DOCUMENTO MAESTRO EN WORD

APRENDIZ
MARLY YAMILE SANCHEZ SANCHEZ



INSTRUCTOR
JADER GUTIERRES DE ARMAS






CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO SENA
REGIONAL- BOLIVAR


MAYO 04 DE 2014

DOCUMENTO MAESTRO EN WORD

Segn el Soporte Microsoft, un documento maestro es un contenedor de
enlaces para documentos individuales llamados sub-documentos. Deberas
crear esa carpeta para el documento maestro y los sub-documentos antes de
crear un documento maestro. Este tipo de documentos te ayudan a
administrar y organizar varios documentos a la vez, crear ndices y tablas de
contenido de manera ms fcil y tambin de imprimir muchos documentos a
la vez. Puedes crear un documento maestro (largo) utilizando la vista
Esquema de Word, expandir y contraer los encabezados y tambin agregar y
borrar sub-documentos adicionales.

PASOS PARA CREAR DOCUMENTO MAESTRO

1. Ejecuta el Microsoft Word y crea una carpeta para tus documentos y
sub-documentos maestros. Para crear una carpeta en Word, elige la
pestaa "Archivo" y luego la pestaa "Abrir".

2. Presiona en el botn "Crear nueva carpeta" en el cuadro de dilogo
"Abrir" y agrega un nombre para esa carpeta desde el cuadro
desplegable que te saldr. Luego presiona en "Aceptar". Sers
redirigido hasta la carpeta que acabas de crear.

3. Elige el botn "Subir un nivel" en el cuadro de dilogo "Abrir" y busca
los sub-documentos que desees utilizar en el documento maestro.
Elige y arrastra los archivos hasta la nueva carpeta. Por ltimo, debes
presionar en "Cancelar".

4. Abre una pgina en blanco en el Word, presiona en "Ver" y luego en
"Contorno" desde la barra de herramientas.

5. Escribe el ttulo principal que desees utilizar para el documento
maestro. La barra de herramientas "Esquema" te dir "Nivel 1". Ahora
presiona la tecla "Entrar", luego "Tab".

6. Escribe los encabezados del ttulo para cada sub-documento
presionando la tecla "Entrar" en cada uno de ellos. La barra de
herramientas "Esquema" te dir "Nivel 2" en esos sub-documentos.

7. Inserta el archivo que est debajo del primer sub-documento
colocando el cursor al final del ttulo. Presiona en "Barra de
herramientas de esquema" y elige el botn "Insertar sub-documento"
para que se habr un cuadro de dilogo. Presiona dos veces en el
sub-documento que deseas insertar para que quede colocado en el
documento maestro.

8. Repite el paso anterior para insertar sub-documentos adicionales en el
archivo.

9. Guarda el documento maestro eligiendo "Archivo" y luego "Guardar
como". Coloca el documento en la carpeta que hayas creado, dale un
nombre y luego en "Guardar".

COMO RESALTAR CAMBIOS EN UN DOCUMENTO
1. Seleccionar el men herramientas.
2. Dar clic en opciones.
3. De la pantalla que aparece a continuacin, dar clic en la pestaa control
de cambios.
4. Activar o desactivar las opciones de control de cambios que deseemos,
dando clic en la casilla correspondiente. Al final dar clic en aceptar.
CMO INSERTAR FRMULAS EN TABLAS DE WORD
Microsoft Excel no es la nica aplicacin de MS Office que permite usar
frmulas, con Microsoft Word tambin podrs realizar clculos y usar
frmulas (antes de que lo preguntes, a da de hoy Power Point no lo permite).
Las frmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un
clculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho ms limitadas que
las frmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a
continuacin.
CMO INSERTAR UN CLCULO EN WORD
En Word podemos insertar un clculo en cualquier lugar de nuestro
documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen
los campos de Word.
Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar
informacin del sistema, referencias, frmulas. en nuestro caso slo vamos
a tratar la opcin de generar frmulas que nos permitan almacenar un
clculo.
Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el nmero de segundos al ao =
365*24*60*60:
Clic donde desees que Word imprima la informacin.
Presiona CTRL + F9 para insertar un par de caracteres de campo ({
}).
Inserta la frmula entre las llaves, {=365*24*60*60}
Pulsa F9.
Tambin podemos realizar los mismos pasos a travs de la opcin para
insertar un campo del men de Word.



CMO INSERTAR UNA FRMULA EN UNA TABLA DE WORD
Algo bastante comn es tener que insertar tablas con nmeros y clculos de
totales, medias etc. La opcin ms comn es incrustar una hoja de Excel
dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opcin si tienes que
realizar clculos complejos. Sin embargo si slo quieres crear una pequea
tabla con algunos nmeros, puede que sea ms rpido realizarlo
directamente en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva frmula en la tabla debes realizar los siguientes
pasos:
Sitate dentro de la celda en la cual deseas incluir la frmula
En el men de Word, dentro del submen Tabla, selecciona
Frmula.

Aparecer una ventana y Word automticamente rellenar la frmula
en funcin de los nmeros que haya en la tabla. Sino es correcta
podemos cambiarla.

Nos permite tambin dar formato al nmero, es una opcin interesante
para que el resultado final sea an mejor.
Pulsa el botn aceptar y la formula se insertar en la tabla.
NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por
ejemplo, LEFT dentro de una frmula de SUMA (o similar) sumar todas las
celdas que estn a su izquierda, si dentro de unos das aadimos columnas
a nuestra tabla la frmula seguir funcionando.

ACTUALIZACIN DE LAS FRMULAS
Para actualizar una frmula o un campo en Word, slo tienes que situarse
dentro del campo/frmula y pulsar F9. Tambin puedes hacer clic con el
botn derecho y pulsar actualizar campos.

Si slo tienes una frmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser
muy tedioso e incluso ocasionar errores en los clculos al tener que
actualizar una a una todas frmulas.
ACTUALIZACIN DE TODAS LAS FRMULAS
Para actualizar todas las frmulas al mismo tiempo slo tienes que seguir los
siguientes dos pasos:
Selecciona todo pulsando la combinacin de teclas CTRL + E.
Pulsa F9. Automticamente se actualizarn todas las frmulas
seleccionadas.
ACTUALIZACIN AUTOMTICA DE LAS FRMULAS
Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las frmulas con el
mtodo anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos,
hay mtodos para obligar a que Word actualice de forma automtica todas
las frmulas.
La solucin es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento
entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento
(no recomendable por que ira todo muy lento)etc. Por ejemplo, con la
siguiente Macro se actualizaran todas las frmulas al abrir el documento
Word.
1: Sub Auto Open()
2: Dim rango As Range
3: Dim campo As Field
4: For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges
5: For Each campo In rango.Fields
6: campo.Update
7: Next campo
8: Next rango
9: End Sub