MICROSOFT EXCEL 2010

Objetivo general

Que los participantes utilicen las diferentes herramientas y funciones de Microsoft Excel 2010, para incrementar su eficiencia en el desarrollo de actividades relacionadas con la presentacin de informacin o manejo de datos.

Reglas del curso:

Poner el celular en vibrador No entrar y salir del aula Seguir los pasos de cada prctica

Personaliza tu pantalla de Excel

Antes de comenzar a crear hojas de clculo en Excel, querrs personalizar tu Excel y hacerlo ms familiar con unas pocas tareas clave, tales como minimizar y maximizar la Cinta, configurar la Barra de Acceso Rpido, cambiar la vista de una pgina e ingresar a las Opciones de Excel.

Componentes del libro de excel

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1.Barra de desplazamiento horizontal 3.Barra de etiquetas 5.Grupos 7.Mini barra de herramientas 9.Barra de ttulo 11.Celda 13.Cuadro de nombre 15.Filas

2. Cinta de opciones (Pestaas) 4. Barra de frmulas 6. Botones de control 8. Barra de desplazamiento vertical 10.Zoom 12.Barra de herramientas 14.Columnas 16. Pestaa Archivo

Acercar y Alejar
Ubica la Barra del Zoom en la esquina inferior. Haz clic izquierdo en la Barra de Desplazamiento y arrstralo al lado derecho para alejar y al lado izquierdo para acercar la hoja

Desplazar horizontalmente una Hoja de Clculo

Localiza la Barra de Desplazamiento Horizontal en la parte inferior derecha. Haz clic izquierdo en la barra y muvela de izquierda a derecha. Cambiar las vistas de una pgina Encuentra las Opciones de Ver Pgina en la esquina inferior derecha. Las Opciones de Ver Pgina son Normal, Diseo de Pgina y Vista Previa de Diseo de Pgina. La predeterminada es la Vista Normal.

Aadir comandos a la Barra de Herramientas de Acceso Rpido

Haz clic en la flecha al lado derecho de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Selecciona la funcin del men desplegable, para aadirla a la barra. Ahora, ste aparecer en la Barra de Herramientas de Acceso Rpido.
Selecciona Ms Comandos del men desplegable y una ventana aparecer. Selecciona el comando que deseas aadir. Haz clic en Aadir. Haz clic en Aceptar.

Minimizar y Maximizar la Cinta

Pasos para Personalizar la Barra de acceso rpido

Haz clic en la flecha desplegable al lado de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Selecciona Minimizar la Cinta de Opciones de la lista. La Cinta desaparecer. Para maximizar la Cinta, vuelve a hacer clic en la misma flecha y selecciona Minimizar Cinta de Opciones para quitar la seleccin.

El nuevo sistema de pestaas de la Cinta remplaza los mens tradicionales en Excel 2010, y est diseado para responder a tus necesidades y es fcil de usar. Sin embargo, puedes escoger Minimizar la Cinta si quieres usar diferentes mens o atajos del teclado.

Tambin puedes minimizar y maximizar la Cinta al hacer clic derecho en cualquier parte del men principal y seleccionar Minimizar la Cinta de Opciones en el men que aparece.

COMENZAR UN LIBRO

Comenzar un Libro
Los documentos de Excel se denominan libros y estn divididos en hojas. La hoja de clculo es el espacio de trabajo. Excel 2010 comparte la misma interfaz de otros programas de Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Men Archivo las opciones para abrir un nuevo documento.

Aqu encontrars diferentes plantillas predeterminadas, como: agendas, calendarios, informes de gastos, facturas, etc.

Creando un nuevo Libro de Trabajo

Haz clic izquierdo en el Botn de Microsoft Office. Selecciona Nuevo. La ventana de Nuevo Libro abre y el Libro en Blanco aparece resaltado predeterminadamente.

Haz clic en Crear. Un nuevo, Libro de Trabajo aparece en la ventana.

Cuando abres Excel, el programa abre un nuevo libro en blanco.

Insertar un Texto
Haz clic izquierdo a una celda para seleccionarla. Cada rectngulo en la hoja de clculo es llamada celda. Cuando seleccionas la celda, la direccin de la celda aparece en el Cuadro de Nombres.

Escribe Texto en la celda usando el teclado. El texto aparece en la celda y la Barra de Frmulas.

Cada celda tiene un nombre, o una direccin de celda basada en la columna y lnea en que est. Por ejemplo, esta celda es C3, pues estn donde la columna C y la fila 3 se cruzan.

Tu primer Libro de Trabajo

Editar o Borrar Texto Selecciona la celda. Presiona la tecla Backspace en tu teclado para borrar el texto y realizar una correccin Presiona la tecla Suprimir en tu teclado para borrar todo el contenido de una celda Tambin puedes realizar cambios y borrar texto de la Barra de Frmulas. Selecciona la celda y ubicando el cursor en la Barra de Frmulas.
Cmo moverse en una Hoja de Trabajo usando el teclado Presiona la tecla Tab para moverte hacia la derecha de la celda seleccionada. Presiona la tecla Shift y, simultneamente, la otra tecla Tab para moverte hacia la izquierda de la celda seleccionada. Usa las teclas Page Up y Page Down de tu teclado para navegar en tu Hoja de Trabajo. Tambin puedes usar las teclas con flechas en tu teclado para moverte en la hoja.

Cmo Salvar la Hoja de Trabajo

Haz clic izquierdo en el Archivo. Selecciona Guardar o Guardar Como. Guardar Como permite escoger un nombre para el archivo y escoger un lugar para guardar la hoja. Escoge Guardar Como si vas a guardar el archivo por primera vez o si quieres guardar el archivo con un nombre diferente. Selecciona Guardar si el archivo ya ha sido nombrado.
Puedes guardar un libro de diferentes maneras, aunque las dos formas ms comunes son: como un Libro de Excel, y como un complemento de Libro de Excel 97-2003, que guarda archivos compatibles para que los usuarios que usan versiones anteriores de Excel puedan abrirlo.

Modificar Columnas, Filas y Celdas

Modificar Columnas, Filas y Celdas

Cuando abres un nuevo Libro en Blanco, las Celdas, Columnas y Filas estn configuradas con un tamao predeterminado. Sin embargo, puedes cambiar el tamao de cada una, insertar nuevas Columnas, Filas, y Celdas si es necesario. Al finalizar esta leccin, estars en capacidad de: 1.Utilizar varios mtodos para modificar el ancho de la Columna y el alto de la Fila. 2.Insertar nuevas Columnas, Filas y Celdas.

Modificar el ancho de la Columna

Ubica el cursor sobre la lnea de la Columna en el ttulo de la Columna y una flecha doble aparecer.

Haz clic izquierdo con el mouse y arrastra el cursor a la derecha para agrandar el ancho de la Columna o hacia la izquierda para disminuir el ancho de la Columna. Libera el botn del mouse.

Haz clic izquierdo en el encabezado de una Columna que desees modificar. Toda la Columna aparecer resaltada.
Haz clic en botn Formato en el grupo de Celdas de la pestaa de Inicio. Un men aparecer. Selecciona Ancho de Columna para ingresar una medida especfica. Selecciona Auto Ajustar Ancho de Columna para ajustar el ancho de la Columna al texto.

Modificar la Altura de la Fila

Ubica el cursor sobre la Fila de la lnea que deseas modificar y una flecha doble aparecer.
Haz clic izquierdo y arrastra el cursor hacia arriba para disminuir la altura de la Fila y hacia abajo para aumentar la altura de la Fila. Libera el botn del mouse. Haz clic en el botn de Formato en el grupo de Celdas de la pestaa de Inicio. Un men aparecer. Selecciona Alto de Fila para ingresar una medida especfica. Selecciona Auto Ajustar Ancho de Columna para ajustar el ancho de la Columna al texto.

Para Insertar una Fila

Selecciona la Fila interior al lugar donde quieres que aparezca la Fila. Haz clic en el botn de Insertar en el grupo de Celdas de la pestaa de Inicio. La Fila aparecer.

La nueva Fila siempre aparecer arriba de la Fila seleccionada. Asegrate de seleccionar la Fila entera por debajo de donde deseas que aparezca la nueva Fila, no solamente la Celda. Si seleccionas nicamente la Celda y luego haces clic en Insertar, solo aparecer una nueva Celda.

Para Insertar Columnas

Selecciona la Columna a la derecha de donde deseas que aparezca la nueva Columna. Haz clic en el botn Insertar en el grupo de Celdas de la pestaa de Inicio. La Columna aparecer. La nueva Columna siempre aparecer al lado izquierdo de la Columna seleccionada. Por ejemplo, si deseas insertar una Columna entre Septiembre y Octubre, selecciona la Columna de Octubre y haz clic en el botn Insertar. Asegrate de seleccionar la Columna completa a la derecha de donde quieres que aparezca la nueva Columna, y no solamente la Celda. Si seleccionas nicamente la Celda y haces clic en Insertar, solamente aparecer una nueva Celda.

Borrar Filas y Columnas:

Selecciona la Fila o la Columna que deseas borrar. Haz clic al botn de Borrar en el grupo de Celdas de la pestaa de Inicio.

FORMATO DE TEXTO

Formato de texto

Cuando hayas ingresado informacin a una hoja de clculo, necesitars darle formato. Al finalizar esta leccin, estars en capacidad de: Usar los botones de negrilla, cursiva y subrayado. Modificar el estilo de fuente, tamao y color. Aplicar bordes y colores de relleno.

Formato de texto en Negrita o Cursiva:

Haz clic izquierdo a la Celda para seleccionarla o arrastra el cursor sobre el texto que est en la Barra de Frmulas para seleccionarlo. Haz clic en los botones de Negrilla o Cursiva.

Puedes seleccionar Columnas y Filas completas, o Celdas especficas. Para seleccionar una Columna completa, haz clic izquierdo al encabezado de la Columna y toda la Columna aparecer seleccionada. Para seleccionar Celdas, especficas, slo haz clic izquierdo a la Celda y arrastra tu mouse para seleccionar otras Celdas. Entonces, libera el botn del mouse.

Formatear texto con Subrayado

Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear. Haz clic en la flecha para visualizar el men desplegable al lado del botn Subrayar. Selecciona entre las opciones de Subrayado o Subrayado Doble.

 Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear. Haz clic izquierdo en la flecha desplegable al lado del Estilo de Fuente en la pestaa de Inicio. Selecciona un Estilo de Fuente de la lista. A medida que te muevas en la lista de fuentes, la Previsualizacin te va a mostrar cmo quedara tu texto.

 Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear. Haz clic izquierdo en la flecha desplegable al lado de la casilla de Tamao de Fuente en la pestaa de Inicio. Selecciona un tamao de letra de la lista.

 Selecciona la Celda o las Celdas que deseas formatear. Haz clic en la flecha desplegable al lado del botn de Color de Texto, y una paleta de colores aparecer. Selecciona un color de la paleta. Selecciona Ms colores y una ventana aparecer. Selecciona un color. Haz clic en Aceptar

 Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear. Haz clic en la flecha desplegable al lado del botn de Bordes en la pestaa de Inicio. Un men aparecer con las Opciones de Borde. Haz clic izquierdo en cualquier opcin de la lista para seleccionarla. Puedes cambiar el Estilo de la Lnea y el color del borde.

 Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear. Haz clic en el Botn de Relleno. Una paleta de colores aparecer. Selecciona el color. Selecciona Ms Colores. Una ventana aparecer. Seleccione un color. Haz clic en Aceptar. T puedes usar la Propiedad de Relleno para formatear Columnas y Filas en las hojas de clculo para que sea ms fcil de leer.

 Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear. Haz clic izquierdo en la flecha desplegable al lado de la casilla de Formato de Nmero de Contabilidad. Selecciona una de las opciones para formatear nmeros. Predeterminadamente, los nmeros aparecen en la categora General, lo cual significa que no hay ninguna configuracin especial. En el grupo Nmero encontrars otras opciones. Por ejemplo, puedes cambiar el signo de Dlares por el de otra moneda, porcentajes, aadir comandos y cambiar los decimales.

 Excel se puede usar para calcular y analizar informacin numrica. Sin embargo, necesitas aprender a escribir las frmulas. Una formula es una ecuacin que desempea un clculo usando valores en la hoja. Al finalizar esta leccin, podrs crear Frmulas Simples usando operaciones simples como suma, resta, multiplicacin y divisin.

Frmulas Simples
Cmo crear una Frmula Simple para sumar dos nmeros Haz clic en la Celda donde deseas realizar la frmula (C5, por ejemplo). Escribe el signo de igual (=) para indicar a Excel la frmula a realizar. Escribe el primer nmero que deseas sumar (ejemplo, 1500). Escribe el smbolo de suma (+) para indicar a Excel la operacin a realizar. Escribe el segundo nmero a sumar (ejemplo, 200). Presiona Enter o haz clic en el Botn Introducir en la Barra de Frmulas para completar la operacin

Crear una Frmula Simple que sume el contenido de dos Celdas

Haz clic a la Celda donde quieras situar la respuesta (C5, por ejemplo). Escribe el signo de igual (=) para indicar a Excel la frmula a realizar. Escribe el nmero de Celda que contiene el primer nmero a sumar (C3, por ejemplo). Escribe el signo de suma(+) para indicar a Excel la operacin a realizar. Escribe el nmero de la Celda que contiene el segundo nmero a ser sumado (C4, por ejemplo). Presiona Enter o haz clic en el Botn Introducir en la Barra de Frmulas para completar la operacin.

Crear una frmula usando el mtodo Puntero y Clic

Haz clic a la celda donde quieras situar la respuesta (C30, por ejemplo). Escribe el signo igual (=) para indicar a Excel la frmula a realizar. Haz clic en la primera Celda donde deseas incluir la frmula (C5, por ejemplo). Escribe el signo de resta (-) para indicar a Excel que una operacin de resta se va a realizar. Haz clic en la ltima Celda que deseas agregar a la frmula (C29, por ejemplo).

Presiona Enter o haz clic en el Botn Introducir en la Barra de Frmulas para completar la operacin.

Crear una Frmula Simple que Multiplique el Contenido de Dos Celdas

Selecciona la Celda donde deseas que aparezca la respuesta (E32, por ejemplo). Escribe el signo igual (=) para indicarle a Excel la frmula que vas a realizar. Haz clic en la primera Celda a incluir en la frmula (C9, por ejemplo) o escribe el nmero. Escribe el signo de multiplicacin (*) al presionar la tecla Shift y luego el nmero 8. El signo se ver en la Celda y la Barra de Frmula. Haz clic en la prxima Celda en la frmula o escribe el nmero (12, por ejemplo). Presiona la tecla Enter o haz clic en el Botn Insertar de la Barra de Frmulas para completar la operacin.

Crear una Frmula Simple que divida una Celda por otra

Haz clic en la Celda donde quieras ubicar la respuesta. Escribe el signo de igual (=) para indicar en Excel que una frmula va a ser desarrollada. Haz clic en la primera Celda a incluir en la frmula. Escribe el signo de divisin. El signo se ver en la Celda y la Barra de Frmula. Haz clic en la prxima Celda en la frmula. Presiona Enter o haz clic en el Botn Insertar en la Barra de Frmula para terminar la operacin.

Imprimir hojas de clculo

 Excel ofrece muchas formas de preparar tu Hoja de Clculo para imprimir. Muchas de estas opciones facilitan la tarea de formatear la Hoja de Clculo para imprimir una pgina. Al finalizar esta leccin, estars en capacidad de: Visualizar la Hoja de Clculo en modo de impresin. Modificar mrgenes. Cambiar la orientacin de la pgina. Usar el tamao de escala. Usar Ttulos de Impresin. Insertar Saltos.

 Haz clic izquierdo en el Botn de Microsoft Office. Selecciona Imprimir. Selecciona Vista Preliminar. La Hoja de Clculo aparecer en Vista Preliminar

Haz clic en botn de Vista Preliminar en la Barra de Acceso Rpido.

En la parte inferior derecha de la vista preliminar, da clic al icono de mostrar mrgenes para activar y poder los mrgenes.

Podrs Ajustar los mrgenes dando clic izquierdo del mouse sin dejar de presionar .

Modificar Mrgenes

Selecciona la pestaa Diseo de Pgina. Haz . clic izquierdo en el botn de Mrgenes Escoge una de las opciones predefinidas o escribe una margen personal.

Cambiar la Orientacin de la Pgina

es una herramienta muy til que te ayuda a configurar la Hoja de Clculo para ajustarla al papel de impresin. S cuidadoso al reducir la informacin a escala; podra llegar a ser difcil de leer. Selecciona la pestaa Diseo de Pgina. Haz clic en el botn de Tamao. Selecciona una opcin de la lista.

Selecciona la pestaa Diseo de Pgina. Haz clic izquierdo en el botn de Orientacin. Selecciona Vertical u Horizontal. Vertical orienta la pgina verticalmente, mientras que Horizontal orienta la pgina horizontalmente. Para Ajustar rea de Impresin: Selecciona la pestaa Diseo de Pgina. Ubica el grupo de Ajustar rea de Impresin. Escribe una altura y ancho especficos, o usa el campo de porcentaje para reducir la Hoja de Clculo a un porcentaje especfico.

Definir el rea de Impresin

Haz clic izquierdo y arrastra el mouse para seleccionar las Celdas que deseas imprimir. Haz clic en el botn rea de Impresin. Escoge Establecer rea de Impresin. Ahora, slo las Celdas seleccionadas se imprimirn. T puedes confirmar esto viendo la Hoja de Clculo en Vista Preliminar. Para volver a la configuracin predeterminada, la cual es toda la Hoja de Clculo, haz clic en rea de Impresin y selecciona Borrar rea de Impresin.

Para Insertar un Salto

Selecciona la Celda inferior a donde deseas ubicar el Salto. Haz clic en el botn de Salto. Selecciona Insertar Salto. Haz clic en Vista Preliminar para confirmar si el salto aparece en el lugar correcto de su Hoja de Clculo. Usar el Botn de Imprimir Ttulos ste es un botn con el cual debes familiarizarte si planeas imprimir tu Hoja de Clculo. ste te permitir seleccionar Filas especficas y/o Columnas para que aparezcan en cada hoja impresa. Imagina lo difcil que sera leer 48 pginas de una Hoja de Clculo si los ttulos de las Columnas y las Filas slo aparecieran en la primera pgina

Trabajar con funciones bsicas

Una Funcin es una Frmula que realiza clculos usando valores especficos en Funciones un orden particular. Mientras t Trabajar con Bsicas piensas en frmulas como ecuaciones matemticas cortas, como 2 + 2 o F2 * C2, estas pueden ser largas e involucrar clculos matemticos complejos. Uno de los beneficios es que estos pueden ahorrar tiempo ya que, de esta manera, no tendrs que escribir la Frmula. Por ejemplo, podras usar una Frmula de Excel que se llama Promedio para encontrar rpidamente un rango de nmeros o la funcin de Suma para encontrar la suma de un rango de Celdas.

Al finalizar esta leccin, estars en capacidad de: Usar Funciones Bsicas tales como Suma y Promedio. Usar Funciones con ms de un argumento. Trabajar con otras funciones de Excel 2010.

Las partes de una Funcin

Cada Funcin tiene un orden especfico, llamado Sintaxis, el cual debe ser seguido de la Funcin para trabajar correctamente. Orden Sintctico Todas las Funciones comienzan con el signo igual (=). Despus del signo igual (=) define el nombre de la Funcin (ejemplo, Sum). O ms argumentos-nmeros, texto o referencias de Celdas -adjuntos entre parntesis. Si hay ms de un argumento, separa cada uno mediante una coma. Un ejemplo de una Funcin con un argumento que sume un rango de Celdas es, A3 hasta A9:

Un ejemplo de una funcin con ms de un argumento que calcula la suma de dos rangos de celdas: Excel, literalmente, tiene cientos de Funciones diferentes para ayudarte con tus clculos. Construir Frmulas puede ser difcil y agotador. Las funciones de Excel te pueden evitar de muchos dolores de cabeza.

Diferentes Funciones de Excel

Hay muchas funciones diferentes en Excel 2010. Algunas de las funciones ms comunes incluyen:

Funciones Estadsticas Suma: Suma un rango de Celdas. Promedio: Calcula el promedio en un rango de Celdas. Contar: Cuenta el nmero de datos escogidos en un rango de Celdas.

Max: Identifica el nmero mayor en un rango de Celdas. Min: Identifica el nmero menor en un rango de Celdas

Fecha: Convierte una serie de nmeros en una fecha. Dia-sem: Convierte un nmero de 1 a 7 en da de la semana. Hora: Convierte una serie de nmeros en una hora. Minuto: Convierte una serie de nmeros en un minuto. Hoy: Convierte una serie de nmeros en la fecha de hoy. Mes: Convierte una serie de nmeros en un mes. Ao: Convierte una serie de nmeros en un ao. T no tienes que memorizar las Funciones, pero debes tener claro para qu sirve cada una de ellas.

Cmo calcular la suma de un Rango de Datos usando AutoSuma:

Haz clic en la pestaa Frmulas. Ubica el grupo de Biblioteca de Funciones. Desde aqu, puedes ingresar a todas las Funciones disponibles. Selecciona la Celda donde quieras que aparezca la funcin. En este ejemplo, selecciona G42. Haz clic en la flecha desplegable al lado del botn de AutoSuma. Selecciona Suma. Una Frmula aparecer en la Celda seleccionada, G42. Esta frmula, =SUMA(G2:G41), es llamada Funcin. El botn AutoSuma selecciona automticamente el rango de Celdas desde G2 hasta G41, basado en donde insertas la Funcin. T puedes alterar el rango de Celdas, si es necesario.

Editar una Funcin

Selecciona la Celda donde se va a definir la Funcin. Inserta el cursor en la Barra de Frmulas. Edita el rango borrando u cambiando el nmero de Celdas necesarias.

Calcular la suma de dos argumentos

Selecciona la Celda donde quieras que aparezca la Funcin. En este ejemplo, G44. Haz clic en el botn de Insertar Funcin de la pestaa de Frmulas. Una ventana aparecer. SUMA estar seleccionada predeterminadame nte.
Editar una Funcin

Haz clic en Aceptar y la ventana de Argumentos de Funcin aparecer de tal manera que puedas ingresar un rango de Celdas para la Funcin. Inserta el cursor en el campo Nmero 1.

 En la Hoja de Clculo, selecciona el primer rango de Celdas. En este ejemplo, G21 hasta G26. El argumento aparece en el campo Nmero 1. Para seleccionar las Celdas, haz clic izquierdo en la Celda G21 y arrastra el cursor hasta G26, y luego libera el botn del mouse. Inserta el cursor en el campo Nmero 2. Haz clic en Aceptar en la ventana y la suma de los dos rangos ser calculada.

Calcular el Promedio de un rango de datos

Selecciona la Celda donde quieras que aparezca la Funcin. Haz clic en la flecha desplegable al lado del botn de AutoSuma. Selecciona Promedio. Haz clic en la primera Celda (en este ejemplo, C8) a ser incluida en la Frmula. Haz clic izquierdo y arrastra el mouse para definir el rango de Celdas (C8 hasta C20, en este ejemplo). Haz clic en Insertar para calcular el Promedio.

Acceder a otras Funciones de Excel

Arrastrando el mouse para seleccionar, selecciona un rango de Celdas para incluir en la Frmula. En la pestaa de Frmulas, haz clic en la flecha desplegable al lado de AutoSuma. Si no ves la Funcin que deseas usar (Suma, Promedio, Contar, Mximo, Mnimo), despliega funciones adicionales seleccionando Ms Funciones. La ventana de Insertar Funcin se abre.

 Hay tres maneras de localizar una funcin en la ventana Insertar Funcin: Puedes escribir una pregunta en la casilla de Buscar una funcin y dar clic en Ir, o Ver todo el men en una lista alfabtica en el campo Seleccionar una funcin, o Seleccionar una categora de funcin en Seleccionar una Categora, desplegar la lista y revisar los nombres de las funciones correspondientes en el campo Seleccionar una Funcin. Selecciona la Funcin que deseas usar y haz clic en el botn Aceptar.