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El presente Ebook est dedicado a mi esposa Virna y mis hijos, Carlos Javier, Diego Alejandro y Sebastin por ellos hago todo lo que hago y gracias a Dios por la inspiracin y el conocimiento.

Si en cualquier momento tienes alguna pregunta a dudas sobre el contenido en este ebook, no dudes en contactarme, la mejores vas son Twitter @formulasdeexcel o por correo clc@formulasdeexcel.com.

Queda totalmente prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este ebook sin el consentimiento escrito del autor. Excel y sus smbolos son una marca registrada de Microsoft Corporation, los comentarios y explicaciones aqu expuestas no representan ninguna responsabilidad por parte de estos. 2012 formulasdeexcel.com Todos los derechos reservados

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Tabla de contenido con Vnculos

Que es una formula en Excel? ............................................................................................................. 6 Operadores Aritmticos: ................................................................................................................. 6 Operadores de comparacin:.......................................................................................................... 7 Operadores de Texto:...................................................................................................................... 7 Operadores para formulas de referencia........................................................................................ 8 Funciones de Excel .............................................................................................................................. 9 Uso adecuado de parntesis en formulas de Excel........................................................................... 19 Referencias Absolutas y Relativas en Excel. ...................................................................................... 22 Referencias Absolutas ................................................................................................................... 23 Referencias Mixtas ........................................................................................................................ 24 Funciones de SUMA .......................................................................................................................... 26 Suma de Columnas ........................................................................................................................ 28 La funcin en excel SUMA combinada con la funcin DESREF ......................................................... 29 Funcin SUMAR.SI ............................................................................................................................. 33 La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO ...................................................................................................... 37 La Funcin SUMAPRODUCTO ............................................................................................................ 42 La funcin SUBTOTALES .................................................................................................................... 46 SUMAR CELDAS FILTRADAS O CELDAS OCULTAS EN EXCEL .......................................................... 47 EVITAR QUE SE SUMEN SUBTOTALES EN UN RANGO ................................................................... 48 CALCULAR SUBTOTALES AUTOMATICAMENTE ............................................................................. 49 RESULTADOS DINAMICOS CON SUBTOTALES Y LA FUNCION BUSCARV ....................................... 51 Las funciones PROMEDIO y PROMEDIOA ......................................................................................... 53 La funcin en Excel PROMEDIOA .................................................................................................. 55 Promedio Ponderado ........................................................................................................................ 56 Promedio Ponderado para Clculo de Calificaciones. .................................................................. 57 Calculo de Porcentajes en Excel. ....................................................................................................... 58 ALGUNOS DETALLES DE PORCENTAJE ........................................................................................... 58 AGREGAR UN X% A UNA CANTIDAD. ............................................................................................ 59 3

DESCONTAR UN PORCENTAJE APLICADO A UNA CANTIDAD ........................................................ 60 CUANTO ES EL PORCENTAJE AGREGADO A UNA CANTIDAD. ....................................................... 60 DETERMINAR UN NMERO FINAL, TENIENDO EL NUMERO BASE Y EL PORCENTAJE DE DESCUENTO APLICADO A ESTE. .................................................................................................... 63 La funciones en Excel CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO ........................................................ 64 La funcin en Excel CONTARA ....................................................................................................... 66 La funcin en Excel CONTAR.BLANCO ........................................................................................... 67 La funcin CONTAR.SI........................................................................................................................ 69 Contar Valores no numricos utilizando CONTAR.SI .................................................................... 71 Contar valores no numricos con caracteres especficos. ............................................................ 73 La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO .................................................................................................... 74 La funcin SI ...................................................................................................................................... 77 Combinar la funcin SI con la funcin Y ........................................................................................ 79 FILTRAR INFORMACION. ............................................................................................................... 80 Anidar la funcin SI ....................................................................................................................... 83 Formato Condicional ......................................................................................................................... 86 Formato condicional con Escala de 2 Colores ............................................................................... 87 Formato Condicional con una Escala de 3 Colores: ...................................................................... 88 Formato Condicional con Barra de Datos ..................................................................................... 90 Formato Condicional utilizando Conjunto de Iconos: ................................................................... 91 Validacin de Datos........................................................................................................................... 95 Lista Desplegable para Validacin de Datos ................................................................................. 99 Validacin de Datos Personalizada. ................................................................................................ 102 Validacin de datos para listas dependientes............................................................................. 102 Validacin de Datos (Solo entradas de Texto) ............................................................................ 104 Validacin de Datos (Solo Nmeros)........................................................................................... 106 Validacin de Datos (Datos Especficos) ..................................................................................... 106 Validacin de Datos (Evitar Duplicados) ..................................................................................... 108 Validacin de datos (Limitar el Total) ......................................................................................... 109 Validacin de Datos (Solo das de semana) ................................................................................ 110

Que es una formula en Excel?

La respuesta bsica seria que una formula de Excel es una entrada dentro de una celda de la hoja de clculo donde especificamos un clculo o una ecuacin a ejecutar para obtener un resultado, estas formulas son especificadas por nosotros y siempre deben de tener el smbolo de igual (=) antes de enunciar la frmula para que el programa lo entienda como tal, ya sea Excel, open office, google docs entre otros. En cuanto al contenido de las formulas, las mismas pueden tener valores, ya sean numricos o de texto, referencias a otras celdas u hojas de clculo, funciones y nombres de celdas o rangos definidos por el usuario, estos ltimos no son ms que referencias que celdas o rangos de celdas con la finalidad de facilitar la entrada de formulas, los anteriores son llamados operandos, la cantidad mxima de caracteres que permite Excel en una celda es de 1,024 para las versiones previas a Excel 2007 y 32,767 para las versiones a partir de esta. Algo importante a tomar en cuenta al escribir nuestras formulas, es que Excel no toma en cuenta los espacios en blanco entre los operadores y operandos, tomando esto en consideracin recomendamos que para una mejor interpretacin de las formulas dejemos estos espacios en blanco. A continuacin les detallaremos los operadores de Excel por categora:

Operadores Aritmticos:
Operador + * / % ^ Nombre Suma Resta Negativo Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin Ejemplo
=23+5 =23-5 =-23 =23*5 =23/5 =23% =23^5

Operadores de comparacin:
Operador = > < >= <= <> Nombre Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que No igual a Ejemplo A1=B1, 3=3 A1>B1, 3>2 A1<B1, 2<3 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1, 3<>2

Operadores de Texto:
En ocasiones encontraremos situaciones donde tendremos celdas con datos escritos o texto, para unir datos o separar los mismos sern necesarios estos operadores, veamos este ejemplo. En la celda A1 tenemos la palabra Formulas y en B1 tenemos Excel para unir ambas haremos lo siguiente: =A1&B1 el resultado de esto ser FormulasExcel Como veras en el ejemplo anterior las palabras no quedan separadas, para que queden de la manera correcta la formula correcta seria esta: =A1& &B1 con esta el resultado ser Formulas Excel Debes de tomar en cuenta que entre las comillas dejamos un espacio en blanco para que queden ambas palabras separadas, esto es de utilidad cuando importamos informacin de otros programas y nos da una celda con nombre y otra con apellidos. Las comillas () son un elemento de suma importancia al trabajar formulas con texto en Excel, debemos colocar cualquier palabra o resultado deseado entre estas para tener el resultado correcto.

Operadores para formulas de referencia.

Operador : (dos puntos) (espacio) Nombre Rango Ejemplo Crea un rango entre dos celdas por ejemplo A1:B15, es el rango comprendido desde A1 hasta B15

, (coma)

Interseccin Crea un rango que es la interseccin o punto comn entre dos rangos =SUMA(Enero:Febrero 3:3), aqu se sumara la fila 3 de enero y febrero Unin Crea un nuevo rango que es igual a la unin de dos rangos, A1:A5, C1:C12, esto sera del rango A1 al B5 y del C1 al C12

Funciones de Excel
Excel tiene formulas predefinidas que son llamadas funciones, estas hacen clculos un tanto ms complejos que las formulas simples de suma, resta, multiplicacin y divisin, en este cuadro las categoras de las funciones de Excel, la gran mayora de estas las puedes encontrar e nuestra seccin de casos y formulas, as como plantillas donde estn aplicadas las mismas.

En caso de que utilices en ocasiones Excel en ingles, aqu te mostramos los equivalentes de funciones en Excel en espaol e ingles.

Espaol ABRIR.ARCHIVO ABRIRA ABS ACOS ACOSH AGREGAR.BARRA AGREGAR.BARRA.HERRAMIENTAS AGREGAR.COMANDO AGREGAR.MENU 9

Ingls OPEN.DIALOG FOPEN ABS ACOS ACOSH ADD.BAR ADD.TOOLBAR ADD.COMMAND ADD.MENU

AGRUPAR AHORA ALEATORIO AO APL.TITULO ARCHIVOS AREAS ARGUMENTO ASC ASENO ASENOH ATAN ATAN2 ATANH AYUDA BDCONTAR BDCONTARA BDDESVEST BDDESVESTP BDEXTRAER BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDPROMEDIO BDSUMA BDVAR BDVARP BINOM.CRIT BUSCAR BUSCARH BUSCARV CADENA.FECHA CADENA.NUMERO CAMBIAR.NOMBRE.COMANDO CANCELAR.TECLA CARACTER CELDA CELDA.ACTIVA CERRARA CODIGO 10

GROUP NOW RAND YEAR APP.TITLE FILES AREAS ARGUMENT ASC ASIN ASINH ATAN ATAN2 ATANH HELP DCOUNT DCOUNTA DSTDEV DSTDEVP DGET DMAX DMIN DPRODUCT DAVERAGE DSUM DVAR DVARP CRITBINOM LOOKUP HLOOKUP VLOOKUP DATESTRING NUMBERSTRING RENAME.COMMAND CANCEL.KEY CHAR CELL ACTIVE.CELL FCLOSE CODE

COEF.DE.CORREL COEFICIENTE.ASIMETRIA COEFICIENTE.R2 COINCIDIR COLUMNA COLUMNAS COMBINAT CONCATENAR CONTAR CONTAR.BLANCO CONTAR.SI CONTARA COS COSH COVAR CREAR.OBJETO CRECIMIENTO CUADRO.DE.DIALOGO CUADRO.DE.TEXTO CUARTIL CURTOSIS DB DBCS DDB DECIMAL DERECHA DERECHAB DESREF DESREGISTRAR DESVEST DESVESTP DESVIA2 DESVPROM DETENER DIA DIAS360 DIASEM DIRECCION DIRECTORIO DIST.WEIBULL 11

CORREL SKEW RSQ MATCH COLUMN COLUMNS COMBIN CONCATENATE COUNT COUNTBLANK COUNTIF COUNTA COS COSH COVAR CREATE.OBJECT GROWTH DIALOG.BOX TEXT.BOX QUARTILE KURT DB DBCS DDB FIXED RIGHT RIGHTB OFFSET UNREGISTER STDEV STDEVP DEVSQ AVEDEV HALT DAY DAYS360 WEEKDAY ADDRESS DIRECTORY WEIBULL

DISTR.BETA DISTR.BETA.INV DISTR.BINOM DISTR.CHI DISTR.EXP DISTR.F DISTR.F.INV DISTR.GAMMA DISTR.GAMMA.INV DISTR.HIPERGEOM DISTR.LOG.INV DISTR.LOG.NORM DISTR.NORM DISTR.NORM.ESTAND DISTR.NORM.ESTAND.INV DISTR.NORM.INV DISTR.T DISTR.T.INV DOCUMENTOS DVS ECHO EJEC EJECUTA ELEGIR ELIMINAR.BARRA ELIMINAR.BARRA.HERRAMIENTAS ELIMINAR.COMANDO ELIMINAR.MENU ENCONTRAR ENCONTRARB ENTERO ERROR ERROR.TIPICO.XY ESBLANCO ESCENARIO.INDICAR ESCRIBIRA ESCRIBIRALN 12

BETADIST BETAINV BINOMDIST CHIDIST EXPONDIST FDIST FINV GAMMADIST GAMMAINV HYPGEOMDIST LOGINV LOGNORMDIST NORMDIST NORMSDIST NORMSINV NORMINV TDIST TINV DOCUMENTS VDB ECHO EXEC EXECUTE CHOOSE DELETE.BAR DELETE.TOOLBAR DELETE.COMMAND DELETE.MENU FIND FINDB INT ERROR STEYX ISBLANK SCENARIO.GET FWRITE FWRITELN

ESERR ESERROR ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO ESNUMERO ESPACIOS ESREF ESTABLECER.NOMBRE ESTABLECER.VALOR ESTEXTO ESTIMACION.LINEAL ESTIMACION.LOGARITMICA EVALUAR EXP EXTRAE EXTRAE FACT FECHA FECHANUMERO FILA FILAS FISHER FORMULA.CONVERTIR FRECUENCIA GAMMA.LN GET.MOVIE GRADOS GUARDAR.ARCHIVO GUARDAR.BARRA.HERRAMIENTAS HABILITAR.COMANDO HABILITAR.HERRAMIENTA HALLAR HALLARB 13

ISERR ISERROR ISLOGICAL ISNA ISNONTEXT ISNUMBER TRIM ISREF SET.NAME SET.VALUE ISTEXT LINEST LOGEST EVALUATE EXP MIDB MID FACT DATE DATEVALUE ROW ROWS FISHER FORMULA.CONVERT FREQUENCY GAMMALN GET.MOVIE DEGREES SAVE.DIALOG SAVE.TOOLBAR ENABLE.COMMAND ENABLE.TOOL SEARCH SEARCHB

HORA HORANUMERO HOY ID.REGISTRO IGUAL INDICAR.AREA.DE.TRABAJO INDICAR.BARRA INDICAR.BARRA.HERRAMIENTAS INDICAR.CAMPO.TABLA.DI INDICAR.CELDA INDICAR.DEF INDICAR.DOCUMENTO INDICAR.ELEMENTO.GRAFICO INDICAR.ELEMENTO.TABLA.DI INDICAR.FORMULA INDICAR.HERRAMIENTA INDICAR.INFO.VINCULO INDICAR.LIBRO INDICAR.NOMBRE INDICAR.NOTAS INDICAR.OBJETO INDICAR.TABLA.DINAMICA INDICAR.VENTANA INDICE INDIRECTO INFO INICIAR INT.PAGO.DIR INTERSECCION INTERVALO.CONFIANZA INTRODUCIR IR.A 14

HOUR TIMEVALUE TODAY REGISTER.ID EXACT GET.WORKSPACE GET.BAR GET.TOOLBAR GET.PIVOT.FIELD GET.CELL GET.DEF GET.DOCUMENT GET.CHART.ITEM GET.PIVOT.ITEM GET.FORMULA GET.TOOL GET.LINK.INFO GET.WORKBOOK GET.NAME GET.NOTE GET.OBJECT GET.PIVOT.TABLE GET.WINDOW INDEX INDIRECT INFO INITIATE ISPMT INTERCEPT CONFIDENCE INPUT GOTO

IZQUIERDA IZQUIERDAB JERARQUIA K.ESIMO.MAYOR K.ESIMO.MENOR LARGO LARGOB LEERA LEERALN LIMPIAR LN LOG LOG10 LLAMADOR LLAMAR MARCAR.COMANDO MAX MAYUSC MDETERM MEDIA.ACOTADA MEDIA.ARMO MEDIA.GEOM MEDIANA MES MIN MINUSC MINUTO MINVERSA MMULT MODA MONEDA MOSTRAR.BARRA MOVIE.COMMAND MULTIPLO.INFERIOR MULTIPLO.SUPERIOR N NEGBINOMDIST NO NOD 15

LEFT LEFTB RANK LARGE SMALL LEN LENB FREAD FREADLN CLEAN LN LOG LOG10 CALLER CALL CHECK.COMMAND MAX UPPER MDETERM TRIMMEAN HARMEAN GEOMEAN MEDIAN MONTH MIN LOWER MINUTE MINVERSE MMULT MODE DOLLAR SHOW.BAR MOVIE.COMMAND FLOOR CEILING N NEGBINOMDIST NOT NA

NOMBRES NOMPROPIO NORMALIZACION NOTA NPER NSHORA NUMERO.ROMANO O OPCIONES.INDICAR.LISTAS PAGO PAGOINT PAGOPRIN PASO.A.PASO PAUSA PEARSON PENDIENTE PERCENTIL PERMUTACIONES PERSONALIZAR.DESHACER PERSONALIZAR.REPETIR PI POISSON POSICIONA POTENCIA PRESIONAR.HERRAMIENTA PROBABILIDAD PRODUCTO PROMEDIO PRONOSTICO PRUEBA.CHI PRUEBA.CHI.INV PRUEBA.F PRUEBA.FISHER.INV PRUEBA.T PRUEBA.Z RADIANES RAIZ 16

NAMES PROPER STANDARDIZE NOTE NPER TIME ROMAN OR OPTIONS.LISTS.GET PMT IPMT PPMT STEP PAUSE PEARSON SLOPE PERCENTILE PERMUT CUSTOM.UNDO CUSTOM.REPEAT PI POISSON FPOS POWER PRESS.TOOL PROB PRODUCT AVERAGE FORECAST CHITEST CHIINV FTEST FISHERINV TTEST ZTEST RADIANS SQRT

RANGO.PERCENTIL REANUDAR REDONDEA.IMPAR REDONDEA.PAR REDONDEAR REDONDEAR.MAS REDONDEAR.MENOS REEMPLAZAR REEMPLAZARB REFABS REFREL REFTEXTO REGISTRAR REINICIAR REPETIR RESIDUO RESTABLECER.BARRA RESULTADO REVISION.ORTOGRAFICA SEGUNDO SELECCION SENO SENOH SERIES SI SIFECHA SIGNO SLN SOLICITAR SUBTOTALES SUMA SUMA.CUADRADOS SUMAPRODUCTO SUMAR.SI SUMAX2MASY2 SUMAX2MENOSY2 SUMAXMENOSY2 SUSTITUIR SYD 17

PERCENTRANK RESUME ODD EVEN ROUND ROUNDUP ROUNDDOWN REPLACE REPLACEB ABSREF RELREF REFTEXT REGISTER RESTART REPT MOD RESET.TOOLBAR RESULT SPELLING.CHECK SECOND SELECTION SIN SINH SERIES IF DATEDIF SIGN SLN REQUEST SUBTOTAL SUM SUMSQ SUMPRODUCT SUMIF SUMX2PY2 SUMX2MY2 SUMXMY2 SUBSTITUTE SYD

T TABLA.DI.ADICIONAR.DATOS TAMAOA TAN TANH TASA TENDENCIA TERMINAR TEXTO TEXTOREF TIPO TIPO.DE.ERROR TIR TIRM TRANSFERIR TRANSPONER TRUNCAR ULTIMO.ERROR USDOLLAR VA VALOR VALREF VAR VARP VENTANA.TITULO VENTANAS VF VINCULOS VNA VOLATIL Y FALSO VERDADERO

T PIVOT.ADD.DATA FSIZE TAN TANH RATE TREND TERMINATE TEXT TEXTREF TYPE ERROR.TYPE IRR MIRR POKE TRANSPOSE TRUNC LAST.ERROR USDOLLAR PV VALUE DEREF VAR VARP WINDOW.TITLE WINDOWS FV LINKS NPV VOLATILE AND FALSE TRUE

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Uso adecuado de parntesis en formulas de Excel.

En ocasiones trabajamos con formulas en Excel que requieren del uso de parntesis, lo anterior para el buen funcionamiento y correcto clculo de las formulas utilizadas y que las mismas sean ejecutadas en el orden adecuado. En los clculos bsicos de suma, resta, multiplicacin y divisin, las multiplicaciones y divisiones tienen ms peso o importancia que las sumas y restas y deben de ser ejecutadas primero, si no colocamos los parntesis de la manera adecuada el resultado presentado por Excel ser incorrecto,

En el caso anterior con la frmula utilizada =C2+C13*C14 asumimos que al sumar 10+20 y luego multiplicar por 2 nuestro resultado ser 60, pero como vemos el resultado es 50, esto es debido a que como hemos indicado las multiplicaciones y divisiones se ejecutan antes que las sumas y restas, por lo que la operacin se est ejecutando de esta manera 20*2=40, 40+10=50. La manera correcta de plasmar la formula en Excel, es la siguiente, = (C27+C28)*C29

Como hemos visto el resultado vara totalmente, para operaciones simples aqu les dejamos las reglas bsicas de cmo Excel calcula las formulas,

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Los clculos se ejecutan de izquierda a derecha. Los clculos entre parntesis se ejecutan siempre de primero y en caso de tener ms de 1 grupo de parntesis, los parntesis internos se ejecutan de primero. Luego se calculan los exponentes o radicales. Luego las multiplicaciones y divisiones y que se ejecutan en el orden en que aparezcan. Luego las sumas y restas que por igual se ejecutan en el orden que aparezcan. Luego los operadores de texto & Por ltimo los operadores de comparaciones tales como = < > <= >= <>

Otro punto a tomar en consideracin es que por cada parntesis que abrimos, igual debemos incluir un parntesis para cerrar.

=SI(C2=$A$13,$B$13,SI(C2=$A$14,$B$14,SI(C2=$A$15,$B$15,SI(C2=$A$16,$B $16,SI(C2=$A$17,$B$17,SI(C2=$A$18,$B$18,SI(C2=$A$19,$B$19,SI(C2=$A$20, $B$20,SI(C2=$A$21,$B$21,SI(C2>=$A$22,$B$22,0)))))))))) En el ejemplo anterior vemos como hemos abierto un total de 10 parntesis, al final debemos de cerrar la misma cantidad de estos. Para facilitar el cierre de parntesis, cuando estamos trabajando una formula de Excel, los parntesis se nos presentan en distintos colores, siendo el parntesis negro el primero y el ultimo en colocar.

Si te fijas en el ejemplo de ms abajo, tenemos que al abrir una formula esta se presenta en negro al igual que el parntesis, las dems se van presentando en distintos colores para facilitar nuestra evaluacin antes de ejecutar la formula. Al final de dicha frmula, cada parntesis cambia de color indicando a que parte de la formula pertenece,

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Con lo anterior, al momento de cerrar una formula podemos ir colocando parntesis hasta que nos aparezca el de color negro y este ser el indicador de que es el ultimo parntesis a colocar para expresar de manera correcta nuestra formula.

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Referencias Absolutas y Relativas en Excel.

En ocasiones al trabajar con formulas en Excel hacemos referencia a otras celdas, estas pueden ser referencias absolutas, relativas o mixtas, el identificador para que dichas referencias sean absolutas es el smbolo $ como en $A$1 el no tener dicho smbolo hace que la referencia sea relativa como en A1 y al tener el mismo solo en la fila o en la columna la hace mixta como en $A1 o A$1. Excel tiene un atajo para referencias absolutas y es presionando F4 cuando escribimos nuestra referencia. En el siguiente cuadro mostramos una formula de Excel con referencia relativa,

Como veras tenemos nuestra primera formula =C2/B2, al copiar la misma hacia las dems celdas en nuestra columna, Excel la varia de manera automtica =C3/B3, =C4/B4, esta variacin automtica hace que dicha referencia sea relativa. En el ejemplo anterior es totalmente aplicable el uso de referencias relativas ya que deseamos que la divisin se haga en la siguiente celda de cada caso, pero en ocasiones queremos que al copiar nuestra formula en otras celdas, algunas de las celdas a que hacemos referencia no varen, para esto utilizaramos referencias absolutas.

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Referencias Absolutas
En el siguiente ejemplo mostramos un cuadro de costos donde introducimos el costo en dlares US$ y segn la tasa de cambio que tenemos queremos que nos de el costo en Pesos Dominicanos RD$.

La primera frmula utilizada que mostramos es =H5*$H$2 donde queremos multiplicar el costo en dlares de los monitores por la tasa de cambio en H2, para introducir el mismo escribimos =H5*H2 , luego de escrita la frmula colocamos el mouse luego del smbolo de multiplicar (*) y presionamos F4, al colocar el smbolo $ en H2 al copiar nuestra formula de Excel a las dems celda varia la primera variable pero la segunda permanece igual.

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En caso de que no hagamos esta referencia absoluta, la formula cambiaria al copiar a la siguiente celda y en vez de =H5*$H$2 seria =H5*H3, lo que nos dara un resultado errado.

Referencias Mixtas
Por ltimo veremos las referencias mixtas, estas no son ms que una combinacin entre columnas absolutas y filas relativas o columnas relativas y filas absolutas.

Cuando tenemos $A$1 estamos indicando que tanto la columna A, como la fila 1, sern absolutas, para identificarla como referencia mixta diramos $A1 con esta la columna no vara al copiarla a otras columnas, pero si varia la fila, la segunda opcin sera A$1 donde al copiar la formula de Excel nuestra columna varia pero la fila permanece siendo la misma. Veamos el siguiente ejemplo:

En este caso tenemos una tercera columna con nuestro costo en Euros, en este caso hemos cambiado la formula en I5 y la misma seria =$H5*G$2, con esto al copiar nuestra formula la columna H en H5 no vara, pero al copiar hacia las filas de abajo si lo har ya que el 6 no tiene referencia absoluta quedando de esta manera =$H6*G$2, lo mismo ocurre con G2 en este caso si queremos que vare a =$H5*H$2 debido a que la tasa de cambio para el Euro est en nuestra siguiente columna.

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Funciones de SUMA
Una de las funciones en Excel de mayor uso es la de SUMA, con esta podemos calcular la sumatoria de uno o varios rangos de manera rpida sin tener que digitar celda a celda los valores de nuestra frmula. La sintaxis de la funcin en Excel SUMA es la siguiente =SUMA (Numero1, Numero2., Donde tenemos:

Numero1 obligatorio, es la celda o rango de celdas a sumar y donde los valores lgicos y texto son omitidos. Numero2, opcional y son las celdas o rangos de celdas a sumar a Numero1, siendo el total permitido por Excel de 255 nmeros a sumar.

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A continuacin tenemos un cuadro de ventas donde se nos detallan las ventas de Enero a Abril de un grupo de gerentes.

Tenemos una columna de total donde queremos saber el monto total de cada uno de los gerentes, podramos hacer la siguiente operacin =C2+D2+E2+F2 o en caso de que solo queramos consultar sin presentar en nuestra hoja de clculo el monto de la suma, al seleccionar el rango que va desde C2 hasta F2, en nuestra barra de estado si tenemos la funcin de suma habilitada tambin nos dar el valor de la suma as como las dems funciones en dicha barra.

Utilizando la funcin en Excel SUMA, hacemos lo anterior de manera ms rpida y sin espacio a equivocaciones, al colocarnos en la celda B2 y presionar el botn de Autosuma nuestra celda cambiara y mostrara lo siguiente,

En este momento seleccionamos nuestro rango y Excel nos totalizara el mismo una vez presionemos Enter, luego copiamos nuestra formula y la pegamos en las dems celdas, Excel cambiara automticamente el rango de suma ya que la misma tiene referencias relativas.

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En caso de que solo queramos sumar 3 meses de los 4 en el rango, digamos Enero, Febrero y Abril, luego de seleccionar Enero y Febrero, dejando la tecla de ctrl presionada, vamos a la celda F2 y seleccionamos la misma con el mouse, de esta manera no incluimos la celda E2.

Suma de Columnas
En nuestro mismo cuadro, digamos que ahora queremos sumar el total por mes de todos los gerentes, al colocarnos en C13 y presionar el botn de autosuma, Excel automticamente nos seleccionara la columna completa con lo que nos facilita el proceso de seleccin.

Por igual al ejemplo de suma de filas, si queremos nicamente seleccionar algunos de los datos de vendedores, seleccionaremos autosuma y presionando la tecla de ctrl iremos seleccionando los datos que deseamos incluir dentro de nuestra formula en Excel.

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La funcin en excel SUMA combinada con la funcin DESREF

En ocasiones queremos automatizar nuestro rango de suma sin tener que modificar la formula como tal, para esto podemos combinar la funcin en Excel SUMA con la funcin DESREF.

Veamos la sintaxis para la funcin DESREF, =DESREF (ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

Donde tenemos lo siguiente:

Ref (obligatorio) es la referencia a partir de la cual basaremos nuestra desviacin, las mismas deben de ser adyacentes. Filas, es el nmero de filas hacia arriba o hacia abajo en las cuales queremos basar la desviacin tomando Ref como punto inicial, este valor puede ser positivo indicando hacia abajo o negativo indicando hacia arriba. Columnas, es el numero de columnas al cual haremos la desviacin basados en Ref, por igual el numero puede ser positivo hacia la derecha o negativo hacia la izquierda. Alto, es el numero de filas que deseamos tenga la referencia devuelta, este valor es opcional y si se deja en blanco equivale a 1 y el numero debe de ser positivo. Ancho, es el numero de columnas que deseamos tenga la referencia devuelta, el valor es opcional, si se deja en blanco equivale a 1 y el numero debe de ser positivo.

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Antes de combinar esta funcin con la funcin SUMA, veamos un ejemplo, basado en nuestro cuadro de ventas.

El punto inicial de nuestra referencia se definira como =DESREF (ref, 0,0) Es decir cero (0) filas y cero (0) columnas de desviacin. Como ejemplo mostraramos lo siguiente =DESREF (A1, 0,0) el resultado sera Gerente, ya que hemos indicado A1 como referencia y ninguna desviacin en filas ni en columnas. Al introducir esta frmula en Excel =DESREF (A1, 3,4), el resultado ser el siguiente 23625000 que es el valor que se encuentra en la celda E4 lo anterior se explica basados en que como Ref tenemos A1 que es igual a la celda donde se encuentra Gerente hemos indicado que en filas tome la tercera hacia abajo y columnas la cuarta hacia la derecha.

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Utilizando valores negativos, tendramos lo siguiente al introducir =DESREF (D6, 0,-3) el resultado sera Sebastin, ya que a partir de la celda D6, tenemos cero (0) filas y 3 columnas a la izquierda indicadas por el numero negativo -3. Veamos ahora como combinar las dos funciones en excel.

Utilizando nuestro mismo cuadro de ventas, adicionaremos lo siguiente.

En la primera celda donde tenemos el total de Carlos B19, introducimos esta frmula de Excel =SUMA(DESREF(B19,0,MES($B$32)):DESREF(B19,0,MES(MES($B$33)))) Lo anterior nos indica que utilice la funcin SUMA tomando en consideracin que a partir de B19, no desve la filas indicado por cero (0) y que la desviacin para las columnas sea igual al valor que retorne la funcin MES segn el valor en B32 que contiene feb-12 que sera lo mismo que 2 ya que es el segundo mes del ao. Un punto importante es el uso de parntesis, hemos abierto y cerrado la funcin DESREF la misma tiene 2 parntesis de apertura y dos de cierre.

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Funcin SUMAR.SI
La prxima funcin a explicar es SUMAR.SI la misma nos permite sumar un rango de valores basados en un criterio predeterminado, siempre y cuando se d una condicin que indiquemos.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

=SUMAR.SI (Rango, Criterio, Rango de Suma)

Donde tendremos lo siguiente:

Rango (Obligatorio), este es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Criterio (Obligatorio) este es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar siempre y cuando el mismo este dado. Rango_suma (Opcional) Luego de evaluar el rango, esto es lo que Excel sumara, en caso de dejarlo en blanco se sumara lo que hemos especificado en Rango.

Veamos el siguiente ejemplo:

Por lo regular cuando manejamos proyecciones y reportes de ventas en Excel tenemos data consolidada en una o varias hojas como veras en nuestra primera grafica y sobre esta data queremos consultar datos especficos. Digamos que la compaa X tiene una base de datos con clientes, localidad, nombre, gerente, objetivo mensual del cliente, entre otras.

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Basados en la informacin anterior queremos saber el objetivo mensual de los clientes de cada gerente, para esto utilizamos la formula SUMAR.SI de la siguiente manera, Primero creamos un cuadro con los nombres de los gerentes que queremos buscar, y el objetivo mes, aqu es donde colocaremos la formula:

Una vez creado el cuadro, vamos a la casilla de formula y buscamos SUMAR.SI, una manera rpida de encontrarla es en la celda donde vamos a escribir la formula, escribimos =sumar.si, en la barra de formulas aparecer lo que escribimos y presionamos

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Luego de esto nos aparecern los argumentos de funcin,

Ac colocaremos los siguientes datos, RANGO presionaremos la columna D y seleccionara D:D indicando que est tomando toda la columna, en caso de que sea un rango especifico lo indicamos manualmente, digamos que queremos evaluar de la celda D1 a la celda D25, en ese caso sera D1:D25. CRITERIO, colocamos el criterio a evaluar, en nuestro caso seleccionamos la celda I2 que es donde esta Carlos que es el primer nombre de gerente. RANGO_SUMA, esto indica las celdas a sumar una vez se encuentre el criterio. En resumen le estamos diciendo a Excel lo siguiente Busca en la Columna D todos los nombre que sean igual a Carlos y una vez lo encuentres suma las celdas de la columna G que correspondan a este. Luego de evaluar la primera condicin, copiamos la formula y la pegamos al lado de cada gerente, lo que nos dar el objetivo mensual de cada uno. 35

Ahora tendremos el producto final buscado, aqu tendremos el objetivo del mes de cada gerente sacado de una tabla donde tiene el objetivo individual de cada cliente.

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La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO
La presente funcin est disponible a partir de la versin de Excel 2007 y la misma a diferencia de la funcin SUMAR.SI evala desde 1 hasta 127 condiciones distintas para realizar la suma de los rangos que deseamos, para Excel en ingles la funcin es SUMIFS. La sintaxis de esta funcin SUMAR.SI.CONJUNTO es la siguiente,

=SUMAR.SI.CONJUNTO ( Rango_Suma, Rango_Criterios1, Criterio1, Rango_Criterios2, Criterio2)

Rango_Suma: Este campo es obligatorio y es el rango donde se encuentran los valores que sumaremos una vez se evalen las condiciones que queremos. Rango_Criterios1: Este campo es obligatorio y es el rango donde se encuentran nuestro primer criterio a evaluar y debemos de seleccionarlo completo. Criterio1: Por igual obligatoria y es el primer criterio que queremos sea evaluado. Rango_Criterios2: Es el rango donde se encuentra nuestros segundo criterio a evaluar y el mismo es opcional, es decir podemos con la funcin evaluar una sola condicin tal cual lo hacemos con SUMAR.SI Criterio2: Es el segundo criterio a evaluar y el mismo es opcional siempre y cuando el Rango_Criterio2 no se haya especificado.

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Veamos el siguiente ejemplo donde tenemos un cuadro resumen de ventas por cliente, gerente y regin.

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Digamos que del cuadro anterior queremos determinar el objetivo por gerente y por zona, para esto creamos el siguiente cuadro,

En G2 introducimos esta frmula de Excel,

=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$17,$B$2:$B$17,$F2,$C$2:$C$17,G$1) Detallando lo anterior estamos indicando que se sume el rango que va desde D2 hasta D17 siempre y cuando el rango que va desde B2 hasta B17 sea igual a F2 y si el rango 39

que va desde C2 hasta C17 sea igual a J1, en otras palabras que se sume la columna de objetivo mensual de Carlos y que a su vez sean de la regin Centro.

El resultado ser el siguiente,

Puntos a tomar en cuenta al momento de ingresar los datos de en esta frmula,

En el cuadro de argumentos de funcin no introducimos el signo de igual (=) F2, sino F2 directamente, si hacemos lo primero nos da un error, si podemos seleccionar directamente la celda sin colocar el signo de igual (=). A diferencia de la funcin SUMAR.SI cada rango de criterio tiene que tener la misma cantidad de filas, de lo contrario tendremos el error #!VALOR! Esta funcin permite el uso de los comodines interrogacin (?) y asterisco (*), con (?) Excel utilizara un carcter especifico por ejemplo ?arina elegir tanto Karina como Carina indistintamente, con asterisco (*) cualquier cantidad de caracteres luego de especificado, por ejemplo C* elegir Carlos o Cristhian.

Para ilustrar el ltimo punto con la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO veamos esta frmula,

=SUMAR.SI.CONJUNTO (D2:D17, B2:B14,K*) Lo anterior suma el rango D2 hasta D17 siempre y cuando los datos de B2 hasta B17 inicien con K, en este caso tomara los de Karina y de Karen. Utilizando signo de interrogacin tendramos la siguiente formula Excel,

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=SUMAR.SI.CONJUNTO (D2:D17,B2:B17,?arina) En este caso la formula tomara cualquier primer carcter indistintamente Karina o Carina.

Como indicamos anteriormente, esta funcin est disponible a partir de Excel 2007, la prxima funcin es una alternativa si tienes una versin anterior.

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La Funcin SUMAPRODUCTO
Esta funcin multiplica los valores de por lo menos dos matrices y luego suma el resultado de esto en una sola operacin, con esta se multiplica el valor de la primera columna con el valor correspondiente en la segunda y luego se suma el total de valores obtenidos.

En el ejemplo anterior una opcin comn seria que en la celda D2 multiplicramos 14 x 95 y luego en la celda C6, sumramos el resultado de todas las multiplicaciones, con la funcin SUMAPRODUCTO, no es necesario lo anterior ya que esta hace el clculo automticamente.

La sintaxis de la formula es la siguiente: =SUMAPRODUCTO (Matriz 1, Matriz 2, hasta 255 matrices distintas)

La frmula utilizada en el primer ejemplo es =SUMAPRODUCTO (B2:B4, C2:C4), donde B2:B4 es la primera matriz y C2:C4 la segunda.

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Puntos importantes a tomar en cuenta:

Los datos de las matrices deben de tener la misma dimensin, de lo contrario la funcin SUMAPRODUCTO nos dar un error, es decir que si la primera matriz es A1:A15 la segunda si est en la columna C:C debe de ser C1:C15, no importando las celdas vacas o con valores en cero. No podemos utilizar columnas completas como A:A, siempre debe de ser un rango dentro de esta, aunque si podemos utilizar A1:A1048576 en caso que lo desees, en cuanto a las filas si pueden ser completas tal como 1:1. Las matrices a evaluar no pueden ser combinadas entre columnas y filas Las celdas con datos que no son numricos tienen un trato de cero () Aunque SUMAPRODUCTO maneja matrices no tiene un trato de funcin matricial y no es necesario CTRL+SHIF+ENTER para ejecutar la formula. SUMAPRODUCTO puede utilizar varias condiciones para ser ejecutada. SUMAPRODUCTO puede utilizar informacin en libros de Excel distintos al actual, aun cuando estos estn cerrados.

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En este cuadro tenemos las ventas de un grupo de vendedores con las fechas de las ventas y los montos de estas.

Digamos que queremos determinar las ventas hechas por Scarlet entre el primero y el 28 de febrero, en este caso tenemos tres condiciones, Scarlet, mayor a primero de febrero y menor a 28 de febrero. Que formula hemos utilizado?

=SUMAPRODUCTO ((A2:A16=E2)*(B2:B16>F2)*(B2:B16<G2), C2:C16) En esta frmula estamos diciendo que evale los valores de la matriz A2:A16 iguales a E2, en nuestro caso tenemos en esa celda Scarlet, y que evale en la matriz B2:B16 los valores mayores a F2 que es 1ero de febrero y en la matriz B2:B16 los menores a G2 que es 28 de febrero, una vez evaluados sumara las coincidencias de esto en la matriz C2:C16. Un punto importante a resaltar es el uso del operador *, donde este evala verdaderos y falsos, en Excel cuando multiplicas un verdadero por un verdadero el resultado es igual a 1, prubalo en Excel copia esto =verdadero*verdadero las dems condiciones dan valor cero, es por esto que al final de la formula anterior nos da la suma de C2:C16, cuando en realidad debemos expresarlo como que se est evaluando inicialmente (A2:A16=E2)*(B2:B16>F2)*(B2:B16<G2) y luego el resultado de esto se est aplicando la funcin SUMAPRODUCTO. 44

Veamos este ejemplo para entender mejor lo expuesto.

Como veras solo dos celdas de la matriz tienen resultado de 1, las dems cero (0) esto basado en que verdadero*verdadero es igual a 1 y cualquier otra condicin es falsa dando como resultado cero (0), hemos introducido esta frmula al final =SUMAPRODUCTO (C19:C33, D19:D33) siendo C19:C33 la evaluacin de nuestras 3 condiciones y el resultado es el mismo de nuestro cuadro anterior.

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La funcin SUBTOTALES
La siguiente funcin que estaremos viendo es SUBTOTALES, con esta como su nombre lo indica buscaremos el subtotal de un rango dato, con la opcin de que el mismo estar basado en 9 funciones distintas y son,

La funcin SUBTOTALES tiene la siguiente sintaxis, SUBTOTALES (nm_funcin; valor1, valor2,) Donde: Num_Funcion es la funcin o tipo de funcin que queremos utilizar de la lista mostrada ms arriba, tomando en cuenta que las funciones del 1 al 11 toman en cuenta los valores o celdas ocultas y las funciones del 101 al 111 no los toman en cuenta. Valor1, Valor2, son hasta 254 valores que podemos incluir para ser evaluados por esta funcin de Excel.

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Visto lo anterior pudisemos decir que la funcin SUBTOTALES no tiene una gran diferencia a otras de las funciones que debemos introducir antes del rango, pero la realidad es que no es as, tenemos varias ventajas, que veremos a continuacin.

SUMAR CELDAS FILTRADAS O CELDAS OCULTAS EN EXCEL

Esta es una de las grandes ventajas que nos presenta esta funcin, veamos el siguiente ejemplo.

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En el cuadro anterior tenemos la proyeccin de ventas de nuestro equipo, pero digamos que queremos ver los que estn por debajo de un 100% en proyeccin.

Para esto utilizamos la funcin de FILTRADO y seleccionamos menor que y escribimos en esta 1 (no 100 ya que esta celda esta en porcentaje) si en la celda D13 que es donde est el total de nuestra proyeccin dejamos una funcin de SUMA, el total permanecer igual.

En el ejemplo anterior utilizamos la funcin SUMA para la columna D y como veras aun estando filtrado el total permanece igual a diferencia de las dems columnas que tienen la funcin SUBTOTALES. Ahora bien, si en el mismo utilizamos esta frmula,

=SUBTOTALES (9,D2:D11)

Al momento de filtrar la informacin, los valores que no aparecen luego del filtro no son sumados. Lo anterior aplica igualmente para filas ocultas, en caso de que no tengamos la informacin filtrada pero queremos ocultar algn dato, igualmente la funcin SUBTOTAL ignorara estas filas.

EVITAR QUE SE SUMEN SUBTOTALES EN UN RANGO

Otra de las virtudes de esta funcin es que cuando tenemos rangos en los cuales queremos subtotalizar varios rangos de una columna, veamos este ejemplo,

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Como veras, tenemos 3 regiones Centro, Oriente y Sur, cada una de ellas con sus totales, si utilizamos la funcin SUMA, deberamos tomar cada uno de los rangos por separados y sumarlos. Si en los totales por regin utilizamos SUBTOTALES, al introducir la funcin SUMA en los espacios que hemos definido como total pas, esta detectara automticamente que hemos utilizado SUBTOTALES y elegir nicamente los mismos, por igual podemos introducir al final una nueva funcin SUBTOTALES y aunque elijamos el rango completo sern obviados los dems datos.

CALCULAR SUBTOTALES AUTOMATICAMENTE

Otra opcin interesante de esta funcin, es que si nuestros datos tienen columnas que identifique o por las cuales podemos resumir los dems datos, los subtotales se calculan de manera automtica, digamos que nuestro cuadro de ventas tiene el siguiente formato,

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Vemos que tenemos una nueva columna llamada regin, como esta es la columna que identifica o agrupa las dems, podemos hacer lo siguiente, seleccionamos nuestra tabla y desde el men de datos de Excel, seleccionamos SUBTOTAL y tendremos la siguiente ventana,

En esta seleccionamos la opcin Regin debajo de Para cada cambio en, seleccionamos SUMA bajo la opcin Usar Funcin, y luego seleccionamos las columnas que queremos totalizar, al presionar aceptar, tendremos nuestros datos de esta manera,

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RESULTADOS DINAMICOS CON SUBTOTALES Y LA FUNCION BUSCARV

Otra ventaja que nos da la funcin SUBTOTALES es que podemos resumir nuestros datos de manera dinmica dada la versatilidad de poder utilizar 11 funciones distintas, digamos que en nuestro cuadro anterior, queremos ver en adicin a la sumatoria de nuestra informacin, el promedio por supervisor de manera aleatoria.

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Para esto, combinaremos SUBTOTALES con la Funcin BUSCARV y Validacin de Datos, lo primero que haremos es que crearemos la siguiente matriz y la nombraremos como OPCIONES,

Luego, la celda A13 la convertiremos en lista desplegable tomando los nombres de esta de la matriz que creamos anteriormente,

Podrs ver que para Total hemos colocado al lado 9 y para promedio 1, esto debido a que estos son los nmeros de SUMA y PROMEDIO, luego en B13, introducimos la siguiente formula =SUBTOTALES (BUSCARV ($A$13, Opciones, 2, FALSO),B2:B11), con esta estamos indicando que se busque el valor marcado en A13 dentro de la matriz llamada OPCIONES y que nos de el segundo valor de dicha matriz, al retornar este valor el mismo ser considerado como el Num_Funcion de SUBTOTALES. Ahora cada vez que cambiemos dicho valor, nuestra fila cambiara segn el ttulo elegido.

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Las funciones PROMEDIO y PROMEDIOA

A continuacin veremos las funciones PROMEDIO y PROMEDIOA, para Excel en ingles son las funciones AVERAGE y AVERAGEA. Esta funcin nos presenta el promedio o media aritmtica de un rango de nmeros, lo anterior no es ms que la suma de todas las celdas de un rango dividida entre el total de celdas que contengan valores numricos.

Dos puntos importantes a tomar en cuenta son:

Si la celda esta en blanco o contiene texto en vez de nmeros, la misma no ser usada para el clculo. Si la celda contiene cero (0) ser incluida en el clculo del promedio.

La barra de estado de Excel tiene incluida la funcin PROMEDIO en ella, lo cual es de utilidad cuando estamos trabajando en nuestra hoja de clculo y necesitamos el dato de manera rpida y sin necesidad de introducir formulas, al seleccionar el rango donde estn los datos a promediar, veremos la siguiente informacin en nuestra barra.

La sintaxis de la formula es la siguiente, =PROMEDIO (Numero 1, Numero 2)

Nmero1, es obligatorio y contiene el primer nmero, referencia de celda o rango para el que desea el promedio. Nmero2, Opcional y contiene los Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un mximo de 255.

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En el siguiente ejemplo de nuestra funcin en Excel, utilizaremos un cuadro de ventas mensuales donde queremos determinar el promedio de cada vendedor,

La formula en Excel que hemos utilizado para promediar los datos de Jose es la siguiente: =PROMEDIO (D5:I5) Si tomramos todos los datos de Jose y los sumamos, tendramos $13, 400,000 y al dividirlos entre el total de entradas que son 6, tendramos el mismo resultado que nos da la funcin promedio ($13, 400,000 / 6) = $2, 233,333.33.

En el cuadro anterior podemos ver que Andrs en el mes de marzo estuvo de vacaciones por lo que no tiene un monto definido para ese mes, tomando en consideracin que la funcin de promedio cuando el valor de la celda es texto no lo toma en cuenta, la funcin estara sumando el total de datos Enero a Junio pero en vez de dividir entre 6, lo dividir entre 5, lo mismo ocurre en el caso de Henry para el mes de abril, debido a que la celda esta en blanco la funcin en Excel PROMEDIO no toma esta celda en cuenta para el clculo.

Por ltimo vemos el caso de Cristian que en el mes de junio tiene 0.00, en este caso como no est en blanco ni es texto es considerado para el clculo del promedio.

El tomar lo anterior en cuenta es de suma importancia ya que el colocar una celda en blanco en vez de colocar cero (0) puede variar significativamente el resultado. Veamos la diferencia en el siguiente cuadro, donde en la primera fila tenemos el promedio teniendo en Junio el valor en 0.00 y la segunda opcin tenindolo en blanco.

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Viendo los resultados tenemos una diferencia de 115,000.

La funcin en Excel PROMEDIOA

Vimos como con la funcin de PROMEDIO Excel no toma en cuenta las entradas de texto, en caso de que queramos que se consideren como valores en cero, la funcin en Excel que debemos utilizar es PROMEDIOA. Con esta funcin en el ejemplo que vimos anteriormente donde Andrs en el mes de marzo tiene la entrada Vacaciones, dicha entrada no se tomo en cuenta. Veamos la diferencia, en el siguiente cuadro tenemos la primera fila que utiliza la funcin en Excel PROMEDIO y la segunda utiliza la funcin en Excel PROMEDIOA.

La formulas de excel que hemos utilizado son las siguientes: Para el primer ejemplo =PROMEDIO(D35:I35) Para el segundo ejemplo =PROMEDIOA(D36:I36) Como veras, tenemos una diferencia significativa al utilizar una funcin u otra en nuestra formula de Excel.

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Promedio Ponderado
Excel dentro de sus funciones tiene la de PROMEDIO que vimos anteriormente, esta es de suma utilidad pero en ocasiones una sola variable tiene una alta incidencia al promediar datos, ante todo debemos entender cmo se calcula el PROMEDIO, Excel suma todas las variables excluyendo las que estn en blanco e incluyendo las que estn en cero(0) y divide el resultado entre el total de variables, es decir, si tenemos 3 datos que totalizan 150, lo dividimos entre 3 y tendremos un promedio de 50. A diferencia de lo anterior, el promedio ponderado calcula el peso que tiene cada variable sobre el total, con esto determinando la importancia que tiene cada cantidad en el promedio final. Excel no tiene una formula especfica para promedio ponderado, pero podemos determinar el mismo utilizando la funcin SUMARPRODUCTO en combinacin con la funcin SUMA. Veamos un ejemplo, en este caso tenemos un restaurant que quiere evaluar el promedio de ventas de 3 platos,

Como veras en el ejemplo anterior, el plato numero 3 tiene un mayor valor en cuanto a ingresos netos, pero una menor cantidad de servicios vendidos, en caso de que tomemos el promedio del total de ventas, haramos con la funcin de PROMEDIO la siguiente operacin: =PROMEDIO (C2:C4)

El resultado de esta frmula como vemos es de $1,792.92, que sera lo mismo que sumar los tres totales, que nos daran $5,378.77 y al dividirlos entre 3, nos da el mismo valor

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promediado de $1,792.92, ahora la pregunta seria es esta la realidad? No, este promedio es lineal y no toma en cuenta el peso que tiene cada variable sobre el total.

Para el clculo de promedio ponderado, haramos la siguiente operacin: =SUMAPRODUCTO (B2:B4, C2:C4)/SUMA (B2:B4)

En el resultado de esto notaras que el total vara de $1,792.92 en el caso anterior a $1,680.14 en el caso de promedio ponderado, esto debido a que en esta ultima formula se toma en cuenta la mayor cantidad de platos servidos en el caso del Plato 1.

Promedio Ponderado para Clculo de Calificaciones.

Veamos una segunda aplicacin del promedio ponderado vs el promedio regular, normalmente las calificaciones se calculan por promedio ponderado, esto debido a que no todos los componentes de estas tienen la misma importancia, partiremos del siguiente supuesto. Las tareas tienen un porcentaje sobre el total de un 15%, los pruebines un 25% y los exmenes finales un 65%. Visto lo anterior tenemos el siguiente cuadro:

Como veras hay una diferencia entre el promedio lineal y el promedio ponderado.

Hay mltiples aplicaciones para esta frmula que como dijimos anteriormente Excel no tiene una funcin definida de estas, una de las principales aplicaciones es para casos de estadsticas de proyeccin de ventas, donde la incidencia de una sola negociacin puede influir significativamente sobre el total proyectado.

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Calculo de Porcentajes en Excel.

A continuacin veremos aplicaciones de porcientos y porcentajes utilizando formulas y funciones de excel. Ante todo, debemos entender la base de los porcentajes antes de buscar la solucin con Excel, si ya conoces esta parte puedes ir ms abajo donde detallamos la aplicacin de Excel para el clculo de los porcentajes.

ALGUNOS DETALLES DE PORCENTAJE

El porcentaje no es ms que cuanto representa una cantidad por cada cien unidades, es decir que si por deduccin decimos que 70 es el 70% de 100, podramos decir lo mismo de que 35% es el 70% de 50, la mitad en cada valor absoluto pero no vara el porcentaje. Al momento de calcular porcentajes lo que debemos tomar en cuenta siempre es que el porcentaje que buscamos debemos verlo como un numero entero y mover su punto decimal dos espacios a la izquierda que es lo mismo que dividirle entre 100, siendo as diramos que para determinar el 16%, tomamos el numero entero 16.00 y movemos el punto dos espacios a la izquierda quedndonos en 0.16 o dividindolo 16/100 el resultado sera el mismo de 0.16 En Excel podemos hacer esto de igual manera pero con dos opciones,

La primera es en la columna D vemos que esta indica 16%, en esta celda lo que hemos hecho es escribir 0.16 y formatear con el formato de numero a porcentaje, con esto pasa de 0.16 a 16% sin variar el clculo de la misma.

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AGREGAR UN X% A UNA CANTIDAD.

En ocasiones nos encontraremos que tendremos un monto y a este debemos agregarle un porcentaje, tenemos dos maneras de verlo y son las siguientes, digamos que tenemos nuestro numero base 50, y a este queremos agregarle un 16%, para esto con lo visto anteriormente diramos que 50 multiplicado por 0.16 nos dara 8, agregamos esto a nuestro numero base y ya lo tenemos 50+8 = 58, la manera rpida de hacerlo es entendiendo lo siguiente si 50 es el 100% de el mismo y vamos a agregarle un 16% debemos en vez de multiplicar por 0.16 hacerlo por 1.16, esto debido a que el 50 pasara de ser el 100% de el mismo a ser el 116% y segn vimos anteriormente si dividimos 116/100 tendramos 1.16

Como veras tenemos dos opciones en el primer caso la formula que hemos utilizado es: =(C2*D2)+C2, donde primero hemos determinado cuanto es el 16% de 50 al multiplicar C2 por D2 y luego hemos sumado esto a nuestro numero base en C2. La segunda opcin es basada en la siguiente frmula: =C3*1.16, que como indicamos anteriormente es basado en que 50 es el 100% y pasara a ser el 116%

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DESCONTAR UN PORCENTAJE APLICADO A UNA CANTIDAD

Como vimos anteriormente que para agregar un porcentaje multiplicamos por este, en nuestro caso dividiremos y tendremos el monto sin el porciento, es decir si tenemos 58 y sabemos que el mismo tiene un 16% aplicado, dividiremos 58/1.16 y con esto tendremos el valor original de 50, ya que sabemos que 58 es el 116% de un numero base.

La frmula que hemos utilizado en este caso es la siguiente: =C2/1.16

CUANTO ES EL PORCENTAJE AGREGADO A UNA CANTIDAD.

Digamos que tenemos un nmero final y llammosle precio de venta, en este caso 40, y sabemos que el nmero inicial era 32 llammosle costo, en este caso 32 ha sido aumentado en 8 unidades, 40-32, para determinar en qu porcentaje fue incrementado 32, dividiremos 8 entre 32, que no dar 0.25 para los fines nuestros 25%, es decir que a 32 le hemos agregado un 25% y lo hemos llevado a 40.

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La funcin utilizada en el caso anterior ha sido la siguiente: =(D2-C2)/C2, donde tenemos precio de venta, menos costo y luego el beneficio entre el costo. Una herramienta de mucha utilidad es la funcin de excel BUSCAR OBJETIVO, con esta si nuestro margen de beneficio debe de ser un nmero mnimo digamos 35%, con la misma de manera automtica Excel nos da cuanto debe de ser el costo o cunto debe de ser el precio de venta.

Digamos que el margen mnimo permitido es de 35%, y ya tenemos el cuadro anterior con 25% de margen, lo que haremos con la funcin de Excel BUSCAR OBJETIVO es lo siguiente, vamos al men de datos y seleccionamos la opcin de anlisis y SI, dentro de esta la opcin de BUSCAR OBJETIVO.

Al seleccionar esta tendremos la siguiente pantalla.

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Por defecto Excel selecciona en definir celda la celda donde estamos colocados, pero podemos cambiarnos a donde queremos hacer el cambio, en este caso E2 que es donde est el margen que queremos sea cambiado a 35%.

Ahora introducimos los datos,

Como queremos llevar nuestro margen de beneficio a 35% lo podremos en la casilla Con el valor, es decir que definiremos la celda E2 con el valor 35%, esto lo haremos cambiando la celda C2 que es donde tenemos el costo, presionamos aceptar y automticamente Excel nos cambia el costo al valor que debemos obtener como costo. Aqu tenemos que pasa de 32 a 29.64

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DETERMINAR UN NMERO FINAL, TENIENDO EL NUMERO BASE Y EL PORCENTAJE DE DESCUENTO APLICADO A ESTE.
Digamos que tenemos nuestro nmero base en este caso 30, y queremos que el nmero final al descontar un 25% quede en nuestro nmero base 30. En este caso como nuestro nmero final que al momento no conocemos ser el 100% en cuestin y al descontar 25% quedara en 30, podremos decir que 100% 25% = 75%, es decir que 30 es el 75% de ese nmero buscado, para calcular el nmero final, dividiremos 30/0.75 y tendremos 40, que al descontarle el 25% nos dar nuestros numero base 30.

Esto es de utilidad cuando compramos algo y tiene ya un descuento aplicado, digamos que lo que compramos tiene un precio final con 25% de descuento de $30, para saber su valor original utilizamos el ejemplo anterior, es decir si sabemos que $30 tiene el 25% aplicado, $30 es el 75% del valor original por lo que dividimos $30/0.75 y tendremos que $40 era el precio original menos el 25% queda en los $30 que vimos. La frmula utilizada en este ejemplo es: En D2 hemos colocado =C2/0.75

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La funciones en Excel CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO

Iniciando con la funcin en Excel CONTAR, esta cuenta el nmero de entradas numricas en un rango de celdas especificado por nosotros, esta ignora las entradas en blanco, texto y errores. La sintaxis de la funcin CONTAR es la siguiente: =CONTAR (valor1, valor2, hasta 255 elementos) Donde tenemos lo siguiente:

Valor1 Obligatorio y es el primer elemento, referencia de celda o rango en el que se desea contar nmeros. Valor2, Opcional y son hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar nmeros.

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En el siguiente cuadro vemos como ha sido aplicada la funcin CONTAR en las distintas filas.

Pasando a un ejemplo prctico tenemos el siguiente cuadro de ventas por mes donde detallamos el total de ventas por mes, queremos determinar cuntos tipos de artculos han sido vendidos durante cada uno de los meses introduciendo esta frmula =CONTAR (C28:C31)

Podrs ver que durante el mes de enero se vendieron 3 tipos de artculos, en febrero aunque nuestra formula de Excel nos da como resultado 3, vemos que hay un error ya que para el articulo monitores tenemos $0 y al ser este un valor numrico lo calcula como que ha sido vendido o lo toma en cuenta para el clculo ya que es una entrada numrica, para evitar esto, debemos eliminar la entrada.

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La funcin en Excel CONTARA

A diferencia de la funcin CONTAR, CONTARA en adicin a contar valores numricos tambin cuenta las entradas de texto, errores y las entradas de texto vacas () con esto si una celda contiene una formula en Excel que devuelve un valor vacio, la funcin CONTARA la cuenta, por ultimo esta ignora las entradas en blanco.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

=CONTARA (valor1, valor2,)

Donde tenemos:

Valor1, es obligatorio y contiene el primer argumento a contar. Valor2, es opcional y pueden ser hasta 255 valores a contar.

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Veamos el mismo cuadro que utilizamos para la funcin CONTAR, ahora adicionando CONTARA.

Como veras, el resultado en los meses de Enero y Febrero es igual, pero en el caso de Marzo tenemos que el resultado es 2, primero por la entrada de texto Agotados y segundo porque en la celda correspondiente a escritorios del mes de marzo hemos incluido esta frmula=SI(C31=",",2500) donde indicamos que si C31 est en blanco esta celda sea igual a espacio en blanco de lo contrario 2,500, lo anterior solo como ilustracin de que esta funcin si la celda contiene una frmula que el valor devuelto es nos contara dicha celda. Podramos decir que el uso principal de esta funcin es contar celdas que no estn en blanco.

La funcin en Excel CONTAR.BLANCO

Por ltimo tenemos la funcin CONTAR.BLANCO est a diferencia de las dos funciones anteriores, solo cuenta las entradas que estn en blanco y no toma en consideracin que hayan formulas que devuelvan espacios en blanco .

La sintaxis de la funcin CONTAR.BLANCO es la siguiente: =CONTAR.BLANCO (Rango a Evaluar)

Donde Rango a Evaluar, es el rango donde queremos contar las celdas en blanco.

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Adicionando una tercera fila a nuestro cuadro anterior vemos la aplicacin de la funcin.

Aqu vemos que no obstante hemos introducido la formula =SI (C31=",",2500) en la celda correspondiente a escritorios del mes de marzo, la misma no es considerada como una entrada sino como celda en blanco.

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La funcin CONTAR.SI
Esta funcin cuenta un rango de datos siempre y cuando se cumpla un criterio determinado por nosotros.

La sintaxis CONTAR.SI es la siguiente:

=CONTAR.SI (Rango, Criterio)

Donde: Rango, es el rango de datos que queremos contar. Criterio, es el criterio determinado por nosotros que debe de cumplirse para que se cuente el rango.

Los criterios pueden estar bajo las siguientes condiciones:

Que cuente un numero especifico por ejemplo =CONTAR.SI (A2:A23,100), contara las veces que aparezca el numero 100. Que cuente las ocurrencias de un texto especifico =CONTAR.SI (A2:23, Hola), contara las veces que aparezca la palabra Hola. Utilizando operadores =CONTAR.SI (A2:A23,>100), la expresin debe de estar entre comillas .

En el ejemplo de esta funcin veremos la aplicacin de CONTAR.SI, donde queremos que de una tabla de datos, saber la cantidad de estudiantes que cumplen mtricas definidas por nosotros.

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Digamos que tenemos la siguiente informacin:

De estos 10 estudiantes queremos saber cuales han cumplido con estos criterios:

Es decir, queremos saber cuales han obtenido calificacin mayor o igual a 95, mayor o igual a 85 y menos de 80 en las tres materias, en adicin a esto, queremos saber el total que han tenido honores. La frmula que hemos utilizado en el primer caso es la siguiente =CONTAR.SI (B:B,>=95) Esto nos dice que cuente en la columna B:B todos los datos mayores o igual a 95, en los dems casos la condicin la hemos cambiado segn lo que estamos buscando. En el caso de honores hemos utilizado esta frmula =CONTAR.SI (E:E,Si) La cual indica que si el valor es SI lo cuente.

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Contar Valores no numricos utilizando CONTAR.SI

Por lo regular encontramos valores numricos en Excel que deben de ser contados pero tenemos casos donde la informacin a contar es texto o fechas u otro tipo de entrada no numrica, para esto podemos utilizar la barra de esta de Excel o la funcin de Excel CONTAR.SI. El ejemplo de esta frmula en Excel lo mostramos con el siguiente cuadro de ventas donde tenemos un grupo de cdigos en formato de texto y queremos saber el total de entradas que tenemos o el total de negocios cerrados que tenemos en dicho cuadro.

En caso de que solo queramos tener el dato y no presentarlo en nuestra hoja de clculo, al seleccionar el rango de datos Cdigo veremos que en la barra de estado localizada en la parte inferior derecha de nuestra pantalla de Excel tendremos lo siguiente,

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En caso de no mostrarlo puedes dar un click derecho en la barra de estado y tendrs el siguiente men,

En este coteja la opcin Recuento y ahora al seleccionar el rango te aparecer el recuento de entradas en este.

Utilizando la funcin CONTAR.SI lo podemos hacer con la siguiente formula,

=CONTAR.SI (H2:H20,*) 72

Con esto indicamos a Excel que en el rango que va de H2 a H20 nos cuente las celdas siempre y cuando estas tengan algn carcter en esta, la condicin la estamos especificando con el comodn asterisco *, este comodn indica cualquier numero de caracteres. En caso de que quieras contar las celdas que inicien con un carcter especifico podemos con

Contar valores no numricos con caracteres especficos.

En el caso anterior vimos como contar todas las celdas no numricos de nuestro rango, en caso de que queramos contar nicamente las entradas no numricas pero que inicien con un carcter especifico, digamos las que empiecen con L, podemos hacerlo con la siguiente formula en Excel.

=CONTAR.SI (H2:H20,L*)

A diferencia de el ejemplo anterior, este al introducir L* est indicando a Excel que la celda inicie con L y luego tenga cualquier carcter.

En caso de que queramos contar las celdas dentro de un rango y que en esta se encuentre un carcter especfico no importando la posicin de este, la formula a utilizar seria,

=CONTAR.SI (H2:H20,*L*) Esta nos contara todas las celdas que contengan L, no importando la ubicacin de la letra.

Por ltimo en caso de que queramos contar entradas no numricas pero que contengan un nmero especfico de caracteres, la formula a utilizar seria esta,

=CONTAR.SI (H2:H20,?????)

La misma contara nicamente las celdas con 5 caracteres

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La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO

Hoy veremos la nueva funcin CONTAR.SI.CONJUNTO que viene incluida a partir de Excel 2007, la misma a diferencia de la funcin CONTAR.SI que solo evala una condicin, nos permite evaluar hasta 127 criterios distintos para definir los datos a contar, lo anterior siendo muy parecido a la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO que detallamos en este enlace. La sintaxis de la funcin es la siguiente:

= CONTAR.SI.CONJUNTO (Rango_Criterios1, Criterio1, Rango_Criterios2, Criterio2.

Donde tenemos lo siguiente:

Rango_Criterios1 Opcin obligatoria y es el primer rango a evaluar basado en los criterios definidos por nosotros. Criterio1 Obligatorio, es el criterio de evaluacin de nuestro Rango_Criterios1, y puede estar dado en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, basado en esto se contaran los datos. Rango_Criterios2 Opcional y es el segundo rango donde estn ubicados los criterios secundarios a evaluar. Criterio2 Es el segundo criterio de evaluacin.

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Puntos a Considerar:

En caso de que una de las celdas a evaluar este en blanco la funcin la asume como valor cero (0) Los rangos de criterios deben de tener la misma cantidad de entradas y estas no necesariamente tienen que estar adyacentemente. Al encontrar un criterio la funcin contara el mismo, si hay ms de un criterio el mismo debe de ser verdadero al igual que el primero para ser contado. Al utilizar ms de una condicin debern de cumplirse todas para ser contadas. La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO permite el uso de comodines (*) y (?) para evaluar condiciones.

Veamos el siguiente ejemplo de nuestra funcin en Excel: En el siguiente cuadro tenemos las calificaciones de un grupo de estudiantes para las asignaturas matemticas y espaol, queremos determinar aquellos que obtuvieron ms de 95 en ambas materias.

Para determinar lo anterior hemos utilizado la siguiente formula en Excel:

=CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:B10,>95, C2:C10,>95)

Como veras al momento de encontrar en el primer rango un valor mayor a 95, en el segundo rango debe de por igual ser mayor a 95 para ser contado, un ejemplo de esto es

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el caso de Carina que en Matemticas tiene 96 (mayor a 95) pero en espaol no es mayor a 95 por lo que no es contado. Nuestra formula difiera de haber colocado la siguiente formula en Excel: =CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:C10,>95) Esta frmula indica que cuente los valores mayores a 95 en el rango que va de B2 a C10, siendo el resultado 7, en vez de 3.

Veamos otro caso, donde el resultado sera un error. Queremos saber cules estudiantes tuvieron calificaciones por encima de 95 en matemticas o espaol y ms de 90 en francs. Si tomamos en cuenta la segunda frmula utilizada =CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:C10,>95) La cual evala cuales obtuvieron ms de 95 ya sea en matemticas o en espaol y a esta le incluimos un segundo criterio, =CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:C10,>95, D2:D10,>90) El resultado ser un error ya que los rangos de evaluacin deben de tener la misma cantidad de entradas, como veras B2:C10 es distinto a D2:D10 en el nmero de entradas ya que el primero tiene dos columnas y el segundo solo una. La solucin a lo anterior seria: =CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:C10,>95)+CONTAR.SI.CONJUNTO (D2:D10,>90) Y la misma podra haberse solucionado tambin con la funcin CONTAR.SI ya que en ninguna de las anteriores se evala ms de una condicin.

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La funcin SI
Esta funcin de Excel valida una condicin, si la condicin se da se considera VERDADERO, si la condicin no se da, es considerado FALSO Dependiendo del resultado, una de dos opciones ser escogida. La sintaxis de la formula es: =SI(condicin o prueba lgica, accin si es verdadero, accin si es falso) La condicin por lo regular es una prueba entre dos celdas, tal como SI A1=A2 y las acciones, tanto verdaderas como falsas pueden ser nmeros, texto o un clculo u operacin. Ejemplo #1 La siguiente tabla muestra las ventas y objetivos de un equipo de ventas y cada uno de sus miembros, la formula SI, es utilizada para comparar las ventas vs los objetivos de cada integrante. Si las ventas son mayor o igual que el objetivo, aparecer en la columna resultado la palabra Alcanzado. Si las ventas no alcanzan el objetivo, aparecer la palabra No alcanzado. Debes de tomar en cuenta que los textos que queremos mostrar deben de ser colocados dentro de comillas para que excel entienda que es texto.

En este caso queremos saber si Jose alcanzo su objetivo, con la formula de excel =SI(), haremos lo siguiente: =SI(C25>=D25,Alcanzado,No Alcanzado), lo anterior indica que nos evale si las ventas de Jose (C25) son mayor o igual >= al objetivo (D25) En caso de ser verdadero nos dar como resultado Alcanzado de lo contrario el resultado ser No Alcanzado

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Ejemplo #2 En este ejemplo veremos qu comisin se le pagara al representante segn su ejecucin, si las ventas son mayores o iguales que el objetivo, la comisin a pagar ser de un 10% sobre las ventas, si el objetivo no es alcanzado, la comisin a pagar ser de un 5% sobre las ventas.

En el caso anterior hemos hecho lo siguiente: =SI(B39>=C39,B39*10%,B39*5%) Lo cual nos dice que si B39 (ventas de Jos) son >= (mayor igual) que C39 (objetivo) entonces multiplique las ventas por un 10%, de lo contrario que las multiplique por un 5%. En el asistente de formulas, se ver como sigue:

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Combinar la funcin SI con la funcin Y

Lo primero es definir para que nos sirve esto, la formula SI nos evala una y solo una condicin lgica, al utilizarla en combinacin con la formula Y en Excel, podemos evaluar si mltiples opciones son verdaderas, retornndonos as Excel un valor basado en varias condiciones lgicas. Digamos que en un colegio se quiere evaluar los estudiantes que recibirn honores al final de un periodo X, para esto supondremos que la mtrica prevista es que el estudiante tenga sobre 95 en matemticas, espaol, historia y sociales, debemos partir de que tenemos las calificaciones de los estudiantes por materia.

Partiendo de lo anterior diremos lo siguiente para evaluar al primer alumno que es Andrs: =SI (Y(B29>=95,C29>=95,D29>=95),Si,No) Lo planteado aqu es lo siguiente, SI los siguientes valores son todos verdaderos B29>=95,C29>=95,D29>=95 Es decir que si Andrs obtuve calificacin mayor o igual a 95 puntos en las notas de cada materia nos retorne el valor verdadero:

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Como veras en los argumentos de funcin, el resultado es VERDADERO. Como lo anterior es una formula SI esta tiene dos opciones de respuesta segn el resultado de la prueba lgica, una si es verdadero y otra si es falso, en nuestro caso como la evaluacin es verdadera el resultado que hemos definido es SI, recordando colocar entre comillas ya que es texto. Luego de esto, copiamos nuestra formula a las dems celdas y tendremos el resultado de los dems alumnos.

FILTRAR INFORMACION.
Para generar la informacin como reporte, utilizaremos la opcin de filtros de Excel, vamos a DATOS y de aqu seleccionamos FILTRO.

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Una vez seleccionado el filtro de Excel, iremos al ttulo de Honores y deseleccionamos la opcin de seleccionar todo y luego elegimos SI

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Con esto ahora tendremos solo los alumnos que segn el criterio escogido de que sus calificaciones sean mayor o igual a 95 en las tres materias tendrn honores, la informacin con el filtro de Excel aplicado, se vera de esta manera:

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Anidar la funcin SI
Al experimentar con las formulas y funciones de Excel, la formula SI o formula IF por lo regular es de las primeras funciones con cierto grado de complejidad que alguien conoce al profundizar en el manejador de hojas de clculo.

Una de las grandes ventajas de la formula SI es la interaccin de esta con otras formulas de Excel y su capacidad para anidar la misma, antes de Excel 2007 podamos anidar 7 formulas, a partir de este hasta 64 condiciones se pueden anidar.

En muchos casos no tenemos la necesidad de utilizar solo la formulas SI cuando deben anidarse varias condiciones, de hecho no es recomendable debido a la dificultad y ciertas limitaciones que esta presenta, pero sin duda alguna cuando la cantidad de condiciones es manejable esta funcin de Excel es una de las mas practicas. En el siguiente ejemplo mostraremos unas estadsticas de ventas donde se estipula dar un bono por cumplimiento a cada gerente segn su ejecucin, para esto vamos a utilizar la formula SI o formula IF anidada.

El criterio de evaluacin es en base a lo siguiente,

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Como veras, tenemos 3 criterios de evaluacin y un criterio nico que es el de mayor cumplimiento, en el primer cuadro no mostramos el bono de mayor produccin para ver primero la formula SI anidada, y lo que hemos hecho es lo siguiente,

=SI(D2>$I$3,$J$3,SI(D2>$I$4,$J$4,SI(D2>$I$5,$J$5,0)))

Con esto decimos que Si D2 es mayor a I3 nos tome el valor que tenemos en J3, si no lo es entonces evaluamos la prxima condicin, Si D2 es mayor que I4 nos tome el valor en J4 y por ultimo Si D2 es mayor a I5 nos tome el valor en J5, si ninguna de las condiciones es verdadera el valor ser cero (0).

Con lo anterior podemos concluir que para anidar una formula SI, lo que debemos hacer es colocar una nueva frmula SI en la opcin de la frmula para valor si es falso, y en la ltima condicin poner el valor que queremos que aparezca si ninguna de las condiciones son verdaderas. Como mencionamos, hemos agregado una cuarta condicin en el caso de el gerente que obtenga el mayor porcentaje de cumplimiento dentro del grupo, para esto, hemos combinado una formula SI, con una formula MAX.

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La frmula que hemos utilizado es la siguiente, =SI(D2>$I$3,$J$3,SI(D2>$I$4,$J$4,SI(D2>$I$5,$J$5,0)))+SI(D2=MAX($D$2:$D$7),J2,0 )

En este caso, hemos mantenido nuestras primeras tres condiciones explicadas anteriormente y hemos sumado la siguiente condicin

SI(D2=MAX($D$2:$D$7),J2,0)

La misma especifica que si D2 es el valor mximo en el rango de D2 a D7 que tome J2 que es el bono adicional de 10,000, de lo contrario el valor ser cero (0)

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Formato Condicional
Dentro de las nuevas funcionalidades que tiene Excel a partir de su versin 2007, es un formato condicional ms amplio y con muchas ms opciones, estas en gran manera facilitan el modo en que lo utilizamos en adicin a que presenta nuestra data de una forma en que podemos interpretarla mejor y requiriendo menos el uso de formulas para esto. En caso de tener una versin anterior a excel 2007, puedes disponer de estas funcionalidades bajando los convertidores en este ENLACE , para esto debes de tener actualizado tu paquete office con lo siguiente:

Office 2000 Service Pack 3 Office XP Service Pack 3 Office 2003 Service Pack 1

Empecemos con el administrador de reglas de formato condicional, tenemos la primera opcin que es Aplicar Formato a Todas las Celdas Segn sus Valores Esta primera opcin presenta la siguiente ventana,

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Lo primero que tenemos como opcin de seleccin es el estilo de formato, al seleccionar este tenemos las siguientes opciones:

Escala de 2 Colores Escala de 3 Colores Barra de Datos Conjunto de Iconos

Formato condicional con Escala de 2 Colores

Con esta, podremos definir como queremos que sean aplicados teniendo las siguientes opciones a elegir en Tipo:

Al seleccionar en mnima Valor Ms Bajo y en mxima Valor Ms Alto, excel tomara nuestra hoja de clculo y aplicara dicho formato utilizando 2 colores de manera que el valor ms bajo ser el primer color elegido y el valor ms alto el segundo color elegido, creando a su vez una degradacin del primero y en el punto medio inicia con una degradacin del segundo hasta llegar a este en el valor ms alto de nuestro rango, Aqu vemos que hemos elegido una combinacin de amarillo y verde, y el valor ms bajo de nuestra columna toma este color y el porcentaje ms alto toma el verde.

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Formato Condicional con una Escala de 3 Colores:

Haciendo lo mismo pero con 3 colores, los pasos serian los siguientes,

En este caso, hemos querido simular un semforo donde como veras indicamos cual es nuestro punto medio y seleccionamos percentil donde digitamos 50, pero tenemos la opcin de tomar un numero, un porcentaje o una formula, en nuestro caso que tomamos el percentil 50, Excel evaluara del total donde cae este y nuestro resultado ser el siguiente,

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Si quisiramos que la degradacin de amarillo a verde en vez de iniciar en la mitad de nuestros datos inicie con el 75% de las mejores celdas, colocaramos 75 en punto medio, en caso de que quisiramos que el 25% ms bajo de nuestros datos mantenga el color rojo en vez de Valor ms Bajo cambiamos este a percentil y colocamos 25, lo mismo pudiese ocurrir si queremos resaltar con verde el 25% ms alto en este caso en vez de valor ms alto cambiamos a percentil y colocamos 75, las opciones anteriores se veran de esta manera,

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Formato Condicional con Barra de Datos

La siguiente opcin que tenemos dentro de esta funcionalidad es mostrar una barra de datos en cada celda segn el valor de esta en relacin del rango formateado, la ventana de opciones para esto es la siguiente,

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Al igual que la opcin anterior podemos seleccionar nmero, porcentaje, formula de Excel, valor ms bajo y mas alto o percentil, al elegir el color con que queremos mostrar el formato condicional este se degradara hacia la derecha de modo que podamos ver el valor de la celda, tenemos la opcin de solo mostrar la barra de color y no mostrar el valor, al formatear con esta opcin nuestra hoja de clculo se vera de este modo,

Formato Condicional utilizando Conjunto de Iconos:

La ltima opcin que tenemos es esta, donde a su vez dispondremos de mltiples opciones para dividir nuestros datos en 3, 4 o 5 grupos de iconos diferentes, tales como flechas ya sean de colores o grises, que en adicin a los colores su orientacin indica la tendencia de los datos, luego tenemos 3 semforos ya sean con marco o sin marco, 3 signos, 3 smbolos y 3 smbolos sin crculo,

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Luego tenemos las opciones de flechas nuevamente pero en vez de dividir los datos en grupos de 3, los divide en grupos de 4, tambin la opcin de presentar en base a rojos y negros, 4 clasificaciones y 4 semforos,

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La opcin anterior, tiene una ventana de seleccin distinta y es la siguiente,

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De esta pasamos a la opcin de tener los datos en grupos de 5 donde podemos presentar con 5 flechas de color, flechas grises, 5 clasificaciones y 5 partes,

Como veras, las opciones son muchas y esto a su vez nos permite presentar una hoja de clculo con un aspecto profesional y en ocasiones sin necesidad de utilizar grficos adicionales.

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Validacin de Datos

Las hojas de clculo en ocasiones deben de ser compartidas con varias personas, o no necesariamente son utilizadas por quien crea la misma, debido a esto es posible que al introducir datos a esta podramos hacerlo con errores, tal como digitar Josu en vez de Jos, en caso de que de este nombre dependa la bsqueda de un segundo dato, el resultado no ser correcto. Para minimizar estos errores Excel nos ofrece la opcin de validacin de datos, que no es ms que crear ciertas reglas para las celdas o rangos donde se introducirn dichos datos. Estaremos viendo la validacin de datos en base a:

Nmeros Enteros, Decimales, Fecha, Hora, Longitud de Texto Listas Desplegables

En los siguientes ejemplos de la funcin en Excel, veremos cmo se aplica. Seleccionamos validacin de datos, desde el men Datos,

La opcin por defecto que se presenta, es Cualquier Valor, en este primer ejemplo, seleccionaremos Numero Entero, esta opcin a su vez nos da las siguientes opciones,

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En nuestro caso escogemos que este entre y seleccionamos 1 para mnimo y 10 para mximo, una vez elegido esto, seleccionamos mensaje de entrada, esto al momento de seleccionar la celda con la funcin de validacin de datos aplicada, nos dar un mensaje elegido por nosotros, en nuestro caso, el siguiente:

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Lo anterior introducido en este cuadro,

En caso de dejar el mensaje de entrada vacio, Excel no muestra nada al seleccionar la celda.

Por ltimo, seleccionamos Mensaje de Error, en caso de dejar este vaco Excel nos presenta el siguiente error al digitar un valor fuera de lo especificado:

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En nuestro caso hemos cambiado el mensaje de error con este nuevo mensaje:

Ahora en caso de que un usuario digite un nmero fuera de nuestro rango, aparecer esta pantalla indicando el error:

Lo anterior se aplica tanto para la opcin de Numero Entero como para las siguientes opciones:

Decimal Fecha Hora Longitud de Texto

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Lista Desplegable para Validacin de Datos

El segundo ejemplo de esta funcin en Excel que veremos es con el uso de listas desplegables, con estas la celda en cuestin nos presentara un men el cual contendr informacin previamente elegida por nosotros, tal como presentamos en esta imagen.

Para esta opcin igualmente seguimos los pasos vistos anteriormente y seleccionamos Lista en la opcin Permitir del men validacin de datos.

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Luego cotejamos o marcamos la opcin celda con lista desplegable, la opcin de omitir blancos es opcional pero recomendable seleccionarla, esto es til si nuestra lista tiene tendencia a crecer, digamos que los datos actuales estn entre A3 hasta A12, pero a futuro vamos a introducir ms datos en esta lista, lo recomendable seria seleccionar el rango de A3 a A25, o seleccionar la columna completa, de modo que cuando adicionemos nombres, estos aparezcan en la lista desplegable, al omitir blancos aunque las celdas siguientes estn en el rango, no se presentaran en caso de no tener valores. Una vez aplicada la opcin de validacin de datos a nuestra primera celda, podemos copiar la misma, seleccionar las dems celdas que queremos tengan esta opcin y con pegado especial, seleccionar Validacin, debes de tener presente que si las celdas a aplicar la validacin ya tienen datos, Excel no dar error al aplicar la funcin en las celdas existentes con informacin, no obstante para cambiar la misma solo presentara las que estn disponibles en la lista. Una opcin para validar que los datos preexistentes cumplan las condiciones de la validacin de datos, es utilizar la opcin de rodear con un crculo rojo datos no validos, como veras esto es de mucha utilidad ya que una vez aplicada esta condicin, podemos re digitar nuestros datos, conforme a la condicin elegida.

Otro punto importante con las listas desplegables, es que podemos digitar directamente la informacin en la celda sin tener que elegir de la lista, pero la informacin que entremos debe de ser igual a la de nuestro rango de origen.

Debes de tomar en cuenta que los rangos a seleccionar como origen deben de estar en la misma hoja de clculo, en caso de que quieras seleccionar el origen de datos desde otra hoja de clculo, puedes hacerlo Nombrando Dicho Rango, luego colocamos este nombre en la casilla de Origen. En el siguiente ejemplo, tomaremos nuestro rango de datos que queremos asociar a la lista desplegable, 100

Nombraremos el rango seleccionado como Competidores, ahora en la opcin para seleccionar origen de la lista, en vez de seleccionar el rango $A$3:$A$12, digitaremos el nombre que hemos dado a este =Competidores, de esta manera podemos seleccionar el origen de datos de nuestra lista de cualquier hoja de clculo en nuestro libro de Excel.

En nuestro prximo captulo explicaremos la opcin de validacin de datos personalizada, donde veremos cmo en base a formulas y funciones de Excel podemos limitar la introduccin de datos en nuestra hoja de clculo.

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Validacin de Datos Personalizada.

Continuando con esta funcin en Excel, donde estaremos viendo la opcin de listas desplegables dependientes y la opcin personalizada, con esta podremos manejar mucho ms opciones que las anteriores ya que utilizaremos funciones y formulas de Excel para limitar las entradas, la funcin de validacin de datos verificara que el resultado de la formula introducida por nosotros sea verdadera, de ser as permitir la entrada, de lo contrario presentara un error.

Validacin de datos para listas dependientes

En el siguiente ejemplo, queremos mostrar una lista que dependa del valor introducido en una primera ya definida, veamos este cuadro,

Como veras, tenemos una columna para departamentos, una vez seleccionamos este, la segunda columna Empleado nos permitir la entrada de nicamente los empleados pertenecientes a estos departamentos,

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Para crear esta dependencia hemos hecho lo siguiente, nombramos el rango que contiene el nombre de todos los departamentos como Departamento, luego nombramos los listados por departamentos, Ventas, Finanzas e Ingeniera.

Una vez nombrados los rangos, seleccionamos nuestra primera columna Departamentos, vamos a validacin de datos y en Lista vamos a la parte de origen y digitamos el nombre definido para los departamentos, en este caso =Departamentos, ahora al seleccionar las celdas de esta columna nos aparecern los nombres definidos en el rango relacionado.

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Luego, seleccionamos la columna Empleado e introducimos el rango donde queremos aplicar la validacin de datos, seleccionamos Lista y en origen introduciremos la formula

=INDIRECTO (A13),

Con esto estamos indicando que el rango de origen de nuestros datos es en este caso ser Finanzas ahora al indicar el departamento, los datos de empleado sern relacionados al rea correspondiente definida por nosotros.

Validacin de Datos (Solo entradas de Texto)

La siguiente opcin que estaremos viendo y que no es posible en las predefinidas por Excel, es limitar nuestras celdas de entrada a que solo contengan texto, para esto en la opcin Permitir seleccionamos Personalizada, luego en la opcin para formula introducimos lo siguiente: =ESTEXTO (A2:A5)

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Utilizando esta funcin, al introducir cualquier valor que Excel no reconozca como texto, nos dar un error, el mismo igualmente configurable por nosotros o el mensaje que viene por defecto.

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Validacin de Datos (Solo Nmeros)

La prxima opcin, es el manejo de nmeros tanto enteros como decimales, como vimos en nuestro primer artculo, las opciones que se nos presentan son o nmeros enteros, o nmeros decimales, por lo cual si tenemos una mezcla de esto, no podramos limitar la entrada, con esta opcin limitaremos a que solo se permitan nmeros sin importar a que categora pertenezcan, la funcin utilizada es, =ESNUMERO (B2:B11)

Validacin de Datos (Datos Especficos)

En el siguiente ejemplo, asumiremos una compaa de seguros que esta digitando este reporte,

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Estos tiene definidos los nmeros de plizas por el ramo a que pertenecen, en el caso de automvil empiezan con las letras AU, Incendio con IN y as sucesivamente.

Para evitar que en el anterior reporte que es de plizas de auto, se introduzcan datos de otros ramos, utilizaremos la siguiente formula, =IZQUIERDA (A2, 2)=AU

Lo anterior indica a Excel que valide que los dos primeros caracteres de la celda A2 sean igual aAU.

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Validacin de Datos (Evitar Duplicados)

Una de las opciones de mayor aplicacin es la de evitar duplicados o datos repetidos en nuestras hojas de clculo, con la funcin de validacin de datos podemos hacer esto, en el siguiente ejemplo tenemos una cuadro, donde se introducen nmeros de facturas y nombres de clientes,

Para asegurarnos que los nmeros de facturas introducidos sean nicos, utilizaremos esta frmula,

=CONTAR.SI ($A$2:$A$12, A2) <=1 Lo anterior, valida que entre A2 y A12, el primer valor A2 sea menor a igual a 1, el rango a evaluar lo hemos definido como absoluto y este es el rango donde tendremos validacin de datos, y luego A2 lo hemos dejado como relativo de modo que al aplicarse a las dems celdas evalu los subsiguientes.

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Validacin de datos (Limitar el Total)

Una funcin de mucha utilidad, es limitar el total digitado en una columna de modo que el mismo no exceda un monto X, un caso prctico para esto es la elaboracin de presupuestos, donde tenemos un total general y varias partidas con valores parciales, veamos:

En el cuadro anterior tenemos un grupo de partidas, hemos querido limitar el total de estas a $100,000, para esto en validacin hemos hecho lo siguiente:

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Al igual que en casos anteriores es obligatorio hacer referencia al rango absoluto, colocando los smbolos de $ en la formula.

Validacin de Datos (Solo das de semana)

Por ltimo presentaremos la opcin para limitar que la entrada sea nicamente das de semana y no permita entrada de fines de semana, de utilidad al momento de estar trabajando horarios o planificando en base a fechas, para lo anterior,

En el cuadro anterior, hemos colocado la siguiente formula en la columna de resultado: =Y (DIASEM (B3) <>1, DIASEM (B3) <>7)

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Con esta especificamos utilizando la funcin Y que se evala B3 y que el mismo sea diferente al primer da de la semana, es decir Domingo y diferente al sptimo da de la semana, es decir Sbado, como podrs apreciar, los casos que se presentan como falsos, son debido a que no cumplen una de las dos condiciones anteriores.

Lo anterior lo llevamos a nuestra opcin de validacin de datos personalizada y se vera de la siguiente manera,

Ahora, al momento de digitar una fecha fuera de los valores aqu detallados, recibiremos un error.

Recuerda que la validacin de datos aplica para la entrada de estas, pero no para datos preexistentes, para poder identificar los mismos con datos ya disponibles, Excel 2007 nos da la opcin de Rodear con un Crculo los Datos no Validos, con esta opcin, podemos aplicar la validacin de datos a nuestra hoja de clculo e identificar aquellos que no cumplen la condicin y modificarlos acorde a esta, en el cuadro anterior hemos utilizado esta funcin y es por esto que las dos fechas que no cumplen la condiciones estn marcadas.

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Hasta aqu llegamos con el presente material, agradecemos una vez ms el haber elegido Domina Excel Hoy, una vez estn disponibles las actualizaciones de este, sers notificado va correo electrnico. Saludos, CLC.

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