Excel II

Microsoft Excel 1



Qu es Excel?
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite
crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar
datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio.
Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear
modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos
datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de
grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
- Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel
en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de
efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
- Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o
empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por
ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o
presupuestos de jubilacin).
- Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de ventas
y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se
necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).
- Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar
resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el
rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados
reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
- Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u
organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de
estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores
para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o
vacaciones).
- Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en
una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer
un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un
seguimiento al inventario).
- Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se
presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios
acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el ao
escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos
empresariales e hitos).


2 Microsoft Excel

OLa ventana de Microsoft Excel muestra una hoja con una cuadrcula de filas
y columnas. Cada recuadro, o celda, tiene una referencia que indica su
posicin en la fila y en la columna, por ejemplo A1 en cada celda se va a alojar
un dato distinto de la informacin.
OLIBRO DE TRABAJO: Los documentos creados en Excel se denominan
LIBROS, cada una de ellos se componen de varias hojas de clculo
almacenadas en un mismo archivo, que se identifican por su extensin .xlzx.
Est formada por 16.384 columnas (XFD) y 1.048.576 filas. El ancho mximo
de las columnas es de 255 caracteres, (En la versin 2003, est formada por
256 columnas y 65.536 filas y su extensin es .XLS)
OCELDA: Cada una de las casillas rectangulares que componen una hoja de
clculo y constituye la unidad bsica de la misma se denomina celda. Las
celdas se organizan en filas y columnas y su nombre se crea precisamente
combinando la letra de la columna con el nmero de la fila en que se
encuentran. N total de caracteres que puede contener una celda 32.767
caracteres.
OFRMULA: Son los elementos esenciales de una hoja de clculo.
Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos la hoja en una
calculadora que actualiza los resultados cada vez que se modifica una variable.
Una frmula puede consistir en una operacin con constantes o puede hacer
referencia a otras celdas. Un ejemplo del primer caso sera la expresin =8+5
que da siempre el mismo resultado, en cambio, una frmula del segundo tipo,
como =B3-10, devolver un resultado diferente en la celda que la contiene
cada vez que el contenido de la celda B3 vare. Las frmulas pueden escribirse
directamente en las celdas, o bien a travs de la Barra de Frmulas, que es la
forma ms correcta. Toda frmula debe ir precedida del signo igual (=) que la
identifica como tal en el programa.
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Barra de Frmulas









Informacin general de las frmulas:
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver
informacin, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones,
etc. Una frmula siempre comienza con el signo igual (=) o con el signo ms
(+).
A continuacin, se ofrece una muestra de los tipos de frmulas que se pueden
escribir en una hoja de clculo.
- =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
- =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.
- =RAIZ(A1) Usa la funcin RAIZ para devolver la raz cuadrada del valor
contenido en A1.
- =HOY() Devuelve la fecha actual.
- =MAYUSC("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la
funcin de hoja de clculo MAYUSC.
- =SI(A1>0) Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas
- En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al
valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se
determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los
resultados deseados.
Orden de clculo
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de
Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los
caracteres detrs del signo igual como una frmula. Tras el signo igual estn
los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes
Insertar funcin
Muestra la lista de
funciones de uso ms
frecuente
Celda
Cancelar
Contenido de la
celda
Aceptar
o Enter
4 Microsoft Excel

o referencias a celdas. stos se encuentran separados por operadores de
clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden
especfico de cada operador de la frmula.

Prioridad de operadores
- Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar
las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una
frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una
frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel
evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripcin
: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin (Alt+094)
* y / Multiplicacin y divisin
+ y - Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto
(concatenacin)(Alt+038)
=
< >
<=
>=
<
>
Igual
Distinto
Menor o igual
Mayor o igual
Menor (Alt+060)
Mayor (Alt+62)

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Uso de parntesis
- Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la
frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da
un resultado de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma.
La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
- Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel
sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se
obtiene 21.
=(5+2)*3
- En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la
frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
6 Microsoft Excel


Partes de la Ventana


Hay que sealar que la versin 2007 y 2010 del programa presentan una clara
diferencia respecto a versiones anteriores en lo que a su interfaz se refiere.
Las herramientas que antes se repartan entre la Barra de mens y las
diferentes barras de herramientas ahora se distribuyen entre la Barra de
herramientas de acceso rpido y la Cinta de opciones



Bajo la Cinta de opciones se halla la Barra de frmulas, acompaada del
cuadro de nombres que nos indica la celda o el rango seleccionado. La parte
central de la pantalla est ocupada por el rea de trabajo con sus celdas,
acompaada de las tpicas Barras de desplazamiento vertical y horizontal.
Esta ltima comparte el espacio horizontal con las etiquetas de las hojas. Al
pie de la pantalla, la Barra de estado incluye por defecto el estado de la celda
seleccionada, los iconos de acceso directo a las vistas, el botn de Zoom y el
botn deslizante del zoom. Utilizando el men contextual de esta barra es
posible configurarla para que muestre diferente informacin.


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La cinta de opciones, la Barra de herramientas de Acceso rpida, la ficha
Archivo, Al hacer clic en la pestaa Archivo, se ven muchos de los comandos
bsicos que se vean al hacer clic en el botn de Microsoft Office o
en el men Archivo en versiones anteriores de Microsoft
Office,como Abrir, Guardar e Imprimir.
En la ficha Archivo podr ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La
Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando,
guardando, inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos y
configurando opciones etc., estn especialmente diseados y orientados a los
resultados y facilitan enormemente el trabajo con las diferentes herramientas
del programa, que permiten realizar modificaciones de este entorno.
La cinta de opciones est diseada para facilitar la tarea de localizar los
comandos necesarios para ejecutar una accin. Cada una de la fichas de la
cinta rene los grupos de comandos relacionados con una actividad concreta
(Insertar, disear la pgina, introducir frmulas, etc.) para pasar de una ficha a
otra basta con pulsar sobre su correspondiente pestaa o con la rueda del
mouse. Adems de las fichas normales, y en funcin del elemento
seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones fichas contextuales que
incluyen las herramientas de edicin propias de dicho elemento (Herramientas
de imagen, Herramientas de tabla, etc). Junto a algunos ttulos de los grupos
de herramientas aparece un pequeo icono que da acceso a un cuadro de
dilogo o a un panel de opciones relacionado con la categora a la que
pertenecen.

Movimiento a travs de la hoja con el teclado

Para moverse Presione del teclado
Arriba o abajo una fila <^> <+>
Izquierda o derecha de una columna <> <>
Al comienzo de una fila la tecla <Inicio>
A la ltima celda con informacin <Ctrl> + <Fin>
Al principio de la hoja <Ctrl> + <Inicio>
Una pantalla hacia abajo <Av Pg>
Una pantalla hacia arriba <Re Pg>
Avanzar a una hoja <Ctrl>+ Av Pg>
Retroceder una hoja <Ctrl + Re Pg>
Para acceder a cualquier comando de La cinta de opciones <ALT y la letra>
que aparece en la informacin sobre teclas acerca de la funcin que desee
utilizar
8 Microsoft Excel

Para seleccionar con el teclado
Para Presione del teclado
Extender la seleccin <Shift>+ las flechitas de
movimiento
Seleccionar una columna entera <Ctrl> + <Espacio>
Seleccionar una fila entera <Shift> + <Espacio>
Shift+Fin+, Shift+Fin++;Shift+Fin+ Extiende la seleccin
Adems del mtodo de seleccin con el teclado, tiene el mtodo de seleccin
con el ratn o mouse. El apuntador del ratn con forma de una cruz nos
indica que podemos hacer una seleccin

Para seleccionar con el ratn, basta con dar un
clic sostenido sobre el rea deseada hasta que
est sombreada.
En la barra de Frmula aparecen cuantas
columnas y/o renglones se estn
seleccionando.

Se puede seleccionar fcilmente columnas enteras, dando un clic sobre los
encabezados de las columnas y extendiendo el ratn hasta seleccionar
cuantas columnas se deseen. De la misma forma se pueden seleccionar filas o
renglones completos dando un clic sobre
el encabezado de las filas.

Para seleccionar filas, columnas o
celdas que no estn contiguas, se utiliza
la tecla <Ctrl> y se usan los mismos
mtodos descriptos anteriormente.

Finalmente para seleccionar toda la
hoja se puede hacer con el botn que
se encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del
rengln 1 (Botn Seleccionar Todo) o Ctrl+E
Introducir y modificar datos en las celdas
La introduccin de datos a una hoja de clculo, se debe hacer celda por celda.
Para cambiar la informacin de una celda, simplemente se vuelve a escribir
sobre ella. Si no se desea borrar la informacin contenida sino realizar algunos
cambios, presione la tecla <F2> o haga doble clic sobre la celda y se cambia o
aade la informacin.
Microsoft Excel 9


Use la tecla <Tab> para moverse a la siguiente celda de la derecha.
Use la tecla <Shift> + <Tab> para moverse una celda a la izquierda.
Use la tecla <Enter> para moverse una celda hacia abajo.
Use la tecla <Shift> + <Enter> para moverse una celda hacia arriba.

Para copiar las celdas en lugar de moverlas: Mantenga presionada la tecla
<Ctrl> mientras arrastra el mouse (ratn),

Utilice los comandos Cortar, Copiar o Pegar: Realice la seleccin y haga clic
con el botn secundario (derecho) del mouse para ver el men contextual y
luego seleccionar el comando adecuado.

Para borrar datos de una celda: Seleccione la celda y presione la tecla Supr.

Si comete un error: Haga un clic en el botn Deshacer.

Para rellenar un rango de celdas: Para rellenar un rango de celdas con el
mismo texto o valor, escriba el texto o el valor en una de las celdas y, a
continuacin, arrastre el controlador de relleno en cualquier direccin.

Para buscar la funcin correcta fcil y rpidamente: Haga clic en el botn
Insertar funcin de la barra de frmulas y obtendr ayuda para encontrar la
funcin que necesite y crear una frmula.
Mensajes de error
En algn momento puede producirse el hecho que nos equivoquemos en la
realizacin de una frmula y sta intente realizar clculos con datos errneos.
Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un nmero
en C2, por lo que Excel devolver un mensaje de error. Observe los siguientes
mensajes de error y su causa:

#DIV/0! Se est intentando dividir un nmero entre 0
#N/A Valor no disponible
#NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#NULO! Interseccin no vlida de dos reas
#NUM! Nmero utilizado de forma incorrecta
#REF! Referencia no vlida a una celda
#VALOR! Operando o argumento errneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

Arrastre el controlador de relleno
10 Microsoft Excel

Puede ajustar el espaciado y la alineacin de los datos: arrastrando o
haciendo doble clic en la lnea del encabezado. Puede girar el contenido de las
celdas 90 grados hacia arriba o hacia abajo. Seleccione la celda y, a
continuacin, haga clic en Orientacin (Ficha Inicio), del grupo Alineacin,
seleccione la orientacin que desee.
Insertar encabezados y pies de pgina
Incluida en el grupo de herramientas Texto de la ficha Insertar encontraras la
herramienta Encabezado y pie de pgina. Al activar esta herramienta, la hoja
se muestra con la vista Diseo de pgina, y con el encabezado seleccionado y
lista parar ser editado. A la vez que se aade el encabezado, se muestra la
ficha Herramientas para encabezados y pie de pgina, que nos permiten
modificar el diseo de estos elementos, como ser el nmero de pgina, la
fecha, la hora, el nombre del archivo y el nombre de la hoja. Adems, nos
permite crear encabezados y pies de pgina diferentes para pginas pares e
impares o diferentes slo para la primera pgina as como ajustar su escala
con el resto del documento y alinearlos con los mrgenes de la pgina.
Formato condicional
Estos permiten indicar a Excel que aplique automticamente un determinado
formato a la celda, como por ejemplo un sombreado de celda o un color de
fuente, si se cumple una cierta condicin especificada.
Base de Datos
Es una planilla con datos ordenados y clasificados adecuadamente, cada
integrante de la BD que ocupa una fila se llama Registro y cada dato individual
como nombre, precio, nmero, fechas etc. se denominan Campos. Para que
una BD funcione correctamente, no debe tener filas ni columnas en blanco,
cada registro debe ocupar exactamente una fila, la fila de ttulos debe
distinguirse de las filas de los registros por tener distinto formato o por tener
ttulos tipo texto encabezado datos numricos en por lo menos una de las
columnas.
A los nmeros que no precisan clculos en Excel, por ejemplo, los nmeros de
telfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las
celdas vacas antes de escribirlos.
Escribir fechas u horas
1. En la hoja de clculo, haga clic en una celda.
2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuacin:
Para la fecha utilice una barra oblicua o un guin para separar sus
componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5 de septiembre de 2002.
Sugerencia: Para escribir la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma).
Microsoft Excel 11


Para escribir una hora segn el formato de 12 horas, escriba un espacio y, a
continuacin, a o p detrs de la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel
escribir la hora como a.m.
Sugerencia: Para indicar la hora actual, presione CTRL+MAYS+; (punto y
coma).
Secuencia de fechas/texto/valores/celdas
Otra forma de crear una secuencia de nmeros es:
1. Introducir en la celda el texto Ej.: lunes, Enero, Producto1, luego seleccionar el
rea o rango donde desea completar, incluyendo la celda inicial.
2. Abrir la ficha Inicio, luego del grupo Modificar seleccionar la opcin
Rellenar, y luego hacer clic en Series...
3. Del cuadro seleccionar Lineal y luego Aceptar.
Escribir los mismos datos en otras hojas de clculo
Si ya ha escrito datos en una hoja de clculo, puede rellenar rpidamente las
celdas correspondientes de otras hojas.
1. Haga clic en la ficha de la hoja de clculo que contiene los datos. A
continuacin, mantenga presionada tecla CTRL mientras hace clic en las
fichas de las hojas que desea rellenar.
Nota: Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de
las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuacin, haga clic en la ficha
correspondiente.

2. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que contengan los datos escritos.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y, a
continuacin, en Otras hojas.
4. En Rellenar, seleccione la opcin deseada.
Notas: Los datos que escriba aparecern en todas las hojas de clculo
seleccionadas y pueden reemplazar de forma accidental los datos existentes.
Para evitarlo vea las hojas al mismo tiempo. En la ficha Vista, en el grupo
Ventana, haga clic en Nueva ventana.
Este grupo contiene los comandos y cuadros de dilogos para: Insertar una
imagen desde el archivo, insertar imgenes prediseadas, Formas y
grficos SmartArt.

12 Microsoft Excel


Ver saltos de pgina
1. Para quitar todos los saltos de pgina manuales, haga clic en Vista previa de
salto de pgina. Haga clic con el botn secundario en cualquier celda de la
hoja de clculo y haga clic en la opcin Restablecer todos los saltos de
pgina del men contextual.
Sugerencia: Tambin puede quitar saltos de pgina en vista previa de salto de
pgina si los arrastra fuera del rea de impresin.
Para ver de vuelta la planilla sin los saltos marcados haga clic del Vista Normal
Diseo de pgina.
Cmo ver hojas de clculo al mismo tiempo
1. En la ficha Vista, en el
grupo Ventana, haga clic en
Nueva ventana. Cambie a
la nueva ventana y, a
continuacin, haga clic en la
ficha de la hoja de clculo que desee ver.
2. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de clculo que desee ver.
En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo.
Para cancelar una seleccin de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no
seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el
botn secundario del mouse (ratn) en la ficha de hoja de una hoja seleccionada
y, a continuacin, elija Desagrupar hojas.
Dividir una hoja en varias ventanas.
Al dividir la pantalla en varias ventanas es posible visualizar distintas partes de la
hoja de clculos grandes al mismo tiempo.
1. Del grupo Ventana, seleccionar la opcin Dividir. Arrastrar las lneas de
divisin a la posicin deseada.
2. Para eliminar la divisin se debe y seleccionar de vuelta la opcin Dividir
hacer doble clic sobre las lneas de divisin.
3. Para Cerrar el archivo actual, seleccione Cerrar del Botn del Office o usar
el teclado presionando <Ctrl> + <F4> clic sobre el botn Cerrar ventana. Si no
se ha guardado el archivo o si se hicieron modificaciones desde la ltima vez
que se guard, el Excel preguntar si se quiere guardar el archivo.
4. Para Salir del Microsoft Excel utilice del Botn del Office, la opcin Salir del
Excel, o usar la combinacin de teclas <Alt> +<F4> o clic en el botn Cerrar.
Microsoft Excel 13


A partir de aqu realizaras ejercicios prcticos siguiendo las instrucciones del
manual y del Instructor. Completa con las frmulas y los pasos.

Prctica 1

Utilizando Operadores Matemticos

Abre la carpeta que te indique el instructor, y luego el archivo Ejercicios de Excel
II. Posteriormente guarda el libro con tu nombre y apellido.
Posesinate en la hoja Prctica1 Cargue los datos en la hoja de clculo, los
nmeros deben ser escritos sin los puntos utilizando el teclado numrico.

A B C D E F G
1 Paraguay Refrescos S. A.


2


3 Margen de Utilidad


4


5


6


7


8 Producto
Costo
Unitario
P. Venta
Unitario
Utilidad
Unitaria
Produccin
Mensual
Margen de
Utilidad
Mensual %
9 Coca Cola 2000 2800 1000000
10 Coca Cola Diet 2300 3200 900000
11 Fanta Diet 1900 2500 800000
12 Sprite 1800 2300 700000
13 Coca Cola Zero 2100 2900 600000
14 Totales

1. Cambia el color y el nombre de la hoja por Refrescos S. A.
-----------------------------------------------------------------------------------------------
2. Seleccionar el rango B9:F14, y cambia el formato de los n a Moneda (Gs).
-----------------------------------------------------------------------------------------------
3. Selecciona el rango G9:G14 y cambia al estilo porcentual. Sin Decimales.
-----------------------------------------------------------------------------------------------

En esta planilla, determinaremos el margen de utilidad de una compaa por cada
producto, como tambin el total. Escribe el desarrollo de la frmula.

14 Microsoft Excel



1. Calcula la Utilidad Unitaria ----------------------------------------------------------
2. Calcula el Margen de Utilidad Mensual ------------------------------------------
3. Calcula los totales ---------------------------------------------------------------------
4. Calcular el Porcentaje (%) -----------------------------------------------------------
(Utiliza referencia absoluta donde sea necesario F4).
Referencias Relativas: Cuando se crea una frmula, normalmente las
referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la
celda que contiene la frmula. Por ejemplo, en el caso de la frmula de la Utilidad
Unitaria.
Referencias Absolutas: Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se
copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por
ejemplo, para calcular el Porcentaje (%), se deber Dividir el margen de utilidad
mensual y el total. Para tal menester es necesario establecer cul o cules son
las celdas que permanecern fijas o constantes, esto se hace agregando el signo
del $, dlar a la frmula con la tecla de funcin F4. Ej.=F9/$F$14.

5. Centra los ttulos principales (A1:G1 y de A3:G3), luego cambia la fuente,
tamao, color(Ctrl+1) ------------------------------------------------------------------
6. Selecciona el rango A8:G8, y cambia la alineacin como esta en el modelo
----------------------------------------------------------------------------------------------
7. Mejora el aspecto de la planilla agregando bordes. Selecciona toda la planilla.
----------------------------------------------------------------------------------------------
8. Selecciona el rango de los productos A9:A13 y la utilidad unitaria D9:D13, para
luego crear un grfico, Circular 3D.
----------------------------------------------------------------------------------------------
Despus trabaje con las nuevas Herramientas de grficos para personalizar el
diseo y dar formato al grfico, para ello utilice las fichas: Diseo,
Presentacin y Formato. Selecciona el Diseo 6. Agregue un ttulo, y
etiquetas a los datos, como esta en la muestra.
----------------------------------------------------------------------------------------------
9. Haga una vista previa de impresin (Ctrl+F2). Configura la pgina, cambia la
orientacin por horizontal, centra horizontal y verticalmente la pgina, y agrega
un encabezado y un pie de pgina.
----------------------------------------------------------------------------------------------
Microsoft Excel 15



Terminado el ejercicio compara los resultados con la muestra









16 Microsoft Excel

Prctica 2

Creacin de series I
Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o
celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel crear
una serie automtica. Posesinate en la Prctica 2 hoja1 del Ejercitario y
realiza lo siguiente.
1. Copia los siguientes datos:
2. Selecciona el rango: A1:D1
3. Arrastra el cuadro de llenado + unas cuantas celdas hacia abajo: hasta D4.
Suelta el botn del ratn
Observa cmo Excel ha creado una serie automtica de los datos que hemos
preparado. Y con las etiquetas inteligentes que se despliegan automticamente
como consecuencia de la realizacin de diferentes operaciones podemos
ahorrarnos tiempo y trabajo en copiar celdas, rellenar meses, das, etc.

Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botn
derecho del ratn. Al soltar el botn, Excel mostrar un men contextual con
varias opciones.
Desde este men existen opciones para crear series automticas as como
tendencias lineales o geomtricas.


Microsoft Excel 17



Si escogemos la opcin Series... nos aparecer un cuadro donde podemos crear
este tipo de series. Para ello escoja la opcin de Autorrellenar y Aceptar
Cambie el nombre de la etiqueta de la hoja por Creacin de series y su color.
Creacin de series II
1. Escribe en cualquier celda en la columna A, dentro de la misma hoja, el
nmero 1.
2. Arrastra hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el botn
derecho del ratn y escoge la opcin Series...
(Inicio/Modificacin/Rellenar/Series)
3. Escribe en la casilla inferior Incremento el nmero 5 y activa la opcin
OGeomtrica.
4. Acepta el cuadro.
5. Excel ha creado una tendencia geomtrica a partir del valor inicial.(Vea la
columna A)
6. Repita para los dems columnas,
agregando el siguiente incremento.
La columna B tiene una serie del tipo
Lineal con un incremento de 5
La columna C tiene una serie del tipo
Lineal con un incremento de 1

Haga clic en la hoja con el nombre de Prctica 2 Incremento Lineal y siga las
instrucciones.
1. Selecciona las celdas A1:F13 y cpialo a la celda A20.
2. Selecciona las celdas B6:B13 y arrastre el control de llenado con el botn
derecho del mouse hasta F13, elije Series.
3. Deber tener un incremento Lineal de 50, y deber estar marcado en la
OSerie en Filas. Compara con el modelo terminado. Cambia el formato de
los ttulos, la Orientacin y el ajuste .de los subttulos. (Inicio/Alineacin/Ajustar
texto). Y aplica bordes y rellenos a la planilla.
4. Para la segunda tabla, el incremento es Geomtrico de 1,5 unidades,
selecciona la serie en Filas, disminuye los decimales y mejora el aspecto de
la tabla. (Ctrl+1). Guarda los cambios.
18 Microsoft Excel

Este es el modelo terminado

En el relleno lineal el incremento se suma a la serie



Compara los resultados con el modelo terminado.

En el relleno Geomtrico el incremento se multiplica por la serie

Organizacin de Produccin Internacional
Informe del Volumen de Exportaciones en Pases de Amrica Latina
Ao
En millones de dlares
Productos Argentina Brasil Paraguay Bolivia Per
Algodn 550 825 1238 1856 2784
Cereales 500 750 1125 1688 2531
Trigo 450 675 1013 1519 2278
Legumbres 400 600 900 1350 2025
Ganados 350 525 788 1181 1772
Verduras 300 450 675 1013 1519
Frutas 250 375 563 844 1266
Lcteos 200 300 450 675 1013

Para crear una lista personalizada:
Men Archivo/Opciones/Avanzadas/General, elegir Modificar lista
personalizada, seleccionar $A$6:$A$13, luego Importar, aceptar. Escribir
Algodn en cualquier celda y luego arrastrar con el control de llenado.

Microsoft Excel 19


Prctica 3
Formato condicional
Estos permiten indicar a Excel que aplique
automticamente un determinado formato a la
celda, como por ejemplo un sombreado de celda
o un color de fuente, si se cumple una cierta
condicin especificada.
Resalta celdas interesantes, enfatiza valores
pocos usuales y visualiza datos usando barras
de datos, escalas de color y conjuntos de iconos
basados en criterios
Desde el cuadro Administrador de reglas en
funcin de las necesidades que el usuario tenga
en cada momento as como borrar las que ya no
sean tiles. Por su parte, en el cuadro Nueva
regla de formato se debe seleccionar el tipo de
regla que se va a editar y especificar el estilo de
formato y las condiciones que debe cumplir dicha
regla. La herramienta Formato condicional
incluye adems las opciones necesarias para
borrar las reglas aplicadas a una serie de celdas
seleccionadas, a toda la hoja, a una tabla o a
una tabla dinmica.

Abra la hoja Prctica 3 Formato condicional. En el tema 1. Supongamos
que se lleva una base de datos de caja, en donde se colocan los ingresos y los
egresos realizados por cada fecha, concepto y grupo. Siga las instrucciones.
1. Averige cul fue el mayor saldo que supera los 2500 en la cuenta
Reposicin de caja. (seleccione el rango G6:G20).
----------------------------------------------------------------------------------------------

2. Aparecer un cuadro para definir las opciones de formato escribe 2500 en la
casilla de aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE: descuelgue
las opciones y Elije Relleno verde con texto verde oscuro y acepte. Se
marca 2900.

20 Microsoft Excel

3. Ahora elimine la condicin aplicada.
----------------------------------------------------------------------------------------------
4. Seleccione los mismos datos, de
la herramienta Formato
Condicional, averige que
saldos superan los 2500 y los
que estn por debajo de 1000,
seleccione la opcin Nueva
regladel cuadro de dilogo, en
la casilla Estilo de formato: elegir
Conjuntos de iconos, en la
casilla Estilo de icono: elegir 3
smbolos (sin crculo), luego
en la casilla Tipo elegir
Nmero, y en Valor escribir
2500, en la segunda casilla de
Tipo, elegir Nmero, y en
Valor escribir 1000. Acepte.

Observe como aparecen los smbolos dentro de los valores.




Microsoft Excel 21


Realiza el tema 2 dentro de la misma hoja
1. En el segundo ejercicio destaque con un relleno rojo claro aquellas facturas
vencidas, es decir cuya fecha de vencimiento es al mes anterior o pasado a
la fecha actualSigue las instrucciones en la hojaelegir mes pasado.
2. Ahora prepare la primera planilla para su posterior impresin para ello,
seleccione los rangos B1:G20.
----------------------------------------------------------------------------------------------
3. Haga una vista previa de Impresin (Ctrl+F2).
4. Configura la pgina.
5. En la ficha Pgina, cambie la orientacin a Horizontal, y el tamao de
papel a Carta, en la ficha Mrgenes, Centra Horizontal y verticalmente
en la pgina, en la ficha Encabezado y pie de pgina, personalice el
Encabezado, escribiendo en la Seccin central Informe elaborado por
inserta el nombre del archivo. Luego cambie la fuente, estilo, tamao,
color.
6. Personalice el Pie de pgina, insertando una imagen en la seccin
izquierda (el logo del Caes), Si es necesario cambie su tamao. En la
seccin derecha inserta la fecha actual.
7. Luego imprime el archivo. Cuando quiera desactivar el rea de impresin,
seleccione la herramienta rea de impresin y elije Borrar rea de
impresin.

Prctica 4
Tablas dinmicas I
Utilice un informe de tabla dinmica para resumir, analizar, explorar y presentar
datos de resumen. Utilice un informe de grfico dinmico para ver esos datos de
resumen contenidos en un informe de tabla dinmica y ver fcilmente
comparaciones, patrones y tendencias. Ambos informes le permiten tomar
decisiones informadas sobre datos crticos de su empresa. Las secciones
siguientes ofrecen informacin general sobre los informes de tabla dinmica y de
grfico dinmico. Una tabla dinmica nos permite modificar el aspecto de
una lista de elementos de una forma ms fcil, cmoda y resumida. Adems,
podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Derivan su nombre del
hecho de que pueden cambiar su diseo pivoteando los encabezados de fila y
columna dinmicamente.
22 Microsoft Excel

A menudo, se utiliza un informe de tabla dinmica, cuando se desea comparar
totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de nmeros para sumar y
desea realizar comparaciones distintas con cada nmero. En los informes de
tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un
campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin.
Para crear un informe de tabla dinmica, debe definir los datos de origen,
especificar una ubicacin en el libro y disear los campos.

Para crear tablas dinmicas hemos de tener previamente una tabla de datos
preparada (asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna)
y posteriormente siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Posesinate sobre la hoja Prctica 4. Cambia el color y el nombre de la hoja
por Precios por mes y crea la siguiente tabla de datos: Para los productos y
los meses deber utilizar el control de llenado. Copia como esta en el modelo.



2. De la ficha Insertar/Tablas/Tabla dinmica y a continuacin en Tabla
dinmica
3. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica
4. OSeleccione una tabla o rango. (seleccione toda la tabla Hoja1!$A$1:$C$7).
5. Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica:
6. OHoja de clculo existente: Ubicacin: clic en A15 (debe seleccionarse Hoja
Precio por mes!$A$15) y aceptar.
7. Aparece el panel de la lista de campos de la tabla dinmica.
Y la barra de Herramienta de Tabla Dinmica, que consta de dos fichas Opciones
y Diseo.

Microsoft Excel 23


Los campos del origen de los datos estn situados en la parte derecha del cuadro
de dilogo.
Cmo funciona la lista de campos de tabla dinmica
CUn origen de
datos externo
contiene datos
estructurados
organizados como
uno o varios
campos
(denominados
tambin columnas)
que se muestran en
la lista de campos.
CMueva un campo al rea de Filtro de informe
en la lista de campos, lo que a su vez mover el
campo al rea de filtro de informe en el informe de
tabla dinmica.
CMueva un campo al rea de etiqueta Rtulos
de columna en la lista de campos, lo que a su vez
mover el campo al rea de etiqueta de columna
en el informe de tabla dinmica.
CMueva un campo al rea de etiqueta Rtulos
de fila en la lista de campos, lo que a su vez
mover el campo al rea de fila de columna en el
informe de tabla dinmica.
CMueva un campo al rea de Valores en la
lista de campos, lo que a su vez mover el campo
al rea de valores en el informe de tabla dinmica.

=Aqu veremos la estructura final que tendr la tabla. Lo que hay que hacer es
arrastrar o marcar los campos de la derecha hacia la posicin deseada en el
interior de la tabla.
8. Seleccionar los campos para agregar al informe, segn se ve en la ilustracin:

2 3
4 5
1
24 Microsoft Excel



=Observa el resultado de la tabla dinmica. Hemos diseado la estructura para
que nos muestre los productos en su parte izquierda, los meses en columnas,
y adems, el precio de cada producto en la interseccin de la columna.
=Observa tambin que se han calculado los totales por productos y por meses.
9. Cambie el Diseo del Informe, Mostrar en forma de esquema: (Se usa
para esquematizar los datos al estilo clsico, sin bordes
----------------------------------------------------------------------------------------------
10. Modifique el precio del mes de Enero por 10000.
----------------------------------------------------------------------------------------------
11. Si modificamos algn dato de la tabla Precio x mes, tambin se actualiza la
tabla dinmica.
----------------------------------------------------------------------------------------------
=Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han
aadido nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango.
12. En la tabla Precio x mes aade dos productos ms con precios diferentes,
Bebidas Julio 5000
Limpieza Agosto 6400

13. Ubique el cursor en el informe de la tabla dinmica Precio x mes, selecciona
de la ficha Opciones/el icono Cambiar origen de datosy a continuacin
clic en Cambiar origen de datos, selecciona todos los datos incluyendo los
nuevos =Precio x mes!$A$1:$C$9, pulsa aceptar.

Microsoft Excel 25




Es posible tambin mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botn
gris hacia otra posicin. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la
disposicin de los campos al revs, es decir, los productos en columnas y los
meses en filas. Guarda los cambios.

Practica 5
Tablas dinmicas II
Abra la hoja Practica 5 Tabla Dinmica II
1. Cambia el nombre de la etiqueta de la hoja por Venta de la Regin
2. Sigue las instrucciones de la hoja.
3. Para agregar un grfico (clic en la tabla dinmica) y seleccione la ficha
Opciones/Herramientas/Grfico Dinmico, luego elegir el tipo. (clic en la
planilla) Mueva el grfico en una hoja Nueva con el nombre de Grfico de
Venta de la Regin. Finalmente guarda los cambios y realiza el siguiente
ejercicio.
26 Microsoft Excel

Practica 6
Tablas dinmicas III
1. Posesinese en la hoja Prctica 6 Gastos de la Oficina, y copia la
siguiente tabla.
A B C D F
1 Empresa Mes Importe Iva Total
2 Copaco Enero Gs 513.200
3 Ande Febrero Gs 502.605
4 Essap Marzo Gs 600.000
5 Tigo Enero Gs 750.000
6 Luminotecnia Abril Gs 25.000
7 Internet Febrero Gs 120.000
8 Combustible Febrero Gs 200.000
2. Cambia el formato de los n a la moneda Gs, sin decimales.
Calcula el Iva y el Total. ----------------------------------------------------------
3. Y luego crea una nueva Tabla Dinmica. Ubcala en la misma hoja en la
celda A12.
4. Para elaborar la tabla siga los pasos de la hoja anterior. En el diseo de la
tabla dinmica seleccione el campo Empresa (como rtulo de Fila), el
campo Mes (como rtulo de la columna). Los campos Importe y Total
Datos (como Valores). Mostrar en forma de esquema. Seleccione un estilo
visual para la tabla dinmica.
5. Prueba a mostrar los gastos del mes de Febrero. (vea el modelo)

Mes Valores


Febrero

Total
Suma de
Importe
Total Suma de
Total
Empresa Suma de Importe
Suma de
Total

Ande 502605 552865,5 502605 552865,5
Combustible 200000 220000 200000 220000
Internet 120000 132000 120000 132000
Total
general 822605 904865,5 822605 904865,5
Microsoft Excel 27


6. Prueba a mostrar en porcentaje la suma del total, en lugar del monto
monetario. Selecciona el valor de una celda (C18), clic en la ficha
Opciones/Grupo campo Activo/Configuracin de campo (men
contextual). Se desplegar el cuadro de dilogo, haga clic Resumir por y
elija el tipo de clculo Suma, luego de la ficha Mostrar valores como,
seleccione de la lista mostrar valores como: % del Total General y
aceptar. Puede tambin hacer lo mismo con el men contextual/Resumir
datos porSelecciona el rango B15:B18, y del men contextual, elige
Formato Nmero/Contabilidad.

Mes Valores


Febrero

Total Suma
de Importe
Total Suma
de Total
Empresa Suma de Importe Suma de Total

Ande Gs 502.605 61,10% Gs 502.605 61,10%
Combustible Gs 200.000 24,31% Gs 200.000 24,31%
Internet Gs 120.000 14,59% Gs 120.000 14,59%
Total
general Gs 822.605 100,00% Gs 822.605 100,00%

7. Cree un grfico dinmico en la misma hoja. Ubique el cursor dentro de la
planilla. Y de la ficha. Opciones/Grfico Dinmico, de la ficha.
Insertar/tabla dinmica/Grfico dinmico.
Tipo de grfico: Cilindro Agrupado.
Mostrar los Campos: Empresa, Importe e Iva.
Filtrar las empresas: Ande, Essap, Tigo
Elegir el Diseo 1: agregar un ttulo: Gastos de la Oficina.
Cambiar el estilo de Diseo para el Grfico.
8. Utilice las fichas de Formato, Presentacin, Diseo de la herramienta del
grfico.
9. Cambia el Estilo de la tabla dinmica aplicando bordes. (ficha Diseo). Inserte
varias filas vacas por encima de la planilla y agrega con WordArt un ttulo
como nombre de la Empresa. Guarda los cambios.



28 Microsoft Excel


Modelo terminado



Eliminar un informe de tabla dinmica
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica que desee eliminar.
De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinmica y se
agregan las fichas Opciones y Diseo.
2. En la pestaa Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar
y, a continuacin, en Toda la tabla dinmica.
3. Presione SUPR.
Nota Eliminar un informe de tabla dinmica asociado con un informe de
grfico dinmico convierte dicho informe de grfico dinmico en un grfico
estndar que ya no se puede dinamizar ni actualizar.
Eliminar un informe de grfico dinmico
1. Haga clic en el informe de grfico dinmico que desee eliminar.
2. Presione SUPR.
Nota Eliminar un informe de grfico dinmico no elimina el informe de tabla
dinmica asociado

Microsoft Excel 29


Prctica 7
Algunas funciones especiales
En el Libro de ejercicios Excel II tiene varias hojas con Funciones especiales para
desarrollarlos. Las hojas Nueva Americana, Balances de Sumas y Saldos,
Calificaciones y Ejercicio de fechas y horas. Siga las instrucciones como se
indican en las hojas. Aqu se describe algunas frmulas que vas a aplicar en
estos ejercicios.
Para nombrar los rangos de celdas
1. Prctica en la hoja Prctica 7-A Nueva Americana, primero selecciona el
rango de celdas que quieras nombrar, por ejemplo el rango C5:C12 la Cuota_
mensual, luego escribe el nombre de la misma en el cuadro de nombre,
finalmente pulsa Enter. de la ficha Frmulas, en el grupo Nombres
definidos, haga clic en Asignar nombre a un campo y luego aceptar.
2. Cuando tengas que calcular el total, mximo mnimo o promedio. Solo utiliza la
funcin adecuada Ejemplo: =Suma(cuota_mensual).
Si desea eliminar el nombre a un rango
En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en-
administrador de nombres, seleccione un nombre, haga clic en Eliminar o pulse
la tecla Suprimir.
3. Calcula el Costo total
-----------------------------------------------------------------------------------------------
La funcin Condicional =SI() (Ficha Frmulas/Biblioteca de funciones/ )
Utilizando la funcin lgica =Si(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como
VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO)
4. Calcula el Descuento considerando la siguiente condicin:
"SI la cuota es <= a 4, entonces que descuente un 10% del costo total", y "SI la
cuota es > a 4, entonces que descuente 5% del costo total"
-----------------------------------------------------------------------------------------------
5. Calcula el total a cobrar
-----------------------------------------------------------------------------------------------
6. Cambia el formato del rango E5:G12, a la moneda Gs, sin decimales.
30 Microsoft Excel

La validacin de datos
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener
los resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una
tarea importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango
determinado de fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de
que slo se entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar
una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros
cuando se escriban datos no vlidos para hacer que el proceso de entrada de
datos se lleve a cabo sin problemas.

La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta
caracterstica tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una
celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara al caso.

1. En la hoja Prctica 7-A Nueva Americana, y aplica una validacin al rango
D5:D12.
-----------------------------------------------------------------------------------------------
En la ficha Configuracin:
En Permitir, seleccione Nmero entero.
En Datos seleccione entre. En mnimo escribe 1. En mximo escribe 5
En la ficha Mensaje de entrada
Escribe en Ttulo: Esta celda slo admite.
En el cuadro Mensaje de entrada: escribe: entre 1 a 5 cuotas
En la ficha Mensaje de error
Escoge en Estilo: el tipo Advertencia.
En ttulo escribe Se ha producido un error
En Mensaje de error: escribe: Slo puede escribir una cuota que va entre 1 a 5
cuotas.
2. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de
que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn
apareciendo como espera. Ahora cambia una cuota por 6, aparecer la
advertencia.

Si deseas eliminar una validacin, de la Ficha Datos/grupo Herramienta de
datos/Validacin de datos, haga clic sobre Borrar Todos y luego aceptar.


Microsoft Excel 31


En la hoja Prctica 7-B Calificaciones, considera lo siguiente:
1. Calcula el Promedio de nota Final
-----------------------------------------------------------------------------------------------
2. Calcular la calificacin de los alumnos con la funcin lgica SI para que salga
en forma de texto, dependiendo de una escala de calificaciones, deber
anidar, las funciones para poder sacar diferentes respuestas dentro de una
misma frmula (hasta 64 funciones se pueden anidar).
En la celda F2 escriba la funcin =SI Como prueba_lgica
escribe E2<4,99; como valor_si_verdadero, escribe entre
comillas Aplazado, luego en valor_si_falso escribir de vuelta
la funcin SI, se abrir un corchete donde ir completando con
los datos que figuran a continuacin, y as sucesivamente por cada nota se elige
la funcin SI a esto se le denomina funcin anidada dentro de otra funcin.
Si el promedio final es de 0 a 4,99, aparecer la palabra Aplazado
Si el promedio final es de 5 a 6,99, aparecer la palabra Buena
Si el promedio final es de 7 a 9,5, aparecer la palabra Distinguida
Si el promedio final es de 9,6 a 10, aparecer la palabra Sobresaliente
Deber salir en la barra de frmula
=SI(E2<4,99;Aplazado;SI(E2<6,99;Buena;SI(E2<9,5;Distinguida;SI(E2<
10;Sobresaliente))))
Arrastrar el resultado para los dems alumnos con el control de llenado.


Modelo terminado
Funcin =PROMEDIO (Nmero1; nmero2) Esta funcin devolver la media
aritmtica de los nmeros o el rango encerrado entre parntesis.
32 Microsoft Excel

Funcin =MAX(Nmero1;nmero2) Devuelve, el valor mximo de una lista de
argumentos.(10) _________________________________________________
Funcin =MIN(Nmero1;nmero2) Devuelve, el valor mnimo de una lista de
argumentos.(4) __________________________________________________
Funcin =CONTARA(valor1;valor2) Cuenta el nmero de celdas no vacas u los
valores que hay en la lista de argumentos.(10) _________________________
Funcin =CONTAR.SI(rango; criterio) Cuenta las celdas en el rango que
coincidan con la condicin dada. ____________________________________
Funcin =MODA.UNO(Nmero1;nmero2) Devuelve el valor ms frecuente o
que ms se repite en matriz o rango de datos.(3,5) ______________________
Funcin =MEDIANA (Nmero1;nmero2) Devuelve la mediana o el nmero
central de un conjunto de nmeros.(7) ________________________________
Funcin =PAGO (inters/12;periodo*12;capital)

Funcin de Bsqueda de tablas, Esta funcin aplica a la planilla que est por
debajo de la hoja Prctica 7-B Calificaciones.

Funcin =CONSULTAV: es similar a =BUSCARV. Busca un valor en la columna a
la izquierda de la tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna
especificada, de forma predeterminada, la tabla auxiliar se ordena de forma
ascendente.
Con este ejercicio aade a la nota en nmeros la calificacin en palabras que
figura en la tabla auxiliar.
(Lo que tiene de especial este ejemplo es que la tabla auxiliar no da la calificacin
en palabras para todas las notas. En la tabla auxiliar, no figura la nota 7, sin
embargo, la frmula funciona como es debido 7 es bueno, lo mismo una nota que
va entre 7,50 o cualquier nota mayor o igual a 6, pero sin llegar a 8.
Para que funcione la bsqueda de la tabla auxiliar, debes tener en cuenta lo
siguiente:
a) El rango de la tabla auxiliar como segundo argumento debe incluir todas las
columnas (nota y Calificacin) y todas las filas, sin los ttulos.
b) La primera columna de la tabla auxiliar (las notas en n) debe estar ordenada
de menor a mayor.
c) El rango de la tabla se fija con F4 para poder extender la frmula.
En la celda C34, aplica la funcin =CONSULTAV
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Finalmente agrega 4 filas por encima de la tabla y escribe con letras del WordArt
el nombre de una Institucin Acadmica Colegio.
Microsoft Excel 33



Modelo terminado
Realiza el ejercicio de la hoja Prctica 7-C Balance
Utilizando la funcin =SI
Calcula el Deudor considerando lo siguiente: Si l DEBE>HABER, entonces
deber restar l DEBE-HABER, y si No, la celda se queda vaca. (La celda vaca
se representa con )(4.790.000)
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Calcular el Acreedor considerando lo siguiente: Si el HABER>DEBE, entonces
deber restar l HABER-DEBE, sino la celda se queda vaca. (La celda vaca se
representa con )(Gs -)
-----------------------------------------------------------------------------------------------
En la hoja Prctica 7-D Fechas y Horas
1. Calcula una fecha de vencimiento de una lista de Facturas
(Fecha de Emisin+Plazo) ----------------------------------------------------------------
2. Calcula la Duracin de das que median entre Fechas
(Fecha de Finalizacin-Fecha de inicio) -----------------------------------------------

Funcin =AHORA() Devuelve el momento actual en fecha y hora (slo cambia
cuando se realiza un clculo en la hoja, no se actualiza constantemente.
Funcin =HOY() Devuelve la fecha actual en la hoja de clculo,
independientemente de cundo se abre el libro.
3. Calcula la duracin de das laborables entre la fecha inicial y fecha final. Los
das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se
identifiquen en el argumento festivos excluyendo los feriados
Funcin =DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[Festivos]. No olvides de fijar el
rango de feriados (vacaciones).
34 Microsoft Excel

Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los
empleados basndose en el nmero de das trabajados durante un perodo
especfico.
Calcule la duracin en das hbiles

Orden de
trabajo
Fecha de
inicio
Fecha de
finalizacin Duracin
A-002 28/06/2013 12/07/2013
A-008 25/06/2013 30/06/2013
B-123 06/05/2013 14/06/2013
A-054 27/06/2013 30/06/2013
B-007 20/05/2013 06/07/2013

Das
feriados
01/05/2013
14/05/2013
15/05/2013
12/06/2013
15/08/2013
29/09/2013
25/12/2013

Microsoft Excel 35



Prctica 8
Base de Datos
Es una planilla con datos ordenados y clasificados adecuadamente, cada
integrante de la BD que ocupa una fila se llama Registro y cada dato individual
como nombre, precio, nmero, fechas etc. se denominan Campos. Para que una
BD funcione correctamente, no debe tener filas ni columnas en blanco, cada
registro debe ocupar exactamente una fila, la fila de ttulos debe distinguirse de
las filas de los registros por tener distinto formato o por tener ttulos tipo texto
encabezado datos numricos en por lo menos una de las columnas.

Seleccione la hoja Prctica 8 Filtros, siga las instrucciones,
Ubicar el cursor dentro de la BD.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y Filtrar, luego
clic en Filtro. Con los Filtros se pueden hacer consultas especficas, con los
mens colgantes se pueden elegir las opciones deseadas.
2. Abra la consulta del campo SUCURSAL, para averiguar cuntos empleados
trabajan en Capiat. (desmarcar la casilla (Seleccionar todo), y luego tildar
solo la casilla correspondiente a Capiat, y Aceptar). Para sacar la
consulta, haga clic en la opcin Borrar Filtro de Capiat.(parecido a las
tablas dinmicas)
3. Clic sobre Apellidos. Ordene la lista de A a Z
-----------------------------------------------------------------------------------------------
4. El jefe del Dpto. de Ventas desea saber cules son los clientes que realizaron
compras, por menos de Gs. 2.500.000. Clic en la consulta de
Compras/Filtros de nmerosmenor que(escribe la cifra entera) en el
cuadro de Autofiltro personalizado.
5. Borrar el Filtro de Compras.

El Jefe tambin desea conocer el importe Total de compras de la Sucursal de
Capiat. Para ello utilice los Filtros Avanzados, de la Ficha Datos/Ordenar y
filtrar/Avanzadas.
El cuadro de dilogo de Filtros avanzados.
En Accin, seleccionar la opcinOCopiar a otro lugar
En Rango de la lista: selecciona $A$4:$F$24
En Rango de criterios: selecciona $I$4:$I$5
En Copiar a: selecciona el rango de salida Filtros!$A$30:$F$30, y aceptar.
36 Microsoft Excel

Con los filtros Avanzados puede
copiar los registros que satisfacen el
criterio a un segundo rango
obteniendo una sub-base de datos.
Para borrar todo
Inicio/Modificar/Borrar todo.
6. Desactive los filtros, elimine los
comentarios y actualice los
cambios.


Prctica9 Ejercicios con funciones financieras
La funcin PAGO
En la siguiente hoja Prctica 9-A PAGO, realizars algunos ejercicios de PAGO,
PAGOINT, PAGOPRIN
La funcin PAGO te devuelve la mensualidad que debes pagar al pedir un
prstamo con inters constante. Los tres primeros argumentos son obligatorios y
son (por orden):
Tasa: Inters del prstamo en porcentaje y casi siempre dividido entre 12.
Nper: N de cuotas totales del prstamo.
VA: Cantidad pedida.
El resultado de la funcin PAGO sale en negativo, entonces antepone la funcin
=ABS, o un signo (-) negativo al VA.
=PAGO(INTERS/12;PLAZOS;-CAPITAL)(515,93)
De esa mensualidad que sale con la funcin PAGO sabes que parte es de inters
(para el banco) y que parte es del capital (para ir rebajando la cantidad pedida), la
suma de las dos debe dar el PAGO. Pues bien, la funcin PAGOINT te dice que
parte de inters pagas en un mes concreto
PAGOINT: Devuelve el inters pagado en un perodo especfico por una inversin
basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. .
Los cuatro argumentos obligatorios son:
Tasa: Igual que en la funcin PAGO
Periodo: Es la cuota o mes concreto del que quiero averiguar el inters.
Por ejemplo de un prstamo a 60 plazos quiero saber cunto pago de
inters en la cuota 20, en Periodo ira un 20
Microsoft Excel 37


NPer: Igual que en PAGO
VA: Igual que en PAGO.
=PAGOINT(B3/12;B5;B4;-B2)(182,29)
La funcin PAGOPRIN devuelve la parte de capital principal de un PAGO en una
cuota concreta. Los argumentos de la funcin PAGOPRIN son idnticos a la
funcin PAGOINT.
=PAGOPRIN(B3/12;B5;B4;-B2)(333,64)
La Cantidad Final=Pago x Plazos (B8*B4)(30.955,85)
Realiza el segundo ejercicio de la misma hoja

Se desea ahorrar $20.000 en 16 meses, depositando una cantidad constante
cada mes, utilizando la funcin PAGO, Determinar la cantidad que debe depositar,
asumiendo que podr devengar un 6% anual de inters en su cuenta de ahorros.
=PAGO(C21/12;D21;B21;-F21)($1.204)
Bsqueda de objetivos
Abre la hoja con el nombre de Prctica 9-B Buscar objetivo:
Hay veces en los que al trabajar con frmulas, conocemos el resultado que se
desea obtener, pero no las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho
resultado. Por ejemplo, imaginemos que deseamos pedir un prstamo al banco de
Gs.2.000.000 y disponemos de dos aos para pagarlo. Veamos cmo se calcula
el pago mensual:
(Frmulas/Biblioteca de Funciones/Financieras)


38 Microsoft Excel

Utilizars La funcin =PAGO (tasa;nper;va;vf;tipo) y la funcin
=PAGO(inters/12;perodo*12;capital) nos da la cuota mensual a pagar segn
un capital, un inters y un perodo en aos.
Tasa es el inters del prstamo (4,50%/12) (B2/12)
Nper: es N. Total de pagos del prstamo (2 x 12) aos (B3*12)
Va: es el valor o cantidad total pedida, de una serie de pagos futuros (2.000.000)
Capital (B1)

1. Escribe en la celda B5 la frmula: =PAGO(B2/12;B3*12;B1). Utiliza el
asistente de Pegar Funcin.
2. Quita los decimales.
3. Vemos que la cuota a pagar es de Gs. (87.296) entre parntesis significa
(negativo)
La funcin =PAGO () siempre nos dar el resultado en nmeros negativos. Si
queremos convertirlo en resultado positivo, debemos encerrar la funcin en otra
funcin: la funcin =ABS() Esta funcin convierte cualquier nmero en positivo
(valor absoluto) (Frmulas/Biblioteca de Funciones/Matemtica y
trigonomtrica)
4. Modifica la funcin y escribe: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1))
COMANDO BUSCAR OBJETIVO
El comando Buscar Objetivo, resuelve las frmulas de atrs hacia delante. Se
utiliza cuando se conoce el resultado que se quiere, pero se necesita determinar
cunto debe cambiar un solo valor para obtener el resultado.
Para trabajar con la opcin de Buscar objetivo, hay que tener presente lo
siguiente:
- Una celda cambiante (variable) debe tener un valor del que dependa la
frmula para la que se desea encontrar una solucin especfica.
- Una celda cambiante no puede contener una frmula.
- Si el resultado esperado no es el deseado, debemos deshacer la accin.

Ahora podemos variar los
valores de las tres casillas
superiores para comprobar
diferentes resultados.
Imaginemos que slo
disponemos de Gs.80.000 para
pagar cada mes. El banco
actual nos ofrece un inters del 4,5%, as que vamos a ver qu inters tendramos
Microsoft Excel 39


que conseguir para llegar a pagar las 80.000 que podemos pagar. Podramos ir
cambiando manualmente la celda del inters hasta conseguir el resultado
requerido, pero a veces hay clculos complejos y nos llevara tiempo ir probando
con decimales hasta conseguirlo.
Para ello, tenemos la opcin Buscar objetivo, a travs de la cual Excel
nos proporcionar el resultado buscado

De la Ficha Datos/Herramientas de datos/Anlisis Y Si/Buscar objetivo.
En la opcin Definir la celda: seleccionar la cuota mensual (B5)
En la opcin Con el valor: escribir
80000 (el monto que disponemos)
En la opcin para cambiar la celda:
seleccionar l inters ($B$2) como ves
a continuacin y acepta el cuadro.
Excel avisa que ha hallado una solucin
al problema.
6. Acepta este ltimo cuadro de dilogo.

Sin embargo, si observas la celda del inters, aparece en (-3,89%) negativo, por
lo que el resultado no ha sido el esperado (evidentemente, el banco no nos va a
pagar el inters a nosotros), por lo que nos vemos obligados a cambiar otra celda.
Deshaga la ltima accin.
El capital no podemos cambiarlo. Necesitamos los Gs 2.000.000, as que vamos a
intentarlo con los aos. Clic en los aos.
7. Vuelve a preparar las siguientes
casillas:
Repite los pasos anteriores.
Acepta la solucin de Excel.

Observa que han aparecido decimales, pero ya sabemos que podemos cambiar el
nmero de meses a pagar si es que no podemos tocar el inters. Quita los
decimales. (2,2) Necesitaremos dos aos y dos meses.
Posiblemente otro banco nos ofrezca un inters ms bajo, por lo que podemos
volver a buscar un nuevo valor para el perodo. Guarda los cambios.



40 Microsoft Excel

EJEMPLO 2: Otro problema que se puede resolver con Buscar Objetivo
Podra ser el siguiente caso:
Se quiere pedir un prstamo para comprar un automvil pero el pago mensual
mximo que permite su presupuesto es de $250. Cul es el automvil ms caro
que puede adquirirse y cunto debe prestar? En la misma hoja ver el modelo
que debe probar. Clic en la cantidad prestada

Este es el resultado de la bsqueda de Objetivo:


Debemos hacer un prstamo de $8.982,87 para pagar una cuota mensual de
$250..


Microsoft Excel 41


Prctica 10
Tablas de datos de una y dos variables
Abra el Ejercitario, haga clic en la hoja Prctica 10 Tablas variables.
Las tablas de datos forman parte de una serie de comandos a veces
denominados herramientas de ANLISIS Y SI (anlisis Y si: proceso de
cambio de los valores de celdas para ver cmo afectan esos cambios al
resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, variar la tasa de
inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el
importe de los pagos.).
Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo afecta el cambio
de algunos valores de las frmulas a los resultados de las mismas. Las tablas
de datos constituyen un mtodo abreviado para calcular varias versiones en
una sola operacin, as como una manera de ver y comparar los resultados de
todas las variaciones distintas en la hoja de clculo.

Existe otro mtodo para buscar valores deseados llamados tablas de variables.
En Excel se hallan dos tipos de tablas:
- Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cmo afecta un
valor determinado a una o varias frmulas.
- Tabla de dos variables: para comprobar cmo afectan dos valores a una
frmula.
A continuacin modificaremos la tabla de amortizacin del prstamo de forma que
Excel calcule varios intereses y varios aos al mismo tiempo. Para crear una tabla
hay que tener en cuenta:
- La celda que contiene la frmula deber ocupar el vrtice superior izquierdo
del rango que contendr el resultado de los clculos.
- Los diferentes valores de una de las variables debern ser introducidos en una
columna, y los valores de la otra variable en una fila, de forma que los valores
queden a la derecha y debajo de la frmula.
- El resultado obtenido es una matriz, y deber ser tratada como tal
Prepara la siguiente tabla. En ella, hemos dispuesto varios tipos de inters y
varios aos para ver distintos resultados de una sola vez.
Calcula la cuota mensual en la celda B5 con la funcin PAGO
=PAGO (B2/12;B3*12;-B1))(Gs 87.296)
1. Selecciona el rango B5:F9 y accede a la ficha Datos/Herramientas de
datos/Anlisis Y Si/Tabla de datos


42 Microsoft Excel

En la opcin Celda de entrada (fila) selecciona los aos ($B$3)
En la opcin Celda de entrada (columna) selecciona el inters ($B$2)
2. Como ves a continuacin y acepta.
.
3. A continuacin, carga los diferentes % de inters, como esta en el ejemplo.

4. Debes seleccionar el rango C6:F9 y arreglarlo de forma que no se vean
decimales, formato millares
5. Prueba cambiando con otros valores l % de inters. Vea el ejemplo.

Capital Gs 2.000.000
Inters 4,50%
Aos 2
Aos
Cuota
mensual Gs 87.295,62 1 2 3 4
4,50% 170.757 87.296 59.494 45.607
4,25% 170.528 87.073 59.271 45.382
4,00% 170.300 86.850 59.048 45.158
3,80% 170.117 86.672 58.870 44.979

De esta forma podemos comprobar de una sola vez varios aos y varios tipos de
inters. Actualiza los cambios.
Microsoft Excel 43


Prctica 11
Escenarios
Abre la hoja Prctica 11-A Escenario 1, cambia color de la hoja.
Calcula la cuota mensual
Un Escenario es un grupo de celdas llamadas (Celdas cambiantes) que se guarda
con un nombre. Cada escenario representa un conjunto de suposiciones del tipo
que pasa si, que se puede aplicar a un modelo para ver los efectos en otras
partes del mismo y se utiliza para almacenar y sustituir en la hoja de clculo
automticamente al evocar dicho escenario.
Un clic dentro de la planilla.
Supongamos que pretendis averiguar qu pasara si por motivos de devaluacin
del Gs, cambiar el monto del capital y del inters del banco por el plazo de 2
aos.

1. En la Ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis
Y si y, despus, en Administrador de escenarios y haga clic en Agregar
2. En el cuadro Nombre del escenario, escriba en las casillas tal y como est en
la muestra: Capital: 2.000.000.
3. En el cuadro Celdas Cambiantes, especifique las referencias de las celdas
que desee cambiar ($B$1:$B$3). Aceptar
44 Microsoft Excel


4. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que
desee para las celdas cambiantes. Aceptar.



Vuelve a salir el administrador de escenario, pulsa Agregar. Para agregar un
segundo escenario.

En el cuadro Agregar Escenario
1. Cambia el nombre del escenario: Capital: 2.500.000.
2. En Celdas cambiantes: Selecciona $B$1:$B$3, acepta.
3. En el cuadro Valores del escenario.


Microsoft Excel 45


4. Modifica en la celda cambiante $B$1 por 2500000
5. Modifica en la celda cambiante $B$2 del inters: por 0,045 y luego Acepta.
6. Y agrega un tercer escenario.
7. Cambia el nombre del escenario: Capital: 2.500.000 al 5%
8. Modifica en la celda cambiante $B$1 por 2500000
9. Modifica en la celda cambiante $B$2 del inters: por 0,050 y luego Acepta.
Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdas cambiantes para un
mismo modelo de hoja y una misma frmula. Dentro del cuadro del Administrador
de escenario.
10. Selecciona el primer escenario de la lista (Capital: 2.000.000) y pulsa en
Mostrar. Observa el resultado en la hoja de clculo.
11. Haz lo mismo para los otros dos escenarios. Mustralos y observa el
resultado.
Podemos tambin crear un resumen de todos los escenarios existentes en una
hoja para observar y comparar los resultados.
12. Pulsa en Resumen y acepta el cuadro que aparece.

Observa que Excel ha creado una nueva hoja en formato de sub-totales (o en
formato tabla dinmica si se hubiera elegido la otra opcin). Esta hoja puede ser
tratada como una hoja de sub-totales expandiendo y encogiendo niveles. Cambia
el nombre de la hoja por Resumen de escenario I. Guarda los cambios.

46 Microsoft Excel


Del Ejercitario, realiza el ejercicio correspondiente a Prctica 11-B Escenarios 2,
deber calcular el campo Adelanto con el propsito de saber cunto Gs. se les
adelant a los empleados por los meses de Enero, Marzo y Mayo
respectivamente. Para ello deber ir modificando los valores del adelanto para
cada mes como est en la hoja de ejercicio y luego vas mostrando para ver por
cada mes los resultados. Actualiza los cambios.

Estos son los datos que debes modificar.

Celdas Adelanto Adelanto Adelanto
cambiantes enero Marzo Mayo
$G$5 Gs 200.000 Gs 1.000.000 Gs 650.000
$G$6 Gs 1.500.000 Gs 950.000 Gs 800.000
$G$7 Gs 900.000 Gs 1.200.000 Gs 900.000
$G$8 Gs 1.000.000 Gs 1.500.000 Gs 2.000.000
$G$9 Gs 1.000.000 Gs 1.100.000 Gs 1.200.000
$G$10 Gs 850.000 Gs 1.000.000 Gs 660.000
$G$11 Gs 900.000 Gs 2.000.000 Gs 1.000.000
$G$12 Gs 800.000 Gs 950.000 Gs 500.000


Prctica 12
Subtotales
Del Ejercitario habilita la siguiente hoja llamada Prctica 12 Subtotales y realiza
el siguiente ejercicio.






En listas de datos agrupados por un campo, es til mostrar a veces no slo el total
general de una columna, sino tambin los sub-totales parciales de cada elemento
comn.
1. Selecciona todo el rango de datos (A1:C6).
2. De la ficha Datos/Esquema/subtotales
Marca Pas Ventas
MAZDA Argentina 12000000
RENAULT Francia 10000000
TOYOTA Brasil 8000000
ISUZU Colombia 15000000
KIA Corea 23000000
Microsoft Excel 47


Excel nos muestra por defecto una
configuracin para crear sub-totales.
En Para cada cambio en: seleccionar
Marca,
En Usar funcin: Suma
En Agregar subtotal a: Ventas
Acepta el cuadro.
Observa la agrupacin que ha hecho
Excel, calculando las ventas por marcas
y obteniendo las sumas parciales de
cada una de ellas

En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener
mayor o menor nivel de resumen en los subtotales.


2. Pulsa los botones y observa el resultado.
3. Vuelve a la ficha Datos/Esquema/Subtotales.
4. Abra la lista de Usar funcin y elija la funcin PROMEDIO.
5. Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borrara los que ya
hay escritos. Acepta.
6. Pulsa un clic uno a uno en los 3 botones y observa el resultado. Pruebe
con los botones Mostrar detalles y Ocultar detalles.
7. Acceda a Datos/Subtotales y pulsa en Quitar todos.
48 Microsoft Excel

Si se quisiera crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo Pas),
deberamos primero ordenar la lista por ese campo (Inicio/Modificar/ordenar y
filtrarorden personalizado) para que Excel pueda agrupar posteriormente la
tabla. Guarda y cierra el libro.

Prctica 13
Inmovilizar paneles, dividir una hoja en varias ventanas
1. Abra la hoja Prctica 13 Base de Datos del Ejercitario, ordena en forma
ascendente por Apellido y luego por Nombre y luego por Importe de menor a
mayor.
-----------------------------------------------------------------------------------------------

2. Prueba a ordenar por el color de fuente, rubro actividad, (Comercial)(rojo).
3. Luego enumera la lista.
Un problema que aparece cuando tenemos planillas muy extensas en su tamao:
es probable que no nos entre en la pantalla y no podamos verla toda a la vez,
entonces la solucin es elegir fijar filas y columnas de referencia, de esta forma,
puede llevar el cursor a un valor fuera de los lmites de la pantalla, sin perder de
vista los ttulos de las columnas, los Nombres y Apellidos de los integrantes de
esta lista:
1. Ubica el cursor en la celda D6 (bajo Categoras) inmediatamente por debajo de la
fila de ttulos e inmediatamente a la derecha de la columna de apellidos.
2. Luego selecciona de la Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar panelesInmovilizar
paneles. Aparecer una lnea gruesa sealando la regin fijada. Ahora pruebe a
moverse con las barras de desplazamiento hacia la celda K6 (Importe) y la celda
F54, sabr de qu rubro se trata y a quin pertenece.
Microsoft Excel 49


3. Para eliminar la inmovilizacin de paneles, elija Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar
panelesMovilizar paneles.

Dividir una hoja en varias ventanas
Al dividir la pantalla en varias ventanas es posible visualizar distintas partes de la
hoja de clculos grandes al mismo tiempo.
1. Para ello ubique el cursor en la celda A16. y luego seleccione Ficha
Vista/Ventana/Dividir. Aparece una barra que puede arrastrar a la posicin
deseada, con su propia barra de desplazamiento. Pruebe a moverse por la
planilla.
2. Para eliminar la divisin haga doble clic en la barra elija Ficha
Vista/Ventana/Quitar divisin.(doble clic en la regla)
Seleccin del rea de impresin
Es posible seleccionar slo un rango de celdas para que se imprima. Para hacer
esto.
Selecciona el rango a imprimir A1:K20
1. Ve a la ficha Diseo de Pgina/Configurar pgina/rea de
impresinEstablecer rea de impresin y el rango de celdas queda
rodeado con unas lneas entrecortadas.
2. Haz la vista preliminar, selecciona el botn Configurar, de la ficha Pgina,
cambia la orientacin a Horizontal, en Mrgenes tilda las casillas Centrar en la
hoja Horizontal y Verticalmente, aumenta el encabezado y el pie a 2cm,
luego de la ficha Encabezado y pie de Pgina personaliza un encabezado en
la seccin Central que diga Informe de y a continuacin escribe tu nombre y
apellido, selecciona la fuente que quieras, luego personaliza un pie de pgina,
en la seccin Izquierda Inserta la fecha &[Fecha], en la seccin central
Inserta un n de pgina &[Pgina] y escribe despus del campo la preposicin
de, luego haz clic al icono de Total de Pginas &[Pginas]. Cambia la fuente
a eleccin. Acepta, observe los resultados. Cierra la vista preliminar.

50 Microsoft Excel

Desactiva la opcin de rea de impresin. Ficha Diseo de Pgina/Configurar
pgina/rea de impresinBorrar rea de impresin.

Establecer saltos de pginas e imprimir ttulos
1. Clic sobre el icono Vista previa de salto de pgina, de la barra de estado. (se
muestran como lneas azules cortadas) Para establecer los saltos de pgina ubica
el cursor en la celda A34 Selecciona de la ficha Diseo de Pgina/Configurar
pgina/saltos/Insertar saltossalto de pgina repite lo mismo en la celda A 67.
Haz la vista preliminar y ve las tres hojas de la planilla.
2. Para que los ttulos se repitan en todas las hojas, clic Ficha Diseo de
Pgina/Configurar pgina/Imprimir ttulos. En la opcin Repetir filas en el
extremo superior haga clic sobre la flecha roja para contraer el cuadro, y poder
seleccionar las filas 5 (donde estn los ttulos que deseas imprimir en todas las
hojas) a la derecha, haz una vista preliminar del documento. (cambiar la vista a
normal para salir de la vista previa de los saltos de pgina)
3. Si desea que se imprima las coordenadas llamadas Ttulos de las filas y
columnas, clic Ficha Diseo de Pgina/Configurar pgina/Opciones de hoja y
luego se tildar la opcin Encabezados Imprimir. Haga una vista preliminar.
Guarda los cambios y cierre el libro del Ejercitario. Abra el libro de
Consolidacin.
Mostrar todas las hojas de un libro
Por lo que sabes, solamente puedes ver una hoja por vez: si pasas a una nueva
hoja, (Ctrl+Avpg), dejas de ver la anterior (Ctrl+Repg). Pero tambin es posible
acomodar las hojas en la pantalla de modo que todas estn a la vista al mismo
tiempo. Por ejemplo el libro de Consolidacin posee 3 hojas.
1. Selecciona Ficha Vista/Ventana/Nueva ventana. No vas a notar ningn cambio,
pero ahora hay dos ventanas superpuestas. Fjate en la barra de tareas.
2. Vuelve a repetir el mismo paso hasta de disponer de tres ventanas en total.
3. Ficha Vista/Ventana/selecciona la opcin Organizar Todo. Aparece un cuadro
que nos ofrece distintas opciones para organizar, marca Mosaico y luego aceptar.
La pantalla quedar dividida en tres. Cierra todas las ventanas. Abre de vuelta el
libro del Ejercitario.
Microsoft Excel 51


Imprimiendo rangos irregulares
A veces hay que imprimir rangos que no encajan o sea 2 planillas que deben
imprimirse en una misma hoja, una al lado de la otra, por ejemplo como est en la
figura. (Prctica 3 Formato condicional y Prctica 7-A Nueva Americana) El
problema no consiste en la impresin propiamente dicha, sino en cmo acomodar
ambos rangos, siendo que tienen distintos anchos de columna y altos de fila. Hay
una manera:
1. Abra la hoja Formato Condicional (Cooperativa CAES) Selecciona el rango
B1:G20.
2. Puede elegir Copiar/Copiar como una imagen(no se
actualiza)
3. pulsar(Ctl+C)
4. Abra la hoja de Nueva Americana, Ubica el cursor en la
celda H1 hacemos clic el icono Pegar de la Cinta
Inicio(aparecen nuevas opciones del submen)
5. De otras opciones de pegado elegir Imagen
vinculada(M)
Lo que acabamos de pegar al costado de la primera
planilla es una foto de la segunda. Si modificamos
algn dato en el rango original, se modificar tambin la
imagen pegada.
6. Guarda los cambios y cierra el ejercicio.
Modelo final



52 Microsoft Excel

Prctica 14
Consolidacin
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes, puede
consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de clculo maestra. Las
hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de clculo maestra o en otros
libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms
fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica.
Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de las
oficinas regionales, podra utilizar una consolidacin para resumir estas cifras en
una hoja de clculo de gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra
contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los
productos ms vendidos de toda la organizacin.
Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos.
1. Abra el libro Consolidacin Avanzado, completa las operaciones en las 2 hojas
y luego en la hoja Resumen
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en
Consolidar.

3. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen:
tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o
una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una
lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar,
Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar
los datos. (Elige la funcin Suma)
4. Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para
buscar el archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Examinar.
5. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un
signo de exclamacin.(si van a escribir)
6. Abra la hoja 1 SEMESTRE, seleccione el rango C6:C13 sale el nombre que le
asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar. Abra
la hoja 2 SEMESTRE, seleccione (si ya no lo est) el rango y,
a continuacin, haga clic en Agregar. y luego aceptar, cuando ya estn todos los
datos de las hojas agregadas.
Microsoft Excel 53


7. Para consolidar los datos del precio venta total, elimine todas las referencias
anteriores y repita los pasos anteriores seleccionando los rangos correctos.
8. Otra forma de CONSOLIDAR, sin utilizar el cuadro de dilogo es de la siguiente
manera: Seleccione la celda donde introducir la frmula, empiece con el signo +
=, haga clic en la hoja de clculo que inicia la referencia y seleccione la celda
que contiene el rango que desea consolidar (Abra la hoja 1 Semestre, clic sobre
D6, pulse la tecla +, abra la hoja 2 Semestre, clic sobre D6 y finalmente para que
salga el resultado pulse Enter) y automticamente el resultado se consolida en la
hoja de Resumen quedando en la barra de frmula lo siguiente ='1
SEMESTRE'!D6+'2 SEMESTRE'!D6 (para el Precio costo total)

En sntesis, los vnculos son tiles cuando desea tomar datos procedentes de
distintos libros. Por ejemplo: cada libro fuente puede ser responsabilidad de un
departamento diferente en una empresa y el director puede reunir la informacin
que desea analizar estableciendo vnculos a distintos libros. Cada vez que un
departamento modifique sus datos, la hora del director reflejar inmediatamente
los cambios. Guarde los cambios y cierre el libro.
54 Microsoft Excel

Prctica 15
Auditoria de hojas
Esta sencilla opcin sirve para saber a qu celdas hace referencia una frmula
determinada, posibles errores en frmulas, etc.
1. Botn Office/Nuevo/Libro en Blanco/Crear Copiar la siguiente tabla
en un libro nuevo, calcula los Beneficios (5%) y el Sueldo Neto.

A B C D
1 Nombre y
apellido
Sueldo Beneficios
5%
Sueldo Neto
2 Mara, Lpez 1.650.000
3 Jos, Latorre 2.200.000
4 Amalia, Gonzlez 2.000.000
5 Luis, Ugarriza 1.800.000

2. Crea una sencilla hoja con sus frmulas:
3. Sita el cursor en la celda D2
4. De la ficha Frmulas/grupo Auditoria de Frmulas/clic en Rastrear
precedentes Rastrear dependientes

Excel nos muestra que la frmula hace referencia al rango B2:C2 (precedentes) y
que a su vez, otra celda, la D2, depende del resultado de la celda actual
(dependientes).
A travs de esta opcin podemos localizar qu celdas dependen de otras en sus
frmulas, a qu celdas hace referencia la frmula, etc. Incluso podemos, en caso
de error, localizar el mismo (Comprobacin de errores/ Rastrear error). Si
desea ver la frmula en cada celda en lugar del valor resultante, seleccione
Mostrar frmulas.
5. De la Ficha Frmulas/Auditora de Frmulas/Quitar flechas.
Microsoft Excel 55


Prctica 16
Proteger un archivo con contrasea
Para guardar el libro con el nombre de Auditora de libros o de Frmulas con
una contrasea.
Haga clic en la ficha Archivo desde la Vista Backstage, haga clic en Guardar
como.
Haga clic en la opcin Herramientas y, a continuacin, en Opciones
generales.
Siga uno o ambos procedimientos:
Si desea que los revisores escriban una contrasea para poder ver el libro,
especifique la contrasea en el cuadro Contrasea de apertura.(123)
Si desea que los revisores escriban una contrasea para poder guardar los
cambios en el libro, especifique la contrasea en el cuadro Contrasea de
escritura.(123),confirme las contraseas y acepta.
Utilice contraseas seguras que combinen letras en maysculas y minsculas,
nmeros y smbolos. Las contraseas no seguras son aquellas que no combinan
estos elementos. Un ejemplo de contrasea segura sera Y6dh!et5 y de
contrasea no segura, Casa27. Las contraseas deben tener 8 o ms caracteres.
Una frase con 14 o ms caracteres es todava mejor
Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no puede
recuperarla. Guarde las contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la
informacin que ayudan a proteger.
Quitar una contrasea
Es posible eliminar la contrasea que pusimos a un archivo, si as lo deseamos.

Abra el archivo con la contrasea y luego:
1. Haga clic en la ficha Archivo desde la Vista Backstage, haga clic en Guardar
como.
2. Haga clic en Herramientas y, a continuacin, en Opciones generales.
3. Seleccione la contrasea y presione SUPRIMIR cambiar.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Guardar.
6. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en S.




56 Microsoft Excel

Otra alternativa para Proteger hojas de clculo de Excel 2010
1. Haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la vista Backstage, haga clic en
Informacin.
2. En Permisos, haga clic en Proteger libro.
3. De las opciones de Proteger libro. Seleccionar Cifrar con contrasea
Establezca una contrasea para el documento.
Cuando seleccione Cifrar
con contrasea, aparece
el cuadro dilogo Cifrar
documento. En el cuadro
Contrasea, escriba una
contrasea ejemplo (123)
Importante:
Si quiere eliminar una
contrasea, de la ficha
Archivo haga clic en
Informacin. En Permisos, En proteger libro, vuelva a ingresar en Cifrar
con contrasea, y del cuadro elimine la contrasea y acepte.


Proteger elementos de la hoja de clculo o libro
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o
premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de
la hoja de clculo o libro, con o sin una contrasea.
La proteccin de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad
mediante contrasea de nivel de libro. La proteccin de elementos no protege un
libro frente a usuarios malintencionados.
En el mismo libro donde ests probando las opciones de Auditoria de libros
realiza lo siguiente:

1. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en
Formato de celdas.(Ctrl+1)

Microsoft Excel 57


2. En la pestaa Proteccin, desactive la casilla Bloqueada y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
3. Luego en la hoja seleccione las celdas B2:D5, vuelva a Bloquear las
Celdas, tildando la casilla Bloqueada.
Para evitar que se muestre una frmula en la barra de Frmula, haga lo
siguiente:
1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que contienen las frmulas
que desea ocultar. B2:D5
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en
Formato de celdas.
3. En la pestaa Proteccin, active
la casilla Oculta y, a continuacin,
haga clic en Aceptar
4. Ahora Proteja la hoja, En el Grupo
Celdas, de la ficha Inicio,
Formato de Celdas, en la
pestaa Proteccin, seleccione
Proteger Hoja, del cuadro
Contrasea para proteger la
hoja, escriba una contrasea
(123), acepta y a continuacin,
vuelva a escribir la misma
contrasea para confirmarla.

5. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione
los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. Y desactive
las casillas de verificacin para impedir que modifique las distintas
opciones que aparecen en el cuadro.

Ms ejemplos de elementos que puede seleccionar:
58 Microsoft Excel


Desactive esta
casilla de
verificacin Para impedir que los usuarios
Seleccionar
celdas
bloqueadas
Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla
de verificacin Bloqueado en la ficha Proteccin del
cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
bloqueadas.
Seleccionar
celdas
desbloqueadas
Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la
casilla de verificacin Bloqueado en la ficha Proteccin
del cuadro de dilogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para
desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de
clculo protegida.
Formato de
celdas
Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de
dilogo Formato de celdas o Formato condicional. Si
aplic formatos condicionales antes de proteger la hoja de
clculo, el formato seguir cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condicin diferente.

Intenta borrar con la tecla Supr cualquier celda que contenga un dato (B2:D5),
producir un mensaje de error. La hoja est protegida por completo.
1. Ahora de la ficha Revisar en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger
hoja. (123)
2. O de la ficha Archivo haga clic en Informacin. En proteger
libro/Permisos, haga clic en Desproteger (escriba la contrasea 123.




Microsoft Excel 59



Prctica 17
Insertar comentarios
Es posible la insercin de comentarios en una celda a modo de anotacin
personal. En el libro de Auditoria, inserta una pequea anotacin.
1. Sita el cursor en C1 y pulsa el botn derecho del Mouse y luego selecciona
Insertar Comentario. desde la ficha Revisar/Comentarios/Nuevo
Comentario

2. Escribe el siguiente texto:
Beneficio aplicado segn la ltima reunin del consejo de administracin
3. Pulsa clic fuera de la casilla amarilla.
Dependiendo de qu opcin est activada en la ficha Revisar/Comentarios,
podemos, Eliminar, mostrar todos los comentarios u ocultar, mostrar entradas
manuscritas, modificar comentario.
4. Sita el cursor sobre la celda que contiene el comentario.
5. Pulsa el botn derecho del ratn sobre esa misma celda.
Desde aqu, podemos modificar o eliminar el comentario.
Si deseas imprimir el comentario, primero debe activar mostrar u ocultar
comentarios, luego, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar
Pgina, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo Configurar Pgina, en la
ficha Hoja, dentro del cuadro Comentario, haga clic en la opcin, Al final de la
hoja o Como en la hoja. Guarde los cambios y cierre el libro.
Prctica 18
Importar datos de Word a Excel
A veces puede ser til importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar
algn tipo de frmula que disponemos y no queremos volver a teclear todos los
datos en un libro de Excel
Ingresa al Microsoft Word. Abre el archivo de Documento Salarios de Altos
Funcionarios Pblicos para Importar, de la carpeta que te indique el profesor.
60 Microsoft Excel

1. En Microsoft Word, seleccione las filas y columnas de la tabla que desee
copiar.
Haga clic en icono Copiar de la ficha Inicio.
2. Abra un libro del Microsoft Excel.
3. Haga clic en la celda A1.
Las celdas de la tabla copiada sustituyen a las celdas existentes en el rea.
4. Haga clic en Pegar.
5. Para ajustar el formato, haga clic en Opciones
de pegado, situado junto a los datos, y
despus haga clic en Coincidir con formato
de destino(C) para utilizar cualquier formato
previamente aplicado a las celdas de Excel, o
bien en Mantener formato de origen(M) para
hacer coincidir el formato de la tabla de Word
tanto como sea posible.
6. Guarda el libro con el nombre de Ejercicio 18

Nota: Excel pega el contenido de cada celda de la tabla de Word en una celda de
Excel independiente. Si desea dividir los datos en ms celdas, por ejemplo, dividir
nombre y apellido de modo que queden en celdas separadas, utilice de la ficha
Datos/Herramientas de datos/el comando Texto en columnas.
Importar datos de Excel a Word
Al importar datos de Excel a Word adems de lo visto anteriormente podemos
hacer que los datos se actualicen en Word si realizamos algn cambio en Excel.
1. Para realizar este proceso, abra del Ejercitario, la hoja de Prctica 7 Nueva
Americana y seleccione A4:G16, luego pulse Ctrl+C o del icono Copiar.
2. Ingresa al Word en el Documento de funcionarios pblicos para Importar, haga
un salto de pgina (Ctrl. +Enter) y pulsa Ctrl.+V con el botn Pegar
3. Despus de pegar los datos en Word,
aparece un indicador de pegado, donde
podemos ver distintas opciones.
- Mantener formato de Origen(M)
- Usar estilos de destino(E)
- Vincular y mantener formato de
Origen(V)
- Vincular y usar estilos de destino(V)
- Imagen(I)
- Mantener slo texto(T)
4. Por defecto nos conserva el mismo formato de origen que tena en la hoja de
Excel.
Microsoft Excel 61


5. Si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word
podemos escoger la opcin Vincular y mantener formato de Origen(V).
Guarda el documento con el nombre de Datos importados y cierra el archivo y
vuelve a abrirlo.
Prctica 19
Macros
Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una
macro para automatizarlas. Una macro es una accin o un conjunto de acciones
que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro,
se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Despus de crear
una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su
funcionamiento
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido
con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el
color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares,
perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas
hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y
fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al
pulsar sobre l realice todas esas tareas. Esta unidad tratar de manera muy
sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de
programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que
esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Antes de grabar una macro
Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado
que la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo
siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y, a continuacin, haga
clic en la categora Personalizar cinta de opciones.
2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales,
haga clic en Programador y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Crear una macro automticamente
3. Para grabar una macro debemos acceder a la
pestaa Vista y despliega el submen Macros y
dentro de este submen seleccionar la opcin
Grabar macro...
- Adems de esta opcin en el men podemos
encontrar las siguientes opciones:
62 Microsoft Excel

- Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en
ese libro.
- Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias
relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.
- Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el
cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la
macro (no est permitido insertar
espacios en blanco en el nombre de
la macro).
- Podemos asignarle un Mtodo
abreviado: mediante la
combinacin de las tecla CTRL +
"una tecla del teclado". El problema
est en encontrar una combinacin
que no utilice ya Excel.
- En Guardar macro en: podemos
seleccionar guardar la macro en el
libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
- En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos conveniente.
- Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a
continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este
botn en la barra de estado donde tenemos la opcin de detener la
grabacin.
- A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar,
es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya
que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la
macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de
rango.
- Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre
el botn Detener de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y
haciendo clic en Detener grabacin
4. Puede tambin seleccionar del grupo Cdigo en la pestaa Programador,
haga clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar para comenzar a
grabar.
5. Realice algunas acciones en la hoja de
clculo como escribir algn texto,
Microsoft Excel 63


seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.
6. En el grupo Cdigo en la
pestaa Programador, haga clic
en Detener grabacin.

Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro
que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden
afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las
celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes
de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se
encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de
dilogo Macro, donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se
cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
- Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.
- Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor
de programacin de Visual Basic.
- Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sepan
programar.
- Eliminar - Borra la macro.
- Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de
mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la
macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es
posible deshacer la accin desde la herramienta deshacer comn, por lo que es
interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios
importantes.
Otra forma de ejecutar una macro. Abra el libro que contiene la macro.
64 Microsoft Excel

1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea
ejecutar.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.
Sugerencia Tambin puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la
macro. Puede interrumpir la ejecucin de la macro presionando ESC.
Ejercicio
En un libro en blanco, sitate en la celda A1 y escribe Prueba de macros. Pulsa
INTRO para guardar la informacin en la celda y luego sitate de nuevo en ella.
1. Ve a la Ficha Vista o la ficha Programador/Cdigo
2. Abre el submen Macro, Selecciona Usar referencias relativas
3. Y elije la opcin Grabar macro... Aparece el cuadro de dilogo Grabar
macro.
4. Escribe el nombre de la macro, Formato1. Y pulsa Aceptar. Ahora
estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar
formato a nuestra hoja de trabajo.
5. Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, en la pestaa
Inicio.
6. Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente.
7. Escoge el tipo de fuente Arial Black
8. Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos, color rojo
Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto
concluimos la grabacin de la macro.
9. Presiona sobre el botn detener de la barra de herramientas, o accede al
men Macro y selecciona Detener grabacin, de la Ficha
Programador/Cdigo/Detener macro.
Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.
En la hoja 2
1. Escribe en la celda A1 Liquidacin de Sueldos.
2. Ve a la Ficha Vista o la ficha Programador/Cdigo
3. Abre el submen Macros/Elige Ver Macros.
Microsoft Excel 65


4. Selecciona la macro creada Formato1 y pulsa sobre Ejecutar. Observa
como las celdas seleccionadas adoptan el formato automticamente.
5. Puede crear un botn de Control, seleccione de la ficha
Programador/Controles/Insertar/Controles de formularios.
6. Seleccionar Control (de formularios), luego arrastrar y dibujar un cuadro,
aparece un cuadro de Asignar macro (elegir Formato1) y aceptar, luego
cambiar el nombre del botn por Formato1.
7. Escribir en otra celda Planilla de Costos, y probar la macro con el botn
8. Practica otros ejemplos con el Profesor.
9. Elimina las macros creadas. (Macros/Eliminar)
10. Cierra el libro sin guardar los cambios.
66 Microsoft Excel


Bibliografa de Consulta
PC Update La Nacin, CURSO ACTUALIZADO DE INFORMTICA
Microsoft EXCEL. Diario La Nacin, Asuncin, Paraguay.
ABC, Manual de Informtica, Edit. Casei Associats S.A.
Barcelona, 1997. Edita Azeta S.A. Asuncin, Paraguay.
Microsoft Excel 2000. Claudio Snchez
Guas Visuales, Barcelona 2000
Microsoft Excel para Contadores 2004,
Alejandro A. Pazos/ Matias S. Garca Fronti
Buenos Aires, Argentina 2003 OmiCron System
WWW. Geocities.com/Silicon Vallery/Network/1030/ExcelTop.html

Este manual fue elaborado por las instructoras del rea de Informtica del Caes:
Prof. Arq. Mirian B. Villalba y la Sra. Prof. Grazzia Scarzo, para uso exclusivo en
el Centro de Adiestramiento en Servicio, Facultad de Ciencias Econmicas de la
Universidad Nacional de Asuncin.