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APORTES DE LA INFORMTICA A LA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

INTRODUCCIN
La informtica es una actividad que hoy en da, y cada vez ms, est presente en casi todos los sectores de la actividad econmica. Asimismo, las empresas demandan profesionales con un claro equilibrio entre conocimientos acadmicos y habilidades empresariales. Entre estas habilidades se incluye formacin en:

Capacidad de negociacin Habilidad comercial Comunicacin con las distintas reas de la empresa y trabajo en equipo Presentaciones efectivas Todas las personas que fundan una empresa esperan con ello recibir beneficios, o mejor dicho, ms beneficios que gastos. Pero la tecnologa nos permite ofrecer a lo clientes sistemas informticos integrados. APORTES DE LA INFORMTICA A LA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS El administrador desempea un papel de crucial importancia en la operacin y xito de las empresas, se ocupe de dosificar racionalmente los recursos destinados a entender cualquier tipo de necesidades dentro de la empresa; garantiza el logro pleno de objetivos generales de la empresa. El administrador enfrenta de manera cotidiana el reto de atender de manera constante demandas crecientes y diversas de recursos, asta situacin la enfrenta, paradjicamente con volmenes de recursos cada vez mas reducidos. Para solventar esta situacin el administrador tendr necesariamente que adoptar dentro de la empresa una posicin creativa, innovadora y eficiente, una actitud diferente a las formas de organizacin

vigentes, para lograr lo anterior es necesario que el administrador establezca dentro de la empresa una nueva cultura organizacional. El administrador del siglo XXI, orienta sus funciones hacia la bsqueda de soluciones creativas que faciliten a la empresa posicionarse de manera inmediata en situaciones de liderazgo privilegiado. El profesional de esta disciplina se ve obligado a mantener una actitud de bsqueda constante; de desarrollo de una imaginacin creativa, de permanente innovacin, de actuar de manera inmediata y con un sentido claro de oportunidad ante los diversos estmulos de su entorno. La Informtica y el Administrador Las computadoras, los software, Internet, faxs, mdems, radio comunicadores porttiles, etc. Son algunos de los mltiples recursos utilizados por el administrador. Para el administrador estos elementos son considerados como herramientas, a travs de las cuales puede obtener, por ejemplo acceso inmediato a diversos bancos de datos de informacin de cualquier tipo, lo cual lo posiciona en una situacin privilegiada para efectuar acciones preventivas y correctivas en el momento oportuno. Gracias a estos avances tecnolgicos, el administrador moderno puede efectuar su trabajo de manera ms eficaz y mediante ella disminuir costos y optimizar el uso de recursos disponibles dentro de una empresa. La administracin no debe estar sujeta a la aplicacin de formatos preestablecidos, ni al uso de manuales se procedimientos rgidos. Para salvar estos obstculos, debe incorporar dentro de la tarea de la administracin, el uso de la informtica, su propsito central en simplificar sus tareas de manera significativa y a travs de este medio obtener las cosas y medios de manera mas sencillas, suprimiendo pasos y personas que no son necesarias. La administracin debe cambiar, no seguir sujeta a formatos innecesarios, con la informtica podemos simplificar el trabajo, as mismo podemos acelerar, revolucionar procesos lentos, lo anterior es factible mediante el establecimiento de redes de intercomunicacin nter empresarial.

Para la administracin, la informtica constituye una herramienta de gran importancia para la realizacin de sus actividades cotidianas ya que a travs de ella puede crear una base de datos til para proyectar hacia el futuro y corregir anomalas del presente. Ventajas de la informtica en la Administracin Se puede simplificar el trabajo Se puede acceder, revolucionar procesos lentos El administrador no tiene que depender de otro para realizar su trabajo si no que con la ayuda de la informtica lo puede hacer por si solo La informtica es una poderosa herramienta del cambio ya que con el simple hecho de oprimir un grupo de teclas se puede tener informacin Mediante la informtica, los datos los puede consultar y utilizar cualquier rea de la empresa interesada en consultar la base de datos Los programas de administracin son diseados pensando en que puede ser manejado por cualquier persona Es un excelente medio pera hacer las cosas mas sencillas Importancia de la Informtica en la Administracin La informtica juega un papel muy importante, ya que es una herramienta para pensar, ver y relacionar las cosas con el objetivo de obtener un cambio el cual brinda a la empresa metas espectaculares; es un excelente medio para hacer las cosas mas sencillas, sin que exista la necesidad de manuales. El uso de la informtica transforma la administracin de los recursos en una tarea sencilla y de fcil ejecucin al grado de automatizarlas totalmente.

Para la administracin, la informtica constituye una herramienta de gran importancia para la realizacin de sus actividades cotidianas ya que atajes de ella puede crear una base de datos til para proyectar hacia el futuro y corregir las anomalas del presente. Con la ayuda de la informtica, el administrador podr disear un sistema de control automatizado, integrado a un sistema accesible para todos los que forman la organizacin, generando una base de datos capaz se ser leda en cualquier lenguaje, es decir que sea ledo por igual, tanto un contador, un administrador, gerente, directivos o cualquier mando operativo. La clave de la informtica dentro de la administracin es encontrar una base de datos que todos puedan acceder sin dificultades, capaz se ser nutrida por todos los integrantes de la organizacin, la cual pueda traducir los datos en un lenguaje funcional, es decir, que todos puedan entender, ya sean idiomas o lenguajes cientficos diferentes teniendo en si misma capacidad de descodificar y traducir informacin. Que sean por si misma un sistema de autocontrol computarizado. En las ltimas dcadas, las computadoras han cambiado drsticamente las prcticas de negocios en todo el mundo. Se utilizan computadoras en tres reas bsicas de la administracin: 1. Aplicaciones para manejo de transacciones: se refiere al registro de un evento al que el administrador debe responder 2. Aplicacin de productividad personal: estas aplicaciones se enfocan a mejorar la productividad de las personas que las utilizan. Aromatizan las tareas que consumen mucho tiempo y hacen que la informacin este ms disponible, haciendo que las personas sean ms eficientes. 3. Computacin en grupos de trabajo: esta es un rea de aplicaciones de negocios surgida en los ltimos aos y que aun esta siendo definida. Combina elementos de productividad personal con aplicaciones de transacciones, para crear programas que permita a grupos de usuario trabajar con una meta comn.

Una de las tareas centrales de los administradores es crear negocios en espacio donde actualmente no se hacen. El administrador debe crear necesidades, no buscar soluciones a problemas, sino crear soluciones a problemas que todava no existen; no limitarse a hacer o lograr lo que otras empresas han logrado, si no aun ir ms all. El administrador moderno debe crear cambios mediante la alianza estratgica, reduccin de gastos, oportunidades en nuevos mercados, inversiones, siempre tratando de aprovechar las oportunidades que el mercado le ofrece. Auditoria Informtica La informacin de la empresa y para la empresa, siempre importante, se ha convertido en un Activo Real de la misma, como sus Stocks o materias primas si las hay. Por ende, han de realizarse inversiones informticas, materia de la que se ocupa la Auditoria de Inversin Informtica. Del mismo modo, los Sistemas Informticos han de protegerse de modo global y particular: a ello se debe la existencia de la Auditoria de Seguridad Informtica en general, o a la auditoria de Seguridad de alguna de sus reas, como pudieran ser Desarrollo o Tcnica de Sistemas. Cuando se producen cambios estructurales en la Informtica, se reorganiza de alguna forma su funcin: se est en el campo de la Auditora de Organizacin Informtica. Estos tres tipos de auditorias engloban a las actividades auditoras que se realizan en una auditoria parcial. De otra manera: cuando se realiza una auditoria del rea de Desarrollo de Proyectos de la Informtica de una empresa, es porque en ese Desarrollo existen, adems de ineficiencias, debilidades de organizacin, o de inversiones, o de seguridad, o alguna mezcla de ellas. Sntomas de Necesidad de una Auditora Informtica: Las empresas acuden a las auditorias externas cuando existen sntomas bien perceptibles de debilidad. Estos sntomas pueden agruparse en clases:

Sntomas de descoordinacin y desorganizacin: - No coinciden los objetivos de la Informtica de la Compaa y de la propia Compaa. - Los estndares de productividad se desvan sensiblemente de los promedios conseguidos habitualmente. [Puede ocurrir con algn cambio masivo de personal, o en una reestructuracin fallida de alguna rea o en la modificacin de alguna Norma importante] Sntomas de mala imagen e insatisfaccin de los usuarios: - No se atienden las peticiones de cambios de los usuarios. Ejemplos: cambios de Software en los terminales de usuario, refrescamiento de paneles, variacin de los ficheros que deben ponerse diariamente a su disposicin, etc. - No se reparan las averas de Hardware ni se resuelven incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que est abandonado permanentemente. - No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega de resultados peridicos. Pequeas desviaciones pueden causar importantes desajustes en la actividad del usuario, en especial en los resultados de Aplicaciones crticas y sensibles. Sntomas de debilidades econmico-financiero: - Incremento desmesurado de costes. - Necesidad de justificacin de Inversiones Informticas (la empresa no est absolutamente convencida de tal necesidad y decide contrastar opiniones). - Desviaciones Presupuestarias significativas. y desatendido

- Costes y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse simultneamente a Desarrollo de Proyectos y al rgano que realiz la peticin). Sntomas de Inseguridad: Evaluacin de nivel de riesgos - Seguridad Lgica - Seguridad Fsica - Confidencialidad [Los datos son propiedad inicialmente de la organizacin que los genera. Los datos de personal son especialmente confidenciales] - Continuidad del Servicio. Es un concepto an ms importante que la Seguridad. Establece las estrategias de continuidad entre fallos mediante Planes de Contingencia* Totales y Locales. - Centro de Proceso de Datos fuera de control. Si tal situacin llegara a percibirse, sera prcticamente intil la auditoria. Esa es la razn por la cual, en este caso, el sntoma debe ser sustituido por el mnimo indicio.

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