Acl Proceso 13-1-102855 116001000 8575600

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VER: 1 Pgina 1 Aprobacin: 17/08/2012

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICA NACIONAL

DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

No. S - 2013- _____317877___ /DIRAF ARCON 29

Bogot, D.C., 29 de octubre de 2013

Seores
OFERENTES
PROCESO PN DIRAF LI 006 2013
BOGOT D.C.

ASUNTO: Respuestas a observaciones

En atencin a las observaciones realizadas por las firmas GRUPO ASD, INFORMATICA
DOCUMENTAL S.A.S, SUPPLA S.A, MEGAGROUP, THOMAS MANEJO TCNICO DE
INFORMACIN S.A., TOTAL QUALITY MANAGEMENT, S.A., COLVISTA SOLUCIONES
TECNOLGICAS INTEGRALES Y CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS, al pliego de condiciones
del proceso de Licitacin Pblica PN DIRAF LI 006 2013, cuyo objeto es LA ADQUISICIN DE UN
SOFTWARE Y LA CONTRATACIN DEL SERVICIO PARA LA RESTAURACIN PRIMARIA,
DIGITALIZACIN, MICROFILMACIN E INDEXACIN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
GENERAL, CONFIGURANDO UN SISTEMA DE INFORMACIN Y CONOCIMIENTO
INSTITUCIONAL, AL IGUAL QUE LA ARTICULACIN E INTEGRACIN A LOS DESARROLLOS
TECNOLGICOS DE LA POLICA NACIONAL, y con fundamento en las comunicaciones oficiales No.
S-2013- 316386 /SEGEN ARGEN 29 del 29/10/2013, No. S-2013- 317184 DIRAF/GUSEG 25.2 del
29/10/2013 y No. S-2013- 317333 ARFIN-JEFAT-17 del 29/10/2013, la Direccin Administrativa y
Financiera se permite dar respuesta en los siguientes trminos:

Observaciones realizadas por la firma GRUPO ASD, mediante correo electrnico del 24/10/13:

OBSERVACIN 1

Se solicita a la ENTIDAD, que dentro del personal solicitado, se permita que el Coordinador de
Digitalizacin pueda ser tambin un Profesional en Ingeniera Industrial y/o de Produccin

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el perfil solicitado debe ser profesional en ingeniera de Sistemas o en
Administracin de Sistemas de Informacin en razn a que el coordinador debe contribuir a garantizar
el cumplimiento del objeto contractual, toda vez que el componente del software solicitado debe ser
integrado a los sistemas establecidos en el pliego de condiciones.

OBSERVACIN 2

Se solicita a la ENTIDAD, aclarar si en la Prueba Tcnica que se realizar a los oferentes, habr que
Digitalizar documentos a Color.

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RESPUESTA

La Polica Nacional informa que cada oferente deber estar en capacidad digitalizar documentos a
color en el momento de presentar la prueba tcnica, de conformidad con lo establecido en los
numerales 1.2.10.1 y 1.2.10.10 del TEM 1 DEL ANEXO 2 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS.

OBSERVACIN 3

Se solicita a la ENTIDAD, aclarar si en la Prueba Tcnica que se realizara a los oferentes, habr que
realizar limpieza a los documentos, restauracin, uso de cintas, etc.? O que alcance tendr la prueba
en este aspecto.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que debe remitirse a lo establecido en el pliego de condiciones definitivo
Anexo No. 1A CRITERIOS ADICIONALES, EVALUACION FACTOR DE CALIDAD (Puntaje mximo 40
puntos) NUMERAL 7, Literal a: Realizar el alistamiento de los expedientes de acuerdo con los
parmetros definidos en el numeral 1.2.9.. Sin embargo, se aclara que se tendrn en cuenta todos los
parmetros contenidos en el pliego de condiciones.

OBSERVACIN 4

Se solicita a la ENTIDAD, aclarar si en la Prueba Tcnica que se realizara a los oferentes, dentro de
las dos (2) horas contempladas para tal fin, estn incluidas las actividades de montaje de los equipos?
O si el tiempo empezar a ser cronometrado una vez ya est todo montado, conectado y listo para la
operacin?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el oferente contar con 30 minutos adicionales para el montaje de los
equipos empleados para la prueba tcnica a partir de los cuales empezar a contar el tiempo de dos
(2) horas establecidos para la prctica de la misma.

OBSERVACIN 5

Se solicita a la ENTIDAD, aclarar si en la Prueba Tcnica que se realizar a los oferentes, habr que
digitalizar documentos con tamao superior a Oficio.

RESPUESTA

Anexo No. 1A CRITERIOS ADICIONALES, EVALUACION FACTOR DE CALIDAD (Puntaje mximo 40
puntos) NUMERAL 7: Presentacin de la Prueba: La Polica Nacional entregar el da de la prueba
dos mil (2.000) folios contenidos en historias laborales que reposan en el rea de Archivo General. Por
lo anterior, los documentos objeto de la prueba tcnica podrn ser superior o inferior al tamao oficio.

OBSERVACIN 6

Se solicita a la ENTIDAD, aclarar si junto con la propuesta a entregar el da del cierre, se debe
entregar lo mencionado en el numeral 2.2.32 del Pliego Definitivo, o si esto se har una vez adjudicado
el proceso.

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RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los documentos requeridos en el numeral 2.2.32 del anexo 2
condiciones tcnicas mnimas del pliego de condiciones debe ser entregada por el oferente al cual se le
adjudique el contrato de acuerdo al plan de trabajo establecido. No se requiere con la oferta.

OBSERVACIN 7

entregar lo mencionado en el numeral 7.6 del Pliego Definitivo, o si esto se har una vez adjudicado el
proceso.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los documentos requeridos en el numeral 7.6 del anexo 2 condiciones
tcnicas mnimas del pliego de condiciones debe ser entregada por el oferente al cual se le adjudique
el contrato de acuerdo al plan de trabajo establecido. No se requiere con la oferta.

OBSERVACIN 8

proceso.

RESPUESTA


OBSERVACIN 9

proceso.

RESPUESTA


OBSERVACIN 10

Se solicita a la ENTIDAD, aclarar detalladamente que equipos (almacenamiento, servidores, pcs,
scanners, entre otros) al final del proyecto deben quedar siendo propiedad de la Entidad.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el almacenamiento ser propiedad de la Policial Nacional, los equipos
utilizados para la actividad de digitalizacin son propiedad del contratista y terminada esta actividad
podr disponer de ellos.

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Observaciones realizadas x la firma grupo ASD mediante correo electrnico del 25/10/13:

OBSERVACIN 11

Numeral del Pliego Definitivo. 2. CRONOLOGIA DEL PROCESO.
Observacin de GRUPO ASD:

El plazo de presentacin de las observaciones es el 25 de octubre de 2013 pero la entidad no incluye el
plazo para dar respuestas a las observaciones. Solicitamos a la entidad modificar el Cronograma
mediante Adenda, incluyendo el trmino hasta el cual se van a publicar las respuestas a las
observaciones y que el cierre se prorrogue; de acuerdo a dicho trmino, en al menos cinco (5) das
posterior a la publicacin de las respuestas a las observaciones por parte de la entidad.

RESPUESTA

La Polica Nacional le seala que se remita a la respuesta de la observacin nmero 16 de la
comunicacin oficial No. 312577 DIRAF ARCON 29 del 24/10/2013, publicada en el Portal nico de
Contratacin en la misma fecha.

En cuanto a prorrogar la fecha de cierre del proceso, la Entidad no acepta la observacin en razn a
que la cronologa se ha establecido obedeciendo necesidades institucionales y no se presenta cambio
en el pliego de condiciones que justifique su modificacin.

OBSERVACIN 12

Numeral del Pliego Definitivo. 1.1.11 REGISTO UNICO DE PROPONENTES.
NOTA 2: En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deber estar
clasificado en al menos una de las divisiones / grupos detallados. En todo caso en su conjunto debern
acreditar la totalidad de las actividades principales y secundarias solicitadas.

Solicitamos a la entidad, eliminar de la nota el texto: En todo caso en su conjunto debern acreditar la
totalidad de las actividades principales y secundarias solicitadas. La anterior solicitud se plantea,
buscando coherencia con lo requerido en la nota 1; es decir, si como proponente singular se exige al
menos una de las actividades relacionadas, no debera exigirse el total de las actividades (las tres) en
el caso de las Uniones Temporales o Consorcio, sino que cumpliendo con lo requerido en la primera
parte de la NOTA 2, consideramos suficiente de acuerdo al objeto y alcance de este proceso.

RESPUESTA


OBSERVACIN 13

Numeral del Pliego Definitivo. ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS
REQUERIDAS.1.2.4 El oferente deber proveer mnimo veinte (20) terabytes de Almacenamiento los
cuales sern utilizados como repositorio de las imgenes digitalizadas y se integrar al sistema de
almacenamiento existente en la Polica Nacional, cuyas caractersticas son: una HP 3PA STORESERV
10000 V800.

Se solicita a la entidad aclarar si el sistema de almacenamiento debe quedar como propiedad de su
propiedad, al finalizar la ejecucin del contrato.

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RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los (20) terabytes de Almacenamiento descritos en el pliego
CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS.1.2.4 debern ser suministrados por el contratista
y entregados en propiedad a la Polica Nacional al finalizar la ejecucin del contrato.

OBSERVACIN 14

Numeral del Pliego Definitivo. ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS.
Requerimiento de PN: 1.2.6 El contratista garantizar que las imgenes digitalizadas para impresin
sern fiel copia del documento fsico, asegurando en el tiempo su presuncin de autenticidad...

Qu requerimiento mnimo exigir la entidad al contratista para que el mismo asegure presuncin de
autenticidad en el tiempo para cada una de las imgenes resultantes del proceso de digitalizacin.

RESPUESTA

Debe remitirse al pliego definitivo en el ANEXO No.1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS
REQUERIDAS, ITEM 2 NUMERAL 2.2.3 dentro de una de sus normas fijadas como parte del
compendio de leyes de gestin documental, el Decreto 2609 de 2012, en su artculo 24 establece los
requisitos de presuncin de autenticidad, los cuales son los parmetros orientadores para la entidad
contratante.

OBSERVACIN 15

Numeral del Pliego Definitivo: ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS.
Requerimiento de PN: 1.2.7 La documentacin contenida en tomos o libros debe ser desempastada por
parte del oferente para el proceso de digitalizacin y cumplido este procedimiento, ubicarlas
nuevamente en sus pastas originales y cerradas con cinta falla (suministrada por el contratista) para su
posterior almacenamiento.

Cul es el volumen de tomos y cul es el volumen de libros a los cuales se les debe realizar
desempastado.

RESPUESTA


OBSERVACIN 16

Numeral del Pliego Definitivo:
ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS.
Requerimiento de PN:
1.2.11.1 Crear una subcarpeta para cada uno de los formatos de los archivos, por ejemplo en este caso
PDF y TIFF.


Se solicita a la entidad que aclare si los archivos de salida del proceso de digitalizacin sern en los
dos formatos antes mencionados. Si es as, especificar en qu casos aplica un formato u otro.

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RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el formato establecido para la digitalizacin es el contenido en el pliego
de condiciones, ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1,
NUMERAL 1.2.10.1.

OBSERVACIN 17

Numeral del Pliego Definitivo: ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS.
Requerimiento de PN: Codificacin. Generar un cdigo de barras que permita la identificacin segn
unidad documental, identificndolos permitiendo asociar estos cdigos a las imgenes que se
obtendrn de la digitalizacin de los mismos.

Aclarar si el contratista es quien debe suministrar los stickers impresos con cdigo de barras. Si es el
contratista quien debe suministrarlos, se solicita a la entidad que publique las especificaciones que
deben cumplirse al respecto.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el software ofertado debe contar con algoritmos para la generacin de
cdigos de barras al igual que los stickers. Las especificaciones de los stickers se concertarn con el
contratista en la fase de estructuracin del plan de proyecto.

OBSERVACIN 18

Se solicita a la entidad que aclare a que hace referencia con unidad documental , no solo en lo
especfico de este numeral sino en todo el Anexo Tcnico.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que una unidad documental es el resultado fsico de una actividad llevada a
cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin embargo, no
todas las actividades generan tipos documentales. En tanto que archivsticamente es el elemento
fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. Por lo anterior, aquellos
documentos que componen una historia laboral como por ejemplo folios de vida, excusas mdicas,
hoja de servicios, entre otros; son tipificados como unidades documentales o tipos documentales.

OBSERVACIN 19

Respecto a lo que plantea el Anexo No. 1, numeral 1.2.4. Se solicita a la entidad que aclare si el
requerimiento se refiere a expandir el sistema de almacenamiento con el que cuenta la polica
actualmente o si se refiere a proveer un sistema de almacenamiento nuevo que se integre a la
plataforma actual de la polica. Por favor aclarar qu tecnologa tiene el sistema actual de la entidad:
SCSI, fibra canal u otra por favor especificar. El sistema de almacenamiento queda como propiedad
de la Polica al finalizar el proyecto?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el almacenamiento cuenta con tecnologa de fibra canal y los veinte (20)
terabytes de Almacenamiento sern suministradas por el contratista y entregados en propiedad a la
Polica Nacional al finalizar la ejecucin del contrato.

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OBSERVACIN 20

Se solicita a la entidad que aclare; si se permitir desempastar, para qu el contratista debe cumplir
con instalar microfilmadoras planetarias que se requieran?. Ver Anexo No. 1 numeral 1.3.7.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que se debe tener en cuenta que las microfilmadoras planetarias deben ser
utilizadas para microfilmar documentos de gran formato como es el caso de los libros de nmina y para
su realizacin se permite el desempaste de los mismos.

OBSERVACIN 21

Lo requerido en los numerales 7.3, 7.4, 7.6, 7.8, 7.9, 7.10, 7.12, 7.13, 7.15, 7.16, del Anexo No. 1,
pgina 36; es requisito a cumplir una vez se firme el contrato o es un requisito a presentar como parte
de la propuesta?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los documentos requeridos en los numerales 7.3, 7.4, 7.6, 7.8, 7.9, 7.10,
7.12, 7.13, 7.15, 7.16, del anexo 2 condiciones tcnicas mnimas del pliego de condiciones debe ser
entregada por el oferente al cual se le adjudique el contrato de acuerdo al plan de trabajo establecido.
No se requiere con la oferta.

OBSERVACIN 22

Respecto a lo especificado en el tem 9.1 del Anexo No.1 pgina 40. Se solicita aclarar; cuantos
metros cuadrados tiene el espacio fsico que suministrar la polica? , si se dispone o no de puntos de
energa, telefona y datos y cuntos, si dispone de espacio para descanso y cafetera y de cuntos
metros cuadrados, que das de la semana y horarios la polica permitir el acceso para trabajar.

RESPUESTA

La Polica Nacional le seala que se remita a la respuesta de las observaciones contenidas en los
numerales 11, 14 y 40 de la comunicacin oficial No. 312577 DIRAF ARCON 29 del 24/10/2013,
publicada en el Portal nico de Contratacin en la misma fecha.

OBSERVACIN 23

Se solicita a la entidad aclarar si para el Gerente de Proyecto se debe presentar con la propuesta, toda
la documentacin que acredite la profesin y la experiencia (Hoja de vida, certificaciones d estudio,
certificaciones laborales, etctera) segn lo descrito en el tem 10.1 del Anexo No.1.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta de la observacin 49 de la comunicacin
oficial No. 303572 DIRAF ARCON 29 del 16/10/2013, publicada en el Portal nico de Contratacin en
la misma fecha.

OBSERVACIN 24

Se solicita a la entidad aclarar si los perfiles descritos en el tem 10.2 del Anexo No.1, pgina 41, se
debe presentar con la propuesta, toda la documentacin que acredite la profesin y la experiencia
(Hoja de vida, certificaciones d estudio, certificaciones laborales, etctera).

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RESPUESTA

La Polica Nacional le seala que se remita a la respuesta de las observaciones 49 de la comunicacin
oficial No. 303572 DIRAF ARCON 29 del 16/10/2013, publicada en el Portal nico de Contratacin en
la misma fecha.

OBSERVACIN 25

Aclarar si el formulario No. 2 Datos Bsicos (pgina 59) se debe adjuntar a la propuesta.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que informa que debe remitirse al pliego de condiciones en el CAPITULO 1
CONDICIONES GENERALES, NUMERAL 3 PREPARACION Y PRESENTACION DE LAS
PROPUESTAS, Numeral 7 y adjuntar el documento con la propuesta.

OBSERVACIN 26

Aclarar si el formulario No. 7. Contrato Licenciamiento, se debe adjuntar a la propuesta.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse al ANEXO No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS
REQUERIDAS, ITEM 2 NUMERAL 6.5. del pliego de condiciones. Por lo anterior, el contratista deber
adjuntar dicho documento como requisito previo a la suscripcin del acta de recibo final a satisfaccin.

OBSERVACIN 27

Respecto a los volmenes o cantidades totales sobre las cuales se debe determinar el valor total por
cada tem; solicitamos aclarar:

a. Respecto a RESTAURACION PRIMARIA:
Son 1.900.000 Historias laborales, expedientes prestacionales, resoluciones y rdenes administrativas.
Es imprescindible que la entidad especifique un promedio de folios para poder tener un valor base
sobre el cual poder dimensionar el recurso necesario. La otra alternativa es que la entidad especifique
a cuntos metros lineales equivalen los 1.900.000.
b. Respecto a DIGITALIZACION E INDEXACION:
Se solicita a la entidad que especifique en el cuadro de costos el volumen folios para cada uno de los
dos tems (Historias laborales, expedientes prestacionales, resoluciones y rdenes administrativas e
Historias Laborales en MICROFILM).
Se solicita revisar y corregir o aclarar el valor del tem Historias laborales, expedientes prestacionales,
resoluciones y rdenes administrativas.
c. Respecto a MICROFILMACION E INDEXACION:
Para cada uno de los dos LIBROS DE NOMINA, es necesario que la entidad informe el valor promedio
de folios.

RESPUESTA

Respecto al literal a. la Polica Nacional aclara que aproximadamente son 1.900.000 folios. Respecto
del literal b la Polica Nacional aclara que son cuarenta y cuatro millones setecientos sesenta mil
(44.760.000) folios y tres millones doscientos cuarenta mil (3.240.000) imgenes aproximadamente. Y
respecto del literal c, los costos promedios son $ 669,00 y $482 pesos segn el tamao del libro de
acuerdo al estudio de mercado. Se reitera que esta informacin se encuentra plasmada en el cuadro de
costos contenido en el pliego de condiciones CAPITULO 1 CONDICIONES GENERALES, NUMERAL 1
CONDICIONES BASICAS, en el acpite Presupuesto Oficial.

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OBSERVACIN 28

Aclarar si solo hay que hacer restauracin primaria; es decir, si los documentos ya estn organizados
y foliados.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que la actividad de restauracin se encuentra inmersa en el pliego de
condiciones ANEXO 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1 NUMERAL 1.1.1
y la actividad de organizacin est establecida en el ANEXO 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS
REQUERIDAS, ITEM 2 NUMERAL 5.6. Por tal razn, la documentacin cumple un ciclo a partir de su
restauracin llegando hasta su organizacin.

OBSERVACIN 29

Aclarar si la indexacin es a nivel de folio o a nivel de Tipologa documental u otro, especificarlo.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que la indexacin se realizar a nivel de tipologas documentales, conforme
a lo establecido en el pliego de condiciones ANEXO 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS
REQUERIDAS, ITEM 1 NUMERAL 1.2.5.

OBSERVACIN 30

Cul es el volumen de Historias Laborales microfilmadas que se deben pasar a imagen e indexarse?

RESPUESTA

La Polica Nacional solicita remitirse al pliego de condiciones en el ANEXO 1B Evaluacin Factor
Econmico, ITEM 1.2 Digitalizacin e Indexacin. Por lo anterior, ser una cantidad aproximada de tres
millones doscientos cuarenta mil 3.240.000 historias laborales contenidas en rollos de microfilmacin.

Observaciones realizadas por la firma INFORMATICA DOCUMENTAL S.A.S, mediante correo
electrnico del 25/10/13:

OBSERVACIN 31

Solicitamos modificar el numeral 1.1.11. REGISTRO NICO DE PROPONENTES, eliminando la
clasificacin 181, criterio jurdico habilitante que corresponde claramente a una violacin al principio de
libre concurrencia, al solicitar una clasificacin que a las luces de lo establecido por CLASIFICACIN
INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME DE TODAS LAS ACTIVIDADES ECONMICAS adaptada
para Colombia CIIU Rev. 4 A.C. por el DANE, no tiene relacin alguna con el objeto del proceso de
seleccin, DIVISIN 18 corresponde a ACTIVIDADES DE IMPRESIN Y DE PRODUCCIN DE
COPIAS A PARTIR DE GRABACIONES ORIGINALES, tal y como consta en su texto:

"Esta divisin comprende la impresin de productos tales como diarios, libros, peridicos, formularios
de negocio, tarjetas de felicitacin y otros materiales impresos, y actividades de apoyo asociadas tales
como encuadernacin, servicios de elaboracin de placas de impresin y preparacin de imgenes a
partir de datos. Las actividades de apoyo que se incluyen aqu son una parte integral de la industria de
la impresin, y dichas actividades casi siempre tienen como resultado un producto (una plancha de
impresin, un libro encuadernado, o un disco o archivo de computador).
Los procesos usados en la impresin incluyen una variedad de mtodos utilizados para transferir una
imagen de una plancha de impresin, pantalla o archivo de computador a algn medio (sustrato) como

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el papel, el plstico, el metal, un artculo de material textil o la madera a travs de impresin (impresin
litogrfica, fotograbado, serigrafiado, e impresin flexogrfica). Las nuevas tecnologas de rpido
crecimiento utilizan un archivo informtico para activar directamente el mecanismo de impresin a fin
de crear la imagen, as como los nuevos equipos electrostticos y otros tipos de equipo (impresin
digital o sin impacto).
Esta divisin tambin incluye la produccin de copias a partir de informacin grabada en formatos
originales o patrones, tales como video-grabaciones, programas informticos, msica y dems
grabaciones en cintas, discos compactos y otros discos y medios similares.
Aunque la impresin y la edicin se pueden realizar por la misma unidad (por ejemplo, por un
peridico), cada vez son menos los casos en que estas diferentes actividades se llevan a cabo en el
mismo emplazamiento fsico. No obstante, esta divisin excluye las actividades de edicin e impresin
cuando estas actividades se desarrollan en la misma unidad y predomine el valor agregado sobre la
actividad de edicin, que se incluyen en la seccin J, Informacin y comunicaciones.

Especifica adicionalmente las siguientes actividades, en nada relacionadas con el objeto contractual:

1811 Actividades de impresin
La impresin puede ser realizada usando varias tcnicas: prensa, offset, fotograbado, flexografa,
mquinas reproductoras, impresoras controladas por computadores, repujadora, serigrafa, oleografa;
y pueden ser ejecutadas sobre diferentes materiales o sustratos: papel, textiles, plsticos, vidrio, metal,
madera y cermica.
El material impreso es normalmente registrado y amparado con derechos legales de reserva.

1812 Actividades de servicios relacionados con la impresin
Esta clase la constituyen las actividades de servicios de preprensa y posprensa.

Cualquier actividad relacionada con el reconocimiento de caracteres y digitacin de datos se encuentra
cubierta con la actividad 6311, como se observa a continuacin.

"6311 Procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas
Esta clase incluye:
El suministro de infraestructura para servicios de hosting, servicios de procesamiento de datos y
actividades conexas relacionadas.
Las actividades especializadas en alojamiento de: sitios web, servicios de transmisin de secuencias
de video por internet (streaming), aplicaciones, entre otros.
El suministro de servicios de aplicacin.
El suministro a los clientes de acceso en tiempo compartido a servicios centrales.
Las actividades de procesamiento de datos: elaboracin completa de datos facilitados por los clientes
y generacin de informes especializados a partir de los datos facilitados por los clientes.
El suministro de servicio de registro de datos.
La tabulacin y la digitacin de todo tipo de datos.
El escaneo ptico de datos y de documentos.
El funcionamiento de oficinas de servicio de informtica dedicadas al procesamiento de datos y
alojamiento web."

Teniendo en cuenta lo anterior, sugerimos modificar los pliegos conforme a la Resolucin 00432 (19-
11-2008) de la DIAN, Por medio de la cual se establece la nueva clasificacin de Actividades
Econmicas, cuyos cdigos eran utilizados tanto por la DIAN como por las Cmaras de Comercio
hasta el 30 de Noviembre de 2012 para clasificar las actividades relacionados con el objeto del
presente proceso es l:

9231 Actividades de bibliotecas y archivos

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Que la DIAN mediante su resolucin 139 de Noviembre 21 de 2012 adopt la Revisin 4 de los
Cdigos CIIU, y la misma fue adoptada por la Cmara de Comercio desde el 1 de Diciembre de 2012
para las renovaciones o inscripciones del Registro nico de Proponentes,

9101 Actividades de bibliotecas y archivos

Es por lo tanto, necesario que la Polica Nacional permita a los proponentes estar clasificados en
alguna de estas actividades, conforme a los plazos que establece la ley.

RESPUESTA

La Polica Nacional seala que debe remitirse a la respuesta de la observacin nmero 89 de la

OBSERVACION 32

2. Con respecto al Anexo 1 Numeral 8 Experiencia acreditada tem 2 y 3.

a. Solicitamos aclarar si el tem 3 corresponde a una de las certificaciones del tem 2. Esto para
corroborar si son cinco o seis las certificaciones solicitadas.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que las certificaciones del tem 3 podrn estar contenidas en el tem 2,
siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en el No. 8 ANEXO 1 CONDICIONES
TECNICAS MINIMAS del pliego de condiciones.

OBSERVACION 33

b. Con el fin de permitir la pluralidad de oferentes, solicitamos se disminuya el volumen de la foliatura
al 50% de lo requerido en los estudios previos y se elimine la condicin de que dichas certificaciones
incluyan inventario y custodia documental, ya que dos procesos de estas caractersticas y volmenes
no son comunes, y solamente existe una entidad estatal que las contrata, por lo tanto se estara
violando el principio de libre concurrencia.

3. Comedidamente solicitamos aplazar el cierre por dos das ms.

RESPUESTA

La Polica Nacional le seala que se remita a las respuestas de las observaciones nmero 5 y 12 de la

As mismo, respecto al aplazamiento del cierre, la Entidad solicita remitirse a la respuesta dada en la
observacin No. 11 de la presente comunicacin oficial.

Observaciones realizadas por la firma SUPPLA S.A, mediante correo electrnico de fecha
25/10/13:

OBSERVACIN 34:

REGISTRO UNICO DE PROPONENTES: se solicita evaluar a la polica nacional el permitir que en
unin temporal al menos uno de los participantes de la misma cumpla con el RUP y no todos los
conformantes de la UT como en principio se exige, o si se permite emitir una certificacin del

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representante legal donde se indique que la inscripcin al RUP se encuentra en proceso, con el
compromiso de que el oferente est inscrito al RUP a la fecha de asignacin.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta de la observacin nmero 12 de la
presente comunicacin oficial.

OBSERVACIN 35

Solicitamos aclarar la responsabilidad del proponente en caso de algn evento de extravo,
destruccin, deterioro, avera total o parcial, hurto simple, hurto agravado o cualquier otra causa que
pueda afectar las unidades documentales.

RESPUESTA

La Polica Nacional, informa que el contratista deber garantizar el cumplimiento de todos y cada uno
de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, toda vez que tanto en el Anexo 1.
CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, como el Anexo 2. OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA, se establece que el contratista est en la obligacin de garantizar la confidencialidad
de la informacin que le sea entregada y que se encuentre bajo su custodia y de toda aquella que se
genere en torno al cumplimiento del objeto del contrato o que por cualquier otra circunstancia deba
conocer o manipular y en caso de presentarse las circunstancias sealadas por el oferente se har
efectiva la garanta nica de cumplimento.

OBSERVACIN 36

Es necesario Aclarar si el proponente deber expedir certificaciones sobre el contenido,
caractersticas, autenticidad, de las unidades documentales objeto del contrato.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta de la observacin No. 14 de la presente
comunicacin oficial.

OBSERVACIN 37

Pg 21 Anlisis biolgico: el especialista que dictaminar el documento como irrecuperable pertenece a
la polica nacional o hace parte del equipo que debe proporcionar el proponente, de ser as cual sera el
perfil de este especialista.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el especialista deber ser proporcionado por el contratista conforme a lo
dispuesto en el pliego de condiciones ANEXO 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS,
ITEM 1 NUMERAL 1.1.1.1 y del ITEM 2, NUMERAL 10.2.

OBSERVACIN 38

Pg 22: al solicitar aspectos como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y
conservacin, de las imgenes digitalizadas, se refiere a el uso de firma digital para las mismas?

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que la firma digital, por definicin es el resultado de aplicar algoritmos al
contenido del documento y generar un documento autentico, en donde es posible siempre verificar la
autoridad del creador en este caso, la firma digital como tal, no se tiene en cuenta para garantizar los
aspectos relacionados en la observacin.

OBSERVACIN 39

Pg 22: para la disposicin de los equipos y personal, de qu espacio dispone la polica nacional para
el oferente?
RESPUESTA

La Polica Nacional le seala que se remita a la respuesta de las observaciones contenidas en los
numerales 11 y 40 de la comunicacin oficial No. 312577 DIRAF ARCON 29 del 24/10/2013,
publicada en el Portal nico de Contratacin en la misma fecha.

OBSERVACIN 40

Pg 23: los 20TB solicitados para almacenamiento deben disponerse por el tiempo de ejecucin del
contrato o debern cedidos a la polica una vez finalice el contrato.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta de la observacin nmero 13 de la

OBSERVACIN 41

Pg 24: Es necesario pasar por el proceso de edicin todas las imgenes, o slo las que no cumplan
con las caractersticas mnimas.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse al pliego de condiciones ANEXO 1 CONDICIONES
TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1 NUMERAL 1.2.10.3.

OBSERVACIN 42

Pg 25: se permitira crear dos directorios independientes para el almacenamiento de imgenes uno
con documentos en proceso y otro con documentos procesados.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que en la fase de gestin y planeacin este aspecto ser analizado toda
vez que su impacto en el desarrollo del proyecto se debe estimar y valorar con el contratista dentro de
la matriz de riesgos para su implementacin.

OBSERVACIN 43

Pg 25: tem 1.2.11.4 la rotulacin de las cajas x200 se har con cdigo de barra? El cdigo debe ser
proporcionado por el oferente, la caja x200 ser proporcionada por el oferente.

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que frente a las inquietudes expuestas la rotulacin, el cdigo y la caja
conforme a lo establecido en el TEM 1.2.11.4 DEL TEM 1 ANEXO 1 condiciones tcnicas mnimas
debern ser suministrados por el contratista.

OBSERVACIN 44

Pg 26: el formato de digitalizacin de microfilmaciones ser el mismo que el formato de documentos
fsicos?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el formato no es el mismo, toda vez que el formato simplex aplica
exclusivamente a los rollos de microfilmacin por cuanto los mismos son imgenes que estn
plasmadas dentro del rollo y sern tomados por una sola cara.

OBSERVACIN 45

Pg 26: los cdigos de barra deben ser proporcionados por el contratista?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta de la observacin 17 dentro de esta

OBSERVACIN 46

Pg31: se pueden detallar mejor los indicadores que la polica espera que el software arroje sobre la
gestin de documentos?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los indicadores esperados del software son los establecidos en el pliego
de condiciones definitivo Anexo No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 2,
NUMERAL 2.2.39 al 2.2.42, entre otros.

OBSERVACIN 47

Pg31: La Polica cuenta con scanners y se debe garantizar integracin con el software, se podra tener
las especificaciones de estos equipos?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los equipos cuentan con las siguientes caractersticas a nivel de
sistemas operativos: Windows XP SP2, Microsoft Windows Vista (32/64 bits) SP1, Microsoft Windows
XP SP3, Microsoft Windows Server 2008 x64 Edition, Microsoft Windows XP 64-bit Edition SP2,
Microsoft Windows 7 (32/64 bits), Ubuntu 10.04.1, Core 2 Duo - 2.1 GHz - RAM 2 GB como mnimo.
Las referencias de los scanners son HP SCAN JET 7000, WORKFORCE PRO GT-S85 y EPSON GTS
80.

OBSERVACIN 48

Pg31: Se solicita la exportacin de encabezados, ndices, esta puede ser a travs de archivos planos
o de que forma la polica requiere este proceso.

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los encabezados y los ndices se pueden realizar a travs de archivos
planos.

OBSERVACIN 49

Pg 33: la integracin del software a las bases de datos de la polica ser directa o por archivos planos
o cualquier otro mtodo.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el contratista podr realizar la integracin en conexin directa a la base
de datos, utilizando servicios web (Web Services). La integracin del software no podr realizarse a
travs de archivos planos.

OBSERVACIN 50

Pg33: tem 2.2.37 se solicita detallar tipo de lenguaje, tipo de base de datos y nivel de integracin
esperado (archivo plano, a base de datos, web service u otro) de las herramientas con el software de
gestin documental.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que el lenguaje dentro de la integracin ser proporcionado por el oferente,
el tipo lenguaje a utilizar forma parte de la fase de gestin y planeacin toda vez que la herramienta
de gestin documental es suministrada por el oferente.

OBSERVACIN 51

Pg33: tem 2.2.42 los dashboards que se requieren son para medir el comportamiento de los workflow
o a la digitalizacin o ambos?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que la herramienta ofertada debe suministrar los tableros de control que
permitan generar los anlisis estadsticos necesarios para monitorear la informacin incorporada en el
proceso de digitalizacin y verificar el estado de los flujos de trabajo.

OBSERVACIN 52

Pg33: tem 2.2.43 por favor detallar ms el nivel de integracin deseado con las herramientas
solicitadas y en el caso del crm, sistema de gestin documental y sistemas de bases de datos cuales
seran estos?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que los niveles de integracin estarn dados para que se permitan
consultas a los documentos producto de la digitalizacin desde estos sistemas los cuales deben servir
de apoyo en la toma de decisiones. Los Sistemas de crm gestin documental hace referencia al
Sistema de Radicacin de la Polica Nacional y a la base de datos versin 11G Oracle.

1DS - OF - 0001

OBSERVACIN 53

Pg33: tem 2.2.44 estas integraciones son a nivel de ndices de cada documento, de grupos de
documentos y cul es el objeto de esta?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el objeto de la integracin obedece a la no duplicidad de datos en los
diferentes repositorios de informacin. El nivel de integracin se desarrollar en la fase de planeacin
del proyecto.

OBSERVACIN 54

Pg34: tem 4. La lnea de soporte y recursos humanos, debern estar disponibles por la duracin del
proyecto y 1 ao despus del mismo?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que la lnea de soporte deber estar disponible las veinticuatro (24) horas al
da, siete (7) das a la semana, durante el tiempo de ejecucin del contrato y el ao de garanta que
inicia una vez se finalice la ejecucin del contrato y se reciba a satisfaccin por parte de la Polica
Nacional el objeto del contrato.

OBSERVACIN 55

Recambio personal, solicitar ampliar el tiempo de consecucin de un nuevo recurso humano para
reemplazar alguno dentro del proyecto dados los trmites necesarios para integrar al equipo el mismo.

RESPUESTA


OBSERVACIN 56

Se solicita la ampliacin del plazo para la entrega de ofertas con el fin de tener 1 semana despus de
resueltas las dudas y tener una propuesta que responda a todas las expectativas de la polica
nacional.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta dada en la observacin No. 11 de la

Observaciones realizadas por la firma MEGAGROUP, mediante correo electrnico del 25/10/13:

OBSERVACIN 57

1. Requerimiento del pliego

ANEXO No. 1 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS
1.2. La digitalizacin debe asegurar la produccin de aproximadamente cuarenta y ocho millones
(48.000.000) de imgenes con calidad e indexacin de historias laborales fsicas y microfilmadas (en
rollos de treinta y cinco milmetros (35 mm) y diecisis milmetros (16 mm), expedientes prestacionales,

1DS - OF - 0001

resoluciones y rdenes administrativas de personal, de tal forma que la documentacin digitalizada
permita su consulta y recuperacin, y le otorguen la validez del documento original, cumpliendo las
siguientes actividades.

Solicitud
ordenes administrativas de personal?

RESPUESTA

Anexo No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1, NUMERAL 1.2. As mismo,
se informa que el rea de Archivo General no cuenta en la actualidad con ningn tipo de informacin
en formato digital.

OBSERVACIN 58


1.2.3 Las caractersticas de los equipos a usar debern ser descritas por el proponente en su
propuesta, de acuerdo con las cantidades de documentacin objeto de la presente contratacin, sin
embargo, para el caso de los scanners, se tendrn como mnimo las siguientes.
Solicitud

Se entiende entonces que el oferente proveer el Hardware de almacenamiento de los objetos
digitalizados as como los equipos servidores?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que el oferente deber proporcionar el almacenamiento, los servidores los
proporcionar la Polica Nacional. Por tal razn el almacenamiento obedece a lo solicitado en el
ANEXO No. 1 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS NUMERAL 1.2.4

OBSERVACIN 59


1.2.4 El oferente deber proveer mnimo veinte (20) terabytes de Almacenamiento los cuales sern
utilizados como repositorio de las imgenes digitalizadas y se integrar al sistema de almacenamiento
existente en la Polica Nacional, cuyas caractersticas son: una HP 3PA STORESERV 10000 V800.
Solicitud
Se entiende que inicialmente se tendr en el almacenamiento provisto por el oferente y luego se pasar
a almacenamiento de la Polica Nacional donde residir finalmente?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que el contratista deber realizar el almacenamiento de las imgenes
digitalizadas en el almacenamiento suministrado. Si decide almacenar en un almacenamiento primario
y luego pasar al almacenamiento suministrado ser una decisin que se evaluar en la fase de gestin
y planeacin del proyecto.

1DS - OF - 0001

OBSERVACIN 60


1.2.10.11.1 Documentos sueltos menores a formato carta
Para los documentos sueltos o que han sido desempastados y que son menores a formato carta (21.5
x 28cm), teniendo en cuenta que son de diferentes formatos, se recomienda la digitalizacin manual en
cama plana. En el caso que los documentos sean del mismo formato y se encuentren en buen estado,
puede contemplarse el uso de alimentadores automticos que aceleran el suministro de los mismos.
Solicitud

Se conoce volumen promedio de este tipo de documentos sueltos con dimensiones menores a una
hoja carta?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que dentro de los acervos documentales objeto a digitalizar no se cuenta
con la cantidad aproximada de documentos con dimensiones menores a tamao carta por el volumen
de informacin con el que se cuenta.

OBSERVACIN 61



1.2.11.2.3 El oferente debe garantizar la recuperacin de la informacin digitalizada de acuerdo a las
llaves de bsqueda definidas por la Polica Nacional desde cuatro (4) campos por expediente
prestacional, as:
- Cdula.
- Grado.
- Nombres y apellidos.
- Nmero de expediente.
- Tipo de expediente (Pensin, indemnizacin, parciales).

Solicitud
- Se indica que para garantizar la recuperacin de la informacin digitalizada de acuerdo a las llaves de
bsqueda definidas por la Polica Nacional desde cuatro (4) campos por expediente prestacional, sin
embargo se indican cinco campos, uno de ellos est de ms? o realmente son los 5 y no cuatro como
se indica?
- Se entiende que el sistema generara un cdigo de barras para identificar el documento fsico? es
decir como una especie de radicado que ira en cdigo de barras en el fsico e identificara al digital.
- - Es un cdigo interno autogenerado?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los campos de bsqueda son: Cdula, Grado, Nombres y apellidos,
nmero de expediente y tipo de expediente (Pensin, indemnizacin, parciales). Igualmente el software
ofertado debe contar con un algoritmo de generacin de cdigos de barra que permita la identificacin
del expediente.

OBSERVACIN 62


1DS - OF - 0001


1.2.11.4 Custodia: Almacenar los expedientes digitalizados en cajas de archivo (X200), para la
transferencia primaria, marcando cajas y carpetas de manera consecutiva.25

Solicitud
- Se entiende que las cajas de custodia las proveer el cliente o las debe suministrar el oferente? Las
cajas como tal, porque se entiende que el rotulo de ellas debe ser suministrado en la solucin del
Oferente.
- La identificacin de las cajas de custodia como se manejara? internamente o se espera que la
solucin lo haga y/o administre?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta a la observacin No. 43 de la presente

OBSERVACIN 63

1.2.12.5 Codificacin: Generar un cdigo de barras que permita la identificacin segn unidad
documental, identificndolos permitiendo asociar estos cdigos a las imgenes que se obtendrn de la
digitalizacin de los mismos.

Solicitud
Este cdigo de barras ira en el rotulo indicado previamente?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que el oferente deber suministrar el cdigo de barras y este ir en el rtulo
de conformidad con lo establecido en el numeral No 1.2.12.5 TEM 1 DEL ANEXO 1 CONDICIONES
TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS

OBSERVACIN 64



2.2.1. Entorno de Indexacin:
Diseo de formato de captura personalizado para cada tipo de documento.
Reconocimiento OCR ICR validacin contra otros sistemas.
Captura de datos de lnea y encabezado de forma independiente.
Control de errores por documento y dato.
Posibilidad de radicar cualquier pieza documental.
Notificacin inmediata al destinatario va correo electrnico.
Etiquetas personalizadas para marcar documentos fsicos.
Descripcin de la ubicacin fsica de los documentos.
Posibilidades de exportar datos hacia otras plataformas.
Solicitud
- Qu porcentaje (%) hay que hacerle OCR e ICR? Es posible saber el volumen?
- La Notificacin inmediata al destinatario va correo electrnico hace referencia a que se notifique que
un documento est listo para su indexacin propiamente? O que ha sido capturada o que debe ser
verificada?

1DS - OF - 0001

- En el punto de posibilidades de exportar datos hacia otras plataformas, hace referencia a exportar
solo informacin, o imgenes? qu tipo de plataformas externas?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que dentro de los acervos documentales objeto a digitalizar no se cuenta
con la cantidad aproximada de documentos a los que se les realice OCR e ICR, por el volumen de
informacin con el que se cuenta. Con respecto a la notificacin electrnica se deben contemplar los
aspectos de notificacin, captura y verificacin. En el punto de posibilidades de exportar datos hacia
otras plataformas hace referencia a las imgenes y a la informacin que las contiene. Las plataformas
que se consideran son institucionales y hacen referencia a las descritas en el pliego de condiciones
definitivo Anexo No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 2, NUMERAL
2.2.37.

OBSERVACIN 65


2.2.2 Entorno WEB:
Reenviar, anexar y hacer comentarios sobre documentos.
Elaborar, responder y tramitar.
Consultar la trazabilidad (hoja de vida del documento).
Campos de bsqueda configurables de acuerdo al tipo de documento.
Consulta de documentos agrupados reflejando flderes o carpetas virtuales.
Administracin centralizada del sistema.
Depuracin de documentos.
Re enrutamiento de documentos.
Conversin de documentos a formato PDF.
Solicitud
- El proceso de tramitacin vara segn tipo documental?
- Los documentos pueden ser digitalizados y exportados a formato PDF, hay algn otro tipo de
documento que ser digitalizado en otro formato?
- El pliego indica que pueden existir archivos TIFF, estos archivos ya estaran digitales en este
formato?
- Hay alguna discriminacin de cules deben ser digitalizados en formato PDF y cuales en formato
TIF?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el trmite no tiene ninguna variacin respecto al tipo documental. As
mismo, debe remitirse a la respuesta dada a la observacin No. 16 de la presente comunicacin oficial,
con respecto a las inquietudes sobre formatos TIFF.

OBSERVACIN 66


ANEXO No. 1 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDA
2.2.11. La herramienta suministrada debe permitir el control de documentos especiales, notificacin,
etiquetas, log:
- Permitir y registrar el recibo de paquetes, cajas, revistas, etc.
- Una vez radicados, el sistema debe avisar inmediatamente al destinatario va correo electrnico.
- Permitir disear etiquetas personalizadas para marcar los documentos.

1DS - OF - 0001

Solicitud
Solicitamos a la entidad ser ms especficos con el requerimiento de etiquetas personalizadas

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que las etiquetas personalizadas obedecen a la necesidad que tiene la
Institucin de poder definir la informacin que contendrn las mismas de acuerdo con el criterio fijado
por la entidad.

OBSERVACIN 67


2.2.19. El oferente deber proveer una herramienta en software desarrollado en lenguaje de
programacin tecnologa Microsoftasp para ser desplegado a travs del servicio IIS.
Solicitud
La herramienta de software ofertada est limitada solo a este tipo de lenguaje y servidor de
aplicaciones. Que tan restrictivo es?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que cuenta con el componente de software y hardware que soporta el
requerimiento solicitado el cual se encuentra debidamente licenciado y soportado por tal razn solo se
aceptar el software que cumpla con lo exigido.

OBSERVACIN 68


2.2.28. Permitir la alimentacin de los nuevos documentos que se digitalicen desde cualquier unidad de
la Polica Nacional, con el fin de actualizar si es el caso los diferentes expedientes que se creen en la
institucin.

Solicitud
Habr posteriormente captura distribuida? la digitalizacin se piensa de qu manera?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que la herramienta de software ofertada debe permitir la captura de
informacin desde las diferentes unidades con que cuenta la Polica Nacional a nivel nacional por tal
razn el software ofertado debe cumplir con este requerimiento y la manera de hacerlo es utilizando la
red de datos institucional a travs del despliegue de la aplicacin en un entorno web.

OBSERVACIN 69



2.2.34. Implementacin de flujos de trabajo por WORKFLOW o notificaciones individuales que permiten
el control total de las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos
Solicitud
Aproximadamente de cuantos o cuales flujos de trabajo se estiman?

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que la implementacin de flujos de trabajo por WORKFLOW estar dada
para notificaciones individuales, etapas del ciclo de vida de los documentos, su alcance se definir en
fase de Inicio, estructuracin y gestin del proyecto.

OBSERVACIN 70



2.2.36. El oferente debe entregar un aplicativo que a futuro llegue a administrar ms de doscientos
(200) millones de imgenes de alta calidad.
Solicitud
l?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que la cifra suministrada obedece a un anlisis cualitativo que da como
resultado un estimado de acuerdo al nmero de documentos que reposan en el Archivo General de la
Polica Nacional, y que el software ofertado debe permitir administrar. La cifra corresponde a un ndice
mayor del que actualmente reposa en el archivo.

OBSERVACIN 71


2.2.43. La solucin debe estar habilitada de fbrica para soportar siguientes requerimientos tienen
como objetivo que el usuario final pueda realizar la mayora de sus actividades y tareas diarias con solo
usar la solucin tecnolgica soportando los siguientes requerimientos de integracin:
- Integracin con productos Microsoft como Office, Outlook y SharePoint.
- Integracin con sistemas de CRM.
Solicitud

futuras?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que las integraciones con estos sistemas se realizarn en el primer
trimestre de 2014, las integraciones estn dadas a nivel de consulta y visualizacin con el fin de contar
con una plataforma nica.

OBSERVACIN 72



2.2.50. Fcil implementacin y migracin de manera local o remota hacia nuevos equipos tecnolgicos.

1DS - OF - 0001

Solicitud

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que no piensa realizar migraciones en su arquitectura tecnolgica
prximamente.

OBSERVACIN 73



Soporte: El oferente deber proveer una lnea de soporte para que la Polica Nacional pueda reportar
inconvenientes presentados en los desarrollos, lo anterior con el fin de abrirle un ticket del problema.
Los centros de soporte deben estar disponibles las veinte cuatro (24) horas al da, siete (7) das a la
semana, durante el tiempo de ejecucin del contrato y el ao de garanta.
El grupo de soporte del oferente debe garantizar que su ticket de problema tenga un seguimiento
adecuado, se maneje rpida y eficientemente, y se lleve a los niveles adecuados hasta su cierre,
adems, se debe tener informado constantemente por escrito, los progresos al supervisor del contrato.

Solicitud
Solicitamos a la entidad aclarar el tiempo de soporte.

RESPUESTA

La Polica Nacional solicita remitirse a la respuesta dada a la observacin No. 54 de la presente

OBSERVACIN 74



6.3. La licencia de funcionamiento ser de cubrimiento nacional, ya que generalmente se acceder al
sistema de informacin desde todas las regionales y centros zonales del pas.
Solicitud
De manera cordial, solicitamos a la entidad informar de cuantas regiones se estn hablando y que
cantidad de usuarios por regin aproximados.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que el cubrimiento de la aplicacin es nacional y como el despliegue de la
misma se hace utilizando un navegador, sta podr ser utilizada en cualquier unidad que cuente con
conexin al servidor donde se encuentra alojada. El nmero de usuarios que solicita la Polica Nacional
es ilimitado.

OBSERVACIN 75



1DS - OF - 0001

1.1 - 1.3 Libros de Nomina. Folio. 50 cm x 78 cm - 940.000 - Libros de Nomina. Folio. 28 cm x 38 cm -
60.000
Solicitud
Cmo estn empastados / encuadernados estos Libros de Nmina?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los libros que se conservan en las instalaciones del rea de Archivo
General son documentos antiguos, sobre los cuales no se tiene definido los elementos empleados y la
forma en que fueron empastados.

OBSERVACIN 76

20. Requerimiento del Pliego

1.3.8.4.5 Prueba de Tiosulfato Residual
Por cada cincuenta (50) rollos microfilmados, se realizara la prueba de Tiosulfato residual a mnimo dos
(2) rollos de estos, escogidos al azar por parte del supervisor o quien haga su veces. El oferente debe
entregar certificacin de esta prueba, en la cual se indique la estabilidad qumica de los rollos, la cual
deber ser realizada dentro de los primeros das de llevado a cabo el proceso microgrfico de los rollos
de microfilmacin
Solicitud
Si el proveedor garantiza un buen re-lavado de los rollos con agua caliente luego del revelado; Se
puede obviar esta prueba?

RESPUESTA

Anexo No. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 2, NUMERAL 2.2.3. Lo
anterior por cuanto la normatividad establecida por el Archivo General de la Nacin como ente rector de
la funcin archivstica en Colombia define los parmetros requeridos para realizar el procedimiento de
microfilmacin, siendo de obligatorio cumplimiento.

OBSERVACIN 77


En el pliego de condiciones se indica que los libros de nmina tienen un tamao de (50 cm x 78 cm).
Se trata de un formato grande, casi pliego. Cul es el tipo de papel, el estado general del mismo y las
tintas usadas?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que no se ha establecido el tipo de papel de cada uno de los libros de
nminas; en cuanto al estado de los mismos, debido a la gran cantidad de informacin, la entidad no
posee la informacin suficiente para determinar con exactitud el estado especfico de estos libros.

Observaciones realizadas por la firma THOMAS MANEJO TCNICO DE INFORMACIN S.A.,
mediante correo electrnico de fecha 25/10/13:

OBSERVACIN 78

1. En el numeral 7 sobre estimacin, tipificacin, asignacin de riesgos y determinacin de garantas,
aclarar la asignacin del riesgo de la Garanta de Seriedad toda vez que segn se desprende de los

1DS - OF - 0001

Pliegos Definitivos esta debe ser presentada por todos los proponentes y no por el proponente
seleccionado tal como all se indica

RESPUESTA

La Polica Nacional, informa que en el Articulo 5.1.8 del Decreto 734 del 2013, se establece la
obligatoriedad de exigir Garanta de seriedad de la oferta para la modalidad de contratacin de
Licitacin Pblica, as: () La entidad estatal podr abstenerse de exigir garanta de seriedad de la
oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenacin de bienes, en procesos de subasta
inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn
utilizacin, as como en los concursos de mrito en los que se exige la presentacin de una propuesta
tcnica simplificada (),en atencin a lo anterior, la Garanta de seriedad de la oferta debe ser
presentada por todos los oferentes, en el momento de presentar su oferta, y reitera que la no
presentacin de la garanta de seriedad de forma simultnea con la oferta ser causal de rechazo de
esta ltima.

OBSERVACIN 79

2. El numeral 7 sobre estimacin, tipificacin, asignacin de riesgos y determinacin de garantas, no
cumple con el requisito legal establecido en el segundo prrafo del artculo 2.1.2. del Decreto No. 734
de 2012 en desarrollo del artculo 4 de la Ley 1150 de 2007, segn el cual: En las modalidades de
Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada y Concurso de Mritos, la entidad deber tipificar en el proyecto
de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de
estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y sealar el sujeto contractual que
soportar, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin
de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Lo anterior es fundamental si se tiene en cuenta que no es posible esperar a que ocurra en la ejecucin
del contrato un riesgo que no se tenga estimado y asignado, como seala la Entidad en la respuesta a
la observacin No. 53 al Proyecto de Pliego, pues para esos efectos la ley pone la tarea de estimar y
asignar el riesgo, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.
De esta manera, se reitera la observacin, en el sentido de que la Entidad seale los riesgos que
asumir, tales como los retrasos en la ejecucin del contrato que puedan ser atribuidos a funcionarios
de la Entidad, como por ejemplo, los referentes a la no entrega oportuna de documentos o informacin,
as como los riesgos referentes a las situaciones de orden pblico que puedan afectar la operacin y
que en ningn caso podran ser atribuidos al contratista.

RESPUESTA

La Polica Nacional, reitera la respuesta dada a la observacin No. 53 de la comunicacin oficial No. S-
2013-303572-DIRAF-ARCON 29 del 16/10/13, e informa que en el artculo 5, de la Ley 80 de 1993, es
clara en consagrar las actuaciones a realizar en el momento de presentarse situaciones como las
expuestas por el oferente, as:

No. S -2013 303572 /DIRAF-ARCON - 29

() En consecuencia tendrn derecho, previa solicitud, a que la administracin les restablezca el
equilibrio de la ecuacin econmica del contrato a un punto de no prdida por la ocurrencia de
situaciones imprevistas que no sean imputables a los contratistas. Si dicho equilibrio se rompe por
incumplimiento de la entidad estatal contratante, tendr que restablecerse la ecuacin surgida al
momento del nacimiento del Contrato ()

Por lo anterior, es importante indicar que el contratista est en la obligacin de informar a la entidad
contratante oportunamente todas aquellas circunstancias que no sean atribuibles al contratista y que

1DS - OF - 0001

por este motivo se pueda presentar una afectacin al equilibrio econmico, dentro de la ejecucin del
contrato.

OBSERVACIN 80

3. Teniendo en cuenta el monto total de presupuesto oficial estimado por la Entidad, se solicita
amablemente analizar la viabilidad de reducir los porcentajes establecidos para efectos de calcular los
indicadores financieros a evaluar, especialmente, aquellos que refieren al capital real del proponente y
al capital de trabajo, toda vez que comportan sumas muy elevadas y que realmente, por s solas, no
demuestran una solidez financiera del oferente.

As las cosas, se solicita disminuir el requerimiento del capital real del proponente a un monto igual o
superior al 40% del presupuesto oficial y aquel correspondiente al capital de trabajo a un monto igual o
superior al 20% del presupuesto oficial. Tngase en cuenta adems que la Entidad estar debidamente
asegurada mediante las garantas contractuales que requiera tanto para cumplimiento como para
calidad del servicio y pagos laborales.
Lo anterior, teniendo en cuenta el principio de transparencia y de seleccin objetiva, as como el deber
de la Entidad por buscar una mayor pluralidad de oferentes que garanticen no solamente buenos
precios, sino calidad en sus servicios y solidez empresarial, la cual, como ya mencionamos, no se
fundamenta nicamente con los indicadores vistos de manera aislada sino con soportes de experiencia
acreditada en el desarrollo y ejecucin de contratos relacionados con el objeto a contratar por la
Entidad.

RESPUESTA

La Polica Nacional, no acepta la observacin por cuanto los criterios establecidos en el pliego de
condiciones del presente proceso para los indicadores econmicos, garantizan contratar con oferentes
que tengan la capacidad financiera para ejecutar el objeto contractual y as mismo, permite la pluralidad
de oferentes.

OBSERVACIN 81

4. Con respecto a los siguiente: El oferente deber proveer una herramienta en software desarrollado
en lenguaje de programacin tecnologa Microsoft asp para ser desplegado a travs del servicio IIS.

Atentamente solicitamos a la entidad que acepte que la aplicacin se encuentre desarrollada en un
lenguaje de programacin diferente como por ejemplo en php.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara, que cuenta con el componente de software y hardware que soporta el
requerimiento solicitado el cual se encuentra debidamente licenciado y soportado por tal razn slo se
aceptar el software que cumpla con lo exigido.

OBSERVACIN 82

5. Con respecto a lo siguiente: La Polica Nacional cuenta como motor de base de datos ORACLE
Enterprise Edition Release 11.2.0.3.0 - 64bit Production, el cual el oferente deber utilizar como
repositorio de bases de datos, para lo cual la seguridad de la informacin se sujetara a los protocolos
de seguridad establecidos por la Polica Nacional.

Solicitamos atenta y respetuosamente a la entidad que se puede utilizar tambin motores diferentes al
mencionado como por ejemplo sql-server 2008 o superior debido a que se solicitan integraciones con
otras aplicaciones lo cual facilitara dicha integracin.

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el oferente solo podr utilizar dentro de este proyecto el motor de la
base de datos ORACLE Enterprise Edition Release 11.2.0.3.0 - 64bit Production, que es con el que
actualmente cuenta la Institucin.

OBSERVACIN 83

6. Con respecto a los siguiente. El oferente que incluya dentro de la solucin ofertada el software que
cuente con la certificacin vigente de Colciencias, donde conste que cumple con los parmetros de
fomento y estmulo al desarrollo cientfico, tecnolgico y a la innovacin, se le asignarn quince (15)
puntos en la evaluacin.

Solicitamos atenta y respetuosamente a la entidad que en reemplazo a esta asignacin de calificacin
se otorgue al proponente los quince puntos cuando se oferte una aplicacin o software de origen
nacional como apoyo y estmulo a esta industria.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta a la observacin No. 3 de la
comunicacin oficial No. S-2013-312577 DIRAF-ARCON del 24/10/13.

OBSERVACIN 84

7. En qu ao fueron actualizadas por ltima vez las tablas de retencin documental de la entidad?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que la Tablas de Retencin Documental se modificaron en el ao 2013 en
el marco del Comit de Archivo de la Polica Nacional.

OBSERVACIN 85

8. Cundo fueron elaboradas las tablas de valoracin documental de la entidad?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que no cuenta con Tablas de Valoracin Documental, por cuanto la
institucin no tiene fondos acumulados.

OBSERVACIN 86

9. De los metros lineales de informacin a intervenir, a qu porcentaje de informacin debe ser
aplicadas las tablas de valoracin documental y a qu porcentaje de informacin deben ser aplicadas
las tablas de retencin documental?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que a la informacin a digitalizar deben aplicarse solamente las Tablas de
Retencin Documental.

OBSERVACIN 87

10. Cuando se habla de la aplicacin de las tablas de retencin y valoracin documental, la entidad
solicita que el interior de cada unidad documental contemplada sea intervenida?, es decir, realizar

1DS - OF - 0001

procesos de organizacin, depuracin de informacin, foliacin, y aplicaciones de normatividades como
la ley 594 de 2.000?, la pregunta va enfocada hacia si estos procesos deben ser aplicados a toda la
informacin, ya que este punto no queda claro en el documento adjunto.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse al pliego de condiciones ANEXO Nro. 1 CONDICIONES
TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1 y aclara que debe ser aplicada a toda la informacin.

OBSERVACIN 88

11. Quin se har cargo del proceso de atencin de consultas fsicas de dichos expedientes?, de ser
el proveedor cuntas consultas mensuales deben ser atendidas?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que la Institucin ser la nica encargada de realizar la consulta fsica de
los expedientes.

OBSERVACIN 89

12. Quin se har cargo de realizar las actualizaciones (inserciones) de los expedientes en caso de
que llegue documentos nuevos para la conformacin del mismo? en caso de que sea el proveedor
cuntas actualizaciones (inserciones) mensuales llegan a estos expedientes?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que la Institucin se har cargo de las inserciones de expedientes en el
evento que lleguen documentos nuevos al mismo, es de aclarar que de igual forma se tendr en cuenta
lo que establece el pliego de condiciones CAPITULO 1 CONDICIONES GENERALES,
1.CONDICIONES BASICAS, acpite de Presupuesto Oficial - Nota.

OBSERVACIN 90

13. En caso de ser necesario que el proveedor se encargue de las actualizaciones (inserciones), y
teniendo en cuenta que estas al conformar la carpeta fsica, tambin deben conformar la carpeta digital
estas imgenes estn contempladas entre el total de imgenes que presupuest la entidad para el
proyecto?, cuntos folios contendra cada insercin?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que la Institucin se har cargo de las inserciones de expedientes en el
evento que lleguen documentos nuevos al mismo; por lo anterior estas no se encuentran incluidas
dentro de los documentos a digitalizar. Es de aclarar que de igual forma se tendr en cuenta lo que
establece el pliego de condiciones CAPITULO 1 CONDICIONES GENERALES, 1.CONDICIONES
BASICAS, acpite de Presupuesto Oficial Nota.

OBSERVACIN 91

14. Si son expedientes activos, quin se encargara de su posterior administracin cuando el proceso
de organizacin y digitalizacin Masiva haya terminado, es decir, quin se encargar de seguir
actualizando la informacin fsica y digital y sobre qu aplicacin?

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que la Institucin se har cargo de la actualizacin de la informacin fsica
y digital. Sobre la aplicacin es la que el oferente ofert a la Polica Nacional.

OBSERVACIN 92

15. Preguntas relacionadas con los procesos de digitalizacin.

a. En qu formato se deben entregar las imgenes luego de pasar por el proceso de alistamiento,
formato pdf, tiff, multitiff, etc?

b. Cmo deben ser indexadas las imgenes que dar como resultado el proceso de digitalizacin,
estas sern indexadas por unidad documental, tipologa documental o documento?, por favor en
cualquiera de los casos se debe mencionar la cantidad de campos que deben ser capturados para
indexar la informacin y el nombre de los mismos.

c. La informacin debe ser digitalizada a color, o a blanco y negro?

d. Por favor mencionar si entre la informacin a digitalizar se encuentran libros, de ser as es necesario
numerar la cantidad de los mismos.

RESPUESTA

La Polica Nacional solicita remitirse a las respuestas dadas en las observaciones 15, 16 y 29 de esta
comunicacin oficial. Con respecto al literal c, remitirse al pliego de condiciones ANEXO Nro. 1
CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1, NUMERAL 1.2.6., y con respecto al
literal d, la Polica Nacional le seala que se remita a la respuesta de la observacin nmero 9 de la

OBSERVACIN 93

16. Para el traslado de la informacin, por favor mencionar como se tiene contemplado el relevo de
responsabilidades de la informacin, se realizar la entrega punteando unidades documentales,
punteando documentos, o punteando folios?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse al pliego de condiciones ANEXO Nro. 1 CONDICIONES
TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1, NUMERAL 1

OBSERVACIN 94

17. Toda la informacin que se debe trasladar a las instalaciones del contratista se encuentra en un
solo punto?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que la informacin que va a ser objeto de digitalizacin, se encuentra en las
instalaciones del rea de Archivo General y no puede ser trasladada por el contratista.

1DS - OF - 0001

OBSERVACIN 95

18. Existe un tope de carpetas y cajas que deban ser suministradas y especificaciones ms
detalladas de las mismas?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse en el aspecto del tope, a la respuesta dada en la
observacin No. 41 de la comunicacin oficial No. S-2013-312577 DIRAF-ARCON del 24/10/13; en
cuanto a las especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin son las establecidas para la
documentacin de carcter histrico definidas por el Archivo General de la Nacin, esto es, que la
cartulina est libre de pulpas lignificadas o recicladas, tener pH neutro o preferiblemente contar con una
reserva alcalina (pH 7), estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, perxidos y sulfuro, resistente al doblez y al rasgado, de color preferiblemente claro,
los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasin y ser insolubles en agua, la cartulina debe
tener un acabado liso, suave, libre de partculas abrasivas u otras imperfecciones. Se recomienda el
uso de cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2 o propalcote de mnimo 320 g/m2. Las cajas sern
de referencia X-200.

OBSERVACIN 96

19. Qu tipologas documentales se pueden encontrar al interior de cada uno de los expedientes?

RESPUESTA

comunicacin oficial No. S-2013-303572 DIRAF-ARCON del 16/10/13 publicada en el Portal nico de

OBSERVACIN 97

20. Segn las especificaciones tcnicas el proceso de depuracin se realizar dejando al interior de
cada carpeta nicamente los documentos originales, eliminando copias segn corresponda cmo
sabr el proveedor que se encargue del proceso de depuracin de la informacin que una fotocopia
eliminada no corresponde a uno de los trmites que se encuentran al interior de cada uno de los
expedientes?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el proceso de depuracin aplicar, segn lo dispuesto en el pliego de
condiciones ANEXO Nro. 1 CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 2, NUMERAL
2.2.2, al software ofertado y ser realizado por funcionarios de la Institucin de acuerdo a los roles y
perfiles que la Polica Nacional determine para tales fines.

OBSERVACIN 98

21. Existe una hoja de control para los expedientes o POLICIA puede suministrar una hoja de control
para los expedientes y de esta manera identificar qu documentos deben quedar al interior de cada
una de las carpetas?

RESPUESTA

La Polica Nacional, informa que para el caso de las historias laborales, existe al interior de la misma el
formato de hoja de control, aplicado a partir del 2010. Se aclara que se deben digitalizar la totalidad de
los documentos que se encuentren al interior de los expedientes cuenten o no con este formato. De

1DS - OF - 0001

igual forma se reitera lo sealado en el pliego de condiciones ANEXO Nro. 1 CONDICIONES
TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 1.

OBSERVACIN 99

22. Si existiera la posibilidad de contar con una hoja de control para identificar los documentos que
deben quedar al interior de cada carpeta, qu pasar en caso de que uno de estos documentos llegue
a faltar? cmo ser reportada esta novedad?

RESPUESTA


OBSERVACIN 100

23. Por favor suministrar informacin respecto al aproximado de informacin que se espera ser
depurada posterior al proceso de elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental y
tablas de valoracin documental.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta dada a la observacin No. 97 de la

OBSERVACIN 101

24. Cmo se tiene contemplado realizar la entrega de la informacin al proveedor que se encargue de
la intervencin de la misma, el relevo de responsabilidades se llevar a cabo a nivel de unidades
documentales, folios, cajas, etc.

RESPUESTA


OBSERVACIN 102

25. El material afectado biolgicamente debe ser entregado en bolsas, en una carpeta adicional?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que el material afectado biolgicamente debe ser entregado en las
condiciones establecidas en el ANEXO No. 1 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS
ITEM 1 numeral 1.1.1.1 del pliego de condiciones.

OBSERVACIN 103

26. El inventario del que se habla para el material biolgicamente afectado es por cada documento o
se debe conformar una unidad documental para entrega de este inventario.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que debe ser por cada unidad documental correspondiente a los expediente
(historia laboral, expediente prestaciones, resolucin, OAP, nominas)

1DS - OF - 0001

OBSERVACIN 104

27. Que informacin supone est biodeteriorada

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que debido a la gran cantidad de documentos, la entidad no posee la
informacin suficiente para determinar con exactitud el grado de biodeterioro que presentan los
mismos.

OBSERVACIN 105

28. Teniendo en cuenta que en las especificaciones tcnicas, se menciona que la informacin debe
ser organizada de manera cronolgica, operativamente cmo se identificar esta cronologa entre la
misma, viene un consecutivo, una numeracin etc?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que la informacin se encuentra debidamente organizada cumpliendo con
los parmetros establecidos dentro de la organizacin interna de los expedientes, en la cual se aplican
criterios cronolgicos, temticos, entre otros.

OBSERVACIN 106

29. Cundo se habla de organizacin cronolgica es organizacin cronolgica por trmites o por
folios?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que la organizacin cronolgica corresponde a la fecha de los documentos.

OBSERVACIN 107

30. Si la organizacin cronolgica es por trmites, cmo se identifica la cronologa de los mismo
operativamente hablando?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la respuesta a la observacin No. 106 de la presente

OBSERVACIN 108

31. En cualquiera de los casos antes mencionados por favor aclarar si el proceso de organizacin se
llevar a cabo nicamente con la informacin contenida entre la unidad documental (carpeta, AZ,
paquete), o si se debe unificar informacin que se encuentra entre diversas unidades documentales
para conformar un solo expediente. De ser as, por favor especificar en promedio cuntos folios y
cuntas carpetas pueden conformar un solo expediente.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que no se realizar ningn tipo de unificacin de informacin, por cuanto la
informacin se encuentra clasificada por series y subseries.

1DS - OF - 0001

OBSERVACIN 109

32. Para la entidad a cuntos folios equivale un metro lineal?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que debe remitirse a los parmetros establecidos en el pliego de condiciones
definitivo ANEXO 1 ESPECIFICACIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS, TEM 1 NUMERAL 1
Norma NTC 5029 Medicin de Archivos.

OBSERVACIN 110

33. Sugerimos ser un poco ms detallados con las especificaciones de las carpetas en cuanto a:
gramaje, si son de una o cuatro aletas, si tienen lomo, etc.

RESPUESTA


OBSERVACIN 111

34. Cuntas carpetas mximas se espera sean suministradas por el proveedor?.

RESPUESTA


OBSERVACIN 112

35. Cuntas cajas mximas se espera sean suministradas por el proveedor?

RESPUESTA


OBSERVACIN 113

"36. Si esta informacin es activa, por favor mencionar si entre los metros lineales se encuentran
incluidas las inserciones, y en promedio cuntas inserciones mensuales se deben realizar.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los acervos documentales corresponden al Archivo Histrico de la
Polica Nacional.

OBSERVACIN 114

37. Como se menciona en las especificaciones tcnicas, el proceso de indexacin de la informacin
ser con los campos mencionados pero a nivel de unidad documental?, es decir, no se realizar
proceso indexando tipologas documentales?

1DS - OF - 0001

RESPUESTA


OBSERVACIN 115

38. Cuntos folios se espera sean digitalizados, posterior al proceso de depuracin?

RESPUESTA

comunicacin oficial. Por lo anterior no habr proceso de digitalizacin posterior por parte del oferente.

OBSERVACIN 116

39. Cuntas imgenes se esperan sean entregadas?

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse al pliego de condiciones ANEXO No. 1 CONDICIONES
TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS ITEM 1 numeral 1.2.

OBSERVACIN 117

40. Qu tipo de papel ser digitalizado, bond, papel qumico, etc, por favor si hay varios tipos de papel,
aclarar la cantidad en promedio porcentualmente para los tipos de papeles.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que no se ha establecido el tipo de papel de cada uno de los documentos a
digitalizar debido al gran volumen de informacin, por lo que la entidad no posee la informacin
suficiente para determinar con exactitud las caractersticas especficas del soporte en el que se
encuentra la informacin.

OBSERVACIN 118

41. Qu cantidad de informacin es dplex y simplex?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que debido al gran volumen de documentos que la entidad posee no cuenta
con informacin suficiente para determinar con exactitud la cantidad de informacin dplex y simplex
existente.

OBSERVACIN 119

42. Qu tamaos de papel sern digitalizados, por favor si existen varios tamaos, mencionar
porcentualmente las cantidades de los diversos tamaos?

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que los tamaos de los diferentes tipos documentales se encuentran
establecidos en el pliego de condiciones CAPITULO 1 CONDICIONES GENERALES, NUMERAL 1
CONDICIONES BASICAS, en el acpite Presupuesto Oficial.

1DS - OF - 0001

OBSERVACIN 120

43. Existe informacin empastada, de ser as, por favor mencionar la cantidad?

RESPUESTA


OBSERVACIN 121

44. Existe informacin con tamao mayor a A4, de ser as, por favor mencionar la cantidad de la
misma. Segn especificaciones tcnicas, qu cantidad de libros o tomos se encuentran empastado
para el proceso de digitalizacin.

RESPUESTA

Remitirse a las respuestas dadas a las observaciones Nros. 119 y 120 de la presente comunicacin
oficial.

Observaciones realizadas por la firma TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A., mediante correo

OBSERVACIN 122

1. Experiencia Acreditadanumeral 2 la entidad est solicitando Dos (2) certificaciones que
demuestren la experiencia en la prestacin de las siguientes actividades del contrato:
Desarrollo y puesta en marcha de una herramienta de gestin electrnica de documentos probada en
operaciones de un volumen mayor o igual de la foliatura descrita en el presente estudio previo.
La certificacin deber incluir inventario y custodia de documentos..

Observacin: Los proyectos de Software como desarrollo y puesta en marcha de herramientas de
gestin electrnica de documentos, extraamente incluyen Inventario y Custodia de Documentos.

Solicitud: Solicitamos a la entidad, para permitir la pluralidad de oferentes que se entreguen dos
certificaciones: Una por desarrollo y puesta en marcha de la herramienta de gestin electrnica de
documentos y la segunda por inventario y custodia de documentos.

RESPUESTA

La Polica Nacional no acepta la solicitud toda vez que es importante para la entidad contratante
garantizar la experiencia y la capacidad de los oferentes incluyendo su capacidad del oferente en el
manejo de inventarios y custodia de documentos por tal razn deber anexar a la oferta dos (2)
certificaciones donde se evidencie lo anterior.

OBSERVACIN 123

2. Experiencia Acreditada, numeral 1, 2 y 3 estn solicitando que la experiencia tiene que
corresponder a contratos celebrados y ejecutados despus del 1 de Junio de 2008.

Solicitud: Solicitamos a la entidad que la experiencia del proponente se haya realizado en su totalidad
con posterioridad al 14 de julio del ao 2000, fecha de promulgacin de la Ley general de Archivos,
(Ley 594 de 2000), toda la experiencia posterior a la promulgacin de la ley es vlida, ya que se rige a
la Ley General de Archivos.

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

La Polica Nacional no acepta la observacin, toda vez que la experiencia solicitada obedece a la
necesidad de evidenciar la aplicacin de nuevas tecnologas ajustadas a los procesos de digitalizacin
y los cambios normativos que afectan la gestin documental en los ltimos cinco (5) aos.

OBSERVACIN 124

3. Solicitamos a la entidad adicionar en la evaluacin Apoyo a la Industria Nacional que se le d el
puntaje si el software es de origen nacional, ya que se le est dando puntaje a los servicios de origen
nacional y no a producto de origen nacional.

RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse a la Adenda No. 2 al pliego de condiciones publicada en
el Portal nico de Contratacin el 24/10/13 y a la respuesta a la observacin No. 3 de la comunicacin
oficial No. S-2013-312577 DIRAF-ARCON del 24/10/13.

Observaciones realizadas por la firma COLVISTA SOLUCIONES TECNOLGICAS INTEGRALES,
mediante correo electrnico del 25/10/13:

OBSERVACION 125

Nos permitimos enviar la siguiente observacin al proceso de la Licitacin Publica No. PN DIRAF LI
006 2013 cuyo objeto es LA ADQUISICIN DE UN SOFTWARE Y LA CONTRATACIN DEL
SERVICIO PARA LA RESTAURACIN PRIMARIA, DIGITALIZACIN, MICROFILMACIN E
INDEXACIN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL, CONFIGURANDO UN SISTEMA DE
INFORMACIN Y CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL, AL IGUAL QUE LA ARTICULACIN E
INTEGRACIN A LOS DESARROLLOS TECNOLGICOS DE LA POLICA NACIONAL.

1. Solicitamos a la entidad verificar la inconsistencia que se presenta en la Adenda No. 2 Publicada el
24 de Octubre de 2013 donde se especifica que el nmero mximo de certificaciones a aportar en total
es de cinco(5):

8. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
8.1. Con el fin de garantizar la calidad del software y el servicio a contratar, se requiere acreditar
experiencia del proponente, de acuerdo a los siguientes criterios:

Experiencia Probable. Teniendo en cuenta que esta experiencia es la derivada del tiempo en que
el proponente ha podido ejercer su actividad y que la misma se verifica con la informacin que
consta en el RUP, ser necesario que los proponentes personas
naturales o jurdicas, acrediten como requisito habilitante seis (6) aos de experiencia como
proveedor.

Si la propuesta es presentada por un consorcio o unin temporal, la experiencia
habilitante ser la sumatoria de las experiencias de los integrantes, de manera proporcional a
su participacin en el mismo.
Experiencia acreditada. El proponente tendr que aportar las siguientes certificaciones
detalladas a continuacin:

1. Mximo tres (3) certificaciones que demuestren la experiencia en la prestacin de las
siguientes actividades del contrato:

Organizacin y/o administracin de archivos de gestin y/o central o elaboracin y/o

1DS - OF - 0001

actualizacin de tablas de retencin documental.
Digitalizacin de libros y/o digitalizacin de archivos y/o documentos.

Nota: Estas certificaciones tienen que corresponder a contratos celebrados y ejecutados
despus del 1 de junio de 2008, y hasta antes de la fecha prevista para el cierre del
presente proceso de contratacin, cuya sumatoria sea igual o superior al cincuenta por
ciento (50%) del presupuesto de esta licitacin.

2. Dos (2) certificaciones que demuestren la experiencia en la prestacin de las siguientes
actividades del contrato:

Desarrollo y/o configuracin y puesta en marcha de una herramienta de gestin electrnica
de documentos probada en operaciones de un volumen mayor o igual de la foliatura
descrita en el presente proceso.

La certificacin deber incluir inventario y custodia de documentos.

Nota: Estas certificaciones tienen que corresponder a contratos celebrados y ejecutados
despus del 1 de junio de 2008 y hasta antes de la fecha presentada para el cierre del
presente proceso de contratacin con un volumen de tratamiento igual o superior a las
solicitadas en el presente proceso.

3. Al menos una (1) certificacin que demuestren la experiencia en la prestacin de las
siguientes actividades del contrato:

o Servicio de implementacin de una solucin que permita la digitalizacin, indexacin,
integracin y consulta de la informacin para la toma de decisiones en ambiente WEB.

Nota: Se debe certificar experiencia en esta actividad. Esta certificacin tiene que
corresponder a contratos celebrados y ejecutados despus del 1 de junio de 2008 y su
monto debe ser igual o mayor al diez por ciento (10%) del Presupuesto Oficial.

Las certificaciones deben contener como mnimo la siguiente informacin:

- Nombre o razn social del contratante.
- Nombre o razn social del contratista.
- Objeto del contrato.
- Fecha de suscripcin del contrato.
- Fecha de terminacin del contrato.
- Valor del contrato
- La certificacin deber estar suscrita por el representante legal de la entidad contratante
o quien haga sus veces o apoderado o persona autorizada para ello, indicando la
direccin, Nit. y telfono si las certificaciones incluyen varios contratos, se debe identificar
en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos,
indicando los requisitos aqu exigidos por cada uno de ellos.
- Si las certificaciones incluyen el contrato principal con sus adiciones, prrrogas u
otro s, se entender como un solo contrato certificado.
- El cumplimiento a cabalidad de todos los anteriores requisitos.

NOTA: Las certificaciones sern objeto de verificacin por parte de la Polica Nacional. NO
sern tenidas en cuenta aquellas certificaciones en las que no se pueda constatar que el
contratista cumpli a cabalidad con el objeto contractual, ni las certificaciones que NO cumplan
con los requisitos establecidos en el acpite anterior.

1DS - OF - 0001

EVALUACION DE EXPERIENCIA EN CASO DE UNIONES TEMPORALES Y/O
CONSORCIOS

Si el contrato corresponde a un contrato ejecutado bajo la modalidad de consorcio o unin
temporal, el valor a tener en cuenta como experiencia ser igual al valor total facturado del
contrato multiplicado por el porcentaje de participacin de cada uno de los integrantes, para lo
cual se deber anexar copia de documento consorcial o unin temporal donde se pueda verificar
el porcentaje de participacin.

En caso de que las certificaciones sean expedidas a un consorcio o unin temporal, en la misma
debe identificarse el porcentaje de participacin de cada uno de sus integrantes. Este porcentaje
de participacin se le aplicar al valor del contrato certificado y el resultado de esta operacin
ser el que se tenga en cuenta como valor certificado. Si el PROPONENTE es un consorcio o
una unin temporal, se tendrn en cuenta los certificados aportados por uno o por todos los
miembros del consorcio o unin temporal.

Se entiende cumplido el requisito tcnico mnimo de la experiencia con la presentacin de las
certificaciones mnimas solicitadas que cumplan con los requerimientos solicitados.

El PROPONENTE no podr anexar ms de las cinco (5) certificaciones requeridas; en caso de
proporcionar ms de ellas solo se tendrn en cuenta en el orden de presentacin para efectos de
evaluacin.

En caso de sociedades subordinadas, donde la sociedad filial sea controlada por su casa matriz,
tendr la obligacin de probar su vnculo de subordinacin y as mismo; la casa matriz mediante
certificacin se comprometer a garantizar el trabajo de la sociedad subordinada en Colombia
dentro del proceso contractual a ejecutar.

Agradecemos se corrija esta inconsistencia ya que puede presentar inconvenientes al momento de la
evaluacin de las propuestas.

RESPUESTA

La Polica Nacional aclara que debe remitirse a lo establecido en la ADENDA 2 ANEXO 1
CONDICIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS, ITEM 2 NUMERAL 8. EXPERIENCIA DEL
PROPONENTE, penltimo acpite. Lo anterior, debido a que las certificaciones podrn ser mximo 5,
en caso de sobrepasar las mismas, la entidad tendr en cuenta en el orden de presentacin para
efectos de evaluacin.

Observaciones realizadas por la firma CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS, mediante correo

OBSERVACIN 126

A pesar de estar fuera de tiempo para realizar observaciones, nos permitimos solicitar correccin de la
informacin contenida en el ANEXO 1B-Evaluacin Factor Econmico en los siguientes aspectos:

tem 1.2, Historias laborales, expedientes prestacionales, resoluciones y ordenes
administrativas de personal: La cantidad relacionada "36.039.70" esta errada y adems no
corresponde a la "Cantidad Total Aproximada" del presupuesto oficial que debe ser 44.760.000
Lo anterior para evitar confusiones en la presentacin de la oferta econmica y por ende en el
cumplimiento de la restriccin de presentar ofertas econmicas que resulten por debajo del 90%
indicado.

1DS - OF - 0001

RESPUESTA

presente comunicacin oficial y aclara que la cantidad aproximada de folios a ofertar deben ser las
descritas en el CAPITULO CONDICIONES GENERALES presupuesto oficial del pliego de
condiciones.

OBSERVACIN 127

En el Formato 1B EVALUACION FACTOR ECONOMICO, la entidad contratante establece que el
contrato resultante de la LICITACIN PUBLICA PN DIRAF LI 006 2013 tiene la siguiente condicin por
medio de la presente, oferto de forma irrevocable y como precio fijo y global. No obstante lo anterior,
el Pliego de Condiciones en el captulo I Condiciones de la oferta seala que las cantidades son
aproximadas y que existen precios unitarios con base en los cuales se realiza el seguimiento
presupuestal.

Seala el Pliego de Condiciones:

NOTA. La cantidad aproximada de folios por tem podr aumentar o disminuir, en razn a la cantidad
que con respecto a cada tem el contratista efectivamente, restaure, digitalice o microfilme de acuerdo
a la descripcin que para cada caso se indica, durante la ejecucin del contrato. Esta variacin de
mayores y menores cantidades podr ajustarse entre los tems, hasta agotar el valor del presupuesto
oficial asignado para el presente proceso sin que se pueda superar ste.

Por lo anterior, solicitamos a la entidad aclarar si cuando menciona precio fijo y global en el formato 1B,
se refiere al lmite mximo del valor del contrato, pero que al establecer precios unitarios y cantidades
aproximadas por tem se refiere a que el valor final del contrato y de cada componente se liquida con
base en las cantidades ejecutadas segn los precios unitarios ofertados.

RESPUESTA

La Polica Nacional, aclara que los valores establecidos en el formato relacionado por el oferente
corresponde a cantidades aproximadas de folios por tem, por lo tanto, para la presentacin de este
formato, deber tener en cuenta las cantidades aproximadas relacionadas en el aparte de Presupuesto
oficial del CAPTULO I, CONDICIONES GENERALES, numeral 1 CONDICIONES BSICAS, del pliego
de condiciones, diferente al precio, el cual se considera fijo para cada tem, y se aplicar a la cantidad
aproximada por vigencia.

Observaciones realizadas por la firma THOMAS MTI, mediante correo electrnico del 29/10/13:

OBSERVACIN 128

Respecto al proceso de la referencia, debido al inters que tiene nuestra compaa en participar del
mismo y teniendo en cuenta que a la fecha no se han recibido las respuestas a las inquietudes y/o
solicitudes manifestadas por nosotros, muy respetuosamente les agradecemos por favor postergar la
fecha de cierre y entrega de la propuesta en no menos de tres das hbiles a partir de la fecha de
recepcin de las mismas; lo anterior teniendo en cuenta que con base en la informacin recibida se
deber ajustar la estructuracin de la propuesta.

Agradecemos de antemano la atencin brindada a la presente comunicacin, quedando a la espera las
respuestas, comentarios u observaciones respectivas.

1DS - OF - 0001

No. GP 135 5 No. SC 6545 5 No. CO SC 6545 5
RESPUESTA

La Polica Nacional informa que debe remitirse al prrafo segundo de la respuesta de la observacin
nmero 11 de la presente comunicacin oficial.

Observaciones realizadas por la firma TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A., mediante correo

OBSERVACIN 129

El anexo 1B "Evaluacin factor econmico", presenta un error en las cantidades correspondientes al
numeral 1.2 con respecto al cuadro de cantidades presentado en el presupuesto oficial pgina 4, donde
de acuerdo a los pliegos y a las respuestas dada, la cantidad total aproximada para digitacin e
indexacin total es de 44.760.000 (cuarenta y cuatro millones setecientos sesenta mil) folios y el anexo
1B indica 30.039.70 (treinta mil treinta y nueve folios punto setenta).

Solicitamos a la entidad que se debe corregir este valor que afecta considerablemente el valor total de
la propuesta y puede llevar a errores de la oferta.

RESPUESTA


Atentamente,

Original Firmado por el Seor:
Brigadier General LUIS EDUARDO MARTINEZ GUZMAN
Director Administrativo y Financiero (E)

Elabor TE. Fernando Moreno Acosta
Revis: CT. William Tovar Rodrguez
MY. Juan Miguel Morales Fernndez
Revis: Pro06. Pilar Alexon Contreras E.
Asesora Jurdica DIRAF
Fecha de elaboracin: 29/10/2013
Ubicacin. Mis documentos / procesos 2013

Carrera 59 No. 26-21 CAN Bogot
Telfonos: 3159000 Ext. 9288
fernando.moreno3272@policia.gov.co
www.policia.gov.co

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1DS - OF - 0001

VER: 1 Pgina 1 Aprobacin: 17/08/2012

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