Estadstica Aplicada a las Ciencias Sociales

Introduccin a Excel

HOJA DE CLCULO MICROSOFT EXCEL

Hoja de clculo Una hoja de clculo es un programa informtico que permite realizar operaciones complejas con datos, fundamentalmente numricos, siempre que stos puedan organizarse en forma de tabla. Con una hoja de clculo no slo se pueden efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que adems se puede ordenar, analizar y representar los datos. Una caracterstica que hace especialmente til este tipo de programas es su capacidad para actualizar todos los clculos cuando se modifican los datos iniciales. La ventana de la hoja de clculo EXCEL La hoja de clculo que se va a utilizar es Microsoft Excel. Una vez se arranca el programa se obtiene una ventana similar a la siguiente:

Se puede imaginar una hoja de clculo como un libro formado por distintas pginas, llamadas hojas. Cada una de estas hojas es una gran tabla organizada en filas y columnas (16.384 columnas y 1.048.576 filas). Las columnas se identifican mediante letras (A, B,..., Z, AA, AB,..., AZ, BA,...) y las filas mediante nmeros. Cada una de las cuadrculas de la tabla recibe el nombre de celda y se identifica mediante su direccin, formada por la letra de su columna y el nmero de su fila. Por ejemplo, la celda A1 o la AZ35. En muchas ocasiones se trabaja con un rango, que es un grupo de celdas de forma rectangular. Para identificar un rango se utiliza la referencia de la celda de la esquina superior izquierda y la de la celda de la esquina inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:B4 se corresponde con una matriz de 8 celdas determinada por 4 filas y 2 columnas. Para desplazarse por la hoja de clculo se puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal o vertical (haciendo clic en la flecha correspondiente o desplazando directamente la barra). Tambin se pueden utilizar las teclas de direccin: <Inicio> <AvPg> <RePg>

o las siguientes combinaciones de teclas: <Fin+> <Ctrl+> <Ctrl+Inicio> <Ctrl+Fin>

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En el caso de querer ir a una celda concreta se puede utilizar la opcin Ir a dentro del men Buscar y Seleccionar, escribiendo la referencia de la celda a la que se quiere ir. Introduccin y modificacin de datos Una celda de una hoja de clculo puede contener datos como texto, nmeros, fechas o frmulas. Segn el tipo de dato que se introduzca el resultado se alinear de manera automtica; por ejemplo, el texto se alinea a la izquierda y los nmeros a la derecha. El separador decimal, por defecto, es la coma. Si se utiliza el punto, Excel entender que es texto y lo alinea a la izquierda. Para introducir un dato en una celda basta con teclearlo y pulsar la tecla <Intro>, o bien desplazarse a otra celda. Para modificar el contenido de una celda puede usarse dos procedimientos: Para cambiar todo el contenido, se teclea el nuevo dato en la celda. Para cambiar parcialmente el contenido, se hace doble clic sobre ella (o se pulsa la tecla F2) y se corrige lo que se quiera.

Se puede elegir la forma en que se muestran los valores de una celda mediante la opcin Nmero del men Inicio. Por ejemplo, se puede elegir el nmero de posiciones decimales.

Las frmulas se introducen normalmente empezando con el signo = (o tambin +) y teniendo en cuenta la prioridad usual en las operaciones. Una frmula, adems de nmeros y operaciones, puede contener referencias a otras celdas. Por ejemplo, las siguientes frmulas seran vlidas: =3,5+5/2 =A1+4*A2 Referencias absolutas y relativas Una caracterstica de la hoja de clculo que la hace especialmente potente es la forma en la que puede utilizarse para copiar frmulas. Por ejemplo, el siguiente procedimiento permite obtener los 100 primeros mltiplos de 17: a) Se introduce en A1 el valor 17. b) En A2 se teclea la frmula A1+17. c) Se copia la frmula anterior en el rango A3:A100. Pulsando en cada celda se observa cmo se ha copiado la frmula en las dems celdas. Por ejemplo, en la celda A50 aparece la frmula A49+17, en lugar de A1+17. =A2^2+6 =A2^0,5 =A1+A2/2 =(A1+A2)/2

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Esto se debe a que la hoja de clculo, por defecto, no hace copias literales de las frmulas, sino que trabaja con direcciones relativas. En este caso la frmula que se ha introducido indica que debe sumar 17 al valor de la celda situada justo encima de ella. En la siguiente figura se muestra otro ejemplo de la forma en la que se copia una frmula (de la celda C4 a la D10), cuando se trabaja con posiciones relativas.

Sin embargo, en algunas ocasiones esta forma de copiar no va a resultar til y por lo que se debe trabajar con posiciones absolutas. En estos casos, al copiar una frmula deber utilizarse el smbolo $ que, en funcin de dnde se site, anular el desplazamiento horizontal, vertical o ambos. Por ejemplo, si se pone el smbolo $ delante de la letra de la referencia de la celda la frmula se copiar literalmente en cualquier columna de la hoja. As, si en la celda B1 se tiene la frmula =$A1+7, sta se copiar como $A1+7 en C1, en D1, en E1, De la misma forma, se puede utilizar el smbolo $ delante del nmero del indicador de celda para que la fila se utilice como posicin absoluta. En este caso, si en la celda A2 introducimos A$1+7, la frmula se copiar idntica en A3, en A4, en A5, Finalmente, se utiliza el smbolo $ delante de las dos posiciones si se quiere utilizar como posiciones absolutas tanto la columna como la fila. La tecla F4, presionada repetidamente, proporciona todas las alternativas disponibles en relacin con las referencias absolutas y relativas: A1, $A1, A$1, $A$1. Operaciones con rangos En muchas ocasiones es necesario efectuar una operacin con un grupo de celdas por lo que habr que seleccionar las celdas deseadas. Se dispone de varios procedimientos: Para seleccionar un rango (como ya ha visto, un rango es un conjunto de celdas de forma rectangular) se puede usar el ratn o bien desplazarse utilizando el teclado mientras se mantiene pulsada la tecla < >. Si lo que se quiere es seleccionar celdas o rangos no contiguos, se puede utilizar la tecla <Ctrl> (se selecciona el primero, se pulsa la tecla <Ctrl> y sin soltarla, se selecciona el segundo,...). Para seleccionar una fila o columna completa basta con hacer clic con el ratn en su nombre.

Una vez seleccionado un conjunto de celdas se puede: Copiar en otro lugar, con la opcin Inicio / Copiar, desplazndose a la nueva posicin y eligiendo Inicio / Pegar. Mover a otro lugar, con la opcin Inicio / Cortar, desplazndose a la nueva posicin y eligiendo Inicio / Pegar.

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Borrar, pulsando la tecla <Supr>, en cuyo caso el bloque borrado no quedar almacenado en el portapapeles.

Si se tiene seleccionado un rango y se hace clic sobre l con el botn derecho del ratn, aparecer un men contextual. Funciones Adems de las operaciones aritmticas usuales, la hoja de clculo dispone de una gran cantidad de funciones. Por ejemplo, para obtener la media aritmtica de las 100 primeras celdas de la columna A, se puede usar la frmula
A1 .... A100 , 100

pero sera demasiado largo de teclear; en lugar de ello, la funcin PROMEDIO(A1:A100) proporciona el mismo resultado de forma mucho ms rpida y cmoda. Las funciones estn disponibles en el men Formulas / Insertar funcin o accediendo al smbolo fx de la barra de frmulas. Seguidamente se abre un cuadro de dilogo en el que se elegir la categora donde se encuentre la funcin (estadsticas, matemticas, lgicas, etc.) que se quiere utilizar. A continuacin se proporciona una lista con algunas de las funciones ms bsicas. Funciones estadsticas CONTAR(rango): Indica el nmero de celdas que contienen algn valor en el rango indicado. SUMA(rango): Calcula la suma de los valores contenidos en el rango. PROMEDIO(rango): Calcula la media aritmtica de los valores contenidos en el rango. MODA.UNO(rango): Calcula el valor que se repite con ms frecuencia en el rango. MEDIANA(rango): Halla la mediana de los valores contenidos en el rango. CUARTIL.INC(rango;orden): Halla el cuartil de determinado orden de los valores del rango. PERCENTIL.INC(rango;orden): Halla el percentil de determinado orden de los valores contenidos en el rango. MAX(rango): Calcula el valor mximo de un conjunto de valores. MIN(rango): Calcula el valor mnimo de un conjunto de valores. VAR.P(rango): Calcula la varianza de los valores contenidos en el rango. VAR.S(rango): Calcula la cuasivarianza de los valores contenidos en el rango. DESVEST.P(rango): Calcula la desviacin tpica de los valores contenidos en el rango. DESVEST.M(rango): Calcula la cuasidesviacin tpica de los valores contenidos en el rango. COEFICIENTE.ASIMETRIA(rango): Calcula el coeficiente de asimetra de los valores contenidos en el rango. CURTOSIS(rango): Calcula el coeficiente de curtosis de los valores contenidos en el rango. COVARIANCE.P(rango;rango): Calcula la covarianza de valores contenidos en dos rangos. COEF.DE.CORREL(rango;rango): Calcula el coeficiente de correlacin lineal de valores contenidos en dos rangos. NOTA: EN LAS FUNCIONES ANTERIORES EL RANGO PUEDE SUSTITUIRSE POR UNA SERIE DE NMEROS.

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Funciones matemticas RCUAD(nmero): Devuelve la raz cuadrada de nmero, un valor real positivo. EXP(nmero): Devuelve el valor de e (2,71828182845904) elevado a nmero, un valor real. LN(nmero): Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de nmero, un valor real positivo. Los logaritmos naturales son logaritmos en base e (2,718). LN es la funcin inversa de EXP. FACT(nmero): Devuelve el factorial de nmero, un valor real positivo. ENTERO(nmero): Redondea nmero, un valor real, hasta el entero inferior ms prximo. REDONDEAR(nmero;nm_de_decimales): Redondea nmero, un valor real, al nmero de decimales especificado. ABS(nmero): Devuelve el valor absoluto de nmero, un valor real. ALEATORIO( ): Devuelve un nmero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1. Si se tiene activada la opcin clculo automtico, cada vez que se realiza un cambio en la hoja, se devuelve un nmero aleatorio nuevo. NOTA: SI EL VALOR DE NMERO NO ES COMPATIBLE CON LA FUNCIN, DEVUELVE EL VALOR DE ERROR #NUM!. Funciones de texto CONCATENAR(texto1;texto2; ...): Une, en un nico texto, los textos contenidos en varias celdas. LARGO(texto): Calcula la longitud, el nmero de caracteres, de una cadena de texto. Funciones lgicas SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso): Devuelve un valor si la condicin especificada vale VERDADERO y otro valor si dicho argumento vale FALSO. Ejemplo: si en la celda B1 se introduce SI(A1<0;negativo;positivo) el valor de B1 cambiar de negativo a positivo y al contrario al cambiar el valor contenido en A1. Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...): La celda que la contiene toma el valor VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; toma el valor FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Ejemplo: Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO. Frmulas matriciales Una frmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un nico resultado o varios resultados. Estas frmulas se crean del mismo modo que cualquier otra frmula, excepto que se debe presionar la combinacin de teclas CONTROL+MAYSCULAS+INTRO para obtener el resultado. Por ejemplo, las frmulas matriciales MMULT(Matriz1; Matriz1), MDETERM(Matriz) y MINVERSA(Matriz) permiten multiplicar matrices y obtener el determinante y la inversa de una matriz.

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Creacin de una tabla dinmica Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas para el usuario, as como calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados. Las posibilidades de una tabla dinmica son mltiples. El siguiente ejemplo ilustrar dos aplicaciones sencillas, pero habituales. El libro Mambo.xlsx contiene informacin sobre 180 clientes de los centros de venta de Mambo, empresa dedicada al diseo, la fabricacin y la comercializacin de prendas de vestir y complementos para la mujer; entre otros datos se incluye el Centro donde acuden y el Grado de satisfaccin global con la marca.

Para realizar un informe de tabla dinmica que relacione estas dos variables, se selecciona en la pestaa Insertar el icono Tabla dinmica: se abre una pantalla de dilogo como la de la figura, donde lo primero que se pide son los datos para hacer la tabla.

El cuadro propone adems dnde colocar el informe de la tabla dinmica; por defecto lo coloca en una nueva hoja de clculo. Tras pulsar Aceptar, aparece una pantalla como la de la figura siguiente.

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En el cuadro en que aparecen las variables se marca CENTRO y SATISFAC. Por defecto aparece una tabla con la suma de SATISFAC por centro.

Para modificar esta opcin, en el cuadro de Valores, donde ahora aparece Suma, se pulsa en la flecha hacia abajo y aparece un desplegable; seleccionando Configuracin de campo de valor, se accede a una pantalla como la de la figura siguiente.

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En la pestaa Resumir se selecciona, por ejemplo, Promedio. De esta forma, se obtiene la satisfaccin media por centro.

Ahora, se trata de resumir en una tabla una variable cuantitativa, por ejemplo, Das transcurridos desde la anterior compra, ANTCOMP, agrupando los datos por frecuencias. Para ello se vuelve a crear una tabla dinmica, se selecciona la variable y se arrastra al cuadro Etiquetas por fila. Por ltimo, en el cuadro de valores se selecciona el resumen Cuenta. La tabla obtenida aparece en la figura siguiente.

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La gran cantidad de valores distintos de la variable hace recomendable agrupar la variable en intervalos. Para ello, situados en cualquier celda de la tabla creada, se pulsa en la pestaa Datos el botn Agrupa; aparece el cuadro de dilogo de la figura, donde se indica el valor inicial (Comenzar en:), el final (Terminar en:) y la amplitud de cada intervalo (Por).

La tabla dinmica proporciona las frecuencias de cada uno de los intervalos de la variable.

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Aunque en el ejemplo anterior se han agrupado los valores de manera automtica, dando como resultado intervalos de la misma amplitud, existe una alternativa para crear intervalos de valores de manera manual, es decir, indicando el extremo inferior y superior de cada intervalo. Anlisis de datos La hoja de clculo Excel tambin dispone de una herramienta denominada Anlisis de Datos con la que se pueden hacer diversos anlisis estadsticos. Para ver la lista de anlisis disponibles, se elige Anlisis de datos en el men de Datos1. Al seleccionar un anlisis aparece una ventana donde se debe rellenar el campo (o campos) Rango de entrada, con el rango de los datos que se quiere analizar. Por defecto, los resultados del anlisis se escriben en una hoja nueva. Para que aparezcan en la misma hoja donde se encuentran los datos se debe seleccionar el Rango de salida. El resto de los campos depende del tipo de anlisis.

Si en el men no est visible esta herramienta, hay que realizar los siguientes pasos para activarla: Archivo / Opciones / Complementos, en Administrar seleccionar Complementos de Excel y hacer clic en Ir. Seleccionar Herramientas para el anlisis y Herramientas para el anlisis-VBA. Pulsando Aceptar, se activar el Anlisis de datos.

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Otras utilidades de Excel La opcin Inicio / Rellenar permite copiar con rapidez un mismo valor en un rango. Por ejemplo, si se quiere introducir el valor 3 en la primera columna, se teclea el nmero en A1, se selecciona la columna y se elige Inicio / Rellenar. Con la opcin Series del men Inicio / Rellenar se puede obtener sucesiones de nmeros que formen una progresin aritmtica o una progresin geomtrica. Igualmente permite obtener series de fechas. Se pueden ordenar datos de una o varias columnas en el men Datos / Ordenar por texto (de la A a la Z o en sentido inverso), nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas (de la ms antigua a la ms reciente o al contrario). Es posible utilizar varios criterios de ordenacin a la vez sin ms que agregar niveles.

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