UNIVERSIDAD DEL CARIBE

(UNICARIBE)
ASIGNATURA: Auditoria I
TEMA: Control interno contable ad ini!trati"o # o$erati"o

SUSTENTAD% &%R: Ra#da S'nc(e) *++,-.,*/ 0ACILITAD%R: 1uan Do in2o A!encio Mendo)a Santo Do in2o3 D4 N4 *, de enero del *+56

Introduccin

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables , frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Pero no debemos olvidar la adecuada separacin de la obligaciones, un personal confiable y procedimientos apropiados. Y por supuesto la conciliacin Bancaria que nos mostrara el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y el mostrado por el banco.

El control interno administrativo y contable

El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. El control interno es un factor b sico que opera en una o en otra forma en la administracin de cualquiera organizacin mercantil o de otra ndole. !un cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las polticas de operacin en su con"unto y las conserva dentro de campos de accin factibles. #n sistema particular de control interno es usualmente un $nico detalle. En general se dice que e%iste un control interno bien dise&ado y cuidadosamente aplicado cuando una organizacin opera sin tropiezos, con economas y de conformidad con los ob"etivos fi"ados por las polticas superiores. #n elemento importante para mantener el control interno lo proporciona el traba"o del auditor interno. Esto ultimo le otorga al auditor interno una categora profesional de 'casi independiente(y tiende a desarrollar y mantener su capacidad de observador e informador imparcial, en quien puede confiar la gerencia para obtener informes sobre el funcionamiento del control interno.

El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las polticas y normas de operacin, sino que se e%tiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la capacidad discrecional del individuo y no se rigen precisamente por reglas o convenciones. )os elementos principales que contribuyen al control interno son generalmente* +, El reconocimiento de que dentro de toda unidad de organizacin e%isten uno o mas componentes funcionales o de accin, conocidos como actividades, costo o centros por areas de responsabilidad, o unidades administrativas. -, La autoridad de operacin delegada a cada unidad de organizacin, que permite la libertad de accin dentro de limites definidos. ., /, La relacin directa de las erogaciones con respecto a una autoridad individual especificada. )a planeacin del producto final a0 mediante un presupuesto adaptado a la estructura de organizacin y a sus componentes funcionales, conservando as, simult neamente, las disciplinas de operacin, b0 la adopcin de los estndares de comparacin y otras

medidas de realizacin como los costos est ndar, controles de calidad y metas de tiempo. 1, Un proceso de contabilidad que proporciona medios administrativos de organizacin y funcionales, con informacin r pida, completa y e%acta sobre la e"ecucin de las operaciones y adem s comparaciones con normas de operacin predeterminadas. 2, Informes peridicos en concordancia con los registros relacionados y de contabilidad, dichos informes sirven de informacin de las operaciones y de e%posicin de los factores favorables y desfavorables que han e"ercido alguna influencia en la e"ecucin. 3, 4, La comprobacin interna instituida ofrece m %ima proteccin contra fraudes y equivocaciones. Las valuaciones profesionales frecuentes sirve como un servicio de proteccin y constructivo a la gerencia variando su 5nfasis con la calidad de las polticas de operacin y su administracin. 6, La construccin de los controles mencionados , de tal manera que estimulen y aprovechen totalmente los tributos naturales y personales de los empleados, cuyo completo reconocimiento y e"ecucin evita la necesidad de algunos controles internos y determinan la e%tensin y rigidez de otros. En su sentido mas amplio el control interno se refiere tanto al control administrativo como al control contable.

)os controles administrativos incluyen el plan de organizacin y todos los m5todos y procedimientos que facilitan la planeacin y el control administrativo de las operaciones. !lgunos e"emplos son los procedimientos para los presupuestos pro departamentos, los reportes de desempe&o y los procedimientos para el otorgamiento de credito a los clientes. )os controles contables incluyen los m5todos y procedimientos para autorizar las transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisin de los registros financieros. )os buenos controles contables ayudan a ma%imizar la eficiencia ayudan a minimizar el desperdicio, los errores y el fraude.

Hable sobre:
La autorizacin* las transacciones se e"ecutan de acuerdo 7a las intenciones generales o especificas de la administracin. El registro* todas las transacciones autorizadas se registran en las cantidades, periodos y cuentas correctos. 8o se registran transacciones ficticias. )a salvaguarda* los registros se comparan contra otros registros y cuentas fsicas llevados de manera independiente. 9ales comparaciones ayudan a asegurar que se obtenga otros ob"etivos de control.

)a valuacin* las cantidades registradas se revisan en forma peridica para el menoscabo de los valores y las reba"as necesarias.

Ejemplos de Control Interno

El efectivo es casi siempre el activo mas llamativo para los ladrones y malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles internos para el efectivo son mucha mas elaborados que para, digamos, los clips y los escritorios que estan en las instalaciones. :abe destacar en particular los puntos siguientes* +, )a funcin de recibir efectivo debe estar separada de desembolsar efectivo. !dem s, los individuos que mane"an efectivo o cheque s no deben tener acceso a los registros contables -, 9odas las entradas de efectivo de deben depositar intactas cada da. Es decir nada del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada da debe usarse directamente para ning$n otro propsitos. ., 9odos los desembolsos mayores se deben hacer por medio de cheques foliados. ;e deben investigar los cheques faltantes.

/,

)as cuentas bancarias deben conciliarse cada mes. Es sorprendente el numero de empresas que no concilian regularmente sus cuentas bancarias.

El control del efectivo requiere de procedimientos para mane"ar tanto los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas organizaciones utilizan protectores de cheques que perforan o de otra manera imprimen una cantidad inalterable al frente del cheque. )os cheques por grandes cantidades de dinero por lo com$n requieren dos firmas. )a moneda es probablemente la forma de efectivo mas atractiva. )os negocios que mane"an mucho dinero en efectivo, tales como establecimientos de "uegos de azar, restaurantes y bares, estan en particular su"etos al robo y al reporte falso.

Control interno del efectivo del inventario.

En muchas organizaciones, se tiene un acceso mas f cil a los inventarios que al efectivo. Pro tanto son uno de los blancos favoritos de los ladrones. La contraccin del inventario es la diferencia entre el valor del inventario que se obtendra si no hubieran hurtos, clasificaciones errneas, roturas o errores en el registro y el valor del inventario que se obtiene al hacer cuenta fsica.

)os e%pertos en el control de la contraccin del inventario por lo general concuerdan en que el me"or factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta. )as tiendas minoristas han llegado a e%tremos tales como colocar min$sculas etiquetas sensibles en la mercanca< si el vendedor no las despega o neutraliza, estos transmisores en miniatura activan un alarma en el momento en que el culpable esta a punto de salir de la tienda.. )a imponente magnitud de la contraccin del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los ob"etivos administrativos pueden diferir de una industria a otra.

Lista de Verificacin para el control interno.

9odos los buenos sistemas de control interno tiene

caractersticas comunes. Estas se pueden resumir en una lista de verificacin para el control interno que se puede utilizar para evaluar cualquier procedimiento, es la lista que algunas veces se conocen como principios o reglas o conceptos o caractersticas o elementos. El elemento mas importante para obtener el 5%ito con el control es el personal. )os individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema de independientemente de lo bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificacin. )os procedimientos para contratar, capacitar, motivar y supervisar a los empleados son esenciales.

)a confiabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas ba"a de la organizacin como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicolgico de fi"ar responsabilidades tienen un me"or desempe&o cuando deben e%plicar las desviaciones en los procedimientos requeridos.

Sistema Contable
El sistema contable de una empresa es un con"unto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempe&o y posicin financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa.

)os administradores deben estar alertas a la importancia de los sistemas y controles. )os registros contables se llevan por varias razones. #na razn primordial es para ayudar a los administradores a operar entidades de manera mas eficiente y efectiva. :ualquier persona que constituye una empresa pronto descubrir absolutamente esencial llevar registros. !un las organizaciones mas simples deben tener alg$n tipo de registros. )a prueba de costo =beneficio se cumple f cilmente. ! menos que se tenga una recopilacin ordenada de los registros, se obtiene un caos intolerable. En resumen, un sistema contable es una que es

sabia inversin en el negocio. El enfoque del sistema esta en las transacciones repetitivas voluminosas, que casi siempre caen dentro de una de las cuatro categoras siguientes* >esembolsos de efectivo Entradas de efectivos !dquisicin de bienes o servicios, incluyendo la nomina de los empleados ?entas u otro tipo de entrega de bienes o servicios. 8ing$n administrador presente o futuro puede arriesgarse a no tener una conciencia de los atributos de un sistema de control interno adecuado.

Separacin de obligaciones.
Esta no solo ayuda a asegurar una recopilacin de datos preciso sino que tambi5n limita las oportunidades de hacer un fraude que requerira del acuerdo de dos o mas personas. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes* - separacin de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. 9oda funcin contable debe divorciarse de los departamentos operativos. - ;eparacin de la custodias de los activos de contabilidad - ;eparacin de la autorizacin de transacciones de la custodia de los activos relativos. - ;eparacin de obligaciones dentro de la funcin contable.

#n ob"etivo principal en la separacin de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona, actuando por si sola, no puede hacerle un fraude a la compa&a.

Autorizacin apropiada
)a autorizacin puede ser general o especifica. )a autorizacin general com$nmente se encuentra por escrito, fi"a limites a pagar sobre el precio a recibir, sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. 9ambi5n pueden haber prohibiciones absolutas. )a autorizacin especifica usualmente significa que un

administrador superior debe permitir cualquier desviacin particular de los limites fi"ados en la autorizacin general.

ocumentos Adecuados
)os documentos y los registros varan de manera considerable, desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. El ob"etivo es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulacin indebida. ;e promueve utilizando el barrido ptico de datos de cdigos de barras, utilizando dispositivos tales como ca"as registradoras y dise&ando formas para un registro f cil.

El registro inmediato es particularmente importante en el mane"o de ventas en efectivo. )os dispositivos utilizados incluyen las ca"as registradoras con se&ales o timbres fuertes y cintas de recopilacin. ;in comprobantes foliados el ca"ero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo.

!rocedimientos Apropiados
)a mayora de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flu"o de documentos y proporcionan la informacin e instrucciones que facilitan el registro adecuado. )as revisiones rutinarias y autom ticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. !s como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por divisin y especializacin de actividades repetitivas, las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas.

Salvaguardas "#sicos.
@bviamente, las perdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con el uso de las ca"as de seguridad, cerro"os, guardias y acceso limitado. Auchas compa&as requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. )os empleados tambi5n utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las

instalaciones a las que tienen acceso. )as puertas a las areas de investigacin o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un cdigo especifico. !lgunas veces, los negocios peque&os son en particular vulnerables al robo de activos fsicos.

!ersonal Confiable con responsabilidades claras

El elemento mas importante para obtener el 5%ito en el control es el personal. )os individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema, independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificacin. ! los individuos se les debe delegar autoridad, con sus responsabilidad capacidades, y obligaciones que y correspondan confiabilidad. )a confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organizacin. )a administracin operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. !dem s, la supervisin y evaluacin adecuada de los empleados son esenciales. El sistema contable mas moderno y din mico ser deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. )a responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas ba"a de la organizacin como sea factible, de manera que los intereses, e%periencia

resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicolgico de fi"ar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. )os empleados frecuentemente tienen un me"or desempe&o cuando deben e%plicar las desviaciones en los procedimientos requeridos.

Conciliacin Bancaria
#na conciliacin bancaria es un an lisis que e%plica las diferencias que pudieran e%istir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. )as conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos, pero el ob"etivo sigue siendo el mismo* el de e%plicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. )os t5rminos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. )os bancos hacen cr5ditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depsitos adicionales y hacen d5bitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. #n saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. El cuentahabiente realiza una conciliacin bancaria

mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado.

Este formato com$n consta de las siguientes secciones*

, ;aldo seg$n libros* el saldo en la cuenta 9 del efectivo , >educir* cargos por servicios bancarios de marzo no registrados por el banco pero si en los libros. , ;aldo a"ustado* corregido seg$n los libros , ;aldo seg$n el banco* saldo del estado de cuenta , ;umar* depsitos no registrados por el banco Bdepsitos en tramite0 , >educir* cheques no cobrados , ;aldo a"ustado no corregido seg$n el banco.

)a primera seccin comienza con el saldo en los libros y la segunda con el saldo del banco. )os a"ustes se hacen por partidas que no han sido registradas por el banco pero si en los libros. >espu5s de los a"ustes, cada seccin debe tener saldos en efectivo a"ustados id5nticos. Esta es la cantidad que debe aparecer ba"o el rengln de efectivo en bancos en el balance general del cuetahabiente.

Conclusin
El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. #n sistema

particular de control interno es usualmente un $nico detalle. El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las polticas y normas de operacin, sino que se e%tiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. )os e%pertos en el control de la contraccin del inventario por lo general concuerdan en que el me"or factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Cmponente magnitud de la contraccin del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los ob"etivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. El sistema contable de una empresa es un con"unto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempe&o y posicin financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. ! esto se debe su importancia.