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Cmo eliminar de verdad las celdas en blanco en Excel

Publicado por Jos Manuel Alarcn

"The Emailing Experience" es el blog de email marketing de Krasis, donde, adems de compartir recursos interesantes para tu newsletter, te enseamos a usar MAILCast, nuestro software de email marketing.

Esto puede parecer una cuestin simple, pero lo cierto es que nos lo encontramos en soporte tcnico constantemente y tiene un pequeo truco que debemos conocer. La situacin tpica es la siguiente: un cliente tiene una lista de, por ejemplo, 10.000 destinatarios en una hoja Excel y quiere hacer un envo. Antes decide eliminar algunos registros, hacindolo sobre la misma hoja de clculo, quedndose en tan solo 9.700 registros. Sube la nueva hoja a MAILCast que le dice que la Excel contiene 10.000 registros igualmente :-? Luego sin embargo el envo se hace y se enva nicamente a los 9.700 que realmente hay.

Qu ocurre aqu?
Lo que pasa es que Excel sigue almacenando esas celdas vacas (son celdas con datos "nulos" o vacos, pero celdas al fin y al cabo), y como MAILCast usa listas de destinatarios dinmicas, cuando va a consultar cuntas celdas hay se le sigue indicando que son 10.000. Luego al hacer el envo como se comprueba uno a uno que los correos sean vlidos y no estn repetidos, etc... se enva al nmero correcto. El problema es que esto despista doblemente: por un lado no nos deja saber la cantidad real de registros que hay en la Excel y por otro se declaran muchos correos errneos en los informes de rebotados que en realidad son correos en blanco.
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Qu hace Excel?
Excel es una tabla casi infinita de celdas ordenadas por filas y columnas (en realidad est limitada a 1.048.576 filas y 16.384 columnas, pero a efectos prcticos...). Aunque es virtualmente infinita slo considera como datos reales (es decir, almacenados en el archivo fsico) aquellas celdas que contienen informacin, aunque sea informacin en blanco. Cuando eliminamos celdas o filas de la hoja de clculo, en realidad Excel solo las vaca, pero las sigue manteniendo entre su lista de celdas con datos. Y eso es as aunque le digamos que elimine la fila completa, etc... Podemos comprobarlo muy fcilmente si pulsamos CTRL+FIN para ir al final de la hoja actual. Veremos que sigue yendo al mismo sitio aunque las celdas estn vacas (pulsa para aumentar):

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mailcast @nicoibieta Gracias por el aviso. Join the conversation

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Fjate como a pesar de que se han borrado un montn de filas y una columna, la ltima celda considerada est mucho ms abajo.

Cmo lo solucionamos?
Para evitar este problema podemos copiar y pegar las celdas resultantes en otra hoja de clculo nueva y usar sta, pero es algo tedioso, sobre todo si tenemos muchos registros. Tiene que haber una forma mejor. Y de hecho la hay, pero es un tanto enrevesada porque tiene truco... 1.- Abre tu hoja de clculo y pulsa F5, que es la tecla rpida para Ir a.... 2.- En el dilogo que aparece pulsa el botn Especial.... En la nueva ventana elige la opcin Celdas en blanco (lo siento por las capturas en ingls, pero todos mis programas estn instalados en este idioma):

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3.- Al pulsar OK quedarn seleccionadas todas las celdas en blanco. Pulsa la combinacin de teclas CTRL + menos (el smbolo - en el teclado numrico) o pulsa con el botn derecho del ratn sobre una de las celdas seleccionadas y elige Eliminar. Aparecer un dilogo preguntndote si quieres mover las celdas hacia arriba, eliminar la fila completa... Elige la opcin que prefieras:

4.- Una vez eliminadas nada parece haber cambiado, pues el cursor sigue llegando al mismo sitio. Sin embargo si grabamos inmediatamente la Excel, antes de tocar nada ms, veremos que se libra de todas esas celdas en blanco que acabamos de eliminar. Comprubalo grabando y acto seguido pulsando CTRL+Inicio y CTRL+ FIN. Ahora vers que el cursor queda en la ltima celda con datos:

Todo el truco consiste en grabar inmediatamente. Si tocamos cualquier cosa despus de eliminar las celdas entonces todo seguir igual. Es algo sencillo , pero muy mal documentado y desde luego afecta a casi todo el mundo por lo que vemos en soporte tcnico de MAILCast. Espero que te resulte til.
El contenido de este blog es Creative Commons BY-NC-SA

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Comentarios (6)

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Comentarios (6)
eduardo ozores says: mircoles, 29 de agosto de 2012 at 13:28
muy bueno y muy util yo habia llegado a pensar en usar typex e incluso una tijera porque el tamao del archivo tambien se incrementa enormemente voy a ver que pasa en libreoffice por curiosidad

Javier Moncayo says: martes, 11 de diciembre de 2012 at 20:54

Gracias, es lo que andaba buscando hace mucho tiempo, resulta que tengo una pequea aplicacion con macros, el cual emite un reporte que estaba predeterminado a 50000 filas, pero a veces el reporte emitia michisimo menos filas lo que el resto de filas incrementaba enormemente el peso del archivo reporte. Lo solucione al fin, nuevamente muchas gracias.

Osmar Castellanos says: sbado, 02 de febrero de 2013 at 17:59

Muchas gracias por compartir este post, definitivamente es de mucha utilidad. Saludos

Claudio Vsquez says: viernes, 15 de febrero de 2013 at 12:53

JUSTO LO QUE NECESITABA!!! SE AGRADECE ESTE TIP DE EXCEL, MUY UTIL PARA LOS QUE UTILIZAMOS ESTA HERRAMIENTA DE OFFICE!!! =)

Fer says: sbado, 01 de junio de 2013 at 21:07

El tema funciona, pero existe el problema de que si tienes caldas intercaladas en blanco y una seccion de celdas en blanco (normalmente al final de la hoja) al ejecutar el procedimiento se puede descolocar toda la hoja. En cualquier caso, mi solucion para la situacion de una hoja con un bloque de celdas en blanco al final de la hoja que despues importo desde access y me importa dichas celdas al fondo vacias (y claro me da valores null en access) es colocarme en la ultima celda vacia de la Izq. y hacer ctrl+shift+Fin. Eso selecciona todas las celdas hasta el final de la hoja, que aunque estan vacias excel las toma como parte de la misma. Despues sobre una de esas celdas vacias boton de la derecha del raton y eliminar celdas.Aqui, para este caso especifico ya vale cualquier opcion de eliminar que nos presenta excel. Espero ser de ayuda, gracias por la info, me ayudo a descubrir este truco que era lo que necesitaba.

Fer says: sbado, 01 de junio de 2013 at 21:18

Ah, tambien hay que guardar inmediatamente antes de hacer nada. Cosas del MS :-)

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