INTRODUCCIN - EXCEL 2007

Qu vamos a aprender en este captulo...

Introduccin

Introduccin

Introduccin

Bienvenido al curso de Excel 2007, el programa de clculo de Microsoft Office que le permitir realizar trabajos tales como el clculo de operaciones matemticas, la creacin de listas, la ordenacin de datos, la generacin de presupuestos o la representacin grfica de resultados. Adems, Excel, con su amplitud de caractersticas y opciones, le ayuda a aportar a sus trabajos un resultado muy profesional.

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A lo largo de este curso podr familiarizarse con la ventana de Excel 2007, aprender el uso de las diferentes fichas, grupos y comandos que contiene, y aprovechar las utilidades ms relevantes del programa.

En este curso usted acompaar a Silvia, Daniel y Paula, miembros de Todo Envo, en su aprendizaje para integrar Microsoft Excel 2007 a su trabajo diario. En algunas ocasiones, deber ayudarles a resolver pequeos ejercicios prcticos que implican la utilizacin del programa.

Este curso est dividido en lecciones que recogen las distintas reas de aprendizaje. Siempre que inicie una leccin acceder a una breve introduccin sobre los contenidos que se van a estudiar en ella. Asimismo, en las lecciones se le propondrn diferentes ejercicios para ejercitar las destrezas adquiridas. Al trmino de cada leccin, podr ver un resumen de los aspectos ms relevantes a recordar. El curso le permite practicar en el programa real. Por este motivo es aconsejable que mantenga abierta, junto a la ventana tutorial, su ventana de Excel.

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A lo largo del curso trabajar con documentos preparados para facilitar su aprendizaje. Son los ejercicios y prcticas del curso, que le ayudarn a asimilar mejor los contenidos tratados. En distintos momentos durante el curso, se le preguntar si desea descargar un archivo concreto, para que pueda decidir la ubicacin de descarga. Seleccione aquella ruta de descarga que le sea ms sencillo recordar.

Puede percibir pequeas diferencias entre la ventana de Excel utilizada en el curso y la de su propio programa. No se preocupe. Esto es debido a que el curso utiliza la configuracin estndar de la aplicacin, que puede diferir de la suya. Asimismo, este curso est basado en Microsoft Office 2007 sobre Windows Vista. Aunque su sistema operativo sea otro, como 2003 o XP, no le impedir realizar un correcto seguimiento del curso.

Notas

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PRIMEROS PASOS CON EXCEL 2007

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin La ventana de Excel El trabajo con libros Las hojas de clculo Resumen

Introduccin

Primeros pasos con Excel 2007

A lo largo de esta leccin usted podr familiarizarse con la ventana de Excel 2007, conocer las utilidades bsicas del trabajo con libros, y se aproximar al trabajo con hojas de clculo.

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Silvia, Paula y Daniel, empleados de Todo Envo, estn convencidos de que gran parte de sus tareas pueden verse simplificadas utilizando Excel 2007 para optimizar su trabajo. Por ello, quieren empezar a explorar las posibilidades del programa. Les acompaamos?

La ventana de Excel

Vamos a empezar abriendo Excel 2007. Para ello, pulse sobre el botn Inicio, situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. En el men desplegable, seleccione Todos los programas. A continuacin haga clic sobre la carpeta Microsoft Office, y seleccione Microsoft Office Excel 2007.

Ya que Excel ser nuestra herramienta bsica de trabajo durante este curso, puede resultarle til aadirla al inicio rpido. Repita los pasos anteriores: Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Excel 2007, y haga clic con el botn derecho sobre el nombre del programa. En el men desplegable, seleccione la opcin Agregar a inicio rpido. A partir de ahora podr abrir Excel con un simple clic, desplegando el men de Inicio rpido en la zona inferior izquierda de su pantalla.

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Al iniciar Excel, se abre un libro en blanco. En la parte superior se encuentra ubicada la barra de ttulo. Por defecto, Excel asigna un nmero consecutivo a cada uno de los libros en blanco que vaya abriendo, hasta que los renombre y guarde. Cuando de un nombre a su libro, este quedar reflejado en la barra de ttulo. En su lado derecho estn situados los botones que nos permitirn minimizar, maximizar o cerrar Excel 2007.

En la esquina superior izquierda encontramos el botn de Office, que concentra las opciones de administracin del archivo de trabajo. Las opciones de men recogidas en su lateral izquierdo afectan al archivo sobre el que est trabajando de manera global, tratndolo como un todo. Los dos botones situados en la zona inferior derecha le permiten acceder a las opciones de Excel y salir del programa.

Tambin en la parte superior de la pantalla encontramos la barra de herramientas de acceso rpido, que le permite tener accesibles los botones que ms utilice. Para aadir un botn a esta barra, despliegue su men y seleccione la opcin Ms comandos. Esta opcin abre el cuadro de dilogo Opciones de Excel, que le permite agregar las opciones que desee, y decidir su colocacin con los botones subir y bajar. Una vez definidos los cambios, haga clic en Aceptar.

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Bajo la barra de ttulo est la Cinta de opciones, que organiza en fichas las principales opciones del programa. Pulsando sobre los nombres de las distintas fichas accedemos a cada una de ellas. Asimismo, la ficha en primer plano cambia automticamente para mostrar las opciones relacionadas con el elemento que tengamos seleccionado en cada caso. Para ampliar el rea de trabajo, puede plegar la cinta de opciones haciendo doble clic sobre cualquiera de las fichas.

Las fichas de la cinta de opciones se encuentran compartimentadas en grupos, que, a su vez, renen los comandos especficos relacionados con un mismo tipo de trabajo especfico. As, por ejemplo, la ficha Frmulas recoge en su Grupo Biblioteca de Funciones los principales comandos que se relacionan con el trabajo con Funciones.

Algunos grupos contienen ms comandos de los que muestran en un primer vistazo. Para despejar el rea de trabajo, Excel los mantiene plegados hasta que el usuario decida utilizarlos. Para ello, simplemente debe pulsar en el iniciador de cuadros de dilogo situado en la esquina inferior derecha del grupo que desee expandir y acceder a los comandos que amplan las opciones que desee realizar.

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Situadas en los laterales derecho e inferior del rea de trabajo, al mover las barras de desplazamiento con el ratn o hacer clic en los tringulos, permiten visualizar distintas zonas del documento, lo que es muy til cuando manejamos hojas de clculo formadas por un gran nmero de datos. Tambin en este tipo de hojas de clculo resulta muy til el Zoom, para acercar o alejar la cuadrcula de celdas segn lo necesite.

La barra de frmulas le permite introducir datos en las celdas. A su izquierda estn situados los botones Cancelar, Validar e Insertar funcin. Este ltimo le facilitar el acceso al cuadro de dilogo con el mismo nombre, en el que se encuentran recogidas las principales funciones de clculo de Excel. Tambin puede acceder a este cuadro de dilogo desde el comando Insertar funcin, en la ficha frmulas.

Situada en la parte inferior izquierda de la pantalla, la barra de etiquetas muestra las hojas de clculo que componen el libro de Excel. Pulsando sobre cada etiqueta cambiamos de una a otra. En la parte izquierda de la barra de etiquetas estn ubicados los controladores de desplazamiento, para movernos por las etiquetas. De izquierda a derecha, nos permiten ver: el libro desde la hoja 1, la hoja anterior a la que est visualizada, la hoja posterior y las ltimas hojas.

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El trabajo con libros

Cuando iniciamos Excel, de manera automtica se nos presenta un libro en blanco compuesto por tres hojas de clculo, como las pginas de un libro fsico. Si quiere crear un nuevo libro sin necesidad de abrir de nuevo el programa, pulse sobre el botn de Office, seleccione la opcin Nuevo y, dentro de ella, elija la opcin Libro en blanco.

Si lo que necesita es abrir un libro que ya tiene en su ordenador, por ejemplo, uno de los ejercicios de este curso, el procedimiento es similar. Haga clic sobre el botn de Office, y de nuevo clic sobre Abrir. En el cuadro de dilogo, indique la ruta en la que se encuentra el libro al que desea acceder y haga doble clic sobre l. Ya se encuentra en el libro deseado. Recuerde este paso cuando necesite abrir un ejercicio!

Normalmente necesitar guardar sus libros de trabajo para retomarlos con posterioridad, introducir cambios, etctera. Para ello, haga clic en el botn de Office, y en el men desplegable seleccione la opcin Guardar. Con ello, sobrescribe el archivo inicial, introduciendo en l los ltimos cambios realizados. Puede conseguir este mismo resultado pulsando el botn guardar de la barra de herramientas de acceso rpido.

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Existe tambin la posibilidad de guardar una copia de su archivo, para conservar el original. Para ello haga clic en el botn de Office y seleccione la opcin Guardar como. El desplegable de esta opcin recoge los formatos ms comunes para guardar su libro: libro de Excel, libro habilitado para macros, libro binario o libro compatible para las versiones de la 97 a la 2003. Recuerde guardar sus libros en modo compatible si necesita compartirlos con personas que tengan versiones anteriores de Office.

Haciendo doble clic en la opcin Guardar como, acceder al cuadro de dilogo que le permite elegir tanto el nombre del archivo como su tipo, ruta y carpeta donde lo queramos guardar. En la parte superior se encuentran unos mens y botones que le facilitarn el trabajo: Organizar, para tomar decisiones que afectan a las carpetas. Vistas para elegir la forma en que se muestren los archivos. Nueva carpeta, por si desea guardar su archivo en una nueva carpeta.

Cuando haya finalizado su trabajo, cierre el libro pulsando el botn Office y seleccionando la opcin Cerrar. Si quedan cambios sin guardar, Excel le preguntar si desea guardarlos. Si pulsa el botn Si, guardar los ltimos cambios, el botn No cerrara el libro sin guardar los ltimos cambios y el botn Cancelar le devolver al archivo sin cerrar el programa. Recuerde, estas acciones afectarn al libro sobre el que est trabajando, pero no cerrarn el programa. El resultado es el mismo que pulsar el botn Cerrar de la barra de men.

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Para cerrar Excel, simplemente haga clic sobre el botn Cerrar de la barra de ttulo. Otra opcin es pulsar el botn Salir de Excel que se encuentra en el men del botn de Office. En ambos casos, Excel le preguntar si desea guardar los cambios realizados, en el caso de que quede alguno pendiente de guardar.

En algunos casos puede ser necesario proteger el libro mediante contraseas. Las ms comunes son la contrasea de apertura, que permite controlar el acceso al archivo a las personas que la conozcan, y la contrasea de escritura, que permite el acceso al libro en modo lectura, pero limita la realizacin de cambios a las personas que introduzcan la contrasea correcta.

Para introducir una contrasea de apertura, haga clic sobre el botn de Office, seleccione Guardar como, y despliegue el men del botn Herramientas. Haga clic sobre Opciones generales, y en el campo Contrasea de apertura, escriba la contrasea que desee. Haga clic en Aceptar. Excel le pedir que escriba de nuevo la contrasea antes de aplicarla al archivo. Cada vez que alguien intente abrir el archivo, Excel le pedir la contrasea como paso previo a su apertura.

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Para introducir una contrasea de escritura, haga clic sobre el botn de Office, seleccione Guardar como, y despliegue el men del botn Herramientas. Haga clic sobre Opciones generales, y en el campo contrasea de escritura, escriba la que desee. Haga clic en Aceptar. Excel le pedir que repita la contrasea antes de aplicarla. En este caso, la proteccin se hace patente en la forma de apertura del libro: si conoce la contrasea, podr acceder normalmente, en caso contrario, slo podr abrirlo en modo lectura.

Pero cmo quitar una contrasea que hayamos puesto anteriormente? Para ello, simplemente hay que repetir el proceso y borrar la contrasea del campo correspondiente. Haga clic en el botn de Office, de nuevo clic en la opcin Guardar como, despliegue las opciones del men herramientas, y haga clic en opciones generales. Borre la contrasea que est escrita y haga clic en Aceptar. La contrasea habr quedado anulada.

Cuando creamos un libro, puede resultar muy til asignar valores a sus propiedades, para facilitar su bsqueda e identificacin posterior a otras personas que tengan que trabajar o consultar sus libros. Esta informacin adicional recibe el nombre de propiedades del archivo, y contiene datos especficos relativos al archivo de trabajo. Cada categora de informacin recibe el nombre de propiedad.

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Para establecer valores a las propiedades de su libro, haga clic en el botn de Office, seale la opcin Preparar, y haga clic sobre Propiedades. El panel estndar de las Propiedades del documento le permite introducir informacin especfica sobre el autor, ttulo, asunto, palabras clave, categora y estado del libro. Adems, podr introducir en el campo Comentarios todas aquellas anotaciones que considere oportunas.

Las hojas de clculo

Por defecto, cuando iniciamos Excel, el nuevo libro se abre con tres hojas de clculo. En la barra de etiquetas vemos representada cada una de estas hojas en una ficha o pestaa. Para pasar de una hoja a otra, simplemente debe hacer clic en la hoja que quiera visualizar.

Las opciones de trabajo con hojas de clculo se encuentran recogidas en el men contextual, al que se accede haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la ficha que desee modificar. Esta accin abre el men contextual con los comandos relacionados con la barra de etiquetas. Con la ayuda de este men, puede insertar y eliminar hojas, moverlas o cambiar su nombre.

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Veamos ahora cmo cambiar el nombre a una hoja de clculo. Para ello, abra el ejercicio Hojas de Clculo. Site el cursor sobre la ficha Listado reas, y haga clic con el botn derecho. En el men contextual que se ha abierto, seleccione la opcin Cambiar nombre. Ahora escriba el nuevo nombre directamente, por ejemplo, reas de Negocio, y pulse Enter. Compruebe el resultado: el nombre de la hoja ha cambiado.

Probemos ahora a modificar el color de la etiqueta, para destacarla sobre las dems. Pulsando con el botn derecho sobre nuestra hoja reas de Negocio, y seleccionando la opcin Color de etiqueta, accedemos a la galera de colores disponibles. La opcin Ms colores le permite ampliar la paleta de colores, y elegir entre colores estndar o personalizados. Explore las posibilidades y escoja el color que prefiera.

El men contextual de la barra de etiquetas le da la opcin de eliminar aquellas hojas que ya no necesite, aunque tambin puede tomar la decisin de ocultarlas, para despejar el rea de trabajo salvaguardando la informacin. Para ello, seleccione en el men contextual la opcin Ocultar. Cuando desee recuperar esa hoja, slo debe seleccionar en el men contextual la opcin Mostrar. Si hay ms de una hoja oculta, podr decidir cul de ellas quiere mostrar.

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Excel le ofrece la posibilidad de insertar nuevas hojas en su libro de clculo con un simple clic de ratn. Vamos a insertar una nueva hoja en nuestro ejercicio. Para ello, haga clic en el botn Insertar hoja de clculo, situado en el margen derecho de la barra de etiquetas. Tambin puede insertar una nueva hoja desde el men contextual, seleccionando la opcin Insertar, y en el cuadro de dilogo, haciendo clic sobre Hoja de clculo. Pruebe ambas formas, hasta que el ejercicio tenga cuatro hojas.

La forma ms sencilla y rpida de cambiar la ubicacin de las hojas en la barra de etiquetas es pinchar sobre la hoja que desee desplazar y arrastrarla hasta el lugar elegido. As de sencillo! Vamos a probarlo, arrastre la hoja reas de Negocio al ltimo lugar.

En ocasiones, puede encontrarse trabajando con un libro que integre numerosas hojas. Para facilitar la visualizacin, puede desplegar la Lista de hojas, pulsando con el botn derecho sobre los controles de desplazamiento, junto a la barra de etiquetas. En esta lista podr ver todas las hojas que contiene el libro. Slo tiene que seleccionar aquella a la que quiera ir.

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Abra un nuevo libro. Ahora imagine que est trabajando con un libro en el que cada hoja representa un da de la semana. En este caso, usted decide qu parte de las fichas y de la barra de desplazamiento debe quedar a la vista. Para ello, site el puntero del ratn sobre la barra de divisin de etiquetas. Cuando el puntero del ratn cambie de forma, pinche y arrastre hacia la derecha o hacia la izquierda, dependiendo de la zona de visin que desee ampliar.

Las hojas de clculo se dividen en filas y columnas, que forman la cuadrcula. Las columnas tienen un ttulo alfabtico en su parte superior que va desde la A a la Z, mientras que las filas tienen un ttulo numrico. Cada una de las intersecciones entre las filas y columnas se denomina celda, y se identifica por la combinacin de la letra y el nmero que indica su posicin en la cuadrcula.

Siempre que inicie un libro de Excel, la primera celda, o celda A1, aparecer contorneada en negro y con el ttulo de su fila y columna resaltado. Es la celda activa, o celda seleccionada. Si seleccionamos con un clic de ratn la celda B2, por ejemplo, sta pasar a ser la nueva celda activa, y su referencia quedar visible en el cuadro de nombres. Por el contrario, si teclea la referencia en el cuadro de nombre y pulsa Enter, la celda activa coincidir con la que haya escrito.

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Resumen
En esta leccin hemos dado los primeros pasos con Excel. Ahora usted es capaz de: Utilizar las principales barras y opciones de Excel 2007. Abrir, guardar y cerrar libros de Excel. Modificar las hojas de clculo.

Notas

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EL ENTORNO DE TRABAJO
Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Acerca del movimiento Trabajar con filas y columnas Trabajar con celdas Resumen

Introduccin

El entorno de trabajo

En esta leccin aprender a controlar el desplazamiento por la hoja de clculo, a trabajar con filas y columnas, y a utilizar las celdas para cumplir con sus objetivos de trabajo.

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Silvia quiere mantener controlada la gestin de Todo Envo mediante pequeas hojas de clculo que le permitan organizar sus datos de un simple vistazo. Pero todava no termina de asimilar esto de las celdas, filas y columnas. Vamos a intentar ayudarla a afianzar sus conocimientos.

Acerca del movimiento

La cuadrcula de Excel est compuesta por un nmero muy elevado de celdas, lo que supone que, al abrir un libro, slo puede ver una parte muy reducida de ella. En ocasiones, los datos que maneje no estarn en la parte visible de la pantalla, y se ver obligado a desplazarse por la hoja para acceder a ellos. Veamos un ejemplo. Abra el ejercicio Trabajando con Excel.

En este ejercicio, la informacin que recoge la cuadrcula excede el campo de visin de la pantalla. Cmo acceder a la informacin que queda oculta al final? Una forma muy sencilla es pulsar en su teclado Avanzar Pgina, para avanzar el espacio correspondiente a una pantalla completa. Si vuelve a pulsar esta tecla, avanzar una pantalla ms. Para retroceder, utilice la opcin inversa: pulse la tecla Retroceder pgina.

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Tambin puede desplazarse utilizando las flechas del teclado, avanzando celda a celda. Site el cursor en la celda de partida, por ejemplo, A1, y pruebe a desplazarse a la derecha, izquierda, abajo y arriba, con la ayuda de las flechas. Sencillo, verdad? Si quiere avanzar ms de una celda, pulse la flecha correspondiente tantos puestos como desee avanzar.

Qu hacer cuando ha avanzado varias pginas y quiere recuperar rpidamente el inicio de la hoja? Para volver a la celda A1, que marca el comienzo de la cuadrcula, slo tiene que pulsar simultneamente las teclas Control e Inicio de su teclado. Ya est de nuevo en el comienzo de su ejercicio.

Para facilitar la visualizacin del documento puede utilizar tambin las barras de desplazamiento, situadas en los laterales derecho e inferior de la pantalla. Para utilizarlas, site el cursor sobre la barra que desee mover, y arrastre hasta la zona que desee visualizar. Al soltar, la pantalla mostrar el lugar indicado.

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En la esquina inferior derecha de su pantalla estn situados los controles de zoom. Si hace un clic sobre Acercar, los elementos representados en la pantalla aumentan un 10%. Un nuevo clic supone un aumento del 20%, y as sucesivamente. Asimismo, cada clic sobre Alejar, supone una reduccin del 10% sobre el tamao de los elementos recogidos en la pantalla. Tambin puede desplazar manualmente el zoom con el control de desplazamiento. Ponga a prueba su pulso!

Trabajar con filas y columnas

Si usted necesita modificar el modo en que se muestran los datos en la pantalla, Excel le ofrece varias posibilidades para facilitar su objetivo. Vamos a explorarlas utilizando el ejercicio Filas y columnas. Abra el ejercicio para comenzar.

Silvia ha elaborado un checklist que recoge las principales tareas de gestin que deben seguirse en cada uno de los proyectos que Todo Envo emprenda. Sin embargo, cada vez que reflexiona sobre ello, se le ocurren nuevas tareas para completar su checklist.

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Silvia quiere aadir un paso previo al Anlisis de calidad, por lo que necesita disponer de una fila en blanco. Para insertar la nueva fila en el orden deseado, debe seleccionar aquella fila a la que quiere anteponer la nueva, haciendo clic en su etiqueta, el campo numrico que la representa. De esta forma, toda la fila ha quedado seleccionada, y aparece resaltada en un tono ms oscuro.

Una vez seleccionada la fila, haga clic en cualquier parte de ella con el botn derecho del ratn. En el men contextual que se ha desplegado, seleccione la opcin Insertar. Ya tiene su nueva fila creada. Fjese en el orden y recuerde: todo nuevo elemento que inserte quedar posicionado antes de la seleccin previa.

Probemos ahora otro mtodo de insercin, utilizando la cinta de opciones. Silvia necesita aadir una nueva columna a su checklist para incorporar un campo de observaciones. Cmo hacerlo?

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Seleccione una de las celdas que est en desee anteponer la nueva columna, Despliegue el men Insertar del grupo Inicio, y haga clic en Insertar columnas de

la columna a la que por ejemplo, E5. Celdas, en la ficha hoja.

Cuando insertamos una fila o columna, aparece el botn de Opciones de insercin. Con l, Excel le facilita la eleccin del formato para la nueva fila o la nueva columna, como en nuestro ejemplo. Haga clic sobre el botn para desplegar su men, que le permitir decidir si dar a la nueva columna el formato de la columna de la izquierda, de la derecha, o borrar el formato. Para nuestro ejercicio, seleccione el mismo formato de la derecha.

Silvia ha decidido no incorporar el campo observaciones, por lo que debe eliminar la columna. Seale alguna de las celdas comprendidas en la columna que desea eliminar, por ejemplo, F5. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, despliegue el men de la opcin Eliminar, y haga clic sobre Eliminar columnas de hoja. Compruebe cmo la columna ha desaparecido.

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Cuando queremos copiar una fila o columna completa, en primer lugar debemos asegurarnos de seleccionar la totalidad de datos que contiene. Para ello, debe hacer clic en su etiqueta, el nmero si es una fila, o la letra, en el caso de las columnas. En este caso, seleccionaremos la fila que contiene el paso Gestin de transporte, haciendo clic en su encabezado.

Una vez hecha la seleccin, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, seleccionamos el botn Copiar. Esta accin tiene los mismos resultados que pulsar en el teclado simultneamente las teclas Control y C. Para pegar la seleccin, seleccione la fila de destino y despliegue el men del botn Pegar, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Haga clic en Pegar. El resultado es el mismo que obtendra pulsando las teclas Control y V de su teclado.

Cuando copiamos el contenido de una columna, fila o celda aparece el botn Opciones de pegado junto a los datos que hemos copiado. Al hacer clic sobre el botn, aparece la lista de opciones que Excel puede llevar a cabo con respecto a las celdas pegadas. Algunas de estas opciones le permitirn decidir el formato de los datos pegados.

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Trabajar con celdas

En ocasiones, puede ocurrir que los cambios que necesite incorporar a su hoja de clculo no afecten a filas o columnas completas, sino slo a una o varias celdas. Para manipular las celdas, existen distintos mtodos de seleccin. Vamos a estudiarlos uno a uno. Abra el ejercicio Celdas.

Se denomina Rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan de manera simultnea, para realizar una misma operacin: un clculo o aplicar un formato determinado, por ejemplo. Se identifica por el nombre de la celda que ocupa la esquina superior izquierda, seguido de dos puntos y el nombre de la celda que ocupa la esquina opuesta. El rango ms pequeo que puede darse es una celda nica, o celda activa.

Para seleccionar un conjunto de celdas contiguas, haga clic con el botn izquierdo del ratn en la primera de las celdas que desee seleccionar y, sin soltar, arrastre hasta la ltima celda que desee incluir en el rango. Al soltar, comprobar que las celdas seleccionadas permanecen destacadas en otro color y bordeadas en negrita.

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Otra forma para seleccionar celdas contiguas es utilizar las flechas del teclado. Para ello, haga clic con el ratn en la primera celda del rango que desee seleccionar, y pulsando la tecla Maysculas, indique con las flechas hacia dnde quiere ampliar su seleccin.

Qu hacer si las celdas que quiere seleccionar no son contiguas? Haga clic con el ratn en una de las celdas que desee incluir en su seleccin y, manteniendo pulsada la tecla Control, haga nuevamente clic en cada una de las celdas que desee seleccionar. Al soltar Control, comprobar que las celdas seleccionadas estn sombreadas. Ya puede realizar la operacin que necesite, y afectar a todas ellas. Puede usar tambin este mtodo para seleccionar filas o columnas no contiguas.

Una de las formas ms rpidas y sencillas de copiar celdas es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la celda que desee copiar, y seleccionar la opcin Copiar en el men contextual. Los datos que esta celda contenga habrn quedado guardados en el portapapeles. El siguiente paso es hacer clic con el botn derecho en la celda en que desee pegar estos datos, y en el men contextual, hacer clic en Pegar.

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Para copiar y pegar celdas tambin resulta muy prctico utilizar el teclado. Slo tiene que seleccionar las celdas que desee copiar, y pulsar simultneamente las teclas Control y C para copiar. Despus, seleccione la celda en la que quiera pegar los datos y pulse las teclas Control y V. Si ha copiado ms de una celda, y slo ha marcado una para ejecutar la accin de pegar, automticamente Excel extender el rea al mismo nmero de celdas de origen.

Una funcionalidad especfica de Excel es la posibilidad de duplicar una celda o rango de celdas con un simple clic de ratn. Para ello, seleccione la celda o rango a copiar y pulse la tecla Control. Podr comprobar cmo el puntero cambia de forma. Manteniendo pulsada la tecla Control y el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta el lugar donde desee copiar la celda o rango de celdas. Suelte y compruebe el resultado.

Cuando trabaje copiando y pegando celdas, filas o columnas, es importante que tenga en cuenta que, si las celdas sobre las que est pegando los datos no estn vacas, perder la informacin que contenan. Excel sustituye estos datos por los que est pegando. Tngalo en cuenta en su trabajo, para no perder informacin valiosa.

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Cuando copiamos los datos contenidos en una celda, los duplicamos. Estos permanecern visibles tanto en las celdas de origen como en las que los peguemos. Sin embargo, si en lugar de copiar celdas las cortamos para pegarlas en otro lugar, lo que est haciendo es desplazarlas a otra posicin dentro de la hoja de clculo.

Para mover celdas, la opcin ms utilizada es cortarlas de la zona de origen, utilizando el botn cortar del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio, y pegarlas en la zona de destino, utilizando el botn pegar de la misma ficha y grupo. En lugar de estos botones, podemos utilizar el men contextual. Para acceder a l, pulse el botn derecho del ratn sobre la seleccin a mover, o los atajos de teclado Control y X para cortar y Control y V para pegar.

Excel le permite mover rangos de celdas dentro de la misma hoja de clculo utilizando el ratn. Para ello, seleccione el rango que desee desplazar, y site el puntero del ratn sobre cualquiera de los bordes de la seleccin. Observe cmo el puntero cambia y adopta la forma de una cruz con una flecha blanca. Ahora puede desplazar la seleccin, manteniendo pulsado el botn izquierdo de su ratn hasta el lugar de destino. Suelte el ratn y compruebe el resultado.

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Este cuadro de dilogo, al que se accede a travs del men desplegable del botn Pegar, le permite tomar decisiones sobre cmo pegar las celdas que previamente haya copiado o cortado. Esto es interesante, por ejemplo, en aquellos casos en que precise copiar la informacin recogida en una celda sin copiar tambin su formato ni la frmula que la acompaa. Recuerde esta opcin, le ser til en el futuro.

Existen varias formas de eliminar los datos que se han introducido en una celda. El ms simple es seleccionar la celda o rango a eliminar y pulsar el botn Suprimir de su teclado. Si en lugar del botn Suprimir, pulsa el botn Retroceso, y est trabajando sobre un rango, slo borrar el contenido de la celda activa.

Otra forma de eliminar los datos introducidos en las celdas es utilizar el botn Borrar de la ficha Inicio. Al desplegar sus opciones, vemos que este botn permite ejecutar distintas formas de eliminacin. Borrar todo le permite eliminar toda la informacin, formato o comentario ligado a la celda; Borrar formatos elimina el formato aplicado, pero no el contenido y comentarios; Borrar contenido elimina la informacin de las celdas y mantiene su formato y comentarios, y Borrar comentarios elimina nicamente los comentarios que acompaen a las celdas seleccionadas.

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Excel le ofrece la posibilidad de insertar comentarios en sus celdas, para aadir la informacin adicional que necesite. Para ello, seleccione la celda y haga clic en el botn Nuevo comentario de la ficha Revisar, en el grupo Comentarios. Aparecer un recuadro con el nombre del usuario del equipo, y un espacio para insertar el comentario. Escriba su comentario, y cuando termine, haga clic en cualquier otra celda.

Como puede observar, la celda en la que ha insertado el comentario muestra una llamada roja en su esquina superior derecha. Esto le indica que est acompaada por un comentario. Para verlo, slo tiene que seleccionarla de nuevo. Si desea introducir algn cambio sobre l, pulse sobre el botn Modificar comentario de la ficha Revisar.

Si finalmente decide no incluir el comentario en la celda, siempre puede deshacer la operacin. Para ello, seleccione la celda que contiene el comentario y haga clic en el botn Eliminar de la ficha Revisar, en el grupo Comentarios. Comprobar que la llamada roja en la esquina superior derecha ha desaparecido. El comentario ha sido eliminado.

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Resumen
En esta unidad ha aprendido: Cmo desplazarse por la hoja de clculo. Cmo trabajar con filas y columnas. Cmo manipular las celdas de acuerdo a sus propias necesidades.

Notas

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INTRODUCIR DATOS
Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Insertar datos Editar datos Modificar datos Resumen

Introduccin

Introducir datos

En esta leccin usted descubrir: Cmo introducir datos en sus hojas de clculo. Cmo presentar los datos de forma clara. Cmo evitar errores en la introduccin de datos.

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Paula ha recibido un correo electrnico con un archivo adjunto en Excel de su cliente Lucesa. Contiene las directrices para poder facturarles el ltimo pedido de bombillas de bajo consumo que han realizado. Pero cmo introducir en Excel los datos que precisa para modificar este archivo?

Insertar datos
Con Excel es posible trabajar con distintos tipos de datos: texto, nmeros, fechas, fracciones, etc. A grandes rasgos, podemos clasificarlos en dos tipos: Valores constantes y frmulas. Hablamos de Valores constantes cuando son datos que se introducen directamente en una celda, como texto o nmeros, y se trata de Frmulas, cuando nos referimos a secuencias que mezclan valores constantes, funciones, operadores, etctera.

Abra un nuevo libro de Excel para comenzar a trabajar. Para introducir texto en una celda, seleccinela haciendo doble clic encima de ella y escriba directamente en ella. Al terminar, pulse el botn Enter para confirmar. La celda activa se desplazar a la inmediatamente inferior y el texto habr quedado insertado en ella.

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Para insertar datos numricos el procedimiento es el mismo que para los textos. Seleccione la celda y escriba el nmero que desee insertar. Si se trata de un nmero negativo, debe escribir antes el signo menos, y si se trata de un nmero decimal, incluya la coma en el lugar correspondiente. Probemos este ltimo ejemplo, escriba 0,25 y pulse Confirmar.

Vamos a ver cmo Excel es capaz de reconocer fechas. Para que esto ocurra, sitese sobre una celda y escriba un da, mes y ao pulsando esta tecla entre cada cifra. Ahora pulse la tecla Enter para aceptar. Tambin puede usar la siguiente tecla entre cada parte de la fecha. Ya ve que Excel es un programa muy inteligente.

Imagine que quiere escribir la fecha del da de hoy. Entonces, introducir este dato ser tan sencillo como pulsar las teclas 'Control' y 'Coma'. Active una celda de su hoja de clculo y pruebe a hacerlo usted mismo.

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Excel tambin es capaz de reconocer el formato de hora, por lo que vamos a probar a escribir una hora en una celda. Teclee la hora, pulse la tecla "Dos puntos" y, a continuacin teclee los minutos. Vuelva a pulsar "Dos puntos" y, despus teclee los segundos. Por ltimo, haga clic en Enter. Como ve, Excel muestra automticamente en formato de hora el dato que hemos introducido.

Al igual que ocurre con las fechas, Excel puede escribir automticamente la hora actual si presiona a la vez las teclas CTRL, MAYS y Dos puntos. Pruebe a hacerlo usted y vea cul es el resultado.

Ahora usted quiere introducir un dato numrico y quiere que Excel lo identifique como moneda. Para ello, escriba la cifra en nmeros y, a continuacin, pulse las teclas Alt Gr y E del teclado para que aparezca el smbolo del Euro; por ltimo pulse Enter. Si quiere que el nmero sea negativo, pulse la tecla Menos antes de teclear la cifra y el smbolo del euro. La cifra aparece en color rojo para diferenciarla rpidamente!

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Imagine que ahora quiere insertar una fraccin, pero cmo hacerlo si la Barra diagonal se utiliza para escribir fechas? Cuando queramos insertar una fraccin debemos teclear un Cero y un Espacio delante de la fraccin que queramos escribir. Como ve, tambin utilizamos la Barra diagonal para las fracciones y es muy importante que se acuerde de dejar un espacio en blanco.

Otra forma de introducir datos es escribir la informacin en la barra de frmulas. Si selecciona una celda y sita el cursor sobre ella, la barra de frmulas se activa y muestra tres botones: Cancelar, Introducir e Insertar funcin. Cancelar permite borrar datos introducidos, Introducir confirma los datos, e Insertar funcin le muestra las frmulas predefinidas para realizar una amplia variedad de clculos. No existe diferencia entre usar la barra de frmulas o teclear directamente en la celda.

Editar datos

Ahora que hemos aprendido a insertar datos en Excel, es el momento de practicar y, a su vez, dar el formato correcto a los datos para que se puedan leer con claridad. Veamos el archivo que Lucesa ha enviado a Paula. Abra el ejercicio Insertar.

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Algunas veces encontraremos hojas de clculo tan extensas que nos resultar complicado encontrar a simple vista un dato determinado. No se preocupe, Excel tiene todos los recursos a su alcance para que esta tarea no le resulte complicada.

El Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo nos da informacin sobre cul es la celda activa en ese momento. Tambin permite escribir el nombre de la celda que estamos buscando. Tras pulsar Enter aparecer como celda activa aquella que queramos encontrar. Lucesa nos ha dicho que debemos poner la fecha de hoy en la celda A2. Vamos a utilizar el cuadro de frmulas para encontrar esta celda y, a continuacin, escribiremos en ella la fecha 11/03/09.

En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones, encontramos el comando Buscar y seleccionar, hacemos clic sobre l y seleccionamos Buscar. En el cuadro de dilogo podemos escribir el dato que buscamos. Escriba la palabra Suma, haga clic en Buscar siguiente y una vez encontrada la celda que la contiene escriba 2000 en la celda indicada (la contigua a SUMA).

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Cuando introduzca un dato con formato especial como puede ser una fecha, moneda u hora, el formato se queda registrado en la celda. Esto hace que los siguientes datos que introduzca en esa celda conserven el mismo formato. Para introducir un dato con formato nuevo, tendr que borrar el formato de la celda y del dato. A continuacin, ver en qu consisten los diferentes formatos y aprender a modificarlos.

Cuando escribimos texto en una celda, Excel sita el dato introducido a la izquierda. Si queremos que Excel de formato de texto a un nmero, tendremos que pulsar esta tecla antes de escribir el nmero. Cambie el nombre de Lucesa por Todo Envo. Pulse Enter y escriba apstrofe seguido de estos nmeros y pulse de nuevo Enter. Ve cmo todo queda alineado a la izquierda?

Si escribe un nmero en una celda, ver que siempre queda alineado a la derecha. Hagamos una prueba. En la casilla B3 escriba 14:30, en la primera casilla de la columna Unidades escriba 12 y en la segunda casilla de la misma columna escriba la fraccin . Recuerde que las fracciones en Excel llevan un cero y un espacio delante.

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Excel tiene un formato predefinido para los datos con formato especial que insertamos en las celdas, pero, tambin, da la opcin de elegir dentro de una serie de opciones.

En el ejercicio, sitese sobre la celda que contiene el dato 1000 y haga clic en el comando Formato del grupo Celdas; ahora haga clic aqu, a continuacin, haga clic en la categora Moneda, y seleccione el formato que quiere que contenga esta celda. Pruebe los mismos pasos con las celdas que contienen la fecha y la hora que ha insertado en el ejercicio Insertar.

Cuando abrimos una hoja de Excel podemos encontrarnos con que no se ven todos los datos que hay dentro de una celda o vemos datos que estn tapando la celda contigua. Excel permite ajustar el tamao de las celdas a los datos que contengan.

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Para ajustar manualmente el ancho de filas y columnas, tenemos dos opciones. Haga clic en una esquina de la etiqueta de la fila o columna que quiera ajustar, y cuando el puntero adopte la forma de doble flecha, sin soltar arrastre hasta que adquiera el tamao deseado. Otra opcin es situar el puntero del ratn en la esquina derecha de la etiqueta y cuando adquiera esta forma hacer doble clic. Pruebe a aumentar el ancho de la columna A.

Excel puede ajustar automticamente las columnas y filas de una tabla si realiza los siguientes pasos: seleccione todos los datos del ejercicio y, a continuacin, haga clic en el comando Formato. En el panel de tareas, haga clic primero en Autoajustar alto de fila y, despus, en Autoajustar ancho de columna. Como ve, la factura tiene ahora mejor aspecto.

Modificar datos

Paula ha encontrado algunos errores en los datos que Lucesa ha introducido en la factura. Aprender ahora a modificar estos datos teniendo en cuenta que nos vamos a encontrar con diferentes formatos de datos.

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Si quiere borrar un dato en formato texto o nmero, slo tendr que situarse sobre la celda y pulsar Borrar o Suprimir. Si necesita borrar slo una parte del contenido de la celda, haga doble clic sobre ella, y modifique lo que necesite. Ahora, en el ejercicio, cambie el dato de la celda C23 por la cifra 25 y aada a la celda B17 la palabra ahorro.

Cuando damos un formato especial a un dato, el formato queda grabado tambin en la celda. En la celda C18 del ejercicio, Lucesa ha escrito 100 pero en esta columna estn colocadas las unidades y, por tanto, sobra el smbolo euro. Si utiliza Borrar o Suprimir para modificar el dato escribiendo slo 100, ver que el smbolo euro sigue ah al pulsar Enter.

Para eliminar el formato de una celda, haga clic en el comando Borrar de la ficha Modificar y seleccione la opcin Borrar formatos si quiere conservar el contenido, o haga clic en la opcin Borrar todo si desea dejar la celda sin contenido y sin formato. Para eliminar el formato de moneda de la celda C18 utilice Borrar formatos.

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Resumen
En esta leccin usted ha adquirido las habilidades necesarias para: Introducir datos en sus hojas de clculo. Presentar los datos de forma clara. Evitar errores en la introduccin de datos.

Notas

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AGILIZAR LA INSERCIN DE DATOS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Automatizar la introduccin de datos La opciones de revisin Resumen

Introduccin

Agilizar la insercin de datos

Durante el desarrollo de esta leccin usted aprender a: Introducir datos de forma gil y automtica. Configurar las opciones de auto-correccin de Excel 2007. Utilizar las herramientas de revisin de datos de Excel 2007.

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Daniel, en su labor comercial, considera necesario crear una tabla donde aparezcan reflejados los porcentajes del volumen de facturacin de los tres primeros meses de 2007 y 2008 clasificados por clientes. Al hacerlo, podr dirigir mejor sus acciones comerciales y tendr una idea clara sobre la fidelizacin de sus clientes.

Automatizar la introduccin de datos

Daniel ha comenzado a introducir la informacin necesaria en su hoja de clculo, pero no le ve el sentido a introducir los datos uno a uno y est seguro de que tiene que haber una forma ms rpida. Veamos una pequea parte de su tabla para aprender a sistematizar la introduccin de datos. Abra el ejercicio Facturacin.

Si introducimos los datos uno a uno, adems de perder mucho tiempo, podemos cometer errores complicados de detectar a simple vista. Las opciones Autorrellenar y Autocompletar resultarn muy tiles para crear tablas de datos rpidamente.

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Para utilizar la opcin Autorrelleno, se introduce el primer dato de una serie en una celda, a continuacin, se sita el ratn en la esquina inferior derecha de la celda y, por ltimo, se arrastra el puntero hasta la celda donde queremos que llegue la serie. En el ejercicio, pruebe a hacer esto con la celda C3 para colocar los meses en la tabla.

Cuando realizamos una operacin de autorrelleno, en la ltima celda de la serie aparece la etiqueta inteligente Opciones de autorelleno que, como su nombre indica, muestra un listado de las acciones que se pueden realizar en una serie. Rellene la serie que parte de las celdas C4 y C5 hacia abajo, y lea con detenimiento las opciones que se muestran al hacer clic sobre la etiqueta Opciones de autorelleno.

Seleccione las celdas E4 y E5 del ejercicio y arrastre hacia abajo. Ver que, automticamente, se crea una serie pero no siempre que arrastremos celdas querremos crear series; en este caso slo queremos copiar las celdas seleccionadas, por tanto, haga clic en la etiqueta Opciones de relleno y seleccione la opcin Copiar celdas, para deshacer la serie.

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Daniel quiere aadir el porcentaje de facturacin del mes de abril y para ello introduce el primer dato en la celda F4. Arrastre hacia abajo y compruebe que no se crea ninguna serie. Esto sucede cuando estamos trabajando en una columna nueva sin formato. En la etiqueta Opciones de relleno, seleccione la opcin Rellenar serie. Esta opcin es vlida para series con un incremento de 1.

No queremos que todas las filas aparezcan en color verde, pero al arrastrar una celda, se copia tanto el dato como el formato de la fila o columna en que se encuentra. Haga clic, de nuevo, en la etiqueta Opciones de relleno y seleccione la opcin Rellenar sin formato que permite quitar el formato de la celda fuente F4.

La opcin Rellenar formatos slo de la etiqueta Opciones de relleno se acerca ms a lo que Daniel necesita para crear su nueva serie de datos. Seleccione las celdas que van de la E4 a la E11, arrastre tirando de la esquina inferior derecha de la celda E11 y seleccione la opcin Rellenar formatos slo. Ya no tendr que colorear las celdas una a una.

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En la ficha Portapapeles encontramos el comando Copiar formato que cumple la misma funcin que Rellenar formatos slo. Probemos esta opcin. Seleccione las celdas que van de la C6 a la C11, haga clic en Copiar formato y, a continuacin, seleccione el rango de celdas entre D6 y D11.

Para completar correctamente los datos del mes de abril, seleccione el rango de celdas en el que hay que introducir la serie. Dentro de la ficha Modificar, haga clic en el comando Rellenar y seleccione Series. Lea con atencin el cuadro de dilogo de opciones. En Incremento escriba la cifra 3 y haga clic en Aceptar. Ya est creada la serie que Daniel necesitaba. Use Copiar formato para que este rango de celdas tenga el mismo formato que las dems.

Seleccione el rango de celdas entre B4 y B7 y mantenga pulsada la tecla Control al tiempo que arrastra hacia abajo hasta la celda B9. Como ve, en vez de continuar la serie con ms clientes, se han repetido las celdas ya creadas. Esta tecla resulta ser una herramienta til para ahorrar tiempo al crear nuestras tablas con series que se repiten.

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Para activar la opcin Autocompletar, tiene que ir al Botn de Office, seleccionar Opciones de Excel y hacer clic en Avanzadas. Ahora sitese en la seccin Opciones de edicin, seleccione Habilitar autocompletar para valores de celda y haga clic en Aceptar. Cuando escribamos un dato parecido al insertado en otra celda de la misma columna, Excel 2007 autocompletar. En la celda B10 comience a teclear Cliente Ve cmo Excel termina de escribir lo que cree que usted va a teclear?

Excel 2007 dispone de otra opcin muy til cuando el dato que queremos introducir en una celda ya est incluido en otra celda de la misma columna. Queremos insertar en la celda B11 la palabra Cliente 4. Sitese sobre la celda y haga clic con el botn derecho del ratn, a continuacin, seleccione Elegir de la lista desplegable y, en el desplegable, haga clic en Cliente 4.

La opciones de revisin

Daniel est ms satisfecho con su tabla, pero ha descubierto algunos errores que hay que cambiar. Vamos a conocer la ficha Revisar, donde encontraremos todas las opciones para que los textos de nuestra tabla queden perfectos.

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Dentro del grupo Revisin se encuentra el comando Ortografa que muestra un cuadro de dilogo con el que poder corregir las palabras incorrectas o aquellas que el diccionario de Office 2007 no reconoce. En la parte superior, podemos ver qu diccionario se est usando. Aqu vemos la palabra que no reconoce Excel 2007. En esta caja encontramos diferentes palabras con que reemplazarla y estas son las posibles acciones a realizar.

La herramienta de Autocorreccin resulta muy til para despreocuparse de los posibles errores de escritura que se cometan al introducir datos en una hoja de clculo. Esta herramienta corrige automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo.

Ahora vamos a configurar aquellos aspectos que queremos que sean autocorregidos. Al mismo tiempo vamos a introducir datos en nuestra hoja de clculo. En el botn Office, haga clic en Opciones de Excel, y seleccione la categora Revisin en el cuadro de dilogo. A continuacin, haga clic en el botn Opciones de autocorreccin, y en la pestaa Autocorreccin detngase a leer todas las opciones y seguidamente vaya seleccionando aquellas que crea que le van a resultar tiles. Por ltimo, Acepte.

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Si escribimos un texto incorrecto lo largo de la tabla podemos solucionarlo fcilmente con el comando Buscar y Seleccionar del grupo Modificar. En el ejercicio, Daniel ha escrito mal casi todo el tiempo la palabra cliente. Haga clic en Reemplazar y despus en la pestaa del mismo nombre Reemplazar. Escriba Cliiente en el campo Buscar y la palabra Cliente en el campo Reemplazar. Por ltimo haga clic en Reemplazar todos. Compruebe el resultado.

Resumen
En esta unidad usted ha aprendido cmo: Introducir datos de forma gil y automtica. Configurar las opciones de auto-correccin de Excel 2007. Utilizar las herramientas de revisin de datos de Excel.

Notas

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LAS TABLAS DE DATOS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Crear una tabla de datos Edicin de tablas Funciones de bases de datos Resumen

Introduccin

Las tablas de datos

Durante el desarrollo de esta leccin usted aprender a: Crear tablas de datos en Excel 2007. Mostrar tablas en un formato claro y til. Utilizar una tabla de Excel como base de datos.

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Silvia quiere hacer un pedido de regalos de empresa para sus mejores clientes de Espaa. Tiene un listado de clientes en una tabla, pero no encuentra nada porque introdujo los datos segn los iba consiguiendo. Ayudmosla a darle utilidad a la tabla.

Crear una tabla de datos

Una tabla en Excel 2007 est formada por un conjunto de datos organizados en registros que, adems de almacenar informacin, permite: ordenar y dar formato a los datos, filtrar su contenido, utilizar frmulas y hacer resmenes de datos. En esta leccin vamos a realizar algunas de estas acciones.

La primera fila de una tabla de datos debe contener el ttulo de cada una de las columnas que la forman, as, cuando alguien vea nuestra tabla comprender fcilmente el significado de los datos que contiene. Tambin resulta adecuado poner ttulos a las filas. Abra el ejercicio Trabajando con tablas.

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En el ejercicio, inserte una nueva fila en la parte superior de la hoja de clculo e introduzca los ttulos de las columnas aadiendo los siguientes datos en las celdas: Apellidos, Nombre, Telfono, Direccin, Cdigo postal, Provincia y Comienzo de la relacin. A continuacin, inserte una nueva columna en la parte izquierda de la tabla y escriba Mejores Clientes en la celda A2. No se preocupe por el ttulo de fila, tambin aprenderemos a darle formato.

Edicin de tablas

El ttulo Mejores Clientes hace referencia a todo el listado de clientes de la tabla. Podemos conseguir esto en Excel 2007 seleccionando todo el rango de celdas de la columna A que tiene que abarcar este ttulo, a continuacin, haga clic con el botn derecho y seleccione Formato de celdas, despus en la pestaa Alineacin active Combinar celdas.

Para centrar el ttulo Mejores Clientes en la celda A2, contine en la pestaa Alineacin. Aqu encontrar las opciones Alineacin del texto. En el desplegable Horizontal seleccione la opcin Centrar y en el desplegable Vertical, seleccione tambin la opcin Centrar. Tambin debe marcar la casilla de verificacin Ajustar texto. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Obtendremos el mismo resultado seleccionando el rango de celdas y utilizando los comandos del grupo Alineacin.

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Comencemos a dar formato a nuestra tabla. Para ello seleccione los datos de la tabla, a partir de la columna B. En la ficha Inicio encontrar el grupo Estilos. Seleccione el comando Dar formato como tabla, a continuacin, elija este formato. En el cuadro de dilogo, no olvide marcar la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados, y, por ltimo, Acepte. Observe cmo ha cambiado el aspecto de las celdas y de los ttulos de cada columna.

Ahora podemos ver que al final de la cinta de opciones aparece la pestaa Diseo donde encontramos las Herramientas de tabla. En el grupo Propiedades, pruebe a ponerle a la tabla el nombre Mejoresclientes. Como ve, tambin pueda cambiar el tamao de la tabla. Cuidado, el nombre de la tabla slo puede estar formado por una palabra!

Hemos visto que podemos cambiar el tamao de la tabla en la ficha Diseo, pero existen ms opciones. Si pincha y arrastra en la esquina inferior derecha de la tabla aumenta el nmero de columnas o filas. Arrastre dos filas hacia abajo. Tambin puede introducir filas o columnas en la tabla haciendo clic con el botn derecho encima de la fila o columna delante de la cual quiere insertar una nueva y seleccionando la opcin Insertar.

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En la ficha Diseo, encontramos el grupo Opciones de estilo de tabla. Estas opciones ayudan a que los datos queden ms claros en la tabla. Excel 2007 trae activada, por defecto, la casilla de verificacin de Filas con Bandas haciendo ms fcil la lectura de datos porque se ven diferenciadas las filas pares e impares con un color distinto.

Podemos crear un estilo propio como plantilla de nuestras tablas. En el grupo Estilos de tabla seleccione Nuevo estilo rpido de tabla. Escriba el nombre de su estilo en el cuadro Nombre, por ejemplo, Estilo para regalos. En Elemento de la tabla, seleccione Segunda franja de filas y haga clic en Formato. En la pestaa Relleno, seleccione un color claro, despus Acepte. Seleccione la tabla y en la Estilos de tabla, elija el nuevo estilo creado.

Para aadir una modificacin al estilo que acabamos de crear, en Estilos de tabla, haga clic con el botn derecho sobre el nuevo estilo creado y seleccione Modificar. Ahora, en el cuadro de dilogo, seleccione Fila de encabezado y haga clic en Formato. En la pestaa Relleno seleccione un color y acepte dos veces. Como ve la tabla va cambiando de aspecto y podremos utilizar el nuevo estilo creado con las tablas que queramos.

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Funciones de bases de datos

Excel 2007, adems de ser una excelente hoja de clculo, puede ser utilizada como base de datos porque cuenta con recursos para ello. Junto a Silvia vamos a aprender a localizar, agrupar, y ordenar datos relacionados rpidamente sin tener que revisar los datos de una tabla uno a uno.

Para comenzar a trabajar con formularios debemos aadir el icono Formulario a la Barra de acceso rpido. Haga clic en el Botn Office, despus haga clic en Opciones de Excel, a continuacin, seleccione Personalizar y en Comandos disponibles, haga clic en Comandos que no estn disponibles en la cinta de opciones. Busque el comando Formulario. Haga clic en Agregar y acepte.

Seleccione la tabla desde la columna B y haga clic en el botn Formulario que acaba de colocar en la Barra de acceso rpido. Podr realizar acciones con los diferentes botones que aparecen en el cuadro de dilogo. Por ejemplo, el botn Nuevo introduce un registro nuevo en la tabla y el botn Eliminar, borra el registro que est viendo en ese momento. El botn Restaurar deshace el cambio que hayamos hecho en un registro, dejndolo como estaba. Pruebe a utilizar estas opciones.

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Los criterios de bsqueda actan como filtros para realizar bsquedas rpidas de datos. Seleccione la tabla de datos desde la columna B. Haga clic en botn Formulario de la barra de acceso rpido y pinche en el botn Criterios. Deber escribir algn dato sobre el registro que est buscado. Escriba Jess en el campo Nombre y haga clic en el botn Buscar siguiente. Excel va mostrando todos los registros que contiene la tabla con ese dato.

Silvia quiere organizar la tabla por provincias para clasificar los envos que tiene que hacer. Para hacerlo de forma sencilla, habr que seleccionar toda la columna Provincias, ir a la ficha Datos y seleccionar los comandos Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A. En este caso, seleccione Ordenar de A a Z.

Algunas tablas son tan extensas que impiden visualizar en pantalla los primeros y ltimos datos de la tabla a la vez. Como respuesta a este problema crearemos una divisin temporal de la tabla de nuestro ejercicio. Seleccione la fila o columna desde la que quiere crear la divisin, vaya a la ficha Vista y, dentro del grupo Ventana, haga clic en el comando Dividir. Las barras de desplazamiento le ayudan a trabajar a la vez en filas y columnas muy separadas entre s.

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Otra opcin para visualizar columnas que estn muy separadas entre s consiste en inmovilizar paneles. Haga clic en la columna contigua a la que quiere inmovilizar. En la ficha Vista, dentro del grupo Ventana, seleccione el comando Inmovilizar paneles y haga clic en Inmovilizar paneles. Como ve, hemos dejado fijas las columnas que necesitamos tener siempre visibles. Para volver al estado original haga clic en Movilizar paneles dentro del comando Inmovilizar paneles.

Resumen
En esta leccin usted ha adquirido las habilidades necesarias para: Crear tablas de datos en Excel 2007. Mostrar tablas en un formato claro y til. Utilizar una tabla de Excel como base de datos.

Notas

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EL CLCULO CON DATOS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Los rangos Las frmulas Resumen

Introduccin

El clculo con datos

Durante el desarrollo de esta leccin usted aprender a: Agrupar datos para realizar clculos. Realizar operaciones matemticas sencillas. Escribir frmulas en Excel 2007 sin cometer errores.

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Daniel ha elaborado una tabla de datos donde aparecen reflejados los volmenes de facturacin de los siete primeros meses del ao. Le gustara conocer algunos datos referentes al volumen de facturacin por cliente y cunto han facturado en total. De momento, slo ha introducido cifras y est realizando los clculos con su calculadora, pero, no hemos quedado en que Excel es una hoja de clculo? Ayudmosle a usarla con propiedad.

Los rangos
Cuando queremos realizar clculos, necesitamos ms de una celda de datos para poder operar. Al conjunto de celdas de datos que utilizamos para realizar una operacin matemtica se le llama rango de celdas. No hagamos perder tiempo a Daniel y comencemos a trabajar con su tabla de datos para que contine con sus acciones comerciales cuanto antes. Abra el ejercicio Clculos.

Para seleccionar un rango debe seleccionar la primera celda del rango, a continuacin pulsar Maysculas y sin soltar esta tecla, seleccione la celda donde termina el rango. Si simplemente quiere seleccionar celdas sueltas dentro de una tabla, seleccione la primera celda, a continuacin, pulse Control y vaya seleccionando el resto de celdas que necesita, si soltar la tecla Control.

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Cuando Daniel domine el manejo de Excel, crear un libro en donde quede recogida toda la facturacin de la empresa. En ese momento resultar complicado encontrar determinados datos para operar con ellos entre s. Si ponemos un nombre a un grupo de datos relacionados entre s, haremos ms fcil la bsqueda e insercin de datos en las frmulas de clculo. Veamos diferentes formas de dar nombre a un rango.

Una forma rpida de dar un nombre a un rango de celdas es usando el cuadro Nombre. Vamos a seleccionar el rango que muestra la facturacin de los siete primeros meses de LAMPALUZ SL. Para ello, haga clic en la celda B2, pulse la tecla Maysculas y, sin soltarla, haga clic en la celda H2. Seguidamente vaya a la Barra de frmulas, en el cuadro Nombre escriba Lampaluz2008 y pulse Enter.

Un ttulo de fila o columna, tambin puede actuar como nombre de rango. Contine con el ejercicio y d nombre al siguiente rango de datos. Seleccione las celdas que van desde la A3 hasta la H3. Ahora vaya a la ficha Frmulas, y en el grupo Nombres definidos haga clic en Crear desde la seleccin. Como queremos utilizar el nombre de la empresa a la que pertenecen los datos, active la casilla de verificacin Columna izquierda y acepte. Compruebe el resultado.

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Ya ha definido los nombres de algunos rangos de datos, pero debera cambiar el nombre Servidores Vertex para seguir en la lnea del rango anterior. Para ello, en la ficha Frmulas y, de nuevo, en el grupo Nombres definidos, har clic en el comando Administrador de nombres. Desde aqu puede editar los nombres de rangos ya creados o crear rangos nuevos. Seleccione SERVIDORES_VERTEX, haga clic en Editar, escriba el nombre Servidoresvertex2008 y haga clic en Aceptar.

Puestos a editar nombres, deberamos ponerle a nuestra tabla un nombre que la autodefina, pues como se ve en el cuadro de dilogo Administrador de nombre, ahora se llama Tabla1. Debe seguir los mismos pasos que para cambiar el nombre de rango. Seleccione el nombre Tabla1 y haga clic en Editar. En el cuadro Nombre escriba Facturacion2008 y acepte. Cierre el cuadro de dilogo.

Si Daniel termina de poner nombre a los rangos de celda que comprenden la facturacin de cada cliente, aunque todava no lo vea, se estar facilitando la tarea de realizar clculos con estos datos. Ahora para localizar cualquier rango slo tendr que escribir en el Cuadro de nombres el nombre de un rango determinado. Pruebe a escribir Lampaluz2008 y pulse Enter. Como ve, Excel resalta directamente el rango que recibe ese nombre.

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Las frmulas
Ya es hora de que Daniel se olvide de la calculadora y que Excel comience a hacer todo el trabajo. Cuando usamos la calculadora podemos cometer errores debidos a distracciones, que nos hacen teclear mal un nmero o saltarnos algn dato. Excel sabr que tiene que realizar una operacin matemtica desde el momento en que usted introduce en una celda el signo igual.

Calculemos el total de facturacin de Lampaluz. Para escribir manualmente una frmula, seleccione la celda donde quiere introducirla, en este caso I2. Pulse el signo igual. A continuacin, escriba el nombre de la primera celda o rango con el que quiere operar, en este caso B2. Despus, pulse el operador matemtico Ms. Escriba el nombre de la siguiente celda con la que quiere operar, escriba C2. Escriba tantos operadores y nombres de celda como necesite. Cuando termine, pulse Enter.

Podemos introducir frmulas de forma ms rpida. Escriba un Signo igual en la celda en la que quiera operar. Haga clic en la celda que contiene el primer valor, elija B3, pulse el operador Suma. Despus elija la celda o rango que contiene el segundo valor; haga clic en la celda C3 y repita las mismas operaciones hasta la celda H3. Ahora pulse Enter. Puede ver que conseguimos el mismo resultado, pero evitamos escribir mal el nombre de alguna celda.

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Al escribir una operacin de clculo debe recordar siempre introducir como primer caracter el Signo igual. Si deja algn espacio antes, Excel considerar que est escribiendo un texto y no realizar ningn clculo matemtico.

Sin operadores no hay frmulas por lo que resulta especialmente importante utilizarlos correctamente. En su teclado encontrar los de uso comn para clculos simples. Estos operadores son Suma, Resta, Multiplicacin y Divisin. Puede comprobar el funcionamiento de cada uno de ellos con los datos del ejercicio, pero no guarde ningn cambio porque vamos a seguir trabajando con la tabla.

La prioridad que da Excel a los operadores matemticos bsicos es la siguiente: primero la multiplicacin y la divisin y, por ltimo, la suma y la resta. Colocar parntesis en una frmula con ms de dos valores y operadores es relevante si queremos que realice correctamente los clculos. Adems, Excel calcula de izquierda a derecha, pero da prioridad a las operaciones entre parntesis. Una frmula puede tener resultados diferentes en funcin de si usamos parntesis o no.

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Vaya!, resulta que Daniel equivoc la cifra del volumen de facturacin del mes de Enero de Lampaluz. Excel no considera esto un problema y rehace los clculos rpidamente con slo introducir la nueva cifra en su celda. Escriba 15000 en la casilla B2, pulse Enter y compruebe en la celda I2 cmo se ha realizado el nuevo clculo sin necesidad de escribir la frmula de nuevo.

Daniel quiere calcular los totales de facturacin por mes y por cliente y, para ello, hay que utilizar las mismas frmulas en todas las columnas. Excel permite arrastrar una frmula ya creada a las celdas contiguas en la horizontal o la vertical. En el ejercicio, haga clic sobre la celda I3, ver que aparece un asa de relleno en la esquina inferior derecha, tire de ella hacia abajo hasta I20. Como ve, acabamos de conseguir realizar varios clculos sin esfuerzo.

La funcin Autocompletar frmulas, es otra opcin que facilita los clculos en Excel. Permite completar frmulas y nombres de celdas o rangos mientras se estn escribiendo. Sitese sobre la celda C21, teclee el Signo igual y despus la tecla S. En el desplegable haga doble clic en la funcin Suma. Ya slo queda introducir manualmente el nombre de las celdas entre parntesis y seguidas de Punto y coma o seleccionar las celdas o rango con el ratn. Cierre el parntesis y pulse Enter.

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La etiqueta inteligente que acaba de aparecer en la esquina inferior derecha muestra opciones de autocorreccin que propone Excel. Podemos seleccionar alguna o no. En esta ocasin no haremos caso porque no nos interesa la opcin que Excel proporciona.

Excel detecta automticamente cualquier error en la frmula que hemos introducido, devolvindonos una serie de mensajes en la celda. ste indica que debemos ensanchar la fila o columna porque no cabe el valor completo. ste indica que se est intentando operar con un texto o nmero no vlido para esa frmula. ste indica que estamos dividiendo entre una celda vaca. Con ste, Excel indica que no reconoce el nombre introducido porque no le escribimos correctamente o se ha cambiado por otro.

Este error aparece cuando en la frmula hacemos referencia a una celda o valor con el que no se puede operar. Excel nos devolver esto cuando intentemos operar con una celda que ya no existe. Si queremos realizar una operacin con nmero y texto al mismo tiempo, obtendremos este error como resultado. Por ltimo, nos devolver esto cuando los rangos que se intersectan en la frmula tienen resultado vaco.

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Excel localiza errores de diferentes maneras. Una es a travs de los Cdigos de error que hemos visto. Otra es a travs del botn Error que aparece junto a la celda activa que contiene la frmula errnea y que contiene opciones para solucionar el error. Vaya al ejercicio y, en las opciones del botn Error de la celda E21, haga clic en Modificar en la barra de frmulas. Cambie =E2:E20 por =SUMA(E2:E20) ya que el error est en no haber indicado el nombre de la funcin.

Un error se repite en una tabla si copiamos varias veces una celda que contiene una frmula con errores. Daniel ha completado su tabla de datos, pero observa dos celdas con error. Para descubrir las celdas afectadas por el error matriz, sitese en primera celda con error y en la ficha Frmulas, vaya al grupo Auditora de frmulas y haga clic en Rastrear dependientes. La flecha indica las celdas que se corregirn automticamente una vez solucionado el error matriz.

Resumen
En esta leccin usted aprendi a realizar acciones tan tiles como: Agrupar datos para realizar clculos. Realizar operaciones matemticas sencillas. Escribir frmulas en Excel 2007 sin cometer errores.

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Notas

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FUNCIONES BSICAS
Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Trabajar con funciones Argumentos de funcin La categoras de funciones Resumen

Introduccin

Funciones bsicas

Durante el desarrollo de esta leccin usted aprender a: Agilizar la introduccin de frmulas. Manejar las funciones ms utilizadas. Modificar y editar funciones.

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Daniel le ha pasado a Silvia una tabla con los volmenes de facturacin de 2007 y 2008, pero Silvia cree que esta tabla puede proporcionarle ms datos de los que parece a simple vista. Le gustara conocer el promedio de facturacin anual, qu mes se ha facturado menos, quin es el mejor cliente, etc. Vamos a ayudar a Silvia a conseguir que la tabla le devuelva estos datos. Le gustara acompaarnos?

Trabajar con funciones

Podemos escribir frmulas manualmente en una celda, pero Excel 2007 cuenta con frmulas ya predefinidas que facilitan mucho nuestra tarea al operar con datos. A estas frmulas se las denomina funciones y pueden operar con uno o ms valores dependiendo de la dificultad del clculo que queramos realizar. Enseguida ver la utilidad de estas frmulas y, para ello, vamos a utilizar el ejercicio Frmulas. Abra el ejercicio.

Tanto si introduce una funcin manualmente como si hace uso de las funciones predefinidas en Excel, es importante conocer la sintaxis de una funcin. Siempre se escribir la misma secuencia: en primer lugar el signo Igual, a continuacin el nombre de la funcin y, entre Parntesis, se escriben los Argumentos separados por esta tecla. Un dato a tener en cuenta cuando estemos realizando un clculo con ms de una funcin es que el signo Igual slo se escribe delante de la primera funcin.

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Vamos a ver un ejemplo en el ejercicio. En la celda Q2 escriba el signo Igual, despus la palabra SUMA, a continuacin abra Parntesis, escriba J2, pulse la tecla Punto y coma, escriba P2 y cierre Parntesis. Al pulsar Enter, ver que la celda muestra el resultado de la funcin que acaba de introducir. En cuanto comience a utilizar funciones, dejar de realizar la ardua tarea de escribir manualmente las frmulas.

Para comenzar a trabajar con funciones hay que saber dnde encontrarlas. Excel 2007 es muy intuitivo por lo que en la ficha Frmulas se encuentra el grupo Biblioteca de funciones desde el que podemos realizar todas las acciones relacionadas con funciones. Las funciones de Autosuma aparecen en primer lugar por ser las ms usadas. Si utiliza siempre las mismas frmulas en Excel, le puede resultar til el comando Usadas recientemente, porque va almacenando las frmulas que ms usa para recuperarlas con rapidez.

Como ve, las frmulas estn ordenadas en comandos por lo que slo tiene que pensar en el tipo de frmula que quiere introducir y buscarla dentro del comando correspondiente. Aquellas frmulas que no pueden categorizarse, se encuentran en el comando Ms funciones. Vaya haciendo clic en los diferentes comandos de la Biblioteca de Funciones para familiarizarse con su contenido. Le van a resultar muy tiles a partir de ahora!

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Cuando conocemos el nombre de la funcin que queremos introducir, los argumentos a utilizar y se trata de una frmula sencilla, la podemos insertar directamente en la celda donde queramos hacer el clculo o en la Barra de frmulas.

Ya va siendo hora de utilizar las funciones de Excel para nuestros clculos. Puede insertar una funcin predefinida de Excel 2007 desde el comando Insertar funcin de la Biblioteca de funciones, dentro de la ficha Frmulas.

Tambin puede introducir una funcin en una celda desde el botn Insertar funcin de la Barra de frmulas. Es indiferente utilizar cualquiera de los dos pues obtendr el mismo cuadro de dilogo. Sitese en la celda Q5 y haga clic en el botn Insertar funcin de la Barra de frmulas.

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Los clculos que quiere realizar Silvia con esta tabla van ms all de una simple suma, por lo que debe familiarizarse con este cuadro de dilogo. De momento slo vamos a sumar, as es que seleccione la opcin SUMA y acepte. En este cuadro tendr que escribir los argumentos que quiere utilizar en su frmula, por lo que debe escribir J5;P5, en el campo Nmero1. El campo Nmero2 se usar para trabajar con ms de una funcin. Por ltimo, acepte y observe el resultado en la celda Q5.

Silvia est dando sus primeros pasos con las funciones de Excel y quiere averiguar cul ha sido el mnimo de facturacin de la empresa Lampaluz. No sabe dnde encontrar una funcin que le ayude. El comando Insertar funcin que acabamos de utilizar tiene todas las claves. Sitese en la celda R6, vaya a la Biblioteca de funciones y haga clic en el comando Insertar funcin.

En el recuadro Buscar funcin puede escribir el nombre de la funcin que necesite. Como Silvia quiere encontrar un mnimo de facturacin, pruebe a escribir la palabra Mnimo y despus haga clic en el botn Ir. Como ve, en el recuadro de debajo aparecen todas las funciones predefinidas relacionadas con el trmino que ha introducido. Ya slo quedara seleccionar la que necesite y hacer clic en Aceptar. En el siguiente cuadro de dilogo, introduzca el rango de celda en el que quiere encontrar el mnimo y acepte.

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Silvia empieza a tener algunos problemas con tantas frmulas, y le vendra bien poder visualizar las frmulas de su hoja de clculo. Excel da la opcin de mostrar en las celdas las frmulas calculadas en vez de los resultados. Para ello, vaya a la ficha Frmulas y en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el comando Mostrar frmulas. Ahora se pueden ver las frmulas que contiene la hoja de clculo.

Argumentos de funcin
A Silvia le gustara aclarar sus ideas en cuanto a los conceptos que se utilizan al operar con funciones y algo que necesita definir ya mismo es el concepto de argumento de funcin. Pues bien, el argumento de una funcin es la parte de la funcin que indica con qu valores se tiene operar en la funcin. Estos valores pueden ser nmeros, celdas, rangos de celdas o incluso otras funciones.

Al cuadro de dilogo que aparece una vez seleccionada la funcin a introducir, se le llama Argumentos de funcin y, como su nombre indica, sirve para introducir los argumentos de la funcin. Este cuadro cambiar de aspecto segn la funcin que queramos introducir. El primer argumento se introduce en el recuadro Nmero1, el segundo en el recuadro Nmero2 y as hasta que tengamos todos los argumentos introducidos. Por ltimo, haremos clic en Aceptar.

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Con Excel podemos utilizar expresiones, como la suma de dos celdas, como si fueran argumentos. Excel resolver primero cada una de las expresiones y despus resolver la funcin a travs de los resultados de las expresiones. En el ejercicio vamos a poner en prctica esto, seleccione la celda T2 y escriba en la Barra de frmulas la siguiente funcin formada por expresiones, donde J2+P2 formaran una expresin y J22+P22 otra. Pulsa Enter. Recuerda colocar siempre las expresiones entre parntesis.

Cuando veamos grandes tablas de datos donde se realicen muchos clculos relacionados entre s, encontraremos funciones que utilizan funciones como argumentos para sus clculos. Site el ratn en la celda Q6, escriba la siguiente secuencia en la Barra de frmulas y pulse Enter. Como ve, hemos introducido dos funciones suma, dentro de la funcin principal suma y el clculo lo realiza correctamente.

La categoras de funciones
Excel posee un catlogo de funciones predefinidas tan extenso que sera una pena que no encontrara la necesaria en un momento determinado. Para que no se pierda ninguna de las ms de 300 funciones que posee Excel, se han agrupado en categoras que faciliten su localizacin por rea. Encontraremos estas categoras si vamos a la ficha Frmulas y nos situamos en el grupo Biblioteca de funciones.

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El botn Suma est situado en la Biblioteca de funciones y tambin lo encontramos en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Haz clic en su flecha de desplegable para ver otra serie de clculos simples que se realizan desde este comando. Estos clculos son los que ahora mismo necesita Silvia, as es que pongmonos manos a la obra.

La funcin Suma realizar la suma de una serie de celdas o rangos seleccionados. Su sintaxis es la que se muestra resaltada en pantalla. Si selecciona un rango de celdas que contenga celdas con texto, Excel las pasar por alto al realizar el clculo por lo que no influir en el resultado.

Silvia quiere calcular el total de facturacin del mes de enero. Para ello, sitese en la celda C42 y, a continuacin, haga clic en el botn Autosuma. Como ve, Excel seala las celdas que contienen los dos Subtotales indicando que tomar estas celdas como argumentos de la funcin suma. Pulse Enter. Si las celdas que quiere sumar son diferentes a las que Excel usa de referencia, slo tiene que seleccionar las que necesite.

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Otra funcin del desplegable del comando SUMA que resulta til es la funcin PROMEDIO. Esta funcin calcula la media aritmtica de un rango de celdas y su sintaxis es la siguiente.

Ahora podemos ayudar a Silvia a calcular la media de facturacin de la empresa Lampaluz durante el ao 2007. Seleccione la celda U2 y haga clic en el comando PROMEDIO de la Biblioteca de opciones. Ahora realice la siguiente secuencia: seleccione las celdas que abarcan la facturacin de enero a diciembre para Lampaluz. Aydese de las teclas Maysculas y Control. Por ltimo, pulse Enter y podr ver el resultado del clculo.

En el desplegable del comando SUMA, tambin encontramos el botn MAX con el que Silvia puede ver el mayor volumen de facturacin de una empresa. Compruebe el funcionamiento de esta funcin. Haga clic en la funcin Max. Seleccione la celda S2 y siga estos pasos sin saltarse ninguno: seleccione la celda C2, pulse Maysculas y sin soltarla seleccione I2, a continuacin pulse Control y sin soltar seleccione K2, despus pulse Maysculas y sin soltarla seleccione O2. Al pulsar Enter ver la cantidad mayor que Lampaluz ha facturado.

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El botn MIN, mostrar a Silvia el menor volumen de compras que ha efectuado Servidores Vertex. Puede ver el resultado de esta funcin si selecciona la celda R3 y a continuacin hace clic en el botn MIN. Ahora tendr que seleccionar las celdas que contienen los datos de los meses de enero a diciembre ayudndose de las teclas Maysculas y Control. Tras pulsar Enter ver la menor facturacin de Servidores Vertex y Todo Envo podr planificar una tctica comercial con este cliente.

Resumen
En esta leccin usted ha desarrollado la capacidad de: Agilizar la introduccin de frmulas. Manejar las funciones ms utilizadas. Modificar y editar funciones.

Notas

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EL FORMATO DE LA HOJA DE CLCULO

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Formato de celdas Formato de fuentes Opciones de formato Los estilos de celda Imgenes Resumen

Introduccin

El formato de la hoja de clculo

A lo largo de esta leccin usted podr adquirir la capacidad de: Presentar los datos de forma clara. Dar el formato deseado a las celdas. Insertar imgenes en Excel 2007.

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Daniel tiene en sus manos una hoja de clculo que le muestra diferentes datos a tener en cuenta cuando realiza acciones comerciales. Le gustara mostrar estos datos a un proveedor, pero no le gusta cmo estn presentados. Daniel necesita sacarle partido a las opciones de formato de Excel para que el proveedor decida empezar a trabajar con Todo Envo. Comenzamos?

Formato de celdas
Las celdas conforman la parte en la que ms empeo poner a la hora de presentar con claridad los datos de una hoja de clculo. Consciente de ello, Excel ha colocado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones muchos de los comandos que nos ayudarn a darle a las celdas el formato deseado. Junto a Daniel, vamos a dar un paseo por estas opciones. Para comenzar abra el ejercicio Formatos.

Cuando quiera aplicar formato a una celda determinada, sitese sobre la celda, haga clic con el botn derecho y seleccione la opcin Formato de celdas. Otra opcin es que, desde la ficha Inicio, vaya al grupo Celdas y haga clic en el comando Formato. Empecemos a utilizar las opciones de formato para que Daniel se sienta orgulloso de su hoja de clculo.

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Daniel ha escrito en una celda CLIENTES TIPO A, pero no est seguro de que el proveedor se d cuenta de que esta palabra es el ttulo que abarca toda la tabla de clientes. Seleccione el rango de celdas al que hace referencia esta palabra, seguidamente haga clic en el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Formato de celdas.

En el cuadro de dilogo tendr que seleccionar la ficha Alineacin y por ltimo activar la casilla de verificacin Combinar celdas. Ahora Daniel puede ver una mnima mejora en el aspecto de su tabla, lo que no sabe es hasta qu punto Excel ser capaz de mejorar el formato para no fracasar con su proveedor. Continuemos aprendiendo.

Vemos que la celda que contiene CLIENTES TIPO A ahora abarca todo el rango de celdas al que hace referencia, pero el texto no queda centrado respecto al resto de datos. Veamos cmo Excel permite alinear horizontal y verticalmente los datos introducidos.

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Podemos decidir cmo queremos que quede alineado el contenido de una celda en la vertical. Para ver un ejemplo en el ejercicio, haga clic con el botn derecho en la celda A3, seleccione Formato de celdas y haga clic en la ficha Alineacin. Si despliega la lista de opciones de Alineacin del texto vertical podemos ver las diferentes formas que tenemos de colocar el dato CLIENTES TIPO A en su celda. Las acciones pueden ser: superior, centrar, inferior, justificar o distribuido. Seleccione Centrar y haga clic en Aceptar.

Para terminar de centrar el texto, haga clic con el botn derecho en la celda A3 y seleccione Formato de celdas. Despliegue la lista de opciones de Alineacin del texto horizontal y seleccione la opcin Centrar. Observar que esto ya se acerca ms a lo que Daniel est buscando para su tabla. Haga clic en Aceptar.

A Daniel le gusta el ancho que tienen las celdas de su hoja de clculo, pero ha observado que algunos textos ocupan ms de lo que cabe en el ancho de celda. Podemos poner solucin a esto haciendo clic en el botn Ajustar texto del grupo Alineacin. De esta forma dividimos el texto en las lneas necesarias para que quepa todo el texto sin aumentar el ancho de celda. Pruebe esta opcin en las celdas B16, G16 y H16.

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En el cuadro de dilogo Formato de celda encontramos la ficha Bordes. Seleccione todos los datos del ejercicio y a continuacin vaya a la ficha Bordes. En la seccin Borde marque todos los bordes para ser mostrados. Seleccione este estilo, en Preestablecidos, marque la opcin Contorno y marque tambin la Barra vertical de la seccin Borde. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Ahora podemos ver los datos ms separados, pero hay celdas vacas que han quedado marcadas con bordes.

Para eliminar los bordes de las celdas vacas, tendr que seleccionar estas celdas, ir a la ficha Bordes, seleccionar el estilo Ninguno y en la seccin Borde, haga clic con el ratn en aquellos bordes que no necesite. Ponga a prueba su pulso y pruebe a quitar todos los bordes que no son necesarios. Cuidado con los bordes contiguos a una celda con datos pues estos habr que mantenerlos como estn.

Algunos textos ocupan mucho en horizontal pero en la vertical queda mucho espacio libre, este es el caso del ttulo CLIENTES TIPO A. Haga clic en la celda A3 con el botn derecho para acceder al men contextual. Seleccione la opcin Formato de celdas y en el cuadro de dilogo, seleccione la ficha Alineacin donde encontrar la seccin Orientacin. Con el ratn cambie el ngulo del texto, tirando del punto rojo hacia arriba y acepte. Ahora puede reducir el tamao de esta columna.

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Formato de fuentes
Parece que la hoja de Daniel va tomando forma. Le ha llegado el turno a las fuentes y para trabajar con ellas, y darles el formato deseado, podemos utilizar la ficha Fuente del cuadro de dilogo Formato de celdas. Esta ficha permite elegir el tipo de fuente, su tamao, elegir el color, aplicar negrita, cursiva o subrayado y elegir algn efecto especial para el texto. Haga clic en el botn Cerrar del cuadro de dilogo.

Tambin podemos dar formato a las fuentes de una hoja de clculo desde los comandos del grupo Fuente que encontramos en la ficha Inicio. Desde aqu podemos cambiar el tipo de fuente, su tamao, elegir el color, aplicar negrita, cursiva o subrayado, aplicar bordes y relleno y elegir algn efecto especial para el texto. Familiarcese con estas opciones, porque trabajar mucho con ellas desde aqu, o desde la ficha Fuente del cuadro de dilogo Formato de celdas.

Un comando del grupo Fuente que resulta muy interesante, es la Galera de bordes, desde la cual podemos elegir todos los bordes posibles para una celda o tabla. Como es un comando siempre visible es una gran ayuda a la hora de hacer pruebas y ver qu bordes son los ms adecuados para el formato de nuestra tabla.

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En el grupo Fuente tambin encontramos el comando Color de fuente. En el ejercicio, seleccione todas las celdas que contienen ttulos de columnas y filas de tabla ayudndose de la tecla Control. Si hace clic en la flecha que se encuentra a la derecha del botn, se despliega una paleta de colores desde la que poner un nuevo color al texto. Seleccione este color.

Seguimos en el grupo Fuentes y ahora vamos a darle utilidad al comando Relleno. Esta opcin da color al fondo de las celdas. Seleccione de nuevo las celdas que contienen los ttulos de columnas y filas. Para desplegar la paleta de colores de relleno, tendr que hacer clic en la Flecha que se encuentra situada a la derecha del botn. Haga clic en este color.

La tabla de Daniel quedar mucho ms clara y ordenada si utiliza un formato distinto para cada tipo de nmero que aparece representado en la tabla. En la ficha Inicio se encuentra el grupo Nmero y desde aqu podremos ajustar el formato a los nmeros de la tabla.

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Comencemos por los datos numricos de la tabla CLIENTES TIPO A. Estos datos son de tipo moneda por lo que si selecciona los datos, y hace clic en el comando Formato de nmero de contabilidad, observar que los nmeros, ahora, aparecen acompaados del smbolo Euro y dos decimales.

Si quisiera ver un mayor o menor nmero de decimales, tendra que hacer uso de los comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales. Seleccione de nuevo los datos con formato moneda. Pruebe a disminuir y aumentar la cifra en un decimal. Esta opcin resulta muy til cuando tenemos nmeros con varios decimales y no queremos que se muestren todos.

Continuamos con el formato de la tabla de nuestro ejercicio y ahora pasamos a mostrar nmeros en forma de porcentaje. Seleccione los datos de la columna con el ttulo PORCENTAJE y en el grupo Nmero, haga clic en Estilo porcentual. Mire lo que ha conseguido. Con un solo clic aparecen todos los porcentajes de nuestra tabla.

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El comando Formato de nmero situado en el grupo Nmero, permite, a travs de su flecha de desplegable, elegir cualquier formato de dato numrico para los nmeros de una tabla. Es una opcin muy cmoda para no perder tiempo en encontrar el formato de nmero que necesite.

El Estilo de fuente permite junto al tipo y tamao de letra, diferenciar textos y nmeros. Los estilos que permite Excel son Negrita, Cursiva y Subrayado. Los comandos para aplicar estos estilos los puede encontrar en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en la ficha Fuente del cuadro de dilogo Formato de celdas. Para comprobar cmo funciona, ponga en Negrita los datos numricos de la tabla CLIENTES TIPO A y en Cursiva los de la tabla DESCUENTO POR CATEGORA DE CLIENTE.

Opciones de formato

Si en una o varias celdas ya tenemos un formato y queremos aplicar a otra celda o tabla el mismo formato, tendremos que hace uso del comando Copiar formato que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

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Vamos a probar este comando en la hoja del clculo del ejercicio: seleccione los datos numricos de la tabla DESCUENTO POR CATEGORA DE CLIENTE, haga clic en el comando Copiar formato y, a continuacin, seleccione los nmeros de la columna HORARIOS DE ATENCIN COMERCIAL. Ha observado cmo cambia la forma del cursor cuando vamos a copiar formato?

Si decide no cambiar el formato de la columna HORARIOS DE ATENCIN COMERCIAL, podr hacerlo fcilmente. Seleccione las celdas que contienen los datos numricos, haga clic en el comando Borrar del grupo Modificar y en el listado de opciones que aparece, haga clic en Borrar formatos. Al borrar el formato tendr que volver a marcar los bordes que han desaparecido, no pierda esta oportunidad para practicar lo ya aprendido!

Los estilos de celda

Estamos viendo cmo aplicar un formato a una celda o rango de celdas. Cuando en una celda se juntan varios formatos a la vez, a esto se le llama estilo. Excel cuenta con una serie de estilos de celda predefinidos que encontramos situados en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Para probar alguno de ellos, seleccione la celda C1, haga clic en el comando Estilos de celda y seleccione la opcin Ttulo.

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En el comando Estilos de celda podemos aplicar estilos ya creados o crear uno propio. Como nos gusta el formato que hemos dado a los datos numricos de la tabla VOLUMEN DE FACTURACIN MENSUAL, seleccinelos y, en la Galera de estilos del comando Estilos de celda, haga clic en el botn Nuevo estilo de celda.

En el cuadro de dilogo que se acaba de abrir, escriba Formato tipo en la caja Nombre del estilo, despus haga clic en el botn Aplicar formato. Ver que le aparece el cuadro de dilogo Formato de celdas. Deje todos los parmetros como estn. Haga clic en Aceptar y otra vez en Aceptar.

Ahora cuando haga clic en el comando Estilos de celda ver en primer lugar, el estilo que acaba de crear. Esto significa que Excel lo ha registrado como plantilla para que pueda usarlo cuantas veces quiera. Comprubelo aplicando el estilo Formato tipo al resto de celdas con datos numricos. Para ello, ayudndose con la tecla Control, seleccione cada rango de celdas, haga clic en Estilos de celda y seleccione la plantilla Formato tipo.

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Se puede modificar un estilo ya creado. Imagine que quiere cambiar el color de relleno en la plantilla de estilo creada. En el comando Estilos de celda haga clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo Formato tipo y haga clic en Modificar. En el cuadro de dilogo, haga clic en Aplicar formato, vaya a la ficha Relleno y elija este color como color de fondo. Acepte dos veces y ver que automticamente cambia el relleno de las celdas afectadas por este formato.

Cuando decida que no quiere usar ms un estilo prediseado o creado por usted, tendr que ir al comando Estilos de celda, hacer clic con el botn derecho sobre el estilo que no quiere utilizar ms y hacer clic en Eliminar. Pinselo bien antes de borrar un estilo pues si en algn momento quiere volver a usarlo ya no estar disponible.

Imgenes
Daniel ha estado pensando que si introduce el logo de la empresa en esta hoja de clculo, le dara un aspecto mucho ms profesional. Vamos a ver cmo Excel permite insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordenador. Aada seis filas al principio de la hoja de clculo para evitar que la imagen que vamos a insertar se solape con los datos ya introducidos. Seleccione la primera celda.

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Vaya a la ficha Insertar y en el grupo Ilustraciones encontrar el comando Imagen. Haga clic en Imagen y, a continuacin, busque la ubicacin donde haya guardado el archivo Todoenvio_logo, seleccinelo y haga clic en Insertar. Daniel est encantado con el aspecto que va tomando su hoja de clculo y ya no tiene ningn miedo a ensersela a su proveedor.

Excel cuenta tambin con una coleccin de imgenes prediseadas para insertar en todos sus archivos. Para acceder a estas imgenes, haga clic en el comando Imgenes prediseadas y se activar el panel de tareas Imgenes prediseadas donde escribir el tema de la bsqueda y utilizar el botn Buscar para encontrar una imagen. Si le aparece la ventana Galera multimedia de Microsoft haga clic en el botn No para continuar. Seleccione esta imagen y arrstrela al lugar de la hoja que quiera.

Cuando inserte una imagen, automticamente aparecer en la cinta de opciones una ficha llamada Herramientas de imagen con la que podr modificar atributos de esta imagen. Lea con atencin todas las opciones de esta ficha y pruebe a utilizar algunos de los comandos disponibles sobre la imagen prediseada que acaba de introducir.

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Daniel quiere introducir la direccin de Todo Envo en Espaa y qu mejor que un cuadro de texto para que lo coloque donde quiera. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el comando Cuadro de texto. Despus haga clic en una zona de la hoja de clculo y arrastre sin soltar hasta que tenga creado el cuadro. Escriba lo siguiente. Situndose en una esquina del cuadro, arrastre sin soltar el ratn hasta la esquina superior derecha de la tabla.

Puede tratar un grupo de imgenes como si fuera una sola. Veamos un ejemplo. Seleccione el logo, pulse Control y, sin soltar esta tecla, seleccione el cuadro de texto. Vaya a la ficha Formato en Herramientas de imagen y, en el grupo Organizar, haga clic en Agrupar. Y otra vez clic.

Ahora puede mover las dos imgenes como si fueran una, pero esta accin es reversible. Seleccione las imgenes de nuevo, haga clic en Agrupar y despus clic en Desagrupar. Como puede ver, de nuevo tiene dos imgenes separadas.

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Resumen
En esta leccin usted ha aprendido a: Presentar los datos de forma clara. Dar el formato deseado a las celdas. Insertar imgenes en Excel 2007.

Notas

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FILTROS Y REGLAS DE VALIDACIN

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Restriccin de datos La herramienta Autofiltro Crear filtros personalizados Ms filtros Operar con datos filtrados Establecer reglas de validacin Resumen

Introduccin

Filtros y reglas de validacin

En esta leccin aprender a restringir los datos que aparecen en pantalla utilizando los filtros predeterminados de Excel. Aprender tambin a crear y utilizar sus propios filtros, y descubrir cmo servirse de las tcnicas de validacin de datos para asegurar la pertinencia de los datos que contienen sus hojas de clculo.

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Silvia est revisando el listado de llamadas telefnicas realizadas desde Todo Envo a sus clientes en el ltimo mes, para decidir qu contrato telefnico supondra para la empresa un mayor ahorro. El listado es muy extenso, y le gustara poder visualizar en pantalla slo la informacin que necesita.

Restriccin de datos

Ordenar la informacin es una parte esencial del anlisis de datos, ya que ayuda a tomar decisiones ms eficaces. Para ayudar a Silvia, comience abriendo el ejercicio Filtros.

Los filtros son reglas de ordenacin que seleccionan filas o columnas para mostrarlas en la hoja de clculo, segn las necesidades del usuario. Es posible aplicar filtros tanto a rangos de celdas como a tablas. Para insertar un filtro, en primer lugar debe seleccionar una celda del rango que desee filtrar. Haga clic en cualquiera de las celdas que contienen informacin en el ejercicio, y seleccione la ficha Inicio, grupo Modificar, botn Ordenar y filtrar, botn Filtro.

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La hoja de clculo muestra, junto al nombre de cada columna, una flecha desplegable en su esquina superior derecha. Es el botn de filtro, e indica que la opcin de Autofiltro de Excel est habilitada, aunque no aplicada. Si sita el cursor sobre cualquiera de estas flechas, aparecer una nota informativa con el nombre de la columna y el texto Mostrar todo. Haga clic sobre la flecha para ver la lista de opciones de filtro.

Para extraer una mayor rendimiento de los filtros, evite mezclar distintos formatos de almacenamiento (como texto, nmeros y fechas), en una misma columna. Cada columna es tratada de modo individual, y slo tiene disponible un tipo de filtro. Cuando hay una mezcla de formatos en una misma columna, Excel muestra el comando de filtro que coincide con el formato de almacenamiento que ms se repite. Cinco datos numricos y tres datos de texto en una misma columna supondran un filtro del tipo nmero.

Haga clic sobre el botn de filtro de la columna Nombre cliente. La lista de opciones de filtro muestra en primer lugar distintas opciones de ordenacin, en este caso adaptados al tipo texto. Hay filtros especficos para texto, nmero y fecha. La opcin Borrar, que de momento aparece deshabilitada, le permite eliminar los filtros aplicados. La opcin Filtros de texto despliega el men de filtros aplicables a los datos de texto. Por ltimo, puede ver el listado con los elementos que componen la columna. Es el listado de valores nicos.

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En el listado de valores nicos, haga clic sobre la casilla de verificacin situada junto al nombre de los tres primeros clientes para deseleccionarlos, y acepte. Ver que estos tres clientes no se muestran en la hoja de clculo, y que el indicador de filtro ha adoptado la forma de un embudo. Haga clic en el botn de filtro y en listado de valores nicos marque la casilla de verificacin Seleccionar todos y acepte. El listado vuelve a recoger todos los clientes.

Haga clic sobre el botn de filtro de la columna Fecha llamada, y seleccione la opcin Filtros de fecha. Haga clic en la opcin Antes. El cuadro de dilogo Autofiltro personalizado le permitir establecer los criterios de filtrado.

Por ejemplo, Silvia quiere ver slo las llamadas que se realizaron en el primer semestre. En el primer campo, seleccione la opcin anterior o igual a, y en el segundo, seleccione la fecha ms tarda de junio, ltimo mes del primer semestre. Haga clic en Aceptar.

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La herramienta Autofiltro
Ha aplicado un Autofiltro, una opcin que le permite mostrar en pantalla slo aquellos registros que cumplen un criterio determinado, en este caso, las llamadas del primer semestre. Este tipo de filtros son autoexcluyentes para cada rango, es decir, permiten filtrar por un nico criterio cada vez. Por ejemplo, podr ver las llamadas del primer semestre, y luego volver a filtrar para ver las de segundo semestre, pero no podr ver ambas simultneamente.

Silvia quiere saber cules son los diez clientes que concentran las llamadas telefnicas de mayor duracin. Para ello, Excel le permite utilizar el Autofiltro de las diez mejores, que permite ver los valores ms altos de la columna sobre la que se aplique el filtro. Seleccione el botn de filtro de la columna Duracin, y haga clic sobre Filtros de nmero, Diez mejores.

En el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores indique qu informacin quiere mostrar. El primer campo le permite seleccionar entre los valores superiores e inferiores; el segundo determina el nmero de registros al que limitar el filtro, y el tercero decidir si se muestran los elementos o su valor en porcentaje. Mantenga los valores que aparecen por defecto, y haga clic en Aceptar.

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El listado se reduce ahora a los cinco clientes con las llamadas de mayor duracin. Para eliminar el filtro, haga clic sobre la columna Duracin y seleccione la opcin Borrar filtro.

Crear filtros personalizados

Haga clic en el botn de filtro de la columna Pas. En el listado, seleccione la opcin Filtros de texto, Filtro personalizado. Con ello, acceder al cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. Desde l, puede indicar a Excel qu filas mostrar y cules mantener ocultas.

Silvia quiere excluir del listado las llamadas nacionales. Para ello, en el primer campo busque la relacin "no es igual a" en el desplegable, y en el segundo campo seleccione Espaa. Haga clic en Aceptar. Comprobar cmo los registros de llamadas en Espaa permanecen ocultos.

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Pero, y si Silvia necesitara tambin eliminar los registros de Francia? Es posible filtrar por ms de un criterio? Excel contempla tambin esta posibilidad. Para aadir un nuevo criterio, haga clic sobre el botn de filtro de la columna Pas, y seleccione de nuevo Filtros de texto, Filtro personalizado.

Para indicar a Excel que desea considerar ambos criterios, compruebe que la casilla de verificacin Y est activada. En la segunda entrada seleccione no es igual a en el primer campo y Francia en el segundo. Haga clic en Aceptar.

Ms filtros
Otra opcin de filtrado es Filtrar por seleccin. Consiste en utilizar como referencia la celda activa para buscar criterios similares a su contenido. Veamos un ejemplo, pero antes, borre los filtros de las columnas Pas y Fecha llamada con la opcin correspondiente de los botones de filtro de cada columna.

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Haga clic con el botn derecho sobre la celda B11, y seleccione la opcin Filtrar, Filtrar por valor de la celda seleccionada. Compruebe el resultado. Borre el filtro de la columna Pas desde el botn de filtro para recuperar el listado.

Haga clic en el botn de filtro de la columna Duracin. Desplace la barra lateral de la lista de valores nicos hasta el final y ver activada la casilla de verificacin Vacas. Este dato le indica que la columna tiene una celda vaca de contenido. Para visualizarla, desactive la casilla de verificacin de Seleccionar todo, al comienzo de la lista de valores nicos, y active la casilla del registro Vacas. Haga clic en Aceptar. Excel le muestra la fila en la que se encuentra la celda vaca.

Excel tambin le permite filtrar por No vacas, para evitar que su listado recoja registros sin contenido. Haga clic sobre el botn de filtro de la columna Duracin, y en el listado de valores nicos, haga clic sobre la casilla de verificacin Seleccionar todo. Desplace la barra hasta el final del listado de valores nicos, y deseleccione la casilla de verificacin Vacas. Haga clic en Aceptar. Excel ha excluido el registro sin contenidos del listado.

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Operar con datos filtrados

Silvia quiere saber el total de minutos que se ha hablado por telfono en el perodo que est estudiando. Una forma rpida de obtener esta informacin es utilizar la funcin Autocalcular. Seleccione el rango E2:E52 y observe la barra de estado de Excel. Excel le muestra la media de los valores de las celdas seleccionadas, el nmero de celdas visibles y la suma de los valores de los mismos.

Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la barra de estado, y en la zona del men contextual correspondiente a la funcin Autocalcular, seleccione Recuento numrico si quiere saber qu nmero concreto de las celdas seleccionadas contiene valores numricos, Mnima para ver el valor numrico mnimo de las celdas seleccionadas y Mxima para ver el valor numrico mximo.

Establecer reglas de validacin

Silvia ha observado que algunas de las llamadas se han realizado fuera del horario laboral, y quiere eliminarlas de su estudio. Cmo evitar la entrada de datos no vlidos en una hoja de clculo? Seleccione todos los datos numricos de la columna Hora llamada y haga clic en la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, botn Validacin de datos. Seleccione la opcin con el mismo nombre.

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Se encuentra en el cuadro de dilogo Validacin de datos. En la pestaa Configuracin, podr establecer el criterio de validacin que desee. Despliegue las opciones del campo Permitir y seleccione la opcin Hora.

En el campo Datos, compruebe que la restriccin establecida es entre. En el campo Hora inicial escriba 08:00, y en Hora final, escriba 18:00. Deje el resto de opciones tal como se muestran y haga clic en Aceptar.

Una vez establecida la regla de validacin, es sencillo localizar qu datos no se ajustan a ella. Haga clic en el botn Validacin de datos de la ficha Datos, y seleccione la opcin Rodear con un crculo datos no vlidos. Automticamente, Excel le mostrar en pantalla los datos que no se ajustan al criterio establecido.

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Para eliminar los crculos, haga clic en el botn Validacin de datos y de nuevo clic sobre la opcin Borrar crculos de validacin.

Seleccione la primera celda de la columna Hora llamada y escriba en ella 18:30. Excel le avisa de que el valor introducido no es vlido. Haga clic en Cancelar.

Puede decidir el aspecto y texto del mensaje de error. Seleccione los datos de la columna Hora llamada y haga clic en el botn Validacin de datos. En el cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Mensaje de error, y elija el Estilo Informacin, escriba CUIDADO en el campo Ttulo y Escriba en formato horario en el campo Mensaje de error. Haga clic en Aceptar.

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Compruebe la validacin de datos y su mensaje de error. Seleccione cualquier celda de la columna Hora llamada, e introduzca caracteres de texto. Observa cmo ha cambiado el mensaje de error para adaptarse a sus directrices?

Para eliminar la validacin, haga clic en el botn Seleccionar todo, y manteniendo la seleccin, de nuevo clic en el botn Validacin de datos. Excel le avisar de que la seleccin comprende celdas sin configuracin de validacin de datos. Haga clic en No. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic sobre el botn Borrar todos para eliminar cualquier rastro de validacin que hubiera en la seleccin. Haga clic en Aceptar.

Resumen
En esta leccin ha aprendido: La utilizacin de los filtros predeterminados de Excel. La creacin de filtros personalizados. El manejo de las tcnicas de validacin de datos. Ahora es capaz de restringir la informacin visible en su hoja de clculo para adaptarla a los datos que necesite manipular, y de localizar los datos no vlidos.

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Notas

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INSERTAR GRFICOS
Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Crear grficos Elementos del grfico Modificar los grficos Personalizar la apariencia de los grficos Guardar como plantilla Establecer tendencias en los datos Resumen

Introduccin

Insertar grficos

En esta leccin aprender a crear grficos para representar visualmente los datos que integran su hoja de clculo. Aprender tambin a personalizar la apariencia de los mismos, y a elegir entre los distintos tipos aquel que mejor se adapte a la informacin a representar. Ser capaz de distinguir los elementos que integran un grfico, y aprender a editarlos independientemente. Aprender a encontrar lneas de tendencia en sus datos, para establecer pronsticos futuros.

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Daniel est preparando la reunin semestral con el Departamento de Comercio Internacional, y quiere presentar la progresin de las ventas con sus clientes, de tal manera que la informacin quede resumida de una forma muy visual.

Crear grficos

Vamos a ayudar a Daniel a preparar su presentacin. Para ello, abra el ejercicio Grficos.

Crear un grfico puede resultar sumamente sencillo. Seleccione el rango de celdas que desee incluir en l, por ejemplo, de A3 a B11, y pulse la tecla F11. Ve lo que ha sucedido? Excel ha aadido automticamente una nueva hoja a su libro con el nombre Grfico1, y en ella se muestra un grfico, a pantalla completa, con los datos de la seleccin. Adems, esta nueva hoja de clculo mantiene la prctica totalidad de funcionalidades que puede realizar con cualquier otra hoja: copiar, pegar, eliminar, etctera.

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Aunque efectiva, esta opcin coarta la creatividad del usuario, ya que no permite tomar decisiones sobre la apariencia del grfico. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la hoja de clculo Grfico 1 y seleccione la opcin Eliminar. En el mensaje de aviso de Excel, confirme de nuevo haciendo clic sobre el botn Eliminar. Veamos otras formas de crear grficos que le permitan un mayor margen de actuacin.

El primer paso para insertar un grfico es indicar el rango de datos que desea incluir en l. Daniel quiere crear un grfico con las ventas en cada pas que refleje las zonas ms rentables. Para ello, seleccione el rango de A3 a A11.Pulse la tecla Control y haga clic en la celda H3. Pulse la tecla Maysculas y haga clic en H11. Manteniendo la seleccin, haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Grficos, haga clic en la flecha del botn Lnea para ver los subtipos. Seleccione el tipo Lnea con marcadores.

A diferencia del mtodo de insercin con F11, Excel incrusta el grfico en la misma hoja de clculo en la que usted se encuentra trabajando. Para desplazar el grfico y situarlo en la zona que necesite, haga clic en alguna zona en blanco sobre el mismo, y arrastre.

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Elementos del grfico

Los grficos en Excel se componen de los siguientes elementos: rea del grfico Ttulo. rea de trazado. Ejes. Serie de datos. Lneas de divisin. Leyenda. Las herramientas para personalizar cada uno de ellos de manera individual, se encuentran recogidas en las herramientas de grficos. Encontrar algunos de ellos en la ficha contextual Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes y Fondo.

Modificar los grficos

Despus de crear un grfico, puede necesitar cambiar la forma en que se representan los datos. Veamos un ejemplo. Daniel quiere cambiar el tipo de grfico para hacerlo ms visual. Para ello, con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Diseo, y de nuevo haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico. Seleccione el tipo Columna agrupada. Como ve, cada columna del grfico ha adoptado un alto proporcional al valor de la celda que representa.

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Daniel quiere modificar la informacin que recoge el grfico. Le gustara representar las ventas de los tres primeros meses del semestre por pas. Para ello, seleccione el grfico y sitese en la ficha contextual Diseo. En el grupo Datos, haga clic en el botn Seleccionar datos. Se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, mostrando el rango actual. Haga clic en el botn Contraer cuadro de dilogo, y desplace el cuadro para poder visualizar los datos.

Seleccione el rango de A4 a D11 directamente sobre la hoja de clculo. Ver cmo cambia la informacin del cuadro de dilogo para adaptarse a la nueva seleccin. Haga clic en el botn Expandir cuadro de dilogo, y de nuevo clic en Aceptar. Como ve, el grfico refleja ahora los nuevos datos, sin necesidad de crearlo de nuevo desde cero.

Repasando los datos de la hoja de clculo, Daniel ha notado una errata. En la celda A9 est incorrectamente escrito el nombre del pas. Seleccione esta celda y corrija la errata escribiendo Dinamarca. Pulse la tecla Enter. Ha visto lo que ha sucedido? El grfico se ha corregido simultneamente, ya que el grfico mantiene la vinculacin con el rango de celdas de origen. Al modificar un valor en la hoja de clculo, el grfico se actualiza automticamente, sin necesidad de pulsar comando o tecla alguna.

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Seleccione el grfico y pulse el botn Seleccionar datos. Los valores de la hoja de clculo que se representan en el grfico se denominan series de datos, y desde ste cuadro de dilogo puede indicar a Excel que las tome de las filas o de las columnas. Pulse el botn Cambiar fila/columna, y haga clic en Aceptar. Como ve, los valores representados en los ejes X e Y se han intercambiado.

Daniel ha decidido eliminar del grfico las operaciones realizadas en Holanda. Para ello, pulse el botn Seleccionar datos y en el campo Entradas de leyenda del cuadro de dilogo, haga clic sobre el registro Holanda. Haga clic sobre el botn Quitar situado sobre el campo, y acepte. Comprobar que el registro se ha eliminado del grfico, aunque permanece en los datos de la hoja de clculo por si desea incorporarlo ms adelante.

Tambin puede eliminar una serie directamente desde el grfico. Haga clic sobre la leyenda del grfico para seleccionarla, y clic sobre el texto Colombia. En el men contextual, seleccione la opcin Eliminar series. Como ve, esta serie ha desaparecido del grfico, aunque los datos permanecen a su disposicin en la hoja de clculo. Pulse las teclas Control y Z para deshacer esta ltima opcin.

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Daniel quiere aadir nombre al eje vertical. Seleccione el grfico y, en la ficha contextual Presentacin, haga clic en la flecha del botn Rtulos de eje. Seleccione la opcin Ttulo de eje vertical primario, y haga clic en la opcin Ttulo girado. En el lateral izquierdo de la grfica se ha generado un cuadro de texto. Site el cursor sobre l y haga triple clic para seleccionar el texto. Escriba Volumen de Ventas.

El aspecto del grfico est mejorando, pero Daniel quiere especificar que slo recoge algunos datos parciales de 2007. Para insertar un ttulo genrico a su grfico, haga clic sobre l para seleccionarlo, y de nuevo clic en la ficha contextual Presentacin. En el grupo Etiquetas, haga clic sobre la flecha del botn Ttulo del grfico. Seleccione la opcin Encima del grfico. En el grfico, haga triple clic sobre el texto del ttulo para seleccionarlo y escriba Tercer trimestre 2007.

Si lo desea, puede cambiar la ubicacin del grfico. Para ello, seleccione el grfico y haga clic en la ficha contextual Diseo. En el ltimo grupo de esta ficha se encuentra el botn Mover grfico. Haga clic sobre l. El cuadro de dilogo Mover grfico le permite optar entre situar el grfico como nico elemento de una hoja nueva, o como objeto incrustado en una hoja ya existente. Seleccione la casilla de verificacin Objeto en, y en el desplegable seleccione la Hoja 2. Haga clic en Aceptar.

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Seleccione el grfico y arrstrelo hasta la esquina superior derecha de la hoja. Va a cambiar su tamao. Haga clic en el controlador de tamao de la esquina inferior derecha, y, sin soltar, arrastre hasta el final de la columna L. Si en lugar de arrastrar desde la esquina del marco, utiliza los controladores de tamao de los laterales, el tamao se ampliar slo en la direccin indicada. Pruebe la diferencia arrastrando desde el controlador del lateral derecho, hasta la columna O.

Personalizar la apariencia de los grficos

Excel le permite trabajar sobre cada elemento del grfico de manera individual. Puede seleccionar cada elemento directamente sobre el grfico haciendo clic sobre l, o bien desde la ficha contextual Formato. En la parte superior del grupo Seleccin actual ver una lista desplegable. Haga clic sobre la flecha, y comprobar que todos los elementos que integran su grfico estn recogidos en esta lista. Haciendo clic sobre cada uno de ellos, indicar a Excel la seleccin que desea realizar.

Haga clic sobre alguna de las columnas que representan las ventas en China. Automticamente, Excel amplia la seleccin a las tres columnas que contienen datos sobre ese pas. Mantenga la seleccin y haga clic en la ficha contextual Formato. Haga clic en el botn Relleno de forma, y en la opcin Textura haga clic sobre Papiro. Observe que, adems de las columnas, ha cambiado el relleno que las representa en la leyenda.

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Con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Presentacin. En el grupo Etiquetas, haga clic sobre la flecha del botn Leyenda, y seleccione la opcin Ms opciones de leyenda.

Se encuentra en el cuadro de dilogo Formato de Leyenda. En la categora Relleno, seleccione el Relleno degradado. Haga clic en la flecha del campo Colores preestablecidos y seleccione el tipo Pergamino. En el campo Tipo, seleccione la opcin Radial. Cierre el cuadro de dilogo y compruebe el resultado.

Daniel cree que el aspecto de su grfico ser ms atractivo incluyendo un color de fondo en el rea de trazado. Para ello, seleccione el grfico y haga clic en la ficha contextual Presentacin, grupo Fondo.

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Haga clic en la flecha del botn rea de trazado para acceder al men desplegable. Haga clic sobre Ms opciones de rea de trazado. En la categora Relleno del cuadro de dilogo que se ha abierto, seleccione la casilla de verificacin Relleno slido, y elija el color Verde oliva nfasis 3. Cierre el cuadro de dilogo para ver el resultado.

Haga clic sobre la ficha contextual Presentacin y seleccione en la lista desplegable del grupo Seleccin Actual el Eje Vertical.

Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la seleccin en el grfico, y en el men contextual seleccione la opcin Dar formato a eje. En el panel izquierdo del cuadro de dilogo, haga clic sobre Nmero, y de nuevo clic en la categora Moneda. En el campo Posiciones decimales escriba 0, compruebe que el smbolo est en euros, y cierre para comprobar el resultado.

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En lugar de variar uno a uno los elementos que integran el grfico, puede optar por utilizar los estilos de diseo para grficos integrados en Excel. En la lista desplegable de la ficha contextual Formato, grupo Seleccin actual, elija rea del grfico para seleccionarlo. Haga clic en la ficha contextual Diseo, y de nuevo clic sobre el botn Ms del grupo Estilos de diseo.

La galera de estilos de diseo pone a su disposicin una serie de diseos predeterminados que combinan unas caractersticas de formato definidas. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos, aplicar todas sus caractersticas de formato al grfico seleccionado. Haga la prueba. Haga clic sobre el Estilo 40 y compruebe el resultado. Tambin puede optar por utilizar un estilo de diseo predeterminado y personalizar sus elementos a su criterio, utilizando rellenos, lneas de divisin de la cuadrcula, etctera.

Guardar como plantilla

Despus de todo el trabajo realizado, Daniel est muy satisfecho con el aspecto de su grfico y le gustara guardarlo como plantilla, para utilizarlo en futuras ocasiones. Seleccione el grfico y, en la ficha contextual Diseo, grupo Tipo, haga clic en el botn Guardar como plantilla. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grfico.Indique como nombre de archivo Ventas 2007, y asegrese de que la ruta donde est guardando es la carpeta Charts. Haga clic en Guardar.

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Haga clic en la Hoja 1 del documento y seleccione el rango de A14 a G16. Seleccione la ficha Insertar, y haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo del grupo Grficos. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en la carpeta de Plantillas. Seleccione su plantilla y haga clic en Aceptar.

De igual modo que crea sus propias plantillas de grficos, puede eliminarlas cuando lo desee. Seleccione la ficha Insertar, y haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo del grupo Grficos. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en el botn Administrar plantillas. En el cuadro de dilogo, haga clic con el botn derecho sobre su plantilla Ventas 2007, y de nuevo clic sobre la opcin Eliminar. Excel le preguntar si est seguro de eliminar el archivo. Confirme con el botn S, y cierre los cuadros de dilogo.

Establecer tendencias en los datos

Daniel ha notado que la evolucin de las operaciones en el mercado chino es muy favorable, pero le gustara saber si esta tendencia se mantendr en el futuro. Aunque Daniel no tiene forma alguna de conocer estos datos, Excel 2007 incorpora herramientas de trabajo de clculo de tendencias que pueden ayudarle. En primer lugar, haga clic sobre una zona en blanco del rea del grfico y pulse la tecla Suprimir.

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Seleccione el rango de A5 a G5 y haga clic en la ficha Insertar, grupo Grficos. Seleccione el tipo de grfico Columnas, Columna agrupada.

Con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Presentacin, grupo Anlisis, botn Lnea de tendencia. Haga clic sobre Ms opciones de lnea de tendencia.

En el campo Opciones de lnea de tendencia del cuadro de dilogo Formato de lnea de tendencia, campo Tipo de tendencia o regresin, podr indicar a Excel la distribucin de datos para elaborar el pronstico de tendencia. La opcin ms utilizada en contextos empresariales es el tipo Lineal. Asegrese de que sta opcin est marcada en el campo tipo de tendencia.

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El siguiente paso es indicar a Excel el perodo futuro que quiere examinar. Para ello, escriba Tres en el recuadro Adelante del rea Extrapolar. Vamos a nombrar la lnea para reconocer la informacin que aporta. En el campo Nombre de lnea de tendencia, seale la casilla de verificacin Personalizado y escriba Tendencia del mercado en China. Haga clic en Cerrar.

Con los parmetros establecidos, Excel ha incorporado en el grfico una lnea de tendencia que muestra cmo se espera la evolucin del mercado en China en los prximos tres meses. Igual que ocurre con todos los elementos que comprenden los grficos en Excel, puede cambiar su formato seleccionado la lnea mediante un doble clic sobre ella, o localizndola en la lista desplegable de la ficha contextual Presentacin, grupo Seleccin Actual. Con la seleccin realizada, podr darle formato desde la ficha contextual Formato.

Resumen

En esta leccin ha aprendido a incorporar grficos en su hoja de clculo, y a personalizar su apariencia. Ha descubierto cmo distinguir y modificar los elementos que integran un grfico, de manera independiente. Ahora es tambin capaz de encontrar lneas de tendencia en los datos para establecer pronsticos futuros.

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Notas

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VISTAS DEL DOCUMENTO E IMPRIMIR

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Preparar la hoja de clculo antes de imprimir La previsualizacin Imprimir el documento Cuadro de dilogo Imprimir Resumen

Introduccin

Vistas del documento e imprimir

A lo largo de esta leccin usted conseguir: Proporcionar un aspecto ms profesional a las hojas de clculo impresas. Comprobar el aspecto de una hoja de clculo antes de imprimirla. Imprimir datos de hojas de clculo en Excel.

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Paula tiene que pasar una auditora externa y ahora que toda su facturacin est en Excel, necesita imprimir algunos datos para enserselos al auditor y que ste pueda aadir sus firmas. Necesita visualizar diferentes partes de sus hojas de clculo y no quiere imprimir ms que los datos que necesite porque su poltica de calidad incluye el cuidado del medio ambiente.

Preparar la hoja de clculo antes de imprimir

Ayudemos a Paula a preparar sus datos para conseguir una impresin profesional. Abra el ejercicio Imprimir. Observe que este libro consta de dos hojas, una llamada Datos y otra con el nombre Grficos. En la ficha Diseo de pgina encontrar el grupo Configurar pgina, donde puede ver los comandos ms importantes para que su hoja de clculo adquiera un mejor aspecto. Conozcamos cmo usar estos comandos.

Antes de comenzar a preparar nuestra hoja de clculo para la impresin, debemos ir a la ficha Vista y al grupo Vistas de libro, aqu debemos hacer clic en el comando Diseo de pgina. De esta forma vamos a poder ir viendo los cambios que hagamos para la impresin y podremos decidir si mantenemos los cambios o modificamos alguno.

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Comencemos a establecer los mrgenes de la pgina. En el grupo Configurar pgina, haga clic en el comando Mrgenes y ver que puede seleccionar uno de los mrgenes predefinidos por Excel o crear uno propio. Haga clic en Normal. A simple vista no sucede nada, pero esto es porque estamos estableciendo los mrgenes que se vern en el papel cuando imprimamos la pgina.

Recuerde siempre elegir la orientacin en la que quiere imprimir la pgina. Si, como ocurre en el ejercicio, tiene gran cantidad de datos que se extienden a lo ancho, imprima su hoja en horizontal para no dividir las columnas de datos en muchas hojas. No servir de nada imprimir una hoja, si no puede ver los datos con claridad. Haga clic en el comando Orientacin y seleccione Horizontal. Puede comprobar que ahora caben ms columnas en una sola hoja.

Dependiendo de la cantidad de datos y de la extensin de la hoja de clculo, debemos utilizar un tamao de papel determinado para la impresin de datos. Ojo! No todas las impresoras admiten cualquier tamao de papel. Para que Excel conozca el tamao de papel que va a utilizar y pueda ajustarse al espacio del que dispone, haga clic en el Comando Tamao y ver el listado de tamaos que permite su impresora. Como nuestra tabla contiene muchos datos, seleccione el tamao A3.

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Si selecciona el comando Salto de pgina y hace clic en Insertar salto de pgina, Excel incluir un salto de pgina encima y a la izquierda del rea seleccionada. Esta opcin es til cuando, al imprimir, queremos que los datos de la hoja de clculo aparezcan divididos en hojas de una determinada manera. Podr quitar un salto de pgina desde este mismo comando si hace clic en Quitar salto de pgina. Ms adelante veremos cmo ajustar mejor un salto de pgina.

Paula quiere incluir, en las hojas que va a imprimir, unos datos que identifiquen a Todo Envo e indiquen al auditor qu datos est evaluando. Vamos a utilizar el encabezado y pi de pgina para conseguir el propsito de Paula. En la parte superior de la hoja de clculo se encuentra el texto Haga clic para agregar encabezado. Haga clic sobre l y automticamente aparecern en la Cinta de opciones las Herramientas para encabezado y pi de pgina.

Los comandos de las Herramientas para encabezados y pies de pgina contienen una serie de encabezados y pies de pgina ya definidos aunque tambin podemos crear el nuestro propio. Introduciremos ahora un encabezado y un pi de pgina en nuestra hoja. Tenga cuidado porque todo el encabezado se imprimir en una sola lnea a no ser que pulse Intro para empezar una lnea nueva.

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Haga clic en la zona que dice Haga clic para agregar encabezado y, a continuacin, haga clic en el comando Nombre de hoja que encontrar en el grupo Elementos del encabezado y pi de pgina. Hemos conseguido que aparezca como encabezado el ttulo que tiene la hoja de clculo.

Despus haga clic en el comando Ir a pie de pgina del grupo Exploracin. Seleccione la zona derecha del Pie de pgina y realice la siguiente accin: haga clic en Nmero de pgina, pulse Barra espaciadora, escriba 'de', pulse Barra espaciadora de nuevo y haga clic en el comando Nmero de pginas. Al hacer clic fuera del pie de pgina vemos que este nos indica el nmero de hoja en la que estamos y cuntas ms hay.

Puede ver que slo aparecen los ttulos de columna en la primera hoja. A travs del comando Imprimir ttulos puede hacer que los ttulos de columna se vean en todas las hojas. Haga clic en el comando Imprimir ttulos y despus en el botn Contraer cuadro de dilogo de Repetir filas en extremo superior. Haga clic en la fila 1, despliegue de nuevo el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar.

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Repitamos la misma operacin pero esta vez con los ttulos de fila de la tabla. Haga clic en Imprimir ttulos y despus en el botn Contraer cuadro de dilogo de Repetir columnas a la izquierda. Haga clic en las columnas A y B, despliegue de nuevo el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar. Ya puede ver los ttulos de fila y columna en cada una de las hojas. Comprobar que la lectura de datos est mucho ms organizada ahora.

La previsualizacin

Estamos viendo lo importante que es organizar el documento para que la presentacin en papel quede elegante, pero igual de importante es poder ver cmo va a quedar el documento antes de imprimirlo. A Paula este aspecto le interesa para seguir siendo coherente con su poltica de Medio Ambiente y seguir ahorrando papel.

Una hoja de Excel se puede utilizar para trabajar sobre ella nicamente en el ordenador, o podemos decidir imprimirla para conservar los datos en papel. Excel 2007 permite disponer de distintas vistas de una misma hoja de clculo segn el uso que queramos hacer de ella. En la Cinta de opciones vaya a la ficha Vista.

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El comando Normal muestra la vista normal de la hoja de clculo que es aquella que por defecto se abre siempre, y con la que trabajamos cuando estamos introduciendo o modificando datos.

El comando Diseo de pgina muestra la vista que necesitamos cuando queremos imprimir un documento ya que nos muestra los mrgenes, encabezados y pies de pgina que vamos aadiendo y todos aquellos elementos adicionales a las tablas de datos que van a aparecer en el documento impreso. Es la vista recomendada cuando queremos imprimir una hoja de clculo y ya tenemos introducidos todos los datos en las tablas y grficos.

En el grupo Vistas de libro, encontramos tambin el comando Vista previa de salto de pgina. Haga clic para visualizar una vista previa del documento. En el cuadro de dilogo que se acaba de abrir active la casilla de verificacin No mostrar este cuadro de dilogo nuevamente. Ahora haga clic en Aceptar.

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Una raya azul discontinua muestra los saltos de pgina en el documento impreso. No cree que quedara mejor el salto justo en el punto en que empieza la facturacin de 2008? Haga clic en la lnea azul y arrstrela hasta situarla debajo de la fila 21.

Cuando tengamos una hoja de clculo con muchos datos, los comandos del grupo Zoom resultarn de ayuda para ver cmo van quedando las distintas pginas del documento. El comando Zoom permite especificar el nivel de zoom para todo el documento. Pruebe a seleccionar el Aumento 25% y haga clic en Aceptar. Dejan de verse claramente los datos, pero podemos hacernos una idea general de cmo quedar el documento una vez impreso.

La mejor opcin para saber cmo va a quedar un documento impreso justo antes de mandarlo a imprimir es la opcin de vista previa que ofrece Excel. Seleccione el Botn de Office, haga clic en la flecha situada al lado de Imprimir y, por ltimo, haga clic en Vista preliminar. Ahora est viendo cual ser el resultado de la impresin. Si quiere ver ms hojas en una sola pantalla haga uso del Zoom.

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En la Vista preliminar contamos con opciones para modificar la hoja sin tener que salir de esta vista de documento. En primer lugar encontramos el comando Imprimir que utilizaremos si estamos satisfechos ya con el resultado. Los comandos Pgina siguiente y Pgina anterior sirven para avanzar o retroceder por las pginas del documento. Y la opcin Mostrar mrgenes, muestra los mrgenes que hemos establecidos pudiendo modificarlos manualmente.

Haga clic en Configurar pgina. El cuadro de dilogo del mismo nombre incluye las funciones que encontramos tambin en la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Configurar pgina. Estamos viendo que la tabla de Paula se va a imprimir en el lateral superior izquierdo de la hoja, pero, por supuesto, quedar mucho mejor si se imprime centrado. En la ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina, marque las casillas de verificacin Horizontalmente y Verticalmente. Haga clic en Aceptar.

Ahora que el documento est mejor organizado podemos cerrar la vista preliminar y tomar la decisin de imprimir el documento. Haga clic en el botn Cerrar vista preliminar.

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Imprimir el documento

Si decidimos imprimir un documento una vez revisada la presentacin preliminar, resultar tan sencillo como hacer clic en el Botn de Office, despus clic en Impresin rpida y el documento comenzar a salir directamente por la impresora. En vez de esto, vamos a explorar las opciones de impresin que Excel ofrece.

Paula ha decidido que adems de imprimirse el documento completo, va a realizar impresiones de reas determinadas para facilitarle la tarea al auditor. Seleccione el rango de celdas que quiere imprimir. En la ficha Diseo de pgina y dentro del grupo Configurar pgina, haga clic en la opcin rea de impresin y despus en Establecer rea de impresin. Si va a Vista preliminar, observar cmo Excel va a imprimir slo este rango de celdas.

Tenga cuidado si ha introducido datos en alguna celda y despus decidi borrar su contenido. Excel guarda el formato de todas las celdas por lo que al imprimir un documento puede observar que Excel imprime una parte de celdas vacas. Recuerde borrar el formato de las celdas que utiliz en un momento determinado si no quiere encontrarse con un buen nmero de hojas impresas vacas.

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Podemos decidir el orden en que queremos que se impriman las hojas. En la parte inferior derecha del grupo Opciones de la hoja encontrar una flecha. Haga clic en ella. En el cuadro de dilogo aparece activada la ficha Hoja. En la opcin Orden de las pginas, podr decidir el orden en que quiere que se impriman las hojas de un documento con varias pginas. En el ejercicio deje la opcin marcada por defecto y haga clic en Aceptar.

Cuadro de dilogo Imprimir

Llegado el momento de imprimir el documento de Paula an puede configurar ms opciones antes de obtener el documento en papel. En el botn Office, haga clic en Imprimir y despus, de nuevo, clic en Imprimir. Aparece el cuadro de dilogo Imprimir. Abajo a la izquierda encontrar el botn Vista previa, donde puede visualizar de nuevo el documento antes de imprimir. Si quiere obtener impreso el documento completo, no toque nada del cuadro y solamente haga clic en Aceptar.

Si tenemos un documento muy largo y slo queremos imprimir un intervalo de pginas, en el cuadro de dilogo Imprimir disponemos de la opcin Intervalo de pginas que permite escribir el nmero de pgina donde queremos que comience la impresin, y el nmero de pgina donde queremos que termine. Aydese del botn Vista previa, si no recuerda la numeracin de las pginas que quiere imprimir.

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Paula ha decidido que, de momento, slo quiere imprimir un grfico de la hoja Grficos. Haga clic en ella. Para imprimir slo el primer grfico de la pantalla, seleccinelo, vaya al botn Imprimir que encuentra dentro del botn Office y podr ver que aparece seleccionada la opcin Imprimir grfico. Vea cmo quedar su grfico haciendo clic en el botn Vista previa, cierre la vista. Haga clic en Aceptar y obtendr una impresin slo de ese grfico especfico.

Igual que hemos impreso un nico grfico, podemos imprimir slo una parte de una tabla de datos u hoja de clculo. Seleccione la parte de la tabla que quiere imprimir. Haga clic en el botn Imprimir del botn Office y en el cuadro de dilogo active la casilla de verificacin Seleccin. Haga clic en Vista previa para ver lo que se va a imprimir, cierre la vista y, por ltimo, haga clic en Aceptar.

Resumen
En esta leccin usted ha desarrollado la capacidad de: Proporcionar un aspecto ms profesional a las hojas de clculo impresas. Comprobar el aspecto de una hoja de clculo antes de imprimirla. Imprimir datos de hojas de clculo en Excel.

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Notas

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UTILIZAR ESQUEMAS
Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Utilidad de los esquemas Crear esquemas automticamente Ocultar esquemas Eliminar esquemas Crear esquemas manualmente Copiar datos esquematizados Representar grficos a partir de esquemas Resumen

Introduccin

Utilizar esquemas

En esta leccin aprender a utilizar esquemas para agrupar y resumir listas de datos en sus hojas de clculo. Podr distinguir qu tipo de datos son idneos para generar esquemas, y aprender a crearlos tanto manual como automticamente. Descubrir cmo contraer o expandir los niveles de los esquemas segn lo necesite, y aprender tambin a ocultar y eliminar los esquemas. Tambin aprender cmo copiar de un esquema slo aquella informacin que necesita, y a representar partes del esquema mediante grficos.

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Paula est trabajando con un archivo que concentra una gran cantidad de informacin. No necesita disponer de todos los datos simultneamente en pantalla, y se pregunta si hay alguna forma de agruparlos para poder manejar ms cmodamente la informacin.

Utilidad de los esquemas

Antes de nada, abra el ejercicio Esquemas para ayudar a Paula.

Paula ha recogido en su hoja de clculo los envos realizados en 2007, diferencindolos por zonas, para calcular los totales. Adems, ha diferenciado tambin el tipo de producto de cada envo, el nmero de embalajes, el precio unitario por embalaje y el total de ingresos obtenido en cada envo. El resultado es una hoja de clculo con varios subtotales.

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Listas de datos como la de Paula son muy apropiadas para generar esquemas. Las listas que muestran una jerarqua o niveles diferenciados, son ideales para agrupar y resumir los datos. El nmero mximo de niveles que admite un nico esquema es ocho, y un mismo esquema pueden afectar tanto a filas como a columnas.

Ya que no hay mejor maestro que la prctica, comencemos a ejercitar la creacin de esquemas. Excel pone a su disposicin dos formas de cumplir con este objetivo: Creacin automtica. Creacin manual.

Crear esquemas automticamente

Para que Excel sea capaz de crear automticamente esquemas, es necesario que la lista de datos de origen tenga una disposicin que lo permita, cumpliendo con los siguientes requisitos: La lista debe contar con filas sumario situadas por encima o por debajo de los datos a esquematizar, nunca entremezcladas. Las columnas sumario deben encontrarse a la derecha o a la izquierda de los datos, pero nunca en el medio de stos.

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Seleccione cualquiera de las celdas que contienen datos en la hoja de clculo, y haga clic en la ficha Datos. En el grupo Esquema, haga clic en la flecha del botn Agrupar para ver sus opciones. Seleccione la opcin Autoesquema haciendo clic sobre ella.

Excel ha generado los niveles del esquema de manera automtica. En la esquina superior izquierda del rea de trabajo puede ver los marcadores de nivel numerados, diferenciados por filas y columnas. Por columnas, la lista muestra dos niveles: completamente desplegada y total de ingresos por envo y producto. Por filas, la lista tambin se divide en dos niveles: completamente desplegada y por zonas geogrficas. Haga clic en los marcadores de nivel para explorar las distintas formas de visionar la lista.

Haga clic en los marcadores de nivel con el nmero 1 para contraer la lista por completo. En el lateral izquierdo de la zona de esquemas ver unos botones con el smbolo Ms. Haga clic en el botn Ms situado junto al destino de envo Europa. Ahora puede ver en pantalla todos los datos que componen el nivel. El botn situado junto al destino de envo Europa muestra un smbolo Menos. Haga clic sobre l para contraer el nivel.

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Como es habitual, Excel incorpora diferentes mtodos para conseguir un mismo resultado, para facilitar que cada usuario pueda elegir aquel con el que se sienta ms cmodo. Tambin es el caso de la visualizacin del esquema. Seleccione la celda Amrica del Sur y haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema, botn Mostrar detalle. Comprobar que el nivel se expande para mostrar todos sus elementos. Haga clic en el botn Ocultar detalle del mismo grupo y ficha para volver a contraerlo.

Ocultar esquemas
No le resulta fcil trabajar con las marcas de esquema a la vista? Puede optar por ocultarlas para mantener despejada el rea de trabajo. Para ello, seleccione alguna de las celdas comprendidas en el rea del esquema, y pulse simultneamente la tecla Control y el nmero 8. Comprobar cmo automticamente las marcas del esquema desaparecen. Para volver a hacerlas visibles, vuelva a pulsar la combinacin de teclas Control y 8.

Ha probado a ocultar las marcas del esquema y no ha obtenido el resultado esperado? Cuando utilice la combinacin de teclas Control y 8, no utilice el teclado numrico, sino el alfanumrico.

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Eliminar esquemas
Eliminar el autoesquema creado por Excel es tan sencillo como insertarlo. Seleccione alguna de las celdas integradas en el esquema. Haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema, y de nuevo clic en la flecha del botn Desagrupar. En el men desplegable, haga clic en la opcin Borrar esquema. Sencillo, verdad?

Crear esquemas manualmente

Para crear un esquema manualmente hay que indicar a Excel qu grupos de filas y columnas queremos asignar a cada nivel del esquema. Vamos a indicar la seleccin paso a paso.

Haga clic en la etiqueta de la fila nmero 2 y, con la tecla Maysculas pulsada, haga clic en la etiqueta de la fila nmero 31. Seleccione la ficha Datos, y en el grupo Esquema, haga clic en la flecha del grupo Agrupar. Haga clic en la opcin Agrupar. Es importante que no incluya la fila sumario en la seleccin, por este motivo hemos dejado fuera de la seleccin la fila que corresponde al texto Europa, que ser el rtulo del grupo.

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Haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema, y de nuevo clic en la flecha del grupo Agrupar. Site el cursor sobre la opcin Agrupar, sin pulsarla. Aparecer una informacin en pantalla, que, entre otros datos, le indica el mtodo abreviado de teclado que le permite obtener el mismo resultado que pulsando este botn. Vamos a probar a seleccionar los grupos de las filas restantes utilizando la combinacin de teclas indicada en pantalla.

Haga clic en la etiqueta de la fila nmero 33 y, con la tecla Maysculas pulsada, haga clic en la etiqueta de la fila nmero 41. Pulse las teclas Maysculas, Alt y Flecha derecha. Repita la operacin para generar el resto de grupos, recordando excluir de la seleccin la fila sumario que ser el rtulo de cada grupo.

Ahora vamos a seleccionar los grupos de las columnas. Haga clic sobre la etiqueta de la columna B, y con la tecla Maysculas pulsada, haga clic sobre la etiqueta de la columna D. Sitese en la ficha Datos. En el grupo Esquema, haga clic en la flecha del grupo Agrupar. Haga clic en la opcin Agrupar.

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Al contraer los grupos de columnas de su lista de datos, Paula ha comprobado que ha incluido en el grupo el nombre del producto al que corresponde cada envo. Le gustara mantener visible ese dato para hacer ms claro el trabajo con la lista. Haga clic en el marcador de nivel para mostrar las columnas expandidas, y de nuevo clic en la etiqueta de la columna B. Haga clic en la flecha del botn Desagrupar, y de nuevo clic en la opcin Desagrupar. Compruebe el resultado haciendo clic en el marcador de nivel que contrae las columnas.

Copiar datos esquematizados

Paula quiere disponer de los datos de los envos a Oceana en una nueva hoja, ya que se trata de un nuevo mercado que le gustara estudiar en detalle. Contraiga los niveles de filas y columnas haciendo clic en el botn con el smbolo 1 de cada uno de ellos. Haga clic en el botn con el smbolo Ms junto a Oceana para ver los datos.

Seleccione el rango de celdas de A47 a E51. En la ficha Inicio, grupo Modificar, haga clic en el botn Buscar y seleccionar, y de nuevo clic en la opcin Ir a Especial. En el cuadro de dilogo, seleccione la opcin Slo celdas visibles y haga clic en Aceptar. Se encuentra de nuevo en la hoja de clculo. Pulse las teclas Control y C para copiar la seleccin.

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En la barra de etiquetas, haga clic en el botn Insertar nueva hoja de clculo. Excel crear una nueva hoja de clculo con el nombre Hoja 1. Haga clic sobre ella, y seleccione la celda A1. Pulse las teclas Control y V para pegar la seleccin. Ya tiene los datos disponibles en la nueva hoja. Rectifique el ancho de las columnas para verlos correctamente.

La opcin de Slo celdas visibles del cuadro de dilogo Ir a especial nicamente est disponible para rangos, es decir, para selecciones de celdas contiguas. Por este motivo no hemos aadido el rtulo de las columnas a la seleccin antes de copiarla. Ahora que conoce cmo copiar nicamente las celdas visibles en una seleccin hecha sobre un esquema, pruebe a copiar slo los rtulos y traerlos a la nueva hoja de clculo.

Representar esquemas

grficos

partir

de

Paula quiere representar con un grfico slo los totales de ingresos por zonas geogrficas. Para ello, el primer paso es indicar la seleccin de datos a incluir en el grfico. Contraiga los niveles de filas y columnas haciendo clic en el botn con el smbolo 1 de cada uno de ellos. Slo necesita los datos de las columnas A y E. Haga clic sobre la etiqueta de la columna A, y con la tecla Control pulsada, haga de nuevo clic sobre la etiqueta de la columna E para aadirla a la seleccin.

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Haga clic en la ficha Insertar, grupo Grficos, y de nuevo clic en la flecha del tipo de grfico Circular. Seleccione el Grfico circular seccionado 3D. Como ve, Excel ha insertado el grfico con los datos indicados, sin tener en cuenta los datos de los niveles que permanecen ocultos.

Pulse el botn con el smbolo Ms situado junto a Oceana. Como ve, el aspecto del grfico cambia para adaptarse a los detalles de la lista de datos segn estos permanezcan ocultos o visibles en el esquema.

Resumen
En esta leccin ha aprendido a utilizar los esquemas para agrupar y resumir listas de datos. Ahora puede distinguir qu tipo de datos son susceptibles de ser utilizados para generar esquemas, y puede crear esquemas manual o automticamente. Conoce cmo contraer o expandir los niveles de los esquemas, y cmo ocultar y eliminar esquemas. Tambin es capaz de copiar de un esquema slo aquella informacin que necesita, y puede representar partes del esquema mediante grficos.

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Notas

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NOCIONES AVANZADAS DE FORMATO

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Plantillas Los temas Formatos condicionales La apariencia de las etiquetas de la hoja Resumen

Introduccin

Nociones avanzadas de formato

A lo largo de esta leccin usted conseguir: Crear una plantilla en Excel que le sirva para aplicarla a otras hojas de clculo. Aplicar un formato determinado a celdas que contengan un criterio definido por usted. Modificar el formato de una hoja de clculo completa con un solo clic.

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Silvia est pensando en crear una plantilla que refleje los gastos mensuales y as no perder tanto tiempo en ordenar tickets y facturas cuando llega final de mes. Tiene claros los conceptos que tienen que aparecer en la hoja, pero quiere darle un aspecto corporativo y no sabe cmo conseguirlo. Tambin quiere convertir esta hoja en una plantilla que pueda pasar cada mes a todos los empleados En esta leccin le ayudaremos a conseguirlo.

Plantillas
Si quiere crear una hoja en Excel que sirva como modelo para utilizar en ms ocasiones, es necesario crear una plantilla. De esta forma se ahorrar crear de nuevo el mismo libro cada vez que lo vaya a utilizar. Excel cuenta con unas plantillas que vienen ya instaladas y que puede utilizar en cualquier momento. Abra Excel, haga clic en el botn Office y, ahora, haga clic en Nuevo.

Nos encontramos ahora en el cuadro de dilogo Nuevo libro donde usted podr crear un Libro en blanco o aplicarle una plantilla ya instalada en Excel. Si hace clic en Plantillas instaladas podr elegir entre las que ya vienen definidas. Para el objetivo de Silvia, podra utilizar la plantilla Informe de gastos. Haga clic en ella. Es una plantilla muy completa, pero Silvia quiere una plantilla adaptada a Todo Envo. Cierre el libro sin guardar cambios.

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Veamos los conceptos que Silvia quiere que aparezcan en su plantilla de gastos. Abra el ejercicio y seleccione la segunda hoja del libro llamada Gastos mensuales. Efectivamente, Silvia tiene una idea distinta de los conceptos que quiere que aparezcan en su plantilla y parece que tiene muy clara la estructura, as es que guardaremos directamente como una plantilla el libro que Silvia ha creado. Ms adelante nos preocuparemos de mejorar su aspecto.

Para guardar este libro como una plantilla, haga clic en el Botn Office. Despus haga clic en Guardar como. Luego haga clic en Libro de Excel. En el cuadro Nombre de archivo escriba Plantilla_gastos y, en el desplegable Tipo, haga clic sobre la flecha de la derecha y seleccione Plantilla de Excel. No seleccione ninguna carpeta de destino ya que Excel lo guardar, automticamente, en la carpeta Plantillas para que est disponible siempre que quiera utilizarla. Ahora haga clic en Guardar.

Excel2007 enva directamente la nueva plantilla a la carpeta que contiene las plantillas que vamos creando. Cuando quiera aplicar esta plantilla a un nuevo libro, en el Botn Office seleccione Nuevo. En el cuadro de dilogo, haga clic en Mis plantillas y haga doble clic en Plantilla_gastos. Como ve, ha conseguido recuperar su plantilla de gastos sin ningn esfuerzo.

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Si necesita cambiar el aspecto de una plantilla lo har igual que en un libro normal. Trabajaremos todo el tiempo en la segunda hoja del libro llamada Gastos mensuales. Cambie el color de las celdas A14, B14 y C14 y haga clic en Guardar como. Conserve el mismo nombre de la plantilla y no olvide seleccionar Tipo Plantilla de Excel. Por ltimo, haga clic en Guardar y cierre la plantilla. Cada vez que necesite utilizar la plantilla de nuevo, aparecern los cambios realizados.

Es muy sencillo comprobar si se han guardado los cambios que hemos hecho a nuestra plantilla. En el Botn Office, haga clic en Nuevo. Ahora, haga clic en Mis plantillas y abra la plantilla con el nombre Plantilla_gastos. Como ve, el ltimo cambio introducido ha quedado grabado.

Los temas
Otra forma con la que Silvia puede darle a su libro un aspecto ms homogneo y profesional consiste en usar temas. Los temas son un conjunto de formatos comunes a todos los programas de Office 2007 con los que fondo, texto, grficos cuadros, y tablas de una hoja de clculo, plantilla o documento adquieren un aspecto uniforme de acuerdo con el tema seleccionado. Para acceder a las opciones de temas, vaya a la ficha Diseo de pgina y sitese en el grupo Temas.

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Apliquemos ahora un tema a la plantilla de gastos que est creando Silvia. Haga clic en el comando Temas y del listado de temas predeterminados haga clic en Bro. Observar que el aspecto de la plantilla ha cambiado y aparece mucho ms agradable a la vista. Guarde los cambios de su plantilla para continuar trabajando sobre ella.

Si quisiera agregar este tema a la Barra de herramientas de acceso rpido, porque lo utilizar habitualmente para sus libros de Excel, debe colocar el cursor sobre el tema Bro y hacer clic con el botn derecho del ratn. Despus haga clic en Agregar galera a la barra de herramientas de acceso rpido.

Una vez elegido el tema que ms se ajusta al formato que Silvia quiere para su plantilla, podemos cambiar los colores predefinidos para ese tema. En el grupo Temas encontramos el comando Colores. Haga clic en este comando y antes de seleccionar un conjunto de colores sitese encima de cada uno de ellos para ver cmo cambia el aspecto de la plantilla. Haga clic en el conjunto de colores Metro y guarde los cambios.

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Si ve que no le convence ninguno de los conjuntos de colores que Excel propone, siempre tendr la posibilidad de personalizar los colores que quiere que tenga el tema. En el grupo Temas, haga clic en Colores y despus clic en Crear nuevos colores del tema. En el cuadro de dilogo podr personalizar los colores y ver una muestra sobre cmo quedar la combinacin que est eligiendo. Cierre el cuadro de dilogo.

Si Silvia decidiera elegir otro conjunto de fuentes para su tema tambin podra hacerlo a travs del comando Fuentes del grupo Temas. Haga clic en este comando y pase el ratn por cada grupo de fuentes y vea cmo cambiara su plantilla.

Las fuentes del tema estn formadas por un tipo de fuente de encabezado y una fuente para el cuerpo del texto. Excel permite personalizar cualquiera de estas fuentes. Esto ser til cuando nos guste la fuente de encabezado pero no la del cuerpo del texto o viceversa. Acceder a esta opcin al hacer clic en el comando Fuentes. Despus, haga clic en Crear nuevas fuentes del tema. En el cuadro de dilogo puede especificar las fuentes que quiera. Cierre el cuadro de dilogo.

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Los efectos del tema son un conjunto de lneas y rellenos que se pueden utilizar en cuadros, grficos, formas e imgenes. En la plantilla de Silvia no podr aplicar ninguno, pero s debe conocer esta opcin para utilizarla en futuras plantillas que contengan alguno de los elementos de los que hablamos. Para utilizarlos, tendr que hacer clic en el comando Efectos y seleccionar uno de los que se proponen.

Formatos condicionales
Puede que los estilos no cumplan los objetivos de formato que busca Silvia porque slo quiere ajustar el formato en determinadas celdas de su plantilla. Para esto, Excel cuenta con formatos condicionales que cambian el formato slo a las celdas que cumplan un requisito o condicin determinado. Excel 2007 rompe la barrera del mximo de tres condiciones que permitan las anteriores versiones del programa.

El formato condicional se puede aplicar de tres formas. Una es mediante Barras de datos que ayudan a ver el valor de una celda respecto al resto de valores del rango. Otro formato condicional lo forman las Escalas de color que actan como referencia visual para diferenciar valores menores y mayores. Y por ltimo estn los Conjuntos de iconos que diferencian los valores ms altos, los medios y los ms bajos.

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Vamos a aplicar un formato condicional en la plantilla de gastos. Seleccione el rango de celdas de B15 a B21.Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, haga clic en la flecha que encuentra junto a Formato condicional. Lo que est viendo es la galera de formatos condicionales que Excel le ofrece. Haga clic en Escalas de color y despus clic en esta escala.

Escriba ahora, en el rango de celdas seleccionado, la siguiente secuencia numrica: uno, dos, tres, cuatro, cinco, cuatro, tres. Podr observa que las celdas se colorean segn una escala de color dependiendo del orden numrico de la cifra que estamos escribiendo.

Cualquier regla que haya creado para un libro o plantilla se puede modificar posteriormente, slo tendr que seleccionar la celda o rango de celdas donde se aplic y despus en las opciones del comando Formato condicional hacer clic en Administrar regla. Ahora ve el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales. Haga clic en Editar regla y aqu podr cambiar los parmetros necesarios para ajustar la regla como usted necesite. Cierre el cuadro de dilogo.

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En vez de partir de las reglas que Excel ofrece, usted tiene la opcin de crear su propia regla. Seleccione el rango de celdas que va desde C15 a C21. Dentro de comando Formato condicional, haga clic en Nueva regla. Lea con atencin todas las opciones que tenemos para crear reglas propias. En Estilo de formato deje Escala de dos colores y en Color seleccione Rojo oscuro. Haga clic en Aceptar.

En el rango de celdas seleccionado para aplicar el formato condicional escriba ahora la siguiente secuencia: diez, veinte, treinta, cuarenta, cincuenta, sesenta, setenta. Nuestra regla personalizada parece que le puede aclarar a Silvia en qu concepto se gastan ms los trabajadores de la empresa y puede descubrir si algn dato no cuadra por precio. Recuerde que estos formatos se quedan guardados en la plantilla y aparecern en todas las hojas de gastos que rellenen los empleados con esta plantilla que est creando.

La apariencia de las etiquetas de la hoja

Las etiquetas de un libro de Excel o plantilla tambin pueden tener un formato propio. Se puede cambiar el color de las etiquetas para diferenciarlas mejor dentro de un libro con muchas etiquetas o para que vayan acordes con el formato que le hemos dado a una hoja. Tambin se pueden cambiar de lugar para que el contenido de las hojas lleve un orden lgico. Veamos cmo conseguir esto.

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Hagamos un cambio ms para conseguir una plantilla ms corporativa. Se trata de cambiar el color de las etiquetas de la plantilla de Silvia. Sitese sobre la segunda etiqueta que contiene este libro llamada Gastos mensuales y haga clic con el botn derecho del ratn. Sitese sobre Color de etiqueta y, a continuacin, haga clic sobre el color rojo. Guarde de nuevo los cambios realizados en la plantilla con el mismo nombre y recuerde seleccionar como tipo Plantilla de Excel.

La plantilla de Silvia tiene, en primer, lugar una hoja de observaciones y, en segundo lugar, la informacin detallada de gastos. Sera ms lgico colocar primero la hoja de gastos mensuales. Para cambiar el orden de las hojas de un libro o plantilla realice la siguiente accin. Haga clic en la etiqueta Observaciones y sin soltar el botn del ratn arrastre hasta que quede detrs de la etiqueta Gastos mensuales. Cambiar el orden de las hojas es as de sencillo.

Resumen
En esta leccin usted ha aprendido a: Crear una plantilla en Excel que le sirva para aplicarla a otras hojas de clculo. Aplicar un formato determinado a celdas que contengan un criterio definido por usted. Modificar el formato de una hoja de clculo completa con un solo clic.

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Notas

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FUNCIONES AVANZADAS
Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Funciones Funcin SI Funcin AHORA Funcin PAGO Funcin BUSCARV Condiciones especficas Resumen

Introduccin

Funciones avanzadas

A lo largo de esta leccin usted conseguir: Conocer las distintas categoras de funciones que ofrece Excel 2007. Utilizar algunas funciones avanzadas. Operar con condiciones especficas.

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Daniel ha observado, mientras daba una vuelta por la cinta de opciones, que en la Biblioteca de funciones tiene la posibilidad de realizar operaciones matemticas ms all de la suma o un promedio y que le pueden resultar tiles en su trabajo. No termina de entender todas las opciones de clculo que Excel ofrece y la verdad es que est bastante interesado en utilizar alguna. Conozcamos junto a Daniel las posibilidades que ofrece Excel para realizar y automatizar clculos complicados.

Funciones

Excel tiene registradas ms de trescientas funciones por lo que necesita que estn bien almacenadas y de forma ordenada. Esto se consigue gracias al grupo Biblioteca de funciones de la ficha Frmula.

Los comandos que encontramos en el grupo Biblioteca de funciones contienen las diferentes categoras en que Excel 2007 ha dividido sus frmulas predefinidas. Si usted sabe claramente la categora matemtica en la que est clasificada la funcin que quiere aplicar a su hoja de clculo, haga clic en la categora correspondiente y sin duda encontrar lo que busca. Veamos la definicin de cada una de las categoras.

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Las funciones financieras le ayudan a realizar clculos relacionados con las finanzas. Algo tan normal actualmente como los pagos mensuales de un prstamo, la desgravacin por las amortizaciones que se vayan haciendo a una hipoteca, o el rendimiento de un tipo de inters aplicado por el banco, puede ser calculado a travs de las funciones financieras que Excel incluye.

Excel es una hoja de clculo que devuelve resultados automticamente y esto hace que lo podamos definir como un programa lgico. En la Biblioteca de funciones encontramos tambin la categora de funciones lgicas que est formada por frmulas relacionales que permiten evaluar lgicamente una o varias expresiones.

Aunque parezca mentira Excel tambin es capaz de realizar operaciones con texto manipulando datos. Las funciones de la categora Texto son capaces de unir dos cadenas de texto, extraer partes de un texto y buscar y reemplazar texto. Puede que nunca se halla parado a pensar en este tipo de operaciones, pero, al ser lgicas, tambin tienen su hueco en Excel.

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Las funciones que encontramos dentro del comando Fecha y hora son las indicadas para manipular fechas y horas. Adems permiten obtener la fecha y la hora actualizada a da de hoy. Seguro que est descubriendo funciones que nunca imagin cuando se est hablando de clculos en Excel.

Las funciones que pertenecen a la categora Bsqueda y referencia trabajan con la informacin de la que disponemos situada en listas o tablas de datos. El resultado que muestran proviene de una lista de argumentos o un rango de celdas que hayamos especificado en un libro de Excel.

Las funciones de la categora Matemticas y trigonomtricas son las ms conocidas por todos y, adems, son las ms utilizadas cuando alguien se decide a trabajar con hojas de clculo en Excel 2007. Las operaciones que se pueden realizar con estas funciones van desde la suma hasta la raz cuadrada de un nmero.

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Funcin SI
Veamos ahora algunas funciones avanzadas. En el comando Lgicas encontramos la funcin SI. Funciona devolviendo un valor u otro dependiendo de si se cumple o no una condicin. Daniel quiere hacer un recuento de las telas que tiene en stock y le gustara saber qu telas tiene que reponer. Todo Envo tiene establecido que por debajo de las 15 unidades, hay que reponer el artculo. Veamos cmo la funcin SI pude facilitarle el trabajo a Daniel. Abra el ejercicio.

Conozcamos su sintaxis. Prueba lgica es la expresin que queremos evaluar. En este caso evaluamos que el nmero de unidades que quedan de una tela sea mayor de 15. Valor si verdadero es lo que aparecer en la celda si la expresin anterior resulta verdadera. En nuestro ejemplo, se podra escribir No reponer. Y Valor si falso es lo que aparecer como resultado de la funcin si la condicin no se cumple, en nuestro caso si quedan menos de 15 unidades, y escribiramos Reponer.

Pongamos en prctica la funcin SI en el ejercicio. Seleccione la celda D2 de la hoja unidades. Ahora seleccione la funcin SI en el comando Lgicas. En el cuadro de dilogo escriba lo siguiente en Prueba_lgica. En Valor_si_verdadero escriba. Por ltimo, en Valor_si_falso escriba esto. Haga clic en Aceptar. Por ltimo, haga clic en el asa de la esquina inferior derecha de la celda y arrastre hasta D12 para copiar la frmula. Ahora Daniel sabe qu telas tiene que reponer.

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Funcin AHORA
Daniel est haciendo un presupuesto que el cliente debe aceptar rpidamente porque est a punto de cambiar el listado precios. Daniel quiere poner el da y hora en que se entrega para que el cliente sepa exactamente en qu momento Todo Envo le hizo este presupuesto. Excel puede poner automticamente la fecha y hora actual a travs de la funcin AHORA que encontramos en el comando Fecha y hora. Excel coge estos datos del reloj interno del ordenador.

La sintaxis de la funcin AHORA es la siguiente. Pruebe a escribirla en una hoja de clculo y pulse Enter para ver el resultado. A continuacin, utilice la funcin AHORA desde el comando Fecha y hora. En el cuadro de dilogo haga clic en Aceptar.

Esta funcin no se actualiza constantemente por lo que quedar guardada y, cuando el cliente abra el presupuesto, seguir viendo la misma fecha y hora que Daniel puso y no la fecha y hora en que el cliente abre la hoja.

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Funcin PAGO

Daniel tiene que calcular el capital mensual y los intereses que pagar un cliente que ha decidido realizar el pago de su compra a plazos. Para ello, tendr que utilizar la funcin PAGO situada en el comando Financieras. Excel devuelve como resultado un nmero negativo que indica el capital y el inters a pagar. Veamos cmo utilizar esta funcin.

Veamos la sintaxis de la funcin PAGO. Parece algo ms complicada que la de una suma pero en cuanto definamos los argumentos que la componen, la entender fcilmente. Tasa es el tipo de inters del prstamo y est formada por inters anual dividido entre el nmero de pagos al ao que va a realizar el cliente. Nper se refiere al nmero total de pagos del prstamo y est formado por el nmero de aos multiplicado por el nmero de pagos anuales.

Va es la cantidad prestada o valor actual del prstamo. Los dos ltimos argumentos son opcionales, pero vamos a definirlos igualmente. Vf es el valor futuro del prstamo y Tipo se refiere al vencimiento de los pagos.

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Veamos cmo quedara la funcin PAGO utilizando un ejemplo real. Imagine que un cliente de Todo Envo tiene que realizar pagos mensuales de un prstamo de trece mil euros a dos aos con una tasa de inters anual del seis por ciento. La funcin quedara de la siguiente manera. Al pulsar Enter vemos que aparece el resultado del pago mensual en rojo y negativo.

Hemos visto la funcin PAGO creada a mano para tener un ejemplo ms grfico de la sintaxis de la funcin. La prxima vez utilice la funcin desde el comando Financieras. Tendr que escribir los datos en el Cuadro de dilogo que aparece y, por ltimo, hacer clic en Aceptar para ver el resultado.

Funcin BUSCARV
En el comando Bsqueda y referencia se encuentra la funcin BUSCARV que resulta especialmente til cuando queremos encontrar un dato en una hoja muy extensa. Esta funcin se encarga de buscar un valor determinado en la primera columna de la izquierda de una matriz. A esta funcin tenemos que indicarle qu valor buscamos, dnde queremos buscarlo y de dnde queremos extraer el resultado.

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La sintxis de la funcin Buscarv es la siguiente. Conozcamos el valor de sus argumentos. Valor_buscado es el nmero, texto o celda que se quiere encontrar en la primera columna de una matriz. Matriz_buscar_en hace referencia a la hoja y matriz donde se encuentra el dato y el valor. Indicador_columnas indica el nmero de la columna desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado es donde tendremos que escribir Falso para que la funcin devuelva exactamente el dato que buscamos.

Daniel quiere asegurarse de que todos los productos tienen asociado un precio. En el ejercicio, en la hoja Unidades aparecen las unidades de cada producto y en la hoja Precio se ven los precios asociados a cada producto. Daniel quiere aadir en la hoja Unidades una columna donde se vea que ese cdigo tiene precio. Seleccione la celda E3. Haga clic en Buscarv y en el cuadro de dilogo escriba los siguientes valores para ver si este producto tiene precio asociado. Por ltimo, Acepte.

Ahora seleccione la celda E11. Haga clic en Buscarv y, en el cuadro de dilogo, escriba los siguientes valores para ver si este cdigo de producto tiene precio asociado. Haga clic en Aceptar. Ver que aparece un error, lo que significa que Excel no ha encontrado ese cdigo en la hoja Precio y, por tanto, ese producto no tiene precio asignado.

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Condiciones especficas
Hemos visto la funcin SI como una ms dentro de la categora de funciones lgicas. Otra utilidad que tiene la funcin SI es la de crear frmulas condicionales si la combinamos con otras funciones. A continuacin vamos a ver una de las nuevas funciones condicionales que incluye Excel 2007 y que nos ayudar a clasificar los datos de un libro de Excel segn los valores lgicos que insertemos.

Daniel piensa que resulta complicado descubrir qu ha sucedido cuando Excel escribe un mensaje de error al calcular alguna funcin. Excel tambin da solucin a este problema mediante la funcin SI.ERROR que se encuentra en el comando Lgicas. Con esta funcin le puede pedir a Excel que escriba un mensaje de error personalizado por usted y que se entienda mejor.

La sintaxis para calcular la funcin SI.ERROR es la siguiente. Valor es el argumento donde estamos buscando el error. Valor_si_error es el valor que devolver la frmula si Excel la evala como un error. Comprobemos ahora la utilidad de esta nueva funcin de Excel 2007.

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Ahora que Daniel ha aprendido a personalizar errores de frmulas, quiere que cuando Excel encuentre que un artculo no tiene precio, en la celda se devuelva el mensaje Artculo sin precio. Vaya al ejercicio y haga clic en la celda E12. Seleccione la funcin SI.ERROR. Vamos a necesitar, de nuevo, la funcin BUSCARV. En el cuadro de dilogo escriba los siguientes datos y haga clic en Aceptar. Daniel ya puede entender el significado los errores de sus frmulas.

Resumen
En esta leccin usted ha conseguido: Conocer las distintas categoras de funciones que ofrece Excel 2007. Utilizar algunas funciones avanzadas. Operar con condiciones especficas.

Notas

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ORDENAR Y RESUMIR DATOS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Ordenar listas de datos Orden personalizado Listas personalizadas Calcular subtotales Resumen

Introduccin

Ordenar y resumir datos.

En esta leccin aprender a ordenar listas de datos utilizando uno o varios criterios, descubrir cmo personalizar sus propias listas de ordenacin de datos y aprender a realizar el clculo de subtotales con la informacin de sus listas.

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Silvia est revisando un listado de envos del ltimo ao. Quiere encontrar algunas respuestas que le ayuden a mejorar la rentabilidad de la empresa de cara al prximo periodo, y a conocer mejor las peticiones de sus clientes. Sin embargo, no sabe cmo extraer de los datos las respuestas que necesita.

Ordenar listas de datos

Veamos cmo ayudar a Silvia a encontrar las respuestas a sus interrogantes. Abra el ejercicio Ordenar datos.

Cuando ordena una lista de datos, cambia de lugar las filas para que se adecen a los contenidos de una columna en particular. De esta manera, puede dar respuesta a interrogantes que necesite resolver. Por ejemplo, ordenando los datos del ejercicio, Silvia puede saber qu pases son los que ms demandan los servicios de Todo Envo, cul es el tipo de envo que los clientes prefieren, qu trimestre concentra el mayor volumen de ventas, o qu operaciones han reportado mayores beneficios.

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Antes de ordenar es importante tener claro qu informacin quiere encontrar. Para ello, hay que identificar la columna que proporcionar los valores en funcin de los cuales mostrar las filas. Por ejemplo, vamos a ver cules han sido las operaciones con un nivel ms elevado de ingresos.

Haga clic en la celda E2. Seleccione la ficha Inicio, y en el grupo Modificar, haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Haga clic en la opcin Ordenar de mayor a menor. Excel ha situado los valores ms altos de la columna Ingresos en la parte superior, y los ms bajos en la zona inferior.

Qu ocurre cuando la lista de datos a ordenar incluye celdas vacas de contenido? En estos casos, y tanto en la ordenacin ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se sitan siempre en el ltimo lugar.

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Seleccione la celda C2 y haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Qu ha pasado con la opcin ordenar de mayor a menor? La lista de opciones del botn Ordenar y filtrar cambia para reflejar los datos de la columna de la celda seleccionada. En columnas con valor de texto, muestra las opciones de A a Z y de Z a A. Los valores de la lista se adecan tambin para columnas con fechas o valores numricos.

Orden personalizado
Haga clic en la celda A2, y de nuevo clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin Orden personalizado. Se ha abierto el cuadro de dilogo Ordenar. Compruebe que la casilla de verificacin Mis datos tienen encabezados est marcada. Haga clic en la flecha del campo Columna, y ver que el desplegable contiene los encabezados de todos sus columnas. Haga clic en Nombre cliente. En el campo Criterio de ordenacin, seleccione A a Z y haga clic en Aceptar.

Algunos de los clientes an no han completado el pago de los envos. Silvia quisiera tener el registro de estos clientes, tambin por orden alfabtico. En la tabla de datos, estn resaltados con una celda coloreada en la columna Ingresos. Mantenga la seleccin de la celda A2, y haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin Orden personalizado. En el cuadro de dilogo, haga clic en el botn Agregar nivel.

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Se ha agregado un nuevo nivel, por debajo de la ordenacin anterior. Haga clic en la flecha del campo Luego por, y seleccione Ingresos. Haga clic en la flecha del campo Ordenar segn, y seleccione Color de celda. Se ha incorporado un nuevo botn, con el texto Sin color de celda. Haga clic en su flecha para ver las opciones, y de nuevo clic sobre la opcin que representa la celda coloreada.

Haga clic en la flecha del campo que permite elegir la ubicacin de los datos, y seleccione En la parte superior. Haga clic en Luego por, y en la parte superior del cuadro de texto, haga clic en el botn Subir para subir el nivel. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Como ve, aunque la lista sigue estando en orden alfabtico, en su parte superior muestra, tambin en orden alfabtico, los envos pendientes de pago.

Seleccione cualquier celda con datos en la hoja de clculo, y haga clic en el botn Ordenar y filtrar, Orden personalizado para abrir el cuadro de dilogo Ordenar. Haga clic sobre la fila Luego por, y clic en el botn Copiar nivel. Excel ha copiado el nivel, junto con toda su configuracin. Le resultar muy til si necesitar crear un nuevo nivel igual a otro ya existente, cambiando un nico parmetro. Haga clic en Cancelar para salir de cuadro de dilogo sin aplicar los cambios.

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Listas personalizadas

Aunque las listas de ordenacin disponibles en Excel son amplias, a Silvia le gustara poder ordenar las operaciones en funcin del tipo de envo realizado. Esta es una opcin que no est contemplada en las listas predefinidas de Excel, y Silvia quiere saber si puede crear sus propias listas de ordenacin.

Seleccione el rango de celdas de G8 a G10 y haga clic en el botn de Microsoft Office. Haga clic en el botn de Opciones de Excel. En el apartado de opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en el botn Modificar listas personalizadas.

Se ha abierto el cuadro de dilogo Listas personalizadas. Compruebe que el rango de celdas del campo Importar coincide con el de la seleccin hecha, y haga clic en el botn Importar. Con esta accin, la seleccin ha quedado incluida en las listas personalizadas. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Listas personalizadas y tambin clic en Aceptar en las opciones de Excel.

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En la hoja de clculo, seleccione la celda C2 y haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin Orden personalizado. En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic sobre el campo Ordenar por, y clic en el botn Eliminar nivel.

En la fila Ordenar por, haga clic en la flecha del campo Columna y seleccione Tipo de envo. En el campo Criterio de ordenacin, haga clic sobre la flecha para desplegar el men y seleccione la opcin Lista personalizada. Esta accin le devuelve al cuadro de dilogo Listas personalizadas. Haga clic sobre la secuencia Express, Frgil y Estndar, y Acepte. Haga clic sobre el botn Aceptar en el cuadro de dilogo Ordenar. Como ve, el orden se ha adaptado a su lista personalizada.

Haga clic en el botn de Microsoft Office, y clic en el botn de Opciones de Excel. En el apartado de opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en el botn Modificar listas personalizadas. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione en el listado la lista que acaba de incorporar, y haga clic sobre su nombre.

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Se ha habilitado el botn Eliminar. Al pulsarlo, Excel le avisa de que esta accin elimina permanentemente la lista recin creada. En esta ocasin, vamos a mantener nuestra nueva lista. Haga clic en Cancelar en el mensaje de aviso de Excel, y clic en Cancelar tambin en el cuadro de dilogo Listas personalizadas para cerrar sin aplicar los cambios. Haga clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Opciones de Excel para volver al ejercicio.

Calcular subtotales

Silvia quiere conocer qu beneficios han reportado a Todo Envo los envos Express. Se pregunta si hay alguna forma de hacer el clculo directamente sobre la lista, ahora que ya ha conseguido dar a los datos el orden que necesitaba.

Haga clic en cualquiera de las celdas de la lista de datos. En la ficha Datos, grupo Esquemas, haga clic en el botn Subtotal. Se ha abierto el cuadro de dilogo Subtotales. En el campo Para cada cambio en seleccione la opcin Tipo de envo. En el campo Usar funcin, compruebe que est seleccionada la funcin Suma. En el campo Agregar subtotal a seleccione la casilla de verificacin de Ingresos, y haga clic en Aceptar.

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Excel ha insertado cuatro nuevas filas, con los subtotales para las operaciones realizadas mediante envo Express, mediante envo Frgil y mediante envo Estndar. Adems, incorpora al final de la lista de datos una cuarta fila con el total general de los ingresos generados por todos los tipos de envos.

Haga clic en la celda D2, y clic en la ficha Inicio, botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin De A a Z. En el mensaje de Aviso, haga clic en Aceptar. Haga clic en la ficha Datos, y clic en el botn Subtotal del grupo Esquema. En el cuadro de dilogo Subtotales, seleccione la opcin Trimestre del campo Para cada cambio en y la funcin Promedio en el campo Usar funcin. Compruebe que en el campo Agregar subtotal a est marcada nicamente la casilla de verificacin del campo Ingresos. Haga clic en Aceptar.

Excel ha insertado cinco filas, con la media de los ingresos por trimestre en las cuatro primeras filas, y una fila adicional con la media general de todos los meses. Esta funcin del cuadro de dilogo Subtotales es muy til para comprobar la tendencia central en una distribucin numrica.

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Resumen

En esta leccin ha aprendido a ordenar listas de datos utilizando uno o varios criterios, a personalizar sus propias listas de ordenacin de datos y a realizar el clculo de subtotales con la informacin de sus listas.

Notas

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COMBINAR DATOS DE FUENTES MLTIPLES

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Crear vnculos entre datos Editar vnculos Consolidar hojas de trabajo Grupos de datos mltiples Resumen

Introduccin

Combinar datos de fuentes mltiples

A lo largo de esta leccin usted conseguir: Compartir datos de distintas tablas, hojas o libros de trabajo sin tener que volver a introducir los datos. Utilizar las herramientas de Excel para vincular datos con otros libros. Trabajar con grupos de datos mltiples.

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Daniel crea libros de facturacin en los que viene representado todo lo que factura Todo Envo a sus clientes. A Silvia por su parte, slo le interesa tener un resumen de esos datos para conocer la evolucin de la empresa. A Daniel le agradar saber que Excel permite vincular datos entre libros que, adems, se actualicen con los cambios que introduzca en los libros de origen. Slo necesita saber en qu datos est interesada Silvia para comenzar a trabajar.

Crear vnculos entre datos

En muchas ocasiones hay que trabajar con datos que provienen de otras hojas de clculo, otros libros o incluso otras aplicaciones. En estos casos podemos introducir los datos manualmente en el nuevo libro, en cuyo caso habr que actualizarlos tambin de forma manual. Por suerte, nos podemos ayudar de algunas herramientas que ofrece Excel 2007 para compartir datos y actualizarlos automticamente.

En la cinta de opciones encontramos la ficha Datos y, dentro de ella, en los grupos Conexiones y Herramientas de datos encontramos los comandos necesarios para vincular y combinar datos de diferentes celdas, hojas y libros.

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Cuando queramos vincular datos, no tienen porqu estar en una misma hoja de clculo. Los datos pueden estar perfectamente en libros distintos. Antes de enlazar celdas de dos libros de trabajo, debe tener muy claros los conceptos de libro de trabajo dependiente y libro de trabajo fuente. Libro de trabajo dependiente ser el libro en el que est aadiendo los vnculos. Libro de trabajo fuente, ser el libro de Excel de donde est extrayendo los datos como vnculo.

Para practicar la vinculacin de datos, tendr que abrir dos libros para trabajar con ellos. Abra el libro Facturacin 2008.

Necesitamos trabajar con un segundo libro para vincular los datos de ambos. Abra el ejercicio Facturacin total.

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Ahora ya tiene abiertos los dos libros, tanto el que contiene las celdas desde que las que quiere vincular el valor, como el libro en el que estn las celdas objetivo. Para establecer el vnculo hay que crear una frmula llamada Frmula de referencia externa que hace referencia a los datos que se encuentran en una hoja o libro externo distinto a aquel en el que est la frmula.

Daniel quiere comenzar a crear su primer vnculo. Mirando la tabla de Silvia, ve que quiere conocer todos los totales mensuales de cada cliente en 2008. Vamos a vincular el total anual de Lampaluz. Asegrese de tener abierto los dos libros de trabajo. En el libro Facturacin2008 haga clic en la celda N2 que es la celda fuente y haga clic en el botn Copiar o pulse, a la vez, las teclas Control y C.

Active ahora el libro Facturacin total y la hoja Resumen 2008. Sitese en la celda B2, haga clic en el botn Pegar o pulse a la vez las teclas Control y V. Haga clic en el cuadro Opciones de pegado y seleccione Vincular celdas. En la Barra de frmulas, fjese en los argumentos que aparecen escritos en la frmula de referencia externa.

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El primer argumento, entre corchetes, es el nombre del libro fuente. El segundo argumento, con una exclamacin al final, es el nombre de la hoja fuente. El ltimo argumento iniciado por un smbolo Dlar es el nombre de la fila y columna donde est el dato fuente. A esta referencia se la denomina Referencia 3D porque en ella aparecen las tres dimensiones necesarias para poder seleccionar una celda de otro libro.

Ahora Daniel necesita vincular tambin celdas dentro del mismo libro. Esta opcin tambin la da Excel. En el libro Facturacin total, vamos a vincular la celda N5 de la hoja Resumen clientes vip con la celda I7 de la hoja Resumen 2008. Copie el dato fuente y pguelo en la celda destino. En las Opciones de pegado, seleccione Vincular celdas. Los argumentos esta referencia son slo la hoja de clculo y la fila y columna donde est el dato origen.

Editar vnculos

Ahora que ya hemos creado algunos vnculos entre datos veamos qu capacidad de accin tendr Daniel a la hora de realizar modificaciones. En la ficha Datos se encuentra el grupo Conexiones donde usted podr acceder a las opciones de conexin con los libros y hojas de las cuales haya importado algn dato en el libro dependiente.

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El grupo Conexiones contiene el comando Editar vnculos donde Excel proporciona diferentes opciones para modificar los vnculos creados. Haga clic en este comando.

Conozca las opciones que muestran los botones del cuadro de dilogo Modificar vnculos. Actualizar valores actualiza la lista de vnculos del libro. Cambiar origen permite modificar el origen del vnculo que hayamos seleccionado. Abrir origen, abrir automticamente el libro que contiene el vnculo. Romper el vnculo elimina un vnculo creado. Comprobar estado, comprueba el estado de la celda origen. Este botn permite escribir una advertencia al abrir el libro dependiente indicando que existen enlaces externos. Cierre el cuadro de dilogo.

Vea qu ocurre al romper un vnculo. En el libro Facturacin total, asegrese de encontrarse en la hoja Resumen 2008. Sitese en la celda B2 de la hoja y abra de nuevo el cuadro de dilogo Modificar vnculos. Haga clic en el botn Romper vnculo. En el cuadro de dilogo que sale a continuacin haga clic en Romper vnculo. A partir de ahora esa celda no tiene vnculo y no se actualizar si hay algn cambio en el libro fuente.

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Consolidar hojas de trabajo

Consolidar hojas o libros de trabajo consiste en crear una relacin entre hojas de clculo, mediante datos resumidos y a partir de un grupo de rangos de celdas parecidos. En el caso de Daniel, l dispone de unos libros donde coloca la facturacin cada ao y Silvia necesita un libro dependiente de los de Daniel. Veamos cmo Excel permite consolidar las hojas de Daniel y Silvia. Abra el archivo Facturacin 2007.

En la pantalla Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, haga clic en el botn Consolidar. Ahora conozcamos las opciones de este cuadro de dilogo. En primer lugar ve el campo Funcin donde seleccionar el clculo a realizar. El segundo campo Referencia permite seleccionar las celdas o rangos de los libros fuente. Cada vez que seleccione una celda o rango de un libro fuente haga clic en el botn Agregar.

El botn Eliminar, borrar los rangos que ya no quiera o que seleccion por error. Por ltimo, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen para que los datos queden consolidados y se actualice automticamente cualquier cambio realizado en los libros de origen de los datos. Veamos un ejemplo de consolidacin con los libros de Silvia y Daniel.

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Antes de comenzar con el ejercicio resulta til conocer el comando Cambiar ventanas de la ficha Vista. Haciendo clic en este comando, puede ir a cualquiera de los libros que tenga abiertos en ese momento. Para este ejercicio debe tener abiertos a la vez los libros Facturacin 2007, Facturacin 2008 y Facturacin total.

En el libro Facturacin total, aada una nueva hoja que se llame Totales 2007 y 2008. Abra el cuadro de dilogo Consolidar y haga clic en este botn.

En la ficha Vistas cambie a la ventana del libro Facturacin 2007 y seleccione el rango de celdas que conforman toda la matriz. Haga clic de nuevo en este botn y haga clic en Agregar. De nuevo contraiga el cuadro de dilogo y desde el comando Cambiar ventana, haga clic en el libro Facturacin 2008.

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Seleccione la matriz de datos y haga clic en Agregar. Ahora active las casillas de verificacin Fila superior, Columna izquierda y Crear vnculos con los datos de origen. Por ltimo, haga clic en Aceptar.

Como ve a la izquierda de la hoja aparecen los smbolos de resumen. Si hace clic en los niveles 1, 2 3, ver el resumen de datos desplegado en diferentes niveles de profundidad. Ahora Silvia dispondr de forma resumida de todos los datos de las tablas de origen aunque Daniel introduzca un cambio en sus libros y podr realizar los clculos que quiera con ellos.

Grupos de datos mltiples

Cuando en casos como el de Daniel tengamos que trabajar asiduamente con los mismos libros de datos al mismo tiempo, Excel da la oportunidad de agrupar estos archivos con un solo nombre para poder abrirlos todos a la vez. Para ello tendr que tener abiertos todos los libros que quiera agrupar. En este caso son Facturacin 2007, Facturacin 2008 y Facturacin total.

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En cualquiera de los libros abiertos, vaya a la ficha Vista, y en el grupo Ventana, seleccione Guardar rea de trabajo. En el cuadro de dilogo, ponga un nombre al grupo, elija una ubicacin para guardarlo en el ordenador y haga clic en Guardar. Ahora cierre todos los libros, vaya a la ubicacin donde guard el grupo y abra el archivo con doble clic. Como ve, se abren todos a la vez sin necesidad de abrir uno a uno.

Resumen
En esta leccin usted aprendi a: Compartir datos de distintas tablas, hojas o libros de trabajo sin tener que volver a introducir los datos. Utilizar las herramientas de Excel para vincular datos con otros libros. Trabajar con grupos de datos mltiples.

Notas

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ANALIZAR DATOS ALTERNATIVOS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin El anlisis de datos Creacin de escenarios Administrar escenarios Grupos de datos alternativos mltiples Buscar objetivo Resumen

Introduccin

Analizar datos alternativos

A lo largo de esta leccin usted conseguir: Delimitar grupos de datos alternativos. Crear escenarios para investigar qu ocurrira al cambiar algunos valores de una tabla. Modificar datos para conseguir un resultado deseado.

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Tras evaluar los datos de ventas de los dos ltimos aos, Silvia ha descubierto que el total de gastos ha sido muy elevado. Quizs si redujese la mano de obra o encontrara un servicio de paquetera que le hiciera mejores precios, conseguira reducir costes. Para comprobar qu resultados obtendra recortando estos u otros gastos, Silvia puede crear una copia de su tabla e ir haciendo cambios en ella.

El anlisis de datos
Sin embargo, la mejor opcin consiste en utilizar las herramientas de Excel para trabajar con datos alternativos. Estas herramientas pueden ayudar mucho a Silvia en el momento en que se haga preguntas del tipo Y si consigo mejor precio en los envos? Excel es capaz de mostrar los resultados que obtendramos al modificar algn dato manteniendo los datos originales cuando dejamos de ejecutar la herramienta.

Creacin de escenarios

Un escenario en Excel, al igual que ocurre en teatro, es un espacio donde se simula algo ficticio que no ocurre en la realidad, pero que permite ver qu pasara al confluir una serie de factores determinados. Ayudemos a Silvia a crear un escenario donde descubra qu pasara si consiguiera rebajar costes. Para comenzar, abra el ejercicio Anlisis de datos.

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Vamos a descubrir el impacto que tendra una disminucin en los gastos fijos de Todo Envo. En el ejercicio, vaya a la ficha Datos y, dentro de esta, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en el comando Anlisis Y si. Por ltimo, haga clic en Administrador de escenarios.

En el cuadro de dilogo que est viendo, usted podr Agregar un escenario a su libro, Eliminar algn escenario ya creado, y Combinar escenarios entre libros y hojas diferentes. Esta ltima opcin la podr utilizar cuando haya adquirido prctica en crear escenarios sencillos.

Silvia ha conseguido una rebaja del servicio de paquetera y para el ao prximo slo le cobrarn una tarifa nica de 100 euros al ao por rea. Comprobemos cmo disminuiran los gastos con este descuento. Si hace clic en el botn Agregar aparecer el cuadro de dilogo Agregar escenario desde el cual puede plantear un escenario nuevo en el libro del ejercicio.

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Creemos el primer escenario en nuestro libro. En el campo Nombre del escenario escriba Rebaja en paquetera. Escriba siempre un nombre que refleje claramente el escenario con el que va a trabajar. En Celdas cambiantes, haga clic en el botn Contraer dilogo y seleccione la celda o rango de celdas donde se van a introducir los datos del escenario. En este caso seleccione el rango que va de C2 a C15. Despliege de nuevo el dilogo.

En el campo Comentarios podr escribir cualquier informacin que crea que va a ser til para tener ms claro en qu consiste este escenario. Haga clic en Aceptar para continuar creando el escenario.

Ahora usted est viendo el cuadro de dilogo Valores del escenario donde tendr que introducir los valores que quiere que contengan las celdas cambiantes del escenario. Escriba la cifra -100 en todos los campos de las celdas.

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Una vez introducidos todos los datos, tienen dos opciones: hacer clic en el botn Agregar para aadir otro escenario ms o hacer clic en el botn Aceptar para cerrar este cuadro de dilogo y volver al cuadro Administrador de escenarios. Haga clic en Aceptar.

Compruebe que el nombre del escenario que quiere visualizar est marcado en azul. Para obtener el resultado de este escenario que acaba de crear slo necesita hacer clic en Mostrar y ver reflejados los datos del escenario en la hoja de clculo original.

Si se fija, no slo ha cambiado el contenido de las celdas en las que hemos incluido los datos nuevos, sino que tambin ha cambiado el contenido de las celdas en las que hay alguna frmula que incluya estos datos. Fjese en la columna F. Ahora haga clic en el botn Cerrar para quitar el cuadro de dilogo.

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Cuidado! Nunca guarde o cierre un libro de clculo si est viendo los datos de un escenario. Si realiza esta accin, los datos del escenario se convertirn en los datos originales del libro y perderemos los datos del origen.

Despus de ver cmo disminuyen los resultados de Gastos con esta rebaja de Serviexpress, Silvia puede volver a ver su tabla de datos original. Lo nico que tendr que hacer es hacer clic en el botn Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido.

Administrar escenarios

Silvia ha conseguido otro presupuesto de paquetera y quiere dejar claro que el que est introducido en el escenario ya creado es de la empresa ServiExpress. Haga clic en Anlisis Y si y despus en Administrador de escenarios. En el cuadro de dilogo haga clic en el botn Modificar para acceder al cuadro de dilogo Modificar escenarios.

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Ahora debe aadir la palabra ServiExpress a lo que ya est escrito en el campo Nombre del escenario. Despus, haga clic en Aceptar. Acepte tambin en el siguiente cuadro de dilogo y, por ltimo, en el cuadro Administrador de escenarios haga clic en Mostrar. Ahora, haga clic en el botn Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido.

Desde el cuadro Administrador de escenarios puede crear tantos escenarios como quiera. La compaa telefnica acaba de ofrecerle a Silvia una tarifa plana. Si paga 14 euros anuales, puede hablar con todos los operadores de telefona. Cree un escenario que muestre el ahorro con esta oferta. Haga clic en Agregar y escriba Tarifa plana telfono en el campo Nombre de escenario. Despus, en Celdas cambiantes, elija el rango que va de la celda E2 a la E15. Para terminar haga clic en Aceptar.

En este cuadro de dilogo escriba un uno como valor de cada celda cambiante. Est introduciendo este dato porque se dividen los catorce euros de tarifa plana entre las catorce reas. Una vez introducidas, haga clic en Aceptar y, por ltimo, en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios, haga clic en Mostrar.

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Ahora est viendo el resultado de gastos que obtendra Silvia si aceptase la tarifa plana de telfono. Si quiere ver los dos escenarios a la vez, slo tiene que seleccionar el escenario Rebaja en paquetera Serviexpress y hacer clic en Mostrar. Al observar los resultados vemos que Silvia est haciendo muy buenos tratos con los proveedores. Cierre el cuadro de dilogo y haga clic dos veces en el botn Deshacer para volver a la tabla de datos original.

Grupos de datos alternativos mltiples

Estamos viendo que con Excel podemos crear tantos escenarios como necesitemos, aplicar slo uno o varios a la vez y comprobar cmo cambian los resultados segn aadimos o quitamos escenarios. A su vez, tambin podemos volver a los datos originales cuando queramos.

Cuando creamos varios escenarios para un libro u hoja de clculo Excel llama a estos escenarios Escenarios mltiples. Si el nmero de escenarios que Silvia se plantea es muy elevado, podr utilizar otra opcin ms avanzada para visualizar los resultados de los escenarios en una nica hoja de clculo.

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Para crear, dentro de un libro, una hoja de clculo que resuma los cambios producidos al aplicar escenarios creados, realice las siguientes acciones. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus, haga clic en Administrador de escenarios y, seguidamente, haga clic en el botn Resumen.

En el cuadro de dilogo Resumen del escenario tiene que estar marcada la opcin Resumen y en Celdas de resultado, contraiga el botn Plegar dilogo y seleccione el rango que va de F2 a F15. Haga clic en el botn Expandir dilogo para restaurar el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar.

Mire las etiquetas de las hojas y vea que se ha creado una hoja nueva llamada Resumen del escenario. Aqu puede ver un resumen donde las celdas con relleno gris muestran el valor de los datos cambiados y las celdas sin relleno muestran los datos originales.

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En la parte inferior de la tabla vemos el valor de los resultados al aplicar uno u otro escenario y los resultados originales. Como ve es una forma muy rpida y clara para poder evaluar y comparar los datos originales con los de los escenarios.

Cuando cree escenarios propios en sus hojas de clculo, tenga en cuenta que el mximo de celdas que se pueden cambiar en un solo escenario es de 32. De esta forma, si dispone de ms datos que quiera cambiar, tendr que crear varios escenarios.

Buscar objetivo
Otra opcin para simular datos la encontramos en el grupo Herramientas de datos. Haga clic en Anlisis Y si. Y haga clic sobre Buscar objetivo. Esta herramienta de Excel se utiliza cuando conocemos el resultado que queremos obtener, pero no sabemos qu tiene que variar para conseguirlo. Por ejemplo, si nos planteamos un objetivo de resultados, Excel mostrar qu valores tienen que cambiar para poder alcanzarlo.

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Silvia ha notado que en el rea Textil hay demasiados gastos y cree que puede reducirlos si gasta menos en mano de obra. Le gustara que el ao que viene el total de gastos en este rea no superara los dieciocho mil euros. El cuadro de dilogo Buscar objetivo nos mostrar cunto dinero menos tendremos que gastar en mano de obra para conseguir el objetivo.

En el campo Definir la celda escriba la celda que contiene el objetivo a conseguir, en este caso es la celda F4, en el campo Con el valor escriba la cifra -18000 y en el campo Para cambiar la celda escriba B14 que es la celda que contiene el gasto en mano de obra del rea Textil. En ltimo lugar, haga clic en Aceptar.

Ahora mismo est viendo el cambio que se ha producido en las celdas F4 y B14 y, a su vez, ve el cuadro de dilogo Estado de la bsqueda de objetivo que muestra un resumen del cambio realizado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Ahora, y gracias a Excel Silvia podr evaluar y encontrar las soluciones ms adecuadas para reducir costes el ao que viene.

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Resumen
En esta leccin usted aprendi a: Delimitar grupos de datos alternativos. Crear escenarios para investigar qu ocurrira al cambiar algunos valores de una tabla. Modificar datos para conseguir un resultado deseado.

Notas

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NOCIONES AVANZADAS SOBRE LOS GRFICOS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Elegir el tipo de grfico adecuado Disposicin de los datos Mostrar celdas vacas y datos ocultos Insertar una imagen en un grfico Grficos SmartArt Cambiar el diseo del grfico SmartArt Resumen

Introduccin

Nociones avanzadas sobre grficos

En esta leccin aprender a seleccionar, entre los distintos tipos de grficos, aquel que ms se adece a la informacin que quiere representar. Conocer cmo operar con los datos para mostrar en el grfico el contenido de las celdas vacas y ocultas. Adems, descubrir cmo insertar imgenes en sus grficos, y decidir su ubicacin y tamao. Conocer tambin un tipo de grficos particulares de la versin 2007 de Excel: los grficos SmartArt.

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Silvia est trabajando con los datos numricos de las ventas de 2007, para preparar el cierre econmico. Aunque tiene algunas nociones sobre el trabajo con grficos que quiere aplicar para ilustrar el cierre, le gustara saber cmo hacer que la informacin resulte ms visual y clara.

Elegir el tipo de grfico adecuado

Abra un libro nuevo de Excel y seleccione la ficha Insertar. Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo del grupo Grficos para acceder al cuadro de dilogo Insertar grfico. Como ve, Excel pone a su disposicin gran variedad de tipos de grficos, para que elija entre ellos aquel que mejor se adapte a los datos que necesite representar. Asimismo, cada tipo de grfico se divide en varios subtipos, aumentando su margen de eleccin.

Cada tipo de grfico ha sido especficamente diseado pensando en facilitar la representacin de un tipo concreto de datos. Por ejemplo, los grficos de columnas son muy tiles para representar los cambios sufridos por los datos en un perodo de tiempo; los grficos de lneas ilustran tendencias en los datos en intervalos de tiempo determinados, los grficos circulares muestran el tamao proporcional de los elementos que integran una serie, y los grficos de barras permiten realizar comparaciones entre elementos individuales.

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Los tipos de grficos mencionados son los ms utilizados, aunque no los nicos. Los grficos de rea son muy tiles para representar el incremento de los cambios de una serie de datos con el paso del tiempo. Los grficos de dispersin XY ponen de manifiesto la relacin entre los valores de varias series de datos. Otros grficos, como los de cotizaciones, resultan ilustrativos para ejemplificar la cotizacin de acciones. Los grficos de superficie permiten representar la combinacin deseada entre dos conjuntos de datos.

La mayora de los grficos mencionados son capaces de representar grficamente series de datos organizados en filas o columnas en una hoja de clculo. Sin embargo hay algunos grficos, como el grfico circular, que requieren una disposicin especfica de los datos. Veamos un ejemplo de ello. Abra el ejercicio Grficos avanzados.

Disposicin de los datos

Sitese en la hoja de clculo Ventas 2007 y seleccione el rango de A2 a M7. Haga clic en la ficha Insertar, y en el grupo Grficos, haga clic en el tipo Circular. Entre los subtipos disponibles, haga clic en Grfico circular seccionado. En su hoja de clculo, Excel ha insertado el tipo de grfico indicado, pero los datos slo reflejan los datos para la oficina de Madrid. Qu ha sucedido con el resto de oficinas?

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Un grfico circular nicamente puede representar datos contenidos en una fila o en una columna de una hoja de clculo. La seleccin que hemos hecho combinaba varias filas y columnas, y Excel ha representado en este grfico slo la informacin correspondiente a la primera de las filas. Haga clic en la ficha contextual Diseo, y de nuevo clic en el botn Cambiar tipo de grfico. Seleccione el tipo Columna, y haga clic en el subtipo Columna agrupada. Mejor, verdad?

Los grficos de columnas resultan muy tiles para mostrar cambios en los datos a lo largo de un perodo de tiempo. En este caso, permiten comparar la evolucin de las ventas por mes en el ao 2007. Silvia considera que sera ms grfico ver la evolucin individual de cada oficina. Para ello, sin abandonar la ficha contextual Diseo, haga clic en el botn Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos, y observe cmo cambia el grfico.

Mostrar celdas vacas y datos ocultos

Haga clic en la hoja de clculo "Ventas 2006". La oficina de Tokio se abri en el ltimo trimestre de ese ao, por lo que no hay datos de los trimestres anteriores. Cmo interpreta esta ausencia de informacin Excel al crear un grfico? Seleccione el rango de A2 a M7 y haga clic en la ficha Insertar, grupo Grficos, tipo Lnea, subtipo Lnea con Marcadores. Arrastre desde el controlador de tamao de la esquina inferior izquierda para agrandar el tamao.

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Silvia ha creado el grfico utilizando el procedimiento habitual, pero ha comprobado que la fila correspondiente a las ventas de la oficina de Tokio slo muestra datos a partir de Octubre. Le gustara que se mostraran el resto de meses con un valor igual a 0. Para ello, haga clic en la ficha contextual Diseo, grupo Datos, botn Seleccionar datos. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el botn Celdas ocultas y vacas.

Se ha abierto el cuadro de dilogo Configuracin de celdas ocultas y vacas, que le permite definir el modo en que se muestran las celdas que no contienen informacin. Seleccione la casilla de verificacin Cero y haga clic en Aceptar. Esta accin le devolver al cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Vuelva a Aceptar. Como ve, el grfico ha cambiado, y ahora muestra un valor igual a cero en los meses de inactividad de la oficina de Tokio.

Haga clic en la hoja de clculo "Ventas por rea 2007". Seleccione el rango de A1 a B13 y haga clic en la ficha Insertar, grupo Grficos, tipo Columna, subtipo Columna agrupada 3D. Con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Diseo, grupo Datos, botn Seleccionar datos. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el botn Celdas ocultas y vacas.

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Se encuentra de nuevo en el cuadro de dilogo Configuracin de celdas ocultas y vacas. Seleccione la casilla de verificacin Mostrar datos en filas y columnas ocultas y haga clic en Aceptar. Vuelva a Aceptar en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. El grfico ha cambiado para incorporar los datos que permanecan ocultos en la hoja de clculo. Quiere comprobarlo? Haga clic en el botn Seleccionar todo, y clic con el botn derecho del ratn en algn lugar de la hoja de clculo. Seleccione la opcin Mostrar.

Insertar una imagen en un grfico

A Silvia le gustara incorporar en sus grficos el logo de Todo Envo para mejorar su aspecto visual. Guarde la imagen Logo en alguna carpeta que le sea sencillo recordar. La utilizar en este ejercicio.

Haga clic en el rea de trazado del grfico, y de nuevo clic en la ficha Insertar, grupo Ilustraciones, botn Imagen. Localice la carpeta en la que ha guardado la imagen Logo, y haga doble clic sobre ella. Compruebe cmo el logo se ha insertado en el rea de trazado.

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Al pinchar sobre la imagen, se activar la ficha contextual Formato, con las herramientas que le permitirn modificar el formato de la imagen. Utilice las flechas del comando Alto en el grupo Tamao para ajustarlo a 1,6 centmetros. Pinche sobre la imagen, y site sobre ella el cursor. Cuando adopte la forma de una flecha de cuatro puntas, arrastre hasta la esquina inferior derecha del rea de trazado. Ha quedado vistoso, verdad?

Grficos SmartArt
Una de las novedades introducidas por la versin 2007 de Excel son los grficos SmartArt. Se trata de un tipo de grficos que permiten representar, de manera visual, informacin o ideas de distinto tipo, como categoras, jerarquas, procesos, relaciones, etc. Para explorar las posibilidades de este tipo de grficos, sitese en la hoja de clculo Estimaciones y haga clic en la ficha Insertar, grupo Ilustraciones, botn SmartArt.

Se encuentra en el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt. En la parte izquierda del cuadro estn agrupados por categoras los tipos de SmarArt disponibles en Excel 2007. La seccin central recoge las opciones existentes de cada categora seleccionada, y la parte derecha aporta una breve explicacin de la opcin seleccionada en la parte central.

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Vamos a ayudar a Silvia a crear un grfico que represente la actual distribucin de oficinas de Todo Envo, y las estimaciones de apertura de los dos prximos aos. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en la categora Relacin, y seleccione el subtipo Destino Anidado. Haga clic en Aceptar.

En la hoja de texto se ha generado el grfico SmartArt. Vamos a ayudar a Silvia a completarlo con la informacin de Todo Envo. Site el cursor sobre el grfico, y cuando adopte la forma de una flecha de cuatro puntas, pinche y arrastre hasta una zona donde pueda ver el texto que desea incluir en l. El grfico Smart Art muestra dos partes: un panel de texto y el rea del grfico. Si no puede ver el panel de texto, haga clic sobre la pestaa del lateral izquierdo.

Vamos a completar los niveles de la lista del panel de texto con la informacin de Todo Envo. Para no tener que volver a teclear todo, puede completar cada nivel utilizando las teclas Control ms C para copiar, y Control ms V para pegar. Complete el panel como se muestra en pantalla. Puede desplazarse por la lista de niveles con las flechas del teclado. Para aadir una vieta al mismo nivel, pulse Enter.

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Cuando tiene seleccionado dentro de su hoja de clculo el grfico SmartArt se activan las fichas contextuales Diseo y Formato, que condensan sus herramientas de trabajo. En la ficha Diseo, grupo Crear grfico, tiene disponible el botn Panel de texto, para activar o desactivar el panel segn sea necesario tenerlo o no visible. Los botones Agregar vieta, Aumentar nivel y Disminuir nivel le permiten manipular la lista de vietas para conseguir la distribucin y jerarqua que sus datos precisen.

Cambiar el diseo del grfico SmartArt

Cada una de las formas que componen el grfico SmartArt se puede editar de manera independiente, utilizando los comandos de la ficha contextual Formato, grupo Estilos de forma. Puede cambiar el color de relleno, el contorno de las formas, los efectos, o aplicar estilos predefinidos que aportan con un nico clic varias caractersticas de formato. El botn Ms le permite ver la totalidad de estilos predefinidos. Explore las posibilidades, y recuerde que el formato se aplicar sobre la forma que tenga seleccionada en cada momento.

Haga triple clic sobre el texto Oficinas actuales en el grfico SmartArt para seleccionarlo entero. Haga clic en la ficha Inicio, y de nuevo clic en el iniciador de cuadros de dilogo del grupo Fuente. En la pestaa Fuente del cuadro de dilogo del mismo nombre, seleccione el tipo de fuente Andalus, estilo Negrita, tamao 20 y color Automtico. Haga clic en Aceptar. Repita la operacin con los textos Nuevas aperturas 2008 y 2009, cambiando los tamaos a 18 y 16, respectivamente.

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Silvia quiere eliminar Nueva Zelanda de las nuevas aperturas de 2009 para incluirla en 2008. Para ello, seleccione la forma que la representa en el grfico SmartArt haciendo clic sobre ella, y pulse la tecla Suprimir. Automticamente, Excel adaptar los tamaos del resto de formas. Ahora seleccione cualquiera de las formas que integran las aperturas de 2008, por ejemplo, Brasil, y haga clic en el botn Agregar forma de la ficha contextual Diseo, y seleccione la opcin Agregar forma delante. Haga clic sobre la nueva forma y escriba Nueva Zelanda.

Haga clic sobre el rea del grfico SmartArt para seleccionarlo. Comprobar que en el marco que lo rodea hay varias zonas punteadas. Son los controladores de tamao. Los controladores laterales aumentan o disminuyen el tamao del grfico en la direccin indicada, mientras que los controladores de tamao de las esquinas le permiten manipular el tamao del grfico manteniendo las proporciones. Suele ser ms recomendable esta ltima opcin, que evita deformar el grfico.

Seleccione una de las formas del grfico, por ejemplo, la forma con el texto Espaa, y haga clic sobre ella con el botn derecho del ratn. En el men contextual, haga clic en la opcin Formato de forma, para acceder al cuadro de dilogo del mismo nombre. Los controladores de este cuadro de dilogo le permiten ejecutar diferentes opciones de formato, como cambiar el color o estilo de las lneas, dar efectos de sombra, o incluso decidir la alineacin del texto dentro del cuadro de texto. Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de dilogo.

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Una de las caractersticas ms peculiares de los grficos SmartArt es la posibilidad de invertir el flujo, es decir, modificar su direccin como si rotara sobre un mismo eje. Esto es algo tan sencillo como seleccionar el grfico haciendo clic sobre l, y en la ficha contextual Diseo, hacer clic en el botn De derecha a izquierda del grupo Crear grfico. Sin embargo, esta funcionalidad no est presente en todos los tipos de grficos SmartArt, por lo que es posible que en algunos de ellos este botn se muestre deshabilitado.

Resumen
En esta leccin ha aprendido: Cmo elegir el tipo de grfico apropiado para la representacin de los datos. Cmo mostrar las celdas vacas y ocultas. Cmo insertar imgenes en los grficos. Como crear y editar grficos SmartArt.

Notas

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LAS TABLAS DINMICAS

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Utilidades de las tablas dinmicas Crear tablas dinmicas Anlisis dinmico de datos Filtros de datos en tablas dinmicas Los grficos dinmicos Resumen

Introduccin

Las tablas dinmicas

A lo largo de esta leccin usted ser capaz de: Crear hojas de clculo que resalten datos especficos. Editar datos de tablas dinmicas. Crear grficos dinmicos a partir de tablas dinmicas de datos.

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Daniel debe presentar ante el Comit de empresa los datos de facturacin de 2007 y 2008. Se encuentra con el problema de que cada Jefe de Departamento est interesado en unos datos distintos. Daniel debe ajustar su tabla a las necesidades de cada uno de sus compaeros. Se est preguntando si tendr que crear varias tablas o Excel tiene alguna herramienta que le permita resaltar, clasificar u ocultar datos en una nica tabla.

Utilidades de las tablas dinmicas

A veces las tablas de datos con las que trabajamos contienen cientos de datos divididos en filas y columnas. Daniel va a presentar ante sus compaeros la facturacin de sus clientes espaoles, en dos aos diferentes y desglosados por mes y semestre. Es demasiada informacin para presentar y a cada compaero le interesan unos datos especficos. Veamos cmo filtrar datos en tiempo real y dar respuesta a todas las preguntas que le hagan a Daniel.

Daniel utilizar tablas dinmicas para obtener la informacin necesaria cuando pregunten sobre determinados temas como quin ha comprado ms?, qu cliente ha comprado menos?, cunto se factur slo en el primer y ltimo mes de cada ao? Con las tablas dinmicas podr presentar informes breves mostrando slo los datos que los asistentes a la reunin deseen saber en cada momento. Abra el ejercicio para comenzar a trabajar.

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Crear tablas dinmicas

Las tablas dinmicas se crean a travs de tablas ya creadas. Las hojas de clculo estndar no permiten cambiar la organizacin de los datos. Sin embargo, una tabla dinmica permite clasificar, filtrar y organizar los datos para mostrar u ocultar datos sobre la marcha. Al crear una tabla dinmica se debe evitar que haya filas o columnas vacas y todas las columnas deben tener un nombre definido. En nuestra tabla la columna A no cumple el requisito, por lo que no trabajaremos con ella.

Comencemos a crear una tabla dinmica junto a Daniel. En primer lugar, haga clic en cualquier celda de la tabla de datos. Despus, vaya a la ficha Insertar donde encontrar el grupo Tablas. Haga clic en el comando Tabla dinmica y, en las opciones que se despliegan, haga clic en Tabla dinmica.

Daniel va a explicar los resultados del primer semestre de 2007 y 2008, pero est convencido que le preguntarn ms datos. En el cuadro de dilogo, haga clic en el botn Contraer dilogo del campo Tabla o rango y seleccione toda la tabla. Haga clic ahora en el botn Expandir dilogo y compruebe que est activada la opcin Nueva hoja de clculo para crear la tabla dinmica en otra hoja y evitar, con ello, borrar datos originales por error. Haga clic en Aceptar.

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Observe lo que ha sucedido. En la Cinta de opciones aparece una nueva ficha llamada Herramientas de tabla dinmica. Otro cambio a observar, es que se ha creado una nueva hoja con un contenido distinto al que est acostumbrado a ver en Excel. A su derecha aparece el panel de tareas Lista de campos de tabla dinmica. Seguro que tiene tanta curiosidad como Daniel por averiguar en qu consiste todo esto.

La pestaa Opciones que aparece debajo de Herramientas de tabla dinmica contiene, como su nombre indica, las herramientas necesarias para realizar cambios en la tabla dinmica, determinar el campo activo y realizar diferentes acciones con los datos.

En este panel de tareas le indicaremos a la tabla dinmica qu columnas de valores queremos mostrar. En la reunin, Silvia le acaba de pedir a Daniel que muestre cules fueron los resultados del primer y ltimo mes de 2007 y 2008. Para ayudar a Daniel, lea detenidamente el Panel de tareas para familiarizarse con l.

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Atendiendo a la peticin de Silvia, en el Panel de tareas debe marcar, en primer lugar, la casilla Clientes. Con esto se ver el listado completo de clientes en la tabla dinmica que estamos construyendo. Despus marque la casilla Enero para ver los resultados del primer mes de 2007 y 2008. A continuacin, marque la casilla Diciembre para ver la columna de datos de ese mes. Acaba de comprobar lo sencillo que resulta tener en pantalla slo los datos necesarios.

En el rea de Rtulos podr arrastrar campos de uno a otro rtulo para mostrar los datos organizados de otra manera. Pruebe a arrastrar el campo Suma de Enero hacia el espacio Rtulos de fila. Ahora en la tabla dinmica puede ver, desglosado debajo de cada cliente, el total facturado en enero de 2007 en una celda y el total de enero de 2008 en otra.

Si otro compaero, despus de explicar estos datos, le pidiera ver slo los datos de enero, no tendra que crear una nueva tabla dinmica. En el panel de tareas, haga clic sobre la casilla de verificacin Diciembre para deseleccionarlo y hacer desaparecer esta columna de la tabla dinmica. Daniel est muy satisfecho con esta utilidad de Excel.

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Si hace clic en una celda exterior a la tabla dinmica que acaba de crear, desaparecer el panel de tareas. No se preocupe, seleccione alguna celda de la tabla dinmica y aparecer. Tambin puede mostrar u ocultar este panel si, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de tabla dinmica, hace clic en el comando Lista de campo. Para continuar con el ejercicio, active de nuevo la casilla Diciembre.

Anlisis dinmico de datos

Excel genera automticamente un sumatorio de los totales cuando crea una tabla dinmica. Esto no significa que sea el nico clculo matemtico que se puede hacer en este tipo de tablas. Descubramos cmo cambiar la frmula Sumatorio por otra. Sitese en cualquier celda de la columna B, por ejemplo B4 y haga clic con el botn derecho del ratn. En el men contextual, haga clic en la opcin Configuracin del campo valor.

Pruebe a calcular un promedio. En el campo Nombre personalizado escriba Promedio de diciembre. Ahora en el apartado Resumir campo de valor por, seleccione el clculo que quiere obtener, en este caso Promedio. Por ltimo, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Ver cmo los promedios han sustituido a los sumatorios.

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Filtros de datos en tablas dinmicas

Una tabla dinmica permite almacenar gran cantidad de datos en poco espacio. Por lo tanto, cuantos ms datos escriba en ella ms posibilidades de anlisis tendr. Cuando hay demasiados datos y slo queremos analizar algunos datos concretos de columna o fila, Excel facilita las opciones de Filtrar, Mostrar y Ocultar datos. Se pueden filtrar datos desde los campos del panel de tareas, y desde los rtulos de fila y columna.

Paula le ha pedido a Daniel que le muestre slo los clientes que, en el mes de enero, han tenido una facturacin de 18000 euros. Para realizar este filtrado, debe ir a la Lista de campos de tabla dinmica. Sitese sobre el campo Enero y haga clic en la flecha que aparece a la derecha del campo. Ahora est usted viendo todas las opciones de filtrado que Excel ofrece para trabajar con tablas dinmicas.

Para que la tabla muestre los resultados solicitados por Paula, haga clic en el botn Seleccionar todo para deseleccionar todos los valores y haga clic en la casilla de verificacin 18000 para que la tabla slo devuelva los resultados que cumplan esta condicin. Haga clic en Aceptar para que Excel muestre los resultados. Observe que rpido hemos satisfecho la peticin de Paula.

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A Paula tambin le gustara ver qu clientes han tenido una facturacin de 10000 euros en enero. Podramos mostrar este resultado desde la lista de campos, pero vamos a ver cmo filtrar datos desde los rtulos de columna y fila. En el ejercicio, sitese en la flecha que encuentra a la derecha del Rtulo de fila y haga clic para desplegar las opciones de filtrado. En Seleccionar campo asegrese de que est seleccionado Enero. De lo contario, utilice la flecha del desplegable.

Una vez que ha seleccionado el filtro en el rtulo Enero, haga clic en el botn Seleccionar todo para deseleccionar todos los valores y haga clic en la casilla de verificacin 10000 para que la tabla slo devuelva los resultados que cumplan esta condicin. Haga clic en Aceptar para que Excel muestre los resultados.

Cuando una tabla dinmica tiene algn filtro creado, aparece un indicador de Filtro a la derecha del campo y rtulo que contienen los datos. Si quiere eliminar el filtro creado y ver todos los datos de esa columna o fila en pantalla, haga clic en el indicador de Filtros manuales del rtulo o campo y, en el cuadro de opciones, haga clic en Borrar filtro de enero.

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Ahora, es Silvia la que pide informacin y le solicita a Daniel que muestre los clientes que en algn momento han bajado hasta 9000 euros de facturacin. Daniel opina que esto aumentara innecesariamente el tamao de la tabla dinmica creada. Excel da la opcin de crear un filtro para aadir ms datos mientras la tabla conserva su posicin en la hoja. En el panel de tareas, arrastre el campo Mnimo al cuadro Filtro de informe.

Como puede observar en la parte superior de la hoja se ha colocado un rea llamado Mnimo. Haga clic en la Flecha de desplegable que hay a su derecha para mostrar la lista de los valores de este campo. Para que Silvia vea los datos que ha solicitado, haga clic en 9000 y en la tabla dinmica aparecern slo las empresas que han bajado hasta este nivel de facturacin.

La verdad es que los datos numricos que hacen referencia al mes de enero distraen del objetivo del nuevo filtrado que acabamos de hacer ya que slo queremos ver el nombre de las empresas que han alcanzado el mnimo de 9000. El signo menos que encuentra a la izquierda de los nombres de cliente, se llama Control Ocultar detalles. Haga clic en ellos para ocultar los datos que no son interesantes para la consulta de Silvia.

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Ahora slo ve los nombres de los clientes, pero si quisiera ver de nuevo todos los datos asociados a ellos, slo tendr que hacer clic en el Control Mostrar detalle que ve al lado izquierdo de cada cliente. Pruebe a hacerlo y compruebe cmo, de nuevo, se despliegan los datos de esa columna.

Los grficos dinmicos

Un grfico es una forma sencilla de presentar los datos de una hoja de clculo de forma resumida y clara. Crear un grfico desde una tabla dinmica es muy fcil. Sitese sobre una celda de la tabla dinmica para que aparezca la ficha Herramientas de tabla dinmica, haga clic sobre la ficha Opciones para activarla. A continuacin, en el grupo Herramientas haga clic en el comando Grfico dinmico.

Desde el cuadro de dilogo Insertar grfico que se acaba de abrir, podemos personalizar la forma en que queramos ver el grfico. En nuestra tabla vamos a dejar todos los parmetros como estn, pero antes haga clic en las secciones de la izquierda para ver las opciones de grfico que ofrece Excel. Cuando haya terminado, vuelva al lugar inicial y haga clic en Aceptar para ver el grfico.

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Al igual que en las tablas dinmicas, en los grficos dinmicos podemos elegir qu queremos ver representado en l. Vare los diferentes valores que contienen los campos Filtro de informe y Campos de eje para obtener diferentes resultados en el grfico creado.

Cuando creamos en Excel un grfico desde una tabla de datos ordinaria, Excel crea por defecto una tabla dinmica, as es que si alguna vez decide crear un tabla dinmica slo para obtener un grfico, sltese ese paso y cree directamente el grfico desde la tabla ordinaria.

Resumen
En esta leccin usted ha aprendido a: Crear hojas de clculo que resalten datos especficos. Editar datos de tablas dinmicas. Crear grficos dinmicos a partir de tablas dinmicas de datos.

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Notas

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LAS MACROS EN EXCEL

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Crear una macro Editar macros Ejecutar macros La seguridad en las macros Resumen

Introduccin

Las macros en Excel

A lo largo de esta leccin usted conseguir: Ejecutar varias acciones a la vez con slo una orden. Crear botones de macro en la Barra de herramientas de acceso rpido. Aumentar la seguridad en su ordenador.

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Paula realiza controles de calidad en sus proveedores cada cierto tiempo y refleja los datos en una tabla de Excel. Siempre enva esta tabla a sus compaeros va e-mail y ellos suelen imprimirla para hacer sus anotaciones. A veces sus compaeros tienen que imprimir varias veces la tabla porque otra persona ha cambiado la configuracin de la impresin. Si Paula utiliza las macros de Excel podr facilitar, entre otras cosas, la tarea de impresin a sus compaeros y conseguirn ahorrar papel.

Crear una macro

Una macro de Excel es un programa que puede crear cualquiera sin necesidad de conocer ningn lenguaje de programacin. Usaremos una macro cuando queramos realizar una tarea que incluya una secuencia de comandos y que necesitemos repetir en varias ocasiones. Antes de nada piense en el resultado que quiere que muestre la macro y los pasos que tendr que seguir para alcanzar ese resultado. Para comenzar, abra el ejercicio Archivo de Macros.

Antes de empezar a trabajar con las macros de Excel necesita activar la ficha Programador en la Cinta de opciones. En el ejercicio, vaya al Botn Office y, despus, haga clic en el botn Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo, haga clic en la categora Ms frecuentes y active la casilla de verificacin Mostrar ficha programador en la cinta de opciones. Ahora, haga clic en Aceptar.

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Fjese en la Cinta de opciones y observe como aparece una nueva ficha llamada Programador. Si hace clic en esta ficha ver cmo aparecen los grupos y comandos necesarios para comenzar a trabajar con macros. En la ficha Vista encontrar el grupo Macros desde el cual tambin podr realizar algunas acciones como grabar una macro.

Paula quiere crear una macro que reduzca a un solo clic los pasos que hay que dar para configurar la impresin de su tabla. Para comenzar a grabar su macro active la ficha Programador y en el grupo Cdigo, haga clic en el comando Grabar macro.

Ahora, aprendamos junto a Paula como rellenar el cuadro de dilogo que se acaba de abrir. Lo primero que encontramos es el recuadro Nombre de la macro y aqu debemos escribir un nombre que identifique la macro que estamos creando. En este caso, llmela Impresin. Tenga presente que el nombre de cualquier macro debe empezar por una letra y se puede escribir con maysculas o minsculas ya que Excel no discrimina entre ellas.

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El recuadro Mtodo abreviado, reduce mucho el trabajo, ya que con la combinacin de las teclas Control y otra que elija usted, comenzar a reproducirse la macro sin necesidad de buscar ningn grupo o comando. Para este ejercicio seleccionaremos la combinacin de teclas Control + P. Tenga cuidado para no elegir una combinacin de teclas que est predefinida en Excel. Por ejemplo, Control + C se utiliza para copiar.

Otra opcin interesante de este cuadro de dilogo la conforma el desplegable Guardar macro en donde podemos seleccionar tres opciones. Libros de macros personal, permite que la macro que vamos a crear est disponible cada vez que abramos un archivo en Excel. Libro nuevo har que la macro slo se pueda usar en un libro nuevo. Con la opcin Este libro, esta macro slo se podr utilizar en el libro en el que est usted trabajando. Seleccione esta ltima opcin.

Por ltimo, encontramos el recuadro Descripcin donde Excel escribe la fecha en que se graba la macro y el usuario que la crea. Aunque podemos modificar estos datos si queremos, no es recomendable ya que servirn de referencia para saber a quin dirigirse ante cualquier duda o problema de la persona que lo abra. Cierre el cuadro de dilogo haciendo clic en Aceptar. Observe cmo dentro del grupo Cdigo aparece ahora el comando Detener grabacin.

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En el desplegable Guardar macro en, evite seleccionar la opcin Libros de macros personal si no va a grabar una macro que utilice continuamente. Esta macro ser cargada cada vez que inicie un libro de Excel y, debido a la memoria que consume, har que Excel trabaje ms despacio y estar perdiendo rapidez de clculo innecesariamente.

Editar macros
Una vez cerrado el cuadro de dilogo, Excel comenzar la grabacin de la macro, as es que pngase manos a la obra. Su trabajo va a consistir en seleccionar las opciones de impresin ptimas para que los compaeros de Paula que quieran imprimir la tabla no tengan que configurar los parmetros de impresin adecuados cada vez que quieran hacerlo. En el Botn Office, seleccione la opcin Imprimir y despus haga clic en Imprimir.

En el cuadro de dilogo, haga clic en el botn Propiedades, en el cuadro que est viendo ahora, fjese en las opciones de Orientacin del original y active la casilla de verificacin Horizontal. Haga clic en Aceptar.

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Para cerrar este cuadro de dilogo haga clic en Aceptar. Ahora que ya tiene terminada la secuencia de la macro, haga clic en el comando Detener grabacin para que Excel entienda que ya hemos acabado de crear la macro.

Una vez creada una macro, debe guardar el archivo con una extensin diferente a la de los libros de clculo ordinarios. Vaya al Botn Office y despus haga clic en Guardar como. Ahora haga clic en Libro de Excel y, una vez en el cuadro de dilogo, elija Escritorio, como ubicacin donde guardar la macro. Abra el desplegable Tipo y seleccione la opcin Libro de Excel habilitado para macros. Por ltimo, haga clic en Guardar. La extensin del archivo cambia de .xlsx a .xlsm.

Ejecutar macros

Cuando un compaero de Paula reciba esta tabla y quiera ver las macros que existen en este libro, tendr que hacer clic en el comando Macro del grupo Cdigo. Al realizar esta accin ver todas las macros que hay creadas. Veamos cmo interpretar este cuadro de dilogo.

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Conozca las acciones que puede realizar con los botones del cuadro de dilogo Macro. El botn Ejecutar se utiliza para reproducir la macro. Los botones Paso a paso y Modificar abren el editor Visual Basic y slo lo usarn aquellas personas que tengan conocimientos de programacin. El botn Eliminar borra la macro que seleccione.

El botn Opciones abre un cuadro de dilogo que permite modificar la tecla de mtodo abreviado y la descripcin de la macro. El botn Cancelar lo usar cuando no quiera realizar ninguna accin con la macro.

El cuadro de dilogo Macro lo podemos desplegar tambin desde la ficha Vista. Vaya al grupo llamado Macros y haga clic sobre el comando Macros. Ve cmo obtiene el mismo resultado?

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Paula puede facilitarle mucho ms la tarea de impresin a sus compaeros. La forma ms rpida de ver las macros existentes para el libro u hoja con el que estamos trabajando consiste en aadir el botn Ver macros a la Barra de acceso rpido de Excel. Haga clic en el botn Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y haga clic en Ms comandos.

Est viendo usted el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Asegrese de que est marcada la pestaa Personalizar y en el grupo Comandos ms utilizados, haga clic en Ver macros. Ahora haga clic en el botn Agregar y despus clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Ahora puede ver que la Barra de herramientas de acceso rpido tiene un nuevo elemento. Haga clic en este botn para comprobar que accede directamente al cuadro de dilogo Macro.

Existe otra forma, todava ms automtica de ejecutar una macro que consiste en darle el nombre Auto_Open cuando la estamos creando. Si abrimos un libro nuevo y la macro llamada Auto_Open est asignada a l, sta se abrir automticamente a la vez que se abre el libro.

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Cuando ya no queramos darle uso a una macro anteriormente creada ser mejor borrarla ya que, al consumir memoria, estaremos ralentizando el trabajo con Excel sin ninguna necesidad. Aunque, de momento, no vamos a eliminar la macro creada, si es bueno conocer cul sera el proceso. Para borrar una macro, abra el cuadro de dilogo Macro, seleccione la macro que ya no va a usar y despus, haga clic en el botn Eliminar.

La seguridad en las macros

Algunos virus informticos se transmiten en forma de macros. Aunque los compaeros de Paula son una fuente fiable, y sus e-mails no tienen por qu contener virus, no est de ms que conozcan las medidas de seguridad que hay que adoptar para no introducir un virus en su ordenador.

No ejecute nunca un archivo que contenga macros de origen desconocido. Excel 2007 dispone de varias extensiones de archivos que le ayudan a saber si el archivo a ejecutar tiene las macros habilitadas o no. Esta extensin hace referencia a un libro ordinario con las macros deshabilitadas. Esta se refiere a un libro ordinario con las macros habilitadas. Esta indica que se trata de una plantilla de Excel con las macros deshabilitadas. Y esta indica que es una plantilla de Excel con las macros habilitadas.

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Cuando abra un libro de Excel con las macros habilitadas, en la barra de mensajes, aparecer una Advertencia de seguridad que le ayudar a ajustar la seguridad del libro que est abriendo. Hagamos una prueba. Cierre el libro del ejercicio y bralo desde la ubicacin donde lo guard anteriormente que debera ser el Escritorio.

Ahora est usted viendo la Advertencia de seguridad de la que hablamos. Tenga en cuenta que esta macro procede de una fuente fiable, que es Paula. Haga clic en el botn Opciones situado a la derecha de la advertencia y, en el cuadro de dilogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, active la casilla de verificacin Habilitar este contenido. Ahora ya puede usar con normalidad la macro creada por Paula.

Excel permite cambiar los ajustes de seguridad de la siguiente manera. Haga clic en el Botn Office y, despus, haga clic en el botn Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo que se acaba de abrir, haga clic en la pestaa Centro de confianza.

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Est viendo que se acaba de abrir una nueva ventana a su derecha. Haga clic en el botn Configuracin del centro de confianza que aparece en la parte inferior derecha. Seleccione ahora la pestaa Configuracin de macros.

Fjese en las casillas de verificacin de su derecha. Excel trae predeterminado que se deshabiliten todas las macros con notificacin para evitar una posible infeccin con virus. Podr elegir su nivel de seguridad dependiendo de la cantidad de archivos sospechosos que reciba en su ordenador. De momento deje la configuracin tal y como est y haga clic en Aceptar y, de nuevo, clic en Aceptar para cerrar los cuadros de dilogo abiertos.

Resumen
En esta leccin usted aprendi a: Ejecutar varias acciones a la vez con slo una orden. Crear botones de macro en la Barra de herramientas de acceso rpido. Aumentar la seguridad en su ordenador.

Notas

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TRABAJAR EN EQUIPO CON EXCEL

Qu vamos a aprender en este captulo...
Introduccin Compartir listas de datos Trabajar con comentarios Gestin de cambios Proteccin de datos Guardar para web Resumen

Introduccin

Trabajar en equipo con Excel

En esta leccin aprender a: Compartir listas de datos. Gestionar los cambios efectuados en los archivos por distintos usuarios. Proteger la informacin de sus libros y hojas de clculo. Guardar sus libros para visualizarlos en la Web.

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En las ltimas semanas, los miembros de Todo Envo han alcanzado mucha autonoma en el trabajo con Excel. Por eso, creen que ha llegado el momento de ampliar experiencias y utilizar el programa como herramienta base de trabajo en equipo. Cmo abordarn este nuevo desafo? Vamos a acompaarles.

Compartir listas de datos

Silvia se va unos das de vacaciones, y quiere dejar a sus compaeros informacin detallada sobre los ltimos envos, para agilizar los trmites de resolucin en caso de que surja algn conflicto. Para ello, ha creado un libro que contiene cdigos de envo y detalles de entrega, pero est preocupada porque no sabe cmo compartirlo con su equipo. Para ayudarla, abra el ejercicio Compartir archivos.

Para compartir un libro de Excel, haga clic en la ficha Revisar. En el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro para abrir el cuadro de dilogo con el mismo nombre. En la pestaa Modificacin, seleccione la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.

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Haga clic en la pestaa Uso avanzado del cuadro de dilogo Compartir libro para establecer las opciones posibles para un libro activo. En la seccin Control de cambios puede indicar si desea guardar un historial de los cambios realizados por los usuarios, y cunto tiempo quiere mantener este control de cambios. Escriba 20 en el campo numrico, y Excel le mantendr informado de los cambios acontecidos en el libro en los ltimos 20 das.

Imagine que Paula cambia un cdigo de envo, y posteriormente Daniel intenta modificar ese mismo cdigo. Para mostrar este conflicto entre los cambios se abre el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, que le permitir determinar qu cambios han de prevalecer. Para ello, debe activar la casilla de verificacin Preguntar cules prevalecen en esta pestaa. Haga clic en Aceptar.

Al aceptar en el cuadro de dilogo Compartir libro, Excel le advierte de la necesidad de guardar el libro. Seleccione una ruta que le sea sencillo recordar y haga clic en Aceptar. Con esta accin, Excel guarda y comparte el libro segn los parmetros indicados.

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No es posible compartir libros que contengan tablas de datos. Sin embargo, Excel le permite convertir una tabla de datos en un rango de celdas. Deber efectuar la conversin antes de compartir un libro.

Trabajar con comentarios

Paula necesita incorporar en el libro informacin sobre el envo realizado para el cliente Al Dente. Quiere evitar que esta informacin se pierda con el tiempo.

Haga clic en la celda B8, y sitese en la ficha Revisar, grupo Comentarios. Haga clic en el botn Nuevo comentario. Observar en la cuadrcula que la celda muestra una llamada de color rojo en su esquina superior derecha, adems de un recuadro con espacio para escribir el comentario.

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En el espacio destinado al comentario figura su nombre de usuario. Esta es una forma de controlar los cambios introducidos por cada usuario, por lo que suele ser recomendable personalizar con sus datos la copia de Office de su equipo. Escriba Entrega fuera de plazo en el espacio dedicado al comentario y haga clic en cualquier otra celda.

A Paula le gustara cerciorarse de que Silvia ver su comentario cuando abra el libro. Para ello, seleccione la celda que contiene el comentario y haga clic en el botn Mostrar u ocultar comentarios de la ficha Revisar. Ahora el comentario permanece visible en todo momento. Si quisiera ocultarlo de nuevo, seleccione la celda a la que est asociado y haga clic de nuevo sobre el botn.

Han pasado los das, y Daniel quiere dejar constancia de que el problema con el envo del cliente Al Dente se solucion con xito. Para ello, Daniel slo tiene que seleccionar la celda con el comentario, hacer clic en el botn Modificar comentario, y escribir su comentario. Este aadir al creado por Paula, pero acompaado de su nombre de usuario.

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Gestin de cambios

Como son varias las personas que estn trabajando en la edicin del archivo, Silvia ha pedido a Paula que active el control de cambios para facilitar el seguimiento de los mismos.

Haga clic en la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en la flecha del botn Control de cambios para desplegar su men. Seleccione la opcin Resaltar cambios haciendo clic sobre ella.

Se encuentra en el cuadro de dilogo Resaltar cambios. Compruebe que la casilla de verificacin Efectuar control de cambios al modificar est activada. Desactive los campos Cundo, Quin y Dnde para que Excel contemple todos los cambios. Mantenga activada la casilla de verificacin Resaltar cambios en pantalla y haga clic en Aceptar. Excel ha activado el seguimiento de cambios, y adems guarda el libro y lo comparte, de tal forma que varios usuarios puedan acceder a l simultneamente.

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Seleccione la celda E7 y realice alguna modificacin en el cdigo de envo. Al terminar, pulse la tecla Enter. Ver que la celda aparece ahora recuadrada en otro color, y con la esquina superior izquierda destacada. Excel asigna a cada usuario un color diferente. Site el cursor sobre la celda E7 para ver la etiqueta inteligente con el usuario, fecha, hora y especificacin del cambio realizado.

Una vez finalizadas las modificaciones del libro, es posible decidir qu cambios aceptar y cules rechazar. Para ello, en la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios, y de nuevo clic en Aceptar o rechazar cambios. Excel le avisar de que es necesario guardar previamente el libro. Haga clic en Aceptar.

Se ha abierto el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar. Desde sus campos, puede indicar los parmetros de revisin: revisar los cambios que an no hayan sido revisados, revisar a partir de una fecha determinada, revisar los cambios realizados por un usuario determinado, etctera. Para revisar todos los cambios del libro, desactive las opciones Cundo, Quin y Dnde y haga clic en Aceptar.

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Se ha abierto el cuadro de dilogo Aceptar o rechazar cambios, que recoge el cambio introducido. Si hace clic en Aceptar, Excel realizar el cambio. Si hace clic en Rechazar, lo eliminar, restaurando el valor anterior. Haga clic en Aceptar todos si desea aceptar todos los cambios introducidos en el libro, y clic en Rechazar todos si desea eliminarlos y restaurar los valores originales. Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de dilogo sin realizar ningn cambio.

Proteccin de datos

Todo Envo es una empresa comprometida con la proteccin de datos, y como tal, salvaguarda sus hojas de clculo de posibles alteraciones por parte de personas no autorizadas. Vamos a ver cmo hacerlo. Abra un nuevo libro en blanco haciendo clic en el botn de Office, clic en Nuevo y clic en Libro en blanco.

Si quiere evitar que personas no autorizadas editen el contenido de sus hojas de clculo, puede protegerlas desde la ficha Revisar, grupo Cambios, haciendo clic en Proteger hoja.

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Se ha abierto el cuadro de dilogo Proteger hoja. En el campo Contrasea, escriba Todo Envio, sin el acento. En el campo Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, deshabilite todas las opciones. Haga clic en Aceptar. Excel le pedir confirmacin de la contrasea. Vuelva a escribirla y acepte.

Haga clic en la celda B2. Ve lo que ocurre? Excel le avisa con un mensaje de advertencia de la imposibilidad de seleccionar o modificar las celdas del libro. Slo un usuario autorizado y conocedor de la contrasea podr realizar cambios. Haga clic en Aceptar.

En la ficha Revisar, grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja. En el cuadro de dilogo, escriba la contrasea Todo Envio sin acentos, y haga clic en Aceptar.

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Haga clic en el botn Proteger libro de la ficha Revisar. Se ha abierto el cuadro de dilogo Proteger estructura y ventanas. Con la casilla de verificacin Estructura activada, haga clic en Aceptar.

En la barra de etiquetas, haga clic en el botn Insertar hoja de clculo. Comprobar que la accin no tiene ningn resultado. Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquiera de las hojas del libro. En el men contextual podr comprobar que las opciones que afectan a la estructura del libro, como Insertar, Eliminar, Cambiar nombre, Mover o copiar, aparecen deshabilitadas.

Para eliminar la proteccin del libro, sitese en la ficha Revisar, grupo Cambios, y haga clic en Desproteger libro.

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Guardar para web

Excel 2007 permite guardar sus libros como documentos Web para visualizarlos a travs de Internet. Para descubrir cmo, abra el ejercicio Guardar para Web.

Para que un archivo pueda verse a travs de Internet debe guardarse con la extensin HTML. Este tipo de archivos incluyen etiquetas de datos en las que indican al explorador Web cmo se deben mostrar los contenidos del archivo.

Para guardar un archivo con la extensin HTML, haga clic en el botn de Office y seleccione la opcin Guardar como. En el campo Tipo, haga clic en la opcin Pgina Web.

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En el campo Nombre de archivo escriba Mi pagina Web omitiendo los acentos. En la seccin Guardar, seleccione Todo el libro. Haga clic en Guardar. En el mensaje de aviso de Excel, haga clic en S. Excel ha creado un nuevo documento HTML en la ruta indicada, que podr abrir con su navegador Web habitual.

Resumen
En esta leccin ha aprendido a: Compartir listas de datos. Gestionar los cambios efectuados en los archivos por distintos usuarios. Proteger la informacin de sus libros y hojas de clculo. Guardar sus libros para visualizarlos en la Web.

Notas

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