Manual operativo

Versin 1
Direccin de Ingreso Social 15/03/2013

Bruce Mac Master Director General DPS Mariana Escobar Subdirectora General DPS Roberto Carlos Angulo Director Ingreso Social Marta Monroy Coordinadora Grupo de Trabajo Familias en Accin Ana Cecilia Tamayo Coordinacin y edicin Manual operativo Ms Familias en Accin GT Estudios Tcnicos: GT Territorios y Poblaciones: GT Sistema de Informacin: GT Antifraudes: Seguimiento y evaluacin: GT Jvenes en Accin: Adriana Mrquez Pilar Montagut Julio Cesar Rivera Juanita Rodrguez Hernando Snchez Paola Andrea Vanegas

Colaboracin Helena Alexandra Acevedo Yolima Alejandra Acosta Paula Carolina Altamar Liliana del Rocio Aranguren Fernando Jos Arvalo Tatiana Elizabeth Briceo Ruth Milady Castaeda Yohanna Pilar Cubillos

Andrea Paola Fernandez Diego Andrs Mora Liliana Morales Juan Pablo Mojica Carlos Wilber Ramos Nohora Esperanza Riao Diana Mireya Soto Rosa Manuela Sandoval

Contenido
Parte I: Introduccin ..................................................................................................... 4 Captulo 1: Presentacin ........................................................................................................ 4 Captulo 2: Descripcin del programa MFA .................................................................... 6 Captulo 3: Estructura del programa .............................................................................. 14 Captulo 4: Condiciones de exclusin y salida ............................................................ 21 Parte II: Ciclo operativo ............................................................................................ 25 Captulo 5: Focalizacin ....................................................................................................... 25 Captulo 6: Inscripciones ..................................................................................................... 30 Captulo 7: Verificacin de cumplimiento de compromisos ................................... 34 Captulo 8: Peticiones, quejas y reclamos (PQR)....................................................... 40 Captulo 9: Depuracin de datos ...................................................................................... 41 Captulo 10: Liquidacin ...................................................................................................... 41 Captulo 11: Novedades ....................................................................................................... 47 Captulo 12: Entrega de Incentivos ................................................................................. 48 Captulo 13: Bienestar comunitario ................................................................................. 53 Parte III: Parmetros de funcionamiento.......................................................... 56 Captulo 14: Evaluacin y seguimiento .......................................................................... 56 Captulo 15: Aspectos financieros .................................................................................... 61 Captulo 16: Articulacin institucional ............................................................................ 63 Captulo 17: Estudios tcnicos .......................................................................................... 67 Captulo 18: Mejoramiento contino ............................................................................... 71 Captulo 19: Control social.................................................................................................. 74 Parte IV: Atencin a poblaciones especiales .................................................... 75 Captulo 20: Poblacin indgena ....................................................................................... 75 Captulo 21: Poblacin en condicin de desplazamiento ........................................ 80 Lista de siglas ................................................................................................................. 83 Glosario ............................................................................................................................. 84

Parte I: Introduccin
Captulo 1: Presentacin
El presente manual operativo (MO) es la gua de operaciones del programa Ms Familias en Accin (MFA). Se sustenta en la Ley 1532 por medio de la cual se adoptan unas medidas de poltica y se regula el funcionamiento del programa Familias en Accin, as como en el Decreto No 4155 de 2011 [p]or el cual se transforma la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional (Accin Social) en Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS), perteneciente al Sector Administrativo de Inclusin Social y Reconciliacin, y se fija su objetivo y estructura. Esta resolucin crea como parte de la estructura del DPS la Direccin de Ingreso Social (DIS), responsable de aplicar las polticas, planes, programas, estrategias y proyectos de transferencias monetarias dirigidos a reducir la vulnerabilidad de la poblacin pobre, de articular y coordinar la ejecucin de las polticas, planes, programas, estrategias y proyectos de transferencias monetarias con las dems intervenciones sociales del DPS, de disear e identificar instrumentos de verificacin de compromisos por parte de los beneficiarios de las intervenciones sociales con transferencias monetarias que realice el DPS, de promover la articulacin en los procesos de pagos de transferencias y bancarizacin de los beneficiarios de las intervenciones, de acuerdo con la poltica que el Gobierno Nacional defina al respecto. Desde el punto de vista tcnico, el fundamento del manual operativo es el proceso de rediseo del programa Familias en Accin. Este parte de dos premisas: i) Mejorar su pertinencia frente al diagnstico actual de pobreza del pas, y los retos que este implica para el Sector de la Inclusin Social y la Reconciliacin (SISR) ii) Potenciar los efectos positivos identificados durante los 10 aos de funcionamiento del programa Familias en Accin, por medio de las evaluaciones de impacto

Por eso, para el programa, el ncleo de su intervencin continan siendo las transferencias monetarias condicionadas, ya que sus efectos sobre la acumulacin de capital humano en la poblacin beneficiaria han sido demostrados. Pero se introducen los ajustes identificados para responder a las necesidades actuales de la poblacin pobre y vulnerable del pas y para integrarse como una herramienta de poltica social en el marco institucional actual. 1.1. Usuarios de este manual Este MO ha sido elaborado para el uso de todas aquellas entidades y actores vinculados a la operacin del programa MFA y para garantizar el derecho a la informacin de las familias beneficiarias, las entidades pertenecientes al SISR, los entes de control y ciudadanos interesados en conocer su funcionamiento, financiacin y/o administracin. Es de obligatoria consulta para las instancias vinculadas directamente con la ejecucin del programa: Direccin de Ingreso Social (DIS) Equipo perteneciente a las direcciones regionales del DPS Alcaldas municipales y enlaces municipales Agentes de salud y educacin a nivel municipal Bancos responsables de la entrega de incentivos a las familias beneficiarias

1.2. Elementos integrantes del manual El MO consta de cuatro partes. La primera realiza una introduccin al programa, la segunda parte presenta el ciclo operativo, la tercera describe los parmetros de funcionamiento del programa y finalmente la cuarta especifica las particularidades en la atencin a poblaciones especiales. El MO contar as mismo con documentos operativos tcnicos (DOT) que permitan desarrollar en detalle componentes particulares del mismo. Las caractersticas de los DOT son: La especificidad: cada DOT ser dedicado exclusivamente a un tema particular La flexibilidad: los DOT podrn ser actualizados cada vez que se considere pertinente modificar el detalle operativo ya establecido

en un documento anterior, sin afectar los lineamientos generales establecidos por este MO La pertinencia: el DOT pretende brindar respuestas puntuales y actuales a quien se vea enfrentado con una problemtica particular de la operacin del programa 1.3. Procedimiento para actualizar el manual operativo La DIS, en sus diferentes programas y en particular para el programa MFA, establece los siguientes aspectos a tener en cuenta para los ajustes requeridos al MO, buscando siempre el mejoramiento continuo en la gestin de la cadena de valor implementada. 1. La solicitud de cambio ser canalizada a travs del equipo de seguimiento y monitoreo de la DIS, quien ser el responsable de analizar la pertinencia de la solicitud en colaboracin con el responsable del tema y elevarla ante el Comit Operativo para su aprobacin. 2. La descripcin del cambio de versin del MO debe quedar justificado mediante acta, con el propsito de asegurar la aplicacin de los lineamientos de control documental del DPS. 3. Las modificaciones al MO sern adoptadas mediante un acto administrativo por parte de la entidad.

Captulo 2: Descripcin del programa MFA

Familias en Accin, luego de 12 aos de funcionamiento como un programa de trasferencias monetarias condicionadas (TMC) cuyo objetivo ha sido la formacin de capital humano en los nios, nias y adolescentes (NNA) menores de 18 aos, lleva a cabo un proceso de rediseo, teniendo en cuenta tanto el cambio en el diagnstico de pobreza en el pas como los resultados de las evaluaciones de impacto del programa que se han realizado durante este perodo. Dos son los pilares del nuevo programa: primero, la expedicin de la Ley 1532 de 2012 que hace del programa Ley de la Repblica, que lo convierte en un derecho para toda la poblacin potencial beneficiaria y segundo, el proceso de rediseo del programa realizado de manera

conjunta entre el Departamento Nacional de Planeacin (DNP) y el equipo del programa desde el ao 2011 hasta la actualidad. Se reconocen los impactos positivos que tiene el programa en los componentes de salud y educacin y se identifica un efecto positivo sobre la reduccin de la pobreza, la pobreza extrema y la desigualdad en el pas. Adems se encuentran externalidades sobre la formacin de capital social en las comunidades donde el programa hace presencia. Sin embargo, tambin se observa que, a nivel agregado, a pesar de los avances en trminos de desigualdad y pobreza que ha tenido el pas durante los ltimos aos, persisten las brechas regionales tanto urbanorurales como centro- periferia. Por lo tanto, la tercera fase del programa espera potenciar los efectos virtuosos reconocidos al programa, para reducir las brechas persistentes y llegar de manera diferencial a cada una de las poblaciones, segn su necesidad. Adems, esta fase se caracteriza por la bsqueda de una mayor flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la poblacin pobre y vulnerable, y para responder a las prioridades del SISR. Por esto, el programa conserva su estructura actual: ser una transferencia en dinero condicionada al cumplimiento de compromisos que impacten la formacin de capital humano. Los cambios se direccionan hacia la bsqueda de mayor pertinencia, como la diferenciacin geogrfica de los montos y el pago incremental en secundaria. Finalmente, se espera potenciar los efectos virtuosos y no esperados de los espacios de encuentro entre beneficiarios para llevar los impactos del programa ms all de los directamente relacionados con los incentivos y de esta manera fortalecer el capital social de las comunidades donde hace presencia el programa y propender por la sostenibilidad en el tiempo de sus procesos de movilidad social, a partir del componente comunitario. 2.1. Conceptos bsicos La familia como unidad de intervencin: El sujeto de intervencin de las acciones de promocin social estatal debe ser la familia. Esto se sustenta en tres razones:

(i) De carcter normativo: pone de manifiesto el principio de corresponsabilidad. La Constitucin Poltica de Colombia ampara la familia como institucin bsica de la sociedad (art. 5). (ii) De carcter terico: la familia como unidad, es la que reacciona a la intervencin o ante situaciones adversas y no el individuo de forma aislada. (iii) De carcter prctico: se considera la fundamental para el manejo social del riesgo. familia como clula

La conformacin de la familias que va a hacer parte del programa se define en el momento de la inscripcin. La cabeza de familia debe hacer parte de alguno de los listados de potenciales beneficiarios y este es el criterio bsico para la inclusin de su ncleo familiar en el programa. Flexibilidad operativa: Las diferencias econmicas, sociales, demogrficas y culturales del pas obligan al programa a contemplar diferentes modelos de operacin para cada una de las fases del ciclo operativo, adaptndose a las condiciones y/o restricciones del contexto geogrfico, poblacional y cultural. Participacin y ciudadana. El programa busca promover el control social como un mecanismo de participacin de la ciudadana en general y de la poblacin beneficiaria en particular, para velar por el cumplimiento, la eficiencia y la transparencia en la gestin de los recursos pblicos y la eficiencia en la ejecucin de los procesos del ciclo operativo. 2.2. Principios El Programa MFA se rige por principios bsicos que integran la poltica social del Gobierno Nacional en la lucha contra la extrema pobreza. Estos principios bsicos se describen a continuacin: Progresividad: El programa llega a todos los municipios del pas, sin embargo concentra recursos y coberturas en los municipios ms pobres, y entre los hogares pobres y vulnerables interviene diferencialmente a poblacionales especiales (poblacin indgena y en condicin de desplazamiento). Corresponsabilidad: Las familias beneficiarias son consideradas como sujetos activos con responsabilidades frente a la sociedad. El
8

cumplimiento de las responsabilidades adquiridas mediante la firma del acuerdo de corresponsabilidad, firmado por la titular en el momento de la inscripcin, implica su compromiso con la mejora de sus condiciones de vida, en particular las condiciones de salud y nutricin de los menores y por la permanencia de los NNA en las aulas escolares. Transparencia: En virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio pblico, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administracin, salvo reserva legal. Eficiencia: Relacin entre los resultados alcanzados por el programa (en trminos del cumplimiento de los objetivos general y especficos y los impactos sobre las familias beneficiarias) y los recursos empleados, buscando el cumplimiento de las metas propuestas al menor costo posible. 2.2. Objetivo del programa Contribuir a la reduccin, superacin y prevencin de la pobreza y la desigualdad de ingresos, a la formacin de capital humano y al mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y vulnerables, mediante un complemento al ingreso. Objetivos especficos Los objetivos especficos del programa son: Contribuir a la reduccin de la pobreza y la desigualdad del ingreso. Incentivar la asistencia y permanencia escolar de los menores de 18 aos. Impulsar la atencin en salud, en particular la asistencia a controles de crecimiento y desarrollo de los nios menores de siete aos. Incentivar las prcticas de cuidado de los nios, mujeres, adolescentes y jvenes, en aspectos tales como salud, lactancia materna, Desarrollo Infantil Temprano y nutricin. Contribuir a la implementacin de polticas y estrategias sectoriales. Contribuir, a partir del conocimiento de la poblacin beneficiaria del programa y el anlisis de su comportamiento en cuanto al cumplimiento de compromisos, a la cualificacin de la oferta en salud y educacin.

Estrategias Las estrategias del programa son: Promover de la asistencia y permanencia escolar en los niveles de educacin transicin, bsica primaria, bsica secundaria y media vocacional. Impulsar de la atencin en salud (controles de crecimiento y desarrollo) de los nios y nias menores de 7 aos. Promover la salud de la familia, del mejoramiento de consumo de alimentos, de la formacin de hbitos nutricionales adecuados y el desarrollo integral de los nios y nias menores de 7 aos, articulado con las entidades rectoras de las respectivas polticas. Fortalecer el capital social por medio de los encuentros de bienestar impulsados por el programa. Realizar seguimiento y anlisis oportuno al comportamiento de la poblacin beneficiaria en cuanto al cumplimiento de compromisos. 2.3. Poblacin beneficiaria La poblacin potencial beneficiaria del programa MFA es toda la poblacin en condicin de pobreza y vulnerabilidad segn los criterios definidos por el programa, con miembros menores de 18 aos. 2.4. Cobertura La cobertura geogrfica es todo el territorio nacional; la poblacin que satisfaga las condiciones establecidas para el ingreso al programa tiene el derecho de solicitarlo. La DIS DPS definir los mecanismos para garantizar la cobertura mediante inscripciones peridicas. Se definen cuatro grupos de intervencin para clasificar todos los municipios del pas y diferentes grupos poblacionales. Estas categoras permiten definir montos diferenciales, que responda a los diferentes niveles de pobreza y urbanizacin del pas, incrementando la progresividad del programa. 2.5. Esquema diferenciado en el valor de las transferencias El valor de las transferencias se diferencia con base en dos criterios:

10

i) Para las transferencias de educacin y salud opera la diferenciacin por grupos de intervencin. ii) La transferencia de educacin es incremental en bachillerato conforme aumenta el grado escolar que cursa el beneficiario. 2.6. Estmulos del programa

Las TMC son estmulos para las familias beneficiarias sujetas al cumplimiento de compromisos que contribuyan a la formacin de capital humano de los NNA del hogar. Se define el monto del incentivo en cada uno de los componentes del programa, que ser actualizado anualmente por IPC, como queda establecido en la Ley 1532 de 2012. Semilla de compromiso Para el primer perodo inmediatamente posterior a la inscripcin, se entrega un monto diferente al que regir durante los perodos subsecuentes y que se denomina semilla de compromiso. Se busca compensar el costo de oportunidad en que incurre la familia para realizar el proceso de inscripcin al programa. Este costo est asociado al cumplimiento del logro de identificacin (presentar todos los documentos de identidad a la fecha de inscripcin). Los montos del reconocimiento por inscripcin se definen en la siguiente tabla:
EDUCACION*
Grado transicin Rango Reconocimiento de edad por menor 56 0 aos 56 20.000 aos 56 20.000 aos 56 20.000 aos Primaria y secundaria Rango de Reconocimiento edad por menor 11 18 25.000 aos 7 18 20.000 aos 7 18 25.000 aos 7 18 30.000 aos

SALUD*
Rango de edad 0a7 aos 0a7 aos 0a7 aos 0a7 aos Reconocimiento por familia 60.000 60.000 60.000 70.000

Bogot Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4

* Se consideran los potenciales beneficiarios para cada uno de los incentivos, por eso se usan las categoras de salud y educacin

Consideraciones para la entrega de la semilla de compromiso:

11

 El monto de salud se entrega uno por ncleo familiar independientemente del nmero de nios y nias que se encuentren en el rango de edad correspondiente. El monto de educacin se entrega uno por nio, nia o adolescente inscrito dependiendo de la edad. La semilla de compromiso para el grado transicin se entrega en los municipios definidos para este grado escolar. Para la poblacin que, por edad y ubicacin, clasifique tanto para el reconocimiento de salud como de educacin, se le entregarn los dos incentivos. Aplica el techo en educacin de 3 por familia para el bonos semilla. Las poblaciones especiales, indgena y desplazada, reciben el reconocimiento correspondiente al grupo 4 independiente del municipio donde la familia se encuentre ubicada. Para el caso de Bogot, ningn grupo poblacional recibe reconocimiento por la inscripcin de menores en transicin o primaria. Salud Son objeto de TMC en el componente de salud todos los hogares con nios y nias menores de 7 aos. Se entrega un solo estmulo por familia, independiente del nmero de nios y nias que se encuentren en este rango de edad. La condicionalidad de este componente es la siguiente 1: Asistencia a controles de crecimiento y desarrollo de todos los nios y nias entre 0 y 7 aos que pertenecen a la familia, segn el protocolo en salud definido por el Ministerio de Salud y Proteccin Social mediante la Resolucin 412 del 2000. El estmulo monetario se diferencia por grupo de intervencin: Grupo 1,2,3 4 Educacin
1

Monto transferencia $60.000 $70.000

Para una descripcin ms detallada de los compromisos y mecanismos de verificacin ver el captulo 7

12

Son objeto de TMC en el componente de educacin todas las familias con NNA mayores de 5 aos y menores de 18 aos, que se encuentren vinculados al sistema escolar, desde el grado transicin hasta 11. Se entrega un incentivo por nio, con un techo mximo de 3 incentivos escolares por familia. El grado transicin no se tiene en cuenta para el techo y se entrega slo en los municipios que haya definido el programa para su aplicacin, de acuerdo a la disponibilidad de oferta. Para todos los casos, cuando un adolescente haya cumplido la edad lmite para estar en el programa, se esperar hasta la finalizacin del ao escolar para realizar su retiro del programa. La condicionalidad de este componente es la siguiente: i) Asistencia al 80% de las clases mensualmente ii) Repitencia mxima de 2 aos durante todo el perodo escolar (desde 1 de primaria hasta 11) El estmulo monetario se diferencia por grupo de intervencin y segn el grado que cursa el NNA:
Valor de la transferencia de educacin Grupo\grado 1 2 3 4 Transicin2 $0 $ 20.000 $ 20.000 $ 20.000 1-5 $0 $ 10.000 $ 15.000 $ 15.000 6-8 $ 25.000 $ 25.000 $ 30.000 $ 35.000 9-10 $ 30.000 $ 30.000 $ 35.000 $ 40.000 11 $ 45.000 $ 45.000 $ 50.000 $ 55.000

2.7. Poblacin en transicin Se define un rgimen especial denominado transicin para la poblacin Sisbn III que viene siendo beneficiaria de Familias en Accin y que se encuentra por encima de los puntos de corte definidos para MFA y en un
2

El estmulo para transicin slo aplica para los municipios que cuentan con suficiente oferta en grado transicin segn se define en el documento operativo tcnico correspondiente. En el primer documento tcnico se definen los municipios que cuentan desde el 2013 con el estimulo por asistencia a transicin. sta informacin se ir actualizando en la medida que nuevos municipios demuestren contar con la capacidad para responder por la oferta.

13

rango definido por el programa. La transicin implica una permanencia de hasta por dos aos ms en MFA para esta poblacin de acuerdo a los criterios establecidos por el programa. 2.8. Condiciones de salida MFA define unos criterios de salida y exclusin que dependen tanto de la mejora en las condiciones de vida de la poblacin beneficiaria, como de los procesos de mejoramiento continuo u controles de calidad del programa. 2.9. Ciclo operativo del programa El ciclo operativo del programa se encuentra compuesto por las siguientes etapas: focalizacin, inscripcin, verificacin de compromisos; novedades, quejas y reclamos, liquidacin y entrega de incentivos condicionados. Cada una de estas etapas ser descrita en el captulo correspondiente.

Captulo 3: Estructura del programa

El propsito de la DIS es liderar, gestionar, ejecutar y articular los programas de transferencia monetaria condicionada MFA, Jvenes en Accin e Ingreso para la Prosperidad Social y dems actividades, que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin pobre y vulnerable. Sus funciones estn reglamentadas en el decreto 4155 de 2011 y su operacin con la ley 1532 del 2012 y la resolucin 1658 del 2012. De acuerdo con la resolucin 1519 de 2012, la DIS est conformada por los grupos de trabajo: Familias en Accin, Jvenes en Accin, Territorios y Poblaciones, Sistemas de Informacin, Estudios Tcnicos y Antifraudes.

14

3.1. Modelo de gestin Desde el enfoque de gestin por procesos, la DIS conforma el proceso gestin para el ingreso social soportado en el siguiente modelo de gestin:

El proceso de gestin para el ingreso social est conformado por una fase estratgica, una operativa y una de apoyo. La fase estratgica hace referencia a las actividades relacionadas con el diseo y definicin de lineamientos de poltica para la reduccin de la pobreza, las cuales se encuentran articuladas con las directrices del DPS y del SISR. La fase operativa describe el ciclo de operacin del proceso, el cual conforma a su vez la cadena de valor de MFA, Jvenes en Accin e Ingreso para la Prosperidad Social. La cadena de valor est conformada por las siguientes actividades: focalizacin, inscripcin, depuracin de informacin, verificacin de compromisos; gestin de peticiones, quejas y reclamos, liquidacin y entrega de incentivos condicionados, bienestar comunitario, y gestin de novedades. Finalmente, la fase de apoyo hace referencia a los aspectos que soportan y permiten una adecuada operacin de los programas. Esta fase est compuesta por todos los grupos de trabajo que, de manera transversal, aportan los elementos necesarios para que cada uno de los componentes de la cadena del valor funcione de manera oportuna y pertinente. Estos son los grupos de Sistema de Informacin (SIFA),
15

Territorios y Poblaciones, Seguimiento y Evaluacin, Antifraudes y Estudios Tcnicos. La descripcin de cada una de las fases y sus actividades puede ser consultada en los captulos correspondientes y documentos operativos tcnicos relacionados. El modelo de gestin del programa es descentralizado ya que cuenta con equipos tcnicos en cada una de las direcciones regionales, encargados de la ejecucin de diferentes procesos operativos y cumpliendo funciones de acompaamiento de los municipios. 3.2. Comits El programa MFA cuenta con los siguientes comits, establecidos como instancias que sirven a la articulacin, coordinacin, comunicacin y aprobacin de decisiones: Coordinacin Su propsito es definir el direccionamiento tctico de los programas de la DIS, evaluar los resultados de la gestin de los ciclos operativos y el comportamiento de los pilotos. Operativo Su propsito es tomar decisiones frente a situaciones particulares de la operacin de los programas de la DIS y solucionar las solicitudes presentadas frente a la aplicacin de sanciones a municipios e instituciones y/o madres titulares. Municipal de Certificacin Es una instancia municipal por medio de la cual la administracin presenta solicitudes al Comit Operativo de MFA, al igual que, en los eventos establecidos en el MO, procedimiento y DOT analiza y avala el cumplimiento de compromisos. Este tendr participacin ciudadana. 3.3. Actores Debe tenerse en cuenta que en la ejecucin del ciclo operativo del programa intervienen mltiples actores del orden nacional y territorial, los cuales tienen competencias especficas.
16

Actores territoriales: Administracin Municipal Responsable de garantizar las acciones que contribuyan a la sostenibilidad de MFA, dar cumplimiento a las tareas dispuestas en el ciclo operativo y garantizar el funcionamiento del programa en el municipio. Enlace Municipal (EM) En la administracin municipal el EM es el vnculo entre las familias beneficiarias y MFA. El alcalde y el EM garantizan la operacin del mismo dentro del municipio, de acuerdo con lo establecido en los convenios. Establecimientos Participantes Corresponde tanto a los establecimientos educativos como a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) encargados de verificar el cumplimiento de los compromisos de las familias beneficiarias. Madres titulares (MT) El programa prioriza la inscripcin de la madre como titular de la familia para el programa, para recibir los incentivos. Sin embargo, en el caso de la ausencia de sta y previo soporte de esta condicin, se permitir la inscripcin de un titular diferente a la madre, de acuerdo a lo establecido en el captulo 6. Madre lder Es una figura que encabeza procesos de participacin social y concertacin institucional con las madres de su entorno. Es elegida entre las madres titulares y por ellas mismas para liderar acciones que conduzcan al fortalecimiento de su comunidad, al desarrollo de sus familias y apoyar la buena marcha del programa. Autoridades indgenas. Los cabildos son sistemas de autoridad y gobierno reconocido y elegido de acuerdo a usos y costumbres de cada pueblo. Al interior del cabildo la autoridad mayor es el gobernador.
17

Actores a nivel nacional Ministerio de Educacin Nacional Es la entidad encargada de formular la poltica nacional de educacin, establecer los criterios que contribuyan al mejoramiento del acceso, calidad y equidad de la educacin, en la atencin integral a la primera infancia y en todos sus niveles y modalidades; en este sentido la relacin directa con el programa contribuye a la coordinacin y el seguimiento a travs de la verificacin, de manera que permite identificar necesidades en la poblacin objetivo, la gestin de su inclusin o aportar elementos para el mejoramiento de la calidad, en el Plan Educativo Regional o departamental. Ministerio de Salud y Proteccin Social Regula todas las disposiciones en materia de salud, salud pblica, y promocin social en salud, por lo que la participacin del mismo contribuye mediante actividades al acceso de los servicios de salud, especficamente en aquellas relacionadas con los ejes temticos, y los objetivos establecidos por el programa (primera infancia, esquemas completos de vacunacin, control de crecimiento y desarrollo, nutricin, estilos de vida saludable). El ICBF El instituto trabaja por el desarrollo y la proteccin integral de la primera infancia, la niez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas, con una amplia oferta de servicios, su presencia en el territorio nacional, lo convierten en un socio estratgico para el programa. Adems, es el ente responsable de la proteccin de derechos de la niez, infancia y adolescencia, y lidera la estrategia de cer0 a 5iempre con nios y nias menores de 5 aos, poblacin objetivo y prioritaria para MFA. Agencia Nacional para la Superacin de la Pobreza Extrema (ANSPE) Su estrategia de acompaamiento familiar a partir de logros y dimensiones de desarrollo, as como la gestin de la oferta institucional y complementaria para las familias, se vinculan de manera pertinente con los incentivos y las acciones de del programa MFA facilitando que los
18

hogares UNIDOS y MFA superen gradualmente las condiciones de vulnerabilidad. Los cogestores sociales de UNIDOS, quienes realizan acompaamiento a las familias en las regiones donde coinciden las dos estrategias, se convierten en actores relevantes para la difusin de informacin sobre las rutas de atencin y el acceso a la oferta institucional para las familias beneficiarias de los programas. Mesa de pobreza Para hacer seguimiento a los tres grandes objetivos del Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para Todos 2010-2014, se crearon tres mesas transversales (Pobreza, Empleo y Seguridad). Las tres mesas las preside el Presidente de la Repblica y la conforman ministros y entidades segn el tema. La secretaria tcnica de la mesa de pobreza est a cargo del DPS, como cabeza del SISR, y tiene como principal objetivo articular una estrategia trasversal de reduccin de pobreza y hacer seguimiento al tablero de control de los indicadores de desigualdad y pobreza por ingresos, pobreza multidimensional y familias promovidas de la estrategia Unidos. 3.3.5. Instituciones financieras Corresponde a las instituciones financieras, pblicas o privadas, encargadas de realizar la entrega de incentivos a las madres titulares de acuerdo con las instrucciones impartidas por el programa. 3.4. Lneas de comunicacin La lnea de comunicacin de doble va entre la operacin nacional, regional y la articulacin con las instituciones municipales se observa en las siguientes grficas:

19

Como se observa en el grfico, la comunicacin entre los diferentes actores de MFA se realiza a travs de cascada, por lo tanto: El director de Ingreso Social y los coordinadores de los grupos de trabajo de MFA se comunican con los equipos regionales de MFA, con el propsito de asegurar la articulacin entre el nivel nacional y regional. Por esto se emitirn de manera regular comunicados, tanto desde la DIS como desde las coordinaciones de los programas para los niveles nacional, regional y municipal con los principales lineamientos que emanen de las decisiones que se tomen a nivel central. El coordinador de MFA es responsable de la operacin del programa desde el nivel nacional, con la colaboracin de los coordinadores de los grupos Antifraudes, Estudios tcnicos Sistemas de Informacin, y Territorios y Poblaciones, en los temas de su competencia, de acuerdo con las resoluciones 1468 y 1519 del 2012 Los equipos regionales de MFA se comunican con la administracin municipal a travs del alcalde y EM. En este nivel de la comunicacin se desarrolla la operacin regional de MFA. El EM se comunica con las instituciones educativas de salud y educacin y las madres beneficiarias. En lo relacionado con la entrega se subsidios condicionados el equipo regionales de MFA, el EM y la madre titular interactan con las entidades pagadoras.

20

Es importante tener en cuenta que las interacciones, alcances y responsabilidades entre los diferentes actores del DPS y del municipio estn determinadas por el marco legal, MO, DOT, procedimientos y convenio.

Captulo 4: Condiciones de exclusin y salida

4.1. Estados de los registros en la base de datos del SIFA El Sistema de Informacin de Ms Familias en Accin -SIFA- tiene como objetivo la captura, procesamiento y gestin de la informacin de cada una de las familias inscritas y los registros que la integran. Cada registro est asociado a un estado que lo califica y referencia dentro del ciclo operativo. Los registros de la base de datos pueden ser de cuatro tipos: a) Registro beneficiario: Registros inscritos con informacin completa en el SIFA para la liquidacin de los incentivos de salud y/o educacin. b) Registro elegible inscrito: Registros inscritos que no son calificados para recibir incentivo por no presentar informacin completa de salud o educacin que soporte la liquidacin y entrega de la TMC. c) Registro suspendido: Registros glosados, es decir, aquellos que por procesos de depuracin y controles de calidad permanecen en la base de datos, pero, por presentar alguno de los casos referidos en el numeral 4.3. Deben reunir soportes para no ser excluidos. La suspensin de un registro no constituye una sancin, toda vez que se considera como una medida preventiva para la liquidacin y entrega de los incentivos del programa. d) Registro excluido: Registros que no hacen parte de ninguno de los procesos del ciclo operativo del programa producto de: A. Aplicacin de los controles de calidad y depuracin de la base de datos, despus de haber cumplido con el debido proceso a que se refiere el numeral 4.4. B. Cambios socio demogrficos de la familia: i. Por fallecimiento del menor u otro integrante inscrito, reportado por la titular de la familia.
21

ii. Por fallecimiento de la titular, reportado por la familia beneficiaria. iii. Por solicitud del comit municipal de certificacin; previa aprobacin del programa. iv. Por solicitud de autoridades y entidades competentes; previa aprobacin del programa. v. Por solicitud del ICBF cuando este notifique la prdida de calidad de beneficiario como resultado de un proceso de restablecimiento de derechos. C. Por pertenecer a familias en estado excluido. e) Registro retirado: Registros que no hacen parte de ninguno de los procesos del ciclo operativo del programa producto de la decisin autnoma de la madre titular. 4.2. Estados de las familias en la base de datos del SIFA Los estados de las familias en la base de datos del SIFA se definen en funcin de los registros que la integran. Las familias podrn ser excluidas cuando exista evidencia de fraude, es decir cuando la informacin suministrada en el momento de la inscripcin, en el proceso de verificacin de compromisos o en la solicitud de novedades sea falsa, y dicha informacin sea crtica para la liquidacin y entrega de la transferencia monetaria. 4.3. Suspensin en la base de datos El programa MFA, como medida preventiva, suspender los registros incluidos en las bases de datos en los siguientes casos: a) b) Cuando existan indicios que permitan inferir el fallecimiento de algn miembro inscrito. Cuando existan indicios que permitan inferir que la informacin suministrada por la familia en el momento de la inscripcin, en el proceso de verificacin de compromisos o en la solicitud de novedades, es falsa, inexacta o inconsistente; y dicha informacin sea crtica para la liquidacin y entrega de la transferencia. A partir del ao 2014, cuando un nio menor de siete (7) aos incumpla con las condicionalidades en salud establecidas por el programa con base en la Resolucin N. 412 del 2000 del Ministerio de Salud y Proteccin Social, el programa realizar la
22

c)

d) e)

suspensin preventiva hasta tanto se demuestre la asistencia al control de crecimiento y desarrollo. Por incumplimiento de compromisos en educacin durante tres periodos consecutivos. Por duplicidad, cuando algn integrante se encuentre registrado ms de una vez en la base de datos del programa. La suspensin se realizar sobre todos los registros detectados con duplicidad como parte de la medida preventiva.

De acuerdo con los indicios, y como consecuencia de la suspensin en la base de datos, proceder la suspensin en la entrega de incentivos la cual se realizar a partir de la identificacin de las causales enunciadas. 4.4. Adopcin de la medida de suspensin preventiva El programa ordenar la aplicacin de la medida de suspensin preventiva luego de la evaluacin de los indicios Con el apoyo de la respectiva administracin municipal, se comunicar a las familias en cabeza del titular la decisin adoptada y se revisarn las condiciones de permanencia de los participantes del programa. Como consecuencia de la valoracin de los elementos de conocimiento se podr: a) Levantar la medida preventiva adoptada y reliquidar el valor de los incentivos a que haya tenido derecho de conformidad con lo estipulado en el captulo 10. b) Excluir de la base de datos. 4.5. Exclusin de la base de datos Una vez surtida la revisin de las condiciones de permanencia el programa resolver la procedencia del levantamiento de la medida de suspensin o la exclusin de la base de datos de los registros o familias. En concordancia con el pargrafo 2 del artculo 4 de la Ley 1532 de 2012, se proceder a excluir al titular cuando el Instituto Colombiano de Bienestar Familias -ICBF-, notifique formalmente que existen menores desescolarizados, explotados laboralmente, muestren desnutricin, sean
23

vctimas de maltrato fsico y/o sexual, abandono o negligencia en su atencin. En estos casos, se propender por que los incentivos de los menores sean otorgados a los adultos del hogar que no estn comprometidos en la vulneracin de sus derechos. 4.6. Condiciones de salida Las condiciones de salida estn definidas en trminos de la consecucin de las metas del programa. Se dice que un beneficiario del programa ha cumplido con las condiciones de salida cuando se presenta alguna de las siguientes situaciones: Cambio del instrumento de focalizacin: El Plan Nacional de Desarrollo "Prosperidad para Todos 2010 - 2014", establece la implementacin de la estrategia "Promocin Social y Siguiente Paso" en los programas sociales. Se identifica como posible condicin de salida la reclasificacin de la poblacin potencialmente beneficiaria en funcin del cambio del instrumento de focalizacin. Una vez se establezcan nuevos instrumentos de focalizacin, el programa decidir sobre la pertinencia de hacer uso o no de dichas herramientas para la reclasificacin de la poblacin y definir los puntos de corte para el ingreso de las familias potencialmente beneficiarias. Familias en Transicin: A travs de un acto administrativo, el programa definir los puntos de corte del Sisbn III para las familias en transicin as como el periodo de permanencia de las mismas en el programa. Familias Red Unidos: Las condiciones de salida de esta poblacin se enmarcarn en la estrategia de seguimiento post-promocin una vez las familias hayan completado su proceso de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional para la Superacin de la Pobreza Extrema ANSPE. Familias en condicin de desplazamiento: Una vez la entidades competentes hayan definido los criterios bajo los cuales una familia cesa su situacin de vulnerabilidad y debilidad manifiesta, acorde con el artculo 67 de la Ley 1448 de 2011, el Programa definir el esquema de transicin para la salida de esta poblacin.

24

Parte II: Ciclo operativo

Captulo 5: Focalizacin
De acuerdo al artculo 24 de la Ley 1176 de 2007, la focalizacin se define como el proceso mediante el cual se garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de poblacin ms pobre y vulnerable, En el caso particular del programa MFA el proceso de focalizacin comprende un conjunto de criterios y etapas orientadas a complementar al ingreso de las familias en condicin de pobreza y vulnerabilidad. 5.1. Etapas de Focalizacin Focalizacin geogrfica: Identificacin y seleccin de municipios para montos diferenciados El programa MFA, en concordancia con el artculo 5 de la Ley 1532 del 2012, tiene cobertura en la totalidad del territorio nacional. Para maximizar el impacto de las transferencias monetarias condicionadas, y siguiendo las conclusiones de la Evaluacin de impacto para grandes centros urbanos y la Evaluacin de impacto en el largo plazo en municipios de menos de 100.000 habitantes, el programa realiza una clasificacin de municipios de acuerdo con el ndice de Pobreza Multidimensional (IPM), con el fin de realizar una TMC progresiva conforme al nivel de pobreza de los municipios.
i. Identificacin: Incidencia de la pobreza medida por el IPM con

base en el censo 2005.

ii. Seleccin: La seleccin o agrupacin de municipios se realiza de acuerdo al grado de urbanizacin (grupos 1 y 2) y la incidencia de la pobreza medida por el IPM (grupos 3 y 4). En este ltimo caso se toma como umbral una incidencia equivalente a 70%, con datos del censo 2005, para diferenciar los municipios de grupos 3 y 4. Los criterios de la seleccin se presentan a continuacin.

25

Clasificacin de municipios de acuerdo a su IPM Grupo

1 2 Bogot Ccuta, Ibagu, Cali, Barranquilla, Cartagena, Montera, Pasto, Pereira, Villavicencio, Tunja, Florencia, Popayn, Valledupar, Neiva, Santa Marta, Armenia, Sincelejo, San Andrs, Medelln, Bucaramanga, Manizales Municipios con IPM inferior al 70% (Datos Censo 2005) Municipios con incidencia de la pobreza por IPM del 70% o superior (Datos Censo 2005)

Ciudades

3 4

Focalizacin individual/familias El programa utiliza cuatro instrumentos para la identificacin y seleccin de las potenciales familias beneficiarias: Sisbn III, SIUNIDOS para las familias pertenecientes a la estrategia para la superacin de la pobreza extrema, RUV-RUPD para las familias en condicin de desplazamiento y listados censales indgenas para estas comunidades. Sisbn: i. Identificacin: El Conpes Social 117 de 2008 actualiz los criterios para la identificacin de los beneficiarios de programas sociales, aprobando el diseo e implementacin de la tercera versin del Sisbn (Sisbn III), instrumento de identificacin de los hogares pobres y vulnerables. Seleccin: La definicin de puntos de corte del Sisbn III para el programa MFA es producto de un estudio tcnico conjunto con DNP. Este puntaje permite establecer cules de los hogares identificados pueden ser seleccionados para ingresar al programa.

ii.

Los puntos de corte de acuerdo a las reas de intervencin se presentan a continuacin.

26

Puntos de corte de acuerdo a dimensiones vulneradas Desagregacin geogrfica

rea 1. Principales ciudades sin sus reas metropolitanas: Bogot, Medelln, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Ccuta, Ibagu, Pereira, Villavicencio, Pasto, Montera, Manizales y Santa Marta. rea 2. Resto urbano, compuesto por la zona urbana diferente a las 14 principales ciudades, centros poblados, y la zona rural dispersa de las 14 principales ciudades. rea 3. Rural, conformada por la zona rural dispersa diferente a la zona rural dispersa de las catorce principales ciudades

Puntaje Sisbn III

0 - 30.56

0 - 32.20

0 - 29.03

Familias en Transicin: Con el fin de dar continuidad a los proceso de fortalecimiento del capital humano, MFA establece una etapa de transicin para las familias inscritas que se encuentran por encima de los puntos de corte definidos para el programa (Ver tabla 2), y por debajo del corte correspondiente a nivel 3 del Sisbn III para la afiliacin al rgimen de salud. Esta etapa comprende la continuidad de las familias la cual ser regulada a travs de acto administrativo. Los puntos de corte establecidos para las familias de transicin se presentan a continuacin.
Puntos de corte para familias en transicin Desagregacin geogrfica
rea 1. Principales ciudades sin sus reas metropolitanas: Bogot, Medelln, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Ccuta, Ibagu, Pereira, Villavicencio, Pasto, Montera, Manizales y Santa Marta. rea 2. Resto urbano, compuesto por la zona urbana diferente a las 14 principales ciudades, centros poblados, y la zona rural dispersa de las 14 principales ciudades. rea 3. Rural, conformada por la zona rural dispersa diferente a la zona rural dispersa de las catorce principales ciudades

Puntaje Sisbn III

30.57 - 54.86

32.21 - 51.57

29.04 - 37.80

27

La focalizacin de poblacin elegible se realiza con la ltima base certificada por el DNP disponible treinta (30) das calendario previo a la fecha de inscripcin en cada municipio. Poblacin UNIDOS SIUNIDOS i. Identificacin: La estrategia para la superacin de la pobreza extrema Red UNIDOS, se defini con la aprobacin del documento Conpes Social 102 de 2006, donde se describe el diseo y mecanismos para su operacin. UNIDOS busca promover la incorporacin efectiva de las familias ms pobres a las estructuras de servicios sociales del Estado, para que cumplan con una serie de logros bsicos que les permitan superar trampas de pobreza y mejorar sus condiciones de vida. La Directiva Presidencial 23 del 2011, "Oferta nueva y atencin preferencial a las familias de RED UNIDOS", define a la poblacin de la Red Unidos como grupo prioritario y establece que las entidades que componen la red deben utilizar el Sistema de Informacin de UNIDOS -SIUNIDOS- como instrumento para la toma de decisiones y la focalizacin. De acuerdo con esto, SIUNIDOS es el instrumento de identificacin de la poblacin perteneciente a la Red Unidos. Seleccin: MFA prioriza la vinculacin de todas las familias de la Red Unidos registradas en el sistema de informacin - SIUNIDOS, que al corte certificado para el proceso de inscripcin tengan lnea de base familiar cerrada y cuenten con NNA menores de 18 aos. El listado suministrado de familias pertenecientes a UNIDOS se considera un listado censal, por lo tanto no se le aplican los criterios de puntos de corte establecidos para la poblacin beneficiaria focalizada con el Sisbn III. Poblacin en condicin de Desplazamiento - RUV - RUPD i. Identificacin: De conformidad con el pargrafo 2 de la Ley de Vctimas y Restitucin de Tierras de 2011, "es vctima del desplazamiento forzado toda persona que se ha visto forzada a migrar dentro del territorio nacional, abandonando su localidad de residencia o actividades econmicas habituales, porque su vida, su

28

integridad fsica, su seguridad o libertad personales han sido vulneradas o se encuentran directamente amenazadas" Es la Unidad Administrativa Especial de Atencin y Reparacin Integral a las Vctimas (UARIV), la encargada de la valoracin de la condicin de desplazamiento a efectos de realizar la inscripcin o no en el Registro nico de Victimas, herramienta tcnica para la identificacin de la poblacin que ha sufrido un dao en los trminos del captulo II, artculo 154 de la Ley de Vctimas y Restitucin de Tierras. ii. Seleccin: Se podrn vincular a MFA todas las familias desplazadas registradas en el Registro nico de Vctimas o en su defecto en el Registro nico de Poblacin Desplazada, que al corte certificado para el proceso de inscripcin se encuentren valoradas en estado "incluido" y cuenten con NNA menores de 18 aos.

Poblacin Indgena - Listado Censal i. Identificacin: En concordancia con el artculo 4 de la Ley 1532 de 2012, podrn ser beneficiarios del programa familias indgenas. Para las comunidades indgenas no es aplicable el Sisbn III; para efecto de sus beneficiarios, sern validados los listados censales avalados por el gobernador de su respectivo cabildo indgena registrado en Asuntos tnicos del Ministerio del Interior. Seleccin: Se podrn vincular a MFA las familias pertenecientes a los cabildos y resguardos indgenas de todo el territorio nacional con NNA menores de 18 aos y que se encuentren inscritas en los listados censales globales entregados por las autoridades indgenas.

iii.

5.2. Unidades de Intervencin. La conformacin de los hogares se realiza al momento de la inscripcin a partir de las bases de datos de focalizacin y la documentacin aportada por las familias. Las unidades de anlisis son: a) Sisbn: Unidad de gasto, entendida como "la persona que atiende sus propios gastos, o al grupo de personas que comparten la vivienda y tienen arreglos para satisfacer en comn sus
29

necesidades esenciales (gastos de alimentacin, servicios de la vivienda, equipamiento y otros gastos del hogar). No hacen parte de la unidad de gasto los pensionistas, los empleados del servicio domstico interno y los parientes de stos." b) Poblacin en condicin de desplazamiento: Declaracin, la cual incluye los miembros de un hogar desplazados por la violencia las personas desplazadas por la violencia. En el caso de declaraciones masivas, donde se haya reportado el desplazamiento conjunto de ms de un hogar, la conformacin se apoyar en la documentacin aportada por las familias con base en la definicin de hogar desplazado a que hace referencia el decreto 2569 del 12 de diciembre del 2000. c) Poblacin indgena: Identificador del listado censal, elemento que permite establecer la conformacin familiar de acuerdo a los usos, costumbres y cultura de cada comunidad indgena. d) Poblacin UNIDOS: Folio, para la red UNIDOS el folio hace referencia a la familia como unidad bsica de intervencin3.

Captulo 6: Inscripciones
El proceso de inscripcin es el mecanismo por medio del cual el programa incorpora a las familias potenciales. Es decir, aquellas que cumplen con los requisitos para ser beneficiarias y aceptan los compromisos de corresponsabilidad para la entrega de los incentivos. 6.1. Objetivos El Objetivo principal del proceso de inscripciones es construir una base inicial de familias actualizada, a partir de las unidades de intervencin definidas para cada grupo poblacional. Es a partir de este proceso que se conforman las familias que van a hacer parte del programa y se actualiza y depura la informacin a travs de la verificacin de los soportes entregados por las familias que acuden al proceso. Los tres objetivos del proceso de inscripciones son:

Red de Proteccin Social para Superacin de la Pobreza Extrema -JUNTOS-. Manual de Operaciones. Marzo de 2009. Pg. 16.

30

1. Informar a las familias sobre los aspectos generales del programa y firmar el acuerdo de corresponsabilidad entre la madre titular y el programa. 2. Priorizar los tres nios que recibirn el incentivo por educacin. Esta priorizacin la realiza directamente la madre titular en el momento de la inscripcin. 3. Recopilar y digitalizar la mayor cantidad de soportes entregados por los titulares como insumo para el proceso de depuracin de la informacin y consultas posteriores. 6.2. Documentos requeridos para la inscripcin

Original y fotocopia del documento de identidad de la madre

titular; cdula de ciudadana VIGENTE, contrasea o de trmite de la cdula, cdula de extranjera vigente4 o tarjeta de identidad para madres adolescentes. Original y fotocopia legible del documento de identidad de los menores de 18 aos; tarjeta de identidad y/o Registro civil con NUIP actualizado que verifique parentesco. Constancia de estudio vigente de los estudiantes de transicin (grado 0), primaria y secundaria con nombre del menor, grado cursado y cdigo DANE de la entidad educativa, con fecha de expedicin no mayor a tres (3) meses. Carnet de control de crecimiento y desarrollo de los nios menores de 7 aos. 6.3. Tipos de inscripcin Inscripciones iniciales Corresponde al proceso masivo que se realiza en los municipios, distrito y cabildos indgenas de todo el territorio nacional, permite obtener la informacin con la que se construye la base inicial de identificacin de familias inscritas al programa. Inscripciones complementarias Corresponde al proceso masivo que se realiza con posterioridad a las inscripciones iniciales y tiene como propsito ofrecer a las familias que cumplen con las condiciones para ser beneficiarias y no participaron en el proceso inicial, la oportunidad de inscribirse al programa.
4

Documento de identidad para ciudadanos extranjeros residentes en territorio colombiano.

31

Inscripciones permanentes Corresponden a las inscripciones por demanda que podrn ser solicitadas por familias en condicin de desplazamiento con nios menores de 18 aos. El programa, establecer los mecanismos, procesos y procedimientos que permitan inscribir permanentemente las familias. 6.4. Fases del proceso de inscripcin Focalizacin: El programa realiza el proceso de identificacin y seleccin de potenciales beneficiarios, teniendo en cuenta los criterios establecidos en el captulo 5. Convocatoria: La administracin municipal disea y pone en marcha un plan de divulgacin con el objetivo de brindar informacin sobre el programa, informar a las familias sobre las condiciones para inscribirse, la documentacin a presentar, el lugar y la fecha de inscripcin. Para efectos de esta convocatoria el programa entrega a los alcaldes municipales las bases de datos de los potenciales beneficiarios y los lineamientos generales sobre la forma como se debe realizar el proceso. Capacitacin: El programa realiza una jornada de capacitacin dirigida al equipo nacional, regional y enlaces municipales con el propsito de preparar y entrenar al recurso humano que participar en el proceso. Inscripcin de familias: Recoleccin y captura de informacin de los potencialmente beneficiarios de MFA. 6.5. Modos del proceso de inscripcin Para atender a la diversidad que caracteriza los municipios del pas, en particular, en lo relacionado con las restricciones tecnolgicas, el programa diseo tres modelos para realizar el proceso de inscripcin: 1. Modo conectado: En los municipios con buena capacidad de conectividad a internet, de acuerdo a los parmetros establecidos por el programa, la inscripcin se realiza en lnea a travs del SIFA, en su versin Web. 2. Modo desconectado: En los municipios con deficiencias de conectividad a internet, el proceso se realiza a travs de una solucin denominada SIFA local.
32

3. Modo contingencia: Se utiliza en casos de inexistencia de fluido elctrico o cualquier otra circunstancia que no permita el uso de instrumentos tcnicos y tecnolgicos. Para realizar la inscripcin de las familias se utiliza el formato impreso denominado comprobante de inscripcin para ms MFA. Tanto en el modo desconectado y contingencia, el proceso se considera como la realizacin de una pre-inscripcin, la cual se har efectiva una vez se ingrese al SIFA y surta un proceso de verificacin y validacin. El programa propender por hacer uso del modo conectado, dado que este modelo brinda mayores beneficios en cuanto a la calidad y seguridad de la informacin. 6.6. Responsabilidades y Requerimientos para el proceso DPS a nivel nacional MFA en el nivel nacional tendr la responsabilidad de remitir a cada uno de los municipios, con anticipacin, la informacin de las familias potenciales a inscribir, con el fin de que las administraciones municipales realicen la convocatoria. As mismo, pondr a disposicin de cada uno de los municipios la infraestructura, el soporte tcnico y el sistema de informacin requerido para llevar a cabo el proceso. DPS a nivel regional Los equipos regionales del DPS apoyarn a cada uno de los municipios durante las diferentes fases del proceso. Entidades Territoriales La administracin municipal en cabeza del alcalde, ser la responsable de realizar la convocatoria y garantizar el recurso humano y la logstica necesaria de acuerdo con los requerimientos solicitados por el programa; segn el nmero de familias potenciales a inscribir.

33

Captulo 7: Verificacin de cumplimiento de compromisos

La verificacin del cumplimiento de compromisos es el procedimiento por medio del cual, se determina si los beneficiarios del programa MFA cumplieron o no las condiciones establecidas, como requisito previo para la entrega de los incentivos. En particular es un procedimiento que se realiza a travs de las instituciones de salud y educacin, que atienden a los beneficiarios certificando al programa, directamente o por intermedio de la administracin municipal, el cumplimento de las condiciones, por parte de las familias, lo anterior, para que a travs de los diferentes mecanismos, se efecte el registro de esta informacin en el SIFA. Por efectos del enfoque diferencial, el programa podr establecer esquemas de verificacin particulares de acuerdo con las condiciones de la poblacin y del territorio. 7.1. Incentivo de educacin En primera instancia el programa requiere asegurar la asistencia de los menores que se encuentren en los rangos de edad correspondientes al sistema de educacin y, en segunda instancia, verificar la asistencia como mnimo al 80% de las clases programadas durante cada perodo, como se determina en el acuerdo de corresponsabilidad. A. Identificacin y actualizacin de menores vinculados en el sistema educativo Con el propsito de determinar la institucin educativa, en la que se encuentran los menores matriculados y el grado que cursan, el programa realiza la actualizacin escolar, que permite establecer el monto del incentivo que se debe entregar por cada NNA a la familia. El resultado de la actualizacin escolar es un insumo para la verificacin escolar. Mediante esta actividad el programa tambin identifica los menores que presentan repitencia escolar.
34

Fuentes oficiales de informacin i) Ministerio de Educacin Nacional, quien entrega al programa: El Directorio nico de Entidades - DUE, utilizado para avalar las instituciones educativas del pas La base de datos del SIMAT, para determinar la vinculacin de los nios potenciales beneficiarios del incentivo de educacin. ii) Secretaras de educacin certificadas: Entregan sus bases de datos, para determinar informacin de matriculas de los potenciales beneficiarios del incentivo de educacin. iii) Instituciones educativas: certifican la matrcula de los NNA potenciales beneficiarios. Nios potenciales Los NNA inscritos que se consideran potenciales para realizar el proceso de actualizacin escolar, se determinan de la siguiente manera: i) Bogot: se tomarn como potenciales, todos los menores inscritos, que al 31 de diciembre de cada ao, tengan entre 11 y 18 aos. ii) Municipios sin grado escolar transicin excluyendo Bogot: se tomarn como potenciales, todos los menores inscritos, que al 31 de diciembre de cada ao, tengan entre 7 y 18 aos. iii) Municipios con incentivo de grado escolar transicin: se tomarn como potenciales, todos los menores que al 31 de diciembre de cada ao, tengan entre 5 y 18 aos. B. Verificacin de cumplimiento de compromisos de educacin Para el incentivo de educacin, la condicionalidad establecida para los beneficiarios que cursen desde el grado de transicin hasta grado 11, es la asistencia mnimo al 80% de las clases programadas durante el periodo, que deber ser certificada por el centro educativo donde se encuentra registrado el beneficiario. El compromiso tiene dos estados: i) Cumplido (mximo 20% de fallas no justificadas durante el perodo) ii) No cumplido (ms de 20% de fallas no justificadas durante el perodo) Fuentes ficiales de informacin

35

i) Las Secretarias municipales de educacin certificadas registran los cumplimientos de compromisos al programa, de todos los nios del municipio, vinculados a colegios pblicos y privados con convenio. ii) Las instituciones educativas certifican directamente al programa, los cumplimientos de compromisos de los nios beneficiarios, que se encuentran vinculados en cada una de ellas. En casos de excepcin podrn certificar el cumplimiento del compromiso mediante la expedicin de certificaciones. Nios potenciales Se consideran potenciales para realizar el proceso de verificacin de cumplimiento de compromisos en educacin todos los NNA que hayan realizado el proceso de actualizacin escolar exitosamente. Para educacin los perodos de verificacin son:
Periodo de verificacin Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Perodo 4 Perodo 5 Perodo 6 Meses verificados OctubreNoviembre (**) Febrero-Marzo Abril-Mayo Junio -Julio AgostoSeptiembre

(*) Toda vez que el segundo periodo a verificar, comprende los meses de diciembre y enero, correspondiente a las vacaciones escolares, no se hace entrega del incentivo de educacin en el mes de marzo.

7.2. Incentivo de salud MFA requiere que los nios cumplan con la asistencia a los controles de crecimiento y desarrollo.

36

A. Verificacin de cumplimiento de compromisos de salud La condicionalidad determinada por el programa a la familia para la entrega del incentivo de salud, es que todos los menores de 7 aos inscritos en una misma familia, asistan a los controles de crecimiento y desarrollo (CCD) de acuerdo a la edad, segn el protocolo establecido en la Resolucin 412 del 2000, del Ministerio de Salud y Proteccin Social. Fuentes de informacin i) Las E.S.E. o IPS entregan los registros individuales de prestacin de servicios (RIPS) al programa ii) Las E.S.E. o IPS efectan los cruces de informacin y entregan al programa la informacin de los nios que asistieron a citas de control de crecimiento y desarrollo durante el perodo verificado. iii) Las secretarias de salud pblica certifican los controles realizados mediante atencin extramural contratada. iv) Las ONG y otras instancias mdicas: con el aval del municipio, realizan campaas de atencin extramural y certifican asistencia a controles de crecimiento y desarrollo. v) Las entidades de salud extranjeras: en caso que presten atencin a los nios en zonas limtrofes. Potenciales Los potenciales para el proceso de verificacin de compromisos de salud son todos los nios y nias beneficiarios menores de 7 aos en el periodo a verificar. Para el componente de salud se tienen seis perodos de verificacin, distribuidos como se presenta a continuacin:

Mes de Registro El programa realiza 6 perodos de registro al ao, durante los cuales las instituciones de salud, reportan la asistencia de los nios beneficiarios a
37

los CCD. Los meses de registro establecidos son: febrero, abril, junio, agosto, octubre, noviembre. Rangos de control La Resolucin 412 del 2000 establece como obligatoria la asistencia de los menores a CCD en 15 rangos de edad. Estos son para el programa los rangos en los cuales el menor debe asistir a un control de crecimiento y desarrollo tal y como se describen a continuacin:
RANGOS DE CONTROL MESES DE VIDA 0-30 das 1-3 4-6 7-9 10-12 13-16
1era.Cita recin nacido con mdico

17-20 21-24 25-30 31-36 37-48

49-60 61-66 67-72 73-78 79-84

Obligatoriedad del cumplimiento El programa determina como obligatorio, el cumplimiento del CCD en un rango, cuando este perodo finaliza. Oportunidad del cumplimiento Se presenta cuando se reporta la asistencia del menor al CCD al inicio del rango, asegurando el cumplimiento de compromisos del nio o nia dentro del rango correspondiente. Cumplimiento familiar El programa determina como cumplido el compromiso familiar, en un perodo verificado, cuando todos los nios menores de 7 aos en el perodo, con obligatoriedad en el mismo, cumplen y los que no tienen obligatoriedad, reportan un cumplimiento oportuno dentro del rango de control. Si al menos uno de los nios menores de 7 aos, no cumple con las condiciones descritas, se entiende que la familia, no cumpli sus compromisos en el perodo y por lo tanto, el programa no le har entrega del incentivo de salud.
38

Extemporaneidad en el reporte del cumplimiento de compromisos En el evento en que la institucin de salud reporte en forma extempornea la asistencia a CCD, el programa realizar la revisin de mximo un (1) perodo anterior y determinar, si hay lugar a un pago retroactivo para la familia. La extemporaneidad solo aplica en los casos en que el reporte de asistencia al CCD no lo haya realizado oportunamente la entidad de salud y en ningn evento por la entrega tarda por parte de la madre titular de certificaciones de atencin realizadas por entidades privadas o de otros municipios. Cuando el EM no efecte el cargue de la verificacin de compromisos en un periodo de registro, el CMC, previa valoracin de la situacin, elevar solicitud a la direccin regional del programa, quien la remitir al nivel nacional, previo anlisis de la situacin, a travs de un informe que justifique la extemporaneidad al comit operativo, quien determinar su viabilidad o no. 7.3. Cargues Masivos El registro masivo de cumplimiento de compromisos autorizado por el comit operativo del programa se presenten en situaciones crticas que no dependen directamente de la operacin del mismo en el municipio tales como: i) Sociales: paros, movimientos sociales o problemas de orden pblico ii) Naturales: desastres, ola invernal, inundaciones iii) Recurso humano: ausencias temporales o definitivas del enlace municipal por enfermedad, fallecimiento, retiro o abandono del cargo, situaciones personales de fuerza mayor. iv) Tecnolgicas por ausencias prolongadas de energa, daos de los computadores, problemas de comunicacin (internet). 7.4. Nios que no reportaron cumplimiento de compromisos en salud y educacin Al cierre de cada perodo de verificacin el programa, a travs de diferentes mecanismos, informar a las familias el no cumplimiento de compromisos y determina las causas que lo originaron.

39

Captulo 8: Peticiones, quejas y reclamos (PQR)

Conforme con el artculo 12 de la ley 1532 de 2012 el DPS, a travs del programa MFA, debe garantizar los mecanismos idneos y expeditos para atender las quejas y reclamos presentados por los ciudadanos. En consideracin a lo dispuesto y en consonancia con lo establecido por el DPS a travs de la Resolucin No. 00830 del 3 de abril de 2012, las quejas y los reclamos son consideradas peticiones, por tal razn, los procedimientos que se deben seguir para su trmite son los consagrados en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 8.1. Quejas. Las quejas son la manifestacin de inconformidad causada por un hecho o situacin irregular, por la atencin recibida, por el comportamiento de un servidor pblico o de un actor institucional, comercial o social que tenga que ver con la operacin del programa y por la negligencia e ineficacia en el actuar de la autoridad administrativa. 8.2. Reclamos Los reclamos son la manifestacin de inconformidad por el incumplimiento en la entrega de los incentivos del programa o por la deficiente operacin del mismo. Se deben presentar durante el ciclo de novedades siguiente al correspondiente pago. 8.3. Seguimiento. El atencin a lo estipulado en la Ley 1532 de 2012, el anlisis sistemtico de las quejas y reclamos, derivar en ajustes al programa o en acciones tendientes a corregir fallas estructurales de la oferta de servicios asociada a las condicionalidades.

40

Captulo 9: Depuracin de datos

La depuracin de la base de datos corresponde al conjunto de procedimientos que se aplican sobre la informacin de las familias registradas en la base de datos de MFA, con el fin de identificar inconsistencias o indicios de falsedad, segn los criterios definidos en el captulo 4 y en la resolucin 02019 del 6 de diciembre de 2012. Como producto de esta actividad se generan acciones administrativas que permiten corregir informacin. Como medida preventiva, el efecto del proceso de depuracin es la suspensin de la liquidacin de la familia identificada con inconsistencias en la informacin para el ciclo de entrega de incentivos en el cual se identifica la necesidad de dar inicio a las acciones administrativas pertinentes. La depuracin comprende la revisin de los siguientes aspectos: i) Documentos de identificacin inconsistentes ii) Inconsistencias en datos de las familias y personas iii) Cruces con fuentes de datos primarias externas iv) Verificacin de cumplimiento de las reglas y condiciones establecidas para el programa v) Cruces internos de BD que evidencien inconsistencias en el registro

Captulo 10: Liquidacin

El presente captulo seala aspectos relevantes del proceso de liquidacin para el programa MFA de conformidad con los parmetros establecidos por el programa. La liquidacin se entiende como el proceso mediante el cual se determina el valor de los incentivos a recibir por cada familia en el marco de un ciclo de entrega de incentivos del programa. Para ello, se toma en consideracin la informacin de que dispone el programa para cada familia, el cumplimiento de los requisitos para hacerse acreedora al incentivo y por ltimo el cumplimiento de los compromisos adquiridos. 10.1. Descripcin del proceso de liquidacin. Propsito
41

Establecer para cada familia beneficiaria, el valor del incentivo que recibir (o se descontar, segn sea el caso), utilizando como base para la liquidacin, las reglas de funcionamiento del programa, los acuerdos establecidos con las familias en funcin de las sus caractersticas (tipo de poblacin, zona geogrfica a la que pertenece y edades de sus miembros, definidas en el captulo 2), los compromisos cumplidos en salud y educacin segn sea el caso, el resultado de la verificacin de los mencionados compromisos, el estado de los desembolsos realizados a la familia (como cobros y no cobro realizados) y registros de notas crdito y dbito asociadas a la familia derivadas de las determinaciones del programa en el marco del comit operativo. Cadena de valor del proceso de liquidacin En el marco de este proceso se identifican un conjunto de actividades que aportan valor al proceso de liquidacin. A continuacin se representa el flujo de actividades que componen la liquidacin:
Generacin de resultados

Alistamiento

Liquidacin

Alistamiento El alisamiento consiste en un conjunto de procedimientos que permiten clasificar las familias a partir del anlisis de cada una de ellas, en funcin de las reglas del programa, tomando como insumo la informacin y procedimientos relevantes al proceso de liquidacin, con el fin de determinar el estado de cada uno de sus miembros y de la familia como un todo. El ejercicio de alistamiento permite determinar la condicin de ser o no beneficiario para un ciclo de entrega de incentivos. Liquidacin Una vez realizado el alistamiento del proceso de liquidacin se aplica el procedimiento de liquidacin, que consiste en el clculo del valor del incentivo para cada una de ellas. Generacin de Resultados

42

Como parte del proceso de liquidacin se genera la informacin que debe ser utilizada como insumo para surtir el proceso de entrega de incentivos a travs de los mecanismos establecidos por el programa. As mismo, se genera la informacin que permite dar a conocer los resultados del proceso de liquidacin para el ciclo de pago particular. Son usuarios de esta informacin tanto las familias, como los otros equipos del programa que hacen posible y estn facultados para comunicar dichos resultados a los interesados. 10.2. Esquemas de liquidacin Existen dos esquemas bsicos de liquidacin: primera liquidacin y liquidacin estndar. Primera liquidacin: La primera liquidacin se aplica a cada una de las familias para el primer ciclo de entrega de incentivos que les cobije. Sucede con posterioridad al proceso de inscripcin de la familia en el programa MFA y en el marco de las determinaciones que en relacin con los ciclos de entrega de incentivos haya establecido el programa. Liquidacin estndar: La liquidacin estndar se presenta a partir del segundo ciclo de entrega de incentivos de cada familia. Para esta liquidacin se toma como referencia el periodo de verificacin de cumplimiento de compromisos en salud y educacin, de acuerdo a los criterios definidos en el captulo 7. En relacin con los incentivos relacionados con los cumplimientos de compromisos en salud, el procedimiento de liquidacin tomar como insumo el registro de cumplimento de compromisos de CCD, de conformidad con los procedimientos establecidos para la verificacin de los mismos. De otra parte, en relacin con los incentivos de la familia relacionados con los cumplimientos de los compromisos en educacin, el procedimiento de liquidacin tomar como insumo el registro de actualizacin escolar de cada menor para determinar el grado escolar del ao lectivo de los menores priorizados en la familia y los
43

cumplimientos de asistencia escolar registrados de conformidad con las directrices para la verificacin de cumplimiento de compromisos que establezca el programa. El procedimiento de liquidacin tomar en consideracin que las familias pueden registrar cumplimientos en salud o educacin, en cuyo caso se liquidarn sus valores de forma independiente, toda vez que no es consideracin obligatoria el cumplimiento de ambos criterios para obtener incentivos. Insumos y salidas del proceso de liquidacin. A continuacin se presenta un diagrama que resume las entradas y salidas del proceso de liquidacin.

Insumos: Inscripcin (ciclo de pago y bancarizacin): Se utiliza la informacin del estado de las familias, el reporte de los bancos en relacin con la informacin financiera de las familias y del ciclo de entrega de incentivos. Este ltimo est relacionado con los periodos de verificacin, tanto para salud como para educacin. Calificacin (reglas del programa): Se aplican las reglas del programa para ser considerado no beneficiario para un ciclo de entrega de incentivos particular. Registro de novedades (cierre): Se realiza un cierre de novedades con el fin de ser aplicadas aquellas que hacen parte de un ciclo de entrega de incentivos particular.

44

Registro de cumplimientos: Corresponde a la informacin de cumplimiento en salud y educacin por parte de las familias. Notas crdito/dbito: Se derivan de la atencin de las peticiones y condiciones especiales sujetas al aval del comit operativo del programa. Reporte de cobros realizados: Se utiliza la informacin reportada por los bancos en relacin con los cobros efectivos de las familias. Re-clculos: Se presenta cuando las familias cumple compromisos, pero ante alguna situacin no se hace efectivo el cobro. Esta situacin implica que se le deba reconocer el valor no cobrado, segn los parmetros establecidos en el captulo 10 y en el DOT correspondiente. Depuracin de informacin: Se hace uso de los resultados de los procesos de depuracin aplicados por el programa, como insumo para determinar el estado de las familias frente al programa.

Proceso Procedimiento de liquidacin. Consiste en ejecutar el procedimiento que integra todos los insumos para constituir el valor resultante para cada una de las familias. El procedimiento de liquidacin genera todos los movimientos de liquidacin asociados al ejercicio para el ciclo de pago en cuestin.

Salida Informacin financiera (entrega de incentivos y bancos): Se generan los archivos para ser enviados a los bancos, as como los soportes requeridos para realizar la gestin de los recursos ante el rea financiera de la entidad. Informacin de seguimiento: Se genera el informe de liquidacin, que contiene los agregados del ejercicio de liquidacin de un ciclo de pago particular. Informacin detallada de familias (movimientos de liquidacin): Se genera el material de pagos con el detalle de lo liquidado para cada una de las familias y los listados de convocatoria para organizar la logstica asociada al proceso de pago en cada municipio.

45

10.3. Condiciones generales para la liquidacin de las Familias Los ciclos entrega de incentivos estn asociados a los periodos de verificacin para salud y educacin, de conformidad con los lineamientos establecidos en el captulo 7. Cada familia que ingresa al proceso de liquidacin puede estar en uno de cuatro estados: i) Elegible inscrito ii) Beneficiario iii) Retirado iv) Suspendido/excluido El resultado de la liquidacin corresponde a un valor por familia el cual incluye la semilla de compromiso en el caso de la primera liquidacin y los incentivos por salud y educacin para el ciclo de la entrega de incentivos al cual est asociado el ejercicio de liquidacin. De igual forma, puede incluir montos que por otros conceptos (ejemplo notas crdito o dbito) le hayan sido asociados a la familia, de conformidad con los procedimientos establecidos por el programa. Por motivos de control efectivo del procedimiento de liquidacin, el cierre de liquidacin (la actividad que genera los medios de pago finales para las entidades financieras que entregan los incentivos a las familias) requiere que el registro de novedades, est suspendida. Lo anterior con el fin de garantizar la propiedad de la idempotencia de la liquidacin hasta lograr el cierre efectivo de esta. Las notas son similares a registros de tesorera o contabilidad, es decir, no son validadas en el momento de la liquidacin. El proceso de validacin es previo y el resultado es, precisamente, el registro de la nota respectiva. Cada concepto liquidado (por educacin, salud, movimientos previos, notas dbito y crdito, entre otros) tienen su detalle propio, asociado a un registro maestro de liquidacin. Se suman todos los conceptos liquidados: Si el total es negativo se genera un concepto adicional por cancelacin de saldo negativo (en cuyo caso no va a existir una transferencia a la familia), de modo que el valor total de la liquidacin del incentivo de la familia ser cero.

46

 El cierre de la liquidacin habilita a las familias para hacer parte del siguiente ciclo de entrega de incentivos, momento en el cual se da por terminado el procedimiento de liquidacin del respectivo ciclo. Previo a la liquidacin se verifica la existencia de deudas de los inscritos frente al programa Familias en Accin, fase II. Las deudas de los beneficiarios del programa Familias en Accin se transfieren al nuevo programa MFA para que sean descontadas a la familia en caso de ser beneficiaria de los incentivos. 10.4. Reglas a aplicar para la liquidacin. El detalle de las reglas a aplicar tanto para la realizacin de la primera liquidacin como para la liquidacin estndar se desarrollar en el DOT correspondiente.

Captulo 11: Novedades

La novedad es todo cambio parcial o total sobre los datos de la familia o persona, o de la informacin asociada a sta, a lo largo de su permanencia el programa MFA. 11.1. Actores que generan novedades La MT o en ausencia de esta, otro miembro de la familia inscrita con los soportes que respalden la ausencia. El programa MFA, en el marco de sus procesos. El CMC El ICBF Autoridades judiciales Las entidades de los sectores de educacin y salud 11.2. Tipos de novedades Las novedades se clasifican de acuerdo con su procedencia. En esencia aquellos provenientes de los participantes en el programa y que inciden directamente la informacin asociada a la composicin poblacional de las familias. De otra parte, aquellos que tienen impacto directamente sobre el proceso de liquidacin de los incentivos y que provienen de la dinmica de los procesos que rigen el programa.
47

Las responsabilidades y los canales para presentar las novedades sern definidos en el DOT correspondiente. En todo caso, se establece un mecanismo de monitoreo y seguimiento de las novedades, de manera que se garantice el cumplimiento a satisfaccin de las peticiones de beneficiarios que se materialicen en novedades.

Captulo 12: Entrega de Incentivos

El presente captulo describe el procedimiento y los requisitos para la entrega de los incentivos a los beneficiarios del programa. Para garantizar la transparencia y seguridad en el manejo y entrega de los incentivos en todo el territorio nacional, el programa MFA contrat el servicio de entrega de incentivos monetarios con dos entidades financieras debidamente constituidas y autorizadas para el manejo de dineros pblicos. El objeto principal de la contratacin y los beneficios finales que busca el programa MFA son: i) Seleccionar y contratar una o varias entidades autorizadas que presten el servicio financiero de entrega de las transferencias monetarias a los beneficiarios del DPS . ii) Bajo los parmetros anteriores el programa garantiza a todos sus beneficiarios los siguientes aspectos: Los beneficiarios gozan de la calidad de cliente y/o usuarios de los bancos participantes dependiendo del tipo de producto entregado. Los medios y canales de pago utilizados por los bancos para la entrega de las transferencias deben permitir a los clientes la realizacin de diferentes tipos de transacciones. Los productos ofrecidos por las entidades autorizadas para entregar las transferencias monetarias, deben permitir operaciones de depsito y retiro a travs del sistema financiero. Los bancos, debern suministrar la informacin de los clientes o usuarios y generar los informes que el programa requiera.

48

 Cuando el producto ofrecido permita la acumulacin de dinero se debe garantizar el acceso fcil y seguro a los recursos acumulados. Para recibir los incentivos que entrega la entidad financiera, se debe estar inscrito en el programa y cumplir, de manera peridica, con los compromisos establecidos para cada uno de los beneficiarios de la familiar. 12.1. Dispersin de incentivos: Dispersin de los incentivos es el proceso mediante el cual los bancos realizan los abonos a las cuentas y las rdenes de pago de los giros a todas las titulares de programa. Una vez recibida el detalle de los incentivos que se entregarn a cada beneficiario, como resultado de la liquidacin realizada por SIFA, se ejecutan los siguientes procesos: Validacin de archivos: Los archivos de liquidacin son enviados mediante el canal seguro de informacin a las entidades bancarias para que se valide su estructura. Si el reporte de validacin es correcto se procede con la entrega de los incentivos, de lo contrario se deben hacer las correcciones a los archivos. 12.2. Nmero de entrega de incentivos: Los beneficiarios que cumplan con los compromisos establecidos, recibirn un mximo seis (6) entregas de incentivos durante cada ao calendario. La periodicidad en la entrega de los incentivos la determina el cumplimiento de los pasos del ciclo operativo del Programa. 12.3. Periodo de entrega de incentivos: Los tiempos de entrega de los incentivos sern dados a conocer con anterioridad a los beneficiarios, a travs del instructivo de pagos que firma la direccin del programa, una vez se tengan establecidas las fechas exactas. Para desarrollar este proceso, el programa y la entidad financiera elaboran una programacin de entrega de incentivos para todos los municipios que conforman el grupo liquidado para pagos.

49

12.4. Grupos para la entrega de incentivos: Para garantizar la entrega de los incentivos a todas las titulares beneficiarias del programa en el territorio nacional y con el nimo de tener una mayor participacin de los bancos, en el proceso de contratacin se clasific a la totalidad de los municipios del pas en tres grupos de pagos. Contar con un grupo ms amplio de instituciones financieras, disminuye el riesgo de una sola entidad y la competencia permitir el desarrollo de verdaderos procesos de inclusin financiera facilitando el acceso de la poblacin vulnerable a los servicios financieros. 12.5. Documentos necesarios para la entrega de incentivos: Para que la entidad bancaria pueda realizar la entrega de los incentivos a los titulares que no realizaron el proceso de bancarizacin, mediante el mecanismo excepcional de giro, stos deben presentar uno de los siguientes documentos de identidad validos en Colombia: Cdula de ciudadana Tarjeta de identidad Cdula de Extranjera Contrasea de la cdula de ciudadana. Sin ir en contra de las polticas de seguridad que tienen las entidades bancarias, para su aceptacin la entidad autorizada debe implementar mecanismos adicionales de verificacin.

12.6. . Modalidades y productos para la entrega de incentivos: El proceso de entrega de incentivos a los beneficiarios, se realiza por intermedio de entidades financieras ganadoras en cada grupo de pagos establecidos en la licitacin. El portafolio de productos financieros a travs de los cuales se entregan los incentivos son: Cuentas de ahorro electrnicas de trmite simplificado - CAE: Son cuentas cuyo trmite de apertura se realiza con la informacin contenida en el documento de identidad; no son necesarias las tarjetas de registro, ni las huellas dactilares. Monederos Electrnicos: Son un sistema de micro pagos multipropsito eficiente, para personas que manejan transacciones de

50

bajo monto y cuando se presenta un alto volumen de operaciones que requieren gran velocidad y seguridad. Giros Bancarios: Como forma excepcional de pago, el contrato de servicios bancarios establece que los bancos podrn realizar la entrega de los incentivos a travs de esta modalidad, la cual consiste en una entrega directa de efectivo a un titular de programa por la ventanilla bancaria. 12.7. Otras tarifas: Las entidades financieras estn en la obligacin de informar a todos los clientes, las tarifas que cobran por los servicios financieros que prestan. Estas tarifas sern detalladas en los DOT correspondientes a los acuerdos de servicios alcanzados con cada institucin financiera para la operacin del programa. 12.8. Materiales de Pago: Para facilitar y apoyar el proceso de entrega de incentivos a los beneficiarios, el programa ha diseado una serie de materiales que se descargan del SIFA. Los materiales que se encuentran disponibles para todos los enlaces municipales, son: Listado de publicacin: Contiene la informacin bsica de todas las familias liquidadas en cada periodo, incluidos los valores a pagar. Para el caso de las familias en situacin de desplazamiento, los listados se generan sin incluir los nombres del titular. Extracto familiar: Se genera uno por cada familia liquidada, contiene el valor total a cancelar a la familia y el detalle de la liquidacin por cada uno de los menores. Instructivo de pagos: Es el documento oficial por medio del cual el programa MFA comunica a las administraciones municipales el inicio del periodo de pagos e informa particularidades del proceso. Cronograma de pagos: Es especialmente elaborado para las familias que reclaman los incentivos por la modalidad de giro. En ste se indica los das efectivos de entrega para que los EM realicen la convocatoria respectiva. Liquidacin consolidada: muestra el total de familias liquidado por municipio clasificando por modalidad de pago. 12.9. Validacin de Cuentas: Es el proceso mediante el cual el banco certifica al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, que las cuentas de ahorro abiertas a los
51

beneficiarios del programa estn debidamente marcadas como exentas del impuesto GMF ms conocido como impuesto del 4*1000. El resultado de la validacin de las cuentas puede salir rechazado, por reportes negativos en las consultas que realiza la CIFIN en otras bases de datos, entre ellas la Registradura. 12.10. Otros canales de apoyo:

Para garantizar la informacin a los beneficiarios, el programa Ms Familias en Accin dispone de una lnea de consulta telefnica donde los beneficiarios pueden consultar el histrico de las tres ltimas liquidaciones de incentivos o el valor de la ltima liquidacin realizada para su nmero de cdula. Para acceder a esta consulta se debe llamar de forma gratuita a la lnea 018000951100. 12.11. Incentivos no cobrados:

Modalidad de pago por Giro: Para el caso de los incentivos que se cancelan nicamente por la modalidad excepcional de giro, los incentivos no retirados por los beneficiarios, son reintegrados a la Direccin del Tesoro Nacional, al finalizar el periodo de entrega. Modalidad de Abonos a cuentas y monederos: Los incentivos entregados a los beneficiarios del programa bajo esta modalidad, una vez abonados a las respectivas cuentas pasan a ser dineros de cada titular y no sern reintegrados. No obstante lo anterior el programa realizar un monitoreo permanente de las cuentas de ahorro electrnicos y monederos electrnicos para determinar los movimientos que registran las titulares de los recursos del Programa, que permita tomar acciones en caminadas al buen manejo de los mismos. Los dinero depositados bajo esta modalidad no se reintegran a la Direccin del Tesoro Nacional y el manejo de estos recursos no cobrados se regir por las normas establecidas para estos casos por las autorizadas.

52

Captulo 13: Bienestar comunitario

Bienestar comunitario es el conjunto de manifestaciones de cambios y nuevas condiciones de vida en una comunidad, por efecto de las acciones del programa a travs de la interaccin entre sus beneficiarios y el entorno. La multiculturalidad es reconocida por la Constitucin de 1991, e implica la aceptacin tanto de la alteridad como de la multiplicidad de formas de vida y de sistemas de comprensin del mundo diferentes a las de la cultura occidental (Snchez-Botero, 2004). 13.1. Objetivo Desarrollar estrategias para el fortalecimiento del capital social. Objetivos especficos i) Identificar y promover las mejores prcticas de salud, nutricin y educacin para el bienestar de los menores de edad ii) Identificar problemticas, construir soluciones y acuerdos para mejorar la calidad de vida de la comunidad iii) Promover confianza, fortalecer el tejido social, la comunicacin y el trabajo conjunto. iv) Articular los espacios de bienestar del programa con las acciones de promocin del municipio, de otras instituciones y organizaciones sociales. 13.2. Estrategias Articulacin institucional. Tiene como objeto establecer alianzas, identificar socios estratgicos, disear planes de accin conjuntos, llegar a acuerdos entre actores pblicos, privados y sociales permitiendo que se logren intervenciones integrales, complementariedad tcnica y de acciones para ofertar servicios que fortalezcan el bienestar comunitario. Enfoque diferencial. Son aquellas acciones de poltica pblica que consideran las diferencias poblacionales, regionales y las caractersticas especficas de la poblacin de los diferentes grupos tnicos (Plan
53

Nacional de Desarrollo 2010-2014), por lo cual las acciones en los espacios de bienestar se adaptan para responder a las dinmicas y necesidades de las familias de los diferentes grupos tnicos, geogrficos y poblacionales. Organizacin y comunicacin social: Promueve la construccin sobre asuntos de inters de un colectivo para que este lo perciba como una necesidad y acte, por diversos mecanismos participativos, para alcanzarlo. 13.3. Operacin del Bienestar Comunitario MFA fortalece el capital humano en salud y educacin de las familias con los incentivos condicionados, y fortalece el capital social en los espacios de bienestar comunitario. Estos ltimos son el eje para la articulacin con otras estrategias del sector de la inclusin social y la reconciliacin, del sector privado y otras formas de organizacin social. Actores. Familias beneficiarias: Las familias que participan en el programa, son las protagonistas del bienestar comunitario, por lo tanto, se persigue involucrar en estos espacios a todos sus miembros, especialmente NNA, jvenes, madres gestantes y cuidadores, para abordar sus diversas perspectivas y problemticas. La madre lder: Es una figura que representa a las madres de su entorno cercano en procesos de participacin social y concertacin institucional. Es elegida por las madres titulares para liderar acciones que conduzcan al bienestar comunitario y a apoyar la buena marcha del programa. El rol de la madre lder ser desempeado por un perodo mximo de dos aos. Institucionales: Son aquellas entidades u organizaciones territoriales y nacionales, que se vinculan con los procesos del programa, y que por su experiencia y/o competencia aportan al bienestar comunitario. Son especialmente estratgicos, los programas y proyectos de los socios del sector de inclusin social y reconciliacin. Sociales y comunitarios: Corresponden a iniciativas sociales del sector privado y aquellas organizaciones sociales que desarrollan estrategias
54

de intervencin con el objetivo de responder a diferentes problemticas locales. Espacios Las asambleas de MFA, los encuentros de bienestar y los comits de madres lderes son espacios para trabajar sobre los objetivos del programa y generar capacidades para la solucin colectiva de las situaciones que los afectan en su entorno. Estos espacios permiten el reconocimiento de las familias como agentes de su propio desarrollo, conocedoras de la dinmica del contexto local, que al poner en comn sus experiencias y conocimientos, pueden construir consensos, acuerdos y soluciones. Los lineamientos para su realizacin son flexibles, de manera que pueden ajustarse a las diversas condiciones locales. La asamblea municipal de MFA: Est conformada por las madres titulares del municipio que, en representacin de sus familias, interactan con la administracin y la institucionalidad municipal. La reunin de la asamblea es un espacio convocado y presidido por el alcalde municipal, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el programa. Comit de madres lderes: est conformado por las madres lderes elegidas en un municipio. La reunin del comit, es un espacio para hacer el diagnstico de la situacin local desde la perspectiva de las familias que representan. Encuentros de bienestar: Es el espacio que construyen las familias del programa en su vecindad, en el cual se abordan temas y contenidos dirigidos a generar y fortalecer capacidades para el mejoramiento de sus condiciones de vida y el cumplimiento de los compromisos con el programa. Encuentros regionales de madres lderes: Convoca a las madres lderes de un departamento, regin o ciudad para incentivar y motivar su quehacer voluntario y solidario. 13.4. Operacin en grandes ciudades Las grandes ciudades Bogot, Medelln, Cali, Cartagena y Barranquilla, cuentan con una amplia agenda institucional que incluye programas y proyectos para el bienestar de familias y comunidades. En aquellos que
55

coincidan con los objetivos del programa resulta pertinente disear planes de trabajo, articulando los procesos y espacios del programa y construir puentes de accin para fortalecer capacidades humanas y promover el bienestar comunitario. 13.5. Pueblos indgenas Los espacios de bienestar comunitario en los pueblos indgenas son convocados por sus autoridades, se realizan de acuerdo a sus usos y costumbres, y tienen en cuenta la dispersin poblacional y la existencia de lengua propia en los pueblos que la conservan. El enlace indgena cumple la labor del enlace municipal dentro de estas comunidades y hace el acompaamiento a los espacios de bienestar comunitario, con los respectivos apoyos designados por las autoridades de cada cabildo o resguardo del territorio.

Parte III: Parmetros de funcionamiento

Captulo 14: Evaluacin y seguimiento
El presente captulo establece los componentes del Sistema de seguimiento y evaluacin del programa MFA, describiendo su alcance, orientaciones y principales instrumentos. 14.1. Componentes del Sistema MFA opera bajo un esquema de gestin orientado a resultados, lo que implica el efectivo funcionamiento de un sistema de seguimiento y evaluacin, que permita la medicin permanente, oportuna y confiable de los avances en toda la cadena de valor del programa:
INSUMOS ACTIVIDADES PRODUCTOS RESULTADOS IMPACTO

Insumos: inversin en recursos fsicos y financieros requeridos para la operacin del programa.

56

Actividades: tipo de acciones y tareas requeridas para la obtencin de los productos y normal desarrollo del proceso. Productos: son la transformacin de los insumos a travs de las actividades realizadas por el programa. Constituyen todos aquellos bienes o servicios que se destinan para la atencin de las necesidades de la poblacin objetivo. Resultados: avances en la realizacin de actividades y entrega de productos que le permiten al programa determinar s se est desarrollando la operacin de manera satisfactoria, sin indagar todava el efecto sobre la poblacin beneficiaria. Impactos: efectos que los bienes y servicios entregados producen sobre los beneficiarios. Sistema est compuesto por los componentes de seguimiento y evaluacin, los cuales son complementarios, en tanto el primero genera las primeras alertas que pueden dar origen a preguntas a resolver mediante la evaluacin. 14.2. Seguimiento Es un proceso continuo y sistemtico mediante el cual, de manera permanente, se genera, registra y sistematiza informacin cuantitativa y cualitativa. Esto permite medir el avance en el cumplimiento de metas y como establecer desde un enfoque descriptivo cmo se estn produciendo los resultados, en qu tiempo se est logrando y cuntos recursos se estn invirtiendo. El seguimiento permite identificar (sobre la marcha) las alarmas, especificando los posibles cambios que se estn presentando frente a lo esperado en toda la cadena de valor (seguimiento tanto a la ejecucin como a resultados). El seguimiento entrega los primeros indicios sobre las posibles causas de las alarmas, que se estudiar a profundidad en la evaluacin. El seguimiento permite: Fijar estndares
57

Comprobar resultados obtenidos frente a los estndares fijados Tomar decisiones basadas en hechos Poner en marcha acciones de mejora (correctivas y/o preventivas) Determinar de manera fundamentada los recursos necesarios para la operacin Determinar tendencias Establecer el desempeo a nivel estratgico, tctico y operativo Debe tenerse en cuenta que los procesos responden a la dinmica de una realidad cambiante y de situaciones no siempre previstas por el programa. Por esto se requiere un seguimiento continuo y permanente, a partir de informacin confiable y oportuna. Este proceso es llevado a cabo tanto por los enlaces municipales, el equipo regional y nacional del programa como ejecutores directos; en los niveles estratgico, tctico y operativo. A. Nivel estratgico: Por qu se lleva a cabo el programa? Se refiere a los indicadores proyectados al logro de los objetivos institucionales, ya que evidencian el aporte del programa a los objetivos estratgicos propuestos por la entidad y el gobierno nacional (impactos - fines). B. Nivel Tctico: Qu se desea lograr con el programa? Son indicadores enfocados a la realizacin de los productos y a la bsqueda de los resultados, constituye la razn de ser del programa (propsito general - medio). C. Nivel Operativo: Cmo se alcanzan los resultados del programa? Son los indicadores que miden la realizacin de las actividades y el uso de los insumos ejecutados para el cumplimiento del propsito general. Sus parmetros principales son eficiencia y eficacia.

58

Es responsabilidad del rea de seguimiento del programa liderar el diseo, gestin y mantenimiento del sistema que contiene las unidades de anlisis, batera de indicadores, frecuencia de recoleccin, instrumentos de recoleccin, mtodos de anlisis, herramientas de consulta y mecanismos de seguimiento a los hallazgos. La descripcin del sistema se desarrolla en el DOT de SSE. Seguimiento muestral El programa lleva a cabo un seguimiento muestral mediante trabajo de campo en donde se busca: Monitorear la informacin reportada por los agentes internos y externos involucrados directamente en la ejecucin de los procedimientos Evaluar el flujo de captura de informacin desde el nivel municipal al nivel departamental y luego al nivel nacional Dar cuenta del alcance de los procedimientos establecidos y del avance de los indicadores El seguimiento muestral se realiza a travs de encuestas aplicadas a las siguientes unidades de observacin: MT, establecimientos educativos, IPS, EM y funcionarios de la administracin municipal responsables de la oferta en educacin y salud. Por medio de estas encuestas se revisa el cumplimiento de: Condiciones requeridas por parte de las familias beneficiarias Cumplimiento de las obligaciones por parte de los agentes externos participantes en la ejecucin del programa Cumplimiento de los procedimientos internos por parte de los distintos equipos de trabajo La unidad primaria de muestreo es el municipio y la seleccin aleatoria de los municipios se realiza para cada grupo de intervencin definido por el programa. Posteriormente, se realiza la seleccin aleatoria en cada municipio de las unidades de observacin. Funciones del rea de seguimiento:

Liderar el diseo, implementacin y mantenimiento del sistema (acompaamiento en la construccin de indicadores, definicin de
59

batera de indicadores, estructuracin de tipos de reporte, metodologas de anlisis, herramientas de consulta y retroalimentacin) Garantizar la validez, confiabilidad y disponibilidad de los indicadores del programa. Elaborar modelos de proyeccin bajo diferentes escenarios que permitan la definicin de metas. Elaborar y hacer seguimiento a los proyectos de inversin del programa incorporados en el Banco de Proyectos de Inversin. Construir y hacer seguimiento al plan de accin y al plan operativo anual que integre las principales actividades a realizar para cada etapa del ciclo operativo y administrativo. Producir informacin acerca de tendencias identificadas. Retroalimentar a la coordinacin del programa y a la DIS sobre los hallazgos identificados para que sirvan de insumo en la toma de decisiones. Proponer lneas de mejora. Liderar la implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin integral al interior del programa. 14.3. Evaluacin Es un proceso integral orientado a determinar la pertinencia, eficiencia, eficacia y efectividad del programa en relacin con los propsitos y objetivos perseguidos. El objetivo fundamental es abordar fortalezas y debilidades en el diseo e implementacin del programa, as como incorporar lecciones aprendidas y generar recomendaciones para tomar decisiones frente a ampliaciones, reorientaciones, cambios en la operacin o aplicacin de nuevas lneas de intervencin. Este anlisis se realiza generalmente por actores externos y en diferentes momentos de la implementacin. De acuerdo con los requerimientos, el programa optar por la aplicacin de los siguientes tipos de evaluacin: A. Evaluacin de proceso: Se lleva a cabo durante la etapa de ejecucin. Su propsito es analizar los procesos que se vienen desarrollando para
60

poder llevar a cabo los ajustes pertinentes. Tiene en cuenta los factores que facilitan o dificultan el desarrollo y funcionamiento del programa. Dentro de este tipo de evaluacin, se incluyen las evaluaciones de operaciones o las evaluaciones ejecutivas. Estas ltimas son una herramienta estandarizada que permiten en el corto plazo analizar y generar propuestas especficas de ajustes. B. Evaluacin de impacto: determina la causalidad entre una intervencin y sus efectos en la poblacin atendida. En este caso, determina si MFA produjo los efectos esperados en las familias beneficiarias e identifica externalidades e impactos no previstos en los beneficiarios y evala si son atribuibles al programa. La metodologa para la ejecucin de las evaluaciones del programa es definida por un comit tcnico, en el que participan representantes del Departamento para la Prosperidad Social y del Departamento Nacional de Planeacin. Este comit emite conceptos tcnicos sobre los instrumentos aplicados y da visto bueno acerca de la calidad de los productos; as como define y monitorea la incorporacin de recomendaciones fruto del proceso de evaluacin.

Captulo 15: Aspectos financieros

El DPS es la entidad responsable de la ejecucin financiera de MFA a travs de la Subdireccin Financiera, que para tal propsito utiliza el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF), sistema administrado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, en el cual se registran en lnea todas las operaciones financieras en cuanto a su ejecucin presupuestal, contable y de tesorera. Para el efecto, y de conformidad con las normas legales que reglamentan el uso del aplicativo, se dispone de una asignacin interna, que se asemeja a un centro de costos, por cada rubro presupuestal. La contabilidad se lleva de conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pblica y las normas de contabilidad aceptadas en Colombia.

61

15.1. Apropiaciones presupuestales Las apropiaciones presupuestales requeridas para la ejecucin anual del programa, habida cuenta que son recursos destinados a inversin, tienen que surtir todo el proceso de registro en la ficha BPIN y recibir la aprobacin por parte del Departamento Nacional de Planeacin (DNP), de conformidad con lo establecido en el Plan Operativo Anual de Inversiones. Una vez obtenida la aprobacin del DNP, se solicitan los recursos al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, a travs del anteproyecto de presupuesto, con base en los cupos de gasto fijados en el marco de gasto de mediano plazo (MGMP). El Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico evala la solicitud para ser incluida en el proyecto de presupuesto que es sometido a consideracin y aprobacin del Congreso de la Repblica, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Orgnico del Presupuesto. 15.2. Programa anual mensualizado de caja PACPara la realizacin de los pagos, el programa solicita a la Subdireccin Financiera los cupos de PAC, en los formatos y dentro de los plazos establecidos por la Direccin General del DPS. La estimacin de los cupos de PAC a solicitar por parte del programa, se realiza con base en la proyeccin del nmero de familias a pagar en el periodo de pago correspondiente. 15.3. Entrega de Incentivos Una vez aprobados los cupos de PAC, el Programa coloca los recursos en las cuentas abiertas exclusivamente para tal fin en las entidades financieras previamente contratadas, para que stas a su vez los dispersen en las cuentas de las familias beneficiarias en los plazos establecidos. En la eventualidad de que se puedan dispersar los recursos directamente a las cuentas de las beneficiarias del programa a travs del SIIF, no habr necesidad de abrir las cuentas bancarias descritas anteriormente. 15.4. Reintegros Una vez terminado cada periodo de pago y realizada la conciliacin correspondiente entre el banco, el programa y la tesorera del DPS, los recursos correspondientes a las operaciones rechazadas o no aplicadas en abono en cuentas, en depsitos electrnicos o en cualquiera otra
62

modalidad que utilicen las entidades financieras para colocar los recursos a las familias beneficiarias y los no cobrados por las beneficiarias entregados bajo la modalidad de giro, sern reintegrados a la Direccin del Tesoro Nacional. 15.5. Pago de Comisiones Una vez efectuadas las respectivas conciliaciones y recibidos a satisfaccin los servicios prestados por las entidades financieras contratadas para la dispersin de los incentivos, el programa efecta el pago de las comisiones pactadas en los respectivos contratos.

Captulo 16: Articulacin institucional

Para el programa MFA, la articulacin institucional se entiende como el establecimiento de acuerdos y acciones con ministerios, departamentos administrativos, entidades adscritas, gobernaciones y alcaldas, vinculados con el objetivo de reduccin de la pobreza, fortalecimiento del capital humano y mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y vulnerables. En este sentido, el principal objetivo de la articulacin es el uso del programa como instrumento para la implementacin de estrategias y polticas del sector y mecanismo de alerta para el mejoramiento de la calidad y pertinencia de los servicios de educacin y salud. Adems, fortalecer los procesos que integran el ciclo operativo del programa, a partir de la experiencia y la competencia de cada uno de los actores y socios, territoriales y nacionales. 16.1. Conceptos Oferta de servicios: Es el conjunto de servicios de educacin y salud necesarios para lograr los objetivos del programa en cada uno de sus componentes. Coordinacin institucional: Articulacin sistemtica de esfuerzos entre el programa y las instituciones del nivel nacional y territorial para lograr propsitos en comn. Corresponsabilidad institucional: Es la responsabilidad por parte de diferentes entidades de garantizar, en el marco de su quehacer institucional y de sus competencias territoriales, de acuerdo a las responsabilidades definidas por ley, Conpes o adquiridos mediante
63

convenio entre el DPS y el municipio, la ejecucin de las acciones requeridas para la atencin de los ciudadanos vinculados al programa. 16.2. Objetivos Objetivo general Establecer mecanismos e instancias de coordinacin y corresponsabilidad interinstitucional, nacional y territorial, para i) la implementacin de estrategias y polticas que redunden en el bienestar de las familias beneficiarias y su comunidad, ii) promover y garantizar el cumplimiento de compromisos por parte de los actores vinculados al programa, en especial de aquellos que contribuyan al fortalecimiento de los procesos operativos internos. Objetivos especficos

Establecer acuerdos con los Ministerios de Salud y Proteccin Social y Educacin, para la definicin de los mecanismos de certificacin de cumplimiento de condicionalidades. Articular estrategias con los Ministerios de Salud y Proteccin Social y Educacin dirigidas a mejorar la calidad de la oferta que se encuentra en cabeza de cada ministerio. Gestionar alianzas con socios estratgicos en el nivel nacional y regional para la participacin y articulacin de la oferta en funcin de los objetivos y condicionalidades del programa. Coordinar las acciones para fortalecer los procesos operativos de los programas de la oferta sectorial mejorando la capacidad de respuesta a las necesidades de la poblacin. Establecer acuerdos con la Anspe, la UARIV y el ICBF para definir compromisos y rutas para la intervencin conjunta sobre poblacin.

16.3. Espacios y actores para la articulacin Espacios, son escenarios institucionales sectoriales o inter sectoriales, nacionales y territoriales, de diseo, concertacin y articulacin de polticas y programas. Comit sectorial del DPS: Es el espacio donde se integran los ejes temticos de la entidad, se articulan las estrategias y se definen lineamientos para los acuerdos institucionales entre los programas del DPS y las entidades adscritas al sector: la ANSPE, el ICBF, el Centro

64

Memoria Histrica, la Unidad Administrativa de Atencin a Vctimas y la Unidad Administrativa de Consolidacin Territorial. Mesa de Pobreza: Tal y como se define en el captulo 3. Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social (Conpes): Es la mxima autoridad nacional de planeacin, coordina y orienta a los organismos encargados de la direccin econmica y social, a travs del estudio y aprobacin de documentos sobre el desarrollo de polticas. Concejos Departamentales y Municipales de Poltica Social: Tienen fundamento en el artculo 315 de la Constitucin Poltica de 1991, y una estrecha relacin con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Foros de Alcaldes: Constituyen espacios de difusin y concertacin entre los programas de la DIS y las administraciones municipales y departamentales. En estos, se formaliza la corresponsabilidad entre el DPS y las entidades territoriales para la implementacin de los programas, por medio de la firma de un convenio de participacin y cooperacin. Actores. Son las entidades e instituciones con quienes el programa se vincula, para el logro de los objetivos de la articulacin. A nivel Municipal En el marco de la descentralizacin, consagrado en la Constitucin de 1991, corresponde a los entes territoriales la responsabilidad de garantizar la oferta de servicios en educacin, salud y actividades complementarias para mejorar las condiciones de vida de las familias, teniendo en cuenta los principios rectores de su competencia tal como lo establece la Ley 1551 de 2012, en su artculo 4. La administracin municipal: como autoridad competente, garantiza la prestacin de los servicios de salud y educacin a NNA beneficiarios, mediante las secretaras municipales de gobierno, salud, educacin, planeacin, desarrollo social, entre otras. Con la firma del convenio de cooperacin y participacin, el alcalde es corresponsable junto con el DPS de la operatividad de MFA. Por ello, coordina acciones con las entidades nacionales y departamentales, es responsable de la implementacin de los espacios de bienestar y de los mecanismos de participacin de las madres lderes y familias beneficiarias, y articula procesos operativos de promocin, organizaciones sociales y comunitarias para fortalecer el bienestar comunitario.
65

Con la firma del convenio de cooperacin y participacin, la administracin municipal se compromete a coordinar la implementacin del programa a travs del enlace municipal y un equipo de apoyo, el cual focaliza su labor en tres frentes: a. Desarrollo de los procesos operativos del programa: verificacin de compromisos, pagos y novedades, quejas y reclamos. b. Articulacin institucional relacionada con la oferta para la prestacin de los servicios de educacin y salud para el cumplimiento de las condicionalidades del programa. c. Implementacin de las estrategias de promocin y desarrollo familiar y comunitario, en coordinacin con las madres lderes, las instituciones territoriales y nacionales, las familias beneficiarias y dems socios estratgicos para el programa. Tambin es pertinente la participacin y coordinacin con instancias municipales, como la Personera, la Registradura o las comisaras de familia, de manera que puedan establecerse puntos de encuentro en el marco de las competencias de cada institucin y articularse espacios y acciones concretas que redunden en el mejoramiento de la calidad de vida de las familias participantes en el programa y su comunidad. 16.4. Enfoque operativo La articulacin institucional del programa MFA operativamente requiere gestin institucional definida como un proceso integral, sistemtico y participativo que se desarrolla durante la planificacin, la ejecucin y el seguimiento de las estrategias y que a su vez se da en tres niveles: nacin, departamento y municipio. Su objetivo es la concertacin entre actores relacionados con el programa. Con el fin de salvaguardar la responsabilidad de los involucrados, los acuerdos institucionales que involucren al programa MFA deben establecerse con funcionarios de la DIS DPS o quien sea oficialmente delegado y las entidades socias. Igualmente, el programa se reserva el uso de la informacin de las madres lderes, como parte de su sistema de informacin interno.

66

Captulo 17: Estudios tcnicos

El grupo de estudios tcnicos tiene como objetivo la generacin de conocimiento en funcin del mejoramiento continuo del programa y en temticas que tengan relacin con el SISR, en particular sobre los programas de TMC. Para tal fin, su funcin se centra en cuatro componentes: i) minera y procesamiento de datos, ii) diseo de pruebas piloto, iii) desarrollo de contenidos y iv) difusin de conocimiento. 17.1. Minera y procesamiento de datos Este componente consta de tres elementos. Por un lado, conforma un banco de fuentes primarias, definido como una batera de informacin que permite hacer seguimiento a la poltica del SISR, as como su relacin con otros sectores. En este banco de fuentes primarias se incluyen registros administrativos, especialmente SISBEN, SIFA y UNIDOS, as como microdatos tomados de encuestas de hogares tales como la Encuesta Continua de Hogares, la Gran Encuesta Integrada de Hogares, y la Encuesta de Calidad de Vida. Para tal fin, se deben celebrar los convenios respectivos con las entidades productoras o receptoras de informacin para la consecucin y uso de la informacin. El banco debe estar organizado y actualizado. El segundo elemento se refiere al diseo y actualizacin de indicadores de seguimiento del sector y su relacin con otros sectores de la economa. Estos indicadores se dividen entre indicadores lderes que permiten generar alertas tempranas ante choques inesperados e indicadores de monitoreo de las polticas del sector. Finalmente, el tercer elemento se refiere al anlisis peridico de la informacin que permita desarrollar temas de valor agregado para la discusin de pobreza y que aporte a las acciones de poltica. Este se entregar de manera peridica al Director de Ingreso Social para que sea socializado al interior de entidad y deber conducir a la generacin de un boletn tcnico peridico de difusin.

67

17.2. Pruebas piloto El objetivo del componente de pruebas piloto es disear intervenciones a pequea escala que respondan a prioridades de poltica social para probar esquemas que permitan: i) generar cambios para mejorar el funcionamiento del programa; ii) ampliar el alcance del programa probando nuevos aspectos temticos de atencin y iii) fusionar estrategias para potenciar los efectos virtuosos de MFA. Los resultados de estas experiencias servirn para generar alternativas que conduzcan a mejorar la operacin y aumentar el impacto del programa en la poblacin atendida. Sin embargo, el escalamiento de estas intervenciones o pilotos no tendr que ser generalizada y se decidir a partir de los resultados e impactos encontrados. Para alcanzar el objetivo mencionado el Grupo de Estudios Tcnicos se apoya en una metodologa de investigacin aplicada y multidisciplinaria. Las intervenciones se desarrollan en cuatro etapas: la definicin, el diseo, la implementacin y el anlisis. El resultado de este proceso queda plasmado en un documento tcnico que debe ser presentado y aprobado por el Comit de Coordinacin. La definicin del problema de investigacin se trabaja a partir de varias fuentes, desde los problemas sociales identificados por el gobierno hasta aquellos propuestos por la comunidad. Una vez identificados, se direcciona el problema a preguntas de investigacin. La segunda etapa consiste en el diseo de la intervencin a travs de la recopilacin y anlisis de informacin de las diferentes estrategias para la resolucin del problema y los recursos necesarios para llevar a cabo el estudio, la evaluacin y la valoracin. En esta etapa de diseo se deben definir el tamao y la naturaleza de la muestra, la coordinacin interinstitucional, el ajuste e implementacin de los componentes del programa y los mecanismos de verificacin, entre otros. Para la definicin de la muestra de beneficiarios, se determinarn criterios de focalizacin que cubran a la poblacin y a los municipios que se busca intervenir con el piloto. Esto se har bajo los lineamientos
68

establecidos en este manual operativo para focalizacin y abarcar slo a la poblacin beneficiaria de la poltica, estrategia o programa con el cual se vaya a trabajar. Si se considera necesario ampliar la cobertura a poblacin con otras caractersticas, debe haber una sustentacin tcnica que deber ser aprobada por el Comit de Coordinacin. Todo este proceso estar incluido en el documento tcnico del piloto. Se identificarn las entidades de nivel nacional y local involucradas en la temtica de la intervencin a disear para establecer una coordinacin interinstitucional que asegure la articulacin con la poltica y programas vigentes y la complementariedad de las acciones necesarias para la elaboracin e implementacin del piloto. En el diseo de la intervencin se debern tener en cuenta los tres componentes del programa: a) transferencias monetarias, b) compromisos o condicionalidades de los beneficiarios y c) Bienestar Comunitario. En cada piloto se podrn crear, ajustar o modificar al menos uno de los tres componentes de acuerdo al diagnstico de atencin que se realice. Las decisiones con respecto al uso de estos componentes debern tener un sustento tcnico, debern ser incluidas en el documento del piloto y tendrn que ser aprobadas por el Comit de Coordinacin. Si se crea, ajusta o modifica una condicionalidad, se debe establecer el mecanismo de verificacin. El mecanismo que se decida tendr que operar bajo los lineamientos determinados en este manual operativo para la verificacin del programa. En el caso de que se defina una transferencia diferente a las establecidas por Ms Familias en Accin, esta se podr pagar bajo una periodicidad diferente a la a la del programa sujeto a la aprobacin del Comit de Coordinacin. La etapa de diseo se mantiene hasta el final de la investigacin porque en cualquier momento puede ser necesario revisar decisiones y realizar ajustes.

69

La tercera etapa es la implementacin del piloto diseado. Esta etapa consiste en operativos de campo para estudiar el alcance de las intervenciones seleccionadas en un ambiente no contralado. Se podrn aplicar distintos esquemas en diferentes municipios para observar y probar posibles resultados. Finalmente, la etapa cuatro consiste en el anlisis de los resultados a la luz de la factibilidad de escalar las intervenciones estudiadas. Para esto, se realizarn evaluaciones de los pilotos que sern diseadas por el grupo de estudios tcnicos, por consultores o por firmas consultoras independientes. Estas evaluaciones podrn ser de impacto, de resultados, de operaciones, institucionales o con otras metodologas que permitan obtener informacin y resultados robustos para tomar decisiones con respecto al ajuste, implementacin y escalabilidad de las intervenciones probadas. Las decisiones sern tomadas en el Comit de Coordinacin. 17.3. Desarrollo de contenidos Este componente tiene como fin construir conocimiento y contenidos que respondan a las necesidades e intereses de mejoramiento del programa MFA, en particular, desde su componente de Bienestar Comunitario. Para este fin se realizarn las siguientes actividades: Identificar necesidades e intereses de conocimiento que contribuyan a lograr los objetivos del programa, particularmente, aqullos que potencien el componente de Bienestar Comunitario. Documentar temas de inters relativos a los procesos y estrategias que adelanta el Programa MFA. Promover la construccin de aprendizajes y conocimientos consistentes y sustentados que permitan comprender, innovar, potenciar o mejorar procesos de relevancia para el programa, particularmente en cuanto al componente de Bienestar Comunitario. Disear y validar productos pedaggicos o didcticos relacionados con la produccin de conocimiento de la DIS. Incorporar el componente de Bienestar Comunitario en el desarrollo de las pruebas piloto; estableciendo relaciones en trminos de contenidos, objetivos y estrategias de operacin.
70

17.4. Generacin y difusin de conocimiento Este componente busca generar conocimiento y difundir investigacin e informacin relacionada con los programas de transferencias monetarias condicionadas, en particular de Ms Familias en Accin, a travs de publicaciones acadmicas, documentos de trabajo, seminarios, libros, entre otros. Para esto, el Grupo de Estudios Tcnicos deber: Realizar documentos publicables de investigacin a partir de la revisin tanto terica como tcnica de experiencias propias e internacionales relacionadas con los programas de transferencias monetarias condicionadas. Generar espacios de participacin y trabajo con centros de investigacin, universidades, expertos internacionales, organismos multilaterales, entidades nacionales y otras organizaciones para intercambiar ideas y propuestas y realizar proyectos de investigacin conjuntos. Editar y publicar, libros que permitan la generacin y difusin de conocimiento de los programas y de otras experiencias de transferencias condicionadas. Organizar seminarios nacionales e internacionales que permitan la difusin y el intercambio de conocimiento. Organizar seminarios tcnicos donde se presenten investigaciones sobre temas de inters para la DIS y para el resto del equipo del DPS. Elaborar boletines tcnicos dirigidos al pblico en general, donde se presenten temas de inters sobre el programa.

Captulo 18: Mejoramiento contino

El programa busca dentro de las etapas de su ciclo operativo, el mejoramiento de los procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus objetivos y metas. A travs de su implementacin, esta poltica permite identificar las fortalezas y debilidades del programa, fortaleciendo la gestin administrativa, financiera y operativa.

71

18.1. Nivel de control y veedura Con el propsito de realizar una especial revisin al programa y coadyuvar eficazmente en la vigilancia y veedura de la gestin fiscal y administrativa, se enfatiza la importancia de la participacin de instancias de control y veedura, tales como la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, la Procuradura Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Funcin Pblica, los Comits de Certificacin Municipal donde existe un representante de la poblacin beneficiaria y los Comits de Madres Lderes. Estos niveles de control y veedura podrn participar activamente en el seguimiento de las quejas y solicitudes derivadas de las acciones ciudadanas y promovern, a travs de los comits de madres lderes espacios de control social que fortalezcan la participacin y el acompaamiento de la comunidad en la operacin del programa. 18.2. Control Sectorial y Territorial. Dado que el programa tiene cobertura nacional y que son las administraciones municipales las encargadas de su operacin a nivel local, es responsabilidad de las mismas establecer controles que permitan garantizar la correcta ejecucin de los procesos definidos por el programa, en especial, aquellos asociados a la verificacin y registro del cumplimiento de compromisos en salud y educacin. As mismo adquieren relevancia en el proceso de control la Superintendencia de Salud, el Ministerio de Salud y Proteccin Social, el Ministerio de Educacin Nacional y las dems instituciones que conforman el SISR. 18.3. Anlisis y estudios de operacin: A continuacin se describen tcnicamente los procedimientos para la identificacin de riesgos y la implementacin de acciones preventivas y correctivas, mediante la aplicacin de mecanismos de revisin permanente de la base de datos de MFA y la verificacin de los procedimientos del ciclo operativo.
72

i) Procedimientos durante el ciclo operativo: Con el propsito de promover la identificacin y gestin del riesgo asociado a los procedimientos del ciclo operativo del programa, se realizarn verificaciones muestrales, en las que, mediante tcnicas estadsticas, se verificar la integridad, exactitud y veracidad de la informacin reportada por los actores del programa. Estas verificaciones, permitirn establecer la validez y oportunidad de la informacin operativa del programa y la eficiencia de sus procesos, en concordancia con las capacidades tcnicas de los municipios. Dentro del modelo se busca obtener informacin detallada sobre el estado de la operacin, con el propsito de apoyar la toma de decisiones y establecer etapas de anlisis que permitan: Estimar la vulnerabilidad de los procesos y productos frente a los riesgos tpicos de operacin. Identificar los procesos y detectar las desviaciones operativas en su implementacin. Identificar y evaluar los riesgos crticos. Disear y establecer controles para la mitigacin de riesgos no deseables. Adicionalmente se establecern puntos de control en los procesos ms vulnerables frente a riesgos tpicos de operacin a fin de establecer acciones: Detectivas, con el fin de identificar los eventos en el momento que se presentan. Preventivas a travs de un anlisis de causas que permita establecer acciones para su prevencin futura. Correctivas buscando revertir los efectos negativos de los eventos sucedidos. ii) Procedimientos sobre las base de datos de MFA. Es de inters del programa establecer acciones eficientes que le permitan tener control de calidad permanente sobre las bases de datos de MFA. Para ello el programa coordinar el cruce de informacin con fuentes externas primarias, certificadas e idneas, que permitan
73

establecer cambios socio-demogrficos del hogar no reportados por las familias beneficiarias (defunciones). Adicionalmente y siempre que existan indicios serios que permitan inferir que la informacin suministrada por la familia o cualquiera de los actores del programa en el momento de la inscripcin, en el proceso de verificacin de compromisos o en la solicitud de novedades, es inexacta o inconsistente y dicha informacin sea crtica para la liquidacin y el pago de la transferencia, se realizar la suspensin de la liquidacin y el pago en el marco del trmite preventivo y se proceder a informar a las familias a travs de las administraciones municipales, velando porque el procedimiento efectuado se enmarque en principio constitucional del debido proceso.

Captulo 19: Control social

El programa busca promover el control social como un mecanismo de participacin de la ciudadana en general y la poblacin beneficiaria en particular, para velar por el cumplimiento, la eficiencia y la transparencia en la gestin de los recursos pblicos y la eficiencia en la ejecucin de los procesos del ciclo operativo. El programa reconoce esquemas dinmicos y diferenciales de control social en los que se promueva: La participacin ciudadana para el control del programa con criterio preventivo y constructivo. Un esquema de rendicin de cuentas que permita el acceso a la informacin general del programa, a los resultados en su operacin y a los mecanismos tcnicos de focalizacin de sus beneficiarios. La participacin de la poblacin beneficiaria a travs de todos los espacios de bienestar comunitario. El acompaamiento de los funcionarios de la entidad y de los rganos de control del Estado (personeros, contralores, defensores) a la organizacin social de control.

74

 La atencin ciudadana de novedades, quejas y reclamos que garantice la atencin y resolucin oportuna de las peticiones de la poblacin beneficiaria.

Parte IV: Atencin a poblaciones especiales

Captulo 20: Poblacin indgena

La Ley 1532 de 2012 define como beneficiarios a las familias indgenas en situacin de pobreza. De tal manera se reafirma el derecho de este grupo de poblacin de acceder al programa, como parte de una estrategia diferencial para el mejoramiento de sus condiciones de vida. En concordancia con lo anterior, el programa disea un plan de cubrimiento progresivo para la atencin de poblacin indgena y plantea lineamientos y especificidades del ciclo operativo relacionado con la atencin diferencial a este grupo poblacional. 20.1. Etapa de concertacin Con base en la Ley 1532 de 2012, se establece la participacin de la poblacin indgena en el programa MFA a partir de los procedimientos de consulta previa y focalizacin definidos para esta poblacin. Adicionalmente, la Ley 21 de 1991 define los lineamientos para el desarrollo de consulta y concertacin con comunidades indgenas. Este proceso conduce a la articulacin institucional y social para la correcta ejecucin del programa. La concertacin institucional con las autoridades municipales e indgenas de los resguardos y cabildos existentes en los municipios, est orientada a informar y definir los compromisos y responsabilidades para el ingreso y posterior operacin del programa, si as lo determina la comunidad. El programa especfica los pasos indispensables previos al ingreso de la poblacin indgena.

75

20.2. Foros indgenas Es el espacio que da inicio a la concertacin con el gobierno local y autoridades indgenas de los resguardos y cabildos, su objetivo es presentar el programa y establecer compromisos y acuerdos entre las partes para el ingreso de la poblacin indgena al programa. Estos ltimos pueden ser parciales en cuanto a la oferta en salud como en educacin, lo cual permitira incorporar adecuaciones referentes al cumplimiento de compromisos. 20.3. Foro de socializacin con autoridades indgenas Requiere la presencia de los gobernadores o autoridades indgenas tradicionales. Tiene el propsito de socializar el programa y establecer el compromiso de las autoridades con la implementacin y sostenibilidad del mismo en cada una de sus comunidades y de conocer sus particularidades geogrficas y socioeconmicas. Se formaliza por medio de la firma de una carta de compromiso por parte de cada autoridad. Este espacio, es el lugar donde se comunican los requisitos mnimos para el ingreso al programa y se establece la ruta de accin para su cumplimiento. Los foros se realizarn en cualquier momento, segn lo requiera el programa. Los requisitos son: i) Tener registrado el cabildo o resguardo ante el Ministerio del Interior. ii) El Gobernador del resguardo o cabildo debe estar registrado ante el Ministerio del Interior. iii) Presentar el listado censal actualizado, de acuerdo con los parmetros establecidos por el programa. 20.4. Foro de concertacin con autoridades municipales e indgenas Para que se lleve a cabo, es necesaria la presencia de alcaldes, otras autoridades municipales competentes (ejemplo: secretarios de salud y educacin, encargado de asuntos indgenas, defensor y personero), los

76

gobernadores o autoridades indgenas de resguardos y cabildos, y delegados del programa MFA. Su propsito es establecer las responsabilidades de alcaldes y autoridades indgenas para el ingreso y sostenibilidad de las comunidades indgenas en el programa. El foro se formaliza mediante la firma del acta de acuerdo de compromisos entre alcaldes, autoridades indgenas y el DPS. Dichos acuerdos hacen referencia las responsabilidades de las autoridades locales para proveer un enlace indgena, la sede operativa, logstica, y otros requerimientos operativos. Tanto la carta de compromiso de cada autoridad indgena como el acta de acuerdo incorporan, de manera detallada, los compromisos y responsabilidades de autoridades indgenas y municipales. 20.5. Asamblea de socializacin Es el espacio en el que se presenta el programa a la asamblea, como mxima instancia de decisin. La agenda de este evento gira en torno a los siguientes temas: i) objetivos, ii) incentivos, iii) compromisos de las familias, iv) sntesis de los acuerdos suscritos con las autoridades indgenas y los alcaldes municipales. Se coordina entre las autoridades indgenas, los enlaces municipales e indgenas (donde estn nombrados) y el DPS. Es pertinente la presencia del enlace indgena en este escenario, pero si an no ha sido nombrado, puede utilizarse este espacio para efectuar su eleccin. Debe quedar constancia de su realizacin con las firmas de los asistentes: autoridades indgenas y un funcionario del DPS. Este evento debe atender el uso de lenguas indgenas en casos que sea necesario, dedicar tiempo suficiente para promover el consenso, promover la participacin de las mujeres y jvenes indgenas y ser realizado en un lugar adecuado. 20.6. Etapa de anlisis para universalizacin Todas las familias indgenas con nios menores de 18 aos que se encuentran identificadas en los listados censales de sus resguardos o cabildos, tienen derecho a ser beneficiarios del programa. Por esto, se establecen criterios bsicos para definir cronolgica y operativamente, el ingreso de las comunidades indgenas al programa:
77

i) Se debe contar con el listado censal que cumpla con los atributos y controles establecidos por el programa. ii) Oferta existente de salud y educacin iii) Viabilidad procedimental que consiste en el previo desarrollo de: a. Foros con autoridades municipales e indgenas b. Firma de carta de compromiso de cada una de las autoridades indgenas, y acta de acuerdo entre el gobernador o autoridad indgena y el alcalde municipal. c. Nombramiento del enlace municipal indgena 20.7. Ciclo operativo El ciclo operativo para la poblacin indgena sigue los mismos lineamientos establecidos para el conjunto de la poblacin beneficiaria del programa en la parte II de este manual. Sin embargo, se establecen las siguientes especificaciones que pueden ajustarse en el comit de direccin de acuerdo a condiciones geogrficas y socioeconmicas muy particulares de algunas comunidades. i) Focalizacin Geogrfica: El programa identifica, segn la presencia de comunidades indgenas, cabildos / resguardos, los municipios potenciales. Poblacional: El instrumento base de identificacin de las familias, es el listado censal de los cabildos y resguardos, construido a travs de censos avalados por las autoridades indgenas. Tanto los cabildos y resguardos, como las autoridades indgenas, deben encontrarse debidamente registrados ante el Ministerio del Interior. Todas las familias que cumplen requisitos de ingreso a MFA definidos en este manual operativo y estn registradas en el listado censal, son potenciales beneficiarias del programa. Para mayor detalle sobre la focalizacin consultar el capitulo 5. ii) Inscripciones Es la etapa mediante la cual se inscriben los potenciales beneficiarios con base en los resultados de la consulta y en la aplicacin de los procedimientos establecidos para la focalizacin.

78

El programa realiza el registro y evaluacin de la documentacin legal remitida por las autoridades indgenas y alcaldes y verifica sus condiciones. Una vez evidenciado el cumplimiento de los requisitos establecidos, se da inicio al proceso de inscripcin. Para mayor detalle sobre los procesos de inscripcin consultar el capitulo 6. iii) Corresponsabilidad y verificacin de compromisos La entrega del incentivo monetario a las familias indgenas beneficiarias del programa Ms Familias en Accin, est condicionada al cumplimiento de los compromisos de corresponsabilidad en salud y educacin, por parte de las familias. La administracin municipal, a travs del enlace indgena, es responsable del seguimiento al proceso de verificacin y registro de las condicionalidades, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el programa. El detalle del proceso de verificacin y registro de compromisos se encuentra en el captulo 7 iv) Entrega de incentivos monetarios a los titulares El programa MFA determin que la poblacin indgena recibe el monto ms alto del programa; la entrega de incentivos para sta poblacin se rige por los siguientes montos: a) Semilla de compromiso: segn los criterios determinados en el captulo 2 b) Incentivo de salud (se entrega por familia independientemente del nmero de nios):
Grupo Indgenas Monto transferencia $70.000

Valores determinados para el ao 2013. Los montos se actualizan actualmente por IPC.

c) Incentivo de educacin (segn el grado que cursa el menor)

Grado Grupo Transicin 4 $20.000 1-5 $15.000 6-8 $35.000 9-10 $40.000 11 $55.000

Valores determinados para el ao 2013. Los montos se actualizan actualmente por IPC. En Bogot no se entregan incentivos para transicin ni primaria a ningn grupo poblacional.

79

El pago de estos estmulos est condicionado al cumplimiento de compromisos, como se indic en el punto de Corresponsabilidad y verificacin de compromisos. Tanto el techo en educacin como las dems caractersticas para este incentivo son iguales que para las dems poblaciones. La entrega de los incentivos se realiza cada dos meses mediante las modalidades definidas en el captulo 10. v) Bienestar comunitario Los lineamientos generales y especficos para la implementacin del componente de bienestar comunitario en las comunidades indgenas, responde a sus usos y costumbres, para mayor detalle consultar el capitulo 13.

Captulo 21: Poblacin en condicin de desplazamiento

La Ley 387 de 1997, en su artculo 1, define como desplazado a toda persona que se ha visto forzada a migrar dentro del territorio nacional abandonando su localidad de residencia o actividades econmicas habituales, porque su vida, su integridad fsica, su seguridad o libertad personales han sido vulneradas o se encuentran directamente amenazadas. El programa MFA, con el fin de fortalecer la intervencin del Estado y en respuesta a lo dispuesto en la Sentencia T-025 de 2004, a partir del ao 2005 incorpor a las familias en situacin de desplazamiento como poblacin beneficiaria. Actualmente le brinda un tratamiento diferencial, haciendo un reconocimiento explcito de su condicin de vulnerabilidad. Ciclo operativo i) Focalizacin Geogrfica: la poblacin desplazada se puede inscribir a MFA en cualquier municipio del territorio nacional independientemente de su lugar de residencia habitual. Poblacional: Todas las familias desplazadas que hayan realizado el respectivo proceso de declaracin de su situacin ante el Ministerio Pblico y que posterior a ello haya sido inscrita en el Registro nico de Vctimas (o en su momento en el Registro nico
80

de Poblacin Desplazada) y que tenga menores de 18 aos, se considera potencial beneficiario de MFA, siempre y cuando se encuentren en estado incluido en el registro. Para el caso de las familias incluidas en el registro nico de vctimas a travs de una declaracin de desplazamiento masivo, la UARIV ser la encargada de informarle al programa sobre el nmero y composicin de las familias que se encuentran en la declaracin de desplazamiento masivo. Para mayor detalle sobre la focalizacin consultar el capitulo 5. ii) Inscripcin de familias elegibles Una familia en situacin de desplazamiento potencial beneficiaria podr realizar su inscripcin al programa MFA por dos mecanismos diferentes: En las inscripciones iniciales y complementarias programadas. Por medio del proceso de inscripcin permanente. De igual manera, el programa podr disear planes de cubrimiento progresivo para la atencin de poblacin en situacin de desplazamiento. Para mayor detalle sobre los procesos de inscripcin consultar el capitulo 6. iii) Corresponsabilidad y verificacin de compromisos Sobre los criterios definidos de corresponsabilidad y el proceso de verificacin, consultar en el captulo 7. iv) Entrega de incentivos a beneficiarios MFA determin que la poblacin en situacin de desplazamiento recibe el monto ms alto establecido por programa. La entrega de incentivos para la poblacin desplazada se rige por los siguientes montos: a) Semilla de compromiso: segn los criterios determinados en el captulo 2

81

b) Incentivo de salud
Grupo Desplazados Monto transferencia $70.000

Valores determinados para el ao 2013. Los montos se actualizan actualmente por IPC.

c) Incentivo de educacin
Grado Grupo Transicin Desplazados $20.000 1-5 $15.000 6-8 $35.000 9-10 $40.000 11 $55.000

Valores determinados para el ao 2013. Los montos se actualizan actualmente por el IPC. En Bogot no se entregan incentivos para transicin ni primaria.

El pago de estos estmulos est condicionado al cumplimiento de compromisos, como se indic en el punto de Corresponsabilidad y verificacin de compromisos. De igual manera, tanto el techo en educacin como las dems condiciones para la entrega de este incentivo son iguales para todos los grupos poblacionales. Las familias en condicin de desplazamiento que en un principio se hayan inscrito al programa como poblacin Unidos, Sisbn, transicin o indgenas, podrn solicitar en cualquier momento el cambio de poblacin a desplazados. A partir de la aprobacin de dicho cambio, la familia ser considerada como poblacin desplazada y por lo tanto recibir los incentivos determinados para este grupo poblacional en adelante. La entrega de los incentivos se realiza cada dos meses mediante las modalidades definidas en el captulo 10. v) Condiciones de salida. Una vez la entidades competentes hayan definido los criterios bajo los cuales una familia cesa su situacin de vulnerabilidad y debilidad manifiesta, acorde con el artculo 67 de la Ley 1448 de 2011, el Programa definir el esquema de transicin para la salida de esta poblacin. vi) Bienestar comunitario Los lineamientos generales y especficos para la implementacin del componente de bienestar comunitario en las comunidades indgenas, responde a sus usos y costumbres, para mayor detalle consultar el capitulo 13.
82

Lista de siglas
Sigla AI ANSPE BD CCD CMC DIS DNP DOT DPS EM EN ER ESE GT IPM IPS MFA MGMP ML MO Asamblea indgena Agencia Nacional para la Superacin de la Pobreza Extrema Base de datos Control de crecimiento y desarrollo Comit Municipal de Certificacin Direccin de Ingreso Social Departamento Nacional de Planeacin Documento operativo tcnico Departamento para la Prosperidad Social Enlace municipal Equipo nacional Equipo regional Empresa Social del Estado Grupo de trabajo ndice Multidimensional de Pobreza Instituciones Prestadoras deservicios de Salud Ms Familias en Accin Marco de gasto de mediano plazo Madre lder Manual operativo Significado

83

MT NNA NQR RIPS SIFA SIIF SISR SSE TMC UARIV

Madre titular Nios, nias y adolescentes Novedades, quejas y reclamos Registro individual de prestacin de servicios Sistema de Informacin del programa Ms Familias en Accin Sistema Integrado de Informacin Financiera Sector de la Inclusin Social y la Reconciliacin Sistema de seguimiento y evaluacin Transferencia monetaria condicionada Unidad de Atencin y Reparacin Integral a las Vctimas

Glosario
A Accin correctiva: accin tomada para eliminar las causas de una falla detectada u otra situacin no deseable. Accin preventiva: accin tomada para eliminar la posibilidad de existencia de una falla o situacin no deseable. Actividades: tipo de acciones y tareas requeridas para la obtencin de los productos y normal desarrollo del proceso. Actualizacin escolar: Proceso para determinar la institucin educativa, el grado en el que se encuentran matriculados los NNA del programa y si se encuentran repitiendo el ao. Articulacin institucional: Establecimiento de acuerdos y acciones con ministerios, departamentos administrativos, entidades adscritas, gobernaciones y alcaldas, vinculados con el objetivo de reduccin de la

84

pobreza, fortalecimiento del capital humano y mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y vulnerables. B Beneficiario: NNA inscrito y con la informacin completa para la liquidacin de los incentivos de salud y/o educacin. Bienestar comunitario: Conjunto de manifestaciones de cambios y nuevas condiciones de vida en una comunidad, por efecto de las acciones del programa a travs de la interaccin entre sus beneficiarios y el entorno. C Cadena de valor: modelo conceptual que permite realizar un anlisis interno dentro de la organizacin, que desagrega los diferentes componentes que permiten la generacin de valor para los beneficiarios. Confiabilidad: grado en el que el enfoque de recoleccin de datos se mantiene estable y consistente. Control social: Mecanismo de participacin de la ciudadana en general y la poblacin beneficiaria en particular, para velar por el cumplimiento, la eficiencia y la transparencia en la gestin de los recursos pblicos y la eficiencia en la ejecucin de los procesos del ciclo operativo de MFA. Corresponsabilidad: Las familias beneficiarias son consideradas como sujetos activos con responsabilidades frente a la sociedad. El cumplimiento de las responsabilidades adquiridas mediante la firma del acuerdo de corresponsabilidad, firmado por la titular en el momento de la inscripcin, implica su compromiso con la mejora de sus condiciones de vida, en particular las condiciones de salud y nutricin de los menores y por la permanencia de los NNA en las aulas escolares. Cumplimiento familiar: El programa determina como cumplido el compromiso familiar, en un perodo verificado, cuando todos los nios menores de 7 aos en el perodo, con obligatoriedad en el mismo, cumplen y los que no tienen obligatoriedad, reportan un cumplimiento oportuno dentro del rango de control. D

85

Depuracin de la base de datos: Corresponde al conjunto de procedimientos que se aplican sobre la informacin de las familias registradas en la base de datos de MFA, con el fin de identificar inconsistencias o indicios de falsedad, segn los criterios definidos en el captulo 4 y en la resolucin 02019 del 6 de diciembre de 2012. Dispersin de los incentivos: Proceso mediante el cual los bancos realizan los abonos a las cuentas y las rdenes de pago de los giros a todas las titulares de programa. Documento operativo tcnico: documento que desarrolla en detalle algn componente particular del MO y que se caracterstica por su especificidad, flexibilidad y pertinencia. E Efectividad: grado en el cual se cumplieron los objetivos, logrando los impactos esperados en los grupos de inters. Eficacia: grado de consecucin de los resultados y productos esperados Eficiencia: relacin entre los resultados obtenidos (objetivos cumplidos, productos, servicios, actividades, etc.) y los recursos utilizados. Buscando realizar las actividades programadas y cumplir las metas propuestas con el menor costo posible. Evaluacin: estimacin objetiva sobre la pertinencia y logro de los objetivos, eficiencia en su desarrollo, impacto y sostenibilidad. Eficiencia: Relacin entre los (en trminos del cumplimiento los impactos sobre las familias buscando el cumplimiento de posible. resultados alcanzados por el programa de los objetivos general y especficos y beneficiarias) y los recursos empleados, las metas propuestas al menor costo

Enlace municipal: Vnculo local entre las familias beneficiarias y el programa MFA Estmulo: incentivo (sinnimo). Monto de dinero que se entrega por familia de acuerdo al cumplimiento de compromisos

86

Exclusin: Proceso que lleva a que una familia pierda la calidad de beneficiaria, despus de aplicar el debido proceso y comprobar que los indicios existentes en su contra son ciertos. F Focalizacin: proceso mediante el cual se determina quines pueden acceder al programa, de acuerdo a los criterios preestablecidos para tal fin. Se encuentra dividido en tres etapas: identificacin, seleccin y asignacin G Grupos de intervencin: particin de la poblacin de todos los municipios del pas segn criterios de urbanizacin, vulnerabilidad e IPM para la determinacin de los montos de incentivos. I Impactos: efectos que los bienes y servicios entregados producen sobre los beneficiarios. Incentivo: estmulo (sinnimo). Monto de dinero que se entrega por familia de acuerdo al cumplimiento de compromisos Indicador: medida cuantitativa o cualitativa que permite observar una situacin y su tendencia, en funcin de un objetivo o una meta planificada. Se obtiene a partir de la relacin entre dos o ms variables y puede ser representada en diferentes unidades de medida (porcentaje, cantidades, recursos, entre otros). Inscripcin: Mecanismo por medio del cual el programa brinda a las familias potenciales beneficiarias la oportunidad de registrar sus datos u presentar documentos para incorporarse al programa. Insumos: inversin en recursos fsicos y financieros requeridos para la operacin del programa. L Liquidacin: Proceso mediante el cual se determina el valor de los incentivos a recibir por cada familia en el marco de un ciclo de entrega de incentivos del programa.
87

Liquidacin estndar: Se presenta a partir del segundo ciclo de entrega de incentivos de cada familia. Para esta liquidacin se toma como referencia el periodo de verificacin de cumplimiento de compromisos en salud y educacin M Madre titular: Responsable de cumplir los compromisos para la entrega de incentivos. El programa prioriza la inscripcin de la madre como titular de la familia. Madre lder: Figura que encabeza procesos de participacin social y concertacin institucional con las madres de su entorno. Es elegida entre las madres titulares y por ellas mismas para liderar acciones que conduzcan al fortalecimiento de su comunidad, al desarrollo de sus familias y apoyar la buena marcha del programa. N Notas crdito/dbito: Se derivan de la atencin de las peticiones, y condiciones especiales relacionadas con la oferta de servicios de salud y educacin. Novedad: cambio parcial o total sobre los datos de la familia o persona, o de la informacin asociada a sta, a lo largo de su permanencia el programa MFA. O Obligatoriedad del cumplimiento de compromiso: El programa determina como obligatorio el cumplimiento del CCD en un rango de control, cuando este perodo finaliza. Oportunidad del cumplimiento de compromisos: Se presenta cuando se reporta la asistencia del menor al CCD al inicio del rango, asegurando el cumplimiento de compromisos del nio o nia dentro del rango correspondiente. P

88

Poblacin potencial beneficiaria de MFA: toda la poblacin en condicin de pobreza y vulnerabilidad segn los criterios definidos por el programa, con miembros menores de 18 aos. Primera liquidacin: Se aplica a cada una de las familias para el primer ciclo de entrega de incentivos que les cobije. Sucede con posterioridad al proceso de inscripcin de la familia en el programa MFA y en el marco de las determinaciones que en relacin con los ciclos de entrega de incentivos haya establecido el programa Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor y lograr los resultados. Productos: son la transformacin de los insumos a travs de las actividades realizadas por el programa, constituyen todos aquellos bienes o servicios que se destinan para la atencin de las necesidades de la poblacin objetivo. Progresividad: El programa llega a todos los municipios del pas, sin embargo concentra recursos y coberturas en los municipios ms pobres, y entre los hogares pobres y vulnerables interviene diferencialmente a poblacionales especiales (poblacin indgena y en condicin de desplazamiento). Q Queja: Manifestacin de inconformidad causada por un hecho o situacin irregular, por la atencin recibida, por el comportamiento de un servidor pblico o de un actor institucional, comercial o social que tenga que ver con la operacin del programa y por la negligencia e ineficacia en el actuar de la autoridad administrativa. R Rango de control: Rangos de edad establecidos por resolucin por el Ministerio de Salud y Proteccin Social para la asistencia de los menores a CCD y que son tomados por MFA como los perodos en los que se debe verificar el cumplimiento de compromisos. Re-clculos: Se presenta cuando las familias cumple compromisos, pero ante alguna situacin no se hace efectivo el cobro. Esta situacin implica que se le deba reconocer el valor no cobrado.
89

Reclamo: Manifestacin de inconformidad por el incumplimiento en la entrega de los incentivos del programa o por la deficiente operacin del mismo. Resultados: avances en la realizacin de actividades y entrega de productos que le permiten al programa determinar s se est desarrollando la operacin de manera satisfactoria, sin indagar todava el efecto sobre la poblacin beneficiaria. S Seguimiento: proceso continuo que utiliza la recoleccin sistemtica de datos sobre indicadores, que permite evidenciar el grado de avance en el logro de los objetivos. Semilla de compromiso: monto de dinero que recibe la familia, por primera vez despus de su inscripcin al programa y que busca compensar el costo de oportunidad en que incurre para realizar el proceso de inscripcin. Sistema de Gestin Integral: Herramienta sistemtica de gestin que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad, satisfaccin en la prestacin del servicio prestado, conservacin del medio ambiente y seguridad ocupacional. Suspensin: Medida preventiva mediante la cual se excluye un beneficiario, de manera temporal, del ciclo operativo, hasta no se aclaren los indicios que han llevado a tomar dicha medida. T Transferencia monetaria condicionada: Transferencia en dinero a hogares pobres y vulnerables condicionada a la realizacin de inversiones en capital humano de los NNA del hogar. Transicin: Rgimen especial para la poblacin Sisbn II que viene siendo beneficiaria de Familias en Accin y que se encuentra por encima de los puntos de corte definidos para MFA y en un rango definido por el

90

programa. La transicin implica una permanencia de hasta por dos aos ms en MFA. Transparencia: En virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio pblico, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administracin, salvo reserva legal. V Validez: grado en el cual los indicadores miden de manera clara y directa lo que se espera medir. Verificacin del cumplimiento de compromisos: Procedimiento por medio del cual se determina si los beneficiarios del programa MFA cumplieron o no las condiciones establecidas, como requisito previo para la entrega de los incentivos.

91