ISO 2008 9001

GUIA DE AUDITORIA N 03
Auditora a la Alta Direccin

SERIE MANUALES DE CALIDAD

MANUALES SERIE ISO 9000 ESPAOL - TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS 1

NORMA INTERNACIONAL

ISO 9000

MANUAL DEL AUDITOR de SISTEMAS DE CALIDAD

GUIA DE AUDITORIA N 03
Auditoria a la Alta Direccin Cmo auditar los procesos de la alta direccin

No podemos negar que cuando hablamos de la Auditoria a la alta direccin se dispara cierta preocupacin de los auditores para poder planificar la auditoria de manera que salga muy bien, esa planificacin por momentos se hace muy extensa y abunda en notas a auditar y por momentos se resume a algunos pocos puntos.

Mucho depende si la auditoria es externa o es interna, generalmente en el primer caso siempre queremos dejar demostrado a la empresa que nos contrata, que nos ceimos o ajustamos al mayor profesionalismo y conocemos tcnicamente de que estamos

hablando, mientras que en el caso de una auditoria interna tratamos de demostrar a nuestra Direccin que tenemos una buena planificacin para que la auditoria sea efectiva, no quite tiempo productivo y aporte el mayor valor agregado.

Pero aclaremos algo muy importante, si realizamos una buena planificacin de la auditoria a la alta direccin y aplicamos criterios
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adecuados y sentido comn, el buen aporte del auditor en esta rea tendr casi siempre un muy buen efecto a lo largo de toda la cadena, ya que es el lugar indicado para poner en juego todo nuestros conocimientos y agregar valor a la organizacin.

Reconociendo que la auditoria de los procesos de la alta direccin es un asunto sensible, este documento brinda una gua para esta categora de auditora.

Inicio Es recomendable que los auditores involucren a la alta direccin en la auditora, es decir, invitarlos a las reuniones de apertura y cierre, programar tiempo suficiente en el plan de auditoria para entrevistar a los altos directivos, discutir los hallazgos de la auditora directamente con ellos, buscar evidencia de su compromiso, etc.

Es importante que el centro de atencin deje de estar slo en el responsable de calidad, o del director de calidad y pase a la alta direccin de la organizacin. Se recomienda que el auditor considere las actividades de la alta direccin como procesos y los audite de acuerdo a ello.

Etapa de planificacin

Esta es una etapa muy importante en el desarrollo de una buena Auditoria, ya que nos va a permitir obtener una buena organizacin y poder seguir un hilo conductor de los procesos y reas de la empresa evitando que podamos desviarnos de nuestros objetivos.
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En el requisito 5 Responsabilidades de la Direccin, se encuentran descriptos los compromisos y responsabilidades de la Alta Direccin.

5 Responsabilidad de la Direccin 5.1 Compromiso de la direccin La alta direccin debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del sistema de gestin de la calidad, as como con la mejora continua de su eficacia: a) comunicando a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, b) estableciendo la poltica de la calidad, c) asegurando que se establecen los objetivos de la calidad, d) llevando a cabo las revisiones por la direccin, y e) asegurando la disponibilidad de recursos.

Es necesario que el auditor identifique los procesos de la alta direccin y:

a) Entienda a la organizacin y su estructura de gestin revisando informacin como por ejemplo, manuales organizacionales, informes de calidad, produccin, planes de negocios, sitios Web y toda aquella informacin que nos permita visualizar el perfil de la compaa.

b) Disponga en el plan de auditoria la recoleccin de informacin pertinente con respecto al compromiso de la alta direccin, verificando
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el cumplimiento y evolucin de los objetivos de calidad, directamente desde y a travs de entrevistas a la alta direccin.

c) Entienda la cultura de la organizacin y de su alta direccin para determinar su impacto en el plan de auditoria - y hacer los ajustes adecuados.

d) Planificar el tiempo de la entrevista con la alta direccin para garantizar la conveniencia y puntualidad. No es recomendable asignar a un auditor con poca experiencia en auditoria para entrevistar a la alta direccin.

Conduccin de la auditora Los mtodos comunes para evaluar el compromiso de la alta direccin incluyen:

1. Entrevistas con la alta direccin El auditor puede, usando terminologa de negocios apropiada para la alta direccin, hacer preguntas pertinentes que:

a) Intenten obtener evidencia de la conciencia y el compromiso de la alta direccin con la calidad y su importancia para los objetivos globales y el sistema de gestin de la organizacin,

b) Establezcan evidencia del cumplimiento de los requisitos de ISO 9001 para la responsabilidad de la direccin.

2. Recoleccin y corroboracin de la evidencia

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El

auditor/equipo

auditor

debera

buscar

constantemente

las

oportunidades para corroborar las respuestas obtenidas de la alta direccin cuando se realiz la entrevista. Esto incluye:

a) disponibilidad y pertinencia de las polticas y los objetivos;

b) establecer el vnculo entre las polticas y los objetivos;

c) obtener evidencia de que estas polticas y estos objetivos son eficaces y se entiendan en toda la organizacin.

d) determinar si las polticas y los objetivos son adecuados para la mejora continua del sistema de gestin de la calidad y para el logro de la satisfaccin del cliente.

e) determinar si alta direccin est involucrada en las revisiones por la direccin. Pueden ser necesarias entrevistas y recoleccin de evidencia adicionales para obtener la corroboracin necesaria.

El equipo auditor debera asegurar que tambin se recolecta toda evidencia adicional del compromiso de la alta direccin.

El auditor/equipo auditor debera revisar la evidencia recolectada para asegurarse de que la informacin es completa y exacta, y dar confianza en las conclusiones obtenidas.

Informe de auditora Los auditores deberan preparar sus informes de auditoria para que sean adecuados para la presentacin a la alta direccin de las
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Organizaciones. Puede ser apropiado presentar un resumen ejecutivo del informe de auditora adecuado para su presentacin ante la alta direccin y las partes interesadas clave de la organizacin. El resumen ejecutivo debera subrayar los hallazgos importantes, tanto positivos como negativos, e identificar las oportunidades para la mejora.

Luis Sarmiento Director Manuales y Normas de Sistemas de Gestion.

Bibliografa +Manuales de Auditor de ISO 9000 y Sistemas de Gestin. +International Standard Organization (ISO). +Norma Internacional ISO 9001:2008. +ISO/TC 176/SC 2.

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