INSTRUMENTOS Y ASPECTOS TCNICOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

CONSERVACIN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS

JAVIER AUGUSTO MAYOR FORERO ADMINISTRADOR PBLICO

PARA REFLEXIONAR
La diversidad de deterioros que pueden sufrir los documentos de archivo, no tiene comparacin con la gran cantidad de medidas que es posible tomar para limitarlos o, la solucin ms eficaz, para prevenirlos. prevenirlos . Las medidas preventivas de proteccin y preservacin estn enfocadas a proteger los documentos de los deterioros que podran sufrir y hacerlos accesibles el mayor tiempo posible posible. .. ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, 2007

DETERIOROS
Los Deterioros, son modificaciones o alteraciones que se presentan en la composicin fsica y/o funcional de los documentos que son producidos y/o recepcionados por una persona o una entidad pblica o privada en el transcurso de su gestin, independientemente de su soporte material, que modifican o alteran una o varias de sus caractersticas esenciales por la incidencia de uno o varios Factores o Mecanismos de Alteracin.

DETERIORO DOCUMENTAL

DETERIORO DOCUMENTAL

DETERIORO
Los documentos inevitablemente envejecen y se deterioran deterioran. . El tiempo transcurrido entre la generacin del documento y su completa destruccin (ciclo de vida), depende en buena medida de la efectividad de las acciones de prevencin acometidas en las organizaciones de informacin. HILDA ROSA LEN CASTELLANOS, 2001

FACTORES DE DETERIORO
FACTORES INTERNOS FACTORES DE DETERIORO FACTORES EXTERNOS

DETERIORO BIOLGICO

DETERIORO BIOLGICO
Los ambientes hmedos, calientes, oscuros y de poca ventilacin son los mas propicios para la infestacin e microorganismos microorganismos, , insectos y hasta pequeos roedores roedores. . En los archivos y bibliotecas de regiones tropicales, donde HR y T alcanzan niveles elevados, alrededor de 75 75% %y 30C, respectivamente, el hbitat es ideal para morada y reproduccin reproduccin; ; adems los documentos y los libros les sirven de alimento alimento. . Ahora bien, una variacin de estos factores no impedir su desarrollo, puesto que poseen grandes facilidades de adaptacin. INGRID BECK, 1992

DETERIORO BIOLGICO

DETERIORO BIOLGICO

DETERIORO BIOLGICO

DETERIORO BIOLGICO

DETERIORO BIOLGICO

DETERIORO AMBIENTAL
Los factores ambientales (temperatura, humedad, luz y contaminacin atmosfrica) son determinantes para la conservacin del material de archivo, y son los responsables, en muchos casos, de alteraciones de tipo fsico, qumico y biolgico. biolgico . Estos pueden ser externos al edificio de archivo o biblioteca o internos, pero lo normal es que los factores ambientales del interior del edificio se correspondan, en buena medida, con los externos externos. . Si nuestro archivo o biblioteca se encuentra situado geogrficamente en una zona con un clima muy hmedo o muy seco, altamente contaminada, o con temperaturas extremas, esos factores se vern reflejados en el interior del edificio y tendremos que luchar contra ellos para conseguir unos parmetros estables de conservacin. CRMEN BELLO Y ANGELS BORRELL, 1992

DETERIORO AMBIENTAL

TEMPERATURA
Es una medicin sistemtica que est relacionada con el estado atmosfrico del aire y que mantiene estrecha relacin con la medicin sistemtica de la humedad relativa, teniendo en cuenta que la alteracin de una provoca la alteracin de la otra. INGRID BECK, 1992

HUMEDAD
Humedad Relativa Relativa: : Es la proporcin (expresada en trminos porcentuales) que existe entre la cantidad de vapor de agua contenido en un determinado volumen de aire y la cantidad de vapor de agua que ese mismo volumen de aire puede llegar a contener en condiciones de igualdad de temperatura y presin atmosfrica (Humedad Relativa = Humedad Absoluta/Humedad de Saturacin) Saturacin). . Humedad Absoluta Absoluta: : Es la proporcin (expresada en trminos porcentuales) que existe entre la cantidad de vapor de agua contenido en un determinado volumen de aire y la cantidad de vapor de agua que ese mismo volumen de aire puede llegar a contener a una determinada temperatura. temperatura . Humedad de Saturacin Saturacin: : Es la cantidad mxima de vapor de agua contenido en un determinado volumen de aire que puede llegar a contener a la misma temperatura. INGRID BECK, 1992

LUZ
Las consecuencias de las radiaciones luminosas dependen, en general, de la extensin de las ondas, la intensidad de las radiaciones, el tiempo de exposicin, tanto como la capacidad de absorcin y sensibilidad a la luz de los materiales. materiales . Los componentes bsicos de los documentos archivados como el papel, las tintas, los cueros y los materiales fotogrficos, filmes y cintas magnticas, se perjudican intensamente por la accin de la luz y sus efectos. INGRID BECK, 1992

POLUCIN
La polucin atmosfrica est constituida por todos los elementos contaminantes que se encuentran en el ambiente, principalmente en zonas urbanas e industriales, es uno de los que ofrece mayores dificultades de erradicacin, ya que esto requiere de equipos especiales generalmente de elevado costo costo. . Estos contaminantes pueden dividirse en partculas slidas que son las que provocan principalmente alteraciones fsicas, ya que actan como sustancias abrasivas sobre la superficie de los documentos. INGRID BECK, 1992

DETERIORO AMBIENTAL

DETERIORO AMBIENTAL

DETERIORO AMBIENTAL

DETERIORO AMBIENTAL

DETERIORO CIRCUNSTANCIAL

DETERIORO CIRCUNSTANCIAL

DETERIORO CIRCUNSTANCIAL

DETERIORO CIRCUNSTANCIAL

DETERIORO CIRCUNSTANCIAL

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

DETERIORO FSICO

CONSERVACIN
La Conservacin, puede ser definida en esencia como una estrategia constituida por un conjunto de acciones que se desarrollan para hacer que el deterioro de los objetos sea el menos posible posible. . Se trata de acciones muy diversas que pueden aplicarse en la exhibicin, almacenamiento, manipulacin, limpieza, embalaje y transporte de objetos particulares o de colecciones completas, e incluso pueden tratarse del manejo del edificio como contenedor de los objetos y modificador de las condiciones ambientales. MINISTERIO DE CULTURA, 1985

CONSERVACIN
La Conservacin es ... ...el el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsin del dao o a la correccin del deterioro. VIAS, 1988

CONSERVACIN
CONSERVACIN CONSERVACIN RESTAURACIN

CONSERVACIN
Por consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que considerar dos factores factores: : prevencin y restauracin restauracin. . Esto es la conservacin conservacin. . Todas las polticas institucionales encaminadas a prever daos en los documentos, y corregir mediante la intervencin manual o mecnica, cualquier dao que se presente en ellos ellos. ..

CONSERVACIN
Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes frentes: : la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza fsica del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la informacin que consigna consigna .

PRESERVACIN
La Preservacin es ... la organizacin y programacin de toda clase de actividades relacionadas con la conservacin de las colecciones en general. COMMA, 2001

PRESERVACIN
La preservacin involucra a todas aquellas acciones preventivas que contribuyan al buen estado del acervo documental documental. . Quiere esto decir, que la preservacin se anticipa al dao que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteracin o deterioro, cuya mayora son de carcter extrnseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento documento. . En consecuencia, la preservacin busca eliminar el dao ocasionable ocasionable, , no el ocasionado ocasionado .

ETAPAS DE PRESERVACIN
1) Reconocimiento del proceso de deterioro inevitable de material orgnico 2) Identificacin del nivel de deterioro de los materiales y proyeccin del deterioro futuro 3) Creacin de sistemas de prioridades 4) Planificacin en etapas y en funcin de recursos disponibles 5) Abordaje global de los documentos evitando tratamientos invasivos innecesarios

CRITERIOS DE PRESERVACIN
1) Propiciar un medio ambiente idneo a las necesidades de permanencia y durabilidad de los documentos documentos. . Para ello, es necesario conocer: conocer : a) la composicin fsica y qumica de los documentos almacenados en las rea de depsito, as como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteracin alteracin; ;y b) las causas potenciales de su deterioro deterioro. .

CRITERIOS DE PRESERVACIN
2) Establecer polticas racionales de facilitacin del acervo documental, con el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulacin manipulacin. . Para ello, se recomienda recomienda: : a) Seleccionar los documentos ms valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una rplica o copia de ellos para salvaguardar los originales originales. ..

RESTAURACIN
La Restauracin es ... la recuperacin de la integridad fsica y funcional del documento, gracias a la correccin de las alteraciones que ha sufrido. VIAS, 1988

RESTAURACIN
La Restauracin centra su atencin en todas aquellas tareas que tienen por fin, intervenir directamente el documento con el objeto de devolverle su integridad fsica, aunque no precisamente original original. . En vista de que la intervencin se lleva a cabo sobre el soporte del documento, la persona responsable de hacer el trabajo debe tener el cuidado de respetar tanto su valor fsico como el valor funcional (intelectual). (intelectual) .

RESTAURACIN
El tratamiento que se le d al documento (paso que en el mejor de los casos debe evitarse) entraa cuidados especiales para no alterar su composicin estructural y la informacin consignada en l l. . Es, por tanto, un compromiso tico e histrico histrico. .

RESTAURACIN LA RESTAURACIN ES EL RESULTADO DE LA INEFICACIA O AUSENCIA DE POLTICAS Y PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA.

GRACIAS