ndice

Contenido
Inicio en Microsoft Office Excel ........................................................................................................................................................ 2 Aspectos Importantes ...................................................................................................................................................................... 2 Operaciones o Clculos .................................................................................................................................................................... 4 Comandos de Rango: ....................................................................................................................................................................... 6 Comando o Funcin S...................................................................................................................................................................... 6 Bordes de celda ................................................................................................................................................................................ 7 Combinar y Centrar .......................................................................................................................................................................... 7 Tamao de Columnas y filas............................................................................................................................................................. 8 Valores Secuenciales ........................................................................................................................................................................ 8 Inmovilizar Datos o dejar estticos .................................................................................................................................................. 8 Formatos Numricos ...................................................................................................................................................................... 10 Alineacin y Control de texto ......................................................................................................................................................... 11 Proteger Hoja ................................................................................................................................................................................. 12 Formato Condicional ...................................................................................................................................................................... 13 Filtros ............................................................................................................................................................................................. 15 Formatos ........................................................................................................................................................................................ 16 Validacin de Datos........................................................................................................................................................................ 18 Ordenamiento ................................................................................................................................................................................ 19 Fondo ............................................................................................................................................................................................. 20 Graficas Estadsticas ....................................................................................................................................................................... 20 Desactivar Cero en donde hay formulas ........................................................................................................................................ 21 Imprimir Ttulos.............................................................................................................................................................................. 22 Formato Condicional a una fila ...................................................................................................................................................... 22 Proteger un grupo de celdas y desproteger otro grupo de celdas ................................................................................................. 23 Contar.Si......................................................................................................................................................................................... 24 Concatenar ..................................................................................................................................................................................... 25 CONTAR.SI.CONJUNTO ................................................................................................................................................................... 26 Funcin Y .................................................................................................................................................................................... 26 Funcin O .................................................................................................................................................................................... 27 Inmovilizar Paneles ........................................................................................................................................................................ 27 Buscar V ......................................................................................................................................................................................... 27 Si.Error ........................................................................................................................................................................................... 29

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Jos Ernesto Pajoc Raymundo.

Inicio en Microsoft Office Excel

a. Entrar al programa de Microsoft Excel 1. Clic sobre el Botn Inicio 2. Seleccionar Todos Los Programas 3. Seleccionar Microsoft Office 4. Clic Sobre Microsoft Office Excel b. Salir de Microsoft Office Excel 1. Clic Sobre el botn CERRAR o presionar las teclas ALT + F4 Microsoft Excel Es un programa de hoja de clculo que, que se utiliza para la creacin de documentos que incluyan algn tipo de operacin o clculo matemtico, financiero o cientfico de forma rpida y eficaz. Como por ejemplo: Facturas, Inventarios, Nominas, Planillas, Facturas, etc. Barra de Herramienta De Acceso Rpido. Barra de Titulo. Pestaas o cinta de Opciones.

Barra de Formulas Barra de Desplazamiento.

Barra de Etiquetas.

Vistas

Zoom

Aspectos Importantes
Libros de Trabajo: Son los archivos donde se agrupan o guardan, todas las hojas de clculo referidas a un mismo trabajo. Inicialmente los libros contienen tres hojas de clculo aunque el nmero de estas vara entre 1 y 255.

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Hojas de Clculo: Es el rea donde se trabaja la informacin que el usuario necesita en Excel. Las hojas de clculo contienen un gran espacio formado por 16,384 Columnas identificadas de A hasta XFD y 1,048,576 filas identificadas desde el nmero 1 hasta el dato anterior. Celda: Son las diferentes casillas o cuadros existentes en la hoja de clculo y surgen de la unin entre una fila con una columna y por ello se identifican con la letra de la columna y el nmero de fila en donde se encuentre. Las celdas pueden almacenar datos constantes (Nmero, texto, fecha, hora) y Formulas. Rango: Es el conjunto de celdas continuas en forma horizontal, vertical o bloque, que se identifica con el nombre de la primera celda y ultima celda. Desplazamiento dentro de la hoja de clculo: Inicialmente el cursor estas ubicado en la celda A1. Para mover el cursor dentro de las columnas, filas y celdas de la hoja se pueden utilizar varios mtodos. 1. Presionar la tecla TABULAR. 2. Presionar Clic sobre la celda deseada. 3. Utilizar las flechas de Direccin. Ejemplo: Ingresar los siguientes datos en Excel.

Ejercicio: Operar los siguientes datos.

(Resolver)

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Operaciones o Clculos
Para efectuar clculos generalmente utilizamos frmulas que se basan en los nombres de las celdas donde estn los valores que desea calcular. Ejercicio:

Las formulas son las siguientes: Subtotal: Precio * Cantidad IVA: subtotal * 12% Descuento: Subtotal * 3% Total: (Subtotal + IVA) Descuento 1) Calcular la columna SUBTOTAL, aplicando la formula (precio * cantidad) as: a. Colocar el cursor en la celda E8 para que en esa posicin aparezca el RESULTADO. b. Activar el signo = para indicar que se efectuara una operacin o calculo. c. Mover el cursor hacia el PRECIO que est ubicado en la celda C8 y luego active un * para multiplicar. d. Mover el cursor hacia la cantidad que est ubicada en la celda D8 y luego presione la tecla ENTER para obtener el resultado, el cual ser de : 225 Copiar Formula: Colocar el cursor donde se encuentra la formula, luego ubicarlo sobre el pequeo cuadro que aparece en la celda de lado derecho inferior, luego cambiara la forma del puntero a una pequea cruz delgada, as:
En esa posicin, presionar dos clics rpidos o arrastre hasta donde sea necesario y los dems resultados aparecern de forma automtica.

2) Calcular la columna de IVA, aplicando las formula (subtotal * 12%) a. Colocar el cursor en la celda F8 para que en esa posicin aparezca el resultado. b. Active el signo = para indicar que efectuara una operacin o calculo.

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c. Mueva el cursor hacia el SUBTOTAL que est ubicado en la celda E8 y luego active un * para multiplicar. d. Teclee 12% y luego presione la tecla ENTER para obtener el resultado el cual ser de: 27 Copiar formula con los datos restantes. 3) Calcular la columna DESCUENTO, aplicando la formula (subtotal * 3%) a. Colocar el cursor en la celda G8 para que en esa posicin aparezca el resultado. b. Activar el signo = para indicar que efectuara una operacin o calculo. c. Mueva el cursor hacia el SUBTOTAL que est ubicado en la celda E8 y luego active el * para multiplicar. d. Teclee 3% y luego presione la tecla ENTER para obtener el resultado el cual ser de : 6.75 Copiar formula con los datos restantes. 4) Calcular el TOTAL, aplicando la formula (Subtotal + IVA + Descuento) as: a. Colocar el cursor en la celda H8 para que en esa posicin aparezca el Resultado. b. Activar el signo = para indicar que se efectuara una operacin o calculo. c. Mueva el cursor hacia SUBTOTAL que est ubicado en la celda E8 y luego active un + para sumar. d. Mueva el cursor hacia IVA que est ubicado en la celda F8 y luego active un para restar. e. Mueva el cursor hacia el DESCUENTO que est ubicado en la celda G8 y luego presione la tecla ENTER para obtener el resultado que ser de : 245.25 Copiar formula con los datos restantes.

EJERCICIO: Resolver el siguiente control de empleados mediante las formulas presentadas.

FORMULAS: Ordinario: Diario * Das IGSS: Ordinario * 4.83% Liquido: Ordinario IGSS Pgina 5 de 30

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Comandos de Rango:
= SUMA(CI:CF) suma o totaliza los valores de un rango. =PROMEDIO(CI:CF) extrae el promedio de los valores de un rango. =MAX(CI:CF) extrae el valor mayor o mximo de un rango. =MIN(CI:CF) extrae el valor menor o mnimo de un rango. =CONTAR(CI:CF) cuenta los valores de un rango.

EJEMPLO:

Comando o Funcin S
Da un resultado si la condicin especificada se evala como verdadera y otro resultado si se evala como falsa, su estructura es la siguiente: =SI(Condicin a ser evaluada, Valor Verdadero, Valor Falso)

Ejemplo:

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Nota: En algunas computadoras tiene una configuracin regional distinta, esto significa que uno u otro equipo trabaje con punto y coma (;) en vez de coma (,). Para Poder saber con qu tipo de computadora estamos trabajando OBSERVAR EL PEQUEO MENSAJE QUE APARECE EN LA PARTE INFERIOR DONDE SE ESTA ESCRIBIENDO LA FORMULA. Ejercicio: Mostrar si es menor o mayor de edad las siguientes personas ingresando nicamente la edad de cada uno de ellos.

Bordes de celda
Se utiliza para activar las lneas que van alrededor de cada celda, esto se puede hace con un conjunto de celdas como tambin de manera individual.

Para poder obtener un mejor trabajo se utiliza la ltima opcin llamada Mas Borde, en esta opcin Podemos elegir el estilo de lnea, grosor y que lados Se desea activar.

Ejercicio: Crear un formato el cual se le active los bordes a varias Celdas.

Combinar y Centrar
Este botn se utiliza para unir varias celdas que se encuentran individuales para transformarlas a una sola y que al mismo tiempo quede centrado el contenido dentro de ella.

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EJERCICIO: en la celda A1 escribir su nombre completo, luego observar que se est utilizando el rea de otras celdas, entonces seleccionar las celdas donde abarca nuestro nombre y luego dar clic sobre el botn COMBINAR Y CENTRAR y ver qu cambio ha sucedido

Tamao de Columnas y filas

Al abrir un nuevo libro de Excel nos damos cuenta que todas las columna poseen el mismo ancho de igual manera sucede con las filas, nosotros podemos controlar el tamao de las mismas realizando el siguiente procedimiento. Cambiando el ancho de las columnas: 1) Ubicar el curso en la unin entre los nombres de las columnas. 2) El cursor cambia a una flecha doble, en ese momento dar clic sostenido y arrastra al tamao deseado.

Para poder cambiar el Ancho de una fila se realiza Un procedimiento similar Solo que en este caso Ubicamos el curso entre la Unin de los nombres de las Filas y colocamos el tamao deseado.

Valores Secuenciales
Son una serie de datos continuos que siempre llevan una secuencia entre uno y otro, estos pueden ser nmeros, letras, letras y nmeros, fechas. Ejemplo: en la celda A1 escribir el nmero 1, en la celda A2 escribir el nmero 2 y luego seleccionar estas celdas y ubicar el cursor en el cuadro pequeo de esta segunda celda como si furamos a copiar una formula pero esta vez la computadora no har ese procedimiento sino que ira aumentando uno en uno, soltar el cursor hasta llegar al nmero diez.

Inmovilizar Datos o dejar estticos

Cuando nos referimos a inmovilizar o dejar estticos los datos significa que este no puede aumentar ni disminuir, recordemos un principio el de copiar una formula cuando hacemos este procedimiento internamente van aumentado las celdas de modo que la computadora pueda obtener los resultado deseados, pero que sucede si tenemos un dato que no queremos que cambie y hay que calcular varios valores con este dato, no tendramos que hacer formula por formula porque esto sera ilgico ya que la computadora fue creada para hacer ms fcil la vida, entonces aplicamos este smbolo ($) a nuestra formula, pero si lo escribimos en algn texto no tiene importancia, ahora si lo utilizamos en una formula este si tiene mucha importancia.

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EJEMPLO:

Ejercicio: 1)

2)

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Formatos Numricos
Los formatos numricos se utilizan para cambiar la visualizacin o apariencia de los nmeros sin alterar su valor real, a la computadora le parece ilgico operar un nmero con una letra, por ejemplo se necesita sumar Q1.00 + Q2.00 en este casos si se ingresan los datos tal y como se observa el resultado no aparecera, ya que unimos una letra con un nmero. Ejemplo:

Seleccionaremos todos los precio $ y activaremos el formato numrico Moneda con el smbolo en $ y dos decimales as: 1) Colocar el cursor en B4 2) Presionar la tecla Shift y sin soltarla mover el curso hasta la celda B8 mediante la flecha hacia abajo ( ) 3) Clic Derecho sobre la seleccin y elegir Formato de Celda 4) Buscar en el listado de Categora la opcin MONEDA y cuando lo encuentre presione clic sobre la misma. 5) Observara que cambian las opciones del lado derecho de esta ventana y aparece la casilla de Posicin de Decimales tambin la casilla de Simbolo

6) Como necesitamos distinto smbolo de moneda debemos dar clic sobre la flecha del lado derecho del smbolo. 7) Buscar la opcin $ Ingles(Estados Unidos) Pgina 10 de 30

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8) Presionar clic sobre el botn Aceptar Calcular el Precio Q de todos los artculos mediante la frmula = Precio$ * 7.85 Activar el smbolo de moneda de los Precio Q, solo que en este caso seleccionaremos la Categora Contabilidad y cambiaremos el smbolo por la opcin Q Espaol (Guatemala) Observar la diferencia entre la categora Moneda y Contabilidad Con los datos de la columna Valores utilizaremos la categora Nmero y activaremos la casilla de Separador de Miles y luego aceptar. Ahora seleccionaremos todas las fechas y utilizar la categora Fecha y dar clic sobre la segunda opcin que nos muestra. Calcular la columna TOTAL mediante la siguiente formula = Precio Q * Venta Al finalizar nuestro trabajo debe quedar de la siguiente manera:

Alineacin y Control de texto

Esto se refiere a centrar dos o ms lneas de informacin en un rea indicada de la hoja (no en una celda). Ejercicio: A partir de la celda A1 ingresar la siguiente informacin: ALMACEN EL BUEN PRECIO A partir de la celda A2 ingresar la siguiente informacin: 3ra. Calle 4-90 Zona 1 A partir de la celda A3 ingresar la siguiente informacin: Tel.:12345-6789 Centrar la informacin anterior desde la columna A hasta la columna F 1) Colocar el cursor en la celda A1 presionar la tecla Shift y desplazarse con la flecha de direccin Derecha hasta la columna F, luego desplazarse hasta la fila 3. 2) Clic Derecho sobre la seleccin y elegir FORMATO DE CELDA. 3) En esta ocasin utilizaremos la pestaa ALINEACION. Pgina 11 de 30

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4) Localizar la opcin HORIZONTAL, clic sobre la pequea flecha que posee y seleccionar CENTRAR EN LA SELECCIN, clic en aceptar. NOTA: Observar que no se obtiene el mismo resultado que COMBINAR Y CENTRAR a que utilizar este mtodo. Ahora en la celda A5 ingresar la palabra: Guatemala. Cambiaremos la alineacin del texto mediante los siguientes pasos. 1) Clic derecho sobre la palabra GUATEMALA. 2) Seleccionar la opcin FORMATO DE CELDA. 3) Clic sobre la pestaa Alineacin y en la opcin de GRADOS seleccionar 90 o se puede dar clic sostenido sobre la aguja roja y arrastrar hacia arriba. 4) Clic sobre el botn ACEPTAR. Ingresar la palabra Amrica en la celda C5, luego ubicar la el cursor sobre la misma, luego cambiaremos la Orientacin del texto de la siguiente manera: 1) Clic derecho sobre la palabra AMRICA 2) Seleccionar la opcin FORMATO DE CELDA 3) Clic sobre la pestaa Alineacin y en la opcin de GRADOS seleccionar -90 4) Clic sobre el botn ACEPTAR. En la celda E5 se necesita que aparezca VILLA NUEVA en dos filas dentro de la misma celda y se puede realizar de la siguiente manera: teclear la palabra VILLA y luego presionar la tecla ALT + Enter, escribir NUEVA y por ultimo Enter. Centrar la informacin de la celda E5 con los botones correspondientes, nuestro trabajo debe quedar de la siguiente manera:

Proteger Hoja
Se entiende por proteger una hoja que esta no se puede Modificar, ni Eliminar datos de la misma y mucho menos cambiar el formato de las celdas. Ejercicio: Abrir un libro de Excel y escribir la tabla de multiplicar del 2, pero esta hoja debe de ser protegida. 1) 2) 3) 4) Clic sobre la pestaa REVISAR que se encuentra en la cinta de opciones. Seleccionar la opcin PROTEGER HOJA. Ingresar la siguiente contrasea 123 Clic sobre el botn ACEPTAR. Pgina 12 de 30

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5) Volver a ingresar la contrasea para saber que estamos seguros de la misma. 6) Clic sobre el botn ACEPTAR. Intentar borrar los resultados de la tabla. Como se dar cuenta no se puede y muestra un mensaje. Entonces de este mtodo se protege la informacin de nuestro trabajo. DESPROTEGER HOJA 1) 2) 3) 4) Clic sobre la pestaa REVISAR que se encuentra en la cinta de opciones. Seleccionar la opcin DESPROTEGER HOJA. Ingresar la contrasea correspondiente. Clic sobre el botn ACEPTAR.

Formato Condicional
Su finalidad es aplicar formato (color, tamao, estilo, relleno, todo lo visual) nicamente a la informacin que cumpla con el criterio o condicin establecida. Ejemplo: Ingresar la siguiente informacin, colocar un color de relleno verde con texto verde oscuro a los hombres y un color de relleno amarillo con texto amarillo oscuro a las mujeres.

Forma de aplicar: 1) Seleccionar todos los datos de la columna SEXO a excepcin del ttulo, utilizando el Mouse o las teclas. 2) Clic sobre el botn FORMATO CONDICONAL.

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3) Seleccionar la opcin RESALTAR REGLAS DE CELDAS. 4) Se desplegara un listado en el cual deber seleccionar la opcin TEXTO QUE CONTIENE La razn del porque seleccionamos la opcion TEXTO QUE CONTIENE, es sencilla ya que nosotros para identificar a las personas utilizamos en este caso la columna SEXO, y esta columna contiene lo que es informacion alfanumerica. (F,M) 5) En la siguiente ventana teclear M sin las comillas, y dar clic sobre la pequea flecha del costado y elegir la opcin Relleno verde con texto verde oscuro.

6) Clic sobre el botn ACEPTAR. Ahora podemos observar los cambios aplicados y esta sera la explicacin lgica: SI la columna seleccionada tiene textos que sean iguales a M, entonces aplicar los colores elegidos. Con esto terminamos la primera fase del problema, queda nicamente darles formato condicional a las mujeres, se realiza el mismo procedimiento que hicimos con los hombres solo que en este caso vamos a teclear una F para identificarlas y elegir los colores pedidos para ellas que se encuentra al inicio del problema. Ejercicio: a) Colocar formato condicional, Relleno Naranja con texto Blanco a las personas que tenga ESTADO Soltero, y Formato Condicional Relleno Verde Claro con texto Negro a los Casados (Utilizar los mismos datos), observar que el listado de colores no se encuentra las combinaciones anteriores, entonces se debe de elegir la opcin FORMATO PERSONALIZADO y ah uno puede crear todas las combinaciones posibles de FORMATO. b) Colocar formato condicional, Relleno Rojo con texto Blanco a las personas menores de 20 aos, en este caso es algo distinto que los anteriores ya que aqu se trabaja con valores Numricos, la forma de aplicar formato condicional es la siguiente: 1) 2) 3) 4) Seleccionar todos los datos de la columna EDAD a excepcin del ttulo. Clic sobre el botn FORMATO CONDICIONAL. Elegir la opcin RESALTAR REGLAS DE CELDA. Del listado que se despliega clic sobre la opcin ES MENOR QUE ya que as lo pide el problema. 5) Ingresar el punto del valor y elegir los colores solicitados.

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c) Colocar formato condicional, Relleno Negro con texto Blanco a las personas que tengan un SALARIO Mayor a los 2000.

Filtros
Esta funcin se utiliza para visualizar nicamente en pantalla la informacin solicitada por el usuario. Ejemplo: Mostrar nicamente a las personas que sean casadas. 1) De la tabla anterior seleccionar nicamente los ttulos de todas las columnas (cdigo, nombre, apellido, edad, sexo, estado, y salario). 2) Clic sobre las pestaa DATOS, que se encuentra en las cinta de opciones. 3) Clic sobre el botn FILTRO.

4) Observar que cambian nuestros ttulos y aparecen de las siguiente forma:

Todos tienen una pequea flecha a un costado. 5) Como el ejemplo solicita solo los casados, daremos clic sobre el filtro de la columna estado. 6) Del listado que se despliega desactivaremos la casilla de SELECCIONAR TODO, y automticamente se deshabilitan todas las casillas existentes. 7) Ahora solo nos queda activar la casilla de Casados (C). 8) Clic sobre el botn ACEPTAR. En nuestra pantalla se debe observar nicamente a los casados, algo muy importante de observar es que los datos no se han perdido, sino que la computadora oculto las filas que no cumplan el criterio.

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Formatos
En Excel se puede realizar todo tipo de factura o recibo, solo es de aplicar los bordes necesarios y aplicar los detalles que solicite el formato. Ejemplo:

Ejercicio: Realizar los formatos que se te presentan.

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Aumentaremos la dificultad para desarrollar tu habilidad en la elaboracin de formatos, como se puede observar los siguientes formatos ya estn creados pero no tienen las columnas ni las filas para que nos guiemos, as que nosotros decidiremos desde donde empieza nuestra informacin.

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Validacin de Datos
Su finalidad es establecer reglas para el ingreso de informacin las cuales se debern cumplir ya que de lo contrario no permitir el ingreso de dicha informacin. Ejemplo: Crear una base de datos con diez personas utilizando los siguientes campos: a) CARNET, nicamente se pueden ingresar tres dgitos. b) Nombre. c) Apellido. d) Grado, nicamente 1ro, 2do, 3ro. e) Seccin, nicamente A, B, C. f) Calificacin, nicamente entre 70 a 100 puntos. -Cada uno debe mostrar un mensaje de error donde se le indique en que se ha cometido el error. -En el campo de Calificacin debe mostrar aparte del mensaje de error, un mensaje de entrada. La manera de resolver este problema es la siguiente: 1) En la celda A1 ingresar el ttulo Carnet. 2) Seleccionar la celda A2 hasta la celda A11, porque son diez datos los que ingresaremos y ah se debe de aplicar la regla de validacin. 3) Clic sobre la pestaa DATOS que se encuentra en la Cinta de Opciones. 4) Seleccionar la opcin VALIDACION DE DATOS.

5) Aparecer la siguiente ventana, en la cual utilizaremos la primera pestaa llamada CONFIGURACIN.

6) Como se solicita que nicamente se puedan ingresar en el CARNET tres dgitos, seleccionaremos en la casilla PERMITIR la opcin LONGITUD DE TEXTO. 7) En la casilla Mnimo ingresaremos 1, y en la casilla Mximo ingresaremos 3. 8) Ya tenemos nuestra regla de validacin pero nos falta el Mensaje de Error, clic sobre la pestaa MENSAJE DE ERROR. 9) En la casilla TITULO, ingresaremos el siguiente texto: Error. 10) En la casilla Mensaje de error, ingresaremos el siguiente texto: Los nmeros de Carnet deben tener tres dgitos. 11) Clic sobre el botn aceptar. Pgina 18 de 30

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Ahora resta terminar las Validaciones Faltantes (Explicar los iconos que se muestran entre advertencia, informacin y detener) Nombre a un conjunto de celdas: se utiliza para las listas desplegables. Clic derecho, Asignar un nombre. Esto sirve cuando los datos estn en una hoja distinta.

Ordenamiento
La informacin que se encuentra dentro de la hoja de clculo se podr ordenar en forma ASCENDENTE (AZ) (PequeoGrande) o en forma DESCENDENTE (ZA) (GrandePequeo) mediante una de sus columnas la cual utilizara como gua y despus se podrn colocar todos los tipos de ordenamiento que se deseen. Ejemplo: Utilizaremos la misma tabla que trabajamos con Validacin de Datos, para observar cmo se aplica la funcin de ORDERNAR. Orden: 1ro. Grado. 2do. Seccin. 1) Seleccionar todos los datos de la tabla. 2) Clic sobre la pestaa DATOS que se encuentra en la CINTA DE OPCIONES. 3) Clic sobre la opcin ORDENAR.

4) Se mostrara la siguiente ventana en la cual daremos clic sobre la flecha de la opcin ORDENAR POR.

5) Elegiremos Grado. 6) En la casilla de Criterio de Ordenacin podemos elegir ASCENDENTE o DESCENDENTE, este caso lo dejaremos Ascendente. (A a Z) 7) Clic sobre el botn ACEPTAR. 8) Se puede observar que los datos estn ordenados por el Grado del alumno y nuestra columna gua fue GRADO, falta ordenar tambin por seccin. 9) Seleccionar de nuevo todos los datos. 10) Clic sobre el botn ORDENAR. Pgina 19 de 30

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11) Clic sobre el botn AGREGAR NIVEL. 12) En la opcin Ordenar Por elegiremos SECCION y clic sobre el botn ACEPTAR. Ahora nuestra informacin esta ordenada por Grado y luego por Seccin.

Fondo
Esta opcin se utiliza para dar una mejor apariencia a nuestro trabajo, en el cual se nos otorga la oportunidad de elegir una imagen deseada. Ejemplo: 1) Clic sobre la pestaa DISEO DE PAGINA, que se encuentra en la cinta de opciones. 2) Seleccionar el botn FONDO.

3) Localizar la imagen deseada. 4) Clic sobre el botn INSERTAR.

Graficas Estadsticas
Su finalidad es representar en forma grfica la informacin que se indique de la hoja de clculo. Ejemplo: Ingresar la siguiente informacin y calcular las columnas faltantes con las siguientes formulas. Ordinario = Diario * Das IGSS = Ordinario * 4.83% Liquido = Ordinario IGSS Crear un grafica en la cual se observe el diario de cada empleado.

1) Seleccionar nicamente los datos a utilizar, en este caso es la columna de Empleado y la columna Diario. (CRTL) 2) Clic sobre las pestaa INSERTAR. 3) Elegir uno de los distintos grficos que Excel nos ofrece. Pgina 20 de 30

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4) Ubicar el grafico en el lugar deseado. Hay ocasiones en que no se necesita el grafico en la misma hoja sino que en una distinta o nueva, entonces se realiza lo siguiente: 1) Clic sobre cualquier rea del grfico. 2) En el rea de HERRAMEINTAS DE GRAFICO, clic sobre la pestaa DISEO. 3) Clic sobre el botn MOVER GRAFICO.

4) Aparecer la siguiente ventana.

a) Si elegimos la opcin OBJETO EN, podremos elegir una de las hojas existentes para que ah aparezca nuestro grfico. b) Si elegimos la opcin HOJA NUEVA, se creara una hoja en la cual podemos darle el nombre que deseemos y nicamente se podr observar nuestro grfico y nada ms.

Desactivar Cero en donde hay formulas

Cuando realizamos una operacin con formula sin datos existentes automticamente se muestra un cero, esto se pueden desactivar cuando realizamos formatos que utilizaran varias personas y que nicamente ingresaran ciertos datos. Ejemplo: Realizar las siguientes operaciones: C1 = A1 + B1, C2 = A2 + B2. Observar que aparecen ceros donde se encuentra la formula. Para poder desactivar estos ceros se realiza lo siguiente: 1) Clic en el botn de office (2007) o clic sobre la pestaa Archivo de la cinta de opciones (2010). 2) Clic sobre el botn Opciones de Excel (2007) o seleccionar Opciones (2010). 3) Seleccionar la categora Avanzadas. 4) Desactivar la casilla de Mostar un cero en celdas que tienen un valor cero. Pgina 21 de 30

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5) Clic sobre el botn ACEPTAR. Ahora ya no se muestran ceros en donde existen frmulas.

Imprimir Ttulos
Esta opcin nos ahorra la molestia de volver a escribir los ttulos en las hojas que vamos a imprimir, ya que la computadora los coloca automticamente en la parte superior de la hoja o a un costado, dependiendo de cmo estn escritos los ttulos Horizontales o Verticales. Se activa de la siguiente manera: 1) Clic sobre la pestaa Diseo de pgina que se encuentra en la cinta de opciones. 2) Seleccionar el botn IMPRIMIR TITULOS.

3) Se mostrara la siguiente ventana en la cual elegiremos en qu lugar se encuentra nuestros ttulos. Nota: si los ttulos se encuentra en forma de fila, daremos Clic sobre el botn de la opcin Repetir filas en extremo Superior, ahora si nuestros ttulos se encuentra en forma De columna, daremos clic sobre el botn de la opcin Repetir columnas a la izquierda.

Formato Condicional a una fila

Recordemos que el Formato Condiciona aplica formato (color, tamao, relleno, bordes, etc.) dependiendo de una condicin y esta solo se aplica a la columna en donde se establece dicha condicin, ahora que sucede si se necesita que el formato se aplique a toda la fila en donde se encuentre el valor de la condicin, si lo realizamos con el mtodo que ya conocemos no obtendramos el resultado deseado, pero para poder aplicarlo se realiza lo siguiente: Ingresar los datos que se te presentan. 1) Seleccionar el rea en donde se aplicara El formato condicional, en este caso desde La celda A2 hasta la celda C7, observar que No se estn seleccionando los ttulos.

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2) Clic sobre el botn Formato Condicional. 3) Seleccionar la opcin Resaltar reglas de Celdas. 4) Clic sobre la opcin Mas Reglas. 5) Aparece una ventana en la cual elegiremos la ltima opcin llamada Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. 6) En la casilla de la parte inferior ingresaremos la condicin a evaluar. En este caso se necesita que se muestren con relleno rojo, texto blanco a todos los alumnos que tienen un promedio menor a 60 puntos, entonces nuestra condicin es la siguiente: =$C2<60 7) Clic sobre el botn formato, elegir los colores solicitados. 8) Clic sobre el botn ACEPTAR y de nuevo clic sobre el botn ACEPTAR. Ahora tenemos que analizar la frmula que acabamos de ingresar para el formato condicional 1ro. Tecleamos el signo igual (=) para indicarle A la computadora que realizaremos una frmula. 2do. Colocamos el signo de dlar para inmovilizar Esa columna ya que si no lo colocamos se saltara Una columna. 3ro. Al nmero de fila no lo inmovilizamos ya que Necesitamos que vaya aumentando para que se Aplique a las filas seleccionadas y tomar en cuenta Que el nmero de fila que indicamos es 2 ya que desde esa fila inician nuestros datos seleccionados. 4to. Como nos piden que deben tener formato condicional los alumnos que tengan un promedio menor a 60 puntos colocamos es sigo Menor que y el valor a condicionar (<60).

Proteger un grupo de celdas y desproteger otro grupo de celdas

Esta opcin se utiliza cuando tenemos formatos que utilizaran otras personas y no queremos que modifiquen nada nicamente ingresen datos donde nosotros lo solicitemos. 1) 2) 3) 4) 5) 6) Seleccionar las celdas a desproteger (ingreso de datos). Clic derecho sobre la seleccin. Seleccionar la opcin FORMATO DE CELDA. Aparece una nueva ventana en la cual elegiremos la pestaa PROTEGER. Desactivar la casilla BLOQUEADA. Clic sobre el botn ACEPTAR

Desbloqueamos las celdas en las cuales las personas ingresaran datos, nos falta proteger la celdas en donde las personas no podrn modificar ni eliminar datos de ellas, para ello solo protegemos la hoja de manera normal. Pgina 23 de 30

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1) 2) 3) 4) 5) 6)

Clic sobre la pestaa REVISAR, que se encuentra en la Cinta de Opciones. Clic sobre el botn proteger Hoja. Ingresar una contrasea Clic sobre el botn ACEPTAR Volver a ingresar la contrasea. Clic sobre el botn ACEPTAR.

Contar.Si
Permite contar los valores existentes, definidos a partir de una condicin, en un rango especifico. Recordemos la estructura de del comando CONTAR. =CONTAR(CI:CF) Lo que hace este comando es contar los valores que se encuentren en un rango especificado, pero el problema de esta funcin es que solo cuenta NMEROS y no LETRAS, pero si en determinado caso necesitamos contar letras en distintas celdas. Ejemplo: Ingresar los siguientes datos, contar cuantos alumnos de 1ro. Bsico hay.

En este caso debemos aplicar el comando CONTAR.SI, su estructura es la siguiente: =CONTAR.SI(Rango, Criterio o Condicin) Entonces la manera de aplicarlo es de esta manera: 1) Ubicarnos en la celda D6, porque ah necesitamos el resultado. 2) Tecleamos la siguiente frmula =CONTAR.SI( B2:B11,1ro. Bsico) 3) Presionar la tecla ENTER. Ahora nuestro resultado es 3, porque son tres veces que aparece la palabra 1ro. Bsico, analicemos la frmula: Pgina 24 de 30

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1ro. Escribimos el signo igual (=) para indicarle a la computadora que se realizara una frmula. 2do. Escribimos el nombre de la funcin que en este caso es CONTAR.SI 3ro. Indicamos en donde se encuentra el rango a ser evaluado. 4to. El criterio el cual va hacer contado, pero algo muy importante es que hay que escribirlo tal y como aparece en el rango. Ejercicio: Mostrar cuantos alumnos de 2do. Bsico y 3ro. Bsico hay.

Concatenar
El significado de concatenar es unir dos o ms objetos para transformarlos a uno solo, existen dos maneras de concatenar en Excel. 1) Utilizando la funcin =Concatenar 2) Utilizar el signo de la I COMERCIAL (&) Ejemplo: En la celda A1 ingresar la palabra COMPUTADORA, en la celda A2 ingresar la palabra PERSONAL y en la celda A3 teclear la siguiente formula. 1er. Mtodo: =CONCATENAR(A1,A2) 2do. Mtodo =A1&A2 Cul es el problema de concatenar, es que realiza su funcin al pie de la letra, pero nosotros necesitamos que exista un espacio entre cada palabra, para esto tenemos que agregarlos a nuestra formula mediante el siguiente mtodo: 1er. Mtodo: =CONCATENAR(A1, ,A2) 2do. Mtodo: =A1& &A2 Ahora si aparece el espacio que necesitamos y de igual manera podemos concatenar los textos que queramos. Pgina 25 de 30

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CONTAR.SI.CONJUNTO
Permite contar valores utilizando uno o ms criterios, esto significa que las condiciones pueden estar en distintas columnas y hasta que se cumplan todas se realiza el conteo. Ejemplo: Ingresar los datos que se te presentan, contar cuantos alumnos de 2do. Bsico de la seccin A existen.

En la celda E7 ingresar la siguiente formula: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B11,"2do. Bsico",C2:C11,"A") El resultado que obtuvimos es de 2, ya que son dos alumnos que nicamente cumplen los requisitos los cuales son: que sean de 2do. Bsico y que sean de la seccin A. Anlisis: 1) El signo igual (=) para indicar que se realizara una frmula. 2) Nombre de la funcin, en este caso es CONTAR.SI.CONJUNTO 3) Indicar en donde se encuentra el primer rango. 4) Indicar el primer criterio para el primer rango. 5) Indicar en donde se encuentra el segundo rango. 6) Indicar el criterio para el segundo rango. 7) Etc. 8) Cerrar el parntesis y presionar Enter.

Funcin Y
Esta funcin permite establecer varias condiciones y hasta que se cumplan todas las condiciones establecidas se evala como VERDADERA, de lo contrario se evala como FALSA. Ejemplo: En la celda A1 ingresar 1, en la celda A2 ingresar 2 y en la celda B1 ingresar la siguiente frmula: Pgina 26 de 30

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=Y(A1=1,A2=2) Que es lo que estamos haciendo con esta frmula, primero indicamos que en la celda A1 siempre tiene que ir el nmero 1 y en la celda A2 siempre debe ir 2 y hasta que se cumpla muestra el valor VERDADERO. Modifiquemos los datos de la celda A1 por cualquier otro y nos daremos cuenta que obtendremos un valor FALSO, de igual manera si modificamos el contenido de la celda A2.

Funcin O
Esta funcin permite establecer varias condiciones y con una de ellas que se cumpla se obtiene un valor VERDADERO, y si ninguna de ellas se cumple se obtiene un valor FALSO. Ejemplo: Utilicemos los mismo datos que trabajamos con la Funcin Y, solo que en este caso ingresaremos la formula en la celda B2. =O(A1=1,A2=2) Lo que estamos indicando es que se puede estar el valor 1 en la Celda A1 o puede estar el valor 2 en la Celda A2 y as obtener un valor VERDADERO, de lo contrario un valor FALSO.

Inmovilizar Paneles
Esta funcin se utiliza cuando tenemos una cantidad extensa de datos y en los cuales a veces nos perdemos con que dato estamos trabajando, entonces la ayuda que nos ofrece es que esos datos que necesitamos visualizar no desaparecern. Ejemplo: Abrir el documento de Excel llamado Datos Inmovilizar Paneles, el profesor le indicara que hacer.

Buscar V
Esta funcin es utilizada para localizar datos de un registro en forma horizontal, a partir de un dato del mismo, lo constituyen dos objeto primero La base de Datos y segundo El formato a mostrar. ESTRUCTURA: =BUSCARV(Valor a comparar, Matriz o Base de Datos, No. Columna a mostrar) Ejemplo: Crear una base de datos en la hoja No.2 del libro de Excel, en la hoja No.1 crear un formato para localizar dichos datos. Pgina 27 de 30

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Hoja 1

Hoja 2

Lo que debe hacer nuestro programa es que con solo ingresar el CODIGO del empleado, automticamente se deben mostrar los datos del mismo, todo esto debe suceder en la hoja 1 y tomar como referencia la hoja 2. 1) Ubicarnos en la celda C5 de la hoja 1, porque aqu ira nuestra primer frmula, teclear lo siguiente: =BUSCARV(D3,Hoja2!A1:E11,2) Para realizar esto de manera fcil se realiza lo siguiente, primero seleccionar la celda donde ingresamos el cdigo del empleado, segundo dar clic sobre la hoja 2 y seleccionar todos los datos de la misma, tercero ubicarnos en la barra de frmulas y teclear una coma o punto y coma dependiendo de la configuracin regional de la PC, cuarto indicar el No. De columna a mostrar, como en este caso la formula se est ingresando en donde se debe mostrar el empleado entonces el nmero de columna es 2. Nota: en el OFFICE 2010 no existe la funcin Buscar v esto solo es en el office 2007 o inferior, ahora en el 2010 es CONSULTA V. En la celda C6 de la hoja 1 ingresaremos la siguiente formula: Pgina 28 de 30

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=BUSCARV(D3,Hoja2!A1:E11,3) En la celda C7 de la hoja 1 ingresaremos la siguiente formula: =BUSCARV(D3,Hoja2!A1:E11,4) En la celda C8 de la hoja 1 ingresaremos las siguiente formula: =BUSCARV(D3,Hoja2!A1:E11,5) Observar que nicamente en la formula est variando el nmero de columna. Para saber si una formula esta buena es que aparezca el siguiente smbolo: #N/A Cul es el problema de esta frmula? Es que si se ingresa una clave o cdigo que no exista muestra el ltimo dato, tambin es un poco molesto que se observe estos smbolos #N/A cuando no hemos ingresado un dato a buscar.

Si.Error
Esta funcin evala una formula y si existe un fallo o error activa lo que es un accin. ESTRUCTURA: =SI.ERROR(Valor a evaluar, Accin a realizar) Ejemplo: Sumar las celdas A1 + A2 y si se ingresa una letra en vez de un numero en cualquiera de las 2 celdas mostrar el mensaje Datos Errneos. En la celda C2 ingresar la siguiente frmula: =SI.ERROR(A1+A2,Datos Errneos) Analicemos la frmula escrita, primero el nombre de la funcin, segundo la frmula a ser evaluada y tercero el mensaje a mostrar cuando exista un error en la formula analizada. Funciones Anidadas Nosotros como buenos tcnicos operadores podemos combinar varias funciones, por ejemplo: En la funcin Buscar V, se muestra el smbolo #N/A podemos evitarlo mediante la funcin Si.Error y en vez de que aparezca eso podemos mostrar el mensaje Dato no localizado o Dato no existente, o por el mensaje que nosotros deseemos. Ejercicio: Crear un listado de alumnos en el cual contenga 10 datos con los siguientes campos: Clave, Nombre, Apellido, Edad, Grado, Seccin. Y se debe mostrar el mensaje Alumno no existente para sustituir los smbolos #N/A. Pgina 29 de 30

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Formulas extras: =producto(num1,num2,num3) Devuelve el producto de varios valores, por decir la multiplicacin entre estos. Devuelve el mnimo comn mltiplo de varios valores seleccionados. Devuelve el mximo comn divisor de varios valores seleccionados.

=M.C.M(num1,num2,num3)

=M.C.D(num1,num2,num3)

Espero que el material antes proporcionado fuera de mucha ayuda para su aprendizaje, el camino se acaba de iniciar y nunca nos quedemos con los mismos conocimientos. Siempre busquemos fuentes de aprendizaje y debemos actualizarnos constantemente ya que cada da que pasa el mundo va cambiando y no debemos quedarnos atrs

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