Manual MSEXcelBasico

MicrosoftOffice2007 2
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Ing. Angel Jorge Ballesteros Morales
MicrosoftOffice2007
CAPITULO1.........................................................................................................................................................5 Quhacambiadoyporqu............................................................................................................................ 5 Quhayenlacintadeopciones? .................................................................................................................. 6 Msopcionessilasnecesita........................................................................................................................... 7 Comandosenlabarradeherramientas.......................................................................................................... 8 Dndeestnlosmtodosabreviadosdeteclado?....................................................................................... 9 Conunaresolucindepantalladistinta,cambialoqueseve...................................................................... 11 Pongaapruebasusconocimientos............................................................................................................... 16 CAPITULO2.......................................................................................................................................................17 EmpezaratrabajarenExcel.......................................................................................................................... 17 Abrirelarchivo..............................................................................................................................................18 Insertarunacolumna....................................................................................................................................19 Modificarydarformatoadatos................................................................................................................... 19 Escribirunafrmula......................................................................................................................................20 Agregarencabezadosypiesdepgina......................................................................................................... 21 Imprimir.........................................................................................................................................................22 LaventanaNuevolibro.................................................................................................................................23 CAPITULO3.......................................................................................................................................................29 Unnuevoformatodearchivo....................................................................................................................... 29 CmosetrabajaconpersonasqueannotienenExcel2007?..................................................................30 Ventajasdelnuevoformato.......................................................................................................................... 31 Nuevosformatosdearchivoynuevasopcionesalguardar......................................................................... 31 CAPITULO4.......................................................................................................................................................34 Conocerellibro.............................................................................................................................................34 Lacintadeopciones......................................................................................................................................35 Librosyhojasdeclculo ................................................................................................................................35 Columnas,filasyceldas;estossonloselementosdequeconstanlashojasdeclculo..............................36 Lasceldassonelespaciodondeestnlosdatos.......................................................................................... 37 Nmerosytexto............................................................................................................................................44 Empezarconlosttulosdelascolumnas(tengaencuentaasuslectores)..................................................44 Empezaraescribir.........................................................................................................................................45 Escribirfechasyhoras...................................................................................................................................46 Formasrpidasdeescribirdatos.................................................................................................................. 47 Ing. Angel Jorge Ballesteros Morales www.bmconsultor.com
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CAPITULO5.......................................................................................................................................................54 Editardatosyrevisarhojasdeclculo.......................................................................................................... 54 Editardatos...................................................................................................................................................55 Quitarelformatodedatos ............................................................................................................................ 56 Insertarunacolumnaounafila.................................................................................................................... 57 Insertarfrmulas...........................................................................................................................................63 Comenzarconunsignoigual........................................................................................................................ 63 Usarotrosoperadoresmatemticos............................................................................................................ 64 Sumartodoslosvaloresincluidosenunacolumna...................................................................................... 65 Copiarunafrmulaenlugardecrearunanueva......................................................................................... 66 CAPITULO6.......................................................................................................................................................70 Utilizarreferenciasdeceldas........................................................................................................................ 70 Actualizarlosresultadosdelasfrmulas...................................................................................................... 71 Otrasformasdeespecificarreferenciasdeceldas....................................................................................... 72 Tiposdereferencias......................................................................................................................................73 Utilizarunareferenciadeceldas................................................................................................................... 73 Simplificarfrmulasmediantefunciones..................................................................................................... 77 Calcularunpromedio....................................................................................................................................77 Imprimirfrmulas.........................................................................................................................................79 Qusonesossignosrarosqueaparecenlahojadeclculo?..................................................................... 80 Buscarmsfunciones....................................................................................................................................81 CAPITULO7.......................................................................................................................................................85 Crearungrficobsico..................................................................................................................................85 Crearungrfico.............................................................................................................................................86 Cmoaparecenlosdatosdelahojadeclculoenelgrfico....................................................................... 87 Herramientasdegrficos:aparecenydesaparecen..................................................................................... 88 Cambiarlavistadelgrfico........................................................................................................................... 88 Agregarttulosalosgrficos......................................................................................................................... 89
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MicrosoftOffice2007 CAPITULO1 5

FAMILIARIZARSE CON EXCEL
o Qu ha cambiado y por que o Cinta y opciones o Comando de la barra de herramientas o Mtodos abreviados o Pantalla distinta
Quhacambiadoyporqu
El nuevo centro de control: la cinta de opciones. S, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en l rea superior de la ventana. Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita est ms visible y ms a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre mens, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Cuando pruebe el nuevo diseo, descubrir que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca ms detalles sobre el nuevo diseo y preprese para trabajar con la nueva versin de Excel.
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Quhayenlacintadeopciones?
Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos. f Son tres los componentes bsicos de la cinta de opciones: Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. Comandos Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men. Por dnde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha. Los comandos ms importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda estn en el grupo Alineacin y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de clculo se encuentran en el grupo Celdas. Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte superior del rea de trabajo. He aqu un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias lneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un men, en una ficha de un cuadro de dilogo y, por ltimo, en una opcin. Sencillamente se hace clic en el botn Ajustar texto Lo ver en el ejercicio prctico. del grupo Alineacin, de la ficha Inicio.
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Cree un grfico haciendo clic en un botn de la ficha Insertar del grupo Grficos. A continuacin, aparecern las fichas de las Herramientas de grficos: Diseo, Presentacin y Formato. Los comandos de la cinta de opciones son los que ms se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan. Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios. Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. En dichas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. La cinta de opciones responde a la accin del usuario. Use la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin; la ficha Presentacin para cambiar los ttulos y otros elementos del grfico y la ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las lneas. Cuando termine el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Desaparecern las Herramientas de grficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del grfico y se mostrarn. As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y los comandos necesarios estarn a mano.
Msopcionessilasnecesita
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Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener ms opciones si las necesita. en el grupo Fuente.
Haga clic en la flecha
Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de dilogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas. Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que ms se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamao de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado. Si desea ms opciones, por ejemplo, superndice, haga clic en la flecha de la derecha de Fuente y aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas, con sta y otras opciones relativas a las fuentes.
Comandosenlabarradeherramientas
Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como le gustara, es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha barra, los comandos estn siempre visibles y cercanos. Por ejemplo, si utiliza todos los das el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rpido. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Filtro de la ficha Datos y despus haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse y despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. Haga clic en Reproducir para ver el proceso de agregar y despus quitar un botn de la barra.
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Dndeestnlosmtodosabreviadosdeteclado?
Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de mtodo abreviado. Despus presione H para seleccionar la ficha Inicio. Presione A y despus C en el grupo Alineacin para centrar el texto seleccionado. Si trabaja con el teclado ms que con el mouse (ratn), le gustar conocer los mtodos abreviados de Excel 2007. El diseo de la cinta de opciones trae consigo nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores: Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones. Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas. Uso de nuevos mtodos abreviados Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT. Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botn que desea. Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el portapapeles y la combinacin CTRL+V pega algo del portapapeles. Vea la Tarjeta de referencia rpida incluida al final de la leccin para obtener ms informacin.
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La nueva vista Diseo de pgina de Excel. Encabezados de columna. Encabezados de fila. Reglas de margen. La cinta de opciones no es la nica novedad de Excel 2007. La vista Diseo de pgina tambin es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseo de pgina de Microsoft Office Word, se alegrar de disfrutar de las mismas ventajas en Excel. Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina, en la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y despus en Vista Diseo de pgina, en el grupo Vistas de libro. En la vista Diseo de pgina hay mrgenes de pgina en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de clculo, adems de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los mrgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas segn convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculo antes de imprimirla. Obtendr ms informacin sobre ello en la siguiente leccin. Es fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. A medida que escribe en la nueva rea de encabezados y pies de pgina en la parte superior o inferior de la pgina, se abre la ficha Diseo con todos los comandos que necesita para crear los encabezados y pies de pgina. Comprobar exactamente cmo funciona en la siguiente leccin. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de clculo. La vista Normal y la vista previa de salto de pgina se encuentran ah. Sugerencia Si prefiere la vista Diseo de pgina, pero con un poco menos de espacio blanco en los mrgenes, oculte parte de ese espacio blanco. Le mostraremos cmo hacerlo en el ejercicio prctico al final de la leccin.
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Conunaresolucindepantalladistinta,cambialoqueseve
El grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Todos los comandos del grupo se muestran en alta resolucin. En resolucin baja tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos. Todo lo descrito hasta ahora es de aplicacin cuando la pantalla tiene la mxima resolucin y la ventana de Excel est maximizada. Si no es as, la apariencia cambia. Cmo? Del modo siguiente: Resolucin baja Si la pantalla tiene una resolucin de 800 por 600 pxeles, por ejemplo, algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, no de los comandos, y es necesario hacer clic en la flecha del botn para verlos. Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversos comandos para mostrar u ocultar elementos. Con una resolucin mayor, ver todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar. Con una resolucin de 800 por 600, se ve el botn Mostrar u ocultar, pero no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botn del grupo Mostrar u ocultar para mostrarlos. Los grupos que, con una resolucin menor, muestran slo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados. Minimizada Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana de Excel, hay un tamao en el que algunos grupos slo muestran el nombre y es preciso hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos. Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.
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MicrosoftOffice2007 Ejercicio 12
Formacin
Prctica
Profundizar en Excel 2007
Antes de empezar
Durante el ejercicio, esta ventana se colocar encima del programa con el que est trabajando. Si cubre un rea que necesita utilizar, muvala y cmbiela de tamao del modo siguiente: Para mover esta ventana, haga clic en la barra de ttulo de la ventana (como se muestra a continuacin) y arrstrela a una nueva ubicacin:
Para cambiar el tamao de la ventana, arrastre el controlador de tamao derecha.
en la esquina inferior
Comenzar a trabajar en la ficha Inicio, que es donde se lleva a cabo la mayora de las tareas habituales.
Ejercicio 1: Escribir texto

1. La ficha Inicio en la parte superior de la cinta de opciones debe estar resaltada (ms clara que el resto de las fichas, como se muestra en la imagen). Si no lo est, haga clic en ella. 2. En la celda A1, escriba Nombre de producto y despus presione ENTRAR. El texto es demasiado largo para la celda; ocupa parte de la celda B1. A continuacin, ajuste el texto para que slo ocupe la celda A1. 3. Haga clic en la celda A1. 4. En el grupo Alineacin, haga clic en el botn Ajustar texto Con tan slo un clic se ajusta el texto. Se acuerda de los pasos que tena que seguir para ajustar texto en versiones anteriores de Excel? Habra abierto el cuadro de dilogo Formato de celdas haciendo clic en Celdas en el .
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men Formato. A continuacin, habra hecho clic en la ficha Alineacin, habra activado la casilla de verificacin Ajustar texto y finalmente habra hecho clic en Aceptar. 5. En el grupo Alineacin, haga clic en la flecha del iniciador de cuadro de dilogo de la esquina inferior derecha. Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Cada vez que vea esta flecha , puede abrir un cuadro de dilogo o un panel de tareas que le dar acceso a ms opciones. De momento, haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de dilogo.
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Ejercicio 4: Cambiar la vista de un documento

En este ejercicio cambiar las vistas y el nivel de ampliacin. 1. En la parte inferior derecha de la pantalla, busque la barra de herramientas Ver .
2. Haga clic en el botn central de la barra, Ver Diseo de pgina, para cambiar a la vista Diseo de pgina. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y despus en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro. Ahora los encabezados de fila y de columna estn encima de la cuadrcula de la hoja de clculo. 3. Ahora podr acercar y alejar en la hoja de clculo. Para ello, haga clic en el signo menos (-) o en el signo ms (+) de la derecha de la barra de herramientas.
Si hace clic en el signo menos varias veces, ver muchas hojas de clculo de una vez en la vista Diseo de pgina. El indicador de la izquierda del signo menos muestra el porcentaje de la ampliacin. Haga clic en el signo ms hasta volver al 100%.
Ejercicio 3: Ajustar el ancho de columna en la vista Diseo de pgina

En este ejercicio ajustar el ancho de columna en la nueva vista. 1. En la celda B1, escriba un texto largo que quepa en la celda, por ejemplo, Cantidad por unidad. Presione ENTRAR y despus haga clic de nuevo en la celda B1. 2. En lugar de ajustar texto para que quepa en una celda, puede ensanchar la columna para adaptar el texto. 3. En la ficha Inicio del grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, en Tamao de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna. El ancho de columna cambia de tamao automticamente para adaptar el texto a la celda. Para cambiar el ancho de columna haciendo doble clic, seale el borde derecho del encabezado de columna hasta que vea una cruz con una flecha de doble punta y despus haga doble clic. Recuerde que en la vista Diseo de pgina, los encabezados de columna (A,
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B, C, etc.) no se presentan en la hoja de clculo como sucede en la vista Normal. Se encuentran sobre el espacio en blanco, debajo de la regla.
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Ejercicio 4: Mostrar u ocultar el espacio en blanco en la vista Diseo de pgina

En este ejercicio ver cmo se trabaja con menos espacio en blanco en la vista Diseo de pgina. 1. Mueva el puntero al espacio que hay entre la parte superior de la pgina y los encabezados de columna (A, B, C, etc.).
2. Cuando el puntero se convierta en dos puntas, haga clic una vez. El espacio en blanco se ocultar.
Para volver a mostrarlo, seale el mismo espacio hasta que vea dos flechas que apuntan en direccin opuesta. Haga clic una vez. Nota Puede ocultar o mostrar todo el espacio en blanco de la pgina haciendo clic en cualquier parte de la misma: arriba, abajo o en los lados. Tambin puede hacerlo presionando CTRL+MAYS+W. 3. Vuelva a la vista Normal. Haga clic en la ficha Vista y despus haga clic en Normal en el grupo Vistas de libro. O bien en la barra de herramientas Ver, haga clic en el botn Normal situado a la izquierda.
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Ejercicio 5: Agregar y eliminar un botn de la barra de herramientas de acceso rpido
En este ejercicio ver cmo se agregan y eliminan botones de la barra de herramientas de acceso rpido. Mtodo 1: hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) para agregar un botn de cinta de opciones 1. En la parte superior de la cinta de opciones, haga clic en la ficha Datos. 2. En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic con el botn secundario del mouse en el botn Filtro. A continuacin, haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Ahora el botn Filtro est en la barra de herramientas.
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Mtodo 2: agregar un botn personalizando la barra de herramientas Utilice este mtodo para agregar botones que ya no estn en la cinta de opciones.
1. Haga clic en la flecha de herramientas de acceso rpido.
situada en el extremo derecho de la barra
Aparecer una lista de los comandos ms utilizados que puede agregar a la barra de herramientas, como Nuevo para crear un nuevo libro, Correo electrnico e Impresin rpida. Al hacer clic en un botn de la lista, ste se agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Ahora haga clic en Ms comandos, casi al final de la lista. 2. Haga clic en la flecha situada bajo el cuadro Comandos disponibles en. Aparecer una lista con las distintas ubicaciones en las que puede seleccionar comandos para agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido. Seleccin Men de botn de Office. 3. En el cuadro inferior, en la lista de Men de Office, seleccione Libro de Excel 97-2003. 4. Haga clic en Agregar. El botn Libro de Excel 97-2003 se agrega a la columna de la derecha. En cuanto agrega un botn a la columna de la derecha, el botn Subir est disponible. Despus de hacer clic en el botn Subir, el botn Bajar tambin est disponible. Puede utilizar ambos para cambiar el orden de los botones en la barra de herramientas de acceso rpido. 5. Haga clic en Aceptar. Ahora la barra de herramientas de acceso rpido contiene el botn Libro de Excel 97-2003 que ha agregado, listo para cuando necesite guardar un archivo con ese formato.
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6. Haga clic de nuevo en la flecha del lado derecho de la barra de herramientas. Haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones. La barra se mover a una fila propia justo debajo de la cinta de opciones. Le convendr mover la barra de acceso rpido a la parte inferior de la cinta de opciones si coloca muchos botones en ella y no queda espacio para las fichas de la cinta de opciones. Por ahora, haga clic una vez ms en la flecha del final de la barra de herramientas y despus en Mostrar encima de la cinta de opciones. Eliminar un botn Haga clic con el botn secundario del mouse en un botn que haya agregado a la barra de herramientas de acceso rpido. Haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.
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Pongaapruebasusconocimientos
Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Es posible personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rpido. Verdadero. Falso.
En el ejercicio prctico, aprendi que si no le gusta el espacio en blanco de la vista Diseo de pgina, tiene la opcin de cambiar a la vista Normal. Verdadero. Falso.
El mejor modo de comenzar en Excel 2007 es yendo a _____. La barra de herramientas Ver. La ficha Inicio. Botn de Microsoft Office.
Algunos comandos aparecen slo cuando se necesitan. Verdadero. Falso.
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EMPEZAR A ATRABAJAR CON EXCEL o Abrir el archivo o Insertar una columna o Modificar y dar formato a datos o Escribir una formula o Agregar encabezado y pie de pgina o Imprimir o Ventana nuevo libro
EmpezaratrabajarenExcel
Ha llegado la hora de poner Excel 2007 a trabajar. Ha dedicado algn tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2007. Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. Tal vez disponga de media hora antes de la prxima reunin para revisar una hoja de clculo que cre en una versin anterior de Excel. Es capaz de realizar las acciones bsicas que necesita hacer en Excel 2007 en tan slo treinta minutos? Vamos a verlo.
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Abrirelarchivo
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Haga clic en el botn de Microsoft Office para abrir este men. En el men, haga clic en Abrir para abrir un libro existente. O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del men para configurar las opciones del programa. Est abriendo un libro creado en una versin anterior de Excel. Haga clic en el botn de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana. Ah se encuentran algunos comandos que ha usado para abrir y guardar libros. Antes de entrar en materia, observe que este men presenta ms opciones, por ejemplo, encontrar la configuracin que controla aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia F1C1, o mostrar la barra de frmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del men para tener acceso a ellas. En versiones anteriores de Excel se establecan dichas opciones en el cuadro de dilogo Opciones, que se abra en el men Herramientas. En esta versin, muchas de esas opciones estn aqu, ms visibles y ms cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos. Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y despus haga clic en Abrir. Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versin anterior. Ya puede empezar a trabajar.
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Insertarunacolumna
Haga clic en Reproducir para ver cmo se inserta una columna. La hoja de clculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. Tiene que agregar una columna de categoras para identificar los diferentes productos como lcteos, cereales, frutas, etc. Esa columna ir entre dos de las columnas de datos que hay en la hoja. Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, as que hace clic en la columna Proveedor. Despus, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha en Insertar. En el men que se muestra, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco donde podr escribir los datos nuevos. Haga clic en Reproducir para ver el proceso de insertar una columna en una hoja de clculo. Una vez agregada la columna y nuevos datos, si necesita ajustar el ancho de columna para encajar los datos, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la lista que se muestra haga clic en Autoajustar ancho de columna. En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, as como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.
Modificarydarformatoadatos
Modificar y dar formato a datos mediante los comandos de los grupos de la ficha Inicio. Los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita. Seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. Con los ttulos an seleccionados, decide cambiarles de color y de tamao, para que resalten an ms. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y aparecern muchos ms colores entre los
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que elegir. Podr ver qu aspecto tendrn los ttulos con distintos colores si seala cualquier color y espera un momento. Con esta visualizacin previa, ya no es necesario hacer una seleccin para ver el color y despus deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color que le guste, haga clic en l. Para cambiar el tamao de fuente, puede hacer clic en el botn Aumentar tamao de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Tamao de fuente para ver los tamaos (este mtodo tambin ofrece la presentacin previa). Teniendo los ttulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineacin, hace clic en el botn Centrar y listo.
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Por ltimo, descubre que necesita escribir un nuevo pedido de la Salsa de pimiento picante de Luisiana. As que selecciona el nombre del producto y en el grupo Portapapeles, hace clic en el botn Copiar Despus hace clic en la fila inferior y en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botn Pegar . .
En el ejercicio prctico ver cmo se utilizan los Estilos de celda del grupo Estilo para agregar otro formato rpido.
Escribirunafrmula
Para escribir una frmula sencilla, en la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en el botn Suma. Botn Suma de la ficha Inicio. Resultado de la frmula.
Antes de entregar el informe, desea sumar los nmeros de la columna Cantidad. Esto se consigue fcilmente usando el botn Suma .
Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la ltima celda de la columna Cantidad y haga clic en el botn Suma. A continuacin, presione ENTRAR y Excel calcular la suma de los
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nmeros mediante la funcin SUMA. Si desea realizar algo ms que sumar, haga clic en la flecha del botn.Suma . Despus haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra: Promedio, Contar, Mx o Mn. Si hace clic en Ms funciones, se abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin, en el que puede elegir entre todas las funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Frmulas y eche un vistazo a los grupos Biblioteca de funciones y Clculo.
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Agregarencabezadosypiesdepgina
Para agregar un encabezado, en la vista Diseo de pgina, haga clic en el rea "Haga clic para agregar encabezado". Aparecern las Herramientas de encabezado y pie de pgina y la ficha Diseo en la parte superior de la cinta de opciones. Como toque final, suponga que decide agregar encabezados y pies de pgina a la hoja de clculo para que se vea claro de qu tratan los datos. Primero, cambie a la vista Diseo de pgina. Haga clic en la ficha Vista y despus en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro. (O haga clic en el botn central de la barra de herramientas Ver , en la parte inferior de la ventana). Es muy fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. En lugar de abrir un cuadro de dilogo para agregar un encabezado, slo tiene que colocar el punto de insercin en el rea situada en la parte superior de la pgina que dice Haga clic para agregar encabezado. En cuanto hace clic, las fichas Herramientas para encabezado y pie de pgina y Diseo aparecen en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de pgina. Tambin existe un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de pgina diferentes en las pginas pares e impares. Como encabezado de este informe, escriba Informe de ventas de Junio y ya est. En cuanto haga clic en la hoja de clculo, desaparecern las Herramientas para encabezado y pie de pgina y Diseo, con sus comandos, hasta que vuelva a necesitarlos. Para volver a mostrarlos, haga clic en el rea del encabezado o del pie. En el ejercicio prctico ver cmo se trabaja con encabezados y pies de pgina.
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Imprimir
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Hacer ajustes en la hoja de clculo en la ficha Diseo de pgina antes de imprimir. Ha llegado el momento de imprimir el informe para llevar las copias que necesita a la reunin. En versiones anteriores de Excel, seguramente tena que pasar varias veces de la vista Diseo de pgina a la vista Normal para ajustar la hoja de clculo antes de imprimir. O quiz haca varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. En la vista Diseo de pgina, puede realizar ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Haga clic en la ficha Diseo de pgina para definir las opciones de impresin. En esta ficha, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin y seleccione Horizontal o Vertical. En la pgina Diseo de pgina, ver cmo cambia la orientacin y la apariencia de los datos. Estando en el grupo Configurar pgina, haga clic en Tamao para elegir el tamao del papel. Observar el resultado de las opciones elegidas segn las va aplicando. Lo que ve en pantalla es lo que se imprimir. En el ejercicio prctico ver ms cosas relacionadas con los comandos de la ficha Diseo de pgina
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LaventanaNuevolibro
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La ventana Nuevo libro incluye todas las opciones, desde un libro en blanco hasta plantillas en lnea de Excel.
Cuando hace clic en el botn de Microsoft Office y despus en Nuevo, se abre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla. A la izquierda encontrar diferentes categoras de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en Destacado bajo Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vnculos a demostraciones de vdeo y plantillas en lnea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.
Ejercicio
Formacin
Prctica
Empezar a trabajar en Excel
Antes de empezar
Durante el ejercicio, esta ventana se colocar encima del programa con el que est trabajando. Si cubre un rea que necesita utilizar, muvala y cmbiela de tamao del modo siguiente:
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Para mover esta ventana, haga clic en la barra de ttulo de la ventana (como se muestra a continuacin) y arrstrela a una nueva ubicacin:
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Ejercicio 1: Insertar una columna

En este ejercicio insertar una columna y conocer algunos de los comandos agrupados en la misma rea que Insertar columnas. 1. En la parte superior de la pantalla, a la izquierda, la ficha Inicio debera estar resaltada. Si no lo est, haga clic en ella. 2. En la hoja de clculo, haga clic en cualquier lugar de la columna Proveedor. 3. En la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada a la derecha de Insertar y despus haga clic en Insertar columnas de hoja. Se inserta una columna a la izquierda de la columna Proveedor. Nota Si hace clic en Insertar en lugar de en la flecha de la derecha del texto, se abrir el cuadro de dilogo Insertar en lugar de la lista de opciones. 4. En la parte superior de la nueva columna, en la celda D1, escriba el encabezado de ttulo Categora. A continuacin, escriba algn dato. En la celda D2, escriba Productos lcteos. En la celda D3, escriba Granos/Cereales. Esto es lo que tiene que hacer por ahora. El texto que ha escrito es demasiado ancho para la columna. Si ya realiz el ejercicio prctico de la primera leccin, recuerda dnde estaba el comando que ajusta el ancho de columna? Demostracin En primer lugar, seleccione el encabezado de la columna D. A continuacin, en la ficha Inicio, busque el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Formato y haga clic en Autoajustar a la seleccin. Si lo prefiere, puede aumentar el ancho de la columna haciendo doble clic en el encabezado. 5. Observar que hay una serie de comandos para trabajar con filas, columnas, celdas y hojas en el grupo Celdas. Si desea dedicar un momento a ver todo lo que contiene este grupo, puede hacerlo.
Ejercicio 2: Usar sumatorio

En este ejercicio escribir una frmula usando el botn Suma .
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1. Coloque el cursor en la celda C51 para sumar el nmero de productos enumerados en la columna Cantidad. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en el botn Suma presione ENTRAR. Excel calcula el total mediante la funcin SUMA y lo escribe, 1177. . A continuacin,
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Ejercicio 3: Escribir una frmula mediante Frmula Autocompletar

Si desea escribir frmulas sin tener que recordar los argumentos, puede obtener ayuda. En este ejercicio, escribir la misma frmula pero sin usar el botn, sino una nueva caracterstica denominada Frmula Autocompletar. 1. Coloque el cursor en la celda C52. Escriba un signo igual (=) para comenzar la frmula y despus S para especificar la funcin SUMA. 2. Aparecer una lista con las funciones disponibles. Tendr que desplazarse por la lista hasta que vea SUMA.
3. Haga doble clic en SUMA para que aparezca en la hoja de clculo. Los argumentos de SUMA se muestran en la informacin sobre la funcin (nmero1;[nmero2];...), que corresponden a los nmeros que se van a sumar. Si presiona ENTRAR en la lista en lugar de hacer doble clic, se producir un error. Para completar esta frmula, escriba (C2:C50) y despus presione ENTRAR. Ha especificado la misma frmula dos veces; una con el botn Suma en la celda C51 y otra mediante Frmula Autocompletar en la celda C52.
Ejercicio 4: Agregar un encabezado y un pie de pgina

En este ejercicio crear un encabezado y un pie de pgina para la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. 1. Cambie de la vista Normal a la vista Diseo de pgina. En la ficha Vista, haga clic en Vista Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro, o bien haga clic en Vista Diseo de pgina en la barra de herramientas Ver en la esquina inferior derecha de la pantalla.
2. Desplcese al principio de la pgina 1 o presione CTRL+ INICIO. Haga clic donde aparece el texto Haga clic para agregar encabezado. Observe que en cuanto hace clic, aparece una
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ficha nueva en el extremo derecho de la cinta de opciones, la ficha Diseo, con Encabezados y pies de pgina. Nota Si est en la vista Diseo de pgina pero no ve el rea con el texto Haga clic para agregar encabezado, significa que el espacio en blanco est oculto. Para mostrarlo, presione CTRL+MAYS+W o haga clic en el espacio entre pginas. Escriba Informe de ventas de junio. 3. Desplcese a la parte inferior de la primera pgina. Haga clic en Haga clic para agregar pie de pgina. En el grupo Pie de pgina con encabezado automtico, haga clic en la flecha situada en Pie de pgina automtico y, a continuacin, en Pgina 1. Se inserta el texto "Pgina 1". Pero si vuelve a hacer clic en el rea del pie de pgina, ver Pgina &[Pgina], que es el cdigo de Excel para el nmero de pgina. Tenga en cuenta que un pie de pgina automtico slo puede insertarse en el centro de la hoja de clculo. Lo mismo ocurre con el encabezado automtico. 4. Haga clic en el rea derecha del pie de pgina. En la cinta de opciones, en Elementos del encabezado y pie de pgina, haga clic en Nombre de hoja. Ver que se inserta &[Etiqueta] en esa parte del rea del pie de pgina. Haga clic en la hoja de clculo y ver el nombre de la hoja de clculo, "Datos de ventas de Contoso", en el rea del pie de pgina. Observe que la ficha Diseo y Herramientas para encabezado y pie de pgina desaparecen al hacer clic en la hoja de clculo, porque ya no est trabajando con dichos elementos. Para que vuelvan a aparecer si los necesita, haga clic en el rea del encabezado o del pie de pgina. Si no ve los comandos, haga clic en la ficha Diseo. Sugerencia Asimismo puede escribir el texto de los encabezados y pies de pgina si hace clic en la ficha Insertar. A continuacin, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina. Aparecen automticamente todos los comandos para especificar los encabezados y los pies de pgina.
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Ejercicio 5: Agregar unos cuantos toques finales

En este ejercicio agregar un estilo de celda y cambiar el formato de la fuente. De momento contine en la vista Diseo de pgina. 1. Desplcese al inicio de la pgina 1 o presione CTRL+INICIO. En primer lugar, agregue dos filas nuevas en la parte superior de la hoja de clculo para que pueda agregar un ttulo y quede una fila vaca que separe el ttulo de los datos. Coloque el cursor en la primera fila. Recuerda dnde est el comando para insertar filas? Demostracin En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y despus haga clic en Insertar filas de hoja. Haga clic en Insertar filas de hoja de nuevo para insertar una segunda fila o presione F4. 2. En la celda A1, escriba Datos de ventas de Contoso.
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3. Seleccione desde la celda A1 hasta la celda E1. En el grupo Estilo de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Estilo de celda y seleccione un estilo que le guste para el ttulo de la hoja. En la lista se encuentra Ttulo de hoja, o tambin puede usar Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3 o cualquier otro ttulo que vea. Es rpido, verdad? Si sita el puntero sobre cualquiera de los estilos de la lista y espera un momento, el ttulo se mostrar en dicho estilo, para que se haga una idea del aspecto que tendr si lo elige. Cuando vea un estilo que desea mantener, haga clic en l. 4. Combine las celdas en la parte superior, y despus centre el ttulo. Seleccione desde la celda A1 hasta la celda E1 y en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Combinar y centrar . 5. Finalmente, seleccione los ttulos de columna de la fila 3. En el grupo Fuente, haga clic en el botn Negrita para aplicar el formato de negrita a todos los ttulos.
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Ejercicio 6: Opciones de impresin

En este ejercicio conocer algunas de las opciones de la ficha Diseo de pgina a fin de preparar la hoja de clculo para imprimir. 1. La hoja de clculo debera seguir en la vista Diseo de pgina con espacio entre las pginas. 2. En la parte superior de la cinta de opciones, haga clic en la ficha Diseo de pgina. 3. En el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes. Haga clic en Estrecho. Puede ver el cambio que experimenta la hoja de clculo en la pantalla. Haga clic en Mrgenes de nuevo y despus, en Ancho. Ver de nuevo que la pantalla cambia. Desplcese a la derecha para ver que el margen ms ancho ha dejado la ltima columna sola en una pgina. Haga clic otra vez en Mrgenes y despus, en Normal para ajustar los mrgenes por ltima vez. Ahora todas las columnas vuelven a estar en una pgina. 4. En el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin. Haga clic en Horizontal. Puede ver el cambio en la pantalla. Observe cmo aparecen ms columnas a la derecha. Haga clic de nuevo en Orientacin y despus, en Vertical. La configuracin cambia otra vez en la pantalla. Hay menos columnas y una segunda hoja atenuada. 5. A continuacin, haga clic en Tamao en el grupo Configurar pgina y despus, en A5. Puede ver el aspecto que tendr en la pantalla. Tiene dos pginas bastante estrechas. Haga clic en Tamao y despus, en Carta. Todas las columnas estn en una sola pgina. 6. Si desea imprimir los encabezados de fila y de columna, es sencillo. En el grupo Opciones de la hoja en Ttulos, active la casilla de verificacin Imprimir. Tenga en cuenta que la opcin para imprimir las lneas de la cuadrcula est justo al lado: en Lneas de cuadrcula, hay una casilla de verificacin Imprimir. 7. Para volver a la vista Normal, en la ficha Vista, haga clic en Normal, en el grupo Vistas de libro.
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Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Para insertar una nueva columna, se comienza haciendo clic en el grupo Celdas de la ficha Inicio. Verdadero. Falso.
En el ejercicio prctico aprendi la forma de imprimir encabezados de columnas y de filas. En qu ficha se encuentra esta opcin? Inicio. Diseo de pgina. Datos.
Dnde est el botn que abre y cierra los archivos? En la primera ficha. En la esquina superior izquierda de la ventana. Bajo la banda de opciones.
En la vista Diseo de pgina, desea agregar un encabezado a la hoja de clculo pero no ve el comando que necesita. Para llegar a los comandos, tiene que hacer clic en el rea que dice "Haga clic para agregar encabezado". Verdadero. Falso.
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NUEVO FORMATO DE ARCHIVO o Como se trabaja con personas que an no tienes Excel 2007 o Ventajas del nuevo formato o Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Unnuevoformatodearchivo
Excel tiene un nuevo formato de archivo. Todava es posible abrir y modificar libros de versiones anteriores en Excel 2007, y compartir archivos con personas que an no utilizan Excel 2007. Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo. Para qu? Para proporcionar mayor seguridad, reducir el riesgo de que se daen; reducir el tamao y otra serie de caractersticas nuevas. No se preocupe porque no tendr problemas para abrir ni para modificar un libro creado en una versin anterior a Excel 2007.
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Siga leyendo para saber cmo compartir las hojas de clculo creadas en Excel 2007 con personas que an no tienen Excel 2007 y conozca ms detalles sobre las razones por las que se ha cambiado el formato de archivo.
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CmosetrabajaconpersonasqueannotienenExcel2007?
En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a Excel 2003. En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a Excel 2003. Pero, y si es usted la primera persona de su centro de trabajo que utiliza Excel 2007? Qu ocurre si tiene que compartir archivos con otros departamentos que an no utilizan Excel 2007? Puede compartir todos los libros de trabajo; sta es la manera: Los archivos viejos continan sindolo a menos que usted decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versin anterior, cuando guarde el archivo y el trabajo que haya hecho en l, la configuracin automtica del cuadro de dilogo Guardar como es guardarlo manteniendo su formato original. Si lo inici en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar con formato 2003 salvo que se especifique otra opcin. Las nuevas caractersticas advertirn si se guarda el archivo como antiguo. Cuando guarda un archivo con el formato de una versin anterior, un comprobador de compatibilidad le indicar si alguna de las caractersticas de la versin 2007 no son compatibles con la versin anterior. Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y despus guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicar que las versiones anteriores de Excel no tienen la opcin de color para encabezados y pies de pgina, y que el encabezado aparecer como texto sin formato. Importante Si una caracterstica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificar. Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Use Guardar como y especifique Libro de Excel (*.xlsx). Dicha copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2007. Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compaeros que tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) podrn trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en su
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documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento. Si los detalles tcnicos son de su inters, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. Tambin es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y PowerPoint 2007.
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Ventajasdelnuevoformato
El nuevo formato de archivo incluye mejoras en Excel. El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son: Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones anteriores, el nmero de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el nmero de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms largas en la nueva barra de frmulas de tamao variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de frmulas ya no ocupa parte de la cuadrcula de la hoja de clculo. Archivos ms seguros ms fcilmente. Los libros que contienen macros o cdigo no deseado se identifican y bloquean
Menor riesgo de que los archivos se daen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos daados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdera. Menor tamao de archivo Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es entre 50 y 75 por ciento ms pequeo que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abra y guardaba cualquier archivo de Excel. Datos ms tiles Se puede hacer ms con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la informacin que necesita e importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.
Nuevosformatosdearchivoynuevasopcionesalguardar
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Tipos de archivos que puede elegir cuando guarde archivos en Excel 2007. Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007. Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificar que se eliminar la macro o el cdigo VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o cdigo VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertir para que no elija esta opcin. Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrir antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas caractersticas de Excel salvo XML. Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las caractersticas de Excel 2007 no estarn disponibles.
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Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Si guarda un archivo creado en una versin anterior de Excel como archivo de Excel 2007, dicho archivo usar todas las nuevas caractersticas de Excel. Verdadero. Falso.
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El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque: Permite agregar nuevas caractersticas a Excel. Los archivos son ms seguros. Un riesgo menor de que los archivos se daen. Un tamao de archivo menor. Todo lo anterior.
Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel 2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel: Excel 95- Excel 2003. Excel 97- Excel 2003. Excel 2000- Excel 2003.
Alguien le enva un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando termina de trabajar con el archivo en la versin 2007, el archivo se guardar automticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opcin. Verdadero. Falso.
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EL LIBRO o Las cintas de opciones o Libros y hojas de calculo o Columnas, filas y celdas o Nmeros y texto o Empezar con los ttulos de las columnas (tenga en cuenta a sus lectores) o Empezar a escribir o Escribir fechas y horas o Formas rpidas de escribir datos
Conocerellibro
Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas y celdas.

Cuando inicie Excel, se encontrar ante una gran cuadrcula vaca. En la parte superior hay letras y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay nmeros. Adems, en la parte inferior, hay fichas con la denominacin Hoja1, Hoja2, etc. Si es la primera vez que usa Excel, puede preguntarse qu debe hacer a continuacin. Empezaremos ayudndole a familiarizarse con algunos conceptos bsicos que le servirn de ayuda a la hora de especificar datos en Excel.
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Lacintadeopciones
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La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel. Los comandos relacionados de la cinta de opciones estn organizados en grupos. La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La cinta de opciones est formada por diferentes fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de trabajo especfico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con ms frecuencia. Los comandos estn organizados en pequeos grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar celdas estn reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas estn en el grupo Celdas. Empezar a obtener conocimientos sobre algunos comandos de los grupos Celdas y Modificar en la sesin prctica que figura al final de esta leccin (necesitar Excel 2007).
Librosyhojasdeclculo
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Una hoja de clculo en blanco en un libro nuevo El primer libro que abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra de ttulo situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio ttulo. Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las pginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de clculo. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente. Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar ms fcilmente la informacin contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte y Oeste para reas de ventas, etc. Puede agregar hojas de clculo si necesita ms de tres. O bien, si no necesita tres, puede eliminar una o dos (pero no tiene por qu hacerlo). Adems, puede utilizar mtodos abreviados de teclado para moverse entre hojas. En la sesin prctica que figura al final de la leccin se explica cmo se realizan todas estas acciones. Puede que se pregunte cmo se crea un libro nuevo. Esta es la respuesta: haga clic en el Botn de Office situado en la parte superior izquierda. Despus, haga clic en Nuevo. En la ventana Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco.
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Columnas,filasyceldas;estossonloselementosdequeconstanlashojasde clculo
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A continuacin de los primeros 26 ttulos de columna (A a Z), estn los 26 ttulos de columna siguientes (AA a AZ). Los ttulos de columna continan hasta la columna XFD, haciendo un total de 16.384 columnas. Los ttulos de columna se indican mediante letras. Los ttulos de fila se indican mediante nmeros. Las hojas de clculo se dividen en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrcula cuando abre un libro. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de clculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de clculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un ttulo alfabtico en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. Cada hoja de clculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuacin de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. Vea la Figura 2. A continuacin de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y as sucesivamente hasta hacer que las 16.384 columnas tengan su correspondiente ttulo alfabtico, finalizando en XFD. Cada una de las filas tambin tiene un ttulo. Los ttulos de las filas son nmeros, de 1 a 1.048.576. Los ttulos alfabticos de las columnas junto con los ttulos numricos de las filas le indican en qu celda de la hoja de clculo est situado cuando hace clic en una de ellas. Los ttulos se combinan para formar la direccin de celda, tambin denominada referencia de celda. Obtendr ms informacin sobre estas cuestiones en la seccin siguiente.
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Lasceldassonelespaciodondeestnlosdatos
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Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color negro. En la segunda imagen, est seleccionada la celda C5, que es la celda activa; su contorno es de color negro. La columna C est resaltada. La fila 5 est resaltada. La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo. Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de clculo. Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarn los datos que especifique. Puede especificar datos en el lugar que desee haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja de clculo para seleccionarla. Pero, en la mayora de los casos, la primera celda (o una celda prxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos. Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El contorno de una celda activa es de color negro y los ttulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran resaltados. Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C y la fila 5, los ttulos de dichas columna y fila aparecen resaltados y su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia de celda. La celda contorneada y los ttulos resaltados de columna y fila facilitan la localizacin de la celda C5 como celda activa. Adems, la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo. Si mira el Cuadro de nombres, puede ver la referencia de celda de la celda activa. Todos estos indicadores no son importantes cuando se est al principio de la hoja de clculo en las primeras celdas. Pero pueden ser realmente tiles segn va avanzando en su trabajo especificando datos hacia abajo o hacia la derecha de la hoja de clculo. Tenga en cuenta que cada hoja de clculo tiene 17.179.869.184 celdas para trabajar en ellas. Es muy fcil perderse si no tiene la referencia de celda que le indica dnde se encuentra. Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dnde estn ubicados datos concretos o dnde deben especificarse en una hoja de clculo. En el ejercicio prctico ver cmo se utiliza el Cuadro de nombres para ir directamente a cualquier celda ubicada en cualquier lugar de la hoja de clculo.
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Prctica
Ejercitar sus conocimientos sobre hojas de clculo
Antes de empezar
Ejercicio 1: Cambiar el nombre de la ficha de una hoja de clculo

En un libro nuevo, las fichas de la hoja de clculo situadas en la parte inferior del libro se denominan Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En este ejercicio
asignar un nombre nuevo a una de las fichas de la hoja de clculo. 1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la Hoja1 situada en la parte inferior de la ventana y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre. Se seleccionar la Hoja1.
2. Escriba el nuevo nombre: Ejercicio y, a continuacin, presione ENTRAR.
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Sugerencia Tambin puede cambiar el nombre de la ficha de la hoja de clculo seleccionada haciendo clic en la ficha Inicio situada en la parte superior de la cinta de opciones (la primera ficha del lado izquierdo). En el grupo Celdas (el nombre del grupo est en la parte inferior de la cinta de opciones), haga clic en la flecha situada al lado de Formato y, despus, en Cambiar el nombre de la hoja. A continuacin, en la ficha de la hoja de clculo situada en la parte inferior, escriba el nuevo nombre.
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Ejercicio 2: Desplazarse de una hoja de clculo a otra

En este ejercicio aprender diferentes formas de desplazarse de una hoja de clculo a otra. Por qu necesitara utilizar ms de una hoja y desplazarse de una a otra? Bsicamente, para mantener separados los elementos que desee, de modo que pueda verlos con ms facilidad. Puede tener presupuestos correspondientes a meses diferentes en hojas diferentes, o calificaciones correspondientes a cursos diferentes o registros de reparaciones correspondientes a vehculos diferentes. Puede ser ms fcil desplazarse entre hojas que desplazarse hacia arriba y hacia abajo en una sola. 1. Haga clic en la ficha Hoja2. Pasar de la hoja de clculo Ejercicio a la hoja de clculo Hoja2. En hojas de clculo en blanco es difcil precisar si se ha cambiado realmente de una hoja a otra, porque todas ellas tienen el mismo aspecto. Esa es la razn de que se ponga "Hoja de clculo 2" en la celda A1 de esta hoja. Si no ve "Hoja de clculo 2," presione CTRL+INICIO para situar el punto de insercin en la celda A1. 2. Use ahora un mtodo abreviado de teclado para pasar a la ficha Hoja3. Presione CTRL+AV PG. Ahora est en la hoja de clculo Hoja3 (en la parte superior se indica "Hoja de clculo 3"). 3. Intente usar el mtodo abreviado de teclado para desplazarse a la hoja de clculo anterior. Presione CTRL+RE PG. Ver "Hoja de clculo 2" en la celda A1.
Ejercicio 3: Agregar color a las fichas de la hoja de clculo

Puede agregar color a las fichas de la hoja de clculo para diferenciarlas ms fcilmente. 1. Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha Ejercicio, elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee. 2. Ahora la ficha tendr una banda del color seleccionado. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estar ahora totalmente coloreada. Una banda de color significa que la hoja de clculo est en primer plano, y un color total significa que no lo est. Sugerencia Tambin puede empezar a agregar color a la ficha de la hoja de clculo seleccionada haciendo clic en la ficha Inicio situada en la parte superior de la cinta de
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opciones (la primera ficha del lado izquierdo). En el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Formato y, a continuacin, en Color de etiqueta.
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Ejercicio 4: Agregar y eliminar hojas de clculo

Los libros tienen tres hojas de clculo, pero puede agregar o eliminar hojas conforme a sus deseos.
Agregar una hoja de clculo

En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, luego, en Insertar hoja. Se insertar una nueva hoja de clculo. Ver la ficha Ejercicio y tres fichas ms. La hoja nueva se inserta normalmente delante de la hoja seleccionada. Sugerencia clculo Tambin puede insertar una hoja de clculo haciendo clic en el botn Insertar hoja de (a la derecha de las fichas de las hoja de clculo).
Eliminar una hoja de clculo

Haga clic en la ficha Hoja3 situada en la parte inferior de la hoja de clculo. En el grupo Celdas, haga clic en la fecha situada al lado de Eliminar y, a continuacin, en Eliminar hoja. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la ficha Hoja3 y, a continuacin, hacer clic en Eliminar. Ver un mensaje indicando que puede haber datos en la hoja de clculo. Como la hoja tiene el texto "Hoja de clculo 3", Excel desea saber si est realmente seguro de la decisin de eliminar la hoja. Como est seguro, haga clic en Eliminar. Se eliminar la Hoja3.
Ejercicio 5: Revisar los ttulos de las columnas y usar el Cuadro de nombres

En este ejercicio echar un vistazo a los ttulos de las columnas y ver cmo se usa el Cuadro de nombres para desplazarse en la hoja de clculo. 1. Haga clic en la ficha Ejercicio. 2. Coloque el punto de insercin en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la ventana justo encima de la celda A1. En el cuadro se mostrar "A1".
3. Escriba AA1 en el Cuadro de nombres y, a continuacin, presione ENTRAR. Ahora, la celda AA1 ser la celda activa. Su contorno ser negro y el ttulo de la columna AA se mostrar resaltado. La columna AA es la 27 columna. Despus de utilizarse las 26 letras del alfabeto, los ttulos de las columnas empiezan de nuevo con letras formando parejas, es decir, AA seguido de AB, etc.
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El ttulo de la fila 1 tambin se mostrar resaltado porque la celda activa est en la primera fila. 4. Intente ahora otra forma de activar una celda concreta. Presione F5 para abrir el cuadro de dilogo Ir a. En el cuadro Referencia situado en la parte inferior del cuadro de dilogo, escriba XFD1048576 y, a continuacin, presione ENTRAR. Eso es todo amigo. Acaba de llegar a la ltima celda de la hoja de clculo, la celda 1.048.576 de la columna XFD. 5. Para volver a la celda A1, presione CTRL+INICIO.
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Ejercicio 6: Guardar el libro

Cuando guarde archivos, puede que no tenga claro dnde aparecen. Si alguna vez se ha planteado esta pregunta, intente realizar este ejercicio. Si est seguro de cmo hacerlo, puede omitir el ejercicio y volver a la leccin.
1. Haga clic en el Botn de Office situado en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones. A continuacin, haga clic en Guardar o en Guardar como. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En la parte superior del cuadro de dilogo, en el cuadro Guardar en, haga clic en la flecha situada a su derecha para ver una lista de las carpetas en que puede almacenar el libro. La carpeta Mis documentos es un buen lugar para guardar archivos como documentos, hojas de clculo o bases de datos. Seleccinela. Normalmente, no tiene que seleccionar esta carpeta. Cuando abre el cuadro de dilogo Guardar como despus de iniciar un programa de Microsoft Office, ver Mis Documentos en el cuadro Guardar en. 2. Observe que en el cuadro Guardar como tipo del cuadro de dilogo Guardar como, se muestra Libro de Excel. Los libros de Excel 2007 tienen una extensin de archivo .xlsx. Dependiendo de la configuracin de su equipo, ver o no la extensin .xlsx al final en el cuadro Guardar como tipo. En el cuadro Nombre de archivo, puede aceptar el nombre que se muestra de forma predeterminada o puede especificar otro nombre. 3. Haga clic en Guardar . 4. Ahora, busque y abra el libro. Haga clic en el Botn de Office clic en Abrir. y, a continuacin, haga
5. En el cuadro Buscar en situado en la parte superior del cuadro de dilogo Abrir, debe aparecer Mis documentos. Si no es as, haga clic en la flecha y seleccione esa carpeta.
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6. Seleccione el libro que acaba de guardar y haga clic en Abrir. Sugerencia Si no ve el archivo, puede que se deba a que no lo ha colocado donde pensaba hacerlo. Para ver dnde lo ha colocado, haga clic en Guardar como despus de hacer clic en el Botn de Office , y vea el nombre de la carpeta que est en el cuadro Guardar en. Esto slo se produce si no ha guardado ningn otro archivo entre tanto.
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Necesita un libro nuevo. Cmo creara uno? En el grupo Celdas, se hace clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja. Se hace clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Abrir. En la ventana Nuevo libro, se hace clic en Libro en blanco. En el grupo Celdas, se hace clic en Insertar y, a continuacin, en Libro.
El Cuadro de nombres muestra el contenido de la celda activa. Verdadero. Falso.
En una hoja de clculo, debe empezar a escribir en la celda A1. Verdadero. Falso.
Hay tres hojas de clculo en cada libro. Puede cambiar este nmero automtico si lo desea. Verdadero. Falso.
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Nmerosytexto
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Puede escribir dos tipos bsicos de datos en las celdas de las hojas de clculo: nmeros y texto. Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de estudiantes. Tambin puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar la asistencia de estudiantes. Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada da, la prdida de peso o cunto dinero le va a costar la reforma de su casa. Las posibilidades son realmente ilimitadas. Ahora vamos a sumergirnos en la entrada de datos.
Empezarconlosttulosdelascolumnas(tengaencuentaasuslectores)
Hoja de clculo con ttulos de columnas y filas. Los ttulos de las columnas son los meses del ao. Los ttulos de las filas son nombres de compaas. Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando ttulos en la parte superior de cada columna para que las personas que compartan su hoja de clculo puedan saber el significado de los datos (y para
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que usted mismo pueda saberlo ms adelante). En la imagen, los ttulos de las columnas son los meses del ao y se extienden a lo largo de la parte superior de la hoja de clculo. Normalmente, tambin tendr que escribir ttulos de filas. En la imagen, los ttulos de las filas que se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de compaas. Esta hoja de clculo muestra si un representante de cada una de las compaas ha asistido mensualmente a un almuerzo de negocios.
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Empezaraescribir
Presione TAB para mover la seleccin una celda a la derecha. Presione ENTRAR para mover la seleccin una celda hacia abajo. Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista tambin tendr las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitar los ttulos de columna siguientes: Nombre, Fecha e Importe. En este caso, no necesita ttulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de clculo; los nombres de los vendedores estarn en la columna situada ms a la izquierda. Escribira "Fecha" en la celda B1 y presionara TAB. A continuacin, escribira "Importe" en la celda C1. Despus de escribir los ttulos de las columnas, hara clic en la celda A2 para empezar a escribir los nombres de los vendedores. Escribira el primer nombre y, a continuacin, presionara ENTRAR para mover la seleccin hacia abajo a la celda A3 (una celda ms abajo en la columna); a continuacin, escribira el siguiente nombre, etc.
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Escribirfechasyhoras
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Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea las fechas al lado derecho de las mismas. Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un guin para separar las partes: 16/6/2009 o 16-julio-2009. Excel reconocer esto como una fecha. Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Si slo pone el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m. Sugerencia Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto y coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL, MAYS y la tecla punto y coma.
Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas. Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribira el signo del dlar ($),
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seguido del importe. Otros nmeros y cmo se escriben Para escribir fracciones, deje un espacio entre el nmero entero y la fraccin. Por ejemplo 1 1/8. Para escribir slo una fraccin, escriba un cero delante. Por ejemplo, 0 1/4. Si escribe 1/4 sin el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de abril. Si escribe (100) para indicar un nmero negativo mediante parntesis, Excel mostrar el nmero como -100.
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Formasrpidasdeescribirdatos
Haga clic en Reproducir para ver una forma rpida de escribir datos de una serie, como los meses del ao. A continuacin se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel: Autorrellenar Escriba los meses del ao, los das de la semana, mltiplos de 2 o de 3, u otros datos de una serie. Escriba una o ms entradas y, a continuacin, se extender la serie. Haga clic en Reproducir para ver cmo se produce. Autocompletar Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una entrada que ya ha realizado en esa columna, Excel escribir automticamente los caracteres restantes. Slo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funciona para texto o para texto con nmeros. No funciona slo para nmeros, ni para fechas u horas. Puede probar estas dos formas de escribir datos en el ejercicio prctico. Vamos a explicarlo a continuacin.
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En el ejercicio prctico ver la diferencia entre el uso de TAB y ENTRAR, y lo que debe hacer si se equivoca al escribir. Escribir fechas y horas. Aprender cosas nuevas acerca de la barra de frmulas, y lo que debe hacer cuando el texto es demasiado largo para que quepa en una celda. Tambin probar las funciones Autorrellenar y Autocompletar. Nota Excel 2007 debe estar instalado en el equipo.
Formacin
Prctica
Ejercite sus conocimientos sobre entrada de datos
Antes de empezar
Ejercicio 1: Escribir datos usando TAB y ENTRAR

En este ejercicio escribir datos. TAB desplaza hacia la derecha y ENTRAR hacia abajo 1. En la celda A1, escriba Enero. Presione TAB. La seleccin se desplazar hacia la derecha y la celda B1 ser ahora la celda activa. 2. Vuelva a la celda A1 haciendo clic en ella o presionando la tecla flecha izquierda. En la celda A1, presione ENTRAR. La seleccin se desplazar hacia abajo y la celda C2 ser ahora la celda activa.
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Vuelva a la celda A1 presionando la tecla flecha arriba. Posiblemente prefiera escribir datos presionando TAB y desplazndose en horizontal por las filas, o presionando ENTRAR y desplazndose en vertical por las columnas. Use el mtodo que ms le convenga.
A veces ENTRAR desplaza en vertical y en horizontal
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ENTRAR no siempre desplaza en vertical por la columna. Aqu tiene un ejemplo. 1. En la celda E1, escriba Nombre y, a continuacin, presione TAB. 2. En la celda F1, escriba Fecha y, a continuacin, presione TAB. 3. En la celda G1, escriba Activo. Presione ahora ENTRAR. En lugar de bajar por la columna a la celda G2, la seleccin pasar a la celda E2, que ser ahora la celda activa. Qu ha sucedido? Excel piensa que usted est preparado para empezar una nueva fila de datos debajo de la que acaba de utilizar. Por lo tanto, Excel ha colocado la seleccin en la primera columna utilizada por usted.
Ejercicio 2: Corregir errores al escribir

En este ejercicio aprender a utilizar ESC y RETROCESO. Estas teclas permiten efectuar cambios antes de presionar ENTRAR o TAB. Son tiles si cambia de opinin sobre lo que est escribiendo o si se da cuenta de que ha cometido un error al escribir. 1. Haga clic en la celda B1. Va a escribir "Febrero" pero se detendr antes de completar el texto. 2. Escriba Febre. Presione ESC. El texto se eliminar. 3. Escriba Fev en la celda B1. Presione RETROCESO una vez para eliminar la letra "v". Escriba brero y, a continuacin, presione TAB o ENTRAR.
Ejercicio 3: Escribir fechas y horas

En este ejercicio escribir fechas y horas y, a continuacin, ver su formato. Tambin observar la barra de frmulas. 1. Haga clic en la celda B2. Escriba 16/7/2009, exactamente as, y, a continuacin, presione ENTRAR o TAB.
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2. Ahora escribir una hora. En la leccin, aprendi que Excel interpreta las horas como a.m. a no ser que escriba una "p" a continuacin. Para verlo, haga clic en la celda C2, escriba 9:00 y presione ENTRAR. Vuelva a seleccionar ahora la celda C2. Fjese en la barra de frmulas encima de la celda C1.
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La barra de frmulas muestra el contenido de la celda activa. En la barra de frmulas puede ver cmo interpreta Excel la hora escrita: como 9:00 a.m. 3. Seleccione la celda D2, escriba 9:00 p (asegrese de dejar un espacio entre 9:00 y la letra p), y presione ENTRAR. Se ve 9:00 p.m. Vuelva a seleccionar ahora la celda D2. Fjese en la barra de frmulas. La hora que muestra ahora es 9:00 p.m.
Ejercicio 4: Escribir nmeros

En este ejercicio escribir diferentes tipos de nmeros. 1. Seleccione la celda B4. Escriba (100) y, a continuacin, presione ENTRAR. Observe que el nmero se muestra como -100. 2. En la celda B5, escriba un nmero entero y una fraccin: 1 1/8. Asegrese de dejar un espacio despus del primer 1. Presione ENTRAR una vez escrita la fraccin completa. A continuacin, seleccione B5 y fjese en el valor de la barra de frmulas. Se muestra 1,125. Por qu?
Cuando escribe una fraccin, Excel la almacena realmente como un nmero decimal. Como ha escrito 1 1/8, Excel conserva esa fraccin en la celda de la hoja de clculo. Pero la barra de frmulas muestra cmo ve Excel el nmero. Puede comprobar cmo interpreta Excel los datos que usted escribe seleccionando una celda y fijndose despus en la barra de frmulas.
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3. Escriba ahora otra fraccin de la que se puede esperar que se comporte de la misma manera: En la celda B6 escriba slo una fraccin: escriba 1/4. Ahora presione ENTRAR. Qu ha sucedido? Excel interpreta el nmero como una fecha. Por qu? Porque hay que escribir un cero delante de una fraccin que no tenga parte entera. 4. En la celda B7 vuelva a escribir slo una fraccin, pero esta vez escriba un cero delante: 0 1/4. Presione ENTRAR. Vuelva a seleccionar ahora la celda B7. Observe que el valor que se muestra en la barra de frmulas es 0,25. Cuando escriba una fraccin sin parte entera, recuerde que tiene que escribir un cero (y un espacio) delante de la parte fraccionaria.
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Ejercicio 5: Utilizar Autorrellenar

Esta es una forma rpida de escribir datos que siguen el modelo que Excel reconoce.
Rellenar los meses del ao
1. Seleccione la celda A1, donde escribi anteriormente "Enero". 2. Coloque el puntero sobre la esquina inferior derecha de esta celda hasta que aparezca una cruz negra (+) (no una cruz blanca gruesa). Asegrese de que est en la esquina inferior derecha; es muy importante. 3. Arrastre el controlador de relleno hacia la parte inferior de la columna. A medida que arrastre, aparecer informacin de pantalla para indicar los datos que se van a especificar en cada una de las filas. Cuando aparezca "Diciembre" en la fila 12, suelte el botn del mouse (ratn). De este modo, la lista se rellenar.
Rellenar nmeros
Para algunos datos, es necesario escribir dos entradas para establecer un modelo que Excel pueda reconocer. 1. Seleccione la celda A15. Escriba (3) y, a continuacin, presione ENTRAR. 2. En la celda A16, escriba 6 y, a continuacin, presione ENTRAR. Al escribir dos nmeros, ha establecido un modelo para Excel. 3. Seleccione A15, presione MAYS, seleccione A16 y, a continuacin, suelte el botn MAYS. Se seleccionarn las celdas A15 y A16. Coloque el puntero sobre la esquina inferior derecha de la celda A16 hasta que aparezca una cruz negra (+). Arrastre el controlador de relleno hacia la parte inferior de la columna. 4. Suelte el botn del mouse cuando la informacin de pantalla indique "18" en la celda A20. Excel rellenar el resto de los nmeros de la tabla multiplicados por tres.
Ejercicio 6: Usar Autocompletar

En este ejercicio ver cmo Excel realiza entradas de datos automticamente. 1. En la celda A23, escriba Buchanan y, a continuacin, presione ENTRAR.
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2. En la celda A24, escriba B (como si estuviera empezando a escribir de nuevo el nombre de Buchanan). Excel rellenar el resto del nombre automticamente. Si no quiere escribir de nuevo el nombre de Buchanan, slo tiene que seguir escribiendo lo que realmente desea. Nota Si la caracterstica Autocompletar no funciona, es posible que est desactivada. Si hay datos seleccionados en la hoja de clculo, presione ESC antes de seguir estas instrucciones. Haga clic en el Botn de Office en la parte superior izquierda. A
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continuacin, haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior derecha del men. Haga clic en Avanzadas. En Opciones de edicin, la casilla de verificacin Habilitar Autocompletar para valores de celda debe estar activada para que esta caracterstica funcione.
Ejercicio 7: Cuando el texto es demasiado largo respecto del tamao de una celda
Hay ocasiones en que el texto que se escribe es demasiado largo en comparacin con el tamao de la celda correspondiente. En este ejercicio ver cmo se controla este punto. 1. En la celda C6, escriba esto es muy largo y presione ENTRAR. El texto se introducir en la celda siguiente. 2. Seleccione la celda D6. Escriba ABC (omita el texto que se ha introducido de la celda C6) y presione ENTRAR. Ahora dejar de ver todo el texto de la celda C6. 3. Seleccione la celda C6. Fjese en la barra de frmulas. Ver todo el texto que escribi originalmente. 4. Puede aumentar el ancho de la columna para poder ver todo el texto de la celda. Seale el borde derecho de la columna C, entre los ttulos de columna C y D (en la parte superior, no en la hoja de clculo), hasta que el puntero se convierta en una cruz negra con dos puntas de flecha. Haga doble clic en el borde derecho de la columna C. El ancho de la columna aumentar de modo que se podr ver todo el texto de la celda C6. Nota Cuando los nmeros y las fechas ocupan un espacio grande y no caben en una celda, se ve lo siguiente: ########. Haga doble clic en el borde derecho de la columna prximo al ttulo de la columna, y el ancho de la columna aumentar.
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Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Al presionar ENTRAR la seleccin se mueve una celda a la derecha. Verdadero. Falso.
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Para introducir una fraccin, como 1/4, lo primero que se escribe es _____. Uno. Cero. Signo menos.
En el ejercicio aprendi que ###### significa: Que ha escrito un nmero incorrecto. Que ha escrito mal una palabra. Que la celda no es lo suficientemente ancha.
Para introducir los meses del ao sin tener que escribirlos todos utilizar: Autocompletar. Autorellenar. CTRL+ENTRAR.
Cul de estos formatos se reconocern como una fecha? Febrero 6 1947 2,6,47 2-Feb-47
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DATOS o Las cintas de opciones o Editar datos o Quitar el formato de datos o Insertar una columna o una fila o Insertar frmulas o Comenzar con un signo igual o Usar otros operadores matemticos o Sumar todos los valores incluidos en una columna o Copiar una frmula en lugar de crear una nueva
Editardatosyrevisarhojasdeclculo
Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de clculo mientras las est utilizando. Todos nos equivocamos algunas veces y, en ocasiones, los datos que hemos escrito correctamente se deben cambiar en el futuro. A veces, es necesario efectuar un cambio en la hoja de clculo completa. Suponga que necesita agregar otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de clculo. O suponga que tiene una lista en orden alfabtico de empleados con un empleado por fila; qu debe hacer si contrata un nuevo empleado?
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Editardatos
Haga doble clic en una celda para editar los datos que contiene. O, despus de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de frmulas. La hoja de clculo muestra Modificar en la barra de estado. Suponga que deseaba escribir el nombre de Peacock en la celda A2 pero escribi el nombre de Buchanan por error. Ha detectado este error y desea corregirlo. Hay dos formas de hacerlo: Haga doble clic en la celda y modifique sus datos. Haga clic en la celda y, a continuacin, en la barra de frmulas. Cul es la diferencia? Su comodidad. Depende de que le resulte ms fcil trabajar en la barra de frmulas o en la propia celda. Si tiene que editar datos en muchas celdas, puede mantener el puntero en la barra de frmulas mientras se desplaza entre celdas utilizando el teclado. Despus de seleccionar la celda, la hoja de clculo muestra Modificar en la esquina inferior izquierda, en la barra de estado. Cuando la hoja de clculo est en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar disponibles (aparecen atenuados en los mens). Aprender ms sobre este tema en el ejercicio prctico del final de la leccin. Qu puede hacer? Puede eliminar letras o nmeros presionando RETROCESO o seleccionndolos y presionando SUPR. Puede editar letras o nmeros seleccionndolos y escribiendo despus algo diferente. Puede insertar letras o nmeros nuevos en los datos de la celda colocando el punto de insercin en ella y escribiendo a continuacin. Haga lo que haga, recuerde que, cuando haya terminado, tiene que presionar ENTRAR o TAB para que los cambios se materialicen en la celda.
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Quitarelformatodedatos
El formato del nmero original es color rojo y negrita. Elimine el nmero. Escriba un nuevo nmero. Otra vez color rojo y negrita. El formato se mantiene con la celda. No se elimina cuando se eliminan o modifican datos en la celda. Para eliminar el formato de una celda, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuacin, en Borrar formatos. O haga clic en Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato de una vez. Sorpresa. Alguien ha utilizado su hoja de clculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto el nmero de la celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock ha realizado la venta ms elevada. Pero el cliente ha cambiado de opinin, por lo que la venta final ha resultado ser mucho ms pequea. Procede a eliminar la cifra original y escribe el nuevo nmero. Pero el nuevo nmero sigue estando en negrita y rojo. Qu est pasando aqu? Lo que sucede es que el formato lo tiene la celda, no los datos que contiene. Eso significa que, si desea eliminar datos con un formato especial, tambin tiene que eliminar el formato de la celda. Mientras no realice esta accin, los datos que escriba en la celda seguirn teniendo el formato especial. Para quitar el formato, haga clic en la celda y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar . A continuacin, haga clic en Borrar formatos, con lo que eliminar el formato de la celda. O puede hacer clic en Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato al mismo tiempo.
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Insertarunacolumnaounafila
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Despus de haber introducido datos, es posible que necesite otra columna para que contenga informacin adicional. Por ejemplo, puede que su hoja de clculo necesite una columna a continuacin de la columna Fecha para los Id. de pedidos. O puede que necesite otra u otras filas. Suponga que se ha enterado de que Buchanan, Suyama o Peacock han realizado ms ventas que las que usted saba. Es una gran noticia, pero tiene que partir de cero? Por supuesto que no. Para insertar una sola columna, haga clic en cualquier celda de la columna situada inmediatamente a la derecha del lugar donde desea que est la nueva columna. Si desea que haya una columna con los Id. de pedido entre las columnas B y C, haga clic en una celda de la columna C, a la derecha de la nueva ubicacin. Despus, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar. En el men desplegable, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco. Para insertar una sola fila, haga clic en cualquier celda de la fila situada inmediatamente debajo del lugar donde desea que est la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila entre las filas 4 y 5, haga clic en una celda de la fila 5. A continuacin, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar. En el men desplegable, haga clic en Insertar filas de hoja. Se insertar una nueva fila en blanco. Excel proporciona a una nueva fila o columna el ttulo que requiere su posicin, y cambia los ttulos de las filas y columnas posteriores. Haga clic en Reproducir para ver el proceso de insertar una columna y una fila en una hoja de clculo. En el ejercicio prctico aprender a eliminar filas y columnas cuando no las necesite.
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Ejercicio 1: Editar datos

En este ejercicio probar las diferentes maneras de editar datos. 1. Haga doble clic en la celda A4. El punto de insercin aparecer en la celda. El lugar donde aparezca depender de dnde estaba el puntero al hacer doble clic. Si estaba en el borde izquierdo de la celda, el punto de insercin aparecer en el lado izquierdo. Si estaba en el borde derecho de la celda, aparecer en el lado derecho. Si estaba en el centro o en su entorno, aparecer ah.
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2. Desea que el punto de insercin est al final del nombre de Peacock. Si no est ah, use la tecla flecha derecha para colocarlo en ese punto. Presione ahora RETROCESO hasta eliminar el nombre de Peacock. 3. Deshaga ahora la ltima accin. Presione CTRL+Z. Se deshar la eliminacin y se volver a insertar el nombre de Peacock. Sugerencia La caracterstica de deshacer tambin funciona para revertir el ltimo comando o para eliminar la ltima entrada escrita. Es una caracterstica muy til. 4. Haga doble clic en la celda A4. Cuando el punto de insercin est dentro de la celda, la accin de hacer doble clic permite seleccionar todos los datos de dicha celda. Esto se debe a que slo hay una palabra en la celda. Si hay ms de una palabra en una celda, este mtodo selecciona una palabra cada vez si hace doble clic en cada palabra. Presione SUPR para quitar el nombre con una pulsacin de tecla. Presione CTRL+Z para volver a insertar el nombre. Sugerencia La minibarra de herramientas aparece automticamente cuando selecciona datos en una celda. Est atenuada cuando aparece por primera vez, y se vuelve slida cuando la seala. La minibarra de herramientas coloca opciones de formato justo donde donde las necesita, como negrita y cursiva. 5. Haga clic en la celda A4 y, a continuacin, al final del nombre de Peacock en la barra de frmulas.
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6. Presione RETROCESO para eliminar el nombre letra a letra. Observe cmo cambian los datos en la celda cuando realiza esta accin. A continuacin, presione CRTL+Z para volver a insertar el nombre. 7. Haga doble clic en la celda A2. El nombre de Buchanan no estaba terminado. Si es necesario, desplace el punto de insercin al final. Escriba nan al final del nombre y presione ENTRAR. 8. Modifique ahora slo un carcter. Haga doble clic en la celda C3. El nmero es 1.863,40. Use una tecla de direccin para llevar el punto de insercin al 4. Elimine el 4 y escriba 5. Presione ENTRAR. Nota No use el comando Eliminar del grupo Celdas en la ficha Inicio, o en el men contextual, para eliminar datos. No sirve para realizar esta accin. Se elimina toda la celda de la hoja de clculo y las dems celdas se desplazan automticamente. No es eso lo que se desea normalmente.
Ejercicio 2: Eliminar el formato de una celda

En este ejercicio ver cmo funciona el formato de celdas.
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1. La celda C6 muestra el nmero 3.597,90 con formato de negrita y color rojo. Elimine el nmero utilizando cualquiera de los mtodos practicados en el ejercicio anterior. 2. Escriba 1.394,36 y presione ENTRAR. 3. El formato del nmero nuevo sigue siendo negrita y color rojo. 4. Haga clic en la celda C6. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuacin, en Borrar formatos.
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Observe que, de este modo, se ha borrado tambin el formato de moneda. Para agregar este formato, en el grupo Nmero, haga clic en la flecha situada al lado de Formato de nmero de contabilidad y, a continuacin, haga clic en el formato correspondiente a su pas.
5. Haga clic en la celda C9, cuyo formato es negrita y color verde. 6. Ahora se eliminarn el contenido y el formato de una vez. En el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuacin, en Borrar todo. Los datos y el formato se quitan en un solo paso. Escriba nuevos datos. Escriba 982,43 $ y, a continuacin, presione ENTRAR.
Ejercicio 3: Trabajar en modo Modificar

1. Cuando una hoja de clculo est en modo Modificar, algunos comandos no estn disponibles. Haga clic en la celda A16. Escriba Prueba en la celda y presione ENTRAR. A continuacin, haga doble clic en esa celda. La hoja de clculo muestra Modificar en la esquina inferior izquierda, en la barra de estado. 2. Fjese en la cinta de opciones. Vea los comandos atenuados de los grupos Alineacin, Nmero y Estilo. Si los comandos no estn disponibles mientras est trabajando en Excel, compruebe si la hoja de clculo est en modo Modificar. Si lo est, puede presionar ENTRAR, TAB o ESC para cambiar el estado de la hoja de clculo al modo Listo. En ese momento, los comandos deben estar disponibles. Haga clic en la celda B16. La hoja de clculo muestra Listo en la esquina inferior izquierda, en la barra de estado. Vea que los comandos de los grupos Alineacin, Nmero y Estilo tienen un aspecto diferente.
Ejercicio 4: Insertar y eliminar filas y columnas

Insertar una nueva columna 1. Suponga que desea agregar una nueva columna a la izquierda de la columna C. Para realizar esta accin, haga clic en una celda de la columna C.
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2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, luego, en Insertar columnas de hoja. Se inserta una columna vaca a la izquierda con el ttulo C. La antigua columna C pasa a ser ahora la columna D. Sugerencia Puede insertar dos o ms columnas de una vez. Seleccione una columna, presione MAYS, seleccione otra columna, y as sucesivamente hasta seleccionar todas las columnas que desee insertar. Suelte la tecla MAYS; a continuacin, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, finalmente, haga clic en Insertar columnas de hoja. Insertar una nueva fila 1. Para insertar una nueva fila, haga clic en cualquier celda de la fila situada inmediatamente debajo del lugar donde desea que est la nueva fila. Haga clic en una celda de la fila 5 (va a insertar una nueva fila encima de la fila 5). 2. En el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, a continuacin, en Insertar filas de hoja. Se inserta una fila vaca con el ttulo 5. La antigua fila 5 pasa a ser ahora la fila 6. Sugerencia Puede insertar dos o ms filas de una vez. Seleccione una fila, presione MAYS, seleccione otra fila, y as sucesivamente hasta seleccionar todas las filas que desee insertar. Suelte la tecla MAYS; a continuacin, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar y, finalmente, haga clic en Insertar filas de hoja. Eliminar columnas 1. Seleccione una celda de la columna C. 2. En el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Eliminar y, a continuacin, en Eliminar columnas de hoja. Para eliminar ms de una columna, use MAYS para seleccionarlas y siga el mtodo anterior. Eliminar filas 1. Seleccione una celda de la fila 5. 2. En el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Eliminar y, a continuacin, en Eliminar filas de hoja. Para eliminar ms de una fila, use MAYS para seleccionarlas y siga el mtodo anterior.
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Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Para eliminar el formato de una celda, que debe hacer?: Eliminar el contenido de la celda. Hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Hacer clic en el grupo Modificar de la ficha Inicio.
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En el ejercicio aprendi a deshacer una eliminacin. Hay que presionar: CTRL+Z F4 ESC
Para agregar una columna, se hace clic en una celda de la columna situada a la derecha de donde desea la nueva. Verdadero. Falso.
Para agregar una nueva fila, se hace clic en una celda de la fila inmediatamente encima de donde se desea la nueva. Verdadero. Falso.
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Insertarfrmulas
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Un presupuesto de una hoja de clculo necesita una cantidad en la celda C6. Imagine que Excel est abierto y que est viendo la seccin "Entretenimiento" de un presupuesto de gastos domsticos. La celda C6 de la hoja de clculo est vaca; la cantidad invertida en CD en febrero no se ha incluido todava. En esta leccin, va a aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemticas bsicas, escribiendo frmulas sencillas en las celdas. Va a aprender tambin a sumar todos los valores en una columna con una frmula que actualiza su resultado si los valores cambian ms adelante. En la sesin prctica al final de la leccin, tendr la oportunidad de utilizar esas frmulas. Para realizar la prctica, necesitar Excel 2007.
Comenzarconunsignoigual
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Escriba la frmula en la celda C6. Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la frmula. Siempre que haga clic en la celda C6, la frmula aparecer en la barra de frmulas. Los dos CD comprados en febrero costaron 12,99 $ y 16,99 $, respectivamente. La suma de estos dos valores es la cantidad gastada en CD ese mes. Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla frmula en la celda C6. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). sta es la frmula escrita en la celda C6 para sumar 12,99 y 16,99: =12,99+16,99 El signo ms (+) es un operador matemtico que indica a Excel que debe sumar los valores. Si ms tarde desea saber cmo obtuvo este resultado, la frmula estar visible en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo cada vez que haga clic en la celda C6.
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Usarotrosoperadoresmatemticos
Operadores matemticos Sumar (+) Restar (-) Multiplicar (*) Dividir (/) =10+5 =10-5 =10*5 =10/5
Para las frmulas, Excel utiliza signos con los que se est familiarizado. Para hacer algo ms que sumar, use otros operadores matemticos cuando escriba las frmulas en las celdas de la hoja de clculo. Use un signo menos (-) para restar, un asterisco (*) para multiplicar y una barra diagonal (/) para dividir. No olvide empezar la frmula con el signo igual. Nota Dentro de cada frmula puede utilizar ms de un operador matemtico. En este curso slo se tratan las frmulas con un solo operador, pero debe saber que si tienen ms de un operador, las frmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. Al final de este curso se mostrarn las reglas de prioridad de operadores y dos frmulas de ejemplo en la Tarjeta de referencia rpida.
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Sumartodoslosvaloresincluidosenunacolumna
Para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 y, a continuacin: En la ficha Inicio, haga clic en el botn Suma del grupo Edicin. Las celdas incluidas en la frmula se rodean de un contorno de color y en la celda B7 aparece la frmula. Presione ENTRAR para mostrar el resultado en la celda B7. Haga clic en la celda B7 para mostrar la frmula en la barra de frmulas. Para sumar el total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos los valores, ya que puede usar una frmula ya escrita denominada funcin. Puede obtener el total de enero en la celda B7, haciendo clic en Suma en el grupo Edicin de la ficha Inicio. De este modo se especifica la funcin SUMA, que suma todos los valores de un rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice esta funcin cada vez que tenga que sumar varios valores; de este modo no tiene que escribir la frmula. Al presionar ENTRAR se muestra el resultado de la funcin SUMA (95,94) en la celda B7. La frmula =SUM(B3:B6) aparece en la barra de frmulas cada vez que se hace clic en la celda B7. B3:B6 es la informacin, denominada argumento, que indica a la funcin SUMA qu se debe sumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en dichas celdas, Excel puede actualizar automticamente los resultados si cambian los valores ms adelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indican que se trata de un rango de celdas de la columna B, las filas 3 a 6. Los parntesis son obligatorios, para separar el argumento del nombre de la funcin.
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En las dos lecciones siguientes se explican con ms detalle las funciones y referencias de celdas. Sugerencia El botn Suma tambin se encuentra en la ficha Frmulas. Puede trabajar con frmulas independientemente de la ficha en la que se encuentre. Puede cambiar a la ficha Frmulas para trabajar con frmulas ms complejas, que se explican en otros cursos de aprendizaje.
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Copiarunafrmulaenlugardecrearunanueva
Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la frmula hasta la celda donde desea copiarla y suelte el asa de relleno. Aparece el botn Opciones de autorrelleno, pero no es necesario hacer nada. A veces es ms fcil copiar frmulas que crearlas. En este ejemplo, ver cmo se copia la frmula que utiliz para obtener el total de enero y cmo se utiliza para sumar los gastos de febrero. En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la frmula de enero. A continuacin, site el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+). Despus, arrastre el asa de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el asa de relleno, aparece el total de febrero (126,93) en la celda C7. La frmula =SUMA(C3:C6) est visible en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo cada vez que se hace clic en la celda C7. Una vez copiada la frmula, aparece el botn Opciones de autorrelleno para ofrecerle algunas opciones de formato. En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del botn. El botn desaparece cuando se selecciona otra celda. Nota El asa de relleno slo puede arrastrarse a las celdas situadas de manera contigua, tanto en sentido vertical como en sentido horizontal.
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Ahora que conoce los conceptos bsicos, puede practicar e insertar frmulas. Nota Excel 2007 debe estar instalado en el equipo.
Formacin
Prctica
Utilizar frmulas
En esta sesin prctica, trabajar con el mismo presupuesto domstico y realizar las mismas tareas que ha visto en esta leccin. Tambin intentar hacer algo nuevo obteniendo el total de todos los valores de una fila en lugar de los de una columna. Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las frmulas se deben escribir exactamente cmo se muestra. Se producirn errores si falta un punto y coma o un parntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una funcin. Antes de comenzar Si la hoja de clculo tiene mrgenes en blanco en la parte superior, haga clic en la ficha Ver de la cinta de opciones y haga clic en Normal en el grupo Vistas de libro para cambiar de la vista Diseo de pgina a la vista Normal. (O bien, haga clic en el botn Normal Vista en la parte inferior de la pantalla.) de la barra de herramientas
Ejercicio 1: crear una frmula para sumar

Antes de trabajar con los datos de la hoja de clculo, cree una frmula en una celda vaca de la columna A. Haga clic en la celda A2, sume 183 y 39 y presione ENTRAR para que se muestre el resultado. A continuacin, haga clic en la celda A2 de nuevo para ver la frmula en la barra de frmulas . Cmo hacerlo Especifique un signo (=), escriba 183 y el operador del signo ms (+), escriba 39 y, a continuacin, presione ENTRAR. La respuesta es 222. Nota Si la barra de frmulas no se encuentra en la parte superior de la hoja de clculo, haga clic en la ficha Ver de la cinta de opciones y, en el grupo Mostrar u ocultar, active la casilla de verificacin Barra de frmulas.
Ejercicio 2: crear otras frmulas
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En la columna A, especifique tres frmulas en tres celdas distintas. Haga clic en la celda A3 y escriba una frmula para restar 39 a 183. Haga clic en la celda A4 y escriba otra frmula para multiplicar 183 por 39. Finalmente, haga clic en la celda A5 y escriba una frmula para dividir 183 entre 39. Cmo hacerlo Escriba lo siguiente y despus presione ENTRAR: para restar, =183-39 (respuesta 144); para multiplicar, =183*39 (respuesta 7137); para dividir, =183/39 (respuesta 4,692308). Nota La respuesta de la ltima frmula puede variar en funcin de cuntas posiciones decimales tenga configuradas en su versin de Excel. Si la respuesta que obtiene no es 4,692308, asegrese de que la celda A5 sigue seleccionada y, despus, en el grupo Nmero de la ficha Inicio, haga clic en Aumentar decimales o Disminuir decimales para obtener 4,692308.
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Ejercicio 3: sumar una columna de nmeros

Ahora trabajar con valores que ya existen en la hoja de clculo. Utilice Suma para obtener el total de los valores de enero en la columna D. Cmo hacerlo Haga clic en la celda D8, haga clic en Suma presione ENTRAR. El total es 95,94. en el grupo Edicin de la ficha Inicio y
Ejercicio 4: copiar una frmula

Copie la frmula de la celda D8 en la celda E8. Cmo hacerlo Utilice el asa de relleno de febrero es 126,93. para copiar la frmula de la celda D8 en la celda E8. El total
1. Haga clic en la celda D8 y, a continuacin, site el puntero en la esquina inferior derecha de la celda D8 hasta que aparezca la cruz negra (+). 2. Despus, arrastre (manteniendo presionado el botn del mouse) el asa de relleno por encima de la celda E8. Cuando suelte el asa de relleno, ver el total de febrero (126,93) en la celda E8.
Ejercicio 5: sumar una fila de nmeros

Ahora intentar hacer algo nuevo obteniendo el total de los nmeros de una fila en lugar de los de una columna. El procedimiento es el mismo. Slo tiene que hacer clic en un lugar diferente. Utilice Suma para obtener el total de las cifras de la fila 6 (la fila Pelculas). Cmo hacerlo Haga clic en la celda F6, haga clic en Suma en el grupo Edicin de la ficha Inicio y, a continuacin, presione ENTRAR. La respuesta es 48,00.
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Qu se especifica en una celda vaca para empezar una frmula? * ( =
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Qu es una funcin? Una frmula predefinida. Un operador matemtico.
El resultado de una frmula se encuentra en la celda C6. Se pregunta cmo se ha obtenido ese resultado. Para ver la frmula: Se hace clic en la celda C6 y, despus, se presiona CTRL+MAYS. Se hace clic en la celda C6 y, despus, se presiona F5. Se hace clic en la celda C6.
Para dividir 853 entre 16 en una frmula de Excel, qu operador matemtico utilizara? * / -
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Referencias o Las cintas de opciones o Editar datos o Simplificar frmulas mediante funciones o Calcular un promedio o Buscar el valor mayor o menor o Imprimir frmulas o Qu son esos signos raros que aparecen la hoja de clculo? o Buscar ms funciones
Utilizarreferenciasdeceldas
Referencias de celdas A10 A10;A20 A10:A20 B15:E15 A10:E20 Hacen referencia a los valores de la celda de la columna A y la fila 10 la celda A10 y la celda A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20
Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en columnas y filas. Las referencias de celda identifican celdas individuales de una hoja de clculo. Indican a Excel dnde debe buscar los valores para utilizarlos en una frmula. Excel utiliza el estilo de referencia A1, que hace referencia a las columnas mediante letras y a la filas mediante nmeros. Las letras y los nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. En la tabla se muestra cmo hacer referencia a celdas mediante la letra de la columna seguida del nmero de la fila. En esta leccin, va a comprobar por qu Excel puede actualizar automticamente los resultados de las frmulas que utilizan referencias de celda, y cmo funcionan las referencias de celda al copiar las frmulas. En la sesin prctica al final de la leccin, tendr la oportunidad de poner en prctica lo aprendido. Qu sucede si el valor de una celda cambia despus de que se calcule el total? Haga clic en Siguiente para averiguarlo.
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Actualizarlosresultadosdelasfrmulas
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Excel puede actualizar automticamente los totales para que incluyan los valores que han cambiado. Suponga que obtiene el valor 11,97 en la celda C4 como resultado del alquiler de vdeos de febrero y que ese resultado no es correcto. No se ha incluido un alquiler de 3,99. Para sumar 3,99 a 11,97, debe hacer clic en la celda C4, especificar esta frmula en la celda y, despus, presionar ENTRAR: =11,97+3,99 Como se muestra en la imagen, cuando cambia el valor de la celda C4, Excel actualiza automticamente el total de febrero en la celda C7; pasa de 126,93 a 130,92. Excel puede hacer esto porque la frmula original =SUMA(C3:C6) de la celda C7 contiene referencias de celdas. Si hubiera especificado 11,97 y otros valores especficos en la frmula de la celda C7, Excel no hubiera podido actualizar el total. Habra tenido que cambiar manualmente 11,97 por 15,96 no slo en la celda C4, sino tambin en la frmula de la celda C7. Nota Puede corregir la frmula de una celda seleccionada especificando los cambios en la barra de o directamente en la celda.
frmulas
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Otrasformasdeespecificarreferenciasdeceldas
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En la celda C9, escriba el signo igual, escriba SUMA y un parntesis de apertura. Haga clic en la celda C4 y, a continuacin, escriba un punto y coma en la celda C9. Haga clic en la celda C6 y, a continuacin, escriba un parntesis de cierre en la celda C9. Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la frmula. Puede escribir referencias de celdas directamente en las celdas, o especificarlas haciendo clic en las celdas correspondientes, lo que evita errores de escritura. En la primera leccin vio cmo se utiliza la funcin SUMA para sumar todos los valores de una columna. La funcin SUMA tambin se puede utilizar para sumar slo algunos valores de una columna, seleccionando las referencias de celdas que desea incluir. Imagine que desea conocer el costo combinado de los alquileres de vdeos y CD de febrero. No es necesario guardar el total, de modo que puede especificar la frmula en una celda vaca y eliminarla ms tarde. En este ejemplo se utiliza la celda C9. En este ejemplo se muestra cmo especificar la frmula. Consiste en hacer clic en las celdas que desea incluir en la frmula en lugar de escribir las referencias de celdas. Una marquesina de color rodea cada celda cuando se selecciona y desaparece cuando presiona ENTRAR para mostrar el resultado 45,94. La frmula =SUMA(C4;C6) aparece en la barra de frmulas situada cerca de la parte superior de la hoja de clculo siempre que selecciona la celda C9. Los argumentos C4 y C6 indican a la funcin SUMA los valores con los que deben realizar el clculo. Los parntesis son necesarios para separar los argumentos de la funcin. El punto y coma, que tambin es necesario, separa un argumento de otro.
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Tiposdereferencias
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Las referencias relativas cambian cuando se copian. Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian.
Ahora que ha aprendido ms acerca de cmo utilizar referencias de celdas, es conveniente que conozca los diferentes tipos de referencias: Relativas Las referencias de celdas relativas de una frmula cambian automticamente cuando la frmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Por esta razn, en la primera leccin se poda copiar la frmula de enero para sumar los gastos de febrero. En ese ejemplo, igual que aqu, cuando la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas cambian de C4 a C5 y a C6. Absolutas Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una frmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dlar ($) como esta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la frmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9. Mixtas Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia. A continuacin, podr ver en qu casos se utilizan las referencias absolutas.
Utilizarunareferenciadeceldas
Las referencias de celdas relativas cambian de una fila a otra.
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La referencia absoluta siempre hace referencia a la celda D9. La celda D9 contiene el valor para el descuento del 7 por ciento. Utilice referencias de celdas absolutas para hacer referencia a celdas que no desea que cambien al copiar la frmula. Las referencias son relativas de forma predeterminada, de modo que tendr que escribir signos de dlar, como se muestra en el nmero 2 de este ejemplo, para cambiar el tipo de referencia a absoluta. Imagine que recibe un paquete con cupones de descuento que ofrecen el 7 por ciento de descuento en el alquiler de vdeos, pelculas y CD. Desea saber cunto puede ahorrar al mes si utiliza los descuentos. Puede utilizar una frmula para multiplicar los gastos de febrero por el 7 por ciento. Puede escribir la tasa de descuento 0,07 en la celda D9 que est vaca y, a continuacin, escribir una frmula en la celda D4, empezando por =C4*. Despus especifique un signo de dlar ($) y D para realizar una referencia absoluta a la columna D, y $9 para realizar una referencia absoluta a la fila 9. Esta frmula multiplica el valor de la celda C4 por el valor de la celda D9. A continuacin, copie la frmula de la celda D4 en D5 con el asa de relleno . Cuando la frmula se copia, la referencia de celdas relativa cambia de C4 a C5, mientras que la referencia absoluta al descuento de D9 no cambia; permanece como $D$9 en todas las filas donde se copia. Es hora de practicar lo que ha aprendido en esta leccin.
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Ejercicio
En esta sesin prctica, trabajar con el mismo presupuesto domstico que ya ha visto en esta leccin. Modificar un nmero y ver el total de una columna automticamente actualizado. Tambin utilizar una referencia absoluta en una frmula. Nota Excel 2007 debe estar instalado en el equipo.
Formacin
Prctica
Utilizar referencias de celdas
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las frmulas se deben escribir exactamente como se muestra. Se producirn errores si falta un punto y coma o un parntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una funcin.
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Antes de comenzar Si la hoja de clculo tiene mrgenes en blanco en la parte superior, haga clic en la ficha Ver de la cinta de opciones. Haga clic en Normal en el grupo Vistas de libro para cambiar de la vista Diseo de pgina a la vista Normal. (O bien, haga clic en el botn Normal Vista en la parte inferior de la pantalla.) de la barra de herramientas
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Ejercicio 1: escribir referencias de celdas en una frmula En la celda E9, escriba una frmula utilizando las referencias de celdas para obtener el total del alquiler de vdeos de enero y los gastos de CD de febrero. Cmo hacerlo En la celda E9, escriba =SUMA(B5;C7). (Al empezar a escribir, aparecern la lista de Frmula Autocompletar y la informacin sobre herramientas de funciones. De momento, puede pasarlas por alto; contine escribiendo.) Observe que cuando escribe B5, Excel resalta la celda B5, y que cuando escribe C7, Excel resalta la celda C7. Especifique la frmula tal como se muestra y, a continuacin, presione ENTRAR para que aparezca el resultado de la frmula, que es 37,96. Notas Puede obtener el mismo resultado si escribe =B5+C7. La funcin SUMA es muy til cuando tiene bastantes valores que sumar. Puede que aparezca informacin sobre herramientas de funciones mientras escribe. Por ejemplo, SUMA(nmero1,[nmero2],...). La informacin sobre herramientas le indica qu escribir en la frmula.
Ejercicio 2: seleccionar referencias de celdas para una frmula En la celda E10, pruebe a especificar la misma frmula haciendo clic en sus referencias de celdas en lugar de escribirlas directamente. La frmula es: =SUMA(B5;C7). 1. Escriba un signo igual en la celda E10. 2. Escriba SUMA seguido de un parntesis de apertura. (De nuevo, pase por alto la lista de Frmula Autocompletar y la informacin sobre herramientas de funciones, que aparecen para ayudarle a especificar frmulas aunque no haya preguntado cmo hacerlo.) 3. Haga clic en la celda B5 y, a continuacin, escriba un punto y coma. 4. Haga clic en la celda C7, escriba un parntesis de cierre y, a continuacin, presione ENTRAR para obtener el resultado 37,96.
Ejercicio 3: utilizar una referencia absoluta en una frmula En la celda D11, recree el ejemplo de la leccin: desea saber cuando ahorrar con un 7 por ciento de descuento en el alquiler de vdeos, pelculas y CD de febrero. 1. En la celda D11 escriba la tasa de descuento, 0,07, y presione ENTRAR. 2. En la celda D5 escriba =C5*$D$11 y, a continuacin, presione ENTRAR. El resultado es 1,12.
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Observe que hemos utilizado la referencia absoluta para la celda D11: $D$11. 3. Luego, copie la frmula en toda la fila 7 haciendo clic en la celda D5 y colocando el puntero en la esquina inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra (+). A continuacin, arrastre (manteniendo presionado el botn del mouse) el asa de relleno por encima de las filas y sultelo en la celda D7. Los resultados son 2,24 en la celda D6 y 2,10 en la celda D7. Al copiar la frmula, las referencias de celdas relativas cambian de C5 a C6 y C7, mientras que la referencia absoluta a la celda D11 no cambia. Permanece como $D$11 en todas las filas donde se ha copiado, como podr comprobar si hace clic en la celdas D6 y D7 y consulta el resultado en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo.
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Ejercicio 4: sumar varios resultados Obtener el total ahorrado del ejercicio anterior especificando una frmula en la celda D8. Cmo hacerlo Haga clic en la celda D8, haga clic en Suma en el grupo Edicin de la ficha Inicio y, despus, presione ENTRAR. El resultado es 5,46. Tambin podra haber escrito =SUMA(D5:D7).
Ejercicio 5: cambiar los valores y totales Compruebe cmo se actualizan automticamente los resultados de las frmulas cuando realiza una correccin. Primero, observe el valor de la celda B8. Despus, en la celda B6, cambie "16,00" a "28,00" y presione ENTRAR. El total de la celda B8 se actualizar, en este caso a 10,94. Si lo desea, cambie otros valores para ver cmo se actualiza de nuevo el total. Nota Si los resultados no se actualizan, en la ficha Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones de clculo y en Automtico para seleccionar esa opcin.

Qu es una referencia de celdas absoluta? La referencia de celda cambia automticamente cuando la frmula se copia en toda una columna o en toda una fila. La referencia de celda es fija. La referencia de celda utiliza el estilo de referencia A1.
Qu referencia de celdas se utilizara para el rango de la columna B, desde la fila 3 a la 6? (B3:B6) (B3;B6)
Cul de estas referencias es absoluta?
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B4:B12 $A$1
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Si copia la frmula =C4*$D$9 de la celda C4 en la celda C5, cul sera la frmula en la celda C5? =C5*$D$9 =C4*$D$9 =C5*$E$10
Simplificarfrmulasmediantefunciones
Nombre de la funcin PROMEDIO MAX MIN el promedio el nmero ms grande el nmero ms pequeo Calcula
Los nombres de funciones expresan frmulas largas de forma rpida. SUMA es slo una de las muchas funciones de Excel. Estas frmulas predefinidas simplifican el proceso de introduccin de clculos. Las funciones permiten crear fcil y rpidamente frmulas que pueden ser complicadas para el usuario. En esta leccin comprobar cmo se pueden acelerar las tareas con algunas otras funciones sencillas y, al final de la leccin, podr ponerlo en prctica.
Calcularunpromedio
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Para calcular el promedio de un rango, haga clic en la celda D7 y, a continuacin: En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en la flecha del botn Suma y haga clic en Promedio en la lista. Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda D7. Puede utilizar la funcin PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente a enero y febrero. Excel especificar la frmula automticamente. Haga clic en la celda D7. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en la flecha del botn Suma y haga clic en Promedio en la lista. La frmula =PROMEDIO(B7:C7) aparece en la barra de frmulas hoja de clculo. Tambin puede escribir la frmula directamente en la celda. Nota El botn Suma tambin se encuentra en la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones. cerca de la parte superior de la
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Buscar el valor mayor o menor
Para encontrar el valor mayor de un rango, haga clic en la celda F7 y, a continuacin: En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en la flecha del botn Suma y haga clic en Mx en la lista. Presione ENTRAR para mostrar el resultado en la celda F7. La funcin MAX busca el nmero mayor de un rango de nmeros, y la funcin MIN el nmero menor. En este ejemplo se utiliza un conjunto de valores que no ha visto hasta ahora.
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La ilustracin muestra cmo encontrar el valor mayor del conjunto. Haga clic en la celda F7, haga clic en la flecha del botn Suma en el grupo Edicin de la ficha Inicio, haga clic en Mx en la lista y presione ENTRAR. La frmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de frmulas cerca de la parte superior de la hoja de clculo. El valor mayor es 131,95. Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Mn en la lista y presione ENTRAR. La frmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de frmulas. El valor menor de la serie es 131,75. Tambin puede escribir cada frmula directamente en una celda.
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Imprimirfrmulas
Frmulas visibles en la hoja de clculo Puede imprimir frmulas y ponerlas en su tabln de anuncios para recordar cmo se crean. Para imprimir frmulas, necesita mostrarlas en la hoja de clculo. Para ello, haga clic en la ficha Frmulas y, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Mostrar frmulas la leccin se indica cmo hacerlo. Necesitar Excel 2007. . En la sesin de prctica al final de
A continuacin, haga clic en el botn de Microsoft Office Imprimir. Sugerencias
en la parte superior izquierda y haga clic en
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Para ocultar las frmulas en la hoja de clculo, realice el mismo procedimiento que para mostrarlas. Tambin puede presionar CTRL+` (la tecla ` se encuentra al lado de la tecla del nmero 1 en la mayora de los teclados) para mostrar y ocultar las frmulas. Al mostrar las frmulas tambin es ms fcil detectar los errores.
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Qusonesossignosrarosqueaparecenlahojadeclculo?
El valor de error ##### indica que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido de la celda. A veces, Excel no puede calcular una frmula porque contiene un error. Si eso ocurre, aparecer en la celda un valor de error en lugar de un resultado. A continuacin se muestran tres valores de error comunes: ##### La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda. Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique un formato de nmero diferente. #REF! Una referencia de celda no es vlida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o se hayan pegado mal. #NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una funcin o que haya utilizado un nombre que Excel no reconoce. Debera saber que las celdas con valores de error como #NOMBRE? podran mostrar un tringulo de color. Si hace clic en la celda, aparece un botn de error que muestra algunas opciones de correccin de errores. En este curso no se ensea cmo utilizar ese botn.
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Buscarmsfunciones
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Haga clic en el botn Suma en el grupo Edicin de la ficha Inicio y, a continuacin, haga clic en Ms funciones para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin. Excel ofrece muchas otras funciones de gran utilidad, como las funciones de fecha y hora y funciones que permiten trabajar con texto. Para ver las dems funciones, haga clic en la flecha del botn Suma, en el grupo Edicin de la ficha Inicio, y, a continuacin, en la lista, haga clic en Ms funciones. En el cuadro de dilogo Insertar funcin que aparece, puede buscar una funcin. Este cuadro de dilogo le ofrece otra forma de especificar frmulas en Excel. Para ver otras funciones tambin puede hacer clic en la ficha Frmulas. Con el cuadro de dilogo abierto, puede seleccionar una categora y examinar la lista de funciones de esa categora. Haga clic en Ayuda sobre esta funcin en la parte inferior del cuadro de dilogo para obtener ms informacin acerca de una funcin.
Ejercicio
Una vez ms trabajar con el presupuesto domstico. Esta vez utilizar las funciones PROMEDIO, MIN y MAX, y har que las frmulas se muestren en la hoja de clculo para que se puedan imprimir.
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Nota Excel 2007 debe estar instalado en el equipo.
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Formacin
Prctica
Funciones y valores de error
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las frmulas se deben escribir exactamente como se muestra. Se producirn errores si falta un punto y coma o un parntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una funcin. Nota Si la hoja de clculo tiene mrgenes en blanco en la parte superior, haga clic en la ficha Ver de la cinta de opciones. Haga clic en Normal en el grupo Vistas de libro para cambiar de la vista Diseo de pgina a la vista Normal. (O bien, haga clic en el botn Normal en la parte inferior de la pantalla.) de la barra de herramientas Vista
Ejercicio 1: calcular un promedio En la celda D8, calcule el promedio de los totales de la columna B y de la columna C. Cmo hacerlo Haga clic en la celda D8, haga clic en la flecha del botn Suma en el grupo Edicin de la ficha Inicio y, despus, haga clic en Promedio en la lista. A continuacin, presione ENTRAR. La respuesta es 113,43.
Ejercicio 2: buscar el nmero ms grande No necesita una frmula para determinar que 95,94 es el nmero ms grande de la columna B, pero imagine que la lista es larga, en cuyo caso una frmula sera til. En la celda B9, utilice una frmula para buscar el nmero ms grande. Cmo hacerlo Haga clic en la celda B9, haga clic en la flecha situada junto al botn Suma y haga clic en Mx en la lista. A continuacin, presione ENTRAR. Antes de continuar con el siguiente ejercicio, borre el resultado de la celda B9.
Ejercicio 3: buscar el nmero ms pequeo Igual que antes, es evidente que 15,96 es el nmero ms pequeo de la columna C. An as, intente utilizar una frmula en la celda C9 para buscar el nmero ms pequeo de la columna C. Cmo hacerlo Seleccione la celda C9, haga clic en la flecha situada junto al botn Suma y seleccione Mn en la lista. A continuacin, presione ENTRAR. Antes de continuar con el siguiente ejercicio, borre el resultado de la celda C9.
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Ejercicio 4: mostrar y ocultar frmulas Muestre todas las frmulas de la hoja de clculo y, a continuacin, ocltelas. Cmo hacerlo Haga clic en la ficha Frmulas. En el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Mostrar
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frmulas . Para ocultar las frmulas, haga clic en Mostrar frmulas de nuevo. Tambin puede presionar CTRL+` (junto a la tecla 1 en la mayora de los teclados) para mostrar y ocultar las frmulas. Nota Al mostrar las frmulas, aparecen tanto las frmulas que ha especificado como las que se especificaron inicialmente para crear los datos.
Ejercicio 5: valores de error Para crear un error ##### con el fin de poder arreglarlo luego, estreche la columna B arrastrando el borde hasta que aparezca el error #####. Para ello, mueva el puntero encima del encabezado de columna hasta que ste se convierta en una cruz negra con dos puntas de flecha. A continuacin, arrastre la columna. Quiz tenga que arrastrar el borde de la columna varias veces para que la columna sea lo suficientemente estrecha y se produzca el error #####.
A continuacin, vuelva a cambiar el tamao de la columna para que se muestre el resultado de la frmula. Cada vez que se arrastra el borde de la columna a una nueva posicin, se actualiza la vista, de modo que quiz tenga que realizar varios intentos antes de conseguir que la columna sea lo suficientemente ancha para mostrar el resultado de la frmula.
Ejercicio 6: valor de error #Nombre? Se trata de otro error que puede crear y luego arreglar. Utilice la funcin SUMA, pero escrbala incorrectamente. En la celda B8, elimine el total 95,94 y, a continuacin, escriba =SUME(B4:B7) (tenga en cuenta que se ha escrito "E" en lugar de "A" en el nombre de la funcin). (Aparecer la lista de Frmula Autocompletar para ayudarle a escribir la frmula. Psela por alto y siga escribiendo.) Tras presionar ENTRAR, aparecer #NOMBRE? debido al error intencionado. Para arreglar el error, haga clic en la celda B8 y, a continuacin, coloque el puntero en la barra de frmulas. Alternativamente, puede hacer doble clic en la celda para que se muestre la frmula y despus modificarla. Cambie "E" por "A" en "SUME" y presione ENTRAR. El resultado de la frmula aparecer correctamente.
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Cmo se imprimen las frmulas? Se hace clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Imprimir. Se hace clic en Normal en la ficha Ver, que se encuentra en la parte superior de la pantalla, se hace clic en el botn de Microsoft Office y, despus, en Imprimir. Se selecciona Auditora de frmulas en la ficha Frmulas, se hace clic en Mostrar frmulas, en el botn de Microsoft Office y en Imprimir. Qu significa #####? La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido. La referencia de celdas no es vlida. No se ha escrito correctamente el nombre de una funcin o se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce.
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En la sesin de prctica se puso como ejemplo la frmula =SUME(B4:B7), donde SUMA se haba escrito incorrectamente, y se produca el valor de error #NOMBRE? Para corregir la frmula, es necesario eliminarla y empezar de nuevo. Verdadero. Falso.
Cul es el mtodo abreviado de teclado para mostrar las frmulas en la hoja de clculo? CTRL+` CTRL+: CTRL+;
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Grficas o Crear un grfico o datos de la hoja de clculo en el grfico o Herramientas de grficos o vista del grfico
Crearungrficobsico
Un grfico bsico en Excel

Con Excel 2007 tardar unos 10 segundos en crear un grfico. Enseguida sabr cmo hacerlo. Despus de crear un grfico, puede agregarle nuevos elementos fcilmente. Por ejemplo, puede agregarle ttulos para ofrecer ms informacin o cambiar la disposicin de los elementos. En esta leccin tambin se explica cmo el texto y los nmeros de una hoja de clculo se convierten en el
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contenido de un grfico, y algunas otras curiosidades de los grficos.
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Crearungrfico
Para crear un grfico, haga clic en un tipo de grfico en el grupo Grficos de la ficha Insertar. Aqu tiene una hoja de clculo que indica cuntas cajas de t de Importadores Neptuno fueron vendidas por cada uno de los tres vendedores en cada uno de los tres meses. Necesita un grfico donde se comparen los tres vendedores en cada mes del primer trimestre del ao. Para crearlo, seleccione los datos que desea representar, incluidos los ttulos de las columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (los nombres de los vendedores). A continuacin, haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Grficos, haga clic en el botn Columna. Podra seleccionar otro tipo de grfico, pero lo ms normal es usar grficos de columnas para comparar elementos, ya que comunicarn mejor su idea. Despus de hacer clic en Columna, aparecern varios tipos de grficos de columnas donde elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer grfico de columnas de la lista Columna en 2-D. Al colocar el puntero encima de un tipo de grfico, el nombre del tipo de grfico aparecer en la informacin en pantalla. Tambin ver una descripcin del tipo de grfico y cundo se utiliza. Eso es, ha creado un grfico en 10 segundos aproximadamente. Sugerencia Si desea cambiar de tipo de grfico despus de haberlo creado, haga clic en su interior. A continuacin, en la ficha Diseo de Herramientas de grficos, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grfico y seleccione otro tipo.
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Cmoaparecenlosdatosdelahojadeclculoenelgrfico
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En este grfico, los datos de cada celda de la hoja de clculo son una columna. Los ttulos de las filas (nombres de los vendedores) son el texto de la leyenda del grfico que aparece a la derecha y los ttulos de las columnas (meses del ao) se encuentran en la parte inferior del grfico. Como se observa a primera vista en este grfico de columnas, Cencini (representado por la columna central de cada mes) fue el que vendi ms t en enero y febrero, pero la super Giussani en marzo. Los datos de cada vendedor aparecen en tres columnas independientes, una por cada mes. El alto de cada grfico es proporcional al valor de la celda que representa. El grfico compara todos los vendedores, mes a mes. En el grfico, cada fila de datos de vendedor tiene un color diferente. La leyenda del grfico, creada a partir de los ttulos de las filas de la hoja de clculo (los nombres de los vendedores), indica con qu color se representan los datos de cada vendedor. Por ejemplo, los datos de Giussani son los de color azul ms oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada mes. Ahora, los ttulos de las columnas de la hoja de clculo (Enero, Febrero y Marzo) se encuentran en la parte inferior del grfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de nmeros que permite interpretar el alto de las columnas ms fcilmente. Sugerencia Los cambios que realice en los datos de la hoja de clculo despus de crear el grfico se reflejarn inmediatamente en el mismo.
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Herramientasdegrficos:aparecenydesaparecen
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Al crear un grfico, en la cinta de opciones aparecen las Herramientas de grficos, que incluyen las fichas Diseo, Distribucin y Formato. Antes de seguir trabajando con el grfico, necesita conocer las Herramientas de grficos. Una vez que se inserta el grfico en la hoja de clculo, aparecen las Herramientas de grficos, con tres fichas: Diseo, Distribucin y Formato. En stas encontrar los comandos necesarios para trabajar con los grficos. Cuando termine el grfico, haga clic fuera del mismo. Las Herramientas de grficos desaparecern. Haga clic dentro del grfico para que vuelvan a aparecer. No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita todo el tiempo. Primero inserte un grfico (mediante el grupo Grficos de la ficha Insertar) o haga clic dentro de un grfico existente para tener a su alcance todos los comandos que necesita.
Cambiarlavistadelgrfico
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Distintas vistas de los mismos datos de hoja de clculo Con los datos puede hacer algo ms que crear un grfico. Puede hacer que el grfico compare los datos de otra forma haciendo clic en un botn para cambiar de vista. El grfico que ha creado compara los vendedores. Excel agrup los datos segn las columnas de la hoja de clculo y compar las filas de la hoja de clculo para mostrar las diferencias entre los distintos vendedores. Esto se observa en el grfico situado a la izquierda de la imagen. Sin embargo, otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada vendedor, mes a mes. Para crear esta vista del grfico, haga clic en Cambiar entre filas y columnas en el grupo Datos de la ficha Diseo. En el grfico de la derecha, los datos estn agrupados por filas y se comparan las columnas de la hoja de clculo. Ahora el grfico dice algo diferente: muestra los resultados obtenidos por vendedor, mes a mes. Para recuperar la vista original del grfico, vuelva a hacer clic en Cambiar entre filas y columnas. Sugerencia Para mantener las dos vistas de los datos, seleccione la segunda vista del grfico, cpiela y, despus, pguela en la hoja de clculo. Despus, cambie a la vista original del grfico haciendo clic en el grfico original y en Cambiar entre filas y columnas.
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Agregarttulosalosgrficos
Los ttulos ofrecen informacin descriptiva a los grficos Se recomienda agregar ttulos descriptivos de modo que los usuarios no tengan que adivinar de qu trata el grfico. Puede dar un ttulo al grfico y tambin a sus ejes, que miden y describen los datos del grfico. Este grfico tiene dos ejes. A la izquierda se encuentra el eje vertical (tambin denominado eje de valores o eje Y). Este eje es la escala de nmeros que permite interpretar el alto de las columnas. Los meses del ao de la parte
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inferior se encuentran en el eje horizontal (tambin conocido como eje de categoras o eje X). Para agregar ttulos al grfico rpidamente, haga clic en el grfico para seleccionarlo y, despus, vaya al grupo Diseos de grfico de la ficha Diseo. Haga clic en el botn Ms para ver todos los diseos. Cada opcin muestra diseos diferentes que cambian la distribucin de los elementos del grfico. La ilustracin muestra el diseo 9, que agrega marcadores de posicin para el ttulo del grfico y los de los ejes. Los ttulos se escriben directamente en el grfico. El ttulo de este grfico es T de Importadores Neptuno, el nombre del producto. El ttulo del eje vertical de la izquierda es Cajas vendidas. El ttulo del eje horizontal de la parte inferior es Ventas del primer trimestre. Aprender a escribir ttulos en la sesin de prctica al final de la leccin. Tambin tendr la oportunidad de probar otros diseos para ver cmo se puede cambiar la manera en que se distribuyen los distintos elementos del grfico, como la leyenda y los ttulos. Sugerencia Tambin se pueden agregar ttulos a travs de la ficha Diseo del grupo Etiquetas. En este caso, se hace clic en Ttulo del grfico y en Ttulos de los ejes.
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Prctica
Formacin
Prctica
Paso 1: Crear un grfico bsico

En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar grficamente datos que estn organizados en filas o columnas en una hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica. 1. En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico.
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Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar los datos en el grfico. Algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica, segn se describe en la tabla siguiente. Para este tipo de grfico Grfico de columnas, barras, lneas, rea, superficie o radial Organice los datos En columnas o filas, de la siguiente manera: Lorem 1 3 O: Lorem Ipsum Grfico circular o de anillos 1 2 3 4 Ipsum 2 4
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Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A B C O: A 1 B 2 C 3 1 2 3
Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A B C O: 1 3 5 2 4 6
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A 1 4 Grfico de burbujas o XY (de dispersin) B 2 5 C 3 6
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En columnas, con los valores para el eje X en la primera columna y los correspondientes valores para el eje Y y los tamaos de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera: X 1 4 Y 2 5 Tamao de la burbuja 3 6
Grfico de cotizaciones
En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como etiquetas: valores mximos, valores mnimos y valores de cierre Como: Fecha 1/1/2002 O: Fecha Mximo Mnimo Cierre 1/1/2002 46,125 42 44,063 Mximo 46,125 Mnimo 42 Cierre 44,063
2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico. SUGERENCIA Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente en un grfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un grfico no estn en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo. Tambin puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el grfico.
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Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas Para seleccionar Una nica celda Haga lo siguiente Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha para extender la seleccin. Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensin de la seleccin. Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la ltima celda sea visible. Haga clic en el botn Seleccionar todo.
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Un rango de celdas
Todas las celdas de una hoja de clculo
Tambin puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de clculo. NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el rea actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de clculo. Celdas no adyacentes o rangos de celdas Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona otras celdas o rangos. Tambin puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuacin MAYS+F8 para agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la seleccin celdas o rangos, presione MAYS+F8 otra vez. NOTA No puede cancelar la seleccin de una celda o rango de celdas en una seleccin no adyacente sin cancelar toda la seleccin. Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
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Encabezado de fila Encabezado de columna. Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la ltima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda la fila o columna. Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la seleccin. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la seleccin. Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuacin, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato. Seleccione la primera celda y despus presione CTRL+MAYS+FIN para extender la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha).
Filas o columnas no adyacentes
La primera o la ltima celda de una fila o columna
La primera o la ltima fila de una hoja de clculo o de una tabla de Microsoft Office Excel
Las celdas hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo (esquina inferior derecha) Las celdas hasta el principio de la hoja de clculo
Seleccione la primera celda y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+INICIO para extender la seleccin hasta el principio de la hoja de clculo. Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
Ms o menos celdas que la seleccin activa
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3. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de grficos disponibles, haga clic en un tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en Todos los tipos de grfico para mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico; por ltimo, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de grficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.
SUGERENCIA Cuando site el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de grfico, aparecer la informacin en pantalla con el nombre del tipo de grfico. Para obtener ms informacin sobre los tipos de grfico que puede usar, vea Tipos de grficos disponibles. 4. De forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo como un grfico incrustado. Si desea colocar el grfico en una hoja de grfico independiente, puede cambiar su ubicacin mediante el procedimiento siguiente. 1. Haga clic en el grfico incrustado para seleccionarlo. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grfico.
3. En Seleccione dnde desea colocar el grfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar el grfico en una hoja de grfico, haga clic en Hoja nueva.
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SUGERENCIA Si desea reemplazar el nombre sugerido para el grfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. Para mostrar el grfico como un grfico incrustado en una hoja de clculo, haga clic en Objeto en y, a continuacin, haga clic en una hoja de clculo en el cuadro Objeto en. Excel asigna automticamente un nombre al grfico, por ejemplo Grfico1 si es el primer grfico que haya creado en la hoja de clculo. Para cambiar el nombre del grfico, haga lo siguiente: 0. Haga clic en el grfico. 1. En la ficha Presentacin, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de grfico. SUGERENCIA Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir el grupo. 2. Escriba un nuevo nombre. 3. Presione ENTRAR. NOTAS Para crear rpidamente un grfico basado en el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el grfico y, a continuacin, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el grfico se muestra como un grfico incrustado. Al presionar F11, el grfico aparece en una hoja de grfico independiente. Cuando se crea un grfico, Microsoft Office Excel determina la orientacin de la serie de datos segn la cantidad de filas y columnas de la hoja de clculo incluidas en el grfico. No obstante, despus de crear un grfico, puede cambiar la forma en que se trazan las filas y columnas de la hoja de clculo en el grfico cambiando las filas a columnas o viceversa. Para obtener ms informacin, vea Trazar serie de datos de columnas o filas de hoja de clculo. Despus de crear un grfico, puede cambiar rpidamente el tipo del grfico o el grfico en su totalidad, para darle otra apariencia, o puede seleccionar otro tipo de grfico para cualquiera de las series de datos por separado, con lo que el grfico se convertir en un grfico combinado. Para obtener ms informacin, vea Cambiar el tipo de grfico un grfico existente. Cuando ya no necesite un grfico, puede eliminarlo. Haga clic en el grfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.
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Paso 2: Cambiar el diseo o el estilo de un grfico

Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puede aplicarle rpidamente un diseo y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseos y estilos predefinidos (o diseos y estilos rpidos) muy tiles, si fuera necesario, puede personalizarlos an ms cambiando manualmente el diseo y el formato de cada uno de los elementos del grfico.
Aplicar un diseo de grfico predefinido

1. Haga clic en el grfico al que desee dar formato mediante un diseo predefinido. SUGERENCIA De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee utilizar.
NOTA Cuando el tamao de la ventana de Excel est reducido, los diseos de grfico estarn disponibles en la galera Diseo rpido del grupo Diseos de grfico. SUGERENCIA Para ver todos los diseos disponibles, haga clic en Ms .
Aplicar un estilo de grfico predefinido

1. Haga clic en el grfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido. SUGERENCIA De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee utilizar.
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NOTA Cuando el tamao de la ventana de Excel est reducido, los estilos estarn disponibles en la galera Estilos rpidos del grupo Estilos de diseo. SUGERENCIA Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic en Ms .
Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico

1. Haga clic en el grfico o en el elemento de grfico cuyo diseo quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionar un elemento de una lista de elementos de grfico: 1. Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos. 2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee.
2. En la ficha Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el elemento de grfico que quiera modificar y luego haga clic en la opcin de diseo deseada.
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NOTA Las opciones de diseo que seleccione se aplicarn al elemento de grfico que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las etiquetas de datos se aplicarn a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarn solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
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Cambiar manualmente el formato de elementos del grfico

1. Haga clic en el grfico o en el elemento de grfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para seleccionar un elemento de una lista de elementos de grfico: 1. Haga clic en un grfico para mostrar las Herramientas de grficos. 2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee.
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SUGERENCIA De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, Presentacin y Formato.
3. En la ficha Formato, siga uno de estos procedimientos: Para dar formato a un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin y, a continuacin, seleccione las opciones que desee. Para dar formato a la forma de un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee. Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee. NOTA Despus de aplicar un estilo de WordArt, ste no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de WordArt que aplic, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rpido para volver al formato de texto anterior.
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4. SUGERENCIA Para aplicar al texto de los elementos del grfico un formato de texto normal, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en el texto o seleccionarlo y despus hacer clic en las opciones de formato que desee en la minibarra de herramientas. Puede utilizar tambin los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente).
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Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Ha creado un grfico. Ahora, necesita comparar los datos de otra forma. Para ello, debe crear un segundo grfico. Verdadero. Falso.
Qu debe hacer para actualizar un grfico si modifica los datos de hoja de clculo que muestra? Presionar MAYS+CTRL. Nada. Presionar F6.
Crea un grfico y, en un momento, han desaparecido las Herramientas de grficos. Qu debe hacer para recuperarlas? Crear otro grfico. Hacer clic en la ficha Insertar. Hacer clic dentro del grfico.
No se puede cambiar el tipo del grfico despus de haberlo creado. Verdadero. Falso.
Desea agregar rtulos de datos encima de cada columna para mostrar un valor para cada columna. Cmo puede hacerlo? (Lo ha aprendido en la sesin prctica.) Agregar las etiquetas manualmente. Cambiar el estilo del grfico. Cambiar el diseo del grfico.
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Haga clic en la flecha

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Profundizar en Excel 2007

Para cambiar el tamao de la ventana, arrastre el controlador de tamao derecha.

Ejercicio 1: Escribir texto

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Ejercicio 4: Cambiar la vista de un documento

Ejercicio 3: Ajustar el ancho de columna en la vista Diseo de pgina

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Ejercicio 4: Mostrar u ocultar el espacio en blanco en la vista Diseo de pgina

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1. Haga clic en la flecha de herramientas de acceso rpido.

situada en el extremo derecho de la barra

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Algunos comandos aparecen slo cuando se necesitan. Verdadero. Falso.

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Empezar a trabajar en Excel

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Para cambiar el tamao de la ventana, arrastre el controlador de tamao derecha.

Ejercicio 1: Insertar una columna

Ejercicio 2: Usar sumatorio

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Ejercicio 3: Escribir una frmula mediante Frmula Autocompletar

Ejercicio 4: Agregar un encabezado y un pie de pgina

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Ejercicio 5: Agregar unos cuantos toques finales

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Ejercicio 6: Opciones de impresin

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Ponga a prueba sus conocimientos

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MicrosoftOffice2007 Ponga a prueba sus conocimientos

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Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas y celdas.

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Ejercitar sus conocimientos sobre hojas de clculo

Para cambiar el tamao de la ventana, arrastre el controlador de tamao derecha.

Ejercicio 1: Cambiar el nombre de la ficha de una hoja de clculo

2. Escriba el nuevo nombre: Ejercicio y, a continuacin, presione ENTRAR.

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Ejercicio 2: Desplazarse de una hoja de clculo a otra