CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS SA-MGI-CP-CO

Rev 00
Se incluyen en el Registro de
Proveedores los datos recopilados en
las fichas de inscripcin
Secretaria
--- ---
Inscribir a los posibles
proveedores de la
organizacin
---
PLANEAR
Remitir Ficha de Inscripcin a los
proveedores con el fin de registrar los
datos bsicos
Secretaria
Ficha de Inscripcin
De Proveedores FC-
01
Por evento
Ficha de Inscripcin
De Proveedores FC-
01
Proveedores /
Contratistas
Proveedores /
Contratistas
Ficha de Inscripcin
RESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
REGISTRO FRECUENCIA
Listado de
proveedores FC-02
Por evento
PROCESO
SUMINISTRADOR
ENTRADA AL
PROCESO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
Crear la base de datos
de proveedores
SALIDA DEL
PROCESO
PROCESO
CLIENTE
COMPRAS
DIRECTOR
ADIMINISTRATIVO
Integrar a nuestro personal, contratistas y asociados en el
cumplimiento de los requisitos legales, normativos y otros, que
la Organizacin suscriba en materia de calidad, medio ambiente
y prevencin de riesgos laborales.
Aumentar la competencia y asegurar las condiciones laborales de
nuestro personal, contratistas y asociados.
100% Mensual
Asegurar el suministro oportuno de materiales, insumos y/o servicios
necesarios para el desarrollo de las actividades de la organizacin a travs
de la gestin de proveedores calificados, verificando el cumplimiento de los
estndares de calidad requeridos y controlando el stock de inventario.
Trimestral
Calificacin promedio de los proveedores
Cumplimiento de entregas de certificados de
calidad del producto
Control de Inventario < 1%
> 75 Puntos Trimestral
Suministrar los recursos humanos, tcnicos y financieros
necesarios para el desarrollo de los procesos y el logro de los
objetivos trazados en el Sistema de Gestin Integrado
Cumplir los tiempos planificados y los requisitos exigidos en materia de
Calidad, Medio ambiente y prevencin de riesgos laborales,
optimizando los recursos asignados.
FRECUENCIA
Oportunidad de suministro de compras 2 das hbiles Mensual
OBJETIVO DE PROCESO INDICADOR NDICE META
MACROPROCESO PROCESO RESPONSABLE POLITICA DE GESTION INTEGRADA OBJETIVOS ESTRATEGICOS APLICABLES
SOPORTE
---
--- ---
Evaluar la capacidad de
los proveedores
seleccionados
Se realiza la evaluacin segn el tipo de
proveedor al que corresponda para
determinar la capacidad y tomar
acciones pertinentes
Director Administrativo
Evalacin inicial de
proveedores FC-06 a
FC-12
Solicitud de
Cotizacin FC-04
Cuadro Comparativo
FC-05
Por evento --- --- ---
Solicitar cotizaciones y
elaborar cuadro
comparativo de
seleccin
Se selecciona del Registro de
Proveedores los posibles candidatos a
cotizar y se realiza comparativo para la
seleccin
Secretaria
--- ---
Realizar solicitud de
Faltantes
De acuerdo con las existencias del
inventario se realiza solicitud de
faltantes para los productos requeridos
con el fin de suplir las necesidades del
proyecto.
Jefe de Almacn
Solicitud de
Materiales FC-03
Proveedores /
Contratistas
Especificaciones
Hojas de Seguridad
Elaborar la matriz de
almacenamiento
HACER
Con el propsito de asegurar la correcta
manipulacin, almacenamiento y
proteccin de los materiales recibidos se
documenta la matriz de almacenamiento
general y por proyecto
Ing. Residente ---
--- Jefe de Almacn
---
Matriz de
almacenamiento
Por evento
Una vez para el
almacngeneral
Al inico del proyecto
Actualizacin
mensual
---
---
Antes de realizar
compra segn
aplique
---
---
---
---
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CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS SA-MGI-CP-CO
Rev 00
RESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
REGISTRO FRECUENCIA
PROCESO
SUMINISTRADOR
ENTRADA AL
PROCESO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
SALIDA DEL
PROCESO
PROCESO
CLIENTE
Proveedor
Certificados de
Calidad
Verificar certificados de
calidad y registrar su
trazabilidad
Se verifica que el certificado de calidad
se reciba, junto con el bien o insumo
adquirido y se registra el nmero de
orden de compra al respaldo del
certificado y el nmero del certificado en
la orden de compra, para garantizar la
trazabiildad
--- ---
Ralizar entradas de
Activos
Cuando se adquieren equipos,
vehiculos, bienes y enseres, entre otros
se registran el sistema contable bajo el
--- ---
Realizar Entradas de
Almacn
De acuerdo con los materiales o
insumos que cumplan los requisitos
especificados se registra en el Sistema
Contable la entrada de Almacen, para
mantener actualizado el Inventario
Elaborar documento de
compra
Se elabora el documento de compra con
base en las mejores cotizaciones
presentadas teniendo en cuenta los
requisitos estrablecidos en el Anexo 1
del procedimiento.
Se envia copia del documento al Jefe de
Almacn para que realice el respectivo
seguimiento.
Administrativo y
Financiero
Jefe de Almacn
Entrada de Almacn
FA-01
Por cada despacho
recibido
Contador Registro Contable
Por cada equipo
comprado
Almacenista
Lder de Proceso
Secretaria
Contrato / Orden de
Compra-servicio
--- ---
Proveedor
Materiales
Insumos
Equipos
Verificar / Inspeccionar
los bienes e insumos
comprados
Se realiza la verificacin e inspeccin de
los bienes comprados conforme a las
especificaciones definidos en el
documento de compra; los tems
inconsistentes son devueltos al
proveedor
Jefe de Almacn
Lder de Proceso
Sello de Almacn
Por evento durante
la recepcin
--- ---
Por evento
Por evento durante
la recepcin
Certificado de calidad Cliente
Certificado de calidad,
Orden de compra
Registro Contable
Entrada de Almacn
FA-01
Administrativo y
Financiero
Contrato / Orden de
Compra-servicio
Proveedores /
Contratistas
Activos se registran el sistema contable bajo el
mdulo de activos fijos
Financiero comprado
---
Por cada despacho
recibido
--- --- Jefe de Almacn
--- --- Verificar inventario
Se realiza control de inventario para
asegurar que las existencias fsicas de
los productos correspondan con los
registros del sistema contable
--- ---
El Almacenista manipula y asegura el
almacenamiento y proteccin de los
materiales en todas sus reas de acopio
segn los parmetros establecidos en la
matriz de almacenamiento
Manipular y almacenar
los bienes e insumos
Contador Control de Inventario Trimestral --- ---
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CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS SA-MGI-CP-CO
Rev 00
RESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
REGISTRO FRECUENCIA
PROCESO
SUMINISTRADOR
ENTRADA AL
PROCESO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
SALIDA DEL
PROCESO
PROCESO
CLIENTE
Recepcionar y controlar
Cuando el Cliente suministre bienes que
deban ser incorporados o instalados en
el proyecto, se verifica y registra el Recepcin del
--- ---
Evaluar el desempeo
de los proveedores
Peridicamente de acuerdo con la
adquisicin de productos o servicios en
los proyectos y en los procesos de la
organzacin se evalua el desempeo de
los proveedores con el propsito de
tomar acciones pertinenetes
Lider de Proceso
Jefe de Almacn
Ing. Residente
Formato
Reevaluacin de
Proveedores FC-16 a
FC-22
Segn frecuencias
establecidas en el
procedimiento de
compras MPS-PC
Salida de Almacn FA-
02
Jefe de Almacn
Productos, materiales
o insumos solicitados
Salida de Almacn FA-
02
De acuerdo con las solicitudes de
recursos del proyecto se registran en el
sistema contable las salidas de almacn
identificando su trazabilidad en el
proyecto
Realizar Salidas de
Almacn
--- ---
--- --- Consolidar Informacin
El Director Administrativo consolida los
resultados de las reevaluaciones
generadas en los proyectos y procesos
de la organizacin e incluye los
resultados en el Registro de
Proveedores para mantenerlo
actualizado
Director Administrativo
Listado de
proveedores FC-02
---
--- ---
Implementar acciones
para gestionar el
desempeo de
proveedores
Se determinan acciones y se comunican
al proveedor para su mejora
Director Administrativo FC-16 a FC-22
De acuerdo con la
fecha establecida
en la reevaluacin
Acciones para
mejorar desempeo
Segn frecuencias
establecidas en el
procedimiento de
compras MPS-PC
---
Administrativo y
Financiero
---
Macro Proceso
Operativo
Por entrega
realizada
Proveedores /
Contratistas
---
HSEQ Informe de auditoria
Realizar el informe de
gestin del proceso
Se realiza la medicin de los indicadores
del proceso y se elabora el informe de
gestin para presentarlo a la Gerencia.
Director Administrativo Informe de Gestin Trimestral Informe de Gestin Gestin Gerencial
Materiales, productos
o insumos
Recepcionar y controlar
bienes suministrados
por el Cliente
el proyecto, se verifica y registra el
estado en el que se encuentran
siguiendo las disposiciones del
procedimiento de Producto Suministrado
por el Cliente
Jefe de Almacn
Recepcin del
producto suministrado
por el cliente FPS-01
Por evento
Jefe de Almacn
Ing. Residente
Identificar no
conformidades y generar
las acciones pertinentes
Registrar las no conformidades
identificadas de acuerdo a las
actividades ejecutadas, definir acciones
y dar tratamiento a la no conformidad.
Director Administrativo
Accin de
Mejoramiento FCNC-
01
---
VERIFICAR
--- ---
Comunicar deficiencias
al Cliente
Cuando el producto suministrado por el
Cliente se encuentre en condiciones
defectuosas o sufra algn dao, sto
debe ser comunicado por escrito al
Cliente, en concordancia con el
Procedimiento Para El Control Del
Producto Suministrado Por El Cliente
MPS-PPS
--- --- ---
Cada vez que se
identifiquen
incumplimientos.
---
Por evento Comunicacin Cliente
Cliente --- ---
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CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS SA-MGI-CP-CO
Rev 00
RESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
REGISTRO FRECUENCIA
PROCESO
SUMINISTRADOR
ENTRADA AL
PROCESO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
SALIDA DEL
PROCESO
PROCESO
CLIENTE
RECURSOS
HUMANOS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
FISICOS
+ Norma NTC ISO 9001
+ Norma NTC ISO 14001
+ Norma NTC ISO 18001
+ Procedimiento de Compras MPS-PC
+ Procedimiento de Almacn MPS-PA
+ Instructivo para Manipulacin de Tubera MPS-PA-I01
+ Procedimiento para el Control del Producto Suministrado por el Cliente MPS-PPS
ORIGINAL C.A.G. / SUBG. ADM. C.A.G. / SUBG. ADM. G.S.L. / GERENTE
CONTROL DE REVISIONES
REV. No. FECHA DESCRIPCION ELABORO REVISO APROBO
00 24/08/2009
+ Gerente
+ Subgerente Administrativo
+ Director Administrativo
+ Secretaria
+ Jefe de Almacn
+ Ing. Residente
+ Financiero
+ Tcnico
+ Vehculos
+ Infraestructura
+ Software SIIGO
+ Portal Bodega
+ Comunicaciones
+ Equipo de Computo
Accin de
Mejoramiento FCNC-
01
ACTUAR
--- ---
Establecer acciones
correctivas, preventivas
o de mejora segn sea
el caso
Se toman acciones correctivas para
eliminar la causa de las no
conformidades reales, y se toman
acciones preventivas para eliminar las
causas de las no conformidades
potenciales o riesgos.
Director Administrativo
Accin de
Mejoramiento FCNC-
01
Inmediatamente
despus de que se
identifique se debe
registrar la accin y
definir fecha de
plazo para su
ejecucin.
Todos los procesos
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