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LABORATORIO EXCEL

COMO HACER UNA FACTURA EN EXCEL EN POCOS PASOS.


PASO 1: Lo primero que haremos, ser abrir un documento de Excel y renombrar sus 3 hojas de clculo, tal que as: FACTURA / PRODUCTOS / CLIENTES

PASO 2: Ahora en la hoja de factura, haremos lo que muestra la foto:

Asesor: Oscar J Gonzales Guzman

Email:oscarin7777@hotmail.com

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El tamao de letra, el diseo como puede ser el fondo, puede ser como quieras PASO 3: Ahora en las hojas productos y clientes haremos lo siguiente: PRODUCTOS:

CLIENTES:

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PASO 4: Empezaremos por lo mas bsico, completaremos las tablas de productos y de clientes, las pondremos a nuestro gusto y respectivamente las completaremos con los productos al que asignaremos un cdigo y su precio por unidad, y en los clientes completaremos con los datos que nos pide. En algunos casos como no nos va a caber toda la informacin, seleccionaremos las celdas donde queremos que vaya y le daremos al botn que encontramos arriba que pone: Combinar y centrar. He aqu dos pantallazos para que sirva de gua. CLIENTES:

Como veras el diseo es a elegir del usuario PRODUCTOS:

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PASO 5: Una vez hecho estos pasos, procederemos a trastear en la factura, haremos lo que hemos hecho con los dems, quitaremos los bordes a celdas, pondremos fondo, etc. Lo pondremos a nuestro gusto. Las columnas de cdigos y artculo que tenemos en esta hoja de clculo la completaremos con la informacin que tenemos en la hoja PRODUCTOS. Tal que as:

Ahora nos pondremos a poner las frmulas que necesitaremos, como adelanto usaremos la funcin BUSCARV y la funcin SI PASO 6: Para comenzar antes de todo pondremos en la celda de la fecha, y se hace poniendo =AHORA() en la celda al lado de la fecha. Bien vamos halla con las formulas empezaremos por los apartados de nombre, apellido, etc. Para empezar, marcamos la celda donde vamos a poner la formula, en este caso la del apellido. Entonces pondremos la formula =BUSCARV o CONSULTAV Esta consiste en: (valor buscado; matriz donde tiene que buscar; indicarle la columna donde debe coger la informacin) Pues bien pondr un ejemplo con unas captura de pantalla paso a paso:

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Aqu le decimos en donde tiene que buscar, que cliente tiene que poner y que aparezca y no tengamos que estar poniendo cada dato uno a uno, entonces marcamos la casilla donde pondremos el nmero de cliente Siguiente a esto ponemos lo siguiente

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Ahora la funcin =BUSCARV o CONSULTAV nos pide donde tiene que buscar la informacin, entonces iremos a la hoja de clientes y seleccionaremos toda la tabla como se ve en la imagen. Y ahora tras haber hecho esto:

Ahora en la formula pondremos en la columna que tiene que buscar dentro de la matriz. En mi caso es la columna 2. Una vez hecho esto cuando vayamos a la factura y en la casilla cliente y pongamos el nmero, nos saldrn directamente su apellido. Y con esta funcin tendremos que ir ponindola en todos las casillas de nombre, DNI, calle, etc. Tendremos que poner lo mismo para nada mas cambiando la columna. Despus de hacer esto tenemos que poner otra funcin, la funcin SI, que la utilizaremos para que cuando no pongamos ningn valor en donde cliente no nos aparezca nada, y no aparezca el #N/A Pasos a seguir: La funcin =SI(una prueba lgica; un valor verdadero; un valor falso) Puestos que tenemos la funcin BUSCARV, esta ser el valor falso. Entonces: =SI(la celda donde ponemos el nmero de cliente y que si no ponga nada; no aparezca nada; y que si pone algo salga la funcin BUSCARV) Aqu lo que hay que hacer:

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Con esto ya podremos hacer todas las formula de los datos, hemos hecho que si no pone ningn valor en donde cliente, no nos aparezca nada y que si pone un valor pues nos aparezca todos los datos a la vez, una vez hecho toda la parte de arriba procedemos a hacer la de abajo la de los productos. PASO 7: Procederemos a poner ms formulas en la parte de los artculos. Aqu haremos lo mismo que hicimos anteriormente pero en vez de ir a clientes iremos a la hoja de productos. Pas a paso:

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Ahora cuando vayamos a poner en cdigo algn nmero, pues nos saldr el artculo que pongamos, y si en cdigo no ponemos nada nos saldr el dichoso #N/A, por lo que ahora pondremos la funcin SI, tal como muestra la foto:

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Despus de poner esta frmula ya aunque no pongamos nada en cdigo no saldr nada en artculo. Ahora la frmula que tenemos es la siguiente =SI(D11="";"";BUSCARV(D11;PRODUCTOS!C5:D17;2)) Ahora arrastraremos esta frmula hasta la ltima celda, pero tendremos que modificarla porque la matriz donde tiene que buscar se modifica asique cuando arrastremos en las dems formulas sustituiremos la matriz que viene por PRODUCTOS!C5:D17 en todas Ejemplo: =SI(D12="";"";BUSCARV(D12;PRODUCTOS!C6:D18;2)) Sustituiremos lo subrayado por PRODUCTOS!C5:D17 en todas. Ahora vamos con la columna de P.UNITARIO: Haremos exactamente lo mismo que antes nos saldr la misma frmula nada ms que cambiando la columna. Tal que la formula quedara as:

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P.D: Para que salga el smbolo del , arriba en un botn seleccionis euros. PASO 8: Una vez hecho los anteriores pasos ya tendremos gran parte del trabajo hecho, ahora faltan unos pasos. Las unidades nosotros pondremos la que el cliente quiera. Ahora tendremos que poner unas simples frmulas de multiplicacin y suma, y la funcin SI:

Es una simple funcin, y esta la arrastramos hasta abajo, y ahora vamos con las frmulas de BASE IMPONIBLE, 21%IVA, Y TOTAL. Base imponible: Usaremos la funcin SUMA

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21% IVA: Usaremos una simple multiplicacin:

TOTAL: La suma del 21% y base imponible:

PASO 9: Ahora como ltimo paso, pasaremos a poner las macros. Antes de nada tendremos que ir a Opciones de Excel:

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Y marcar la opcin programador:

Despus de haber hecho esto iremos a Centro de confianza, que est en opciones de Excel, y una vez ah tenemos que dar a Configuracin del centro de confianza, una vez all, le das a configuracin de macros y clic

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en Habilitar todas las macros:

Ahora tenemos una nueva pestaa de Programador y haremos lo que hace la imagen:

Despus haremos 4 macros, tal que as:

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Las macros lo que tenemos que hacer es grabar una accin, es decir para la accin CLIENTES, le daremos al botn que nos aparece aqu abajo:

Lo pulsaremos e iremos a la pestaa de CLIENTES y lo pulsaremos otra vez, y ya est hecha la grabacin, luego vamos al botn que hemos hecho, como la foto anterior y clicaremos botn derecho y asignar macro, all estar nuestra macro guardada que la podemos nombrar como queramos, la seleccionamos y cada vez que pulsemos el botn de CLIENTES, nos llevara automticamente. Tambin puedes poner un botn en las pestaas clientes y productos, que se llame volver a factura y cada vez que lo pulses te lleve directamente. Y con esto y unos pocos retoques que quieras darle hemos terminado la factura

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