Manual de Usuario

Manual de Usuario
Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE)

Versin: <5.2.1>
Revisado por:
Aprobado por:
_______________________ Manuel Torres Jefe de Capacitacin Tecnolgica
_______________________ Richard Perna Gerente de Tecnologa !peraciones
Av. Andrs Bello, sector Guaicaipuro, Torre MPPTI, piso 16, Municipio Libertador, Caracas Telf. +58 (212)- 578.59.92 / 507.21.11 Sitio Web: www.cnti.gob.ve
Historial de Re isiones
Versin
"#$#$ "#$#$
!ec"a
%&'$('"$%% ",'$&'%%
#utor
)uis *iera Gloria Ro-as Capacitacin Tecnolgica C.T/
Descri$cin
*ersin inicial del usuario del siste+a# +anual de
Revisin de la versin inicial del docu+ento# 2e reali3aron las correcciones reali3adas por la unidad de Capacitacin Tecnolgica del C.T/ en el docu+ento 4!bservaciones Manuales_Gestor de 5ocu+entos 6lectrnicos7 2e inclu eron las especi8caciones para el uso de la 8r+a electrnica en los docu+entos# 2e revis el estilo for+ato del docu+ento: actuali3ando adicional+ente el cintillo institucional con la nueva cabecera de gobierno# 2e re8naron todas las secciones de funcionalidad del siste+a agregando +a or nivel de detalle se inclu eron " nuevas secciones: correspondientes al Mane-o de las *ersiones de los 5ocu+entos ;2eccin <= el Mane-o de la 6>tensin ?oll+u> ;2eccin ,= 2e a+pli la seccin , se sustitu en todo el docu+ento la palabra ?oll+u> por Conector @uipu>#
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Ar+adillotec
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Ar+adillotec
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Ar+adillotec
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Ar+adillotec
Manual de Usuario: Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE) Elaborado por: Ar+adillo /ntegracin Tecnolgica: C#A Revisado por: Prof. Gloria Rojas
Versin: 5.0.0 Aprobado por:
Av# AndrAs Bello: sector Guaicaipuro: Torre MPPT/: piso %(: Municipio )ibertador: Caracas# Telf. !" #$1$%& !'".!(.($ ) !*'.$1.11 +itio ,eb- ....cnti./ob.ve
" de &$
Versin
!ec"a
#utor
Descri$cin
2e a+pli la seccin < referida al Mane-o de versin de docu+entos Ane>ar for+ulario# 2e actuali3 la cabecera de gobierno para incluir la innovacin de acuerdo a los linea+ientos del +inisterio# Correccin validacin del +anual entregado por Ar+adillotec# 2e reali3aron los ca+bios sugeridos por el C.T/ en la revisin de la versin 9#"#$ Actuali3acin de secciones 8guras# +anual en
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Ar+adillotec
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C.T/
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Ar+adillotec
2e reali3aron los ca+bios sugeridos por el C.T/ en la revisin de la versin 1#%#$ 2e reali3aron los ca+bios sugeridos por el C.T/ en la revisin de la versin 1#"#$
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Ar+adillotec
0 de &$
%ndice de &ontenido
%# /ntroduccin#################################################################################################### 1
%#% %#" %#0 %#9 %#1 %#( !b-etivo General############################################################################################################### 1 !b-etivos 6spec8cos######################################################################################################### ( Alcance############################################################################################################################# ( 5ocu+entos relacionados################################################################################################# < 5e8niciones: Acrni+os Abreviaturas############################################################################ < 5escripcin####################################################################################################################### &
"# Mane-o de Conector @uipu> en +etadistribucin Canai+a############################ & 0# /ngreso al 2iste+a#########################################################################################%(

0#% Csuario del 2iste+a######################################################################################################## %( 0#" Ciudadano####################################################################################################################### %,
9# 6structura
Duncionalidad############################################################################%&
1# !pciones generales del siste+a ###################################################################"%

1#% A uda############################################################################################################################## "% 1#" 2alir ################################################################################################################################ ""
(# Tipos de Per8les del 2iste+a#########################################################################""

(#% (#" (#0 (#9 (#1 Per8l Per8l Per8l Per8l Per8l Ad+inistrador por /nstitucin################################################################################# "" Ad+inistrador Duncional######################################################################################### "" Ad+inistrador Duncional del Archivo###################################################################### "0 Csuario################################################################################################################### "0 Ciudadano############################################################################################################## "0
<# Csuario Dinal##################################################################################################"9

<#% Creacin de docu+entos ################################################################################################ "9
,# Mane-o de versin de Ane>os docu+entos generados por el conector del )ibre!Ece########################################################################################################## ,(
9 de &$
'anual de (suario
1. )ntroduccin
Cn 2iste+a de Gestin de 5ocu+entos 6lectrnicos es un con-unto de progra+as infor+Fticos utili3ados para rastrear archivar docu+entos electrnicos o i+Fgenes de docu+entos de papel escaneado# )a herra+ienta tecnolgica @uipu>: es un siste+a de este tipo Gue per+ite el registro: control: circulacin ordenacin de los docu+entos digitales o fsicos Gue se envan edicin de reciben en una organi3acin: a su ve3: el Conector @uipu> es un co+ple+ento de @uipu> para la platafor+a de escritorio Gue per+ite la creacin for+ularios correspondencia# plantillas: si+pli8cando de esta +anera la gestin de la
6ste
+anual
per+ite
al
usuario
aprender
utili3ar
las
herra+ientas
+encionadas anterior+ente#
1.1 *+,eti o General /nstru+ento para el uso @uipu> +ane-o del 2iste+a de Gestin de 5ocu+entos Conector
6lectrnicos: a travAs de las herra+ientas tecnolgicas @uipu>
1 de &$
1.2 *+,eti os Es$ec-.cos
5escribir la estructura: funcionalidad las herra+ientas tecnolgicas
usabilidad del 2iste+a de
Gestin de 5ocu+entos 6lectrnicos a travAs de la adaptacin de Conector @uipu># grF8cos las opciones generales segui+iento de docu+entos:
/ndicar +ediante descripciones
del siste+a: autenticacin: creacin 8r+a electrnica: a uda: entre otros#
2eHalar los diferentes tipos de per8les per+itidos en el siste+a: Ad+inistrador: usuario regular usuario del archivo#
5escribir paso a paso el Iu-o de traba-o Gue pueden reali3ar los usuarios para la gestin de los docu+entos electrnicos#
5escribir paso a paso el Iu-o de traba-o Gue pueden reali3ar los usuarios para la gestin de los for+ularios de plantillas electrnicas#
1./ #lcance 6ste docu+ento se basa en un +anual co+o instru+ento de apo o para los usuarios del 2iste+a de Gestin de 5ocu+entos 6lectrnicos: resultante de la reutili3acin @uipu> C.T/# adaptacin de herra+ientas tecnolgicas Conector @uipu>: Gue fue desarrollado por Ar+adillotec para el
( de &$
1.0 Documentos relacionados 1-tulo Manual del Csuario @uipu> v%#0 !ec"a *r2ani3acin @uipu> Gestin de 5ocu+entos 6lectrnicos del Gobierno de 6cuador )D Documento
.o indica
.o indica
1.5 De.niciones4 #crnimos 5 #+re iaturas
#rmadillotec: 6s el acrni+o de Ar+adillo /ntegracin Tecnolgica: C#A#: la e+presa Gue desarrolla la solucin de siste+a de gestin de docu+entos electrnicos para el C.T/# &61): 2e re8ere a la institucin cliente: cu o no+bre co+pleto es Centro .acional de Tecnologas de /nfor+acin: ente adscrito al Ministerio del Poder Popular para Ciencia Tecnologa ;MCT=#
&onector7ui$u8: 6s una e>tensin de o8+Ftica libre basada en el Conector @uipu> ;desarrollado por la +unicipalidad Baviera de la ciudad de MunichJAle+ania=: Gue per+ite la gestin de for+ularios o plantillas docu+entales# Gestin de Documentos: Consiste en el uso de tecnologa el acceso uni8cado a la infor+acin
procedi+ientos para la gestin
< de &$
generada en la organi3acin: abarcando el control siste+Ftico de su: K Creacin K Recepcin K Manteni+iento K Cso: K 5isposicin ;transferencia: conservacin: eli+inacin=#
e8ciente
7ui$u8: 6s un siste+a de gestin de docu+entos electrnicos# 6l siste+a fue +odi8cado a partir del siste+a de gestin de docu+entos electrnicos !rfeoGP): utili3a tecnologas estFndares abiertos# Per+ite el registro: control: circulacin digitales o fsicos Gue se envan entre entidades o por los ciudadanos# Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos: 6s una aplicacin destinada a la gestin de docu+entos electrnicos de archivo: de esta +anera: los docu+entos se pueden ad+inistrar co+o si se acu+ularan en e>pedientes se al+acenaran en carpetas electrnicas# pla3o 6ota: Cn docu+ento de archivo es un escrito elaborado o recibido por una persona u organi3acin en el curso de su actividad de conservacin vencido# Cn docu+ento de archivo electrnico: es creado +ediante un progra+a infor+Ftico de aplicacin o bien porGue se ha digitali3ado: por e-e+plo: cuando se ha escaneado a partir de un docu+ento en papel o de una +icrofor+a#
Duente: 6speci8cacin MoReG: ;"$$%=
Manual de Usuario: Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE) Elaborado por: Ar+adillo /ntegracin Tecnolgica: C#A Revisado por: Prof. Gloria Rojas Versin: 5.0.0 Aprobado por:
ordenacin de los docu+entos
reciben al interior de una entidad:
, de &$
1.9 Descri$cin 6l docu+ento inclu e infor+acin sobre la ad+inistracin de usuarios per8les: Freas: nu+eracin de docu+entos: etc# 2e estructura en las secciones 6structura siguientes: /ngreso al 2iste+a: de Csuario Ad+inistrador: !pciones Mane-o Duncionalidad: Mdulo Ad+inistracin:
Generales del 2iste+a: Mane-o de *ersin de los 5ocu+entos del Conector @uipu># 2. 'ane,o de &onector 7ui$u8 en metadistri+ucin &anaima
Cbicar en el +enL principal de la distribucin Canai+a 0#$ la siguiente ruta: #$licaciones :> *.cina :> ;rocesador de 1e8tos <i+re*=ce # ;*er Digura %=
!i2ura 1. #cceso al ;rocesador de 1e8tos <i+re*=ce
& de &$
Al abrir el Procesador de Te>tos )ibre!Ece hacer clic en el MenL 4@uipu>7 ubicado en la barra principal de la aplicacin# 5e desplegarFn las siguientes opciones ;*er Digura "=:
!i2ura 2. 'en> ;rinci$al del &onector 7ui$u8
)niciar sesin: per+ite autenticar al usuario para el acceso a las plantillas asociadas a su Frea en @uipu># &errar sesin: per+ite 8nali3ar la sesin del usuario autenticado# ;lantillas: per+ite listar los for+ularios cargados desde @uipu>#
%$ de &$
#sistente de !ormulario: per+ite visuali3ar o editar los ca+pos de la plantilla seleccionada En iar Documento: per+ite enviar al depsito de @uipu> el docu+ento generado a partir del for+ulario descargado en el Conector@uipu># &on.2urar: per+ite +odi8car la ruta de acceso al 2ervicio ?eb de @uipu>#
6ota: 5e no visuali3ar el co+ple+ento en el +enL de )ibre!Ece: debe contactar a un ad+inistrador de siste+as#
Seleccionar $lantilla: Para crear un docu+ento se debe hacer clic en la opcin del +enL @uipu> JM ;lantillas# Diltrar por grupo o seleccionar espec8ca+ente la plantilla deseada: luego presionar la opcin 4#+rir ;lantilla7# ;*er Digura 0=
%% de &$
!i2ura /. Seleccin de $lantilla
Re?rescar ;lantillas 6ste botn per+ite refrescar la lista de plantillas del 2ervidor @uipu># Principal+ente per+ite +antener al da la lista del plantillas en el caso Gue se ha a reali3ado alguna actuali3acin por el ad+inistrador# ;*er Digura 9=
%" de &$
!i2ura 0. Re?rescar ;lantillas
6ota: 2i se selecciona esta opcin sobre una plantilla Gue actual+ente se esta editando para veri8car si ha ca+biado: perderF los datos ingresados en plantilla anterior#
%0 de &$
Al seleccionar una plantilla: la ventana siguiente es un for+ulario con los ca+pos asociados# 5ichos ca+pos poseen validaciones de entradas para aGuellas plantillas Gue ha an sido diseHadas de esta +anera: en caso contrario: se abrirF directa+ente la plantilla en el procesador de te>tos )ibre!Ece para su edicin +anual# ;*er Digura 1=#
!i2ura 5. )n2resando datos a la $lantilla
En iar Documento )uego de editar el docu+ento se debe hacer clic en la opcin del +enL @uipu> JM En iar Documento
%9 de &$
2i estF enviando el docu+ento por pri+era ve3: deberF especi8car el no+bre del docu+ento: luego con8r+ar enviar ;*er Diguras ( <=# enviar# 6n caso contrario solo
!i2ura 9. 1itulo del documento a en iar
!i2ura @. &on.rmacin de en -o de documento.
%1 de &$
6ota: 2i la sesin per+anece inactiva por +Fs de dos horas: el conector auto+Ftica+ente cierra la sesin del usuario autenticado ;*er Digura ,=#
!i2ura A. 'ensa,e de sesin e8$irada
/. )n2reso al Sistema 2e inicia abriendo el .avegador de /nternet# Cna ve3 Gue se abre la pFgina: se ingresa la direccin CR) de la institucin# AparecerF la pFgina de ingreso al siste+a de gestin de docu+entos electrnicos# All: se ingresa co+o usuarios del siste+a o ciudadanos# 6ste ha sido probado en e>ploradores: /nternet Mo3illa Direfo>: Cunaguaro: Chro+e# /.1 (suario del Sistema )os 4usuarios del siste+a7 son los usuarios creados por el ad+inistrador de las instituciones Gue tienen i+ple+entado el siste+a de gestin de docu+entos electrnicos#
%( de &$
Para acceder al siste+a se debe: /ngresar usuario
contraseHa: Gue en la
este caso estFn de8nidos por la cAdula de identidad co+o usuario de su preferencia donde podrF ca+biarla ;*er Digura &=#
contraseHa serF enviado por correo electrnico desde @uipu> a la cuenta
!i2ura B. 6oti.cacin de contraseCa $or correo electrnico
Al +o+ento de de8nir la contraseHa con la Gue se podrF acceder al siste+a: es necesario Gue el usuario por +edidas de seguridad to+e en consideracin las siguientes caractersticas: )ongitud# Ctili3ar al +enos , caracteres# Ctili3ar al +enos 0 de los siguientes tipos de caracteres: nL+eros: letras +a Lsculas: letras +inLsculas: s+bolos#
*ariedad de caracteres#
%< de &$
Algunos e-e+plo de contraseHas seguras:

NC0O56P6 QeN6TAPA 2ot!RCSo 2eleccionar el botn 4/ngresar#7 ;*er Digura %$=
!i2ura 1D. ;antalla de #cceso al sistema
/.2 &iudadano )os 4usuarios ciudadanos7 son los no+bres creados en el siste+a al +o+ento de registrar un docu+ento# )os usuarios e>ternos por +edio de esta opcin podrFn consultar el estado de sus trF+ites en cualGuier institucin Gue utilice el siste+a de gestin de docu+entos electrnicos#
%, de &$
Para Gue un ciudadano acceda al siste+a se debe: 2eleccionar el Tipo de usuario 4Ciudadano7# /ngresar usuario contraseHa: Gue estFn de8nidos por la cAdula de contraseHa# 6n el caso Gue no
identidad del ciudadano co+o usuario
se ha a ingresado la cAdula al +o+ento de registrar al ciudadano: el siste+a generarF un nL+ero auto+Ftica+ente para Gue el ciudadano pueda ingresar a revisar sus trF+ites# )a nueva contraseHa la de8ne el usuario e>terno la pri+era ve3 Gue ingrese a la aplicacin# 2eleccionar el botn 4/ngresar7# ;*er Digura %%=
!i2ura 11. #cceso a 7ui$u8 como ciudadano
0. Estructura 5 !uncionalidad Para un +ane-o prFctico sencillo: la pantalla principal del siste+a se
encuentra dividida en 0 secciones principales ;*er Digura %"=:

%& de &$
!pciones generales del siste+a ;parte superior de la pantalla=# Duncionalidades del siste+a: estructura de carpetas: ingreso pantalla=# registro de docu+entos: ad+inistracin: entre otras# ;Parte i3Guierda de la )ista de docu+entos o contenido de acuerdo a la opcin seleccionada ;parte central de la pantalla=#
!i2ura 12. ;antalla ;rinci$al de 7ui$u8
"$ de &$
5. *$ciones 2enerales del sistema
5.1 #5uda 6sta opcin per+ite ingresar al docu+ento 4Manual de Csuario del 2iste+a de Gestin de 5ocu+entos 6lectrnicos @uipu>7#
6l soporte per+ite al usuario co+unicarse por +edio del correo electrnico obtener a uda sobre proble+as e incidentes Gue se ha an presentado en el siste+a#
2e deben ingresar los siguientes datos:

.o+bre de la /nstitucin .o+bre Cargo Correo electrnico Cna descripcin concisa precisa sobre el proble+a ;2i es posible enviar co+o ad-unto pantallas Gue +uestren el error= co+pleto de la persona Gue presenta proble+as o inconvenientes con el siste+a
"% de &$
5.2 Salir 6sta opcin per+ite cerrar la sesin al +o+ento Gue no se desee continuar utili3ando el aplicativo#
9. 1i$os de ;er.les del Sistema 6l siste+a cuenta con los siguientes per8les de usuario:
9.1 ;er.l #dministrador $or )nstitucin 6ste per8l tiene acceso a todos los +dulos subJ+dulos del siste+a#
2u +isin funda+ental es la ad+inistracin de usuarios: per8les: Freas: nu+eracin de docu+entos: etc# )a contraseHa de este tipo de usuario debe estar especial+ente protegida del siste+a# a Gue per+ite el control absoluto
9.2 ;er.l #dministrador !uncional 6ste per8l le per+ite al ad+inistrador funcional de la aplicacin recibir los docu+entos e>ternos e incluirlos en el siste+a# 2lo pueden reali3ar las tareas para las Gue tengan per+iso o privilegio# 6stos per+isos les serFn concedidos o negados por el usuario ad+inistrador#
"" de &$
9./ ;er.l #dministrador !uncional del #rc"i o 6l ad+inistrador funcional del archivo es responsable de la carga ad+inistracin de los cuadros de clasi8cacin: tablas de retencin custodia de los docu+entos: ade+Fs de la ad+inistracin de los for+ularios en con-unto con la unidad de !rgani3acin MAtodos#
9.0 ;er.l (suario 6ste per8l per+ite reali3ar las tareas generales del siste+a co+o: crear nuevos docu+entos: bLsGuedas: consultas: entre otras a las Gue se tenga per+iso# 6stos per+isos les serFn concedidos o negados por el usuario ad+inistrador#
9.5 ;er.l &iudadano )os ciudadanos son aGuellas personas a-enas a instituciones Gue estFn dentro de @uipu>: por e-e+plo: asociaciones: colegios profesionales: etc podrFn consultar el estado de sus trF+ites en cualGuier institucin Gue utilice el siste+a de gestin de docu+entos electrnicos#
"0 de &$
@. (suario !inal @.1 &reacin de documentos 6n la parte i3Guierda de la pantalla se encuentra la opcin de crear o ingresar nuevos docu+entos al siste+a ;*er Digura %0=: los +is+os Gue deben ser tra+itados enviados al personal de la institucin#
!i2ura 1/. &reacin de un nue o documento
General+ente se trata de +e+orandos u o8cios Gue son enviados por los usuarios internos a usuarios de la +is+a institucin o a-enos a esta ;*er Digura %9=#
!i2ura 10. ;antalla de nue o documento
"9 de &$
Al desplegarse la pantalla: se ingresan los siguientes ca+pos:

Tipo de docu+ento .L+ero de referencia ;para el caso de docu+entos e>ternos= Asunto 5escripcin de los Ane>os Cuerpo del 5ocu+ento
6ota: 6n el ca+po 4nL+ero de referencia7 especi8ca el nL+ero de correlativo del docu+ento a responder# Al +o+ento de hacer clic al botn 6nviar es necesario llenar los ca+pos obligatorios: co+o son:

Re+itente 5estinatario Asunto
)a opcin 4(tili3ar ;lantilla7: per+ite generar docu+entos para i+pri+ir en ho-as +e+bretadas propias de cada institucin: en el caso Gue estA deshabilitada: i+pri+irF con la plantilla previa+ente cargada en el @uipu># 6n el botn E(S&#R DEF;#R# se ingresa el o los destinatarios: re+itente copia ;esta opcin per+ite enviar una copia del docu+ento= ;*er Digura %1=# Para la bLsGueda de usuarios e>isten las siguientes opciones:
"1 de &$
Buscar usuarios por no+bre de la institucin# Buscar usuarios por no+bre: cAdula de identidad o cargo#
!i2ura 15. ;antalla de destinatarios del sistema
6l envo de los docu+entos se puede reali3ar a usuarios internos de la institucin o usuarios e>ternos a ella: donde su siste+a de gestin de docu+entos electrnicos se encuentre interconectado# Adicional+ente: se puede enviar a listas de usuarios Gue pueden constar de slo usuarios
"( de &$
internos: slo usuarios e>ternos o +i>tas ;usuarios internos parte inferior#
e>ternos=# Cna
ve3 seleccionados los destinatarios: hacer clic en el botn 4 #ce$tar7: en la
6n el botn &RE#R &)(D#D#6* se pueden crear: editar ciudadanos# ;*er Digura %(= Para crear un ciudadano:
consultar
/ngresar los datos del ciudadano# 6n el caso de no tener la cAdula de identidad del ciudadano: seleccionar: 4.o tiene .T de cAdula7 al ciudadano# Con este nL+ero co+o cAdula acceder a la interfa3 de @uipu># 2e deben llenar todos los ca+pos solicitados# Presionar el botn 4Aceptar7# 2e enviarF una noti8cacin al correo electrnico del ciudadano: indicFndole Gue ha sido creado en el siste+a @uipu> Gue ca+bie su contraseHa# se le indicarF el siste+a generarF auto+Ftica+ente un nL+ero Lnico Gue identi8carF contraseHa podrF
"< de &$
!i2ura 19. &reacin de ciudadanos
Para editar un ciudadano:

6scoger el ciudadano# 2eleccionar el botn 4Editar (suario7# Modi8car los datos del ciudadano# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
Para consultar un ciudadano:

6scoger el ciudadano ;*er Digura %<=# 2eleccionar el botn 4&onsultar (suario 7 ;*er Digura %,=#
!i2ura 1@. Seleccionar el ciudadano
", de &$
!i2ura 1A. &onsultar el ciudadano
Cna ve3 8nali3ado el docu+ento: hacer clic en #ce$tar o en grabar en el caso Gue se desee seguir editFndolo# Al hacer clic en aceptar: aparece la siguiente pantalla ;*er Digura# %&=:
!i2ura 1B. )n?ormacin 2eneral de los documentos
"& de &$
6sta pantalla contiene las siguientes acciones: Vista $re ia del documento: per+ite visuali3ar un docu+ento una ve3 Gue ha sido correcta+ente grabado# Ade+Fs: se pueden visuali3ar las opciones: infor+acin general: ane>os: recorrido carpetas#
6n la opcin .ivel de 2eguridad dentro de /nfor+acin General: se debe asignar el .ivel 5ocu+ento ;*er Digura "$=: ;>+lico# Todos los usuarios pueden ver el docu+ento# Reser ado# 2lo los usuarios destinatarios pueden verlo#
!i2ura 2D. #si2nacin del ni el de se2uridad al documento
0$ de &$
Para escoger el nivel: se selecciona entre PLblico o Reservado el .ivel#
se graba
#ne8os# Todos los archivos Gue han sido ad-untados con el docu+ento ;*er Digura "%=# 6l l+ite de ta+aHo +F>i+o para cada Frea es de8nido por el ad+inistrador del siste+a#
!i2ura 21. #rc"i os ane8os a un documento
Recorrido# 6s el Iu-o del docu+ento Gue se estF tra+itando# 2on las distintas instancias por las cuales ha pasado un docu+ento desde su creacin ;*er Digura ""=#
0% de &$
!i2ura 22. Recorrido de los documentos
E8$ediente 6sta opcin per+ite incluir los docu+entos ingresados: los e>pedientes e>istentes ade+Fs +uestra todos los docu+entos Gue pertenecen a estas estructuras ;*er Digura "0=#
0" de &$
!i2ura 2/. #si2nacin de documentos a un e8$ediente
Para incluir un docu+ento en un e>pediente se debe:

2eleccionar el e>pediente donde se va a incluir el docu+ento# Presionar el enlace 42eleccionar7# Presionar el botn 4#ce$tar7#
6ste paso es necesario si se desea enviar el docu+ento#
00 de &$
#cciones so+re los documentos 6ntre las acciones Gue el usuario puede reali3ar se tienen: regresar: eli+inar: editar: reasignar: infor+ar: 8r+ar'enviar: archivar: restaurar: responder#
5ependiendo del tipo de accin Gue se realice el usuario recibirF una noti8cacin va correo con relacin a la accin e-ecutada#
09 de &$
!i2ura 20. E,em$lo de 6oti.cacin G)n?ormarH so+re accin de )n?ormar la 2estin del Documento
#ccin re2resar. Per+ite regresar a la pantalla anterior# #ccin editar# Per+ite corregir o +odi8car la infor+acin de un docu+ento Gue se encuentra en estado de edicin ;*er Digura "1=# Para editar un docu+ento se debe:
/ngresar a la bande-a de docu+entos 46n 6laboracin7: donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada#
01 de &$
2eleccionar un docu+ento: hacer clic sobre el enlace Gue se encuentra en la colu+na 4Decha 5ocu+ento7# 2e despliega una pantalla donde se selecciona la accin 46ditar7# 5entro de esta pantalla se ingresa el destinatario: re+itente: asunto: resu+en: cuerpo del docu+ento: fecha del docu+ento nL+ero de referencia# Adicional+ente: se pueden ad-untar archivos# 2eleccionar el botn 4Gra+ar7 o 4#ce$tar7#
!i2ura 25. #ccin editar un documento e8istente
#ccin res$onder. Per+ite enviar un docu+ento de respuesta a los docu+entos Gue recibi el usuario#
0( de &$
Para responder a un docu+ento se debe:
/ngresar a la bande-a de docu+entos 4Recibidos7: donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada# 2eleccionar un docu+ento: hacer clic sobre el enlace Gue se encuentra en la colu+na 4Decha 5ocu+ento7# 2e despliega una pantalla donde se selecciona la accin
4Responder7#
6n esta pantalla se ingresa el destinatario: re+itente: asunto: resu+en: cuerpo del docu+ento: fecha del docu+ento referencia# Adicional+ente: se pueden ad-untar archivos# 2eleccionar el botn 4Gra+ar7 o 4#ce$tar7 # nL+ero de
#ccin reasi2nar. Per+ite el envo del docu+ento en elaboracin ;estado edicin= a cualGuier usuario de la institucin ;*er Digura "(= Para reasignar un docu+ento se debe:
/ngresar
la
bande-a se
de
docu+entos un
46n
6laboracin7 con todos
o los
4Recibidos7:
donde
despliega
listado
docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada#
0< de &$
2eleccionar un docu+ento haciendo clic sobre el enlace Gue se encuentra en la colu+na 4Decha 5ocu+ento7# 2e despliega una pantalla donde se selecciona la accin
4Reasignar7#
6scoger el Frea del usuario al Gue se desea enviar el docu+ento#
2eleccionar al usuario Gue debe reali3ar el trF+ite# 2e despliega una pantalla donde se ingresa co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
!i2ura 29. #ccin reasi2nar un documento a otro usuario
Dinal+ente: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado ;*er Digura "<=#
0, de &$
!i2ura 2@. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
#ccin in?ormar. Per+ite enviar una copia del docu+ento# )os infor+ados son enviados in+ediata+ente a la categora 4infor+ados7 ;*er Digura ",=# Para infor+ar sobre un docu+ento:
/ngresar a la bande-a de docu+entos 46n 6laboracin7: 4Recibidos7: 46nviados7: o 4Archivados7 donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada# 2eleccionar el docu+ento por +edio de la ca-a de cheGueo: la +is+a Gue se encuentra al inicio del registro e in+ediata+ente hacer clic en la accin 4/nfor+ar7#
2eleccionar al usuario o lista de usuarios a los Gue se les desea infor+ar#
0& de &$
2e presentarF una pantalla donde se ingresa un co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
!i2ura 2A. #ccin in?ormar un documento a uno o
arios usuarios
9$ de &$
)uego: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado ;*er Digura "&=#
!i2ura 2B. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
#ccin arc"i ar.: Per+ite al+acenar en su respectivo e>pediente los docu+entos Gue se encuentran en estado de trF+ite o enviado# )os docu+entos archivados son enviados in+ediata+ente a la bande-a 4archivados7 ;*er Digura 0$=#
Para archivar un docu+ento:
/ngresar a la bande-a de docu+entos 4Recibidos7 o 46nviados7 donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada#
2eleccionar el docu+ento por +edio de la ca-a de cheGueo: la +is+a Gue se encuentra al 8nal del registro: hacer clic en la accin 4Archivar7#
9% de &$
2e presenta una pantalla donde se ingresa un co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
!i2ura /D. #ccin arc"i ar un documento
Posterior+ente: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado ;*er Digura 0%=#
!i2ura /1. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
9" de &$
#ccin .rmarFen iar. Per+ite 8r+ar edicin o no enviar docu+entos Gue se encuentran en estado de enviado# )os docu+entos 8r+ados enviados
correcta+ente son guardados en la carpeta de 4enviados7: en caso contrario son guardados a la carpeta de 4no enviados7 ;*er Digura 0"=#
Para 8r+ar
enviar un docu+ento se debe:
/ngresar a la bande-a de docu+entos 46n 6laboracin7 o 4.o 6nviados7 donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada# 2eleccionar el docu+ento por +edio de la ca-a de cheGueo: la +is+a Gue se encuentra al 8nal del registro: hacer clic en la accin 4Dir+ar'6nviar7# 2e despliega la siguiente pantalla: en la cual se activa o desactiva la casilla para 8r+ar o no electrnica+ente#
!i2ura /2. #ccin .rmarFen iar un documento electrnicamente
90 de &$
2i se activ la casilla 4UDir+ar electrnica+ente el docu+entoV7 ;Digura "9=: al hacer clic en el botn En iar: este e+itirF una pantalla donde se indica la infor+acin relevante del docu+ento a enviar para 8r+ar con un +ensa-e adicional en la parte superior# 6n el caso Gue apare3ca el siguiente +ensa-e: 4 Si la $antalla Iue le $ermite reali3ar la .rma electrnica no a$arece en unos se2undos4 $or ?a or "acer clic #Iu- 7# ;*er Digura 00=
!i2ura //. ;antalla de noti.cacin $ara .rmar electrnicamente un documento
A continuacin: si es la pri+era ve3 Gue el usuario accederF a esta opcin de 8r+a electrnica: se e+itirF una noti8cacin en ella se seleccionarF luego hacer clic 4&on.ar siem$re en el contenido de este editor 7: navegador# ;*er Digura 09=
en el botn 4E,ecutar7# 6sto harF Gue no vuelva a aparecer a futuro en el
99 de &$
!i2ura /0. ;antalla de 6oti.cacin de .rma Electrnica
Posterior+ente se deberF introducir la tar-eta /nteligente previa+ente con8gurada en el co+putador por el ad+inistrador del siste+a#
91 de &$
!i2ura /5. ;antalla de cone8in con la 1ar,eta )nteli2ente
Cna ve3 reali3ado este paso: se deberF introducir la contraseHa ;Cdigo Pin= asociada a la Tar-eta /nteligente# )uego de esto se deberF hacer clic en el botn 4&ar2ar #lias7 para establecer la cone>in con la tar-eta inteligente# )a Pantalla de cone>in establecerF co+unicacin con la tar-eta inteligente: haciendo +ostrar los alias ;Certi8cados= asociados a dicha tar-eta# 6l usuario deberF seleccionar un alias para 8r+ar el docu+ento generado por el siste+a @uipu># ;*er Digura 0(=#
9( de &$
!i2ura /9. ;antalla de cone8in )niciada con la 1ar,eta )nteli2ente
#lias de tar,eta )nteli2ente Para este e-e+plo: la tar-eta inteligente seleccionada: posee dos certi8cados:

4)uis7# 4ricardo +edina7#
6l alias 4ricardo +edina7 se encuentra revocado: +ientras Gue el alias 4)uis7 es valido para 8r+ar electrnica+ente#
9< de &$
&erti.cados Re ocados 2i se intenta 8r+ar con un certi8cado revocado ;alias 4ricardo +edina7= al hacer clic en el botn 4!irmar7: se visuali3arF una Pantalla de Bienvenida con algunos ca+pos i+portantes del alias seleccionado ;*er Digura 0<=# )uego se deberF hacer clic en el botn 4 #ce$tar7: posterior+ente se e+itirF un +ensa-e indicando Gue el certi8cado ha sido revocado# ;*er Digura 0,=#
!i2ura /@. ;antalla Iue detalla los cam$os del alias (certi.cado) seleccionado
!i2ura /A. ;antalla de 6oti.cacin de &erti.cado re ocado
9, de &$
!irmando el documento Al seleccionar el alias con el cual se desea 8r+ar el docu+ento ;4)uis7=: hacer clic en el botn 4!irmar7# )uego de unos segundos el siste+a e+itirF un +ensa-e indicando si fue cul+inado con A>ito o no el proceso de 8r+a electrnica# ;*er Diguras 0& 9$=
!i2ura /B. ;antalla de noti.cacin de documento .rmado
!i2ura 0D. ;antalla de culminacin del $roceso de .rma electrnica
9& de &$
Al 8 nali3ar: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado ;*er Digura 9%=#
!i2ura 01. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
6ota# Para 8r+ar electrnica+ente un docu+ento: el usuario debe solicitar al ad+inistrador del siste+a una tar-eta inteligente con un certi8cado para reali3ar dicho proceso# 6l dueHo de la 8r+a electrnica debe ser el +is+o usuario autenticado Gue desea 8r+ar enviar el docu+ento: en caso contrario el siste+a le arro-arF el siguiente +ensa-e:
1$ de &$
!i2ura 02. 'ensa,e de Error en la alidacin del certi.cado electrnico
6nviar docu+ento sin 8r+a electrnica ;envo +anual=:

5esactivar la opcin de 8r+ar electrnica+ente el docu+ento# /ngresar un co+entario# 2eleccionar el botn 4Aceptar7;*er Digura 90=
!i2ura 0/. #ccin .rmarFen iar un documento manualmente
)uego: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado un +ensa-e indicando Gue el docu+ento fue enviado a la carpeta de 6nviados a 5ocu+entos por i+pri+ir ;*er Digura 99=#
1% de &$
!i2ura 00. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
2i el docu+ento fue enviado a 45ocu+entos por i+pri+ir7
!i2ura 05. Documentos $or )m$rimir
/ngresar al +dulo de 45ocu+entos por /+pri+ir7 donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a la bande-a ingresada# /+pri+ir el docu+ento seleccionado enviarlo +anual+ente#
1" de &$
2eleccionar el docu+ento por +edio de la ca-a de cheGueo: la +is+a Gue se encuentra al 8nal del registro: hacer clic en la accin 4En iar7 ;*er Digura 9(=#
!i2ura 09. #ccin en iar un documento cuando se encuentra en la car$eta GDocumentos $or )m$rimirH
2e
presentarF
una
pantalla
donde
se
podrFn
agregar
los
co+entarios deseados#
2eleccionar el botn 4#ce$tar7 ;*er Digura 9<=#
10 de &$
!i2ura 0@. #ccin en iar un documento
Dinal+ente: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado#
!i2ura 0A. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
#ccin eliminar Per+ite eli+inar docu+entos Gue se encuentran en estado de edicin# )os docu+entos eli+inados son enviados a la carpeta de 4eli+inados7 ;*er Digura 9&=#
19 de &$
Para eli+inar un docu+ento:
/ngresar a la bande-a de docu+entos 46n 6laboracin7: donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a esta bande-a# 2eleccionar el docu+ento por +edio de la ca-a de cheGueo: la +is+a Gue se encuentra al 8nal del registro: hacer clic en la accin 4Eliminar7#
2e presentarF una pantalla donde se ingresa un co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
!i2ura 0B. #ccin eliminar un documento
Posterior+ente: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado ;*er Digura 1$=#
11 de &$
!i2ura 5D. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
#ccin restaurar Per+ite restaurar docu+entos Gue han sido previa+ente eli+inados por el usuario# )os docu+entos restaurados son enviados in+ediata+ente a la carpeta de 4en elaboracin7 ;*er Digura 1%=# Para restaurar un docu+ento: /ngresar a la bande-a de docu+entos 46li+inados7: donde se despliega un listado con todos los docu+entos Gue pertenecen a esta bande-a#
!i2ura 51. Seleccionar el o los documentos Iue se
an a restaurar
1( de &$
2eleccionar el docu+ento por +edio de la ca-a de cheGueo Gue se encuentra al inicio del registro e in+ediata+ente hacer clic en la accin 4Restaurar7# 2e presentarF una pantalla donde se ingresa un co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7;*er Digura 1"=#
!i2ura 52. #ccin restaurar un documento
Al cul+inar: se presentarF una pantalla con el resu+en del trF+ite reali3ado ;*er Digura 10=#
!i2ura 5/. Resumen con el detalle de la accin reali3ada
1< de &$
Seccin Eande,a. )as bande-as con las Gue cuenta el siste+a de gestin de docu+entos recibidos: infor+ados# electrnicos no son las siguientes: en elaboracin: archivados e eli+inados: enviados: enviados:
!i2ura 50. *$ciones de la Seccin Eande,a
Estructura de las $antallas con el contenido de las car$etas. 6n todas las pantallas e>iste la siguiente estructura ;*er Digura 11=
!i2ura 55. Estructura de la car$eta GEn Ela+oracinH
1, de &$
En la $arte su$erior de la $antalla4 se encuentra un peGueHo sub+dulo de bLsGuedas: en el Gue se debe ingresar el nL+ero del docu+ento para encontrarlo# Para concluir el proceso pulse el botn 4Euscar7# 6n la parte inferior se desplegarFn todos los docu+entos Gue cu+plan con la condicin ingresada#
!i2ura 59. E>sIueda $or 6ro. De documento
En la $arte i3Iuierda su$erior de la $antalla estFn las acciones Gue el usuario puede reali3ar con deter+inados docu+entos# 6ntre ellas se tiene: eli+inar: reasignar: infor+ar: 8r+ar'enviar# 6ota: 6stas funciones fueron e>plicadas anterior+ente *er# 4Acciones con los docu+entos7 En la $arte central de la $antalla estF el detalle de los docu+entos con:

.L+ero de docu+ento Decha del docu+ento .L+ero de referencia Asunto 6nviado por 6stado
1& de &$
1i$os de +ande,as Todos los docu+entos pueden ser listados por 4ledos7 verde son los 4no ledos7# 6l siste+a cuenta actual+ente con los siguientes tipos de carpetas: En ela+oracin: aGu se encuentran los docu+entos Gue estFn en estado de edicin: para Gue sean revisados Digura 1<=# corregidos ;*er 4no ledos7# )os
Gue aparecen con color a3ul son los 4ledos7: +ientras Gue los de color
!i2ura 5@. Documentos en la car$eta GEn Ela+oracinH
6n este +dulo estFn las acciones Gue se pueden reali3ar son: 46li+inar7: 4Reasignar7: 4/nfor+ar7 4Dir+ar'6nviar7# 6stas acciones serFn detalladas +Fs adelante#
($ de &$
6ota: 6stas funciones fueron e>plicadas anterior+ente *er# 4Acciones con los docu+entos7 Reci+idos: aGu se encuentran los docu+entos por tra+itar ;*er Digura 1,=#
!i2ura 5A. Documentos en la car$eta GReci+idosH
6n este +dulo se encuentran las opciones 4Reasignar7:4/nfor+ar7 4Archivar7# Eliminados: aGu se listan los docu+entos Gue se encontraban en estado de edicin Gue han sido eli+inados ;*er Digura 1&=#
!i2ura 5B. Documentos en la car$eta GEliminadosH
(% de &$
6n este +dulo se encuentra la accin 4Restaurar7# 6o En iados: aGu se listan los docu+entos Gue tuvieron errores al +o+ento de ser 8r+ados electrnica+ente enviaron ;*er Digura ($=# no se
!i2ura 9D. Documentos en la car$eta G6o en iadosH
6n este +dulo estFn las acciones 46nviar +anual+ente7 6lectrnico7 Gue serFn descritas +Fs adelante# En iados: aGu se listan los docu+entos Gue
4Correo
fueron
correcta+ente enviados con 8r+a electrnica por el siste+a a sus destinatarios ;*er Digura (%=#
!i2ura 91. Documentos en la car$eta GEn iadosH
(" de &$
6n este +dulo se encuentra la accin 4/nfor+ar7# #rc"i ados. aGu se encuentran los docu+entos Gue fueron previa+ente archivados ;*er Digura ("=#
!i2ura 92. Documentos en la car$eta G#rc"i adosH
6n este +dulo estF la accin 4/nfor+ar7# Reasi2nados: aGu se encuentran los docu+entos Gue han sido reasignados una observacin de lo Gue se tiene Gue reali3ar con el docu+ento# )n?ormados: aGu se encuentran los docu+entos Gue se le enviaron al ;los= usuario;s= ;*er Digura (0=#
(0 de &$
!i2ura 9/. Documentos en la car$eta G)n?ormadosH
6n este +dulo se puede eli+inar el docu+ento infor+ado: o infor+ar a otro usuario sobre el docu+ento# Para eli+inar un docu+ento se debe:
2eleccionar el docu+ento en la ca-a de cheGueo al inicio del registro ;*er Digura (9=# 6scoger 4Eliminar7 de la lista#
!i2ura 90. Seleccionar el o los documento(s) Iue
an a ser +orrado(s)
A continuacin se despliega una pantalla en la Gue es necesario:
/ngresar un co+entario sobre la accin a reali3ar ;variarF en funcin de la necesidad del usuario=#
(9 de &$
2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
Para enviar una copia o infor+ar del docu+ento se debe:
2eleccionar el docu+ento en la ca-a de cheGueo al inicio del registro# 6scoger 4)n?ormar ;enviar copia de docu+entos=7 de la lista# 6scoger el Frea donde se encuentran los usuarios a los Gue se infor+arF ;*er Digura (1=# 2eleccionar el usuario al cual se va a infor+ar# /ngresar el co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7#
!i2ura 95. )n?ormar o En iar una co$ia del documento
(1 de &$
Detalles Generales de los Documentos )n?ormacin del Documento: la infor+acin detallada del docu+ento ingresado reciente+ente ;*er Digura ((=#
!i2ura 99. )n?ormacin 2eneral de los documentos
5entro de las opciones generales de los docu+entos se puede:

*er el docu+ento Gue ha sido creado# *eri8car Guien fue la persona Gue 8r+ Wacer clic en Veri.car !irma# Al veri8car la 8r+a se despliega la siguiente pantalla ;*er Digura (<=: envi el docu+ento ;en el caso Gue ha a sido 8r+ado electrnica+ente=#
(( de &$
!i2ura 9@. ;antalla con los datos de la $ersona Iue "a .rmado el documento
2i la 8r+a fue e>itosa: desplegarF el nL+ero de cAdula: no+bre: cargo: institucin la fecha ;hora: +inuto: segundo=: en el Gue fue 8r+ado electrnica+ente#
Ta+biAn per+ite descargar el archivo 8r+ado#
)n2reso a la in?ormacin detallada de los documentos Para ingresar a la infor+acin detallada de los docu+entos de todas las carpetas se debe seleccionar el docu+ento haciendo clic sobre el enlace Gue se encuentra en la colu+na 4!ec"a Documento7# ;*er Digura (,=
(< de &$
!i2ura 9A. ;antalla de #cceso a la )n?ormacin detallada de los documentos
Re2istro de documentos e8ternos
!i2ura 9B. *$ciones $ara el Re2istro de los Documentos
Re2istrar documento 6n la parte i3Guierda de la pantalla se encuentra la opcin de registrar docu+entos en el siste+a: los +is+os Gue deben ser enviados al personal de la institucin# 6stos docu+entos son los Gue llegan a la institucin Gue
general+ente son ingresados al siste+a por el personal encargado de la recepcin de los docu+entos de entrada ;archivistas: secretarias: entre otros=# )os docu+entos registrados aparecen en la bande-a de 46n 6laboracin7 donde se puede seguir editFndolos ;cargar docu+entos digitali3ados ane>os=# ;*er Digura <$=
(, de &$
!i2ura @D. Re2istro de Documentos
6stos docu+entos son registrados en el siste+a: donde se ingresa:

Decha de registro .L+ero de referencia Asunto 5escripcin de los ane>os Resu+en
6n la opcin E(S&#R DeF;ara se ingresa el o los destinatarios: re+itente copia ;esta opcin per+ite enviar una copia del docu+ento=# ;*er Digura <%= Para la bLsGueda de usuarios e>isten las siguientes opciones:

Buscar usuarios por no+bre de la institucin# Buscar usuarios por no+bre 'C#/ o cargo#
(& de &$
!i2ura @1. E>sIueda de (suarios
6l envo de los docu+entos se puede reali3ar a usuarios internos de la institucin o usuarios e>ternos a la institucin: donde su siste+a de gestin de docu+entos electrnicos se encuentre interconectado# Adicional+ente: se le puede enviar a listas de usuarios Gue pueden constar de slo usuarios internos: slo e>ternos=# usuarios e>ternos o +i>tas ;usuarios internos
6n la opcin &RE#R &)(D#D#6* se puede crear: editar consultar ciudadanos# ;ara crear un ciudadano:
/ngresar los datos del ciudadano# 6n el caso de no tener la cAdula identidad del ciudadano seleccionar 4.o tiene .T de cAdula7 el siste+a generarF auto+Ftica+ente un nL+ero Lnico Gue identi8carF al ciudadano#
<$ de &$
2e deben llenar todos los ca+pos solicitados# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7# ;*er Digura <"=
!i2ura @2. &reacin de &iudadano
;ara editar un ciudadano:

6scoger el ciudadano# 2eleccionar el botn 46ditar Csuario7# Modi8car los datos del ciudadano# 2eleccionar el botn 4Aceptar7#
<% de &$
;ara consultar un ciudadano ;*er Digura <0=:
!i2ura @/. &onsulta de ciudadanos
6n
la
seccin
4Euscar
;ersona7
ingresar
el
no+bre
del
ciudadano 'CAdula de /dentidad coincidencias# consultado Posterior+ente
presionar el botn 4 Euscar7# 2e ubicar el ciudadano por ser
despliega un listado con todas los ciudadanos Gue tengan hacer clic sobre el no+bre se despliega una pantalla
con la infor+acin detallada del usuario# ;ver Digura <9=
!i2ura @0. )n?ormacin del ciudadano consultado
2e pueden ad-untar A.6X!2 al docu+ento Gue se estF ingresando# Cna ve3 8nali3ado el docu+ento: hacer clic en #ce$tar o en grabar en el caso Gue se desee seguir editFndolo#
<" de &$
Al hacer clic en aceptar: aparecerF la siguiente pantalla ;*er Digura <1=:
!i2ura @5. )n?ormacin 2eneral del ciudadano
6sta pantalla contiene las siguientes acciones:
Vista
$re ia
del
documento:
per+ite
visuali3ar
el
docu+ento una ve3 Gue ha sido correcta+ente grabado#
Gra+ar: per+ite grabar la infor+acin Gue contiene el docu+ento# #ce$tar: per+ite continuar con el siguiente paso del proceso de ingreso del docu+ento# &ancelar: per+ite salir o cancelar la operacin reali3ada#
Cna ve3 Gue el docu+ento ha sido correcta+ente ingresado: se despliega una pantalla con las siguientes opciones ;*er Digura <(=:
<0 de &$
!i2ura @9. )n?ormacin del ciudadano in2resado
)m$rimir com$ro+antes )m$rimir cdi2o de +arras 6ste +dulo per+ite i+pri+ir el nL+ero del docu+ento con su cdigo de barras en la parte superior derecha# Para i+pri+ir el cdigo de barras del docu+ento se debe:
Buscar
el
docu+ento:
ingresando
todo
el
nL+ero
del
docu+ento o una parte del nL+ero#
2eleccionar el botn 4Euscar7#
<9 de &$
6n el listado Gue se despliega en la parte inferior: hacer clic en la ca-a de cheGueo Gue se encuentra al inicio de los registros# 2eleccionar el botn 4)m$rimir &di2o de Earras7# ;*er Digura <<=
!i2ura @@. )m$resin de &di2o de Earras
Al co+pletar la operacin: se genera un docu+ento P5D con el cdigo de barras del docu+ento# ;*er Digura <,=
!i2ura @A. &di2o de Earras
<1 de &$
)m$rimir com$ro+ante 6ste +dulo per+ite i+pri+ir un co+probante de la recepcin del docu+ento# 6ste co+probante tiene la siguiente infor+acin: nL+ero de docu+ento: fecha: recibido por: no+bre del usuario# Para i+pri+ir el co+probante del docu+ento se debe:
Buscar
el
docu+ento:
ingresando
todo
el
nL+ero
del
2eleccionar el botn 4Euscar7# ;*er Digura <&=
!i2ura @B. ;antalla $ara )m$resin de &om$ro+antes
<( de &$
6n el listado Gue se despliega en la parte inferior: hacer clic en la ca-a de cheGueo Gue se encuentra al inicio de los registros# 2eleccionar el botn 4)m$rimir &om$ro+ante7#
Dinal+ente: se genera un docu+ento P5D con el co+probante# ;*er Digura ,$=
!i2ura AD. )m$resin del &om$ro+ante
&ar2ar documentos di2itali3ados
Para cargar
asociar el docu+ento digitali3ado: el docu+ento: ingresando todo el nL+ero del
Buscar
<< de &$
2eleccionar el botn 4Buscar7# ;*er Digura ,%=
!i2ura A1. E>sIueda del documento asociado
Cbicar el docu+ento
seleccionarlo haciendo clic en la ca-a de cheGueo
Gue se encuentra al inicio del registro#
2eleccionar el botn 4#sociar )ma2en del Documento7# ;ver Digura ,"=
!i2ura A2. #sociar un Documento
<, de &$
2eleccionar el archivo Gue va a ser asociado co+o i+agen al docu+ento# /ngresar un co+entario# 2eleccionar el botn 4#ce$tar7# ;*er Digura ,0=
!i2ura A/. Documento asociado a la ima2en
Dinal+ente: se despliega en la pantalla un resu+en con toda la infor+acin referente al docu+ento accin# la persona Gue reali3 la
6ota: 2lo se debe cargar una i+agen digitali3ada por cada docu+ento registrado en la bande-a de entrada# 2i son varias ho-as se les debe generar en un solo archivo#
<& de &$
&onsulta 5 E>sIueda de Documentos 6ste +dulo per+ite consultar por +edio de parF+etros co+o nL+ero o clase de docu+ento: uno o varios docu+entos Gue concuerden con dicha solicitud de bLsGueda# ;*er Digura ,9=
;arJmetros $ara consultar o +uscar documentos
!i2ura A0. ;arJmetros de consulta o +>sIueda de documentos
,$ de &$
Para consultar un docu+ento: se debe ingresar cualGuiera de los siguientes parF+etros: 6>mero de documento: se puede escribir todo el nL+ero o sola+ente una parte de Al#
6>mero de re?erencia: per+ite reali3ar la bLsGueda por +edio del cdigo de referencia con el Gue lleg el docu+ento: este cdigo es generado por el re+itente# Remitente# BLsGueda por re+itente# Destinatario# BLsGueda por destinatario# Euscar en te8to: se puede ingresar alguna;s= palabra;s= Gue estFn en el resu+en del docu+ento el siste+a va a desplegar todos los docu+entos Gue inclu an esta palabra#
1i$o de documento: buscar por los tipos de docu+entos e>istentes co+o por e-e+plo: o8cio: +e+o: circular: etc# &uer$o del documento: per+ite reali3ar bLsGuedas en el cuerpo del docu+ento# Ran2o de ?ec"a: se puede li+itar un rango de fecha para reali3ar la bLsGueda slo en deter+inado tie+po# 6l rango de fecha para la consulta estF por defecto para el Llti+o +es: si desea una bLsGueda en un rango +a or deberF a+pliar este rango para una bLsGueda# Krea actual: buscar docu+entos en una Frea solicitada#
,% de &$
;asos $ara reali3ar una consulta o +>sIueda del documento Para reali3ar una consulta o bLsGueda de un docu+ento se deben aplicar los siguientes pasos:
2eleccionar el vnculo YE>sIuedasY: Gue se encuentra en la parte inferior el de la seccin de de carpetas o opciones consulta de personali3adas#
/ngresar
parF+etro
bLsGueda
docu+entos#
2eleccionar el botn 4Euscar7#
6n la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los docu+entos Gue coincidieron con los parF+etros de bLsGueda ingresados# ;*er Digura ,1=
!i2ura A5. <ista 2enerada des$uLs de la accin de +>sIueda
," de &$
Cna ve3 Gue se ubic un docu+ento: se puede acceder a Al para revisar su infor+acin general:
Al hacer clic sobre el 46>mero Documento7: se puede obtener la i+agen digitali3ada para un docu+ento de entrada o el archivo ane>o si este ha sido a registrado# Al hacer clic sobre la 4!ec"a Documento7: se visuali3a la infor+acin general del docu+ento#
Re$ortes 6ste +dulo per+ite generar diferentes tipos de reportes: tales co+o:
Cantidad de registros por usuario eli+inados: archivados: vencidos: etc#
por estado del docu+ento#
6ntre los estados de docu+entos se tiene: tra+itados: en edicin: 6stadsticas de digitali3acin de docu+entos# Para generar un reporte se debe:

6scoger el tipo de consulta o estadstica# 6scoger el Frea# 6scoger el usuario# /ngresar la fecha desde hasta#
/n+ediata+ente se desplegarF un listado con usuario: estado del trF+ite: nL+ero de docu+entos registrados digitali3ados ;dependiendo del tipo de reporte Gue se desea generar=# ;*er Digura ,(=
,0 de &$
!i2ura A9. Visuali3acin de un re$orte
Para generar un reporte detallado ;ver Digura ,<=: se debe: 2eleccionar el enlace Gue se encuentra en la Llti+a colu+na del listado anterior#
!i2ura A@. Re$orte Detallado
,9 de &$
/n+ediata+ente se desplegarF en otra pantalla un reporte detallado# Adicional+ente: en este +dulo se tiene la opcin de 4 )m$rimir7: Gue per+ite generar un reporte en un archivo P5D e i+pri+irlo# ;*er Digura ,,=
!i2ura AA. Visuali3acin $re ia del documento
,1 de &$
So$orte Para soporte sobre dudas: inGuietudes: fallas: proble+as acerca del siste+a @uipu>: favor hacer lo siguiente: %# "# Contactar a su ad+inistrador institucional de @uipu># 6n caso Gue no e>ista solucin con el ad+inistrador: el
personal del centro de atencin al usuario deberF elevar el reGueri+iento con el superJad+inistrador o director de tecnologa de la institucin#
A. 'ane,o de ersin de #ne8os 5 documentos 2enerados $or el conector del <i+re*=ce Al elaborar o editar un docu+ento es posible controlar la versin de un archivo ane>o# ;*er Digura ,&=
!i2ura AB. #ne8o de un arc"i o
,( de &$
6ota: 6>iste un ta+aHo +F>i+o de8nido por el ad+inistrador para cada Frea creada previa+ente# Al +o+ento de ad-untar un archivo se visuali3a el nL+ero de versiones Gue este posee en la colu+na 4VERS)M67# Para visuali3ar una versin de archivo ane>ado debe hacer clic en el enlace de la colu+na 4*6R2/Z.7# ;*er Digura &$=
!i2ura BD. #rc"i o #ne8o
,< de &$
!i2ura B1. Versiones del arc"i o
)uego: hacer clic en el nL+ero correspondiente a la versin del archivo a visuali3ar: se desplegarF la siguiente pantalla ;*er Digura &"=:
!i2ura B2. Descar2a de
ersin del arc"i o
6ota: Para descargar el ulti+o archivo debe hacer clic en la pantalla principal de 4#ne8o7 en el enlace de la colu+na 4#rc"i o7 ;*er Digura &0=#
,, de &$
!i2ura B/. Descar2a de arc"i o actual
#ne8ar documentos 2enerados $or el conector del <i+re*=ce
Per+ite ane>ar docu+entos elaborados previa+ente desde )ibre!Ece utili3ando el conector @uipu>#
Para la bLsGueda de este docu+ento debe hacer clic en el enlace G...G
!i2ura B0. #ne8ar Documento de en iado desde <i+re*=ce
Cbicar en el grupo de plantillas la Gue corresponda a su caso en la opcin 42eleccionar7
hacer clic
,& de &$
!i2ura B5. Seleccin de documento en iado desde <i+re*=ce
6ota: )a opcin 4*er7 per+ite descargar el docu+ento# Para 8nali3ar hacer clic en el botn 4Ane>ar7#
!i2ura B9. #ne8o de documento en iado desde <i+re*=ce
&$ de &$

Manual de Usuario - Sistema - Gestion - Electronica V5.2.1 PDF

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Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE)

_______________________ Manuel Torres Jefe de Capacitacin Tecnolgica

_______________________ Richard Perna Gerente de Tecnologa !peraciones

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

"# Mane-o de Conector @uipu> en +etadistribucin Canai+a############################ & 0# /ngreso al 2iste+a#########################################################################################%(

1# !pciones generales del siste+a ###################################################################"%

(# Tipos de Per8les del 2iste+a#########################################################################""

<# Csuario Dinal##################################################################################################"9

,# Mane-o de versin de Ane>os docu+entos generados por el conector del )ibre!Ece########################################################################################################## ,(

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

6lectrnicos: a travAs de las herra+ientas tecnolgicas @uipu>

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

1.2 *+,eti os Es$ec-.cos

5escribir la estructura: funcionalidad las herra+ientas tecnolgicas

usabilidad del 2iste+a de

/ndicar +ediante descripciones

del siste+a: autenticacin: creacin 8r+a electrnica: a uda: entre otros#

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

1.5 De.niciones4 #crnimos 5 #+re iaturas

procedi+ientos para la gestin

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

ordenacin de los docu+entos

reciben al interior de una entidad:

!i2ura 1. #cceso al ;rocesador de 1e8tos <i+re*=ce

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura 2. 'en> ;rinci$al del &onector 7ui$u8

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

6ota: 5e no visuali3ar el co+ple+ento en el +enL de )ibre!Ece: debe contactar a un ad+inistrador de siste+as#

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura /. Seleccin de $lantilla

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura 0. Re?rescar ;lantillas

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura 5. )n2resando datos a la $lantilla

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura 9. 1itulo del documento a en iar

!i2ura @. &on.rmacin de en -o de documento.

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura A. 'ensa,e de sesin e8$irada

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

Para acceder al siste+a se debe: /ngresar usuario

contraseHa serF enviado por correo electrnico desde @uipu> a la cuenta

!i2ura B. 6oti.cacin de contraseCa $or correo electrnico

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

Algunos e-e+plo de contraseHas seguras:

NC0O56P6 QeN6TAPA 2ot!RCSo 2eleccionar el botn 4/ngresar#7 ;*er Digura %$=

!i2ura 1D. ;antalla de #cceso al sistema

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

identidad del ciudadano co+o usuario

!i2ura 11. #cceso a 7ui$u8 como ciudadano

encuentra dividida en 0 secciones principales ;*er Digura %"=:

!i2ura 12. ;antalla ;rinci$al de 7ui$u8

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

5. *$ciones 2enerales del sistema

2e deben ingresar los siguientes datos:

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

Versin: 5.0.0 Aprobado por:

!i2ura 1/. &reacin de un nue o documento

!i2ura 10. ;antalla de nue o documento

Versin: 5.0.0 Aprobado por: