MACROS Y AUDITORA EN EXCEL Y SOFTWARE ESTADSTICOSPSS 20

Tema N11:

Administracin de Macros e Impresin de Hojas de Clculo.

Administracin de Macros e Impresin de Hojas de Clculo. Crear un macro Asignar Macro a Objetos Impresin de Hojas de Clculo y Grficos Creacin de Plantillas de Excel

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Capacidad del Tema Elabora Macros usando el entorno de Excel para sistematizar procesos. Crea y manipula plantillas para una correcta y rpida manipulacin de los datos almacenados en un libro de Excel

Conocimientos Previos Entorno de Excel Funciones de Excel

Conflicto Cognitivo

Se plantean ejercicios de tal forma que el estudiante aplique los conocimientos adquiridos en la sesin de aprendizaje.

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Administracin de Macros e Impresin de Hojas de Clculo

Macro
Es una combinacin de instrucciones que pueden ser ejecutadas automticamente con una simple pulsacin de teclas. La palabra Macro es una abreviatura de la palabra macroinstruccin. En ocasiones nos vemos en la necesidad de realizar una serie de tareas repetitivas en forma rutinaria; podemos crear una macro que nos evite ese trabajo. Tambin se le puede asignar a una macro una combinacin de teclas para invocarla.

Activar el Botn Macros en el entorno de Excel:

Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones (Se activa la opcin Desarrollador) (ver Figura 1). Esta opcin se visualiza en la barra de men del entorno de Excel. Esta opcin contiene iconos respecto a las diversas operaciones que se puedan ejecutar con Macros desde el entorno y con programacin a travs del editor de Visual Basic.

Figura 1 Ventana de Cinta de Opciones

Imaginemos que diariamente tenemos que arreglar una tabla de datos ponindole colores, formato, bordes, etc. Para posteriormente imprimirla. La ilustracin muestra la tabla normal: (Ver Figura 2)

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Ejemplo01

Figura 2 Tabla de datos

Y asignndole el formato sera: (Ver Figura 3)

Figura 3 Tabla de datos con formatos

Para arreglar la tabla tendramos que: Seleccionar el conjunto de datos. Darle un borde exterior de color rojo. Darle un color de relleno de la tabla. Darle un color de fuente. Darle el formato soles a los nmeros. Ponerlo en cursiva

OPERACIONES CON MACROS a. GRABAR UNA MACRO

Barra de Men Desarrollador / Grabar Macro (Ver Figura 4)

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Figura 4 Ventana de Grabar Macro

b. EJECUTAR UNA MACRO (Ver Figura 5)

Figura 5 Ventana de Ejecutar Macro

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c. MODIFICAR UNA MACRO (Ver Figura 6)

Figura 6 Ventana de Modificar Macro

Si pulsamos Opciones aparece la siguiente ventana: (Ver Figura 7)

Figura 7 Ventana de Opciones de Macro

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d. ELIMINAR UNA MACRO (Ver Figura 8)

Figura 8 Ventana de Eliminar Macro

AADIR UN BOTON EN LA BARRA DE ACCESO RAPIDO QUE EJECUTE LA MACRO. (Ver Figura 9)

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Figura 9 Icono Macro en Barra de acceso rpido

Ejemplo 02:
Dada la siguiente tabla crear una macro que ordene la base de datos por Sucursal de manera ascendente y precio de menor a mayor. (Ver Figura 10 y Figura 11)

Figura 10 Ventana de Grabar Macro

Figura 11 Ventana de Datos

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Ejemplo 03:
Ordena la misma tabla anterior pero a travs de un dos botones: Uno que muestre las Sucursales ordenadas de manera ascendente y el otro botn de manera descendente. Paso1: Crea las macros solicitadas Paso2: Para insertar un botn lo encontramos en la ficha Desarrollador / Insertar. (Ver Figura 12) Paso3: Cuando dibujes el botn por defecto sale la caja de dialogo donde visualizar las macros creadas y escoge la macro a insertar.

Figura 12 Ventana de Insertar botones

PROBAR PASO A PASO NUESTRA MACRO:

Es muy necesario e interesante ver paso a paso como se ejecuta nuestra macro, sobre todo cuando hay algn fallo para localizarlo y corregirlo.

Vuelve hacer una copia de la hoja original.

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Macro / Ejecutar macro paso a paso Colocar las dos ventanas en paralelo en el monitor (VB, Excel) En la ventana de VB pulse F8 para ejecutar por instrucciones y observa en la ventana de Excel como se va ejecutando la macro.

Impresin de una hoja de clculo

Aspectos importantes que se deben tener en cuenta antes de imprimir

Antes de imprimir una hoja de clculo que contenga una gran cantidad de datos, puede ajustarla rpidamente en la vista Diseo de pgina. En esta vista, puede ver y modificar elementos como los mrgenes, la orientacin de pgina y los encabezados o pies de pgina. Asegrese de que los datos estn a la vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando haya texto o nmeros que sean demasiado anchos para caber en una columna, se vern como signos de nmero (##). Puede aumentar el ancho de la columna para evitarlo (Ver Figura 13).

Figura 13 Ajuste de ancho de Columna

Ajuste del tamao de columna Ajuste del tamao de fila

Imprimir varias hojas de clculo a la vez

1. Seleccione las hojas de clculo que desee imprimir.

Para seleccionar Haga esto Una sola hoja

Haga clic en la pestaa de la hoja. (Ver Figura 14)

Figura 14 Ventana de Seleccin de Hoja

Si no ve la pestaa que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las pestaas para mostrar la que va a usar (Ver Figura 15) y, despus, haga clic en la pestaa correspondiente. Comuncate con nosotros.
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Figura 15 Ventana de Botones de Desplazamiento de las hojas

Dos o ms hojas adyacentes

Haga clic en la pestaa de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en la pestaa correspondiente a la ltima hoja que desee seleccionar.

Dos o ms hojas no adyacentes

Haga clic en la pestaa de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestaas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar.

Todas las hojas de un libro

1. Haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja y, despus, haga clic en Seleccionar todas las hojas, en el men contextual. Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de clculo, aparece [Grupo] en la barra de ttulo, en la parte superior de la hoja de clculo. Para cancelar una seleccin de varias hojas de clculo en un libro, haga clic en cualquier hoja de clculo no seleccionada. Si no hay ninguna hoja sin seleccionar visible, haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y, despus, haga clic en Desagrupar hojas. 2. Haga clic en Archivo y, despus, en Imprimir. Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar Ctrl+P. 3. Haga clic en el botn Imprimir o ajuste la opcin Configuracin antes de hacer clic en el botn Imprimir.

Imprimir una parte de una hoja de clculo

1. Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de clculo y despus seleccione el rango de datos que desea imprimir. 2. Haga clic en Archivo y, despus, en Imprimir. Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar Ctrl+P. 3. En Configuracin, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione Imprimir la tabla seleccionada. 4. Haga clic en el botn Imprimir. Nota Si la hoja de clculo cuenta con reas de impresin definidas, Excel solo imprimir esas reas. Si no desea imprimir solamente un rea definida, active la casilla Omitir reas de impresin.

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Imprimir varios libros de forma simultnea

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta. Haga clic en Archivo y, despus, en Abrir. Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar Ctrl+A. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el nombre de los libros que desea imprimir. Realice uno de los procedimientos siguientes: a. En un equipo con Windows Vista Haga clic con el botn secundario en la seleccin y despus haga clic en Imprimir. b. En un equipo con Microsoft Windows XP En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Herramientas y despus en Imprimir.

Cambiar la orientacin de la pgina

1. Seleccione la hoja u hojas de clculo cuya orientacin desea cambiar 2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin y, despus, en Vertical u Horizontal (Ver Figuran 16).

Figura 16 Ventana de Orientacin de una Hoja

Nota Si no tiene configurada una impresora, la opcin Orientacin aparecer atenuada y no ser posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opcin tambin aparece atenuada cuando se est en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. Para resolver esto, presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. Sugerencia Debido a que puede configurar la orientacin de la pgina en cada hoja de clculo, podra imprimir hojas de clculo de un libro con una orientacin (por ejemplo, orientacin vertical) y otras hojas del mismo libro, con la orientacin contraria (orientacin Comuncate con nosotros.
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horizontal). Simplemente configure la orientacin de cada hoja de clculo segn corresponda.

Cambiar la orientacin de la pgina cuando est listo para imprimir

1. Seleccione la hoja u hojas de clculo o los datos de la hoja de clculo que desee imprimir. 2. Haga clic en la pestaa Archivo. 3. Haga clic en Imprimir. Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar Ctrl+P. 4. En el cuadro desplegable Orientacin de pgina, en Configuracin, haga clic en Orientacin vertical u Orientacin horizontal. 5. Cuando est listo para imprimir, haga clic en Imprimir.

Crear una plantilla que use la orientacin horizontal como predeterminada

Para ahorrar tiempo, puede configurar un libro para que se imprima en orientacin horizontal y guardarlo como plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se pueden crear plantillas para libros y hojas de clculo. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt. La plantilla predeterminada para hojas de clculo se denomina Hoja.xlt.). Luego, puede usar esta plantilla para crear otros libros.

Crear la plantilla
1. 2. 3. Cree un libro nuevo. Seleccione la hoja u hojas de clculo cuya orientacin desea cambiar. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin y finalmente en Horizontal. (Ver Figura 17)

Figura 17 Ventana de Orientacin de Hoja

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Nota Si no tiene configurada una impresora, la opcin Orientacin aparecer atenuada y no ser posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opcin tambin aparece atenuada cuando se est en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. Para resolver esto, presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. 1. Realice el resto de personalizaciones que desee agregar al libro. Sugerencia Si desea personalizar de una sola vez varias hojas de clculo, puede agruparlas temporalmente, hacer los cambios y luego desagruparlas. Para agrupar las hojas de clculo, haga clic con el botn secundario en cualquiera de las pestaas debajo de la hoja de clculo. En el men contextual, haga clic en Seleccionar todas las hojas. En la barra de ttulo, debera verse el nombre del libro, seguido por la palabra [Grupo]. Luego, cambie la orientacin a vertical o realice cualquier otra personalizacin deseada. Para desactivar el agrupamiento, haga clic con el botn secundario en cualquiera de las pestaas y luego haga clic en Desagrupar hojas (o simplemente haga clic en otra pestaa de hoja). No olvide desagrupar las hojas de clculo. Cuando las hojas de clculo estn agrupadas, lo que se haga en una de ellas afectar a todas las dems, algo que probablemente no sea lo deseado. 2. Haga clic en la pestaa Archivo. 3. Haga clic en Guardar como y seleccione la ubicacin donde desee guardar la hoja de clculo. Por ejemplo, haga clic en Equipo y en Escritorio. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla. 5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel (*.xltx) o haga clic en Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) si el libro contiene macros que desea que estn disponibles en la plantilla. 6. Haga clic en Guardar. La plantilla se coloca inmediatamente en la carpeta Plantillas. Para usar la plantilla para crear un libro nuevo, haga lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Haga clic en la pestaa Archivo. Haga clic en Nuevo. Haga clic en Mis plantillas. Haga clic en el icono o nombre de la plantilla guardada.

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Plantillas en Excel
En primer lugar debemos definir que es una plantilla y cul es la utilidad de su uso. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir tanto datos como formatos.

Crear un libro de trabajo utilizando plantillas:

Pulsa la pestaa Archivo y elige la opcin Nuevo (Ver Figura 18)

Figura 18 Ventana de Creacin de un Nuevo Libro

Junto a la opcin Libro en blanco, encontramos ms opciones: (Ver Figura 19 y Figura 20)

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Figura 19 Ventana de Plantillas de Office

Figura 20 Ventana de Plantillas disponibles

A. Plantillas recientes nos mostrar un listado de las ltimas plantillas utilizadas. Elegiremos una y pulsaremos el botn Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha. B. Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su utilizacin, que vienen incluidas con la instalacin de Excel 2010. Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe de ventas, Presupuesto mensual personal, etc. Elegiremos una y pulsaremos el botn Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha. C. Mis plantillas abre un cuadro de dilogo que contiene las plantillas personalizadas que has ido creando. D. Y Nueva a partir de existente abre un cuadro de dilogo muy similar al que utilizamos para abrir un nuevo archivo. Se trata de buscar un archivo Excel en el ordenador y pulsar Abrir.

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Por ltimo, encontramos en la zona inferior una seccin llamada Plantillas de Office.com. Las categoras que engloba: Agendas, Calendarios, Facturas, Formularios, etc. son todos recursos que se encuentran online. Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de bsqueda. Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podran resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez ms a disposicin de los usuarios. Que las plantillas estn online implica, obviamente, que necesitaremos tener conexin a internet para poder utilizarlas. Tambin implica que las categoras y ficheros disponibles en este apartado son susceptibles a variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas. Al no disponer stas plantillas directamente en nuestro ordenador, la opcin que aparece junto a la vista previa es la de Descargar. Sea cual sea la plantilla que escojamos y el origen o procedencia de la misma, actuar de la misma forma: 1. Se abrir en Excel un libro que ya contendr informacin. 2. Rellenaremos los datos que creamos oportunos. 3. Y al guardar el documento, nos aparecer el cuadro Guardar como para darle un nombre al mismo y conservar la plantilla original intacta. Un detalle importante es aprender a movernos por esta ventana. Para ello utilizaremos la barra de navegacin superior. (Ver Figura 21)

Figura 21 Ventana de Barra de Navegacin

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Cuando entramos en una categora, por ejemplo Informes, es posible que no encontremos nada que nos interese y deseemos volver a la pantalla anterior. Para ello, deberemos utilizar el botn Atrs de la zona superior (Ver Figura 22) .
Figura 22 Botn Atrs

Tambin disponemos del botn Adelante (Ver Figura 23) que tiene el efecto contrario.

Figura 23 Botn Adelante

Por ejemplo, si hemos vuelto Atrs desde Formularios, al pulsar el botn Adelante veremos el contenido de Formularios de nuevo. Junto a stos botones veremos la ruta (o camino de migas). Por ejemplo, en la imagen estamos situados en Formularios, que a su vez est en Inicio. Cada opcin es en realidad un botn, de forma que, por ejemplo, si estamos en Formularios y pulsamos Inicio, volveremos al principio.

Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos: 1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. 2. Hacer clic en la pestaa Archivo. 3. Elegir la opcin Guardar como... 4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. 5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel. (Ver Figura 24)

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Figura 24 Ventana de Tipo de Libro

6. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Excel cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo>Mis plantillas.

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