Las funciones en Excel estn organizadas en categoras de acuerdo al tipo de tarea
desempeada o al tipo de datos manipulados. Las funciones se clasifican en las siguientes categoras: Funciones de Complementos y Automatizacin.- Permiten manejar datos de tablas dinmicas o vnculos dinmicos. Funciones de Cubo.- Utilizadas para el anlisis avanzado en cubos de informacin. Funciones de Base de Datos.- Permiten realizar operaciones con los datos localizados en una base de datos que puede estar almacenada en una hoja en Excel o en algna otra fuente externa. Funciones de Fecha y Hora.- Se utilizan cuando se requiere colocar en la hoja de trabajo la fecha y hora actual. Es posible obtener el da de la semana, ao, nmero de la semana y ms. Funciones de Ingeniera.- Permiten realizar clculos relacionados al campo de la ingeniera, as como modelos basados en formulas utilizadas en ingeniera. Funciones Financieras.- Sirven para realizar clculos e informes financieros. Funciones de Informacin.- Indican las caractersticas del estado de diferentes partes de tu hoja de clculo, permite comprobar si una celda est vaca o no y otras funciones ms. Funciones Lgicas.- Son utilizadas para comparar valores y obtener un resultado de verdadero o falso de acuerdo a la comparacin. Funciones de Bsqueda y Referencia.- Permiten localizar datos de acuerdo a criterios establecidos en la bsqueda. Funciones Matemticas y Trigonomtricas.- Son las funciones ms usadas en Excel, utilizadas para hacer operaciones numricas simples o complejas. Funciones Estadsticas.- Permiten realizar clculos estadsticos como calcular mediana, varianza mediana, desviacin estndar y ms funciones relacionadas. Funciones de Texto.- Las funciones de texto permiten trabajar con datos alfanumricos, permiten la comparacin de texto, cambio de formato, cambiar maysculas o minsculas, concatenar texto y ms. Funciones Definidas por el usuario.- Son funciones creadas utilizando el VBA Excel, conocidas como macros. Ejemplos Funciones generales de Excel.
Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones para armar todo tipo de plantillas y modelos a medida.
Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones ms utilizadas, la funcin SUMA.
Ejemplo: en el rango A1:A6 (Ilustracin 12) tenemos una serie de nmeros y queremos sumarlos. Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda A7 (Ilustracin 13) o tambin con la funcin SUMA como se muestra en la celda A7 (Ilustracin 14); adems podemos seleccionar un rango de datos como se muestra en la celda A7 (Ilustracin 15). El resultado es el mismo (Ilustracin 16), pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.
Ilustracin 12
Ilustracin 13
Ilustracin 14
Ilustracin 15
Ilustracin 16 Funciones y frmulas. Algunas personas hablan de funciones o frmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco ms precisos podramos discriminar mejor ambas definiciones.
* Funcin Excel: una funcin es un clculo predefinido (Ilustracin 17, Ilustracin 18). * Frmula Excel: una frmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones (Ilustracin 19). El usuario las arma a medida y segn la necesidad (Excel permite incluso programar tus frmulas ms utilizadas para utilizarlas como una funcin).
Ilustracin 17
Ilustracin 18
Ilustracin 19
Sintaxis funciones y frmulas. La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla.
1. Todas las funciones comienzan con el signo "igual", 2. Luego se escribe el nombre de la funcin, 3. Entre parntesis se escriben sus argumentos (cambian segn la funcin que utilicemos) 4. Y finalmente se presiona la tecla intro o enter para obtener el resultado Ejemplo: En la celda A8 (Ilustracin 20) hemos escrito una funcin sencilla ver su sintaxis.
Ilustracin 20
Normalmente los parmetros dentro de una funcin estn separados por un punto y coma ;
Insertar funciones.
Existen diversas formas de insertar una funcin en una celda:
* Desde el men Frmulas: de esta forma se abre el Cuadro de Dilogo de funciones donde puedes elegir la Categora, la Funcin y finalmente completar sus argumentos (Ilustracin 21).
Ilustracin 21
Este es el modo ms adecuado para usuarios primerizos ya que las funciones son llamadas desde un cuadro de dialogo que te indica que parmetros necesitas rellenar para obtener el resultado, indicndote de manera directa, con una definicin que es ese parmetro (Ilustracin 22).
Ilustracin 22
* Desde el botn Fx de la Barra de Frmulas: Esta forma es similar a la anterior, porque tambin abre el Cuadro de Dilogo de funciones (Ilustracin 23).
Ilustracin 23 Puedes habilitar esta opcin desde el men Vista > Barra de frmulas
* Haciendo doble clic en la celda y escribindola manualmente: una vez que conozcas y domines las distintas funciones vers que esta es la forma ms cmoda (Error! No se encuentra el origen de la referencia.).
Ilustracin 24
Cuando escribes una funcin de forma manual, Excel muestra unas etiquetas que te irn indicando los argumentos que debes completar al vuelo de manera automtica.
Editar funciones. Una vez que has armado tu funcin, tienes distintas formas de editarla, revisarla y realizarle cambios. * Posicionado en la celda con la funcin, haz doble clic o presionando la tecla F2 (Ilustracin 25).
Ilustracin 25 * Posicionado en la celda con la funcin vers que la misma aparece en la Barra de Frmulas. Haciendo clic dentro de la misma tambin puedes editar la funcin (Ilustracin 26).
Ilustracin 26
* Posicionado en la celda con la funcin, puedes presionar MAYUSC + F3 para abrir el cuadro de dilogo de la funcin (Ilustracin 27).
Ilustracin 27 Para salir del modo edicin utiliza la tecla ESC.
Copiar frmulas y funciones Si queremos replicar una funcin o frmula a muchas celdas solo necesitas armar la primera celda (Ilustracin 28) y luego copiar la frmula o funcin (Excel ir cambiando la referencia de celdas automticamente). Bsicamente la forma ms sencilla para realizar este procedimiento es arrastrar el borde de la celda (Ilustracin 29) con la frmula hasta las posiciones que queremos completar (Ilustracin 30).
Ilustracin 28
Ilustracin 29
Ilustracin 30
Luego de realizar esta accin aparece un botn de opciones para que escojas si quieres copiar las celdas, el formato, o las celdas con formato (Ilustracin 31).
Ilustracin 31
Referencias
Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. De esta manera es posible armar una funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas, ambas a la vez o un dato.
Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del nmero de fila, dicha referencia quedar FIJA cuando copies la funcin a otras celdas. De esta manera puedes dejar fijo lo que t desees (Ilustracin 32).
Ilustracin 32
Referencias para copiar el valor de una celda Para una celda en particular de una misma hoja Podemos referenciar una valor de una celda en una frmula o funcin, pero a veces necesitamos referenciar todos los valores de una tabla para evitar copiar y pegar, o porque estamos cambiando los datos de esta, y tendramos que cambiarlos en mltiples celdas. En estos casos lo nico que debemos hacer es copiar la direccin de la celda, acompandola de un signo = al comienzo (Ilustracin 33).
Ilustracin 33
Para una celda en particular de otra hoja Para referenciar una celda en otra hoja debemos indicar el nombre de la hoja acompaada de un signo !y la celda a referenciar (Ilustracin 34)
Ilustracin 34 Etiquetas Son una funcin muy til. La etiqueta cumple la funcin de mostrar la sintaxis y los argumentos de la funcin al hacer clic sobre la misma. Esto es muy til porque puedes escribir una funcin en una celda de forma directa y la etiqueta te ir recordando los argumentos que debes introducir. Cuando domines el tema de las funciones vers que esto es muy cmodo porque te permitir evitar tener que abrir el Cuadro de Dilogo de Funciones. Ejemplo: en una funcin cualquiera, haces 1 clic dentro de la funcin en la Barra de Frmulas (o doble clic en la celda) y vers que los rangos dentro de la funcin se pintan de color (Ilustracin 35).
Ilustracin 35 Frmulas y funciones Anidadas Las frmulas y funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas. Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras celdas (Ilustracin 36).
Ilustracin 36
Funciones Matriciales Las funciones matriciales son funciones especiales, porque no se insertan en una nica celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la funcin matricial devolver varios resultados juntos. Ejemplo: funcin matricial FRECUENCIA.
Para insertar una funcin matricial debes seguir los siguientes pasos:
* Seleccionar todo el rango destino donde aparecern los resultados E2:E5 * Escribir la funcin matricial (Ilustracin 37), =FRECUENCIA(B2:B5; B2:B5) * Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR (Ilustracin 38)
Ilustracin 37
Ilustracin 38
Al realizar correctamente la operacin, vers que aparece la funcin entre parntesis de llaves { }
Instructivo para La Implementación Del Programa de Prevención Integral Del Uso y Consumo de Alcohol, Tabaco U Otras Drogas en Los Espacios Laborales Públicos y Privados