Unidad didctica 7 Validacin de datos

Podemos escribir cualquier valor en una celda: nmeros, fechas, textos Esta posibilidad es deseable en muchas ocasiones, pero en muchas otras desearamos poder ser capaces de limitar lo que podemos escribir en una celda. Para limitar la introduccin de datos, en cuanto a su tipo o valor en una celda, utilizaremos la opcin la herramienta Datos, Validacin de datos. Esto va a ser muy til, sobre todo cuando dejamos preparada la hoja para que otras personas la utilicen.

Al finalizar el estudio de estas lecciones sers capaz de: Utilizar la herramienta validacin de datos.

Validacin de datos

Leccin 1 Validacin de datos

Hasta el momento, hemos aprendido a introducir datos en una hoja de clculo, aplicar formatos ms o menos vistosos y escribir frmulas que realicen clculos con estos datos. Podemos escribir cualquier valor en una celda: nmeros, fechas, textos... Esta posibilidad es deseable en muchas ocasiones, pero en muchas otras desearamos ser capaces de limitar lo que podemos escribir en una celda. Continuando con nuestro ejemplo de la factura, recordemos que tenamos una hoja de clculo similar a sta:

En las celdas correspondientes a la cantidad y al precio podemos introducir cualquier valor. Nos gustara poder limitar esta situacin y que en Cantidad nicamente pudisemos escribir nmeros enteros positivos y en Precio nmeros positivos. Para resolver este tipo de situaciones, Excel nos proporciona la denominada validacin de datos. El proceso de validacin de datos consta de tres pasos: Establecer el criterio de validacin. Establecer un mensaje entrante (Opcional). Establecer un mensaje de error (Opcional). Para limitar el contenido de una o varias celdas, tras seleccionar el rango, ejecutaremos el comando Validacin de datos/Validacin de datos... de la cinta de opciones Datos.

Validacin de datos

Criterio de validacin
El criterio de validacin es el ncleo de la validacin de datos y nos permite definir los datos que consideraremos vlidos y los que no . Excel nos permite definir criterios de validacin para que el contenido de una celda sea: Cualquier valor (esta opcin equivale a no validar los datos). Un nmero entero. Un nmero decimal. Una fecha. Una hora. Un texto con una longitud dada. Un valor de entre las valores de una lista. En todos los casos, Excel nos permite establecer unos lmites adicionales. Por ejemplo, podemos especificar un criterio que permita nicamente nmeros enteros mayores que 10, o un criterio que indique como vlidos los textos de menos de 100 caracteres. Para definir el criterio de validacin hacemos clic en la pestaa Configuracin del cuadro de dilogo Validacin de datos. En la lista desplegable Permitir seleccionamos el tipo de datos que consideramos vlidos. Para establecer los lmites adicionales, utilizamos la lista desplegable Datos y los cuadros adicionales que aparecern (Mnimo, mximo, hora inicial...) En estos cuadros adicionales podemos escribir valores constantes o referencias a celdas de la hoja activa . Continuando con el ejemplo de la factura, el criterio de validacin del rango que representa la Cantidad se definira de la siguiente forma:

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El criterio de validacin Lista es muy interesante, y nos permite limitar el contenido de una celda a los valores de una lista. Indicamos la lista en el cuadro de texto Origen, pudiendo ser un rango de la hoja activa o una lista de valores separados por puntos y coma. En nuestro ejemplo, podramos desear limitar los artculos a vender (el Concepto de la factura) a una lista de productos predefinida. En este caso, podramos definir un criterio de validacin como el siguiente:

Podemos observar, que si escogemos el criterio de validacin Lista y activamos la casilla de verificacin Celda con lista desplegable, Excel nos mostrar en la celda una lista desplegable con los valores de la lista.

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Mensaje entrante
Un mensaje entrante es un mensaje que Excel mostrar cuando seleccionemos la celda. Habitualmente establecemos un mensaje entrante para informar al usuario de una hoja de clculo de los valores vlidos que puede introducir en una celda . No obstante, podemos utilizar el mensaje con la finalidad que consideremos oportuna. Para definir el mensaje entrante hacemos clic en la pestaa Mensaje entrante del cuadro de dilogo Validacin de datos. En el cuadro de texto Ttulo escribimos el ttulo del mensaje y en el cuadro de texto Mensaje de entrada el cuerpo del mensaje. En el ejemplo de la factura, desearamos que cuando el usuario seleccione una de las celdas para indicar la cantidad, aparezca un mensaje que indique que la cantidad tiene que ser un nmero entero positivo. Podemos definirlo de la siguiente manera:

De esta forma, cuando el usuario seleccione una de estas celdas ver lo siguiente:

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Mensaje de error
Si hemos definido un criterio de validacin en una celda e introducimos un valor que no cumple dicho criterio, Excel mostrar un mensaje de error indicndolo:

Podemos personalizar este mensaje de error para que muestre informacin ms especfica, como por ejemplo, los valores que s son vlidos. Para definir el mensaje de error hacemos clic en la pestaa Mensaje de error del cuadro de dilogo Validacin de datos. En el cuadro de texto Ttulo escribimos el ttulo del mensaje y en el cuadro de texto Mensaje de error el cuerpo del mensaje. Adicionalmente, podemos indicar el estilo del mensaje, pudiendo escoger entre: Lmite: Impide que introduzcamos un valor no vlido. Advertencia: Avisa, pero no impide que introduzcamos un valor no vlido. Informacin: nicamente informa que es un valor no vlido. En el ejemplo de la factura, puesto que deseamos que el usuario no pueda introducir un valor no vlido, deberamos indicar un mensaje de error de tipo lmite. Podemos definirlo de la siguiente manera:

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De esta forma, cuando el usuario introduzca un valor no vlido Excel mostrar el siguiente mensaje:

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