MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL

ANEXO TECNICO No. 1 ESTRUCTURA DE REPORTE BASE BDUA CON IPS PRIMARIA
El reporte de la base de BDUA con la IPS primaria, se genera mediante una estructura de registro por persona, que incluye los datos de identificacin y la informacin actual de la IPS asignada a cada afiliado, como puerta de entrada a los servicios de salud, cumpliendo con las especificaciones que a continuacin se describen. Para este anexo tcnico se definen cuatro captulos: Captulo 1. Estructura y especificacin de los archivos. Captulo 2. Caractersticas de los archivos planos. Captulo 3. Plataforma para el envo de archivos. Captulo 4. Periodo de reporte y plazo.

CAPITULO 1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIN DE LOS ARCHIVOS 1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIN DEL NOMBRE DE LOS ARCHIVOS. El nombre del archivo de la base BDUA con IPS primaria, se debe enviar por las Entidades Administradoras de Planes de Beneficio (EAPB) incluidas las de Rgimen de Excepcin de Salud, debe cumplir con el siguiente estndar:
Componente del Nombre de Archivo
Mdulo informacin Tipo de Fuente de

Descripcin

SGD

Identificador del mdulo de informacin: Sistema de Gestin de Datos. Valor Fijo Fuente de la Informacin - Entidades Administradoras de Planes de Beneficio (EAPB) incluidas las de Rgimen de Excepcin de Salud. Identifica el tema de la Fuente de informacin, para este caso Base BDUA con IPS primaria. Fecha de corte de la reportada, corresponde al informacin ltimo da

Longitud Fija

Valores Permitidos o Formato

SI

170

SI

Tema informacin

de

BIPS

SI

Fecha de Corte

AAAAMMDD

SI

Requerido

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calendario del mes de Mayo del ao en curso (2013). No se debe separador. utilizar ningn tipo de

Ver Capitulo 4. plazo. Tipo de identificacin de la entidad reportadora XX

Periodo de reporte y

Tipo de identificacin de la entidad fuente de la informacin: - El tipo de identificacin es NI (Nit).

SI

Nmero de identificacin de la entidad reportadora

XXXXXXXXXX XX

Cdigo o nmero de identificacin de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior: - Este campo contiene el nmero de NIT de la entidad sin digito de verificacin (EAPB). Se debe usar el carcter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamao del campo. Ejemplo: 000860120380

12

SI

Tipo de Rgimen de la informacin reportada en el archivo

Indica el TIPO REGIMEN que se est reportado y solo puede ser una de las siguientes letras: C: CONTRIBUTIVO S: SUBSIDIADO P: EXCEPCION E: ESPECIAL Si la entidad reporta la informacin del periodo en varios archivos el primer archivo debe tener el valor 01, el segundo con 02 y as sucesivamente para todos los archivos de un mismo periodo. Extensin del archivo plano.

SI

Consecutivo archivo

de

XX

SI

Extensin archivo

del

.TXT

SI

Ejemplo: NOMBRE DEL ARCHIVO

Tipo de Archivo
Archivo Base BDUA con IPS primaria.

Nombre de Archivo
Ejemplo: SGD170BIPSAAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXS01.TXT

Longitud
39

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1.2 ESTRUCTURA DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO. El archivo de la base BDUA con IPS primaria, tiene como objetivo identificar los datos de la IPS asignada por persona, como puerta de entrada a los servicios de salud, est compuesto por un nico registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la informacin y varios registros de detalle (Registros Tipo 2) que contienen la informacin detallada de las personas afiliadas. Cada registro est conformado por campos, los cuales van separados por el carcter pipe (|).

1.2.1 REGISTRO TIPO 1 REGISTRO DE CONTROL Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en el archivo que se debe enviar.

Longitud Mxima del Campo

Nombre del Campo No.

1 2 Tipo de registro Cdigo de la EAPB

Valores Permitidos

1 6

N A

1: valor que significa que el registro es de control Corresponde al Cdigo asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a cada EAPB En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder corresponde al ltimo da calendario del mes de Mayo del ao en curso (2013) y debe coincidir con la fecha de corte del nombre del archivo. Ver Capitulo 4. Periodo de reporte y plazo. Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.

Fecha de corte de la informacin reportada

10

Nmero total de registros de detalle contenidos en el archivo

1.2.2 REGISTRO TIPO 2 REGISTRO DE DETALLE En el Registro Tipo 2, la EAPB reporta la informacin detallada por persona de la Base de BDUA con el dato de la IPS asignada como puerta de entrada a los servicios de salud.

Requerido
SI SI SI SI

Tipo

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Longitud Mxima del Campo

Nombre del Campo No.

1 Tipo de registro

Valores Permitidos

2: valor que significa que el registro es de detalle Nmero consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. RC- Registro Civil TI- Tarjeta De Identidad CE- Cedula De Extranjera CC- Cedula De Ciudadana PA- Pasaporte MS- Menor Sin Identificacin AS- Adulto Sin Identificacin CD-Carnet Diplomtico NV- Certificado nacido vivo. Nmero del documento de identificacin, de acuerdo con el tipo de identificacin del campo anterior. Los datos deben ser en letras MAYSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. Los datos deben ser en letras MAYSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. En caso que el usuario no tenga segundo apellido, dejar en blanco. Los datos deben ser en letras MAYSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. Los datos deben ser en letras MAYSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. En caso que el usuario no tenga segundo nombre, dejar en blanco. AAAA-MM-DD Tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud) Los datos deben ser en letras MAYSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.

SI

Consecutivo de registro

SI

Tipo de identificacin del usuario

SI

Nmero de identificacin del usuario Primer usuario Segundo usuario apellido del

18

SI

30

SI

apellido

del

30

NO

Primer usuario Segundo usuario

nombre

del

30

SI

nombre

del

30

NO

9 10 11

Fecha de Nacimiento Cdigo de habilitacin IPS primaria Nombre IPS primaria

10 12 250

F N A

SI SI SI

Requerido

Tipo

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12

Tipo identificacin de la IPS Nmero de identificacin de la IPS Cdigo Departamento de localizacin del usuario

El tipo de identificacin debe ser NI (nit) Nmero de nit de la IPS

SI

13

12

SI

14

15

Cdigo Municipio de localizacin del usuario

16

Direccin del usuario

100

Tabla Divisin Poltico Administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE. Son vlidos los valores con relleno de ceros a la izquierda o sin ceros a la izquierda. Ejemplo: 05 5. Tabla Divisin Poltico Administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE. Son vlidos los valores con relleno de ceros a la izquierda o sin ceros a la izquierda. Ejemplo: 011 11. Debe registrarse el dato actualizado de la Direccin de localizacin del usuario, sin incluir caracteres especiales. Debe registrarse el dato actualizado del nmero telefnico para contacto del usuario, sin incluir caracteres especiales. Ejemplo: 0912345672 Ext 1975.

SI

SI

SI

17

Telfono del usuario

22

SI

CAPITULO 2. CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones tcnicas: a. En el anexo tcnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumrico N-Numrico F-Fecha. b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensin .txt c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. d. El separador de campos debe ser pipe (|), y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carcter especial pipe (|). e. Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas () ni ningn otro carcter especial. f. Los campos numricos deben venir sin ningn formato de valor ni separacin de miles. g. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carcter guin, a excepcin de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

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h. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo tcnico se deben entender como el tamao mximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamao mximo. i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacin, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. j. Tener en cuenta que cuando los cdigos traen CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal O la cual es un carcter diferente a cero. k. Los archivos planos no deben traer ningn carcter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro l. Los archivos deben estar firmados digitalmente.

CAPITULO 3. PLATAFORMA PARA EL ENVO DE ARCHIVOS El Ministerio de Salud y Proteccin Social brinda el servicio de integracin para que las entidades que reportan informacin enven los archivos desde sus instalaciones hacia el Ministerio, ste servicio se ha denominado PISIS Plataforma de Integracin del SISPRO. En el portal del SISPRO www.sispro.gov.co, se debe solicitar el usuario para acceder a la plataforma PISIS, solo si la entidad an no tiene usuario. Para garantizar la seguridad de la informacin reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Con el propsito de brindar asesora para el reporte de los archivos y dems temas relacionados con el reporte de informacin, las entidades pueden enviar sus inquietudes a la direccin de correo electrnico: fuentesdeinformacion@minsalud.gov.co.

CAPITULO 4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO Las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios, incluidas las de rgimen de excepcin de salud, deben reportar la informacin como se define a continuacin.

Periodo de Informacin a reportar (hace parte del registro de control)

Plazo para enviar el archivo plano

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Fecha de Corte: 2013-05-31

Desde: Julio 1 de 2013

Hasta: Julio 15 de 2013

Es importante aclarar que este reporte se realizar una nica vez, teniendo en cuenta que las actualizaciones se establecern mediante otro Anexo Tcnico acorde con el reporte de la Resolucin 4505 de 2012.