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Formas de comenzar si est utilizando una base de datos por primera vez
Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser complicado para el usuario novel. La informacin que se proporciona a continuacin est pensada para ayudarle a familiarizarse con los componentes que integran Microsoft Access. Bases de datos definicin y funcionamiento !na base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular" como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de m#sica. $i la base de datos no est almacenada en un equipo" o slo estn instaladas partes de la misma" puede que deba %acer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. $upongamos" por ejemplo" que los n#meros de tel&fono de los proveedores estn almacenados en varios lugares en un arc%ivo de tarjetas que contiene los n#meros de tel&fono de los proveedores" en arc%ivos de informacin de productos en un armario y en una %oja de clculo que contiene informacin de pedidos. $i cambia el n#mero de tel&fono de un proveedor" tendr'a que actualizar la informacin en los tres lugares. $in embargo" en una base de datos es necesario modificar la informacin en un solo lugar el n#mero de tel&fono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice. Arc%ivos de base de datos de Access (or medio de Microsoft Access" puede administrar toda la informacin desde un #nico arc%ivo de base de datos. )entro del arc%ivo" puede utilizar Tablas para almacenar los datos. *onsultas para buscar y recuperar #nicamente los datos que necesita. +ormularios para ver" agregar y actualizar los datos de las tablas. ,nformes para analizar o imprimir los datos con un dise-o espec'fico. (ginas de acceso a datos para ver" actualizar o analizar los datos de la base de datos desde ,nternet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares. *uando se actualizan los datos" se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta Mostrar los datos en un formulario Mostrar los datos en un informe Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos Tablas y relaciones (ara almacenar los datos" cree una tabla para cada tipo de informacin de la que %ace el seguimiento. (ara reunir los datos de varias tablas en una consulta" formulario" informe o pgina de acceso a datos" defina relaciones entre las tablas.

La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo a%ora reside en la tabla *lientes. La informacin de pedidos que antes se guardaba en una %oja de clculo a%ora reside en la tabla (edidos. !n ,d. e.clusivo" como un ,d. de cliente" permite distinguir los registros de una tabla. $i se agrega el campo de ,d. e.clusivo de una tabla a otra tabla y despu&s se define una relacin" Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario" un informe o una consulta. *onsultas (ara buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas" incluyendo datos de varias tablas" cree una consulta. !na consulta puede tambi&n actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo" y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.

/sta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de ,d. de pedido" fec%a de entrega" nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

+ormularios (ara ver" escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla" cree un formulario. Al abrir un formulario" Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas" y los muestra en la pantalla con el dise-o elegido en el Asistente para formularios" o con un dise-o que %aya creado en la vista )ise-o.

!na tabla muestra muc%os registros al mismo tiempo" pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. (or otra parte" cuando se visualiza una tabla" no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo. !n formulario sit#a el enfoque en un registro cada vez" pero puede mostrar los campos de ms de una tabla. Tambi&n puede mostrar imgenes y otros objetos. !n formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos" o puede realizar otras tareas automticamente. ,nformes (ara analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos" cree un informe. (or ejemplo" puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales" y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

!tilice un informe para crear etiquetas postales. !tilice un informe para mostrar totales en un grfico. !tilice un informe para calcular totales. (ginas de acceso a datos (ara que los datos est&n disponibles en ,nternet o en una intranet con el fin de %acer informes" escribir datos o analizar datos de manera interactiva" utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas" y los muestra en la pantalla con el dise-o creado en la vista )ise-o o con el dise-o que %aya elegido en el Asistente para pginas.

0aga clic en el indicador de e.pansin ... ... para mostrar la barra de %erramientas de e.ploracin de datos y registros para el siguiente nivel de detalle. !tilice las barras de %erramientas de e.ploracin de registros para desplazarse %asta los registros" ordenarlos y filtrarlos" y para obtener ayuda. Tablas Almacenar y administrar los datos !na tabla es una coleccin de datos sobre un tema espec'fico" como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema" los datos se almacenan slo una vez. /sto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos. *mo se organizan los datos en tablas Las tablas organizan datos en columnas 1denominadas campos2 y filas 1denominadas registros2.

(or ejemplo" cada campo de una tabla (roductos contiene el mismo tipo de informacin para cada producto" por ejemplo" su nombre. *ada uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacin acerca de un producto" por ejemplo" el nombre del producto" el ,d. de proveedor" las unidades en e.istencia" etc. 3ista )ise-o de la tabla /n la vista )ise-o de la tabla" puede crear una tabla entera desde el principio" o agregar" eliminar o personalizar los campos en una tabla e.istente.

$i desea %acer un seguimiento de otros datos de una tabla" agregue ms campos. $i el nombre de un campo e.istente no es suficientemente descriptivo" puede cambiarlo.

La configuracin del tipo de datos de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. (or ejemplo" si desea que un campo almacene valores num&ricos que puede utilizar en clculos" establezca su tipo de datos en Numrico o Moneda. $e utiliza una etiqueta #nica" denominada clave principal para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registros relacionados de otras tablas. Las propiedades de los campos son un conjunto de caracter'sticas que proporcionan control adicional sobre cmo se almacenan" escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo. *mo relacionar dos tablas !n campo com#n relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver" modificar o imprimir. /n una tabla" el campo es una clave principal que se establece en la vista )ise-o de la tabla. /se mismo campo tambi&n e.iste en la tabla relacionada como una clave e.terna.

/n la tabla (roveedores" incluir el ,d. de proveedor" nombre de la compa-'a" etc. para cada proveedor. ,d(roveedor es la clave principal que se establece en la vista )ise-o de la tabla. /n la tabla (roductos" incluir el campo ,d(roveedor" de manera que cuando inserte un nuevo producto pueda identificar su proveedor insertando el ,d. #nico de ese proveedor. ,d(roveedor es la clave e.terna en la tabla (roductos. 3ista 0oja de datos de la tabla /n una tabla o una consulta" la vista 0oja de datos proporciona las %erramientas necesarias para trabajar con los datos. *on las barras de %erramientas 0oja de datos de la tabla y 0oja de datos de la consulta Las barras de %erramientas Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta proporcionan muc%as de las %erramientas necesarias para buscar" modificar e imprimir registros.

,mprimir u obtener una vista previa de los datos. 4evisar la ortograf'a. *ortar" copiar o pegar el te.to seleccionado" campos" registros completos o toda la %oja de datos. 5rdenar registros. +iltrar registros" y buscar o reemplazar valores. Agregar o eliminar registros. Trabajar con columnas" filas y %ojas secundarias de datos (uede encontrar %erramientas para trabajar con columnas" filas y %ojas secundarias de datos en la propia %oja de datos" o %aciendo doble clic en un selector de columna.

!tilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna" o cambiar su nombre. *ambiar el tama-o de columnas o filas. !tilizar %ojas secundarias de datos para ver datos relacionados. ,nmovilizar la primera columna por la izquierda para que se muestre a medida que se desplaza %acia la derec%a. )esplazarse por los registros (uede utilizar la barra de %erramientas de e.ploracin para desplazarse por los registros en una %oja de datos.

,r al primer registro.

,r al registro anterior. /scribir un n#mero de registro al que desplazarse. ,r al registro siguiente. ,r al #ltimo registro. ,r a un registro en blanco 1nuevo2. *onsultas 5btener respuestas a preguntas $e utilizan consultas para ver" modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambi&n pueden utilizarse como el origen de registros para formularios" informes y pginas de acceso a datos. /.isten varios tipos de consultas en Microsoft Access. *onsultas de seleccin !na consulta de seleccin es el tipo de consulta ms %abitual. /ste tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una %oja de datos en la que puede actualizar los registros 1con algunas restricciones2. Tambi&n puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas" cuentas" promedios y otros tipos de totales. *onsultas de parmetros !na consulta de parmetros es una consulta que" cuando se ejecuta" muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin" por ejemplo" criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. (uede dise-ar la consulta para que solicite ms de un dato6 por ejemplo" puede dise-arla para que solicite dos fec%as. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fec%as. Las consultas de parmetros tambi&n son #tiles cuando se emplean como base para formularios" informes y pginas de acceso a datos. (or ejemplo" puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe" Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. *uando se especifica un mes" Access imprime el informe correspondiente. *onsultas de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma" una media" un recuento u otro tipo de totales de datos" y se agrupan en dos tipos de informacin uno %acia abajo" en el lado izquierdo de la %oja de datos" y otro a lo largo de la parte superior. *onsultas de accin !na consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muc%os registros en una sola operacin. 0ay cuatro tipos de consultas de accin Consulta de eliminacin /limina un grupo de registros de una o ms tablas. (or ejemplo" puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no %ay pedidos. *on las consultas de eliminacin" siempre se eliminan registros enteros" no slo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualizacin 4ealiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. (or ejemplo" puede aumentar los precios un 78 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 9 por ciento al personal de una determinada categor'a. *on una consulta de actualizacin" puede cambiar los datos de las tablas e.istentes. Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. (or ejemplo" supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. (ara evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos" desea ane.arla a la tabla *lientes. Consulta de creacin de tabla *rea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son #tiles para crear una tabla que se desee e.portar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla %istrica que contenga registros antiguos. *onsultas $:L !na consulta $:L es una consulta creada con una instruccin $:L. (uede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado 1$:L o $tructured :uery Language2 para consultar" actualizar y administrar bases de datos relacionales" como Access. *uando se crea una consulta en la vista )ise-o de la consulta" Access construye en segundo plano las instrucciones $:L equivalentes. )e %ec%o" la mayor'a de las propiedades de consulta de la %oja de propiedades de la vista )ise-o de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista $:L. $i lo desea" puede ver o editar la instruccin $:L en la vista $:L. $in embargo" despu&s de %acer cambios en una consulta en la vista $:L" puede que su aspecto no sea el que ten'a en la vista )ise-o. Algunas consultas $:L" denominadas consultas espec'ficas de $:L" no se pueden crear en la cuadr'cula de dise-o. /n el caso de las consultas de paso a trav&s" consultas de definicin de datos y consultas de unin" debe crear las instrucciones $:L directamente en la vista

$:L. /n el caso de las subconsultas" la instruccin $:L se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadr'cula de dise-o de la consulta. +ormularios )atos de aspecto agradable !n formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambi&n puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos" o como un cuadro de dilogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la accin basada en la entrada.

+ormulario de entrada de datos +ormulario de panel de control !n cuadro de dilogo personalizado La mayor'a de los formularios estn enlazados a una o varias tablas y consultas de la base de datos. /l origen de registros de un formulario %ace referencia a los campos de las tablas y consultas base. ;o es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado. !n formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. 5tra informacin del formulario" con el t'tulo" la fec%a y el n#mero de pgina" se almacena en el dise-o del formulario.

Los elementos grficos como" por ejemplo" l'neas y rectngulos" se almacenan en el dise-o del formulario. Los datos proceden de los campos del origen de registros base. !n clculo procede de una e.presin almacenada en el dise-o del informe. /l te.to descriptivo se almacena en el dise-o del formulario.

/l v'nculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos grficos denominados controles. /l tipo de control ms com#nmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de te.to.

Las etiquetas muestran te.to descriptivo. Los cuadros de te.to muestran los datos de la tabla (roductos e introducen datos en dic%a tabla. !n cuadro de te.to utiliza una e.presin para calcular un total. Tambi&n puede abrir un formulario en la vista Tabla dinmica o <rfico dinmico para analizar los datos. /n dic%as vistas" puede cambiar dinmicamente el dise-o de un formulario para presentar los datos de diferentes maneras. (uede reorganizar los encabezados de filas" encabezados de columnas y campos de filtro %asta que obtenga el dise-o deseado. *ada vez que modifica el dise-o" el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organizacin.

/n la vista Tabla dinmica" puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las reas de filtros" filas" columnas y detalles. /n la vista <rfico dinmico" puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de grfico y ver los datos organizando los campos en las reas de filtros" series" categor'as y datos. *rear un formulario (ara crear rpidamente un formulario" utilice el comando Autoformato o un Asistente. La funcin Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta base. /l asistente %ace preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene. )espu&s" podr personalizar el formulario en la vista )ise-o. (ersonalizar un formulario /n la vista )ise-o /n la vista )ise-o" puede personalizar un informe de las siguientes maneras

Origen del registro (uede cambiar las tablas y consultas en las que est basado un formulario. Controlar y ayudar al usuario (uede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen" eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. Tambi&n puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario. entana Formulario (uede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar" cambiar los men#s conte.tuales y otros elementos de la ventana +ormulario. !ecciones $e puede agregar" quitar" ocultar o cambiar de tama-o los encabezados" pies y las secciones de detalles de un informe. Tambi&n se puede establecer propiedades de seccin para personalizar la forma en que se imprimir el contenido de una seccin. Controles (uede mover" cambiar el tama-o o establecer las propiedades de fuente de un control. Tambi&n puede agregar controles para mostrar los valores calculados" totales" la fec%a y %ora actuales" as' como otro tipo de informacin que sea de utilidad en un formulario. /n la vista Tabla dinmica o <rfico dinmico /n la vista Tabla dinmica o <rfico dinmico" puede personalizar un informe de las siguientes maneras "gregar# mover o $uitar campos (uede agregar campos a las reas de filtros" filas" columnas y detalles en la vista Tabla dinmica" y a las reas de filtros" categor'as" series y datos en la vista <rfico dinmico. Tambi&n puede mover campos de un rea a otra y quitar campos de la vista. Filtrar registros (uede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al rea de filtros. Tambi&n puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas. Ordenar registros (uede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. Tambi&n puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinmica. "grupar registros (uede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna" o crear grupos personalizados. %ar &ormato a los elementos y cambiar t'tulos /n la vista Tabla dinmica" puede cambiar la configuracin de la fuente" alineacin" color de fondo y formato de n#mero de un campo. Tambi&n puede cambiar los t'tulos de los campos y grupos personalizados. /n la vista <rfico dinmico" puede cambiar el tipo de grfico" aplicar formato a los marcadores de datos" etc.

,nformes (resentar datos !n informe es un m&todo eficaz de presentar los datos en formato impreso. )ado que tiene el control sobre el tama-o y el aspecto de todo el informe" puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.

*rear etiquetas postales. Mostrar totales en un grfico. Agrupar registros en categor'as. *alcular totales. La mayor'a de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas de la base de datos. /l origen de registros de un informe %ace referencia a los campos de las tablas y consultas base. ;o es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado. !n informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. 5tra informacin acerca del formulario" como el t'tulo" la fec%a y el n#mero de pgina" se almacena en el dise-o del informe.

/l t'tulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el dise-o del informe. La fec%a procede de una e.presin almacenada en el dise-o del informe. Los datos proceden de campos de la tabla" consulta o instruccin $:L base. Los totales proceden de e.presiones almacenadas en el dise-o del informe. /l v'nculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de edicin que muestren nombres y n#meros" etiquetas que muestren t'tulos" o l'neas decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la presentacin del informe.

Las l'neas son decorativas. Las etiquetas muestran te.to descriptivo. Los cuadros de te.to muestran los datos de la consulta 3entas por fec%a. !n cuadro de te.to utiliza una e.presin para calcular un total. *rear un informe Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. !tilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales" el Asistente para grficos si desea crear grficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estndar. /l asistente %ace preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene. )espu&s" el informe se puede personalizar como se desee en la vista )ise-o. (ersonalizar un informe $e puede personalizar un informe de las siguientes formas Origen del registro (uede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe. Ordenar y agrupar datos $e pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. Tambi&n puede agrupar los registros de uno o ms campos" y mostrar subtotales y totales en un informe. entana (n&orme $e puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar" cambiar el te.to de la barra de t'tulo y otros elementos de la ventana ,nforme. !ecciones $e puede agregar" quitar" ocultar o cambiar de tama-o los encabezados" pies y las secciones de detalles de un informe. Tambi&n puede establecer propiedades de seccin para controlar la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo. Controles (uede mover" cambiar el tama-o o establecer las propiedades de fuente de un control. Tambi&n puede agregar controles para mostrar valores calculados" totales" la fec%a y %ora actuales" y otra informacin que sea de utilidad en un informe. (ginas de acceso a datos (ublicar los datos en el =eb

!na pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina =eb dise-ada para ver datos y trabajar con ellos desde ,nternet o desde una intranet6 los datos estn almacenados en una base de datos de Microsoft Access o una base de datos de Microsoft $:L $erver. La pgina de acceso a datos tambi&n puede incluir datos de otros or'genes como" por ejemplo" Microsoft /.cel. !na pgina mostrada en la vista (gina o en Microsoft ,nternet /.plorer 9.87 con $ervice (ac> ? 1$(?2 o posterior La utilizacin de una pgina de acceso a datos es similar a la utilizacin de un formulario se pueden ver" insertar" modificar y eliminar datos en una base de datos. ;o obstante" tambi&n se puede utilizar una pgina fuera de una base de datos de Microsoft Access6 de este modo" los usuarios pueden actualizar o ver los datos a trav&s de ,nternet o una intranet. La siguiente ilustracin muestra el aspecto de la pgina de acceso a datos (roductos" que se utiliza para especificar y actualizar informacin relativa a productos" en la vista (gina o en Microsoft ,nternet /.plorer 9.87 con $ervice (ac> ? 1$(?2 o posterior.

/scriba la informacin acerca de productos en los cuadros de te.to" el cuadro de lista desplegable y la casilla de verificacin. !tilice la barra de %erramientas de e.ploracin de registros para desplazarse entre los registros" agregar" eliminar" guardar" ordenar y filtrar registros" y para obtener Ayuda. !na pgina en la vista )ise-o La siguiente ilustracin muestra la pgina de acceso a datos (roductos en la vista )ise-o.

T'tulo del cuerpo de la pgina /ncabezado de grupo para el nivel de grupo (roductos $eccin de e.ploracin de registros para el nivel de grupo (roductos (artes de una pgina de acceso a datos

)l cuerpo /l cuerpo es la superficie de dise-o bsica de una pgina de acceso a datos. /n una pgina que admite la insercin de datos se puede utilizar para mostrar te.to informativo" controles dependientes de datos y secciones. !ecciones Las secciones se utilizan para mostrar te.to" datos de una base de datos y barras de %erramientas. ;ormalmente" se utilizan dos tipos de secciones en las pginas que admiten la insercin de datos secciones de encabezado de grupo y de e.ploracin de registros. !na pgina tambi&n puede contener secciones de pie y t'tulo.

)ncabezado y pie de grupo $e utilizan para mostrar datos y calcular valores. )xploracin de registros $e utiliza para mostrar el control de e.ploracin de registros correspondiente al nivel de grupo. !na seccin de e.ploracin de registros correspondiente a un grupo aparece a continuacin de la seccin de encabezado de grupo. ;o se pueden colocar controles dependientes en una seccin de e.ploracin de registros. *'tulo $e utiliza para mostrar t'tulos correspondientes a cuadros de te.to y otros controles. Aparece inmediatamente delante del encabezado de grupo. ;o se pueden colocar controles dependientes en una seccin de t'tulo.

*ada nivel de grupo de una pgina de acceso a datos tiene un origen de registros. /l nombre del origen de registros se muestra en la barra de seccin correspondiente a cada una de las secciones utilizadas para un nivel de grupo. )ise-ar diferentes tipos de pginas de acceso a datos Las pginas de acceso a datos se dise-an en la vista )ise-o de Microsoft Access. La pgina es un arc%ivo independiente que est almacenado fuera de Access6 no obstante" cuando se crea el arc%ivo" Access agrega automticamente un acceso directo al mismo en la ventana Base de datos. /l dise-o de pginas de acceso a datos es similar al dise-o de formularios e informes se utilizan una lista de campos" el cuadro de %erramientas" controles" etc. $in embargo" e.isten algunas diferencias importantes en el modo de dise-ar e interactuar con las pginas de acceso a datos frente a los formularios e informes. /l modo de dise-ar la pgina depende de la finalidad de su utilizacin. (n&orme interactivo /ste tipo de pgina de acceso a datos se utiliza con frecuencia para consolidar y agrupar informacin almacenada en la base de datos" y para publicar posteriormente res#menes de los datos. (or ejemplo" una pgina puede publicar la evolucin de las ventas para cada una de las regiones en que se est&n realizando actividades comerciales. La utilizacin de indicadores de e.pansin" permite pasar de un resumen general de la informacin como" por ejemplo" una lista de todas las regiones y sus totales de ventas combinados" a los detalles espec'ficos de ventas individuales en cada regin. La pgina de acceso a datos puede proporcionar botones de barra de %erramientas para ordenar y filtrar los datos" as' como para agregar" modificar y eliminar los datos en algunos o todos los niveles de grupo.

"nlisis de datos /ste tipo de pgina de acceso a datos puede incluir una Lista de tablas dinmicas" que es similar a un informe de tablas dinmicas de Microsoft /.cel6 que permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. La pgina puede contener un grfico que se puede utilizar para analizar tendencias" detectar modelos y comparar datos en la base de datos. 5 bien" la pgina puede contener una %oja de clculo en la que se pueden escribir y modificar datos" y utilizar frmulas para realizar clculos al igual que en /.cel.

!tilizar pginas de acceso a datos en ,nternet /.plorer !na pgina de acceso a datos est conectada directamente a una base de datos. *uando los usuarios muestran la pgina de acceso a datos en ,nternet /.plorer" estn viendo su propia copia de la pgina. /sto significa que las operaciones de filtrar y ordenar" as' como los cambios que se efect#en en la forma de presentar los datos" incluidos los cambios que se realicen en una lista de tabla dinmica o en una %oja de clculo" slo afectarn a las respectivas copias de la pgina de acceso a datos. $in embargo" los cambios que se efect#en en los propios datos como" por ejemplo" modificar valores" y agregar o eliminar datos" se almacenarn en la base de datos principal y" por lo tanto" estarn disponibles para todos los usuarios que est&n viendo la pgina de acceso a datos. Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en ,nternet /.plorer %aciendo clic en el botn de ayuda situado en la barra de %erramientas de e.ploracin de registros. /l arc%ivo de ayuda que se muestra se incluye automticamente con cualquier pgina de acceso a datos publicada con una barra de %erramientas de e.ploracin de registros. $i elimina la barra de %erramientas de e.ploracin de registros o si des%abilita el botn de ayuda incluido en la misma" debe proporcionar instrucciones para los usuarios que vayan a utilizar la pgina. Nota (ara ver y trabajar con la pgina de acceso a datos en ,nternet o en una intranet" los usuarios necesitan tener Microsoft ,nternet /.plorer 9.87 con $ervice (ac> ? 1$(?2 o posterior. !tilizar pginas de acceso a datos en Microsoft Access Tambi&n se puede trabajar con una pgina de acceso a datos en la vista (gina de Access. Las pginas de acceso a datos pueden ser un complemento de los formularios e informes que se utilizan en la aplicacin de base de datos en uso. A la %ora de decidir si se dise-a una pgina de acceso a datos" un formulario o un informe" conviene tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar. $e puede obtener Ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en la vista (gina %aciendo clic en el botn "yuda que contiene la barra de %erramientas de la vista +gina para mostrar la Ayuda de Access. $i se %ace clic en el botn "yuda de una barra de %erramientas de e.ploracin de registros situada en la pgina" se mostrar la Ayuda para

trabajar con la pgina en Microsoft ,nternet /.plorer. *omo se %a indicado anteriormente" este arc%ivo de ayuda se incluye automticamente con cualquier pgina de acceso a datos publicada con una barra de %erramientas de e.ploracin de registros. $e puede eliminar el botn "yuda en las pginas que se utilicen slo en Access" o se puede modificar el botn para proporcionar Ayuda personalizada. )e dnde obtiene los datos una pgina de acceso a datos Tipos de or'genes de datos para una pgina de acceso a datos !na pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft Access o una base de datos de Microsoft $:L $erver" versin @.9 o posterior. (ara dise-ar una pgina utilizando datos de una de estas bases de datos" la pgina debe estar conectada a la base de datos en cuestin. $i ya %a abierto una base de datos de Access o un proyecto de Access que est conectado a una base de datos de $:L $erver" la pgina de acceso a datos que cree se conectar automticamente con la base de datos activa y almacenar la ruta de acceso en la propiedad Connection!tring de la pgina de acceso a datos. *uando un usuario e.amina la pgina en Microsoft ,nternet /.plorer 9.87 con $ervice (ac> ? 1$(?2 o posterior o presenta la pgina en la vista (gina" muestra los datos actuales de la base de datos principal utilizando la ruta de acceso definida en la propiedad Connection!tring. $i la pgina de acceso a datos se dise-a mientras la base de datos est en una unidad local" Access utilizar la ruta de acceso local" lo que significa que otros usuarios no podrn tener acceso a los datos. (or este motivo" es importante mover o copiar la base de datos a una ubicacin de la red a la que puedan tener acceso los usuarios de la pgina. !na vez que est& la base de datos en el recurso compartido de red" brala utilizando la direccin !;*. $i mueve o copia la base de datos una vez dise-ada la pgina" tendr que actualizar la ruta de acceso en la propiedad Connection!tring para indicar la nueva ubicacin. /n lugar de tener que actualizar por separado la propiedad Connection!tring de cada pgina en la base de datos" puede crear un arc%ivo de cone.in. !n arc%ivo de cone.in almacena la informacin de cone.in de una pgina de acceso a datos y se puede compartir entre varias pginas de este tipo. *uando se abre una pgina de acceso a datos que utiliza un arc%ivo de cone.in" la pgina lee este arc%ivo y conecta con la base de datos adecuada. )espu&s de crear el arc%ivo de cone.in" si mueve o copia la base de datos" todo lo que tendr que %acer ser modificar la informacin de cone.in en dic%o arc%ivo. Tipos de or'genes de datos para Microsoft 5ffice =eb *omponents en una pgina de acceso a datos Aunque la pgina de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft Access o una base de datos de Microsoft $:L $erver" los controles de Microsoft 5ffice =eb *omponent que contiene la pgina pueden mostrar datos de cualquiera de estas bases de datos o de otros or'genes. (or ejemplo" la pgina puede contener una Lista de tablas dinmicas" una %oja de clculo o un grfico con datos de una %oja de clculo de Microsoft /.cel o de una base de datos que no sea de Access o de $:L $erver. )ependiendo del origen de datos" los datos de estos controles pueden ser una instantnea de los datos

originales o pueden ser datos activos mostrados a trav&s de una cone.in independiente del control con su origen de datos. (ara crear un componente 5ffice =eb *omponent con datos de un origen que no sea la base de datos activa" puede que deba utilizar un programa distinto de Access para publicar primero los datos en una pgina =eb. (or ejemplo" para crear una Lista de tablas dinmicas que contenga datos de una %oja de clculo de /.cel" debe publicar los datos desde /.cel. A continuacin" en Access" puede abrir la pgina =eb y convertirla en una pgina de acceso a datos agregando controles que sean dependientes de una base de datos de Access o de $:L $erver. Adems" puede personalizar la pgina agregando etiquetas" imgenes u otras funciones para mejorar el aspecto de la pgina. )esde Access" puede crear una Lista de tablas dinmicas que utilice datos de un origen e.terno que no sea /.cel. Macros *mo obtener el m.imo rendimiento de los datos Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. $i se utilizan grupos de macros" se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo. A:u& es una macroB !na macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada" tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. (or ejemplo" puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario %aga clic en un botn de comando.

*uando se crea una macro" las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro. /n esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin. !na macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones" o puede ser un grupo de macros. Tambi&n se puede usar una e.presin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro. La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. (ara ejecutar esta macro se %ace referencia al nombre de la macro 4evisar (roductos.

A:u& es un grupo de macrosB

*uando se tienen muc%as macros" el reunir las que est&n relacionadas en grupos de macros puede simplificar la administracin de la base de datos. (or ejemplo" el siguiente grupo de macros" denominado Botones" est compuesto de tres macros relacionadas /mpleados" (roductos" y 4epresentantes. *ada macro lleva a cabo la accin Abrir+ormulario" y la macro (roductos lleva tambi&n a cabo la accin )esplazarTama-o.

/l nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. *uando se ejecuta una macro en un grupo de macros" Microsoft Access lleva a cabo la accin de la columna Accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente con una columna Nombre de macro en blanco. (ara ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de evento" escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del nombre de la macro. /n el ejemplo anterior" para %acer referencia a la macro /mpleados en el grupo de macros Botones" escribir'a ,otones-)mpleados. Acciones condicionales /n algunos casos" puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una macro solamente si se cumple una condicin concreta. (or ejemplo" si est utilizando una macro para validar los datos de un formulario" puede desear presentar un mensaje en respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro mensaje en respuesta a otro conjunto diferente de valores. /n casos como &stos" puede utilizar las condiciones para controlar el flujo de la macro. !na condicin es una e.presin lgica que se eval#a como 3erdaderoC+also o $'C;o. La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es verdadera o falsa. *uando ejecuta la macro" Microsoft Access eval#a la primera e.presin condicional. $i la condicin es verdadera" Microsoft Access lleva a cabo la accin en esa fila y cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan precedidas por puntos suspensivos 1...2 en la columna Condicin. Microsoft Access ejecuta entonces cualquier accin adicional en la macro que tenga una columna de Condicin en blanco" %asta que alcance otra e.presin" un nombre de macro o el final de la macro. $i la condicin es falsa" Microsoft Access omite la accin y cualquier otra accin inmediatamente posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna Condicin. )espu&s" se desplaza a la siguiente fila de accin que contenga otra condicin o una columna Condicin en blanco.

La siguiente macro ejecuta las acciones *uadroMsj y )etenerMacro slo cuando la e.presin en la columna Condicin sea verdadera 1cuando %ay un valor Nulo en el campo ,d(roveedor2.

Argumentos de accin Los argumentos de accin son datos adicionales necesarios para algunas acciones de macro" por ejemplo" el objeto que se ver afectado por la accin o las condiciones especiales en las que la accin se ejecuta. )espu&s de agregar una accin a una macro" establezca los argumentos de la accin en la parte inferior de la ventana Macro. /stos argumentos dan a Microsoft Access informacin adicional sobre cmo llevar a cabo la accin. $ugerencias para establecer argumentos de accin

/n general" es una buena idea establecer los argumentos de la accin en el orden en el que estn listados" porque las opciones de un argumento pueden determinar las opciones de los argumentos que le siguen. $i agrega una accin a su macro arrastrando un objeto de base de datos desde la ventana Base de datos" Microsoft Access establece de forma automtica los argumentos apropiados para esa accin. $i una accin tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la base de datos" puede establecer de forma automtica el argumento y el tipo de objeto correspondiente arrastrando el objeto desde la ventana Base de datos al cuadro del argumento. (uede utilizar una e.presin precedida de un signo igual 1D2 para establecer muc%os argumentos de accin.

Mdulos Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales !n mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones" instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de Microsoft 3isual Basic. Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos mdulos estndar y mdulos de clase. A:u& es un mduloB !n mdulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de 3isual Basic que se almacenan en una sola unidad.

*uadro Objeto

*uadro +rocedimiento )eclaraciones (rocedimientos Botn ista +rocedimiento Botn er mdulo completo Mdulos de clases Los mdulos de formularios y los mdulos de informes son mdulos de clases que estn asociados con un formulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento que se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. (uede usar los procedimientos de evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes" y su respuesta a acciones de los usuarios" como %acer clic en un botn de comando. *uando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe" Microsoft Access crea automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe.

(ara ver o agregar un procedimiento de formulario" elija uno de los objetos del formulario en el cuadro Objeto ... ... y" a continuacin" seleccione un evento en el cuadro +rocedimiento. Los nombres de eventos que ya tienen procedimientos aparecen en negrita. Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a procedimientos que %aya agregado a los mdulos estndar. /n Access EF o versiones posteriores" los mdulos de clase pueden e.istir con independencia de un formulario o informe" y este tipo de mdulo de clase se muestra en la ventana Base de datos. (uede usar un mdulo de clase para crear una definicin para un objeto personalizado. /n Access E9" los mdulos de clase e.isten #nicamente en asociacin con un formulario o informe. Mdulos estndar

Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ning#n otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos. Las principales diferencias entre un mdulo estndar y un mdulo de clase que no est asociado a un objeto determinado son el alcance y la duracin. /l valor de las variables y constantes declaradas o e.istentes en un mdulo de clase sin un objeto asociado est disponible para su uso slo cuando el cdigo se est ejecutando y slo desde ese objeto.

;ombre y argumentos de la funcin )eclaraciones e instrucciones de cdigo de 3isual Basic Los mdulos estndar se muestran en Mdulos" bajo Objetos" en la ventana Base de datos. Los formularios" informes y mdulos estndar se enumeran tambi&n en el /.aminador de objetos. 4elaciones en una base de datos !na vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access" necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. /l primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. !na vez realizada esta operacin" puede crear consultas" formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. (or ejemplo" este formulario incluye informacin de cuatro tablas

La tabla *lientes La tabla (edidos La tabla (roductos La tabla )etalles de pedidos *mo funcionan las relaciones $iguiendo en el ejemplo anterior" los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. /sta coordinacin se lleva a

cabo mediante las relaciones entre las tablas. !na relacin %ace coincidir los datos de los campos clave 1normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas2. /n la mayor'a de los casos" estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla" que proporciona un identificador #nico para cada registro" y una clave e.terna de la otra tabla. (or ejemplo" los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin entre los campos ,d. de empleado.

,d. de empleado aparece en ambas tablas" como clave principal ... ... y como clave e.terna. !na relacin uno a varios La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms com#n. /n este tipo de relacin" un registro de la Tabla A puede tener muc%os registros coincidentes en la Tabla B" pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

!n proveedor ... ... puede suministrar ms de un producto ... ... pero cada producto tiene un #nico proveedor. !na relacin varios a varios /n una relacin varios a varios" un registro de la Tabla A puede tener muc%os registros coincidentes en la Tabla B" y viceversa. /ste tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla 1denominada tabla de unin2 cuya clave principal consta de dos campos las claves e.ternas de las Tablas A y B. !na relacin de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. (or ejemplo" la tabla (edidos y la tabla (roductos tienen una relacin de varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla )etalles de pedidos. !n pedido puede incluir muc%os productos" y cada producto puede aparecer en muc%os pedidos.

*lave principal de la tabla (edidos

*lave principal de la tabla (roductos !n pedido puede incluir muc%os productos ... ... y cada producto puede aparecer en muc%os pedidos. !na relacin uno a uno /n una relacin uno a uno" cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. /ste tipo de relacin no es %abitual" debido a que la mayor'a de la informacin relacionada de esta forma estar'a en una sola tabla. (uede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muc%os campos" para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. (or ejemplo" puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de f#tbol ben&fico. *ada jugador de f#tbol de la tabla Gugadores de f#tbol tiene un registro coincidente en la tabla /mpleados.

*ada jugador de f#tbol tiene un registro coincidente en la tabla /mpleados. /ste conjunto de valores es un subconjunto del campo ,d. de empleado y la tabla /mpleados. )efinicin de relaciones /l tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados. !na relacin de uno a varios se crea si slo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un 'ndice #nico. $e crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen 'ndices #nicos. !na relacin de varios a varios es" en realidad" dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos las claves e.ternas de las otras dos tablas. Tambi&n se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos que contiene. /sto es #til en situaciones en que deba realizar una b#squeda dentro de la misma tabla. (or ejemplo" en la tabla /mpleados se puede definir una relacin entre los campos ,d. de empleado y Gefe" por lo que el campo Gefe puede mostrar datos de empleado que procedan de un ,d. de empleado coincidente.

Nota $i arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un 'ndice #nico %asta otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un 'ndice #nico" se crea una relacin indeterminada. /n las consultas que contienen tablas con una relacin indeterminada" Microsoft Access muestra una l'nea de combinacin predeterminada entre las tablas" pero no se e.ige la integridad referencial y no %ay garant'as de que los registros sean #nicos en ninguna tabla. ,ntegridad referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. (uede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes /l campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un 'ndice #nico. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. 0ay dos e.cepciones. !n campo Autonum&rico puede estar relacionado con un campo ;um&rico con la propiedad *ama.o%elCampo /Field!ize0 establecida en )ntero 1argo" y un campo Autonum&rico con la propiedad *ama.o%elCampo /Field!ize0 establecida en (d- de rplica puede estar relacionado con un campo ;um&rico con la propiedad *ama.o%elCampo /Field!ize0 establecida en (d- de rplica. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. $i las tablas son tablas vinculadas" deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que estn almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede e.igirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos. *uando se utiliza la integridad referencial" se aplican las reglas siguientes

;o puede introducir un valor en el campo de clave e.terna de la tabla relacionada que no e.ista en la clave principal de la tabla principal. ;o obstante" puede introducir un valor Nulo en la clave e.terna" especificando que los registros no estn relacionados. (or ejemplo" no puede tener un pedido asignado a un cliente que no e.iste" pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introduccin de un valor Nulo en el campo ,d. de cliente. ;o puede eliminar un registro de una tabla principal si e.isten registros coincidentes en una tabla relacionada. (or ejemplo" no puede eliminar un registro de empleados de la tabla /mpleados si e.isten pedidos asignados al empleado en la tabla (edidos. ;o puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. (or ejemplo" no puede cambiar el ,d. de un empleado en la tabla /mpleados si e.isten pedidos asignados a ese empleado en la tabla (edidos.

Actualizaciones y eliminaciones en cascada

(ara las relaciones en las que se e.ige la integridad referencial" puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en cascada y elimine en cascada automticamente los registros relacionados. $i establece estas opciones" las operaciones de eliminacin y actualizacin que normalmente impedir'a la integridad referencial se permiten a%ora. Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal de una tabla principal" Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial. $, activa la casilla de verificacin "ctualizar en cascada los campos relacionados al definir una relacin" siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal" Microsoft Access actualizar automticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. (or ejemplo" si cambia un ,d. de cliente en la tabla *lientes" el campo ,d. de cliente de la tabla (edidos se actualizar automticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente" de modo que la relacin no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ning#n mensaje. Nota $i la clave principal de la tabla principal es un campo Autonum&ricola activacin de la casilla de verificacin "ctualizar en cascada los campos relacionados no tendr ning#n efecto" porque no puede cambiar el valor de un campo Autonum&rico. $i selecciona la casilla de verificacin )liminar en cascada los registros relacionados al definir una relacin" siempre que elimine registros de la tabla principal" Microsoft Access eliminar automticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. (or ejemplo" si elimina el registro de un cliente de la tabla *lientes" todos los pedidos del cliente se eliminarn automticamente de la tabla (edidos 1esto incluye los registros de la tabla )etalles de pedidos relacionados con los registros de (edidos2. Al eliminar registros de un formulario u %oja de datos con la casilla de verificacin )liminar en cascada los registros relacionados activada" Microsoft Access le avisa que es posible que tambi&n se eliminen los registros relacionados. ;o obstante" al eliminar registros mediante una consulta de eliminacin" Microsoft Access elimina automticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.

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