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GUIA PRACTICA DE EXCEL 2007

MICROSOFT EXCEL 2007


1 QUE ES UNA HOJA DE CLCULO?
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: texto valores numricos, fechas y datos horarios frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas. 1.1 ALGUNA HOJAS ELECTRNICAS: Quoattro Pro Lotus !"!# $icrosoft %xcel. inte&rada en $icrosoft 'ffice 'pen'ffice.or& calc en 'pen'ffice.or& (numeric, inte&rada en (nome 'ffice )*pread, de )'ffice VENTAJAS DE UNA HOJA DE CLCULO: Permite com+inar datos tales como n,meros, texto, valores l&icos, y formulaso+teniendo una ho.a conta+le computari/ada. *e pueden &enerar &rficos y ta+las para mostrar las relaciones entre los datos. 0 travs de las relaciones mediante frmulas entre datos se crea un am+iente dinmico lo cual implica que al modificar al&unos datos- tam+in se modifican los que tienen relacin de dependencia entre ellos.

1.2

QU ES MICROSOFT EXCEL?
%s un sistema para la creacin de ho.as de clculo, cuyas posi+ilidades de tra+a.o, clculo y presentacin son amplias. Permite la creacin de &rficos que se modificarn automticamente al modificar los datos en su ho.a de clculo.

CMO INICIAR UNA SESIN DE TRABAJO EN EXCEL?


%n el escritorio se si&ue la si&uiente ruta. 1nicio Pro&ramas $icrosoft 'ffice $. 'ffice %xcel Por medio de un acceso directo. 0l a+rir cualquier archivo de %xcel Usando la opcin %.ecutar del men, de Inicio y teclee el nom+re Excel

DESCRI CIN DE LA !ENTANA DE EXCEL"

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Microsoft Excel 2007 tiene un nuevo aspecto, una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza los mens, las arras de !erramientas " la ma"or#a de los paneles de tareas de las versiones anteriores de Excel con un nico mecanismo que es sencillo e intuitivo$ %a nueva interfaz se !a dise&ado de forma que le a"ude a ser m's productivo en Excel " que le sea m's f'cil uscar las caracter#sticas adecuadas para varias tareas, descu rir la nueva funcionalidad " ser m's eficiente$

5olumna 5elda fila 6arra de 7rmulas

4"1 B#$$# %& '($)*+#,

La Barra de Frmulas, que se encuentra inmediatamente de+a.o de la cinta de 'pciones, presenta los tres sectores si&uientes: El sector de la izquierda o Cuadro de Nombres: muestra la u+icacin de la celda activa indicando la columna 304 y la fila 3 4 en que se encuentra, tam+in permite ver los nom+res de celdas o &rupos de celdas. El sector central: indica que se est en modo de edicin 3es decir, introduciendo nom+res, funciones, n,meros, etc.4. %l +otn permite anular el cam+io que se est reali/ando en el contenido de la celda, el +otn equivale a pulsar la tecla Intro, y el +otn es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel no permite e.ecutar nin&,n comando mientras este sector est activo. El sector de la derecha o Barra de Formulas muestra el contenido de la celda activa la edicin de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.

4"2 B#$$#, %& %&,-+#.#)/&012"

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*e encuentran en la parte inferior derecha de la ventana de aplicacin. Las barras vertical y horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la ho.a. 0 la i/quierda de la +arra inferior de despla/amiento pueden verse los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de clculo que constituyen el libro de trabajo en el que se est tra+a.ando. 5licando en los controles adyacentes 3a la i/quierda4 pueden lle&ar a verse las pesta8as de todas las ho.as, o +ien despla/arse hasta la primera o la ,ltima con una sola operacin.

4"3 B#$$# %& E,1#%2


%n la parte inferior de la ho.a de clculo aparece la Barra de Estado, en la que se presenta una +reve informacin acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio de tra+a.o. 9am+in contiene el :oom, y los +otones de vistas.

"

4"4 B2120&, %& -$&,&01#3/(04

En la esquina inferior derec!a se presentan las diferentes vistas que puedo tener del documento( 1. Normal, 2. Diseo de pgina, 3. Vista Previa de Salto de Pgina.

4"5 622)
)i desee ver los detalles m's de cerca en la *o+a o ale+ar la vista del documento de e usar esta opci,n$ Mire en la esquina inferior derec!a$ -rrastre el control deslizante !acia la derec!a para acercarse " !acia la izquierda para ale+arse$ )u.erencias(

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-l !acer clic en el nmero de porcenta+e que est' a la izquierda del control deslizante, se a re el cuadro de di'lo.o /oom, donde puede especificar un porcenta+e de zoom$ )i el mouse (rat,n) tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla 012% " .irar la rueda !acia delante para acercarse " !acia atr's para ale+arse$ 1am i3n puede encontrar los comandos /oom en la fic!a 4er$

A7RE7AR COMANDOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO R IDO

-l.unos comandos de Excel 2005 est'n disponi les en 6ffice Excel 2007 s,lo desde la lista de todos los comandos del cuadro de di'lo.o Opciones de Excel$ 7ara utilizar estos comandos en Excel 2007, primero a.r3.uelos a la 8arra de !erramientas de acceso r'pido como se explica a continuaci,n( 1. *a.a clic en el ot!n de "icroso#t O##ice ", a continuaci,n, !a.a clic en Opciones de Excel$ 2. En la lista a la izquierda, !a.a clic en Personali$ar$ 3. En el cuadro de lista desple.a le %omandos disponi les en, !a.a clic en &odos los comandos$ 4. En el cuadro Personali$ar arra de !erramientas de acceso r'pido 5. En el cuadro 7ersonalizar arra de !erramientas de acceso r'pido, seleccione 7ara todos los documentos (predeterminado) o ien un documento espec#fico$ 6. *a.a clic en el comando que desea a.re.ar " a continuaci,n, !a.a clic en -.re.ar$ 7. 2epita el paso para cada comando que desee a.re.ar$ 8. *a.a clic en los otones de flec!a )u ir " 8a+ar para or.anizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la 8arra de !erramientas de acceso r'pido$ 9. *a.a clic en -ceptar

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6 TRABAJANDO CON MICROSOFT EXCEL

Excel puede tra+a.ar simultneamente con un n,mero ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. <istintas hojas de clculo se a&rupan formando un fichero denominado libro de trabajo. 5ada ho.a puede contener hasta .=;>.?@A filas por A.#>; columnas haciendo un total de @. @B.>AB, >; celdas. Las columnas se identifican mediante letras 30, 6, 5,..., 00, 06, ..., 000,006,CD7<4, mientras que las filas son identificadas mediante n,meros 3 , ", #, ..., .=;>,?@A4. Una casilla o celda se identifica con laEs letraEs indicadoras de la columna, se&uidas del n,mero indicativo de la fila 3por e.emplo: 0", 2A, F A?, 0G"# , etc.4 Las celdas son la interseccin entre una fila y una columna.

LAS HOJAS DE EXCEL

5ada li+ro por defecto tiene # ho.as de clculo, llamadas tam+in por defecto Hoja1, Hoja2 y Hoja . %n todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de clculo activa (aquella cuya pesta8a aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla4. Por defecto, la ho.a activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede activarse una ho.a u otra sin ms que dar clic con el ratn en la pesta8a correspondiente. 9am+in pueden mantenerse activas varias ho.as de clculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic so+re las pesta8as de otras ho.as 3sH la ho.a esta activada, al clicar so+re su pesta8a con la tecla Ctrl pulsada la ho.a se desactiva, y viceversa4. !uando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tam+in en las dems ho.as activas, en las posiciones correspondientes. *i se presiona el +otn derecho del ratn so+re al&una de las pesta8as, se desplie&a un men contextual en el que le permite insertar una nueva hoja de clculo" borrarla" cambiarle el nombre" moverla" copiarla" cambiar el color de la etiqueta# La forma ms sencilla de cam+iar el nom+re a una ho.a de clculo es dar clic dos veces so+re la pesta8a que lleva su nom+re, en cuyo caso el fondo da la pesta8a pasa a ser ne&ro, pudiendo escri+ir directamente el nuevo nom+re. Por otra parte, es posi+le cam+iar el orden en el que aparecen las ho.as de clculo sin ms que clicar so+re la pesta8a de una de ellas y arrastrarla con el ratn hasta la nueva posicin que se desea que ocupe.

ACTI!ACIN 9 SELECCIN DE CELDAS

%n la ho.a de clculo hay en todo momento una celda activa 3y slo una4. La celda activa se distin&ue claramente de las dems, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente. La celda activa es la ,nica celda que puede reci+ir cualquier cosa que se introdu/ca por el teclado. 0sH pues, antes de introducir !o +orrar! al&o en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda

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activa. Una celda se convierte en celda activa clicando so+re ella. La celda activa se puede despla/ar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede tam+in avan/ar o retroceder una IpantallaJ con las teclas AvPg y RePg del teclado. 0 continuacin se van a descri+ir al&unas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas: . Para seleccionar toda la hoja de clculo +asta con clicar con el ratn en la esquina superior i/quierda de la ho.a, 3interseccin de la fila con los nom+res de columnas y la columna con la numeracin de filas4. ". Para seleccionar una determinada ila o columna! +astar clicar una sola ve/ so+re la etiqueta !el n,mero o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente!. Para seleccionar un ran&o de varias filas yEo columnas conti&uas, +asta clicar so+re la primera 3o ,ltima4 etiqueta, y arrastrar sin soltar el +otn del ratn hasta la ,ltima 3primera4 etiqueta del ran&o deseado. #. Para seleccionar un bloque conti"uo de celdas #un rectn"ulo#! hay que clicar con el ratn en una de las esquinas del +loque, y arrastrar el cursor hasta la celda u+icada en la esquina del +loque opuesta a la inicial. 9am+in se puede seleccionar un rectn&ulo clicando primero so+re la celda de una esquina y lue&o !manteniendo pulsada la tecla a!"sculas! volviendo a clicar so+re la celda en la esquina opuesta- esta operacin selecciona todo el ran&o de celdas entre las dos operaciones de clic. ;. Para seleccionar bloques no conti"uos de celdas +asta seleccionar cada +loque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. <e esta forma la nueva seleccin no anula los +loques seleccionados precedentemente. %sta tcnica puede utili/arse en com+inacin con la indicada en " para seleccionar filas o columnas no conti&uas. Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. *i se selecciona un rectn&ulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va despla/ando por la /ona seleccionada, recorrindola por columnas. 5uando se lle&a a la ,ltima celda seleccionada, se vuelve a comen/ar por la primera. %sto es ,til para introducir texto o n,meros en un ran&o de celdas, despla/ndose automticamente al pulsar Enter#

INTRODUCCIN DE DATOS

La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos !texto, n,meros, frmulas,...! mediante el teclado o haciendo Pegar de una seleccin previamente almacenada. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la $arra de F%rmulas. %stos datos pueden ser editados !+orrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.! de la forma ha+itual en todas las aplicaciones de $indo%s. Para despla/arse so+re el texto introducido puede utili/arse el ratn o las flechas del teclado. 9am+in la seleccin de una parte del texto se hace del modo ha+itual. Los datos se terminan de introducir clicando so+re el +otn de validar en la $arra de Formulas, pulsando Enter, o simplemente cam+iando de celda activa con las &lechas del teclado. 2ecurdese que pueden introducirse los mismos datos yEo formatos en varias ho.as de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. Las celdas seleccionadas se distin&uen porque adquieren color oscuro.

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5omo ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tam+in para introducir datos en un con.unto de celdas de una ho.a de clculo. 5uando una /ona de la ho.a est seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha /ona. 5ada ve/ que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda si&uiente de la seleccin. Las /onas rectan&ulares se recorren primero por columnas y lue&o por filas. 5uando se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Intro vuelve a comen/arse otra ve/ por la primera celda.

10 INSERCIN DE COMENTARIOS.
%n $icrosoft 'ffice %xcel le permite a&re&ar una nota a una celda insertando un comentario. Los comentarios permanecen ocultos 3si asH lo desea4 y presentan una peque8a esquina de color ro.o en la parte superior derecha de la celda, cuando el cursor se posiciona so+re la celda el comentario aparece y desaparece al retirar el puntero de la celda. Puede modificar el texto de los comentarios y eliminar los comentarios que ya no necesite. Utilice las opciones Nuevo! $odi icar! Eliminar! $ostrar todos los comentarios del &rupo Comentarios de la ficha %evisi&n' Para a&re&ar un comentario ha&a lo si&uiente: . Ka&a clic en la celda a la que desea a&re&ar el comentario. ". %n la ficha %evisar, en el &rupo Comentarios! ha&a clic en Nuevo comentario'

11 MO!ER 9 CO IAR CELDAS


Para trasladar 3o copiar4 el contenido de una seleccin de celdas a otra ho.a de clculo 3o a otra parte de la misma ho.a de clculo4, puede procederse de los modos si&uientes: . <espus de seleccionar las celdas, ele&ir el comando Cortar 3o Co&iar4 del &rupo (orta)a)eles de la ficha *nicio. la seleccin queda rodeada por un contorno especial 3 contorno circulante4, que indica que su contenido est dispuesto para ser pe&ado en otro sitio. 0 continuacin, se eli&e el comando Pegar o Pegado es&ecial, de este mismo &rupo. 5on el comando Pegado es&ecial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, frmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utili/arse tam+in las com+inaciones de teclas que ya conoce. %l contorno circulante se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Co&iar so+re otra seleccin. ". $uchas veces la forma ms sencilla de trasladar o copiar una seleccin de celdas es )or medio del rat&n. Una ve/ que se ha reali/ado la seleccin, se coloca el cursor so+re el +orde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la i/quierda y arri+a. %n ese momento se clica y se arrastra la seleccin hasta la posicin deseada. 0rrastrando simplemente, la seleccin se trasladaapretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia 3aparece un si&no L .unto al cursor que indica que se est copiando4.

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12 TRABAJANDO CON FILAS 9 COLUMNAS"
Las filas y columnas pueden ser manipuladas al efectuarse so+re ellas operaciones de modificacin del tama8o, insercin y eliminacin.

M2%/'/3#0%2 &+ 1#)#:2 %& +#, '/+#, ; 32+*)0#,


Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras: . 5on el ratn, arrastrando el +orde de la ca+ecera de la fila o de la columna 3la modificacin afecta a la fila o columna anterior al +orde arrastrado4. *o+re el cursor aparece la dimensin de la fila o columna que se est modificando. ". *eleccionando las filas yEo columnas cuya altura yEo anchura se desea modificar, y eli&iendo en la ficha *nicio la opcin Formato del &rupo Celdas' 5on cualquier opcin de+er escri+ir en el cuadro de dilo&o la dimensin deseada. #. Utili/ando el men contextual al dar clic derecho so+re la fila o columna titulo, se selecciona la opcin Alto de 'ila o Ancho de columna#

I0,&$3/(0 %& '/+#,< 32+*)0#, ; =+2>*&, %& 3&+%#,


Para insertar ' filas, +asta seleccionar las ' filas delante de las cules se quiere reali/ar la insercin. 0 continuacin de clic derecho para encontrar la opcin *nsertar o puede hacerlo eli&iendo del &rupo Celdas de la ficha 1nicio la opcin *nsertar' <e modo anlo&o, para insertar ' columnas, +asta seleccionar las ' columnas delante, de las cules se quiere reali/ar la insercin. 0 continuacin se eli&e el comando Columnas del men, Insertar. Para insertar un +loque de celdas rectan&ular, +asta seleccionar un +loque de las mismas dimensiones delante del cual se quiere reali/ar la insercin. 0 continuacin se eli&e el comando *nsertar Celdas de la ficha *nicio del &rupo Celdas, y se a+re un cuadro de dilo&o que pre&unta si, para reali/ar la insercin, se quieren despla/ar las otras celdas hacia la derecha 3sin que nin&una celda cam+ie de fila4 o hacia a+a.o 3sin que nin&una celda cam+ie de columna4. %n el cuadro de dilo&o tam+in se ofrece la posi+ilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la seleccin reali/ada. %ste cuadro de dialo&o se puede o+tener tam+in dando clic derecho so+re cualquier celda y ele&ir Insertar'

E+/)/0#0%2 '/+#, ; 32+*)0#,"


0nlo&amente podemos eliminar celdas, filas y columnas utili/ando la opcin eliminar del &rupo Celdas de la ficha *nicio' %n el caso de las filas o columnas la operacin se hace de forma inmediata, si se trata de de celdas o+tendr el si&uiente cuadro de dialo&o:

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%ste cuadro de dialo&o se puede o+tener tam+in dando clic derecho so+re cualquier celda y ele&ir eliminar. 9am+in- utili/ando el men contextual al dar clic derecho so+re la fila o columna titulo, se selecciona la opcin Eliminar" el cam+io es inmediato.

FORMATO DE DATOS

Excel ofrece muchas posi+ilidades de formatear los n,meros y el texto contenido en las celdas de datos, asH como el tama8o de las propias celdas, de forma que pueden conse&uirse presentaciones de verdadera calidad. 0 continuacin se descri+en al&unas de estas posi+ilidades. Las si&uientes opciones las encuentra en la ficha *nicio en la Cinta de +)ciones'

,ru)o Fuente 6sicamente las opciones ms populares de formato se encuentran en esta ficha, el &rupo 7uente, alineacin, n,mero y estilos le proporciona estas opciones: 3Para sa+er para qu sirve cada +otn, +asta colocar el cursor so+re l y esperar un par de se&undos4 Los principales +otones de esta ficha son: (Fuente ! )ama*o+ Le permite cam+iar el tipo y el tama8o de la fuente.

(Agrandar ! Encoger 'uente 0umenta y disminuye el tama8o de la letra.

(Botones de negrita, itlica ! subra!ado( Permiten cam+iar el formato de textos y n,meros en la forma ha+itual de estas opciones. ( Botn de Bordes+ Permite &enerar cuadros con las celdas del pro&rama, para ello se seleccionan las celdas a recuadrar y se selecciona la opcin de este +otn deseada pudiendo recuadrarse toda o solo uno de los laterales con lHnea simple, do+le o &ruesa.

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( !Botn de Relleno+ Permite rellenar las celdas con color, con ello se puede lo&rar destacar ciertas casillas que se consideren ms importantes. ( Color de 'uente+ Permite la eleccin del color con el que se va a escri+ir entre una &ran &ama cromtica. -lineaci&n' ( Botones de alineacin( Permiten centrar o alinear textos y n,meros por la i/quierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por la i/quierda y los n,meros por la derecha. %l cuarto +otn se llama Centrar y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una seleccin de celdas. ( -rientacin( (ira el texto a un n&ulo dia&onal, o a una orientacin vertical.

( Formato de ."mero( Permiten controlar formatos de uso ha+itual, tales como los sHm+olos para unidades monetarias, el formato de porcenta.e 3M4, o el aumento o disminucin de cifras decimales.

( Combinar ! centrar( Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tama8o y centra el contenido en la nueva celda. (eneralmente se utili/a para crear etiquetas que a+arcan varias columnas. ( Ajustar )exto( Kace que todo el contenido sea visi+le dentro de una misma celda mostrndolo en varias lHneas.

2ecuerde que tiene que !acer clic en la peque&a flec!a dia.onal que se encuentra en la esquina inferior derec!a del .rupo, el iniciador de cuadros de di'lo.o, si no ve opciones que est' acostum rado a utilizar en Excel$ 7or e+emplo dentro del .rupo N'mero puede determinar varias caracter#sticas a la vez$ : N,mero, alineacin, fuente, tramas y +ordes 3fi&ura a+a.o4.

Cuadro de dialogo Formato de Celdas


En la o)ci&n nmero se puede esta+lecer el tipo de dato que se va a mane.ar, de tal forma que podemos darle un formato &eneral o esta+lecer si es de tipo n,mero, moneda, fecha Cetc y esta+lecer caracterHsticas especificas para ello.

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%l cuadro de dilo&o -lineaci&n! ofrece la posi+ilidad de posicionar el texto en hori/ontal yEo vertical, asH como repartir el texto en varias lHneas dentro de la misma celda . 1&ualmente se puede determinar la orientacin del texto, introduciendo la inclinacin deseada en &rados. 9am+in en el cuadro de dilo&o Alineacin, existen unos controladores de texto que nos permiten a.ustar el texto, reducir hasta a.ustar y com+inar celdas que permite centrar el texto contenido en

una celda, a lo ancho de varias celdas hori/ontales previamente seleccionadas. La pesta8a de uente nos permite esta+lecer las propiedades del texto en las celdas seleccionadas tales como: tipo de letra, estilo, tama8o, color, efectos de su+rayado, tachado y superHndice. La pesta8a Bordes nos permite esta+lecer lHneas con un estilo y color especial para aplicar a la3s4 celdas seleccionadas. %ste comando es muy ,til al momento de crear ta+las. Podemos utili/ar el men, contextual o +otones desde la ficha *nicio 5on la opcin .ramas podemos esta+lecer el color de relleno de las celdas seleccionadas. No olvide que estas y otras opciones de formato las puede activar cuando se seleccionan una serie de celdas y se clica con el bot%n derecho del mouse aparece el men contextual' %ste men, est orientado a cam+iar los formatos y a hacer operaciones de edicin 3 cortar, &egar, co&iar, insertar, eliminar, 'ormato, hi&erv/nculoC4.

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/ar Formato como tabla Excel nos proporciona formatos ya esta+lecidos con lHneas, estilos de letras, colores de rellenosC etc. que podemos utili/ar simplemente al reali/ar al ele&ir 0ar 'ormato como tabla" del &rupo Estilos de la ficha *nicio. %li.a primero el &rupo de celdas, lue&o eli.a el estilo. 5uando se aplica el estilo ver que en la parte superior se muestran iltros en cada columna. %stos le permiten ordenar los datos, puede desactivarlos a travs de la ficha /atos en el &rupo +rdenar y Filtrar' 5on el +otn Filtro puede activarlos y desactivarlos para cada ta+la.

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1! BORRADO DE CELDAS
Una forma de +orrado muy particular la encontramos en la ficha *nicio en el &rupo $odi icar la opcin Borrar, al desple&ar la opcin encontramos cuatro su+opciones, *eleccione la /ona a +orrar y lue&o eli.a la opcin. . Borrar .odo de las celdas con todo su contenido, formato y comentarios ". Borrado del ormato pero no del contenido: *e eliminan todos los formatos que se han hecho a dichas celdas #. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas 9am+in se pueden +orrar los contenidos de toda una seleccin de celdas por medio de la tecla *upr. ;. Borrado de los comentarios pero no del contenido: Los comentarios son anotaciones o aclaraciones que se insertan al seleccionar 1nsertar E 5omentario y se identifican en la ho.a por tener dicha celda en su esquina superior derecha un re+orde ro.o. Kay que destacar que esto no impide escri+ir normalmente en la casilla.

1" ORDENANDO DATOS


%xcel puede ordenar se&,n distintos criterios y con &ran facilidad los datos de una lista, +ase de datos o columnas de una ho.a de clculo. 0l ordenar estos elementos, los datos se pueden or&ani/an de forma ascendente o descendente, si&uiendo un orden numrico o alfa+tico. Para ordenar los datos de+e seleccionar el &rupo de datos, lue&o de clic so+re el comando -rdenar de la &icha 0atos en el )rupo Filtrar ! -rdenar, Excel muestra el cuadro de dilo&o

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%sta+le/ca las columnas por las cuales sern ordenados, el tipo y el criterio de ordenacin. %xcel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenacin de la lista. 5ada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desple&a+les. Puede usar directamente los +otones de ordenar de la :!0 o la 0!: para esta+lecerlo de forma 0scendente y <escendente determinan en qu sentido se va a reali/ar la ordenacin: ascendente 3de la 0 a la :4 o descendente 3de la : a la 04. Las celdas en +lanco siempre son las ,ltimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La opcin de Filtrar y +rdenar tam+in puede encontrarlo en la ficha *nicio.

16 IM#RESIN DE HOJAS DE CLCULO CON EXCEL


La impresin de ta+las y &rficos es una de las posi+ilidades ms interesantes de Excel 5on el comando Im&rimir, mediante el cuadro de dilo&o es posi+le seleccionar distintas opciones: ran&o de impresin donde imprimir el tra+a.o .unto con al&unas propiedades propias de dicha impresora, n,mero de copias y vista preliminar de cmo aparecer en la impresora lo seleccionado para imprimir 3OPreviePQ4 La confi&uracin de cmo se imprimirn las p&inas se reali/a desde el ficha /ise0o de ("ina del &rupo Con i"urar ("ina. %ste &rupo muestra varias opciones que puede confi&urar de forma inmediata: eli.a los $r"enes o personalHcelos, puede cam+iar la orientaci&n del )a)el 3Kori/ontal y Fertical4, cam+iar el tama0o de la )"ina, entre otras opciones. *iempre podr lle&ar al cuadro de dialo&o que presentan estas mismas opciones y otras ms. %n el iniciador de cuadro de dialo&o . *e muestra un cuadro de dilo&o con cuatro con.untos de opciones: Pgina, rgenes, Encabe1amientos ! Pies de &gina y por ,ltimo 2oja. <esde cualquiera de los cuatro formularios es posi+le acceder a una vista preliminar de forma que se pueda ir o+servando los cam+ios que se estn reali/ando, tam+in se puede imprimir directamente desde esta opcin sin tener que ir a la opcin del Bot&n de $icroso t + ice. *e&,n el equipo se encuentra una u otra opcin so+re las propiedades de la impresora al clicar so+re -&ciones###. Pgina# %n este caso los elementos confi&ura+les son: -rientacin: %s posi+le seleccionar entre dos posiciones: la vertical 3 3ertical4 y apaisada u hori/ontal 32ori1ontal4. Escala: $ediante la opcin Ajustar a se aumenta o reduce el tama8o de la ho.a el porcenta.e que se especifique. 0parece tam+in la opcin de a.ustar el rea a imprimir a un n,mero especHfico de p&inas de alto por un n,mero especHfico de p&inas de ancho. )ama*o de &a&el ! calidad de im&resin : Las opciones disponi+les dependern de la impresora instalada pudindose ele&ir las dimensiones del papel a utili/ar por ejemplo varios tipos de so+res, 0#, 0", etiquetas... y la calidad de la impresin. rgenes de la Pgina

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1ndependientemente de la orientacin de la p&ina ele&ida en P&ina, Excel permite modificar los mr&enes que se desean para la ho.a. *e aconse.a unos mr&enes mHnimos de @ $m.3=,@ cm.4 ya que muchas impresoras no soportan cantidades inferiores. 5omo norma &eneral tanto el Encabe1ado como el Pie de Pgina de+en ser inferiores a los valores de margen su&erior e in'erior respectivamente, ya que estos ,ltimos delimitan el espacio donde insertar las celdas con la informacin. Las posiciones del enca+e/ado y del pie de p&ina se refieren a la distancia desde el +orde de la p&ina, y no desde el mar&en correspondiente. *tra &orma +astante ms rpida y fcil de indicar los mr&enes es a travs de la 3ista Preliminar, donde es posi+le modificar estos valores &rficamente al dar clic con el ratn so+re la lHnea discontinua y moverla se&,n las necesidades. Encabe1ado ! Pie de Pgina 9anto el enca+e/ado como el pie de p&ina se utili/an para incluir informacin que se desea apare/ca en todas las p&inas, tales como n,mero de p&ina, fecha, nom+re del documento, nom+re del autor C Excel ofrece un con.unto de opciones predefinidas tanto para el pie de p)ina como para el encabe+amiento, pero tam+in permite personali/ar estos valores. Por defecto suele estar seleccionada la opcin I ningunoJ. Para modificar al&uno de los valores se puede operar de dos formas, creando uno nuevo o usando uno anterior: . Para utili/ar un enca+e/amiento o pie de p&ina usado con anterioridad se a+re el <esple&a+le y se selecciona el que se desee, clicando -4 para finali/ar. ". Para personali/arlos, se pulsa so+re Personali1ar Encabe1amiento### o Personali1ar Pie de Pgina### apareciendo un cuadro de dilo&o donde se puede introducir el texto independientementeen las partes derecha, central e i/quierda del mismo. 2oja %n la si&uiente fi&ura se muestran las opciones correspondientes a la impresin de los datos, es decir de las celdas. 0parecen ; apartados: rea de impresin, imprimir tHtulos, imprimir y orden de las p&inas. 5rea de im&resin: Permite especificar el ran&o de celdas que se desea imprimir. *e puede indicar mediante teclado 3por ejemplo 6A:K"B4 o directamente con el ratn clicando so+re el +otn . %l rea de impresin es posi+le indicarla tam+in directamente desde el men, Archivo 6 5rea de Im&resin donde aparecen las opciones de seleccionar y anular el rea de impresin . Im&rimir t/tulos: %sta opcin se utili/a para que apare/ca en todas y cada una de las p&inas a imprimir una3s4 determinada3s4 columna3s4 yEo fila3s4 de la ho.a de clculo. (eneralmente se desea repetir la fila yEo columna que contiene los tHtulos. Utili/ando nuevamente el +otn es posi+le indicar esta informacin por medio del ratn. *i se teclea directamente hay que indicar el ran&o utili/ando el sHm+olo R precediendo el n,mero de las filas o las letras de las columnas 3 ejemplo R;:R? para repetir siempre la fila ; y ?, R5:R< para indicar que se repetirn las columnas 5 y <4. Im&rimir: <e las varias opciones presentes ca+e destacar 7/neas de 0ivisin que permite reali/ar la impresin utili/ando los +ordes de las celdas que tiene por defecto la ho.a de clculo. Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del pro&rama define sus propios +ordes de celdas.

1n&. $eyvelin 2omero

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-rden de las &ginas: 1ndica el orden en que se va a reali/ar la impresin . ,or de&ecto se reali/a primero hacia a+a.o hasta finali/ar las filas y lue&o hacia la derecha. %n este primer caso la p&ina " ser el rea de impresin que est inmediatamente de+a.o de lo impreso en la p&ina . La otra opcin es imprimir primero hacia la derecha y lue&o hacia a+a.o. %sta opcin produce que la p&ina " sea el rea que se encuentra a la derecha de la p&ina n,mero

17

REFERENCIAS $ NOMBRES

Las re'erencias a celdas se utili/an para referirse al contenido de una celda o &rupo de celdas. %l uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o &rupos de celdas de una ho.a de clculo para reali/ar determinados clculos. Una celda se referencia siempre por su identi&icador de columna !una letra o con.unto de # letras! y de &ila !un n,mero!. Por ejemplo, la celda 0" es la que se encuentra en la interseccin de la fila " con la columna 0. Los ran"os de celdas se expresan por medio del o&erador dos &untos 1:2! que separa la referencia a la primera celda del ran&o de la de la ,ltima celda Las re erencias mlti)les consisten en referencias sencillas separadas por el carcter coma 1!2' Por e.emplo: 36":<#,5?:<A4. *e pueden introducir tam+in re erencias a celdas de otra hoja de clculo , introduciendo el nom+re de esa ho.a antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el si"no de admiraci&n 132! por ejemplo: 3Ko.a S6?:5A4. %s importante sa+er que en las referencias a celdas o &rupos de celdas, Excel no distin&ue entre letras may,sculas y min,sculas.

17"1 R&'&$&03/#, A=,2+*1#, ; R&+#1/?#,


Excel usa siempre re'erencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. %sto si&nifica que las referencias usadas cam+iarn de modo acorde tras copiar la frmula de una celda a otra. 5on mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado. %l mtodo ms efica/ para definir re'erencias a celdas consiste en utili/ar el ratn para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. 5uando se desea introducir la referencia a una celda en una frmula, +asta clicar en dicha celda. <e esta forma, se minimi/an tam+in los errores en la insercin de referencias a celdas. %n ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cam+ien cuando se copia la frmula a una nueva posicin. Para ello hay que utili/ar re'erencias absolutas. %s posi+le utili/ar referencias a+solutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en a+solutas introduciendo el carcter dlar 344 antes de la letra de la columna o el n,mero de fila, que se quieren mantener invaria+les. *i se desea que no cam+ie ni el Hndice de filas ni de columnas, hay que poner el carcter 8 delante de cada uno de los dos Hndices. Una referencia a+soluta se puede insertar de dos formas diferentes: . 5onforme se introduce la frmula, se teclea el carcter 8 delante del Hndice de fila yEo de columna que se quiere mantener constante. 1n&. $eyvelin 2omero A

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". 5olocando el punto de insercin en la +arra de frmulas de manera que est dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F9 se pasa cHclicamente por referencias relativas, a+solutas y por los dos casos mixtos %n efecto, en al&unos casos, se pretende que tan slo una de las dos dimensiones, fila o columna, permane/ca constante. %n tales casos, se utili/a una referencia mixta, es decir, una referencia que conten&a a la ve/ referencias a+solutas y relativas. Por e.emplo, la referencia R6? evita que cam+ie la columna, mientras que la fila se adapta cada ve/ que se copia la frmula. 5on 6R? ocurre lo contrario: la columna cam+ia, mientras que la fila ? siempre permanece constante.

1%

FRMULAS $ FUNCIONES

Las 'rmulas constituyen el n,cleo de cualquier ho.a de clculo y por tanto de Excel. $ediante &%rmulas, se llevan a ca+o todos los clculos que se necesitan en una ho.a de clculo. Las &%rmulas se pueden utili/ar para m,ltiples usos: desde reali/ar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta comple.os clculos financieros, estadHsticos y cientHficos. Las 'unciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escri+ir una 'rmula. Por ejemplo, se puede crear la 'rmula T 30 L0"L0#L0;L0?L0AL0@L0>4E> o usar la 'uncin $%<10 30 :0>4 para reali/ar la misma tarea. *iempre que sea posi+le, es me.or utili/ar 'unciones que escri+ir las propias 'rmulas. Las 'unciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la +arra de frmulas y reducen la posi+ilidad de errores tipo&rficos. Las 'unciones act,an so+re los datos contenidos en una celda o con.unto de celdas de la misma forma que las 'rmulas lo hacen so+re los n,meros. Las 'unciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. %n la mayorHa de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tam+in pueden devolver resultados con texto, referencias, valores l&icos, matrices o informacin so+re la ho.a de clculo.

18"1 TI OS DE O ERADORES
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea reali/ar con los elementos de una frmula. $icrosoft %xcel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

1%.1.1 O&'()*+(', )(-./0.-1+,


Para e.ecutar las operaciones matemticas +sicas como suma, resta o multiplicacin, com+inar n,meros y &enerar resultados numricos, utilice los si&uientes operadores aritmticos. +)erador aritm5tico 6i"ni icado 1Ejem)lo2

1n&. $eyvelin 2omero

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L 3si&no ms4 ! 3si&no menos4 U 3asterisco4 E 3+arra o+licua4 *uma 3#L#4 2esta 3#! 4 Ne&acin 3! 4 $ultiplicacin 3#U#4 <ivisin 3#E#4

M 3si&no de porcenta.e4 Porcenta.e 3"=M4 V 3acento circunfle.o4 %xponenciacin 3#V"4

1%.1.2 O&'()*+(', *' 1+/&)()1-23


*e pueden comparar dos valores con los si&uientes operadores. 5uando se comparan dos valores utili/ando estos operadores, el resultado es un valor l&ico: F%2<0<%2' o 70L*'. +)erador de com)araci&n 6i"ni icado 1Ejem)lo2 T 3si&no i&ual4 W3si&no mayor que4 X3si&no menor que4 1&ual a 30 T6 4 $ayor que 30 W6 4 $enor que 30 X6 4

WT 3si&no i&ual o mayor que4 1&ual o mayor que 30 WT6 4 XT 3si&no i&ual o menor que4 1&ual o menor que 30 XT6 4 XW3si&no distinto de4 <istinto de 30 XW6 4

1%.1. O&'()*+( *' 1+31).'3)1-23 *' .'4.+


Utilice el si&no 3Y4 para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de &enerar un solo elemento de texto. +)erador texto Y comercial4 de 6i"ni icado 1Ejem)lo2 3ZyZ 5onecta o concatena dos valores para &enerar un valor de texto continuo 3ZFientoZYZnorteZ4

1%.1.! O&'()*+(', *' ('5'('31-)


5om+inan ran&os de celdas para los clculos con los si&uientes operadores.

1n&. $eyvelin 2omero

>

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+)erador re erencia : 3dos puntos4 de 6i"ni icado 1Ejem)lo2 'perador de ran&o que &enera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas 36?:6 ?4

- 3punto y coma4 o , 'perador de unin que com+ina varias referencias en una sola 3coma4 3*U$036?:6 ?-<?:< ?44 3espacio4 'perador de interseccin que &enera una referencia a celdas comunes a las dos referencias 36@:<@ 5A:5>4

Las frmulas calculan los valores en un orden especHfico. Las &rmulas de Excel siem)re comienzan )or un si"no i"ual 172. %l si&no i&ual indica a %xcel que los caracteres si&uientes constituyen una frmula. <etrs del si&no i&ual estn los elementos que se van a calcular 3los operandos4, separados por operadores de clculo. Excel calcula la &rmula de izquierda a derecha, se&,n el orden especHfico de cada operador de la frmula.

18"2 $/2$/%#% %& 2-&$#%2$&,


*i se com+inan varios operadores en una ,nica frmula, %xcel e.ecutar las operaciones en el orden que se indica en la ta+la a continuacin. *i una frmula contiene operadores con la misma prioridad 3por e.emplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin4, %xcel evaluar los operadores de i/quierda a derecha. +)erador : 3dos puntos4 3un solo espacio4 , 3coma4 ! M V UyE Ly! Y T X W XT WT XW Ne&acin 3como en ! 4 Porcenta.e %xponenciacin $ultiplicacin y divisin *uma y resta 5onecta dos cadenas de texto 3concatenacin4 5omparacin /escri)ci&n 'peradores de referencia

18"3 U,2 %& -#$@01&,/,


Para cam+iar el orden de evaluacin, escri+a entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lu&ar. Por e.emplo, la si&uiente frmula da un resultado de porque 1n&. $eyvelin 2omero B

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%xcel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica " por # y, a continuacin, suma ? al resultado. T?L"U# Por el contrario, si se utili/an parntesis para cam+iar la sintaxis, %xcel sumar ? y " y, a continuacin, multiplica el resultado por #, con lo que se o+tiene " . T3?L"4U# %n el si&uiente e.emplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a %xcel que calcule 6;L"? primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas <?, %? y 7?. T36;L"?4E*U$03<?:7?4

19 INTRODUCCIN DE FRMULAS $ FUNCIONES


La introduccin de una 'rmula en Excel se puede hacer tanto en la +arra de fmulas como en la propia celda. La frmula de+e empe/ar con un signo igual 374. 0 continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utili/ando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nom+res. Para introducir una frmula en una celda o en la +arra de frmulas, se pueden se&uir los si&uientes pasos: . *eleccionar con el ratn la celda donde desea que apare/ca el resultado del clculo. ". 5omen/ar tecleando el signo igual 3T4. <e esta forma Excel sa+e que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. #. 9eclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nom+res, todos ellos separados por los correspondientes operadores 3por ejemplo: L, !, U, E4. ;. 9erminar la introduccin de la frmula pulsando Enter.

1A"1 ASISTENTE DE FUNCIONES


La mayorHa de las 'unciones pueden necesitar uno o ms argumentos. *i la funcin contiene ms de un ar&umento, stos han de ir separados por el carcter &unto ! coma 384. -l escribir una unci&n no se han de incluir es)acios en blanco! a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensin del si&nificado de pala+ras separadas, se puede incluir un &uin o su+rayado, como por ejemplo en num[caract. 0 primera vista el uso de funciones puede parecer difHcil, especialmente por las diversas posi+les formas disponi+les de ar&umentos. %l Asistente de Funciones facilita este tra+a.o y sirve de &uHa a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona una +reve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus ar&umentos. Para insertar una &unci%n con sus ar)umentos en una ho.a de clculo se puede se&uir el si&uiente proceso: . *eleccionar la celda en la que desee introducir la funcin 3celda activa4.

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"=

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". Kacer clic so+re el +otn Asistente de Funciones (puede ser el bot%n de la barra de Frmulas o el bot%n de la 'icha F%rmulas: para mostrar un cuadro de dilo&o. %n este cuadro de dilo&o se de+e ele&ir la funcin que se desea utili/ar seleccionando de las distintas cate&orHas de funciones disponi+les en Excel# %stas cate&orHas clasifican el &ran n,mero de funciones disponi+les en &rupos ms reducidos. Excel muestra tam+in una lista de las funciones utili/adas recientemente. *i la funcin deseada no aparece entre las recientemente utili/adas y no se est se&uro de la cate&orHa a la que pertenece, se selecciona la cate&orHa )odas y se +usca en el con.unto de todas las funciones que estn disponi+les. %n la parte inferior del cuadro de dilo&o aparece una +reve descripcin de la funcin seleccionada, asH como de sus ar&umentos. *i se desea ms informacin so+re esa funcin se puede hacer clic en el +otn A!uda o+tenindose una +reve descripcin de la misma como de los ar&umentos que la definen. #. <espus de seleccionar la funcin deseada se clica en el +otn Ace&tar y se si&uen las instrucciones del Asistente de Funciones en el si&uiente cuadro de dilo&o que aparece, que permite definir los ar&umentos al mismo tiempo muestra el resultado o+tenido a medida que se introducen los ar&umentos requeridos. ;. 0l completar este cuadro se clica en el +otn Ace&tar para completar la funcin e insertarla en la celda activa.

Los &rupos de funciones que hay disponi+les son los si&uientes: Funciones ms recientemente utili+adas 3;sadas recientemente4 5oleccin de usadas con anterioridad, para llamar a una de estas no es necesario clicar en el +otn de la derecha, es suficiente seleccionar la casilla, pulsar el sHm+olo i&ual 3 4 y o+tenemos un desple&a+le a la i/quierda de la +arra de frmulas con estas funciones. -odas las &unciones disponibles 3)odas4 5oleccin de todas las funciones disponi+les por el pro&rama que son un total de "=@

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"

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ordenadas por orden alfa+tico. Funciones Financieras 3Financieras4 7unciones cuya principal aplicacin son las finan/as, conta+ilidad, +alances... dentro de estas destacamos el pa&o, tasa de intereses, depreciacin de un +ien... Funciones para manejo de &echas y horas 3Fecha 9 hora4 7unciones tales como dHa, mes, a8o... cuyo mane.o facilita la introduccin de fechas en la ho.a de clculo. Funciones matemticas y tri)onom.tricas 3 atemticas < )rigonom=tricas4 7unciones de uso matemtico, cientHfico e in&enieril tales como seno, coseno, lo&aritmos, exponenciales... Funciones estad/sticas 3Estad/sticas4 5lculo de desviaciones, densidad de pro+a+ilidad, n,mero de elementos en la ho.a...operaciones que facilitan los clculos estadHsticos una ve/ introducidas los datos a la ho.a de tra+a.o. Funciones de b0squeda y re&erencia 3B"s>ueda ! re'erencia4 'peraciones que nos facilitan el movernos so+re una lista 3explicada en la seccin >4 o una matri/ creada. Funciones para usar bases de datos 3Base de datos4 Funciones para manipulaci%n de texto 3)exto4 'peraciones con caracteres alfanumricos tales como conversin de letras a n,meros o viceversa, lon&itud de la cadena, formato de moneda... Funciones l%)icas 37gicas4 7unciones l&icas o 6ooleanas que son los operadores l&icos falso, verdadero, o, y, si, no. Funciones para obtener in&ormaci%n 3In'ormacin4 7unciones que nos informan so+re el contenido de las celdas al&unas de las cuales devuelve un valor +ooleano 3verdadero o falso4 so+re la celda tales como estexto, esnumero, esnotexto... Funciones de&inidas por el usuario (0e'inidas ;suario: 9ales funciones de+en ser definidas aunque &eneralmente no es necesario ya que las necesidades &enerales son cu+iertas por las anteriores. %l Asistente de Funciones ayuda a introducir funciones en una ho.a de clculo. Los usuarios expertos, que conocen los ar&umentos de definicin de las funciones ms usadas por ellas, pueden encontrar ms fcil el teclear directamente la funcin con sus ar&umentos en la frmula correspondiente.

1A"2 BIBLIOTECA DE FUNCIONES *e ha creado en esta versin de %xcel "==@ un peque8o &rupo llamado Biblioteca )ara Funciones que se accede desde la ficha F&rmulas. %ste &rupo contiene comandos rpidos de varias funciones que se encuentran

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dentro de las cate&orHas ms populares, adems contiene el asistente para funciones. %s otra alternativa para hacer uso de las funciones.

20 EDICIN DE FUNCIONES
<espus de ha+er introducido funciones en una frmula, existe la posi+ilidad de modificarlas o editarlas. *e puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o +ien se puede editarlas manualmente. Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden se&uir los si&uientes pasos: . *eleccionar la celda que contiene la funcin. ". Kacer clic en el +otn . 0parecer el Asistente de Funciones mostrando la funcin. #. 5am+iar los ar&umentos que se desee en la funcin. ;. 5uando se aca+en de reali/ar los cam+ios, clicar en Ace&tar. Para editar &unciones manualmente se puede proceder del si&uiente modo: . *eleccionar la celda que contiene la frmula 3celda activa4. ". Pulsar F? para editar en la +arra de frmulas o +ien hacer clic so+re dicha +arra para insertar el cursor en el lu&ar adecuado. #. %le&ir el ar&umento o trmino de la frmula que se desee modificar. ;. 1ntroducir el nuevo ar&umento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pe&ando un nom+re o insertando una funcin. ?. 9erminar haciendo clic en -4 o dando Enter

21

#ROTECCIN DE CELDAS $ HOJAS DE CLCULO

%n muchas ocasiones interesa &roteger contra escritura toda una ho.a de clculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposi+le el +orrar o cam+iar accidentalmente la informacin de dichas celdas. %n otras ocasiones puede interesar ocultar las 'rmulas con las que se han calculado los valores mostrados en al&unas celdas. Excel dispone de varias formas de prote&er la informacin contenida en un li+ro de tra+a.o. Una primera forma de prote&er un documento es declararlo como @olo lectura. Un documento @olo lectura puede leerse pero no modificarse. *i voluntaria o accidentalmente se e.ecuta el comando Auardar, el ordenador pide un nom+re diferente para almacenar el

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"#

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archivo, pues el archivo ori&inal no puede ser modificado. %l carcter @olo lectura de un documento se esta+lece a nivel del sistema operativo. <e forma interna Excel dispone de dos niveles de proteccin: a nivel de hoja de clculo y a nivel de celda. Para que la proteccin surta efecto, am+os niveles de proteccin tienen que estar activados. Por defecto, todas las celdas estn prote&idas, pero no las ho.as de clculo o el li+ro de tra+a.o. Las celdas de una ho.a de clculo pueden tener dos tipos de proteccin: blo>ueada+ No se puede modificar el contenido de la celda ocultar la +arra de frmulas se ve el valor, pero no la frmula que hay en la celda Las celdas se declaran blo>ueadas u ocultas con el cuadro de dilo&o Proteger al que se accede en el cuadro de dialo&o Formato de Celdas! en la ficha *nicio &rupo Nmero. La proteccin sur&ir efecto cuando se active tam+in la proteccin en el m+ito de la ho.a de clculo o li+ro de tra+a.o. %sta proteccin en el m+ito de ho.a o li+ro se activa con el comando de la &icha Revisar 6)rupo Cambios 6 comando Proteger 2oja. 5omo se ha dicho, por defecto todas las celdas estn blo>ueadas- por tanto si se activa el comando anterior no se podr modificar nin&una celda. Para modificar de modo selectivo la proteccin de al&unas celdas se puede proceder del si&uiente modo: . *i el documento est prote&ido, ele&ir de la ficha %evisar y el &rupo Cambios el comando 0es&roteger 2oja. ". *eleccionar todas las celdas del documento. %le&ir el cuadro de dilo&o Proteger en la ficha Inicio6)rupo ."mero y desactivar la proteccin de las celdas. Pulsar -4# #. *eleccionar las celdas que se desea prote&er. ;. 0ctivar la proteccin de las celdas en el cuadro de dilo&o Proteger 3Blo>uear4. ?. 0ctivar de nuevo la proteccin del documento por medio del comando de la &icha Revisar 6)rupo Cambios 6 comando Proteger 2oja. %l cuadro de dilo&o que se a+re con el comando de la &icha Revisar 6)rupo Cambios 6 comando Proteger 2oja. Permite prote&er el documento con una contrase8a 3OpassPordQ4 o pala+ra clave, definida por el usuario, que impida al acceso a dicho documento a todas aquellas personas que no cono/can dicho OpassPordQ. 5onviene resaltar el hecho de que si el usuario olvida dicho OpassPordQ, ni siquiera l mismo podr acceder al documento: es como si se hu+iera +orrado.

22 CREACIN DE DIAGRAMAS $ DE GRFICOS


Excel puede crear &rficos a partir de datos previamente seleccionados en una ho.a de clculo. %l usuario puede IincrustarJ un &rfico en una ho.a de clculo, o crear el &rfico en una ho.a especial para &rficos. %n cada caso el &rfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en al&,n momento los datos cam+ian, el &rfico se actuali/ar de forma automtica. Los &rficos de Excel contienen muchos o+.etos !tHtulos, etiquetas en los e.es...! que pueden ser seleccionados y modificados individualmente se&,n las necesidades del usuario.

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Para crear un &rfico con el Asistente &ara Ar'icos, de+en se&uirse los si&uientes pasos: Para comen/ar de+en seleccionarse so+re la ho.a los datos que se desea representar. Puede seleccionar incluso el nom+re de las columnas. ". 0ctive la ficha *nsertar! y visualice el &rupo ,r ico de+er ele&ir el tipo de &rfico a utili/ar y lue&o desple&ar la lista para ele&ir el modelo. #. 0utomticamente el &rfico ser insertado. ;. $ientras el &rfico est seleccionado o+serve en la parte superior de la ventana como se activan tres fichas para editar o modificar su &rfico si asH lo desea dentro de la ficha nom+rada Ficha de :erramientas de ,r ico. .

Ficha /ise0o
%n esta ficha tiene la opcin de cam+iar el tipo de &rfico, cam+iar los datos ori&en, cam+iar el dise8o del &rfico, ele&ir un estilo de &rfico e inclusive cam+iar la u+icacin de este.

Ficha (resentaci&n
5on esta ficha usted podr cam+iar el formato del rea del &rfico, del los e.es, leyenda y serie. 9am+in podr esta+lecer las etiquetas de los rtulos, tHtulos y ta+la- controlar los e.es y lHneas de la cuadricula

Ficha Formato
%ncontrar la forma de utili/ar al&unos de los estilos de forma y para texto preesta+lecidos para cada tipo de &rfico.

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9am+in puede hacer uso de las opciones que encuentra en el men, contextual cuando de clic derecho so+re el &rfico.

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