UNIVERSIDAD TECNOLGICA INDOAMERICA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y DE LA SALUD CARRERA DE CIENCIAS PSCIOLGICAS TEMA: Informe final del Proyecto

formativo de Tecnologas de la Informacin y la

Comunicacin correspondientes al primer semestre paralelo A Autores Palate Ramn Gissela Marisol Tercero Chicaiza Mayra Karina Mullo Almache Vivian Lizbeth Chicaiza Sangoquiza Aracely Anabel

Docente Ing. Patricio Lara

Ambato 2013

Contenido
TEMA ............................................................................................................................................ 5 OBJETIVOS .................................................................................................................................. 5 INTRODUCCION ......................................................................................................................... 6 MARCO TEORICO....................................................................................................................... 7 INICIAR EXCEL 2010.............................................................................................................. 8 LA PANTALLA INICIAL ........................................................................................................ 9 BARRA DE MEN ................................................................................................................. 10 La barra de ttulo ................................................................................................................. 10 La barra de acceso rpido ................................................................................................... 10 La cinta de opciones ............................................................................................................ 11 La barra de frmulas ........................................................................................................... 11 La barra de etiquetas ........................................................................................................... 12 Las barras de desplazamiento.............................................................................................. 12 La barra de estado ............................................................................................................... 12 La ayuda............................................................................................................................... 12 CONCEPTOS BSICOS DE EXCEL .................................................................................... 13 Libro de trabajo ................................................................................................................... 13 Hoja de clculo .................................................................................................................... 14 FORMATO/CELDAS ............................................................................................................. 15 FORMATO/AUTOFORMATO..................................................................................................... 16 INTRODUCIR DATOS........................................................................................................... 17 TIPOS DE DATOS .................................................................................................................. 18 FORMULAS ............................................................................................................................ 19 Partes de una frmula de Excel ................................................................................................ 20 INSERTAR UNA FRMULA ................................................................................................ 22 Ingresar una frmula manualmente.......................................................................................... 22 Ingresar frmulas con el ratn ................................................................................................. 22 Ingresar frmulas con flechas .................................................................................................. 23

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin ........................................................ 23 Insertar nombres de rango en frmulas ........................................................................ 24 Editar frmulas en Excel .......................................................................................... 25

Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin .......................................................... 26 Seleccionar la categora de la funcin de Excel ........................................................... 27 Seleccionar la funcin .................................................................................................. 28 Ingresar los argumentos de la funcin .......................................................................... 28 CONCLUSION ............................................................................................................ 30 LINCOGRAFIA ........................................................................................................... 31

TEMA Elaboracin de un manual instructivo de Excel.

OBJETIVOS

Objetivo general Identificar las diversas herramientas de Excel, aprender como est constituido su entorno y configuracin. Objetivos especficos Explicar la importancia que tiene el contexto de Excel. Aprender a utilizar las herramientas matemticas que ofrece Excel. Familiarizarse con los diferentes tipos de ayuda de los que dispone Excel.

INTRODUCCION Trabajar con hojas de clculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen tener dificultades para encontrar las caractersticas que necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados vern a menudo que algunas funciones adicionales que les gustara poder utilizar no existen actualmente. Excel les ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios ms confianza para trabajar con hojas de clculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no estn cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecucin de las tareas habituales resulte ms sencilla e intuitiva.

Excel proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para administrar informacin de negocios y para los usuarios en general les ayuda a aprovechar al mximo la informacin.

El presente trabajo est diseado de forma prctica y sencilla para comenzar a conocer un poco de esta extraordinaria herramienta, recorriendo lo conceptos y caractersticas de EXCEL definicin y caractersticas y dando una breve descripcin de los principales componentes y funciones.

MARCO TEORICO

Excel es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo.

Utilice hojas de clculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos

basndose en los datos de varias hojas de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos correspondientes o en una hoja de grfico.

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional.

INICIAR EXCEL 2010 Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

LA PANTALLA INICIAL

BARRA DE MEN La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar y cerrar.

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos....

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas ms adelante.

La ayuda Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

CONCEPTOS BSICOS DE EXCEL

Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo pone Libro1 Microsoft Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Hoja de clculo La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

FORMATO/CELDAS En esta opcin podemos asignar a una celda cualquier formato: porcentaje, fecha, moneda, etc., Como vemos, podemos cambiar tambin la alineacin, cambiar el tamao de la Fuente, su estilo, poner bordes a las celdas o rangos de celdas seleccionadas, etc...

En cualquier caso, todas estas opciones se pueden realizar tambin desde la barra de herramientas de formatos de Excel:

FORMATO/AUTOFORMATO

En cualquier caso, Excel dispone adems de una opcin que nos permite dar formato a las tablas mucho ms rpidamente y con mejores resultados, se trata de los Autoformatos. Excel contiene una serie de autoformatos predefinidos que podemos aplicar a cualquier seleccin de nuestras Hojas de clculo. La opcin de men es

FORMATO/AUTOFORMATO y nos aparece un cuadro de dilogo con las distintas opciones , elegimos una y se aplica automticamente.

INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

TIPOS DE DATOS En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.

FORMULAS Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel

Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.

INSERTAR UNA FRMULA Ingresar una frmula manualmente

La manera ms simple de introducir una frmula es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que forman parte de una frmula.

Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con flechas

Este mtodo es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratn para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin

Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir una funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las referencias de las celdas dentro de la funcin.

Insertar nombres de rango en frmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

Editar frmulas en Excel Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas. Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda. Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.

Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre el botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El tercer mtodo es seleccionar la opcin de men Ms funciones que se muestra al pulsar el botn Autosuma.

Seleccionar la categora de la funcin de Excel

De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones Usadas recientemente. Esto permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para saber si la funcin que buscas se encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para poder encontrarla rpidamente.

Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opcin Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel y podrs buscar entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una funcin para introducir el nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre dicha funcin.

Seleccionar la funcin

Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botn Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.

Ingresar los argumentos de la funcin

Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la funcin. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos debers pulsar el botn Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de Excel.

Una ventaja del cuadro de dilogo Argumentos de funcin es que provee una descripcin de ayuda para cada uno de los argumentos de la funcin utilizada de manera

que si has olvidado alguno de ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

CONCLUSION Microsoft Excel consta de hojas para realizar clculos. Una hoja de clculo es como una hoja de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan datos. Los datos pueden ser nmero o texto que se introducen; calculan los valores de las frmulas basados en los otr os nmeros. Se puede utilizar las hojas para almacenar

datos numricos y luego utilizar las herramientas de Microsoft Excel para ejecutar clculos con los datos, las cuales se pueden ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fcilmente utilizando la ayuda de Microsoft Excel. Determinamos cmo realizar una hoja de clculo mediante la utilizacin de la barra de herramientas; introducir datos en las celdas, cmo eliminar las celdas que no fueran necesarias y a deshacer los cambios realizados en las frmulas que se encontraban dentro de las celdas.

LINCOGRAFIA http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel2010.pdf http://www.lasallerosario.com.ar/sitio/web/descargas/2012/manual_excel_1.pdf http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/lineamientos/tutoriales/Excel.pdf http://www.slideshare.net/giselamarulanda/diapositivas-de-excel http://www.slideshare.net/jrarcangel/diapositivas-de-excel-2007