Trabajar con datos 6

MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA LECCIÓN N ÚMERO DE HABILIDAD

Asegurar la integridad de los datos.

Restringir las entradas de celdas a ciertos Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1
tipos de datos. de datos.
Permitir que sólo se introduzcan valores Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1
específicos en las celdas.
Quitar, celdas, filas o columnas duplicadas Quitar filas duplicadas de hojas de cálculo. 1.2.2
de una hoja de cálculo.
Ordenar datos.
Ordenar datos utilizando un solo criterio. Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. 4.6.1
Ordenar datos utilizando múltiples criterios. Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. 4.6.1
Ordenar datos utilizando formato condicional. Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional. 4.6.3
Ordenar datos utilizando atributos de celda. Filtrar y ordenar datos utilizando los atributos de celda. 4.6.4
Filtrar datos utilizando el Autofiltro. Filtrar datos utilizando el Autofiltro. 4.6.2
Filtrar datos utilizando formato condicional. Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional. 4.6.3
Filtrar datos utilizando atributos de celda. Filtrar y ordenar datos utilizando atributos de celda. 4.6.4
Calcular el subtotal de los datos.
Agrupar y desagrupar datos para calcular Agrupar y desagrupar datos. 4.5.1
el subtotal.
Calcular el subtotal de los datos en una lista. Calcular el subtotal de los datos. 4.5.2
Configurar los datos en un formato de tabla.
Formatear una tabla utilizando Aplicar estilos rápidos a las tablas. 2.4.1
un estilo rápido.
Insertar una fila de totales en una tabla. Agregar filas a las tablas. 2.4.2
Agregar y quitar filas y columnas en una tabla. Insertar y eliminar filas y columnas en tablas. 2.4.3

TÉRMINOS
CLAVE
Orden ascendente
Autofiltro
Operador de comparación
Criterios
Orden descendente
Valor duplicado
Filtrar
Agrupar
Símbolos de esquema

103
104 | Lección 6

Cuando un nuevo empleado se integra a Contoso, su nombre se agrega a la lista de emplea-

dos. Sin embargo, lo que realmente le sería útil al gerente de oficina al momento de elaborar
los horarios de trabajo sería poder ver la lista de empleados ordenada por cargo. Reorganizar los
datos le permite al gerente asegurarse de que la oficina cuente con el personal completo al abrir
sus puertas. También necesita actualizar los archivos de datos de los empleados con informa-
ción adicional. Dado que otros empleados con frecuencia necesitan tener acceso a los archivos,
el gerente planea restringir la información que puede introducirse en algunos de los archivos
para asegurarse que los resultados que se obtengan sean válidos cuando se haya finalizado con
la captura de datos, y cuando éstos se analicen para la toma de decisiones.

O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE

Ficha Datos de Excel

Excel es principalmente una herramienta para organizar, analizar y presentar información
numérica. Ordenar los datos del mayor al menor o del menor al mayor, por ejemplo, le
permite identificar rápida y fácilmente tendencias, generar pronósticos o determinar proba-
bilidades. En esta lección, aprenderá a utilizar los comandos de la ficha Datos de Excel (ver
Figura 6-1) para ordenar, filtrar y mostrar los datos necesarios para propósitos específicos.

Figura 6-1 Ficha Ordenar primera columna Filtrar Agrupar

Ficha Datos Datos en orden ascendente datos datos

Ordenar primera columna Iniciadordel cuadro Quitar filas Insertar

en orden descendente de diálogo Ordenar duplicadas subtotales

Los comandos en esta ficha le permiten ordenar y filtrar datos, convertir texto en colum-
MOAC Excel 2007/ETC Lección 6 fig 1
nas, asegurar la entrada de datos válidos, conducir un análisis tipo “qué pasaría si...”, y
esquematizar los datos. También puede introducir datos externos en Excel empelando los
comandos en la ficha Datos. Utilice esta figura como referencia a lo largo de toda esta lec-
ción y del resto del libro.

I Asegurar la integridad de los datos

Restringir las entradas de celda a ciertos tipos de datos

Una vez que decide qué validación desea emplear en una hoja de cálculo, está listo para con-
figurar los criterios de validación, esto es, la prueba que utiliza Excel para filtrar los datos que
deben introducirse o mostrarse. Cuando se restringe la entrada de datos, es necesario dar
retroalimentación inmediata para indicar a los usuarios qué datos sí están permitidos. Usted
puede dar un mensaje de entrada cuando se selecciona una celda restringida o un mensaje
instructivo cuando se realiza una entrada no válida. Cuando se da retroalimentación clara a
los usuarios, se asegura que la entrada de datos se realice sin problemas.
 Trabajar con datos | 105

Abra el documento L6-1.1 Restringir las entradas de celda a cierto tipo de datos que está disponible
en el CD-ROM complementario.

Usted ha tomado el primer paso para asegurar la integridad de los datos que se introduzcan en
el libro Datos_de_Contoso. Un empleado no puede introducir por accidente texto o valores
¿LISTO PARA LA fuera de los parámetros que estableció en los criterios de validación. Al extender el rango más
CERTIFICACIÓN? allá de los datos actuales, se aplicarán los criterios de validación cuando se introduzcan nuevos
¿Cómo restringir celdas para datos de los empleados.
que acepten un solo tipo de También puede especificar la forma en que desea que Excel responda cuando se introducen datos
datos?
no válidos. En el ejercicio anterior, usted aceptó el valor predeterminado (Grave) en el cuadro
1.2.1
Estilo en la ficha Mensaje de error (Figura 6-2 del documento del CD). Si selecciona Advertencia
en el cuadro Estilo, se le advertirá que ha realizado una entrada que no está en el rango definido,
pero usted podrá elegir ignorarla e introducir datos no válidos.

Si no introduce un mensaje o texto de error, se desplegará el mensaje predeterminado de

TOME NOTA
* Excel: Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda.

Permitir que sólo se introduzcan valores específicos en las celdas

Para facilitar la entrada de datos, o para limitarla a elementos predefinidos, usted puede crear
una lista desplegable de entradas válidas. Éstas pueden ser de opción forzada (por ejemplo, sí
/ no) o pueden ser recopiladas de celdas de otra parte del libro. Una lista desplegable muestra
una flecha en la celda. Para introducir información en la celda restringida, haga clic en la fle-
cha y luego haga clic en la entrada que desee.

Abra el documento L6-1.2 Introducir sólo valores específi

ficcos en las celdas que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Más adelante
Cuando aprenda a crear fórmulas en la Lección 7, podrá crear una fórmula que analice el
número de horas trabajadas e introduzca Sí o No, con base en dicho el análisis.

En el ejercicio anterior, Contoso otorgó un seguro de salud a aquellos empleados que trabajan
30 o más horas por semana. Al aplicar un parámetro de validación en la lista (Sí / No), el
gerente de oficina puede identificar rápidamente a los empleados que tienen derecho ese segu-
ro. Usted restringió la entrada para la columna E a dos opciones, pero una lista puede incluir
varias. Como lo hizo en el ejercicio, las opciones se pueden definir en el cuadro Origen de la
ficha Configuración.
Utilice una coma para dividir las opciones. Por ejemplo, si desea calificar el desempeño de un
vendedor, podría tener tres opciones: Bajo, Promedio y Alto.
Existe una gran variedad de opciones para limitar los datos que se pueden introducir en un
rango de celdas. Puede incluir una lista de los criterios empleados en la hoja activa, dentro de
un libro activo o en otro libro. Introduzca el rango de celdas en el cuadro Origen de la ficha
Configuración o teclee el rango de celdas para los criterios. Puede calcular lo que esté permiti-
do con base en el contenido de otra celda. Por ejemplo, puede crear una fórmula de validación
de datos que introduzca Sí o No en la columna E en función del valor en la columna D. Usted
aprenderá a crear fórmulas en la siguiente lección.
106 | Lección 6

La validación de datos puede hacerse con base en un número decimal con límites, una fecha en
un marco de tiempo o una hora en un marco de tiempo. También puede especificar el tamaño
del texto que puede introducir dentro de una celda.

Siempre pruebe la validación de datos para asegurarse que funciona correctamente. Trate
RESOLUCIÓN DE de introducir datos válidos y no válidos en las celdas para cerciorarse de que su configura-
PROBLEMAS
ción funciona tal como lo planeó y que el mensaje esperado aparece cuando introduce
datos no válidos.

Quitar celdas, filas o columnas duplicadas de una hoja de cálculo

Un valor duplicado ocurre cuando todos los valores en una fila coinciden exactamente con
todos los valores en otra fila. En una hoja de cálculo muy grande, se pueden introducir los
datos más de una vez sin advertirlo. Esto tiene mayor probabilidad de ocurrir cuando más
de una persona introduce datos en una hoja. Se deben quitar las filas o columnas duplica-
das antes de analizar los datos. Cuando se quitan valores duplicados, sólo se afectan los
valores en la selección, no se alteran o quitan los valores fuera del rango de celdas.

Abra el documento L6-1.3 Quitar celdas, fi

fillas o columnas duplicadas de una hoja que está
disponible en el CD-ROM complementario.

Debido a que constantemente se están eliminando datos, es conveniente copiar el rango de

celdas original a otra hoja o libro antes de quitar los valores duplicados. Usted guardó el
archivo al final del ejercicio anterior, por lo tanto tiene un respaldo por si quita datos que
RESOLUCIÓN DE no pretendía quitar.
PROBLEMAS
Más adelante en esta lección aprenderá a filtrar datos. Primero puede filtrarlos con el crite-
rio de valores únicos para confirmar que el resultado de quitar los valores duplicados sea el
que desea.

Usted está trabajando con una cantidad relativamente pequeña de datos en los ejercicios
de práctica y no le tomará mucho tiempo revisarlos e identificar las entradas
TOME NOTA
* duplicadas. Sin embargo, piense en las empresas que tienen cientos de empleados. Es
en esos casos donde se aprecia esta característica de Excel.

Usted puede especificar en qué columnas deben buscarse los duplicados. Cuando se abre el
cuadro de diálogo Quitar duplicados (Figura 6-4 del documento del CD), todas las columnas
¿LISTO PARA LA
están seleccionadas de manera predeterminada. Si el rango de celdas contiene muchas colum-
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo quitar filas
nas y usted desea seleccionar sólo unas cuantas, puede quitar rápidamente todas las columnas
duplicadas de las hojas de haciendo clic en Anular selección y luego seleccionando las columnas en las que desea buscar
cálculo? duplicados. En los datos que se utilizan para este ejercicio, es posible que se haya introducido
1.2.2 a un empleado dos veces, pero que el número horas sea diferente. Si usted acepta la opción
predeterminada y deja todas las columnas seleccionadas, no se quitará a ese empleado.
 Trabajar con datos | 107

Sin importar el formato aplicado y desplegado en una celda, el valor real de la celda se
muestra en la barra de fórmulas. Los valores duplicados se determinan por el valor mostrado
RESOLUCIÓN DE en la celda y no necesariamente por el valor real almacenado en la celda. Esta es una distin-
PROBLEMAS ción importante cuando se introducen fechas en formatos diferentes. Por ejemplo, si se
introduce Agosto 5, 2008 en una fila y 05/08/2008 en otra, los valores se consideran úni-
cos, no duplicados. Es conveniente revisar el formato antes de quitar los valores duplicados.

I Ordenar datos

Ordenar datos utilizando un solo criterio

Los datos se pueden ordenar empleando un solo criterio (una columna) en orden ascen-
dente o descendente. En orden ascendente, los datos alfabéticos se ordenan de la A a la Z,
los datos numéricos se ordenan del más bajo al más alto o del menor al mayor, y las
fechas se ordenan de la más antigua a la más reciente. En orden descendente, sucede lo
opuesto: los datos alfabéticos se ordenan de la Z a la A, los datos numéricos se ordenan
del más bajo al más alto o del mayor al menor, y las fechas se ordenan de la más reciente
a la más antigua.

Abra el documento L6-2.1 Ordenar datos utilizando un solo criterio que está disponible en el CD-
ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? En este ejercicio usted ordenó con base en un solo criterio. A menos que la hoja de cálculo con-
¿Cómo ordenar datos tenga varias celdas combinadas, usted no necesita seleccionar datos para emplear los comandos de
utilizando un solo criterio? ordenación. Los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A automáticamente ordenan el
4.6.1 rango de datos en la columna que contiene la celda activa.
Es mejor tener encabezados de columnas que tengan un formato diferente al de los datos
TOME NOTA
* cuando ordene un rango de datos. De manera predeterminada, no se incluye el encabezado en
Los comandos Filtrar y
la operación de ordenación. En su hoja se aplicó un estilo de encabezado a los encabezados de
ordenar se encuentran
columnas. Por lo tanto, Excel reconoció la fila de encabezados y, de manera predeterminada,
en el grupo Modificar
seleccionó la casilla Mis datos tienen encabezados en el cuadro de diálogo Ordenar.
de la ficha Inicio, así
como en el grupo
Ordenar y filtrar de la AR ACT
EVA C

ERÍSTI

ficha Datos. Ordenar datos utilizando múltiples criterios CA NU

Usted puede ordenar datos por más de una columna. Por ejemplo, en el siguiente ejerci-
cio usted ordenará los datos de los empleados de Contoso por cargo y luego ordenará los
nombres en orden alfabético dentro de cada categoría laboral. En el cuadro de diálogo
Ordenar, identifique cada uno de los criterios por los cuales desea ordenar.

Abra el documento L6-2.2 Ordenar datos utilizando múltiples criterios que está disponible en el
CD-ROM complementario.
108 | Lección 6

Usted puede ordenar hasta por 64 columnas. Para obtener mejores resultados, el rango
TOME NOTA
* de celdas que ordene debe tener encabezados de columnas.

Cuando trabaja con archivos grandes, con frecuencia necesitará realizar una ordenación con
base en varios criterios. La Figura 6-7 (del documento del CD) ilustra una ordenación por dos
criterios. Usted puede continuar agregando niveles, así como eliminar o copiar un nivel de
¿LISTO PARA LA criterio. Para cambiar el orden, seleccione el criterio y haga clic en la flecha Subir o Bajar; las
CERTIFICACIÓN? entradas que están más arriba en la lista se ordenan antes de las entradas que están más abajo.
¿Cómo ordenar datos Para ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas, haga clic en el botón Opciones
utilizando múltiples criterios? para abrir el cuadro de diálogo Opciones de ordenación que se muestra en la Figura 6-2. Si se
4.6.1
activa la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas, las entradas en minúsculas serán orde-
nadas antes que las entradas en mayúsculas.

Figura 6-2
Utilice criterios de mayúsculas
y minúsculas para ordenar los
datos

Ordenar datos utilizando formato condicional

Si usted aplicó un formato condicional a un rango de celdas empleando un conjunto de
iconos, puede ordenar por icono. Como aprendió en la Lección 3, puede utilizar un con-
junto de iconos para hacer anotaciones y clasificar datos en categorías. Cada icono represen-
ta un rango de valores. Por ejemplo, en un conjunto de iconos de tres flechas, la flecha
verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa
los valores medios y la flecha hacia abajo roja representa los valores más bajos.

Abra el documento L6-2.3 Ordenar datos utilizando formato condicional que está disponible en el
CD-ROM complementario.

La ordenación resultó en que las flechas verdes (valores más altos) aparecieran en la parte
RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS superior. Sin embargo, los valores de rangos medio o bajo no se ordenan. Usted necesita
implementar una ordenación con múltiples criterios.

¿LISTO PARA LA La primera vez que realice una ordenación, debe seleccionar todo el rango de celdas, inclu-
CERTIFICACIÓN?
yendo la fila de encabezados de columna. Cuando desee ordenar los datos empleando dife-
¿Cómo ordenar datos
utilizando formato
rentes criterios, seleccione cualquier celda dentro del rango de datos y se seleccionará todo
condicional? el rango para esa ordenación. Sólo debe seleccionar los datos, cuando desee utilizar un
4.6.3 rango diferente para realizar una ordenación.

Ordenar datos utilizando atributos de celdas

Si formateó un rango de celdas por color de celda o por color de fuente, usted puede
crear una ordenación personalizada por colores. Para ordenar por atributo de celda, use el
comando Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Cuando selecciona Orden personalizado, se
abre el cuadro de diálogo Ordenar y usted puede seleccionar el orden en que desea que se
ordenen los colores.
 Trabajar con datos | 109

Abra el documento L6-2.4 Ordenar datos utilizando atributos de celdas que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Cuando una hoja de cálculo contiene celdas combinadas de tamaños dispares, si no selec-
ciona los datos antes de abrir el cuadro de diálogo Ordenar, recibirá un mensaje de error
informándole que esta operación requiere que las celdas a combinar tengan el mismo
RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS tamaño. La hoja de cálculo AM_Asignaciones contenía dos filas con celdas combinadas.
Por lo tanto, usted tuvo que seleccionar el rango de datos (incluyendo los rótulos de
columna) la primera vez que ordenó la hoja. Si realiza más ordenaciones, Excel recordará el
rango de datos y usted no tendrá que seleccionarlo de nuevo.

En Contoso, cada médico auxiliar se asigna a un médico específico. Para ayudar con la pro-
gramación de los horarios, el gerente de oficina creó la hoja de cálculo AM_Asignaciones con
un código de color para las asignaciones de los equipos médico/médico auxiliar. La codifica-
ción por color es un recordatorio para que, al momento de crear el horario semanal, los dos
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
queden programados para los mismos días y horas.
¿Cómo ordenar datos El código de color le permitió ordenar los datos para agrupar a cada médico con su auxiliar.
utilizando atributos de
celda? La mayoría de las operaciones de ordenación se hacen por columnas, pero pueden personali-
4.6.4 zarse. Para que se realice por filas, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Ordenar y
seleccione Ordenar de izquierda a derecha debajo de Orientación (ver Figura 6-2).
Los criterios de ordenación se guardan con el libro para que usted pueda volverlos a aplicar
cada vez que lo abra. La Tabla 6-1 resume los criterios de ordenación ascendente predetermi-
nados de Excel. El orden se invierte para la ordenación descendente.

Tabla 6-1
Criterios de ordenación ascen-
dente predeterminados
VALOR C RITERIO DE ORDENACIÓN ASCENDENTE
Números Del número negativo menor al número positivo mayor.
Fechas De la fecha más antigua a la fecha más reciente.
Texto Los datos alfanuméricos se ordenan de izquierda a derecha,
caracter por caracter.
Por ejemplo, A5, A501, A51 están ordenados correctamente.
Los números y símbolos se ordenan antes que el texto.
Si la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas está activa, se
ordena el texto en minúsculas antes que el texto en minúsculas.
Valores lógicos Falso se coloca antes que Verdadero.
Celdas en blanco Tanto en la ordenación ascendente como en la descendente, las
celdas en blanco se colocan en último lugar.
110 | Lección 6

I Filtrar datos
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Utilizar el Autofiltro CA NU

X REF
Consulte Configurar los
datos en un formato de
tabla más adelante en
esta lección.
La función Autofiltro consiste en una serie de filtros integrados que le permite extraer
datos rápida y fácilmente: al emplearla, puede encontrar y trabajar con un subconjunto
de datos provenientes de un rango de celdas o de columnas de tablas que usted haya espe-
cificado. Puede emplear el Autofiltro para crear tres tipos de filtros: lista de valores, for-
mato o criterios. Son mutuamente excluyentes, por ejemplo: usted puede filtrar una lista
por valores o por formato, pero no por ambos.

Abra el documento L6-3.1 Utilizar el Autofil

filtro que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.

Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controla-
TOME NOTA
* dor de la parte inferior.

¿LISTO PARA LA En este ejercicio empleó dos filtros de texto para mostrar sólo los cargos de recepcionistas y
CERTIFICACIÓN? encargado de las cuentas por cobrar. Esta información es especialmente útil a la hora en que el
¿Cómo utilizar la función gerente de oficina tiene que crear un horario de trabajo. La función Autofiltro le permite ais-
Autofiltro para aislar datos lar rápidamente los datos relevantes.
específicos?
4.6.2

Crear un Autofiltro personalizado

Usted puede crear un Autofiltro personalizado para filtrar aún más los datos empleando
dos operadores de comparación. Un operador de comparación es un signo que se utiliza en
los criterios para comparar dos valores. Por ejemplo, puede crear un filtro para encontrar
los valores mayores a 50 pero menores a 100. Mayor que y menor que son operadores de
comparación. Este filtro mostraría los valores de 51 a 99.

Abra el documento L6-3.2 Crear un Autofil

filtro personalizado que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Los operadores de comparación se utilizan para crear una fórmula que Excel emplea para fil-
trar datos numéricos. Los operadores se enlistan en la Tabla 6-2.
Tabla 6-2
Operadores de comparación O PERADOR S IGNIFICADO
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto de
 Trabajar con datos | 111

Igual a y Menor que son opciones para crear filtros de texto personalizados. Las opciones de
¿LISTO PARA LA
los Filtros de texto también le permiten filtrar el texto que comienza con una letra específica
CERTIFICACIÓN? (opción Comienza por) o texto que tiene una letra específica en cualquier parte del texto
¿Cómo crear un Autofiltro (opción Contiene).
personalizado? Como se ilustra en la Figura 6-3, usted puede diseñar un filtro personalizado de dos criterios
4.6.2
que seleccione los datos que contengan ambos criterios (opción Y ) o seleccionar los datos que
contienen uno u otro criterio (opción O). Si usted selecciona O, se extraerán menos datos.

Figura 6-3 El filtro devolverá El filtro devolverá

Filtro personalizado de dos los datos que contienen los datos que cumplen con
criterios ambos criterios cualquiera de los dos criterios

Filtrar datosMOAC
utilizando el formato
Excel 2007/ETC Lección 6 fig condicional
13

Si aplicó un formato condicional a un rango de celdas, usted puede filtrar los datos por
ese formato. En el siguiente ejercicio se emplean conjuntos de iconos para identificar el
número de horas que los empleados trabajan cada semana, y se utilizó el color de fuente
para identificar el auxiliar médico asignado a cada médico.

Abra el documento L6-3.3 Filtrar datos utilizando el formato condicional que está disponible en el
CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Como aprendió en la Lección 3, un formato condicional es una guía visual que le ayuda a enten-
¿Cómo filtrar datos der rápidamente la variación en los datos de una hoja de cálculo. Al utilizar el formato condicional
utilizando formato como filtro, usted puede fácilmente resaltar celdas o rangos de interés, con el propósito de enfati-
condicional? zar algunos valores, de acuerdo a uno o más criterios.
4.6.3

Filtrar datos utilizando atributos de celda

Si formateó un rango de celdas con un color de relleno o con un color de fuente, puede
filtrarlo según estos atributos. Cuando se emplean atributos de celda, no es necesario
seleccionar el rango de datos que se va a filtrar pues Excel buscará cualquier celda que
contenga ya sea un color de fondo, o un color de fuente específicos.

Abra el documento L6-3.4 Filtrar datos utilizando atributos de celda que está disponible en el CD-
ROM complementario.
112 | Lección 6

En los ejercicios anteriores, usted empleó las funciones Ordenar y Filtro para agrupar datos,
¿LISTO PARA LA
empleando una gran variedad de criterios. Ambas funciones tienen mucho en común: le permiten
CERTIFICACIÓN?
seleccionar y analizar datos específicos con lo que usted puede enfocarse en datos que cumplen
¿Cómo filtrar datos
utilizando atributos de con ciertos criterios. Ahora bien, cuando utiliza la función Ordenar, los datos que no se relacio-
celdas? nan con estos criterios, se muestran. Por el contrario, cuando emplea la función Filtro, los datos
4.6.4 no relacionados permanecen ocultos.

I Calcular el subtotal de los datos

Agrupar y desagrupar datos para calcular los subtotales

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema. Agrupar
significa organizar los datos para que se puedan ver en un esquema que se puede contraer
y expandir. Para agrupar los datos, cada columna debe tener un rótulo en la primera fila, y
la columna debe contener datos similares que deben ordenarse por la columna o columnas.

Abra el documento L6-4.1 Agrupar y desagrupar datos para calcular los subtotales que está
disponible en el CD-ROM complementario.

En los ejercicios anteriores, usted agrupó los datos de los sueldos de Contoso y calculó los
subtotales manualmente. En el siguiente ejercicio, utilizará una función que permite obtener
los subtotales de manera automática.
Para esquematizar los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que
¿LISTO PARA LA hagan referencia a las celdas en cada una de las filas de detalle para ese grupo. En el ejercicio
CERTIFICACIÓN? anterior, su esquema contenía sólo dos niveles ya que usted tenía un nivel de subtotal y un
¿Cómo agrupar y total general. Usted puede crear un esquema de hasta ocho niveles.
desagrupar datos?
4.5.1 Cada nivel interno muestra datos de detalle para el nivel externo anterior. Los niveles internos
se representan por un número mayor de símbolos de esquema, esto es, símbolos que usted
puede emplear para cambiar la vista de una hoja esquematizada. Usted puede mostrar u ocul-
tar datos detallados presionando el signo más, el signo menos y los números 1, 2 ó 3 que indi-
can el nivel de esquema.

Calcular el subtotal de los datos en una lista

Usted puede calcular automáticamente los subtotales y totales generales de una columna por
medio del comando Subtotal en el grupo Esquema de la ficha Datos. Usted puede incluir
más de un tipo de función de resumen para cada columna. El comando Subtotal esquemati-
za la lista para que usted pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Abra el documento L6-4.2 Calcular el subtotal de los datos en una lista que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Cuando los datos para los cuales desea calcular el subtotal pueden agruparse de acuerdo a una
categoría (como la categoría laboral en este ejercicio), el comando Subtotal es la mejor opción.
Sin embargo, cuando los datos no están categorizados, usted puede insertar subtotales de
manera manual como lo hizo en el ejercicio anterior.
 Trabajar con datos | 113

Cuando los datos para los cuales desea calcular el subtotal pueden agruparse de acuerdo a una
categoría (como la categoría laboral en este ejercicio), el comando Subtotal es la mejor opción.
¿LISTO PARA LA
Sin embargo, cuando los datos no están categorizados, usted puede insertar subtotales de
CCERTIFICACIÓN?
¿Cómo insertar subtotales
manera manual como lo hizo en el ejercicio anterior.
en una lista? Usted puede calcular el subtotal de cada uno de los grupos de una categoría. Por ejemplo,
4.5.2 puede calcular el subtotal de los sueldos para los encargados de las cuentas por cobrar, o el de
los empleados de la administración de registros, así como calcular el total para todo el personal.

Si el libro está configurado para calcular las fórmulas automáticamente, el comando Sub-
TOME NOTA
* total vuelve a calcular automáticamente los valores del subtotal
conforme usted modifica los datos de detalle.

I Configurar los datos en un formato de tabla

Formatear una tabla utilizando un estilo rápido

Cuando crea una tabla, las herramientas de tabla están disponibles y aparece la ficha
Diseño en la cinta de opciones. Usted puede utilizar las herramientas de la ficha Diseño
para personalizar o modificar la tabla. El grupo Estilos de tabla muestran cuatro estilos.
Haga clic en las flechas a la derecha de los estilos para ver otras opciones disponibles.

Abra el documento L6-5.1 Formatear una tabla utilizando un estilo rápido que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel para administrar y analizar de mane-
¿LISTO PARA LA ra independiente un grupo de datos relacionados. Cuando inserta una tabla, de manera prede-
CERTIFICACIÓN? terminada los filtros en la fila de encabezados están habilitados para que usted pueda filtrar u
¿Cómo aplicar estilos ordenar la tabla rápidamente. Como verá en el siguiente ejercicio, usted puede agregar una fila
rápidos a las tablas? de totales que incluye una lista desplegable de funciones para cada celda de esa fila. Usted
2.4.1
puede insertar más de una tabla en una misma hoja de cálculo.

Dado que los datos seleccionados para la tabla no tenían encabezados, se asignaron los
TOME NOTA
* nombres predeterminados (Columna1) arriba de la tabla.

Insertar una fila de totales en una tabla

Para calcular el total de los datos en una tabla de Excel podría insertar una fila nueva al final
de la tabla, pero es más rápido emplear el comando Fila de totales en el grupo Opciones de
estilo de tabla.

Abra el documento L6-5.2 Insertar una fil

fila de totales en una tabla que está disponible en el CD-
ROM complementario.
114 | Lección 6

Si usted presiona la tecla Tab en la última celda de la última fila de la tabla, se agregará una
¿LISTO PARA LA
fila en blanco al final de la tabla, lo que le permitirá agregarle datos. Sin embargo, una vez
CERTIFICACIÓN?
que se ha agregado una fila de totales a la tabla, no se agregará una nueva fila.
¿Cómo crear una fila de
totales en una tabla?
2.4.2
Agregar y quitar filas y columnas en una tabla
Después de que crear una tabla en la hoja de cálculo, usted puede agregar filas o colum-
nas: puede agregar filas adyacentes a una tabla usando el mouse para arrastrar el controla-
dor de tamaño hacia abajo para seleccionar las filas o arrastrarlo a la derecha para seleccio-
nar las columnas; también puede hacerlo introduciendo texto o valores en una fila o
columna adyacente que desee incluir en la tabla; también puede agregar una fila en blan-
co al final de la tabla, o insertar filas o columnas en cualquier lugar de ella.

Abra el documento L6-5.3 Agregar y quitar fi

fillas o columnas en una tabla que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Cuando ajusta el tamaño de una tabla, los encabezados deben permanecer en la misma fila y
el nuevo rango debe superponerse al original. En este ejercicio, usted agregó a la tabla una fila
que estaba debajo de ella pero no podría agregar una fila que estuviera arriba de la tabla.
¿LISTO PARA LA Puede hacer clic en el controlador de tamaño localizado en la esquina inferior derecha de la
CERTIFICACIÓN? tabla y arrastrarlo a la derecha para agregar una columna.
¿Cómo agregar y quitar filas
o columnas en una tabla? Cuando termine de trabajar con la tabla, puede hacer clic en Convertir en rango en el grupo
2.4.3 Herramientas y convertir la tabla en un rango de datos. El formato, los encabezados de
columna y el total de la tabla se conservan.
En el ejercicio anterior, usted restringió la columna E a números enteros. Cuando tecleó el
encabezado de columna, se abrió el cuadro de diálogo Entrada no válida permitiéndole anular
la restricción de datos. El texto fue aceptado cuando hizo clic en Sí para continuar.
 Trabajar con datos | 115

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

A asegurar la integridad de los datos.

A restringir el tipo de datos que se pueden Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1
introducir dentro de celdas específicas. de datos.
A permitir que sólo se introduzcan valores Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1
específicos en las celdas. de datos.
A quitar filas de datos duplicados de una hoja. Quitar filas duplicadas de hojas de cálculo. 1.2.2
A ordenar datos.
A ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. Ordenar datos utilizando uno o múltiples 4.6.1
criterios.
A ordenar datos utilizando conjuntos de iconos Filtrar y ordenar datos utilizando formato 4.6.3
de formato condicional. condicional.
A ordenar datos utilizando el color de celda o Filtrar y ordenar datos utilizando los atributos. 4.6.4
de fuente.
A filtrar datos.
A utilizar el AutoFiltro para aislar datos específicos. Filtrar datos utilizando el Autofiltro. 4.6.2
A utilizar conjuntos de iconos para aislar algunos datos. Filtrar y ordenar datos utilizando un formato. 4.6.3
A filtrar datos utilizando el color de celda o de fuente. Filtrar y ordenar datos utilizando atributos 4.6.4
de celda.
A calcular el subtotal de los datos.
A agrupar y desagrupar datos para insertar subtotales. Agrupar y desagrupar datos. 4.5.1
A calcular automáticamente el total de las filas Calcular el subtotal de los datos. 4.5.2
de datos relacionados insertando subtotales.
A configurar los datos en formato de tabla.
A aplicar un estilo rápido para formatear una tabla. Aplicar estilos rápidos a las tablas. 2.4.1
A aumentar el tamaño de un tabla insertada Agregar filas a las tablas. 2.4.2
insertando una fila o filas debajo de la tabla.
A insertar y eliminar filas en blanco en tablas. Insertar y eliminar filas y columnas en tablas. 2.4.3