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BASICO
Centro de Desarrollo Informtico Arturo Rosenblueth Crear y abrir libros de trabajo ___________________ 3
Crear un libro de trabajo_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 Abrir un libro de trabajo existente_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 Guardar y cerrar libros de trabajo_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 Para salir de Excel:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 Ejercicio _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ 19
Uso de frmulas______________________________33
Frmula con referencias _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 33 Frmula con funciones _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 33 Sintaxis de la frmula_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 33 Referencias________________________________ _ 35 Referencias relativas_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35
Grficos ____________________________________ 42
Creacin de un grfico _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 42
Glosario ____________________________________54
ANTECEDENTES
Las hojas de clculo surgen como un complemento a las herramientas de cmputo ya existentes; los Procesadores de Textos y las Bases de Datos. El prototipo de la Hoja de Clculo se realiz en 1979 y le llamaron Visicalc. Se hicieron demostraciones del paquete y se lanz al mercado por la compaa Personal Software en Octubre del mismo ao. Visicalc fue la primera Hoja Electrnica de Clculo y estableci las bases para las hojas que surgieron posteriormente. Qu es una Hoja de Clculo? Es un programa que reduce el tedio de realizar clculos repetitivos si se tienen tablas de valores con columnas que hay que calcular. Por ejemplo: saldos, balances, amortizaciones, etc. El formato columna-lnea es el que identifica a una Hoja de Clculo, este formato es el q u e facilita el almacenamiento de listas tales como; inventarios, listas de clientes, de empleados, etc. sobre las cuales se pueden efectuar procesos de ordenamiento tanto alfabtico como numrico. La estructura de una Hoja de Clculo permite el trabajo con tablas de valores, en las que se pueden relacionar los datos de una columna con los valores de otra por medio de frmulas, logrando con ello, que cuando se cambie un valor se recalculen todas las frmulas que contienen ese nuevo dato, esto se realiza de manera automtica. Por su versatilidad, la Hoja de Clculo se utiliza tanto en oficinas de negocios, como en laboratorios de investigacin y tareas escolares. Lo cual ha contribuido a su aceptacin como una herramienta de trabajo..
OBJETIVO
Al finalizar el curso los participantes contarn con los conocimientos bsicos de Excel, para elaborar una hoja de clculo utilizando las funciones de edicin, formato, frmulas, grficos e impresin, as como los conceptos generales de una base de datos. Con lo que podrn utilizar el software como una herramienta en el desempeo de sus actividades.
NOTA : Es posible abrir de forma rpida un libro de trabajo al cual se ha tenido acceso recientemente, eligindolo en la lista ubicada en la parte inferior del men Archivo.
Si el comando Guardado Automtico no aparece en el men Herramientas, se debe instalar la macro automtica.
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7. Barra de estado
1 2 3
Nota: Si las Etiquetas de Hojas no aparecen en un libro de trabajo se deber elegir el comando Opciones del men Herramientas, seleccionar la ficha Ver y luego la casilla de verificacin Etiquetas de Hojas
Se puede mostrar cualquier barra de herramientas y personalizarla para incluir los botones que se utilizan con mayor frecuencia, estos cambios se guardan automticamente para que estn disponibles cuando se abra Excel. De forma predeterminada Excel muestra dos barras de herramientas la Estndar y la de Formato .
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8 10 9
Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de clculo est formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forman parte de un libro.
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5. 6. 7.
Arrastrar la barra de divisin hacia la izquierda para ver ms de la Hacer clic para avanzar una fila o
o bien por medio del teclado, como a continuacinizquierda se indica: o derecha Teclas Teclas de direccin
Barra de herramient as
Movimiento Una celda hacia arriba, abajo, izquierda derecha Una ventana hacia arriba o Una ventana hacia abajo Al inicio de la fila Al inicio de la hoja A la ltima celda que contiene datos en la hoja
1. 2.
Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja Mantener presionada la tecla de CTRL y hacer clic en las otras hojas a seleccionar.
Despus de seleccionar un grupo, aparece la palabra [Grupo] en la barra de ttulos de la ventana activa y las etiquetas seleccionadas aparecen blancas.
Eliminar hojas
Para eliminar hojas: 1. 2. Elegir el men Edicin Seleccionar el comando Eliminar hoja
Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el nmero de hojas, despus ir al comando Eliminar del Men contextual de la etiqueta de la hoja.
Insertar hojas
Para insertar una hoja: 1. 2. 3. Seleccionar una hoja haciendo clic en la etiqueta Hacer clic en el men Insertar Elegir el comando hoja de clculo
Se pueden insertar varias hojas de clculo al mismo tiempo. Seleccionando el nmero de hojas que se desean, ir al men Insertar y seleccionar el comando Hoja de clculo , o bien con el teclado SHIFT + F11 .
Seleccionar la hoja y arrastrarla por la fila de etiquetas, se muestra un tringulo negro que indica en donde se va a insertar la hoja
Men que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular. Para activar el men contextual, dar un clic en el botn derecho del ratn
*
Para mover ms de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no son adyacentes, se insertaran juntas
Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, Excel cambia el nombre de la hoja. Para copiar una hoja en el mismo libro de trabajo; seleccionar la hoja, mantener presionada la tecla de CTRL y arrastrar la hoja por la fila de etiquetas. El tringulo negro indica donde se va a insertar la copia de la hoja. Al soltar el botn del ratn la hoja se copia en la nueva ubicacin. Nota: Cuando se copian hojas dentro de un libro de trabajo, Excel cambia el nombre de la copia de la hoja; por ejemplo una copia de la Hoja1 se convierte en Hoja1(2)
Ejercicio
Qu es un libro de trabajo?
Seleccin entera
de
una
Seleccin de un rango de Arrastrar en diagonal desde la primera celdas celda hasta la ltima
Seleccin de celdas o rangos Mantener presionada la tecla de CTRL no adyacentes mientras se hace clic en las celdas adicionales
Seleccin de toda la hoja Hacer clic en el botn seleccionar todo. Esta opcin es especialmente til cuando se desea dar un formato global, por ejemplo cambiar el tipo de letra en todo el texto de la hoja de clculo.
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Para desplazarse dentro de una seleccin. Presionar la tecla ENTER o TAB para desplazarse hacia abajo o hacia la derecha, y SHIFT + ENTER o SHIFT + TAB para desplazarse en la direccin opuesta.
Introduccin de datos
En una hoja de clculo se pueden introducir dos tipos de datos: ? ? Valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un valor numrico, como una fecha, hora, moneda, porcentaje, fraccin, notacin cientfica o puede ser un texto. Los valores constantes no cambian salvo que se seleccione la celda y se edite su contenido. ? ? Frmula es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las frmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor que se ha creado a partir de una frmula puede cambiar cuando cambian los valores de la hoja de clculo a los que hace referencia.
Texto
Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que Excel no interprete como nmero, frmula, hora, fecha, valor lgico o de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce texto, se alinea a la izquierda de la celda. Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda puede contener hasta 255 caracteres.
Nmeros
Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les asigna el formato de nmero General. , Que muestra los nmeros en la forma ms exacta posible, utilizando el formato de nmero entero (789), el formato de fraccin decimal (7,89). Cuando puede, Excel asigna automticamente el formato de nmero correcto a los datos que se estn introduciendo. Por ejemplo, cuando se introduce un nmero que contiene el signo de moneda o un signo de porcentaje, Excel cambia automticamente el formato de la celda a un
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Creacin de series
Con el anlisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia lineal. Los valores proyectados se extraen de los valores iniciales seleccionados en la hoja de clculo. Por ejemplo, se puede aumentar una serie como 1,2,3, para incluir 4,5,6..., o crear series como Perodo1, Beneficio; Prdida, Perodo2, Beneficio, Prdida....etc. Para lo cual hay que colocar el puntero del ratn sobre el controlador de relleno *, arrastrar hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las celdas con datos. Como se indica en la siguiente ilustracin.
Las celdas seleccionadas se llenan con la continuacin de la serie, en este ejemplo se incrementa tres
Series extendidas 20, 25, 30, 35,... Feb, Mar, Abr, May,.... 13/1/99, 14/1/99, 15/1//99,....
Para aumentar las series tambin se puede elegir el comando Rellenar del men Edicin y luego el comando Series.
Es el pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior de la seleccin. Cuando se seala con el puntero este cambia a una cruz negra, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada o para crear series utilizando la caracterstica de llenado automtico.
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Ejercicio
Para introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos de Excel, qu se debe hacer?
Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automtico, elegir Opciones del men Herramientas luego seleccionar la ficha Lista. ? ? Para editar el elemento de una lista seleccionarlo en el cuadro Lista personalizada y escribir los cambios en el cuadro Entradas de lista. ? ? Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir o Retroceso. ? ? Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la lista en el cuadro Listas personalizadas y elegir el botn Eliminar. Nota: No se pueden editar o eliminar las listas incorporadas.
Qu es constante?
un
valor
Qu procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada que contenga: Nombre, Edad, Ocupacin, Domicilio y Telfono?
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Para colocar el punto de insercin en la celda Para seleccionar caracteres en la celda Para seleccionar una palabra en la celda
Sealar con el puntero y hacer doble clic Arrastrar a lo largo de los caracteres que se desean seleccionar Hacer doble clic en la palabra
Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto, imagen, etc.
*
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Al seleccionar el comando Pegar , la celda de destino es la esquina del rea de pegado. El borde mvil indica que se pueden volver a pegar
Mover celdas
Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se transfieren a otra posicin. 1. 2. 3. 4. Seleccionar las celdas a mover Dar un clic en el comando Cortar Seleccionar la celda destino Dar un clic en el comando Pegar
Mover celdas arrastrando 1. Seleccionar las celdas que se van a mover 2. Colocar el puntero del ratn en el borde de la seleccin 3. Arrastrar a una nueva ubicacin
Adems de los comandos de la barra de men y el men contextual, tambin se pueden usar los botones de la barra de herramientas y las teclas del mtodo abreviado para mover y copiar: Funcin Cortar Copiar Botn Teclas CTRL + X CTRL + C
Pegar
CTRL + V
Nota: Antes de seleccionar el comando de pegar, seleccionar slo la celda que se convertir en la esquina superior izquierda del rea de pegado. Qu ocurre al copiar o mover celdas?
Seleccionar el nmero de filas que se desea insertar Hacer clic en el men Insertar Elegir el comando Filas
xcel bsico Unidad de Capacitacin en Informtica
Las nuevas columnas se colocan a la izquierda de las columnas seleccionadas. Insertar celdas en blanco: 1. 2. 3. 4. Seleccionar un rango de celdas del mismo tamao al que se desea insertar Hacer clic en el men Insertar Elegir el comando Celdas En el cuadro de dilogo Insertar seleccionar la direccin (hacia la derecha o hacia abajo) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la seleccin Aceptar.
Borrar Para borrar celdas 1. 2. Seleccionar las celdas que se desean borrar Presionar la tecla SUPRIMIR
Tambin se pueden borrar las celdas, eligiendo el comando Borrar del men Edicin y despus seleccionando Todo , Contenido , Formatos o Notas. Al borrar el contenido, se borran todas las frmulas o datos de una celda.
Bsqueda
Para buscar celdas que contengan caracteres especficos en una hoja de clculo, elegir el comando Buscar del men Edicin . Para buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas, elegir el comando Reemplazar del men Edicin
Al dar clic en este botn, coloca la celda activa en donde se encuentra el dato
5.
Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las frmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de la celda, su valor es cero. Si se elimina una celda, sta dejar de existir, una frmula que haga referencia a la celda eliminada no podr encontrarla y devolver el valor de error #REF!. Eliminar celdas Para eliminar 1. Seleccionar el rango de celdas que se desean eliminar
Indicar en dnde se desea hacer la bsqueda Marcar si el dato que se busca se encuentra dentro de una frmula, un valor o en los comentarios
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2. 3. 4.
5.
Revisin ortogrfica
Excel cuenta con una herramienta para revisar la ortografa de la hoja de clculo incluyendo los valores de celda, comentarios, grficos integrados, cuadros de texto, encabezados y pies de pgina. No se revisarn las hojas protegidas, las frmulas o el texto que resulte de una frmula. Para iniciar la revisin ortogrfica, ir al men Herramientas y seleccionar el comando Ortografa , se muestra el siguiente cuadro de dilogo 6. 7.
Nota : Para revisar la ortografa de todas las hojas de un libro de trabajo, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el men contextual de la ficha de la hoja y despus hacer clic en el botn Revisar ortografa.
Para crear un diccionario personalizado, elegir el comando Ortografa del men Herramientas, escribir un nombre para el nuevo diccionario en el cuadro Agregar palabra a y despus elegir el botn Agregar.
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Ejercicio
Qu comandos son de uso comn para la Edicin? Si se desea encontrar cierta informacin de la hoja de clculo, qu comando se puede utilizar? Qu ocurre cundo se utiliza cualquiera de los siguientes comandos? Corta r: Copia r: Borra r:
Qu es Portapapeles?
el
existe
entre
Borrar
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Aplicar formatos
Para designar los formatos a las celdas ir al comando Celdas del men Formato o el comando Formato de celdas del men contextual. Los formatos de uso frecuente se encuentran disponibles en la barra de herramientas Formato.
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Alineacin de datos
La siguiente ilustracin muestra algunos ejemplos de alineacin de celdas:
Centrado en varias columnas
Alineaci n derecha
Al iniciar el trabajo con una hoja de clculo todas las celdas tienen el formato de alineacin general; los nmeros se alinean a la derecha, el texto a la izquierda y los valores lgicos y de error al centro. La forma ms fcil de alinear el contenido de las celdas es usando los botones de la barra de herramientas Formato. Aumentar sangra Disminuir sangra Alineacin izquierda
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Orientacin: establece la proporcin de giro del texto en la celda seleccionada. Combinar celdas: combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola, tanto vertical como horizontalmente. Reducir hasta ajustar: reduce el tamao de los caracteres de forma que todos los datos que contiene la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamao del carcter se ajusta de forma automtica. Ajusta el texto que contiene la celda, en varas lneas. El nmero de lneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del texto.
Formato a la fuente
Con el fin de destacar la informacin que contiene la hoja de clculo, se puede cambiar la fuente, el tamao, el estilo y el color de los datos, tanto al contenido de una celda como a caracteres individuales, utilizando la barra de herramientas formato. Cuadro de fuente
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o, bien en el comando Celdas del men Formato, seleccionar la ficha Fuente, marcar las caractersticas que se desean. En las celdas que contienen texto, los caracteres individuales pueden usar formatos de fuentes diferentes. En las celdas que contienen frmulas y va lores, todos los caracteres usan los mismos formatos de fuentes. 1. 2. Alineacin del texto: cambia la alineacin horizontal y vertical del contenido de la celda. Sangra: aplica una sangra izquierda al contenido de las celdas seleccionadas, cada incremento es equivalente al ancho de un carcter.
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Para asignar formato a caracteres individuales de una celda, hacer doble clic en la misma, o hacer clic en la barra de frmulas y seleccionar los caracteres, las palabras completas o los grupos de palabras. A continuacin usar los botones de la barra de herramientas de formato o bien en el men Formato.
Nota: Cuando se ponen bordes parece que las celdas adjuntas tienen bordes en comn. Por ejemplo, al colocar un borde inferior en una celda produce aparentemente el mismo efecto que si se co locara un borde superior en la celda de abajo. Sin embargo, el borde no aparecer cuando se imprima, slo el de la celda inferior. Al imprimir una hoja, los bordes se imprimirn, slo si se han aplicado.
Para ver una lista de todos los formatos de nmero integrados a Excel, hacer clic en Celdas del men Formato. La ficha Nmero contiene formatos de nmero que no se encuentran en la barra de herramientas, como contabilidad, fecha, hora, fraccin, cientfica y formato de texto. La categora Especial incluye formatos para cdigos postales y nmeros telefnicos.
Formato de nmero
Para modificar la presentacin de los nmeros, fechas y horas se puede cambiar el formato. Este cambio no afecta a los valores de los datos que se utilizan en los clculos. Algunos de estos formatos se pueden aplicar utilizando los botones de la barra de herramientas.
Botn
Muestra del formato 12345 se convierte en $12345 .012 se convierte en 12% 12345 se convierte en 12.345,00 12.345,00 12.345,000 se convierte en
Marcar las opciones para especificar un formato de nmero
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Significado Presenta el nmero en forma general Marcador de lugar para dgitos. Si el nmero tiene ms dgitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de nmeros a la izquierda de la coma decimal Excel redondear el nmero agregando lugares decimales conforme a la cantidad de nmeros que haya a la derecha. Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas reglas especificadas anteriormente para el marcador #, salvo que si el nmero tiene menos dgitos que la cantidad de ceros que haya en el formato, Excel mostrar los ceros adicionales. Marcador de lugar para dgitos, con este marcador Excel colocar un espacio para los ceros no significativos para cualquiera de los lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas. Este smbolo determina cuntos dgitos se presentarn a la derecha e izquierda de la coma decimal. Excel multiplica por 100 y agrega el carcter % El programa separa los millares con puntos si el formato contiene un punto rodeado de nmeros o ceros. Presenta cualquier texto que se encuentre entre comillas.
0 (cero)
Para crear nuevos formatos de nmero, se recomienda tomar en consideracin lo siguiente, ? ? ? Como marcadores de lugar de los dgitos, Excel usa el 0 y el signo de #. Si se utiliza el 0, entonces el dgito se presentar siempre, incluso si se trata de un cero. l # suprime la presentacin de los ceros no significativos. ? ? Una raya seguida de cualquier caracter creara un espacio del ancho del caracter. Por ejemplo, una raya seguida de un parntesis a la derecha permite que los nmeros positivos se alinien correctamente con los nmeros negativos encerrados dent ro del parntesis. ? ? Para establecer el color de una seccin del formato, escribir en la seccin el nombre del color dentro de corchetes, como se muestra en la ilustracin anterior. ? ? Para impedir que se presente cualquier tipo de nmero positivo, negativo o cero- omitir el cdigo de la seccin correspondiente. Por ejemplo, el formato de nmero 0,000; -0,000;Error impedir que los ceros aparezcan porque la tercera seccin est en blanco. Para omitir una seccin colocar un punto y coma (;) en su lugar.
Coma (,)
Texto
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Copiar formatos
Una vez que se cre un formato de la hoja de clculo, no es necesario volver a repetir el proceso para hacer una hoja similar, existen dos opciones para aplicarlo. 1. Copiar el formato de una celda a otra o un rango de celdas utilizando el botn Copiar formato . Este botn permite copiar cualquier cantidad de formatos de celda distintos de una sola vez. Seleccionar un rango de celdas con formatos diferentes Hacer clic en el botn Copiar formato (al realizar esta operacin el puntero del ratn aparece con una brocha) Seleccionar las celdas en donde se desea aplicar el formato. Si se de sea repetir la copia del formato dar doble clic en el botn, ste permanecer activo para hacer las copias que sean necesarias. Cuando se termine, presionar la tecla ESC. 2. Definir el formato de una celda como un estilo. Los estilos permiten almacenar todos los atributos de formato de una celda asignndoles un nombre, que puede aplicarse despus a otras celdas. Seleccionar la celda que contiene los formatos. Hacer clic en Estilo del men Formato. Asignar un nombre al estilo. Para aplicarlo, seleccionar la celda o celdas, hacer clic en Estilo y seleccionar el nombre.
Sin formato
Lista 1
Clsico 3
Una vez que se aplica un Autoformato, se podr continuar aplicando otros formatos de forma individual. Para personalizar el Autoformato, elegir el botn "Opciones del cuadro de dilogo Autoformato, desactivar la casilla de verificacin correspondiente a los formatos que se desean conservar.
Autoformato
Excel ofrece la opcin de elegir un conjunto de formatos de una hoja de clculo predefinidos. Al seleccionar la opcin de Autoformatos. Excel analiza el rea activa * de la hoja de clculo y aplica automticamente el formato de acuerdo a la ubicacin de los ttulos, las frmulas y los datos.
Eliminar un Autoformato
Si se desea eliminar un Autoformato inmediatamente despus de aplicarlo, elegir el comando Deshacer del men Edicin. Para eliminarlo posteriormente, seleccionar una celda dentro de ste, ir al comando Autoformato del men Formato, posteriormente la opcin Ninguno del cuadro Formato de tabla.
* Un rea es un rango continuo de celdas definidas por un permetro de celdas vacas o contornos de la hoja de clculo. El rea activa es la zona situada alrededor de la celda activa.
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Dar un clic para definir el formato con que se desea resaltar las celdas
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Mrgenes
Pgina
1
2 4 3 2
1.
Especificar los mrgenes de la hoja (inferior, superior, derecho e izquierdo), y definir el margen del encabezado y pie de pgina, tomando como referencia los extremos de la hoja. Haciendo clic en las flechas que se encuentran al lado derecho del recuadro se incrementa o disminuye el ancho del mismo. Centrar el documento dentro de la hoja en direccin vertical, horizontal o ambas.
2.
6
Seleccionar la orientacin de la hoja en que se desea imprimir el documento Indicar la escala en que se desea la impresin Indicar a cuntas pginas se desea que Excel ajuste el documento para su impresin. Elegir el tamao del papel en que se va a imprimir Indicar la calidad de impresin (alta o borrador) Especificar el nmero en el cual se quiere iniciar la numeracin de pginas para cada hoja.
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1
2
2 3 3
1. 2.
5
Indicar el rango que se desea imprimir Cuando el documento a imprimir tiene una extensin mayor a una pgina, y se desea que los ttulos de las columnas y/o filas aparezcan en cada una de las pginas, escribir en los recuadros el rango. En este recuadro se determinan las caractersticas de la impresin ? ? Lneas de divisin ? ? Calidad de borrador, sta opcin es til cuando se desean hacer pruebas. ? ? Blanco y negro, seleccionar la casilla de verificacin cuando se van a imprimir grficos y la impresora es en blanco y negro. ? ? Encabezados de filas y columnas. ? ? Comentarios: Para imprimir comentarios al final del documento y al inicio de otra pgina seleccionar la opcin al Final de la hoja . Para imprimirlos en la misma ubicacin en que aparecen cuando se ve la hoja de clculo, seleccionar la opcin Como en la hoja .
1. 2.
Muestra el encabezado de la pgina as como su orientacin, el predeterminado es Hoja 1 y se encuentra centrado. Seleccionar el encabezado que se desea , hacer clic en la flecha del lado derecho para mostrar la lista de las opciones y seleccionar una. Personalizar encabezados y pies de pgina, Haciendo clic sobre este recuadro se presenta un cuadro de dilogo en donde se puede indicar el texto que se desea, fuente, estilo, tamao y orientacin. Elegir el texto del pie de pgina. Indica el texto del pie de pgina y su orientacin.
3.
3.
4. 5.
30
Establecer el orden de la impresin de las pginas: ? ? Abajo, luego hacia la derecha , imprime desde la primera pgina hacia abajo y luego se desplaza a la derecha y continua imprimiendo hacia abajo de l as hojas de clculo. ? ? Derecha luego hacia abajo, imprime desde la primera pgina hacia la derecha y luego se desplaza hacia abajo y continua imprimiendo a travs de la hoja de clculo. ? ? Para cerrar el cuadro de dilogo Preparar pgina. Elegir el botn Aceptar . La siguiente ilustracin, indica la forma en que se presenta el documento en la vista preliminar
Arrastrar el cuadro para ajustar el ancho de la columna Margen del encabezado
Presentacin preliminar
Cuando la informacin est lista, para imprimirse, se puede ver una presentacin preliminar del documento y ajustar la configuracin de las pginas para obtener la impresin deseada. Esto permite determinar el orden en que Excel crea las hojas de clculo, controla los saltos de pgina y los nmeros de pginas, reducir o ampliar el documento para que se imprima en un determinado nmero de pginas y ajusta el tamao de las hojas del grfico. Cuando se hace la presentacin preliminar antes de imprimir el documento, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresin de copias incompletas o con defectos de formato. Para ver la pgina antes de imprimirla, hacer clic en el botn Presentacin preliminar de la barra de herramientas. Los botones que se muestran son los siguientes:
Imprime pginas
las
Una vez seleccionados los parmetros, el documento se encuentra listo para imprimir, para lo cual Excel cuenta con las siguientes opciones: 1. Botn de imprimir de la barra de herramientas: Se imprime de forma inmediata, usando las configuraciones actuales de los cuadros de dilogo correspondientes a Configurar pgina. Botn de imprimir en la ventana de Presentacin preliminar: Muestra el cuadro de dilogo Imprimir en donde se puede elegir el rango de impresin y el nmero de copias que se desean.
2.
Aumenta o reduce el tamao de presentacin de la pgina
dilogo para defini r los Excel bsico parmetros de impresin Unidad de Capacitacin en Informtica
Muestra
el
cuadro
de
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Sintaxis de la frmula
La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden en que deben ir sus elementos. En Excel las frmulas siguen una sintaxis especfica que incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores de clculo, Cada operador puede ser un valor que no cambie (valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. De forma predeterminada una frmula se calcula de izquierda a derecha comenzando por el signo igual. Sin embargo se puede modificar el orden en que se ejecutan los clculos cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la frmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque se calcula la multiplicacin antes que la suma. Por el contrario si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin multiplicar el resultados por 3, resultando 21, =(5+2)*3. Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de clculo que se va a realizar con los elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores; de clculo, aritmtico, de comparacin, texto y de referencia. Operadores aritmticos Realizan operaciones matemticas bsicas, cambian valores numricos y producen resultados numricos. Por ejemplo, la frmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica el resultado por 0,15 para producir un resultado de 60. Los operadores aritmticos son:
=(B4/25)+100
Constante numrico
Ejemplo
=SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1)
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Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un resultado, y otros actan sobre uno. Por ejemplo: La frmula =5+2 contiene el operador de suma que requiere de dos o ms valores, mientras que la frmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que requiere de un slo valor, divide 3 entre 100 para producir el valor 0,03. El resultado de una frmula depende del orden en que se realicen las operaciones. Por ejemplo, =3+2*5 variar si se realiza primero la suma o la multiplicacin. En el primer caso el resultado ser 25, en el segundo ser 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza las operaciones conforme a l orden de prioridad que se indica en la tabla siguiente:
Descripcin Signo negativo Porcentaje Exponencial Multiplicacin divisin Suma y resta Concatenacin Comparacin y
Prioridad 1 2 3 4 5 6 7
Significado Igual Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de
En el ejemplo anterior, la prioridad del operador (*) es ms alta que la del operador (+), por lo que se efecta primero la multiplicacin, siendo el resultado 13.
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Operador de texto (&): Conecta o concatena dos valores de texto para generar una nica porcin de texto. Ejemplo: Viento & norte genera Viento del norte
Referencias relativas
Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin de su distancia, en filas y columnas, respecto de la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, en la celda D5 se introdujo la frmula =B5-C5 que calcula el saldo del mes de enero. Excel lo interpreta como: El valor de la celda que est dos columnas a la izquierda en la misma fila menos el valor de la celda que est una columna a la izquierda en la misma fila.
Para los meses de febrero y marzo se requieren frmulas semejantes, que tomen los valores de las filas 6 y 7. Para introducirlas basta con copiar la frmula de la celda D5 a las celdas D6 y D7, obtenindose el resultado que se muestra a continuacin.
Significado
Ejemplo
Indica un rango de celdas A5:B15 incluido en dos referencias Operador de unin, que SUMA(B5:B15,D5:D1 combina varias referencias 5) en una sola Interseccin de celdas SUMA(B115:B15 A7:D7) en este ejemplo la celda B7 es comn a ambos rangos
(Un espacio)
Dependiendo de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de referencia a utilizar. En las frmulas se utilizan tres tipos de referencias:
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Referencia mixta
En algunas situaciones es necesario emplear referencias en las que sea absoluta la fila o la columna pero no ambas. Este tipo de referencias se denominan MIXTAS, debido a que combinan las propiedades de las referencias relativas y de las absolutas. Una referencia mixta toma la forma $A1 A$1. En el siguiente ejemplo se desea elaborar una tabla en la que a los precios de lista introducidos en el rango B6:B9, se les apliquen los descuentos indicados en el rango C5:E5. Para hacer este clculo se introdujo en la celda C6 la frmula =$B6$B6*C$5 en donde las referencias $B6 y C$5 son mixtas. La referencia $B6 permite que, al copiarse la frmula hacia la derecha las nuevas frmulas continuan haciendo referencia a la columna B. Por otra parte, la referencia C$5 hace posible que al copiarse la frmula hacia abajo las nuevas frmulas continen haciendo referencia a la fila 5.
Referencias absolutas
Si se requiere que al copiar frmulas, las referencias no sufran modificaciones, se deben emplear referencias ABSOLUTAS, las cuales toman la forma de $A$1. En el siguiente ejemplo en el rango B7:B10 se presentan los precios de mayoreo de diferentes productos, en el rango C7:C10 se deben introducir frmulas que calculen el precio al menudeo agregndole el porcentaje que se indica en la celda D5. La frmula para la celda C7 es =B7+B7*D5, al copiarse a las celdas del rango C8:C10 la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser absoluta. Una celda es absoluta cuando se antepone el signo de $ a la letra de la columna y al nmero de la fila ($A$1).
De esta manera la frmula de la celda C7 queda =B7+B7*$D$5. Como se observa en la siguiente ilustracin, la referencia absoluta no sufri modificaciones al ser copiada en el rango C8:C10, la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser ABSOLUTA . Para convertir una referencia relativa en absoluta: 1. 2. 3. Editar el contenido de la celda (oprimiendo F2, o dando doble clic . Seleccionar la referencia. Oprimir la tecla F4, Excel transforma automticamente la referencia relativa en absoluta.
Introducir referencias
Es posible introducir las referencias en las frmulas escribindolas. Sin embargo, la manera ms fcil es seleccionar las celdas o el rango directamente en la hoja de clculo. Despu s de escribir un signo de igual o un operador, simplemente se hace clic en la celda o por el rango de celdas. La seleccin est rodeada por una lnea punteada llamada borde mvil y la referencia a la celda o al rango aparece en la frmula.
36 xcel bsico Unidad de Capacitacin en Informtica
Aunque se puede escribir una funcin directamente en una frmula, el mtodo ms fcil para insertarlas es con el Asistente.
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Descripcin de la funcin
3. 4.
Hacer clic en el botn Aceptar Introducir los argumentos, en los cuadros de edicin
Celdas o rango de celdas del argumento
Para utilizar el rtulo de las filas y las columnas, no se requiere hacer ninguna operacin previa. Si se cambia el rtulo de las filas y
Resultado de la frmula
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#NULO!
El contenido de la celda Cambiar el ancho de es demasiado ancho para columna arrastrando verlo. borde de los encabezados El argumento u operador es incorrecto, se ha introducido texto y l a frmula requiere un nmero o un valor lgico
#VALOR!?
Verificar que la frmula o la funcin para el operador es o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contenga valores vlidos
Se da cuando se Comprobar si hay errores en especifica una la referencia a los rangos interseccin de dos reas que no se cruzan, se ha utilizado un operador de rango incorrecto
#DIV/0!?
Se produce cuando se Cambiar la referencia de divide una frmula por celda o introducir un valor cero que no sea cero en la celda que se utiliza como divisor Asegurarse de que el nombre existe, corregir si es un error ortogrfico, definir los nombres que se eliminaron
#NOMBRE Aparece cuando Excel no ?? reconoce texto en una frmula o se ha eliminado un nombre utilizado en la frmula, o bien, se ha utilizado un nombre que no existe #N/A?
Un valor no est Verificar que todos los disponible para una valores se encuentren en la funcin o frmula, se han hoja de clculo omitido uno o ms argumentos de una funcin de la hoja de clculo Se da cuando una Cambiar las referencias de referencia de celda no es las frmulas vlida
40 xcel bsico Unidad de Capacitacin en Informtica
#REF!?
Ejercicio
Qu es frmula?
Cul es el formato de las referencias? Cuntos tipos de operadores existen y cules son? a. b. c. Relativas Mixtas Absoluta s
una
Qu frmulas se deben utilizar para calcular la Venta, Utilidad y Total en el siguiente ejemplo? Escriba la forma correcta para hacer referencia a las celdas o rangos de celdas
Para hacer referencia a La celda en la columna A y la fila 10 El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B ha sta la E Todas las celdas en la fila 5 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10
Utilizar
41
3.
Seleccionar el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar, dar un clic en el botn Siguiente
Creacin de un grfico
Al generar un grfico, existen dos formas; como un grfico incrustado*, o como una hoja de grfico independiente. Para crear un grfico: 1. Seleccionar los datos que se desean mostrar en el grfico
4.
Indicar la orientacin de los datos (es decir, si las series de datos estn en las filas o columnas), dar un clic en el botn Siguiente
2.
Es el grfico que se muestra junto con los datos a los que esta asociado 42 xcel bsico Unidad de Capacitacin en Informtica
El grfico incrustado siempre aparece cuando la hoja de clculo est activa y, al imprimirla, el grfico se imprime junto con los datos. En una hoja nueva el grfico aparece independiente de los datos y se imprime solo. Cuando se crea un grfico, ste se vinculan a los datos de hoja de clculo utilizada para su creacin. Siempre que se cambien los datos de la hoja el grfico se actualizara automticamente.
5.
Si se desea, escribir el ttulo del grfico y de los ejes, dar un clic en el botn Siguiente
Estructura de un grfico
6.
Seleccionar el lugar en donde va aquedar el grfico, incrustado como un objeto en la hoja de datos o en una hoja independiente
43
de un
Modificar un grfico
Al crear un grfico ste se presenta con un formato predeterminado. Sin embargo es posible alterar el aspecto del mismo para conseguir la apariencia deseada. Cada elemento del grfico tienen caractersticas que pueden modificarse, como el color, la trama, el estilo de lnea, el aspecto del texto o de los nmeros y la ubicacin. Para ver un cuadro de dilogo con las opciones de formato disponibles para un elemento del grfico, hacer doble clic en el elemento.
Los rtulos de datos son texto o valores opcionales, asociados a marcadores de datos, que ofrecen informacin adicional. La informacin se extrae de los datos de origen asociados. Para agregar los rtulos en los marcadores de un grfico, hacer clic en Opciones de grfico del men Grfico y seleccionar las alternativas en el cuadro de dilogo. Para cambiar la fuente, el tamao, el formato de nmero u otra caractersticas, en los rtulos. Hacer doble clic en el rtulo de una serie de datos. Las selecciones que se realicen en el cuadro de dilogo, Formato de rtulos de datos se aplicarn a todos los rtulos de la serie.
Total de ventas primer trimestre
34% Enero 29%
$ 901,000.00
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Ttulo del eje X Cuadros de control, p ara modificar el tamao del grfico
La leyenda de un grfico identifica la serie de datos. Se puede agregar una leyenda al momento de estar creando el grfico con el Asistente o despus en Opciones de grfico del men Grfico y, a continuacin, en la ficha Leyenda. Se puede mover la leyenda, cambiar su forma y tamao, y dar formato a las entradas y claves. Al cambiar el color o diseo de una entrada cambiarn tambin los marcadores de la serie de datos asociada. Para mover la leyenda dentro del rea del grfico, nada ms se arrastra.
Entrada de leyenda
rea trazado
de
Clave leyenda
de
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Para eliminar una serie de datos utilizar los controladores de arrastre o seleccionarla en el grfico y a continuacin presionar la tecla SUPRIMIR. Para eliminar un solo punto, borrar ese valor en la hoja de clculo.
Crear un mapa
Arrastrar el cuadro de control para seleccionar los datos que se desean agregar o quitar
El primer paso para crear un mapa es seleccionar los datos. La seleccin debe contener una columna de datos que identifique las regiones geogrficas, como estados y pases y tambin las columnas de datos. Hacer clic en el botn Mapa . Arrastrar en la hoja de clculo para indicar el tamao y la ubicacin del mapa. El mapa se crea colocando colores a las zonas geogrficas que se mencionan en la tabla de datos, la intensidad del color se relaciona con los valores que le corresponde a cada zona.
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Ejercicio
Cul es la utilidad de un grfico?
Realizar un grfico, con los siguientes datos, que represente el porcentaje de ventas por empleado.
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Rtulos de columna
? ? Crear rtulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar los datos. ? ? En los rtulos de columna, utilizar una fuente, alineacin, formato, trama, borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista. ? ? Cuando se requiera separar los rtulos de los datos, utilizar bordes de celda, no usar filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos.
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Eliminar el registro que se muestra. Restaurar los cambios efectuados. Desplazarse entre registros adyacentes.
Botones de comando s
Buscar registros segn criterios especificados. Nota : El formulario tiene capacidad para presentar un mximo de 32 campos.
Bsqueda de registro
Existen tres formas de buscar un registro usando el Formulario : 1. 2. 3. Hojeando los registros que conforma la lista con los botones Busca anterior y Buscar siguiente en el cuadro de dilogo. Hojeando con la barra de desplazamiento del cuadro de dilogo. Usando el botn Criterios para buscar un subconjunto de registros que cumplan ciertas caractersticas.
? ? Barra de ttulo Muestra el nombre de la hoja de clculo que contiene la lista. ? ? Campos de la lista de datos El cuadro d e dilogo muestra los campos de la siguiente manera: Los campos que contienen los valores constantes, que se pueden editar, aparecen con un cuadro de edicin. Los campos calculados, no se podrn editar, estos campos contienen los resultados de las frmulas. Los campos se muestran en el orden en que aparecen en la lista de datos de izquierda a derecha. La columna ms ancha de la lista determinar la longitud de los cuadros de edicin para los campos del cuadro de dilogo Formulario . Nombres de campos. Los nombres de campos se crean a partir de los rtulos de las columnas tal y como aparecen en la lista. Para cambiar un nombre se deber hacer en la lista.
Excel bsico Unidad de Capacitacin en Informtica 49
Cuando se opte por el botn Criterios, escribir en los cuadros de edicin las condiciones de bsqueda denominadas criterios de comparacin, que pueden comparar una serie de caracteres que se deseen igualar, tal como >300. Asimismo, especificar criterios para campos calculados. Para presentar los registros que cumpla con los criterios especificados, elegir el botn Buscar siguiente., Buscar anterior. En este caso los botones de bsqueda se desplazan solamente entre los registros que cumplen todos los criterios indicados. Para obtener nuevamente acceso a toda la lista, elegir el botn Criterios y seleccionar el botn Borrar.
Edicin de un registro
Por medio del Formulario se puede editar cualquier campo excepto los calculados o protegidos, los datos que se pueden editar se presentan con un cuadro de edicin. Para realizar los cambios, hacerlo directamente en el cuadro de edicin y Aceptar. El programa reflejar los cambios en la lista.
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Columna filtrada
Si se selecciona una sola celda antes de elegir el comando Filtro automtico, se aplicarn flecha a todos los rtulos de columnas que figuran en la lista. Sin embargo se pueden seleccionar los rtulos de las columnas que se desean filtrar, antes de elegir el comando Autofiltro.
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Ejercicio
Qu es una Lista de datos? Qu diferencia existe entre ordenar y filtrar una lista Qu es registro? un
Qu es campo?
un
Para qu ordenacin?
se
utiliza
la
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texto o nmeros, y ver cambiar la configuracin para las opciones relacionadas con el comando.
Cuadro en donde se puede escribir texto, nmero o referencias de celdas. Secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores contenidos en una celda, que producen un valor nuevo a partir de valores existentes. Una frmula siempre inicia con un signo de igual (=): Tipo de clculo indicado para combinar datos. Representacin grfica de los datos de una hoja de clculo. Grfico ubicado en una hoja de clculo y guardado en esa hoja de clculo al momento de guardar el libro de trabajo. Hoja en la que se esta trabajando dentro de un libro. El nombre de la etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita. Una hoja de clculo consiste en celdas organizadas por columnas y filas. Es el documento principal utilizado en Excel. Hoja en un libro de trabajo que contiene un grfico. Las hojas de grfico se vinculan con los datos de la hoja de clculo y se actualizan al cambiarse los datos de la hoja de clculo. Cuadro que contiene entradas y claves de leyendas, que ayudan a identificar las series de datos (o abscisas) en un grfico. Lneas que pueden agregarse al grfico, que se extienden a partir de las marcas de graduacin de un eje a travs del rea de trazado. Facilitan la evaluacin y visin de los datos en un grfico. Serie rotuladas de filas de hojas de clculo que contiene grupos similares de datos, donde las filas son registros y las columnas campos.
xcel bsico Unidad de Capacitacin en Informtica
Autoformato
Hoja activa
Barra de estado
Hoja de clculo
Barra de frmulas
Hoja de grfico
Barras desplazamiento
Leyenda
Casilla de verificacin
Lneas de divisin
Cuadro de dilogo
Lista
Ttulos a imprimir
Puntos de datos
Rtulo de datos
Seleccionar
Seleccin adyacente
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Este manual se elabor: En la Unidad de Capacitacin en Informtica del Centro de Desarrollo Informtico Arturo Rosemblueth Por: Hernndez Soriano Luz Mara Dicho manual pretende ser una gua y complemento didctico que facilite la asimilacin de los conocimientos proporcionados en el curso.
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