MANUAL DE FUNCIONES Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las reas y operaciones respectivas se proceder a elaborar

los manuales de funciones los cuales tendrn como base principal los formatos nicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuacin se define y se indica su contenido. DEFINICIN DEL MANUAL FUNCIONES Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de gu as y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonom a propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el per odo, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin. Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Un manual de funciones o manual de organizacin comprende las funciones o responsabilidades de cada rea de la empresa, por ejemplo gerencia, produccin, ventas, etc, describiendo como se intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visin, misin, los objetivos, metas y la descripcin de cada rea as como sus responsabilidades. Por otra parte existe el manual de procedimientos, , es la descripcin de todos y cada uno de los procesos que integran la secuencia de produccin, o servicio que otorga la empresa, con las actividades que le corresponden a cada puesto, en algunas empresas contiene hasta la descripcin del manejo de equipo.Muy comunmente se manejan por rea.

CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES

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EJEMPLO DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO 1. PROCEDIMIENTO : ,iquidacin de "vances de !esant as. 2. OBJETIVOS : !onceder al trabajador anticipos de cesant as con el fin de atender sus necesidades de vivienda. 3. BASE LEGAL : (ecreto ,ey C>>D de >EFD. (ecreto ,ey >GHI de >EJD. ,ey @GG de >EEI por la cual se adopta el !digo (isciplinario Knico ,ey >EG de >EEI por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la "dministracin y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. 4. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL : El avance de cesant as se concede nicamente para vivienda. 1rmite del formulario para el /ondo +acional del "Lorro ;/.+.".<, del avance de cesant as. /ormulario de "vance de !esant a. 5. INFORMES : -alor de !esant as ,iquidadas, nmero de empleados, costo por oficinas. etc. . DOCUMENTOS Y FORMATOS : /ormulario de "vance de !esant a. %ficio de solicitud de avance de cesant as.

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO /E!7" (E, ,E-"+1"2)E+1%= 0"$)+" +o. >9> !'()$% +o.= +%2*#E (E, 0#%!E()2)E+1%= ,iquidacin de "vances de !esant as. 0".% /U+!)%+"#)% (E0E+(E+!)" (E.!#)0!)'+ +o. #E.0%+."*,E >. /uncionario #emite oficio de solicitud de avance de cesant a. )nteresado ;ver procedimiento = !orrespondencia <. @. C. C.a. C.b. H. I. F. J. D. E. 0rofesional Especializado 0rofesional Especializado ;1esorero< 0rofesional Especializado 0rofesional Especializado 0rofesional Especializado /uncionario )nteresado 0rofesional Especializado Aefe de (ivisin

/%#2"1% %ficio de solicitud avance de cesant a. de

(ivisin #ecursos ,lena el formulario de avance de cesant a ;G6@<, "vance de cesant a. 7umanos confrontando con la Loja de vida del funcionario. (ivisin #ecursos 0.!. #evisa y determina. 7umanos !ontinuar procedimiento cuando el formulario esta diligenciado correctamente. ;sigue paso H<. (evolver formulario y Loja de vida al profesional especializado indicando los errores ;vuelve paso @<. (ivisin #ecursos #emite a 0resupuesto. 7umanos ;ver procedimiento = !orrespondencia <. (ivisin #evisa y firma el formulario de avance de cesant as. 0resupuesto 0resupuesto ;1esorer a< (ivisin #ecursos 7umanos (ivisin #ecursos 7umanos (evuelve a #ecursos 7umanos. ;ver procedimiento = !orrespondencia 6 <. $uarda en el arcLivador la Loja de vida. ,lama al funcionario para entregarle el formulario. ,leva el formulario de avance de cesant as ;G6@< al /ondo +acional del "Lorro para trmite interno. /)+ (E, 0#%!E()2)E+1%

0.!. M 0U+1% (E !%+1#%,

Un !"#$%&#"$'$ es

una representacin grfica con elementos geomtricos que representa la estructura orgnica de una empresa, en ella se visualizan las mltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes rganos que se presentan en la organizacin, esta Lerramienta administrativa tiene como fin mostrar las relaciones jerrquicas y competencias en una organizacin. El organigrama tambin es definido como un modelo adstrato y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin, el organigrama tiene la particularidad de ser= sencilla, entendible y sobre todo fleNible pues esta caracter stica es muy importante pues permite que la organizacin se adapte a los cambios necesarios dentro de su mbito. El %rganigrama tiene dos finalidades= la primera es que desempeOa un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus caracter sticas generales. ,a segunda finalidad es que esta es un instrumento para el anlisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada.

En este orden de ideas, se da por entendido que los organigramas son importantes y de mucLa utilidad para las organizaciones, entidades productivas, %+$s, entidades comerciales, administrativas, pol ticas, entidades pblicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo. 1odos aquellos que participan en su diseOo y elaboracin de un organigrama deben conocer cules son los diferentes tipos de organigramas y qu caracter sticas tiene cada uno de ellos.

TIPOS DE ORGANIGRAMA
,a administracin como ciencia no es un concepto estable, nico, estndarP es por el contrario una disciplina social muy dinmica, interdisciplinaria y como estudiante podr a pecar en decir que es muy compleja en su aplicacinP a lo largo de los aOos se La visto su gran eclecticismo, desde sus primeros pioneros doctrinarios como 7enry /ayol o /redericQ 1aylor La evolucionado en prestar soluciones para la empresaP desde esa perspectiva es necesario mencionar que un organigrama empresarial en esencia son distintos los unos de los otros, y esto debido a que una organizacin es distinta a las dems. En definitiva se puede afirmar que eNisten diferentes modelos o tipos de plasmar un organigrama, ya los estudiosos de la administracin como Enrique *./ranQlin y Elio #afael de Ruani, Lan dado sus propias clasificaciones unas ms interesantes que otras, pero de modo sencillo y entendible acerco las siguientes a usted= POR SU NATURALE(A.) Estos tipos de organigramas responde a una composicin con v nculo de relacin

de forma completa o por rea, de igual modo por la relacin de forma interna o eNterna de una organizacin con otra semejante. Este grupo se divide en modelos de organigrama.

M$*"!$+'&%&,-"$-&.!,: Este tipo de organigrama brinda una representacin en la cual interactan ms de una nica organizacin.

M/,!$+'&%&,-"$-&.!,: Es la representacin grfica en la cual se toma a ms de una nica organizacin, estas son de un mismo sector productivo o actividad empresarial.

M&*"!$+'&%&,-"$-&.!,: representa a una nica organizacin, y pueden referirse a ella en forma general o global o plasmar alguna de las reas que la conforman.

POR SU FINALIDAD.)

!omo bien se La eNpresado de manera tcita l neas arriba el organigrama tiene diferentes consecuencias. Esta clasificacin toma como referencia el beneficio que proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa. Estos son los siguientes= I%0!"'$-&.!: Es llamado as porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al pblico en general, este tipo de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la organizacin, as como tambin mostrarse sencilla para su comprensin.

A%$12-&*!: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visin macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de anlisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes reas, etc. Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus aplicaciones.

F!"'$1: Este modelo es denominado formal por el LecLo que se encuentra aprobada por la !olumna vertebral de la organizacin, es decir por la direccin o por la cabeza de la organizacin, de cualquier modo eNpresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. 0or mencionar un ejemplo, el organigrama de una .ociedad "nnima !errada ;..".!.< es considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la Aunta general de accionistas. I%0!"'$1: Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad ;/%#2",<, este .e forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los organigramas formalesP radica, que este tipo de organigrama no se encuentra representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la organizacin.

POR SU 3MBITO.) E,-!, -&4!, +/ !"#$%&#"$'$ +/ *&/"-$ '$%/"$ -"$-$% +/ "/01/5$" 1$ *!'41/5&+$+ /,-"6*-6"$1 76/ 6%$ !"#$%&8$*&9% 4"/,/%-$, $,2 46/, -/%/'!, G/%/"$1 : E,4/*20&*!,. G/%/"$1/,: Estos organigramas brindan informacin representativa de la empresa, resaltando cierto nivel jerrquico.

E,4/*20&*!,: Estos tipos de organigramas representan una porcin o rea de la empresa, pero ejemplo en nuestro caso, tratamos de representar el rea de ventas.

POR SU CONTENIDO.) E,-!, !"#$%&#"$'$, "/4"/,/%-$% 4!" 6% 1$+! 1$, 4!,&;1/, "/1$*&!%/,, 06%*&!%$1&+$+/,, !;1&#$*&!%/, ! <"/$, +/ -"$;$5! : 1$ 5/"$"762$ +/ 1$, +&,-&%-$, <"/$, +/ 1$ !"#$%&8$*&9% 4/"! +/ 6% '!+! #/%/"$1, /, +/*&" -!+$ 1$ /'4"/,$ ,&% "/,-"&**&9% $1#6%$, 4!" !-"! 1$+! 4/"'&-/% !;,/".$" +/,+/ 6%$ 4/",4/*-&.$ *6$1&-$-&.$ $ 1$ !"#$%&8$*&9%. I%-/#"$1/,: Estos tipos de organigramas presentan a la organizacin de forma global, es por ello que eNiste la consenso de que son similares a los organigrama $eneral, pues ella al igual que su similar eNpresan la relaciones de jerarqu a o dependencia que eNiste en la empresa, sin duda es algo abrumador entonces describirlo, pero la eNplicacin de este organigrama es que presenta la empresa de una forma integrada, presentando su jerarqu aP yo lo entiendo as = eNisten manzanas unas ms deliciosas que otras, unas dulces otras menos dulces pero al final que eNpresan la variedad de ellas =manzanas.

F6%*&!%$1/,: Estos tipos de organigramas son muy poco usados por el mismo LecLo de que eNisten un manual organizacional, la cual de cierto modo describe la

responsabilidad que tiene que tiene cada rea de la empresaP quizs en organizaciones pequeOas sean necesarias este tipo de organigramas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GR3FICA: E,-!, -&4!, +/ !"#$%&#"$'$, ,!% *$1&0&*$+!, ,/#=% ,6 +&"/**&9% #/!'>-"&*$, -/%&/%+! /% *6/%-$ ,&/'4"/ 1$ J/"$"762$. V/"-&*$1/,: Estos tipos de organigramas Lacen representacin de una administracin vertical, es decir empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos jerrquicos de la organizacin, a mi parecer estos tipos de organigramas presentan muy poca o escasa comunicacin entre sus miembros sin embargo son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los especialistas en organizacin recomiendan su empleo.

?!"&8!%-$1/,: Este tipo de organigrama representan a una organizacin de una manera singular, son muy poco usados, en este tipo de organigrama se presenta a la cabeza de la organizacin a un eNtremo izquierdo, al;o los< inmediatos jerrquicos des le coloca del mismo modo, todos como columnas que representa un mismo nivel jerrquica.

M&@-!,: Este tipo de organigramas surgen por las combinacin de organigramas verticales y Lorizontales de este modo da mucLa mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos organigramas son muy utilizados cuando se una organizacin cuenta con un gran nmero de reas con un mismo nivel jerrquico.

OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organizacin, en esta parte tratare de especificar la importancia para los diferentes actores. a<0ara la direccin.6 /acilita el conocimiento de las reas y canales donde se desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la organizacin. b<0ara el personal.6 0ermite a los trabajadores en general, conocer la ubicacin o puesto de funcin dentro de la organizacin segn su jerarqu a. c<0ara el 0blico.6 1ener una visin global de la estructura y posible funcionamiento de la organizacin.

En una perspectiva generalizada, los organigramas facilitan el anlisis y mejoramiento de la organizacin, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarqu as, adicional a ello brinda informacin para otros procesos de gestin.

LIMITACIONES
a<#epresenta nicamente la estructura formal u oficial, pues es la nica que es tomada en cuenta por la cabeza de la organizacin, en algunos casos como los organigramas informales son contados para captar las relaciones informales. b<Es dif cil y muy complejo representar la comunicacin que eNisten entre los diversos rganos que componen la organizacin. c<En algunos casos por solo ser plasmar las relaciones formales, brindan informacin incompleta en cuanto a la realidad real de la organizacin. d<Es necesario que tenga cambios constantes pues estos pierden actualidad. e<,as relaciones Lumanas no son susceptibles de reflejarse en el papel aun pudindolas definir y describir. f<.e interpreta como barreras de organizacin, pues las jerrquicas ms pequeOas se sentirn menoscabadas en sus relaciones personales.