Informtica - Microsoft Excel (I)

Versin 1.0
Agustn Cernuda del Ro, Enero de 2001
Contenidos
Introduccin 3
Hojas de clculo 3
Visualizacin 3
Partes de la pantalla 3
Edicin 4
Manejo de los archivos 4
Lneas de actuacin al utilizar una hoja de clculo 4
Elementos del documento: definiciones 5
Celdas 5
Filas 5
Columnas. 5
Rangos 5
Formato 5
Elementos del documento: manejo 5
Seleccin de elementos 5
Introduccin de valores 7
Repeticin de valores 7
Ajuste de columnas 8
Columnas de ancho arbitrario 8
Igualar el ancho 9
Ajustar el ancho 9
Ajustar los textos 9
Formato de celdas 10
Frmulas 12
Escritura manual 12
Insercin directa 12
Escritura interactiva 13
Copia de frmulas 14
Hojas 14
Grficos 14

Introduccin
El presente documento es una descripcin a nivel bsico de la hoja de clculo Microsoft Excel. En primer lugar se realiza
una introduccin general a las hojas de clculo y su utilidad, y despus se entra en detalles sobre la hoja de clculo
Microsoft Excel. Se asume un conocimiento bsico del sistema operativo Windows.
Hojas de clculo
Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusin de tablas en los documentos que manejan. No
obstante, estas tablas contienen informacin esttica; si en las tablas se incluye un valor que depende de otros (por
ejemplo, la suma o la media de los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien escribe y se
convierte en informacin textual como otra cualquiera. Si el clculo ha sido errneo, el procesador de textos no lo
detectar.
Si la informacin de las tablas se modifica, de modo que alguno de los valores cambie, los resultados que dependan de
ese valor tampoco se actualizarn de manera automtica; de este modo, el mantener un documento que evoluciona
puede convertirse en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Tngase en cuenta que pueden existir
multitud de informes que se generen semanal o mensualmente, y habra que estar constantemente actualizando los
datos y volviendo a realizar manualmente todos los clculos.
Ms an, existen ocasiones en las que un documento nace precisamente con la vocacin de que su usuario introduzca
datos y el documento realice los clculos; por ejemplo, un documento que calcule el precio final de un equipo
informtico, basndose en los componentes que un usuario elige. Con un procesador de textos, como mucho se
escribira un documento con las instrucciones pertinentes y la informacin numrica sobre diversos coeficientes,
descuentos, precios... Sin embargo, sera mucho ms cmodo para quien utiliza el documento que no fuese necesario
esto, sino evitar que viese todos estos detalles y solicitarle simplemente la informacin imprescindible.
Las hojas de clculo nacen para abordar esta problemtica. Los programas de hoja de clculo manejan documentos que,
de forma anloga a los procesadores de textos, son en realidad ficheros con un formato determinado; estos documentos
se llaman tambin hojas de clculo. Un documento de hoja de clculo puede verse bsicamente como una tabla, pero
en ella el contenido de una celda puede no ser un simple texto o nmero (como ocurre con las tablas en los
procesadores de textos) sino que puede ser una frmula, de modo que el contenido de esa celda depende del de otras
celdas.
Libros y hojas: Con frecuencia, el documento de hoja de clculo responde en realidad al concepto de libro, de modo
que contiene varias hojas (cada una de las cuales es una tabla como las descritas). Las frmulas que hay en una hoja
pueden hacer referencia a valores de celdas que estn en otra hoja dentro del mismo libro.
Visualizacin
Partes de la pantalla
La ventana principal de Microsoft Excel tiene, como es habitual, unas zonas caractersticas:
Barra de ttulo, barras de herramientas, barra de mens, barra de estado. Son las tpicas en cualquier aplicacin
Windows.
rea de documento. Es donde se ve realmente la tabla cuyo contenido se va a editar. Cuenta con barras de
desplazamiento, pero la barra horizontal est comprimida para dejar sitio a otros elementos.
Cabeceras de fila y columna. Independientemente de las cabeceras que escribamos para las filas y columnas de la
tabla, existen unas cabeceras externas, identificables porque aparecen de color gris y con forma de botones.
Solapas. Al lado de la barra de desplazamiento horizontal (parte inferior) hay unos trapecios, unas solapas que
permiten activar las diversas hojas del documento. Tambin hay pequeos botones que permiten ir cambiando de hoja
por orden, ir a la primera y la ltima, etc. y que son tiles si el libro que se est manejando tiene muchas hojas.
Edicin
Manejo de los archivos
El manejo de los archivos (abrir, cerrar, guardar) es similar al de otras aplicaciones Windows; por ejemplo, se puede
recurrir a los conocimientos que se tengan sobre manejo de archivos en Word.
En el caso de Excel 2000, tambin valen las consideraciones hechas respecto a Word y las ventanas MDI.
Lneas de actuacin al utilizar una hoja de clculo
Al trabajar con Excel se pueden sealar ciertas ideas bsicas que conviene tener presentes.
En principio, el usuario debe centrarse en el contenido de su documento, es decir, en la informacin; el aspecto que
finalmente tendr esa informacin se resuelve posteriormente.
Hay que tener claro qu informacin es arbitraria (los datos en s mismos) y qu informacin se calcula a partir de
esta. No se debe introducir como arbitraria informacin que no lo sea (por ejemplo, anotar un total de una columna
con el nmero). Las celdas que se calculan a partir de otras, deben expresarse como dependientes, por medio de
frmulas.
En el caso de una hoja de clculo, la impresin puede ser un poco menos obvia que en un procesador de textos. La
tabla que se maneja puede tener muchas filas o columnas, y no caber en una pgina; al trabajar con la hoja de clculo no
se est trabajando sobre papel, no es tan WYSIWYG como los procesadores de textos (muchas hojas de clculo ni
siquiera se pretende que acaben siendo impresas). Al imprimir tablas grandes, saldrn en varias pginas.
Si la hoja se pretende imprimir, conviene recurrir con ms frecuencia a la presentacin preliminar.
Elementos del documento: definiciones
Celdas
Una celda es uno de los componentes elementales de la tabla. Las celdas no son simples textos inertes; son datos, son
elementos que en cierto modo estn activos. Una celda puede contener texto o puede contener una fecha, y se
comportar de manera diferente segn sea el caso. Si no se le dice a la hoja de clculo qu contiene una celda, esta
intentar deducirlo por s misma.
La informacin que contiene una celda se puede presentar de diversas maneras (siendo la informacin la misma) o
formatos de celda. Ms adelante se habla sobre esto.
Filas
Una fila es el conjunto de todas las celdas que se encuentran contiguas en sentido lateral. Cada fila se puede manejar
como una unidad. Las filas se designan mediante nmeros.
Columnas
Concepto anlogo al de las filas, pero en sentido vertical. Se designan mediante letras.
Rangos
Un rango es un conjunto de celdas. El rango ms elemental sera una sola celda, y se designa mediante la combinacin
de sus ndices de columna y fila; por ejemplo, B2.
Si el rango abarca varias celdas, se introducen la celda inicial y la final separadas por dos puntos; por ejemplo, B2:D2
B2:B5. Si hay que elegir varias celdas o rangos, se pueden concatenar separados por punto y coma; por ejemplo, la celda
B2, el rango de B4 a B6 y el rango de B9 a B10 se pueden especificar conjuntamente como B2;B4:B6;B9:B10
En Excel es frecuente elegir los rangos interactivamente, con el ratn, sin necesidad de escribir las letras y nmeros de
ndice.
Formato
En primer lugar, cabe hablar de formato en un sentido similar al de los procesadores de textos: el formato de una celda
afecta a su apariencia en cuanto a tipos de letra, lneas de borde, color de textos y fondos, etc.
En segundo lugar, hay aspectos del formato que tienen especial importancia. Por un lado, el tipo de datos que contiene
la celda (texto, nmero, fecha, hora, etc.) que influye en cmo interpreta la celda lo que tecleamos y cmo lo
representa. Pero una vez que se elige el tipo de datos (lo que Excel llama Categora), por otro lado hay que elegir cmo
se presenta el dato en cuestin (lo que en otros mbitos se llama la mscara).
Por ejemplo, se puede decir que una celda contiene un nmero, pero hecho esto, el nmero puede aparecer con dos
decimales, tres, ninguno, con el signo a la derecha o a la izquierda, etc.
Elementos del documento: manejo.
Seleccin de elementos
La seleccin de elementos del documento puede realizarse de varias formas.
Para seleccionar una sola celda, basta con hacer clic sobre ella. La celda seleccionada aparece enmarcada con una lnea
gruesa.
Para seleccionar un rango de celdas, se puede realizar un arrastre del ratn (empezando en una celda cualquiera). Ver
Fig. 1.

Fig. 1. Seleccin de rangos. Antes de seleccionar, al hacer clic en B2, y al terminar el arrastre en B7.
Para seleccionar una fila, se pulsa sobre el nmero de fila, en la parte exterior. Despus de hacerlo, la fila queda
seleccionada (Fig. 2).

Fig. 2. Seleccionando la fila 2. La figura con forma de cruz es el cursor.
La seleccin de columnas se realiza de manera anloga a la de filas.
Seleccin de la tabla completa: asimismo, se puede seleccionar la tabla completa pulsando el pequeo botn sin
etiqueta que hay en la interseccin entre la cabecera de columnas y la de filas (Fig. 3).

Fig. 3. Seleccionar toda la tabla
Seleccin de celdas no consecutivas: Para seleccionar celdas no consecutivas, basta con ir seleccionando las celdas o
rangos correspondientes mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL. Al estar pulsada esta tecla, cada nueva seleccin
no sustituye a las anteriores, sino que se aade a ellas.
Introduccin de valores
De forma directa: Basta con pulsar en una celda y escribir, pulsando INTRO cuando se termina de escribir el valor.
Recurdese que Excel intentar deducir el tipo de dato que se introduce, y si lo hace errneamente, puede que lo que
queda en la celda al pulsar INTRO no sea lo que pretendamos. En este caso, ser necesario dar formato a la celda (vase
ms adelante).
Otro elemento a tener en cuenta es que al introducir los valores puede que estos ocupen ms (a lo ancho) que la
columna en la que estn. Esto tiene el efecto de que mientras se escribe el valor se sale de la columna (Fig. 4), y
cuando se acepta, puede aparecer cortado por el valor de la siguiente columna (Fig. 5). Esto no es problema; la
informacin sigue estando en las celdas correspondientes. El problema de apariencia se solucionar como se muestra
ms adelante.

Fig. 4. Introduciendo valor muy largo. Fig. 5. El nuevo valor parece cortar al anterior.
Con la barra de frmulas: En ocasiones, resulta ms cmodo introducir valores utilizando la llamada barra de frmulas
aunque lo introducido no sean frmulas (Fig. 6). Una vez que se ha seleccionado una celda, se puede hacer clic en la caja
de edicin de la barra de frmulas, y escribir el contenido. Si se da por bueno lo escrito, se pulsa el smbolo . Si se
descarta, se pulsa . El botn sirve para introducir frmulas, cosa que se ver ms adelante.

Fig. 6. Utilizando la barra de frmulas para introducir valores.
Repeticin de valores
Puesto que la introduccin de informacin en las celdas es una accin frecuente, existen algunos recursos que sirven de
ayuda para acelerar dicha tarea.
Rellenado de celdas con el mismo valor por arrastre: Si se va a rellenar multitud de celdas con el mismo valor, se
puede introducir este valor en una sola celda y posteriormente extender este valor hacia sus vecinas. Para ello, se
desplaza el pequeo cuadrado que hay en la esquina del rectngulo de seleccin. Al situar el cursor del ratn sobre este
cuadrado, el cursor cambia y queda con forma de una cruz ms pequea y negra; en ese momento, se pulsa, se inicia un
arrastre, y se agranda el rectngulo de seleccin como convenga.

Fig. 7. Introduciendo un valor mltiples veces
Rellenado de celdas con el mismo valor con CTRL+INTRO: Otra forma de rellenar varias celdas con el mismo valor es
seleccionarlas, escribir el valor en una de ellas (o directamente en la barra de frmulas), y pulsar CTRL+INTRO.
Sugerencia de valores usados anteriormente: Otra utilidad para la introduccin de valores es que Excel asume que los
valores utilizados anteriormente en una columna pueden volver a teclearse, y cuando comenzamos a teclear algo busca
en los elementos precedentes alguno similar, sugirindolo. Si seguimos escribiendo, la sugerencia se descarta (se escribe
lo que decidamos), pero si en ese momento pulsamos INTRO (o simplemente abandonamos la celda de cualquier
forma), el valor sugerido se adoptar.

Fig. 8. Introduciendo valores; se ha tecleado slo la "B" y el sistema sugiere "Blues"
Ajuste de columnas
Una vez que se han introducido los valores, puede ser necesario ajustar el ancho de las columnas; puede que haya
valores de ancho superior a la columna en la que estn. Se explican a continuacin las acciones ms frecuentes ante este
problema.
Columnas de ancho arbitrario
La primera posibilidad es simplemente cambiar el ancho de una columna concreta, de forma manual. Esto se consigue
colocando el cursor en la lnea de separacin que hay entre los encabezados de las columnas involucradas (con lo que
cambiar de aspecto) y realizando un arrastre, de forma similar a como se hace con las tablas de Word (Fig. 9).

Fig. 9. Arrastrando el borde de una columna para cambiar el ancho
Igualar el ancho
Si lo que se desea es dejar varias columnas con el mismo ancho, se puede conseguir de la forma siguiente. Lo primero es
seleccionar las columnas correspondientes; por ejemplo, pulsando sobre el encabezado de la primera y realizando un
arrastre hasta el encabezado de la ltima. Una vez seleccionadas, se acude al men Formato / Columna / Ancho..., con lo
que aparecer un dilogo donde se puede introducir el ancho que se desea para esas columnas.
Ajustar el ancho
Si lo que se desea es que el ancho de las columnas sea el mnimo para que se respete el contenido de cada una, se
seleccionan las susodichas columnas y se acude al men Formato / Columna / Autoajustar a la seleccin.
Ajustar los textos
Otra posibilidad es que lo que se desee sea que el texto de una celda pueda cortarse en varias lneas, como ocurre con
los procesadores de textos. Para ello, hay que acudir a las opciones de formato de la celda o celdas en cuestin (se ve
ms adelante), y poner Texto como categora de los datos que contiene la celda, para luego acudir a las opciones de
alineacin del texto y elegir Ajustar texto. Con esto se puede conseguir un resultado como el que aparece en la Fig. 10.

Fig. 10. Ajuste de texto en una celda.
Formato de celdas
Como se ha ido viendo, el formato de celdas permite realizar operaciones importantes:
Dirigir el comportamiento de una celda por lo que se refiere al tipo de datos que contiene y cmo se interpreta la
informacin.
Establecer la forma en que se presenta la informacin, por lo que se refiere a su aspecto esttico.
Para dar formato a las celdas, basta con seleccionar las celdas en cuestin, pulsar con el botn derecho sobre ellas y
elegir la opcin Formato de celdas... en el men de contexto que aparece. Esto hace que se muestre el dilogo de
formato (Fig. 11).

Fig. 11. Formato de celdas.
La solapa Nmero es importante porque permite elegir la categora del dato que contiene la celda. Aunque dicha
solapa se llame nmero, lo cierto es que se puede elegir que esa celda sea un texto, una fecha, etc. Dependiendo de
qu categora se elija, el resto de la solapa cambia para poder elegir opciones especficas. Por ejemplo, si se elige
nmero en la lista de la izquierda, a la derecha habr opciones para presentar el nmero con cierto nmero de
decimales, que los nmeros negativos salgan en rojo, etc. (Fig. 12)

Fig. 12. Formato especfico para el caso de una celda numrica.

En el formato tambin se pueden elegir opciones de alineacin del texto (incluyendo el poner el texto en vertical, lo que
puede ser til para los ttulos de las columnas; ) o de fuentes y colores.

Fig. 13. Formato de celdas: alineacin.
Y merece mencin especial la solapa de bordes. Aunque la tabla siempre tiene unos bordes tenues, se puede hacer
que cada celda o grupo de celdas aparezca (y se imprima) con diversos tipos de bordes en los lugares adecuados (Fig.
14). Para elegir un tipo de borde para las celdas seleccionadas, primero hay que elegir en el cuadro de la derecha el
estilo y color de lnea, y luego en los botones de la izquierda aplicarlo al borde correspondiente (izquierdo, derecho,
contorno, etc.)

Fig. 14. Formato de celdas: bordes.
Frmulas
Una capacidad fundamental de las hojas de clculo es precisamente el uso de frmulas.
Esto consiste simplemente en asignar a una celda no un contenido especfico, sino el resultado de cierta operacin cuyos
parmetros son los contenidos de otras celdas. Estas pueden a su vez contener otras frmulas (resultados), y adems
cada frmula puede ser todo lo compleja que se quiera.
Existen cuatro formas fundamentales de introducir frmulas en una celda, que se explican a continuacin.
Escritura manual
Si el valor de una celda es un texto que empieza por el carcter de asignacin =, el sistema interpreta que se trata de
una frmula. Por ejemplo, es una frmula vlida =SUMA(B2:B5) que calcula el sumatorio de los valores que hay en las
celdas B2, B3, B4 y B5.
Esta forma de introducir las frmulas exige un cierto conocimiento de las funciones disponibles y los parmetros que
estas necesitan.
Insercin directa
En algunos casos, puede haber botones o comandos que inserten directamente una frmula dependiendo del rango que
est seleccionado. Por ejemplo, el sumatorio cuenta con el botn en la barra de herramientas.
Escritura interactiva
La forma ms habitual de proceder es la construccin interactiva de la frmula. Una posible lnea de actuacin es:
Seleccionar la celda en la que ir la frmula.
Pulsar el botn de funcin, . Eso desplegar el cuadro de dilogo donde se puede elegir con comodidad la funcin
correspondiente (Fig. 15). Las funciones estn organizadas en grupos o categoras y el dilogo ofrece una breve ayuda
sobre su cometido y parmetros.

Fig. 15. Dilogo de seleccin de funcin.
Una vez elegida la funcin (por ejemplo, SUMA) el sistema ya sabe qu parmetros necesita, y mostrar el dilogo
correspondiente.

Fig. 16. Dilogo de seleccin de rangos
En este dilogo se podra teclear el rango o rangos correspondientes, pero hay una forma ms fcil; el dilogo se
puede apartar (pinchando en el fondo del mismo y arrastrando) y acto seguido se selecciona el rango en cuestin con
el ratn. El dilogo tomar ese rango como valor; se acepta el dilogo, y la frmula ya est construida.
Copia de frmulas
Tal como se explic en el apartado Repeticin de valores, si se arrastra la esquina correspondiente del rectngulo de
seleccin el valor que haba en la seleccin se copiar a las dems celdas. En el caso de que lo que se copie sea una
frmula, los rangos a los que la frmula haca referencia se actualizan convenientemente para que sean relativos a la
nueva ubicacin. Es decir, si por ejemplo se tena una frmula en la celda E3, que haca referencia al rango A3:D3, al
copiar esta frmula a la celda D4 har referencia al rango A4:D4.
Hojas
Como se ha sealado ms arriba, cada documento de Excel es en realidad un libro que consta de hojas. En el rea
inferior de la ventana aparece, a la derecha, la barra de desplazamiento horizontal, y a la izquierda, las solapas de las
diversas hojas (Fig. 17).

Fig. 17. Hojas de un libro de Excel
Pulsando en las diversas solapas, se activar la hoja correspondiente. Utilizando los botones de la izquierda se pueden
activar las diversas hojas por turno, ir a la primera o a la ltima, etc.
Pulsando con el botn derecho sobre una solapa aparecer un men de contexto que permite eliminarla, cambiarle el
nombre, etc. as como insertar nuevas hojas. Adems, si se pulsa en la solapa y se arrastra, se puede cambiar su
ubicacin (su orden).
Grficos
Excel ofrece funciones de creacin de grficos que pueden resultar muy tiles tanto para analizar la informacin como
para presentarla. Adems se puede hacer uso de esta opcin a travs de asistentes que facilitan mucho su uso.
Basta con seleccionar las celdas a partir de cuya informacin se va a generar el grfico (Fig. 18) y pulsar el botn de
asistente para grficos, . Esto har aparecer un dilogo en el que se van eligiendo las distintas opciones del
grfico a crear y pulsando el botn Siguiente cuando se completa cada paso (Fig. 19). Finalmente, el grfico puede
quedar en una nueva hoja aparte, o como un simple objeto dentro de la hoja actual (Fig. 20). Huelga decir que,
nuevamente, si la informacin original cambia, el grfico tambin se actualiza automticamente.

Fig. 18. Seleccionando celdas para construir un grfico

Fig. 19. Seleccionando el tipo de grfico

Fig. 20. Resultado de la creacin del grfico