EXCEL 97

Leccin 1 Introduccin y manejo de datos Introduccin Veremos los mecanismos bsicos de trabajo con Excel 97: cmo seleccionar celdas, qu datos podemos introducir, cmo trabajar con estos datos, manejo de archivos, etc. Veremos tambin nuevas funcionalidades de Excel. Seleccin de rangos Todo proceso que realicemos en la hoja de clculo va implicar una seleccin, esto es, indicar a Excel dnde queremos introducir la informacin, a qu damos formato, qu queremos borrar, etc. Todas estas operaciones se llevarn a cabo en celdas. La celda es la unidad fundamental de Excel. Se nombra por la letra de la columna seguida por el nmero de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de celdas. Los rangos se designan por el nombre de la primera celda (en la esquina superior izquierda) seguida de dos puntos y el nombre de la ltima (esquina inferior derecha). Por ejemplo A1:B10. No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de referencias: A3 es una referencia a una celda, A1:B10 es una referencia a un rango. Seleccin de una celda Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. A la celda que est seleccionada se le denomina celda activa. Aparece con un borde ms grueso y su referencia se indica en la barra de frmulas en el cuadro de nombres. Tambin se pueden utilizar las teclas de direccin para seleccionar celdas. Para seleccionar rpidamente la primera celda de la hoja, presione <Control+Inicio>. Para seleccionar la ltima pulse <Control+Fin>. Seleccin de un rango Para seleccionar un rango hay que activar la primera celda que contiene el rango y sin soltar el ratn, arrastrar hasta la ltima celda; si se ha equivocado no suelte el ratn y rectifique el rango. La primera celda quedar en blanco indicando que es la celda activa.

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Seleccin de rangos mltiples Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la hoja, por ejemplo para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango, arrastrar el ratn hasta seleccionar la ltima celda contigua. Pulsar y mantener pulsada la tecla <Control> y arrastrar el ratn sobre el siguiente grupo de celdas que se quieran incluir en el rango. Repetir los pasos anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos. Seleccin de columnas y filas enteras Para seleccionar una fila o una columna entera haga clic en el nmero o letra de la fila o columna. Para seleccionar filas y columnas disjuntas, mantenga pulsada la tecla <Control> entre una y otra seleccin. Seleccin de toda la hoja de clculo Para seleccionar todas las celdas de la hoja haga clic en el botn situado a la izquierda de los encabezados de columnas y encima de los encabezados de filas. Seleccin extendida Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es difcil hacerlo con el ratn. Es recomendable, en este caso, utilizar el teclado. Si pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se denomina el modo extendido de seleccin. Pulsando a continuacin las teclas de direccin, vamos seleccionando rangos adyacentes a la celda activa. Para hacer selecciones ms grandes podemos pulsar las teclas <AvPg> o <RePg>. Una vez que hayamos terminado de seleccionar el rango, hay que pulsar la tecla <Esc> para finalizar el modo de seleccin extendido. El comando Ir a... Si necesita seleccionar celdas o rangos no visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir a. Seleccione dicho comando del men Edicin. Aparece el cuadro de dilogo, en el cuadro Referencia introduzca la referencia de la celda o rango que quiera seleccionar y, a continuacin, haga clic en el botn Aceptar. Introduccin de datos Hay datos que se introducen directamente en celdas y otros que se introducen sin necesidad de ir celda por celda. Para introducir datos en una celda basta seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla <Intro>. Cuando se comienza a escribir, automticamente se activa la barra de frmulas. Aparecen tres botones: para cancelar los datos introducidos (botn en forma de x), para validar dichos datos (botn en forma de v) y el smbolo de igual para iniciar el asistente de introduccin de frmulas. La mayora de las veces es ms rpido pulsar <Intro> que hacer clic en el botn para validar los datos. De igual forma es ms rpido pulsar la tecla <Esc> que hacer clic en el botn para cancelar los cambios. Introduccin de nmeros Un nmero es cualquier combinacin de dgitos. Estos dgitos pueden ir acompaados de smbolos, pero la mayora de las veces no son necesarios ya que son formatos que se pueden establecer posteriormente. Son necesarios cuando queremos poner un

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nmero negativo que debe ir acompaado del signo menos (-) o cuando queremos poner un nmero decimal. El smbolo de separador decimal se establece en el Panel de control de Windows, en el icono Configuracin regional. Por defecto el separador es la coma. Cuando se quiera poner un tanto por ciento, bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo 0,35 y luego darle formato de tanto por ciento, o bien directamente poner 35%. Nmero fijo de decimales Cuando se vayan a introducir muchos nmeros decimales, se puede ahorrar la introduccin de la coma activando una opcin. Si vamos a introducir valores con dos decimales podemos activar la opcin Nmero fijo de decimales del comando Herramientas Opciones, en la etiqueta Modificar. A partir de ese momento, si introducimos 1256 automticamente Excel pondr 12,56. Introduccin de fechas y horas Una fecha para Excel es un nmero comprendido entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y el 2958465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999. Por tanto podremos operar para calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas. Se deben introducir siguiendo el esquema da mes ao a no ser que se haya cambiado esta configuracin en el men Configuracin regional en el Panel de control. Entre el da, el mes y el ao debe aparecer el separador / o bien el guin -. Por ejemplo 23/12/98. Las horas son para Excel nmeros comprendidos entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el uno, que corresponde a las 24 horas. Igual que con las fechas se puede operar con las horas. Para introducir una hora habr que poner la hora seguida de dos puntos y los minutos. Se pueden introducir tambin seguidas de PM o AM segn corresponda. Es equivalente poner 20:44 que 8:44 PM. Introduccin de texto Texto es para Excel todas aquellas cadenas que no pueda interpretar como datos numricos, ni como fechas ni como valores de error ni como valores lgicos. Si introducimos12.56 en una celda Excel lo considerar texto puesto que no sabr reconocer el punto como separador decimal.

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Frmulas Una vez que se hayan introducido datos, se pueden introducir frmulas para realizar clculos. Los resultados de las frmulas cambiarn en el momento en que se modifiquen los valores originales. Para clculos complejos, Excel incluye frmulas incorporadas que se denominan funciones. Toda frmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En este punto es donde radica la importancia de una hoja de clculo: modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una frmula, automticamente la frmula se recalcula. Una frmula puede ser tan sencilla como la referencia a una celda. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1=A1 y aparecer 10. Si modificamos el valor de la celda A1 automticamente cambiar en B1. El operador & El operador & se puede utilizar para concatenar texto. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 Madrid, podemos escribir en la celda B1 =Nacido en & A1 y obtenemos Nacido en Madrid. Funciones Existen ms de 400 funciones que se pueden incorporar a la hoja de clculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar valores para llevar a cabo los clculos; estos valores se denominan argumentos. Si quisiramos calcular la raz cuadrada de un valor, utilizaramos la funcin RAIZ, si introducimos en una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso RAIZ slo necesita un argumento. Pero existen funciones que necesitan ms de un valor para realizar el clculo. Por ejemplo, la funcin SUMA que realiza la suma de una serie de valores. Si quisiramos calcular el total que hemos astado en compra de coches (suponemos que el importe de los coches est en el rango de B8 a B12, pondramos =SUMA(B8:B12), que es mucho ms rpido que escribir =B8+B9+B10+B11+B12. Llenado automtico Cuando estemos creando una hoja que contenga operaciones similares, podremos utilizar el llenado automtico para introducir en las celdas la misma operacin en vez de repetirla en cada una de ellas. Botn de llenado En la esquina inferior derecha de la celda activa aparece el botn de llenado para introducir datos automticamente en celdas contiguas. Al situar el puntero del ratn en el cuadro de llenado cambia de forma y se convierte en una cruz. Arrastrar, sin soltar; al ir arrastrando el ratn aparece un borde alrededor de las celdas que se van a llenar. Al soltar el ratn aparecen los valores resultantes. Comando Rellenar Podemos realizar el proceso anterior utilizando el comando Rellenar del men Edicin. El proceso sera el siguiente: en primer lugar seleccionar el rango que se va a llenar teniendo siempre como primera celda de rango aquella que contiene la frmula.

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A continuacin seleccionar el comando Edicin Rellenar, Hacia abajo. Llenar en otras direcciones Se pueden rellenar celdas en cualquier direccin bien arrastrando el botn de llenado o bien mediante las opciones del comando Rellenar. Llenar un rango con el teclado Existe otra forma muy rpida de rellenar un rango de celdas y es mediante una combinacin de teclas. Podemos seguir los siguientes pasos para rellenar la frmula en todas las celdas: seleccionar el rango, a continuacin introducir la frmula y en vez de pulsar <Intro>, pulsar la combinacin de teclas <Control+Intro>; esto se puede aplicar a cualquier introduccin de datos en Excel. Llenar series Otro proceso comn en la hoja es llenar series de datos, como meses, aos, etc. Estos procesos se pueden realizar automticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 97. Si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botn de llenado, Excel llenar las celdas con 1993, 1994... . Lo que hace Excel es intuir qu datos debe llenar. Si ponemos 1/1/97 en una celda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el botn de llenado, obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc. El botn Autosuma La suma es una de las operaciones ms utilizada en una hoja de clculo. Cuando deban de sumarse los resultados de varias columnas y resultados de varias filas, la operacin puede realizarse de una sola vez, con la ayuda del smbolo de Autosuma. Cuando el botn Autosuma sugiera o introduzca un rango que no sea el correcto, lo puede rectificar automticamente. Editar y eliminar datos Para modificar el contenido de una celda seleccinela y, a continuacin, haga doble clic sobre ella o bien pulse la tecla <F2>; automticamente su contenido se edita y aparece un cursor. Puede mover el cursor con las flechas de direccin o bien hacer clic con el ratn para situarse en el punto en donde quiera corregir. Haga las correcciones oportunas y pulse <Intro>. Si quiere borrar caracteres pulse la tecla <Supr>, para borrar caracteres a la derecha del cursor, o bien <Retroceso>, para eliminar caracteres a la izquierda del cursor. Si es una frmula o funcin lo que est editando, puede rectificar la referencia borrando dicha referencia y seleccionando la nueva. Borrar datos Para eliminar completamente el contenido de una celda, seleccinela y pulse la tecla <Supr>. De este modo slo se borrar el contenido pero no los formatos. Si quiere borrar todo seleccione Edicin Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la opcin correspondiente: Todo (contenido y formatos), Formatos, Contenido o Comentarios. Edicin deshacer

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Desde el momento en que comenzamos a trabajar con una hoja de clculo, Excel 97 va grabando las acciones que se van realizando. De tal forma que en cualquier momento podemos deshacer operaciones errneas que hemos hecho. Excel 97 introduce la posibilidad de deshacer no slo la ltima accin sino las ltimas que se hayan realizado en una sesin de trabajo. No se pueden deshacer acciones individuales, siempre habr que deshacer todas las acciones que sta lleve por encima en la lista. Mover y copiar rangos En Excel se pueden copiar o mover celdas de una hoja a otro lugar de la hoja, a otra hoja del mismo libro, a otro libro o incluso a otra aplicacin. Cuando se copian datos, Excel sita un duplicado de las celdas seleccionadas en el Portapapeles, que es un rea de la memoria del ordenador. Cuando se mueven o cortan datos, Excel los borra del rango origen y los guarda en el Portapapeles. Para finalizar esta operacin hay que pegar esos datos en la nueva ubicacin. Para mover o copiar sin utilizar el Portapapeles se puede utilizar la tcnica de arrastrar y colocar. Cortar datos utilizando el Portapapeles Si queremos poner una cabecera en una hoja ya existente, en primer lugar hay que seleccionar el rango que queremos cortar. A continuacin, mediante una de las siguientes opciones, llevarlo al Portapapeles: Del men Edicin, seleccionar el comando Cortar. Del men contextual (clic en botn derecho del ratn con el rango seleccionado) seleccionar el comando Cortar. Hacer clic en el botn Cortar de la barra Estndar. Es el botn que contiene la imagen de unas tijeras.

Para pegar los datos no es necesario seleccionar previamente todo el rango destino, basta con seleccionar la primera celda de dicho rango. Para pegar tenemos a su vez opciones una vez seleccionada la primera celda del rango destino: con el comando Pegar del men Edicin, con el comando Pegar del men contextual o con el botn Pegar de la barra Estndar. Cortar utilizando arrastrar y colocar Cuando el rea de destino se encuentra cerca del rea fuente, es interesante utilizar el mtodo de arrastrar y colocar. En primer lugar se selecciona el rango, a continuacin, situar el puntero del ratn en un borde del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. Hacer clic y, sin soltar el ratn arrastrar el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posicin deseada. Cuando se arrastra el ratn, Excel indica en una pista el rango destino. Copiar datos mediante el portapapeles Los pasos son exactamente iguales que en el apartado de Cortar, pero en este caso utilizaremos el comando Copiar, tanto en el men Edicin como en el men contextual y el botn Copiar. Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que pulsemos las teclas <Esc> o <Intro>. Copiar datos utilizando arrastrar y colocar

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El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, hay que mantener pulsada la tecla <Control> mientras se arrastra el bloque. De esta forma los datos se copiarn. Insertar datos Tambin es posible que queramos pegar los datos en un rea ya ocupada, con lo cual debemos insertar dichos datos en esa rea sin reemplazar los ya existentes. En este caso se puede o bien seleccionar del men Insertar el comando Celdas copiadas (tambin se puede seleccionar dicho comando del men contextual) o bien mantener pulsada la tecla <Mays> mientras se arrastra el rango utilizando el mtodo de arrastrar y colocar. Copiar en otras aplicaciones Podemos pegar datos en otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos copiar datos de Excel en un documento de Word para presentar un informe. Para ello, hay que copiar el rango tal y como hemos visto en apartados anteriores. Activar Microsoft Word, situar el cursor en el punto donde se quiera pegar, y del men Edicin, seleccionar el comando Pegado especial. A continuacin elegir Objeto Hoja de clculo de Microsoft Excel. Pegado especial Hemos visto el comando Pegar para copiar datos de una localizacin a otra. El comando Pegado especial del men Edicin o del men contextual permite pegar datos con opciones avanzadas. Slo est disponible cuando copiamos no cuando cortamos rangos. El cuadro de dilogo Pegado especial presenta las siguientes opciones: Todo: equivale a elegir el comando Pegar. Pega frmulas y formatos. Frmulas: pega nicamente frmulas o valores constantes pero no formatos. Es interesante cuando el rea destino tiene su propio formato y no queremos sobreescribirlo. Valores: si el rango origen contiene frmulas, slo pega los valores devueltos por dichas frmulas. Formatos: pega nicamente los formatos del rea origen en el rea destino. Comentarios: pega nicamente los comentarios del rango origen. Validacin: pega las reglas de validacin del rango origen en el rea destino. Todo excepto bordes: pega todo excepto los formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma no cambiamos el formato de bordes que pudiera tener el rea destino. Saltar blancos: no pega celdas en blanco del rea de copia en el rea de pegado, de tal forma que si ha seleccionado celdas en blanco en el rea original, Excel respetar el contenido de la celda correspondiente en el rea de pegado. Transponer: cambia la direccin de los datos cuando se pegan.

Pegar vnculos El botn pegar vnculos que aparece en el cuadro de dilogo Pegado especial se utiliza para realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que, modificando el rango origen, cambie automticamente el rango destino. Manejo de archivos

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Guardar un documento Una vez creado un libro de trabajo, debemos de guardarlo para poder recuperarlo en futuras sesiones de trabajo. Seleccione el comando Guardar como del men Archivo. Podemos dar un nombre al archivo que tenga como mximo 255 caracteres. El nombre hay que introducirlo en el cuadro Nombre de archivo. Excel coloca automticamente la extensin xls, que es la correspondiente a libro de trabajo. Excel propone por defecto la carpeta Mis documentos para guardar los ficheros. Esta configuracin por defecto la puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones en la ficha General. Si quisiera guardar en otra ubicacin, despliegue la lista Guardar en y localice la carpeta donde desea guardar en el rbol de carpetas. Tambin puede crear una nueva carpeta por debajo de la actual para guardar el archivo, para ello, haga clic en el botn Crear nueva carpeta. Tambin puede utilizar el comando Guardar como una vez guardado el libro por primera vez para crear una copia del mismo con otro nombre. As mismo puede guardarlo en otra ubicacin, etc. Guardar El comando Guardar del men Archivo y el botn Guardar de la barra Estndar guarda las modificaciones realizadas en el libro de trabajo con el mismo nombre. Debe ir seleccionndolo a medida que trabaja para ir guardando los cambios.

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Guardado automtico Excel puede ir haciendo el guardado automtico, para ello, seleccione el comando Herramientas / Complementos, active el complemento Autoguardar. Una vez activado, en el men Herramientas aparece el comando Autoguardar en donde puede configurar el intervalo para guardar, adems de otras opciones. Abrir un archivo Para abrir un archivo seleccione el comando Abrir del men Archivo o bien haga clic en el botn Abrir de la barra Estndar. El cuadro de dilogo es muy parecido al de guardar un archivo. Debe buscar la localizacin donde guard el archivo a travs del cuadro de lista desplegable Buscar en. Por defecto aparecer la carpeta que haya establecido en el comando Herramientas / Opciones. Si tiene que abrir un libro con extensin distinta a xls, seleccione el formato en la lista Tipo de archivo. Crear un libro nuevo Para crear un libro de trabajo nuevo haga clic en el comando Nuevo del men Archivo. Puede crear un libro por defecto en blanco (seleccionando Libro en la etiqueta General) o bien crear un libro basado en una plantilla incorporada haciendo clic en la lengeta Soluciones hoja de clculo. Excel incorpora tres plantillas para hoja de clculo. Si selecciona cualquiera de ellas y hace clic en Aceptar puede crear un libro basado en esa plantilla, es decir, puede rellenarla con sus propios datos y guardarla como si de un libro nuevo se tratase, sin que la plantilla original se modifique. Cerrar un libro Para cerrar un libro, seleccione el comando Cerrar del men Archivo. Si el libro no se ha guardado todava o se han realizado ltimas modificaciones an no guardadas, Excel le pedir que confirme si desea o no guardar el libro. Si pulsa la tecla <Mays> mientras selecciona el men Archivo, aparecer el comando Cerrar todo: cierra todos los libros abiertos del rea de trabajo. En caso de que haya alguno sin guardar, Excel preguntar si se quiere o no guardar ese libro en concreto. Puede optar tambin por elegir la opcin S a todo que guarda y cierra todos los libros abiertos.

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LECCIN 2 Presentacin de datos Introduccin Uno de los aspectos ms importantes para desarrollar un trabajo es darle un formato para que la presentacin acompae a los datos que se quieran mostrar. Aplicar un formato Un formato siempre ir aplicado a una celda o rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podr aplicar antes de introducir informacin en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto ltimo es lo que normalmente se hace para ajustar el tamao de la fuente, el ancho de las columnas, etc. Siempre habr que seleccionar previamente el rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango disjunto. Como regla general, se utilizarn los comandos del men Formato, los comandos del men contextual (aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn) o bien con los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el men Formato como en el men contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que utilizaremos ms a menudo. Formato de texto La mayora de los botones de la barra Formato se pueden utilizar para cambiar el formato de las celdas. Si activamos el comando Formato de celdas y activamos la ficha Fuente, podemos ver todos los formatos aplicables a las fuentes. Podremos cambiar el tipo de fuente, el tamao, el color, el subrayado, si se trata de tachado, superndice o subndice. No debe seleccionar un tamao de fuente que no le proponga Excel, ya que podran ocurrir errores en la salida por impresora. Generalmente es mucho ms rpido utilizar la barra de formato para aplicar un formato disponible en dicha barra. Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecer el botn correspondiente a dicho formato activado. El cuadro de fuentes indica qu fuente estamos utilizando as como su tamao. Fuente estndar La fuente por defecto que utiliza un libro de trabajo nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente estndar.

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Varios formatos en una sola celda Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy til cuando, por ejemplo, queremos poner subndices o superndices o bien resaltar un ttulo, etc. Para aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionar el texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratn. Alto de filas y ancho de columnas Cuando un texto no cabe en una celda, ste invadir las celdas adyacentes siempre que no exista texto en ellas. No ocurre as con los nmeros. Si un nmero es demasiado grande para el ancho de la celda, aparecern los smbolos ####. En estos casos y cuando se quiera cambiar la apariencia de la hoja habr que modificar el ancho de las columnas. Para ello, puede situar el ratn en la lnea que separa los encabezados de las columnas, hacer clic, y sin soltar el ratn, arrastrar hasta obtener el tamao deseado. Al mover el ratn aparecer una indicacin del ancho que alcanzar la columna si se suelta en ese determinado momento. Si en lugar de arrastrar el ratn hacemos doble clic, el ancho de la columna se ajusta al texto ms largo que hayamos introducido en ella. Tambin se puede utilizar los comandos Fila y Columna del men Formato. Formatos de nmero Cuando introduzcamos un dato en una celda, Excel intentar interpretarlo como nmero e incluso le aplicar un formato directamente. Si el nmero es demasiado grande para el tamao de la celda, Excel le aplicar el formato cientfico. Pero lo ms comn es no aadir ningn formato hasta que no hayamos terminado de introducir datos. Para modificar un formato de nmero, seleccione la ficha Nmero del cuadro de dilogo para dar formato a celdas. En la ficha Nmero encontramos las diferentes categoras de formato de nmero. Todas ellas presentan una muestra de cmo quedar el nmero una vez aplicado el formato adems de ofrecer una serie de opciones adicionales segn la categora seleccionada. Formato de nmero/texto Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori numricos pero que no son tales, como por ejemplo cdigos postales. Si introducimos en una celda 08080, Excel cambiar el valor a 8080 ya que ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el formato de texto. En la ficha Nmero seleccionando la categora Texto. En el caso de los cdigos postales, si ya tiene la columna escrita, tambin puede seleccionar el formato Cdigo postal de la categora Especial.

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Formatos de fecha y hora Los formatos de fecha y hora se pueden cambiar en el cuadro de dilogo Formato de celdas en la ficha de Nmero, eligiendo las categora Fecha y la categora Hora. Como ocurre con los formatos de nmero, las fechas y las horas se rigen por sus propios cdigos. Para crear un formato de fecha personalizado, utilizaremos la letra d para el da, la letra m para el mes y a para el ao. Para crear un formato de hora, usaremos h para hora, m para minuto y s para segundos. Formato para sumar horas Muchos clculos en la hoja implican la suma de horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. Tenemos un formato incorporado para acumular horas en la categora Hora. El formato aparece como 37:30:55 y corresponde al cdigo [hh]:mm:ss. Por defecto Microsoft Excel 97 cuando suma horas aplica el formato para acumular horas. Formato de bordes Uno de los aspectos mejorados de formato en Excel 97, es la aplicacin de bordes: podemos seleccionar el formato y observar el resultado en una muestra. Para aplicar un formato de bordes, seleccione la ficha Bordes dentro del cuadro de dilogo al que conduce el comando Formato / Celdas. En la seccin Preestablecidos puede aplicar directamente un borde. Puede tambin hacer clic en los botones de Borde, para aplicar un borde izquierdo, derecho, interior, etc. Tambin se puede hacer clic directamente con el ratn en las reas de la muestra para aplicar el borde directamente. En cualquier momento puede cambiar el estilo de la lnea escogindolo de la lista Estilo. Tambin podemos utilizar la paleta porttil de bordes para aplicar rpidamente un formato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha de bordes de la barra Formato obtenemos varias muestras de bordes aplicables directamente a las celdas seleccionadas. Los bordes que figuran en esta opcin son de uso comn, para escoger alguno no listado aqu debe utilizar el comando. Tramas Podemos tambin cambiar el color de fondo de un rango de celdas. Para ello, seleccione la ficha Tramas del cuadro de dilogo de Formato / Celdas o bien utilice el botn Color de relleno de la barra de herramientas Formato.

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Alineacin de celdas Hasta ahora nos tenamos que limitar al formato en horizontal y en vertical nada ms, con los nuevos formatos podemos obtener texto en diagonal, unin de celdas, etc. Cuando se introduce un valor, Excel le aplica una alineacin por defecto segn sea nmero o texto. As los nmeros se alinean a la derecha y el texto a la izquierda. A esto se le conoce como la alineacin General. Adems y por defecto, Excel alinea siempre en la posicin Inferior con respecto a la vertical. En la ficha Alineacin del formato de celdas, aparecen una serie de opciones que vamos a describir. La alineacin Horizontal incluye la posibilidad de alinear texto al centro, izquierda y derecha. Ya es posible manipular en ngulo el texto dentro de las celdas utilizando la opcin Orientacin. Cuando se aplica este formato, Excel modifica automticamente el alto de la fila para dar cabida al texto. La opcin Ajustar texto hace que el texto introducido (o que se vaya a introducir) en una celda no invada las celdas adyacentes sino que, sin necesidad de modificar el ancho de la columna, la celda se ample en vertical y el texto aparezca en varias lneas. Se puede reducir el texto en una celda para (sin modificar el alto de la fila) poder ver todo su contenido. Esto se consigue con la opcin Reducir hasta ajustar. La opcin Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en vertical. Hay que tener en cuenta algunos comportamientos de las celdas combinadas: Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los resultados son tambin celdas combinadas. Si la seleccin inicial contiene celdas combinadas y celdas normales, el resultado ser una combinacin de celdas combinadas y celdas normales. Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden ocurrir dos cosas: cuando se pega un valor nico (una sola celda) en una celda combinada solamente se pega el valor y se mantiene el formato de celda combinada. Si copiamos y pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada, el resultado divide la celda en sus celdas originales.

Quitar lneas de divisin Una vez que hayamos puesto bordes personalizados a la hoja, no tiene sentido seguir mostrando las lneas de divisin, y ms cuando stas sirven la mayora de las veces como referencia necesaria para la introduccin de datos. Para quitarlas, seleccione el comando Herramientas / Opciones y en la ficha Ver desactive la opcin Lneas de divisin. Formato condicional Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una frmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilizacin de este tipo de formato. Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del men Formato. Las condiciones se pueden aplicar tanto a las frmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas. Cuando se necesita ms de una condicin para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botn Agregar>>

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Formatos automticos Excel 97 incorpora una serie de formatos predefinidos. Estos formatos automticos se conocen como autoformatos e incorporan formatos de fuentes, nmeros, bordes, alineacin, tramas, altos de fila y anchos de columna, etc. Para aplicar un autoformato seleccione un rango de celdas y, a continuacin, el comando Autoformato del men Formato. Nos muestra un cuadro de dilogo, en la parte izquierda del mismo vemos los nombres de los autoformatos y en la derecha una muestra de los mismos. Puede aplicar slo determinados formatos seleccionndolos de entre los que aparecen en la parte inferior del cuadro de dilogo. Si no aparecen estos formatos, haga clic en el botn Opciones>>. Excel 97 determina los niveles de detalle, revisa dnde aparece texto, frmulas, subtotales, etc. y aplica los formatos segn convenga. Copiar y eliminar formatos Excel 97 incluye un botn denominado Copiar formato (representado por una brocha), que le permite aplicar formatos a una celda o rango de celdas iguales a los que tienen otras de un modo muy rpido. Para hacerlo, seleccione primero la celda cuyo formato quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botn antes mencionado y vuelva hacerlo en la celda o celdas que desee aplicar el formato. Si lo que desea es poder aplicar el mismo formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic sobre el botn Copiar formato y repita la operacin tantas veces como desee. Pulse la tecla <Esc> para desactivarlo. Insertar y eliminar filas y columnas Para insertar una fila o una columna, seleccione una celda de la fila o columna delante de la cual desea insertarla. Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas o Columnas del men Insertar. Para eliminar una fila o columna completa, ha de seleccionar la fila o columna que desea eliminar y, despus, el comando Eliminar del men Edicin. Insertar y eliminar rangos de filas y columnas Es muy probable que nos veamos obligados a insertar o eliminar un determinado nmero de filas y/o columnas de nuestra hoja de clculo. Para insertar un rango de filas y/o columnas debe comenzar por seleccionar la celda a partir de la cual desea realizar la insercin. Despus seleccione el comando Celdas del men Insertar. Le aparece un cuadro de dilogo, seleccione la opcin ms adecuada en cada caso y haga clic en el botn Aceptar. Para borrar un rango de celdas, el proceso es muy similar. Seleccione las filas y columnas que desea eliminar y, despus, el comando Eliminar del men Edicin. El cuadro de dilogo que le aparece es muy similar al anterior y tambin le preguntar si desea eliminar todas las filas o columnas del rango seleccionado en la hoja.

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LECCIN 3 Nombres, frmulas y funciones Introduccin Veremos qu son y cmo se emplean los nombres en las hojas de clculo, veremos manejo de frmulas, funciones y nuevas facilidades para el manejo de datos en hojas de clculo. Nombres Los nombres nos van a servir para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de clculo. Podremos utilizarlos dentro de frmulas para hacer referencia a celdas. Definir nombres El objetivo de los nombres es hacer ms fcil la referencia a reas o variables contenidas dentro del libro de trabajo. Al definir un nombre aparece, no slo la celda a la que hace referencia, sino tambin la hoja dentro del libro de trabajo en la que este nombre est definido. Si seleccionamos la opcin Nombres del men Insertar nos aparecer un men con diferentes opciones. Recuerde que si alguna de las opciones aparece atenuada es porque en este momento se trata de una opcin no disponible. Una vez que seleccionamos Insertar vamos a la opcin Nombres. Nos aparece el segundo men en el que podemos ver las opciones posibles para nombres: Definir, Pegar, Crear y Aplicar. Observamos que alguna de ellas aparece en gris atenuado. Esto quiere decir, como ya sabemos, que en este momento y con las operaciones que estamos realizando no estn disponibles. Si seleccionamos la opcin Definir, nos pide definir nombre, le ponemos un nombre y haremos clic en el botn Agregar. En la parte inferior aparece el cuadro Se refiere a, aparece el nombre de la hoja en la que nos encontramos seguido de la celda para la que vamos a definir el nombre como referencia absoluta. Una vez que haya agregado el nombre haga clic en el botn Aceptar para cerrar este cuadro de dilogo. El proceso para definir nombres para un rango de celdas es exactamente el mismo. Pegar nombre Una vez que ya tenemos definidos los nombres, podemos empezar a utilizarlos en todas las frmulas y funciones de nuestro libro de trabajo. Si lo que queremos es que nos aparezca en otra celda el valor de alguno de los nombres anteriormente definidos seleccionamos Pegar. Aparece un cuadro de dilogo, en l veremos todos los nombres definidos en la hoja. Seleccionamos el que necesitamos y hacemos clic en el botn Aceptar. Eliminar nombres Para eliminar nombres de un libro de trabajo debe de ir al cuadro de dilogo de Definir nombre. Si observa este cuadro de dilogo, hay un botn con el texto Eliminar. Seleccione, uno a uno, todos aquellos nombres que desee hacer desaparecer del libro de trabajo y haga clic en este botn. Los nombres desaparecern de la hoja. En todas las celdas en las que se utilizasen los nombres borrados le aparecer un error del tipo #NOMBRE.

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Funciones Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar tambin gran variedad de clculos distintos. Para que las funciones cumplan su cometido es necesario, en la mayora de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son los que se conocen como argumentos de la funcin. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin de que se trate. Sintaxis de las funciones Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis: =NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuacin, el nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisar con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, ste ir limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. Veamos el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8 =SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8 Argumentos de las funciones Los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que stas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algn tipo de accin. El nmero de argumentos que una funcin puede llevar depende del tipo que sta sea. Como argumento de las funciones podemos usar los siguientes: Nmeros: SUMA(43;56;345) Rangos: SUMA(A1:A24) Texto: MAYUSCULAS(jess) Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dlar_peseta) Valores lgicos: SI(A1<23;89;A1) Valores de error: ERROR.TYPE(#NAME) Referencias: MAX(A1:A34) Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10) Vaco (ningn argumento): PI() Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34) Utilizacin de las funciones Para introducir una funcin en una celda, puede hacerlo escribiendo directamente el nombre de sta precedido del smbolo igual (=) y con los argumentos o puede hacer clic en el botn fx que aparece en la barra de herramientas Frmula. En este segundo

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caso, le aparecer un cuadro de dilogo, en el que podr seleccionar la frmula que desee. Este cuadro de dilogo presenta dos partes. En la izquierda aparecen agrupadas las funciones en 11 categoras. En realidad son 9, ya que las dos primeras representan las funciones ms recientemente utilizadas y la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha nos aparecen las funciones que corresponden a la categora seleccionada. En la parte inferior podemos ver la funcin que se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una pequea descripcin de su resultado. Una vez seleccionada la frmula de esta manera y despus de hacer clic en el botn Aceptar, le aparecer un nuevo cuadro en el que deber introducir los argumentos de la funcin seleccionada. Los argumentos que le aparezcan en negrita son argumentos obligatorios, mientras que los que estn con forma normal son opcionales. A medida que active cada argumento, en la parte inferior le aparecer una breve explicacin de qu es este argumento. Vaya rellenando todos los argumentos, bien escribiendo un valor, bien haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja. Para pasar de uno a otro basta pulsar la tecla <Tab> del teclado o hacer clic en el cuadro siguiente. En la parte inferior de este cuadro de dilogo aparece el resultado que la funcin le va a devolver a medida que vaya aadiendo o modificando argumentos. Este valor no aparecer hasta que todos los argumentos obligatorios hayan sido completados. Una vez que los haya completado haga clic en Aceptar y le aparecer el valor en la celda seleccionada. Autocorreccin de errores Otra de las caractersticas de Excel 97 es su facilidad para fijar algunos errores ms comunes en el proceso de creacin de una frmula o cuando estamos introduciendo argumentos en una funcin. Para todos los errores, el ayudante de Office muestra un mensaje con una versin corregida de la frmula y nos ofrece la posibilidad de aceptarla o no.

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LECCIN 4 Impresin de documentos Seleccin y configuracin de la impresora Como en cualquier otra aplicacin, el primer paso para poder imprimir un documento es la seleccin de la impresora. En la mayora de los casos se tratar de la impresora que est conectada fsicamente a nuestro ordenador. Si estamos conectados a una red local, es muy posible que dispongamos de varias impresoras y podamos seleccionar cualquiera de ellas para imprimir nuestros documentos. Tanto en un caso como en otro, no debemos olvidar que, con la independencia de la impresora a la que podamos estar conectados, nosotros podemos tener configurado Windows 95 para poder trabajar con varias diferentes mediante la instalacin de los controladores necesarios para ellas. Cuando hablemos de seleccionar una impresora, en realidad de lo que estaremos hablando ser de activar el controlador de esa impresora. El primer paso para poder imprimir es comprobar que Windows 95 tiene instalado el driver correspondiente a la impresora que queremos utilizar. Seguiremos los siguientes pasos: Seleccione el comando Imprimir del men Archivo. Haga clic en la opcin Nombre de la seccin Impresora, que aparece en la parte superior del cuadro de dilogo, y comprobar que le aparece una lista con las impresoras y dispositivos de salida instalados. Seleccione la que desee utilizar para imprimir el documento.

Cuando haya seleccionado la impresora, haga clic en el botn Aceptar. Si desea cambiar o comprobar cul es la configuracin de la impresora que acaba de seleccionar, haga clic en el botn Propiedades, que se encuentra a la derecha de la lista de impresoras. Si, una vez realizadas las operaciones anteriores, hacemos clic en el botn Aceptar, comienza la impresin de nuestra hoja de clculo con las opciones que hayamos elegido. Si la impresora conectada es siempre la misma, no hace falta repetir los pasos anteriores cada vez que se imprima una hoja de clculo. Si la impresora sobre la que quiere imprimir sus documentos no se encuentra en la lista que vimos anteriormente, deberemos dirigirnos al Panel de control de Windows 95 y, desde all, instalar el controlador correspondiente. Impresin de documentos Una vez seleccionada la impresora, y desde el mismo cuadro de dilogo, podemos definir qu pginas de la hoja de clculo y cuntas copias queremos imprimir. Del mismo modo, y a travs de la seccin Imprimir de este cuadro de dilogo, definiremos qu parte del libro de trabajo deseamos imprimir. Las tres opciones que tenemos son las siguientes: Seleccin: imprime el rango de celdas seleccionado en cada una de las hojas seleccionadas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimir en una hoja diferente. Hojas seleccionadas: imprime el rea de impresin definida en cada una de las hojas seleccionadas del libro de trabajo. Si alguna hoja no tiene rea de impresin definida, imprime la hoja completa. Todo el libro: imprime todo el libro de trabajo, es decir, todas las hojas del libro basndose en el rea de impresin definido en cada una de ellas. Si alguna no

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tiene un rea de impresin definida, al igual que en el caso anterior, imprime toda la hoja. rea de impresin Hemos hablado hasta ahora de cmo seleccionar la impresora a la que queremos enviar nuestros documentos, cmo configurarla y las diferentes posibilidades de impresin, pero no hemos dicho an cmo seleccionar la zona de la hoja de clculo que queremos que se imprima. Para definir el rea de impresin de una hoja de clculo slo debe seguir los siguientes pasos: Seleccione dentro de la hoja de clculo las celdas que desea imprimir. Active la opcin rea de impresin del men Archivo. Seleccione la primera de las opciones que le aparecen, Establecer rea de impresin.

Si, despus de realizar esta operacin, su hoja de clculo ha crecido o el rea de impresin ha cambiado, repita los pasos anteriores para redefinir el rea de impresin tantas veces como sea necesario. Tambin puede borrarla mediante la opcin Borrar rea de impresin. Si la zona que definimos como rea de impresin no est formada por celdas adyacentes, cada zona se imprimir en una hoja distinta. Lo mismo suceder si estamos imprimiendo varias hojas simultneamente. Cada hoja del libro se imprimir en una hoja de papel distinta. Una vez definido este rango de celdas como rea de impresin, cada vez que imprimamos la hoja del libro o el libro entero, y salvo que tenga seleccionada la primera opcin de Imprimir, Seleccin, se imprimir esta zona de la hoja. Tenga por lo tanto en cuenta que, si aade datos fuera de este rango y no redefine el rea de impresin, estos datos no le aparecern en su impresin. Otro detalle que debe tener en cuenta es que si elige la opcin Seleccin a la que antes hacamos mencin, al imprimir hojas de clculo no se tiene en cuenta la definicin de rea de impresin. Es decir, se va a imprimir el rango o rangos de celdas seleccionados al realizar la impresin, con independencia de la zona que tengamos marcada como rea de impresin. Configurar pgina Esta opcin del men Archivo es la que nos va a facilitar mayor nmero de posibilidades para la presentacin de nuestros documentos. En l podemos observar que tiene cuatro fichas que iremos viendo en este apartado. Asimismo, podemos ver el botn Imprimir, el botn Opciones que nos lleva al cuadro de dilogo para configurar la impresora y el botn Vista preliminar que ya mencionamos anteriormente y que se ver un poco ms adelante. En el caso de tener seleccionado un grfico cuando se active este cuadro de dilogo, la ltima ficha, Hoja, cambia por otra de nombre Grfico. Adems de esto, las opciones agrupadas en cada ficha tambin sufren variaciones. Pgina Las opciones disponibles en esta ficha, vamos a ver lo que significan de una forma muy breve. Algunas de ellas ya las vimos al estudiar el cuadro de dilogo de la opcin Impresin. Orientacin

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Como en versiones anteriores, sta puede ser vertical y horizontal. Escala Tenemos dos opciones, tambin como en versiones anteriores. La primera, Ajustar al, nos permite definir el tamao del documento impreso como un porcentaje del tamao real. La segunda, Ajustar a, nos permite definir cuntas pginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento. Si elegimos esta ltima opcin podemos hacer que una hoja determinada nos ocupe una sola hoja de papel, dicindole que lo encaje en una pgina de ancho por una pgina de alto. Excel 97 ajustar la escala al tamao que sea necesario, de manera que toda su hoja de clculo quepa en una pgina. Tamao de papel Dependiendo de la impresora que tenga conectada a su ordenador, podr tener diferentes tamaos posibles de pgina tanto para hojas normalizadas A4 o A3, como para sobres. Calidad de impresin Al igual que en el caso anterior, sta depende de la impresora que usted tenga seleccionada. Primer nmero de pgina Por defecto, en esta posicin encontrar la palabra Automtico. Esto quiere decir que comenzar por el nmero 1 cuando pagine su documento. Si las hojas de clculo que va a imprimir van a formar parte de un documento mayor, puede hacer que en las hojas de clculo aparezcan impresos los nmeros de pgina que correspondan en el documento que vaya a presentar. De esta manera, el documento conservar la uniformidad y la presentacin ganar en calidad.

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Mrgenes Desde el cuadro de dilogo anterior, pero seleccionando la ficha mrgenes, podemos fijar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del documento que va a imprimir. Tambin podemos fijar los mrgenes para los encabezados y pies de pgina. Por defecto los mrgenes que aparecen son todos cero. Le recomendamos que los modifique porque si no, los datos aparecern muy prximos a los extremos de la hoja impresa. Las opciones que aparecen centradas en la opcin Centrar en la pgina le permiten centrar el rea de impresin en la superficie definida para la impresin. Puede centrar horizontal y verticalmente por separado si lo desea. Como consejo prctico puedo sugerirle que utilice el centrado horizontal para la impresin de hojas de clculo con datos numricos puesto que su presentacin de esta manera es ms profesional. El centrado vertical es prctico para grficos y si se estn haciendo transparencias. Encabezado/pie de pgina De cara a tener un mayor control de los documentos una vez impresos, es interesante en muchas ocasiones que, al imprimirlos, estos aparezcan con sus nmeros de pgina o incluso con los nombres del libro de trabajo o la hoja de clculo. Excel 97 le permite utilizar el encabezado y pie de pgina para hacerlo. Por defecto, no agrega ninguna informacin a las cabeceras y pies de pgina de las hojas de clculo, pero desde este cuadro de dilogo nos permite definirlos. Cuando lo hacemos, debemos tener en cuenta que stos son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un encabezado y/o pie comn a todas o parte de las hojas de un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y, despus, definir los encabezados y pies que deseemos. En la ficha correspondiente a esta lengeta observamos dos botones que permiten personalizar el encabezado y pie de cada pgina. Si hace clic en cualquiera de ellos le aparecer un cuadro de dilogo. En l puede ver tres grandes cuadros que se corresponden con las partes derecha, central e izquierda de su cabecera/pie de pgina. En cada uno de ellos puede introducir lo que desee. Si lo que quiere hacer es introducir un texto cualquiera no tiene ms que escribirlo y le aparecer en la posicin que elija cuando imprima su documento. En la parte superior de estos cuadros blancos aparecen una serie de iconos. Vamos a describirlos brevemente. El primero es equivalente a Formato Fuentes. Para usarlo, seleccione el texto o cdigo que haya introducido y luego haga clic en este icono. Le aparecer un cuadro de dilogo ya conocido. Desde l puede cambiar el tipo de letra, su tamao, sus caractersticas, etc. A continuacin hay una pareja de iconos que le imprimirn el nmero de pgina y el nmero total de pginas que tiene su documento. La siguiente pareja de iconos hacen que aparezca la fecha y la hora en que el archivo se imprimi. El ltimo grupo de iconos le imprime el nombre de la hoja y el nombre del libro de trabajo. Como habr comprobado al hacer clic en cualquiera de estos iconos, aparece un cdigo entre corchetes con el smbolo & delante. Cuando vuelva al cuadro de dilogo, comprobar cul es el texto real que aparecer. No obstante, le reproducimos aqu los cdigos y su significado para que pueda consultarlos en cualquier momento: &[Pgina] &[Pginas] &[Fecha] &[Hora] &[Archivo] Pgina dentro del documento. Pginas totales. Fecha de impresin. Hora de impresin. Nombre del libro de trabajo.

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&[Etiqueta] Hoja rea de impresin En apartado anterior vimos como definir el rea de impresin desde el men Archivo. Si lo hicimos as, en este campo nos aparece el rango de celdas que hemos definido anteriormente como rea de impresin. Si no hemos definido an un rea de impresin, podemos hacerlo en esta ficha. Para ello debemos activar el cuadro de edicin correspondiente y seleccionar el rango de celdas que deseamos imprimir. Para hacerlo basta con dirigirse a la hoja de clculo y seleccionar con el ratn las celdas que queremos imprimir. Por ltimo, mencionaremos que si se seleccionan filas o columnas enteras como rea de impresin slo se imprimir hasta la ltima columna o fila que tenga datos o sobre la que se haya aplicado un formato. Imprimir ttulos Cuando la hoja que quiere imprimir es de grandes dimensiones, Excel la divide en partes ms pequeas ajustndolas al tamao y orientacin de la pgina. Los lugares por los que Excel dividir su documento puede verlos, una vez que haya definido su rea de impresin, delimitados por lneas de trazo discontinuo. Esta divisin tiene el inconveniente de que los ttulos con los que se identifica a las filas y las columnas dejarn de aparecer en algunas hojas. La primera tendr todo correctamente identificado, mientras que a las siguientes les faltarn los ttulos de las filas, de las columnas o ambos, dificultando la compresin de los datos. Para evitar esto, Excel le permite definir filas y columnas como ttulos, de modo que aparezcan siempre sea cual sea la pgina que se imprime. Para hacer que en todas sus hojas correspondientes al mismo documento se repitan las filas y/o columnas que desee, active los cuadros de texto Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda seleccionando las filas y columnas que desee. Utilice como en la opcin anterior, el botn Seleccin de rangos si el cuadro de dilogo no le permite ver con claridad su hoja de clculo. Imprimir En este apartado podemos definir una serie de elementos auxiliares a la impresin. Lneas de divisin: esta opcin aparece siempre activada por defecto. Si usted ha aplicado un formato a la hoja de clculo poniendo bordes o sombreados, desactive la impresin de estas lneas para obtener el efecto deseado. De no hacerlo as, todas las lneas entre las celdas se imprimirn, estn o no marcadas. Blanco y negro: active esta opcin si en su hoja tiene definidos formatos en color y la impresora en la que su documento va a ser impreso es en blanco y negro. De esta manera, Excel convertir los colores a tonos de grises y la impresin ganar en calidad. Calidad de borrador: si activa esta opcin, el contenido de su hoja se imprimir con una calidad menor a la que podra tener, pero su impresin se har ms rpida. Ttulos de filas y columnas: seleccionando esta opcin, aparecern al imprimir su hoja de clculo las letras y los nmeros de las columnas y filas que haya seleccionado para enviar a su impresora. Comentarios: Los comentarios pueden escribirse como aparecen en la hoja o al final de la misma. Si selecciona Al final de la hoja, se imprimirn en hojas Nombre de la hoja de clculo.

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independientes. Si selecciona Como en la hoja y estos estn visibles en la misma, al imprimir su documento, stos aparecern de la misma manera que en su pantalla. Vista preliminar La vista preliminar, se trata de una presentacin en pantalla de nuestro documento tal como quedara si lo enviamos a la impresora. Para acceder a esta vista preliminar, en el cuadro de dilogo Imprimir y en el Configurar pgina que hemos visto en el apartado anterior con todo detalle, aparece un botn que nos lleva a esta situacin. Tambin, en el men Archivo, aparece un comando llamado Vista preliminar. Tanto si elegimos esta opcin del men como si hacemos clic en alguno de los botones anteriormente mencionados, obtendremos en la pantalla una imagen completa del documento que vamos a imprimir. Al mover el puntero del ratn hacia el interior de la hoja dibujada en su pantalla, ste cambia de forma convirtindose en una lupa. Si ahora hace clic, obtendr una ampliacin de la zona de la hoja sobre la que se encontraba su puntero. Vuelva a hacer clic para volver a ver la hoja completa. En la parte superior aparecen una serie de botones que a continuacin vamos a definir. Siguiente. Al presionarlo nos aparece la siguiente pgina en pantalla. Si nuestro documento tiene una sola pgina, este botn aparece desactivado. Anterior. Al presionarlo nos aparece la pgina anterior. Como para el botn Siguiente, si nuestra hoja es de una sola pgina, aparecer desactivado. Zoom. Al presionarlo nos ampla la vista preliminar. Es el mismo efecto que el comentado anteriormente al cambiar el puntero del ratn de la flecha a la lupa. Imprimir. Al presionarlo nos aparece el cuadro de dilogo, Imprimir. Configurar. Al presionarlo nos aparece un cuadro de dilogo parecido al Configurar pgina. La nica diferencia con l es que han desaparecido algunos botones. Mrgenes. Al hacer clic en este botn nos aparecen unas lneas en la hoja que nos delimitan los distintos mrgenes definidos a travs del cuadro de dilogo correspondiente a la ficha Mrgenes de Configurar pgina. Si coloca el puntero de su ratn encima de estas lneas, ste cambiar de forma. Si en ese momento hace clic y, sin soltar, arrastra, podr cambiar sobre la presentacin preliminar los mrgenes de su documento. Tiene acceso a todos los mrgenes definidos, superior, inferior, izquierdo y derecho, y tambin a los definidos para el encabezado y pie de pgina. Si observa, tanto en la parte superior como en la inferior, hay dos lneas diferentes. Las ms prximas a los extremos de la hoja se corresponden con estos dos conceptos. Si se mueven, los encabezados y pies de pgina cambian tambin de posicin. Adems de estas lneas que hemos mencionado, en la parte superior de la pantalla nos aparecen, al hacer clic en el botn Mrgenes, unas lneas que se corresponden con las columnas que se van a imprimir. Si coloca el puntero de su ratn en la vertical de cualquiera de estas lneas, ste cambiar tambin de forma. Si hace clic y arrastra el ratn, podr cambiar el ancho de la columna en la que lo haga. De esta manera podr realizar los ltimos trabajos de aplicacin de formatos de la hoja antes de enviarla a la impresora. Vista normal. Nos presenta la hoja de clculo tal como aparece al trabajar normalmente en ella. Este botn le aparece si accede a esta pantalla desde la vista previa de saltos de pgina que veremos a continuacin. Saltos de pgina. Este botn slo aparece cuando el rea de impresin ocupa ms de una pgina.

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Saltos de pgina Cuando definimos un rea de impresin en nuestra hoja, Excel 97, teniendo en cuenta los mrgenes y el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide stos en pginas cuando en una sola no es posible imprimirlos. Esta divisin la realiza con un nico criterio: completa toda la superficie imprimible en una pgina y el resto lo intenta encajar en la siguiente. Al hacer esta divisin, es posible que divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la ms apropiada para los datos que queremos imprimir. Para forzar los saltos de pgina en alguna posicin concreta, seleccione la fila o la columna delante de la cual quiere que se produzca. Despus active el comando Salto de pgina del men Insertar. Si desea eliminar un salto de pgina definido para una hoja, el proceder es el mismo. Seleccione la fila o la columna delante de la cual est definido este salto y vuelva al men Insertar. Comprobar que la opcin anterior ha cambiado por otra, Quitar salto de pgina. Actvela y el salto desaparecer. Si se desea comprobar con ms claridad dnde le ha colocado Excel los saltos de pgina, active la opcin Vista previa de salto de pgina del men Ver. Observe como las pginas se muestran de una forma ms clara y cmo los saltos de pgina aparecen marcados de una manera mucho ms clara con lneas discontinuas de color azul. Si coloca el puntero del ratn encima de ellas ver cmo ste cambia de forma permitindole desplazar el salto de pgina a otra posicin. Si lo hace la lnea discontinua se convierte en una lnea continua mostrndole que se trata de un salto de pgina no sugerido por Excel, sino modificado por el usuario.

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LECCIN 5 Grficos Introduccin Los grficos son, sin duda, una de las herramientas ms vistosas y potentes de Excel. Veremos su creacin y su formato. Excel 97 incorpora gran nmero de mens contextuales que aparecen al pulsar el botn derecho del ratn. El asistente para grficos El primer paso para la generacin de un grfico es la eleccin de los datos que queremos representar. El Asistente para grficos no es ms que un conjunto de cuadros de dilogo que nos permiten la realizacin de un grfico paso a paso. En cada cuadro de dilogo, Excel nos pedir conformidad a unos datos que nos ir presentando. Tambin nos permitir cambiar y agregar elementos a nuestro grfico. Hay dos maneras de llamar al Asistente para grficos. La primera de ellas, aunque seguramente no la que ms vaya a utilizar, consiste en seleccionar el comando Grfico del men Insertar. La segunda forma de acceder al Asistente para grficos es a travs del botn que se encuentra en la barra de herramientas. Tanto en un caso como en el otro, llegaremos a un cuadro de dilogo, que es el primer paso del Asistente para grficos al que antes hacamos mencin. En este primer cuadro, tenemos todos los grficos disponibles, as como los subtipos incluidos en ellos. Disponemos de 14 tipos diferentes de grficos. Seleccione el tipo ms conveniente para los datos que va a representar. Para ver una imagen preliminar, haga clic sin soltar el botn del ratn en el botn Presionar para ver muestra, que se encuentra debajo de los subtipos. El cuadro Subtipo de grfico cambia por otro denominado Muestra que le presentar su grfico. Una vez elegido el grfico, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso de elaboracin del grfico. Una vez hecho esto, Excel le presenta un nuevo cuadro de dilogo. Bajo la lengeta Rango de datos, vemos la apariencia de nuestro grfico, as como el rango de celdas marcado en la hoja de clculo. Desde la lengeta Serie, podemos comprobar cules son las series que forman parte de nuestro grfico. El siguiente paso del Asistente para grficos nos muestra un cuadro de dilogo, en l vemos 6 lengetas diferentes, cada una de las cuales hace referencia a alguno de los elementos del grfico. Dependiendo del grfico que hayamos seleccionado, el contenido de cada una de estas fichas ser diferente. En la primera ficha, Ttulos, podemos definir el ttulo que tendr el grfico y los ttulos para los ejes de abscisas y ordenadas. En el caso de haber seleccionado alguno de los grficos en tres dimensiones, podemos definir el ttulo de cada uno de los tres ejes. Desde la ficha Eje, podemos definir qu ejes queremos que aparezcan en nuestro grfico y cuales no. Adems de los ejes, Excel nos permite incluir en nuestro grfico Lneas de divisin que ayudan a ver los valores que alcanzan los datos, la inclusin de lneas secundarias a veces sobrecarga la representacin de los datos, pero puede ser interesante para saber entre que valores se hallan los mismos. La Leyenda es otro de los elementos fundamentales en un grfico. Excel nos permite hacer que sta aparezca as como definir en qu parte del grfico vamos a representarla. La ficha Rtulos de datos, nos ayuda a una mejor comprensin de los datos representados, podemos hacer que junto a las series nos aparezca el valor que representan.

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Si en la ltima ficha Tabla de datos, activamos la casilla Mostrar tabla de datos, veremos cmo en la parte inferior del grfico nos aparece una tabla con los datos que han dado origen al grfico. Una vez que hayamos seleccionado todas las opciones adecuadas de estas fichas haremos clic en el botn Siguiente. De esta manera llegamos al ltimo paso del Asistente para grficos. Se nos muestra un cuadro de dilogo, Excel nos ofrece la posibilidad de situar el grfico como un objeto en la hoja de clculo en la que nos encontramos o como una hoja independiente del libro de trabajo. Seleccione una de las dos opciones y haga clic en Terminar. Modificacin de un grfico existente En la barra de mens nos ha aparecido uno nuevo Grfico. Al hacer clic sobre l, vemos que tiene cuatro comandos agrupados en la parte superior. Si seleccionamos cualquiera de ellos aparecen cuadros de dilogo que se corresponden con los vistos con anterioridad. Si, al decidir la ubicacin del grfico, selecciona la opcin Como objeto en la hoja activa, comprobar cmo el grfico le aparece delimitado por una lnea continua. Para activar el grfico, slo hace falta hacer clic una vez sobre l. Al hacerlo, aparecen unos pequeos cuadrados negros en las esquinas de la lnea que delimita el grfico y en el punto central de las mismas. Si hace clic en ellos y arrastra, puede cambiar el tamao del grfico dentro de la hoja de clculo. Para agregar una nueva serie al grfico, es suficiente seleccionarla en la hoja de clculo, copiarla y pegarla en el grfico. Para eliminar una serie del grfico puede seleccionarla en l y apretar la tecla <Supr> de su teclado. Si queremos ver un grfico incrustado en nuestra hoja de clculo como una ventana independiente, basta con activarlo y seleccionar el comando Ventana de grfico del men Ver. Formateo de un grfico Cada uno de los elementos que forman parte del grfico que acabamos de crear puede adoptar un formato a nuestro gusto. Al ir desplazando el ratn sobre nuestro grfico, ste nos mostrar un pequeo recuadro con el nombre de la zona sobre la que estamos. De esta manera sabemos lo que seleccionamos si hacemos clic con el ratn. Cuando tenemos el grfico seleccionado, las opciones que los mens nos presentan son diferentes. As, por ejemplo, el men Formato pasa a tener solamente dos comandos. El segundo de ellos es fijo, Hoja. El primero vara segn sea el elemento del grfico que tengamos seleccionado. Al seleccionar este primer comando nos va a aparecer siempre un cuadro de dilogo con una o varias fichas segn el elemento seleccionado. Otra manera de dar formato a uno de los elementos del grfico es, una vez seleccionado, hacer clic en el botn que aparece al lado de la lista desplegable de los elementos del grfico. Este botn es equivalente al comando anterior. rea del grfico Las opciones que tenemos para aplicar formato al rea del grfico, presenta tres fichas, alguna de las cuales veremos que es comn a otros elementos del grfico. La etiqueta Tramas nos permite actuar sobre los bordes y el rea del grfico. En la casilla Muestra podemos ir comprobando los efectos de las opciones que vayamos eligiendo antes de que los cambios se actualicen en nuestro grfico. Si hace clic en el botn llamado Efectos de relleno, aparece un cuadro de dilogo, en l, Excel 97 nos presenta cuatro nuevas fichas con opciones para dar una apariencia an ms

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profesional a nuestros grficos. Desde estas fichas tiene acceso a nuevas prestaciones que Excel 97 le presenta para dar una apariencia ms profesional a nuestros grficos. Estas nuevas facilidades, como los degradados, texturas, tramas e imgenes de fondo, ya se utilizaban en otras aplicaciones de Microsoft. La siguiente ficha, Fuente, es la misma que vimos en capitulo anterior. Desde la ficha Propiedades, podemos determinar si el grfico se mover y cambiar de tamao al hacerlo las celdas sobre las que est situado y si se va a imprimir con la hoja de clculo. Por defecto, se mueve y cambia de tamao con la hoja y siempre se imprime con ella.

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LECCIN 6 Objetos e imgenes Introduccin Hemos visto en el captulo anterior las grandes posibilidades que los grficos nos ofrecen para la representacin de nuestros datos. Excel 97 incorpora nuevas herramientas para hacer nuestras presentaciones ms llamativas. A lo largo de este captulo veremos algunas de estas facilidades. Dibujos Como en versiones anteriores, en esta nueva versin disponemos de una barra de herramientas denominada Dibujo. Para hacer que aparezca en pantalla debe seleccionarla desde el comando Barra de herramientas del men Ver. Lneas y flechas Como en las versiones precedentes de Excel, en la barra de herramientas Dibujo tenemos un botn q1ue nos permite trazar lneas y flechas entre diferentes puntos y objetos de nuestra hoja de clculo. Para trazarlas slo debemos hacer clic en uno de estos botones y trazar sobre la hoja de clculo. Una vez hecho esto, podemos realizar modificaciones en el Estilo de lnea y el Tipo de lnea a travs de los botones que aparecen en la parte derecha de la barra de herramientas. Adems podemos convertir una lnea en flecha haciendo clic en el botn Estilo de flecha. Todas estas opciones se encuentran agrupadas junto con otras que tambin afectan al formato de las lneas y otros objetos en la primera opcin que nos presenta el men Formato cuando seleccionamos una lnea, una flecha o un objeto. Si lo hacemos, nos aparece un cuadro de dilogo en el que podremos ver cuatro fichas. La primera de ellas, Colores y lneas, nos permite variar el color, el estilo y el grosor de nuestra lnea, a la vez que nos permite convertirla en flecha. En la parte superior hay una seccin denominada Relleno. Esta seccin aparece desactivada, como es lgico, para las flechas y las lneas pero se activa para otro tipo de objeto como los rectngulos o las elipses que veremos posteriormente. La ficha Tamao, nos permite modificar el tamao del objeto seleccionado. Existen dos maneras de hacerlo. Escribiendo las medidas que deseamos en la seccin Tamao y rotacin o escribiendo estas medidas en la seccin Escala como un porcentaje del tamao original. Si la casilla Bloquear relacin de aspecto est activada, los valores Alto y Ancho cambian el uno respecto al otro. La ficha Proteger nos permite bloquear objetos para impedir que sean movidos, cambiados de lugar o de tamao, modificados o borrados. Este bloqueo tiene efecto, si protegemos nuestra hoja de clculo desde la opcin Proteger del men Herramientas. La ficha Propiedades, nos va a determinar si los objetos se imprimen y cambian de tamao con la hoja de clculo. Mover y cambiar de tamao con las celdas hace que el objeto cambie de tamao junto con el grfico en el que se encuentre definido o de las celdas que presenta debajo. Mover, pero no cambiar tamao con las celdas hace que el objeto mantenga el tamao con el que fue creado originalmente, pero se mover con las celdas que se encuentran debajo si las cambia de posicin en la hoja.

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No mover, ni cambiar el tamao con las celdas hace que el objeto mantenga su tamao y posicin originales sean cuales sean las operaciones que haga en el grfico o la hoja de clculo. La casilla Imprimir objeto imprime el objeto cuando imprime el grfico o la hoja en la que han sido creados. Todas estas opciones de formato de objetos son comunes a varios de los objetos que vamos a ver. Por ello en numerosas ocasiones nos referiremos a estas cuatro figuras en las secciones siguientes. Rectngulos y elipses Los rectngulos y elipses son otros de los objetos ms comunes en Excel. Para trazarlos debe hacer clic en el botn correspondiente y dibujar el objeto del tamao que desee, despus puede darles el formato deseado. La barra de herramientas Dibujo, presenta dos botones para realizar algunas de las modificaciones de una manera ms rpida. Se trata de los botones Color de relleno y Color de la lnea. Estos botones disponen de dos partes. La situada ms a la derecha nos muestra un color. Se trata del color que aplicar a nuestro objeto si hacemos clic en esta parte del botn. La parte situada ms a la izquierda presenta una flecha que nos despliega ms opciones para el formato del objeto. Cuando seleccionamos un objeto de este tipo y elegimos la primera opcin del men Formato nos aparece un cuadro de dilogo donde vamos seleccionando lo que deseamos hacer. Cuadros de texto La barra de herramientas Dibujo dispone de un botn que permite trazar un cuadro en cuyo interior se puede escribir texto en una hoja de clculo o en un grfico. Se trata del botn Cuadro de texto. Despus de trazar el cuadro de texto del tamao y la forma que desee, se puede escribir texto en el interior del cuadro. Para iniciar una nueva lnea presione <Intro>. Este objeto se utiliza para agregar pequeas explicaciones a los grficos y hojas que se crean. Si selecciona el borde del cuadro de texto y, elegimos la primera opcin del men Formato / Formato cuadro de texto, aparecer un cuadro de dilogo, como vemos, presenta siete fichas. La ficha Fuente ya se describi anteriormente. Las fichas Colores y lneas, Tamao, Proteger y Propiedades, fueron explicadas en el apartado anterior. La ficha Alineacin nos permite definir la alineacin y orientacin del texto dentro del cuadro. La ficha Mrgenes nos permite definir el espacio entre los bordes de nuestro cuadro y el texto que escribimos en el interior. Si, en lugar de seleccionar el borde del cuadro de texto, selecciona el texto que se encuentra dentro para modificar su formato, el cuadro de dilogo que le aparece le presentar slo la etiqueta Fuentes en lugar de las siete que vimos anteriormente. Autoformas Excel 97 presenta nuevos objetos, conocidos como Autoformas, que le ayudarn a hacer sus hojas de clculo an ms impactantes. En la barra de herramientas Grfico hay un botn con el nombre Autoformas. Si hace clic en l le aparece un cuadro de lista desplegable, en l aparecen siete categoras de formas cada una de las cuales dispone adems de varios subtipos. Si una vez elegida la autoforma escribe cualquier texto ste le aparecer dentro de ella. Puede cambiar su tamao para hacer que el texto pueda ser visible en su totalidad.

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Se pueden seleccionar las autoformas para cambiar su formato, como ya vimos en apartado anterior. Puede hacer clic tambin en los botones de la barra de herramientas para cambiar el color del texto, del fondo y de las lneas de las autoformas. Imgenes En versiones anteriores de Excel ya podamos trabajar con imgenes e insertarlas como objetos o como fondo de objetos, celdas y hojas de clculo. La manipulacin de imgenes en Excel 97 ha sido mejorada y ahora se puede controlar el brillo y el contraste con mucha facilidad. Insertar imgenes Para insertar una imagen, seleccione el comando Imagen del men Insertar. Desde aqu puede insertar tanto imgenes prediseadas como autoformas y otros objetos. Seleccione la opcin Imgenes prediseadas y le aparecer un cuadro de dilogo con cuatro fichas. La ficha Prediseada nos presenta una serie de imgenes que acompaan a Office 97. Esta galera de imgenes pone a su disposicin 3.507 imgenes para ayudarle en sus presentaciones. Seleccione la ms apropiada en su caso y haga clic en el botn Insertar para pasarla a la hoja de clculo. Las imgenes estn agrupadas en categoras. Por defecto aparecen todas, pero si selecciona una categora, Excel slo le mostrar las imgenes de esa categora. Si desea ver aumentada la imagen seleccionada antes de insertarla, active la casilla de verificacin Aumentar. La ficha Imagen nos muestra 139 imgenes digitalizadas. Se trata de imgenes reales, como si de fotografas se tratase, no de dibujos realizados con el ordenador como eran las imgenes que vimos con anterioridad. La ficha Sonido nos muestra una galera con 28 sonidos diferentes. Puede seleccionarlos y reproducirlos antes de insertarlos en la hoja de clculo haciendo clic en el botn Reproducir. Una vez que el sonido est insertado en la hoja de clculo bastara hacer un doble clic para que se reproduzca, Excel presenta un pequeo altavoz para indicar donde se encuentra insertado el objeto sonido. La ficha Vdeo nos ofrece la posibilidad de insertar imgenes en movimiento. La biblioteca que Office nos ofrece cuenta con 20 grabaciones de varios segundos cada una pero, al igual que con los sonidos o las imgenes, podemos importar ms desde cualquier otra aplicacin. Una vez seleccionado el vdeo nos aparecer en la hoja. Para ejecutarlo, al igual que hicimos con los objetos sonido, bastar hacer doble clic sobre l. Cuando se inserta una imagen, se activa la barra de herramientas Imagen. Seguidamente vamos a describir la funcin de los diferentes botones de esta barra de herramientas. Control de imgenes El primer botn que nos presenta esta barra de herramientas es el botn Insertar imagen, que nos va a permitir importar imgenes de bibliotecas externas. A su lado se encuentra el botn Control de imgenes, que nos permite cambiar la apariencia de la imagen en nuestra hoja de clculo. Por defecto nos aparecer en modo automtico, pero podemos cambiar los colores entre las cuatro opciones que nos presenta el cuadro de la lista desplegable de este botn. Brillo y contraste

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Los siguientes dos botones que aparecen en esta barra de herramientas nos permiten aumentar y disminuir el contraste en la imagen seleccionada. Los dos siguientes producen el mismo efecto sobre el brillo de la imagen. Seleccione una imagen y haga clic sobre ellos para ver el efecto que estos botones producen. Formato de imgenes Si selecciona una imagen para modificar su formato, le aparecer un cuadro de dilogo que presenta cinco fichas, cuatro de las cuales ya estn descritas al principio de este captulo. La ficha Imagen, que reproducimos, nos permite cambiar el color y trabajar sobre el contraste y el brillo de la imagen del mismo modo que vimos anteriormente con los botones de la barra de herramientas. Podemos tambin desde aqu recortar la imagen para conservar sobre nuestra hoja de clculo solamente una parte de ella. En la barra de herramientas hay un botn llamado Recortar que produce el mismo efecto. La ventaja de utilizar el botn est en que podemos ver el efecto del corte sobre la imagen simultneamente a como lo vamos haciendo. Puede ser interesante en algunas ocasiones rodear nuestra imagen con una lnea para distinguirla de otros elementos de la hoja de clculo, deberemos seleccionar el objeto y hacer clic en el botn Estilo de lnea de la barra de herramientas Imagen. Si despus de hacer todos los cambios, no est muy convencido de cmo le queda la imagen y quiere empezar otra vez desde el principio, puede recuperar la imagen original sin ms que hacer clic, sobre la imagen que ha modificado, en el botn Restablecer imagen, que es el ltimo en esta barra de herramientas. WordArt Es una herramienta comn a otras aplicaciones de Office 97. Incrementa la funcionalidad de las presentaciones grficas y de datos. No es una herramienta para competir con software de presentaciones profesionales.

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Insertar WordArt El primer botn de la barra de herramientas nos permite insertar un texto con alguna de las apariencias que WordArt nos ofrece. En esta pantalla slo debe elegir el estilo que desea para el texto que va a introducir. Haga clic en una de las opciones y luego en el botn Aceptar, o haga clic sobre una de las opciones. Una vez hecho esto, le aparecer un cuadro de dilogo, que le invita a introducir el texto que desea resaltar. Una vez introducido haga clic en el botn Aceptar y el texto aparecer insertado en la hoja de clculo. Si desea modificar el texto introducido, haga clic en el botn Modificar texto de la barra de herramientas. Tambin puede modificar el estilo haciendo clic en el botn siguiente, Galera de WordArt.

Autor : Marcelo Lacuade Para Softdownload Argentina

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