Microsoft Excel 2007

MICROSOFT EXCEL 2007

Excel es un programa del tipo hoja de clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar simples sumas hasta clculos ms complejos. La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solan estar ocultos tras complejos mens y barras de herramientas ahora son ms fciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y caractersticas. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin adecuada. Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de clculo, Office Excel 2007 admite hasta 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% ms de filas y un 6.300% ms de columnas comparadas con las que haba en Microsoft Office Excel 2003. Para su informacin, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un nmero ilimitado en el mismo libro y el nmero de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible. Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administracin de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2007.
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ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL 2007 Ingreso a Microsoft Excel 2007: 1. 2. 3. 4. Inicio Todos los programas Microsoft office Microsoft office Excel 2007

Barra de herramienta de acceso rpido

Barra de Men

Banda de Opciones

Barra de Frmulas Celda Activa

Botn de Office

Hoja Activa

Barra de Desplazamiento

Salir de Microsoft Excel: Clic en el Botn de Office Clic en el botn salir de Excel o de clic sobre el botn superior derecho Cerrar
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Crear un archivo nuevo de Excel: Clic en el Botn de Office Clic en Nuevo Luego en la ventana escoja la opcin en blanco y reciente Clic en crear

Cerrar un archivo de Excel: Clic en el Botn de Office Clic en cerrar

Guardar un archivo de Excel: Clic en el Botn de Office Clic en Guardar

En Guardar en: Busque la ubicacin donde va a guardar su archivo En nombre de archivo: escriba el nombre del archivo Clic en el botn Guardar.

Guardar Un Archivo Con Contrasea: Clic en guardar como del men Clic en el botn Herramientas Clic en opciones Generales

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Determinar si desea siempre dese una copia de seguridad Definir una contrasea de Apertura Definir una contrasea de Escritura Confirmar la contrasea de Apertura Confirmar la contrasea de Escritura Clic en el Botn Guardar, de la ventana Guardar Como

Buscar o recuperar un libro de trabajo: Para buscar un libro de trabajo o un archivo, active la opcin , aqu aparecer un cuadro de dialogo, mostrando todos los archivos de Excel guardados en Mis documentos. Se sealaran con un clic, dicho archivo, para luego escoger Abrir.

Botn de Microsoft Office: Al pulsar el botn de Microsoft Office situado en la esquina superior izquierda encontrars las opciones que en versiones anteriores se ubicaron bajo el men Archivo.

La barra de acceso rpido: La barra de Acceso Rpido, situada por defecto en la parte superior junto al botn de Microsoft Office nos servir como lanzamiento de acciones, colocacin de objetos o aplicacin de formato de forma rpida y simple.
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Esta barra permite la insercin de nuevos botones para que el usuario pueda incluir sus mtodos ms utilizados haciendo el uso del programa de forma verstil y rpida.

Banda de Excel: Una Banda en la que se emplazan en forma de pestaas todas las opciones de sus mens.

Adems en cualquier momento es posible minimizar la Banda haciendo doble clic sobre la pestaa activa y los grupos incluidos en cada pestaa desaparecern.

Pistas De Acceso Por Teclado: Si pulsamos la tecla ALT veremos cmo aparecen las pistas de acceso por teclado en cada uno de las opciones existentes en la banda. De esta forma es muy sencillo acceder a ellas sin el uso del ratn. Pista de Acceso por Teclado

Barra de Frmulas Redimensionable: La barra de frmulas cambia de tamao automticamente para acomodar frmulas largas y complejas, lo que evita que las frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir frmulas ms largas con ms niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel.

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Libro de Trabajo.- Es un archivo que contiene un conjunto de hojas que permite al usuario organizar su trabajo de forma lgica. Hoja.- La Hoja Electrnica almacenan y manipulas datos. est compuesta por filas y columnas en la cual se

Celdas.- Una celda es aquella que est formada por una fila y una columna. Fila.- La fila estn en forma horizontal y est representada por nmeros (1,2,3,4.). Columna.- Estn en forma vertical y estn representadas por las letras del alfabeto (A,B,C..).

Agregar modificar el texto de un Encabezado Pie de Pgina de una Hoja de Clculo: Haga clic en la hoja de clculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de pgina. 1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina.

Nota: Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista Diseo de pgina vista. en la barra de estado para que aparezca esta

2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para agregar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo. Para cambiar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie de pgina en la parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo que corresponda y, a continuacin, seleccione el texto que desea cambiar.

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3. Escriba el texto que desea que aparezca. Sugerencia Para volver a la vista Normal, en la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal. Tambin puede hacer clic en Normal barra de estado. en la

CONFIGURAR PGINA En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina:

clic en Orientacin y, a continuacin, en Vertical o en Horizontal. Clic en Mrgenes y, a continuacin, en Normal, Ancho o Estrecho Clic en Tamao y, a continuacin, en carta, tabloide, oficio, A4 Clic en que se encuentra en el grupo configurar pagina para mostrar el cuadro de dialogo configurar pgina:

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INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Insertar celdas, filas, columnas, hojas Seleccione ficha Inicio, En el grupo Celdas, clic en la flecha situada junto a Insertar clic en celdas, filas, columnas o hojas Eliminar celdas, filas, columna, hojas Seleccione ficha Inicio, En el grupo Celdas, clic en la flecha situada junto a Eliminar clic Eliminar celdas, filas, columnas o hojas MANIPULACION DEL ANCHO, ALTO, AUTOAJUSTAR, MOSTRAR OCULTAR CELDAS Seleccione la celda o celdas que desee cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas,

haga clic en Formato

luego escoja una de las opciones ya sea alto de la fila o ancho de la columna.., segn lo que requiera hacer.

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BORDES Seleccione la celda o celdas que desee cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato

Clic en la opcin formato celda Escoja la ficha Bordes Escoger un estilo de lnea Escoja un color de lnea Escoja ninguno, contorno o interior Escoja el borde derecho, izquierdo, inferior, superior, laterales aceptar

COMBINAR CELDAS Seleccione la celdas que desea combinar En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato Clic en la opcin formato celda Escoja la ficha Alineacin Clic en la casilla de verificacin combinar celdas aceptar

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Nota: De esta misma forma tambin puede ajustar el texto o reducirlo hasta ajustarlo FORMATO DE TEXTO Seleccione la celda o conjunto de celdas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato Clic en la opcin formato celda Escoja la ficha fuente Luego escoja la fuente, estilo tamao, tipo de subrayado color o efectos que usted desee Aceptar

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EDICION: COPIAR PEGAR MOVER 1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover celdas, haga clic en Cortar Para copiar celdas, haga clic en Copiar

. O puede presionar CTRL+X. . O puede presionar CTRL+C.

3. Seleccione la celda del rea de pegado. Nota.Para mover o copiar una seleccin a otra hoja de clculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuacin, seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar CTRL+V. o presione

Nota.- Eliminar el contenido SE Puede realizar cualquiera de las siguientes opciones: De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos directamente en la celda haciendo doble clic en ella puede editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de frmulas o

Dar clic en la celda y presione f2 EL CONTROLADOR DE RELLENO PARA RELLENAR DATOS Para rellenar rpidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno (control de relleno: pequeo cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la seleccin. Cuando se sita el puntero del mouse (ratn) sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) .

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Rellenar una serie de nmeros, fechas u otros elementos de serie integrados: Con el controlador de relleno puede llenar rpidamente las celdas de un rango con una serie de nmeros o fechas, o con una serie integrada para das, das de la semana, meses o aos. 1. 2. 3. 4. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. Escriba el valor inicial de la serie. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores inciales Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda. 5. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

6. Tambin puede especificar el tipo de serie utilizando el botn secundario del mouse para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y despus hacer clic en el comando adecuado del men contextual (men contextual: men que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un men contextual, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el elemento, o presione MAYS+F10.). Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la obtener la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. Tambin puede hacer clic en Rellenar aos para obtener la serie ENE-2003, ENE-2004, etc SERIES FORMATO CONDICIONAL Y FILTROS 1. Escriba los ttulos respectivos y en la celda A3 escriba el lunes, a

continuacin arrastre hasta obtener el viernes, quedar marcado este rango cpielo y pguelo 5 veces y borre jueves, viernes y sbado. 2. Escriba la primera fecha de una de las siguientes maneras: 01-ene-07 01/01/07 1/ago/07 01/01/2007

Y marque el rango de B3:B25 Y de clic en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,

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haga clic en la pestaa 3. Luego clic en series

4. Escriba las tres primeras horas de entrada y salida, seleccinelas y arrastre hasta el final. 5. En total de horas deber escribir la siguiente formula en las columna TOTAL HORAS

6. Arrastre esta frmula hasta el final para mayor facilidad. 7. seleccione el rango de valores de la columna total horas para aplicar formato condicional . 8. clic en la ficha inicio, en el grupo de estilos, clic en formato condicional, luego escoja resaltar reglas de celdas y por ltimo es menor que 9. en el cuadro llene la hora 4:00 para que sean resaltadas las celdas en que el empleado ha trabaja menos de las 4 horas 10. en el cuadro con escoja la opcin relleno amarillo con texto amarillo oscuro.

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11. De clic en la fila 2 (Nombres de las columnas de la tabla) y En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y Filtrar 12. Clic en Filtro 13. Clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la celda a filtrar HORA ENTRADA 14. Escoja la Opcin Filtro nmero y Luego Es mayor que.

15. Si desea restablecer al estado anterior debe dar clic en la flecha del filtro y elegir el casilla seleccionar todo

16. Establezca encabezado y pie de pgina En el encabezado nombre de la empresa En el pie de pgina fecha actual y frase a la izquierda.

DESCRIPCIN GENERAL DE FRMULAS Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula Multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones (funcin: frmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar frmulas en una hoja de clculo, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo

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que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) Y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).

Partes de una frmula: . Funciones: la funcin PI () devuelve el valor de pi: 3,142... . Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. . Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. . Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. Crear una frmula sencilla con constantes y operadores de clculo. Las siguientes frmulas contienen operadores y constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.
Frmula de ejemplo =128+345 =5^2 Accin Suma 128 y 345 Halla el cuadrado de 5

1. 2. 3. 4.

Haga clic en la celda en la que desee escribir la frmula. Escriba un signo igual =. Escriba la frmula. Presione ENTRAR.

Crear una frmula con funciones:

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Las siguientes frmulas contienen funciones (funcin: frmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar frmulas en una hoja de clculo, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos prolongados o complejos.).

Frmula de ejemplo =SUMA(C2:C6) =PROMEDIO(C2:D2) =CONCATENAR (A2;" "; B2).

Accin Suma todos los valores de este rango Halla el promedio de todos los nmeros del rango Concatena las cadenas de texto en A1 y B1 en una sola cadena de texto Si el valor de la celda A2 es igual a 15, devuelve Correcto". Caso contrario Incorrecto Devuelve el menor de todos los nmeros del rango Devuelve el mayor valor de todos los nmeros del rango Cuenta el nmero de celdas que contienen el rango especificado

Resultado 90 20 Solanda Valle

=SI(C2=20; "Correcto"; "Incorrecto") =MIN(C2:C6) =MAX(C2:C6)

Correcto

12 20

=CONTAR(D2:D6)

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Insertar funcin en la barra de frmulas . 3. Seleccione la funcin que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA), o elegir entre las categoras del cuadro O seleccionar una categora. 4. Escriba los argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.). Para escribir referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer dilogo (lo que oculta temporalmente el cuadro de dilogo), seleccione las celdas de la hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo 5. Una vez completa la frmula, presione ENTRAR. .

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Crear una frmula con funciones anidadas: Las funciones anidadas utilizan una funcin como uno de los argumentos de otra. Es posible anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente frmula suma un conjunto de nmeros (E2:F2) slo si el promedio de otro conjunto de nmeros (C2:D2) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.

=SI (PROMEDIO (C2:D2)>18; SUMA (E2:F2); 0)

La funcin PROMEDIO y la funcin SUMA se anidan dentro de la funcin SI. 1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Asistente para funciones en la barra de frmulas . 3. Seleccione la funcin que desee utilizar Escriba los argumentos Para escribir otra funcin como argumento, escriba la funcin en el cuadro de argumento que desee. Por ejemplo, puede agregar SUMA (G2:G5) en el cuadro de edicin valor_si_verdadero de la funcin SI.

VALIDALIDAR DATOS Realice el siguiente cuadro, siga las siguientes instrucciones: 1. Escriba en la columna mensualidad 1 si ha pagado caso contrario 0, escriba los nombres y apellidos. 2. Valide los datos de de las columnas nota1 nota2 examen 1.1. Seleccione una o ms celdas para validar. 1.2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

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1.3. Haga clic en la ficha Configuracin. 1.4. Para especificar el tipo de validacin que desea, realice una de las siguientes acciones: 1.5. En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero. 1.6. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, seleccione entre. 1.7. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. 1.8. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 1.8.1. Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada. 1.8.2. Rellene el ttulo y el texto del mensaje.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Grave. Luego escriba un titulo y el mensaje de error que crea conveniente.

2. Ingrese las notas 3. Escriba la siguiente frmula en la columna de promedio (en este caso columna f y fila 3 ( f3)) para sacar el promedio de los alumnos: = (D3+E3)/2 inserte la funcin promedio en la ficha de inicio, grupo modificar. 4. luego rellene las dems celdas de esa columna promedio 5. Llene las notas de examen 6. Inserte funcin si en la columna de promedio general: 6.1. Escoger ficha formula 6.2. Escoger la opcin insertar funcin del grupo biblioteca de funciones. 6.3. Seleccione una funcin en esta prctica seleccione la funcin si.

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6.4. Tomaremos en cuenta la siguiente condiciones: Si el alumno ha pagado la mensualidad se le pasa el promedio general; caso contrario se le marcar una valoracin de cero =SI (A3=1;PROMEDIO(F3:G3);0)

8.1. En la columna observacin con la formula si colocar dependiendo del promedio si es >85 aprueba; caso contrario supletorio.

INMOVILIZACION Y LIBERACION DE FILAS Y COLUMNAS Comentario.- Cuando una hoja de clculo es mayor de lo que se puede ver en la pantalla, hay que desplazarse de derecha a izquierda o de arriba hacia abajo, e inversa para poder observar completamente dicho contenido. Para aquello realizamos los siguientes pasos: Clic en el nmero de la fila Clic en el men Vista Clic en inmovilizar paneles Clic en inmovilizar fila superior

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AUDITORIA EN EXCEL Una Auditora dentro de MS Excel 2007, sirve para buscar las casillas que intervienen en las formulas de una hoja de clculo. Es decir permite seleccionar cada dato numrico de un conjunto de partes y los enlaza por medio de flechas a un registro total. Para agregar una auditoria es necesario tener establecido una formula dentro de una celda, seguidamente escoger el men frmula y luego dar un clic en rastrear precedente.

ORDENAR DATOS Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.

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