparece una serie de símbolos #### (ver Figura 4-2) que indica
que el número es más grande que el ancho de la celda.

Más adelante Usted aprenderá a ocultar filas y columnas más adelante en esta lección.

Figura 4-2
El número es más grande que
el ancho de columna
Indica que el número es más
grande que el ancho de columna
64 | Lección 4
OTRA MANERA
Figura 4-3
Arrastre el borde de la
columna para separar las
columnas alineadas a la
derecha de las columnas
alineadas a la izquierda
Figura 4-4
Ancho de columna que se
muestra cuando arrastra el
borde
OTRA MANERA
TOME NOTA
*
Cuando esté más
familiarizado con las
formas de modificar
filas y columnas,
seguramente
seleccionará un método
para emplearlo de
manera consistente.
Para ajustar rápidamente las entradas en todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en
Seleccionar todo y a continuación haga doble clic en uno de los bordes de la columna.
Cuando se emplea la función Autoajustar ancho de columna y dependiendo de la alineación
de los datos, éstos pueden verse amontonados. Esto se debe a que dicha función ajusta el
ancho de la columna al ancho exacto de la entrada más larga que se haya introducido en ella.
Después de emplear la opción, utilice el mouse para arrastrar el borde derecho cuando una
columna con datos alineados a la derecha es adyacente a una con datos alineados a la izquier-
da, como se muestra en la Figura 4-3.
Encabezado Borde de
de columna columna
MOAC Excel
Cuando 2007/ETC
arrastre Lección
el borde, el 4ancho
fig 4-5 de
la columna - en caracteres y en pixeles - aparece en la
Información en pantalla, arriba de los encabezados de fila (ver Figura 4-4.)
También puede utilizar el comando Copiar formato para copiar el ancho de una
columna a otras columnas: seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en
Copiar formato y luego haga clic en el encabezado de la columna o columnas a las que
desee aplicar el ancho de columna.
Usted puede cambiar el ancho predeterminado para todas las columnas en una hoja de cálculo
o de un libro: en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la sección
Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado...; en el cuadro de diálogo Ancho pre-
determinado, teclee una medida de columna predeterminada. Si cambia el ancho de columna
predeterminado en una hoja de cálculo que contiene datos, sólo se cambiará en las celdas
vacías. Las columnas que contienen datos o que han sido formateadas previamente conser-
varán su formato.
 Formato de hojas de cálculo | 65

Modificar una fila o columna completa

Para ahorrar tiempo, lograr un aspecto consistente y alinear el contenido de las celdas de
manera uniforme, es conveniente aplicar el mismo formato a toda una fila o columna.
Para aplicar un mismo formato a una fila o columna, haga clic en el encabezado de fila o
encabezado de columna (la letra o número que lo identifica) para seleccionarlo, y des-
pués, aplique el formato o estilo deseado.

Abra el documento L4-1.3 Formatear una fil

fila o columna completa que está disponible en el CD-
ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE Si selecciona la fila 1 en lugar de un rango de datos y aplica el estilo, el estilo del borde
PROBLEMAS
inferior se extenderá hasta el final de la fila (celda XFD1).

El formato Contabilidad se aplicará a cualquier número que introduzca en las columnas

TOME NOTA
* C o D, incluso si, por ejemplo, introduce el número como moneda.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Cuando se formatea la fila o la columna completa que contiene los datos, en lugar de aplicar
¿Cómo formatear filas o el formato a un rango de celdas, se tiene una gran ventaja: cuando se insertan filas o colum-
columnas completas? nas, o se añaden datos adicionales a la hoja de cálculo, éstos se formatean correctamente.
2.2.2

Ocultar y mostrar una fila o columna

Habrá ocasiones en las que usted no desee o no necesite que todas las filas y columnas
estén siempre visibles, especialmente si la hoja de cálculo contiene una gran cantidad
de filas o columnas. Usted puede ocultar una fila o columna empleando el comando
Ocultar o estableciendo que el alto de fila o el ancho de columna sean cero. Cuando las
filas están ocultas no aparecen ni en la pantalla, ni en las impresiones.

Abra el documento L4-1.4 Ocultar o mostrar una fi

filla o columna que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Para mostrar una fila o columna oculta, debe hacer clic en su encabezado para seleccio-
TOME NOTA
* narla por completo. Seleccionar las celdas no liberará las filas o columnas ocultas

Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con información sensible que quizá no
esté utilizando, o que no desee que esté visible mientras trabaja en otras áreas de la hoja. Por
¿LISTO PARA LA ejemplo, si la persona que está trabajando en la hoja de cálculo de Cruceros_de_Margie desea
CERTIFICACIÓN? concentrarse en los cruceros a sólo uno de los destinos, puede ocultar las filas que contienen
¿Cómo ocultar y mostrar los datos de los otros destinos.
filas o columnas en una hoja
de cálculo? Para hacer que las filas ocultas sean visibles, seleccione la fila por arriba y la fila por abajo de la
2.2.3 fila o filas ocultas y utilice los comandos de Formato para mostrarlas. Si la primera fila está
oculta, utilice la función Ir a. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adya-
centes y siga los mismos pasos que siguió para mostrar las filas ocultas.
66 | Lección 4

Cuando selecciona las filas 10 y 16 para mostrar las filas, debe seleccionarlas de manera
RESOLUCIÓN DE que incluyan las filas ocultas. Presione la tecla Mayús cuando seleccione la fila 16 o
PROBLEMAS seleccione la fila 10 y arrastre para incluir la fila 16. Si selecciona la fila 10, presiona la
tecla Ctrl y hace clic en la fila 16, no se mostrarán las filas ocultas.

Más adelante Usted aprenderá a utilizar la función Ir a en la Lección 5.

ARA CT
I
ERÍ ISTI
Utilizar temas
EVA C

CA NU

AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Elegir un tema para una hoja de cálculo CA NU

Excel cuenta con varios temas de documento predefinidos. Cuando se aplica un tema a
una hoja de cálculo o a un libro, los colores, las fuentes y los efectos contenidos en ese
tema sustituyen a cualquier estilo que se haya aplicado a celdas o a rangos de celdas.

RESOLUCIÓN DE
Si usted u otro usuario han personalizado uno o más temas de documento, éstos apare-
PROBLEMAS cerán al principio de la lista por lo que tendrá que desplazarse hacia abajo para ver todos
los temas integrados.

Abra el documento L4-2.1 Elegir un tema para una hoja de cálculo que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Si usted no hubiera cambiado el tamaño de fuente antes de aplicar el estilo de título, el

TOME NOTA
* título se hubiera mostrado en 11 puntos ya que éste es el tamaño de fuente
predeterminado para los temas.

La Figura 4-8 muestra los 20 temas integrados para Excel 2007. Los estilos que usted aplicó
en los ejercicios anteriores eran los asociados con el tema de Office que es el tema predetermi-
nado. Cuando abrió la galería de estilos, se mostraron los colores, fuentes y efectos que com-
ponen el tema de Office.
Recuerde que los estilos se emplean para formatear celdas o rangos específicos dentro de una
hoja de cálculo. Los temas de documento se usan para aplicar conjuntos de estilos (colores,
¿LISTO PARA LA fuentes, líneas y efectos de relleno) a todo un documento. Todos los estilos del tema de Office
CERTIFICACIÓN? que aplicó a los títulos en el ejercicio anterior cambiaron cuando usted aplicó un tema dife-
¿Cómo utilizar temas para rente.
formatear una hoja de
cálculo? En este ejercicio, usted aplicó dos temas de documento para que la dueña de Viajes Margie
2.1.1 pudiera seleccionar el que se utilizará para todos los documentos de la empresa. Dado que los
temas son constantes en los programas de Microsoft Office 2007, todos los documentos
empresariales de Viajes Margie pueden tener un aspecto uniforme.
Muchas empresas crean un tema de documento personalizado y lo usan consistentemente.
Usted puede experimentar aplicando varios temas predefinidos hasta decidirse por un aspecto
que le sea atractivo, o bien puede diseñar un tema personalizado como lo hará en el siguiente
ejercicio.
 Formato de hojas de cálculo | 67
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Personalizar un tema CA NU

Usted puede crear un tema personalizado realizando cambios a uno o más de los compo-
nentes del tema: colores, fuentes o efectos de línea o de relleno. Puede personalizar uno
de los temas existentes para crear su propio tema. Los cambios que haga a uno o más de
los componentes del tema afectan de inmediato a los estilos que haya aplicado en el
documento activo.

Personalizar un tema seleccionando colores

Cuando cambia uno de los colores para crear un tema personalizado, los que se muestran
en el botón Colores del tema y a un lado del nombre Colores del tema cambian para refle-
jar los cambios.

Abra el documento L4-2.3 Personalizar un tema seleccionando colores que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Para restablecer todos los elementos del color del tema a sus colores originales, haga clic
TOME NOTA
* en Restablecer antes de hacer clic en Guardar.

En el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, haga clic en el botón junto al elemen-
to del color del tema que desea modificar. Los colores del tema se muestran en todas las
galerías de colores junto con un conjunto de tonos y matices basados en ellos. Ahora puede
seleccionar otros colores de este conjunto ampliado para aplicarlos a partes específicas de un
libro, con la seguridad de que dichos colores forman parte del mismo tema y por tanto se
conserva la armonía. Cuando los colores del tema cambian, también cambia la galería de colo-
res así como todo el contenido del documento que los está utilizando.
Es fácil crear su propio tema para aplicarlo a todos sus libros de Excel y sus demás documen-
tos de Office 2007. Usted puede escoger cualquier combinación de colores de los temas inte-
grados (ver la Figura 4-9), o puede crear su propia combinación de colores.
Cuando hizo clic en Crear nuevos colores del tema..., se abrió el cuadro de diálogo que se
muestra en la Figura 4-10. Los colores del tema contienen cuatro colores para el texto y los
fondos, seis colores de énfasis y dos colores para hipervínculos. Al personalizar un tema, usted
puede cambiar uno o todos los colores.

Personalizar un tema seleccionando una fuente y efectos

Ahora que ha personalizado el color de su tema, está listo para elegir la fuente. Seleccione
fuentes y efectos que creen una imagen única para sus documentos. Los temas incluyen
una fuente para los encabezados y otra para el cuerpo. Cuando hace clic en el botón
Fuentes del tema, debajo del nombre Fuentes del tema podrá ver los nombres de las que se
emplean para los encabezados y para el texto del cuerpo.

Abra el documento L4-2.4 Personalizar un tema seleccionando una fuente y efectos que está
disponible en el CD-ROM complementario.
68 | Lección 4

RESOLUCIÓN DE Si su fuente de tema personalizada no se aplica automáticamente, haga clic en Estilos de

PROBLEMAS
celda y haga clic en la fuente para encabezados personalizada para aplicarla.

¿LISTO PARA LA Usted puede personalizar los temas integrados a través de la forma en que aplica los atributos
CERTIFICACIÓN? del tema. Por ejemplo, si le gustan los colores del tema Brío, pero desea utilizar una fuente
¿Cómo utilizar los temas diferente, primero aplique el tema y después haga clic en Fuentes del tema y seleccione una
para formatear hojas de fuente que sí le agrade. Puede entonces guardar ese tema y aplicarlo a otros documentos.
cálculo? Aunque no puede personalizar los efectos del tema, puede aplicar un efecto integrado diferen-
2.1.1 te para modificar el aspecto modificando el sombreado, el biselado u otros efectos.

I Modificar el aspecto en pantalla e impreso de una hoja de cálculo

Formatear el fondo de una hoja

Usted puede emplear una imagen como fondo de una hoja de cálculo para propósitos visuales
únicamente. El fondo se guarda junto con la hoja, pero no se imprime, no se conserva en una
hoja de cálculo, ni como un elemento que usted guarda como página Web. Dado que el fondo
de una hoja no se imprime, no puede utilizarse como una marca de agua.

Abra el documento L4-3.1 Formatear el fondo de una hoja que está disponible en el CD-ROM
complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo insertar y formatear
una imagen como un fondo
de hoja de cálculo?
2.1.4
Con frecuencia, la dueña de Viajes Margie emplea hojas de cálculo durante sus presentaciones
a los clientes y les proporciona copias impresas. Usted puede aumentar la efectividad de una
presentación de hojas de cálculo agregando una imagen de fondo y color a las etiquetas.
Cuando se emplea una imagen de fondo es mejor quitar las líneas de cuadrícula pero conviene
incluirlas al imprimir pues hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer. Asimismo,
imprimir los encabezados de columnas o de filas ayuda a ubicar la información necesaria.

Cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculo

De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas de cálculo en blanco que
se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con mucha frecuencia usted empleará más
de una hoja para introducir datos relacionados, ya que es más fácil moverse entre hojas
que desplazarse de arriba a abajo entre grandes cantidades de datos. Para facilitar la ubica-
ción de la información necesaria, agregue color a las etiquetas de las hojas.

Abra el documento L4-3.2 Cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculo que está
disponible en el CD-ROM complementario.

Más adelante En la Lección 5, usted aprenderá a cambiar el nombre de las hojas de cálculo.
 Formato de hojas de cálculo | 69

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo cambiar el color de El libro contenía datos sobre cruceros a tres destinos en una sola hoja de cálculo. En este ejer-
etiqueta de una hoja de cicio, usted separó los datos para que cada destino estuviera en una hoja diferente.
cálculo?
2.1.3

Las hojas de cálculo se imprimen más rápido si las imprime sin las líneas de cuadrícula.
TOME NOTA
*

Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Usted puede decidir si quiere que las líneas de cuadrícula estén visibles en el área de tra-
¿Cómo mostrar y ocultar las bajo, o no. Cuando se abre una hoja de cálculo, las líneas están presentes. También puede
líneas de cuadrícula? decidir si quiere que se impriman. Tome en cuenta que las líneas de cuadrícula facilitan la
2.1.2 lectura de las hojas de cálculo impresas.

Abra el documento L4-3.3 Ver e imprimir las lineas de cuadrícula de una hoja que está disponible
en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Ver e imprimir encabezados de columna o de fila
¿Cómo mostrar e imprimir De manera predeterminada, los encabezados de columna o de fila se muestran pero no se
los encabezados columnas y
imprimen automáticamente. Para facilitar la ubicación de los datos en una hoja de cálculo
filas?
2.1.2
impresa, incluya los encabezados de columna o de fila.

Abra el documento L4-3.4 Ver e imprimir encabezados de columna o de fi

filla que está disponible en
el CD-ROM complementario.

I Insertar encabezados y pies de página

Un encabezado es una línea de texto que aparece al principio de cada página de una hoja de
cálculo impresa. Los pies de página aparecen al final de cada una de ellas. Usted puede incluir
información predefinida; insertar elementos como números de página, la fecha y la hora; el
nombre de archivo, o agregar su propio contenido.

Agregar números de página a una hoja de cálculo

Para agregar o cambiar un encabezado o un pie de página, haga clic en la ficha Insertar y
haga clic en Encabezado y pie de página. La hoja se muestra en la vista Diseño de página.
Se agrega la ficha Diseño a la cinta de opciones (como se muestra en la Figura 4-5) y se
muestran los grupos de comandos Herramientas para encabezado y pie de página.
70 | Lección 4

Figura 4-5 Herramientas para encabezado y pie de página

Ficha Diseño agregada a la
cinta de opciones

Cuadros de texto de encabezados

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-11

La adición de la ficha Diseño es un ejemplo de las ventajas de la interfaz de cinta de
opciones de Excel. En lugar de que todos los comandos estén disponibles todo el
TOME NOTA
* tiempo, algunos comandos aparecen sólo como respuesta a una acción que usted tome.

Abra el documento L4-4.1 Agregar números de página a una hoja de cálculo que está disponible en
el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
Usted puede crear encabezados y pies de página introduciendo el texto que desea que aparez-
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo agregar números de ca o, como practicó en este ejercicio, puede hacer clic en uno de los elementos predefinidos
página a un encabezado o para insertar códigos para los encabezados o pies de página que Excel ofrece. Cuando se
pie de página? imprime el libro, Excel reemplaza los códigos con la fecha actual, la hora actual, etc.
5.5.4

Insertar un encabezado o pie de página predefinido

En la ficha Diseño, el grupo Encabezado y pie de página contiene encabezados y pies de
página predefinidos que le permiten agregar automáticamente elementos tales como la
fecha, el número de página, el número de páginas, etcétera.

Abra el documento L4-4.2 Insertar un encabezado o pie de página predefin

finido que está disponible
en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos combinan uno o más elementos. En
¿Cómo insertar un
encabezado o pie de página el ejercicio anterior, usted insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. También
predefinido? puede crear el texto para un encabezado o un pie de página en la vista Diseño de página.
5.5.4

Puede acceder a los cuadros de texto de encabezado y pie de página haciendo clic en la
OTRA MANERA
vista Diseño de página en la parte derecha de la barra de estado.
 Formato de hojas de cálculo | 71

Agregar contenido a un encabezado o pie de página

Es posible que ni los encabezados y pies de página predefinidos, ni sus elementos satisfa-
gan sus necesidades. En ese caso, sólo tiene que introducir el texto deseado en los cuadros
de texto de encabezado o pie de página.
Puede que usted esté familiarizado con la funcionalidad de marca de agua que está dispo-
nible en Microsoft Word. Usted no puede insertar una marca de agua en Excel, pero
puede imitar una mostrando un gráfico en un encabezado o un pie de página. El gráfico
aparecerá detrás del texto y se mostrará e imprimirá como una marca de agua.

Abra el documento L4-4.3 Agregar contenido a un encabezado o pie de página que está disponible
en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Si el texto que necesita introducir en un encabezado o pie de página no esté disponible en los
¿Cómo agregar contenido a encabezados y pies de página predefinidos, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie
un encabezado o un pie de
de página y teclee el texto que desee.
página?
5.5.4.

Si desea crear un encabezado o pie de página con varias líneas, presione la tecla Entrar y
TOME NOTA
* teclee el texto o agregue un elemento predefinido.

AR ACT
I Preparar un documento para su impresión

EVA C

ERÍSTI
CA NU

Agregar y mover un salto de página

La ventana Vista preliminar muestra una vista de la página completa, tal y como se impri-
mirá. Usted puede verificar el formato y el diseño general antes de imprimirla pero no
puede hacer cambios al documento en la vista preliminar. Un salto de página es un divisor
que separa una hoja de cálculo en páginas independientes para su impresión. Excel inserta
saltos de página verticales automáticos (línea rota) con base en el tamaño del papel, los
valores de los márgenes, las opciones de escala y las posiciones de cualquier salto de pági-
na manual (línea sólida) que se inserte. En la ventana Vista previa de salto de página,
usted puede ajustar rápidamente los saltos de página automáticos para obtener un docu-
mento impreso más atractivo (ver Figura 4-6).

Figura 4-6
Ventana Vista previa de salto
de página

Salto de página Salto de página Salto de

automático automático página manual

MOACLExcel
Abra el documento 4-5.12007/ETC
AgregarLección
y move4r figun4-13
salto de página que está disponible en el CD-ROM
complementario.
72 | Lección 4

Cuando mueve un salto de página automático, éste se convierte en un salto de página

TOME NOTA
* manual.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Utilice los saltos de página manuales para controlar la ubicación de dichos saltos. Arrastre el
¿Cómo insertar o mover un salto de página automático a una nueva ubicación para convertirlo en un salto de página
salto de página? manual.
5.5.2

Establecer márgenes
Los márgenes son una manera efectiva de administrar y optimizar el espacio en blanco en
una hoja impresa. Lograr un equilibrio entre los datos y el espacio en blanco aumenta sig-
nificativamente la legibilidad y el aspecto de una hoja de cálculo. Usted puede elegir entre
un conjunto de márgenes integrados (ver Figura 4-7) o crear márgenes personalizados por
medio del cuadro de diálogo Configurar página.

Figura 4-7
Conjuntos de márgenes
integrados

Abra el documento L4-5.2 Establecer márgenes que está disponible en el CD-ROM

complementario.

La configuración de márgenes Normal es la predeterminada para un nuevo libro. Los márge-

nes personalizados que se muestran en la Figura 4-14 fueron establecidos en el libro que
empleó en el ejercicio. Los márgenes más estrechos proporcionan un área mayor para impri-
¿LISTO PARA LA mir los datos. Usted puede cambiar la configuración de los márgenes para que se adapten a las
CERTIFICACIÓN? necesidades de cada libro: haga clic en Márgenes personalizados al final de la lista Márgenes;
¿Cómo establecer los se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página con la configuración que se ha aplicado a la
márgenes? hoja que está abierta; en él puede cambiar cualquiera de los valores para crear una configura-
5.5.3 ción personalizada. Los márgenes de encabezados o pies de página se ajustan automáticamente
cuando se modifican los márgenes de página.
Las hojas que no llenan toda la página se pueden centrar vertical y horizontalmente distribu-
yendo así el espacio en blanco de la página de manera uniforme. Utilice la ficha Márgenes del
cuadro de diálogo Configurar página para emplear esta función.

También puede modificar los márgenes en la vista Diseño de página haciendo clic en el
OTRA MANERA borde superior o inferior del área del margen en la regla. Cuando aparezca una flecha
vertical de dos puntas, arrastre el margen hasta obtener el tamaño deseado.
 Formato de hojas de cálculo | 73

Establecer la orientación de una hoja de cálculo en la página

Las hojas de cálculo son más fáciles de leer y analizar cuando todos los datos aparecen en
una sola hoja de papel. Las funciones de orientación y de escala de Excel le dan control
sobre el número de páginas en las que se imprimirán los datos de la hoja. Usted puede
cambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u horizontal-
mente en la página. Una hoja impresa verticalmente utiliza la orientación Vertical y luce
como el documento que se muestra en la Figura 4-8. La orientación vertical es la configu-
ración predeterminada. Una hoja de cálculo impresa horizontalmente utiliza la orientación
Horizontal, que también se muestra en la Figura 4-8.

Figura 4-8
Orientación vertical y
horizontal

Orientación Orientación
vertical horizontal

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-15

Abra el documento L4-5.3 Establecer la orientación de una hoja en la página que está disponible en
el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA Utilice la orientación horizontal cuando el ancho del área que desee imprimir sea mayor a la
CERTIFICACIÓN?
altura. Los datos son más fáciles de leer cuando todas las columnas caben en una sola hoja.
¿Cómo cambiar la
orientación de una hoja de
Esto puede lograrse cambiando la orientación a horizontal. Cuando no pueda ajustar todos
cálculo? los datos en una hoja impresa cambiando su orientación, puede aumentar o disminuir el área
5.5.5 que ocupan por medio de las opciones de escala que se describen en el siguiente ejercicio.

Cambiar la escala de una hoja para ajustarla a una página impresa

El ajuste de escala se refiere a aumentar o disminuir el resultado de la impresión a cierto
porcentaje de su tamaño real. Antes de intentar cambiar la escala del resultado de una
hoja de cálculo, debe establecer el ancho y alto máximos en “Automático” para habilitar
la función de escalar (ver Figura 4-9).

Figura 4-9
Cambiar la escala de una hoja
de cálculo para ajustarla

Establecer un porcentaje para aumentar o

disminuir el resultado de impresión

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-16

Abra el documento L4-5.4 Cambiar la escala de hoja para ajustarla a una hoja impresa que está
disponible en el CD-ROM complementario.
74 | Lección 4

La razón más común para cambiar la escala de una hoja de cálculo es reducirla para poder
¿LISTO PARA LA imprimirla en una sola página. También puede agrandar la hoja para que los datos se vean
CERTIFICACIÓN? más grandes y ocupen más espacio en la hoja impresa. Cuando los cuadros Ancho y Alto se
¿Cómo cambiar la escala de
establecen en Automático, usted puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumen-
una hoja de cálculo para
que quepa en una página
tar o disminuir la escala de la impresión. Cada vez que hace clic en la flecha, ésta cambia en
impresa? 5%.
5.5.6

Recuerde que el ancho y alto deben estar establecidos en Automático si desea especificar
TOME NOTA
* una escala, como 75%.

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

A trabajar con filas y columnas.

A insertar y eliminar filas y Insertar y eliminar celdas, filas 2.2.1
columnas. y columnas.
A modificar el alto de fila y el Modificar el alto de fila y el 2.24
ancho de columna. ancho de columna.
A aplicar formato a una Formatear filas y columnas. 2.2.2
fila o columna completa.
A ocultar y mostrar filas y Mostrar y ocultar filas y columnas. 2.2.3
columnas.
A aplicar y personalizar Utilizar temas para formatear 2.1.1
temas de hojas de cálculo. libros.
A modificar el aspecto en pantalla
e impreso de una hoja de cálculo.
A insertar y formatear el fondo Formatear el fondo de una hoja 2.1.4
de una hoja de cálculo. de cálculo.
A cambiar el color de una Agregar color a las etiquetas 2.1.3
etiqueta de una hoja de cálculo. de una hoja de cálculo.
A ver e imprimir las líneas de Mostrar y ocultar líneas de 2.1.2
cuadrícula de una hoja de cálculo. cuadrícula y encabezados.
A ver e imprimir los encabezados de Mostrar y ocultar líneas de 2.1.2
fila y de columna de una hoja de cuadrícula y encabezados.
cálculo.
A insertar y modificar encabezados Agregar y modificar encabezados 5.5.4
y pies de página. y pies de página.
A preparar un documento para imprimir.
A agregar y mover saltos de página Insertar y mover un salto de 5.5.2
en una hoja de cálculo. página.
A establecer márgenes en una hoja de Establecer márgenes. 5.5.3
cálculo.
A establecer la orientación de una Cambiar la orientación de una 5.5.5
hoja de cálculo en la página. hoja de cálculo.
Cambiar la escala de una hoja Cambiar la escala del contenido 5.5.6
cálculo para que quepa en de una hoja de cálculo para que
una hoja impresa. quepa en una hoja impresa.