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1.2
QU ES MICROSOFT EXCEL?
%s un sistema para la creacin de ho.as de clculo, cuyas posi+ilidades de tra+a.o, clculo y presentacin son amplias. Permite la creacin de &rficos que se modificarn automticamente al modificar los datos en su ho.a de clculo.
La Barra de Frmulas, que se encuentra inmediatamente de+a.o de la cinta de 'pciones, presenta los tres sectores si&uientes: El sector de la izquierda o Cuadro de Nombres: muestra la u+icacin de la celda activa indicando la columna 304 y la fila 3 4 en que se encuentra, tam+in permite ver los nom+res de celdas o &rupos de celdas. El sector central: indica que se est en modo de edicin 3es decir, introduciendo nom+res, funciones, n,meros, etc.4. %l +otn permite anular el cam+io que se est reali/ando en el contenido de la celda, el +otn equivale a pulsar la tecla Intro, y el +otn es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel no permite e.ecutar nin&,n comando mientras este sector est activo. El sector de la derecha o Barra de Formulas muestra el contenido de la celda activa la edicin de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.
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*e encuentran en la parte inferior derecha de la ventana de aplicacin. Las barras vertical y horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la ho.a. 0 la i/quierda de la +arra inferior de despla/amiento pueden verse los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de clculo que constituyen el libro de trabajo en el que se est tra+a.ando. 5licando en los controles adyacentes 3a la i/quierda4 pueden lle&ar a verse las pesta8as de todas las ho.as, o +ien despla/arse hasta la primera o la ,ltima con una sola operacin.
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En la esquina inferior derec!a se presentan las diferentes vistas que puedo tener del documento( 1. Normal, 2. Diseo de pgina, 3. Vista Previa de Salto de Pgina.
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)i desee ver los detalles m's de cerca en la *o+a o ale+ar la vista del documento de e usar esta opci,n$ Mire en la esquina inferior derec!a$ -rrastre el control deslizante !acia la derec!a para acercarse " !acia la izquierda para ale+arse$ )u.erencias(
-l.unos comandos de Excel 2005 est'n disponi les en 6ffice Excel 2007 s,lo desde la lista de todos los comandos del cuadro de di'lo.o Opciones de Excel$ 7ara utilizar estos comandos en Excel 2007, primero a.r3.uelos a la 8arra de !erramientas de acceso r'pido como se explica a continuaci,n( 1. *a.a clic en el ot!n de "icroso#t O##ice ", a continuaci,n, !a.a clic en Opciones de Excel$ 2. En la lista a la izquierda, !a.a clic en Personali$ar$ 3. En el cuadro de lista desple.a le %omandos disponi les en, !a.a clic en &odos los comandos$ 4. En el cuadro Personali$ar arra de !erramientas de acceso r'pido 5. En el cuadro 7ersonalizar arra de !erramientas de acceso r'pido, seleccione 7ara todos los documentos (predeterminado) o ien un documento espec#fico$ 6. *a.a clic en el comando que desea a.re.ar " a continuaci,n, !a.a clic en -.re.ar$ 7. 2epita el paso para cada comando que desee a.re.ar$ 8. *a.a clic en los otones de flec!a )u ir " 8a+ar para or.anizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la 8arra de !erramientas de acceso r'pido$ 9. *a.a clic en -ceptar
Excel puede tra+a.ar simultneamente con un n,mero ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. <istintas hojas de clculo se a&rupan formando un fichero denominado libro de trabajo. 5ada ho.a puede contener hasta .=;>.?@A filas por A.#>; columnas haciendo un total de @. @B.>AB, >; celdas. Las columnas se identifican mediante letras 30, 6, 5,..., 00, 06, ..., 000,006,CD7<4, mientras que las filas son identificadas mediante n,meros 3 , ", #, ..., .=;>,?@A4. Una casilla o celda se identifica con laEs letraEs indicadoras de la columna, se&uidas del n,mero indicativo de la fila 3por e.emplo: 0", 2A, F A?, 0G"# , etc.4 Las celdas son la interseccin entre una fila y una columna.
5ada li+ro por defecto tiene # ho.as de clculo, llamadas tam+in por defecto Hoja1, Hoja2 y Hoja . %n todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de clculo activa (aquella cuya pesta8a aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla4. Por defecto, la ho.a activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede activarse una ho.a u otra sin ms que dar clic con el ratn en la pesta8a correspondiente. 9am+in pueden mantenerse activas varias ho.as de clculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic so+re las pesta8as de otras ho.as 3sH la ho.a esta activada, al clicar so+re su pesta8a con la tecla Ctrl pulsada la ho.a se desactiva, y viceversa4. !uando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tam+in en las dems ho.as activas, en las posiciones correspondientes. *i se presiona el +otn derecho del ratn so+re al&una de las pesta8as, se desplie&a un men contextual en el que le permite insertar una nueva hoja de clculo" borrarla" cambiarle el nombre" moverla" copiarla" cambiar el color de la etiqueta# La forma ms sencilla de cam+iar el nom+re a una ho.a de clculo es dar clic dos veces so+re la pesta8a que lleva su nom+re, en cuyo caso el fondo da la pesta8a pasa a ser ne&ro, pudiendo escri+ir directamente el nuevo nom+re. Por otra parte, es posi+le cam+iar el orden en el que aparecen las ho.as de clculo sin ms que clicar so+re la pesta8a de una de ellas y arrastrarla con el ratn hasta la nueva posicin que se desea que ocupe.
%n la ho.a de clculo hay en todo momento una celda activa 3y slo una4. La celda activa se distin&ue claramente de las dems, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente. La celda activa es la ,nica celda que puede reci+ir cualquier cosa que se introdu/ca por el teclado. 0sH pues, antes de introducir !o +orrar! al&o en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda
INTRODUCCIN DE DATOS
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos !texto, n,meros, frmulas,...! mediante el teclado o haciendo Pegar de una seleccin previamente almacenada. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la $arra de F%rmulas. %stos datos pueden ser editados !+orrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.! de la forma ha+itual en todas las aplicaciones de $indo%s. Para despla/arse so+re el texto introducido puede utili/arse el ratn o las flechas del teclado. 9am+in la seleccin de una parte del texto se hace del modo ha+itual. Los datos se terminan de introducir clicando so+re el +otn de validar en la $arra de Formulas, pulsando Enter, o simplemente cam+iando de celda activa con las &lechas del teclado. 2ecurdese que pueden introducirse los mismos datos yEo formatos en varias ho.as de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. Las celdas seleccionadas se distin&uen porque adquieren color oscuro.
10 INSERCIN DE COMENTARIOS.
%n $icrosoft 'ffice %xcel le permite a&re&ar una nota a una celda insertando un comentario. Los comentarios permanecen ocultos 3si asH lo desea4 y presentan una peque8a esquina de color ro.o en la parte superior derecha de la celda, cuando el cursor se posiciona so+re la celda el comentario aparece y desaparece al retirar el puntero de la celda. Puede modificar el texto de los comentarios y eliminar los comentarios que ya no necesite. Utilice las opciones Nuevo! $odi icar! Eliminar! $ostrar todos los comentarios del &rupo Comentarios de la ficha %evisi&n' Para a&re&ar un comentario ha&a lo si&uiente: . Ka&a clic en la celda a la que desea a&re&ar el comentario. ". %n la ficha %evisar, en el &rupo Comentarios! ha&a clic en Nuevo comentario'
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%ste cuadro de dialo&o se puede o+tener tam+in dando clic derecho so+re cualquier celda y ele&ir eliminar. 9am+in- utili/ando el men contextual al dar clic derecho so+re la fila o columna titulo, se selecciona la opcin Eliminar" el cam+io es inmediato.
FORMATO DE DATOS
Excel ofrece muchas posi+ilidades de formatear los n,meros y el texto contenido en las celdas de datos, asH como el tama8o de las propias celdas, de forma que pueden conse&uirse presentaciones de verdadera calidad. 0 continuacin se descri+en al&unas de estas posi+ilidades. Las si&uientes opciones las encuentra en la ficha *nicio en la Cinta de +)ciones'
,ru)o Fuente 6sicamente las opciones ms populares de formato se encuentran en esta ficha, el &rupo 7uente, alineacin, n,mero y estilos le proporciona estas opciones: 3Para sa+er para qu sirve cada +otn, +asta colocar el cursor so+re l y esperar un par de se&undos4 Los principales +otones de esta ficha son: (Fuente ! )ama*o+ Le permite cam+iar el tipo y el tama8o de la fuente.
(Botones de negrita, itlica ! subra!ado( Permiten cam+iar el formato de textos y n,meros en la forma ha+itual de estas opciones. ( Botn de Bordes+ Permite &enerar cuadros con las celdas del pro&rama, para ello se seleccionan las celdas a recuadrar y se selecciona la opcin de este +otn deseada pudiendo recuadrarse toda o solo uno de los laterales con lHnea simple, do+le o &ruesa.
( !Botn de Relleno+ Permite rellenar las celdas con color, con ello se puede lo&rar destacar ciertas casillas que se consideren ms importantes. ( Color de 'uente+ Permite la eleccin del color con el que se va a escri+ir entre una &ran &ama cromtica. -lineaci&n' ( Botones de alineacin( Permiten centrar o alinear textos y n,meros por la i/quierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por la i/quierda y los n,meros por la derecha. %l cuarto +otn se llama Centrar y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una seleccin de celdas. ( -rientacin( (ira el texto a un n&ulo dia&onal, o a una orientacin vertical.
( Formato de ."mero( Permiten controlar formatos de uso ha+itual, tales como los sHm+olos para unidades monetarias, el formato de porcenta.e 3M4, o el aumento o disminucin de cifras decimales.
( Combinar ! centrar( Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tama8o y centra el contenido en la nueva celda. (eneralmente se utili/a para crear etiquetas que a+arcan varias columnas. ( Ajustar )exto( Kace que todo el contenido sea visi+le dentro de una misma celda mostrndolo en varias lHneas.
2ecuerde que tiene que !acer clic en la peque&a flec!a dia.onal que se encuentra en la esquina inferior derec!a del .rupo, el iniciador de cuadros de di'lo.o, si no ve opciones que est' acostum rado a utilizar en Excel$ 7or e+emplo dentro del .rupo N'mero puede determinar varias caracter#sticas a la vez$ : N,mero, alineacin, fuente, tramas y +ordes 3fi&ura a+a.o4.
una celda, a lo ancho de varias celdas hori/ontales previamente seleccionadas. La pesta8a de uente nos permite esta+lecer las propiedades del texto en las celdas seleccionadas tales como: tipo de letra, estilo, tama8o, color, efectos de su+rayado, tachado y superHndice. La pesta8a Bordes nos permite esta+lecer lHneas con un estilo y color especial para aplicar a la3s4 celdas seleccionadas. %ste comando es muy ,til al momento de crear ta+las. Podemos utili/ar el men, contextual o +otones desde la ficha *nicio 5on la opcin .ramas podemos esta+lecer el color de relleno de las celdas seleccionadas. No olvide que estas y otras opciones de formato las puede activar cuando se seleccionan una serie de celdas y se clica con el bot%n derecho del mouse aparece el men contextual' %ste men, est orientado a cam+iar los formatos y a hacer operaciones de edicin 3 cortar, &egar, co&iar, insertar, eliminar, 'ormato, hi&erv/nculoC4.
/ar Formato como tabla Excel nos proporciona formatos ya esta+lecidos con lHneas, estilos de letras, colores de rellenosC etc. que podemos utili/ar simplemente al reali/ar al ele&ir 0ar 'ormato como tabla" del &rupo Estilos de la ficha *nicio. %li.a primero el &rupo de celdas, lue&o eli.a el estilo. 5uando se aplica el estilo ver que en la parte superior se muestran iltros en cada columna. %stos le permiten ordenar los datos, puede desactivarlos a travs de la ficha /atos en el &rupo +rdenar y Filtrar' 5on el +otn Filtro puede activarlos y desactivarlos para cada ta+la.
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REFERENCIAS $ NOMBRES
Las re'erencias a celdas se utili/an para referirse al contenido de una celda o &rupo de celdas. %l uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o &rupos de celdas de una ho.a de clculo para reali/ar determinados clculos. Una celda se referencia siempre por su identi&icador de columna !una letra o con.unto de # letras! y de &ila !un n,mero!. Por ejemplo, la celda 0" es la que se encuentra en la interseccin de la fila " con la columna 0. Los ran"os de celdas se expresan por medio del o&erador dos &untos 1:2! que separa la referencia a la primera celda del ran&o de la de la ,ltima celda Las re erencias mlti)les consisten en referencias sencillas separadas por el carcter coma 1!2' Por e.emplo: 36":<#,5?:<A4. *e pueden introducir tam+in re erencias a celdas de otra hoja de clculo , introduciendo el nom+re de esa ho.a antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el si"no de admiraci&n 132! por ejemplo: 3Ko.a S6?:5A4. %s importante sa+er que en las referencias a celdas o &rupos de celdas, Excel no distin&ue entre letras may,sculas y min,sculas.
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FRMULAS $ FUNCIONES
Las 'rmulas constituyen el n,cleo de cualquier ho.a de clculo y por tanto de Excel. $ediante &%rmulas, se llevan a ca+o todos los clculos que se necesitan en una ho.a de clculo. Las &%rmulas se pueden utili/ar para m,ltiples usos: desde reali/ar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta comple.os clculos financieros, estadHsticos y cientHficos. Las 'unciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escri+ir una 'rmula. Por ejemplo, se puede crear la 'rmula T 30 L0"L0#L0;L0?L0AL0@L0>4E> o usar la 'uncin $%<10 30 :0>4 para reali/ar la misma tarea. *iempre que sea posi+le, es me.or utili/ar 'unciones que escri+ir las propias 'rmulas. Las 'unciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la +arra de frmulas y reducen la posi+ilidad de errores tipo&rficos. Las 'unciones act,an so+re los datos contenidos en una celda o con.unto de celdas de la misma forma que las 'rmulas lo hacen so+re los n,meros. Las 'unciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. %n la mayorHa de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tam+in pueden devolver resultados con texto, referencias, valores l&icos, matrices o informacin so+re la ho.a de clculo.
18"1 TI OS DE O ERADORES
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea reali/ar con los elementos de una frmula. $icrosoft %xcel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
WT 3si&no i&ual o mayor que4 1&ual o mayor que 30 WT6 4 XT 3si&no i&ual o menor que4 1&ual o menor que 30 XT6 4 XW3si&no distinto de4 <istinto de 30 XW6 4
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- 3punto y coma4 o , 'perador de unin que com+ina varias referencias en una sola 3coma4 3*U$036?:6 ?-<?:< ?44 3espacio4 'perador de interseccin que &enera una referencia a celdas comunes a las dos referencias 36@:<@ 5A:5>4
Las frmulas calculan los valores en un orden especHfico. Las &rmulas de Excel siem)re comienzan )or un si"no i"ual 172. %l si&no i&ual indica a %xcel que los caracteres si&uientes constituyen una frmula. <etrs del si&no i&ual estn los elementos que se van a calcular 3los operandos4, separados por operadores de clculo. Excel calcula la &rmula de izquierda a derecha, se&,n el orden especHfico de cada operador de la frmula.
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Los &rupos de funciones que hay disponi+les son los si&uientes: Funciones ms recientemente utili+adas 3;sadas recientemente4 5oleccin de usadas con anterioridad, para llamar a una de estas no es necesario clicar en el +otn de la derecha, es suficiente seleccionar la casilla, pulsar el sHm+olo i&ual 3 4 y o+tenemos un desple&a+le a la i/quierda de la +arra de frmulas con estas funciones. -odas las &unciones disponibles 3)odas4 5oleccin de todas las funciones disponi+les por el pro&rama que son un total de "=@
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1A"2 BIBLIOTECA DE FUNCIONES *e ha creado en esta versin de %xcel "==@ un peque8o &rupo llamado Biblioteca )ara Funciones que se accede desde la ficha F&rmulas. %ste &rupo contiene comandos rpidos de varias funciones que se encuentran
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20 EDICIN DE FUNCIONES
<espus de ha+er introducido funciones en una frmula, existe la posi+ilidad de modificarlas o editarlas. *e puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o +ien se puede editarlas manualmente. Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden se&uir los si&uientes pasos: . *eleccionar la celda que contiene la funcin. ". Kacer clic en el +otn . 0parecer el Asistente de Funciones mostrando la funcin. #. 5am+iar los ar&umentos que se desee en la funcin. ;. 5uando se aca+en de reali/ar los cam+ios, clicar en Ace&tar. Para editar &unciones manualmente se puede proceder del si&uiente modo: . *eleccionar la celda que contiene la frmula 3celda activa4. ". Pulsar F? para editar en la +arra de frmulas o +ien hacer clic so+re dicha +arra para insertar el cursor en el lu&ar adecuado. #. %le&ir el ar&umento o trmino de la frmula que se desee modificar. ;. 1ntroducir el nuevo ar&umento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pe&ando un nom+re o insertando una funcin. ?. 9erminar haciendo clic en -4 o dando Enter
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%n muchas ocasiones interesa &roteger contra escritura toda una ho.a de clculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposi+le el +orrar o cam+iar accidentalmente la informacin de dichas celdas. %n otras ocasiones puede interesar ocultar las 'rmulas con las que se han calculado los valores mostrados en al&unas celdas. Excel dispone de varias formas de prote&er la informacin contenida en un li+ro de tra+a.o. Una primera forma de prote&er un documento es declararlo como @olo lectura. Un documento @olo lectura puede leerse pero no modificarse. *i voluntaria o accidentalmente se e.ecuta el comando Auardar, el ordenador pide un nom+re diferente para almacenar el
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Ficha /ise0o
%n esta ficha tiene la opcin de cam+iar el tipo de &rfico, cam+iar los datos ori&en, cam+iar el dise8o del &rfico, ele&ir un estilo de &rfico e inclusive cam+iar la u+icacin de este.
Ficha (resentaci&n
5on esta ficha usted podr cam+iar el formato del rea del &rfico, del los e.es, leyenda y serie. 9am+in podr esta+lecer las etiquetas de los rtulos, tHtulos y ta+la- controlar los e.es y lHneas de la cuadricula
Ficha Formato
%ncontrar la forma de utili/ar al&unos de los estilos de forma y para texto preesta+lecidos para cada tipo de &rfico.
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