You are on page 1of 5

RELACIN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA Aunque poco se sabe sobre las disposiciones atinentes a los archivos en Colombia,

existen numerosos mandatos constitucionales, legales y obligatorios que normalizan el tratamiento de los documentos en el orden municipal, departamental y nacional. Su debido conocimiento garantiza una efectiva administracin pblica si se tiene en cuenta el volumen de archivos de gestin y centrales existentes en la actualidad. Por otro lado, los archivistas en su funcin deben promover el conocimiento y la aplicacin de los ms importante preceptos y normas esenciales en relacin al manejo de los archivos (grupos de documentos), desde su produccin hasta su disposicin final, sea sta la eliminacin o la conservacin permanente. Por ltimo, saber sobre la construccin de la poltica archivstica en nuestro pas es indispensable en elaboracin de proyectos y la definicin de acciones archivsticas que hagan de los archivos centros de informacin tiles para la gestin administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del pas. CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA Artculos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112 y 313. LEYES Ley 4 de 1913: Obligacin de las entidades oficiales con relacin a inventarios de los documentos de archivo, acceso a los documentos pblicos. (Artculos 289, 315, 316, 320 y 337). Ley 47 de 1920: Proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 45 de 1923: Conservacin de documentos bancarios. (Artculo 99). Ley 40 de 1932: Registro y reformas civiles de las personas. (Artculo 29). Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959: Proteccin del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981: Microfilmacin y certificacin de archivos. (Artculos 1, 2, 3 y 4). Ley 23 de 1981: Regula archivos de las historias clnicas. (Artculos 33, 34 y 35). Ley 23 de 1982: Derechos de Autor. (Artculo 2). Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los documentos pblicos. (Artculos 1,12, 13, 14, 15, 16 al 27). Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 6 de 1992: Reforma Tributaria Valor probatorio de la impresin imgenes pticas
no modificables. (Artculo 74).

Ley 31 de 1992: Ley 80 de 1989: Ley 80 de 1993: Ley 44 de 1993: Ley 190 de 1995: Ley 270 de 1996:

Publicidad, reserva y conservacin documentos del Banco de la Repblica. (Artculos 54 y 55). Crea el Archivo General de la Nacin. Estatuto de Contratacin Administrativa. (Artculos 39 y 35). Derechos de autor funcionarios pblicos. (Artculo 10). Faltas y delitos en archivos. (Artculos 27 y 79). Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en los despachos judiciales. (Artculo 95).

Ley 597 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacin. (Artculo 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13). Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. Ley 734 de 2002: Cdigo nico Disciplinario. (Artculo 34, No. 1, 5 y 22; Artculo 35, No. 8, 13 y 21). Ley 795 de 2003 : Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. (Artculo 22). DECRETOS Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Restringe adulteracin, recorte y doblez de microfilmes y prohbe de la incineracin de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacin del patrimonio histrico, artsticos, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artculos 106, 107, 113, 114 y 115). Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de las personas. (Artculos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos. (Artculos 1 a 5). Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnticos en la informacin tributaria. (Artculo 633). Decreto 1798 de1990: Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. (Artculo 31 a 33). Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artculo 51). Decreto 2620 de 1993: Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. (Artculo 96). Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artculos 123 y 13). Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 855 de 1994: Contratacin pblica. (Artculo 3). Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro nico de Proponentes. (Artculo 11). Decreto 1584 de 1994:Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro de proponentes Cmara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos. Prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1,13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informticos. (Artculos 1, 47, 49 y 62). Decreto 1094 de 1996: Facturas electrnicas. Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 1725 de 1997: Divisin de documentos DIAN. (Artculo 54). Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados. Decreto 254 de 2000: Expide el rgimen para la liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional. (Artculo 39). Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artculo 12). ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Acuerdo 07 de 1994: Acuerdo 08 de 1995: Acuerdo 09 de 1995: Acuerdo 12 de 1995: Acuerdo11 de 1996: Acuerdo 09 de 1997: Acuerdo 47 de 2000: Reglamento General de Archivos. Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. Reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin. Modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora. Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las Tablas de Retencin Documental. Desarrolla el artculo 43 del captulo V Acceso a los Documentos de Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de conservacin. Desarrolla el artculo 59 del captulo VII Conservacin de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Desarrolla el artculo 61 del captulo VII Conservacin de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Desarrolla el artculo 64 del captulo VII Conservacin de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterior de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Desarrolla el artculo 45 Requisitos para la consulta, del captulo V Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos sobre. Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Se dictan disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las cmaras de Comercio. Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 48 de 2000:

Acuerdo 49 de 2000:

Acuerdo 50 de 2000:

Acuerdo 56 de 2000:

Acuerdo 60 de 2000:

Acuerdo 16 de 2002: Acuerdo 37 de 2002:

Acuerdo 38 de 2002:

Acuerdo 39 de 2002: Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 41 de 2002: Reglamenta la entrega de documentos y archivos que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 42 de 2002: Establece criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de los Archivos 594 de 2000. Acuerdo 15 de 2003: Adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integracin Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo 02 de 2004: Establece los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. CIRCULARES Circular 01 de 1997: Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. Circular 02 de 1997: Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas t tecnologas en los archivos pblicos. Circular 01 de 1998: Creacin y desarrollo del Archivo General del Municipio. Circular 03 de 2001: Transferencias de acciones a considerar para la presente vigencia en el Plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos. Circular 07 de 2002: Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden nacional. Circular 01 de 2003: Organizacin y conservacin de los documentos de archivo. Circular 04 de 2003: Organizacin de las Historias Laborales. Circular 012 de 2004: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No 004 de 2003 (Organizacin de las Historias Laborales). Circular 01 de 2004: Inventario de documentos a eliminar. RESOLUCIONES Resolucin 142 de 1996: Crea al Comit Nacional de Archivos de Educacin Superior del Sistema Nacional de Archivos. Resolucin 033 de 1997: Crea el Comit Nacional de Archivos Eclesisticos, de Iglesias, Cultos y Religiones. Resolucin 147 de 1997: Crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin. Resolucin 049 de 1998: Crea el Comit de Gestin de Documentos del Sistema Nacional de Archivos. Resolucin 068 de 1998: Modifica el numeral 7 del artculo 2 de la Resolucin 142 de 1996. Resolucin 1995 de 1999: Establece normas para el manejo de la Historia Clnica. (Expedida por el Ministerio de Salud). Resolucin 081 de 2001: Adopta el programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Resolucin 019 de 2003: Reglamenta la Gestin de Documentos del Sistema Nacional de Archivos, creado por la Resolucin 049 del 16 de febrero de 1998. Resolucin 083 de 2004: Conforma el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin.

NORMAS TCNICAS NTC 4095: NTC 3723: Norma General para la Descripcin Archivstica. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelcula de tipo gelatina y sales de plata 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Norma sobre de Medicin de Archivos. Normas de procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Normas sobre reprografa. Microfilmacin Series. Procedimiento de operacin.

NTC 4080:

NTC 4436: NTC 5029: NTC 5174: NTC 5238:

DISPOSOCIONES CONTENIDAS EN CDIGOS COLOMBIANOS Cdigo de Procedimiento civil: Artculos 175, 251, 252, al 259, 261 al 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281, 282. Cdigo Penal: 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192, 194. Cdigo de Procedimiento Penal: 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275. Cdigo Contencioso Administrativo: 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29. Cdigo de Comercio: 18, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619. Cdigo Sustantivo del Trabajo: 39, 41, 42, 46, 48, 151, 162, 264, 393, 488.

Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

You might also like