PMO. La funcin y responsabilidades de una oficina de proyectos.

Caso Prctico

Marc Bara Iniesta Associate Professor. EU Gimbernat i Toms Cerd. www.eug.es @: marc_bara@hotmail.com es.linkedin.com/in/marcbara

Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un producto o servicio nico el cual posee una elaboracin progresiva ! ! ! Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado nico significa que el producto o servicio es diferente en algunas caractersticas a otros similares que pudieran o no existir anteriormente Elaboracin progresiva se aplica a las caractersticas del servicio o producto y significa que dichas caractersticas sern llevadas a cabo paso a paso, a travs de incrementos

Un proyecto tiene un objetivo especfico, un presupuesto establecido y una organizacin (quiz temporal y que puede ser desmantelada al trmino del proyecto)

Proyectos y Operaciones

!"#$%&'&()*
+,(-'"%./()* >-.3("1.)*

-!!&0%/%)1-'"%2/*3*4.,.-1(*&(*5.)* 4%)1(0')*&(*6/7.-0'"%2/* -!8'55*8(/1(-* -!!&0%/%)1-'"%2/*&(*5.)*9(":-).)* ;:0'/.)* -!!&0%/%)1-'"%2/*&(*5')*<%/'/=')* -!>-.&:""%2/*(/*"'&(/'* -!???*

-!60,5(0(/1'"%2/*&(*:/*/:($.*4%)1(0'* &(*6/7.-0'"%2/* -!@(A/%"%2/*3*BC(":"%2/*&(*:/*>5'/*&(* 8.0:/%"'"%2/*.*DE-F(#/G?* -!>:()1'*(/*0'-"H'*&(*:/'*/:($'* >.5I#"'*&(*99;;* -!>5'/*!/:'5*&(*<.-0'"%2/* -!@%)(J.*&(*:/*/:($.*>-.&:"1.*.* 4(-$%"%.* -!60,5(0(/1'"%2/*&(*:/*/:($.*>-."().* +-G'/%='#$.*

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se manejan colectivamente (adems de individualmente) para obtener beneficios y control adicionales.
"!

Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros trabajos) que se agrupan para facilitar la gestin efectiva del trabajo para conseguir los objetivos estratgicos de negocio. Los proyectos o programas no tienen por qu ser necesariamente interdependientes o relacionados.
"!

Una organizacin proyectizada es aquella que incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa diaria.
"!

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Fig 1-1, pag 8 PMBOK!

Definicin de Programa

Gestin de la Cartera de Proyectos

Gestin Cartera Proyectos Gestin Programas Gestin de Proyectos

Pre-Proyecto

Proyecto Proyecto Gestin del cambio

Operaciones

Sistemas de Gestin de la Informacin

PMI - Standard

The Standard for Portfolio Management

Cartera de Proyectos y entorno organizacin

Cartera de Proyectos y entorno organizacin

12

En este contexto! Qu es una PMO exactamente?

An organizational unit to centralize and coordinate the management of projects under its domain. A PMO oversees the management of projects, programs or a combination of both.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide)

In each organization, the definition of a PMO may vary in name and by function, but it essentially centralizes, coordinates and oversees the management of projects and programs.
Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007

13

Algunas caractersticas!
! Una PMO es un grupo de personas con la misin de dar soporte a los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementacin y completacin de proyectos. ! Algunas PMOs son mnimas, con slo staff a tiempo parcial. ! Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con metodologas y control rgidos. ! La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de proyecto en la consecucin de los objetivos de los proyectos. ! Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para desarrollarse ms rpidamente, con respecto a si trabajaran en solitario. ! La PMO es una organizacin centralizada dedicada a mejorar la prctica y los resultados de la gestin de los proyectos.

14

Establecer una PMO

Requisitos de la PMO: ! El valor de la PMO debe ser medible para resultar sostenible. ! Si no se puede medir, no se puede controlar y por tanto gestionar. ! La PMO debe estar alineada con los intereses y objetivos de la organizacin para sobrevivir. ! Debe tener como principal cliente a la Alta Direccin!!

15

PMO y su aceptacin de alta direccin

La Alta direccin dar soporte a la PMO que incremente la probabilidad de conseguir sus objetivos.
La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta direccin: ! Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificacin estratgica.

! Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros. ! Gestionar la cartera de proyectos correctamente. ! Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos
estratgicos de la compaa.

En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta Direccin con la ejecucin de la estrategia, tal cual est determinada por la cartera de proyectos.
16

PMO y su aceptacin de alta direccin

La PMO encontrar soporte de la alta direccin si: ! Ayuda en conseguir los objetivos del management (por los que son medidos!) ! Consigue llevar ms proyectos a finalizacin, sin incremento de recursos. ! Los proyectos se completan en menos tiempo. ! Su impacto es claramente percibido en todos los niveles de la organizacin. Es crtico que los beneficios de establecer una PMO ser perciban cuanto antes. ! Se deben poder medir
17

Causas de fallo en la implantacin de la PMO

! No se definici su valor, sus beneficios. ! No se percibe como influencia positiva en las entregas de
proyectos.

! Se percibe como amenaza muy autoritaria, rgida en

burocracia y metodologa.

! No tiene buy-in de la alta direccin ! Se percibe como un overhead en la gestin de los

proyectos.

! Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada

proyecto directamente.

18

Una definicin de Oficina de Proyectos (PMO)

Entidad que provee a la organizacin y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la aplicacin efectiva de prcticas de Gestin de proyectos, as como la informacin crtica para fundamentar la toma de decisiones y entregar resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de proyectos.
Algunos de sus objetivos son: Proy 1 Proveer Servicios Oficina de proyectos ! Gestin y/o facilitacin de los procesos de gestin de la cartera de proyectos. ! Proveer servicios de definicin de metodologas y estndares, asesora a proyectos, capacitacin y seleccin de proyectos ! Asegurar el control y monitoreo constante de los proyectos en marcha ! Incrementar la coordinacin entre los proyectos para asegurar que cuentan con los recursos requeridos para su finalizacin exitosa

Proy 2

Proy n

Control y recopilacin informacin

Ejemplo de reas de responsabilidad de la PMO

Soporte Administrativo y de Coordinacin

Asesora y Control de Proyectos

Oficina de Proyectos
Definicin de estndares y metodologa Desarrollo y formacin

Ejemplo de Servicios de la PMO

PMO Services Portfolio Management
Project portfolio information Asset, strategic objectives and resource portfolios

Consulting & PMO Services

Project rescues Project acceleration, assessments, threats and opportunities, auditing, risk management Project management processes, tools, methodologies Mentoring Help Desk Web portal/information management Resource recruiting

Training
Methodology Tools

Admin./H.R.
Project accounting Operations planning and forecasting

Archives
Information repository Data integrity and security

Executive reporting and governance Prioritization techniques Staggering of projects Strategic resource management Analysis

Project management basics Certification Teamwork Advanced project management Scheduling software

Data collection and report distribution Asset tracking Materials and supplies Contract and change management Metrics, bonuses, career path, rewards and recognition Customer interface

Project document library/knowledge management Lessons learned Closed contracts

Customer interface

Customer interface

Customer interface

Customer interface

21

Caso prctico: Servicios de consultora PMO

22

Caso prctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas

23

Caso prctico: PMO y metodologas

24

Caso prctico: PMO y sistemas informacin

25

Caso prctico: PMO y Alta Direccin

26