LA INEFICIENCIA E INEFICACIA EN EL MANEJO DE LOS PROCESOS E INFORMACIN ENTRE CADA DEPARTAMENTO DEL AREA ADMINISTRATIVA DEL HOSPITAL SANTANDER

HERRERA

ANGEL JOSE CARRILLO CABARCAS COD: 2007222012 PRACTICANTE

CESAR AUGUSTO ATENCIO GARCA TUTOR

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y ECONOMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS SANTA MARTA 2012

INTRODUCCION

La empresa social del estado Hospital Santander Herrera de Pivijay Magdalena se caracteriza por ser la nica institucin de la regin capaz de brindar servicios de salud adecuados gracias a que cuenta con una excelente planta f sica! un avanzado nivel tecnolgico! y personal capacitado! "ec"o que genera un incremento en la demanda de los servicios! y conjuntamente un flujo de informacin directamente proporcional al crecimiento de la cobertura! por lo que cada uno de los departamentos con los que cuenta esta institucin se ven obligados a dar el mejor manejo posible a los procedimientos e informacin para formar bases reales que permitan una toma de decisiones acertadas# Hace varios a$os la empresa viene manejando los procesos e informacin de una forma indebida! ya que no se tienen en cuenta los manuales de procedimientos! lo que en s ntesis nos da como resultado malos manejos administrativos e inconsistencias las cuales generan grandes obst%culos en la consecucin de los objetivos# Por lo dic"o anteriormente se "ace necesario que el ente tome decisiones prontamente para que no "aya ineficiencia e ineficacia departamento en conjunto trabaje como un sistema# y que cada

OBJETIVO GENERAL

&arantizar la eficiencia y eficacia en el manejo de los procesos e informacin entre los departamentos para un mejor funcionamiento! buscando conseguir las metas organizacionales#

OBJETIVOS ESPECIFICOS 'mplementar el manejo de soft(are para el buen manejo de la informacin# )apacitar al personal para as tener un mejor manejo en la operacin de las actividades# &enerar un mejor clima organizacional para facilitar el trabajo y as lograr objetivos medi%ticos#

JUSTIFICACION *s de vital importancia que las instituciones tengan un sistema adecuado en cuanto al manejo de los procesos e informacin! debido a que con la consecucin de los objetivos a corto plazo se ira consolidando la labor de la empresa! y as estaremos encarrilados en la consecucin de la misin y la visin# )omo se dijo anteriormente el Hospital Santander Herrera "a venido experimentando incrementos en la demanda de sus servicios a la comunidad! aumento sustanciales en las transacciones y por ende mas complejidad en el flujo de los procesos e informacin# Por tal razn se ve la necesidad que el "ospital santander "errera adopte sistemas adecuados que le permitan un mejor manejo de los procesos e informacin colocando en pr%ctica el conducto regular# Se deduce entonces que una de las formas que permiten optimizar el trabajo es la capacitacin al personal! mejorar el clima organizacional y adoptar buenos sistemas de informacin#

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

INFORMACION GENERAL ACTIVIDAD ECONOMICA E.S.E. HOSPITAL SANTANDER HERRERA, es una *mpresa Social del *stado cuya actividad es la Prestacin de los Servicios de Salud# RA ON SOCIAL: E.S.E HOSPITAL ANTANDER HERRERA Y N!. NIT "1#.002.02$%& SEGURIDAD SOCIAL: A.R.P. COLMENA CLASE Y GRADO DE RIESGO: III LOCALI ACION: )on domicilio en la C'(() 1& N* 12 + &, del Municipio de Pivijay + Magdalena ,el-fonos &1$700- + &1$711$ F'. Sucursales NO

M/0/12 D) L' E345)0'

Somos una *mpresa Social del *stado de segundo nivel de atencin que brinda servicios de salud con calidad! eficiencia! con un recurso "umano c%lido! calificado y con experiencia. utilizando tecnolog a apropiada! para contribuir al desarrollo social y mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad del municipio de Pivijay y su %rea de influencia#

V/0/12 D) L' E345)0' Seremos una *mpresa l der! capaz de responder a las necesidades de salud de los usuarios! con un talento "umano comprometido! din%mico y eficiente. articulados a una biotecnolog a moderna que garantice una posicin privilegiada en el mercado! un crecimiento continuo! logrando una rentabilidad econmica y social#

O56'2/65'3' D) L' E345)0'

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA Comit Tcnico Cientfico Jurdica

Comit Control Interno

Control Interno

Comit Salud Ocupacional

laneacion ! "ercadeo

SU#GRENCIA

CIENTI'ICA Comit )tica "dica Comit Infeccione$ *o$pitalaria$ *i$toria$ Clnica$ Comit de U$uario$ Comit de compra$

AD"INISTRATIVA Comit de facturaci%n Apo!o lo&$tico

Atenci%n al U$uario Recur$o$ 'inanciero$ Admi$ione$ Ser(icio$ A$i$tenciale$ Conta+ilidad Co$to$ ! re$upue$to 'acturaci%n Ur&encia$ Internacion ! Ciru&a Te$orera Recur$o$ *umano$ Nomina Si$tema$ de Informaci%n Ser(icio$ Admini$trati(o$

Am+ulatorio$

E$peciali,ado$ ! complementario$ Atenci%n ! Apo!o ro&- Salud .+lica ! Vi&- Epidemiol%&ica Apo!o Dia&no$tico

Recur$o$ #0$ico$ /a+oratorio Clnico Ima&inolo&a Eco&rafa 'i$ioterapia Cocina

/a(andera

Apo!o Teraputico

A$eo

Atenci%n admini$trati(a al u$uario

Nutrici%n

R)0)7' H/0815/9'

*l Hospital Santander Herrera de Pivijay! creado mediante /rdenanza 0o# 123 de julio de 4563! reglamentada por el 7ecreto 0o# 128 de febrero de 4566! logro que se dio gracias a la gestin realizada por el 7octor Heriberto Pabon 9am rez diputado del 7epartamento! quien gestion el proyecto para la construccin del Hospital! m-dico oriundo del H/9/<)/=# *l ,erreno donde "oy se encuentra ubicada la *#S#*# fue de Salvador P-rez! el municipio lo compro por la suma de >?81 pesos la "ect%rea! inicialmente la construccin la conformo un bloque en forma de @! dos pabellonesA Hospitalizacin BMedicina 'nterna! )irug aC y tres consultorios donde se prestaban los servicios b%sicos# *n los a$os 45D4! 45D6! 4528! se construyeron los pabellones de Maternidad! Pediatr a! )onsulta *xterna e infecto + contagioso# *n 4554 segn 7ecreto 465 es clasificado como entidad de segundo nivel de atencin# *n 455D segn 7ecreto ?52 es transformado en :*MP9*S; S/)';L 7*L *S,;7/ H/SP',;L S;0,;07*9 H*99*9;=# *n noviembre de ?11? se inicio la construccin y ampliacin de la )onsulta *xterna y ;poyo 7iagnostico! se doto con moderna silleter a y equipos biom-dicos acorde con los requisitos exigidos! la cual fue puesta en funcionamiento en junio de ?113! el 48 de agosto se inaugura la sede administrativa :E*7*9')/ S*F*9'0'=! en este mismo mes se inici la ampliacin y remodelacin de las %reas de Pediatr a que incluye la @nidad de )uidados 'ntermedios 0eonatales! y la @nidad de Servicios G%sicos Bcocina y lavander aC los cuales fueron inaugurados el 31 de diciembre de ?113! siendo &erente de la *#S#*# el 7octor 9/G*9,/ );MP/ S*F*9'0' y Secretaria de Salud 7epartamental la doctora ;0; L@)'L; H*99*9; 9/H;S en el ?11? + ?113# *l ?8 de enero de ?118 se inicio la ampliacin y remodelacin del %rea *l nombre le fue asignado en "onor al primer de Pivijay! :S;0,;07*9 H*99*9; municipio

Iuirrgica y Hospitalizacin y la @nidad de )uidados 'ntermedios! el cual se puso en funcionamiento el 2 de noviembre de ?118 y en este mismo mes y a$o se inicio la construccin del )uarto Er o! todos estos logros se dieron gracias a la gestin del doctor 9/G*9,/ );MP/ S*F*9'0' &erente de *#S#*#! con el apoyo incondicional de todos los trabajadores de la empresa con el objeto de ampliar las coberturas de atencin! cumplir con los est%ndares de calidad definidos en el 7ecreto ?315 de ?11?! mejorar la oportunidad y eficiencia de atencin de los servicios ofertados por la *mpresa# ;ctualmente es una 'PS pblica descentralizada del /rden 7epartamental con capacidad instalada de 61 camas! dotada de personer a jur dica! patrimonio propio y autonom a administrativa! adscrita a la Secretaria de 7esarrollo de la Salud del 7epartamento del Magdalena e integrante del Sistema de &eneral de Seguridad Social en Salud! sometida al r-gimen jur dico previsto en el capitulo '''! ;rt culo 456! 458 y 45D de la Ley 411 de 4553# La direccin de la :*mpresa Social 7el *stado "ospital Santander "errera= estar% a cargo de una junta directiva y un gerente o director# La junta directiva consta de seis miembros Bel gobernador o su delegado! el jefe de la direccin seccional de salud del magdalena! un representante del estamento cient fico de la institucin! un representante del estamento cient fico de la localidad y dos representantes de la comunidadC# J Las personas que se vinculen a la empresa tendr%n el car%cter de empleados pblicos o trabajadores oficiales#

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS *n el %rea que estoy trabajando se encuentra el %rea tesorer a cuyas actividades distintivas sonA Se lleva el libro de presupuesto# Se "acen las distintas solicitudes de disponibilidad presupuestal# Se dan las certificaciones de disponibilidad presupuestal# Se "ace el registro presupuestal# Se realizan las distintas adiciones presupuestales# Se realizan los traslados presupuestales# Se realizan los distintos pagos# Se llevan los comprobantes de egreso en forma consecutiva# Se tiene un registro de las cuentas por pagar# Se llevan los libros contables# de presupuesto y

DIAGNOSTICO 7esde mi llegada a la empresa y mas espec ficamente al %rea financiera not- que muc"as veces los funcionarios lanzaban expresiones como :esto no me corresponde a mi= lo cual me causo sorpresa# Por otro lado tambi-n llegaban al departamento algunos documentos que no eran requeridos! por lo que llegue a la conclusin que el manejo de los procesos e informacin de los departamentos con el %rea financiera no son eficientes ni eficaces! ya que no se tienen en cuenta los manuales de procedimiento con lo cual constantemente se notaban atrasos y discusiones lo que conlleva a un mal funcionamiento de la entidad y sus efectos son reflejados en las inconsistencias de la informacin! malos manejos administrativos produciendo as la mala toma de decisiones# *n esta empresa del estado no "ay trabajo en equipo por lo que "ay un mal clima organizacional. eso es causal importante para que la informacin y los procesos no sean llevados a cabo! al igual que no "ay un sentido de pertenencia "acia la institucin#

P5!4:)08' Mejorar el manejo de la informacin y los procesos entre los departamentos! mas espec ficamente con el %rea financiera para as ser mas eficientes y eficaces para la toma de decisiones# P('2 ;) '99/12: MESES E2)5! ACTIVIDADES
Hacer acuerdos con la alcald a y la gobernacin para despolitizar la salud y as evitar malos manejos 9evisar los planes de cargos para que as los sueldos sean fijados de una forma justa y cada persona este en el puesto que le corresponda 7ar a conocer en forma clara y precisa las funciones de cada quien Hacer actividades de integracin grupal para mejorar el trabajo en equipo Promover el sentido de pertenencia! para que los trabajadores cuiden y quieran lo que "acen Guscar "erramientas tecnolgicas para un mejor manejo de la informacin! tales como soft(are! servicio de internet etc# )apacitar al personal para estar actualizado

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