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La utilidad e importancia de Excel

Excel es un programa desarrollado y soportado por Microsoft y est catalogado como un software de hoja de clculo. Este programa se distribuye tanto para la plataforma Windows como para la plataforma Mac OS.

Una hoja de clculo


Por definicin, las hojas de clculo son aplicaciones de computadora que contienen mltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto, numricos, alfanumricos y tambin frmulas.

La primera aplicacin de hoja de clculo para una computadora fue Visicalc desarrollada en 1979 y la cual fue la hoja de clculo lder en su tiempo. Posteriormente, en el ao de 1983, apareci Lotus 1-2-3 y comenz a ganar grandes cantidades de adeptos convirtindose en la aplicacin lder por varios aos. Fue entonces cuando Microsoft, que haba desarrollado Excel 1.0 para la Macintosh, hizo la migracin del software hacia la plataforma Windows en el ao de 1987 y se convirti en la primera hoja de clculo que se ejecutaba de manera nativa sobre Windows el cual estaba creciendo a pasos agigantados. Fue entonces que comenz el crecimiento acelerado de Excel y para el ao de 1988 ya era el lder indiscutible en ventas de aplicaciones de hojas de clculo.

Ventajas de una hoja de clculo


Las hojas de clculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los clculos numricos a travs del uso de frmulas. De una manera muy sencilla y rpida se pueden hacer operaciones aritmticas sobre cientos de miles de datos numricos.

Un beneficio al utilizar una hoja de clculo es que se puede actualizar o corregir cualquiera de los datos numricos y las operaciones se recalculan automticamente sin necesidad de realizar alguna edicin sobre las frmulas. Esto ha sido siempre de grande beneficio para los departamentos de finanzas en las empresas, razn por la cual muchos creen que Excel es una aplicacin para los departamentos de contabilidad sin embargo existen muchos beneficios de la herramienta que son tiles para cualquier tipo de industria.

Funciones de Excel
Aunque las hojas de clculo iniciaron ayudando en las operaciones aritmticas ms bsicas poco a poco se fueron integrando ms funciones a la herramienta que nos ayudaran a ejecutar clculos sobre los datos.

Conforme Excel creca la incorporacin de nuevas funciones fue inevitable y fue tan grande que se hizo necesario asignar una categora a cada funcin como fueron las funciones financieras, estadsticas, matemticas y trigonomtricas entre otras. Con el paso del tiempo Excel fue incrementado el nmero de funciones hasta que hoy en da, en la versin de Excel 2010, existen ms de 350 funciones a nuestra disposicin. Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e incluso de

acuerdo al tipo de posicin o rol que se tenga dentro de la compaa ser el grupo de funciones de Excel que utilizarn con mayor frecuencia.

Grficos de Excel
Una imagen dice ms que mil palabras y Excel facilita en gran medida la creacin de grficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos fcilmente.

Existen varios tipos de grficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos ayude a representar adecuadamente la informacin. De esta manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la informacin.

Tablas dinmicas de Excel


Aunque una imagen nos ayuda a entender la informacin, una vez generada permanece esttica. Es por eso que Excel facilita el anlisis profundo y detallado de la informacin a travs de las tablas dinmicas.

Una tabla dinmica no es ms que un reporte extremadamente flexible que nos da la oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables. Es como si pudieras hacer cualquier pregunta a Excel sobre los datos y obtuvieras la respuesta adecuada en pantalla.

Programacin de Macros
Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones que ejecutamos sobre nuestros datos cotidianamente ahorrndonos as mucho tiempo. Esto se logra a travs de un lenguaje de programacin conocido como VBA el cual nos permite manipular Excel y lograr ciertas cosas que no se podran hacer con los comandos disponibles en la interfaz grfica.

El cdigo VBA interacta con la hoja de clculo y nos permite manipular los datos as como interactuar con los usuarios del programa.

Usuarios de Excel
Excel es la hoja de clculo ms utilizada en el mundo y de ello dan testimonio sus ms de 500 millones de usuarios. Es muy probable, o prcticamente seguro, que tengas que utilizar Excel en algn momento de tu vida laboral y ser de gran ayuda saber utilizar esta herramienta tan poderosa de manera que obtengas los mayores beneficios de ella. Excel es la herramienta que nos facilita trabajar con datos y nos ayuda a tomar decisiones basadas en nuestra informacin lo cual resultar en mejores decisiones para nuestro negocio o empresa. No esperes ms, da el siguiente paso y convirtete en un experto de Microsoft Excel.

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