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Cette notice est un résumé succinct des principales fonctions de MicroSoft Access. Dans bien
des cas vous serez obligé de vous reporter à la brochure officielle, ou bien d'utiliser l'aide en ligne.
Les « Modules », objets de MicroSoft Access, permettent de programmer ses propres procédures
et fonctions.
Ils font partie d'une seconde brochure, et ne seront donc pas décrits ici.
Onglet "Index"
1. Cliquez sur le raccourci du bureau, ou cliquez sur le bouton « Démarrer », et ouvrez le groupe
« Programme »,
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Lorsqu'une base de données est ouverte, ou que vous êtes en création, vous avez sur l'écran
une boîte à outils vous permettant de créer 6 types d'objets. (Tables, Requêtes, Formulaires, États,
Macros et Modules)
Pour créer un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, puis sur le bouton
« Nouveau ».
Pour modifier un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, sélectionner l'objet dans
la liste, puis cliquer sur le bouton « Modifier ».
Pour Ouvrir un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, sélectionner l'objet dans la
liste, puis cliquer sur le bouton « Ouvrir ».
Tables
Une table est une suite d'enregistrements contenant des données relatives à une certaine
catégorie d'information. Chaque enregistrement est composé de champs contenant les éléments
spécifiques. Une base de données est généralement composée de plusieurs tables, chaque table
étant liée entre elles par des relations.
Clés primaires
Afin de pouvoir établir des liens entre les tables, chaque enregistrement d'une table doit parfois
être identifié par une valeur unique. Le champ contenant cette valeur unique s'appelle La clé
primaire.
Lorsque vous choisissez la clé primaire souvenez-vous des points suivants :
• Il ne faut pas de doublons dans le champ servant de clé primaire.
• La longueur de la clé primaire affecte la vitesse des traitements, choisissez la plus petite longueur
possible.
• MicroSoft possède un champ appelé « Compteur », qui numérote en séquence les
enregistrements et peut servir de clé primaire.
Relations
Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table(Table Source) et le champ
d'une autre table (Table Destination). La notion de relation est évidemment très importante dans la
structure d'une base de données. Il est vivement conseillé de définir les relations entre les tables
avant toutes saisies.
MicroSoft Access possède une option « Appliquer l'intégrité référentielle », ce qui oblige Access,
si cette option est choisie, à faire des contrôles lors de la création ou la suppression
d'enregistrements.
Lorsque cette option est active, il sera impossible de créer un enregistrement dans la table
« Destination » faisant référence à un enregistrement n'existant pas dans la table « Source ».
De plus, la suppression d'un enregistrement de la table « Source » sera impossible si cet
enregistrement est lié à des enregistrements de la table « Destination ».
Requêtes
Une requête interroge une ou plusieurs tables, en fonction de certains critères.
MicroSoft Access distingue 2 types de requêtes :
• Les requêtes « Sélection », qui extrait et affiche des données dans une « Feuille de réponses ».
• Les requêtes « Action », qui modifie ou crée des tables.
Access offre une grande souplesse de formulation des requêtes. Elles vous permettent de :
• Choisir les champs à sélectionner et à afficher.
• Restreindre des enregistrements en fonction de critères de sélection.
• Trier les enregistrements.
• Interroger plusieurs tables, faire des totaux et des regroupements.
• Créer des requêtes à partir de requêtes.
États
Un état sert à regrouper des données extraites d'une table ou d'une requête, dans un format et
une mise en page que vous aurez spécifié, afin de les imprimer.
En créant un état vous pourrez :
• Organiser et regrouper des données.
• Calculer des sous-totaux, des totaux et des pourcentages.
• Incorporer des sous-états et des graphiques automatiques basés sur vos données.
Macros
Une macro est une suite d'instructions qui serviront à exécuter des tâches répétitives ou
routinières en diminuant les risques d'erreurs. Vous pouvez créer une macro pour :
• Lier des formulaires.
• Rechercher et filtrer des enregistrements.
• Vérifier la validité des données.
• Automatiser des transferts de données.
• Créer un environnement de travail en ouvrant automatiquement des formulaires et des
requêtes.
Modules
Un module est un « programme » écrit par le concepteur de la base, dans un langage propre à
MicroSoft Access, qui s'appelle « Visual Basic Application ».
La fenêtre « Modifier » sert à créer ou à modifier un objet (table, requête, formulaire, état, macro
ou module ).
La fenêtre « Ouvrir » sert à saisir ou à modifier un objet (table, requête, formulaire, état, une macro
ou un module ).
L'élaboration d'une base de données est un travail d'analyse méthodique qui prend du temps,
mais qui à long terme, en économise beaucoup. Pendant cette phase, vous établissez le schéma
de la structure de la base. Rappelez-vous que, une base de données bien conçue évite des
corrections ultérieures et optimise la productivité de ses utilisateurs.
Pour gérer convenablement la base de données, MicroSoft Access doit stocker les informations
dans des tables, reliées entre elles par des liens.
Pour faciliter la saisie et la mise à jour de la base MicroSoft Access vous permet de définir des
écrans appelés « Formulaires ».
Pour la diffusion des données, MicroSoft Access vous permet de définir des « États »
L'interrogation de la base se fera à partir de requêtes faciles à mettre en œuvre.
Quant aux macros elles vont vous permettent de personnaliser et d'automatiser votre base de
données.
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Lorsque vous avez ouvert une base de données, la fenêtre « Base de données » apparaît sur
l'écran. Cette fenêtre comporte une série d'icônes symbolisant tous les objets que vous pouvez
créer.
Boutons de sélection
des objets
Bouton de création
d'un nouvel objet
Accès à la fenêtre "Modifier"
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3. Dans cette colonne, vous avez la possibilité de taper des informations concernant le champ.
C'est un message d'aide pour l'opérateur, qui viendra s'inscrire dans la barre d'état, en bas de
l'écran lorsque le point d'insertion sera dans le champ et que la table sera en mode saisie
(Fenêtre « Ouvrir »)
4. Cette zone s'affiche lorsque le type du champ a été défini.
Liste de choix
Pour faciliter la saisie ultérieure, vous avez la possibilité d’associer à un champ une « Liste de choix »
1. Sélectionnez dans la liste déroulante une zone de liste.
2. Renseignez les zones « Origine source, Contenu, colonne liée » ect (voir page 84)
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A tout moment vous avez la possibilité de modifier la structure d'une table, en sachant tout de
même que la modification de la longueur d'un champ, ou la modification du type de données
peut entraîner une perte d'informations. Access effectue les conversions lorsque cela est possible,
de toute façon Access vous préviendra, en vous affichant la fenêtre ci-dessous. Dans ce cas,
choisissez « Annuler ».
Positionnez le pointeur de
souris ici, puis cliquez
2 4
3
Déplacements
TAB
Passer au champ suivant
Valeurs numériques Tapez les valeurs numériques avec le séparateur de décimales actif dans
Windows.
Dates Vous pouvez saisir les dates sous toutes ses formes.
Champs OLE Cliquez dans le champ et activez la commande "Insérer un objet" du menu
"Edition". Choisissez le type d'objet, Access lance alors l'application. Vous
pouvez également, par la commande "Coller avec liaison.." du menu
"Edition", réaliser une liaison DDE.
Sélection de colonnes
Pour sélectionner une colonne, positionnez le pointeur de souris dans le libellé de la colonne, le
pointeur se transforme en flèche, puis Cliquez.
Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionnez une première colonne, puis déplacez la souris
en maintenant le bouton enfoncé.
Suppression d'enregistrements
Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements, sélectionnez la ou les lignes, puis appuyez sur la
touche Suppr , ou activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».
Placez le curseur dans le champ, puis cliquez sur le bouton ou activez la commande
« Rechercher » du menu « Edition ».
Largeur de colonnes
Pour changer la largeur d'une ou de plusieurs colonnes, sélectionnez-les, placez le pointeur de
souris dans le libellé de la colonne, à l'intersection de la colonne suivante, le curseur se
transforme, dès lors vous pouvez régler la largeur.
ou
1. Sélectionnez la ou les colonnes
2. Activez la commande « Largeur de colonnes » du menu « Format ».
Hauteur de lignes
Pour changer la hauteur d'une ou de plusieurs lignes, sélectionnez-les. Puis placez le pointeur de
souris dans la colonne grisée à gauche de la table et à l'intersection de la ligne suivante. Le curseur
se transforme , dès lors vous pouvez régler la hauteur.
ou
1. Sélectionnez la ou les lignes
2. Activez la commande "Hauteur de lignes" du menu « Format ».
Colonne figée
Pour effectuer la manœuvre inverse, utilisez la commande « Libérer les colonnes » du menu
« Format ».
Changement de police
Pour changer la police de caractères utilisée, activez la commande « Caractères.. » du menu
« Format », sélectionnez une police, la taille et le style, puis cliquez sur le bouton « Ok ».
La commande « Options... » du menu « Outils »", ouvre une boite de dialogue, dans laquelle vous
accédez aux diverses options.
L’onglet « Général ».
L’onglet « Affichage ».
Que ce soit pour une feuille de données, un formulaire, une requête ou un état, le processus est
rigoureusement identique.
2. Avant d'imprimer il est vivement conseillé de lancer la commande « Aperçu avant impression »
du menu « Fichier ».
Imprimer
Zoom Fermer la fenêtre
Afficher une page
Afficher deux pages
Contrôle du zoom
Pour définir une relation entre 2 tables vous devez avoir préalablement défini au moins une clé
primaire dans une des 2 tables que vous désirez mettre en relation.
Clés primaires
La puissance d'un système de gestion de base de données relationnelles, tel que MicroSoft
Access, réside dans sa capacité à rechercher et à relier des données stockées dans plusieurs
tables. Pour qu'Access réalise ces tâches avec une efficacité maximale, chaque table de la base
de données doit inclure un champ qui identifie chaque enregistrement de la table. Il doit s'agir
d'un numéro d'identification unique. En terminologie base de données, cela s'appelle la « Clé
primaire » de la table.
Pour établir une relation entre deux tables, vous devez ajouter la clé d'une table dans l'autre
table, de façon à ce qu'elle apparaisse dans les deux tables. Pour savoir quel est le champ ou
groupe de champs qui doit être défini en tant que clé primaire, vous devez déterminer le type de
relations à mettre en place. Il en existe trois :
• Relation un à un.
• Relation un à plusieurs.
• Relation plusieurs à plusieurs.
Relation un à un
Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A ne peut être relié qu'à un seul
enregistrement de la table B, et inversement. Ce type de relation est rare car dans bien des cas il
peut être plus astucieux de combiner ces 2 champs dans une même table.
Relation un à plusieurs
Dans une base de données relationnelles, cette relation est très fréquente. Avec une relation un-
à-plusieurs un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements de la table B,
mais un enregistrement de la table B ne peut être relié qu'à un seul enregistrement de la table A.
1. Fermez tous les objets, ne gardez sur l'écran que la fenêtre « base de données ».
2. Activez la commande « Relations... » dans le menu « Outils ». La fenêtre ci-dessous s’affiche avec
les relations déjà établies.
5. Ensuite, faites glisser le champ comportant la clé primaire sur le champ homologue de l'autre
table, la fenêtre ci-dessous doit apparaître.
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L’onglet « requête »
Une requête interroge une ou plusieurs tables et/ou une requête. La manière de formuler la
requête indique à MicroSoft Access les données qu'il doit extraire.
MicroSoft Access distingue 2 types de requête :
• Les requêtes « Sélection » où le résultat génère une table de réponses, c’est à dire que cette
table n’existe que le temps de la requête.
• Les requêtes « Action » qui effectuent des modifications sur les tables origines.
1. Cliquez sur l'onglet « requête », si vous avez déjà créé des requêtes, vous les verrez apparaître
dans la fenêtre ci-dessous.
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3
4. Cliquez sur « Ok ».
5. Dans la boîte de dialogue « Ajouter une table », sélectionner la table sur laquelle va porter la
requête.
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9. Dernière étape, précisez les critères de recherche, les champs à afficher dans la réponse et
éventuellement ordre du tri.
10. La requête est maintenant terminée, donnez lui un nom à l’aide de la commande
« Enregistrer » du menu « Fichier ».
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11. Lancer la requête soit en la sélectionnant dans la liste,
puis en cliquant sur la bouton « Ouvrir »,
ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la
barre d’outils.
12. Le résultat de la requête apparaît dans une feuille de
données comme ci-contre.
L'exemple suivant est basé sur les tables « Commune », « Maire »et « Partis_politiques »,
représentées ci-dessous.
Nous allons construire une requête qui interroge ces trois tables, et qui nous affiche les
communes du Val de marne qui ont un maire appartenant au parti communiste.
4
5
7a 7b
Double clic
8a
8b
9. Insérez les champs nécessaire à la requête, précisez les critères de recherche, les champs à
afficher dans la réponse et éventuellement ordre du tri.
Critères
1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme
en flèche.
2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Suppr ou activez la commande « Supprimer colonne » du
menu « Edition ».
2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Suppr ou activez la commande « Supprimer ligne » du
menu « Edition ».
1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme
en flèche.
2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser ou activez la commande « Insérer colonne » du
menu « Edition ».
2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser ou activez la commande « Insérer ligne » du menu
« Edition ».
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1. Placer le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme
en flèche.
2. Cliquez, de façon à sélectionner la colonne.
3. Placez le pointeur de souris de nouveau dans la bande grise, puis déplacez la colonne à
l'endroit désiré.
Si vous désirez avoir dans la « Fenêtre résultats », un nom de colonne différent du nom de
champ, tapez le nouveau libellé devant le nom du champ suivi de deux points.
Par défaut, Access affiche tous les enregistrements correspondant aux critères définis. Vous avez
la possibilité de demander à Access de n'afficher que les valeurs distinctes. Pour ce faire, lorsque
vous êtes en mode création, activez la commande « Propriétés de la requête » du menu
« Affichage » ou bien cliquez sur le bouton de la barre d'icônes .
• Modifiez la ligne "Valeurs distinctes seulement".
Champs calculés
Lors d'une requête, vous avez la possibilité de créer de nouveaux champs qui seront issus d'un
calcul en fonction du contenu d'un ou plusieurs autres champs.
1. Sur la ligne « Champ » de la table de requête, tapez dans une colonne vide le nom du champ
que vous désirez créer.
2. Tapez ensuite le caractère deux point suivi, de la formule de calcul.
Exemple :
Pour calculer le champ TTC en fonction du champ Prix_HT , vous devez créer un champ TTC de
manière suivante :
TTC : [Prix_Ht]* 2,206
Regroupements
Une requête permet de regrouper des données de manière à effectuer des calculs statistiques
sur des ensembles de valeurs.
Exemple :
La Table PERSO contient les champs nom, prénom, sexe... groupe et enfants.
La requête donnée en exemple, consulte cette table et fait le cumul des valeurs contenues
dans le champ « enfants », avec un regroupement sur le champ « Groupe ». Pour ce faire,
procédez de la manière suivante:
1. Activez la commande "Opérations" du menu "Affichage" ou bien cliquez sur le bouton de la
barre d'outils.
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Remarque :
Par défaut, chaque champ de la ligne « Opération » est un regroupement. Vous pouvez donc
modifier cette opération en sélectionnant une autre opération dans le menu déroulant, ou
supprimer simplement l'opération en sélectionnant la cellule de la ligne « Opération »et en pressant
la touche Suppr .
Dans une requête, lorsque vous demandez d'ajouter une table, les liens créés par la commande
« Relations » du menu « Outils » sont représentés par un trait reliant les champs liés.
Il est toutefois possible lors de la création d'une requête, de créer de nouveaux liens. Ce type de
lien, appelé Jointure, ne sera pris en compte par Access que dans la requête où ce lien a été créé.
Cliquez sur le trait symbolisant la jointure, il apparaît en gras, appuyez sur la touche Suppr .
• Les équi-jointures
• Les jointures externes
• Les jointures réflexives.
Pour définir le type de jointure, cliquez sur le trait symbolisant la jointure pour le sélectionner, puis
activez la commande « Propriété de la jointure » du menu « Affichage », vous obtiendrez ainsi la
boîte de dialogue figurant sur la page suivante.
Les équi-jointures
Dans ce type de jointure, les liens établis entre les tables imposent qu'il existe une
correspondance entre les champs liés, ainsi Access n'extraira que les enregistrements dont les
champs ont la même valeur dans les différentes tables. Cette jointure est l'option 1 de la boîte de
dialogue et est l'option par défaut d'Access.
Les jointures externes
Dans ce type de jointure, les liens établis ne sont pas pris en compte pour les champs non
concordants. Pour réaliser une telle jointure, cochez dans la boîte de dialogue ci-dessus, l'option 2
ou 3, en sachant qu'Access extraira tous les enregistrements de la première table, et seulement
ceux de la seconde dont les champs joints sont identiques à ceux de la première table.
Analyse croisée
Lorsque l'on fait des regroupements pour analyser des données statistiques, il peut être plus
agréable de représenter les données sous forme de tableau plutôt que sous forme de liste.
Pour ce faire :
1. Créer une nouvelle requête à l’aide de l’assistant « Analyse croisée ».
2. Répondez aux questions de l’assistant.
Les requêtes « Action » servent à créer de nouvelles tables, ou à modifier des données dans les
tables existantes. MicroSoft Access offre quatre types de requêtes « Action ».
• La requête création de tables, qui crée une nouvelle table à partir d'une ou plusieurs tables.
• La requête Suppression, qui supprime des enregistrements dans une ou plusieurs tables.
• La requête Ajout, qui ajoute des enregistrements dans une ou plusieurs tables.
• La requête Mise à jour, qui modifie des données dans une ou plusieurs tables.
Pour empêcher toute modification inopportune après le lancement accidentel d'une requête
Action, Access identifie ces requêtes à l'aide d'une icône spéciale.
De plus, par précaution, Access demande confirmation. Ceci étant une option que vous pouvez
modifier dans le menu « Outils -Options », onglet « Editer/Rechercher ».
Création de table
Si vous désirez que le résultat de la requête « Action » soit une nouvelle table :
Cliquez pour
valider
3. En cliquant sur le bouton de la barre d'outils, Access va vous créer la nouvelle table.
3. Sur cette ligne « mise à jour », inscrivez la formule qui modifiera les données du champ.
Suppression d'enregistrements
Lorsque vous avez des enregistrements à supprimer dans une table, il est souvent commode de
créer une requête Action qui le fera automatiquement en fonction de certains critères.
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Coller
Copier
Mise à jour des enregistrements d'une table à partir d'une feuille de réponses
Dans de nombreux cas les modifications apportées dans une feuille de réponses d'une requête
sont répercutées dans la table source. Pour que la mise à jour soit possible il faut que chaque
enregistrement de la requête représente un seul enregistrement de la table.
Le tableau ci-dessous récapitule les cas où les tables sources sont oui ou non, modifiables à
partir d'une feuille de réponses.
Requête reposant sur une seule Oui Si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur
table unique, ni analyse croisée.
Requête reposant sur deux tables Oui Si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur
avec relation un à un unique, ni analyse croisée
Requête reposant sur deux tables En partie Vous pouvez mettre à jour les champs du côté
avec relation un à Plusieurs ou "Plusieurs" uniquement si la requête ne comporte
Plusieurs à un ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée.
3. Le cas échéant, vous pouvez modifier les instructions directement dans cette boîte de
dialogue.
4. Cliquez sur « Ok », les modifications sont directement visibles dans le tableau de requête.
Un état regroupe des données dans un format et une mise en page que vous allez spécifier.
Vous faites appel à un état pour extraire d'une base de données, des informations significatives afin
de les diffuser. Les étiquettes de publipostage, les factures, les listes téléphoniques sont autant
d'exemples d'états.
Il est vivement conseillé d’utiliser un assistant pour la création d’un état , vous gagnerez du
temps et pourrez éventuellement le modifier ponctuellement par la suite.
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4. Sélectionnez un assistant dans la liste qui vous est proposée.
5. Cliquez sur « Ok ».
6. Indiquez les champs que vous désirez mettre dans votre état.
Page : 48 MicroSoft Access Version 7.0
7. Indiquez si vous voulez faire un regroupement sur un champ.
8. Précisez le champ sur lequel l’état doit être trié.
9. Choisissez une présentation.
10. Choisissez un style.
11. Donnez un titre à votre état.
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Dupliquer un état
1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez l'état à copier.
2. Choisissez la commande « Copier » du menu « Edition ».
3. Choisissez la commande « Coller » du menu « Edition ».
4. Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez taper un nouveau nom.
Lorsque vous passez en « mode création », MicroSoft Access affiche la fenêtre ci-dessous:
Mode Création
Aperçu avant inpression
Echantillon de l'aperçu
Trier et regrouper
Propriétés
Liste des champs
Boîte à outils
Palette des couleurs
Sections
Modifier les dimensions
Sections
Cette fenêtre est partagée en plusieurs parties appelées Section. La section Détail est la zone
dans laquelle vous allez créer votre état. Un état peut contenir 4 sections :
• Des sections En-tête de page et Pied de page qui contiennent les données affichées en début
et en fin de chaque page.
Nouvelle Ligne En-tête/Pied de groupe Permet d'indiquer si, dans une impression en multi-
ou colonne En-tête/Pied d'état colonnes, la section doit être imprimée sur une nouvelle
Détail ligne ou une nouvelle colonne ou bien suivie d'un retour
ligne ou d'un changement de colonne.
Section insécable En-tête/Pied de groupe Si vous choisissez "Oui", la section sera obligatoirement
En-tête/Pied d'état imprimée en entier sur une page.
Détail
Les outils utilisés pour créer des contrôles sont identiques, que ce soit pour les formulaires ou les
états. Cependant certains de ces outils se prêtent mal aux états; c'est le cas des zones de liste, des
zones de liste modifiable, des boutons de commande et des boutons bascule.
3. Dans la feuille de propriétés, modifiez les paramètres pour qu'ils deviennent les valeurs par
défaut.
Le Pointeur
Le contrôle "Étiquette"
Écriture d'une étiquette (titre, commentaire etc..). Pour un retour à ligne appuyer sur
CTRL+Return
1. Cliquez sur le bouton « Liste des champs » dans la barre d'outils ou choisissez « Liste des champs »
dans le menu « Affichage ».
2. Sélectionnez le ou les champs (sélectionnez le premier, puis les suivants avec la touche CTRL)
3. Faites glisser la sélection de la liste vers l'état.
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4
• Le(s) champ(s) contenant les données à représenter sous forme graphique. Un de ces champs
au moins doit être numérique.
• Le(s) champ(s) contenant les étiquettes qui identifient les valeurs dans le graphique.
• Le(s) champ(s) de liaison si le graphique doit être régénéré enregistrement par enregistrement.
Les valeurs du champ de liaison doivent correspondre - enregistrement par enregistrement - aux
valeurs d'un autre champ dans l'état ou le formulaire. C'est grâce à ces champs que le
grapheur différencie les données à associer à chaque enregistrement.
Exemple :
Dans cet exemple le formulaire est basé sur une requête qui fournie pour chaque élève, les nom
et prénom, adresse et les notes de grammaire, d'orthographe et lecture.
Nous allons construire un formulaire qui représente ces 3 notes graphiquement.
8. Nous allons faire glisser un à un les champs à représenter graphiquement dans la fenêtre
« Données ».
Par défaut, l’assistant propose de synthétiser les données en en faisant la somme. Dans notre
exemple nous voulons utiliser les données telles qu’elles sont dans la requête.
9. Double cliquez sur chaque champ de façon à ouvrir la fenêtre « Synthétiser », puis choisissez
la fonction à appliquer.
10. Cliquez sur le bouton « Ok », puis recommencez les étapes 9 et 10.
11. Cliquez sur « Suivant ».
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15
Lorsque vous quittez l’assistant graphique, le graphique apparaît dans votre état. Il vous reste
ensuite à le mettre en forme.
La fenêtre du grapheur est représentée ci-dessous. D’un manière générale, pour modifier un
objet du graphique, il faut faire un double clic sur cet objet.
Exemple :
Pour modifier l’échelle des valeurs de l’axe des y :
Exemple :
Nous venons de voir comment créer un état contenant un contrôle graphique. Cet état, nommé
« Graph », nous allons l’incorporer dans l’état ci-dessous, nommé « Relevé de notes ».
L’état « Graph » sera alors considéré comme un sous état de l’état « Relevé de notes ».
Et d’autre part :
La table « notes »
Notes de Français
20
15 13,16
9,17
10 6,92
0
Grammaire Orthographe Lecture
ATTENTION :
Etant donné que l’état « Relevé de notes » est basé sur la table « Eleves » et que l’état « Graph »
est lui basé sur la requête « Graph », il faut que cette requête sélectionne, pour chaque
enregistrement de la table « Eleves » l’enregistrement correspondant dans la table « Notes ».
Il faut donc que le critère de sélection de la requête « Graph » soit par exemple les champs
nom et le prénom de l’état « Relevé des Notes ».
5 3
6
L’état « Graph » est maintenant un sous-état de l’état « Relevé de Notes », il ne vous reste plus qu’a
demander « l’aperçu avant impression ».
Le contrôle Rectangle
Pour aligner des contrôles les uns par rapport aux autres :
Sélectionnez le contrôle, puis activez la commande « Premier plan » ou « Arrière plan » du menu
« Format ».
1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l'onglet symbolisant les formulaires.
2. Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau ».
1
Pour la création d’un formulaire ou d’un état, Access vous offre 3 possibilités :
a/ Créer le formulaire de toutes pièces, sans aucune aide, c’est le « Mode création ».
b/ Créer le formulaire de façon totalement automatique : « Colonne simple » et « Tabulaire ».
c/ Créer le formulaire à l’aide d’un assistant, c’est le mode « Assistant formulaire ».
3. Choisissez les champs que vous voulez voire apparaître dans le formulaire.
5. Le style
Lorsque qu’un formulaire à été créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez toujours le modifier.
Propriétés Fonction
Source Nom de la table à laquelle appartient les champs. (permet de créer des
formulaires avec des données de plusieurs tables).
Sur activation Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est
activé.
Sur insertion Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un nouvel
enregistrement est saisi (au premier caractère saisi).
Sur suppression Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est
supprimé.
Avant MAJ, Après MAJ Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est
modifié. Exécution soit avant, soit après la mise à jour de l'enregistrement.
Sur ouverture Contient une macro ou une fonction à exécuter soit à l'ouverture, soit à la
Sur fermeture fermeture.
Affich par défaut Affich par défaut sert à indiquer le mode d'affichage standard du formulaire:
Affich autorisé soit simple (un seul enregistrement affiché à la fois), soit continu (plusieurs
enregistrements affichés à la suite, chacun dans un formulaire), soit feuille de
données (affichage par défaut en mode tableau).
Affich autorisé indique les types d'affichage autorisés pour le formulaire : soit
feuille de donnée (affichage interdit en mode formulaire), soit formulaire
(affichage interdit en mode feuille de donnée), soit les deux.
Permet MAJ Permet d'indiquer quelles sont les tables modifiables avec le formulaire : soit
aucune, soit générale(toutes les tables sont modifiables), soit limitée(seules les
tables par défaut sont modifiables).
Filtrage autorisé Donne ou pas, l'autorisation d'utiliser les commandes de filtrage du menu
"Enregistrements".
Police imprimante Indique si les polices disponibles doivent être seulement celles de l'imprimante
sélectionnée (option Oui), ou bien toutes celles utilisables à l'écran.
Taille ajustée Avec l'option "Oui", le formulaire sera ajusté de façon à afficher un
enregistrement complet. Dans le cas contraire, il sera ouvert à la taille qu'il
avait lors de sa dernière fermeture.
Fen indépendante Ces propriétés affectent les sous-formulaires. Fenêtre indépendante (il est
Fen modale ouvert par-dessus les autres fenêtres), Fen modale ou non (Une fenêtre modale
Afficher sélecteur reste active tant qu'elle n'est pas fermée), Afficher sélecteur sert à afficher ou
non les sélecteurs d'enregistrements.
Fichier Aide Pour utiliser ces fonctionnalités, il faut posséder le compilateur d'aide de
Contexte Aide MicroSoft. Fichier Aide, nom du fichier contenant l'aide attaché au formulaire.
Contexte Aide, numéro de la rubrique du Fichier Aide.
Pour modifier les propriétés d’une section, cliquez sur la section, puis cliquez sur
3 4
Police
Certaines propriétés, comme la police, les attributs de caractères, ou l'alignement peuvent être
modifiés directement à partir de la barre d'icônes.
Dimensions du contrôle
Apparence
Pour un contrôle, vous avez le choix entre 6 apparences : à 2 dimensions, relief, 3D enfoncé, gravé,
ombré et ciselé.
Visibilité
Un contrôle peut être visible ou invisible. Pour modifier sont état, utilisez la propriété « Visible » dans
la fenêtre de propriété.
Validation
Si vous voulez qu'Access vérifie la saisie dans un contrôle, vous pouvez entrer dans la zone « Valable
si », une expression. Les zones avant MAJ et après MAJ vous permettent de préciser le moment où
Access doit faire la vérification.
Vous pouvez également utiliser la zone « Message si erreur » pour envoyé un message à l'utilisateur
en cas de non-validité de la saisie.
Couleur
Pour Modifier la couleur d'un contrôle (fond, texte ou bordure), cliquez sur .
Valeur par défaut Valeur qui sera inscrite par défaut dans le contrôle.
Les cases d'options sont composées d'un cercle suivi d'une étiquette . Lorsque l'on clique sur ce
cercle, un rond noir apparaît, on dit que l'option est sélectionnée.
Pour créer une case d'options dépendante d'un champ, sélectionnez ce champ dans la propriété
« Source contrôle » de la case d'options.
Propriété Signification
Valeur contrôle Valeur (Entier positif) affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsque
celui-ci est activé.
Texte barre d'état Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.
Les cases à cocher sont composées d'un carré suivi d'une étiquette. Lorsque l'on clique sur ce
carré, une croix apparaît (si il était vide) ou disparaît (si la croix existait). Lorsqu'une croix figure dans
le carré, on dit que l'option est sélectionnée.
Pour créer une case à cocher dépendante d'un champ, sélectionnez ce champ dans la propriété
« Source contrôle » de la case à cocher.
Propriété Signification
Valeur contrôle Valeur (Entier positif) affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsque
celui-ci est activé.
Texte barre d'état Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.
Les boutons bascules sont des boutons qui reste enfoncés lorsque l'on clique dessus.
Propriété Signification
Légende Texte affiché dans le bouton.
Valeur contrôle Valeur affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsqu'on clique
dessus. Cette valeur doit être un entier positif.
Texte barre d'état Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.
Un groupe d'options est un cadre possédant une étiquette et permettant d'encadrer des contrôles
qui doivent fonctionner ensemble (de façon à ne pouvoir sélectionner qu'une seule option).
Les contrôles que vous pouvez mettre dans un groupe d'options sont :
• les case d'options.
• les cases à cocher.
• les boutons bascules.
7. Désignez éventuellement l'option qui doit être prise par défaut, puis cliquez sur « Suivant »..
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Propriété Signification
Source contrôle Permet de spécifier le champ dont dépend le
contrôle. Cela sert à modifier le contenu d'un
champ en fonction de l'option sélectionnée.
Valeur par défaut Valeur qui sera inscrite par défaut dans le contrôle.
Les boutons de commande sont des boutons classiques donnant lieu à une action lorsque l'on
clique dessus.
5. Sélectionnez le texte que vous voulez voire apparaître sur le bouton. A la place du texte, vous
avez possibilité de mettre une image prédéfinie. Le bouton « Parcourir » vous permet d’aller
sélectionner une image se trouvant sur la disque.
Transparent Permet de rendre le bouton transparent. Vous pouvez de cette façon placer
un bouton par dessus un contrôle.
Auto répétition L'option Oui permet d'exécuter la macro associée dans la rubrique "Sur
pression", s'exécute tant que le bouton est enfoncé.
Texte barre d'état Texte qui sera affiché dans la barre d'état lorsque le contrôle sera actif.
Sur pression Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque l'utilisateur clique sur le
Sur entrée bouton(sur pression) ou lorsqu'il devient actif (sur entrée) ou lorsqu'il n'est plus
Sur sortie* actif (sur sortie) ou lorsque l'on double clic.
Sur double clic
Actif par défaut Si vous choisissez Oui le bouton sera sélectionné par défaut dans le formulaire.
Afficher Permet d'indiquer si on veut que le contrôle soit visible à l'écran et/ou à
l'impression.
Les listes peuvent contenir différents types de données : des valeurs, des noms de champs issus
d'une table, ou le contenu du premier champ d'une table ou d'une requête.
Largeur de la liste
Remarque : Si on considère qu'une liste de valeurs simule une table, l'exemple ci-dessus,
représente une table virtuelle d'un seul champ.
Pour simuler une table à 2 champs, il faut énumérer la liste de la façon suivante :
Contenu............. : 0;bleu;1;blanc;2;rouge;3;jaune;4;vert
0 bleu
1 blanc
2 rouge
• Pour remplir une liste à l'aide d'une table comprenant plusieurs champs.
La figure ci-dessous représente les relations entre les propriétés d'une liste et :
- La table associée à cette liste.
- Le formulaire qui contient la liste.
- La table sur laquelle est basée le formulaire.
Texte barre d'état Texte qui sera affiché dans la barre d'état.
Limiter à liste L'option Oui permet de taper des valeurs qui ne figure pas dans la liste.
Sur entrée Nom de la macro ou de la fonction à exécuter lorsque l'utilisateur active,
Sur sortie désactive ou double-clic sur le contrôle.
Sur double-clic
valeur par défaut Valeur inscrite par défaut dans le contrôle.
Visible Permet de masquer la liste à l'impression.
Activé Permet de préciser si on peut activer ou non le contrôle.
Verrouillé Permet de spécifier si on peut saisir ou non dans le contrôle.
Afficher Permet de préciser si l'on veut que le graphique soit visible à l'écran et/ou à
l'impression.
Echelle Initiale, l'objet est affiché tel quel ; Proportionnel, l'objet est ajusté au cadre
dans les 2 dimensions (attention il peut être déformé) ; Zoom, l'objet est ajusté à
la plus petite des 2 dimensions du cadre (Pas de déformation).
Champs fils Permet de spécifier le nom des champs à utiliser (précédé éventuellement du
nom de table correspondante (séparé par un point).
Champs pères Permet de spécifier le nom des champs correspondant aux champs fils, dans le
formulaire.
Nombre de colonnes Permet de préciser le nombre de colonnes qui doivent être envoyées au
serveur OLE. Ce paramètre n'a généralement pas d'effet pour un graphique.
En-tête colonnes Avec l'option Oui activée, la première valeur de la liste (ou le nom du champ)
sera utilisée comme titre et ne sera donc pas utilisée comme donnée dans le
graphique.
Champ précédent
+ TAB
Changement de section F6
Saisie de texte
Tapez tout simplement votre texte.
Saisie de date
Vous pouvez saisir les dates aux formats suivants : jj/mm/aa ou jj-mm-aa .......
ou
à partir de l’application d’origine, effectuer un « Copier », revenez dans Access, sélectionnez le
champ, puis lancez la commande « Collage spécial » du menu « Edition ».
Les filtres sont des critères de sélection appliqués à la table principale d'un formulaire. Ils
permettent également de trier la base de données dans un ordre et sur un champ précis. Pour
pouvoir utiliser les filtres il faut être en mode « Formulaire » ou en mode « Feuille de données ».
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2. Dans la fenêtre ci-dessous, cliquez sous le ou les champs qui vont vous servir de critère.
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez un critère.
2
2
3
4. Activez le filtre.
4
3. Dans la ligne « Champ » faites glisser le nom des champs qui vont servir de critères de filtrage.
4. Dans la ligne « tri », définissez l'ordre de tri.
5. Dans la ligne « Critères » entrez les critères de sélection.
6. Lorsque la définition de vos critères est terminée, cliquez sur pour revenir en mode
visualisation des enregistrements. Les critères seront appliqués à la table en cours.
Ouverture de la colonne
"Nom de macro"
Supprimer une ligne
Ouverture de la colonne
Insérer une ligne
"Condition"
3. Dans la colonne « Action » de la fenêtre « Macro », sélectionnez l'action qui vous convient.
4
3
ou
3. Positionnez côte à côte la fenêtre « Base de données » et la fenêtre « Macro », comme dans
l’exemple de la page suivante.
• Dans la fenêtre « Base de données », cliquez sur le bouton du type d'objet à utiliser.
• Faites glisser l'objet vers une ligne vide de la colonne « Action » de la fenêtre « Macro ».
• Si vous faites glisser une table, une requête, un formulaire ou un état, Access ajoute
automatiquement l'action qui ouvre l'objet.
• Si vous faites glisser une macro, Access ajoute automatiquement l'action qui exécute la macro.
Il est parfois utile de regrouper plusieurs macros en une seule. Pour ce faire, vous devez créer un
groupe de macros.
Formulaires!Nomdeformulaire!nomdecontrôle
Etat!nomd'état!nomdecontrôle
Si le nom du formulaire ou du contrôle comporte un espace, vous devez mettre le nom entre
crochets:
Formulaires!Fournisseurs![n° de fournisseur]
Points de suite
1. Ouvrez la macro.
2. Cliquez sur dans la barre d'icônes ou choisissez « Pas à pas » dans le menu « Macro ».
Lorsque vous travaillez dans un formulaire, Access reconnaît certaines actions en tant
qu'événements. Le déplacement d'un enregistrement à un autre ,ou un clic sur un contrôle sont
des événements.
Vous avez la possibilité d'exécuter une macro en réponse à ces événements.
2. Cherchez dans la fenêtre événement auquel vous désirez attacher une macro.
3. Sélectionnez dans la liste des macros celle qui vous convient, ou tapez directement le nom de
la macro. Si cette macro fait partie d'un groupe de macros, sélectionnez le nom du groupe puis
ajoutez un point et le nom de la macro.
3. Dans « Nom du filtre » tapez le nom du filtre, si vous avez un filtre enregistré en tant que requête.
ou
Vous pouvez créer une barre de menus personnalisée, comprenant vos propres menus attacher
à un formulaire. C'est une manière de personnaliser ses formulaires.
Exemple :
Nous voulons créer une barre de menus comme ceci :
4. Sélectionner « Barre de menu vide » pour créer une nouvelle barre de menu, ou sélectionnez
une barre de menu Access pour ajouter vos menus à une barre existante.
5. Cliquez sur « Ok ».
Echo actif Sélectionnez Oui pour activer l'écho ou Non pour le désactiver. Le paramétrage par
défaut est Oui.
Texte barre état Texte à afficher dans la barre d'état lorsque l'écho est désactivé, par exemple,
"Macro en cours d'exécution".
EnvoiTouches
Envoie des frappes de touches directement à MicroSoft Access ou à une application MicroSoft
Windows active.
Touches Touches que vous voulez faire traiter par MicroSoft Access ou une autre application.
Vous pouvez taper un maximum de 255 caractères. Cet argument est obligatoire.
Attendre Précise si la macro doit s'interrompre jusqu'à ce que les frappes de touches soient
traitées. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Oui.
ExécuterApplication
Exécute une application MicroSoft Windows ou MS-DOS, telle que MicroSoft Excel, MicroSoft
Word pour Windows ou MicroSoft PowerPoint, à partir de MicroSoft Access.
Ligne commande Ligne de commande utilisée pour démarrer l'application (y compris le nom du
chemin d'accès et tout autre paramètre nécessaire, tel que les commutateurs qui
exécutent l'application dans un mode particulier). Cet argument est obligatoire.
ExécuterCode
Exécute une procédure Function d'Access Basic.
Nom fonction Nom de la procédure Function d'Access Basic à exécuter. Les arguments de la
fonction doivent être entre parenthèses. Cet argument est obligatoire.
ExécuterElémentMenu
Exécute une commande de menu MicroSoft Access
Barre menus Nom de la barre de menus qui contient la commande que vous voulez exécuter. La
liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro, indique les différents modes dans lesquels les barres de menus apparaissent.
Cet argument est obligatoire.
Nom menu Nom du menu qui contient la commande à exécuter. La liste déroulante indique tous
les menus de la barre que vous avez sélectionnée avec l'argument Barre menus. Cet
argument est obligatoire.
Commande Commande à exécuter. La liste déroulante indique toutes les commandes du menu
que vous avez sélectionné avec l'argument Nom menu. Cet argument est
obligatoire.
Commande Commande secondaire à exécuter. Valable que si la commande visée est dotée
secondaire d'un sous-menu.
ExécuterMacro
Exécute une macro, qui peut faire partie d'un groupe de macros.
Nom macro Nom de la macro à exécuter. La liste déroulante de la section Arguments de l'action
dans la fenêtre Macro, affiche toutes les macros (et tous les groupes de macros) de
la base de données en cours. Entrez GroupeMacro.NomMacro pour exécuter une
macro particulière d'un groupe de macros. Cet argument est obligatoire.
Répéter compte Nombre d'exécutions maximum de la macro. Si vous laissez cet argument vierge (ainsi
que l'argument Répéter expression), la macro n'est exécutée qu'une seule fois.
Répéter Expression dont le résultat est vrai ou faux. L'exécution de la macro est interrompue si
expression l'expression est fausse. L'expression est évaluée chaque fois que la macro est
exécutée.
Instruction SQL Instruction SQL pour la requête action que vous voulez exécuter et dont la longueur
doit représenter 256 caractères maximum. Cet argument est obligatoire.
Fermer
Ferme la fenêtre MicroSoft Access spécifiée ou la fenêtre active si aucune fenêtre n'est
indiquée.
Type objet Type de l'objet dont vous voulez fermer la fenêtre. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de cet argument, dans la
section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Pour sélectionner la fenêtre
active, laissez cet argument vierge.
Nom objet Nom de l'objet à fermer. La liste déroulante comprend tous les objets de la base de
données du type sélectionné au moyen de l'argument Type objet. Si vous laissez Type
objet vierge, laissez aussi Nom objet vierge.
Imprimer
Imprime l'objet activé dans la base de données ouverte. Vous pouvez imprimer des feuilles de
données, des états et des formulaires.
Imprimer Plage des pages à imprimer. Vous pouvez imprimer l'objet entier (Toutes), la partie de
l'objet qui est sélectionnée (Sélection) ou une plage de pages (Pages) que vous
spécifiez à l'aide des arguments De page et A page. Le paramétrage par défaut est
Toutes.
De page Première page à imprimer. L'impression commence en haut de cette page. Cet
argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
A page Dernière page à imprimer. L'impression s'arrête en bas de cette page. Cet argument
est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
Qualité impression Qualité de l'impression. Vous pouvez sélectionner Haute, Moyenne, Basse ou Brouillon.
Plus la qualité est basse, plus l'impression est rapide. Le paramétrage par défaut est
Haute.
Copies Nombre de copies à imprimer. Le paramétrage par défaut est 1.
Copies triées Sélectionnez Oui pour trier les copies imprimées ou Non si vous n'avez pas besoin
qu'elles soient triées. L'impression peut être plus rapide si l'argument est paramétré sur
Non. Le paramétrage par défaut est Oui.
OuvrirEtat
Ouvre un état en mode Création ou en mode Aperçu avant impression ou imprime l'état. Vous
pouvez aussi filtrer les enregistrements imprimés dans l'état.
Nom état Nom de l'état à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique tous les états de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel l'état est ouvert. Sélectionnez Impression directe (pour imprimer
tout de suite l'état), Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Aperçu avant impression.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements de l'état. Vous pouvez entrer le nom d'une
requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête
doit inclure tous les champs dans l'état que vous ouvrez, ou elle doit avoir été
préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de
la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner des enregistrements dans la table ou la requête source de l'état. Si vous
sélectionnez un filtre avec l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette
Clause WHERE au filtre.
OuvrirFormulaire
Ouvre un formulaire en mode Formulaire, en mode Création, en mode Aperçu avant impression
ou en mode Feuille de données. Vous pouvez sélectionner des modes de saisie de données et de
fenêtre pour le formulaire et filtrer les enregistrements affichés par le formulaire.
Nom formulaire Nom du formulaire à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique tous les formulaires de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel il faut ouvrir le formulaire. Sélectionnez Formulaire, Création,
Aperçu avant impression ou Feuille de données dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Formulaire.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements du formulaire. Vous pouvez entrer le nom
d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la
requête doit inclure tous les champs dans le formulaire que vous ouvrez, ou elle doit
avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs
sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner les enregistrements d'une table source ou d'une requête. Si vous
sélectionnez un filtre à l'aide de l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique
cette Clause WHERE au filtre. Pour ouvrir un formulaire dans lequel la valeur d'un de
ses contrôles est égale à celle d'un contrôle dans un autre formulaire, utilisez la
syntaxe suivante :
[nomducontrôle dans le formulaire ouvert] =Forms!nomFormulaire![nomducontrôle
dans le formulaire ouvert]
Par opposition aux autres arguments de l'action, le nom d'un contrôle utilisé seul dans
l'expression d'un argument se rapporte à un contrôle du formulaire qui est ouvert et
non au formulaire qui a appelé la macro.
Mode données Mode de saisie des données pour le formulaire. Ne s'applique qu'aux formulaires
ouverts en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout
(l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements, mais n'est pas autorisé à
modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les
enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur
n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est
Modification.
Mode fenêtre Mode d'ouverture du formulaire. Sélectionnez Standard (le formulaire est ouvert dans
le mode défini par ses propriétés), Masquée (le formulaire est masqué), Icône (le
formulaire est ouvert sous forme d'icône en bas de l'écran) ou Boîte de dialogue (les
propriétés FenModale (Modal) et FenIndépendante (PopUp) du formulaire sont
paramétrées sur Oui). Le paramétrage par défaut est Standard.
Nom requête Nom de la requête à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique toutes les requêtes de la base de
données en cours.
Affichage Mode dans lequel vous ouvrez la requête. Sélectionnez Feuille de données, Création
ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la requête. Ne s'applique qu'aux requêtes ouvertes
en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de
nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements
existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en
ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.
OuvrirTable
Ouvre une table en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant
impression. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la table.
Nom table Nom de la table à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique toutes les tables de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel la table est ouverte. Sélectionnez Feuille de données, Création ou
Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la table. Ne s'applique qu'aux tables ouvertes en
mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux
enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants),
Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de
nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.
Quitter
Quitte MicroSoft Access. Vous avez le choix entre plusieurs options pour enregistrer les objets de
la base de données.
Options Spécifie la façon dont les objets non enregistrés sont traités lorsque vous quittez
MicroSoft Access. Sélectionnez Prompt pour enregistrer toutes les modifications en
demandant confirmation. Sélectionnez Enregistrer tout pour enregistrer tous les objets
sans demander confirmation. Sélectionnez Quitter pour quitter sans enregistrer les
objets. Le paramètre par défaut est Enregistrer tout.
RedessinerObjet
Accomplit les mises à jour en attente des écrans pour un objet de base de données spécifié ou
pour l'objet actif de la base de données si aucun objet n'est spécifié. Ces mises à jour comprennent
tout calcul n'ayant pas été effectué en ce qui concerne les contrôles de l'objet.
Type objet Type de l'objet à redessiner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou
Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro. Laissez cet argument vierge pour sélectionner l'objet actif.
Nom objet Nom de l'objet à redessiner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Si vous laissez
l'argument Type objet vierge, laissez aussi cet argument vierge.
Renommer
Renomme l'objet de la base de données sélectionné. Cet objet doit être sélectionné dans la
fenêtre Base de données.
Nouveau nom Nouveau nom de l'objet de la base de données sélectionné. Cet argument est
obligatoire.
Restaurer
Redonne à une fenêtre agrandie ou réduite sa taille précédente.
Sablier
Transforme le pointeur de la souris en sablier pendant l'exécution d'une macro.
Sablier actif Sélectionnez Oui pour afficher le sablier, Non pour afficher le pointeur normal. Le
paramètre par défaut est Oui.
SélectionnerObjet
Sélectionne l'objet de la base de données spécifié.
Type objet Type de l'objet de la base de données à sélectionner. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments
de l'action de la fenêtre Macro. Cet argument est obligatoire.
Nom objet Nom de l'objet à sélectionner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Cet argument est
obligatoire.
Dans fenêtre Base Détermine si MicroSoft Access sélectionne l'objet dans la Fenêtre Base de données ou
non. Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Non.
TransférerBase
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et une
autre base de données. Vous pouvez aussi attacher une table à la base de données MicroSoft
Access en cours depuis une autre base de données. Lorsqu'une table est attachée, vous pouvez
accéder aux données de la table alors que la table elle-même reste dans une autre base de
données.
Type transfert Type du transfert à effectuer. Sélectionnez Importation, Exportation ou Attache dans
la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le
paramétrage par défaut est Importation.
Type base Type de la base de données à partir de laquelle importer, vers laquelle exporter, ou à
laquelle attacher une table. Vous pouvez sélectionner MicroSoft Access ou un des
autres types de bases de données dans la liste déroulante. Voir la description
complète des bases de données disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la
commande Importer ( menu Fichier). Le type par défaut est MicroSoft Access.
Nom base Nom de la base de données à partir de laquelle importer, dans laquelle exporter ou à
laquelle attacher une table. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet
argument est obligatoire.
Pour les types de bases de données tels que Paradox et dBASE qui utilisent des fichiers
différents pour chaque table, entrez le nom du répertoire contenant le fichier voulu.
Entrez le nom du fichier dans l'argument Source (pour l'importer ou l'attacher) ou dans
l'argument Destination (pour l'exporter).
Pour les bases de données SQL, entrez la chaîne de connexion ODBC complète. Pour
voir un exemple de chaîne de connexion, attachez une table externe à MicroSoft
Access en utilisant, dans le menu Fichier, la commande Attacher une table. Ouvrez la
table en mode Création et affichez les propriétés de la table.
Le texte à gauche du premier symbole " --> " dans la propriété Description est la
chaîne de connexion de la table.
Source Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access que vous voulez importer, exporter ou
attacher. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il
s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF).
Cet argument est obligatoire.
Destination Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access importé, exporté ou attaché dans la
base de données destination. Pour certains types de bases de données, tels que
Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier
(par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert et Table pour
l'argument Type objet, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les
données de la table importée.
Si vous importez une table ou un autre objet, MicroSoft Access ajoute un numéro à
son nom s'il est en conflit avec un nom existant. Si vous importez, par exemple, Table1
et que Table1 existe déjà, MicroSoft Access renomme la table importée Table2.
Si vous exportez dans une base de données MicroSoft Access ou autre, MicroSoft
Access remplace automatiquement tout objet ou table existant portant le même
nom.
Structure Spécifie si vous importez ou exportez uniquement la structure d'une table MicroSoft
seulement Access sans aucune de ses données. Cet argument n'est applicable que si vous
importez ou exportez entre deux bases de données MicroSoft Access. Sélectionnez
Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non.
TransférerFeuilleCalcul
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et un
fichier de tableur.
Type transfert Type de transfert à effectuer. Sélectionnez Importation ou Exportation dans la liste
déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage
par défaut est Importation.
Type feuille Type de feuille de calcul à partir de laquelle importer ou dans laquelle exporter. Vous
sélectionnez un des types de feuille de calcul proposés dans la liste déroulante. Vous
trouverez la description complète des feuilles de calcul disponibles dans la rubrique
de l'Aide sur la commande Importer (menu Fichier). Le paramétrage par défaut est
MicroSoft Excel.
Nom table Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle
exporter des données de feuille de calcul. Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access
ajoute les données de la feuille de calcul à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft
Access crée une nouvelle table qui contient les données de la feuille de calcul.
Nom fichier Nom du fichier feuille de calcul à partir duquel importer ou dans lequel exporter des
données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire.
MicroSoft Access crée une nouvelle feuille de calcul lorsque vous exportez des
données de MicroSoft Access. Si le nom du fichier est le même que celui d'une feuille
de calcul existante, MicroSoft Access remplace la feuille de calcul existante.
Contient noms Indique si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms des champs. Si
champs vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne en tant que
noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données
de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la
première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par
défaut est Non.
Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans une feuille de
calcul, les noms de champs sont insérés dans la première ligne de la feuille de calcul
si vous sélectionnez Oui pour cet argument.
Si vous voulez importer la plage nommée Base_de_données à partir d'une feuille de
calcul MicroSoft Excel, vous devez sélectionner Oui pour cet argument.
Etendue Plage de cellules à importer. Laissez cet argument vierge pour importer la feuille de
calcul entière. Vous pouvez entrer le nom d'une plage de la feuille de calcul ou
spécifier la plage de cellules à importer, par exemple A1:E25 ou A1..E25. Cet
argument est ignoré par MicroSoft Access lors de l'exportation.
Echo actif Sélectionnez Oui pour activer l'écho ou Non pour le désactiver. Le paramétrage par
défaut est Oui.
Texte barre état Texte à afficher dans la barre d'état lorsque l'écho est désactivé, par exemple,
"Macro en cours d'exécution".
EnvoiTouches
Envoie des frappes de touches directement à MicroSoft Access ou à une application MicroSoft
Windows active.
Touches Touches que vous voulez faire traiter par MicroSoft Access ou une autre application.
Vous pouvez taper un maximum de 255 caractères. Cet argument est obligatoire.
Attendre Précise si la macro doit s'interrompre jusqu'à ce que les frappes de touches soient
traitées. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Oui.
ExécuterApplication
Exécute une application MicroSoft Windows ou MS-DOS, telle que MicroSoft Excel, MicroSoft
Word pour Windows ou MicroSoft PowerPoint, à partir de MicroSoft Access.
Ligne commande Ligne de commande utilisée pour démarrer l'application (y compris le nom du
chemin d'accès et tout autre paramètre nécessaire, tel que les commutateurs qui
exécutent l'application dans un mode particulier). Cet argument est obligatoire.
ExécuterCode
Exécute une procédure Function d'Access Basic.
Nom fonction Nom de la procédure Function d'Access Basic à exécuter. Les arguments de la
fonction doivent être entre parenthèses. Cet argument est obligatoire.
ExécuterElémentMenu
Exécute une commande de menu MicroSoft Access
Barre menus Nom de la barre de menus qui contient la commande que vous voulez exécuter. La
liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro, indique les différents modes dans lesquels les barres de menus apparaissent.
Cet argument est obligatoire.
Nom menu Nom du menu qui contient la commande à exécuter. La liste déroulante indique tous
les menus de la barre que vous avez sélectionnée avec l'argument Barre menus. Cet
argument est obligatoire.
Commande Commande à exécuter. La liste déroulante indique toutes les commandes du menu
que vous avez sélectionné avec l'argument Nom menu. Cet argument est
obligatoire.
Commande Commande secondaire à exécuter. Valable que si la commande visée est dotée
secondaire d'un sous-menu.
ExécuterMacro
Exécute une macro, qui peut faire partie d'un groupe de macros.
Nom macro Nom de la macro à exécuter. La liste déroulante de la section Arguments de l'action
dans la fenêtre Macro, affiche toutes les macros (et tous les groupes de macros) de
la base de données en cours. Entrez GroupeMacro.NomMacro pour exécuter une
macro particulière d'un groupe de macros. Cet argument est obligatoire.
Répéter compte Nombre d'exécutions maximum de la macro. Si vous laissez cet argument vierge (ainsi
que l'argument Répéter expression), la macro n'est exécutée qu'une seule fois.
Répéter Expression dont le résultat est vrai ou faux. L'exécution de la macro est interrompue si
expression l'expression est fausse. L'expression est évaluée chaque fois que la macro est
exécutée.
Instruction SQL Instruction SQL pour la requête action que vous voulez exécuter et dont la longueur
doit représenter 256 caractères maximum. Cet argument est obligatoire.
Fermer
Ferme la fenêtre MicroSoft Access spécifiée ou la fenêtre active si aucune fenêtre n'est
indiquée.
Type objet Type de l'objet dont vous voulez fermer la fenêtre. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de cet argument, dans la
section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Pour sélectionner la fenêtre
active, laissez cet argument vierge.
Nom objet Nom de l'objet à fermer. La liste déroulante comprend tous les objets de la base de
données du type sélectionné au moyen de l'argument Type objet. Si vous laissez Type
objet vierge, laissez aussi Nom objet vierge.
Imprimer
Imprime l'objet activé dans la base de données ouverte. Vous pouvez imprimer des feuilles de
données, des états et des formulaires.
Imprimer Plage des pages à imprimer. Vous pouvez imprimer l'objet entier (Toutes), la partie de
l'objet qui est sélectionnée (Sélection) ou une plage de pages (Pages) que vous
spécifiez à l'aide des arguments De page et A page. Le paramétrage par défaut est
Toutes.
De page Première page à imprimer. L'impression commence en haut de cette page. Cet
argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
A page Dernière page à imprimer. L'impression s'arrête en bas de cette page. Cet argument
est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer.
Qualité impression Qualité de l'impression. Vous pouvez sélectionner Haute, Moyenne, Basse ou Brouillon.
Plus la qualité est basse, plus l'impression est rapide. Le paramétrage par défaut est
Haute.
Copies Nombre de copies à imprimer. Le paramétrage par défaut est 1.
Copies triées Sélectionnez Oui pour trier les copies imprimées ou Non si vous n'avez pas besoin
qu'elles soient triées. L'impression peut être plus rapide si l'argument est paramétré sur
Non. Le paramétrage par défaut est Oui.
OuvrirEtat
Ouvre un état en mode Création ou en mode Aperçu avant impression ou imprime l'état. Vous
pouvez aussi filtrer les enregistrements imprimés dans l'état.
Nom état Nom de l'état à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique tous les états de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel l'état est ouvert. Sélectionnez Impression directe (pour imprimer
tout de suite l'état), Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Aperçu avant impression.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements de l'état. Vous pouvez entrer le nom d'une
requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête
doit inclure tous les champs dans l'état que vous ouvrez, ou elle doit avoir été
préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de
la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner des enregistrements dans la table ou la requête source de l'état. Si vous
sélectionnez un filtre avec l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette
Clause WHERE au filtre.
OuvrirFormulaire
Ouvre un formulaire en mode Formulaire, en mode Création, en mode Aperçu avant impression
ou en mode Feuille de données. Vous pouvez sélectionner des modes de saisie de données et de
fenêtre pour le formulaire et filtrer les enregistrements affichés par le formulaire.
Nom formulaire Nom du formulaire à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique tous les formulaires de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel il faut ouvrir le formulaire. Sélectionnez Formulaire, Création,
Aperçu avant impression ou Feuille de données dans la liste déroulante. Le
paramétrage par défaut est Formulaire.
Nom filtre Filtre qui limite ou trie les enregistrements du formulaire. Vous pouvez entrer le nom
d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la
requête doit inclure tous les champs dans le formulaire que vous ouvrez, ou elle doit
avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs
sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée.
Condition Where Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour
sélectionner les enregistrements d'une table source ou d'une requête. Si vous
sélectionnez un filtre à l'aide de l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique
cette Clause WHERE au filtre. Pour ouvrir un formulaire dans lequel la valeur d'un de
ses contrôles est égale à celle d'un contrôle dans un autre formulaire, utilisez la
syntaxe suivante :
[nomducontrôle dans le formulaire ouvert] =Forms!nomFormulaire![nomducontrôle
dans le formulaire ouvert]
Par opposition aux autres arguments de l'action, le nom d'un contrôle utilisé seul dans
l'expression d'un argument se rapporte à un contrôle du formulaire qui est ouvert et
non au formulaire qui a appelé la macro.
Mode données Mode de saisie des données pour le formulaire. Ne s'applique qu'aux formulaires
ouverts en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout
(l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements, mais n'est pas autorisé à
modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les
enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur
n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est
Modification.
Mode fenêtre Mode d'ouverture du formulaire. Sélectionnez Standard (le formulaire est ouvert dans
le mode défini par ses propriétés), Masquée (le formulaire est masqué), Icône (le
formulaire est ouvert sous forme d'icône en bas de l'écran) ou Boîte de dialogue (les
propriétés FenModale (Modal) et FenIndépendante (PopUp) du formulaire sont
paramétrées sur Oui). Le paramétrage par défaut est Standard.
Nom requête Nom de la requête à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique toutes les requêtes de la base de
données en cours.
Affichage Mode dans lequel vous ouvrez la requête. Sélectionnez Feuille de données, Création
ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la requête. Ne s'applique qu'aux requêtes ouvertes
en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de
nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements
existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en
ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.
OuvrirTable
Ouvre une table en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant
impression. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la table.
Nom table Nom de la table à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section
Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique toutes les tables de la base de
données en cours. Cet argument est obligatoire.
Affichage Mode dans lequel la table est ouverte. Sélectionnez Feuille de données, Création ou
Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Feuille de données.
Mode données Mode de saisie des données pour la table. Ne s'applique qu'aux tables ouvertes en
mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux
enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants),
Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de
nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les
enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.
Quitter
Quitte MicroSoft Access. Vous avez le choix entre plusieurs options pour enregistrer les objets de
la base de données.
Options Spécifie la façon dont les objets non enregistrés sont traités lorsque vous quittez
MicroSoft Access. Sélectionnez Prompt pour enregistrer toutes les modifications en
demandant confirmation. Sélectionnez Enregistrer tout pour enregistrer tous les objets
sans demander confirmation. Sélectionnez Quitter pour quitter sans enregistrer les
objets. Le paramètre par défaut est Enregistrer tout.
RedessinerObjet
Accomplit les mises à jour en attente des écrans pour un objet de base de données spécifié ou
pour l'objet actif de la base de données si aucun objet n'est spécifié. Ces mises à jour comprennent
tout calcul n'ayant pas été effectué en ce qui concerne les contrôles de l'objet.
Type objet Type de l'objet à redessiner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou
Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre
Macro. Laissez cet argument vierge pour sélectionner l'objet actif.
Nom objet Nom de l'objet à redessiner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Si vous laissez
l'argument Type objet vierge, laissez aussi cet argument vierge.
Renommer
Renomme l'objet de la base de données sélectionné. Cet objet doit être sélectionné dans la
fenêtre Base de données.
Nouveau nom Nouveau nom de l'objet de la base de données sélectionné. Cet argument est
obligatoire.
Restaurer
Redonne à une fenêtre agrandie ou réduite sa taille précédente.
Sablier
Transforme le pointeur de la souris en sablier pendant l'exécution d'une macro.
Sablier actif Sélectionnez Oui pour afficher le sablier, Non pour afficher le pointeur normal. Le
paramètre par défaut est Oui.
SélectionnerObjet
Sélectionne l'objet de la base de données spécifié.
Type objet Type de l'objet de la base de données à sélectionner. Sélectionnez Table, Requête,
Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments
de l'action de la fenêtre Macro. Cet argument est obligatoire.
Nom objet Nom de l'objet à sélectionner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de
données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Cet argument est
obligatoire.
Dans fenêtre Base Détermine si MicroSoft Access sélectionne l'objet dans la Fenêtre Base de données ou
non. Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est
Non.
TransférerBase
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et une
autre base de données. Vous pouvez aussi attacher une table à la base de données MicroSoft
Access en cours depuis une autre base de données. Lorsqu'une table est attachée, vous pouvez
accéder aux données de la table alors que la table elle-même reste dans une autre base de
données.
Type transfert Type du transfert à effectuer. Sélectionnez Importation, Exportation ou Attache dans
la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le
paramétrage par défaut est Importation.
Type base Type de la base de données à partir de laquelle importer, vers laquelle exporter, ou à
laquelle attacher une table. Vous pouvez sélectionner MicroSoft Access ou un des
autres types de bases de données dans la liste déroulante. Voir la description
complète des bases de données disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la
commande Importer ( menu Fichier). Le type par défaut est MicroSoft Access.
Nom base Nom de la base de données à partir de laquelle importer, dans laquelle exporter ou à
laquelle attacher une table. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet
argument est obligatoire.
Pour les types de bases de données tels que Paradox et dBASE qui utilisent des fichiers
différents pour chaque table, entrez le nom du répertoire contenant le fichier voulu.
Entrez le nom du fichier dans l'argument Source (pour l'importer ou l'attacher) ou dans
l'argument Destination (pour l'exporter).
Pour les bases de données SQL, entrez la chaîne de connexion ODBC complète. Pour
voir un exemple de chaîne de connexion, attachez une table externe à MicroSoft
Access en utilisant, dans le menu Fichier, la commande Attacher une table. Ouvrez la
table en mode Création et affichez les propriétés de la table.
Le texte à gauche du premier symbole " --> " dans la propriété Description est la
chaîne de connexion de la table.
Source Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access que vous voulez importer, exporter ou
attacher. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il
s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF).
Cet argument est obligatoire.
Destination Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access importé, exporté ou attaché dans la
base de données destination. Pour certains types de bases de données, tels que
Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier
(par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert et Table pour
l'argument Type objet, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les
données de la table importée.
Si vous importez une table ou un autre objet, MicroSoft Access ajoute un numéro à
son nom s'il est en conflit avec un nom existant. Si vous importez, par exemple, Table1
et que Table1 existe déjà, MicroSoft Access renomme la table importée Table2.
Si vous exportez dans une base de données MicroSoft Access ou autre, MicroSoft
Access remplace automatiquement tout objet ou table existant portant le même
nom.
Structure Spécifie si vous importez ou exportez uniquement la structure d'une table MicroSoft
seulement Access sans aucune de ses données. Cet argument n'est applicable que si vous
importez ou exportez entre deux bases de données MicroSoft Access. Sélectionnez
Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non.
TransférerFeuilleCalcul
Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et un
fichier de tableur.
Type transfert Type de transfert à effectuer. Sélectionnez Importation ou Exportation dans la liste
déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage
par défaut est Importation.
Type feuille Type de feuille de calcul à partir de laquelle importer ou dans laquelle exporter. Vous
sélectionnez un des types de feuille de calcul proposés dans la liste déroulante. Vous
trouverez la description complète des feuilles de calcul disponibles dans la rubrique
de l'Aide sur la commande Importer (menu Fichier). Le paramétrage par défaut est
MicroSoft Excel.
Nom table Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle
exporter des données de feuille de calcul. Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access
ajoute les données de la feuille de calcul à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft
Access crée une nouvelle table qui contient les données de la feuille de calcul.
Nom fichier Nom du fichier feuille de calcul à partir duquel importer ou dans lequel exporter des
données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire.
MicroSoft Access crée une nouvelle feuille de calcul lorsque vous exportez des
données de MicroSoft Access. Si le nom du fichier est le même que celui d'une feuille
de calcul existante, MicroSoft Access remplace la feuille de calcul existante.
Contient noms Indique si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms des champs. Si
champs vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne en tant que
noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données
de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la
première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par
défaut est Non.
Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans une feuille de
calcul, les noms de champs sont insérés dans la première ligne de la feuille de calcul
si vous sélectionnez Oui pour cet argument.
Si vous voulez importer la plage nommée Base_de_données à partir d'une feuille de
calcul MicroSoft Excel, vous devez sélectionner Oui pour cet argument.
Etendue Plage de cellules à importer. Laissez cet argument vierge pour importer la feuille de
calcul entière. Vous pouvez entrer le nom d'une plage de la feuille de calcul ou
spécifier la plage de cellules à importer, par exemple A1:E25 ou A1..E25. Cet
argument est ignoré par MicroSoft Access lors de l'exportation.
TransférerTexte
Importe ou exporte du texte entre la base de données MicroSoft Access en cours et un fichier
texte.
Type transfert Type de transfert à effectuer. Vous pouvez importer ou exporter des données vers des
fichiers texte délimités ou à longueur fixe. Vous pouvez aussi exporter des données
vers un fichier de données de publipostage MicroSoft Word pour Windows que vous
pouvez utiliser par la suite avec la fonction de publipostage de Word pour Windows
pour créer des documents fusionnés tels des lettres types ou des étiquettes de
publipostage. Sélectionnez Importation texte (délimité), Importation texte (longueur
fixe), Exportation texte (délimité), Exportation texte (longueur fixe) ou Fusion avec
Word pour Windows dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la
fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation texte (délimité).
Format Nom du format des options qui déterminent la façon dont un fichier texte est importé
ou exporté. Cet argument est obligatoire pour les fichiers texte à longueur fixe.
Vous utilisez, dans le menu Fichier, la commande Paramètres d'import/export pour
créer le format pour un type de fichier texte particulier, tel qu'un fichier texte délimité
dont les champs sont séparés par des tabulations et qui utilise le format JMA pour les
dates. Sélectionnez les options souhaitées dans les boîtes de dialogue de la
commande Paramètres d'import/export et enregistrez votre format. Vous pouvez
ensuite entrer le nom de ce format dans l'argument Format chaque fois que vous
voulez importer ou exporter le même type de fichier texte.
Vous pouvez importer ou exporter un texte délimité ou des fichiers de données de
publipostage Word pour Windows sans entrer de nom de format pour cet argument,
auquel cas MicroSoft Access utilise le paramètrage par défaut des boîtes de
dialogue de la commande Paramètres d'import/export.
Nom table Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle
exporter des données texte. Cet argument est obligatoire.
Si vous sélectionnez Importation texte (délimité) ou Importation texte (longueur fixe)
pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access ajoute les données texte à la table si
elle existe déjà. Sinon, MicroSoft Access crée une nouvelle table contenant les
données texte.
Nom fichier Nom du fichier texte à partir duquel importer ou dans lequel exporter des données.
Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire.
MicroSoft Access crée un nouveau fichier texte lorsque vous en exportez des
données. Si le nom du fichier est le même que celui d'un ficher texte existant,
MicroSoft Access remplace le fichier texte existant.
Contient noms Indique si la première ligne du fichier texte contient les noms des champs. Si vous
champs sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne comme noms de
champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données texte. Si
vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la première ligne comme étant
une ligne de données normale. Le paramétrage par défaut est Non.
MicroSoft Access ignore cet argument pour les fichiers de publipostage Word pour
Windows, pour lequel la première ligne doit contenir les noms de champ.
Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans un fichier
texte délimité ou à longueur fixe, les noms des champs de votre table sont insérés
dans la première ligne du fichier si vous sélectionnez Oui pour cet argument.
Si vous importez un fichier texte à longueur fixe et que vous sélectionnez Oui pour son
argument, la première ligne contenant les noms de champ doit utiliser le délimiteur
de texte dans la spécification import/export pour séparer les noms de champ. Si vous
exportez vers un fichier texte à longueur fixe et que vous sélectionnez Oui pour cet
argument, MicroSoft Access insère les noms de champ sur la première ligne du fichier
texte utilisant ce délimiteur.
TrouverSuivant
Recherche l'enregistrement suivant qui correspond aux critères spécifiés par l'action
TrouverEnregistrement précédent ou dans la boîte de dialogue Rechercher de la commande
Rechercher.
Les expressions représentent une partie essentielle des nombreuses opérations MicroSoft Access.
Elles sont utilisées pour les calculs, pour définir les critères de requête, pour contrôler les macros et
en tant qu'arguments dans les fonctions.
Si une expression dépasse la taille de la zone de saisie prévue dans une "Fenêtre de propriétés",
vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue "Zoom" en appuyant simultanément sur MAJ+F2.
Saisie de texte
Les guillemets anglais entourent les valeurs de type texte.
ex : "Paris".
Opérateurs d'identificateur
La syntaxe des expressions n'est pas évidente, en revanche Access possède un Générateur
d'expressions agréable à utiliser.
Vous pouvez l'activer à partir de la plupart des éléments qui servent à la rédaction d'expressions.
Pour lancer le Générateur d'expressions à partir de la barre d’outils.
1. Dans la zone de gauche, cliquez deux fois sur le dossier contenant le type d'objet ou l'élément
recherché.
2. Dans le dossier, cliquez sur l'objet de votre choix.
5
Zone contenant l'expression créée 4
3
2
3. Utilisez les zones situées au centre et à droite pour sélectionner un élément à coller.
4. Cliquez deux fois sur ce dernier, ou choisissez le bouton « Coller ».
5. Lorsque l'expression est correcte, cliquez sur « Ok ».
• Pour coller une fonction intégrée ou définie par l'utilisateur , cliquez sur le dossier contenant les
fonctions intégrées ou les fonctions définies par l'utilisateur . Dans la zone centrale, sélectionnez
la catégorie de fonctions ou le module de votre choix puis, dans la zone de droite, cliquez deux
fois sur la fonction.
Vous utilisez les fonctions dans les expressions pour retourner une valeur basée sur le résultat d'un
calcul ou d'une opération. Vous pouvez également créer vos propres fonctions dans un module en
"Access Basic".
Autres fonctions
Fonction Retourne
=[Prix unitaire]* 1,06 Le produit du champ Prix unitaire par la valeur 1,06.
Expression de validation
Les expressions de validation sont utilisées pour définir la propriété "Valide si" ou en tant que
condition de macro.
Expression Critères
Ce type d'expression est utilisé dans la cellule "Critère" d'une requête ou d'un filtre.
Pays de livraison Pas "Etats Unis" Expédiées dans tous les autres pays sauf les états
unis.
Base de données
Attribut Maximum
Taille d'un fichier .MDB 1 gigaoctet
Nombre de tables dans une base 32.768
Nombre de tables attachées 32768
Nombre de requêtes dans une base 32768
Nombre de tables ouvertes 254
Nombre de caractères d'un nom d'objet 64
Nombre de tables d'un mot de passe 14
Nombre de tables d'un nom d'utilisateur 20
Nombre d'accès simultanés 255
Tables
Attribut Maximum
Nombre de caractères d'un nom de table 64
Nombre de caractères d'un nom de champ 255
Nombre de champs dans un enregistrement ou une table 255
Taille d'une table 1 gigaoctet
Nombre de caractères dans un champ de type texte 255
Nombre de caractères dans un champ de type Mémo 64000
Taille d'un champ de type Liaison OLE 1 gigaoctet
Nombre d'index dans un enregistrement ou une table 32
Nombre de champs dans un index 10
Nombre de caractères d'un message de validation 255
Nombre de caractères d'un enregistrement 2000
Nombre de caractères d'une description de table oude champ 255
Requêtes
Attribut Maximum
Nombre de tables dans une requête 32
Nombre de champs dans une feuille de réponses 255
Taille d'une feuille de réponses 1 gigaoctet
Nombre de champs de tri 10
Nombre de niveaux d'emboîtement 50
Formulaires et états
Attribut Maximum
Nombre de caractères dans une étiquette 2048
Nombre dans une zone de texte 64000
Largeur d'un formulaire ou d'un état 22 pouces (55,87 cm)
hauteur d'une section 22 pouces (55,87 cm)
Hauteur totale des sections et des en-têtes 200 pouces (508 cm)
Nombre de niveaux d'emboîtement 3
Nombre de champs/expression de tri et de regroupement 10
Nombre d'en-tête/pieds de groupes 10
Nombre de pages imprimées 65.536
Attribut Maximum
Nombre d'action dans une macro 999
Nombre de caractères dans un commentaire 255
Nombre de caractères d'une condition 255
Nombre d'actions dans un argument d'action 255
2 Méthode Merise 4
2.1 Principes généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.2 Modèle Conceptuel de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.2.1 Repérage des entités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2.2 Construction des entités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2.3 Construction des relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.2.4 Choix des cardinalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2.5 Cas particuliers et pièges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3 Modèle Logique de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3.1 Construction des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3.2 Transformation des relations en liens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3.3 Suppression des tables inutiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4 Requêtes 16
4.1 généralités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2 Requête de sélection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.1 Requêtes mono-table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.2 Requêtes multi-tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.3 Requêtes avec critère . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.4 Requêtes à champs calculés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.5 Requêtes de regroupements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.6 Requêtes en cascades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2.7 Requête d’analyse croisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2.8 Requêtes en mode SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.3 Requêtes d’actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.3.1 Requêtes de suppression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.3.2 Requêtes de mise à jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.3.3 Requêtes de création de table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.3.4 Requêtes d’ajout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
5 Finalisation de la base 26
5.1 États . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5.2 Modification de l’état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
5.3 Création d’un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
5.4 modification d’un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.5 Sous formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
5.6 Menus et autres personnalisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5.6.1 menu général . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
5.6.2 Démarrage de l’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2
1 Introduction
Alors qu’au début de leur histoire les ordinateurs servaient essentiellement à calculer, leur utilisa-
tion principale de nos jours est la gestion d’informations. On les retrouve dans tous les secteurs
d’activité. Une grande quantité d’informations stockée dans un ordinateur s’appelle une base de
données. Un logiciel permettant d’utiliser ces données est un système de gestion de base de données
(SGBD).
Différents logiciels existent permettant cette opération. Ainsi un tableur (tel qu’Excel) peut être
considéré comme un SGBD. Nous allons utiliser ici le logiciel Accesscomme SGBD. Ce logiciel
permet une conception aisée de bases de données de ”petite” taille avec un nombre restreint
d’utilisateurs. Il est à noter que plusieurs autres SGBD plus performants (mais également plus
complexes) existent par ailleurs. On peut citer notamment Oracle, SQL Server, Paradox, MySQL,
PostgreSQL parmi beaucoup d’autres.
La plupart de ces systèmes sont basés (dont Access) sur le modèle relationnel et fonctionnent
sur le même principes générale : les informations sont stockées dans des tables qui sont reliées entre
elles par des relations. L’interrogation de la base de données se fait à l’aide de requêtes, ces requêtes
étant écrites à l’aide d’un langage commun à la plupart des SGBD : le SQL (Structured Query
Language). Accessa comme avantage par rapport à la plupart de ses concurrents de permettre
une écriture en mode graphique des tables, de leur relations et de la plupart des requêtes. De plus,
il intègre un système de création d’applications claires et simples pour chaque base de données.
Ce document est composé de cinq parties :
1. cette introduction,
2. une partie consacrée à la méthode Merise, qui indique comment concevoir une base de
données,
3
2 Méthode Merise
2.1 Principes généraux
La méthode Merise a été créée en France dans les années 1970. Cette méthode utilise le système
dit d’entités-relations. Il s’agit d’un outil et d’une technique d’analyse permettant de construire
des schémas théoriques de raisonnement sur des applications tournant avec des bases de données
dite relationnelles (comme celles d’Access).
A noter que nous ne présenterons ici qu’une partie de la méthode Merise, puisque la méthode
Merise générale traite de l’intégralité de la conception de la base de données : elle ne s’intéresse pas
uniquement de la partie correspondant au stockage des données, mais également à leur traitement.
La méthode Merise considère quatre phases dans la création d’une base de données :
1. La phase d’analyse : cette phase, qui ne sera pas étudié dans ce document, est une phase
essentielle qui consiste à
• étudier l’existant : y-a-t’il un système qui gère déjà tout ou partie de l’information,
qu’il s’agisse d’un logiciel ou d’un ensemble de documents papiers ? Comment ces
informations sont elles stockées ? Quelles sont les informations stockées ? Que manque-
t’il ? Qu’est ce qui convient ou ne convient pas aux utilisateurs ?
• interroger les futurs utilisateurs : qu’attendent-ils du futur SGBD ? Quelles sont les
opérations qu’ils désirent automatiser ?
• recueillir les informations existantes, étudier les divers liens qui peuvent exister entre
ces informations, mettre en évidence les règles de gestion employées, ...
A retenir
Les quatre phases de la méthode Merise :
4
Une entité est un élément du problème. Elle est définie par un ensemble de propriétés. Chacune
des propriété est l’un des éléments qui caractérise l’entité. Il faut distinguer une entité et une
occurrence d’entité (ou instance). Une entité correspond au type général d’une donnée (ex : le
type ”employé”) alors qu’une occurrence d’une entité est un représentant particulier de cette entité
(l’employé ”Jean Martin”).
Une relation est un lien possible qui relie deux entités. Par exemple, si un employé peut être
affecté à un entrepôt, il y aura une relation ”affectation” entre l’entité entrepôt et l’entité ”em-
ployé”. Cela ne signifie pas nécessairement qu’il y aura affectation pour chacun des employé, juste
qu’il est possible qu’un employé soit affecté à un entrepôt. Une relation peut éventuellement être
reliée à plus de deux entités et peut avoir certaines propriétés.
Après avoir fait une analyse aussi complète que possible du problème à informatiser, la construc-
tion du MCD se fait en quatre étape :
L’ISBN, par exemple, n’est pas une entité puisqu’il s’agit d’un élément qui caractérise l’entité
”édition”.
5
• toute propriété est élémentaire (elle n’est pas la composition d’éventuelles propriétés plus
petites),
• une propriété ne doit pas être ”instable” ou ”calculable” : si une propriété peut être obtenue
par calcul à partir d’autres éléments qui vont apparaı̂tre dans la base de donnée (notamment
d’autres propriétés), on ne doit pas la considérer,
• toute entité doit posséder une propriété particulière appelée sa clé (ou identifiant). Une
clé doit caractériser de manière unique chaque occurrence de l’entité. Par exemple, le nom
de famille d’une personne ne peut pas être considéré comme une clé d’une entité ”personne”
puisque deux personnes peuvent avoir le même nom de famille. Le numéro de sécurité sociale
est par contre tout à fait acceptable. Il vaut mieux éviter les identifiants trop longs (on
préférera un code de quelques chiffres à un intitulé d’une vingtaine de lettres par exemples),
• si aucune des propriétés ”naturelles” ne peut servir de clé, on en rajoute une artificiellement
(par exemple ”CodeLivre” ou ”IdAnimal”).
• Chaque propriété ne doit dépendre que d’une seule entité.
Une entité se représente ensuite graphiquement sous la forme d’un boı̂te dans lequel on indique
en titre le nom de l’entité suivi de toutes ses propriétés. On indique d’une manière particulière
l’identifiant.
Entité
Identifiant
propriété 1
propriété 2
...
Exemple : Dans l’exemple du libraire, on peut construire les entités suivantes (les propriétés
sont indiquées après le nom de l’entité, l’identifiant est en gras) :
Notons que, dans le cas de l’édition, l’ISBN est un identifiant tout à fait acceptable. Dans les
autres cas, aucune des propriétés ne convenant comme identifiant, il a fallu créer une propriété
particulière pour cet effet (Id...).
6
• Une relation est en général entre deux entités. Il est possible d’avoir des relations entre
plus que deux entités. Par exemple, une relation Vente entre Acheteur, Vendeur et Lieu
pour une base de donnée de transaction immobilière. Il est néanmoins souvent possible
(et préférable !) de se restreindre à des relations entre deux entités. Dans le cas ici, la
relation Vente pourrait être remplacée par une entité Acte de vente qui est en relation
avec l’acheteur, le vendeur et le lieu.
• Il est tout à fait possible d’avoir plusieurs relations entre deux entités.
• Il est également possible d’avoir une relation dite réflexive, c’est-à-dire entre une entité et
elle-même. Par exemple, on peut avoir une relation Responsable entre une table employé
et elle-même. Dans ce cas, il convient tout de même de remarquer que chacune des ”pattes”
de la relation a une signification différente. Ici, l’une des ”pattes” signifiera est responsable
de et l’autre signifiera a comme responsable.
• une relation peut avoir des propriétés. Par exemple, si une relation Contient lie l’entité
Facture et l’entité Produit, elle possède certainement la propriété ”quantité” (une facture
contient un produit x en quantité y). D’ailleurs, si une propriété dépend de plus d’une entité
(comme c’est le cas ici avec la quantité qui dépend à la fois de la facture et du produit), c’est
certainement qu’elle dépend d’une relation, et non pas d’une entité.
• Il faut éviter les relations que l’on peut déduire d’autres relations par transitivité. Par
exemple, dans une base de données gérant une université, si on dispose d’entités étudiant,
formation et cours. On a les relations fait partie entre formation et cours (un cours fait
partie d’une formation) et inscription entre étudiant et formation. Il est inutile d’avoir en
plus une relation inscription entre étudiant et cours : tout étudiant inscrit à une formation
est systématiquement inscrit à tous les cours qui composent la formation.
• minA est le nombre minimal de fois où une occurrence de l’entité A participe à une relation
du type considéré. Il s’agit en général de 0 ou 1.
7
• maxA est le nombre maximal de fois où une occurrence de l’entité B participe à la relation.
Il s’agit en général de 1 ou n (n pour plusieurs fois, ou un nombre quelconque de fois).
Notons qu’il est souvent difficile de choisir entre une cardinalité de type 0 : n et une cardinalité
de type 1 : n. Il est important de noter que ce choix a souvent peu d’importance.
Exemple : Dans l’exemple du libraire, considérons la relation édite qui existe entre les entités
éditeur et édition. Ainsi, dans l’exemple du libraire, une édition (un livre) a toujours un et un
seul éditeur (soit un minimum de un éditeur, et un maximum de un éditeur). Un éditeur par contre
peut éditer au minimum une édition et au maximum plusieurs éditions (un nombre quelconque de
fois). Ce qui nous donne :
Éditeur Édition
1:n 1:1
... Édite ...
• Il ne doit pas y avoir de redondance d’informations : une information quelconque ne doit pas
être représentée plus d’une fois dans le MCD.
• Évitez autant que possible les relations entre plus de deux entités. Souvent, il est possible
de remplacer la relation par une entité.
• Restez dans la mesure du possible avec des cardinalités de valeurs 0, 1 ou n. Il est de toute
manière souvent possible de se ramener à ce cas dans les rares cas où des cardinalités d’un
autre type semblent plus naturelles.
• Dans l’idéal, il faut trouver un bon compromis entre niveau de détail et ”taille” de la base
de données. Il est toujours possible de multiplier les entités, mais il vaut mieux le faire que
si cela a vraiment du sens et un intérêt dans le problème. Par exemple, si on a une entité
personne, on peut considérer l’adresse comme une entité séparée (reliée à personne par une
relation ”habite à”) ou comme une propriété de la personne (ce qui est fait usuellement). En
règle générale, il est plus économique de définir l’adresse comme une propriété, mais dans un
cas ou il est courant que des personnes habitent au même endroit, la règle de non-redondance
incite plutôt à utiliser une nouvelle entité.
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A retenir
La méthode générale de construction du MCD :
La première étape consiste à transformer toutes les entités du MCD en tables du MLD. Cette
transformation est directe : il suffit de recopier les entités. Il s’agit essentiellement d’un changement
de vocabulaire :
A noter toutefois qu’il est essentiel qu’il n’y ait pas deux tables qui aient le même nom.
9
2.3.2 Transformation des relations en liens
L’étape suivant consiste à transformer les relations du MCD en liens du MLD. Deux grands cas
peuvent se présenter.
1. l’une des branches de la relation a une cardinalité de 1:1 ou 0:1
2. les autres cas
Premier cas
Dans le cas d’une relation ou l’une des branches a une cardinalité de 1:1 ou 0:1, la transformation
de la relation de la relation se fait de la manière suivante :
• On ramène dans la table correspondant à l’entité ”du côté du 1:1” (ou du 0:1) la clé primaire
de l’autre table ainsi que toutes les éventuelles propriétés de la relations.
• On lie la clé primaire ainsi importée avec la clé primaire de la deuxième table.
• Si la relation contenait des propriétés, celle-ci se retrouve également importées du côté du
1:1.
Entité A Entité B
IdA 1:1 ? :? IdB
Relation
... ...
Se transforme en :
Entité A
Entité B
IdA
IdB
IdB
...
...
A noter que la clé importée (ici IdB qui se retrouve dans table A) ne devient pas une clé de
la table : c’est une propriété comme une autre. Notons aussi que le lien se fait entre champs (on
relie IdA à IdB) et non pas, comme dans le MCD, entre les tables.
Deuxième cas
Dans tous les autres cas, la relation du MCD se transforme en une table du MLD :
• on crée une nouvelle table correspondant à la relation. Cette table contient toutes les
éventuelles propriétés de la relation.
• On intègre à cette table les clés primaires des entités impliquées dans la relation.
• On relie les clés primaires des tables avec les clés importées dans la nouvelle table.
• On choisit enfin la ou les clés primaires de la nouvelle table. L’idée générale est que chaque
occurrence de cette entité doit pouvoir être identifiée de manière unique par ses clés primaires.
Cela revient en général à choisir comme clés primaires l’ensemble des clés importés des autres
tables.
Entité A Entité B
IdA ?:n ?:n IdB
Relation
... ...
se transforme en :
Entité A Entité B
Relation
IdA IdB
IdA
... ...
IdB
Cas particuliers
Quelques cas particuliers peuvent apparaı̂tre.
10
• Si la relation est de type 1:1 - 1:1, on fusionne les deux entités en une. Ce type de relation
rare est souvent due à un problème dans la conception du MCD.
• Si la relation est de type 0:1 - 1:1, on traite la relation comme une relation de type 1:1 - ?:?
(en ramenant la clé primaire du côté du 1:1)
• Les relations réflexives (entre une entité et elle-même) se traitent comme les autres relations.
• les relations ternaires (entre trois entités, ou plus), se traitent comme d’habitude. Si l’une
des branches a une cardinalité de type 1:1, on ramène les clés primaires des autres entités et
les propriété de la relation dans l’entité ”du côté du 1:1”. Si ce n’est pas le cas, la relation
se transforme en table.
A retenir
Le méthode de transformation MCD - MLD :
• pour une relation de type 1:1 - ?:? entre une entité A et une entité B
se traduit par une importation de la clé primaire de l’entité B dans
la table de A, et on ajoute un lien entre les deux clés,
• une relation autre (sans 1:1 - ?:?) se transforme en table dans laque-
lle on retrouve les clés primaires de A et B.
11
3 Création de la base de données dans Access
Après avoir conçu un MLD, l’étape finale de la méthode Merise consiste à concevoir le Modèle
physique de nos données. Il s’agit ni plus ni moins que d’intégrer le MLD au sein du SGBD
(Access). Cette opération comprend trois phases essentielles.
2. Création des tables : toutes les tables du MLD doivent être créées. Les données peuvent
éventuellement provenir d’un logiciel extérieur (feuille Excel, document textuel...). Il faut
également spécifier le type de donnée que doit contenir chaque champ de la table et préciser
quelle est la ou les clé(s) de la table.
3. Création des liens : tous les liens qui apparaissent dans le MLD doivent apparaı̂tre dans
la base de données.
12
important : si deux champs sont de même natures, ils doivent être de même type et de même
taille. Par exemple, dans l’exemple du libraire, le numéro d’éditeur (champ IdEditeur) doit être
de même type (texte, nombre ou numéroAuto) et de même taille de champ qu’il soit dans la table
éditeur ou la table édition.
Note : Si un champ a un nombre limité de valeurs (par exemples, les catégories sociaux pro-
fessionnelles, le statut marital, ...), il vaut mieux considérer une champ de type numérique plutôt
qu’un champ texte. Préférera stocker 1,2 ou 3 plutôt que ”célibataire”, ”marié” ou ”veuf”.
La dernière étape consiste à sélectionner la ou les clés de la table. Sélectionner ce ou ces champs
(s’il y en plusieurs, vous pouvez les sélectionner en cliquant sur CTRL ) et appuyez ensuite sur le
bouton représentant une clé.
En pratique
Pour créer une table :
• Créez ensuite tous les champs en précisant leur type et leurs propriétés.
1. s’assurer que le nom du fichier se termine bien par ”.txt” ou ”.tab”, que ses données
sont bien disposées en ligne (un enregistrement par ligne) et que sa première ligne est
bien soit une ligne de titre, soit une ligne de données (supprimer les éventuelles lignes
superflues),
2. créez la table en passant par Fichier,Données externes, Importer, optez pour
Fichier texte et sélectionnez votre fichier texte,
3. choisissez si les champs de votre fichier sont séparés par un délimiteur (un caractère
spécial) ou si elles sont de largeurs fixes (chaque champ prend un certain nombre de
caractères). S’il s’agit de champs délimités, choisissez le délimiteur (le caractère qui
sépare les champs, souvent la tabulation ou la virgule). S’il s’agit de champ de largeur
fixe, indiquez quelles sont les zones qu’occupent chaque champ.
4. Indiquez ensuite le nom et le type de chaque champ. Si la clé primaire n’est pas présente
dans votre table, ajoutez la maintenant. Sinon, ne précisez pas de clé tout de suite
5. indiquez le nom de la table et sauvegardez. La table est maintenant crée.
6. Modifiez éventuellement la table. En particulier, sélectionnez éventuellement la ou les
clé(s) primaire(s).
1. s’assurer que les données sont bien sur une seule feuille Excel qui ne contient que ces
données avec une éventuelle ligne de titre. Supprimez les données superflues.
2. Créez la table en passant par Fichier,Données externes, Importer, optez pour
Fichier Excel et sélectionnez votre classeur Excel, puis la feuille qui contient les
données.
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3. Pour tous les champs, vérifiez et changez éventuellement leur noms et le type de données.
Indiquez également les champs dont vous ne voulez pas dans votre table.
4. Si la clé primaire existe déjà dans la table, sélectionnez la, sinon vous avez la possibilité
d’ajouter une clé primaire de type numérotation automatique. Si la table contient
plusieurs clés primaires (dans le cas d’une table crée à partir d’une relation du MCD
notamment), ne sélectionnez aucune clé pour l’instant.
5. Terminez en donnant un nom à la table, la table est créée.
6. Modifiez éventuellement la table. En particulier, ajoutez les clés primaires le cas échéant.
3.3 Relations
La deuxième phase consiste à intégrer dans la base de donnés les relations du MLD. Cela se fait en
ouvrant la fenêtre des relations (menu Outils, Relations), en affichant toutes les tables (cf bouton
droit) et en dessinant les relations : cliquez sur la clé primaire et faites glisser vers la clé importée.
Access vous demande si vous voulez activer la contrainte d’intégrité de votre base. Une con-
trainte d’intégrité empêche dans votre base des références à des clés inexistantes. Par exemple, si
la relation entre livre et auteur a une contrainte d’intégrité, il sera impossible d’indiquer à un livre
un numéro d’auteur inexistant dans la base. En règle général, activez la contrainte, cela évitera
des problèmes dans votre base.
• mettre à jour en cascade : Si cette option est cochée et que vous changez la valeur d’une
clé (par exemple le numéro d’Auteur dans la table auteur), la valeur de la clé sera modifiée
partout (toute référence à l’ancien numéro d’auteur sera remplacée). Inversement, si la case
n’est pas cochée, il sera impossible de modifier une clé primaire si elle est utilisée dans d’autres
tables.
• Si cette option est cochée et que vous supprimez un enregistrement, tous les enregistrements
de la table qui font référence à la clé primaire de cet enregistrement seront supprimés. Dans
l’exemple, la suppression d’un auteur entraı̂nerait la suppression de tous ses livres. Inverse-
ment, si la case n’est pas cochée, il sera impossible de supprimer un auteur tant que tous ses
livres ne sont pas supprimés également.
A vous de voir dans quels cas la suppression doit se faire automatiquement ou pas. Par
sécurité, vous pouvez laisser cette option désactivée.
Un cas particulier peut arriver : le cas des relations réflexives. Si une relation existe entre
une table et elle même, Access vous interdira de la dessiner directement. Il faudra ajoutez une
deuxième fois la table (avec le bouton droit de la souris) et indiquer la relation entre la clé importée
de la table de départ et la clé primaire de la deuxième table.
14
En pratique
Pour créer les relations de votre base :
3. dessinez les relations en faisant glissez les clés primaires vers les clés
importées,
15
4 Requêtes
4.1 généralités
Les requêtes constituent un moyen pratique et automatisé d’interroger ou de modifier la base de
données. On distingue deux grands types de requêtes :
• les requêtes de sélection : ces requêtes sélectionnent une partie des données de la base,
souvent dans le but de les montrer à l’utilisateur. Il s’agit de loin le type de requêtes le plus
fréquent ;
• les requêtes d’action : ces requêtes modifient la base de données en ajoutant, retirant ou
modifiant des enregistrements. On distingue parmi ces requêtes les requêtes de suppression,
de mise-à-jour, de création de table ou d’ajout.
Toutes ces requêtes sont construites de manière assez similaire. Nous allons commencer par
présenter les requêtes de sélection en montrant les différentes méthodes employées pour créer ces
requêtes.
Une requête mono-table est la requête la plus simple qui soit : on désire sélectionner/montrer
les valeurs d’un ou plusieurs champs d’une table. Pour créer une requête de ce type, il faut tout
d’abord sélectionner la table qui contient les enregistrements qui nous intéresse, puis choisir parmi
les champs de cette table ceux que l’on désire sélectionner.
En pratique
Une requête concerne souvent plus d’une table. Par exemple, dans le cas du libraire, on peut avoir
envie d’afficher la liste des auteurs avec pour chaque auteur, la liste de ses oeuvres. Cette requête
fait intervenir deux tables : la table auteur et la table oeuvre. Il y a ici une relation entre ces deux
tables que nous allons exploiter. Nous voulons donc afficher pour chaque auteur X, les oeuvres
dont l’auteur est X, par conséquent, il faudra utiliser le lien qui existe entre le champ ’idauteur’
de la table auteur et le champ ’idauteur’ de la table oeuvre.
Remarque : Il est possible dans ce genre de requêtes de faire appel plusieurs fois à la même
table. Supposons par exemple que nous disposons d’une entité employé qui dispose d’une relation
réflexive responsable entre employé et employé. Si on désire la liste de tous les employés avec leurs
responsables, il nous faudra utiliser deux fois la table employé dans la requêtes : l’une d’entre elle
représentera l’employé, l’autre le responsable.
16
En pratique
• Vérifiez que les liens ont tous vraiment du sens dans votre requêtes, sup-
primez les liens inutiles.
Lorsqu’une requête ne s’intéresse pas à tous les enregistrements d’une table de la base de données,
mais seulement à certains, il nous faut utiliser des critères pour limiter la sélection. Les critères
s’indiquent dans la ligne du même nom.
Supposons que nous nous désirons afficher toute la liste des auteurs dont le nom est ”Dupont”.
Nous allons commencer par écrire une requête qui affichent tous les auteurs, puis nous allons
restreindre cette requête en sélectionnant le champ ”Nom” et en indiquant dans la zone ”Critères”
la valeur ="Dupont" (ou simplement "Dupont").
Opérateur Signification
= Égal
<> Diférent
< Inférieur
<= Inférieur ou égal
> Supérieur
>= Supérieur ou égal
Par exemple, la requête suivante sélectionne les livres dont l’auteur est le même que celui spécifié
dans la table Auteur.
17
Champ : IdAuteur
Table : Livre
Tri :
Afficher :
Critère : [Auteur].[IdAuteur]
Un certain nombre de fonctions sont également disponibles. En voici quelques unes.
Pour les texte
Nbcar N bcar([N om]) = ”4” sélectionne les
nombre de caractère d’un texte
noms de 4 caractères
retrouve les caractères à droite d’un Droite([N om]; 2) = ”se” sélectionne
Droite
texte les noms se terminant par ”se”
retrouve les caractères à gauche d’un Droite([N om]; 2) = ”mo” sélectionne
Gauche
texte les noms commençant par ”mo”
ExtracChaı̂ne([N om]; 2; 3) = ”ach”
sélectionne les noms qui contiennent la
Extracchaı̂ne retrouve les sous-chaı̂nes d’un texte
chaı̂ne ”ach” à partir de la deuxième
lettre (”machin” par exemple)
Pour les dates et heures
permet d’avoir le mois d’une date (il ex- M ois([DateCommande]) = 6 Affiche
Mois
iste aussi jour et année) les commandes du mois de Juin.
Dif f Date(”j”; [Date1]; [Date2]) >
100 retrouve les éléments pour lesquels
permet de faire une différence entre
diffdate il y a plus de 100 jours entre date1
deux dates
et date2 (mettre ”m” pour le mois et
”aaaa” pour l’année à la place de ”j”).
AjDate(”j”; −10; [DateLivraison])
permet de faire des opérations sur les
AjDate fournit une date antérieure de 10 jours
dates
à la dte de livraison.
permet d’avoir la date du jour (voir = Aujourdhui()) permet de
Aujourdhui aussi maintenant pour avoir l’heure sélectionner un champ date dont
actuelle) la valeur correspond à la date du jour.
Pour les champs numériques ou monétaires
Ent([P rix]) = [P rix] sélectionne les
Ent calcule la partie entière
prix ronds (sans centimes).
Abs([V ariation]) < 10 sélectionne les
Abs calcule la valeur absolue
variation entre -10 et +10.
Access autorise la combinaison de plusieurs critères. Si ces critères sont tous sur la même
ligne, la requête sélectionnera les enregistrements qui répondent à tous les critères à la fois. Si
ces critères sont sur des lignes différents (lignes ”ou”), la requête sélectionnera les enregistrements
correspondant à l’une de ses lignes.
Ici, par exemple, la première requête sélectionnera les habitants de Roubaix de plus de 50 ans.
La deuxième requête sélectionnera les habitants de Roubaix (indifféremment de leur age) et les
personnes de plus de 50 ans (même n’habitant pas Roubaix). La troisième requête sélectionne les
habitants de Roubaix de plus de 50 ans ainsi que tous les habitants de Lille.
La combinaison de critère peut aussi être réalisée à l’aide des opérateurs booléens : OU, ET ou
NON. La requête suivante permet de sélectionner les habitants de Lille et de Roubaix (soit, ceux
dont le champ ville vaut ”Lille” ou ”Roubaix”)
18
Champ : Ville
...
Critères : ”Roubaix” Ou ”Lille”
Ou :
Enfin, il est possible de demander à l’utilisateur d’entrer un critère. Pour cela, mettre [truc] dans
les critères (éventuellement dans une formule) où truc est un nom quelconque qui ne correspond
pas à un nom de champ. L’exemple suivant permet de sélectionner un auteur dont le nom est
demandé à l’utilisateur.
Champ : Nom
Table : Auteur
Tri :
Afficher :
Critère : [Quel Nom]
Date Agence CA
06/01/2003 Nord 927,02 e
06/01/2003 Sud 1 098,46 e
06/01/2003 Est 561,29 e
07/01/2003 Nord 1 385,55 e
07/01/2003 Est 681,09 e
07/01/2003 Sud 1 401,56 e
Pour juger des performances des différentes agences, on peut avoir envie de faire des calculs sur
le chiffre d’affaire en fonction de différentes données :
• par date : on peut avoir le chiffre d’affaire total par jour. le ”par jour” est un indice fort du
regroupement : on fera un regroupement sur la date, et un somme sur les chiffres d’affaires.
Notons que la notion d’agence ne nous intéresse pas, elle ne devra pas apparaı̂tre dans la
requête
19
• par agence : en sommant les chiffres d’affaires. Le regroupement se fait sur l’agence, on
fait une somme sur le CA. Encore une fois la date ne doit pas apparaı̂tre dans la requête
puisqu’elle ne joue aucun rôle dans le regroupement.
Lorsqu’on fait un regroupement, comme dans les deux exemples ci-dessus, il y a donc deux types
de champs qui nous intéressent :
Tous les autres champs ne nous intéressent pas et n’ont pas à apparaı̂tre dans la requête. En
particulier, si on désire ajouter une critère dans la requête sur un champ qui n’est ni un champ de
regroupement, ni un champ de calcul, cela ne sera pas possible (directement en tout cas, voir les
requêtes en cascade).
• Compte : calcule le nombre de fois où un champ apparaı̂t. A ne pas confondre avec somme,
dans les requêtes ci-dessus, il s’agit bien d’une somme de CA. Un compte indiquerait par
exemple 3 (il y a 3 chiffres d’affaire pour chaque date).
• Moyenne
Notons que bien évidemment la plupart de ces opérations n’ont de sens que sur des données de
type numérique ou monétaire.
En pratique
Pour créer une requête de regroupement :
1. Commencez par créer votre requête en ne faisant intervenir que des
champs sur lesquels vous ferez une calcul ou un regroupement (si vous
avez besoin d’autres champs, il vous faudra plusieurs requêtes, voir la
section ”requête en cascades”),
3. Pour chacun des champs, choisissez l’opération que vous comptez ef-
fectuer, ou ”Regroupement” si le champ est un champ sur lequel vous
allez faire un regroupement (il est obligatoire de renseigner cette partie :
si vous pensez qu’il ne faut rien mettre, c’est probablement que le champ
qui vous intéresse n’a pas à apparaı̂tre dans la requête).
20
4.2.6 Requêtes en cascades
Il arrive souvent qu’une requête ne puisse pas réaliser exactement ce que vous vouliez. Dans ce
cas, il ne faut pas avoir peur de décomposer cette requête en plusieurs. Il est possible en effet
de construire une requête en ouvrant une autre requête à la place d’une table. Pour cela, lors
du choix des tables nécessaires pour une requête, choisissez l’onglet ”Requête” et sélectionnez la
requête dont vous avez besoin.
Une démarche générale pour créer une requête peut maintenant être proposée :
• s’il vous manque une information, créez la requête qui indiquera cette information,
• répétez cette opération jusqu’à ce que votre requête principale ait tout ce dont elle a besoin.
Un exemple, supposons qu’une liste de personne soit indiquée avec leur nom, prénom et leur date
de naissance. On désire connaı̂tre le nom de la ou des personne(s) les plus âgés.
• la requête sera une requête simple avec un critère : le champ nom sera affiché et la date de
naissance doit être égale à la plus petite date de naissance.
• L’information ”la plus petite date de naissance” n’est pas connue. Pour avoir cette infor-
mation, il nous faut donc créer une requête : ce sera une requête par regroupement qui fait
simplement un ”min” sur l’ensemble des dates de naissance.
• Nous pouvons maintenant créer notre requête principale en se basant sur la requête qui nous
permet d’avoir la date de naissance la plus ancienne.
Important : Quand vous envisagez de faire des requêtes en cascade, pensez à afficher la clé
primaire de vos tables dans toutes vos requêtes : les liaisons entre vos requêtes se feront plus
facilement et vous ferez moins d’erreur.
21
• entête de colonne : le champ qui sert à étiqueter les colonnes,
• valeur : le champ qui va être à l’intérieur du tableau ; il faut lui associer une opération (voir
requêtes de regroupement).
En pratique
Pour créer une requête d’analyse croisée :
En pratique
Pour passer en ’Mode SQL’ :
22
• en supprimant des enregistrement,
• en les modifiant,
• en en ajoutant,
Nous voyons dans cette section comment réaliser ces différentes opérations. Il s’agit en règle
générale de créer une requête de sélection (avec les méthodes vues ci-dessus) et en modifiant ces
requêtes pour les transformer en requêtes d’action.
Faı̂tes très attention lorsque vous utilisez ce genre de requête ! Cette opération est irréversible et
par le jeu des relations, les suppressions peuvent se répercuter en cascade dans d’autres tables si
l’option correspondante a été choisie lors de la création de la relation (voir la section sur l’intégrité
réferentielle).
En pratique
Pour concevoir une requête de suppression :
• vous pouvez passer en mode ”feuille de données” pour afficher les enreg-
istrements qui vous être supprimés (sans les supprimer réellement),
1. Conception de la requête comme d’une requête de sélection. On commence par créer une
requête de sélection qui va permettre d’indiquer quels sont les enregistrements qui vont être
modifiés.
2. Modification des enregistrement : on indique quels sont les nouvelles valeurs des champs
indiqués.
23
Attention : il n’est pas possible d’utiliser des critères dans une requête de mise à jour. Si vous
avez besoin d’utiliser des critères, utilisez alors des requêtes en cascade : une requête de sélection
choisit les enregistrements qui vous intéressent, et une requête de mise à jour ouvre la requête de
sélection et fait les modifications.
En pratique
Pour faire une requête de mise-à-jour :
1. créez une requête en mode sélection qui affiche les champs qui seront
modifiés,
2. transformez cette requête en requête de mise à jour à partir du menu
Type de requête,
1. créez une requête en mode sélection qui affiche les informations qui seront
présentes dans votre table,
Il faut bien sûr que la requête de sélection ait bien les mêmes champs que la table à laquelle les
données seront ajoutées.
24
En pratique
Pour faire une requête d’ajout :
1. créez une requête en mode sélection qui affiche les informations qui seront
ajoutées,
2. transformez cette requête en requête d’ajout à partir du menu Type de
requête,
25
5 Finalisation de la base
Une fois la base de données terminée, l’utilisateur final ne devrait pas avoir à manipuler directement
les différentes tables et requêtes. Il manipulera la base à l’aide d’états et de formulaires. Un état
permet une présentation agréable des données de la base de données et propose ainsi une vue
soit sur une table de la base, soit sur les données sélectionnées par une requête de sélection. La
navigation parmi ses différents éléments se fait classiquement à l’aide d’un menu.
5.1 États
Un état sert à visualiser les données. Il ne permet aucune modification. Les états sont en particulier
tout à fait adaptés à l’impression des données : ils fournissent une présentation sous forme de feuilles
prêtes à être imprimés.
La création d’un état se fait dans la section ”état” puis ”Nouveau”. Différentes méthodes de
création sont proposées :
• État Instantané Colonnes / Tableau : permet la création très rapide d’états, mais sans
aucune option de personnalisation. L’assistant colonnes permet une présentation sous forme
de colonnes avec à gauche le nom du champ et à droite sa valeur, l’assistant tableau génére
une présentation proche de celle des tables (noms des champs en haut puis la liste des valeurs).
• Assistant Etiquette : génère des états sous forme d’étiquettes. Non abordé ici, la création
se fait cependant d’une manière très similaire à celle des états classiques.
Nous verrons ici uniquement l’utilisation de l’assistant état. Celui-ci nous pose différentes ques-
tions :
• Choix des champs : tout d’abord, sélectionnez une table ou une requête puis faites glisser
les champs qui seront affichés dans l’état. Notez que si les champs qui vous intéressent
appartiennent à plusieurs tables ou requêtes, alors il vaut mieux commencer par créer une
requête qui regroupe ces différentes informations et bâtir l’état sur cette nouvelle requête.
• Le tri : on choisit les champs à partir duquel les lignes de détails seront triés (les lignes de
détails sont les lignes qui seront affichés pour chaque enregistrement).
• Le style : on choisit les différents éléments de style (couleur,...) parmi une liste de quelques
choix.
26
5.2 Modification de l’état
Un état étant crée, il est possible de le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton ”Modifier” après
avoir sélectionné votre état (ou passez en mode ”Création”).
On observe alors les différentes parties de l’état :
• l’entête de l’état : c’est ce qui va être imprimé au début de l’état ; ce ne sera imprimé
qu’une seule fois.
• l’entête de groupe : c’est ce qui va être imprimé au début de chaque groupe, un groupe
étant l’un des niveaux de regroupements choisis lors de la création de l’état
• le détail : c’est ici que vont être imprimés chaque ligne de l’état
• le pied de page : ce qui est imprimé en bas de chaque page (souvent la date et le numéro
de pages),
Notez qu’il peut y avoir plusieurs groupes (s’il y avait plusieurs niveaux de regroupements) et
qu’il est possible que certaines section indiqués ici manquent (pied de groupe est souvent absent),
on peut choisir les sections à afficher à l’aide du bouton ”Trier/Regrouper”.
Par exemple, si on utilise un état qui affiche tous les auteurs, avec tous leurs livres (avec donc
un regroupement sur Auteur), l’impression du document se fait ainsi :
Entête de l’état
Entête de page
Entête de groupe 1 (Auteur1)
Détail : premier livre de Auteur1
Détail : deuxième livre de Auteur1
Détail : troisième livre de Auteur1
...
Entête de groupe 1 (Auteur1)
Entête de groupe 2 (Auteur2)
Détail : premier livre de Auteur2
Détail : deuxième livre de Auteur2
Détail : troisième livre de Auteur2
...
Entête de groupe 2 (Auteur2)
...
Pied de page
Pied de l’état
A partir de là, il est possible de faire différents types de modifications :
27
• ajouter des éléments de décoration (lignes, boı̂tes, images, textes), pour cela appuyer sur le
bouton ”boı̂te à outils”,
• les sauts de pages peuvent également être ajoutés (voir propriété des différentes sections, en
général dans ”pied de groupe”).
Si vous créez un formulaire en utilisant la méthode ”Assistant formulaire”, Access vous demande
les renseignements suivants :
• La table : quelle est la table qui contient les informations que l’on souhaite modifier.
• Les champs : quels sont les champs que nous désirons afficher dans le formulaire (en
général tous, mais pas toujours. Il n’est par exemple pas nécessairement utile de choisir la
clé si celle-ci est issu d’un champ de type NuméroAuto).
• La présentation : la présentation générale de l’état, les plus souvent utilisés étant ”Colonne
simple” et ”Tabulaire”.
• Le style : le style général (couleur, fond...).
• Le nom : le nom de l’état.
Une autre méthode pour créer le formulaire consiste à utiliser l’un des assistants ”formulaire
instantané”. Pour cela, à la création, choisissez l’un de ces assistants plutôt que l’assistant standard
:
• l’assistant formulaire instantané : Colonnes crée un formulaire standard avec un enreg-
istrement par feuille,
• l’assistant formulaire instantané : Tableau crée un formulaire sous la forme d’un tableau
reprenant l’ensemble des enregistrements,
• l’assistant formulaire instantané : Feuille de données permet la création immédiate de
formulaire reprenant la même présentation que les feuilles de données (c’est-à-dire moche).
L’assistant vous demande simplement la table ou la requête à partir de laquelle vous voulez créer
votre formulaire et le crée instantanément. Ceci a l’avantage de permettre une création très rapide
mais ne propose pas beaucoup de possibilité de personnalisation.
28
5.4 modification d’un formulaire
Le formulaire étant crée, il est ensuite possible de le modifier. La modification d’un formulaire en
suivant une méthode similaire à celle utilisée pour modifier un état.
Pour modifier un formulaire, il faut passer en mode création (dans le menu affichage ou par
l’icône mode création). On voit alors la structure du formulaire, à partir de là, il est possible de
réaliser les opérations suivantes :
Lorsqu’on ajoute un élément, il est possible de les ajouter directement pour ensuite modifier
l’élément, ou, plus simplement, en utilisant un assistant. Pour cela, sélectionnez sur la boı̂te
à outils le bouton représentant une ”baguette magique” avec de créer l’élément. On trouve les
éléments suivants :
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requête, la deuxième correspond à des valeurs remplies ”à la main”, et la troisième offre une
fonction de recherche que nous n’aborderons pas ici.
Si on choisit le premier choix, l’assistant commence par demander la source des informations
(une table ou une requête). Il demande ensuite le ou les champs concernés. Il est possible
de mettre plusieurs champs : le champ qui contient réellement l’information à stocker et un
ou plusieurs autres champs plus parlants qui serviront à renseigner l’utilisateur. On souhaite
ainsi souvent faire une liste sur un ensemble de clés primaires (IdAuteur par exemple), alors
qu’on préfère afficher d’autres informations (nom et prénom de l’auteur). Si on a choisit
plusieurs champs, l’assistant demande s’il faut masquer ou non le premier champ. Il demande
ensuite la largeur souhaitée pour la liste et enfin le champ qui contiendra les données de la
liste.
Avec le second choix, la démarche est similaire. On commence là par remplir la liste des
valeurs.
• boı̂te, trait, image : il s’agit d’éléments purement graphiques qui peuvent améliorer la
présentation de votre formulaire.
• Onglet : ce contrôle offre deux avantages. Il regroupe les informations à une même place et
prend moins d’espace à l’écran. Il suffit de cliquer sur l’onglet pour voir les informations de
la catégorie choisie.
• Sous formulaire / Sous état : cet élément permet d’intégrer un sous formulaire. Ce point
sera abordé plus loin.
• autre contrôles : Access contient également d’autres contrôles qui permettent d’autres
types de saisie, par exemple le contrôle Calendrier pour les dates
1. Créez une requête qui contient les informations que devra contenir le formulaire (dans
l’exemple, il s’agira d’une requête contenant tous les auteurs et tous les livres de ces au-
teurs).
3. Suivez l’assistant. La procédure est la même que pour un formulaire simple à une nuance
près. On vous demande comment vous souhaitez afficher vos données, choisissez le niveau de
regroupement voulu (comme pour un état). Choisissez ”formulaire avec sous formulaire”.
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Méthode un peu moins simple (mais tout de même)
La méthode présentée ici a le même résultat que ci-dessus mais permet éventuellement plus de
souplesse. On peut par exemple en suivant cette méthode avoir plusieurs sous-formulaires au sein
d’un même formulaire.
Nous reprenons ici le même exemple : on désire tous les auteurs avec tous les livres de chaque
auteur.
1. créez la requête du sous-formulaire : il s’agira ici d’une requête affichant tous les livres avec
leur auteur (IdAuteur). Les données qui nous intéresse sont effectivement les informations sur
les livres, et le champ IdAuteur nous permettra de faire le lien avec le formulaire principal.
2. Créez le sous formulaire : il s’agira d’un formulaire classique sur la requête précédente. Ce
sera ce formulaire qui sera intégré dans le formulaire principal.
1. Commencez par réfléchir à ce que vont contenir toutes les différentes pages de votre menu.
2. Créez votre menu principal. Pour cela, aller dans ”Outils/Gestionnaire du menu général”.
Acceptez d’avoir un menu général.
3. Vous avez maintenant accès à une fenêtre dans laquelle se trouve un élément (menu général).
Dans cette fenêtre se trouveront toutes les pages de votre système de navigation. Créez-les
(avec Ajouter)
4. Vous pouvez maintenant les modifier. Chaque page de menu contient différents éléments.
Chaque élément sera représenté par un bouton qui effectuera une action précise. En partic-
ulier, on peut :
Attention : Access semble être très sensible aux manipulations sur son menu. En théorie, vous
pouvez consulter le menu qui est présent dans les formulaires. Évitez de trop modifier ce menu,
et surtout ne l’effacez pas sous peine de voir Access se ”planter” ou vous empêcher de créer un
nouveau menu...
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5.6.2 Démarrage de l’application
On peut ensuite personnaliser d’avantage notre application en indiquant ce que va voir l’utilisateur
lorsqu’il va démarrer notre base de données. Pour cela, allez dans outilsé.marrage. De là on peut
(entre autres) :
• l’icône de l’application,
• le nom de l’application
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Leçon – exercice : exemple d’utilisation d’une base de données
Le but de cette leçon est de vous montrer un exemple d’utilisation d’une base de
donnée (carnet d’adresse, listes fournisseurs, listes d’articles, etc. les possibilités
sont illimitées).
Il est recommandé de faire cet exercice en suivant la leçon : cliquez ici pour
télécharger l’exercice.
L’exemple choisi est le suivant : à partir d’un choix dans une liste déroulante qui
contient le nom des contacts d’un carnet d’adresse, l’adresse complète sera
affichée automatiquement sur une lettre à l’emplacement du destinataire.
Validez.
Dans ce cas nous souhaitons que le nom et le prénom ainsi que le code postal et
le lieu se suivent.
Nom : =Formule1
Prénom : =Formule2
Nom prénom : = Formule1&" "&Formule2
Plage d’entrée = la liste des noms des contacts, sélectionnez soit la liste de
noms, soit la liste de noms avec une marge si vous comptez ajouter d’autres
contacts par la suite (il n’y a que ce paramètre à modifier dans le cas où la marge
est dépassée).
Cellule liée = I10 = la cellule qui contient le « 1 ».
Nombre de lignes = au nombre de lignes affichées simultanément lorsque vous
cliquez sur la liste déroulante.
Validez.
La liste déroulante « classique » peut être remplacée par une liste intégré à la
cellule : explication ici …