CVP_2013_AP Aprovisionamiento Versin 3.

2
Fecha de Emisin Original Entrada en Vigor

09/01/13 15/04/13

NOMBRE DEL Aprovisionamiento PROCESO: MACRO Gestin de Iniciativas PROCESO: AREA DE Oficina de Proyectos ORIGEN: REA DE Sistemas BBVA Bancomer APLICACIN:

CDIGO

CVP_2013_AP

Durante el proceso de Aprovisionamiento solicita la aprobacin de los recursos financieros para la iniciativa RESUMEN: y en caso de que en la fase de inicio, durante el diseo de la solucin se requiera involucrar personal externo se solicita presupuesto para las Mesas de Diseo.

CONTROL DE CAMBIOS
Versin Proceso

DESCRIPCION Actualizacin de la Informacin Gua de Ajuste para Pago Pre-Anlisis Se agrego las actividades requeridas para solicitar presupuesto para el Diseo de la Solucin.

3.0 3.1 3.2

FECHA DE LTIMA VERSIN 09/01/13 01/04/13 22/04/13

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR 15/01/13 15/04/13

Contenido
1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. 5. 6. 8. 9. OBJETIVO / ALCANCE __________________________________________________________________ DIAGRAMA DEL PROCESO ______________________________________________________________ PROCEDIMIENTO DETALLADO ___________________________________________________________ SOLICITAR PRESUPUESTO PARA MESAS DE DISEO _______________________________________________ PROPORCIONAR PRESUPUESTO SOLICITADO PARA MESAS DE DISEO _________________________________ ELABORAR DOCUMENTACIN PARA PRESUPUESTO DE INICIATIVAS ____________________________________ PRESENTAR DOCUMENTACIN AL COMIT DE INVERSIN LOCAL ______________________________________ ELEVAR AL COMIT OPERATIVO DE PROYECTOS _________________________________________________ ASIGNAR LNEA PRESUPUESTAL GPS _________________________________________________________ HERRAMIENTAS _______________________________________________________________________ MTRICAS ____________________________________________________________________________ POLTICAS ____________________________________________________________________________ DOCUMENTOS DE REFERENCIA _________________________________________________________ FIRMAS ______________________________________________________________________________ 2 2 3 3 4 4 5 6 6 6 7 7 7 8

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1. OBJETIVO / ALCANCE
Generar la documentacin requerida por Gestin Econmica y obtener la aprobacin presupuestal por parte del Comit de Inversin Local.

Responsable

Oficina de Proyectos El Proceso de Aprovisionamiento inicia cuando se requiere recursos financieros para la elaboracin de la iniciativa.

Criterios de Inicio

Roles Involucrados Nombre del rea/Rol Jefe de Proyecto de Sistemas Gestor Presupuestal Usuario Acrnimo JPS GP USU Responsabilidades Genera documentacin solicitada por Gestin Econmica Presenta documentacin a Comit de inversin local. Revisa la documentacin y proporciona presupuesto para iniciativa En caso de que lo requiera, apoya a la generacin de la documentacin solicitada por Gestin Econmica.

2. DIAGRAMA DEL PROCESO

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3. PROCEDIMIENTO DETALLADO 3.1 Solicitar Presupuesto para Mesas de Diseo

Responsable Productos de Entrada Productos de Salida Tareas Jefe de Proyecto de Sistemas N001 Business Case NA El Jefe de Proyecto de Sistemas durante la actividad de Planear Diseo de la Solucin, en el proceso de Diseo de la Solucin identifica si requiere la colaboracin de involucrados externos para la definicin de la iniciativa, en caso de que lo requiera, solicita presupuesto, para ello el JPS le debe comunicar a un Director

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de Primer Nivel que le reporte directamente al Director del rea de Sistemas. El Director de Primer Nivel revisa la iniciativa y acepta o rechaza involucrar personal externo, en caso de aceptar enva un correo a Gestin Econmica que indique lo siguiente: o o o o o o o Nombre del proyecto que ejecutar la mesa de diseo Nmero de recursos a contratar Importe solicitado y tipo de moneda Fecha de inicio y fin de la mesa de diseo Banca para la cual se hace el proyecto (o bancas) Justificacin de la peticin o detalle del pedido Nombre del Jefe de Proyecto que abordar la mesa de diseo

3.2 Proporcionar Presupuesto Solicitado para Mesas de Diseo

Responsable Productos de Entrada Productos de Salida Gestin Econmica Tareas Correo Electrnico NA El Responsable de proporcionar los recursos financieros recibe el correo y proporciona el cdigo GPS, para tomar los recursos de la partida presupuestal de gasto. Estos recursos puede ser reembolsados una vez que el comit de inversin a aceptado el presupuesto para la iniciativa.

3.3 Elaborar Documentacin para Presupuesto de Iniciativas

Responsable Productos de Entrada Productos de Salida Jefe de Proyecto de Sistemas C100 - Modelo de la Solucin CG01 - Plan de Trabajo N001 - Business Case GE001 - Propuesta de Proyecto de Inversin Carta de Viabilidad Organizativa El Jefe de Proyecto de Sistemas puede convocar a las reas de Gestin Econmica en la ltima mesa de diseo para analizar y contrastar, econmica, financiera, contable y tcnicamente la documentacin con las definiciones de los Requisitos Mnimos Aceptables (REMA) que son necesarios para presentar ante los comits correspondientes, dichos documentos estn descritos en el documento M001 Manual del Proceso de Aprovisionamiento, en el rubro de Procedimiento, seccin B Elaboracin de la documentacin Las reas responsables, elaboran los documentos requeridos y solicitados por el rea de Gestin Econmica. Cuando se detecta que se requiere Recursos Humanos internos, se realiza la Carta de Viabilidad Organizativa.

Tareas

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El Jefe de Proyecto de Sistemas, es responsable de recabar todos los documentos para que posteriormente se presente ante el comit de inversin local. En caso de que el proyecto requiera infraestructura, el rea de ATS debe proporcionar el Dictamen Tcnico Los involucrados en la actividad capturan las horas incurridas en la herramienta de Registro de Horas. Se almacenan en el repositorio del proyecto la documentacin generada y los correos relevantes que pudieran ser intercambiados entre involucrados mientras se desarrolla esta tarea.

3.4 Presentar Documentacin al Comit de Inversin Local

Responsable Jefe de Proyecto de Sistemas C100 Modelo de la Solucin firmado CG01 Plan de Trabajo, N001 - Business Case GE001 - Propuesta de Proyecto de Inversin Dictamen Tcnico generado por Infraestructura Carta de Viabilidad organizativa para proyectos que consideren Recursos Humanos en su planteamiento para que sea revisada y validada Valoracin Presupuestal Aprobada El Jefe de Proyecto de sistemas proporciona al comit de inversin local la siguiente documentacin: o C100 - Modelo de la Solucin firmado o CG01 - Plan de Trabajo, o N001 - Business Case o GE001 - Propuesta de Proyecto de Inversin o Dictamen Tcnico generado por Infraestructura o Carta de Viabilidad organizativa para proyectos que consideren Recursos Humanos en su planteamiento para que sea revisada y validada. El asesor asignado por el comit de inversin, revisa y valida que la documentacin est completa y que cumpla con los Requisitos Mnimos Aceptables (REMA) establecidos por Gestin Econmica. Una vez validada la documentacin, el comit enva una convocatoria para llevar a cabo la presentacin. El comit sesiona, emite resultado, recaba firmas de autorizacin y enva dictamen va correo electrnico al Jefe de Proyecto de Sistemas. La Direccin de Control Presupuestal genera el PEP o CUP de acuerdo al informe tcnico contenido en el Proyecto y de acuerdo a los manuales de operacin del GPS. El Jefe de Proyecto de Sistemas captura las horas incurridas en la herramienta de Registro de Horas. Se almacenan en el repositorio del proyecto la documentacin generada y los correos relevantes que pudieran ser intercambiados entre involucrados mientras se desarrolla esta tarea.

Productos de Entrada

Productos de Salida

Tareas

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3.5 Elevar al Comit Operativo de Proyectos

Responsable Comit Operativo de Proyectos Tareas C100 - Modelo de la Solucin firmado CG01 - Plan de Trabajo, N001 - Business Case GE001 - Propuesta de Proyecto de Inversin Dictamen aprobado para la infraestructura Carta de Viabilidad organizativa para proyectos que consideren Recursos Humanos Valoracin Presupuestal Aprobada Los proyectos cuyo monto requiera elevacin al COP deben ser ingresados a travs de la Direccin de Finanzas del CCR y nicamente ser a travs de la Direccin de Gestin Presupuestal de Proyectos va buzn Comit de Inversiones. En caso de requerir sesin extraordinaria al COP, La direccin de Gestin Econmica deber solicitar a la Direccin de Finanzas del CCR la programacin para la evaluacin del Proyecto solicitado. El asesor asignado, revisa y valida que la documentacin est completa y que cumpla con los Requisitos Mnimos Aceptables (REMA) establecidos por Gestin Econmica. Una vez validada la documentacin, el comit enva convocatoria para llevar a cabo la presentacin. El comit sesiona, emite resultado, recaba firmas de autorizacin y enva dictamen va correo electrnico al Jefe de Proyecto de Sistemas. La Direccin de Control Presupuestal genera el PEP o CUP de acuerdo al informe tcnico contenido en el Proyecto y de acuerdo a los manuales de operacin del GPS Se almacenan en el repositorio del proyecto la documentacin generada y los correos relevantes que pudieran ser intercambiados entre involucrados mientras se desarrolla esta tarea.

Productos de Entrada

Productos de Salida

3.6 Asignar Lnea Presupuestal GPS

Responsable Productos de Entrada Productos de Salida Gestin Econmica Tareas Valoracin Presupuestal Aprobada Cdigo Presupuestal de Inversin Con la valoracin presupuestal aprobada, gestin econmica asigna un cdigo presupuestal de inversin. En caso de que se haya requerido recursos financieros para las mesas de diseo, el cdigo presupuestal de inversin debe incluir el reembolso del pago presupuestal de gasto.

4. HERRAMIENTAS

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Nombre de la Herramienta GPS Time Report (TR) Servidor

Descripcin Herramienta para la gestin de las partidas presupuestales. Registro de horas incurridas Repositorio del proyecto, donde se almacena la documentacin

5. MTRICAS
Pendientes de Definir

6. POLTICAS
Antes de inscribir la iniciativa en alguno de los comits de presupuesto, debe estar registrada en la PMO y dada de alta en las herramientas de gestin de proyectos. La documentacin necesaria para pasar a los comits, debe estar depositada en la carpeta de la iniciativa correspondiente y dar acceso a los responsables de los comits presupuestales para su acceso directo al repositorio. Slo se considerarn terminados los productos que se encuentren colocados en el repositorio unificado, de acuerdo a las reglas de administracin de la configuracin definidos, para que sean certificados por la Oficina de Proyectos PMO La actualizacin de los productos existentes, debern depositarse de manera versionada en el repositorio unificado. Los recursos contratados para la Mesa de Diseo se pagan al mes de contratados, no hasta el final del periodo.

7. CONSIDERACIONES Y GUAS DE AJUSTE

Para este proceso no se cuenta con Guas de Ajuste

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Nombre del documento G700 - Gua de Administracin de la Configuracin G701 - Gua del Servidor de Documentacin Protocolo de reuniones Ubicacin o Link https://sites.google.com/a/bbva.com/ciclo-devida-productivo/documentosDeApoyo/formatos https://sites.google.com/a/bbva.com/ciclo-devida-productivo/documentosDeApoyo/formatos https://sites.google.com/a/bbva.com/ciclo-devida-productivo/documentosDeApoyo/formatos Consideraciones NA
El repositorio de documentacin se encuentra en la siguiente ruta:

\\cbnocnas07\g_cb041\Iniciati vas NA

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Acrnimos y Glosario

https://sites.google.com/a/bbva.com/ciclo-devida-productivo/documentosDeApoyo/glosario
Acronimos y Glosario.doc

9. FIRMAS
AUTORIZADO POR: REA NOMBRE DEL RESPONSABLE Y PUESTO FIRMA

Las firmas aqu presentadas certifican que este PROCESO cumple con la descripcin a detalle de la operacin que representa, y con los estndares institucionales, por lo cual es de observancia obligatoria.

REVISADO POR: REA NOMBRE DEL RESPONSABLE Y PUESTO FIRMA

MBITO DE APLICACIN

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