Gua de Excel

CONOCIENDO Excel 2000

Microsoft Excel es una hoja de calculo de gran capacidad y facilidad de uso. Todos los archivos de Microsoft Excel se llaman Libros de trabajo, en ellos puede guardar varias hojas, incluyendo hojas de calculo, hojas de grficos y mdulos de isual !asic. "hora vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Excel2000, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. "prender cmo se llaman, donde estn y para #u$ sirven. Tambi$n cmo obtener ayuda, por si en alg%n momento no sabes cmo seguir trabajando. &uando cono'cas todo esto estars en disposicin de empe'ar a crear hojas de clculo.

COMO ACCESAR A Excel

amos a ver las dos formas bsicas de arrancar Excel())). 1) Desde el botn Inicio ha' clic sobre el botn *nicio se despliega un men%+ al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas #ue hay instalados en tu ordenador+ buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre $l, y se arrancar el programa.

2)

Desde el icono de Excel2000 del escritorio.

,ara cerr r Excel())), puedes utili'ar cual#uiera de las siguientes operaciones1) .acer clic en el botn cerrar 2) ,ulsar la combinacin de teclas "LT/01. !) .acer clic sobre el men% Arc"ivo y elegir la opcin S lir.

#AN$A%%A INICIA% DE Excel

# nt ll inici l como $sta, vamos a ver sus componentes fundamentales.

Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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% s & rr s de Excel' &mo podr notar las barras de Titulo, de estado son iguales a las de Microsoft 2ord. % b rr de men(s contiene las operaciones de Excel, agrupadas en men%s desplegables. "l hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos #ue se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos men%s. ,ero las cosas ms habituales se reali'an ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras #ue veremos a continuacin. El icono con la cru', del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. En Excel())) la barra de men%s tiene un nuevo comportamiento 3inteligente3, #ue consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los #ue el usuario va utili'ando.

Los men%s desplegables de la barra de men%s contienen tres tipos bsicos de elementos) Com ndos inmedi tos) 4e ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. 4e reconocen por#ue a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. ,or ejemplo, en el men% Insert r, el comando Col*mn s. b) Otro men( des+le, ble) "l situarse sobre $ste, se abre un nuevo men% a su lado con ms opciones para #ue elijamos una de ellas. 4e reconocen por#ue tienen un tringulo a la derecha. ,or ejemplo, en el men% Insert r, Im ,en. c) Com ndo con vent n ) "l hacer clic, aparece una ventana #ue nos pedir #ue rellenemos algunos campos y #ue tendr botones para aceptar o cancelar la accin. 4e distinguen por#ue el nombre acaba en puntos suspensivos. ,or ejemplo, en el men% Insert r, -r.ico))) Los diferentes men%s de la barra de men%s se pueden activar desde el teclado pulsando Alt / letr s*br 0 d del nombre del comando. ,or ejemplo Alt / i para desplegar el men% *nsertar. % & rr de 1err mient s' permite ejecutar funciones de Excel de forma rpida, sin necesidad de usar el men% principal. En la !arra de Men%, la !arra de .erramientas y la !arra de 0ormato contiene nuevos iconos o comandos.

% b rr de .rm*l s nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. &uando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

% b rr de eti2*et s nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. % s b rr s de des+l 3 miento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay #ue despla'ar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. % b rr de t re s de 4indo5s contiene el botn *nicio, iconos para arrancar algunos programas, como *nternet Explorer, etc. y tambi$n un botn por cada documento de Excel())) #ue tengamos abierto, de forma #ue podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Excel())), sino a 2indo5s como su propio nombre indica. eremos cmo introd*cir 0 modi.ic r los diferentes ti+os de d tos disponibles en Excel())), as6 como manejar las distintas t6cnic s de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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%ibro de tr b 7o
7n libro de tr b 7o es el rc"ivo #ue creamos con Excel2000, es decir, todo lo #ue hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel())) tienen la extensin )8%S para #ue el ordenador los recono'ca como tal. C* ndo se inici una sesin de Excel2000 automticamente se bre *n n*evo libro de tr b 7o con el nombre provisional de %ibro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel())), en la !arra de t6tulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel 8 Libro9. &ada ve' #ue empe'amos un nuevo trabajo con Excel())) el n%mero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. "s6 si empe'amos otro trabajo, el nombre #ue se asigna ser Libro(, el siguiente Libro:, y as6 sucesivamente. &uidado #ue el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajo mientras no se hayan guardado, en ning%n caso significa #ue el archivo ya se encuentra guardado. 7n libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de ; hojas aun#ue el n%mero de $stas puede variar entre 9 y (;;, 4i miras en la parte inferior de la ventana de Excel())) encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma .oja9, .oja(,...

1o7 de C lc*lo
La "o7 de clc*lo es uno de los distintos tipos de hojas #ue puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy (til + r todas a#uellas +erson s 2*e tr b 7en con ,r n c ntid d de n(meros y necesiten reali'ar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por (;< columnas y <;.;:< filas. Col*mn ' se nombra por letras, por ejemplo ", !, &,......."", "!,........* . El e:ncabe'ado de columna es el rea gris #ue se encuentra en la parte superior de cada columna y en la cual figura una letra. &uando hace clic en los encabe'ados de columnas, selecciona la columna. 9il s' se numera desde 9 hasta <;;:<. 4on las l6neas hori'ontales de la hoja. La interseccin de una columna y una fila se denomina Celd y se nombra con el nombre de la columna a la #ue pertenece y a continuacin el n%mero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna " y la fila 9 por lo tanto la celda se llama "9. En estas celdas se pueden introducir datos tales como- n%meros, textos, frmulas, fecha, hora, etc. En cual#uier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con $sta, dicha celda se denomina Celd ctiv y se identifica por#ue aparece ms remarcada #ue las dems. R n,o, #ue es un blo#ue rectangular de una o ms celdas #ue Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la .oja de &lculo, ya #ue todo tipo de operaciones se reali'an a base de rangos. $I#OS DE DA$OS

En un celda pueden introducirse diversos tipos de datos:

9. Texto: &ompuesto por una combinacin de letras, n%meros y caracteres diversos. (. Nmeros: 7n valor num$rico, puede ser positivo =/> o negativo=8>. :. Fecha: 4e introduce el d6a, el mes y a?o separado por el carcter @AB o por el signo @8@. Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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1. Formulas: operaciones matemticas o lgicas con diversas celdas de datos, Las frmulas se actuali'an automticamente al variar los valores de las celdas a las cuales hacen referencias. ,ara #ue Excel recono'ca #ue una expresin a introducir es una frmula debe comen'ar la frmula con algunos de los siguientes caracteres @CB, @/B, @8@. & rr de 9orm*l s' Es una barra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel #ue se usa para editar o introducir valores o frmulas en celdas o en grficos. Muestra el valor constante o la formula #ue se usa en la celda activa.

La barra de formulas esta compuesta por:

!otn cancelar x' cancela los cambios, hechos en una celda de la hoja actual. !otn aceptar D- acepta los cambio, hechos en una celda de la hoja actual. !otn editar frmulas C- permite insertar una formula en la celda activa.

MO:IMIEN$O RA#IDO EN %A 1O;A $ n solo *n +e2*e< + rte de l "o7 es visible en la ventana de documento en un momento dado. Euestra hoja, la mayor6a de las veces, ocupar mayor n%mero de celdas #ue las visibles en el rea de la pantalla y es neces rio moverse por el documento r+id mente. &uando no est abierto ning%n men%, las tecl s ctiv s + r +oder des+l 3 rse l "o7 sontr v6s de

MO:IMIEN$O &elda "bajo &elda "rriba &elda Ierecha &elda *'#uierda ,antalla "bajo ,antalla "rriba &elda "9 Mltima celda de la columna activa ,rimera celda de la fila activa Mltima celda de la fila activa

$EC%ADO 0LE&." "!"FG 0LE&." "HH*!" 0LE&." IEHE&." 0LE&." *JK7*EHI" " ,"L HE,"L &THL. / *E*&*G 0LE&." "HH*!" 0LE&." "!"FG 0LE&." *JK7*EHI" o *E*&*G 0LE&." IEHE&." 0*E 0*E 0*E

,rimera celda de la columna activa 0*E

En c* l2*ier c so, siempre puedes utili'ar el ratn, movi$ndote con las b rr s de des+l 3 miento para visuali'ar la celda a la #ue #uieres ir, y hacer clic sobre $sta.

MO:IMIEN$O RA#IDO EN E% %I&RO'

Ientro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. En este apartado trataremos los distintos m6todos + r movernos +or l s distint s "o7 s del libro de tr b 7o. #or l & rr de Eti2*et ' dando un clic a cada uno de los libros.

Tambi n se puede cambiar de ho!a utili"ando los botones de la i"#uierda:

,ara ir a la .oja9. Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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,ara ir a la hoja anterior a la #ue nos encontramos. ,ara ir a la hoja siguiente a la #ue nos encontramos. ,ara ir a la %ltima hoja Tambi$n se pueden utili'ar combin ciones de tecl s para reali'ar despla'amientos dentro del libro de trabajo, como pueden serMO:IMIEN$O .oja 4iguiente .oja "nterior $EC%ADO &THL/" ,"L &THL/HE,"L

IN$ROD=CIR DA$OS 4eleccione la celda donde desea introducir datos. Teclee el texto er #ue los datos se muestran en la celda activa y la barra de frmulas ,ulse EETEH para aceptar los cambios, &lich$ D en la barra de frmulas o presione clic en otra celda En caso de no aceptar los cambios presione E4&, hacer clic sobre la C 7 de C ncel cin de la barra de frmulas. "s6 no se introducen los datos y la celda seguir vac6a.

Modi.ic r d tos
4e puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo #ue se est$ escribiendo o ms tarde, despu$s de la introduccin. Si a%n no se " v lid do l introd*ccin de d tos y se comete alg%n error, se puede modificar utili'ando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la i'#uierda del cursor, haciendo retroceder $ste una posicin. Eo se puede utili'ar la tecla 9%EC1A I>?=IERDA por#ue e#uivale a validar la entrada de datos. Si ya se " v lid do l entr d de d tos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos1) 4eleccionar la celda adecuada. 2) "ctivar la !arra de 0rmulas pulsando la tecla 92 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La !arra de Estado cambiar de %isto a Modi.ic r. En la !arra de 0rmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. !) Modificar la informacin. @) ,ulsar IN$RO o hacer clic sobre el C* dro de Ace+t cin.

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4i despu$s de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay #ue pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la C 7 de C ncel cin de la barra de frmulas. "s6 no se introducen los datos y la celda muestra la informacin #ue ya ten6a. 4i se desea reempla'ar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre $sta.

#r ctic A 1
9. "ctivar Microsoft Excel. (. &rear un nuevo documento :. Elaborar el siguiente ejercicio con ayuda del preparador-

1. En la celda I9, modifi#ue el precio por #recio =nit rio ;. "ltere los valores de la columna cantidad y precio 7nitario. Gbserve las variaciones en la columna y fila de totales.

#r ctic A 2
En esta prctica aprenderemos a brirB n*evoB ,* rd rB ,* rd r como 0 cerr r. 9. En el documento donde nos encontramos ahora procederemos a Luardao o 4elecciona el men% Arc"ivo Elige la opcin -* rd r

"parecer el siguiente cuadro de dilogo -

"signa un nombre a este archivo.

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o &omo observar se encuentra en el disco duro pues, le muestra la carpeta Mis documentos.

(. ,ara guardar en el disNette se reali'ar de la siguiente forma9. 4eleccionar archivo guardar como(. "signarle un nuevo nombre o bien dejarlo con el mismo y en este caso cambiaremos la direccin en la opcin Luardar En- buscar el disco : O. :. &ierre el archivo por medio de la opcin "rchivo cerrar 1. "brir el documento existente en el Iisco : O. ;. ,or %ltimo abrir un nuevo documento y asignarle el nombre de 1or rio y guardar en el Iisco : O. <. &errar la ventana de Excel.

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CAM&IAR E% NOM&RE DE =NA 1O;A

&omo ya sabes, en Excel())) creamos libros de trabajo formados por varias hojas. ,or defecto c d "o7 se re.erenci como 1o7 1B 1o7 2B)))) 4i trabajamos con varias hojas dentro del libro es conse7 ble *tili3 r *n nombre de "o7 + r identi.ic rl de .orm ms r+id , as6 si utili'amos cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podr6a nombrar Enero, la segunda 0ebrero,... La lon,it*d mxim de los nombre de las hojas es de !1 c r cteres. Eo puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. 4i deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utili'ar dos m$todosEl primer m$todo consiste en *tili3 r el men(. ,ara ello, seguir los siguientes pasos1 Iebes estar situado en la hoja a la cual #uieres cambiar el nombre. 2 4elecciona el men% 9orm to. ! Elige la opcin 1o7 4e abrir otro men%. @ 4elecciona la opcin C mbi r nombre. 4i te fijas en la eti#ueta de la hoja, su nombre .oja9 se seleccionar. C Escribe el nuevo nombre de la hoja. D ,ulsa IN$RO. El segundo m$todo es mucho ms directo 0 r+ido1 .a' doble clic sobre el nombre de la hoja en su eti#ueta. 2 Escribe el nuevo nombre de la hoja. ! ,ulsa IN$RO.

COMO SE%ECCIONAR 1O;AS DE =N %I&RO

El siguiente recuadro se explicar las diferentes formas de seleccionar una hoja. 7na hoja Ios o ms hojas adyacentes .aga clic en la eti#ueta de la hoja .aga clic en la eti#ueta de la primera hoja y manteniendo presionada la tecla M"TM4 haga clic en la eti#ueta de la %ltima hoja. .aga clic en la eti#ueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga presionada la tecla &GETHGL y haga clic en la eti#ueta de las dems hojas. .aga clic en el botn secundario del ratn y seleccione del men% contextual la opcin 4eleccionar todas.

Ios o ms hojas EG adyacentes

Todas las hojas

CO#IARB MO:ER E #E-AR DA$OS

o 4eleccione la celda o el rango a copiar o mover.

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o o o o Elija el botn co+i r o cort r de la barra de herramientas, con el botn derecho del mouse o la barra de men% Edicin. La celda o rango seleccionado, se mostrar remarcado con una l6nea punteada en movimiento alrededor . 4eleccione la celda donde copiar o mover los datos. 4eleccione la opcin pegar.

INSER$AR E E%IMINAR CO%=MNAS E 9I%AS

o o o ,resione &lic en el encabe'ado de la columna o fila sobre la #ue insertar la nueva. "ctive el men% insertar y escoja la opcin &olumna o fila. La nueva columna o fila se mostrar automticamente encima de la escogida

,ara eliminarlao o 4eleccione la columna o fila y con el men% Edicin elija el botn Eliminar. "utomticamente la columna o fila se eliminar. ,odr eliminar e insertar columnas o fila desplegando el men% contextual

MO:ER CE%DAS =SANDO #OR$A#A#E%ES

La operacin de mover des+l 3 *n celd o r n,o de celd s otr +osicin) &uando utili'amos el portapapeles entran en juego ( operaciones $ortar y Pegar. La operacin de $ortar despla'ar las celdas seleccionadas al portapapeles de 2indo5s y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. ,ara mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos1 4elecciona las celdas a mover. 2 4elecciona el men% Edicin. ! Elige la opcin Cort r, si esta opcin no aparece, sit%ate primero sobre el botn para ampliar el men%. G bien, ha' clic sobre el botn &ortar de la barra de herramientas.

Gbserva como aparece una l6nea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. @ 4elecciona las celdas donde #uieres #ue se sit%en las celdas cortadas. C 4elecciona el men% Edicin. D Elige la opcin #e, r, si esta opcin no aparece, sit%ate primero sobre el botn para ampliar el men%. G bien, hacer clic sobre el botn ,egar de la barra de herramientas.

C*id do, ya #ue al pegar unas celdas sobre otras no v cF s, se borrar el contenido de $stas %ltimas. En el paso 1 no tienes por#u$ seleccionar el rango completo sobre el #ue se va a pegar, ya #ue si se selecciona una %nica celda, Excel())) extiende el rea de pegado para ajustarlo al Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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tama?o y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la es#uina superior i'#uierda del rea pegada.

A=$O%%ENAR CE%DAS
"rrastrando el controlador de relleno de una celda, podr copiarla en otras de la misma fila o columna. 4i la celda contienen n%mero, una fecha o una hora #ue Microsoft Excel puede extender en serie, los valores se incrementar en lugar de copiarse. ,or ejemplo, si la celda contiene @EneroB, podr rellenar rpidamente las dems celdas de una fila o columna con @febreroB, @mar'oB y as6 sucesivamente. Para rellenar con letras:

Para rellenar con nmeros: Tipee el 9er. y (do. Eumero. 4elecciona los dos n%mero suelta el clic &uando el puntero tome forma de &ru' Eegra. "rrastre hasta obtener la cantidad de E%meros deseada.

Tipee el n%mero #ue desee se repita x cantidad de veces. 4eleccione el n%mero cuando el puntero tome forma de cru' negra arrastre hasta obtener la cantidad deseada A;=S$AR DA$OS EN CE%DAS Es muy com%n, #ue al escribir datos en las celdas el contenido de la mismas sea mayor al tama?o de la celda. En caso de presentarse este tipo de situacin realice los siguientes pasos. o o o o 7bi#ue el puntero del Mouse en el borde derecho del encabe'ado de la columna. Gbserve #ue el puntero adopta un nuevo aspecto. ,resione doble clic cuando el puntero cambie de forma. .abr ajustado el tama?o de la celda. *gualmente puede cambiar el tama?o de las columnas ubicando el puntero en el borde derecho de la columna a modificar, cuando el puntero toma una nueva forma, presione clic y sin soltar el botn i'#uierdo arrstrelo hasta alcan'ar el ancho deseado. Ie la misma manera se modifica el alto de la fila, el puntero debe ubicarse1 en el extremo inferior de la fila, cuando el puntero cambie de forma, arrastre el Mouse hasta alcan'ar el tama?o deseado.

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#r ctic A !
*niciar Excel en el documento #ue Excel abre automticamente comen'ar con lo siguiente9. !uscar el archivo 1or rio en el disco : O (. Heali'ar los siguientes ejercicio. ,ara ello realice los siguientes pasoso o o o 7tili'ar autollenado para los d6as de la semana "justar el tama?o de la celda #ue sea necesario &opiar los datos *ngles y !iolog6a. Iarle el nombre a la hoja de .orario de clases

:. La hoja ( asignarle el nombre de &uadro de ventas. 1. En este ejercicio trabajaremos con formato paraA7*st r texto colocar colores a la .*ente G line cin 0 ti+o de .*enteB colore r tr m 0 &ordes. Heali'ar operaciones sencillas con la barra de herramientas tales como A*tos*m B 0 trabajar con 9*nciones

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Gua de Excel 9=NCIONES

7na .*ncin es *n .rm*l +rede.inid +or Excel2000 #ue opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado #ue aparecer directamente en la celda introducida. La sint xis de cual#uier funcin esHnombreI.*ncinG r,*mento1J r,*mento2J)))J r,*mentoN) 4iguen las siguientes reglas1) 4i la funcin va al comien'o de una frmula debe empe'ar por el signo C. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre par$ntesis. Eo dejes espacios antes o despu$s de cada par$ntesis. !) Los argumentos pueden ser valores constantes =n%mero o texto>, frmulas o funciones. @) Los argumentos deben de separarse por 3+3. Ejemplos- =SUMA(A1:C8) El operador 3-3 nos identifica un rango de celdas, as6 "9-&P indica todas las celdas incluidas entre la celda "9 y la &P, as6 la funcin anterior ser6a e#uivalente a=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+ 1+ 2+ 3+ 4+ 5+ 6+ 7+ 8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+ C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utili'ar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo- =SUMA(A1: 4)!SUMA(C1:"4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo #ue reali'an. "s6 hay funciones matemticas y trigonom$tricas, estad6sticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de b%s#ueda y referencia y de informacin. 7na funcin como cual#uier dato se +*ede escribir direct mente en l celd , +ero Excel())) dis+one de una ayuda o sistente para utili'arlas, y as6 nos resultar ms fcil trabajar con ellas. 4i #ueremos introducir una funcin en una celda1 4ituarse en la celda donde #ueremos introducir la funcin. 2 4eleccionar el men% Insert r. ! Elegir la opcin 9*ncin))) G bien, hacer clic sobre el botn barra de herramientas. de la

"parecer el cuadro de dilogo de la derecha. @ En el recuadro C te,orF de l .*ncin tendremos #ue elegir a #u$ categor6a pertenece nuestra funcin.

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4i no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. C En el recuadro Nombre de l .*ncin hay #ue elegir la funcin #ue deseamos haciendo clic sobre $sta. Gbserva como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de $sta. El botn informacin. D .acer clic sobre el botn Ace+t r. Fusto por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de la derecha. En nuestro caso se eligi la funcin 47M". K En el recuadro N(mero1 hay #ue indicar el primer argumento #ue generalmente ser una celda o rango de celdas tipo "9-!1. ,ara ello, hacer clic sobre le botn para #ue el cuadro se haga ms pe#ue?o y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla IN$RO para volver al cuadro de dilogo. L En el recuadro N(mero2 habr #ue indicar cul ser el segundo argumento. 4lo en caso de #ue existiera. 4i introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as6 sucesivamente. M &uando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Ace+t r. En la barra de herramientas existe el botn "utosuma 47M" de forma ms rpida #ue nos permite reali'ar la funcin nos proporcionar ms

CON9I-=RACINN DE =NA 1O;A "ntes de reali'ar la impresin de documentos es necesaria la configuracin de la hoja. ,ara activar est opcino o o Iespliegue el men% "rchivo y seleccione la opcin Con.i,*r r +,in ))) 4e presentar el cuadro de dialogo Con.i,*r r +,in ) El cuadro de dialogo configurar esta compuesta por 1 fichas.

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Las opciones de Con.i,*r r +,in se aplican a hojas individuales dentro de un libro de trabajo o a una seleccin de hojas. &uando est$ trabajando con un grupo de hojas seleccionadas, cual#uier cambio #ue haga mediante el cuadro de dilogo Con.i,*r r +,in afectar solo a las hojas seleccionadas, los cambios afectar6an slo a las hojas de grficos incluidas en el grupo de hojas seleccionadas. 9IC1A #A-INA O CON9I-=RAR #A-INA ,ermite controlar la orientacin de la pgina durante la impresin, ajustar la escala del documento, el tama?o del papel donde ser impreso y la numeracin de la hoja seleccionada.

9IC1A MAR-ENES O CON9I-=RAR MAR-ENES permite &ontrolar los mrgenes de las pginas =i'#uierdo, derecho, superior e inferior>, los mrgenes de los encabe'ados y los pie de pginas, el centrado vertical u hori'ontal de la hoja de calculo =puede ser ambas maneras>, el rea de muestra presenta la dimensin #ue est cambiando.

9IC1A ENCA&E>ADO E #IE DE #A-INA O 9IC1A ENCA&E>ADOP#IE Esta 0icha controla el encabe'ado y pi$ de pgina de la hoja seleccionada. Los encabe'ados y pies son textos descriptivos #ue se imprimen en la parte superior e inferior de cada pgina. Es posible agregar, eliminar, editar, dar formato, as6 como colocar encabe'ados y pies de pginas y verlos tal como se imprimirn.

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,odr encabe'ados incorporar o encabe'ados seleccionar entre los o pies de pginas personali'ar sus propios y pies de pgina.

9IC1A 1O;A

O CON9I-=RAR #A-INA Esta ficha controla el rea y los t6tulos de impresin en blanco y negro, la calidad del borrador, la impresin de notas de celdas, l6neas de divisin de celdas, encabe'ados de filas y columnas as6 como establecer la forma de imprimir las pginas.

:IS$A #RE%IMINAR
,ara accesar a esta opcin hay dos formas9. 4eleccione el botn :ist +relimin r de l b rr de "err mient s . (. Iesplegar el men% "rchivo :ist +relimin r) Est pgina presenta cada pgina de la manera como se ver impresa. En la barra de estado se encuentran en n%mero de pgina actual y el total de las pginas seleccionadas Otr .orm de cces r l :ist +relimin r es l si,*iente' Elija el comando imprimir. Especifi#ue el rango de impresin en el cuadro @IesdeB y @.astaB, luego elija el botn @,reliminarB. 4i la contiene vista mostrar clculo hoja de calculo un grfico incrustado, la preliminar tanto la hoja de como el grfico.

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" continuacin explicaremos brevemente el uso de cada uno de los botones #ue presenta la ista ,reliminarSi,*iente' 4irve para despla'arse a la prxima pgina Anterior' Hetrocede una pgina en la hoja. >OOM)))' "mplia o reduce la presentacin de la pgina. Im+rimir' Iespliegue el cuadro de dialogo *mprimir para establecer las opciones Con.i,*r r' ,resenta el cuadro de dilogo &onfigurar pgina para definir la configuracin de las pginas. S lto de #,in ' Muestra las hojas los saltos de pginas, los cuales pueden modificarse haciendo clic sobre ellos y arrastrarlos. Cerr r 0 A0*d - El botn Cerr r cierra la ventana ista ,reliminar y regresa a la hoja de calculo. El botn "yuda despliega un cuadro de informacin acerca de las opciones de la ventana :ist #relimin r)

IM#RIMIR'
Iesplegar la opcin *mprimir del Men% archivo 4eleccione el nombre de la impresora a utili'ar =en caso de tener dos o ms impresoras> en la lista desplegable Nombre En el recuadro intervalo de pgina active el botn ,gina en los controles Desde y 1 st seleccione el EQ de pginas a imprimir. "ctive el botn de opcin .oja "ctiva del recuadro Im+rimir) &olo#ue el EQ de copias #ue desea imprimir en el recuadro Co+i s ,ulse el botn "ceptar para dar inicio a la impresin. 4i desea imprimir todas las hojas del libro puede seleccionar el botn imprimir de la barra de herramientas.

CREAR -RA9ICOS
7n ,r.ico es l re+resent cin ,r.ic de los d tos de *n "o7 de clc*lo y . cilit s* inter+ret cin.

Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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" la hora de crear un grfico, Excel())) dispone de un creacin de $ste, de forma #ue nos resulte ms fcil. Los pasos a seguir + r cre r *n ,r.ico son los siguientes1 4eleccione los datos a representar en el grfico. 2 4eleccione el men% Insert r. ! Elige la opcin -r.ico))) 4i esta opcin no aparece, sit%ese primero sobre el botn para ampliar el men%. G bien haga clic sobre el botn Lrfico de la barra de herramientas. sistente #ue nos guiar en la

"parecer el primer paso del asistente para grficos- $I#O DE -RQ9ICO @ Elija un tipo de grfico. Gbserve como existen ms tipos de grficos en la ficha o pesta?a $i+os +erson li3 dos. C 7na ve' elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elija un s*bti+o. 4i no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripcin de $ste. D 4i pulsa sobre el botn #resion r + r ver m*estr y lo mantiene pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico seg%n los datos seleccionados en el paso 9. K En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo, hacer clic sobre el botn deseadoCANCE%AR para no reali'ar el grfico. A$RQS para ir al paso anterior del asistente. 4i estamos en el primer paso este botn aparecer desactivado ya #ue no tiene sentido. SI-=IEN$E para ir al paso siguiente del asistente. 4i estamos en el %ltimo paso, este botn no tendr sentido. 9INA%I>AR para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones #ue tiene por defecto. En caso de elegir el botn 4*L7*EETE, aparecer el segundo paso del asistente- DA$OS DE ORI-EN.

Elaborado por: T.S.U. Marvic D. Prez B.

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Este pasos es el ms importante de todos ya #ue en $l definiremos #u$ datos #ueremos #ue apare'can en el grfico. Iispone de dos fichas o pesta?asL En el recuadro R n,o de d tos aparecer el seleccionado en el primer paso. 4i $ste %ltimo correctamente no tendremos #ue modificarlo, caso contrario, al hacer clic sobre el botn asistente se convertir en una barra ms tal como4elecciona el rango a representar y ha' le botn para volver con el asistente para M 4elecciona la opcin 9il s o Col*mn s dependiendo de cmo estn introducidas en de clculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar parte superior del cuadro de dilogo, una de nuestro grfico. rango se reali' pero en el pe#ue?a clic sobre grficos. la hoja en la muestra

10 .a' clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para grficos.

11 En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en nuestro grfico, nombradas como %erie&, %erie',..., ,ara cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si $ste est en alguna celda de la hoja de clculo ser6a aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utili'ando el botn explicamos en el paso P. del recuadro Nombre, tal como

12 En el recuadro alores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Rstos aparecen seg%n la seleccin reali'ada en el paso P. 1! 4i #uieres a?adir alguna serie de datos, dispones del botn A,re, r. "l utili'arlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos #ue cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 99 y 9(. 1@ 4i lo #ue #uieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs #ue seleccionarla y hacer clic sobre el botn ?*it r. 1C El recuadro Rt*lo del e7e de c te,orF s G8) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. 4i este recuadro est vac6o utili'ar los valores por defecto, es decir, 9,(,:.. ,ara asignarles nombre puedes utili'ar celdas de la hoja de clculo utili'ando el botn =explicado en el paso P> o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Iependiendo del tipo de grfico puede #ue esta opcin var6e. Gbserva la muestra del grfico en la parte superior. 1D .a' clic sobre el botn Si,*iente para seguir con el grfico. "parecer el tercer paso del asistente para grficos- O#CIONES DE -RQ9ICO , #ue consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del grfico. "lgunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico.

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1K En la primera ficha $Ft*los, escribir en el recuadro $Ft*lo del ,r.ico el nombre #ue deseamos #ue apare'ca en la parte superior de $ste. 1L Escribe en el recuadro E7e de c te,orF s el t6tulo #ue le #ueremos asignar al eje de abscisas =S> =eje hori'ontal>. 1M Escribe en el recuadro E7e de v lores el t6tulo #ue le #ueremos asignar al eje de ordenada =T> =eje vertical>. 20 .a' clic sobre la ficha E7e, para seguir con las opciones del grfico. 21 "ctiva el E7e de c te,orF s si deseas #ue se visualice, en nuestro caso, el eje S. 22 Funto con el eje de categor6as podremos especificar la escala utili'ada para ver los rtulos. Estas opciones slo tienen sentido en caso de #ue los rtulos del eje sean fechas. &on la opcin $ategor(a slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos. En cual#uier caso, si elige la opcin )utom*tico, Excel())) tomar la decisin, y generalmente lo hace bien. 2! .a' clic sobre la ficha %Fne s de divisin, para seguir con las opciones del grfico. Las l6neas de divisin son l6neas hori'ontales o verticales #ue ayudan a clarificar la posicin de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las l6neas de divisin principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin principales. Las l6neas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduacin secundarias. 2@ "ctiva o desactiva cual#uiera de los tipos de l6neas del eje de categor6as =S>. 2C "ctiva o desactiva cual#uiera de los tipos de l6neas del eje de valores =T>. 2D .a' clic sobre la ficha %e0end , para seguir con las opciones del grfico. Leneralmente, Excel())) presenta una leyenda en la parte derecha del grfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el grfico. 2K 4i no #ueeres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostr r le0end . 2L 4i la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones- "bajo, Es#uina, "rriba, Ierecha, *'#uierda. .a' clic sobre la ubicacin o posicin deseada. 2M .a' clic sobre la ficha Rt*los de d tos, para seguir con las opciones del grfico. El asistente para grficos permite asociar distintos tipos de rtulos a los marcadores de datos. !0 4elecciona el tipo de rtulo #ue deseas #ue apare'ca junto con los datos en el grfico. !1 En caso de elegir cual#uier opcin distinta de Ninguno, nos permitir activar la casilla $lave de le+enda !unto a r,tulo para #ue apare'ca junto con el rtulo el color de la serie representada. !2 .a' clic sobre la ficha $ bl de d tos, para completar las opciones del grfico. Iependiendo del tipo de grfico #ue se est$ creando, Excel())) puede darte la opcin de incluir una tabla de datos junto con los datos. 7na tabla de datos es una tabla con los valores representados en el grfico. !! "ctivar la casilla Mostr r t bl de d tos si deseamos incluirla junto con el grfico.

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!@ &uando se active la casilla Mostr r t bl de d tos, nos permitir activar o desactivar la casilla Mostr r cl ve de le0end seg%n si se desea visuali'ar o no el color de la serie de datos en la tabla. !C .a' clic sobre el botn Si,*iente para completar el asistente para grficos. "parecer el cuarto y %ltimo paso del asistente para grfico- =&ICACINN DE% -RQ9ICO, #ue nos permitir elegir si deseamos el grfico junto con los datos de la hoja de clculo, o como otra hoja independiente. !D .a' clic sobre la opcin En *n "o7 n*ev si deseamos #ue nuestro grfico apare'ca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. " continuacin podrs especificar cmo deseas #ue se llame la nueva hoja. G bien, ha' clic en la opcin Como ob7eto en si deseas #ue nuestro grfico apare'ca junto con los datos de la hoja de clculo. 4e puede elegir en #u$ hoja situarlo. !K .a' clic sobre el botn 9in li3 r para terminar el grfico. 4i has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de clculo, Excel())) crea el grfico en una posicin y con un tama?o predeterminados, no te preocupes ya #ue a continuacin te explicamos cmo modificar dichas opciones. "dems el grfico aparecer remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada es#uina y punto medio de cada borde. Esto nos indica #ue el grfico est seleccionado. 4i no lo estuviese, para seleccionar cual#uier grfico, basta con hacer clic sobre $l.

Modi.ic r l +osicin 0 el t m <o de *n ,r.ico

,ara c mbi r de +osicin *n ,r.ico dentro de una hoja de clculo1 4elecciona el grfico. 2 4itua el puntero del ratn sobre el grfico. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca #ue apunta hacia la i'#uierda. ! ,ulsa el botn del ratn y manteni$ndolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el grfico. @ 4uelta el botn del ratn. ,ara c mbi r el t m <o de *n ,r.ico1 4elecciona el grfico. 2 4itua el puntero del ratn sobre cual#uiera de los indicadores alrededor del cuadro del grfico =como si se deseara cambiar de tama?o una ventana>. El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. ! ,ulsa el botn del ratn y manteni$ndolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada. 4i deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mant$n pulsada la tecla C$R% o MAE=S. @ 4uelta el botn del ratn.

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#r ctic A @
&on ayuda del *nstructor realice el siguiente grfico 9. La siguiente tabla contiene los datos necesarios para el grafico. "bra el Excel y tipee lo siguiente ,oblacin por Estado =Eegrita, May%scula> Est do 1MK0

1ML0

1MM0

Distrito Federal Carabobo Lara Zulia

1.500.000 900.000 800.000 850.000

1.900.000 1.200.000 1.100.000 1.150.000

2.500.000 1.400.000 1.300.000 1.350.000

(. Heali'ar el grfico con respecto a este mostrando todos los datos.

#r ctic A C
9. "brir Excel y grabar en el Iisco : O el archivo con el nombre Lapso ***8())9. (. &olocar a la .oja 9 el nombre de Eotas :. .acer el formato correspondiente y las formulas respectivas a cada alumno de su clase para calcular su nota definitiva 1. En la .oja ( Henombrarla como Hepetitiva ;. &olocar los alumnos y reali'ar la formula correspondiente para saber #uienes de ellos tendrn derecho a Hepetir Examen. <. ,or %ltimo calcular el promedio de notas y hacer el grafico. U. &onfigurar cada una de las pginas P. Luardar y &errar.

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#r ctic A D
Heali'ar la siguiente nomina

#$"US%&#AS '($()*$A+AS $*M#$A "( (MP+(A"*S

Nombre del Em+le do Luis Hui' Fos $ ,$re' &arlos Mende' Hosa 0lores &aridad Lpe' Ianiel Hojas Ielia Mar6n Migujel Lme' Ced*l 1.;PV.91U P.(<;.;PV 9).9(;.1;P 99.9(:.)(; )V.))).1;P )V.<(;.(1; )<.1().)): 9(.)(;.))9 C r,o Gficinista Gficinista Gficinista &ajera &ajera "ux. &ontabilidad 4ecretaria Fefe de entas S*eldo & se 9()))).)) 9()))).)) 9()))).)) 9))))).)) 9))))).)) 9:;))).)) P)))).)) 91)))).)) Asi,n ciones &onos 1)Ext) Otros ;))).)) :))).)) 9))).)) 12M000)00 ;))).)) ).)) 9))).)) 12D000)00 ;))).)) ).)) 9))).)) 12D000)00 ;;)).)) <<<(.)) (;)).)) 11@DD2)00 ;;)).)) ).)) (;)).)) 10L000)00 <))).)) 9())).)) :))).)) 1CD000)00 ;))).)) ).)) :))).)) LL000)00 <))).)) ;))).)) :))).)) 1C@000)00 $ot l Asi, Ded*ciones $ot l Ded*c) 2R 1)D0R :)V<.)) :)(1.)) :)(1.)) (U;9.PV (;V(.)) :U11.)) (99(.)) :<V<.)) ()<1.)) ()9<.)) ()9<.)) 9P:1.;V 9U(P.)) (1V<.)) 91)P.)) (1<1.)) C1D0)00 C0@0)00 C0@0)00 @CLD)@L @!20)00 D2@0)00 !C20)00 D1D0)00 $ot l Cobr r 12!L@0)00 120MD0)00 120MD0)00 1100KC)C2 10!DL0)00 1@MKD0)00 L@@L0)00 1@KL@0)00

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