Sector/Automatisering/FMIS

Brandweerlieden eerst
Een veiligheidslaars kapot of een defect aan de roldeur? Brandweerlieden zijn gewend om een mankement of een tekort aan hulpmiddelen direct te verhelpen. Bij de volgende alarmering moet alles immers volledig op orde zijn om meteen uit te kunnen rukken. Bij de inrichting van de facilitaire organisatie voor de nieuwe veiligheidsregios in Brabant-Noord en Zeeland stond de ondersteuning van brandweermannen- en vrouwen daarom centraal.
gemeenten deze verantwoordelijkheid. De afdelingen Facilitair, I&A en Operationele Voorbereiding van de Veiligheidsregio Zeeland kregen de verantwoordelijkheid over het beheer van 68 posten. Deze posten worden gebruikt door ruim 200 beroepsmedewerkers en 1200 vrijwilligers. Voor de regionalisering droegen 13 gemeenten deze verantwoordelijkheid. Deze samenvoegingen vragen om stroomlijning van het facilitair en operationeel beheer. Het onderbrengen van de afzonderlijke brandweerdiensten in een grotere organisatie betekent een enorme toename van informatie en dus ook informatiestromen. Zo moeten de vrijwilligers en vaste medewerkers allemaal een storing kunnen melden vanuit hun uitrukpost, reguliere werkplek, thuissituatie of kantoorlocatie. Maar ook dienen ze een bestelling door te geven of een voertuig te kunnen reserveren.

Structuur
Samen met medewerkers uit regio Zeeland en Brabant-Noord bedachten we een structuur om inzicht te creren in de verschillende zaken die gemeld werden vanuit de

Tot voor kort had iedere gemeente zijn eigen brandweerkorps n zijn eigen interne oplossingen om de brandweerlieden optimaal in hun werk te kunnen faciliteren. Beroepsmedewerkers of vrijwilligers verholpen verschillende defecten zelf of belden direct naar een medewerker van de gemeente als er iets aan een tankautospuit kapot was of als er iets aan het gebouw mankeerde. Voor bestellingen vulden ze papieren formulieren in, die per interne post bij de gemeente op de plaats van bestemming kwamen. Door de invoering van de Wet Veiligheidsregios zijn alle brandweerkorpsen sinds 1 januari van dit jaar verplicht om regionaal samen te werken. Dat betekent niet alleen dat de brandweerlieden voortaan in dienst zijn van de veiligheidsregio, maar ook dat de gebouwen, het materieel en alle bijkomende zaken voortaan onder regionaal beheer vallen. Voor de Veiligheidsregios Brabant Noord en Zeeland betekende dit het volgende: De afdelingen ICT, Beheer & Huisvesting en Operationele Voorbereiding binnen regio Brandweer Brabant-Noord kregen de verantwoordelijk voor het beheer over 40 posten, welke worden gebruikt door 250 beroepsbrandweerlieden en 1100 vrijwilligers. Voor de regionalisering droegen 20

Inrichting vraagt veel know how Van helemaal niets moesten we de overgang maken naar een redelijk grote organisatie, die alle facilitaire meldingen kan ontvangen en monitoren. Het liefst hadden we dat per 1 januari van dit jaar tot in de puntjes geregeld, maar het was een enorme klus. De inrichting vraagt veel know how. Josha heeft ons op een structurele wijze door dit proces geloodst en goed geluisterd naar onze behoeften. We zijn een serviceorganisatie die 24 uur per dag 7 dagen per week klaar staat voor de burgers. Dat doen we met bijna allemaal vrijwilligers, die we koesteren. We willen hen zoveel mogelijk ontzorgen. Een grote uitdaging, maar dankzij deze gezamenlijke aanpak is dat gelukt. (Carel Peeters, Teamleider Facilitair Veiligheidsregio Zeeland)

30

NR 400 - 2014

WEEKBLAD FACILITAIR

Sector/Automatisering/FMIS
uitrukposten. Heldere afspraken waren hierbij hard nodig, merkten we al snel. Ineens was er een nieuwe organisatie, waarin iedereen zelf zijn eigen weg nog moest vinden. Maar wie ging waar precies over? Wat deed de gemeente nog en wat de nieuwe organisatie? Hoe gaan we om met alle verschillende contracten van bestaande leveranciers? Met zon grote organisatie komen er ineens vragen op je af waar je niet altijd direct een antwoord op kunt geven. In de praktijk bleven hierdoor meldingen soms wat langer liggen omdat er nog niet altijd iemand aanwezig was om de melding in behandeling te nemen of een antwoord te geven op een vraag. Datzelfde gold voor informatieverzoeken, vragen over onderhoudswerkzaamheden en bestellingen van nieuwe voorraden zoals bijvoorbeeld schoonmaakspullen en koffie. Tijdens deze te richten. In de meeste gevallen zijn de brandweerlieden vrijwilligers, die actief zijn in een bedrijf of hun eigen onderneming hebben. Bij een melding zijn zij in staat binnen acht minuten op de plaats van een incident hulp te verlenen of een brand te blussen. Ze hebben hart voor de brandweer en voelen zich erg betrokken bij hun gemeenschap. Zij mogen verwachten dat de ondersteunende organisatie een optimaal serviceniveau biedt. Om deze dienstverlening op hoog niveau te brengen, hebben we met beroepsmensen en vrijwilligers op diverse niveaus in beide organisaties overlegd hoe hun ideale meldingensysteem eruit zou moeten komen te zien. Om te weten hoe de procedures precies lopen en waar mogelijke zwakke plekken zaten, liepen we mee met een aantal brandweeroefeningen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met een ademluchtmasker na een oefening of een inzet? Na gebruik deponeren de brandweerlieden die in een verzamelkrat. Via een briefje of mail werd gemeld dat de krat opgehaald kon worden. De krat ging dan naar een logistiek punt waar het masker getest en gereinigd werd. Maar meldingen via briefjes raakten wel eens kwijt of bleven langer liggen. Aan de hand van deze praktijkervaringen bedachten we samen met de diverse teams hoe we de informatie binnen dit proces slimmer konden overbrengen. dig was voor de dienstvoertuigen. Deze roodgestreepte autos worden onder andere gebruikt voor preventiewerkzaamheden, bijvoorbeeld een brandveiligheidscontrole van een bedrijf. Vanwege een krapper budget moet de brandweer zorgvuldiger omspringen met de bestaande voertuigen. Om het kleiner aantal voertuigen voor de hele regio efficint in te zetten, hebben we een reserveringssysteem ingericht. Maar daarmee waren we er nog niet, want dit wagenpark vroeg om specieke oplossingen. Zo moesten de organisaties nadenken wie voorrang kreeg bij de reservering van deze voertuigen. Preventieve taken gaan altijd voor taken van bijvoorbeeld ondersteunend personeel, zoals voor de afdeling bedrijfsvoering. Per locatie is daarom een verantwoordelijke persoon aangewezen, die prioriteiten kan toekennen en op kritieke momenten de uitgifte van voertuigen cordineert. Een ander vraagstuk hing samen met de uitrusting van deze vuurrode wagens met reectiestrepen, mobilofoon en zwaailicht. Wat doet een gebruiker van deze auto als hij onderweg een verkeersongeval tegenkomt? Het publiek beschouwt de bestuurder als een professionele hulpverlener en verwacht op zijn minst dat hij stopt en eerste hulp verleent. Dat betekende dat er extra spelregels nodig waren voor de bestuurders en dat zij zich bewust moeten zijn van de verwachtingen van burgers rondom hulpverlenende taken die het rijden in een dergelijke auto met zich meebrengt.

Zelfserviceportaal
Met deze gegevens hebben we een zelfserviceportaal ingericht van de leverancier TOPdesk, waar zowel de beroepsbrandweerlieden als de vrijwilligers op kunnen inloggen. Zo kunnen ze zelf de werkvoorraad op de werklocatie op orde houden. Het systeem geeft bijvoorbeeld inzicht in bestellingen die uitgeleverd moeten worden van diverse producten, varirend van energiedrank tot wegdekreiniger. Hiervoor hebben we eerst de achterkant ingericht. Samen met ploegleiders, vrijwilligers, logistieke- en facilitaire medewerkers schreven we goed de processen uit. Er werd in kaart gebracht wie wat moet doen en wie over welke informatie moet beschikken. Vervolgens toetsten we dat verhaal bij verschillende betrokkenen op de werkvloer. Daaruit bleek dat er speciale aandacht no-

Meebewegen op de golven
Bij veranderingen gaat het er altijd om hoe je de mensen daarin betrekt. Anders is er geen sprake van een echte verandering. In Brabant-Noord werkten we met een pilot, waarbij de postcommandanten direct betrokken waren bij de inrichting van de processen. We wilden weten hoe zij een melding wilden maken en welke categorien zij wilden koppelen. Deze betrokkenheid creerde draagvlak en maakte het makkelijker om de nieuwe werkwijze ook in andere districten in te voeren. Zeeland koos ervoor om de processen eerst met team Materieel, Techniek en Logistiek uit te werken, en vervolgens te toetsen bij de verschillende ploegleiders.

spreekwoordelijke organisatieverbouwing wisten de medewerkers nog niet waar deze zogenaamde winkelschappen precies stonden, maar ze moesten al wel hun dagelijkse benodigdheden zien te vinden. De brandweerzorg gaat immers dag en nacht door.

Hart voor de brandweer

De regionalisering vormde een goede aanleiding om een centraal digitaal portaal in

WEEKBLAD FACILITAIR NR 400 - 2014

31

Sector/Automatisering/FMIS
We kunnen nu ons inkoopbeleid professionaliseren De gemeenten doen het groot onderhoud van de brandweerkazernes, de brandweer het kleine onderhoud. Maar tussen groot en klein zit een enorm grijs gebied. En dit was nog maar n onderdeel dat we moesten regelen, want bij de inrichting van de veiligheidsregio begonnen we helemaal vanaf nul. Omdat we zelf zwaar onderbezet zijn, was het jn dat Femke snel alle lopende zaken kon oppakken. We hadden eerst extra handen nodig om deze enorme klus te klaren. Later schakelde Femke over naar het meer tactische niveau: hoe rol je TOPdesk uit en waar leg je verbindingen? Een aantal zaken is nu gemakkelijker dan voorheen. Vroeger deden we het onderhoud op een post zelf, nu wordt dat centraal geregeld. Ook kunnen we nu diverse onderdelen door ontwikkelen, zoals de professionalisering van onze inkoop. Daar hadden we tot voor kort helemaal geen beleid voor. (Roelof Staal, Teamleider Beheer en Huisvesting Veiligheidsregio Brabant-Noord)

selfserviceportal en de bijbehorende automatisering hebben de veiligheidsregios allerlei voordelen opgeleverd. Via het portal hebben medewerkers nu zelf volledig inzicht in de meldingen, reserveringen of bestellingen. Dat betekent niet alleen dat de voortgang veel beter zichtbaar is, maar ook dat er efficinter gewerkt wordt. Bij locaties met wisselende ploegen en

zelf hun weg in vinden. Tijdens verschillende sessies hebben we de medewerkers wegwijs gemaakt in het systeem met als resultaat dat wordt meegedacht en suggesties voor verbetering worden gegeven. Onze conclusie was dat er altijd ruimte moet zijn voor eigenhandige creatieve oplossingen om praktijksituaties handig op te kunnen lossen, het statische systeem

Daarbij houden we rekening met de verschillende rollen die brandweermedewerkers vervullen. Niet alleen hadden we te maken met vrijwilligers en beroepsmedewerkers, maar ook met functionarissen die zowel een zogenaamde warme als koude functie hadden (afhankelijk van de vraag of er een calamiteit is of niet). Bij een brandmelding kon het daardoor voorkomen dat je gesprekspartner in drie seconden ineens verdwenen was uit een overleg. Pas na terugkomst op de kazerne kon er weer verder gepraat worden. Voor ons betekende dat meebewegen op de golven van de organisatie. De doelen van de brandweerorganisatie zijn het voorkomen, beperken en bestrijden van rampen en zware ongevallen. Alles draait om kwaliteit: het moet gewoon goed gaan. Procedures zijn hierbij erg belangrijk: brandweerlieden zijn gewend aan strakke afspraken. Voordat een nieuwe procedure ingevoerd wordt, moet die helemaal goed zijn. Pas dan gaat de oude werkwijze eruit. De inrichting van het

Beroepsbrandweerlieden en vrijwilligers kunnen inloggen op zelfserviceportaal

24-uursbezetting kan ploeg B precies zien wat ploeg A al had gemeld. Zo wordt dubbele registratie van meldingen voorkomen en kan de informatieoverdracht eenvoudiger plaatsvinden. Bij de invoering leren we samen een taal te spreken, waarbij iedereen doet wat hij goed kan. Is op een uitrukpost een lamp defect, dan draaien de medewerkers meteen zelf de lamp uit de tting om bijvoorbeeld het typenummer door te geven. Het doel is dat de medewerkers er moet in dergelijke situaties even losgelaten kunnen worden. De brandweer krijgt met dit centrale systeem meer managementinformatie ter beschikking. Zijn er te weinig voertuigen beschikbaar of komen dezelfde soort defecten vaker voor? Het systeem geeft inzicht in reserveringen, bestellingen, klachten en lopende contracten. Op basis daarvan kan de brandweer onderbouwde acties ondernemen. Stap voor stap komen we zo tot steeds volledigere afspraken. n

Femke van den Berkmortel en Josha Froma zijn consultant bij TFM,
een advies- en projectmanagementbureau op het gebied van facilitair management en huisvesting.

32

NR 400 - 2014

WEEKBLAD FACILITAIR