PHILIPPINE BIDDING DOCUMENTS

(As Harmonized with Development Partners)

Procurement of
GOODS
Government of the Republic of the Philippines
Fourth Edition
December 200
Pre!"ce
These Philippine Bidding Documents (PBDs) for the procurement of Goods through
Competitive Bidding have been prepared b the Government of the Philippines (GOP) for
use b all branches! agencies! departments! bureaus! offices! or instrumentalities of the
government! including government"o#ned and$or "controlled corporations (GOCCs)!
government financial institutions (G%&s)! state universities and colleges (S'Cs)! and local
government units ((G's)) The procedures and practices presented in this document have
been developed through broad e*perience! and are for mandator
+
use in pro,ects that are
financed in #hole or in part b the GOP or an foreign government$foreign or international
financing institution in accordance #ith the provisions of the &mplementing Rules and
Regulations (&RR) of Republic -ct (R-) .+/0)
The Bidding Documents shall clearl and ade1uatel define! among others2 (a) the
ob,ectives! scope! and e*pected outputs and$or results of the proposed contract3 (b) the
eligibilit re1uirements of bidders! such as trac4 record to be determined b the 5ead of the
Procuring 6ntit3 (c) the e*pected contract duration! the estimated 1uantit in the case of
procurement of goods! deliver schedule and$or time frame3 and (d) the obligations! duties!
and$or functions of the #inning bidder)
&n order to simplif the preparation of the Bidding Documents for each procurement!
the PBDs groups the provisions that are intended to be used unchanged in Section &&)
&nstructions to Bidders (&TB) and in Section &7) General Conditions of Contract (GCC)) Data
and provisions specific to each procurement and contract should be included in (BDS)3
Section 7) Special Conditions of Contract (SCC)3 Section 7&) Schedule of Re1uirements3
Section 7&&) Technical Specifications! and Section &8) %oreign"-ssisted Pro,ects) The forms
to be used are provided in Section 7&&&) Bidding %orms)
Care should be ta4en to chec4 the relevance of the provisions of the PBDs against the
re1uirements of the specific Goods to be procured) &n addition! each section is prepared #ith
notes intended onl as information for the Procuring 6ntit or the person drafting the Bidding
Documents) The shall not be included in the final documents! e*cept for the notes
introducing Section 7&&&) Bidding %orms #here the information is useful for the Bidder) The
follo#ing general directions should be observed #hen using the documents2
(a) -ll the documents listed in the Table of Contents are normall re1uired for the
procurement of Goods) 5o#ever! the should be adapted as necessar to the
circumstances of the particular Pro,ect)
(b) Specific details! such as the name of the Procuring 6ntit and address for bid
submission! should be furnished in the &TB! BDS! and SCC) The final
documents should contain neither blan4 spaces nor options)
(c) This Preface and the footnotes or notes in italics included in the &nvitation to
Bid! BDS! SCC! Schedule of Re1uirements! and Specifications are not part of
the te*t of the final document! although the contain instructions that the
+
'nless the Treat or &nternational or 6*ecutive -greement e*pressl provides use of foreign
government$foreign or international financing institution procurement guidelines)
9
Procuring 6ntit should strictl follo#) The Bidding Documents should
contain no footnotes e*cept Section 7&&&) Bidding %orms since these provide
important guidance to Bidders)
(d) The cover should be modified as re1uired to identif the Bidding Documents
as to the names of the Pro,ect! Contract! and Procuring 6ntit! in addition to
date of issue)
(e) &f modifications must be made to bidding procedures! the can be presented in
the BDS) :odifications for specific Pro,ect or Contract details should be
provided in the SCC as amendments to the Conditions of Contract) %or eas
completion! #henever reference has to be made to specific clauses in the BDS
or SCC these terms shall be printed in bold tpe face on Section &) &nstructions
to Bidders and Section &&&) General Conditions of Contract! respectivel)
0
T#BLE OF CONTENTS
SECTION I$ IN%IT#TION TO BID$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&
SECTION II$ INST'UCTIONS TO BIDDE'S$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$(
SECTION III$ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)*
SECTION I%$ GENE'#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+&
SECTION %$ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&)
SECTION %I$ SCHEDULE OF 'E,UI'EMENTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*0
SECTION %II$ TECHNIC#L SPECIFIC#TIONS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*
SECTION %III$ BIDDING FO'MS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*-
SECTION I.$ FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)
Section I. Invitation to Bid
Note1 on the In2it"tion to Bid
The &nvitation to Bid provides information that enables potential Bidders to decide #hether
to participate in the procurement at hand) The &nvitation to Bid shall be2
(a) -dvertised at least once in a ne#spaper of general nation#ide circulation #hich has
been regularl published for at least t#o (;) ears before the date of issue of the
advertisement! sub,ect to Sections ;+);); of the &RR of R- .+/03
(b) Posted continuousl in the Philippine Government 6lectronic Procurement Sstem
(PhilG6PS) #ebsite and the #ebsite of the Procuring 6ntit concerned! if
available! for a minimum period of seven (<) calendar das starting on the date of
advertisement3 and
(c) Posted at an conspicuous place reserved for this purpose in the premises of the
Procuring 6ntit concerned for a minimum period of seven (<) calendar das! as
certified b the head of the Bids and -#ards Committee (B-C) Secretariat of the
Procuring 6ntit concerned)
-part from the essential items listed in the Bidding Documents! the &nvitation to Bid
should also indicate the follo#ing2
(a) The date of availabilit of the Bidding Documents! #hich shall be from the time
the &nvitation to Bid is first advertised$posted until the deadline for the submission
and receipt of bids3
(b) The place #here the Bidding Documents ma be purchased or the #ebsite
#here it ma be do#nloaded3
(c) The deadline for the submission and receipt of bids from the last da of posting
of the &nvitation to Bid3 and
(d) -n important bid evaluation criteria (e.g.! the application of a margin of
preference in bid evaluation))
The &nvitation to Bid should be incorporated into the Bidding Documents) The
information contained in the &nvitation to Bid must conform to the Bidding Documents and
in particular to the relevant information in the BDS)
%or foreign"assisted pro,ects! the &nvitation to Bid to be used is provided in Section &8"
%oreign"-ssisted Pro,ects)
=
'e3ub4ic o! the Phi4i33ine1
De3"rtment o! He"4th
E#STE'N %IS#5#S 'EGION#L MEDIC#L CENTE'
T"c4ob"n Cit6
BIDS #ND #7#'DS COMMITTEE
IN%IT#TION TO BID
P'OCU'EMENT OF SECU'IT5 SE'%ICES
IB No$ GOODS 202//
+) The 6astern 7isaas Regional :edical Center! through the General -ppropriations
-ct$:OO6 C> ;?+; intends to appl the sum of S676@ :&((&O@ O@6
5'@DR6D 6&G5T> T5R66 T5O'S-@D S&8 5'@DR6D TA6@T> P6SOS (Php
<!+/9!=;?)??) being the -pproved Budget for the Contract (-BC) to paments under
the contract for Securit Services for three (9) ears) Bids received in e*cess of the
-BC shall be automaticall re,ected at bid opening)
;) The 6astern 7isaas Regional :edical Center no# invites bids for Securit Services)
Deliver of the Goods is upon issuance of @otice to Proceed. Bidders should have
completed! #ithin three (9) ears from the date of submission and receipt of bids! a
contract similar to the Pro,ect) The description of an eligible bidder is contained in the
Bidding Documents! particularl! in Section &&) of the &nstructions to Bidders)
9) Bidding #ill be conducted through open competitive bidding procedures using a non"
discretionar Bpass$failC criteria as specified in the &mplementing Rules and Regulations
(&RR) of Republic -ct (R-) .+/0! other#ise 4no#n as the BGovernment Procurement
Reform -ctC)
0) &nterested bidders ma obtain further information from B-C Secretariat! Procurement
'nit! 6astern 7isaas Regional :edical Center! Tacloban Cit and inspect the Bidding
Documents at the address given belo# during /2?? -: to D2?? P:)
D) - complete set of Bidding Documents ma be purchased b interested Bidders from
the address belo# and upon pament of a nonrefundable fee for the Bidding
Documents in the amount of Ten Thousand Pesos (Php +?!???)??))

&t ma also be do#nloaded free of charge from the #ebsite of the Philippine
Government 6lectronic Procurement Sstem (PhilG6PS) and the #ebsite of the
Procuring 6ntit, provided that Bidders shall pa the nonrefundable fee for the Bidding
Documents not later than the submission of their bids)
=) The 6astern 7isaas Regional :edical Center #ill hold a Pre"Bid Conference on
@ovember ;?! ;?+; at 67R:C (ibrar Conference Room! at +2?? E D2?? P: #hich shall
be open onl to all interested parties #ho have purchased the Bidding Documents)
<
Only Bidders who purchase bidding documents can participate in the
discussion.
<) Bids must be delivered to the 67R:C (ibrar Conference Room on or before
December 9! ;?+;! +?2?? -:) -ll Bids must be accompanied b a bid securit in an
of the acceptable forms and in the amount stated in ITB Clause )+)+.))
Bid opening shall be on December 9! ;?+; at (ibrar Conference Room! +?2?? -:)
Bids #ill be opened in the presence of the BiddersF representatives #ho choose to
attend at the address belo#) (ate bids shall not be accepted)
/) The 6astern 7isaas Regional :edical Center reserves the right to accept or re,ect
an bid! to annul the bidding process! to re,ect all Bids and ma not a#ard the contract
#ithout incurring an liabilit and ma4e no assurance that a contract shall be entered into
as a result of the bidding #hen the funds for the program$pro,ect activit has been
#ithheld or reduced though no fault of the 6astern 7isaas Regional :edical Center at
antime prior to contract a#ard! #ithout thereb incurring an liabilit to the affected
Bidder or Bidders)
%or further information! please refer to2
B-C Secretariat
6miliana Rustia! Christ R) Claridad! 7irginia -moin! Guliet >ubal
6astern 7isaas Regional :edical Center
:agsasa Blvd)! Tacloban Cit
?D9"9;+"/++0$?.+D9<=0D;/$christHclaridad;??DIahoo)com
%acsimile @o) (?D9)9;+"/<;0

T6R6S&T- 7) B6R6@G'6R!R@!:-@
B-C Chairperson
/
Section II. Instructions to Bidders
Note1 on the In1truction1 to Bidder1
This section of the Bidding Documents provides the information necessar for Bidders to
prepare responsive bids! in accordance #ith the re1uirements of the Procuring 6ntit) &t
also provides information on bid submission! opening! evaluation! and a#ard of contract)
Section && contains provisions that are to be used unchanged) Section &&& consists of
provisions that supplement! amend! or specif in detail! information or re1uirements
included in Section && #hich are specific to each procurement)
:atters governing performance of the Bidder! paments! or those affecting the ris4s!
rights! and obligations of the parties under the contract are not normall included in this
section! but rather under Section &7) General Conditions of Contract! and$or Section 7)
Special Conditions of Contract) &f duplication of a sub,ect is inevitable in the other
sections of the document prepared b the Procuring 6ntit! care must be e*ercised to avoid
contradictions bet#een clauses dealing #ith the same matter)
.
T#BLE OF CONTENTS
SECTION I$ IN%IT#TION TO BID$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&
SECTION II$ INST'UCTIONS TO BIDDE'S$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$(
-) G6@6R-())))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)+) Scope of Bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)0) Source of %unds))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)D) Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+).) Conflict of &nterest))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+)+;) 6ligible Bidders))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)+/) BidderFs Responsibilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+);<) Origin of Goods )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);/) Subcontracts)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
B) CO@T6@TS O% B&DD&@G DOC':6@TS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9;) Pre"Bid Conference))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9=) Clarification and -mendment of Bidding Documents)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
C) PR6P-R-T&O@ O% B&DS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)0?) (anguage of Bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)0+) Documents Comprising the Bid2 6ligibilit and Technical Components))))))))))))))+.
)+);) Documents Comprising the Bid2 %inancial Component)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
)+)D) -lternative Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
)+)=) Bid Prices)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)+;) Bid Currencies))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+=) Bid 7alidit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+.) Bid Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);D) %ormat and Signing of Bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)9+) Sealing and :ar4ing of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
D) S'B:&SS&O@ -@D OP6@&@G O% B&DS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9<) Deadline for Submission of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9/) (ate Bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9.) :odification and Aithdra#al of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)00) Opening and Preliminar 6*amination of Bids ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
6) 67-('-T&O@ -@D CO:P-R&SO@ O% B&DS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D9) Process to be Confidential )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D=) Clarification of Bids ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D<) Domestic Preference)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
)+)=+) Detailed 6valuation and Comparison of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=/) Post"Jualification)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<D) Reservation Clause)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
%) -A-RD O% CO@TR-CT))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)<.) Contract -#ard))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/0) Signing of the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
+?
)+)/.) Performance Securit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+).9) @otice to Proceed)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
SECTION III$ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)*
SECTION I%$ GENE'#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+&
)+ Definitions))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
)+);) Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
)+)D) &nspection and -udit b the %unding Source)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)=) Governing (a# and (anguage)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+).) @otices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+;) Scope of Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+D) Subcontracting))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+/) Procuring 6ntitFs Responsibilities))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);+) Prices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);0) Pament))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);.) -dvance Pament and Terms of Pament)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+)99) Ta*es and Duties))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)90) Performance Securit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)0?) 'se of Contract Documents and &nformation)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)09) Standards))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)00) &nspection and Tests)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)D?) Aarrant)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)D=) Delas in the SupplierFs Performance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)=?) (i1uidated Damages)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=+) Settlement of Disputes))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=<) (iabilit of the Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)<?) %orce :a,eure)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<0) Termination for Default))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)</) Termination for &nsolvenc))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)<.) Termination for Convenience)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/9) Termination for 'nla#ful -cts))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/D) Procedures for Termination of Contracts)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/<) -ssignment of Rights)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
)+)//) Contract -mendment)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
)+)/.) -pplication)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
SECTION %$ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&)
SECTION %I$ SCHEDULE OF 'E,UI'EMENTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*0
SECTION %II$ TECHNIC#L SPECIFIC#TIONS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*
SECTION %III$ BIDDING FO'MS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*-
SECTION I.$ FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)
The -DB adopts the provisions of the Special Conditions of Contract of the GOP as
contained in the 5armoniKed Philippine Bidding Documents dated HHHHHHHH!
e*cept GCC Clause ;)+ (Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices)
#hich shall read as follo#s2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0/
++
#$ Gener"4
)+)+) Sco3e o! Bid
)+);) The procuring entit named in the BDS (hereinafter referred to as the
BProcuring 6ntitC) #ishes to receive bids for suppl and deliver of the
goods as described in Section 7&&) Technical Specifications (hereinafter
referred to as the BGoodsC))
)+)9) The name! identification! and number of lots specific to this bidding are
provided in the BDS) The contracting strateg and basis of evaluation of lots
is described in &TB Clause )+)=+))
)+)0) Source o! Fund1
The Procuring 6ntit has a budget or has applied for or received funds from the
%unding Source named in the BDS! and in the amount indicated in the BDS) &t intends
to appl part of the funds received for the Pro,ect! as defined in the BDS! to cover
eligible paments under the contract)
)+)D) Corru3t8 Fr"udu4ent8 Co44u1i2e8 "nd Coerci2e Pr"ctice1
)+)=) 'nless other#ise specified in the BDS! the Procuring 6ntit as #ell as
the bidders and suppliers shall observe the highest standard of ethics during
the procurement and e*ecution of the contract) &n pursuance of this polic! the
Procuring 6ntit2
()a defines! for purposes of this provision! the terms set forth belo# as
follo#s2
()i Bcorrupt practiceC means behavior on the part of officials in the
public or private sectors b #hich the improperl and unla#full enrich
themselves! others! or induce others to do so! b misusing the position in
#hich the are placed! and includes the offering! giving! receiving! or
soliciting of anthing of value to influence the action of an such official in
the procurement process or in contract e*ecution3 entering! on behalf of the
government! into an contract or transaction manifestl and grossl
disadvantageous to the same! #hether or not the public officer profited or #ill
profit thereb! and similar acts as provided in R- 9?+.)
()ii Bfraudulent practiceC means a misrepresentation of facts in
order to influence a procurement process or the e*ecution of a contract to the
detriment of the Procuring 6ntit! and includes collusive practices among
Bidders (prior to or after bid submission) designed to establish bid prices at
artificial! non"competitive levels and to deprive the Procuring 6ntit of the
benefits of free and open competition)
()iii Bcollusive practicesC means a scheme or arrangement bet#een
t#o or more Bidders! #ith or #ithout the 4no#ledge of the Procuring 6ntit!
designed to establish bid prices at artificial! non"competitive levels)
+;
()iv Bcoercive practicesC means harming or threatening to harm!
directl or indirectl! persons! or their propert to influence their participation
in a procurement process! or affect the e*ecution of a contract3
()v Bobstructive practiceC is
(aa) deliberatel destroing! falsifing! altering or
concealing of evidence material to an administrative
proceedings or investigation or ma4ing false statements
to investigators in order to materiall impede an
administrative proceedings or investigation of the
Procuring 6ntit or an foreign government$foreign or
international financing institution into allegations of a
corrupt! fraudulent! coercive or collusive practice3
and$or threatening! harassing or intimidating an part
to prevent it from disclosing its 4no#ledge of matters
relevant to the administrative proceedings or
investigation or from pursuing such proceedings or
investigation3 or
(bb) acts intended to materiall impede the e*ercise of the
inspection and audit rights of the Procuring 6ntit or
an foreign government$foreign or international
financing institution herein)
()b #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the Bidder
recommended for a#ard has engaged in an of the practices mentioned in this
Clause for purposes of competing for the contract)
)+)<) %urther! the Procuring 6ntit #ill see4 to impose the ma*imum civil!
administrative! and$or criminal penalties available under applicable la#s on
individuals and organiKations deemed to be involved in an of the practices
mentioned in &TB Clause )+)=)()a)
)+)/) %urthermore! the %unding Source and the Procuring 6ntit reserve the
right to inspect and audit records and accounts of a bidder or supplier in the
bidding for and performance of a contract themselves or through independent
auditors as reflected in the GCC Clause )+)D))
)+).) Con!4ict o! Intere1t
)+)+?) -ll Bidders found to have conflicting interests shall be dis1ualified to
participate in the procurement at hand! #ithout pre,udice to the imposition of
appropriate administrative! civil! and criminal sanctions) - Bidder ma be
considered to have conflicting interests #ith another Bidder in an of the
events described in paragraphs (a) through (c) belo# and a general conflict of
interest in an of the circumstances set out in paragraphs (d) through (f)
belo#2
()a - Bidder has controlling shareholders in common #ith another Bidder3
+9
()b - Bidder receives or has received an direct or indirect subsid from
an other Bidder3
()c - Bidder has the same legal representative as that of another Bidder
for purposes of this bid3
()d - Bidder has a relationship! directl or through third parties! that puts
them in a position to have access to information about or influence on the bid
of another Bidder or influence the decisions of the Procuring 6ntit regarding
this bidding process) This #ill include a firm or an organiKation #ho lends! or
temporaril seconds! its personnel to firms or organiKations #hich are engaged
in consulting services for the preparation related to procurement for or
implementation of the pro,ect if the personnel #ould be involved in an
capacit on the same pro,ect3
()e - Bidder submits more than one bid in this bidding process) 5o#ever!
this does not limit the participation of subcontractors in more than one bid3 or
()f - Bidder #ho participated as a consultant in the preparation of the
design or technical specifications of the Goods and related services that are the
sub,ect of the bid)
)+)++) &n accordance #ith Section 0< of the &RR of R- .+/0! all Bidding
Documents shall be accompanied b a s#orn affidavit of the Bidder that it is
not related to the 5ead of the Procuring 6ntit! members of the Bids and
-#ards Committee (B-C)! members of the Technical Aor4ing Group
(TAG)! members of the B-C Secretariat! the head of the Pro,ect :anagement
Office (P:O) or the end"user unit! and the pro,ect consultants! b
consanguinit or affinit up to the third civil degree) On the part of the
Bidder! this Clause shall appl to the follo#ing persons2
()a &f the Bidder is an individual or a sole proprietorship! to the Bidder
himself3
()b &f the Bidder is a partnership! to all its officers and members3
()c &f the Bidder is a corporation! to all its officers! directors! and
controlling stoc4holders3 and
()d &f the Bidder is a ,oint venture (G7)! the provisions of items (a)! (b)! or
(c) of this Clause shall correspondingl appl to each of the members of the
said G7! as ma be appropriate)
Relationship of the nature described above or failure to compl #ith this
Clause #ill result in the automatic dis1ualification of a Bidder)
)+)+;) E4i9ib4e Bidder1
)+)+9) 'nless other#ise provided in the BDS! the follo#ing persons shall be
eligible to participate in this bidding2
()a Dul licensed %ilipino citiKens$sole proprietorships3
+0
()b Partnerships dul organiKed under the la#s of the Philippines and of
#hich at least si*t percent (=?L) of the interest belongs to citiKens of the
Philippines3
()c Corporations dul organiKed under the la#s of the Philippines! and of
#hich at least si*t percent (=?L) of the outstanding capital stoc4 belongs to
citiKens of the Philippines3
()d Cooperatives dul organiKed under the la#s of the Philippines! and of
#hich at least si*t percent (=?L) of the interest belongs to citiKens of the
Philippines3 and
()e 'nless other#ise provided in the BDS! persons$entities forming
themselves into a G7! i.e.! a group of t#o (;) or more persons$entities that
intend to be ,ointl and severall responsible or liable for a particular contract2
Provided! ho#ever! that %ilipino o#nership or interest of the ,oint venture
concerned shall be at least si*t percent (=?L))
)+)+0) %oreign bidders ma be eligible to participate #hen an of the
follo#ing circumstances e*ist! as specified in the BDS2
()a Ahen a Treat or &nternational or 6*ecutive -greement as provided in
Section 0 of the R- .+/0 and its &RR allo# foreign bidders to participate3
()b CitiKens! corporations! or associations of a countr! included in the list
issued b the GPPB! the la#s or regulations of #hich grant reciprocal rights or
privileges to citiKens! corporations! or associations of the Philippines3
()c Ahen the Goods sought to be procured are not available from local
suppliers3 or
()d Ahen there is a need to prevent situations that defeat competition or
restrain trade)
)+)+D) Government corporate entities ma be eligible to participate onl if the
can establish that the (a) are legall and financiall autonomous! (b) operate
under commercial la#! and (c) are not dependent agencies of the GOP or the
Procuring 6ntit)
)+)+=) 'nless other#ise provided in the BDS! the Bidder must have completed
at least one contract similar to the Pro,ect the value of #hich! ad,usted to
current prices using the @ational Statistics Office consumer price inde*! must
be at least e1uivalent to a percentage of the -BC stated in the BDS)
%or this purpose! contracts similar to the Pro,ect shall be those described in the
BDS! and completed #ithin the relevant period stated in the &nvitation to Bid
and ITB Clause )+)+)()a()iii)
)+)+<) The Bidder must submit a computation of its @et %inancial Contracting
Capacit (@%CC) or a commitment from a 'niversal or Commercial Ban4 to
e*tend a credit line in its favor if a#arded the contract for this Pro,ect (C(C))
+D
The @%CC! computed using the follo#ing formula! must be at least e1ual to
the -BC to be bid2
@%CC M N(Current assets minus current liabilities) (O)P minus the value of
all outstanding or uncompleted portions of the pro,ects under ongoing
contracts! including a#arded contracts et to be started coinciding #ith the
contract for this Pro,ect)
Ahere2
O M +? for a contract duration of one ear or less! +D for a contract
duration of more than one ear up to t#o ears! and ;? for a contract
duration of more than t#o ears)
The C(C must be at least e1ual to ten percent (+?L) of the -BC for this
Pro,ect) &f issued b a foreign ban4! it shall be confirmed or authenticated b a
'niversal or Commercial Ban4) &n the case of local government units ((G's)!
the Bidder ma also submit C(C from other ban4s certified b the Bangko
Sentral ng Pilipinas (BSP) as authoriKed to issue such financial instrument)
)+)+/) Bidder:1 'e13on1ibi4itie1
)+)+.) The Bidder or its dul authoriKed representative shall submit a s#orn
statement in the form prescribed in Section 7&&&) Bidding %orms as re1uired in
ITB Clause )+)+)()b()iii)
)+);?) The Bidder is responsible for the follo#ing2
()a 5aving ta4en steps to carefull e*amine all of the Bidding
Documents3
()b 5aving ac4no#ledged all conditions! local or other#ise! affecting the
implementation of the contract3
()c 5aving made an estimate of the facilities available and needed for the
contract to be bid! if an3
()d 5aving complied #ith its responsibilit to in1uire or secure
Supplemental$Bid Bulletin(s) as provided under ITB Clause )+)9.))
()e 6nsuring that it is not Bblac4listedC or barred from bidding b the GOP
or an of its agencies! offices! corporations! or (G's! including
foreign government$foreign or international financing institution #hose
blac4listing rules have been recogniKed b the GPPB3
()f 6nsuring that each of the documents submitted in satisfaction of the
bidding re1uirements is an authentic cop of the original! complete!
and all statements and information provided therein are true and
correct3
+=
()g -uthoriKing the 5ead of the Procuring 6ntit or its dul authoriKed
representative$s to verif all the documents submitted3
()h 6nsuring that the signator is the dul authoriKed representative of the
Bidder! and granted full po#er and authorit to do! e*ecute and
perform an and all acts necessar and$or to represent the Bidder in the
bidding! #ith the dul notariKed SecretarFs Certificate attesting to
such fact! if the Bidder is a corporation! partnership! cooperative! or
,oint venture3
()i Compling #ith the disclosure provision under Section 0< of R- .+/0
in relation to other provisions of R- 9?+.3 and
(), Compling #ith e*isting labor la#s and standards! in the case of
procurement of services)
%ailure to observe an of the above responsibilities shall be at the ris4 of the
Bidder concerned)
)+);+) The Bidder is e*pected to e*amine all instructions! forms! terms! and
specifications in the Bidding Documents)
)+);;) &t shall be the sole responsibilit of the Bidder to determine and to
satisf itself b such means as it considers necessar or desirable as to all
matters pertaining to the contract to be bid! including2 (a) the location and the
nature of this Pro,ect3 (b) climatic conditions3 (c) transportation facilities3 and
(d) other factors that ma affect the cost! duration! and e*ecution or
implementation of this Pro,ect)
)+);9) The Procuring 6ntit shall not assume an responsibilit regarding
erroneous interpretations or conclusions b the prospective or eligible bidder
out of the data furnished b the procuring entit)
)+);0) The Bidder shall bear all costs associated #ith the preparation and
submission of his bid! and the Procuring 6ntit #ill in no case be responsible
or liable for those costs! regardless of the conduct or outcome of the bidding
process)
)+);D) Before submitting their bids! the Bidder is deemed to have become
familiar #ith all e*isting la#s! decrees! ordinances! acts and regulations of the
Philippines #hich ma affect this Pro,ect in an #a)
)+);=) The Bidder should note that the Procuring 6ntit #ill accept bids onl
from those that have paid the nonrefundable fee for the Bidding Documents at
the office indicated in the &nvitation to Bid)
)+);<) Ori9in o! Good1
'nless other#ise indicated in the BDS! there is no restriction on the origin of goods
other than those prohibited b a decision of the 'nited @ations Securit Council ta4en
under Chapter 7&& of the Charter of the 'nited @ations! sub,ect to ITB Clause )+)D/))
+<
)+);/) Subcontr"ct1
)+);.) 'nless other#ise specified in the BDS! the Bidder ma subcontract
portions of the Goods to an e*tent as ma be approved b the Procuring 6ntit
and stated in the BDS) 5o#ever! subcontracting of an portion shall not
relieve the Bidder from an liabilit or obligation that ma arise from the
contract for this Pro,ect)
)+)9?) Subcontractors must compl #ith the eligibilit criteria and the
documentar re1uirements specified in the BDS) &n the event that an
subcontractor is found b the Procuring 6ntit to be ineligible! the
subcontracting of such portion of the Goods shall be disallo#ed)
)+)9+) The Bidder ma identif the subcontractor to #hom a portion of the
Goods #ill be subcontracted at an stage of the bidding process or during
contract implementation) &f the Bidder opts to disclose the name of the
subcontractor during bid submission! the Bidder shall include the re1uired
documents as part of the technical component of its bid)
B$ Content1 o! Biddin9 Document1
)+)9;) Pre/Bid Con!erence
)+)99) (a) &f so specified in the BDS! a pre"bid conference shall be held at the
venue and on the date indicated therein! to clarif and address the BiddersF
1uestions on the technical and financial components of this Pro,ect)
(b) The pre-bid conference shall be held at least twelve (12) calendar das
before the deadline for the s!b"ission and receipt of bids. #f the Proc!ring
$ntit deter"ines that, b reason of the "ethod, nat!re, or co"ple%it of the
contract to be bid, or when international participation will be "ore
advantageo!s to the &'P, a longer period for the preparation of bids is
necessar, the pre-bid conference shall be held at least thirt (()) calendar
das before the deadline for the s!b"ission and receipt of bids, as specified in
the BDS.
)+)90) Bidders are encouraged to attend the pre"bid conference to ensure that
the full understand the Procuring 6ntitFs re1uirements) @on"attendance of
the Bidder #ill in no #a pre,udice its bid3 ho#ever! the Bidder is e*pected to
4no# the changes and$or amendments to the Bidding Documents discussed
during the pre"bid conference)
)+)9D) -n statement made at the pre"bid conference shall not modif the
terms of the Bidding Documents unless such statement is specificall
identified in #riting as an amendment thereto and issued as a
Supplemental$Bid Bulletin)
)+)9=) C4"ri!ic"tion "nd #mendment o! Biddin9 Document1
+/
)+)9<) Bidders #ho have purchased the Bidding Documents ma re1uest for
clarification on an part of the Bidding Documents for an interpretation) Such
re1uest must be in #riting and submitted to the Procuring 6ntit at the address
indicated in the BDS at least ten (+?) calendar das before the deadline set for
the submission and receipt of bids)
)+)9/) Supplemental$Bid Bulletins ma be issued upon the Procuring 6ntitFs
initiative for purposes of clarifing or modifing an provision of the Bidding
Documents not later than seven (<) calendar das before the deadline for the
submission and receipt of bids) -n modification to the Bidding Documents
shall be identified as an amendment)
)+)9.) -n Supplemental$Bid Bulletin issued b the B-C shall also be posted
on the Philippine Government 6lectronic Procurement Sstem (PhilG6PS)
and the #ebsite of the Procuring 6ntit concerned! if available) &t shall be the
responsibilit of all Bidders #ho secure the Bidding Documents to in1uire and
secure Supplemental$Bid Bulletins that ma be issued b the B-C) 5o#ever!
Bidders #ho have submitted bids before the issuance of the Supplemental$Bid
Bulletin must be informed and allo#ed to modif or #ithdra# their bids in
accordance #ith ITB Clause )+)9.))
C$ Pre3"r"tion o! Bid1
)+)0?) L"n9u"9e o! Bid
The bid! as #ell as all correspondence and documents relating to the bid e*changed
b the Bidder and the Procuring 6ntit! shall be #ritten in 6nglish) Supporting
documents and printed literature furnished b the Bidder ma be in another language
provided the are accompanied b an accurate translation in 6nglish certified b the
appropriate embass or consulate in the Philippines! in #hich case the 6nglish
translation shall govern for purposes of interpretation of the bid)
)+)0+) Document1 Com3ri1in9 the Bid; E4i9ibi4it6 "nd Technic"4
Com3onent1
)+)+) 'nless other#ise indicated in the BDS! the first envelope shall contain the
follo#ing eligibilit and technical documents2
()a 6ligibilit Documents E
Class B-C Documents2
()i Registration certificate from the Securities and 6*change
Commission (S6C)! Department of Trade and &ndustr (DT&) for sole
proprietorship! or Cooperative Development -uthorit (CD-) for
cooperatives! or an proof of such registration as stated in the BDS3
()ii :aorFs permit issued b the cit or municipalit #here the
principal place of business of the prospective bidder is located3
+.
()iii Statement of all its ongoing and completed government and
private contracts #ithin the period stated in the BDS! including contracts
a#arded but not et started! if an) The statement shall include! for each
contract! the follo#ing2
()iii)+) name of the contract3
()iii);) date of the contract3
()iii)9) 4inds of Goods3
()iii)0) amount of contract and value of outstanding contracts3
()iii)D) date of deliver3 and
()iii)=) end userFs acceptance or official receipt(s) issued for the
contract! if completed)
()iv -udited financial statements! stamped BreceivedC b the
Bureau of &nternal Revenue (B&R) or its dul accredited and authoriKed
institutions! for the preceding calendar ear! #hich should not be earlier than
t#o (;) ears from bid submission3
()v @%CC computation or C(C in accordance #ith ITB Clause )
+)+<)3 and
Class BBC Document2
()i &f applicable! the G7- in case the ,oint venture is alread in
e*istence! or dul notariKed statements from all the potential ,oint venture
partners stating that the #ill enter into and abide b the provisions of the G7-
in the instance that the bid is successful)
()b Technical Documents E
()i Bid securit in accordance #ith ITB Clause )+)+.)) &f the
Bidder opts to submit the bid securit in the form of2
()i)+) a ban4 draft$guarantee or an irrevocable letter of credit
issued b a foreign ban4! it shall be accompanied b a confirmation from a
'niversal or Commercial Ban43 or
()i);) a suret bond! it shall be accompanied b a certification
b the &nsurance Commission that the suret or insurance compan is
authoriKed to issue such instruments3
()ii Conformit #ith technical specifications! as enumerated and
specified in Sections 7& and 7&& of the Bidding Documents3 and
()iii S#orn statement in accordance #ith Section ;D);(a)(iv) of the
&RR of R- .+/0 and using the form prescribed in Section 7&&&) Bidding
%orms)
;?
)+);) Document1 Com3ri1in9 the Bid; Fin"nci"4 Com3onent
)+)9) 'nless other#ise stated in the BDS! the financial component of the bid
shall contain the follo#ing2
()a %inancial Bid %orm! #hich includes bid prices and the bill of 1uantities
and the applicable Price Schedules! in accordance #ith ITB Clauses )+)<) and )
+)+?)3
()b &f the Bidder claims preference as a Domestic Bidder or Domestic
6ntit! a certification from the DT&! S6C! or CD- issued in accordance #ith
ITB Clause )+)D<)! unless other#ise provided in the BDS3 and
()c -n other document related to the financial component of the bid as
stated in the BDS)
)+)0) (a) 'nless other#ise stated in the BDS8 all bids that e*ceed the -BC
shall not be accepted)
(b) 'nless other#ise indicated in the BDS! for foreign"funded
procurement! a ceiling ma be applied to bid prices provided the
follo#ing conditions are met2
(i) Bidding Documents are obtainable free of charge on a freel
accessible #ebsite) &f pament of Bidding Documents is re1uired
b the procuring entit! pament could be made upon the
submission of bids)
(ii) The procuring entit has procedures in place to ensure that the
-BC is based on recent estimates made b the responsible unit of
the procuring entit and that the estimates reflect the 1ualit!
supervision and ris4 and inflationar factors! as #ell as prevailing
mar4et prices! associated #ith the tpes of #or4s or goods to be
procured)
(iii) The procuring entit has trained cost estimators on estimating
prices and analKing bid variances)
(iv) The procuring entit has established a sstem to monitor and
report bid prices relative to -BC and engineerFs$procuring
entitFs estimate)
(v) The procuring entit has established a sstem to monitor and
report bid prices relative to -BC and procuring entitFs estimate)
The procuring entit has established a monitoring and evaluation
sstem for contract implementation to provide a feedbac4 on
actual total costs of goods and #or4s)
)+)D) #4tern"ti2e Bid1
;+
-lternative Bids shall be re,ected) %or this purpose! alternative bid is an offer made b
a Bidder in addition or as a substitute to its original bid #hich ma be included as part
of its original bid or submitted separatel there#ith for purposes of bidding) - bid
#ith options is considered an alternative bid regardless of #hether said bid proposal is
contained in a single envelope or submitted in t#o (;) or more separate bid envelopes)
)+)=) Bid Price1
)+)<) The Bidder shall complete the appropriate Price Schedules included
herein! stating the unit prices! total price per item! the total amount and the
e*pected countries of origin of the Goods to be supplied under this Pro,ect)
)+)/) The Bidder shall fill in rates and prices for all items of the Goods
described in the Bill of Juantities) Bids not addressing or providing all of the
re1uired items in the Bidding Documents including! #here applicable! Bill of
Juantities! shall be considered non"responsive and! thus! automaticall
dis1ualified) &n this regard! #here a re1uired item is provided! but no price is
indicated! the same shall be considered as non"responsive! but specifing a Q?Q
(Kero) for the said item #ould mean that it is being offered for free to the
Government)
)+).) The terms 6* Aor4s (68A)! Cost! &nsurance and %reight (C&%)! Cost
and &nsurance Paid to (C&P)! Delivered Dut Paid (DDP)! and other trade
terms used to describe the obligations of the parties! shall be governed b the
rules prescribed in the current edition of the &nternational Commercial Terms
(&@COT6R:S) published b the &nternational Chamber of Commerce! Paris)
)+)+?) Prices indicated on the Price Schedule shall be entered separatel in the
follo#ing manner2
()a %or Goods offered from #ithin the Procuring 6ntitFs countr2
()i The price of the Goods 1uoted 68A (e* #or4s! e* factor! e*
#arehouse! e* sho#room! or off"the"shelf! as applicable)! including all
customs duties and sales and other ta*es alread paid or paable2
()i)+) on the components and ra# material used in the
manufacture or assembl of Goods 1uoted e* #or4s or e* factor3 or
()i);) on the previousl imported Goods of foreign origin
1uoted e* #arehouse! e* sho#room! or off"the"shelf and an Procuring 6ntit
countr sales and other ta*es #hich #ill be paable on the Goods if the
contract is a#arded)
()ii The price for inland transportation! insurance! and other local
costs incidental to deliver of the Goods to their final destination)
()iii The price of other (incidental) services! if an! listed in the
BDS)
()b %or Goods offered from abroad2
;;
()i 'nless other#ise stated in the BDS! the price of the Goods
shall be 1uoted DDP #ith the place of destination in the Philippines as
specified in the BDS) &n 1uoting the price! the Bidder shall be free to use
transportation through carriers registered in an eligible countr) Similarl!
the Bidder ma obtain insurance services from an eligible source countr)
()ii The price of other (incidental) services! if an! listed in the
BDS)
)+)++) Prices 1uoted b the Bidder shall be fi*ed during the BidderFs
performance of the contract and not sub,ect to variation or price escalation on
an account) - bid submitted #ith an ad,ustable price 1uotation shall be
treated as non"responsive and shall be re,ected! pursuant to ITB Clause )+)00))
-ll bid prices shall be considered as fi*ed prices! and therefore not
sub,ect to price escalation during contract implementation! e*cept under
e*traordinar circumstances) 6*traordinar circumstances refer to events that
ma be determined b the @ational 6conomic and Development -uthorit in
accordance #ith the Civil Code of the Philippines! and upon the
recommendation of the Procuring 6ntit) @evertheless! in cases #here the cost
of the a#arded contract is affected b an applicable ne# la#s! ordinances!
regulations! or other acts of the GOP! promulgated after the date of bid
opening! a contract price ad,ustment shall be made or appropriate relief shall
be applied on a no loss"no gain basis)
)+)+;) Bid Currencie1
)+)+9) Prices shall be 1uoted in the follo#ing currencies2
()a %or Goods that the Bidder #ill suppl from #ithin the Philippines! the
prices shall be 1uoted in Philippine Pesos)
()b %or Goods that the Bidder #ill suppl from outside the Philippines! the
prices ma be 1uoted in the currenc(ies) stated in the BDS) 5o#ever! for
purposes of bid evaluation! bids denominated in foreign currencies shall be
converted to Philippine currenc based on the e*change rate as published in
the BSP reference rate bulletin on the da of the bid opening)
)+)+0) &f so allo#ed in accordance #ith ITB Clause )+)+9)! the Procuring
6ntit for purposes of bid evaluation and comparing the bid prices #ill convert
the amounts in various currencies in #hich the bid price is e*pressed to
Philippine Pesos at the foregoing e*change rates)
)+)+D) 'nless other#ise specified in the BDS! pament of the contract price
shall be made in Philippine Pesos)
)+)+=) Bid %"4idit6
)+)+<) Bids shall remain valid for the period specified in the BDS #hich shall
not e*ceed one hundred t#ent (+;?) calendar das from the date of the
opening of bids)
;9
)+)+/) &n e*ceptional circumstances! prior to the e*piration of the Bid validit
period! the Procuring 6ntit ma re1uest Bidders to e*tend the period of
validit of their bids) The re1uest and the responses shall be made in #riting)
The bid securit described in ITB Clause +/ should also be e*tended
corresponding to the e*tension of the bid validit period at the least) - Bidder
ma refuse the re1uest #ithout forfeiting its bid securit! but his bid shall no
longer be considered for further evaluation and a#ard) - Bidder granting the
re1uest shall not be re1uired or permitted to modif its bid)
)+)+.) Bid Securit6
)+);?) The bid securit in the amount stated in the BDS shall be e1ual to the
percentage of the -BC in accordance #ith the follo#ing schedule2
%orm of Bid Securit
-mount of Bid Securit
(61ual to Percentage of the -BC)
()a Cash or cashierFs$managerFs
chec4 issued b a 'niversal or
Commercial Ban4)
T#o percent (;L)
()b Ban4 draft$guarantee or
irrevocable letter of credit issued
b a 'niversal or Commercial
Ban42 Provided! ho#ever! that it
shall be confirmed or
authenticated b a 'niversal or
Commercial Ban4! if issued b a
foreign ban4)
()c Suret bond callable upon
demand issued b a suret or
insurance compan dul certified
b the &nsurance Commission as
authoriKed to issue such securit)
%ive percent (DL)
()d -n combination of the
foregoing)
Proportionate to share of form #ith
respect to total amount of securit
%or biddings conducted b (G's! the Bidder ma also submit bid securities in
the form of cashierFs$managerFs chec4! ban4 draft$guarantee! or irrevocable
letter of credit from other ban4s certified b the BSP as authoriKed to issue
such financial statement)
)+);+) The bid securit should be valid for the period specified in the BDS)
-n bid not accompanied b an acceptable bid securit shall be re,ected b
the Procuring 6ntit as non"responsive)
)+);;) @o bid securities shall be returned to bidders after the opening of bids
and before contract signing! e*cept to those that failed or declared as post"
dis1ualified! upon submission of a #ritten #aiver of their right to file a motion
for reconsideration and$or protest) Aithout pre,udice on its forfeiture! bid
securities shall be returned onl after the bidder #ith the (o#est Calculated
and Responsive Bid has signed the contract and furnished the performance
;0
securit! but in no case later than the e*piration of the bid securit validit
period indicated in ITB Clause )+);+))
)+);9) 'pon signing and e*ecution of the contract pursuant to ITB Clause )
+)/0)! and the posting of the performance securit pursuant to ITB Clause )
+)/.)! the successful BidderFs bid securit #ill be discharged! but in no case
later than the bid securit validit period as indicated in the ITB Clause )+);+))
)+);0) The bid securit ma be forfeited2
()a if a Bidder2
()i #ithdra#s its bid during the period of bid validit specified in
ITB Clause )+)+=)3
()ii does not accept the correction of errors pursuant to ITB Clause
)+)=0)()b3
()iii fails to submit the re1uirements #ithin the prescribed period or
a finding against their veracit as stated in ITB Clause )+)<?)3
()iv submission of eligibilit re1uirements containing false
information or falsified documents3
()v submission of bids that contain false information or falsified
documents! or the concealment of such information in the bids in order to
influence the outcome of eligibilit screening or an other stage of the public
bidding3
()vi allo#ing the use of oneFs name! or using the name of another
for purposes of public bidding3
()vii #ithdra#al of a bid! or refusal to accept an a#ard! or enter into
contract #ith the Government #ithout ,ustifiable cause! after the Bidder had
been ad,udged as having submitted the (o#est Calculated and Responsive
Bid3
()viii refusal or failure to post the re1uired performance securit
#ithin the prescribed time3
()i* refusal to clarif or validate in #riting its bid during post"
1ualification #ithin a period of seven (<) calendar das from receipt of the
re1uest for clarification3
()* an documented attempt b a bidder to undul influence the
outcome of the bidding in his favor3
()*i failure of the potential ,oint venture partners to enter into the
,oint venture after the bid is declared successful3 or
()*ii all other acts that tend to defeat the purpose of the competitive
bidding! such as habituall #ithdra#ing from bidding! submitting late Bids or
;D
patentl insufficient bid! for at least three (9) times #ithin a ear! e*cept for
valid reasons)
()b if the successful Bidder2
()i fails to sign the contract in accordance #ith ITB Clause )+)/0)3
or
()ii fails to furnish performance securit in accordance #ith ITB
Clause )+)/.))
)+);D) Form"t "nd Si9nin9 o! Bid1
)+);=) Bidders shall submit their bids through their dul authoriKed
representative using the appropriate forms provided in Section 7&&&) Bidding
%orms on or before the deadline specified in the ITB Clauses )+)9<) in t#o (;)
separate sealed bid envelopes! and #hich shall be submitted simultaneousl)
The first shall contain the technical component of the bid! including the
eligibilit re1uirements under ITB Clause )+)+)! and the second shall contain
the financial component of the bid)
)+);<) %orms as mentioned in ITB Clause )+);=) must be completed #ithout
an alterations to their format! and no substitute form shall be accepted) -ll
blan4 spaces shall be filled in #ith the information re1uested)
)+);/) The Bidder shall prepare and submit an original of the first and second
envelopes as described in ITB Clauses )+)0+) and )+);)) &n the event of an
discrepanc bet#een the original and the copies! the original shall prevail)
)+);.) The bid! e*cept for unamended printed literature! shall be signed! and
each and ever page thereof shall be initialed! b the dul authoriKed
representative$s of the Bidder)
)+)9?) -n interlineations! erasures! or over#riting shall be valid onl if the
are signed or initialed b the dul authoriKed representative$s of the Bidder)
)+)9+) Se"4in9 "nd M"r<in9 o! Bid1
)+)9;) Bidders shall enclose their original eligibilit and technical documents
described in ITB Clause )+)0+) in one sealed envelope mar4ed BOR&G&@-( "
T6C5@&C-( CO:PO@6@TC! and the original of their financial component
in another sealed envelope mar4ed BOR&G&@-( " %&@-@C&-(
CO:PO@6@TC! sealing them all in an outer envelope mar4ed BOR&G&@-(
B&DC)
)+)99) 6ach cop of the first and second envelopes shall be similarl sealed
dul mar4ing the inner envelopes as BCOP> @O) HHH " T6C5@&C-(
CO:PO@6@TC and BCOP> @O) HHH E %&@-@C&-( CO:PO@6@TC and
the outer envelope as BCOP> @O) HHHC! respectivel) These envelopes
containing the original and the copies shall then be enclosed in one single
envelope)
;=
)+)90) The original and the number of copies of the Bid as indicated in the
BDS shall be tped or #ritten in indelible in4 and shall be signed b the
bidder or its dul authoriKed representative$s)
)+)9D) -ll envelopes shall2
()a contain the name of the contract to be bid in capital letters3
()b bear the name and address of the Bidder in capital letters3
()c be addressed to the Procuring 6ntitFs B-C in accordance #ith ITB
Clause )+);)3
()d bear the specific identification of this bidding process indicated in the
ITB Clause )+)9)3 and
()e bear a #arning BDO @OT OP6@ B6%OR6RC the date and time for
the opening of bids! in accordance #ith ITB Clause )+)9<))
)+)9=) &f bids are not sealed and mar4ed as re1uired! the Procuring 6ntit #ill
assume no responsibilit for the misplacement or premature opening of the
bid)
D$ Submi11ion "nd O3enin9 o! Bid1
)+)9<) De"d4ine !or Submi11ion o! Bid1
Bids must be received b the Procuring 6ntitFs B-C at the address and on or before
the date and time indicated in the BDS)
)+)9/) L"te Bid1
-n bid submitted after the deadline for submission and receipt of bids prescribed b
the Procuring 6ntit! pursuant to ITB Clause )+)9<)! shall be declared B(ateC and shall
not be accepted b the Procuring 6ntit)
)+)9.) Modi!ic"tion "nd 7ithdr"="4 o! Bid1
)+)0?) The Bidder ma modif its bid after it has been submitted3 provided
that the modification is received b the Procuring 6ntit prior to the deadline
prescribed for submission and receipt of bids) The Bidder shall not be allo#ed
to retrieve its original bid! but shall be allo#ed to submit another bid e1uall
sealed! properl identified! lin4ed to its original bid mar4ed as BT6C5@&C-(
:OD&%&C-T&O@C or B%&@-@C&-( :OD&%&C-T&O@C and stamped
BreceivedC b the B-C) Bid modifications received after the applicable
deadline shall not be considered and shall be returned to the Bidder unopened)
)+)0+) - Bidder ma! through a (etter of Aithdra#al! #ithdra# its bid after it
has been submitted! for valid and ,ustifiable reason3 provided that the (etter of
Aithdra#al is received b the Procuring 6ntit prior to the deadline
prescribed for submission and receipt of bids)
;<
)+)0;) Bids re1uested to be #ithdra#n in accordance #ith ITB Clause )+)0?)
shall be returned unopened to the Bidders) - Bidder ma also e*press its
intention not to participate in the bidding through a letter #hich should reach
and be stamped b the B-C before the deadline for submission and receipt of
bids) - Bidder that #ithdra#s its bid shall not be permitted to submit another
bid! directl or indirectl! for the same contract)
)+)09) @o bid ma be modified after the deadline for submission of bids) @o
bid ma be #ithdra#n in the interval bet#een the deadline for submission of
bids and the e*piration of the period of bid validit specified b the Bidder on
the %inancial Bid %orm) Aithdra#al of a bid during this interval shall result in
the forfeiture of the BidderFs bid securit! pursuant to ITB Clause )+);0)! and
the imposition of administrative! civil and criminal sanctions as prescribed b
R- .+/0 and its &RR)
)+)00) O3enin9 "nd Pre4imin"r6 E>"min"tion o! Bid1
)+)0D) The B-C shall open the first bid envelopes of Bidders in public as
specified in the BDS to determine each BidderFs compliance #ith the
documents prescribed in ITB Clause )+)0+)) %or this purpose! the B-C shall
chec4 the submitted documents of each bidder against a chec4list of re1uired
documents to ascertain if the are all present! using a non"discretionar
Bpass$failC criterion) &f a bidder submits the re1uired document! it shall be
rated BpassedC for that particular re1uirement) &n this regard! bids that fail to
include an re1uirement or are incomplete or patentl insufficient shall be
considered as BfailedC) Other#ise! the B-C shall rate the said first bid
envelope as BpassedC)
)+)0=) 'nless other#ise specified in the BDS! immediatel after determining
compliance #ith the re1uirements in the first envelope! the B-C shall
forth#ith open the second bid envelope of each remaining eligible bidder
#hose first bid envelope #as rated BpassedC) The second envelope of each
compling bidder shall be opened #ithin the same da) &n case one or more of
the re1uirements in the second envelope of a particular bid is missing!
incomplete or patentl insufficient! and$or if the submitted total bid price
e*ceeds the -BC unless other#ise provided in ITB Clause )+)0)! the B-C
shall rate the bid concerned as BfailedC) Onl bids that are determined to
contain all the bid re1uirements for both components shall be rated BpassedC
and shall immediatel be considered for evaluation and comparison.
)+)0<) (etters of #ithdra#al shall be read out and recorded during bid
opening! and the envelope containing the corresponding #ithdra#n bid shall
be returned to the Bidder unopened) &f the #ithdra#ing BidderFs
representative is in attendance! the original bid and all copies thereof shall be
returned to the representative during the bid opening) &f the representative is
not in attendance! the bid shall be returned unopened b registered mail) The
Bidder ma #ithdra# its bid prior to the deadline for the submission and
receipt of bids! provided that the corresponding (etter of Aithdra#al contains
a valid authoriKation re1uesting for such #ithdra#al! sub,ect to appropriate
administrative sanctions)
;/
)+)0/) &f a Bidder has previousl secured a certification from the Procuring
6ntit to the effect that it has previousl submitted the above"enumerated
Class B-C Documents! the said certification ma be submitted in lieu of the
re1uirements enumerated in ITB Clause )+)+)()a! items (i) to (v))
)+)0.) &n the case of an eligible foreign Bidder as described in ITB Clause )
+)+;)! the Class B-C Documents described in ITB Clause )+)+)()a ma be
substituted #ith the appropriate e1uivalent documents! if an! issued b the
countr of the foreign Bidder concerned)
)+)D?) 6ach partner of a ,oint venture agreement shall li4e#ise submit the
re1uirements in ITB Clauses )+)+)()a()i and )+)+)()a()ii) Submission of
documents re1uired under ITB Clauses )+)+)()a()iii to )+)+)()a()v b an of the
,oint venture partners constitutes compliance)
)+)D+) - Bidder determined as BfailedC has three (9) calendar das upon
#ritten notice or! if present at the time of bid opening! upon verbal
notification! #ithin #hich to file a re1uest or motion for reconsideration #ith
the B-C2 Provided! ho#ever! that the motion for reconsideration shall not be
granted if it is established that the finding of failure is due to the fault of the
Bidder concerned2 Provided! further! that the B-C shall decide on the re1uest
for reconsideration #ithin seven (<) calendar das from receipt thereof) &f a
failed Bidder signifies his intent to file a motion for reconsideration! the B-C
shall 4eep the bid envelopes of the said failed Bidder unopened and$or dul
sealed until such time that the motion for reconsideration or protest has been
resolved)
)+)D;) The Procuring 6ntit shall prepare the minutes of the proceedings of the
bid opening that shall include! as a minimum2 (a) names of Bidders! their bid
price! bid securit! findings of preliminar e*amination3 and (b) attendance
sheet) The B-C members shall sign the abstract of bids as read)
E$ E2"4u"tion "nd Com3"ri1on o! Bid1
)+)D9) Proce11 to be Con!identi"4
)+)D0) :embers of the B-C! including its staff and personnel! as #ell as its
Secretariat and TAG! are prohibited from ma4ing or accepting an 4ind of
communication #ith an bidder regarding the evaluation of their bids until the
issuance of the @otice of -#ard! unless other#ise allo#ed in the case of ITB
Clause ;=)
)+)DD) -n effort b a bidder to influence the Procuring 6ntit in the
Procuring 6ntitFs decision in respect of bid evaluation! bid comparison or
contract a#ard #ill result in the re,ection of the BidderFs bid)
)+)D=) C4"ri!ic"tion o! Bid1
To assist in the evaluation! comparison! and post"1ualification of the bids! the
Procuring 6ntit ma as4 in #riting an Bidder for a clarification of its bid) -ll
;.
responses to re1uests for clarification shall be in #riting) -n clarification submitted
b a Bidder in respect to its bid and that is not in response to a re1uest b the
Procuring 6ntit shall not be considered)
)+)D<) Dome1tic Pre!erence
)+)D/) 'nless other#ise stated in the BDS! the Procuring 6ntit #ill grant a
margin of preference for the purpose of comparison of bids in accordance #ith
the follo#ing2
()a The preference shall be applied #hen (i) the lo#est %oreign Bid is
lo#er than the lo#est bid offered b a Domestic Bidder! or (ii) the lo#est bid
offered b a non"Philippine national is lo#er than the lo#est bid offered b a
Domestic 6ntit)
()b %or evaluation purposes! the lo#est %oreign Bid or the bid offered b a
non"Philippine national shall be increased b fifteen percent (+DL))
()c &n the event that (i) the lo#est bid offered b a Domestic 6ntit does
not e*ceed the lo#est %oreign Bid as increased! or (ii) the lo#est bid offered
b a non"Philippine national as increased! then the Procuring 6ntit shall
a#ard the contract to the Domestic Bidder$6ntit at the amount of the lo#est
%oreign Bid or the bid offered b a non"Philippine national! as the case ma
be)
()d &f the Domestic 6ntit$Bidder refuses to accept the a#ard of contract at
the amount of the %oreign Bid or bid offered b a non"Philippine national
#ithin t#o (;) calendar das from receipt of #ritten advice from the B-C! the
Procuring 6ntit shall a#ard to the bidder offering the %oreign Bid or the non"
Philippine national! as the case ma be! sub,ect to post"1ualification and
submission of all the documentar re1uirements under these Bidding
Documents)
)+)D.) - Bidder ma be granted preference as a Domestic 6ntit sub,ect to the
certification from the DT& (in case of sole proprietorships)! S6C (in case of
partnerships and corporations)! or CD- (in case of cooperatives) that the (a)
sole proprietor is a citiKen of the Philippines or the partnership! corporation!
cooperative! or association is dul organiKed under the la#s of the Philippines
#ith at least sevent five percent (<DL) of its interest or outstanding capital
stoc4 belonging to citiKens of the Philippines! (b) habituall established in
business and habituall engaged in the manufacture or sale of the merchandise
covered b his bid! and (c) the business has been in e*istence for at least five
(D) consecutive ears prior to the advertisement and$or posting of the
&nvitation to Bid for this Pro,ect)
)+)=?) - Bidder ma be granted preference as a Domestic Bidder sub,ect to
the certification from the DT& that the Bidder is offering unmanufactured
articles! materials or supplies of the gro#th or production of the Philippines! or
manufactured articles! materials! or supplies manufactured or to be
manufactured in the Philippines substantiall from articles! materials! or
9?
supplies of the gro#th! production! or manufacture! as the case ma be! of the
Philippines)
)+)=+) Det"i4ed E2"4u"tion "nd Com3"ri1on o! Bid1
)+)=;) The Procuring 6ntit #ill underta4e the detailed evaluation and
comparison of bids #hich have passed the opening and preliminar
e*amination of bids! pursuant to ITB Clause )+)00)! in order to determine the
(o#est Calculated Bid)
)+)=9) The (o#est Calculated Bid shall be determined in t#o steps2
()a The detailed evaluation of the financial component of the bids! to
establish the correct calculated prices of the bids3 and
()b The ran4ing of the total bid prices as so calculated from the lo#est to
the highest) The bid #ith the lo#est price shall be identified as the (o#est
Calculated Bid)
)+)=0) The Procuring 6ntitSs B-C shall immediatel conduct a detailed
evaluation of all bids rated Bpassed!C using non"discretionar pass$fail criteria)
'nless other#ise specified in the BDS! the B-C shall consider the follo#ing
in the evaluation of bids2
()a Completeness of the bid) 'nless the &TB specificall allo#s partial
bids! bids not addressing or providing all of the re1uired items in the Schedule
of Re1uirements including! #here applicable! bill of 1uantities! shall be
considered non"responsive and! thus! automaticall dis1ualified) &n this regard!
#here a re1uired item is provided! but no price is indicated! the same shall be
considered as non"responsive! but specifing a Q?Q (Kero) for the said item
#ould mean that it is being offered for free to the Procuring 6ntit3 and
()b -rithmetical corrections) Consider computational errors and omissions
to enable proper comparison of all eligible bids) &t ma also consider bid
modifications! if allo#ed in the BDS) -n ad,ustment shall be calculated in
monetar terms to determine the calculated prices)
)+)=D) Based on the detailed evaluation of bids! those that compl #ith the
above"mentioned re1uirements shall be ran4ed in the ascending order of their
total calculated bid prices! as evaluated and corrected for computational errors!
discounts and other modifications! to identif the (o#est Calculated Bid)
Total calculated bid prices! as evaluated and corrected for computational
errors! discounts and other modifications! #hich e*ceed the -BC shall not be
considered! unless other#ise indicated in the BDS)
)+)==) The Procuring 6ntitFs evaluation of bids shall onl be based on the bid
price 1uoted in the %inancial Bid %orm)
)+)=<) Bids shall be evaluated on an e1ual footing to ensure fair competition)
%or this purpose! all bidders shall be re1uired to include in their bids the cost
of all ta*es! such as! but not limited to! value added ta* (7-T)! income ta*!
9+
local ta*es! and other fiscal levies and duties #hich shall be itemiKed in the bid
form and reflected in the detailed estimates) Such bids! including said ta*es!
shall be the basis for bid evaluation and comparison)
)+)=/) Po1t/,u"4i!ic"tion
)+)=.) The Procuring 6ntit shall determine to its satisfaction #hether the
Bidder that is evaluated as having submitted the (o#est Calculated Bid ((CB)
complies #ith and is responsive to all the re1uirements and conditions
specified in ITB Clauses )+)+;)! )+)0+)! and )+);))
)+)<?) Aithin a non"e*tendible period of three (9) calendar das from receipt
b the bidder of the notice from the B-C that it submitted the (CB! the Bidder
shall submit the follo#ing documentar re1uirements2
()a Ta* clearance per 6*ecutive Order 9./! Series of ;??D3
()b (atest income and business ta* returns in the form specified in the
BDS3
()c Certificate of PhilG6PS Registration3 and
()d Other appropriate licenses and permits re1uired b la# and stated in
the BDS)
%ailure of the Bidder declared as (o#est Calculated Bid to dul submit the
re1uirements under this Clause or a finding against the veracit of such shall
be ground for forfeiture of the bid securit and dis1ualification of the Bidder
for a#ard)
)+)<+) The determination shall be based upon an e*amination of the
documentar evidence of the BidderFs 1ualifications submitted pursuant to
ITB Clauses )+)0+) and )+);)! as #ell as other information as the Procuring
6ntit deems necessar and appropriate! using a non"discretionar Bpass$failC
criterion)
)+)<;) &f the B-C determines that the Bidder #ith the (o#est Calculated Bid
passes all the criteria for post"1ualification! it shall declare the said bid as the
(o#est Calculated Responsive Bid! and recommend to the 5ead of the
Procuring 6ntit the a#ard of contract to the said Bidder at its submitted price
or its calculated bid price! #hichever is lo#er)
)+)<9) - negative determination shall result in re,ection of the BidderFs Bid! in
#hich event the Procuring 6ntit shall proceed to the ne*t (o#est Calculated
Bid to ma4e a similar determination of that BidderFs capabilities to perform
satisfactoril) &f the second Bidder! ho#ever! fails the post 1ualification! the
procedure for post 1ualification shall be repeated for the Bidder #ith the ne*t
(o#est Calculated Bid! and so on until the (o#est Calculated Responsive Bid
is determined for contract a#ard)
9;
)+)<0) Aithin a period not e*ceeding seven (<) calendar das from the date of
receipt of the recommendation of the B-C! the 5ead of the Procuring 6ntit
shall approve or disapprove the said recommendation) &n the case of GOCCs
and G%&s! the period provided herein shall be fifteen (+D) calendar das)
)+)<D) 'e1er2"tion C4"u1e
)+)<=) @ot#ithstanding the eligibilit or post"1ualification of a Bidder! the
Procuring 6ntit concerned reserves the right to revie# its 1ualifications at
an stage of the procurement process if it has reasonable grounds to believe
that a misrepresentation has been made b the said Bidder! or that there has
been a change in the BidderFs capabilit to underta4e the pro,ect from the time
it submitted its eligibilit re1uirements) Should such revie# uncover an
misrepresentation made in the eligibilit and bidding re1uirements! statements
or documents! or an changes in the situation of the Bidder #hich #ill affect
its capabilit to underta4e the pro,ect so that it fails the preset eligibilit or bid
evaluation criteria! the Procuring 6ntit shall consider the said Bidder as
ineligible and shall dis1ualif it from submitting a bid or from obtaining an
a#ard or contract)
)+)<<) Based on the follo#ing grounds! the Procuring 6ntit reserves the right
to re,ect an and all bids! declare a failure of bidding at an time prior to the
contract a#ard! or not to a#ard the contract! #ithout thereb incurring an
liabilit! and ma4e no assurance that a contract shall be entered into as a result
of the bidding2
()a &f there is pri"a facie evidence of collusion bet#een appropriate public
officers or emploees of the Procuring 6ntit! or bet#een the B-C and an of
the Bidders! or if the collusion is bet#een or among the bidders themselves! or
bet#een a Bidder and a third part! including an act #hich restricts!
suppresses or nullifies or tends to restrict! suppress or nullif competition3
()b &f the Procuring 6ntitFs B-C is found to have failed in follo#ing the
prescribed bidding procedures3 or
()c %or an ,ustifiable and reasonable ground #here the a#ard of the
contract #ill not redound to the benefit of the GOP as follo#s2
()i &f the phsical and economic conditions have significantl
changed so as to render the pro,ect no longer economicall! financiall or
technicall feasible as determined b the head of the procuring entit3
()ii &f the pro,ect is no longer necessar as determined b the head
of the procuring entit3 and
()iii &f the source of funds for the pro,ect has been #ithheld or
reduced through no fault of the Procuring 6ntit)
)+)</) &n addition! the Procuring 6ntit ma li4e#ise declare a failure of
bidding #hen2
99
()a @o bids are received3
()b -ll prospective Bidders are declared ineligible3
()c -ll bids fail to compl #ith all the bid re1uirements or fail post"
1ualification3 or
()d The Bidder #ith the (o#est Calculated Responsive Bid ((CRB)
refuses! #ithout ,ustifiable cause to accept the a#ard of contract! and no a#ard
is made)
F$ #="rd o! Contr"ct
)+)<.) Contr"ct #="rd
)+)/?) Sub,ect to ITB Clause )+)=/)! the Procuring 6ntit shall a#ard the
contract to the Bidder #hose bid has been determined to be the (CRB)
)+)/+) Prior to the e*piration of the period of bid validit! the Procuring 6ntit
shall notif the successful Bidder in #riting that its bid has been accepted!
through a @otice of -#ard received personall or sent b registered mail or
electronicall! receipt of #hich must be confirmed in #riting #ithin t#o (;)
das b the Bidder #ith the (CRB and submitted personall or sent b
registered mail or electronicall to the Procuring 6ntit)
)+)/;) @ot#ithstanding the issuance of the @otice of -#ard! a#ard of contract
shall be sub,ect to the follo#ing conditions2
()a Submission of the valid G7-! if applicable! #ithin ten (+?) calendar
das from receipt b the Bidder of the notice from the B-C that the Bidder
has the (CRB3
()b Posting of the performance securit in accordance #ith ITB Clause )
+)/.)3
()c Signing of the contract as provided in ITB Clause )+)/0)3 and
()d -pproval b higher authorit! if re1uired)
)+)/9) -t the time of contract a#ard! the Procuring 6ntit shall not increase or
decrease the 1uantit of goods originall specified in Section 7&) Schedule of
Re1uirements)
)+)/0) Si9nin9 o! the Contr"ct
)+)/D) -t the same time as the Procuring 6ntit notifies the successful Bidder
that its bid has been accepted! the Procuring 6ntit shall send the Contract
%orm to the Bidder! #hich contract has been provided in the Bidding
Documents! incorporating therein all agreements bet#een the parties)
90
)+)/=) Aithin ten (+?) calendar das from receipt of the @otice of -#ard! the
successful Bidder shall post the re1uired performance securit and sign and
date the contract and return it to the Procuring 6ntit)
)+)/<) The Procuring 6ntit shall enter into contract #ith the successful Bidder
#ithin the same ten (+?) calendar da period provided that all the documentar
re1uirements are complied #ith)
)+)//) The follo#ing documents shall form part of the contract2
()a Contract -greement3
()b Bidding Documents3
()c Ainning bidderFs bid! including the Technical and %inancial Proposals!
and all other documents$statements submitted3
()d Performance Securit3
()e Credit line in accordance #ith ITB Clause )+)+<)! if applicable3
()f @otice of -#ard of Contract3 and
()g Other contract documents that ma be re1uired b e*isting la#s and$or
specified in the BDS)
)+)/.) Per!orm"nce Securit6
)+).?) To guarantee the faithful performance b the #inning Bidder of its
obligations under the contract! it shall post a performance securit #ithin a
ma*imum period of ten (+?) calendar das from the receipt of the @otice of
-#ard from the Procuring 6ntit and in no case later than the signing of the
contract)
)+).+) The performance securit shall be denominated in Philippine Pesos and
posted in favor of the Procuring 6ntit in an amount e1ual to the percentage of
the total contract price in accordance #ith the follo#ing schedule2
%orm of Performance Securit
-mount of Performance Securit
(61ual to Percentage of the Total
Contract Price)
()a Cash or
cashierFs$managerFs chec4
issued b a 'niversal or
Commercial Ban4)
%ive percent (DL)
()b Ban4
draft$guarantee or irrevocable
letter of credit issued b a
'niversal or Commercial Ban42
Provided! ho#ever! that it shall
be confirmed or authenticated
9D
b a 'niversal or Commercial
Ban4! if issued b a foreign
ban4)
()c Suret bond
callable upon demand issued b
a suret or insurance compan
dul certified b the &nsurance
Commission as authoriKed to
issue such securit3 and$or
Thirt percent (9?L)
()d -n
combination of the foregoing)
Proportionate to share of form #ith
respect to total amount of securit
)+).;) %ailure of the successful Bidder to compl #ith the above"mentioned
re1uirement shall constitute sufficient ground for the annulment of the a#ard
and forfeiture of the bid securit! in #hich event the Procuring 6ntit shall
initiate and complete the post 1ualification of the second (o#est Calculated
Bid) The procedure shall be repeated until the (CRB is identified and selected
for contract a#ard) 5o#ever if no Bidder passed post"1ualification! the B-C
shall declare the bidding a failure and conduct a re"bidding #ith re"
advertisement)
)+).9) Notice to Proceed
)+).0) Aithin three (9) calendar das from the date of approval of the contract
b the appropriate government approving authorit! the Procuring 6ntit shall
issue its @otice to Proceed to the Bidder)
)+).D) The contract effectivit date shall be provided in the @otice to Proceed
b the Procuring 6ntit! #hich date shall not be later than seven (<) calendar
das from the issuance of the @otice to Proceed)
9=
Section III. Bid Data Sheet
Note1 on the Bid D"t" Sheet
Section &&& is intended to assist the Procuring 6ntit in providing the specific information in
relation to corresponding clauses in the &TB included in Section &&! and has to be prepared
for each specific procurement)
The Procuring 6ntit should specif in the BDS information and re1uirements specific to
the circumstances of the Procuring 6ntit! the processing of the procurement! the
applicable rules regarding bid price and currenc! and the bid evaluation criteria that #ill
appl to the bids) &n preparing Section &&&! the follo#ing aspects should be chec4ed2
(a) &nformation that specifies and complements provisions of Section && must be
incorporated)
(b) -mendments and$or supplements! if an! to provisions of Section && as necessitated
b the circumstances of the specific procurement! must also be incorporated)
9<
Bid D"t" Sheet
ITB C4"u1e
)+);) The Procuring 6ntit is 6astern 7isaas Regional :edical Center
)+)9) The lot(s) and reference is2
Procurement of Securit Services
&B @o) Goods ;?+;"++"++
; The %unding Source is2
The Government of the Philippines (GOP) through the General
-ppropriations -ct$:OO6 C> ;?+; in the amount of Seven :illion One
5undred 6ight Three Thousand Si* 5undred T#ent Pesos (Php
<!+/9!=;?)?? ??)
The name of the Pro,ect is2 Procurement of Securit Services
)+)=) -ll DO5 emploees are e*pected to uphold the Code of Conducts of DO5
(-OT;??<"??0; @orms of Behavior for Officials and 6mploees of the
DO5) in each dealing #ith all procurement activities including declaring
conflict of interest #hen determined at an stage of process and
conse1uentl inhibiting him$her in an deliberation and activities thereafter)
)+)+9) -s State Part of the Aorld 5ealth OrganiKation (A5O)! %rame#or4
Convention on Tobacco Control (%CTC) ratified as treat on -pril ;??D!
the DO5 prohibits participation of an bidder #ith an current engagement
and$or partnership! ,oint sponsorship or an other activit #ith the tobacco
industr)
)+)+0) @one of the circumstances mentioned in the ITB Clause e*ists in this
Pro,ect) %oreign bidders! e*cept those falling under ITB Clause )+)+0)()b!
ma not participate in this Pro,ect)
)+)+=) The Bidder must have completed! at least three (9) ears prior to the
commencement of contract! a single contract that is similar to this Pro,ect!
e1uivalent to at least fift percent (D?L) of the -BC)
%or this purpose! similar contracts shall refer to Procurement of Securit
Services)
D)D @o further instructions)
=)9 *or all other o"issions, the Proc!ring $ntit reserves the right to seek
clarification of bids in accordance with #TB +la!se 2, or at its sole
discretion, to re-ect the bid if the o"ission is regarded as a "atter of
s!bstance.
< @o further instructions.
9/
)+)99) Subcontracting is not allo#ed)
/); B@ot -pplicableC
.)+ The Procuring 6ntit #ill hold a pre"bid conference for this pro,ect on2
@ovember ;?! ;?+;.+2?? P: E D2?? P:
(ibrar Conference Room
6astern 7isaas Regional :edical Center
Tacloban Cit
Only bidders who purchased the bidding documents can participate in
the discussion.
+?)+ The Procuring 6ntitFs address is2
6astern 7isaas Regional :edical Center! Tacloban Cit
Teresita 7) Berenguer! R@!:-@! B-C Chairperson
B-C Secretariat
(?D9) 9;+"/++0
+;)+ The Bidder shall submit the follo#ing 6ligibilit Technical Documents!
"rr"n9ed8 numbered "nd t"bbed as enumerated belo#2
a) 6ligibilit Documents E
b) Class -C Documents2
" Registration certificate from the Securities and
6*change Commission (S6C) including -rticles of
&ncorporation! Department of Trade and &ndustr
(DT&) for sole proprietorship! or Cooperative
Development -uthorit (CD-) for cooperative)
" :aorFs permit issued b the cit or municipalit
#here the principal place of business of the
prospective bidder is located)
" Statement of all its ongoing and completed
government and private contracts #ithin the last
three (9) ears! including contracts a#arded but not
et started! if an) The statement shall include! for
each contract! the follo#ing2
@ame of contract3
9.
Date and status of the contract3
Oinds of Goods3
-mount of contract and value of outstanding
contracts3 Date of deliver3 and
6nd"userFs acceptance or official receipt(s) issued
for the contract! if completed)
" -udited financial statements! stamped BreceivedC b
the Bureau of &nternal Revenue (B&R) or its dul
accredited and authoriKed institutions! for the
preceding calendar ear! #hich should not be earlier
than t#o (;) ears from bid submission3
" @%CC computation at least e1ual to -BC or C(C
(+?L of -BC) in accordance #ith &TB Clause D3
Class BBC Document2
" &f applicable! the G7- in case of the ,oint venture is
alread in e*istence! or dul notariKed statements
from all the potential ,oint venture partners stating
that the #ill enter into and abide b the provisions
of the G7- in the instance that the bid is successful3
and
c) Technical Documents
" P@P (icense to Operate
" P-DP-O Clearance
" @TC Certificate of Registration (for telecom
e1uipment)
" Current and valid firearms license
" :anpo#er re1uirement (please see schedule of
deploment of Securit Guards)
" 61uipment! Supplies and :aterials Re1uirements
(See Section 7&&! Technical Specifications of the
Bidding Documents)
" The bid securit in the form! amount and +;?
calendar das validit period in accordance #ith &TB
Clause +/) &f the Bidder opt to submit the bid
securit of2
a) T#o percent (;L) of cash! or
0?
cashierFs$managerFs chec4 issued b a 'niversal
or commercial Ban4
b) T#o percent (;L) Ban4 draft$guarantee or
irrevocable letter of credit issued b a 'niversal
or Commercial Ban42 Provided! ho#ever! that it
shall be confirmed or authenticated b a
'niversal or Commercial Ban4! if issued b a
foreign ban4)
c) %ive percent (DL) Suret bond callable upon
demand issued b a suret or insurance Compan
dul certified b the &nsurance Commission as
authoriKed to issue such securit)
d) -n combination of the foregoing shall be
proportionate to share of form #ith respect to
total amount of securit)
e) Bid Securing Declaration
/) Dul accomplished and signed technical
specifications using the form as provided for in Section 7&&) Technical
Specifications of the Bidding Documents)
.) S#orn Statement b the Bidder or its dul authoriKed
representative in accordance in the form prescribed b the GPPB as to the
follo#ing2
()a &t is not Bblac4listedC or BbarredC from bidding b
the GOP or an of its agencies! offices! corporations
or (G's! including foreign government$foreign or
international financing institution #hose blac4listing
rules have been recogniKed b the GPPB3
()b 6ach of the documents submitted in satisfaction of
the bidding re1uirements is an authentic cop of the
original! complete! and all statements and
information provided therein are true and correct3
()c &t is authoriKing the 5OP6 or his dul authoriKed
representative$s to verif all the documents
submitted3
()d The signator is the dul authoriKed representative of
the prospective bidder! and granted full po#er and
authorit to do! e*ecute and perform an and all acts
necessar and$or to represent the prospective bidder
in the bidding! #ith the dul notariKed SecretarFs
Certificate attesting to such fact! if the prospective
bidder is a corporation! partnership! cooperative or
0+
,oint venture3
()e &t complies #ith the disclosure provision under
Section 0< of the -ct in relation to other provisions
of R- 9?+.3
()f &t complies #ith the responsibilities of a prospective
or eligible bidder3
()i 5aving ta4en steps to carefull e*amine all of
the bidding documents3
()ii 5aving 4no#ledge all conditions! local or
other#ise! affecting the implementation of
the contract3
()iii 5aving made an estimate of the facilities
available and needed for the contract to be
bid! if an3 and
()iv 5aving complied #ith his responsibilit as
provided for under Section ;;)D)+
+?) Dul notariKed authorit of the signator based on
.)d above3
++) -ll copies of original documents shall be
authenticated b a notar public)
+;) Comprehensive Securit Plan
)+)9)(a)(i) B@o other acceptable proof of registration is recogniKed)C
)+)9)()b(iii) The statement of all ongoing and completed government and private
contracts shall include all such contracts #ithin three (9) ears as provided
in the &nvitation To Bid prior to the deadline for the submission and receipt
of bids)
+9)+ The Bidder shall submit the follo#ing Fin"nci"4 Pro3o1"4 document1
Bid Prices (COST D&STR&B'T&O@ P6R :O@T5)
+9); The -BC is Seven :illion One 5undred 6ight Three Thousand Si*
5undred T#ent Pesos (Php <!+/9!=;?)??) over three (9) ears. -n bid
#ith a financial component e*ceeding each -BC shall not be accepted)
(See Section 7&& of the Bidding Documents))
+D)0(b)(iii) B@o incidental services are re1uired)C
)+)+9)()b /@ot applicable0
+D)D Bid Prices shall be fi*ed) -d,ustable price proposals shall be treated as non"
0;
responsive and shall be re,ected)
+D)= 6*traordinar circumstances refer to events that ma be determined b the
@ational 6conomic and Development -uthorit in accordance #ith the
Civil Code of the Philippines and upon the recommendation of the
Procuring 6ntit)
+=)+(b) The Bid prices for Goods supplied outside from outside the Philippines
shall be 1uoted in Philippine Pesos)
+=)9 @o further instructions)
+<)+ Bids #ill be valid until One 5undred T#ent (+;?) Calendar Das from the
opening of bids)
+/)+ The bid securit shall be in the follo#ing amount2
+) ;L of -BC, if bid securit is in cash! cashierFs$managerFs chec4! issued
b a 'niversal Ban4 or Commercial Ban4) Ban4 Draft$guarantee or
irrevocable letter of credit issued b a 'niversal or Commercial Ban42
Provided! ho#ever! that it shall be confirmed or authenticated b a
'niversal or Commercial Ban4! if issued b a foreign ban4)
;) DL Suret bond callable upon demand issued b a suret or insurance
Compan dul certified b the &nsurance Commission as authoriKed to
issue such securit)
9) -n combination of the foregoing proportionate to share of form #ith
respect to total amount of securit)
0) Bid Securing Declaration
+/); The Bid Securit shall be valid until +;? calendar das from the opening of
bids)
+/)D(a)(iv) The follo#ing as additional grounds for forfeiture of bid securit2
" Submission of eligibilit re1uirements containing
false information or falsified documents)
" Submission of bids that contain false information or
falsified documents! or the concealment of such
information in the bids in order to influence the
outcome of eligibilit screening or an other stage of
the public bidding)
" -llo#ing the use of oneFs name! or using the name
of another for purposes of public bidding)
" Aithdra#al of a bid! or refusal to accept an a#ard! or
enter into contract #ith the Government #ithout
,ustifiable cause! after the Bidder had been ad,udged
09
as having submitted the (o#est Calculated and
Responsive Bid)
" Refusal or failure to post the re1uired performance
securit #ithin the prescribed time)
" Refusal to clarif or validate in #riting its bid during
post"1ualification #ithin a period of seven (<)
calendar das from receipt of the re1uest for
clarification)
" -n documented unsolicited attempt b a bidder to
undul influence the outcome of the bidding in his
favor)
" %ailure of the potential ,oint venture partners to enter
into the ,oint venture after the bid is declared as
successful)
-ll other acts that tend to defeat the purpose of the competitive bidding!
such as habituall #ithdra#ing from bidding! submitting late bids or
patentl insufficient bid! for at least three (9) times #ithin a ear! e*cept for
valid reasons)
+/)D(b)(iii) @o further instructions)
;?)+ @o further instructions.
;?)9 6ach Bidder shall submit one (+) original and t#o (;) copies of the first and
second components of its bid)
;+ The address for submission of bids is2
(ibrar Conference Room
Second %loor! 6astern 7isaas Regional :edical Center
Tacloban Cit
The deadline for submission of bids is +?2?? a)m)! December 9! ;?+;)
;0)+ The place of bid opening is2
(ibrar Conference Room
Second %loor! 6astern 7isaas Regional :edical Center
Tacloban Cit
The date and time of bid opening is +?2?? a)m)! December 9! ;?+;)
;D)+ @o further instructions
00
;<)+ @o further instructions
;/)9 Grou3in9 "nd E2"4u"tion o! Lot1 E
$ach ite" to be eval!ated and co"pared with other Bids separatel and
reco""ended for contract award separatel.
;/)D @o further &nstructions
;.);(b) Bidders have option to s!b"it "an!all filed ta% ret!rns or ta% ret!rns
filed thro!gh the $lectronic *iling and Pa"ents Sste".
1'T$2 The latest inco"e and b!siness ta% ret!rns are those within the last
si% "onths preceding the date of bid s!b"ission.
;.);(d) The (CB shall submit the follo#ing documentar re1uirements #ithin a
non-e%tendible period of three (() calendar das from receipt of the
notification)
(a) Ta* clearance certificate issued b B&R main office Collection
6nforcement Division (per 6*ecutive Order 9./! Series of ;??D)3
(b) (atest -nnual Ta* Return filed thru 6lectronic %iling and Pament
Sstems or manuall filed and must be dul validated #ith the ta*
paments made thereon for the preceding Ta* >ear be it on a
calendar or fiscal ear income (per Revenue Regulations 9";??D)3
(c) (atest Business Ta* Return filed thru 6lectronic %iling and Pament
Sstem dul validated #ith the ta* paments made thereon also
refers to the 7alue -dded Ta* or Percentage Ta* Returns covering
the previous si* (=) months (per Revenue Regulations 9";??D)3
(d) 7alid and current certificate of PhilG6PS Registration3
*ail!re of the Bidder declared as 3+B to d!l s!b"it the re4!ire"ents
stated above or a finding against the veracit of s!ch shall be gro!nd for
forfeit!re of the bid sec!rit and dis4!alif the Bidder for award.
9;)0(g) @one)
90); The effective date of the Contract is the date of the SupplierFs receipt of the
@otice to Proceed)
0D
Section IV. General onditions o! ontract
Note1 on the Gener"4 Condition1 o! Contr"ct
The GCC in Section &7! read in con,unction #ith the SCC in Section 7 and other
documents listed therein! should be a complete document e*pressing all the rights and
obligations of the parties)
The GCC herein shall not be altered) -n changes and complementar information! #hich
ma be needed! shall be introduced onl through the SCC in Section 7)
0=
T#BLE OF CONTENTS
$$$SCOPE OF BID$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
$$+$SOU'CE OF FUNDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
$$?$CO''UPT8 F'#UDULENT8 COLLUSI%E8 #ND COE'CI%E
P'#CTICES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
$$($CONFLICT OF INTE'EST$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)
$$2$ELIGIBLE BIDDE'S$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+
$$-$BIDDE':S 'ESPONSIBILITIES $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&
$$2*$O'IGIN OF GOODS $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*
$$2-$SUBCONT'#CTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$-
$$)2$P'E/BID CONFE'ENCE$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$-
$$)&$CL#'IFIC#TION #ND #MENDMENT OF BIDDING DOCUMENTS
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$-
$$+0$L#NGU#GE OF BID$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$(
$$+$DOCUMENTS COMP'ISING THE BID; ELIGIBILIT5 #ND
TECHNIC#L COMPONENTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$(
$$2$DOCUMENTS COMP'ISING THE BID; FIN#NCI#L COMPONENT
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
$$?$#LTE'N#TI%E BIDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
$$&$BID P'ICES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$22
$$2$BID CU''ENCIES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2)
$$&$BID %#LIDIT5$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2)
$$($BID SECU'IT5$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2+
$$2?$FO'M#T #ND SIGNING OF BIDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2&
$$)$SE#LING #ND M#'@ING OF BIDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2&
$$)*$DE#DLINE FO' SUBMISSION OF BIDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2*
$$)-$L#TE BIDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2*
$$)($MODIFIC#TION #ND 7ITHD'#7#L OF BIDS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2*
$$++$OPENING #ND P'ELIMIN#'5 E.#MIN#TION OF BIDS $$$$$$$$$$2-
$$?)$P'OCESS TO BE CONFIDENTI#L $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2(
$$?&$CL#'IFIC#TION OF BIDS $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2(
0<
$$?*$DOMESTIC P'EFE'ENCE$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)0
$$&$DET#ILED E%#LU#TION #ND COMP#'ISON OF BIDS$$$$$$$$$$$$$)
$$&-$POST/,U#LIFIC#TION$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)2
$$*?$'ESE'%#TION CL#USE$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$))
$$*($CONT'#CT #7#'D$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)+
$$-+$SIGNING OF THE CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)+
$$-($PE'FO'M#NCE SECU'IT5$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)?
$$()$NOTICE TO P'OCEED$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)&
$DEFINITIONS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?0
$$2$CO''UPT8 F'#UDULENT8 COLLUSI%E8 #ND COE'CI%E
P'#CTICES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?
$$?$INSPECTION #ND #UDIT B5 THE FUNDING SOU'CE$$$$$$$$$$$$$$$$$?2
$$&$GO%E'NING L#7 #ND L#NGU#GE$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?2
$$($NOTICES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?2
$$2$SCOPE OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?2
$$?$SUBCONT'#CTING$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?)
$$-$P'OCU'ING ENTIT5:S 'ESPONSIBILITIES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?)
$$2$P'ICES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?)
$$2+$P#5MENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?)
$$2($#D%#NCE P#5MENT #ND TE'MS OF P#5MENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?+
$$))$T#.ES #ND DUTIES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$??
$$)+$PE'FO'M#NCE SECU'IT5$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$??
$$+0$USE OF CONT'#CT DOCUMENTS #ND INFO'M#TION$$$$$$$$$$$$??
$$+)$ST#ND#'DS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?&
$$++$INSPECTION #ND TESTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?&
$$?0$7#''#NT5$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?&
$$?&$DEL#5S IN THE SUPPLIE':S PE'FO'M#NCE$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?*
$$&0$LI,UID#TED D#M#GES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?-
$$&$SETTLEMENT OF DISPUTES$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?-
$$&*$LI#BILIT5 OF THE SUPPLIE'$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?-
$$*0$FO'CE M#0EU'E$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?(
$$*+$TE'MIN#TION FO' DEF#ULT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?(
0/
$$*-$TE'MIN#TION FO' INSOL%ENC5$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&0
$$*($TE'MIN#TION FO' CON%ENIENCE$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&0
$$-)$TE'MIN#TION FO' UNL#7FUL #CTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&
$$-?$P'OCEDU'ES FO' TE'MIN#TION OF CONT'#CTS$$$$$$$$$$$$$$$$$&
$$-*$#SSIGNMENT OF 'IGHTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&2
$$--$CONT'#CT #MENDMENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&2
$$-($#PPLIC#TION$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&2
THE #DB #DOPTS THE P'O%ISIONS OF THE SPECI#L CONDITIONS
OF CONT'#CT OF THE GOP #S CONT#INED IN THE
H#'MONIAED PHILIPPINE BIDDING DOCUMENTS D#TED
BBBBBBBB8 E.CEPT GCC CL#USE 2$ CCO''UPT8
F'#UDULENT8 COLLUSI%E8 #ND COE'CI%E P'#CTICESD
7HICH SH#LL 'E#D #S FOLLO7S;$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+-
0.
$ De!inition1
)+)+) &n this Contract! the follo#ing terms shall be interpreted as indicated2
()a BThe ContractC means the agreement entered into bet#een the
Procuring 6ntit and the Supplier! as recorded in the Contract %orm signed b
the parties! including all attachments and appendices thereto and all
documents incorporated b reference therein)
()b BThe Contract PriceC means the price paable to the Supplier under the
Contract for the full and proper performance of its contractual obligations)
()c BThe GoodsC means all of the supplies! e1uipment! machiner! spare
parts! other materials and$or general support services #hich the Supplier is
re1uired to provide to the Procuring 6ntit under the Contract)
()d BThe ServicesC means those services ancillar to the suppl of the
Goods! such as transportation and insurance! and an other incidental services!
such as installation! commissioning! provision of technical assistance! training!
and other such obligations of the Supplier covered under the Contract)
()e BGCCC means the General Conditions of Contract contained in this
Section)
()f BSCCC means the Special Conditions of Contract)
()g BThe Procuring 6ntitC means the organiKation purchasing the Goods!
as named in the SCC)
()h BThe Procuring 6ntitFs countrC is the Philippines)
()i BThe SupplierC means the individual contractor! manufacturer
distributor! or firm suppling$manufacturing the Goods and Services under
this Contract and named in the SCC)
(), The B%unding SourceC means the organiKation named in the SCC)
()4 BThe Pro,ect Site!C #here applicable! means the place or places named
in the SCC)
()l BDaC means calendar da)
()m The B6ffective DateC of the contract #ill be the date of receipt b the
Supplier of the @otice to Proceed or the date provided in the @otice to
Proceed) Performance of all obligations shall be rec4oned from the 6ffective
Date of the Contract)
()n B7erified ReportC refers to the report submitted b the &mplementing
'nit to the 5ead of the Procuring 6ntit setting forth its findings as to the
e*istence of grounds or causes for termination and e*plicitl stating its
recommendation for the issuance of a @otice to Terminate)
D?
)+);) Corru3t8 Fr"udu4ent8 Co44u1i2e8 "nd Coerci2e Pr"ctice1
)+)9) 'nless other#ise provided in the SCC! the Procuring 6ntit as #ell as
the bidders! contractors! or suppliers shall observe the highest standard of
ethics during the procurement and e*ecution of this Contract) &n pursuance of
this polic! the Procuring 6ntit2
()a defines! for the purposes of this provision! the terms set forth belo# as
follo#s2
()i Qcorrupt practiceQ means behavior on the part of officials in the
public or private sectors b #hich the improperl and unla#full enrich
themselves! others! or induce others to do so! b misusing the position in
#hich the are placed! and it includes the offering! giving! receiving! or
soliciting of anthing of value to influence the action of an such official in
the procurement process or in contract e*ecution3 entering! on behalf of the
Government! into an contract or transaction manifestl and grossl
disadvantageous to the same! #hether or not the public officer profited or #ill
profit thereb! and similar acts as provided in Republic -ct 9?+.)
()ii Qfraudulent practiceQ means a misrepresentation of facts in
order to influence a procurement process or the e*ecution of a contract to the
detriment of the Procuring 6ntit! and includes collusive practices among
Bidders (prior to or after bid submission) designed to establish bid prices at
artificial! non"competitive levels and to deprive the Procuring 6ntit of the
benefits of free and open competition)
()iii Bcollusive practicesC means a scheme or arrangement bet#een
t#o or more Bidders! #ith or #ithout the 4no#ledge of the Procuring 6ntit!
designed to establish bid prices at artificial! non"competitive levels)
()iv Bcoercive practicesC means harming or threatening to harm!
directl or indirectl! persons! or their propert to influence their participation
in a procurement process! or affect the e*ecution of a contract3
()v Bobstructive practiceC is
(aa) deliberatel destroing! falsifing! altering or
concealing of evidence material to an administrative
proceedings or investigation or ma4ing false statements
to investigators in order to materiall impede an
administrative proceedings or investigation of the
Procuring 6ntit or an foreign government$foreign or
international financing institution into allegations of a
corrupt! fraudulent! coercive or collusive practice3
and$or threatening! harassing or intimidating an part
to prevent it from disclosing its 4no#ledge of matters
relevant to the administrative proceedings or
investigation or from pursuing such proceedings or
investigation3 or
D+
(bb) acts intended to materiall impede the e*ercise of the
inspection and audit rights of the Procuring 6ntit or
an foreign government$foreign or international
financing institution herein)
()b #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the Bidder
recommended for a#ard has engaged in an of the practices mentioned in this
Clause for purposes of competing for the contract)
)+)0) %urther the %unding Source! Borro#er or Procuring 6ntit! as
appropriate! #ill see4 to impose the ma*imum civil! administrative and$or
criminal penalties available under the applicable la# on individuals and
organiKations deemed to be involved #ith an of the practices mentioned in
GCC Clause )+)9)()a)
)+)D) In13ection "nd #udit b6 the Fundin9 Source
The Supplier shall permit the %unding Source to inspect the SupplierFs accounts and
records relating to the performance of the Supplier and to have them audited b
auditors appointed b the %unding Source! if so re1uired b the %unding Source)
)+)=) Go2ernin9 L"= "nd L"n9u"9e
)+)<) This Contract shall be interpreted in accordance #ith the la#s of the
Republic of the Philippines)
)+)/) This Contract has been e*ecuted in the 6nglish language! #hich shall be
the binding and controlling language for all matters relating to the meaning or
interpretation of this Contract) -ll correspondence and other documents
pertaining to this Contract e*changed b the parties shall be #ritten in
6nglish)
)+).) Notice1
)+)+?) -n notice! re1uest! or consent re1uired or permitted to be given or
made pursuant to this Contract shall be in #riting) -n such notice! re1uest!
or consent shall be deemed to have been given or made #hen received b the
concerned part! either in person or through an authoriKed representative of
the Part to #hom the communication is addressed! or #hen sent b registered
mail! tele*! telegram! or facsimile to such Part at the address specified in the
SCC! #hich shall be effective #hen delivered and dul received or on the
noticeFs effective date! #hichever is later)
)+)++) - Part ma change its address for notice hereunder b giving the other
Part notice of such change pursuant to the provisions listed in the SCC for
GCC Clause )+)+?))
)+)+;) Sco3e o! Contr"ct
D;
)+)+9) The GOODS and Related Services to be provided shall be as specified
in Section 7&) Schedule of Re1uirements)
)+)+0) This Contract shall include all such items! although not specificall
mentioned! that can be reasonabl inferred as being re1uired for its completion
as if such items #ere e*pressl mentioned herein) -n additional
re1uirements for the completion of this Contract shall be provided in the SCC)
)+)+D) Subcontr"ctin9
)+)+=) Subcontracting of an portion of the Goods! if allo#ed in the BDS! does
not relieve the Supplier of an liabilit or obligation under this Contract) The
Supplier #ill be responsible for the acts! defaults! and negligence of an
subcontractor! its agents! servants or #or4men as full as if these #ere the
SupplierFs o#n acts! defaults! or negligence! or those of its agents! servants or
#or4men)
)+)+<) Subcontractors disclosed and identified during the bidding ma be
changed during the implementation of this Contract! sub,ect to compliance
#ith the re1uired 1ualifications and the approval of the Procuring 6ntit)
)+)+/) Procurin9 Entit6:1 'e13on1ibi4itie1
)+)+.) Ahenever the performance of the obligations in this Contract re1uires
that the Supplier obtain permits! approvals! import! and other licenses from
local public authorities! the Procuring 6ntit shall! if so needed b the
Supplier! ma4e its best effort to assist the Supplier in compling #ith such
re1uirements in a timel and e*peditious manner)
)+);?) The Procuring 6ntit shall pa all costs involved in the performance of
its responsibilities in accordance #ith GCC Clause )+)+;))
)+);+) Price1
)+);;) %or the given scope of #or4 in this Contract as a#arded! all bid prices
are considered fi*ed prices! and therefore not sub,ect to price escalation during
contract implementation! e*cept under e*traordinar circumstances and upon
prior approval of the GPPB in accordance #ith Section =+ of R)-) .+/0 and
its &RR or e*cept as provided in this Clause)
)+);9) Prices charged b the Supplier for Goods delivered and$or services
performed under this Contract shall not var from the prices 1uoted b the
Supplier in its bid! #ith the e*ception of an change in price resulting from a
Change Order issued in accordance #ith GCC Clause )+)//))
)+);0) P"6ment
)+);D) Paments shall be made onl upon a certification b the 5ead of the
Procuring 6ntit to the effect that the Goods have been rendered or delivered
in accordance #ith the terms of this Contract and have been dul inspected
and accepted$ 6*cept #ith the prior approval of the President no pament
D9
shall be made for services not et rendered or for supplies and materials not
et delivered under this Contract) Ten percent (+?L) of the amount of each
pament shall be retained b the Procuring 6ntit to cover the SupplierFs
#arrant obligations under this Contract as described in GCC Clause )+)D?))
)+);=) The SupplierFs re1uest(s) for pament shall be made to the Procuring
6ntit in #riting! accompanied b an invoice describing! as appropriate! the
Goods delivered and$or Services performed! and b documents submitted
pursuant to the SCC provision for GCC Clause )+)+0)! and upon fulfillment of
other obligations stipulated in this Contract)
)+);<) Pursuant to GCC Clause )+);=)! paments shall be made promptl b
the Procuring 6ntit! but in no case later than si*t (=?) das after submission
of an invoice or claim b the Supplier)
)+);/) 'nless other#ise provided in the SCC! the currenc in #hich pament
is made to the Supplier under this Contract shall be in Philippine Pesos)
)+);.) #d2"nce P"6ment "nd Term1 o! P"6ment
)+)9?) -dvance pament shall be made onl after prior approval of the
President! and shall not e*ceed fifteen percent (+DL) of the Contract amount!
unless other#ise directed b the President or in cases allo#ed under -nne*
BDC of R- .+/0)
)+)9+) %or Goods supplied from abroad! the terms of pament shall be as
follo#s2
()a On Contract Signature2 Ten percent (+?L) of the Contract Price shall
be paid #ithin si*t (=?) das from signing of the Contract and upon
submission of a claim and a ban4 guarantee for the e1uivalent amount valid
until the Goods are delivered and in the form provided in Section 7&&&)
Bidding %orms)
()b On Deliver2 Sevent percent (<?L) of the Contract Price shall be paid
to the Supplier #ithin si*t (=?) das after the date of receipt of the Goods and
upon submission of the documents (i) through (vi) specified in the SCC
provision on Deliver and Documents)
()c On -cceptance2 The remaining t#ent percent (;?L) of the Contract
Price shall be paid to the Supplier #ithin si*t (=?) das after the date of
submission of the acceptance and inspection certificate for the respective
deliver issued b the Procuring 6ntitFs authoriKed representative) &n the
event that no inspection or acceptance certificate is issued b the Procuring
6ntitFs authoriKed representative #ithin fort five (0D) das of the date
sho#n on the deliver receipt the Supplier shall have the right to claim
pament of the remaining t#ent percent (;?L) sub,ect to the Procuring
6ntitFs o#n verification of the reason(s) for the failure to issue documents
(vii) and (viii) as described in the SCC provision on Deliver and Documents)
D0
)+)9;) -ll progress paments shall first be charged against the advance
pament until the latter has been full e*hausted)
)+)99) T">e1 "nd Dutie1
The Supplier! #hether local or foreign! shall be entirel responsible for all the
necessar ta*es! stamp duties! license fees! and other such levies imposed for the
completion of this Contract)
)+)90) Per!orm"nce Securit6
)+)9D) Aithin ten (+?) calendar das from receipt of the @otice of -#ard from
the Procuring 6ntit but in no case later than the signing of the contract b
both parties! the successful Bidder shall furnish the performance securit in
an the forms prescribed in the ITB Clause )+).+))
)+)9=) The performance securit posted in favor of the Procuring 6ntit shall
be forfeited in the event it is established that the #inning bidder is in default in
an of its obligations under the contract)
)+)9<) The performance securit shall remain valid until issuance b the
Procuring 6ntit of the Certificate of %inal -cceptance)
)+)9/) The performance securit ma be released b the Procuring 6ntit and
returned to the Supplier after the issuance of the Certificate of %inal
-cceptance sub,ect to the follo#ing conditions2
()a There are no pending claims against the Supplier or the suret
compan filed b the Procuring 6ntit3
()b The Supplier has no pending claims for labor and materials filed
against it3 and
()c Other terms specified in the SCC)
)+)9.) &n case of a reduction of the contract value! the Procuring 6ntit shall
allo# a proportional reduction in the original performance securit! provided
that an such reduction is more than ten percent (+?L) and that the aggregate
of such reductions is not more than fift percent (D?L) of the original
performance securit)
)+)0?) U1e o! Contr"ct Document1 "nd In!orm"tion
)+)0+) The Supplier shall not! e*cept for purposes of performing the
obligations in this Contract! #ithout the Procuring 6ntitFs prior #ritten
consent! disclose this Contract! or an provision thereof! or an specification!
plan! dra#ing! pattern! sample! or information furnished b or on behalf of the
Procuring 6ntit) -n such disclosure shall be made in confidence and shall
e*tend onl as far as ma be necessar for purposes of such performance)
DD
)+)0;) -n document! other than this Contract itself! enumerated in GCC
Clause )+)0+) shall remain the propert of the Procuring 6ntit and shall be
returned (all copies) to the Procuring 6ntit on completion of the SupplierFs
performance under this Contract if so re1uired b the Procuring 6ntit)
)+)09) St"nd"rd1
The Goods provided under this Contract shall conform to the standards mentioned in
the Section 7&&) Technical Specifications3 and! #hen no applicable standard is
mentioned! to the authoritative standards appropriate to the GoodsF countr of origin)
Such standards shall be the latest issued b the institution concerned)
)+)00) In13ection "nd Te1t1
)+)0D) The Procuring 6ntit or its representative shall have the right to inspect
and$or to test the Goods to confirm their conformit to the Contract
specifications at no e*tra cost to the Procuring 6ntit) The SCC and Section
7&&) Technical Specifications shall specif #hat inspections and$or tests the
Procuring 6ntit re1uires and #here the are to be conducted) The Procuring
6ntit shall notif the Supplier in #riting! in a timel manner! of the identit
of an representatives retained for these purposes)
)+)0=) &f applicable! the inspections and tests ma be conducted on the
premises of the Supplier or its subcontractor(s)! at point of deliver! and$or at
the goodsF final destination) &f conducted on the premises of the Supplier or
its subcontractor(s)! all reasonable facilities and assistance! including access to
dra#ings and production data! shall be furnished to the inspectors at no charge
to the Procuring 6ntit) The Supplier shall provide the Procuring 6ntit #ith
results of such inspections and tests)
)+)0<) The Procuring 6ntit or its designated representative shall be entitled to
attend the tests and$or inspections referred to in this Clause provided that the
Procuring 6ntit shall bear all of its o#n costs and e*penses incurred in
connection #ith such attendance including! but not limited to! all traveling and
board and lodging e*penses)
)+)0/) The Procuring 6ntit ma re,ect an Goods or an part thereof that fail
to pass an test and$or inspection or do not conform to the specifications) The
Supplier shall either rectif or replace such re,ected Goods or parts thereof or
ma4e alterations necessar to meet the specifications at no cost to the
Procuring 6ntit! and shall repeat the test and$or inspection! at no cost to the
Procuring 6ntit! upon giving a notice pursuant to GCC Clause )+).))
)+)0.) The Supplier agrees that neither the e*ecution of a test and$or inspection
of the Goods or an part thereof! nor the attendance b the Procuring 6ntit or
its representative! shall release the Supplier from an #arranties or other
obligations under this Contract)
)+)D?) 7"rr"nt6
D=
)+)D+) The Supplier #arrants that the Goods supplied under the Contract are
ne#! unused! of the most recent or current models! and that the incorporate
all recent improvements in design and materials! e*cept #hen the technical
specifications re1uired b the Procuring 6ntit provides other#ise)
)+)D;) The Supplier further #arrants that all Goods supplied under this
Contract shall have no defect! arising from design! materials! or #or4manship
or from an act or omission of the Supplier that ma develop under normal use
of the supplied Goods in the conditions prevailing in the countr of final
destination)
)+)D9) &n order to assure that manufacturing defects shall be corrected b the
Supplier! a #arrant shall be re1uired from the Supplier for a minimum period
specified in the SCC) The obligation for the #arrant shall be covered b! at
the SupplierFs option! either retention mone in an amount e1uivalent to at
least ten percent (+?L) of the final pament! or a special ban4 guarantee
e1uivalent to at least ten percent (+?L) of the Contract Price or other such
amount if so specified in the SCC) The said amounts shall onl be released
after the lapse of the #arrant period specified in the SCC3 provided!
ho#ever! that the Supplies delivered are free from patent and latent defects
and all the conditions imposed under this Contract have been full met)
)+)D0) The Procuring 6ntit shall promptl notif the Supplier in #riting of
an claims arising under this #arrant) 'pon receipt of such notice! the
Supplier shall! #ithin the period specified in the SCC and #ith all reasonable
speed! repair or replace the defective Goods or parts thereof! #ithout cost to
the Procuring 6ntit)
)+)DD) &f the Supplier! having been notified! fails to remed the defect(s)
#ithin the period specified in GCC Clause )+)D0)! the Procuring 6ntit ma
proceed to ta4e such remedial action as ma be necessar! at the SupplierFs
ris4 and e*pense and #ithout pre,udice to an other rights #hich the Procuring
6ntit ma have against the Supplier under the Contract and under the
applicable la#)
)+)D=) De4"61 in the Su334ier:1 Per!orm"nce
)+)D<) Deliver of the Goods and$or performance of Services shall be made b
the Supplier in accordance #ith the time schedule prescribed b the Procuring
6ntit in Section 7&) Schedule of Re1uirements)
)+)D/) &f at an time during the performance of this Contract! the Supplier or
its Subcontractor(s) should encounter conditions impeding timel deliver of
the Goods and$or performance of Services! the Supplier shall promptl notif
the Procuring 6ntit in #riting of the fact of the dela! its li4el duration and
its cause(s)) -s soon as practicable after receipt of the SupplierFs notice! and
upon causes provided for under GCC Clause )+)<?)! the Procuring 6ntit shall
evaluate the situation and ma e*tend the SupplierFs time for performance! in
#hich case the e*tension shall be ratified b the parties b amendment of
Contract)
D<
)+)D.) 6*cept as provided under GCC Clause )+)<?)! a dela b the Supplier in
the performance of its obligations shall render the Supplier liable to the
imposition of li1uidated damages pursuant to GCC Clause )+)=?)! unless an
e*tension of time is agreed upon pursuant to GCC Clause )+)//) #ithout the
application of li1uidated damages)
)+)=?) LiEuid"ted D"m"9e1
Sub,ect to GCC Clauses )+)D=) and )+)<?)! if the Supplier fails to satisfactoril deliver
an or all of the Goods and$or to perform the Services #ithin the period(s) specified
in this Contract inclusive of dul granted time e*tensions if an! the Procuring 6ntit
shall! #ithout pre,udice to its other remedies under this Contract and under the
applicable la#! deduct from the Contract Price! as li1uidated damages! the applicable
rate of one tenth (+$+?) of one (+) percent of the cost of the unperformed portion for
ever da of dela until actual deliver or performance) The ma*imum deduction
shall be ten percent (+?L) of the amount of contract) Once the ma*imum is reached!
the Procuring 6ntit shall rescind the Contract pursuant to GCC Clause )+)<0)!
#ithout pre,udice to other courses of action and remedies open to it)
)+)=+) Sett4ement o! Di13ute1
)+)=;) &f an dispute or difference of an 4ind #hatsoever shall arise bet#een
the Procuring 6ntit and the Supplier in connection #ith or arising out of this
Contract! the parties shall ma4e ever effort to resolve amicabl such dispute
or difference b mutual consultation)
)+)=9) &f after thirt (9?) das! the parties have failed to resolve their dispute or
difference b such mutual consultation! then either the Procuring 6ntit or the
Supplier ma give notice to the other part of its intention to commence
arbitration! as hereinafter provided! as to the matter in dispute! and no
arbitration in respect of this matter ma be commenced unless such notice is
given)
)+)=0) -n dispute or difference in respect of #hich a notice of intention to
commence arbitration has been given in accordance #ith this Clause shall be
settled b arbitration) -rbitration ma be commenced prior to or after
deliver of the Goods under this Contract)
)+)=D) &n the case of a dispute bet#een the Procuring 6ntit and the Supplier!
the dispute shall be resolved in accordance #ith Republic -ct .;/D (BR)-)
.;/DC)! other#ise 4no#n as the B-lternative Dispute Resolution -ct of ;??0)C
)+)==) @ot#ithstanding an reference to arbitration herein! the parties shall
continue to perform their respective obligations under the Contract unless the
other#ise agree3 and the Procuring 6ntit shall pa the Supplier an monies
due the Supplier)
)+)=<) Li"bi4it6 o! the Su334ier
D/
)+)=/) The SupplierFs liabilit under this Contract shall be as provided b the
la#s of the Republic of the Philippines! sub,ect to additional provisions! if
an! set forth in the SCC)
)+)=.) 6*cept in cases of criminal negligence or #illful misconduct! and in the
case of infringement of patent rights! if applicable! the aggregate liabilit of
the Supplier to the Procuring 6ntit shall not e*ceed the total Contract Price!
provided that this limitation shall not appl to the cost of repairing or
replacing defective e1uipment)
)+)<?) Force M"Feure
)+)<+) The Supplier shall not be liable for forfeiture of its performance
securit! li1uidated damages! or termination for default if and to the e*tent that
the SupplierFs dela in performance or other failure to perform its obligations
under the Contract is the result of a force "a-e!re)
)+)<;) %or purposes of this Contract the terms Bforce "a-e!reC and Bfortuitous
eventC ma be used interchangeabl) &n this regard! a fortuitous event or force
"a-e!re shall be interpreted to mean an event #hich the Contractor could not
have foreseen! or #hich though foreseen! #as inevitable) &t shall not include
ordinar unfavorable #eather conditions3 and an other cause the effects of
#hich could have been avoided #ith the e*ercise of reasonable diligence b
the Contractor) Such events ma include! but not limited to! acts of the
Procuring 6ntit in its sovereign capacit! #ars or revolutions! fires! floods!
epidemics! 1uarantine restrictions! and freight embargoes)
)+)<9) &f a force "a-e!re situation arises! the Supplier shall promptl notif the
Procuring 6ntit in #riting of such condition and the cause thereof) 'nless
other#ise directed b the Procuring 6ntit in #riting! the Supplier shall
continue to perform its obligations under the Contract as far as is reasonabl
practical! and shall see4 all reasonable alternative means for performance not
prevented b the force "a-e!re)
)+)<0) Termin"tion !or De!"u4t
)+)<D) The Procuring 6ntit shall terminate this Contract for default #hen an
of the follo#ing conditions attends its implementation2
()a Outside of force "a-e!re! the Supplier fails to deliver or perform an
or all of the Goods #ithin the period(s) specified in the contract! or #ithin an
e*tension thereof granted b the Procuring 6ntit pursuant to a re1uest made
b the Supplier prior to the dela! and such failure amounts to at least ten
percent (+?L) of the contact price3
()b -s a result of force "a-e!re! the Supplier is unable to deliver or
perform an or all of the Goods! amounting to at least ten percent (+?L) of the
contract price! for a period of not less than si*t (=?) calendar das after
receipt of the notice from the Procuring 6ntit stating that the circumstance of
force ma,eure is deemed to have ceased3 or
D.
()c The Supplier fails to perform an other obligation under the Contract)
)+)<=) &n the event the Procuring 6ntit terminates this Contract in #hole or in
part! for an of the reasons provided under GCC Clauses )+)<0) to )+)/9)! the
Procuring 6ntit ma procure! upon such terms and in such manner as it
deems appropriate! Goods or Services similar to those undelivered! and the
Supplier shall be liable to the Procuring 6ntit for an e*cess costs for such
similar Goods or Services) 5o#ever! the Supplier shall continue performance
of this Contract to the e*tent not terminated)
)+)<<) &n case the dela in the deliver of the Goods and$or performance of the
Services e*ceeds a time duration e1uivalent to ten percent (+?L) of the
specified contract time plus an time e*tension dul granted to the Supplier!
the Procuring 6ntit ma terminate this Contract! forfeit the SupplierSs
performance securit and a#ard the same to a 1ualified Supplier)
)+)</) Termin"tion !or In1o42enc6
The Procuring 6ntit shall terminate this Contract if the Supplier is declared ban4rupt
or insolvent as determined #ith finalit b a court of competent ,urisdiction) &n this
event! termination #ill be #ithout compensation to the Supplier! provided that such
termination #ill not pre,udice or affect an right of action or remed #hich has
accrued or #ill accrue thereafter to the Procuring 6ntit and$or the Supplier)
)+)<.) Termin"tion !or Con2enience
)+)/?) The Procuring 6ntit ma terminate this Contract! in #hole or in part! at
an time for its convenience) The 5ead of the Procuring 6ntit ma terminate
a contract for the convenience of the Government if he has determined the
e*istence of conditions that ma4e Pro,ect &mplementation economicall!
financiall or technicall impractical and$or unnecessar! such as! but not
limited to! fortuitous event(s) or changes in la# and national government
policies)
)+)/+) The Goods that have been delivered and$or performed or are read for
deliver or performance #ithin thirt (9?) calendar das after the SupplierFs
receipt of @otice to Terminate shall be accepted b the Procuring 6ntit at the
contract terms and prices) %or Goods not et performed and$or read for
deliver! the Procuring 6ntit ma elect2
()a to have an portion delivered and$or performed and paid at the contract
terms and prices3 and$or
()b to cancel the remainder and pa to the Supplier an agreed amount for
partiall completed and$or performed goods and for materials and parts
previousl procured b the Supplier)
)+)/;) &f the Supplier suffers loss in its initial performance of the terminated
contract! such as purchase of ra# materials for goods speciall manufactured
for the Procuring 6ntit #hich cannot be sold in open mar4et! it shall be
allo#ed to recover partiall from this Contract! on a 4!ant!" "er!it basis)
=?
Before recover ma be made! the fact of loss must be established under oath
b the Supplier to the satisfaction of the Procuring 6ntit before recover ma
be made)
)+)/9) Termin"tion !or Un4"=!u4 #ct1
)+)/0) The Procuring 6ntit ma terminate this Contract in case it is
determined pri"a facie that the Supplier has engaged! before or during the
implementation of this Contract! in unla#ful deeds and behaviors relative to
contract ac1uisition and implementation) 'nla#ful acts include! but are not
limited to! the follo#ing2
()a Corrupt! fraudulent! and coercive practices as defined in ITB Clause )
+)=)()a3
()b Dra#ing up or using forged documents3
()c 'sing adulterated materials! means or methods! or engaging in
production contrar to rules of science or the trade3 and
()d -n other act analogous to the foregoing)
)+)/D) Procedure1 !or Termin"tion o! Contr"ct1
)+)/=) The follo#ing provisions shall govern the procedures for termination of
this Contract2
()a 'pon receipt of a #ritten report of acts or causes #hich ma constitute
ground(s) for termination as aforementioned! or upon its o#n initiative! the
&mplementing 'nit shall! #ithin a period of seven (<) calendar das! verif the
e*istence of such ground(s) and cause the e*ecution of a 7erified Report! #ith
all relevant evidence attached3
()b 'pon recommendation b the &mplementing 'nit! the 5ead of the
Procuring 6ntit shall terminate this Contract onl b a #ritten notice to the
Supplier conveing the termination of this Contract) The notice shall state2
()i that this Contract is being terminated for an of the ground(s)
afore"mentioned! and a statement of the acts that constitute the ground(s)
constituting the same3
()ii the e*tent of termination! #hether in #hole or in part3
()iii an instruction to the Supplier to sho# cause as to #h this
Contract should not be terminated3 and
()iv special instructions of the Procuring 6ntit! if an)
()c The @otice to Terminate shall be accompanied b a cop of the
7erified Report3
=+
()d Aithin a period of seven (<) calendar das from receipt of the @otice
of Termination! the Supplier shall submit to the 5ead of the Procuring 6ntit a
verified position paper stating #h this Contract should not be terminated) &f
the Supplier fails to sho# cause after the lapse of the seven (<) da period!
either b inaction or b default! the 5ead of the Procuring 6ntit shall issue an
order terminating this Contract3
()e The Procuring 6ntit ma! at an time before receipt of the SupplierFs
verified position paper described in item (d) above #ithdra# the @otice to
Terminate if it is determined that certain items or #or4s sub,ect of the notice
had been completed! delivered! or performed before the SupplierFs receipt of
the notice3
()f Aithin a non"e*tendible period of ten (+?) calendar das from receipt
of the verified position paper! the 5ead of the Procuring 6ntit shall decide
#hether or not to terminate this Contract) &t shall serve a #ritten notice to the
Supplier of its decision and! unless other#ise provided! this Contract is
deemed terminated from receipt of the Supplier of the notice of decision) The
termination shall onl be based on the ground(s) stated in the @otice to
Terminate3
()g The 5ead of the Procuring 6ntit ma create a Contract Termination
Revie# Committee (CTRC) to assist him in the discharge of this function) -ll
decisions recommended b the CTRC shall be sub,ect to the approval of the
5ead of the Procuring 6ntit3 and
()h The Supplier must serve a #ritten notice to the Procuring 6ntit of its
intention to terminate the contract at least thirt (9?) calendar das before its
intended termination) The Contract is deemed terminated if it is not resumed
in thirt (9?) calendar das after the receipt of such notice b the Procuring
6ntit)
)+)/<) #11i9nment o! 'i9ht1
The Supplier shall not assign his rights or obligations under this Contract! in #hole or
in part! e*cept #ith the Procuring 6ntitFs prior #ritten consent)
)+)//) Contr"ct #mendment
Sub,ect to applicable la#s! no variation in or modification of the terms of this
Contract shall be made e*cept b #ritten amendment signed b the parties)
)+)/.) #334ic"tion
These General Conditions shall appl to the e*tent that the are not superseded b
provisions of other parts of this Contract)
=;
Section V. Special onditions o! ontract
Note1 on the S3eci"4 Condition1 o! Contr"ct
Similar to the BDS! the clauses in this Section are intended to assist the Procuring 6ntit in
providing contract"specific information in relation to corresponding clauses in the GCC)
The provisions of this Section complement the GCC! specifing contractual re1uirements
lin4ed to the special circumstances of the Procuring 6ntit! the Procuring 6ntitFs countr!
the sector! and the Goods purchased) &n preparing this Section! the follo#ing aspects
should be chec4ed2
(a) &nformation that complements provisions of Section &7 must be incorporated)
(b) -mendments and$or supplements to provisions of Section &7! as necessitated b
the circumstances of the specific purchase! must also be incorporated)
5o#ever! no special condition #hich defeats or negates the general intent and purpose of
the provisions of Section &7 should be incorporated herein)

=9
S3eci"4 Condition1 o! Contr"ct
GCC C4"u1e
)+)+)()g The Procuring 6ntit is 6astern 7isaasRegional :edical Center
)+)+)()i The Supplier is 5to be inserted at the ti"e of contract award6.
)+)+)(), The %unding Source is2
The Government of the Philippines (GOP) through the General
-ppropriations -ct$:OO6 C> ;?+; in the amount of Seven :illion
One 5undred 6ight Three Thousand Si* 5undred T#ent Pesos
(Php <!+/9!=;?)??).
)+)+)()4 The Pro,ect Site is 5insert f!ll na"e and address of the deliver site6.
*or "!ltiple sites state /The Pro,ect sites are defined in Section 7&)
Schedule of Re1uirements06
)+)+?) The Procuring 6ntitFs address for @otices is2 5#nsert address
incl!ding, na"e of contact, fa% and telephone n!"ber6
The SupplierFs address for @otices is2 5#nsert address incl!ding,
na"e of contact, fa% and telephone n!"ber6
)+)+0) 3ist here an additional re4!ire"ents for the co"pletion of this
+ontract. The following re4!ire"ents and the corresponding
provisions "a be deleted, a"ended, or retained depending on its
applicabilit to this +ontract2
De4i2er6 "nd Document1 G
%or purposes of the Contract! B68A!C B%OB!C B%C-!C BC&%!C BC&P!C
BDDPC and other trade terms used to describe the obligations of the
parties shall have the meanings assigned to them b the current
edition of &@COT6R:S published b the &nternational Chamber of
Commerce! Paris) The Deliver terms of this Contract shall be as
follo#s2
*or &oods S!pplied fro" 7broad, state /The deliver terms
applicable to the Contract are DDP delivered 5insert place of
destination6. &n accordance #ith &@COT6R:S)C
*or &oods S!pplied fro" 8ithin the Philippines, state /The deliver
terms applicable to this Contract are delivered 5insert place of
destination6. Ris4 and title #ill pass from the Supplier to the
Procuring 6ntit upon receipt and final acceptance of the Goods at
their final destination)C
Deliver of the Goods shall be made b the Supplier in accordance
#ith the terms specified in Section 7&) Schedule of Re1uirements)
The details of shipping and$or other documents to be furnished b the
Supplier are as follo#s2
=0
*or &oods s!pplied fro" within the Philippines2
'pon deliver of the Goods to the Pro,ect Site! the Supplier shall
notif the Procuring 6ntit and present the follo#ing documents to
the Procuring 6ntit2
(i) Original and four copies of the SupplierFs invoice sho#ing
GoodsF description! 1uantit! unit price! and total amount3
(ii) Original and four copies deliver receipt$note! rail#a
receipt! or truc4 receipt3
(iii) Original SupplierFs factor inspection report3
(iv) Original and four copies of the :anufacturerFs and$or
SupplierFs #arrant certificate3
(v) Original and four copies of the certificate of origin (for
imported Goods)3
(vi) Deliver receipt detailing number and description of items
received signed b the authoriKed receiving personnel3
(vii) Certificate of -cceptance$&nspection Report signed b the
Procuring 6ntitFs representative at the Pro,ect Site3 and
(viii) %our copies of the &nvoice Receipt for Propert signed b
the Procuring 6ntitFs representative at the Pro,ect Site)
*or &oods s!pplied fro" abroad2
'pon shipment! the Supplier shall notif the Procuring 6ntit and the
insurance compan b cable the full details of the shipment! including
Contract @umber! description of the Goods! 1uantit! vessel! bill of
lading number and date! port of loading! date of shipment! port of
discharge etc) 'pon deliver to the Pro,ect Site! the Supplier shall
notif the Procuring 6ntit and present the follo#ing documents as
applicable #ith the documentar re1uirements of an letter of credit
issued ta4ing precedence2
(i) Original and four copies of the SupplierFs invoice sho#ing
GoodsF description! 1uantit! unit price! and total amount3
(ii) Original and four copies of the negotiable! clean shipped on
board bill of lading mar4ed Bfreight pre"paidC and five copies
of the non"negotiable bill of lading 3
(iii) Original SupplierFs factor inspection report3
(iv) Original and four copies of the :anufacturerFs and$or
SupplierFs #arrant certificate3
(v) Original and four copies of the certificate of origin (for
imported Goods)3
(vi) Deliver receipt detailing number and description of items
received signed b the Procuring 6ntitFs representative at the
Pro,ect Site3
(vii) Certificate of -cceptance$&nspection Report signed b the
Procuring 6ntitFs representative at the Pro,ect Site3 and
=D
(viii) %our copies of the &nvoice Receipt for Propert signed b the
Procuring 6ntitFs representative at the Pro,ect Site)
%or purposes of this Clause the Procuring 6ntitFs Representative at
the Pro,ect Site is 5insert na"e(s)6.
Incident"4 Ser2ice1 G
The Supplier is re1uired to provide all of the follo#ing services!
including additional services! if an! specified in Section 7&) Schedule
of Re1uirements2
Select appropriate re4!ire"ents and delete the rest.
(a) performance or supervision of on"site assembl and$or start"up
of the supplied Goods3
(b) furnishing of tools re1uired for assembl and$or maintenance
of the supplied Goods3
(c) furnishing of a detailed operations and maintenance manual
for each appropriate unit of the supplied Goods3
(d) performance or supervision or maintenance and$or repair of
the supplied Goods! for a period of time agreed b the parties!
provided that this service shall not relieve the Supplier of an
#arrant obligations under this Contract3 and
(e) training of the Procuring 6ntitFs personnel! at the SupplierFs
plant and$or on"site! in assembl! start"up! operation!
maintenance! and$or repair of the supplied Goods)
The Contract price for the Goods shall include the prices charged b
the Supplier for incidental services and shall not e*ceed the prevailing
rates charged to other parties b the Supplier for similar services)
S3"re P"rt1 G
The Supplier is re1uired to provide all of the follo#ing materials!
notifications! and information pertaining to spare parts manufactured
or distributed b the Supplier2
Select appropriate re4!ire"ents and delete the rest.
(a) such spare parts as the Procuring 6ntit ma elect to purchase
from the Supplier! provided that this election shall not relieve
the Supplier of an #arrant obligations under this Contract3
and
(b) in the event of termination of production of the spare parts2
i) advance notification to the Procuring 6ntit of the
pending termination! in sufficient time to permit the
Procuring 6ntit to procure needed re1uirements3 and
==
ii) follo#ing such termination! furnishing at no cost to the
Procuring 6ntit! the blueprints! dra#ings! and
specifications of the spare parts! if re1uested)
The spare parts re1uired are listed in Section 7&) Schedule of
Re1uirements and the cost thereof are included in the Contract Price
The Supplier shall carr sufficient inventories to assure e*"stoc4
suppl of consumable spares for the Goods for a period of 5insert
here the ti"e period specified. #f not !sed insert ti"e period of three
ti"es the warrant period6.
Other spare parts and components shall be supplied as promptl as
possible! but in an case #ithin 5insert appropriate ti"e period6
months of placing the order)
P"c<"9in9 G
The Supplier shall provide such pac4aging of the Goods as is re1uired
to prevent their damage or deterioration during transit to their final
destination! as indicated in this Contract) The pac4aging shall be
sufficient to #ithstand! #ithout limitation! rough handling during
transit and e*posure to e*treme temperatures! salt and precipitation
during transit! and open storage) Pac4aging case siKe and #eights
shall ta4e into consideration! #here appropriate! the remoteness of the
GOODSF final destination and the absence of heav handling facilities
at all points in transit)
The pac4aging! mar4ing! and documentation #ithin and outside the
pac4ages shall compl strictl #ith such special re1uirements as shall
be e*pressl provided for in the Contract! including additional
re1uirements! if an! specified belo#! and in an subse1uent
instructions ordered b the Procuring 6ntit)
The outer pac4aging must be clearl mar4ed on at least four (0) sides
as follo#s2
@ame of the Procuring 6ntit
@ame of the Supplier
Contract Description
%inal Destination
Gross #eight
-n special lifting instructions
-n special handling instructions
-n relevant 5-UC56: classifications
- pac4aging list identifing the contents and 1uantities of the pac4age
=<
is to be placed on an accessible point of the outer pac4aging if
practical) &f not practical the pac4aging list is to be placed inside the
outer pac4aging but outside the secondar pac4aging)
In1ur"nce G
The Goods supplied under this Contract shall be full insured b the
Supplier in a freel convertible currenc against loss or damage
incidental to manufacture or ac1uisition! transportation! storage! and
deliver) The Goods remain at the ris4 and title of the Supplier until
their final acceptance b the Procuring 6ntit)
Tr"n13ort"tion G
Ahere the Supplier is re1uired under Contract to deliver the Goods
C&%! C&P or DDP! transport of the Goods to the port of destination or
such other named place of destination in the Philippines! as shall be
specified in this Contract! shall be arranged and paid for b the
Supplier! and the cost thereof shall be included in the Contract Price)
Ahere the Supplier is re1uired under this Contract to transport the
Goods to a specified place of destination #ithin the Philippines!
defined as the Pro,ect Site! transport to such place of destination in the
Philippines! including insurance and storage! as shall be specified in
this Contract! shall be arranged b the Supplier! and related costs shall
be included in the Contract Price)
Ahere the Supplier is re1uired under Contract to deliver the Goods
C&%! C&P or DDP! Goods are to be transported on carriers of
Philippine registr) &n the event that no carrier of Philippine registr is
available! Goods ma be shipped b a carrier #hich is not of
Philippine registr provided that the Supplier obtains and presents to
the Procuring 6ntit certification to this effect from the nearest
Philippine consulate to the port of dispatch) &n the event that carriers
of Philippine registr are available but their schedule delas the
Supplier in its performance of this Contract the period from #hen the
Goods #ere first read for shipment and the actual date of shipment
the period of dela #ill be considered force "a-e!re in accordance
#ith GCC Clause )+)<?))
The Procuring 6ntit accepts no liabilit for the damage of Goods
during transit other than those prescribed b &@COT6R:S for DDP
Deliveries) &n the case of Goods supplied from #ithin the Philippines
or supplied b domestic Suppliers ris4 and title #ill not be deemed to
have passed to the Procuring 6ntit until their receipt and final
acceptance at the final destination)
P"tent 'i9ht1 G
=/
The Supplier shall indemnif the Procuring 6ntit against all
third"part claims of infringement of patent! trademar4! or industrial
design rights arising from use of the Goods or an part thereof)
+?)0 @o further instructions)
)+)9/)()c @o further instructions)
)+)0D) @one)
)+)D0) The period for correction of defects in the #arrant period is seven
(<) calendar das)
+. The applicable rate is one tenth (+$+?) of one (+) percent of the cost of
the unperformed portion for ever da of dela)
The ma*imum deduction shall be ten percent (+?L) of the amount of
contract) Once the cumulative amount of li1uidated damages reaches
ten percent (+?L) of the amount of the contract! the procuring entit
shall rescind the contract! #ithout pre,udice to other courses of action
and remedies open to it)
;?)0 &n the case of a dispute bet#een the Procuring 6ntit and the Supplier!
the dispute shall be resolved in accordance #ith Republic -ct .;/D
(BR)-) .;/DC)! other#ise 4no#n as the B-lternative Dispute
Resolution -ct of ;??0)C
;+)+ B@o additional provision)C
=.
Section VI. Schedule o! "e#uirements
The deliver schedule e*pressed as #ee4s$months stipulates hereafter a deliver date #hich
is the date of deliver to the pro,ect site)
Item
Number
De1cri3tion ,u"ntit6 Tot"4 De4i2ered8
7ee<1HMonth1
<?
Section VII. $echnical Speci!ications
Note1 !or Pre3"rin9 the Technic"4 S3eci!ic"tion1
- set of precise and clear specifications is a prere1uisite for Bidders to respond realisticall
and competitivel to the re1uirements of the Procuring 6ntit #ithout 1ualifing their bids)
&n the conte*t of Competitive Bidding! the specifications (e.g. production$deliver
schedule! manpo#er re1uirements! and after"sales service$parts) must be prepared to permit
the #idest possible competition and! at the same time! present a clear statement of the
re1uired standards of #or4manship! materials! and performance of the goods and services
to be procured)) Onl if this is done #ill the ob,ectives of transparenc! e1uit! efficienc!
fairness and econom in procurement be realiKed! responsiveness of bids be ensured! and
the subse1uent tas4 of bid evaluation and post"1ualification facilitated) The specifications
should re1uire that all items! materials and accessories to be included or incorporated in the
goods be ne#! unused! and of the most recent or current models! and that the include or
incorporate all recent improvements in design and materials unless other#ise provided in
the Contract)
Samples of specifications from previous similar procurements are useful in this respect)
The use of metric units is encouraged) Depending on the comple*it of the goods and the
repetitiveness of the tpe of procurement! it ma be advantageous to standardiKe the
General Technical Specifications and incorporate them in a separate subsection) The
General Technical Specifications should cover all classes of #or4manship! materials! and
e1uipment commonl involved in manufacturing similar goods) Deletions or addenda
should then adapt the General Technical Specifications to the particular procurement)
Care must be ta4en in drafting specifications to ensure that the are not restrictive) &n the
specification of standards for e1uipment! materials! and #or4manship! recogniKed
Philippine and international standards should be used as much as possible) Ahere other
particular standards are used! #hether national standards or other standards! the
specifications should state that e1uipment! materials! and #or4manship that meet other
authoritative standards! and #hich ensure at least a substantiall e1ual 1ualit than the
standards mentioned! #ill also be acceptable) The follo#ing clause ma be inserted in the
Special Conditions of Contract or the Technical Specifications)
S"m34e C4"u1e; EEui2"4enc6 o! St"nd"rd1 "nd Code1
Aherever reference is made in the Technical Specifications to specific standards and codes
to be met b the goods and materials to be furnished or tested! the provisions of the latest
edition or revision of the relevant standards and codes shall appl! unless other#ise
e*pressl stated in the Contract) Ahere such standards and codes are national or relate to a
particular countr or region! other authoritative standards that ensure substantial
e1uivalence to the standards and codes specified #ill be acceptable)
Reference to brand name and catalogue number should be avoided as far as possible3 #here
unavoidable the should al#as be follo#ed b the #ords Bor at least e1uivalent)C
<+
References to brand names cannot be used #hen the %unding Source is the GOP)
Ahere appropriate! dra#ings! including site plans as re1uired! ma be furnished b the
Procuring 6ntit #ith the Bidding Documents) Similarl! the Supplier ma be re1uested to
provide dra#ings or samples either #ith its Bid or for prior revie# b the Procuring 6ntit
during contract e*ecution)
Bidders are also re1uired! as part of the technical specifications! to complete their
statement of compliance demonstrating ho# the items compl #ith the specification)
<;
Technic"4 S3eci!ic"tion1
Item S3eci!ic"tion St"tement o! Com34i"nce
Bidders must state here either BComplC
or B@ot ComplC against each of the
individual parameters of each
Specification stating the corresponding
performance parameter of the e1uipment
offered) Statements of BComplC or B@ot
ComplC must be supported b evidence
in a Bidders Bid and cross"referenced to
that evidence) 6vidence shall be in the
form of manufacturerFs un"amended sales
literature! unconditional statements of
specification and compliance issued b the
manufacturer! samples! independent test
data etc)! as appropriate) - statement that
is not supported b evidence or is
subse1uentl found to be contradicted b
the evidence presented #ill render the Bid
under evaluation liable for re,ection) -
statement either in the Bidders statement
of compliance or the supporting evidence
that is found to be false either during Bid
evaluation! post"1ualification or the
e*ecution of the Contract ma be regarded
as fraudulent and render the Bidder or
supplier liable for prosecution sub,ect to
the provisions of ITB Clause )+)=)()a()ii
and$or GCC Clause )+)9)()a()ii.
+ %ive (D) Securit Guards$shift
#ho are all efficient! licensed!
uniformed! armed! able"bodied!
and bonded #ho are to render
securit services in three (9)
shifts! at eight (/) hours per shift!
from :onda to Sunda
including holidas! to assure a
t#ent four (;0) hour continuous
protection of the hospital! its
propert! patient and its
personnel at P-DP-O rate)
The Securit Provider must
provide the follo#ing2
<9
:onitoring and surveillance
gadgets (CCT7)
+) 9? units RD"D/;D
.R7D.;) Rover +$9C
;) Colored CCD dome
camera #ithout audio!
0;?T7(! ?)D (u*! #ith
9)=mm
9) Board (ensF Sensor
0) 9? units 7DC Regulated
Po#er Suppl +;DCC
(D??m-)
D) 0 units G7 /??"+= Geo
7ision G7 /??! 9?"C5
+;? %PS
=) + unit des4top computer
#ith the follo#ing
minimum specifications2
" &ntel chipsets
" &ntel Pentium i9
" ;?0/ :B R-:
" +TB hard disc S-T-
<;??rpm
" D7D +/8 #riter
" (icensed Aindo#s <
operating sstem
" +.C (6D monitor
" -7R #ith 'PS D??
#atts #$ S6R7O
motor
Communication2
" %or securit Guard3
+) D units 5andheld
radio! @TC registered
;) ; units Base
Radio2 + unit for the -mbulance!
+ unit at the 6mergenc Room
Aeapons2
The bidder must submit a list of
#eapons available in its armor
available for deploment #ith the
67R:C together #ith a cop of
the license to each)
6ach Guard should have the
follo#ing #hen reporting for
dut2
+) Traffic 7est
<0
;) @ight Stic4
9) %lashlight
0) Ahistle
D) 5andcuff
Compl #ith 67R:C rules and
regulations and other Standard
Operating Procedures (SOP)
promulgated b 67R:C relative
to the maintenance of securit
and safet)
Provide 67R:C the Securit
-gencFs Code of Personnel
Polic Reference)
Prevent the improper dumping of
garbage of an form in its -OR)
Aaste materials shall be placed
in the garbage bins provided for
the purpose and located at
designated points readil
accessible to patients and
emploees of 67R:C) %ailing
to discharge this dut! the
-genc shall be re1uired to
remove said garbage at its o#n
e*pense immediatel #ith or
#ithout notification from
67R:C)
J'-(&%&C-T&O@S O%
O%%&C6RS -@D S6C'R&T>
G'-RDS2
+)The agenc shall submit the
Curriculum 7itae and #or4
e*periences in securit operations
of the Detachment Commander
for revie# b the 67R:C
:anagement)
;) -cceptance$denial of the
nominated Securit Officer and
Securit guards shall be
determined b the -dministrative
'nit of 67R:C)
9) The securit guards to be
deploed must possess the
follo#ing minimum
1ualifications2
<D
a) :ust be at least a 5igh
School Graduate3
b) :ust be of good moral
character and reputation3
c) :ust be courteous! alert
and #ithout an criminal or
derogator police record3
d) :ale! must be phsicall
and mentall fit! bet#een t#ent"
one (;+) to fort five (0D) ears
of age! and at least five (D) feet
five (D) inches in height)
e) :ust have passed a neuro"
pschiatric e*amination and
standard drug test conducted b
an authoriKed$accredited
agenc$entit)
f) :ust be dul licensed!
properl screened! and cleared b
Supervisor Office for Securit
and &nvestigation -gencies
(SOS&-) of the Philippine
@ational Police (P@P)! the
@ational Bureau of &nvestigation
(@B&) and Baranga Chairman)
g) Detachment Commander
must be computer literate or must
4no# (at least) the basic
operations of the computer)
h) Such other 1ualifications
as 67R:C ma deem necessar
in the course of the
implementation of this Contract)
Certificate from the bidder under
oath of its full compliance #ith
e*isting labor la#s and standards)
Commendations or certificates of
appreciation received! if an)
Statement of free services !
supplies or e1uipment #illing to
be offered for free in addition to
the minimum re1uirements)
Statement of special gadget$
e1uipment to be installed for free
in addition to the minimum
re1uirements set in the TOR)
<=

P6RSO@@6( -@D :&@&:': 6J'&P:6@T R6J'&R6:6@T
S6C'R&T> POST G'-RD S5&%T %&R6-R:S
.mm pistol
POST +
ST
;
@D
9
RD

Post T + + + + +
Post T ; + + + +
Post T 9 + + + +
Post T 0 + + + +
Post T D + + + +
Total D D D D
<<
Section VIII. Bidding %orms
Note1 on the Biddin9 Form1
The Bidder shall complete and submit #ith its Bid the Bid Form and Price Schedu4e1
in accordance #ith ITB Clause )+)=) #ith the re1uirements of the Bidding Documents
and the format set out in this Section)
Ahen re1uested in the BDS! the Bidder should provide the Bid Securit6! either in the
form included hereafter or in another form acceptable to the 6ntit! pursuant to ITB
Clause )+);?))
The Contr"ct #9reement Form! #hen it is finaliKed at the time of contract a#ard!
should incorporate an corrections or modifications to the accepted Bid resulting from
price corrections) The Price Schedule and Schedule of Re1uirements deemed to form
part of the contract should be modified accordingl)
The Per!orm"nce Securit6 Form and B"n< Gu"r"ntee Form !or #d2"nce P"6ment
should not be completed b the Bidders at the time of their Bid preparation) Onl the
successful Bidder #ill be re1uired to provide performance securit and ban4 guarantee
for advance pament in accordance #ith one of the forms indicated herein or in another
form acceptable to the Procuring 6ntit and pursuant to GCC Clause )+)90) and its
corresponding SCC provision)
The s#orn affidavit must be completed b all Bidders in accordance #ith ITB Clause )
+)++) failure to do so and submit it #ith the bid shall result in the re,ection of the bid
and the BidderFs dis1ualification)
</
T#BLE OF CONTENTS
SECTION I$ IN%IT#TION TO BID$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&
SECTION II$ INST'UCTIONS TO BIDDE'S$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$(
-) G6@6R-())))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)+) Scope of Bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+);) The procuring entit named in the BDS (hereinafter referred to as the BProcuring
6ntitC) #ishes to receive bids for suppl and deliver of the goods as described in
Section 7&&) Technical Specifications (hereinafter referred to as the BGoodsC)))))))+;
)+)9) The name! identification! and number of lots specific to this bidding are provided in
the BDS) The contracting strateg and basis of evaluation of lots is described in
&TB Clause )+)=+)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)0) Source of %unds))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)D) Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)=) 'nless other#ise specified in the BDS! the Procuring 6ntit as #ell as the bidders
and suppliers shall observe the highest standard of ethics during the procurement
and e*ecution of the contract) &n pursuance of this polic! the Procuring 6ntit2 )))+;
()a defines! for purposes of this provision! the terms set forth belo# as follo#s2))))))))))))+;
()i Bcorrupt practiceC means behavior on the part of officials in the public or private
sectors b #hich the improperl and unla#full enrich themselves! others! or
induce others to do so! b misusing the position in #hich the are placed! and
includes the offering! giving! receiving! or soliciting of anthing of value to
influence the action of an such official in the procurement process or in contract
e*ecution3 entering! on behalf of the government! into an contract or transaction
manifestl and grossl disadvantageous to the same! #hether or not the public
officer profited or #ill profit thereb! and similar acts as provided in R- 9?+.)))))+;
()ii Bfraudulent practiceC means a misrepresentation of facts in order to influence a
procurement process or the e*ecution of a contract to the detriment of the Procuring
6ntit! and includes collusive practices among Bidders (prior to or after bid
submission) designed to establish bid prices at artificial! non"competitive levels and
to deprive the Procuring 6ntit of the benefits of free and open competition) ))))))))+;
()iii Bcollusive practicesC means a scheme or arrangement bet#een t#o or more Bidders!
#ith or #ithout the 4no#ledge of the Procuring 6ntit! designed to establish bid
prices at artificial! non"competitive levels))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
()iv Bcoercive practicesC means harming or threatening to harm! directl or indirectl!
persons! or their propert to influence their participation in a procurement process!
or affect the e*ecution of a contract3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
()v Bobstructive practiceC is))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
()b #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the Bidder recommended for
a#ard has engaged in an of the practices mentioned in this Clause for purposes of
competing for the contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+)<) %urther! the Procuring 6ntit #ill see4 to impose the ma*imum civil!
administrative! and$or criminal penalties available under applicable la#s on
individuals and organiKations deemed to be involved in an of the practices
mentioned in &TB Clause )+)=)()a))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
<.
)+)/) %urthermore! the %unding Source and the Procuring 6ntit reserve the right to
inspect and audit records and accounts of a bidder or supplier in the bidding for and
performance of a contract themselves or through independent auditors as reflected
in the GCC Clause )+)D))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+).) Conflict of &nterest))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+)+?) -ll Bidders found to have conflicting interests shall be dis1ualified to participate
in the procurement at hand! #ithout pre,udice to the imposition of appropriate
administrative! civil! and criminal sanctions) - Bidder ma be considered to have
conflicting interests #ith another Bidder in an of the events described in
paragraphs (a) through (c) belo# and a general conflict of interest in an of the
circumstances set out in paragraphs (d) through (f) belo#2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
()a - Bidder has controlling shareholders in common #ith another Bidder3 )))))))))))))))))+9
()b - Bidder receives or has received an direct or indirect subsid from an other
Bidder3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()c - Bidder has the same legal representative as that of another Bidder for purposes of
this bid3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()d - Bidder has a relationship! directl or through third parties! that puts them in a
position to have access to information about or influence on the bid of another
Bidder or influence the decisions of the Procuring 6ntit regarding this bidding
process) This #ill include a firm or an organiKation #ho lends! or temporaril
seconds! its personnel to firms or organiKations #hich are engaged in consulting
services for the preparation related to procurement for or implementation of the
pro,ect if the personnel #ould be involved in an capacit on the same pro,ect3 ) )+0
()e - Bidder submits more than one bid in this bidding process) 5o#ever! this does not
limit the participation of subcontractors in more than one bid3 or ))))))))))))))))))))))))))+0
()f - Bidder #ho participated as a consultant in the preparation of the design or
technical specifications of the Goods and related services that are the sub,ect of the
bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)++) &n accordance #ith Section 0< of the &RR of R- .+/0! all Bidding Documents
shall be accompanied b a s#orn affidavit of the Bidder that it is not related to the
5ead of the Procuring 6ntit! members of the Bids and -#ards Committee (B-C)!
members of the Technical Aor4ing Group (TAG)! members of the B-C
Secretariat! the head of the Pro,ect :anagement Office (P:O) or the end"user unit!
and the pro,ect consultants! b consanguinit or affinit up to the third civil degree)
On the part of the Bidder! this Clause shall appl to the follo#ing persons2)))))))))))+0
()a &f the Bidder is an individual or a sole proprietorship! to the Bidder himself3)))))))))))+0
()b &f the Bidder is a partnership! to all its officers and members3)))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()c &f the Bidder is a corporation! to all its officers! directors! and controlling
stoc4holders3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()d &f the Bidder is a ,oint venture (G7)! the provisions of items (a)! (b)! or (c) of this
Clause shall correspondingl appl to each of the members of the said G7! as ma
be appropriate)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
Relationship of the nature described above or failure to compl #ith this Clause #ill
result in the automatic dis1ualification of a Bidder))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)+;) 6ligible Bidders))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)+9) 'nless other#ise provided in the BDS! the follo#ing persons shall be eligible to
participate in this bidding2 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()a Dul licensed %ilipino citiKens$sole proprietorships3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()b Partnerships dul organiKed under the la#s of the Philippines and of #hich at least
si*t percent (=?L) of the interest belongs to citiKens of the Philippines3)))))))))))))))+D
/?
()c Corporations dul organiKed under the la#s of the Philippines! and of #hich at least
si*t percent (=?L) of the outstanding capital stoc4 belongs to citiKens of the
Philippines3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()d Cooperatives dul organiKed under the la#s of the Philippines! and of #hich at least
si*t percent (=?L) of the interest belongs to citiKens of the Philippines3 and))))))))+D
()e 'nless other#ise provided in the BDS! persons$entities forming themselves into a
G7! i)e)! a group of t#o (;) or more persons$entities that intend to be ,ointl and
severall responsible or liable for a particular contract2 Provided! ho#ever! that
%ilipino o#nership or interest of the ,oint venture concerned shall be at least si*t
percent (=?L)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
)+)+0) %oreign bidders ma be eligible to participate #hen an of the follo#ing
circumstances e*ist! as specified in the BDS2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()a Ahen a Treat or &nternational or 6*ecutive -greement as provided in Section 0 of
the R- .+/0 and its &RR allo# foreign bidders to participate3))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()b CitiKens! corporations! or associations of a countr! included in the list issued b the
GPPB! the la#s or regulations of #hich grant reciprocal rights or privileges to
citiKens! corporations! or associations of the Philippines3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()c Ahen the Goods sought to be procured are not available from local suppliers3 or))))+D
()d Ahen there is a need to prevent situations that defeat competition or restrain trade) +D
)+)+D) Government corporate entities ma be eligible to participate onl if the can
establish that the (a) are legall and financiall autonomous! (b) operate under
commercial la#! and (c) are not dependent agencies of the GOP or the Procuring
6ntit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
)+)+=) 'nless other#ise provided in the BDS! the Bidder must have completed at least
one contract similar to the Pro,ect the value of #hich! ad,usted to current prices
using the @ational Statistics Office consumer price inde*! must be at least
e1uivalent to a percentage of the -BC stated in the BDS) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
%or this purpose! contracts similar to the Pro,ect shall be those described in the BDS!
and completed #ithin the relevant period stated in the &nvitation to Bid and &TB
Clause )+)+)()a()iii) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
)+)+<) The Bidder must submit a computation of its @et %inancial Contracting Capacit
(@%CC) or a commitment from a 'niversal or Commercial Ban4 to e*tend a credit
line in its favor if a#arded the contract for this Pro,ect (C(C)) ))))))))))))))))))))))))))))))+D
The @%CC! computed using the follo#ing formula! must be at least e1ual to the -BC to
be bid2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+)+/) BidderFs Responsibilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+)+.) The Bidder or its dul authoriKed representative shall submit a s#orn statement in
the form prescribed in Section 7&&&) Bidding %orms as re1uired in &TB Clause )+)+)
()b()iii))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+);?) The Bidder is responsible for the follo#ing2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
()a 5aving ta4en steps to carefull e*amine all of the Bidding Documents3)))))))))))))))))+=
()b 5aving ac4no#ledged all conditions! local or other#ise! affecting the
implementation of the contract3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
()c 5aving made an estimate of the facilities available and needed for the contract to be
bid! if an3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
()d 5aving complied #ith its responsibilit to in1uire or secure Supplemental$Bid
Bulletin(s) as provided under &TB Clause )+)9.)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+);+) The Bidder is e*pected to e*amine all instructions! forms! terms! and
specifications in the Bidding Documents) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
/+
)+);;) &t shall be the sole responsibilit of the Bidder to determine and to satisf itself b
such means as it considers necessar or desirable as to all matters pertaining to the
contract to be bid! including2 (a) the location and the nature of this Pro,ect3 (b)
climatic conditions3 (c) transportation facilities3 and (d) other factors that ma affect
the cost! duration! and e*ecution or implementation of this Pro,ect))))))))))))))))))))))))+<
)+);9) The Procuring 6ntit shall not assume an responsibilit regarding erroneous
interpretations or conclusions b the prospective or eligible bidder out of the data
furnished b the procuring entit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);0) The Bidder shall bear all costs associated #ith the preparation and submission of
his bid! and the Procuring 6ntit #ill in no case be responsible or liable for those
costs! regardless of the conduct or outcome of the bidding process)))))))))))))))))))))))))+<
)+);D) Before submitting their bids! the Bidder is deemed to have become familiar #ith
all e*isting la#s! decrees! ordinances! acts and regulations of the Philippines #hich
ma affect this Pro,ect in an #a))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);=) The Bidder should note that the Procuring 6ntit #ill accept bids onl from those
that have paid the nonrefundable fee for the Bidding Documents at the office
indicated in the &nvitation to Bid))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);<) Origin of Goods )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
'nless other#ise indicated in the BDS! there is no restriction on the origin of goods
other than those prohibited b a decision of the 'nited @ations Securit Council
ta4en under Chapter 7&& of the Charter of the 'nited @ations! sub,ect to &TB Clause
)+)D/))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);/) Subcontracts)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+);.) 'nless other#ise specified in the BDS! the Bidder ma subcontract portions of the
Goods to an e*tent as ma be approved b the Procuring 6ntit and stated in the
BDS) 5o#ever! subcontracting of an portion shall not relieve the Bidder from an
liabilit or obligation that ma arise from the contract for this Pro,ect))))))))))))))))))))+/
)+)9?) Subcontractors must compl #ith the eligibilit criteria and the documentar
re1uirements specified in the BDS) &n the event that an subcontractor is found b
the Procuring 6ntit to be ineligible! the subcontracting of such portion of the
Goods shall be disallo#ed) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9+) The Bidder ma identif the subcontractor to #hom a portion of the Goods #ill be
subcontracted at an stage of the bidding process or during contract
implementation) &f the Bidder opts to disclose the name of the subcontractor
during bid submission! the Bidder shall include the re1uired documents as part of
the technical component of its bid))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
B) CO@T6@TS O% B&DD&@G DOC':6@TS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9;) Pre"Bid Conference))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)99) (a) &f so specified in the BDS! a pre"bid conference shall be held at the venue and
on the date indicated therein! to clarif and address the BiddersF 1uestions on the
technical and financial components of this Pro,ect) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
(b) The pre"bid conference shall be held at least t#elve (+;) calendar das before the
deadline for the submission and receipt of bids) &f the Procuring 6ntit determines
that! b reason of the method! nature! or comple*it of the contract to be bid! or
#hen international participation #ill be more advantageous to the GOP! a longer
period for the preparation of bids is necessar! the pre"bid conference shall be held
at least thirt (9?) calendar das before the deadline for the submission and receipt
of bids! as specified in the BDS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
/;
)+)90) Bidders are encouraged to attend the pre"bid conference to ensure that the full
understand the Procuring 6ntitFs re1uirements) @on"attendance of the Bidder #ill
in no #a pre,udice its bid3 ho#ever! the Bidder is e*pected to 4no# the changes
and$or amendments to the Bidding Documents discussed during the pre"bid
conference) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9D) -n statement made at the pre"bid conference shall not modif the terms of the
Bidding Documents unless such statement is specificall identified in #riting as an
amendment thereto and issued as a Supplemental$Bid Bulletin)))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9=) Clarification and -mendment of Bidding Documents)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9<) Bidders #ho have purchased the Bidding Documents ma re1uest for clarification
on an part of the Bidding Documents for an interpretation) Such re1uest must be in
#riting and submitted to the Procuring 6ntit at the address indicated in the BDS at
least ten (+?) calendar das before the deadline set for the submission and receipt of
bids) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)9/) Supplemental$Bid Bulletins ma be issued upon the Procuring 6ntitFs initiative
for purposes of clarifing or modifing an provision of the Bidding Documents
not later than seven (<) calendar das before the deadline for the submission and
receipt of bids) -n modification to the Bidding Documents shall be identified as
an amendment) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)9.) -n Supplemental$Bid Bulletin issued b the B-C shall also be posted on the
Philippine Government 6lectronic Procurement Sstem (PhilG6PS) and the
#ebsite of the Procuring 6ntit concerned! if available) &t shall be the responsibilit
of all Bidders #ho secure the Bidding Documents to in1uire and secure
Supplemental$Bid Bulletins that ma be issued b the B-C) 5o#ever! Bidders #ho
have submitted bids before the issuance of the Supplemental$Bid Bulletin must be
informed and allo#ed to modif or #ithdra# their bids in accordance #ith &TB
Clause )+)9.)) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
C) PR6P-R-T&O@ O% B&DS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)0?) (anguage of Bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
The bid! as #ell as all correspondence and documents relating to the bid e*changed b
the Bidder and the Procuring 6ntit! shall be #ritten in 6nglish) Supporting
documents and printed literature furnished b the Bidder ma be in another
language provided the are accompanied b an accurate translation in 6nglish
certified b the appropriate embass or consulate in the Philippines! in #hich case
the 6nglish translation shall govern for purposes of interpretation of the bid))))))))))+.
)+)0+) Documents Comprising the Bid2 6ligibilit and Technical Components))))))))))))))+.
)+)+) 'nless other#ise indicated in the BDS! the first envelope shall contain the
follo#ing eligibilit and technical documents2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()a 6ligibilit Documents E )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
Class B-C Documents2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()i Registration certificate from the Securities and 6*change Commission (S6C)!
Department of Trade and &ndustr (DT&) for sole proprietorship! or Cooperative
Development -uthorit (CD-) for cooperatives! or an proof of such registration
as stated in the BDS3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()ii :aorFs permit issued b the cit or municipalit #here the principal place of
business of the prospective bidder is located3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()iii Statement of all its ongoing and completed government and private contracts #ithin
the period stated in the BDS! including contracts a#arded but not et started! if an)
The statement shall include! for each contract! the follo#ing2)))))))))))))))))))))))))))))))));?
/9
()iii)+) name of the contract3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii);) date of the contract3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)9) 4inds of Goods3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)0) amount of contract and value of outstanding contracts3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)D) date of deliver3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)=) end userFs acceptance or official receipt(s) issued for the contract! if completed);?
()iv -udited financial statements! stamped BreceivedC b the Bureau of &nternal Revenue
(B&R) or its dul accredited and authoriKed institutions! for the preceding calendar
ear! #hich should not be earlier than t#o (;) ears from bid submission3)))))))))))));?
()v @%CC computation or C(C in accordance #ith &TB Clause )+)+<)3 and)))))))))))))))))));?
Class BBC Document2 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i &f applicable! the G7- in case the ,oint venture is alread in e*istence! or dul
notariKed statements from all the potential ,oint venture partners stating that the
#ill enter into and abide b the provisions of the G7- in the instance that the bid is
successful))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()b Technical Documents E))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i Bid securit in accordance #ith &TB Clause )+)+.)) &f the Bidder opts to submit the
bid securit in the form of2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i)+) a ban4 draft$guarantee or an irrevocable letter of credit issued b a foreign ban4! it
shall be accompanied b a confirmation from a 'niversal or Commercial Ban43 or
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i);) a suret bond! it shall be accompanied b a certification b the &nsurance
Commission that the suret or insurance compan is authoriKed to issue such
instruments3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()ii Conformit #ith technical specifications! as enumerated and specified in Sections 7&
and 7&& of the Bidding Documents3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii S#orn statement in accordance #ith Section ;D);(a)(iv) of the &RR of R- .+/0 and
using the form prescribed in Section 7&&&) Bidding %orms))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
)+);) Documents Comprising the Bid2 %inancial Component)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
)+)9) 'nless other#ise stated in the BDS! the financial component of the bid shall
contain the follo#ing2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
()a %inancial Bid %orm! #hich includes bid prices and the bill of 1uantities and the
applicable Price Schedules! in accordance #ith &TB Clauses )+)<) and )+)+?)3 )))))));+
()b &f the Bidder claims preference as a Domestic Bidder or Domestic 6ntit! a
certification from the DT&! S6C! or CD- issued in accordance #ith &TB Clause )
+)D<)! unless other#ise provided in the BDS3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
()c -n other document related to the financial component of the bid as stated in the
BDS) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
)+)0) (a) 'nless other#ise stated in the BDS! all bids that e*ceed the -BC shall not be
accepted))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
(b) 'nless other#ise indicated in the BDS! for foreign"funded procurement! a ceiling
ma be applied to bid prices provided the follo#ing conditions are met2 )))))))))))))));+
)+)D) -lternative Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
-lternative Bids shall be re,ected) %or this purpose! alternative bid is an offer made b a
Bidder in addition or as a substitute to its original bid #hich ma be included as
part of its original bid or submitted separatel there#ith for purposes of bidding) -
bid #ith options is considered an alternative bid regardless of #hether said bid
proposal is contained in a single envelope or submitted in t#o (;) or more separate
bid envelopes) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)=) Bid Prices)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
/0
)+)<) The Bidder shall complete the appropriate Price Schedules included herein! stating
the unit prices! total price per item! the total amount and the e*pected countries of
origin of the Goods to be supplied under this Pro,ect))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)/) The Bidder shall fill in rates and prices for all items of the Goods described in the
Bill of Juantities) Bids not addressing or providing all of the re1uired items in the
Bidding Documents including! #here applicable! Bill of Juantities! shall be
considered non"responsive and! thus! automaticall dis1ualified) &n this regard!
#here a re1uired item is provided! but no price is indicated! the same shall be
considered as non"responsive! but specifing a Q?Q (Kero) for the said item #ould
mean that it is being offered for free to the Government)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+).) The terms 6* Aor4s (68A)! Cost! &nsurance and %reight (C&%)! Cost and
&nsurance Paid to (C&P)! Delivered Dut Paid (DDP)! and other trade terms used to
describe the obligations of the parties! shall be governed b the rules prescribed in
the current edition of the &nternational Commercial Terms (&@COT6R:S)
published b the &nternational Chamber of Commerce! Paris))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)+?) Prices indicated on the Price Schedule shall be entered separatel in the follo#ing
manner2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()a %or Goods offered from #ithin the Procuring 6ntitFs countr2))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i The price of the Goods 1uoted 68A (e* #or4s! e* factor! e* #arehouse! e*
sho#room! or off"the"shelf! as applicable)! including all customs duties and sales
and other ta*es alread paid or paable2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i)+) on the components and ra# material used in the manufacture or assembl of Goods
1uoted e* #or4s or e* factor3 or)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i);) on the previousl imported Goods of foreign origin 1uoted e* #arehouse! e*
sho#room! or off"the"shelf and an Procuring 6ntit countr sales and other ta*es
#hich #ill be paable on the Goods if the contract is a#arded)))))))))))))))))))))))))))))));;
()ii The price for inland transportation! insurance! and other local costs incidental to
deliver of the Goods to their final destination) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()iii The price of other (incidental) services! if an! listed in the BDS))))))))))))))))))))))))))));;
()b %or Goods offered from abroad2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i 'nless other#ise stated in the BDS! the price of the Goods shall be 1uoted DDP #ith
the place of destination in the Philippines as specified in the BDS) &n 1uoting the
price! the Bidder shall be free to use transportation through carriers registered in
an eligible countr) Similarl! the Bidder ma obtain insurance services from an
eligible source countr) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
()ii The price of other (incidental) services! if an! listed in the BDS)))))))))))))))))))))))))))));9
)+)++) Prices 1uoted b the Bidder shall be fi*ed during the BidderFs performance of the
contract and not sub,ect to variation or price escalation on an account) - bid
submitted #ith an ad,ustable price 1uotation shall be treated as non"responsive and
shall be re,ected! pursuant to &TB Clause )+)00))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
-ll bid prices shall be considered as fi*ed prices! and therefore not sub,ect to price
escalation during contract implementation! e*cept under e*traordinar
circumstances) 6*traordinar circumstances refer to events that ma be determined
b the @ational 6conomic and Development -uthorit in accordance #ith the Civil
Code of the Philippines! and upon the recommendation of the Procuring 6ntit)
@evertheless! in cases #here the cost of the a#arded contract is affected b an
applicable ne# la#s! ordinances! regulations! or other acts of the GOP! promulgated
after the date of bid opening! a contract price ad,ustment shall be made or
appropriate relief shall be applied on a no loss"no gain basis))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+;) Bid Currencies))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
/D
)+)+9) Prices shall be 1uoted in the follo#ing currencies2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
()a %or Goods that the Bidder #ill suppl from #ithin the Philippines! the prices shall be
1uoted in Philippine Pesos))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
()b %or Goods that the Bidder #ill suppl from outside the Philippines! the prices ma
be 1uoted in the currenc(ies) stated in the BDS) 5o#ever! for purposes of bid
evaluation! bids denominated in foreign currencies shall be converted to Philippine
currenc based on the e*change rate as published in the BSP reference rate bulletin
on the da of the bid opening)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+0) &f so allo#ed in accordance #ith &TB Clause )+)+9)! the Procuring 6ntit for
purposes of bid evaluation and comparing the bid prices #ill convert the amounts in
various currencies in #hich the bid price is e*pressed to Philippine Pesos at the
foregoing e*change rates))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+D) 'nless other#ise specified in the BDS! pament of the contract price shall be
made in Philippine Pesos))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+=) Bid 7alidit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+<) Bids shall remain valid for the period specified in the BDS #hich shall not e*ceed
one hundred t#ent (+;?) calendar das from the date of the opening of bids) ))))));9
)+)+/) &n e*ceptional circumstances! prior to the e*piration of the Bid validit period! the
Procuring 6ntit ma re1uest Bidders to e*tend the period of validit of their bids)
The re1uest and the responses shall be made in #riting) The bid securit described
in &TB Clause +/ should also be e*tended corresponding to the e*tension of the bid
validit period at the least) - Bidder ma refuse the re1uest #ithout forfeiting its
bid securit! but his bid shall no longer be considered for further evaluation and
a#ard) - Bidder granting the re1uest shall not be re1uired or permitted to modif
its bid))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+)+.) Bid Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);?) The bid securit in the amount stated in the BDS shall be e1ual to the percentage
of the -BC in accordance #ith the follo#ing schedule2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
%or biddings conducted b (G's! the Bidder ma also submit bid securities in the form
of cashierFs$managerFs chec4! ban4 draft$guarantee! or irrevocable letter of credit
from other ban4s certified b the BSP as authoriKed to issue such financial
statement)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);+) The bid securit should be valid for the period specified in the BDS) -n bid not
accompanied b an acceptable bid securit shall be re,ected b the Procuring 6ntit
as non"responsive) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);;) @o bid securities shall be returned to bidders after the opening of bids and before
contract signing! e*cept to those that failed or declared as post"dis1ualified! upon
submission of a #ritten #aiver of their right to file a motion for reconsideration
and$or protest) Aithout pre,udice on its forfeiture! bid securities shall be returned
onl after the bidder #ith the (o#est Calculated and Responsive Bid has signed the
contract and furnished the performance securit! but in no case later than the
e*piration of the bid securit validit period indicated in &TB Clause )+);+))))))))))));0
)+);9) 'pon signing and e*ecution of the contract pursuant to &TB Clause )+)/0)! and the
posting of the performance securit pursuant to &TB Clause )+)/.)! the successful
BidderFs bid securit #ill be discharged! but in no case later than the bid securit
validit period as indicated in the &TB Clause )+);+)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
)+);0) The bid securit ma be forfeited2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()a if a Bidder2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()i #ithdra#s its bid during the period of bid validit specified in &TB Clause )+)+=)3) ) );D
()ii does not accept the correction of errors pursuant to &TB Clause )+)=0)()b3))))))))))))))));D
/=
()iii fails to submit the re1uirements #ithin the prescribed period or a finding against
their veracit as stated in &TB Clause )+)<?)3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()iv submission of eligibilit re1uirements containing false information or falsified
documents3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()v submission of bids that contain false information or falsified documents! or the
concealment of such information in the bids in order to influence the outcome of
eligibilit screening or an other stage of the public bidding3)))))))))))))))))))))))))))))))));D
()vi allo#ing the use of oneFs name! or using the name of another for purposes of public
bidding3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()vii #ithdra#al of a bid! or refusal to accept an a#ard! or enter into contract #ith the
Government #ithout ,ustifiable cause! after the Bidder had been ad,udged as having
submitted the (o#est Calculated and Responsive Bid3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()viii refusal or failure to post the re1uired performance securit #ithin the prescribed
time3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()i* refusal to clarif or validate in #riting its bid during post"1ualification #ithin a
period of seven (<) calendar das from receipt of the re1uest for clarification3)))))));D
()* an documented attempt b a bidder to undul influence the outcome of the bidding
in his favor3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()*i failure of the potential ,oint venture partners to enter into the ,oint venture after the
bid is declared successful3 or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()*ii all other acts that tend to defeat the purpose of the competitive bidding! such as
habituall #ithdra#ing from bidding! submitting late Bids or patentl insufficient
bid! for at least three (9) times #ithin a ear! e*cept for valid reasons))))))))))))))))))));D
()b if the successful Bidder2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
()i fails to sign the contract in accordance #ith &TB Clause )+)/0)3 or)))))))))))))))))))))))))))));=
()ii fails to furnish performance securit in accordance #ith &TB Clause )+)/.))))))))))))));=
)+);D) %ormat and Signing of Bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+);=) Bidders shall submit their bids through their dul authoriKed representative using
the appropriate forms provided in Section 7&&&) Bidding %orms on or before the
deadline specified in the &TB Clauses )+)9<) in t#o (;) separate sealed bid
envelopes! and #hich shall be submitted simultaneousl) The first shall contain the
technical component of the bid! including the eligibilit re1uirements under &TB
Clause )+)+)! and the second shall contain the financial component of the bid) ))))));=
)+);<) %orms as mentioned in &TB Clause )+);=) must be completed #ithout an
alterations to their format! and no substitute form shall be accepted) -ll blan4
spaces shall be filled in #ith the information re1uested)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+);/) The Bidder shall prepare and submit an original of the first and second envelopes
as described in &TB Clauses )+)0+) and )+);)) &n the event of an discrepanc
bet#een the original and the copies! the original shall prevail)))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+);.) The bid! e*cept for unamended printed literature! shall be signed! and each and
ever page thereof shall be initialed! b the dul authoriKed representative$s of the
Bidder)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)9?) -n interlineations! erasures! or over#riting shall be valid onl if the are signed
or initialed b the dul authoriKed representative$s of the Bidder) ))))))))))))))))))))))))));=
)+)9+) Sealing and :ar4ing of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)9;) Bidders shall enclose their original eligibilit and technical documents described
in &TB Clause )+)0+) in one sealed envelope mar4ed BOR&G&@-( " T6C5@&C-(
CO:PO@6@TC! and the original of their financial component in another sealed
envelope mar4ed BOR&G&@-( " %&@-@C&-( CO:PO@6@TC! sealing them all in
an outer envelope mar4ed BOR&G&@-( B&DC) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
/<
)+)99) 6ach cop of the first and second envelopes shall be similarl sealed dul mar4ing
the inner envelopes as BCOP> @O) HHH " T6C5@&C-( CO:PO@6@TC and
BCOP> @O) HHH E %&@-@C&-( CO:PO@6@TC and the outer envelope as
BCOP> @O) HHHC! respectivel) These envelopes containing the original and the
copies shall then be enclosed in one single envelope) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)90) The original and the number of copies of the Bid as indicated in the BDS shall be
tped or #ritten in indelible in4 and shall be signed b the bidder or its dul
authoriKed representative$s) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9D) -ll envelopes shall2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()a contain the name of the contract to be bid in capital letters3))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()b bear the name and address of the Bidder in capital letters3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()c be addressed to the Procuring 6ntitFs B-C in accordance #ith &TB Clause )+);)3)));<
()d bear the specific identification of this bidding process indicated in the &TB Clause )
+)9)3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()e bear a #arning BDO @OT OP6@ B6%OR6RC the date and time for the opening of
bids! in accordance #ith &TB Clause )+)9<)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9=) &f bids are not sealed and mar4ed as re1uired! the Procuring 6ntit #ill assume no
responsibilit for the misplacement or premature opening of the bid) )))))))))))))))))));<
D) S'B:&SS&O@ -@D OP6@&@G O% B&DS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9<) Deadline for Submission of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
Bids must be received b the Procuring 6ntitFs B-C at the address and on or before
the date and time indicated in the BDS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9/) (ate Bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
-n bid submitted after the deadline for submission and receipt of bids prescribed b
the Procuring 6ntit! pursuant to &TB Clause )+)9<)! shall be declared B(ateC and
shall not be accepted b the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9.) :odification and Aithdra#al of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)0?) The Bidder ma modif its bid after it has been submitted3 provided that the
modification is received b the Procuring 6ntit prior to the deadline prescribed for
submission and receipt of bids) The Bidder shall not be allo#ed to retrieve its
original bid! but shall be allo#ed to submit another bid e1uall sealed! properl
identified! lin4ed to its original bid mar4ed as BT6C5@&C-( :OD&%&C-T&O@C
or B%&@-@C&-( :OD&%&C-T&O@C and stamped BreceivedC b the B-C) Bid
modifications received after the applicable deadline shall not be considered and
shall be returned to the Bidder unopened) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)0+) - Bidder ma! through a (etter of Aithdra#al! #ithdra# its bid after it has been
submitted! for valid and ,ustifiable reason3 provided that the (etter of Aithdra#al is
received b the Procuring 6ntit prior to the deadline prescribed for submission and
receipt of bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)0;) Bids re1uested to be #ithdra#n in accordance #ith &TB Clause )+)0?) shall be
returned unopened to the Bidders) - Bidder ma also e*press its intention not to
participate in the bidding through a letter #hich should reach and be stamped b the
B-C before the deadline for submission and receipt of bids) - Bidder that
#ithdra#s its bid shall not be permitted to submit another bid! directl or indirectl!
for the same contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)09) @o bid ma be modified after the deadline for submission of bids) @o bid ma be
#ithdra#n in the interval bet#een the deadline for submission of bids and the
e*piration of the period of bid validit specified b the Bidder on the %inancial Bid
%orm) Aithdra#al of a bid during this interval shall result in the forfeiture of the
//
BidderFs bid securit! pursuant to &TB Clause )+);0)! and the imposition of
administrative! civil and criminal sanctions as prescribed b R- .+/0 and its &RR)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)00) Opening and Preliminar 6*amination of Bids ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)0D) The B-C shall open the first bid envelopes of Bidders in public as specified in the
BDS to determine each BidderFs compliance #ith the documents prescribed in &TB
Clause )+)0+)) %or this purpose! the B-C shall chec4 the submitted documents of
each bidder against a chec4list of re1uired documents to ascertain if the are all
present! using a non"discretionar Bpass$failC criterion) &f a bidder submits the
re1uired document! it shall be rated BpassedC for that particular re1uirement) &n this
regard! bids that fail to include an re1uirement or are incomplete or patentl
insufficient shall be considered as BfailedC) Other#ise! the B-C shall rate the said
first bid envelope as BpassedC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)0=) 'nless other#ise specified in the BDS! immediatel after determining compliance
#ith the re1uirements in the first envelope! the B-C shall forth#ith open the
second bid envelope of each remaining eligible bidder #hose first bid envelope #as
rated BpassedC) The second envelope of each compling bidder shall be opened
#ithin the same da) &n case one or more of the re1uirements in the second
envelope of a particular bid is missing! incomplete or patentl insufficient! and$or if
the submitted total bid price e*ceeds the -BC unless other#ise provided in &TB
Clause )+)0)! the B-C shall rate the bid concerned as BfailedC) Onl bids that are
determined to contain all the bid re1uirements for both components shall be rated
BpassedC and shall immediatel be considered for evaluation and comparison)))))));/
)+)0<) (etters of #ithdra#al shall be read out and recorded during bid opening! and the
envelope containing the corresponding #ithdra#n bid shall be returned to the
Bidder unopened) &f the #ithdra#ing BidderFs representative is in attendance! the
original bid and all copies thereof shall be returned to the representative during the
bid opening) &f the representative is not in attendance! the bid shall be returned
unopened b registered mail) The Bidder ma #ithdra# its bid prior to the deadline
for the submission and receipt of bids! provided that the corresponding (etter of
Aithdra#al contains a valid authoriKation re1uesting for such #ithdra#al! sub,ect
to appropriate administrative sanctions))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)0/) &f a Bidder has previousl secured a certification from the Procuring 6ntit to the
effect that it has previousl submitted the above"enumerated Class B-C Documents!
the said certification ma be submitted in lieu of the re1uirements enumerated in
&TB Clause )+)+)()a! items (i) to (v)) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)0.) &n the case of an eligible foreign Bidder as described in &TB Clause )+)+;)! the
Class B-C Documents described in &TB Clause )+)+)()a ma be substituted #ith the
appropriate e1uivalent documents! if an! issued b the countr of the foreign
Bidder concerned))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D?) 6ach partner of a ,oint venture agreement shall li4e#ise submit the re1uirements
in &TB Clauses )+)+)()a()i and )+)+)()a()ii) Submission of documents re1uired under
&TB Clauses )+)+)()a()iii to )+)+)()a()v b an of the ,oint venture partners
constitutes compliance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D+) - Bidder determined as BfailedC has three (9) calendar das upon #ritten notice
or! if present at the time of bid opening! upon verbal notification! #ithin #hich to
file a re1uest or motion for reconsideration #ith the B-C2 Provided! ho#ever! that
the motion for reconsideration shall not be granted if it is established that the
finding of failure is due to the fault of the Bidder concerned2 Provided! further! that
the B-C shall decide on the re1uest for reconsideration #ithin seven (<) calendar
/.
das from receipt thereof) &f a failed Bidder signifies his intent to file a motion for
reconsideration! the B-C shall 4eep the bid envelopes of the said failed Bidder
unopened and$or dul sealed until such time that the motion for reconsideration or
protest has been resolved) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D;) The Procuring 6ntit shall prepare the minutes of the proceedings of the bid
opening that shall include! as a minimum2 (a) names of Bidders! their bid price! bid
securit! findings of preliminar e*amination3 and (b) attendance sheet) The B-C
members shall sign the abstract of bids as read) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
6) 67-('-T&O@ -@D CO:P-R&SO@ O% B&DS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D9) Process to be Confidential )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D0) :embers of the B-C! including its staff and personnel! as #ell as its Secretariat
and TAG! are prohibited from ma4ing or accepting an 4ind of communication
#ith an bidder regarding the evaluation of their bids until the issuance of the
@otice of -#ard! unless other#ise allo#ed in the case of &TB Clause ;=) )))))))))));.
)+)DD) -n effort b a bidder to influence the Procuring 6ntit in the Procuring 6ntitFs
decision in respect of bid evaluation! bid comparison or contract a#ard #ill result
in the re,ection of the BidderFs bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D=) Clarification of Bids ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
To assist in the evaluation! comparison! and post"1ualification of the bids! the Procuring
6ntit ma as4 in #riting an Bidder for a clarification of its bid) -ll responses to
re1uests for clarification shall be in #riting) -n clarification submitted b a Bidder
in respect to its bid and that is not in response to a re1uest b the Procuring 6ntit
shall not be considered) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D<) Domestic Preference)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
)+)D/) 'nless other#ise stated in the BDS! the Procuring 6ntit #ill grant a margin of
preference for the purpose of comparison of bids in accordance #ith the follo#ing2
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
()a The preference shall be applied #hen (i) the lo#est %oreign Bid is lo#er than the
lo#est bid offered b a Domestic Bidder! or (ii) the lo#est bid offered b a non"
Philippine national is lo#er than the lo#est bid offered b a Domestic 6ntit)))))))9?
()b %or evaluation purposes! the lo#est %oreign Bid or the bid offered b a non"
Philippine national shall be increased b fifteen percent (+DL)))))))))))))))))))))))))))))))9?
()c &n the event that (i) the lo#est bid offered b a Domestic 6ntit does not e*ceed the
lo#est %oreign Bid as increased! or (ii) the lo#est bid offered b a non"Philippine
national as increased! then the Procuring 6ntit shall a#ard the contract to the
Domestic Bidder$6ntit at the amount of the lo#est %oreign Bid or the bid offered
b a non"Philippine national! as the case ma be)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
()d &f the Domestic 6ntit$Bidder refuses to accept the a#ard of contract at the amount
of the %oreign Bid or bid offered b a non"Philippine national #ithin t#o (;)
calendar das from receipt of #ritten advice from the B-C! the Procuring 6ntit
shall a#ard to the bidder offering the %oreign Bid or the non"Philippine national! as
the case ma be! sub,ect to post"1ualification and submission of all the
documentar re1uirements under these Bidding Documents)))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
)+)D.) - Bidder ma be granted preference as a Domestic 6ntit sub,ect to the
certification from the DT& (in case of sole proprietorships)! S6C (in case of
partnerships and corporations)! or CD- (in case of cooperatives) that the (a) sole
proprietor is a citiKen of the Philippines or the partnership! corporation! cooperative!
or association is dul organiKed under the la#s of the Philippines #ith at least
sevent five percent (<DL) of its interest or outstanding capital stoc4 belonging to
.?
citiKens of the Philippines! (b) habituall established in business and habituall
engaged in the manufacture or sale of the merchandise covered b his bid! and (c)
the business has been in e*istence for at least five (D) consecutive ears prior to the
advertisement and$or posting of the &nvitation to Bid for this Pro,ect)))))))))))))))))))))9?
)+)=?) - Bidder ma be granted preference as a Domestic Bidder sub,ect to the
certification from the DT& that the Bidder is offering unmanufactured articles!
materials or supplies of the gro#th or production of the Philippines! or
manufactured articles! materials! or supplies manufactured or to be manufactured in
the Philippines substantiall from articles! materials! or supplies of the gro#th!
production! or manufacture! as the case ma be! of the Philippines)))))))))))))))))))))))))9?
)+)=+) Detailed 6valuation and Comparison of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=;) The Procuring 6ntit #ill underta4e the detailed evaluation and comparison of
bids #hich have passed the opening and preliminar e*amination of bids! pursuant
to &TB Clause )+)00)! in order to determine the (o#est Calculated Bid)))))))))))))))))))9+
)+)=9) The (o#est Calculated Bid shall be determined in t#o steps2)))))))))))))))))))))))))))))))9+
()a The detailed evaluation of the financial component of the bids! to establish the
correct calculated prices of the bids3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
()b The ran4ing of the total bid prices as so calculated from the lo#est to the highest)
The bid #ith the lo#est price shall be identified as the (o#est Calculated Bid))))))9+
)+)=0) The Procuring 6ntitSs B-C shall immediatel conduct a detailed evaluation of all
bids rated Bpassed!C using non"discretionar pass$fail criteria) 'nless other#ise
specified in the BDS! the B-C shall consider the follo#ing in the evaluation of
bids2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
()a Completeness of the bid) 'nless the &TB specificall allo#s partial bids! bids not
addressing or providing all of the re1uired items in the Schedule of Re1uirements
including! #here applicable! bill of 1uantities! shall be considered non"responsive
and! thus! automaticall dis1ualified) &n this regard! #here a re1uired item is
provided! but no price is indicated! the same shall be considered as non"responsive!
but specifing a Q?Q (Kero) for the said item #ould mean that it is being offered for
free to the Procuring 6ntit3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
()b -rithmetical corrections) Consider computational errors and omissions to enable
proper comparison of all eligible bids) &t ma also consider bid modifications! if
allo#ed in the BDS) -n ad,ustment shall be calculated in monetar terms to
determine the calculated prices)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=D) Based on the detailed evaluation of bids! those that compl #ith the above"
mentioned re1uirements shall be ran4ed in the ascending order of their total
calculated bid prices! as evaluated and corrected for computational errors! discounts
and other modifications! to identif the (o#est Calculated Bid) Total calculated bid
prices! as evaluated and corrected for computational errors! discounts and other
modifications! #hich e*ceed the -BC shall not be considered! unless other#ise
indicated in the BDS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)==) The Procuring 6ntitFs evaluation of bids shall onl be based on the bid price
1uoted in the %inancial Bid %orm)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=<) Bids shall be evaluated on an e1ual footing to ensure fair competition) %or this
purpose! all bidders shall be re1uired to include in their bids the cost of all ta*es!
such as! but not limited to! value added ta* (7-T)! income ta*! local ta*es! and
other fiscal levies and duties #hich shall be itemiKed in the bid form and reflected
in the detailed estimates) Such bids! including said ta*es! shall be the basis for bid
evaluation and comparison) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=/) Post"Jualification)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
.+
)+)=.) The Procuring 6ntit shall determine to its satisfaction #hether the Bidder that is
evaluated as having submitted the (o#est Calculated Bid ((CB) complies #ith and
is responsive to all the re1uirements and conditions specified in &TB Clauses )
+)+;)! )+)0+)! and )+);)) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<?) Aithin a non"e*tendible period of three (9) calendar das from receipt b the
bidder of the notice from the B-C that it submitted the (CB! the Bidder shall
submit the follo#ing documentar re1uirements2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
()a Ta* clearance per 6*ecutive Order 9./! Series of ;??D3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
()b (atest income and business ta* returns in the form specified in the BDS3))))))))))))))))9;
()c Certificate of PhilG6PS Registration3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
()d Other appropriate licenses and permits re1uired b la# and stated in the BDS)))))))))9;
)+)<+) The determination shall be based upon an e*amination of the documentar
evidence of the BidderFs 1ualifications submitted pursuant to &TB Clauses )+)0+)
and )+);)! as #ell as other information as the Procuring 6ntit deems necessar and
appropriate! using a non"discretionar Bpass$failC criterion)))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<;) &f the B-C determines that the Bidder #ith the (o#est Calculated Bid passes all
the criteria for post"1ualification! it shall declare the said bid as the (o#est
Calculated Responsive Bid! and recommend to the 5ead of the Procuring 6ntit the
a#ard of contract to the said Bidder at its submitted price or its calculated bid price!
#hichever is lo#er))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<9) - negative determination shall result in re,ection of the BidderFs Bid! in #hich
event the Procuring 6ntit shall proceed to the ne*t (o#est Calculated Bid to ma4e
a similar determination of that BidderFs capabilities to perform satisfactoril) &f the
second Bidder! ho#ever! fails the post 1ualification! the procedure for post
1ualification shall be repeated for the Bidder #ith the ne*t (o#est Calculated Bid!
and so on until the (o#est Calculated Responsive Bid is determined for contract
a#ard)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<0) Aithin a period not e*ceeding seven (<) calendar das from the date of receipt of
the recommendation of the B-C! the 5ead of the Procuring 6ntit shall approve or
disapprove the said recommendation) &n the case of GOCCs and G%&s! the period
provided herein shall be fifteen (+D) calendar das) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)<D) Reservation Clause)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)<=) @ot#ithstanding the eligibilit or post"1ualification of a Bidder! the Procuring
6ntit concerned reserves the right to revie# its 1ualifications at an stage of the
procurement process if it has reasonable grounds to believe that a misrepresentation
has been made b the said Bidder! or that there has been a change in the BidderFs
capabilit to underta4e the pro,ect from the time it submitted its eligibilit
re1uirements) Should such revie# uncover an misrepresentation made in the
eligibilit and bidding re1uirements! statements or documents! or an changes in
the situation of the Bidder #hich #ill affect its capabilit to underta4e the pro,ect
so that it fails the preset eligibilit or bid evaluation criteria! the Procuring 6ntit
shall consider the said Bidder as ineligible and shall dis1ualif it from submitting a
bid or from obtaining an a#ard or contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)<<) Based on the follo#ing grounds! the Procuring 6ntit reserves the right to re,ect
an and all bids! declare a failure of bidding at an time prior to the contract a#ard!
or not to a#ard the contract! #ithout thereb incurring an liabilit! and ma4e no
assurance that a contract shall be entered into as a result of the bidding2 )))))))))))))))99
()a &f there is prima facie evidence of collusion bet#een appropriate public officers or
emploees of the Procuring 6ntit! or bet#een the B-C and an of the Bidders! or
if the collusion is bet#een or among the bidders themselves! or bet#een a Bidder
.;
and a third part! including an act #hich restricts! suppresses or nullifies or tends
to restrict! suppress or nullif competition3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()b &f the Procuring 6ntitFs B-C is found to have failed in follo#ing the prescribed
bidding procedures3 or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()c %or an ,ustifiable and reasonable ground #here the a#ard of the contract #ill not
redound to the benefit of the GOP as follo#s2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()i &f the phsical and economic conditions have significantl changed so as to render
the pro,ect no longer economicall! financiall or technicall feasible as determined
b the head of the procuring entit3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()ii &f the pro,ect is no longer necessar as determined b the head of the procuring
entit3 and ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()iii &f the source of funds for the pro,ect has been #ithheld or reduced through no fault
of the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)</) &n addition! the Procuring 6ntit ma li4e#ise declare a failure of bidding #hen2
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()a @o bids are received3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()b -ll prospective Bidders are declared ineligible3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()c -ll bids fail to compl #ith all the bid re1uirements or fail post"1ualification3 or))))90
()d The Bidder #ith the (o#est Calculated Responsive Bid ((CRB) refuses! #ithout
,ustifiable cause to accept the a#ard of contract! and no a#ard is made)))))))))))))))))90
%) -A-RD O% CO@TR-CT))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)<.) Contract -#ard))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/?) Sub,ect to &TB Clause )+)=/)! the Procuring 6ntit shall a#ard the contract to the
Bidder #hose bid has been determined to be the (CRB))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/+) Prior to the e*piration of the period of bid validit! the Procuring 6ntit shall
notif the successful Bidder in #riting that its bid has been accepted! through a
@otice of -#ard received personall or sent b registered mail or electronicall!
receipt of #hich must be confirmed in #riting #ithin t#o (;) das b the Bidder
#ith the (CRB and submitted personall or sent b registered mail or electronicall
to the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/;) @ot#ithstanding the issuance of the @otice of -#ard! a#ard of contract shall be
sub,ect to the follo#ing conditions2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()a Submission of the valid G7-! if applicable! #ithin ten (+?) calendar das from
receipt b the Bidder of the notice from the B-C that the Bidder has the (CRB3) )90
()b Posting of the performance securit in accordance #ith &TB Clause )+)/.)3))))))))))))))90
()c Signing of the contract as provided in &TB Clause )+)/0)3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()d -pproval b higher authorit! if re1uired)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/9) -t the time of contract a#ard! the Procuring 6ntit shall not increase or decrease
the 1uantit of goods originall specified in Section 7&) Schedule of Re1uirements)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/0) Signing of the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/D) -t the same time as the Procuring 6ntit notifies the successful Bidder that its bid
has been accepted! the Procuring 6ntit shall send the Contract %orm to the Bidder!
#hich contract has been provided in the Bidding Documents! incorporating therein
all agreements bet#een the parties)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/=) Aithin ten (+?) calendar das from receipt of the @otice of -#ard! the successful
Bidder shall post the re1uired performance securit and sign and date the contract
and return it to the Procuring 6ntit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
.9
)+)/<) The Procuring 6ntit shall enter into contract #ith the successful Bidder #ithin
the same ten (+?) calendar da period provided that all the documentar
re1uirements are complied #ith))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+)//) The follo#ing documents shall form part of the contract2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()a Contract -greement3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()b Bidding Documents3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()c Ainning bidderFs bid! including the Technical and %inancial Proposals! and all other
documents$statements submitted3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()d Performance Securit3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()e Credit line in accordance #ith &TB Clause )+)+<)! if applicable3))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()f @otice of -#ard of Contract3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()g Other contract documents that ma be re1uired b e*isting la#s and$or specified in
the BDS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+)/.) Performance Securit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+).?) To guarantee the faithful performance b the #inning Bidder of its obligations
under the contract! it shall post a performance securit #ithin a ma*imum period of
ten (+?) calendar das from the receipt of the @otice of -#ard from the Procuring
6ntit and in no case later than the signing of the contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+).+) The performance securit shall be denominated in Philippine Pesos and posted in
favor of the Procuring 6ntit in an amount e1ual to the percentage of the total
contract price in accordance #ith the follo#ing schedule2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
%orm of Performance Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
-mount of Performance Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
(61ual to Percentage of the Total Contract Price))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()a Cash or cashierFs$managerFs chec4 issued b a 'niversal or Commercial Ban4)))))))9D
%ive percent (DL)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()b Ban4 draft$guarantee or irrevocable letter of credit issued b a 'niversal or
Commercial Ban42 Provided! ho#ever! that it shall be confirmed or authenticated
b a 'niversal or Commercial Ban4! if issued b a foreign ban4))))))))))))))))))))))))))))9D
()c Suret bond callable upon demand issued b a suret or insurance compan dul
certified b the &nsurance Commission as authoriKed to issue such securit3 and$or
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
Thirt percent (9?L))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
()d -n combination of the foregoing))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
Proportionate to share of form #ith respect to total amount of securit)))))))))))))))))))))))))9=
)+).;) %ailure of the successful Bidder to compl #ith the above"mentioned re1uirement
shall constitute sufficient ground for the annulment of the a#ard and forfeiture of
the bid securit! in #hich event the Procuring 6ntit shall initiate and complete the
post 1ualification of the second (o#est Calculated Bid) The procedure shall be
repeated until the (CRB is identified and selected for contract a#ard) 5o#ever if
no Bidder passed post"1ualification! the B-C shall declare the bidding a failure and
conduct a re"bidding #ith re"advertisement)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
)+).9) @otice to Proceed)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
)+).0) Aithin three (9) calendar das from the date of approval of the contract b the
appropriate government approving authorit! the Procuring 6ntit shall issue its
@otice to Proceed to the Bidder))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
)+).D) The contract effectivit date shall be provided in the @otice to Proceed b the
Procuring 6ntit! #hich date shall not be later than seven (<) calendar das from the
issuance of the @otice to Proceed)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
.0
SECTION III$ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)*
SECTION I%$ GENE'#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+&
)+ Definitions))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
)+)+) &n this Contract! the follo#ing terms shall be interpreted as indicated2)))))))))))))))))))D?
()a BThe ContractC means the agreement entered into bet#een the Procuring 6ntit and
the Supplier! as recorded in the Contract %orm signed b the parties! including all
attachments and appendices thereto and all documents incorporated b reference
therein)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()b BThe Contract PriceC means the price paable to the Supplier under the Contract for
the full and proper performance of its contractual obligations)))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()c BThe GoodsC means all of the supplies! e1uipment! machiner! spare parts! other
materials and$or general support services #hich the Supplier is re1uired to provide
to the Procuring 6ntit under the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()d BThe ServicesC means those services ancillar to the suppl of the Goods! such as
transportation and insurance! and an other incidental services! such as installation!
commissioning! provision of technical assistance! training! and other such
obligations of the Supplier covered under the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()e BGCCC means the General Conditions of Contract contained in this Section))))))))))))D?
()f BSCCC means the Special Conditions of Contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()g BThe Procuring 6ntitC means the organiKation purchasing the Goods! as named in
the SCC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()h BThe Procuring 6ntitFs countrC is the Philippines))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()i BThe SupplierC means the individual contractor! manufacturer distributor! or firm
suppling$manufacturing the Goods and Services under this Contract and named in
the SCC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
(), The B%unding SourceC means the organiKation named in the SCC)))))))))))))))))))))))))))))D?
()4 BThe Pro,ect Site!C #here applicable! means the place or places named in the SCC)D?
()l BDaC means calendar da) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()m The B6ffective DateC of the contract #ill be the date of receipt b the Supplier of the
@otice to Proceed or the date provided in the @otice to Proceed) Performance of all
obligations shall be rec4oned from the 6ffective Date of the Contract))))))))))))))))))))D?
()n B7erified ReportC refers to the report submitted b the &mplementing 'nit to the
5ead of the Procuring 6ntit setting forth its findings as to the e*istence of grounds
or causes for termination and e*plicitl stating its recommendation for the issuance
of a @otice to Terminate)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
)+);) Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
)+)9) 'nless other#ise provided in the SCC! the Procuring 6ntit as #ell as the bidders!
contractors! or suppliers shall observe the highest standard of ethics during the
procurement and e*ecution of this Contract) &n pursuance of this polic! the
Procuring 6ntit2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()a defines! for the purposes of this provision! the terms set forth belo# as follo#s2 )))))D+
()i Qcorrupt practiceQ means behavior on the part of officials in the public or private
sectors b #hich the improperl and unla#full enrich themselves! others! or
induce others to do so! b misusing the position in #hich the are placed! and it
includes the offering! giving! receiving! or soliciting of anthing of value to
influence the action of an such official in the procurement process or in contract
e*ecution3 entering! on behalf of the Government! into an contract or transaction
manifestl and grossl disadvantageous to the same! #hether or not the public
.D
officer profited or #ill profit thereb! and similar acts as provided in Republic -ct
9?+.))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()ii Qfraudulent practiceQ means a misrepresentation of facts in order to influence a
procurement process or the e*ecution of a contract to the detriment of the Procuring
6ntit! and includes collusive practices among Bidders (prior to or after bid
submission) designed to establish bid prices at artificial! non"competitive levels and
to deprive the Procuring 6ntit of the benefits of free and open competition) ))))))))D+
()iii Bcollusive practicesC means a scheme or arrangement bet#een t#o or more Bidders!
#ith or #ithout the 4no#ledge of the Procuring 6ntit! designed to establish bid
prices at artificial! non"competitive levels))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()iv Bcoercive practicesC means harming or threatening to harm! directl or indirectl!
persons! or their propert to influence their participation in a procurement process!
or affect the e*ecution of a contract3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()v Bobstructive practiceC is))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()b #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the Bidder recommended for
a#ard has engaged in an of the practices mentioned in this Clause for purposes of
competing for the contract) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)0) %urther the %unding Source! Borro#er or Procuring 6ntit! as appropriate! #ill see4
to impose the ma*imum civil! administrative and$or criminal penalties available
under the applicable la# on individuals and organiKations deemed to be involved
#ith an of the practices mentioned in GCC Clause )+)9)()a)))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)D) &nspection and -udit b the %unding Source)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)=) Governing (a# and (anguage)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)<) This Contract shall be interpreted in accordance #ith the la#s of the Republic of
the Philippines))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)/) This Contract has been e*ecuted in the 6nglish language! #hich shall be the
binding and controlling language for all matters relating to the meaning or
interpretation of this Contract) -ll correspondence and other documents pertaining
to this Contract e*changed b the parties shall be #ritten in 6nglish))))))))))))))))))))))D;
)+).) @otices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+?) -n notice! re1uest! or consent re1uired or permitted to be given or made pursuant
to this Contract shall be in #riting) -n such notice! re1uest! or consent shall be
deemed to have been given or made #hen received b the concerned part! either in
person or through an authoriKed representative of the Part to #hom the
communication is addressed! or #hen sent b registered mail! tele*! telegram! or
facsimile to such Part at the address specified in the SCC! #hich shall be effective
#hen delivered and dul received or on the noticeFs effective date! #hichever is
later)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)++) - Part ma change its address for notice hereunder b giving the other Part
notice of such change pursuant to the provisions listed in the SCC for GCC Clause )
+)+?)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+;) Scope of Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+9) The GOODS and Related Services to be provided shall be as specified in Section
7&) Schedule of Re1uirements))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+0) This Contract shall include all such items! although not specificall mentioned!
that can be reasonabl inferred as being re1uired for its completion as if such items
#ere e*pressl mentioned herein) -n additional re1uirements for the completion
of this Contract shall be provided in the SCC))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+D) Subcontracting))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
.=
)+)+=) Subcontracting of an portion of the Goods! if allo#ed in the BDS! does not
relieve the Supplier of an liabilit or obligation under this Contract) The Supplier
#ill be responsible for the acts! defaults! and negligence of an subcontractor! its
agents! servants or #or4men as full as if these #ere the SupplierFs o#n acts!
defaults! or negligence! or those of its agents! servants or #or4men)))))))))))))))))))))))D9
)+)+<) Subcontractors disclosed and identified during the bidding ma be changed during
the implementation of this Contract! sub,ect to compliance #ith the re1uired
1ualifications and the approval of the Procuring 6ntit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+/) Procuring 6ntitFs Responsibilities))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+.) Ahenever the performance of the obligations in this Contract re1uires that the
Supplier obtain permits! approvals! import! and other licenses from local public
authorities! the Procuring 6ntit shall! if so needed b the Supplier! ma4e its best
effort to assist the Supplier in compling #ith such re1uirements in a timel and
e*peditious manner)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);?) The Procuring 6ntit shall pa all costs involved in the performance of its
responsibilities in accordance #ith GCC Clause )+)+;)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);+) Prices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);;) %or the given scope of #or4 in this Contract as a#arded! all bid prices are
considered fi*ed prices! and therefore not sub,ect to price escalation during contract
implementation! e*cept under e*traordinar circumstances and upon prior approval
of the GPPB in accordance #ith Section =+ of R)-) .+/0 and its &RR or e*cept as
provided in this Clause) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);9) Prices charged b the Supplier for Goods delivered and$or services performed
under this Contract shall not var from the prices 1uoted b the Supplier in its bid!
#ith the e*ception of an change in price resulting from a Change Order issued in
accordance #ith GCC Clause )+)//)) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);0) Pament))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);D) Paments shall be made onl upon a certification b the 5ead of the Procuring
6ntit to the effect that the Goods have been rendered or delivered in accordance
#ith the terms of this Contract and have been dul inspected and accepted) 6*cept
#ith the prior approval of the President no pament shall be made for services not
et rendered or for supplies and materials not et delivered under this Contract)
Ten percent (+?L) of the amount of each pament shall be retained b the
Procuring 6ntit to cover the SupplierFs #arrant obligations under this Contract as
described in GCC Clause )+)D?)) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);=) The SupplierFs re1uest(s) for pament shall be made to the Procuring 6ntit in
#riting! accompanied b an invoice describing! as appropriate! the Goods delivered
and$or Services performed! and b documents submitted pursuant to the SCC
provision for GCC Clause )+)+0)! and upon fulfillment of other obligations
stipulated in this Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+);<) Pursuant to GCC Clause )+);=)! paments shall be made promptl b the
Procuring 6ntit! but in no case later than si*t (=?) das after submission of an
invoice or claim b the Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+);/) 'nless other#ise provided in the SCC! the currenc in #hich pament is made to
the Supplier under this Contract shall be in Philippine Pesos))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+);.) -dvance Pament and Terms of Pament)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+)9?) -dvance pament shall be made onl after prior approval of the President! and
shall not e*ceed fifteen percent (+DL) of the Contract amount! unless other#ise
directed b the President or in cases allo#ed under -nne* BDC of R- .+/0) ))))))))D0
)+)9+) %or Goods supplied from abroad! the terms of pament shall be as follo#s2))))))))D0
.<
()a On Contract Signature2 Ten percent (+?L) of the Contract Price shall be paid #ithin
si*t (=?) das from signing of the Contract and upon submission of a claim and a
ban4 guarantee for the e1uivalent amount valid until the Goods are delivered and in
the form provided in Section 7&&&) Bidding %orms))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
()b On Deliver2 Sevent percent (<?L) of the Contract Price shall be paid to the
Supplier #ithin si*t (=?) das after the date of receipt of the Goods and upon
submission of the documents (i) through (vi) specified in the SCC provision on
Deliver and Documents))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
()c On -cceptance2 The remaining t#ent percent (;?L) of the Contract Price shall be
paid to the Supplier #ithin si*t (=?) das after the date of submission of the
acceptance and inspection certificate for the respective deliver issued b the
Procuring 6ntitFs authoriKed representative) &n the event that no inspection or
acceptance certificate is issued b the Procuring 6ntitFs authoriKed representative
#ithin fort five (0D) das of the date sho#n on the deliver receipt the Supplier
shall have the right to claim pament of the remaining t#ent percent (;?L) sub,ect
to the Procuring 6ntitFs o#n verification of the reason(s) for the failure to issue
documents (vii) and (viii) as described in the SCC provision on Deliver and
Documents))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+)9;) -ll progress paments shall first be charged against the advance pament until the
latter has been full e*hausted))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)99) Ta*es and Duties))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
The Supplier! #hether local or foreign! shall be entirel responsible for all the necessar
ta*es! stamp duties! license fees! and other such levies imposed for the completion
of this Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)90) Performance Securit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9D) Aithin ten (+?) calendar das from receipt of the @otice of -#ard from the
Procuring 6ntit but in no case later than the signing of the contract b both parties!
the successful Bidder shall furnish the performance securit in an the forms
prescribed in the &TB Clause )+).+))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9=) The performance securit posted in favor of the Procuring 6ntit shall be forfeited
in the event it is established that the #inning bidder is in default in an of its
obligations under the contract) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9<) The performance securit shall remain valid until issuance b the Procuring 6ntit
of the Certificate of %inal -cceptance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9/) The performance securit ma be released b the Procuring 6ntit and returned to
the Supplier after the issuance of the Certificate of %inal -cceptance sub,ect to the
follo#ing conditions2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
()a There are no pending claims against the Supplier or the suret compan filed b the
Procuring 6ntit3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
()b The Supplier has no pending claims for labor and materials filed against it3 and))))))DD
()c Other terms specified in the SCC))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9.) &n case of a reduction of the contract value! the Procuring 6ntit shall allo# a
proportional reduction in the original performance securit! provided that an such
reduction is more than ten percent (+?L) and that the aggregate of such reductions
is not more than fift percent (D?L) of the original performance securit))))))))))))))DD
)+)0?) 'se of Contract Documents and &nformation)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)0+) The Supplier shall not! e*cept for purposes of performing the obligations in this
Contract! #ithout the Procuring 6ntitFs prior #ritten consent! disclose this
Contract! or an provision thereof! or an specification! plan! dra#ing! pattern!
sample! or information furnished b or on behalf of the Procuring 6ntit) -n such
./
disclosure shall be made in confidence and shall e*tend onl as far as ma be
necessar for purposes of such performance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)0;) -n document! other than this Contract itself! enumerated in GCC Clause )+)0+)
shall remain the propert of the Procuring 6ntit and shall be returned (all copies)
to the Procuring 6ntit on completion of the SupplierFs performance under this
Contract if so re1uired b the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)09) Standards))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)00) &nspection and Tests)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0D) The Procuring 6ntit or its representative shall have the right to inspect and$or to
test the Goods to confirm their conformit to the Contract specifications at no e*tra
cost to the Procuring 6ntit) The SCC and Section 7&&) Technical Specifications
shall specif #hat inspections and$or tests the Procuring 6ntit re1uires and #here
the are to be conducted) The Procuring 6ntit shall notif the Supplier in #riting!
in a timel manner! of the identit of an representatives retained for these
purposes))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0=) &f applicable! the inspections and tests ma be conducted on the premises of the
Supplier or its subcontractor(s)! at point of deliver! and$or at the goodsF final
destination) &f conducted on the premises of the Supplier or its subcontractor(s)! all
reasonable facilities and assistance! including access to dra#ings and production
data! shall be furnished to the inspectors at no charge to the Procuring 6ntit) The
Supplier shall provide the Procuring 6ntit #ith results of such inspections and
tests)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0<) The Procuring 6ntit or its designated representative shall be entitled to attend the
tests and$or inspections referred to in this Clause provided that the Procuring 6ntit
shall bear all of its o#n costs and e*penses incurred in connection #ith such
attendance including! but not limited to! all traveling and board and lodging
e*penses))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0/) The Procuring 6ntit ma re,ect an Goods or an part thereof that fail to pass
an test and$or inspection or do not conform to the specifications) The Supplier
shall either rectif or replace such re,ected Goods or parts thereof or ma4e
alterations necessar to meet the specifications at no cost to the Procuring 6ntit!
and shall repeat the test and$or inspection! at no cost to the Procuring 6ntit! upon
giving a notice pursuant to GCC Clause )+).))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0.) The Supplier agrees that neither the e*ecution of a test and$or inspection of the
Goods or an part thereof! nor the attendance b the Procuring 6ntit or its
representative! shall release the Supplier from an #arranties or other obligations
under this Contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)D?) Aarrant)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)D+) The Supplier #arrants that the Goods supplied under the Contract are ne#!
unused! of the most recent or current models! and that the incorporate all recent
improvements in design and materials! e*cept #hen the technical specifications
re1uired b the Procuring 6ntit provides other#ise) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D;) The Supplier further #arrants that all Goods supplied under this Contract shall
have no defect! arising from design! materials! or #or4manship or from an act or
omission of the Supplier that ma develop under normal use of the supplied Goods
in the conditions prevailing in the countr of final destination))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D9) &n order to assure that manufacturing defects shall be corrected b the Supplier! a
#arrant shall be re1uired from the Supplier for a minimum period specified in the
SCC) The obligation for the #arrant shall be covered b! at the SupplierFs option!
either retention mone in an amount e1uivalent to at least ten percent (+?L) of the
..
final pament! or a special ban4 guarantee e1uivalent to at least ten percent (+?L)
of the Contract Price or other such amount if so specified in the SCC) The said
amounts shall onl be released after the lapse of the #arrant period specified in the
SCC3 provided! ho#ever! that the Supplies delivered are free from patent and latent
defects and all the conditions imposed under this Contract have been full met)))))D<
)+)D0) The Procuring 6ntit shall promptl notif the Supplier in #riting of an claims
arising under this #arrant) 'pon receipt of such notice! the Supplier shall! #ithin
the period specified in the SCC and #ith all reasonable speed! repair or replace the
defective Goods or parts thereof! #ithout cost to the Procuring 6ntit) ))))))))))))))))))D<
)+)DD) &f the Supplier! having been notified! fails to remed the defect(s) #ithin the
period specified in GCC Clause )+)D0)! the Procuring 6ntit ma proceed to ta4e
such remedial action as ma be necessar! at the SupplierFs ris4 and e*pense and
#ithout pre,udice to an other rights #hich the Procuring 6ntit ma have against
the Supplier under the Contract and under the applicable la#)))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D=) Delas in the SupplierFs Performance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D<) Deliver of the Goods and$or performance of Services shall be made b the
Supplier in accordance #ith the time schedule prescribed b the Procuring 6ntit in
Section 7&) Schedule of Re1uirements)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D/) &f at an time during the performance of this Contract! the Supplier or its
Subcontractor(s) should encounter conditions impeding timel deliver of the
Goods and$or performance of Services! the Supplier shall promptl notif the
Procuring 6ntit in #riting of the fact of the dela! its li4el duration and its
cause(s)) -s soon as practicable after receipt of the SupplierFs notice! and upon
causes provided for under GCC Clause )+)<?)! the Procuring 6ntit shall evaluate
the situation and ma e*tend the SupplierFs time for performance! in #hich case the
e*tension shall be ratified b the parties b amendment of Contract)))))))))))))))))))))))D<
)+)D.) 6*cept as provided under GCC Clause )+)<?)! a dela b the Supplier in the
performance of its obligations shall render the Supplier liable to the imposition of
li1uidated damages pursuant to GCC Clause )+)=?)! unless an e*tension of time is
agreed upon pursuant to GCC Clause )+)//) #ithout the application of li1uidated
damages))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=?) (i1uidated Damages)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
Sub,ect to GCC Clauses )+)D=) and )+)<?)! if the Supplier fails to satisfactoril deliver
an or all of the Goods and$or to perform the Services #ithin the period(s) specified
in this Contract inclusive of dul granted time e*tensions if an! the Procuring
6ntit shall! #ithout pre,udice to its other remedies under this Contract and under
the applicable la#! deduct from the Contract Price! as li1uidated damages! the
applicable rate of one tenth (+$+?) of one (+) percent of the cost of the unperformed
portion for ever da of dela until actual deliver or performance) The ma*imum
deduction shall be ten percent (+?L) of the amount of contract) Once the ma*imum
is reached! the Procuring 6ntit shall rescind the Contract pursuant to GCC Clause )
+)<0)! #ithout pre,udice to other courses of action and remedies open to it))))))))))))D/
)+)=+) Settlement of Disputes))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=;) &f an dispute or difference of an 4ind #hatsoever shall arise bet#een the
Procuring 6ntit and the Supplier in connection #ith or arising out of this Contract!
the parties shall ma4e ever effort to resolve amicabl such dispute or difference b
mutual consultation)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=9) &f after thirt (9?) das! the parties have failed to resolve their dispute or
difference b such mutual consultation! then either the Procuring 6ntit or the
Supplier ma give notice to the other part of its intention to commence arbitration!
+??
as hereinafter provided! as to the matter in dispute! and no arbitration in respect of
this matter ma be commenced unless such notice is given)))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=0) -n dispute or difference in respect of #hich a notice of intention to commence
arbitration has been given in accordance #ith this Clause shall be settled b
arbitration) -rbitration ma be commenced prior to or after deliver of the Goods
under this Contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=D) &n the case of a dispute bet#een the Procuring 6ntit and the Supplier! the dispute
shall be resolved in accordance #ith Republic -ct .;/D (BR)-) .;/DC)! other#ise
4no#n as the B-lternative Dispute Resolution -ct of ;??0)C))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)==) @ot#ithstanding an reference to arbitration herein! the parties shall continue to
perform their respective obligations under the Contract unless the other#ise agree3
and the Procuring 6ntit shall pa the Supplier an monies due the Supplier)))))))))D/
)+)=<) (iabilit of the Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=/) The SupplierFs liabilit under this Contract shall be as provided b the la#s of the
Republic of the Philippines! sub,ect to additional provisions! if an! set forth in the
SCC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)=.) 6*cept in cases of criminal negligence or #illful misconduct! and in the case of
infringement of patent rights! if applicable! the aggregate liabilit of the Supplier to
the Procuring 6ntit shall not e*ceed the total Contract Price! provided that this
limitation shall not appl to the cost of repairing or replacing defective e1uipment)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<?) %orce :a,eure)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<+) The Supplier shall not be liable for forfeiture of its performance securit!
li1uidated damages! or termination for default if and to the e*tent that the
SupplierFs dela in performance or other failure to perform its obligations under the
Contract is the result of a force ma,eure)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<;) %or purposes of this Contract the terms Bforce ma,eureC and Bfortuitous eventC
ma be used interchangeabl) &n this regard! a fortuitous event or force ma,eure
shall be interpreted to mean an event #hich the Contractor could not have foreseen!
or #hich though foreseen! #as inevitable) &t shall not include ordinar unfavorable
#eather conditions3 and an other cause the effects of #hich could have been
avoided #ith the e*ercise of reasonable diligence b the Contractor) Such events
ma include! but not limited to! acts of the Procuring 6ntit in its sovereign
capacit! #ars or revolutions! fires! floods! epidemics! 1uarantine restrictions! and
freight embargoes) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<9) &f a force ma,eure situation arises! the Supplier shall promptl notif the Procuring
6ntit in #riting of such condition and the cause thereof) 'nless other#ise directed
b the Procuring 6ntit in #riting! the Supplier shall continue to perform its
obligations under the Contract as far as is reasonabl practical! and shall see4 all
reasonable alternative means for performance not prevented b the force ma,eure)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<0) Termination for Default))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<D) The Procuring 6ntit shall terminate this Contract for default #hen an of the
follo#ing conditions attends its implementation2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
()a Outside of force ma,eure! the Supplier fails to deliver or perform an or all of the
Goods #ithin the period(s) specified in the contract! or #ithin an e*tension thereof
granted b the Procuring 6ntit pursuant to a re1uest made b the Supplier prior to
the dela! and such failure amounts to at least ten percent (+?L) of the contact
price3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
+?+
()b -s a result of force ma,eure! the Supplier is unable to deliver or perform an or all of
the Goods! amounting to at least ten percent (+?L) of the contract price! for a
period of not less than si*t (=?) calendar das after receipt of the notice from the
Procuring 6ntit stating that the circumstance of force ma,eure is deemed to have
ceased3 or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
()c The Supplier fails to perform an other obligation under the Contract))))))))))))))))))))))=?
)+)<=) &n the event the Procuring 6ntit terminates this Contract in #hole or in part! for
an of the reasons provided under GCC Clauses )+)<0) to )+)/9)! the Procuring
6ntit ma procure! upon such terms and in such manner as it deems appropriate!
Goods or Services similar to those undelivered! and the Supplier shall be liable to
the Procuring 6ntit for an e*cess costs for such similar Goods or Services)
5o#ever! the Supplier shall continue performance of this Contract to the e*tent not
terminated)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)<<) &n case the dela in the deliver of the Goods and$or performance of the Services
e*ceeds a time duration e1uivalent to ten percent (+?L) of the specified contract
time plus an time e*tension dul granted to the Supplier! the Procuring 6ntit ma
terminate this Contract! forfeit the SupplierSs performance securit and a#ard the
same to a 1ualified Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)</) Termination for &nsolvenc))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)<.) Termination for Convenience)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/?) The Procuring 6ntit ma terminate this Contract! in #hole or in part! at an time
for its convenience) The 5ead of the Procuring 6ntit ma terminate a contract for
the convenience of the Government if he has determined the e*istence of conditions
that ma4e Pro,ect &mplementation economicall! financiall or technicall
impractical and$or unnecessar! such as! but not limited to! fortuitous event(s) or
changes in la# and national government policies))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/+) The Goods that have been delivered and$or performed or are read for deliver or
performance #ithin thirt (9?) calendar das after the SupplierFs receipt of @otice
to Terminate shall be accepted b the Procuring 6ntit at the contract terms and
prices) %or Goods not et performed and$or read for deliver! the Procuring 6ntit
ma elect2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
()a to have an portion delivered and$or performed and paid at the contract terms and
prices3 and$or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
()b to cancel the remainder and pa to the Supplier an agreed amount for partiall
completed and$or performed goods and for materials and parts previousl procured
b the Supplier))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/;) &f the Supplier suffers loss in its initial performance of the terminated contract!
such as purchase of ra# materials for goods speciall manufactured for the
Procuring 6ntit #hich cannot be sold in open mar4et! it shall be allo#ed to recover
partiall from this Contract! on a 1uantum meruit basis) Before recover ma be
made! the fact of loss must be established under oath b the Supplier to the
satisfaction of the Procuring 6ntit before recover ma be made))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/9) Termination for 'nla#ful -cts))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/0) The Procuring 6ntit ma terminate this Contract in case it is determined prima
facie that the Supplier has engaged! before or during the implementation of this
Contract! in unla#ful deeds and behaviors relative to contract ac1uisition and
implementation) 'nla#ful acts include! but are not limited to! the follo#ing2)))))))=+
()a Corrupt! fraudulent! and coercive practices as defined in &TB Clause )+)=)()a3)))))))))=+
()b Dra#ing up or using forged documents3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
+?;
()c 'sing adulterated materials! means or methods! or engaging in production contrar to
rules of science or the trade3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()d -n other act analogous to the foregoing)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/D) Procedures for Termination of Contracts)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/=) The follo#ing provisions shall govern the procedures for termination of this
Contract2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()a 'pon receipt of a #ritten report of acts or causes #hich ma constitute ground(s) for
termination as aforementioned! or upon its o#n initiative! the &mplementing 'nit
shall! #ithin a period of seven (<) calendar das! verif the e*istence of such
ground(s) and cause the e*ecution of a 7erified Report! #ith all relevant evidence
attached3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()b 'pon recommendation b the &mplementing 'nit! the 5ead of the Procuring 6ntit
shall terminate this Contract onl b a #ritten notice to the Supplier conveing the
termination of this Contract) The notice shall state2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()i that this Contract is being terminated for an of the ground(s) afore"mentioned! and a
statement of the acts that constitute the ground(s) constituting the same3)))))))))))))))=+
()ii the e*tent of termination! #hether in #hole or in part3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()iii an instruction to the Supplier to sho# cause as to #h this Contract should not be
terminated3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()iv special instructions of the Procuring 6ntit! if an)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()c The @otice to Terminate shall be accompanied b a cop of the 7erified Report3))))=+
()d Aithin a period of seven (<) calendar das from receipt of the @otice of Termination!
the Supplier shall submit to the 5ead of the Procuring 6ntit a verified position
paper stating #h this Contract should not be terminated) &f the Supplier fails to
sho# cause after the lapse of the seven (<) da period! either b inaction or b
default! the 5ead of the Procuring 6ntit shall issue an order terminating this
Contract3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
()e The Procuring 6ntit ma! at an time before receipt of the SupplierFs verified
position paper described in item (d) above #ithdra# the @otice to Terminate if it is
determined that certain items or #or4s sub,ect of the notice had been completed!
delivered! or performed before the SupplierFs receipt of the notice3 )))))))))))))))))))))))=;
()f Aithin a non"e*tendible period of ten (+?) calendar das from receipt of the verified
position paper! the 5ead of the Procuring 6ntit shall decide #hether or not to
terminate this Contract) &t shall serve a #ritten notice to the Supplier of its decision
and! unless other#ise provided! this Contract is deemed terminated from receipt of
the Supplier of the notice of decision) The termination shall onl be based on the
ground(s) stated in the @otice to Terminate3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
()g The 5ead of the Procuring 6ntit ma create a Contract Termination Revie#
Committee (CTRC) to assist him in the discharge of this function) -ll decisions
recommended b the CTRC shall be sub,ect to the approval of the 5ead of the
Procuring 6ntit3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
()h The Supplier must serve a #ritten notice to the Procuring 6ntit of its intention to
terminate the contract at least thirt (9?) calendar das before its intended
termination) The Contract is deemed terminated if it is not resumed in thirt (9?)
calendar das after the receipt of such notice b the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))=;
)+)/<) -ssignment of Rights)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
)+)//) Contract -mendment)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
)+)/.) -pplication)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
SECTION %$ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&)
+?9
SECTION %I$ SCHEDULE OF 'E,UI'EMENTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*0
SECTION %II$ TECHNIC#L SPECIFIC#TIONS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*
SECTION %III$ BIDDING FO'MS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*-
BID FO'M$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$0?
CONT'#CT #G'EEMENT FO'M$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$0(
OMNIBUS S7O'N ST#TEMENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$0
B#N@ GU#'#NTEE FO'M FO' #D%#NCE P#5MENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
SECTION I.$ FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)
IN%IT#TION TO BID FO' FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+2
#SI#N DE%ELOPMENT B#N@ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$++
#SI#N DE%ELOPMENT B#N@ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$ +-
The -DB adopts the provisions of the Special Conditions of Contract of the GOP as
contained in the 5armoniKed Philippine Bidding Documents dated HHHHHHHH!
e*cept GCC Clause ;)+ (Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices)
#hich shall read as follo#s2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0/
7O'LD B#N@ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?0
+?0
Bid Form
Date2
&nvitation to Bid
;
@
o
2
To2 5na"e and address of Proc!ring $ntit6
Gentlemen and$or (adies2
5aving e*amined the Bidding Documents including Bid Bulletin @umbers 5insert
n!"bers6, the receipt of #hich is hereb dul ac4no#ledged! #e! the undersigned! offer to
5s!ppl.deliver$perfor"6 5description of the &oods6 in conformit #ith the said Bidding
Documents for the sum of 5total Bid a"o!nt in words and fig!res6 or such other sums as ma
be ascertained in accordance #ith the Schedule of Prices attached here#ith and made part of
this Bid)
Ae underta4e! if our Bid is accepted! to deliver the goods in accordance #ith the
deliver schedule specified in the Schedule of Re1uirements)
&f our Bid is accepted! #e underta4e to provide a performance securit in the form!
amounts! and #ithin the times specified in the Bidding Documents)
Ae agree to abide b this Bid for the Bid 7alidit Period specified in BDS provision
for ITB Clause )+);+) and it shall remain binding upon us and ma be accepted at an time
before the e*piration of that period)
Commissions or gratuities! if an! paid or to be paid b us to agents relating to this Bid!
and to contract e*ecution if #e are a#arded the contract! are listed belo#2
9
@ame and address
of agent
-mount and
Currenc
Purpose of
Commission or gratuit
(if none! state B@oneC)
'ntil a formal Contract is prepared and e*ecuted! this Bid! together #ith our #ritten
acceptance thereof and our @otice of -#ard! shall be binding upon us)
Ae understand that ou are not bound to accept the lo#est or an Bid ou ma receive)
Ae certif$confirm that #e compl #ith the eligibilit re1uirements as per ITB Clause
)+)+;) of the Bidding Documents)
; &f -DB! G&C- and AB funded pro,ects! use &%B)
9 -pplicable onl if the %unding Source is the -DB! G&C- or AB)
+?D
Dated this HHHHHHHHHHHHHHHH da of HHHHHHHHHHHHHHHH ;?HHHHHH)

5signat!re6 5in the capacit of6
Dul authoriKed to sign Bid for and on behalf of HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
+?=
For Good1 O!!ered From #bro"d
@ame of Bidder ) &nvitation to Bid
0
@umber HH ) Page of
)
+ ; 9 0 D = < / .
&tem Description Countr
of origin
Juantit 'nit price C&% port of
entr (specif port) or
C&P named place
(specif border point or
place of destination)
Total C&% or
C&P price per
item
(col) 0 * D)
'nit Price
Delivered Dut
'npaid (DD')
'nit price
Delivered Dut
Paid (DDP)
Total Price
delivered DDP
(col 0 * /)
0 &f -DB! G&C- and AB funded pro,ects! use &%B)
+?<
For Good1 O!!ered From 7ithin the Phi4i33ine1
@ame of Bidder ) &nvitation to Bid
D
@umber ) Page of )
+ ; 9 0 D = < / . +?
&tem Description Countr
of origin
Juantit 'nit price 68A
per item
Cost of local
labor! ra#
material! and
component
;
Total price
68A per item
(cols) 0 * D)
'nit prices per
item final
destination and
unit price of
other incidental
services
Sales and other
ta*es paable
per item if
Contract is
a#arded
Total Price
delivered %inal
Destination
(col / V .) * 0
D &f -DB! G&C- and AB funded pro,ects! use &%B)
+?/
Contr"ct #9reement Form
T5&S -GR66:6@T made the HHHHH da of HHHHHHHHHH ;?HHHHH bet#een 5na"e of
P9'+:9#1& $1T#T;6 of the Philippines (hereinafter called Bthe 6ntitC) of the one part and
5na"e of S!pplier6 of 5cit and co!ntr of S!pplier6 (hereinafter called Bthe SupplierC) of the
other part2
A56R6-S the 6ntit invited Bids for certain goods and ancillar services! viK)!
5brief description of goods and services6 and has accepted a Bid b the Supplier for the
suppl of those goods and services in the sum of 5contract price in words and fig!res6
(hereinafter called Bthe Contract PriceC))
@OA T5&S -GR66:6@T A&T@6SS6T5 -S %O((OAS2
+) &n this -greement #ords and e*pressions shall have the same meanings as are
respectivel assigned to them in the Conditions of Contract referred to)
;) The follo#ing documents shall be deemed to form and be read and construed as part
of this -greement! viK)2
(a) the Bid %orm and the Price Schedule submitted b the Bidder3
(b) the Schedule of Re1uirements3
(c) the Technical Specifications3
(d) the General Conditions of Contract3
(e) the Special Conditions of Contract3 and
(f) the 6ntitFs @otification of -#ard)
9) &n consideration of the paments to be made b the 6ntit to the Supplier as
hereinafter mentioned! the Supplier hereb covenants #ith the 6ntit to provide the goods
and services and to remed defects therein in conformit in all respects #ith the provisions of
the Contract
0) The 6ntit hereb covenants to pa the Supplier in consideration of the provision of
the goods and services and the remeding of defects therein! the Contract Price or such other
sum as ma become paable under the provisions of the contract at the time and in the
manner prescribed b the contract)
&@ A&T@6SS #hereof the parties hereto have caused this -greement to be e*ecuted
in accordance #ith the la#s of the Republic of the Philippines on the da and ear first above
#ritten)
Signed! sealed! delivered b the (for the 6ntit)
Signed! sealed! delivered b the (for the Supplier))
+?.
Omnibu1 S=orn St"tement
R6P'B(&C O% T56 P5&(&PP&@6S )
C&T>$:'@&C&P-(&T> O% HHHHHH ) S)S)
#FFI D#%I T
&! 51a"e of 7ffiant6! of legal age! 5+ivil Stat!s6! 51ationalit6! and residing at 57ddress
of 7ffiant6! after having been dul s#orn in accordance #ith la#! do hereb depose and state
that2
&. Select one' delete the other(
#f a sole proprietorship2 & am the sole proprietor of 51a"e of Bidder6 #ith office
address at 5address of Bidder63
#f a partnership, corporation, cooperative, or -oint vent!re2 & am the dul authoriKed
and designated representative of 51a"e of Bidder6 #ith office address at 5address of
Bidder63
). Select one' delete the other(
#f a sole proprietorship2 -s the o#ner and sole proprietor of 51a"e of Bidder6! & have
full po#er and authorit to do! e*ecute and perform an and all acts necessar to
represent it in the bidding for 51a"e of the Pro-ect6 of the 51a"e of the Proc!ring
$ntit63
#f a partnership, corporation, cooperative, or -oint vent!re2 & am granted full po#er
and authorit to do! e*ecute and perform an and all acts necessar and$or to
represent the 51a"e of Bidder6 in the bidding as sho#n in the attached 5state title of
attached doc!"ent showing proof of a!thori<ation (e.g., d!l notari<ed Secretar=s
+ertificate iss!ed b the corporation or the "e"bers of the -oint vent!re)63
9) 51a"e of Bidder6 is not Bblac4listedC or barred from bidding b the Government of
the Philippines or an of its agencies! offices! corporations! or (ocal Government
'nits! foreign government$foreign or international financing institution #hose
blac4listing rules have been recogniKed b the Government Procurement Polic
Board3
0) 6ach of the documents submitted in satisfaction of the bidding re1uirements is an
authentic cop of the original! complete! and all statements and information provided
therein are true and correct3
D) 51a"e of Bidder6 is authoriKing the 5ead of the Procuring 6ntit or its dul
authoriKed representative(s) to verif all the documents submitted3
*. Select one' delete the rest(
#f a sole proprietorship2 & am not related to the 5ead of the Procuring 6ntit!
members of the Bids and -#ards Committee (B-C)! the Technical Aor4ing Group!
and the B-C Secretariat! the head of the Pro,ect :anagement Office or the end"user
unit! and the pro,ect consultants b consanguinit or affinit up to the third civil
degree3
#f a partnership or cooperative2 @one of the officers and members of 51a"e of
Bidder6 is related to the 5ead of the Procuring 6ntit! members of the Bids and
-#ards Committee (B-C)! the Technical Aor4ing Group! and the B-C Secretariat!
the head of the Pro,ect :anagement Office or the end"user unit! and the pro,ect
consultants b consanguinit or affinit up to the third civil degree3
#f a corporation or -oint vent!re2 @one of the officers! directors! and controlling
stoc4holders of 51a"e of Bidder6 is related to the 5ead of the Procuring 6ntit!
members of the Bids and -#ards Committee (B-C)! the Technical Aor4ing Group!
and the B-C Secretariat! the head of the Pro,ect :anagement Office or the end"user
unit! and the pro,ect consultants b consanguinit or affinit up to the third civil
degree3
<) 51a"e of Bidder6 complies #ith e*isting labor la#s and standards3 and
/) 51a"e of Bidder6 is a#are of and has underta4en the follo#ing responsibilities as a
Bidder2
a) Carefull e*amine all of the Bidding Documents3
b) -c4no#ledge all conditions! local or other#ise! affecting the implementation of
the Contract3
c) :ade an estimate of the facilities available and needed for the contract to be bid!
if an3 and
d) &n1uire or secure Supplemental$Bid Bulletin(s) issued for the 51a"e of the
Pro-ect6)
&@ A&T@6SS A56R6O%! & have hereunto set m hand this HH da of HHH! ;?HH at
HHHHHHHHHHHH! Philippines)
HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
BidderFs Representative$-uthoriKed Signator
5>:97T6
W This form #ill not appl for AB funded pro,ects)
B"n< Gu"r"ntee Form !or #d2"nce P"6ment
To2 5na"e and address of P9'+:9#1& $1T#T;6
5na"e of +ontract6
Gentlemen and$or (adies2
&n accordance #ith the pament provision included in the Special Conditions of Contract!
#hich amends Clause )+);0) of the General Conditions of Contract to provide for advance
pament! 5na"e and address of S!pplier6 (hereinafter called the BSupplierC) shall deposit
#ith the PROC'R&@G 6@T&T> a ban4 guarantee to guarantee its proper and faithful
performance under the said Clause of the Contract in an amount of 5a"o!nt of g!arantee in
fig!res and words6)
Ae! the 5bank or financial instit!tion6! as instructed b the Supplier! agree unconditionall
and irrevocabl to guarantee as primar obligator and not as suret merel! the pament to
the PROC'R&@G 6@T&T> on its first demand #ithout #hatsoever right of ob,ection on our
part and #ithout its first claim to the Supplier! in the amount not e*ceeding 5a"o!nt of
g!arantee in fig!res and words6)
Ae further agree that no change or addition to or other modification of the terms of the
Contract to be performed thereunder or of an of the Contract documents #hich ma be made
bet#een the PROC'R&@G 6@T&T> and the Supplier! shall in an #a release us from an
liabilit under this guarantee! and #e hereb #aive notice of an such change! addition! or
modification)
This guarantee shall remain valid and in full effect from the date of the advance pament
received b the Supplier under the Contract until 5date6)
>ours trul!
Signature and seal of the Guarantors

5na"e of bank or financial instit!tion6

5address6

5date6
++;
Section I+. %oreign,-ssisted .ro/ects
Note1 on Forei9n/#11i1ted ProFect1
This Section is intended to assist the Procuring 6ntit in providing the specific information
for foreign"assisted pro,ects of the -sian Development Ban4 (-DB)! the Gapan
&nternational Cooperation -genc (G&C-)! and the Aorld Ban4)
(a) &f the %unding Source is -DB! the Procuring 6ntit should use the -DB Bid Data
Sheet and the -DB Special Conditions of Contract))
(b) &f the %unding Source is G&C-! the Procuring 6ntit should use Section &&&) Bid
Data Sheet and Section 7) Special Conditions of Contract! both of the GOP)
(c) &f the %unding Source is Aorld Ban4! the Procuring 6ntit should use the Aorld
Ban4 Bid Data Sheet and the Section 7) Special Conditions of Contract of the
GOP)
The Procuring 6ntit shall use these PBDs #ith minimum changes as necessar to address
pro,ect"specific conditions) -n such changes shall be introduced onl through the Bid
Data Sheet or through the Special Conditions of Contract! and not b introducing changes
in the standard #ording of the &nstructions to Bidders and the General Conditions of
Contract)
The Procuring 6ntit shall allo# the Bidders sufficient time to stud the Bidding
Documents! prepare and complete responsive bids! and submit their bids) - period of at
least thirt (9?) das for bid preparation shall be re1uired)
Note1 on the In2it"tion to Bid
The &nvitation to Bid provides information that enables potential Bidders to decide #hether
to participate in the procurement at hand) The &nvitation to Bid shall be2
(a) -dvertised at least once in a ne#spaper of general nation#ide circulation #hich has
been regularl published for at least t#o (;) ears before the date of issue of the
advertisement! sub,ect to Sections ;+);); of the &RR of R)-) .+/03
(b) Posted continuousl in the Philippine Government 6lectronic Procurement Sstem
(PhilG6PS) #ebsite and the #ebsite of the Procuring 6ntit concerned! if available!
from the time the &nvitation to Bid is advertised until the deadline for the
submission and receipt of bids3 and
(c) Posted at an conspicuous place reserved for this purpose in the premises of the
Procuring 6ntit concerned from the time the &nvitation to Bid is advertised until
the deadline for the submission and receipt of bids! as certified b the head of the
Bids and -#ards Committee (B-C) Secretariat of the Procuring 6ntit concerned)
-part from the essential items listed in the Bidding Documents! the &nvitation to Bid
should also indicate the follo#ing2
++9
(a) The date of availabilit of the Bidding Documents! #hich shall be from the time
the &nvitation to Bid is first advertised$posted until the deadline for the submission
and receipt of bids)
(b) The place #here the Bidding Documents ma be purchased or the #ebsite
#here it ma be do#nloaded)
(c) The deadline for the submission and receipt of bids from the last da of posting
of the &nvitation to Bid3 and
(d) -n important bid evaluation criteria)
The &nvitation to Bid should be incorporated into the Bidding Documents) The
information contained in the &nvitation to Bid must conform to the Bidding Documents and
in particular to the relevant information in the BDS)
Note1 on the Bid D"t" Sheet
This Section is intended to assist the Procuring 6ntit in providing the specific information
in relation to the corresponding clauses in the &TB! and has to be prepared for each specific
procurement)
The PROC'R&@G 6@T&T> should specif in the BDS information and re1uirements
specific to the circumstances of the Procuring 6ntit! the processing of the procurement!
the applicable rules regarding Bid price and currenc! and the Bid evaluation criteria that
#ill appl to the Bids) &n preparing this Section! the follo#ing aspects should be chec4ed2
(a) &nformation that specifies and complements provisions of Section &&) &nstructions to
Bidders must be incorporated)
(b) -mendments and$or supplements! if an! to provisions of Section &&) &nstructions to
Bidders as necessitated b the circumstances of the specific procurement! must also
be incorporated)
Note1 on the S3eci"4 Condition1 o! the Contr"ct
Similar to the Section &&&) Bid Data Sheet! the clauses in this Section are intended to assist
the Procuring 6ntit in providing contract"specific information in relation to corresponding
clauses in the GCC)
The provisions of this Section complement the GCC! specifing contractual re1uirements
lin4ed to the special circumstances of the Procuring 6ntit! the Procuring 6ntitFs countr!
the sector! and the Goods procured) &n preparing this Section! the follo#ing aspects should
be chec4ed2
(a) &nformation that complements provisions of Section &7) General Conditions of
Contract must be incorporated)
(b) -mendments and$or supplements to provisions of Section &7) General Conditions
of Contract! as necessitated b the circumstances of the specific pro,ect! must also
be incorporated)
++0
5o#ever! no special condition #hich defeats or negates the general intent and purpose of
the provisions of Section &7) General Conditions of Contract should be incorporated
herein)
++D
T"b4e o! Content1
SECTION I$ IN%IT#TION TO BID$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&
SECTION II$ INST'UCTIONS TO BIDDE'S$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$(
-) G6@6R-())))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)+) Scope of Bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+);) The procuring entit named in the BDS (hereinafter referred to as the BProcuring
6ntitC) #ishes to receive bids for suppl and deliver of the goods as described in
Section 7&&) Technical Specifications (hereinafter referred to as the BGoodsC)))))))+;
)+)9) The name! identification! and number of lots specific to this bidding are provided in
the BDS) The contracting strateg and basis of evaluation of lots is described in
&TB Clause )+)=+)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)0) Source of %unds))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)D) Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
)+)=) 'nless other#ise specified in the BDS! the Procuring 6ntit as #ell as the bidders
and suppliers shall observe the highest standard of ethics during the procurement
and e*ecution of the contract) &n pursuance of this polic! the Procuring 6ntit2 )))+;
()a defines! for purposes of this provision! the terms set forth belo# as follo#s2))))))))))))+;
()i Bcorrupt practiceC means behavior on the part of officials in the public or private
sectors b #hich the improperl and unla#full enrich themselves! others! or
induce others to do so! b misusing the position in #hich the are placed! and
includes the offering! giving! receiving! or soliciting of anthing of value to
influence the action of an such official in the procurement process or in contract
e*ecution3 entering! on behalf of the government! into an contract or transaction
manifestl and grossl disadvantageous to the same! #hether or not the public
officer profited or #ill profit thereb! and similar acts as provided in R- 9?+.)))))+;
()ii Bfraudulent practiceC means a misrepresentation of facts in order to influence a
procurement process or the e*ecution of a contract to the detriment of the Procuring
6ntit! and includes collusive practices among Bidders (prior to or after bid
submission) designed to establish bid prices at artificial! non"competitive levels and
to deprive the Procuring 6ntit of the benefits of free and open competition) ))))))))+;
()iii Bcollusive practicesC means a scheme or arrangement bet#een t#o or more Bidders!
#ith or #ithout the 4no#ledge of the Procuring 6ntit! designed to establish bid
prices at artificial! non"competitive levels))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+;
()iv Bcoercive practicesC means harming or threatening to harm! directl or indirectl!
persons! or their propert to influence their participation in a procurement process!
or affect the e*ecution of a contract3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
()v Bobstructive practiceC is))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
()b #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the Bidder recommended for
a#ard has engaged in an of the practices mentioned in this Clause for purposes of
competing for the contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+)<) %urther! the Procuring 6ntit #ill see4 to impose the ma*imum civil!
administrative! and$or criminal penalties available under applicable la#s on
individuals and organiKations deemed to be involved in an of the practices
mentioned in &TB Clause )+)=)()a))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+)/) %urthermore! the %unding Source and the Procuring 6ntit reserve the right to
inspect and audit records and accounts of a bidder or supplier in the bidding for and
performance of a contract themselves or through independent auditors as reflected
in the GCC Clause )+)D))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
++=
)+).) Conflict of &nterest))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
)+)+?) -ll Bidders found to have conflicting interests shall be dis1ualified to participate
in the procurement at hand! #ithout pre,udice to the imposition of appropriate
administrative! civil! and criminal sanctions) - Bidder ma be considered to have
conflicting interests #ith another Bidder in an of the events described in
paragraphs (a) through (c) belo# and a general conflict of interest in an of the
circumstances set out in paragraphs (d) through (f) belo#2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))+9
()a - Bidder has controlling shareholders in common #ith another Bidder3 )))))))))))))))))+9
()b - Bidder receives or has received an direct or indirect subsid from an other
Bidder3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()c - Bidder has the same legal representative as that of another Bidder for purposes of
this bid3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()d - Bidder has a relationship! directl or through third parties! that puts them in a
position to have access to information about or influence on the bid of another
Bidder or influence the decisions of the Procuring 6ntit regarding this bidding
process) This #ill include a firm or an organiKation #ho lends! or temporaril
seconds! its personnel to firms or organiKations #hich are engaged in consulting
services for the preparation related to procurement for or implementation of the
pro,ect if the personnel #ould be involved in an capacit on the same pro,ect3 ) )+0
()e - Bidder submits more than one bid in this bidding process) 5o#ever! this does not
limit the participation of subcontractors in more than one bid3 or ))))))))))))))))))))))))))+0
()f - Bidder #ho participated as a consultant in the preparation of the design or
technical specifications of the Goods and related services that are the sub,ect of the
bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)++) &n accordance #ith Section 0< of the &RR of R- .+/0! all Bidding Documents
shall be accompanied b a s#orn affidavit of the Bidder that it is not related to the
5ead of the Procuring 6ntit! members of the Bids and -#ards Committee (B-C)!
members of the Technical Aor4ing Group (TAG)! members of the B-C
Secretariat! the head of the Pro,ect :anagement Office (P:O) or the end"user unit!
and the pro,ect consultants! b consanguinit or affinit up to the third civil degree)
On the part of the Bidder! this Clause shall appl to the follo#ing persons2)))))))))))+0
()a &f the Bidder is an individual or a sole proprietorship! to the Bidder himself3)))))))))))+0
()b &f the Bidder is a partnership! to all its officers and members3)))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()c &f the Bidder is a corporation! to all its officers! directors! and controlling
stoc4holders3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()d &f the Bidder is a ,oint venture (G7)! the provisions of items (a)! (b)! or (c) of this
Clause shall correspondingl appl to each of the members of the said G7! as ma
be appropriate)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
Relationship of the nature described above or failure to compl #ith this Clause #ill
result in the automatic dis1ualification of a Bidder))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)+;) 6ligible Bidders))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
)+)+9) 'nless other#ise provided in the BDS! the follo#ing persons shall be eligible to
participate in this bidding2 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()a Dul licensed %ilipino citiKens$sole proprietorships3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0
()b Partnerships dul organiKed under the la#s of the Philippines and of #hich at least
si*t percent (=?L) of the interest belongs to citiKens of the Philippines3)))))))))))))))+D
()c Corporations dul organiKed under the la#s of the Philippines! and of #hich at least
si*t percent (=?L) of the outstanding capital stoc4 belongs to citiKens of the
Philippines3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
++<
()d Cooperatives dul organiKed under the la#s of the Philippines! and of #hich at least
si*t percent (=?L) of the interest belongs to citiKens of the Philippines3 and))))))))+D
()e 'nless other#ise provided in the BDS! persons$entities forming themselves into a
G7! i)e)! a group of t#o (;) or more persons$entities that intend to be ,ointl and
severall responsible or liable for a particular contract2 Provided! ho#ever! that
%ilipino o#nership or interest of the ,oint venture concerned shall be at least si*t
percent (=?L)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
)+)+0) %oreign bidders ma be eligible to participate #hen an of the follo#ing
circumstances e*ist! as specified in the BDS2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()a Ahen a Treat or &nternational or 6*ecutive -greement as provided in Section 0 of
the R- .+/0 and its &RR allo# foreign bidders to participate3))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()b CitiKens! corporations! or associations of a countr! included in the list issued b the
GPPB! the la#s or regulations of #hich grant reciprocal rights or privileges to
citiKens! corporations! or associations of the Philippines3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
()c Ahen the Goods sought to be procured are not available from local suppliers3 or))))+D
()d Ahen there is a need to prevent situations that defeat competition or restrain trade) +D
)+)+D) Government corporate entities ma be eligible to participate onl if the can
establish that the (a) are legall and financiall autonomous! (b) operate under
commercial la#! and (c) are not dependent agencies of the GOP or the Procuring
6ntit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
)+)+=) 'nless other#ise provided in the BDS! the Bidder must have completed at least
one contract similar to the Pro,ect the value of #hich! ad,usted to current prices
using the @ational Statistics Office consumer price inde*! must be at least
e1uivalent to a percentage of the -BC stated in the BDS) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
%or this purpose! contracts similar to the Pro,ect shall be those described in the BDS!
and completed #ithin the relevant period stated in the &nvitation to Bid and &TB
Clause )+)+)()a()iii) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+D
)+)+<) The Bidder must submit a computation of its @et %inancial Contracting Capacit
(@%CC) or a commitment from a 'niversal or Commercial Ban4 to e*tend a credit
line in its favor if a#arded the contract for this Pro,ect (C(C)) ))))))))))))))))))))))))))))))+D
The @%CC! computed using the follo#ing formula! must be at least e1ual to the -BC to
be bid2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+)+/) BidderFs Responsibilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+)+.) The Bidder or its dul authoriKed representative shall submit a s#orn statement in
the form prescribed in Section 7&&&) Bidding %orms as re1uired in &TB Clause )+)+)
()b()iii))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+);?) The Bidder is responsible for the follo#ing2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
()a 5aving ta4en steps to carefull e*amine all of the Bidding Documents3)))))))))))))))))+=
()b 5aving ac4no#ledged all conditions! local or other#ise! affecting the
implementation of the contract3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
()c 5aving made an estimate of the facilities available and needed for the contract to be
bid! if an3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
()d 5aving complied #ith its responsibilit to in1uire or secure Supplemental$Bid
Bulletin(s) as provided under &TB Clause )+)9.)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+=
)+);+) The Bidder is e*pected to e*amine all instructions! forms! terms! and
specifications in the Bidding Documents) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);;) &t shall be the sole responsibilit of the Bidder to determine and to satisf itself b
such means as it considers necessar or desirable as to all matters pertaining to the
contract to be bid! including2 (a) the location and the nature of this Pro,ect3 (b)
++/
climatic conditions3 (c) transportation facilities3 and (d) other factors that ma affect
the cost! duration! and e*ecution or implementation of this Pro,ect))))))))))))))))))))))))+<
)+);9) The Procuring 6ntit shall not assume an responsibilit regarding erroneous
interpretations or conclusions b the prospective or eligible bidder out of the data
furnished b the procuring entit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);0) The Bidder shall bear all costs associated #ith the preparation and submission of
his bid! and the Procuring 6ntit #ill in no case be responsible or liable for those
costs! regardless of the conduct or outcome of the bidding process)))))))))))))))))))))))))+<
)+);D) Before submitting their bids! the Bidder is deemed to have become familiar #ith
all e*isting la#s! decrees! ordinances! acts and regulations of the Philippines #hich
ma affect this Pro,ect in an #a))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);=) The Bidder should note that the Procuring 6ntit #ill accept bids onl from those
that have paid the nonrefundable fee for the Bidding Documents at the office
indicated in the &nvitation to Bid))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);<) Origin of Goods )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
'nless other#ise indicated in the BDS! there is no restriction on the origin of goods
other than those prohibited b a decision of the 'nited @ations Securit Council
ta4en under Chapter 7&& of the Charter of the 'nited @ations! sub,ect to &TB Clause
)+)D/))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+<
)+);/) Subcontracts)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+);.) 'nless other#ise specified in the BDS! the Bidder ma subcontract portions of the
Goods to an e*tent as ma be approved b the Procuring 6ntit and stated in the
BDS) 5o#ever! subcontracting of an portion shall not relieve the Bidder from an
liabilit or obligation that ma arise from the contract for this Pro,ect))))))))))))))))))))+/
)+)9?) Subcontractors must compl #ith the eligibilit criteria and the documentar
re1uirements specified in the BDS) &n the event that an subcontractor is found b
the Procuring 6ntit to be ineligible! the subcontracting of such portion of the
Goods shall be disallo#ed) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9+) The Bidder ma identif the subcontractor to #hom a portion of the Goods #ill be
subcontracted at an stage of the bidding process or during contract
implementation) &f the Bidder opts to disclose the name of the subcontractor
during bid submission! the Bidder shall include the re1uired documents as part of
the technical component of its bid))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
B) CO@T6@TS O% B&DD&@G DOC':6@TS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9;) Pre"Bid Conference))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)99) (a) &f so specified in the BDS! a pre"bid conference shall be held at the venue and
on the date indicated therein! to clarif and address the BiddersF 1uestions on the
technical and financial components of this Pro,ect) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
(b) The pre"bid conference shall be held at least t#elve (+;) calendar das before the
deadline for the submission and receipt of bids) &f the Procuring 6ntit determines
that! b reason of the method! nature! or comple*it of the contract to be bid! or
#hen international participation #ill be more advantageous to the GOP! a longer
period for the preparation of bids is necessar! the pre"bid conference shall be held
at least thirt (9?) calendar das before the deadline for the submission and receipt
of bids! as specified in the BDS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)90) Bidders are encouraged to attend the pre"bid conference to ensure that the full
understand the Procuring 6ntitFs re1uirements) @on"attendance of the Bidder #ill
in no #a pre,udice its bid3 ho#ever! the Bidder is e*pected to 4no# the changes
++.
and$or amendments to the Bidding Documents discussed during the pre"bid
conference) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9D) -n statement made at the pre"bid conference shall not modif the terms of the
Bidding Documents unless such statement is specificall identified in #riting as an
amendment thereto and issued as a Supplemental$Bid Bulletin)))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9=) Clarification and -mendment of Bidding Documents)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+/
)+)9<) Bidders #ho have purchased the Bidding Documents ma re1uest for clarification
on an part of the Bidding Documents for an interpretation) Such re1uest must be in
#riting and submitted to the Procuring 6ntit at the address indicated in the BDS at
least ten (+?) calendar das before the deadline set for the submission and receipt of
bids) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)9/) Supplemental$Bid Bulletins ma be issued upon the Procuring 6ntitFs initiative
for purposes of clarifing or modifing an provision of the Bidding Documents
not later than seven (<) calendar das before the deadline for the submission and
receipt of bids) -n modification to the Bidding Documents shall be identified as
an amendment) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)9.) -n Supplemental$Bid Bulletin issued b the B-C shall also be posted on the
Philippine Government 6lectronic Procurement Sstem (PhilG6PS) and the
#ebsite of the Procuring 6ntit concerned! if available) &t shall be the responsibilit
of all Bidders #ho secure the Bidding Documents to in1uire and secure
Supplemental$Bid Bulletins that ma be issued b the B-C) 5o#ever! Bidders #ho
have submitted bids before the issuance of the Supplemental$Bid Bulletin must be
informed and allo#ed to modif or #ithdra# their bids in accordance #ith &TB
Clause )+)9.)) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
C) PR6P-R-T&O@ O% B&DS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
)+)0?) (anguage of Bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
The bid! as #ell as all correspondence and documents relating to the bid e*changed b
the Bidder and the Procuring 6ntit! shall be #ritten in 6nglish) Supporting
documents and printed literature furnished b the Bidder ma be in another
language provided the are accompanied b an accurate translation in 6nglish
certified b the appropriate embass or consulate in the Philippines! in #hich case
the 6nglish translation shall govern for purposes of interpretation of the bid))))))))))+.
)+)0+) Documents Comprising the Bid2 6ligibilit and Technical Components))))))))))))))+.
)+)+) 'nless other#ise indicated in the BDS! the first envelope shall contain the
follo#ing eligibilit and technical documents2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()a 6ligibilit Documents E )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
Class B-C Documents2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()i Registration certificate from the Securities and 6*change Commission (S6C)!
Department of Trade and &ndustr (DT&) for sole proprietorship! or Cooperative
Development -uthorit (CD-) for cooperatives! or an proof of such registration
as stated in the BDS3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()ii :aorFs permit issued b the cit or municipalit #here the principal place of
business of the prospective bidder is located3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+.
()iii Statement of all its ongoing and completed government and private contracts #ithin
the period stated in the BDS! including contracts a#arded but not et started! if an)
The statement shall include! for each contract! the follo#ing2)))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)+) name of the contract3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii);) date of the contract3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)9) 4inds of Goods3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
+;?
()iii)0) amount of contract and value of outstanding contracts3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)D) date of deliver3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii)=) end userFs acceptance or official receipt(s) issued for the contract! if completed);?
()iv -udited financial statements! stamped BreceivedC b the Bureau of &nternal Revenue
(B&R) or its dul accredited and authoriKed institutions! for the preceding calendar
ear! #hich should not be earlier than t#o (;) ears from bid submission3)))))))))))));?
()v @%CC computation or C(C in accordance #ith &TB Clause )+)+<)3 and)))))))))))))))))));?
Class BBC Document2 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i &f applicable! the G7- in case the ,oint venture is alread in e*istence! or dul
notariKed statements from all the potential ,oint venture partners stating that the
#ill enter into and abide b the provisions of the G7- in the instance that the bid is
successful))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()b Technical Documents E))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i Bid securit in accordance #ith &TB Clause )+)+.)) &f the Bidder opts to submit the
bid securit in the form of2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i)+) a ban4 draft$guarantee or an irrevocable letter of credit issued b a foreign ban4! it
shall be accompanied b a confirmation from a 'niversal or Commercial Ban43 or
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()i);) a suret bond! it shall be accompanied b a certification b the &nsurance
Commission that the suret or insurance compan is authoriKed to issue such
instruments3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()ii Conformit #ith technical specifications! as enumerated and specified in Sections 7&
and 7&& of the Bidding Documents3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
()iii S#orn statement in accordance #ith Section ;D);(a)(iv) of the &RR of R- .+/0 and
using the form prescribed in Section 7&&&) Bidding %orms))))))))))))))))))))))))))))))))))))));?
)+);) Documents Comprising the Bid2 %inancial Component)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
)+)9) 'nless other#ise stated in the BDS! the financial component of the bid shall
contain the follo#ing2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
()a %inancial Bid %orm! #hich includes bid prices and the bill of 1uantities and the
applicable Price Schedules! in accordance #ith &TB Clauses )+)<) and )+)+?)3 )))))));+
()b &f the Bidder claims preference as a Domestic Bidder or Domestic 6ntit! a
certification from the DT&! S6C! or CD- issued in accordance #ith &TB Clause )
+)D<)! unless other#ise provided in the BDS3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
()c -n other document related to the financial component of the bid as stated in the
BDS) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
)+)0) (a) 'nless other#ise stated in the BDS! all bids that e*ceed the -BC shall not be
accepted))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
(b) 'nless other#ise indicated in the BDS! for foreign"funded procurement! a ceiling
ma be applied to bid prices provided the follo#ing conditions are met2 )))))))))))))));+
)+)D) -lternative Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));+
-lternative Bids shall be re,ected) %or this purpose! alternative bid is an offer made b a
Bidder in addition or as a substitute to its original bid #hich ma be included as
part of its original bid or submitted separatel there#ith for purposes of bidding) -
bid #ith options is considered an alternative bid regardless of #hether said bid
proposal is contained in a single envelope or submitted in t#o (;) or more separate
bid envelopes) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)=) Bid Prices)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)<) The Bidder shall complete the appropriate Price Schedules included herein! stating
the unit prices! total price per item! the total amount and the e*pected countries of
origin of the Goods to be supplied under this Pro,ect))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
+;+
)+)/) The Bidder shall fill in rates and prices for all items of the Goods described in the
Bill of Juantities) Bids not addressing or providing all of the re1uired items in the
Bidding Documents including! #here applicable! Bill of Juantities! shall be
considered non"responsive and! thus! automaticall dis1ualified) &n this regard!
#here a re1uired item is provided! but no price is indicated! the same shall be
considered as non"responsive! but specifing a Q?Q (Kero) for the said item #ould
mean that it is being offered for free to the Government)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+).) The terms 6* Aor4s (68A)! Cost! &nsurance and %reight (C&%)! Cost and
&nsurance Paid to (C&P)! Delivered Dut Paid (DDP)! and other trade terms used to
describe the obligations of the parties! shall be governed b the rules prescribed in
the current edition of the &nternational Commercial Terms (&@COT6R:S)
published b the &nternational Chamber of Commerce! Paris))))))))))))))))))))))))))))))))));;
)+)+?) Prices indicated on the Price Schedule shall be entered separatel in the follo#ing
manner2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()a %or Goods offered from #ithin the Procuring 6ntitFs countr2))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i The price of the Goods 1uoted 68A (e* #or4s! e* factor! e* #arehouse! e*
sho#room! or off"the"shelf! as applicable)! including all customs duties and sales
and other ta*es alread paid or paable2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i)+) on the components and ra# material used in the manufacture or assembl of Goods
1uoted e* #or4s or e* factor3 or)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i);) on the previousl imported Goods of foreign origin 1uoted e* #arehouse! e*
sho#room! or off"the"shelf and an Procuring 6ntit countr sales and other ta*es
#hich #ill be paable on the Goods if the contract is a#arded)))))))))))))))))))))))))))))));;
()ii The price for inland transportation! insurance! and other local costs incidental to
deliver of the Goods to their final destination) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()iii The price of other (incidental) services! if an! listed in the BDS))))))))))))))))))))))))))));;
()b %or Goods offered from abroad2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));;
()i 'nless other#ise stated in the BDS! the price of the Goods shall be 1uoted DDP #ith
the place of destination in the Philippines as specified in the BDS) &n 1uoting the
price! the Bidder shall be free to use transportation through carriers registered in
an eligible countr) Similarl! the Bidder ma obtain insurance services from an
eligible source countr) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
()ii The price of other (incidental) services! if an! listed in the BDS)))))))))))))))))))))))))))));9
)+)++) Prices 1uoted b the Bidder shall be fi*ed during the BidderFs performance of the
contract and not sub,ect to variation or price escalation on an account) - bid
submitted #ith an ad,ustable price 1uotation shall be treated as non"responsive and
shall be re,ected! pursuant to &TB Clause )+)00))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
-ll bid prices shall be considered as fi*ed prices! and therefore not sub,ect to price
escalation during contract implementation! e*cept under e*traordinar
circumstances) 6*traordinar circumstances refer to events that ma be determined
b the @ational 6conomic and Development -uthorit in accordance #ith the Civil
Code of the Philippines! and upon the recommendation of the Procuring 6ntit)
@evertheless! in cases #here the cost of the a#arded contract is affected b an
applicable ne# la#s! ordinances! regulations! or other acts of the GOP! promulgated
after the date of bid opening! a contract price ad,ustment shall be made or
appropriate relief shall be applied on a no loss"no gain basis))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+;) Bid Currencies))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+9) Prices shall be 1uoted in the follo#ing currencies2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
()a %or Goods that the Bidder #ill suppl from #ithin the Philippines! the prices shall be
1uoted in Philippine Pesos))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
+;;
()b %or Goods that the Bidder #ill suppl from outside the Philippines! the prices ma
be 1uoted in the currenc(ies) stated in the BDS) 5o#ever! for purposes of bid
evaluation! bids denominated in foreign currencies shall be converted to Philippine
currenc based on the e*change rate as published in the BSP reference rate bulletin
on the da of the bid opening)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+0) &f so allo#ed in accordance #ith &TB Clause )+)+9)! the Procuring 6ntit for
purposes of bid evaluation and comparing the bid prices #ill convert the amounts in
various currencies in #hich the bid price is e*pressed to Philippine Pesos at the
foregoing e*change rates))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+D) 'nless other#ise specified in the BDS! pament of the contract price shall be
made in Philippine Pesos))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+=) Bid 7alidit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));9
)+)+<) Bids shall remain valid for the period specified in the BDS #hich shall not e*ceed
one hundred t#ent (+;?) calendar das from the date of the opening of bids) ))))));9
)+)+/) &n e*ceptional circumstances! prior to the e*piration of the Bid validit period! the
Procuring 6ntit ma re1uest Bidders to e*tend the period of validit of their bids)
The re1uest and the responses shall be made in #riting) The bid securit described
in &TB Clause +/ should also be e*tended corresponding to the e*tension of the bid
validit period at the least) - Bidder ma refuse the re1uest #ithout forfeiting its
bid securit! but his bid shall no longer be considered for further evaluation and
a#ard) - Bidder granting the re1uest shall not be re1uired or permitted to modif
its bid))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+)+.) Bid Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);?) The bid securit in the amount stated in the BDS shall be e1ual to the percentage
of the -BC in accordance #ith the follo#ing schedule2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
%or biddings conducted b (G's! the Bidder ma also submit bid securities in the form
of cashierFs$managerFs chec4! ban4 draft$guarantee! or irrevocable letter of credit
from other ban4s certified b the BSP as authoriKed to issue such financial
statement)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);+) The bid securit should be valid for the period specified in the BDS) -n bid not
accompanied b an acceptable bid securit shall be re,ected b the Procuring 6ntit
as non"responsive) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));0
)+);;) @o bid securities shall be returned to bidders after the opening of bids and before
contract signing! e*cept to those that failed or declared as post"dis1ualified! upon
submission of a #ritten #aiver of their right to file a motion for reconsideration
and$or protest) Aithout pre,udice on its forfeiture! bid securities shall be returned
onl after the bidder #ith the (o#est Calculated and Responsive Bid has signed the
contract and furnished the performance securit! but in no case later than the
e*piration of the bid securit validit period indicated in &TB Clause )+);+))))))))))));0
)+);9) 'pon signing and e*ecution of the contract pursuant to &TB Clause )+)/0)! and the
posting of the performance securit pursuant to &TB Clause )+)/.)! the successful
BidderFs bid securit #ill be discharged! but in no case later than the bid securit
validit period as indicated in the &TB Clause )+);+)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
)+);0) The bid securit ma be forfeited2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()a if a Bidder2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()i #ithdra#s its bid during the period of bid validit specified in &TB Clause )+)+=)3) ) );D
()ii does not accept the correction of errors pursuant to &TB Clause )+)=0)()b3))))))))))))))));D
()iii fails to submit the re1uirements #ithin the prescribed period or a finding against
their veracit as stated in &TB Clause )+)<?)3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
+;9
()iv submission of eligibilit re1uirements containing false information or falsified
documents3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()v submission of bids that contain false information or falsified documents! or the
concealment of such information in the bids in order to influence the outcome of
eligibilit screening or an other stage of the public bidding3)))))))))))))))))))))))))))))))));D
()vi allo#ing the use of oneFs name! or using the name of another for purposes of public
bidding3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()vii #ithdra#al of a bid! or refusal to accept an a#ard! or enter into contract #ith the
Government #ithout ,ustifiable cause! after the Bidder had been ad,udged as having
submitted the (o#est Calculated and Responsive Bid3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()viii refusal or failure to post the re1uired performance securit #ithin the prescribed
time3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()i* refusal to clarif or validate in #riting its bid during post"1ualification #ithin a
period of seven (<) calendar das from receipt of the re1uest for clarification3)))))));D
()* an documented attempt b a bidder to undul influence the outcome of the bidding
in his favor3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()*i failure of the potential ,oint venture partners to enter into the ,oint venture after the
bid is declared successful3 or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));D
()*ii all other acts that tend to defeat the purpose of the competitive bidding! such as
habituall #ithdra#ing from bidding! submitting late Bids or patentl insufficient
bid! for at least three (9) times #ithin a ear! e*cept for valid reasons))))))))))))))))))));D
()b if the successful Bidder2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
()i fails to sign the contract in accordance #ith &TB Clause )+)/0)3 or)))))))))))))))))))))))))))));=
()ii fails to furnish performance securit in accordance #ith &TB Clause )+)/.))))))))))))));=
)+);D) %ormat and Signing of Bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+);=) Bidders shall submit their bids through their dul authoriKed representative using
the appropriate forms provided in Section 7&&&) Bidding %orms on or before the
deadline specified in the &TB Clauses )+)9<) in t#o (;) separate sealed bid
envelopes! and #hich shall be submitted simultaneousl) The first shall contain the
technical component of the bid! including the eligibilit re1uirements under &TB
Clause )+)+)! and the second shall contain the financial component of the bid) ))))));=
)+);<) %orms as mentioned in &TB Clause )+);=) must be completed #ithout an
alterations to their format! and no substitute form shall be accepted) -ll blan4
spaces shall be filled in #ith the information re1uested)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+);/) The Bidder shall prepare and submit an original of the first and second envelopes
as described in &TB Clauses )+)0+) and )+);)) &n the event of an discrepanc
bet#een the original and the copies! the original shall prevail)))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+);.) The bid! e*cept for unamended printed literature! shall be signed! and each and
ever page thereof shall be initialed! b the dul authoriKed representative$s of the
Bidder)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)9?) -n interlineations! erasures! or over#riting shall be valid onl if the are signed
or initialed b the dul authoriKed representative$s of the Bidder) ))))))))))))))))))))))))));=
)+)9+) Sealing and :ar4ing of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)9;) Bidders shall enclose their original eligibilit and technical documents described
in &TB Clause )+)0+) in one sealed envelope mar4ed BOR&G&@-( " T6C5@&C-(
CO:PO@6@TC! and the original of their financial component in another sealed
envelope mar4ed BOR&G&@-( " %&@-@C&-( CO:PO@6@TC! sealing them all in
an outer envelope mar4ed BOR&G&@-( B&DC) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)99) 6ach cop of the first and second envelopes shall be similarl sealed dul mar4ing
the inner envelopes as BCOP> @O) HHH " T6C5@&C-( CO:PO@6@TC and
+;0
BCOP> @O) HHH E %&@-@C&-( CO:PO@6@TC and the outer envelope as
BCOP> @O) HHHC! respectivel) These envelopes containing the original and the
copies shall then be enclosed in one single envelope) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));=
)+)90) The original and the number of copies of the Bid as indicated in the BDS shall be
tped or #ritten in indelible in4 and shall be signed b the bidder or its dul
authoriKed representative$s) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9D) -ll envelopes shall2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()a contain the name of the contract to be bid in capital letters3))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()b bear the name and address of the Bidder in capital letters3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()c be addressed to the Procuring 6ntitFs B-C in accordance #ith &TB Clause )+);)3)));<
()d bear the specific identification of this bidding process indicated in the &TB Clause )
+)9)3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
()e bear a #arning BDO @OT OP6@ B6%OR6RC the date and time for the opening of
bids! in accordance #ith &TB Clause )+)9<)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9=) &f bids are not sealed and mar4ed as re1uired! the Procuring 6ntit #ill assume no
responsibilit for the misplacement or premature opening of the bid) )))))))))))))))))));<
D) S'B:&SS&O@ -@D OP6@&@G O% B&DS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9<) Deadline for Submission of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
Bids must be received b the Procuring 6ntitFs B-C at the address and on or before
the date and time indicated in the BDS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9/) (ate Bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
-n bid submitted after the deadline for submission and receipt of bids prescribed b
the Procuring 6ntit! pursuant to &TB Clause )+)9<)! shall be declared B(ateC and
shall not be accepted b the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)9.) :odification and Aithdra#al of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)0?) The Bidder ma modif its bid after it has been submitted3 provided that the
modification is received b the Procuring 6ntit prior to the deadline prescribed for
submission and receipt of bids) The Bidder shall not be allo#ed to retrieve its
original bid! but shall be allo#ed to submit another bid e1uall sealed! properl
identified! lin4ed to its original bid mar4ed as BT6C5@&C-( :OD&%&C-T&O@C
or B%&@-@C&-( :OD&%&C-T&O@C and stamped BreceivedC b the B-C) Bid
modifications received after the applicable deadline shall not be considered and
shall be returned to the Bidder unopened) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)0+) - Bidder ma! through a (etter of Aithdra#al! #ithdra# its bid after it has been
submitted! for valid and ,ustifiable reason3 provided that the (etter of Aithdra#al is
received b the Procuring 6ntit prior to the deadline prescribed for submission and
receipt of bids)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));<
)+)0;) Bids re1uested to be #ithdra#n in accordance #ith &TB Clause )+)0?) shall be
returned unopened to the Bidders) - Bidder ma also e*press its intention not to
participate in the bidding through a letter #hich should reach and be stamped b the
B-C before the deadline for submission and receipt of bids) - Bidder that
#ithdra#s its bid shall not be permitted to submit another bid! directl or indirectl!
for the same contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)09) @o bid ma be modified after the deadline for submission of bids) @o bid ma be
#ithdra#n in the interval bet#een the deadline for submission of bids and the
e*piration of the period of bid validit specified b the Bidder on the %inancial Bid
%orm) Aithdra#al of a bid during this interval shall result in the forfeiture of the
BidderFs bid securit! pursuant to &TB Clause )+);0)! and the imposition of
+;D
administrative! civil and criminal sanctions as prescribed b R- .+/0 and its &RR)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)00) Opening and Preliminar 6*amination of Bids ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)0D) The B-C shall open the first bid envelopes of Bidders in public as specified in the
BDS to determine each BidderFs compliance #ith the documents prescribed in &TB
Clause )+)0+)) %or this purpose! the B-C shall chec4 the submitted documents of
each bidder against a chec4list of re1uired documents to ascertain if the are all
present! using a non"discretionar Bpass$failC criterion) &f a bidder submits the
re1uired document! it shall be rated BpassedC for that particular re1uirement) &n this
regard! bids that fail to include an re1uirement or are incomplete or patentl
insufficient shall be considered as BfailedC) Other#ise! the B-C shall rate the said
first bid envelope as BpassedC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)0=) 'nless other#ise specified in the BDS! immediatel after determining compliance
#ith the re1uirements in the first envelope! the B-C shall forth#ith open the
second bid envelope of each remaining eligible bidder #hose first bid envelope #as
rated BpassedC) The second envelope of each compling bidder shall be opened
#ithin the same da) &n case one or more of the re1uirements in the second
envelope of a particular bid is missing! incomplete or patentl insufficient! and$or if
the submitted total bid price e*ceeds the -BC unless other#ise provided in &TB
Clause )+)0)! the B-C shall rate the bid concerned as BfailedC) Onl bids that are
determined to contain all the bid re1uirements for both components shall be rated
BpassedC and shall immediatel be considered for evaluation and comparison)))))));/
)+)0<) (etters of #ithdra#al shall be read out and recorded during bid opening! and the
envelope containing the corresponding #ithdra#n bid shall be returned to the
Bidder unopened) &f the #ithdra#ing BidderFs representative is in attendance! the
original bid and all copies thereof shall be returned to the representative during the
bid opening) &f the representative is not in attendance! the bid shall be returned
unopened b registered mail) The Bidder ma #ithdra# its bid prior to the deadline
for the submission and receipt of bids! provided that the corresponding (etter of
Aithdra#al contains a valid authoriKation re1uesting for such #ithdra#al! sub,ect
to appropriate administrative sanctions))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));/
)+)0/) &f a Bidder has previousl secured a certification from the Procuring 6ntit to the
effect that it has previousl submitted the above"enumerated Class B-C Documents!
the said certification ma be submitted in lieu of the re1uirements enumerated in
&TB Clause )+)+)()a! items (i) to (v)) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)0.) &n the case of an eligible foreign Bidder as described in &TB Clause )+)+;)! the
Class B-C Documents described in &TB Clause )+)+)()a ma be substituted #ith the
appropriate e1uivalent documents! if an! issued b the countr of the foreign
Bidder concerned))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D?) 6ach partner of a ,oint venture agreement shall li4e#ise submit the re1uirements
in &TB Clauses )+)+)()a()i and )+)+)()a()ii) Submission of documents re1uired under
&TB Clauses )+)+)()a()iii to )+)+)()a()v b an of the ,oint venture partners
constitutes compliance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D+) - Bidder determined as BfailedC has three (9) calendar das upon #ritten notice
or! if present at the time of bid opening! upon verbal notification! #ithin #hich to
file a re1uest or motion for reconsideration #ith the B-C2 Provided! ho#ever! that
the motion for reconsideration shall not be granted if it is established that the
finding of failure is due to the fault of the Bidder concerned2 Provided! further! that
the B-C shall decide on the re1uest for reconsideration #ithin seven (<) calendar
das from receipt thereof) &f a failed Bidder signifies his intent to file a motion for
+;=
reconsideration! the B-C shall 4eep the bid envelopes of the said failed Bidder
unopened and$or dul sealed until such time that the motion for reconsideration or
protest has been resolved) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D;) The Procuring 6ntit shall prepare the minutes of the proceedings of the bid
opening that shall include! as a minimum2 (a) names of Bidders! their bid price! bid
securit! findings of preliminar e*amination3 and (b) attendance sheet) The B-C
members shall sign the abstract of bids as read) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
6) 67-('-T&O@ -@D CO:P-R&SO@ O% B&DS))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D9) Process to be Confidential )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D0) :embers of the B-C! including its staff and personnel! as #ell as its Secretariat
and TAG! are prohibited from ma4ing or accepting an 4ind of communication
#ith an bidder regarding the evaluation of their bids until the issuance of the
@otice of -#ard! unless other#ise allo#ed in the case of &TB Clause ;=) )))))))))));.
)+)DD) -n effort b a bidder to influence the Procuring 6ntit in the Procuring 6ntitFs
decision in respect of bid evaluation! bid comparison or contract a#ard #ill result
in the re,ection of the BidderFs bid)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D=) Clarification of Bids ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
To assist in the evaluation! comparison! and post"1ualification of the bids! the Procuring
6ntit ma as4 in #riting an Bidder for a clarification of its bid) -ll responses to
re1uests for clarification shall be in #riting) -n clarification submitted b a Bidder
in respect to its bid and that is not in response to a re1uest b the Procuring 6ntit
shall not be considered) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))));.
)+)D<) Domestic Preference)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
)+)D/) 'nless other#ise stated in the BDS! the Procuring 6ntit #ill grant a margin of
preference for the purpose of comparison of bids in accordance #ith the follo#ing2
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
()a The preference shall be applied #hen (i) the lo#est %oreign Bid is lo#er than the
lo#est bid offered b a Domestic Bidder! or (ii) the lo#est bid offered b a non"
Philippine national is lo#er than the lo#est bid offered b a Domestic 6ntit)))))))9?
()b %or evaluation purposes! the lo#est %oreign Bid or the bid offered b a non"
Philippine national shall be increased b fifteen percent (+DL)))))))))))))))))))))))))))))))9?
()c &n the event that (i) the lo#est bid offered b a Domestic 6ntit does not e*ceed the
lo#est %oreign Bid as increased! or (ii) the lo#est bid offered b a non"Philippine
national as increased! then the Procuring 6ntit shall a#ard the contract to the
Domestic Bidder$6ntit at the amount of the lo#est %oreign Bid or the bid offered
b a non"Philippine national! as the case ma be)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
()d &f the Domestic 6ntit$Bidder refuses to accept the a#ard of contract at the amount
of the %oreign Bid or bid offered b a non"Philippine national #ithin t#o (;)
calendar das from receipt of #ritten advice from the B-C! the Procuring 6ntit
shall a#ard to the bidder offering the %oreign Bid or the non"Philippine national! as
the case ma be! sub,ect to post"1ualification and submission of all the
documentar re1uirements under these Bidding Documents)))))))))))))))))))))))))))))))))))9?
)+)D.) - Bidder ma be granted preference as a Domestic 6ntit sub,ect to the
certification from the DT& (in case of sole proprietorships)! S6C (in case of
partnerships and corporations)! or CD- (in case of cooperatives) that the (a) sole
proprietor is a citiKen of the Philippines or the partnership! corporation! cooperative!
or association is dul organiKed under the la#s of the Philippines #ith at least
sevent five percent (<DL) of its interest or outstanding capital stoc4 belonging to
citiKens of the Philippines! (b) habituall established in business and habituall
+;<
engaged in the manufacture or sale of the merchandise covered b his bid! and (c)
the business has been in e*istence for at least five (D) consecutive ears prior to the
advertisement and$or posting of the &nvitation to Bid for this Pro,ect)))))))))))))))))))))9?
)+)=?) - Bidder ma be granted preference as a Domestic Bidder sub,ect to the
certification from the DT& that the Bidder is offering unmanufactured articles!
materials or supplies of the gro#th or production of the Philippines! or
manufactured articles! materials! or supplies manufactured or to be manufactured in
the Philippines substantiall from articles! materials! or supplies of the gro#th!
production! or manufacture! as the case ma be! of the Philippines)))))))))))))))))))))))))9?
)+)=+) Detailed 6valuation and Comparison of Bids))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=;) The Procuring 6ntit #ill underta4e the detailed evaluation and comparison of
bids #hich have passed the opening and preliminar e*amination of bids! pursuant
to &TB Clause )+)00)! in order to determine the (o#est Calculated Bid)))))))))))))))))))9+
)+)=9) The (o#est Calculated Bid shall be determined in t#o steps2)))))))))))))))))))))))))))))))9+
()a The detailed evaluation of the financial component of the bids! to establish the
correct calculated prices of the bids3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
()b The ran4ing of the total bid prices as so calculated from the lo#est to the highest)
The bid #ith the lo#est price shall be identified as the (o#est Calculated Bid))))))9+
)+)=0) The Procuring 6ntitSs B-C shall immediatel conduct a detailed evaluation of all
bids rated Bpassed!C using non"discretionar pass$fail criteria) 'nless other#ise
specified in the BDS! the B-C shall consider the follo#ing in the evaluation of
bids2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
()a Completeness of the bid) 'nless the &TB specificall allo#s partial bids! bids not
addressing or providing all of the re1uired items in the Schedule of Re1uirements
including! #here applicable! bill of 1uantities! shall be considered non"responsive
and! thus! automaticall dis1ualified) &n this regard! #here a re1uired item is
provided! but no price is indicated! the same shall be considered as non"responsive!
but specifing a Q?Q (Kero) for the said item #ould mean that it is being offered for
free to the Procuring 6ntit3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
()b -rithmetical corrections) Consider computational errors and omissions to enable
proper comparison of all eligible bids) &t ma also consider bid modifications! if
allo#ed in the BDS) -n ad,ustment shall be calculated in monetar terms to
determine the calculated prices)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=D) Based on the detailed evaluation of bids! those that compl #ith the above"
mentioned re1uirements shall be ran4ed in the ascending order of their total
calculated bid prices! as evaluated and corrected for computational errors! discounts
and other modifications! to identif the (o#est Calculated Bid) Total calculated bid
prices! as evaluated and corrected for computational errors! discounts and other
modifications! #hich e*ceed the -BC shall not be considered! unless other#ise
indicated in the BDS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)==) The Procuring 6ntitFs evaluation of bids shall onl be based on the bid price
1uoted in the %inancial Bid %orm)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=<) Bids shall be evaluated on an e1ual footing to ensure fair competition) %or this
purpose! all bidders shall be re1uired to include in their bids the cost of all ta*es!
such as! but not limited to! value added ta* (7-T)! income ta*! local ta*es! and
other fiscal levies and duties #hich shall be itemiKed in the bid form and reflected
in the detailed estimates) Such bids! including said ta*es! shall be the basis for bid
evaluation and comparison) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9+
)+)=/) Post"Jualification)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
+;/
)+)=.) The Procuring 6ntit shall determine to its satisfaction #hether the Bidder that is
evaluated as having submitted the (o#est Calculated Bid ((CB) complies #ith and
is responsive to all the re1uirements and conditions specified in &TB Clauses )
+)+;)! )+)0+)! and )+);)) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<?) Aithin a non"e*tendible period of three (9) calendar das from receipt b the
bidder of the notice from the B-C that it submitted the (CB! the Bidder shall
submit the follo#ing documentar re1uirements2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
()a Ta* clearance per 6*ecutive Order 9./! Series of ;??D3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
()b (atest income and business ta* returns in the form specified in the BDS3))))))))))))))))9;
()c Certificate of PhilG6PS Registration3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
()d Other appropriate licenses and permits re1uired b la# and stated in the BDS)))))))))9;
)+)<+) The determination shall be based upon an e*amination of the documentar
evidence of the BidderFs 1ualifications submitted pursuant to &TB Clauses )+)0+)
and )+);)! as #ell as other information as the Procuring 6ntit deems necessar and
appropriate! using a non"discretionar Bpass$failC criterion)))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<;) &f the B-C determines that the Bidder #ith the (o#est Calculated Bid passes all
the criteria for post"1ualification! it shall declare the said bid as the (o#est
Calculated Responsive Bid! and recommend to the 5ead of the Procuring 6ntit the
a#ard of contract to the said Bidder at its submitted price or its calculated bid price!
#hichever is lo#er))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<9) - negative determination shall result in re,ection of the BidderFs Bid! in #hich
event the Procuring 6ntit shall proceed to the ne*t (o#est Calculated Bid to ma4e
a similar determination of that BidderFs capabilities to perform satisfactoril) &f the
second Bidder! ho#ever! fails the post 1ualification! the procedure for post
1ualification shall be repeated for the Bidder #ith the ne*t (o#est Calculated Bid!
and so on until the (o#est Calculated Responsive Bid is determined for contract
a#ard)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9;
)+)<0) Aithin a period not e*ceeding seven (<) calendar das from the date of receipt of
the recommendation of the B-C! the 5ead of the Procuring 6ntit shall approve or
disapprove the said recommendation) &n the case of GOCCs and G%&s! the period
provided herein shall be fifteen (+D) calendar das) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)<D) Reservation Clause)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)<=) @ot#ithstanding the eligibilit or post"1ualification of a Bidder! the Procuring
6ntit concerned reserves the right to revie# its 1ualifications at an stage of the
procurement process if it has reasonable grounds to believe that a misrepresentation
has been made b the said Bidder! or that there has been a change in the BidderFs
capabilit to underta4e the pro,ect from the time it submitted its eligibilit
re1uirements) Should such revie# uncover an misrepresentation made in the
eligibilit and bidding re1uirements! statements or documents! or an changes in
the situation of the Bidder #hich #ill affect its capabilit to underta4e the pro,ect
so that it fails the preset eligibilit or bid evaluation criteria! the Procuring 6ntit
shall consider the said Bidder as ineligible and shall dis1ualif it from submitting a
bid or from obtaining an a#ard or contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)<<) Based on the follo#ing grounds! the Procuring 6ntit reserves the right to re,ect
an and all bids! declare a failure of bidding at an time prior to the contract a#ard!
or not to a#ard the contract! #ithout thereb incurring an liabilit! and ma4e no
assurance that a contract shall be entered into as a result of the bidding2 )))))))))))))))99
()a &f there is prima facie evidence of collusion bet#een appropriate public officers or
emploees of the Procuring 6ntit! or bet#een the B-C and an of the Bidders! or
if the collusion is bet#een or among the bidders themselves! or bet#een a Bidder
+;.
and a third part! including an act #hich restricts! suppresses or nullifies or tends
to restrict! suppress or nullif competition3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()b &f the Procuring 6ntitFs B-C is found to have failed in follo#ing the prescribed
bidding procedures3 or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()c %or an ,ustifiable and reasonable ground #here the a#ard of the contract #ill not
redound to the benefit of the GOP as follo#s2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()i &f the phsical and economic conditions have significantl changed so as to render
the pro,ect no longer economicall! financiall or technicall feasible as determined
b the head of the procuring entit3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()ii &f the pro,ect is no longer necessar as determined b the head of the procuring
entit3 and ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()iii &f the source of funds for the pro,ect has been #ithheld or reduced through no fault
of the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
)+)</) &n addition! the Procuring 6ntit ma li4e#ise declare a failure of bidding #hen2
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))99
()a @o bids are received3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()b -ll prospective Bidders are declared ineligible3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()c -ll bids fail to compl #ith all the bid re1uirements or fail post"1ualification3 or))))90
()d The Bidder #ith the (o#est Calculated Responsive Bid ((CRB) refuses! #ithout
,ustifiable cause to accept the a#ard of contract! and no a#ard is made)))))))))))))))))90
%) -A-RD O% CO@TR-CT))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)<.) Contract -#ard))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/?) Sub,ect to &TB Clause )+)=/)! the Procuring 6ntit shall a#ard the contract to the
Bidder #hose bid has been determined to be the (CRB))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/+) Prior to the e*piration of the period of bid validit! the Procuring 6ntit shall
notif the successful Bidder in #riting that its bid has been accepted! through a
@otice of -#ard received personall or sent b registered mail or electronicall!
receipt of #hich must be confirmed in #riting #ithin t#o (;) das b the Bidder
#ith the (CRB and submitted personall or sent b registered mail or electronicall
to the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/;) @ot#ithstanding the issuance of the @otice of -#ard! a#ard of contract shall be
sub,ect to the follo#ing conditions2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()a Submission of the valid G7-! if applicable! #ithin ten (+?) calendar das from
receipt b the Bidder of the notice from the B-C that the Bidder has the (CRB3) )90
()b Posting of the performance securit in accordance #ith &TB Clause )+)/.)3))))))))))))))90
()c Signing of the contract as provided in &TB Clause )+)/0)3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))90
()d -pproval b higher authorit! if re1uired)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/9) -t the time of contract a#ard! the Procuring 6ntit shall not increase or decrease
the 1uantit of goods originall specified in Section 7&) Schedule of Re1uirements)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/0) Signing of the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/D) -t the same time as the Procuring 6ntit notifies the successful Bidder that its bid
has been accepted! the Procuring 6ntit shall send the Contract %orm to the Bidder!
#hich contract has been provided in the Bidding Documents! incorporating therein
all agreements bet#een the parties)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))90
)+)/=) Aithin ten (+?) calendar das from receipt of the @otice of -#ard! the successful
Bidder shall post the re1uired performance securit and sign and date the contract
and return it to the Procuring 6ntit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
+9?
)+)/<) The Procuring 6ntit shall enter into contract #ith the successful Bidder #ithin
the same ten (+?) calendar da period provided that all the documentar
re1uirements are complied #ith))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+)//) The follo#ing documents shall form part of the contract2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()a Contract -greement3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()b Bidding Documents3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()c Ainning bidderFs bid! including the Technical and %inancial Proposals! and all other
documents$statements submitted3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()d Performance Securit3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()e Credit line in accordance #ith &TB Clause )+)+<)! if applicable3))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()f @otice of -#ard of Contract3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()g Other contract documents that ma be re1uired b e*isting la#s and$or specified in
the BDS)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+)/.) Performance Securit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+).?) To guarantee the faithful performance b the #inning Bidder of its obligations
under the contract! it shall post a performance securit #ithin a ma*imum period of
ten (+?) calendar das from the receipt of the @otice of -#ard from the Procuring
6ntit and in no case later than the signing of the contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
)+).+) The performance securit shall be denominated in Philippine Pesos and posted in
favor of the Procuring 6ntit in an amount e1ual to the percentage of the total
contract price in accordance #ith the follo#ing schedule2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
%orm of Performance Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
-mount of Performance Securit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
(61ual to Percentage of the Total Contract Price))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()a Cash or cashierFs$managerFs chec4 issued b a 'niversal or Commercial Ban4)))))))9D
%ive percent (DL)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9D
()b Ban4 draft$guarantee or irrevocable letter of credit issued b a 'niversal or
Commercial Ban42 Provided! ho#ever! that it shall be confirmed or authenticated
b a 'niversal or Commercial Ban4! if issued b a foreign ban4))))))))))))))))))))))))))))9D
()c Suret bond callable upon demand issued b a suret or insurance compan dul
certified b the &nsurance Commission as authoriKed to issue such securit3 and$or
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
Thirt percent (9?L))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
()d -n combination of the foregoing))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
Proportionate to share of form #ith respect to total amount of securit)))))))))))))))))))))))))9=
)+).;) %ailure of the successful Bidder to compl #ith the above"mentioned re1uirement
shall constitute sufficient ground for the annulment of the a#ard and forfeiture of
the bid securit! in #hich event the Procuring 6ntit shall initiate and complete the
post 1ualification of the second (o#est Calculated Bid) The procedure shall be
repeated until the (CRB is identified and selected for contract a#ard) 5o#ever if
no Bidder passed post"1ualification! the B-C shall declare the bidding a failure and
conduct a re"bidding #ith re"advertisement)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
)+).9) @otice to Proceed)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
)+).0) Aithin three (9) calendar das from the date of approval of the contract b the
appropriate government approving authorit! the Procuring 6ntit shall issue its
@otice to Proceed to the Bidder))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
)+).D) The contract effectivit date shall be provided in the @otice to Proceed b the
Procuring 6ntit! #hich date shall not be later than seven (<) calendar das from the
issuance of the @otice to Proceed)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))9=
+9+
SECTION III$ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)*
SECTION I%$ GENE'#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+&
)+ Definitions))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
)+)+) &n this Contract! the follo#ing terms shall be interpreted as indicated2)))))))))))))))))))D?
()a BThe ContractC means the agreement entered into bet#een the Procuring 6ntit and
the Supplier! as recorded in the Contract %orm signed b the parties! including all
attachments and appendices thereto and all documents incorporated b reference
therein)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()b BThe Contract PriceC means the price paable to the Supplier under the Contract for
the full and proper performance of its contractual obligations)))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()c BThe GoodsC means all of the supplies! e1uipment! machiner! spare parts! other
materials and$or general support services #hich the Supplier is re1uired to provide
to the Procuring 6ntit under the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()d BThe ServicesC means those services ancillar to the suppl of the Goods! such as
transportation and insurance! and an other incidental services! such as installation!
commissioning! provision of technical assistance! training! and other such
obligations of the Supplier covered under the Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()e BGCCC means the General Conditions of Contract contained in this Section))))))))))))D?
()f BSCCC means the Special Conditions of Contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()g BThe Procuring 6ntitC means the organiKation purchasing the Goods! as named in
the SCC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()h BThe Procuring 6ntitFs countrC is the Philippines))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()i BThe SupplierC means the individual contractor! manufacturer distributor! or firm
suppling$manufacturing the Goods and Services under this Contract and named in
the SCC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
(), The B%unding SourceC means the organiKation named in the SCC)))))))))))))))))))))))))))))D?
()4 BThe Pro,ect Site!C #here applicable! means the place or places named in the SCC)D?
()l BDaC means calendar da) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
()m The B6ffective DateC of the contract #ill be the date of receipt b the Supplier of the
@otice to Proceed or the date provided in the @otice to Proceed) Performance of all
obligations shall be rec4oned from the 6ffective Date of the Contract))))))))))))))))))))D?
()n B7erified ReportC refers to the report submitted b the &mplementing 'nit to the
5ead of the Procuring 6ntit setting forth its findings as to the e*istence of grounds
or causes for termination and e*plicitl stating its recommendation for the issuance
of a @otice to Terminate)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D?
)+);) Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
)+)9) 'nless other#ise provided in the SCC! the Procuring 6ntit as #ell as the bidders!
contractors! or suppliers shall observe the highest standard of ethics during the
procurement and e*ecution of this Contract) &n pursuance of this polic! the
Procuring 6ntit2 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()a defines! for the purposes of this provision! the terms set forth belo# as follo#s2 )))))D+
()i Qcorrupt practiceQ means behavior on the part of officials in the public or private
sectors b #hich the improperl and unla#full enrich themselves! others! or
induce others to do so! b misusing the position in #hich the are placed! and it
includes the offering! giving! receiving! or soliciting of anthing of value to
influence the action of an such official in the procurement process or in contract
e*ecution3 entering! on behalf of the Government! into an contract or transaction
manifestl and grossl disadvantageous to the same! #hether or not the public
+9;
officer profited or #ill profit thereb! and similar acts as provided in Republic -ct
9?+.))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()ii Qfraudulent practiceQ means a misrepresentation of facts in order to influence a
procurement process or the e*ecution of a contract to the detriment of the Procuring
6ntit! and includes collusive practices among Bidders (prior to or after bid
submission) designed to establish bid prices at artificial! non"competitive levels and
to deprive the Procuring 6ntit of the benefits of free and open competition) ))))))))D+
()iii Bcollusive practicesC means a scheme or arrangement bet#een t#o or more Bidders!
#ith or #ithout the 4no#ledge of the Procuring 6ntit! designed to establish bid
prices at artificial! non"competitive levels))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()iv Bcoercive practicesC means harming or threatening to harm! directl or indirectl!
persons! or their propert to influence their participation in a procurement process!
or affect the e*ecution of a contract3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()v Bobstructive practiceC is))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D+
()b #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the Bidder recommended for
a#ard has engaged in an of the practices mentioned in this Clause for purposes of
competing for the contract) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)0) %urther the %unding Source! Borro#er or Procuring 6ntit! as appropriate! #ill see4
to impose the ma*imum civil! administrative and$or criminal penalties available
under the applicable la# on individuals and organiKations deemed to be involved
#ith an of the practices mentioned in GCC Clause )+)9)()a)))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)D) &nspection and -udit b the %unding Source)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)=) Governing (a# and (anguage)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)<) This Contract shall be interpreted in accordance #ith the la#s of the Republic of
the Philippines))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)/) This Contract has been e*ecuted in the 6nglish language! #hich shall be the
binding and controlling language for all matters relating to the meaning or
interpretation of this Contract) -ll correspondence and other documents pertaining
to this Contract e*changed b the parties shall be #ritten in 6nglish))))))))))))))))))))))D;
)+).) @otices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+?) -n notice! re1uest! or consent re1uired or permitted to be given or made pursuant
to this Contract shall be in #riting) -n such notice! re1uest! or consent shall be
deemed to have been given or made #hen received b the concerned part! either in
person or through an authoriKed representative of the Part to #hom the
communication is addressed! or #hen sent b registered mail! tele*! telegram! or
facsimile to such Part at the address specified in the SCC! #hich shall be effective
#hen delivered and dul received or on the noticeFs effective date! #hichever is
later)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)++) - Part ma change its address for notice hereunder b giving the other Part
notice of such change pursuant to the provisions listed in the SCC for GCC Clause )
+)+?)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+;) Scope of Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D;
)+)+9) The GOODS and Related Services to be provided shall be as specified in Section
7&) Schedule of Re1uirements))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+0) This Contract shall include all such items! although not specificall mentioned!
that can be reasonabl inferred as being re1uired for its completion as if such items
#ere e*pressl mentioned herein) -n additional re1uirements for the completion
of this Contract shall be provided in the SCC))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+D) Subcontracting))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
+99
)+)+=) Subcontracting of an portion of the Goods! if allo#ed in the BDS! does not
relieve the Supplier of an liabilit or obligation under this Contract) The Supplier
#ill be responsible for the acts! defaults! and negligence of an subcontractor! its
agents! servants or #or4men as full as if these #ere the SupplierFs o#n acts!
defaults! or negligence! or those of its agents! servants or #or4men)))))))))))))))))))))))D9
)+)+<) Subcontractors disclosed and identified during the bidding ma be changed during
the implementation of this Contract! sub,ect to compliance #ith the re1uired
1ualifications and the approval of the Procuring 6ntit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+/) Procuring 6ntitFs Responsibilities))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+)+.) Ahenever the performance of the obligations in this Contract re1uires that the
Supplier obtain permits! approvals! import! and other licenses from local public
authorities! the Procuring 6ntit shall! if so needed b the Supplier! ma4e its best
effort to assist the Supplier in compling #ith such re1uirements in a timel and
e*peditious manner)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);?) The Procuring 6ntit shall pa all costs involved in the performance of its
responsibilities in accordance #ith GCC Clause )+)+;)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);+) Prices))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);;) %or the given scope of #or4 in this Contract as a#arded! all bid prices are
considered fi*ed prices! and therefore not sub,ect to price escalation during contract
implementation! e*cept under e*traordinar circumstances and upon prior approval
of the GPPB in accordance #ith Section =+ of R)-) .+/0 and its &RR or e*cept as
provided in this Clause) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);9) Prices charged b the Supplier for Goods delivered and$or services performed
under this Contract shall not var from the prices 1uoted b the Supplier in its bid!
#ith the e*ception of an change in price resulting from a Change Order issued in
accordance #ith GCC Clause )+)//)) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);0) Pament))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);D) Paments shall be made onl upon a certification b the 5ead of the Procuring
6ntit to the effect that the Goods have been rendered or delivered in accordance
#ith the terms of this Contract and have been dul inspected and accepted) 6*cept
#ith the prior approval of the President no pament shall be made for services not
et rendered or for supplies and materials not et delivered under this Contract)
Ten percent (+?L) of the amount of each pament shall be retained b the
Procuring 6ntit to cover the SupplierFs #arrant obligations under this Contract as
described in GCC Clause )+)D?)) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D9
)+);=) The SupplierFs re1uest(s) for pament shall be made to the Procuring 6ntit in
#riting! accompanied b an invoice describing! as appropriate! the Goods delivered
and$or Services performed! and b documents submitted pursuant to the SCC
provision for GCC Clause )+)+0)! and upon fulfillment of other obligations
stipulated in this Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+);<) Pursuant to GCC Clause )+);=)! paments shall be made promptl b the
Procuring 6ntit! but in no case later than si*t (=?) das after submission of an
invoice or claim b the Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+);/) 'nless other#ise provided in the SCC! the currenc in #hich pament is made to
the Supplier under this Contract shall be in Philippine Pesos))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+);.) -dvance Pament and Terms of Pament)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+)9?) -dvance pament shall be made onl after prior approval of the President! and
shall not e*ceed fifteen percent (+DL) of the Contract amount! unless other#ise
directed b the President or in cases allo#ed under -nne* BDC of R- .+/0) ))))))))D0
)+)9+) %or Goods supplied from abroad! the terms of pament shall be as follo#s2))))))))D0
+90
()a On Contract Signature2 Ten percent (+?L) of the Contract Price shall be paid #ithin
si*t (=?) das from signing of the Contract and upon submission of a claim and a
ban4 guarantee for the e1uivalent amount valid until the Goods are delivered and in
the form provided in Section 7&&&) Bidding %orms))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
()b On Deliver2 Sevent percent (<?L) of the Contract Price shall be paid to the
Supplier #ithin si*t (=?) das after the date of receipt of the Goods and upon
submission of the documents (i) through (vi) specified in the SCC provision on
Deliver and Documents))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
()c On -cceptance2 The remaining t#ent percent (;?L) of the Contract Price shall be
paid to the Supplier #ithin si*t (=?) das after the date of submission of the
acceptance and inspection certificate for the respective deliver issued b the
Procuring 6ntitFs authoriKed representative) &n the event that no inspection or
acceptance certificate is issued b the Procuring 6ntitFs authoriKed representative
#ithin fort five (0D) das of the date sho#n on the deliver receipt the Supplier
shall have the right to claim pament of the remaining t#ent percent (;?L) sub,ect
to the Procuring 6ntitFs o#n verification of the reason(s) for the failure to issue
documents (vii) and (viii) as described in the SCC provision on Deliver and
Documents))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D0
)+)9;) -ll progress paments shall first be charged against the advance pament until the
latter has been full e*hausted))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)99) Ta*es and Duties))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
The Supplier! #hether local or foreign! shall be entirel responsible for all the necessar
ta*es! stamp duties! license fees! and other such levies imposed for the completion
of this Contract)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)90) Performance Securit)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9D) Aithin ten (+?) calendar das from receipt of the @otice of -#ard from the
Procuring 6ntit but in no case later than the signing of the contract b both parties!
the successful Bidder shall furnish the performance securit in an the forms
prescribed in the &TB Clause )+).+))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9=) The performance securit posted in favor of the Procuring 6ntit shall be forfeited
in the event it is established that the #inning bidder is in default in an of its
obligations under the contract) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9<) The performance securit shall remain valid until issuance b the Procuring 6ntit
of the Certificate of %inal -cceptance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9/) The performance securit ma be released b the Procuring 6ntit and returned to
the Supplier after the issuance of the Certificate of %inal -cceptance sub,ect to the
follo#ing conditions2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
()a There are no pending claims against the Supplier or the suret compan filed b the
Procuring 6ntit3)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
()b The Supplier has no pending claims for labor and materials filed against it3 and))))))DD
()c Other terms specified in the SCC))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)9.) &n case of a reduction of the contract value! the Procuring 6ntit shall allo# a
proportional reduction in the original performance securit! provided that an such
reduction is more than ten percent (+?L) and that the aggregate of such reductions
is not more than fift percent (D?L) of the original performance securit))))))))))))))DD
)+)0?) 'se of Contract Documents and &nformation)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)0+) The Supplier shall not! e*cept for purposes of performing the obligations in this
Contract! #ithout the Procuring 6ntitFs prior #ritten consent! disclose this
Contract! or an provision thereof! or an specification! plan! dra#ing! pattern!
sample! or information furnished b or on behalf of the Procuring 6ntit) -n such
+9D
disclosure shall be made in confidence and shall e*tend onl as far as ma be
necessar for purposes of such performance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))DD
)+)0;) -n document! other than this Contract itself! enumerated in GCC Clause )+)0+)
shall remain the propert of the Procuring 6ntit and shall be returned (all copies)
to the Procuring 6ntit on completion of the SupplierFs performance under this
Contract if so re1uired b the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)09) Standards))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)00) &nspection and Tests)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0D) The Procuring 6ntit or its representative shall have the right to inspect and$or to
test the Goods to confirm their conformit to the Contract specifications at no e*tra
cost to the Procuring 6ntit) The SCC and Section 7&&) Technical Specifications
shall specif #hat inspections and$or tests the Procuring 6ntit re1uires and #here
the are to be conducted) The Procuring 6ntit shall notif the Supplier in #riting!
in a timel manner! of the identit of an representatives retained for these
purposes))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0=) &f applicable! the inspections and tests ma be conducted on the premises of the
Supplier or its subcontractor(s)! at point of deliver! and$or at the goodsF final
destination) &f conducted on the premises of the Supplier or its subcontractor(s)! all
reasonable facilities and assistance! including access to dra#ings and production
data! shall be furnished to the inspectors at no charge to the Procuring 6ntit) The
Supplier shall provide the Procuring 6ntit #ith results of such inspections and
tests)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0<) The Procuring 6ntit or its designated representative shall be entitled to attend the
tests and$or inspections referred to in this Clause provided that the Procuring 6ntit
shall bear all of its o#n costs and e*penses incurred in connection #ith such
attendance including! but not limited to! all traveling and board and lodging
e*penses))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0/) The Procuring 6ntit ma re,ect an Goods or an part thereof that fail to pass
an test and$or inspection or do not conform to the specifications) The Supplier
shall either rectif or replace such re,ected Goods or parts thereof or ma4e
alterations necessar to meet the specifications at no cost to the Procuring 6ntit!
and shall repeat the test and$or inspection! at no cost to the Procuring 6ntit! upon
giving a notice pursuant to GCC Clause )+).))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)0.) The Supplier agrees that neither the e*ecution of a test and$or inspection of the
Goods or an part thereof! nor the attendance b the Procuring 6ntit or its
representative! shall release the Supplier from an #arranties or other obligations
under this Contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)D?) Aarrant)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D=
)+)D+) The Supplier #arrants that the Goods supplied under the Contract are ne#!
unused! of the most recent or current models! and that the incorporate all recent
improvements in design and materials! e*cept #hen the technical specifications
re1uired b the Procuring 6ntit provides other#ise) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D;) The Supplier further #arrants that all Goods supplied under this Contract shall
have no defect! arising from design! materials! or #or4manship or from an act or
omission of the Supplier that ma develop under normal use of the supplied Goods
in the conditions prevailing in the countr of final destination))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D9) &n order to assure that manufacturing defects shall be corrected b the Supplier! a
#arrant shall be re1uired from the Supplier for a minimum period specified in the
SCC) The obligation for the #arrant shall be covered b! at the SupplierFs option!
either retention mone in an amount e1uivalent to at least ten percent (+?L) of the
+9=
final pament! or a special ban4 guarantee e1uivalent to at least ten percent (+?L)
of the Contract Price or other such amount if so specified in the SCC) The said
amounts shall onl be released after the lapse of the #arrant period specified in the
SCC3 provided! ho#ever! that the Supplies delivered are free from patent and latent
defects and all the conditions imposed under this Contract have been full met)))))D<
)+)D0) The Procuring 6ntit shall promptl notif the Supplier in #riting of an claims
arising under this #arrant) 'pon receipt of such notice! the Supplier shall! #ithin
the period specified in the SCC and #ith all reasonable speed! repair or replace the
defective Goods or parts thereof! #ithout cost to the Procuring 6ntit) ))))))))))))))))))D<
)+)DD) &f the Supplier! having been notified! fails to remed the defect(s) #ithin the
period specified in GCC Clause )+)D0)! the Procuring 6ntit ma proceed to ta4e
such remedial action as ma be necessar! at the SupplierFs ris4 and e*pense and
#ithout pre,udice to an other rights #hich the Procuring 6ntit ma have against
the Supplier under the Contract and under the applicable la#)))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D=) Delas in the SupplierFs Performance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D<) Deliver of the Goods and$or performance of Services shall be made b the
Supplier in accordance #ith the time schedule prescribed b the Procuring 6ntit in
Section 7&) Schedule of Re1uirements)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D<
)+)D/) &f at an time during the performance of this Contract! the Supplier or its
Subcontractor(s) should encounter conditions impeding timel deliver of the
Goods and$or performance of Services! the Supplier shall promptl notif the
Procuring 6ntit in #riting of the fact of the dela! its li4el duration and its
cause(s)) -s soon as practicable after receipt of the SupplierFs notice! and upon
causes provided for under GCC Clause )+)<?)! the Procuring 6ntit shall evaluate
the situation and ma e*tend the SupplierFs time for performance! in #hich case the
e*tension shall be ratified b the parties b amendment of Contract)))))))))))))))))))))))D<
)+)D.) 6*cept as provided under GCC Clause )+)<?)! a dela b the Supplier in the
performance of its obligations shall render the Supplier liable to the imposition of
li1uidated damages pursuant to GCC Clause )+)=?)! unless an e*tension of time is
agreed upon pursuant to GCC Clause )+)//) #ithout the application of li1uidated
damages))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=?) (i1uidated Damages)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
Sub,ect to GCC Clauses )+)D=) and )+)<?)! if the Supplier fails to satisfactoril deliver
an or all of the Goods and$or to perform the Services #ithin the period(s) specified
in this Contract inclusive of dul granted time e*tensions if an! the Procuring
6ntit shall! #ithout pre,udice to its other remedies under this Contract and under
the applicable la#! deduct from the Contract Price! as li1uidated damages! the
applicable rate of one tenth (+$+?) of one (+) percent of the cost of the unperformed
portion for ever da of dela until actual deliver or performance) The ma*imum
deduction shall be ten percent (+?L) of the amount of contract) Once the ma*imum
is reached! the Procuring 6ntit shall rescind the Contract pursuant to GCC Clause )
+)<0)! #ithout pre,udice to other courses of action and remedies open to it))))))))))))D/
)+)=+) Settlement of Disputes))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=;) &f an dispute or difference of an 4ind #hatsoever shall arise bet#een the
Procuring 6ntit and the Supplier in connection #ith or arising out of this Contract!
the parties shall ma4e ever effort to resolve amicabl such dispute or difference b
mutual consultation)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=9) &f after thirt (9?) das! the parties have failed to resolve their dispute or
difference b such mutual consultation! then either the Procuring 6ntit or the
Supplier ma give notice to the other part of its intention to commence arbitration!
+9<
as hereinafter provided! as to the matter in dispute! and no arbitration in respect of
this matter ma be commenced unless such notice is given)))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=0) -n dispute or difference in respect of #hich a notice of intention to commence
arbitration has been given in accordance #ith this Clause shall be settled b
arbitration) -rbitration ma be commenced prior to or after deliver of the Goods
under this Contract))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=D) &n the case of a dispute bet#een the Procuring 6ntit and the Supplier! the dispute
shall be resolved in accordance #ith Republic -ct .;/D (BR)-) .;/DC)! other#ise
4no#n as the B-lternative Dispute Resolution -ct of ;??0)C))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)==) @ot#ithstanding an reference to arbitration herein! the parties shall continue to
perform their respective obligations under the Contract unless the other#ise agree3
and the Procuring 6ntit shall pa the Supplier an monies due the Supplier)))))))))D/
)+)=<) (iabilit of the Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D/
)+)=/) The SupplierFs liabilit under this Contract shall be as provided b the la#s of the
Republic of the Philippines! sub,ect to additional provisions! if an! set forth in the
SCC)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)=.) 6*cept in cases of criminal negligence or #illful misconduct! and in the case of
infringement of patent rights! if applicable! the aggregate liabilit of the Supplier to
the Procuring 6ntit shall not e*ceed the total Contract Price! provided that this
limitation shall not appl to the cost of repairing or replacing defective e1uipment)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<?) %orce :a,eure)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<+) The Supplier shall not be liable for forfeiture of its performance securit!
li1uidated damages! or termination for default if and to the e*tent that the
SupplierFs dela in performance or other failure to perform its obligations under the
Contract is the result of a force ma,eure)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<;) %or purposes of this Contract the terms Bforce ma,eureC and Bfortuitous eventC
ma be used interchangeabl) &n this regard! a fortuitous event or force ma,eure
shall be interpreted to mean an event #hich the Contractor could not have foreseen!
or #hich though foreseen! #as inevitable) &t shall not include ordinar unfavorable
#eather conditions3 and an other cause the effects of #hich could have been
avoided #ith the e*ercise of reasonable diligence b the Contractor) Such events
ma include! but not limited to! acts of the Procuring 6ntit in its sovereign
capacit! #ars or revolutions! fires! floods! epidemics! 1uarantine restrictions! and
freight embargoes) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<9) &f a force ma,eure situation arises! the Supplier shall promptl notif the Procuring
6ntit in #riting of such condition and the cause thereof) 'nless other#ise directed
b the Procuring 6ntit in #riting! the Supplier shall continue to perform its
obligations under the Contract as far as is reasonabl practical! and shall see4 all
reasonable alternative means for performance not prevented b the force ma,eure)
))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<0) Termination for Default))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
)+)<D) The Procuring 6ntit shall terminate this Contract for default #hen an of the
follo#ing conditions attends its implementation2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
()a Outside of force ma,eure! the Supplier fails to deliver or perform an or all of the
Goods #ithin the period(s) specified in the contract! or #ithin an e*tension thereof
granted b the Procuring 6ntit pursuant to a re1uest made b the Supplier prior to
the dela! and such failure amounts to at least ten percent (+?L) of the contact
price3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
+9/
()b -s a result of force ma,eure! the Supplier is unable to deliver or perform an or all of
the Goods! amounting to at least ten percent (+?L) of the contract price! for a
period of not less than si*t (=?) calendar das after receipt of the notice from the
Procuring 6ntit stating that the circumstance of force ma,eure is deemed to have
ceased3 or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))D.
()c The Supplier fails to perform an other obligation under the Contract))))))))))))))))))))))=?
)+)<=) &n the event the Procuring 6ntit terminates this Contract in #hole or in part! for
an of the reasons provided under GCC Clauses )+)<0) to )+)/9)! the Procuring
6ntit ma procure! upon such terms and in such manner as it deems appropriate!
Goods or Services similar to those undelivered! and the Supplier shall be liable to
the Procuring 6ntit for an e*cess costs for such similar Goods or Services)
5o#ever! the Supplier shall continue performance of this Contract to the e*tent not
terminated)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)<<) &n case the dela in the deliver of the Goods and$or performance of the Services
e*ceeds a time duration e1uivalent to ten percent (+?L) of the specified contract
time plus an time e*tension dul granted to the Supplier! the Procuring 6ntit ma
terminate this Contract! forfeit the SupplierSs performance securit and a#ard the
same to a 1ualified Supplier)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)</) Termination for &nsolvenc))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)<.) Termination for Convenience)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/?) The Procuring 6ntit ma terminate this Contract! in #hole or in part! at an time
for its convenience) The 5ead of the Procuring 6ntit ma terminate a contract for
the convenience of the Government if he has determined the e*istence of conditions
that ma4e Pro,ect &mplementation economicall! financiall or technicall
impractical and$or unnecessar! such as! but not limited to! fortuitous event(s) or
changes in la# and national government policies))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/+) The Goods that have been delivered and$or performed or are read for deliver or
performance #ithin thirt (9?) calendar das after the SupplierFs receipt of @otice
to Terminate shall be accepted b the Procuring 6ntit at the contract terms and
prices) %or Goods not et performed and$or read for deliver! the Procuring 6ntit
ma elect2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
()a to have an portion delivered and$or performed and paid at the contract terms and
prices3 and$or))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
()b to cancel the remainder and pa to the Supplier an agreed amount for partiall
completed and$or performed goods and for materials and parts previousl procured
b the Supplier))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/;) &f the Supplier suffers loss in its initial performance of the terminated contract!
such as purchase of ra# materials for goods speciall manufactured for the
Procuring 6ntit #hich cannot be sold in open mar4et! it shall be allo#ed to recover
partiall from this Contract! on a 1uantum meruit basis) Before recover ma be
made! the fact of loss must be established under oath b the Supplier to the
satisfaction of the Procuring 6ntit before recover ma be made))))))))))))))))))))))))))=?
)+)/9) Termination for 'nla#ful -cts))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/0) The Procuring 6ntit ma terminate this Contract in case it is determined prima
facie that the Supplier has engaged! before or during the implementation of this
Contract! in unla#ful deeds and behaviors relative to contract ac1uisition and
implementation) 'nla#ful acts include! but are not limited to! the follo#ing2)))))))=+
()a Corrupt! fraudulent! and coercive practices as defined in &TB Clause )+)=)()a3)))))))))=+
()b Dra#ing up or using forged documents3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
+9.
()c 'sing adulterated materials! means or methods! or engaging in production contrar to
rules of science or the trade3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()d -n other act analogous to the foregoing)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/D) Procedures for Termination of Contracts)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
)+)/=) The follo#ing provisions shall govern the procedures for termination of this
Contract2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()a 'pon receipt of a #ritten report of acts or causes #hich ma constitute ground(s) for
termination as aforementioned! or upon its o#n initiative! the &mplementing 'nit
shall! #ithin a period of seven (<) calendar das! verif the e*istence of such
ground(s) and cause the e*ecution of a 7erified Report! #ith all relevant evidence
attached3))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()b 'pon recommendation b the &mplementing 'nit! the 5ead of the Procuring 6ntit
shall terminate this Contract onl b a #ritten notice to the Supplier conveing the
termination of this Contract) The notice shall state2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()i that this Contract is being terminated for an of the ground(s) afore"mentioned! and a
statement of the acts that constitute the ground(s) constituting the same3)))))))))))))))=+
()ii the e*tent of termination! #hether in #hole or in part3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()iii an instruction to the Supplier to sho# cause as to #h this Contract should not be
terminated3 and)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()iv special instructions of the Procuring 6ntit! if an)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=+
()c The @otice to Terminate shall be accompanied b a cop of the 7erified Report3))))=+
()d Aithin a period of seven (<) calendar das from receipt of the @otice of Termination!
the Supplier shall submit to the 5ead of the Procuring 6ntit a verified position
paper stating #h this Contract should not be terminated) &f the Supplier fails to
sho# cause after the lapse of the seven (<) da period! either b inaction or b
default! the 5ead of the Procuring 6ntit shall issue an order terminating this
Contract3 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
()e The Procuring 6ntit ma! at an time before receipt of the SupplierFs verified
position paper described in item (d) above #ithdra# the @otice to Terminate if it is
determined that certain items or #or4s sub,ect of the notice had been completed!
delivered! or performed before the SupplierFs receipt of the notice3 )))))))))))))))))))))))=;
()f Aithin a non"e*tendible period of ten (+?) calendar das from receipt of the verified
position paper! the 5ead of the Procuring 6ntit shall decide #hether or not to
terminate this Contract) &t shall serve a #ritten notice to the Supplier of its decision
and! unless other#ise provided! this Contract is deemed terminated from receipt of
the Supplier of the notice of decision) The termination shall onl be based on the
ground(s) stated in the @otice to Terminate3 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
()g The 5ead of the Procuring 6ntit ma create a Contract Termination Revie#
Committee (CTRC) to assist him in the discharge of this function) -ll decisions
recommended b the CTRC shall be sub,ect to the approval of the 5ead of the
Procuring 6ntit3 and))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
()h The Supplier must serve a #ritten notice to the Procuring 6ntit of its intention to
terminate the contract at least thirt (9?) calendar das before its intended
termination) The Contract is deemed terminated if it is not resumed in thirt (9?)
calendar das after the receipt of such notice b the Procuring 6ntit))))))))))))))))))))=;
)+)/<) -ssignment of Rights)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
)+)//) Contract -mendment)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
)+)/.) -pplication)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))=;
SECTION %$ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$&)
+0?
SECTION %I$ SCHEDULE OF 'E,UI'EMENTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*0
SECTION %II$ TECHNIC#L SPECIFIC#TIONS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*
SECTION %III$ BIDDING FO'MS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$*-
BID FO'M$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$0?
CONT'#CT #G'EEMENT FO'M$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$0(
OMNIBUS S7O'N ST#TEMENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$0
B#N@ GU#'#NTEE FO'M FO' #D%#NCE P#5MENT$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2
SECTION I.$ FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$)
IN%IT#TION TO BID FO' FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+2
IN%IT#TION TO BID FO' FO'EIGN/#SSISTED P'O0ECTS$$$$$$$$$$$$$$$$$$$+2
#SI#N DE%ELOPMENT B#N@ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$++
#SI#N DE%ELOPMENT B#N@ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$++
#SI#N DE%ELOPMENT B#N@ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$ +-
#SI#N DE%ELOPMENT B#N@ SPECI#L CONDITIONS OF CONT'#CT$ +-
The -DB adopts the provisions of the Special Conditions of Contract of the GOP as
contained in the 5armoniKed Philippine Bidding Documents dated HHHHHHHH!
e*cept GCC Clause ;)+ (Corrupt! %raudulent! Collusive! and Coercive Practices)
#hich shall read as follo#s2))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))+0/
7O'LD B#N@ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?0
7O'LD B#N@ BID D#T# SHEET$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$?0
+0+
In2it"tion to Bid !or Forei9n/#11i1ted ProFect1
01etterhead o! the .rocuring 2ntity3
IN%IT#TION TO BID FO' 0Insert name o! .ro/ect3
+) The Government of the Philippines (GOP) 5has received.has applied for.intends to
appl for6 a 53oan.&rant6 from the 5state the foreign govern"ent.foreign or
international financing instit!tion, (e.g. 7sian ?evelop"ent Bank, >apan #nternational
+ooperative 7genc, or 8orld Bank)6 to#ard the cost of 5insert na"e of pro-ect6! and
it intends to appl part of the proceeds of this 53oan.&rant6 to paments under the
contract for 5insert na"e.no. of contract6)
;) The 5insert na"e of Proc!ring $ntit6 no# invites bids for 5insert brief description of
&oods to be proc!red6)
=
Deliver of the Goods is re1uired 5insert the re4!ired deliver
date or e%pected contract d!ration6) Bidders should have completed! #ithin 5insert
relevant period6 from the date of submission and receipt of bids! a contract similar to
the Pro,ect) The description of an eligible bidder is contained in the Bidding
Documents! particularl! in Section &&) &nstructions to Bidders)
9) Bidding #ill be conducted in accordance #ith relevant procedures for open competitive
bidding as specified in the &mplementing Rules and Regulations (&RR) of Republic -ct
(R-) .+/0! other#ise 4no#n as the BGovernment Procurement Reform -ctC! #ith
some amendments! as stated in these Bidding Documents and is open to all Bidders
from eligible source countries as defined in the applicable procurement guidelines of
the 5state the foreign govern"ent.foreign or international financing instit!tion
concerned (e.g. 7sian ?evelop"ent Bank, >apan #nternational +ooperation 7genc, or
8orld Bank)6) The contract shall be a#arded to the (o#est Calculated Responsive
Bidder ((CRB) #ho #as determined as such during post"1ualification) The approved
budget for the contract (-BC) is 5insert here the a"o!nt of the 7B+6)
5#f 7?B-f!nded pro-ect, please do not indicate the 7B+ in the #nvitation to Bid.6
0) &nterested bidders ma obtain further information from 5insert na"e of the Proc!ring
$ntit6 and inspect the Bidding Documents at the address given belo# during 5insert
office ho!rs6)
D) - complete set of Bidding Documents ma be purchased b interested Bidders on
5insert date of availabilit of Bidding ?oc!"ents6 from the address belo# and upon
pament of a nonrefundable fee for the Bidding Documents in the amount of 5insert
a"o!nt in Pesos6)
&t ma also be do#nloaded free of charge from the #ebsite of the Philippine
Government 6lectronic Procurement Sstem (PhilG6PS) and the #ebsite of the
Procuring 6ntit, as applicable provided that Bidders shall pa the nonrefundable fee
for the Bidding Documents not later than the submission of their bids)
= - brief description of the tpe(s) of Goods should be provided! including 1uantities! location of pro,ect! and
other information necessar to enable potential bidders to decide #hether or not to respond to the invitation)
+0;
=) The 5insert na"e of the Proc!ring $ntit6 #ill hold a Pre"Bid Conference on 5insert
ti"e and date6 at 5insert address for Pre-Bid +onference, if applicable6, #hich shall be
open to all interested parties)
<) Bids must be delivered to the address belo# on or before 5insert ti"e and date6) -ll
Bids must be accompanied b a bid securit in the amount of HHHHHHHHHH in Ninsert the
acceptable for"P)
Bid opening shall be on 5insert ti"e and date6 at 5insert address for Bid opening6) Bids
#ill be opened in the presence of the BiddersF representatives #ho choose to attend at
the address belo#) (ate bids shall not be accepted)
/) 5#nsert s!ch other necessar infor"ation dee"ed relevant b the P9'+:9#1&
$1T#T;6
.) The 5insert na"e of the Proc!ring $ntit6 reserves the right to accept or re,ect an bid!
to annul the bidding process! and to re,ect all bids at an time prior to contract a#ard!
#ithout thereb incurring an liabilit to the affected bidder or bidders)
+?) %or further information! please refer to2
5#nsert na"e of officer6
5#nsert na"e of office6
5#nsert postal address6 and$or 5#nsert street address6
5#nsert telephone n!"ber, indicate cit code6
5#nsert contact=s e"ail address6
5#nsert facsi"ile n!"ber6
5#nsert website address, if applicable6
HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
5#nsert 1a"e and Signat!re of the B7+
+hairperson or the 7!thori<ed
9epresentative of the B7+ +hairperson6
+09
#1i"n De2e4o3ment B"n< Bid D"t" Sheet
ITB C4"u1e
+)+ The Procuring 6ntit is 5insert na"e of p!rchasing organi<ation6
+); The lot(s) and reference is$are2
5insert na"e6
; The %unding Source is the -sian Development Ban4 (-DB) through
5indicate the 3oan.&rant 1o.6 in the amount of 5insert a"o!nt of f!nds6.
The name of the Pro,ect is2 5#nsert the na"e of the pro-ect, or /@ot
applicable06
Paments b the %oreign %unding Source #ill be made onl at the re1uest
of the PROC'R&@G 6@T&T> and upon approval b the %unding Source in
accordance #ith the terms and conditions of (oan -greement @o)
HHHHHHHHH bet#een the PROC'R&@G 6@T&T> and the %unding Source in
accordance #ith &nternational or 6*ecutive -greement dated
HHHHHHHHHHHHHH (hereinafter called the Q(oan -greementQ))
The paments #ill be sub,ect in all respect to the terms and conditions of
that (oan -greement and the applicable la#) @o part other than the
PROC'R&@G 6@T&T> shall derive an rights from the (oan -greement
or have an claim to the funds)
The (oan -greement prohibits a #ithdra#al for the purpose of an
pament to persons or entities! or for an import of goods! if such pament
or import! to the 4no#ledge of the %unding Source! is prohibited b a
decision of the 'nited @ations Securit Council! ta4en under Chapter 7&&
of the Charter of the 'nited @ations)
9)+ -DBFs anticorruption polic re1uires borro#ers (including beneficiaries of
-DB"financed activit)! as #ell as bidders! suppliers! and contractors under
-DB"financed contracts! to observe the highest standard of ethics during
the procurement and e*ecution of such contracts) &n pursuance of this
polic! -DB2
(a) defines! for the purposes of this provision! the terms set forth
belo# as follo#s2
(i) Bcorrupt practiceC means the offering! giving! receiving! or
soliciting! directl or indirectl! anthing of value to
influence improperl the actions of another part3
(ii) Bfraudulent practiceC means an act or omission! including a
misrepresentation! that 4no#ingl or rec4lessl misleads! or
attempts to mislead! a part to obtain a financial or other
+00
benefit or to avoid an obligation3
(iii) Bcoercive practiceC means impairing or harming! or
threatening to impair or harm! directl or indirectl! an
part or the propert of the part to influence improperl the
actions of a part3
(iv)Bcollusive practiceC means an arrangement bet#een t#o or more
parties designed to achieve an improper purpose! including
influencing improperl the actions of another part3
(b) #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the
bidder recommended for a#ard has! directl or through an agent!
engaged in corrupt! fraudulent! collusive! or coercive practices in
competing for the contract in 1uestion3
(c) #ill cancel the portion of the financing allocated to a
contract if it determines at an time that representatives of the
borro#er or of a beneficiar of -DB"financing engaged in corrupt!
fraudulent! collusive! or coercive practices during the procurement
or the e*ecution of that contract! #ithout the borro#er having ta4en
timel and appropriate action satisfactor to -DB to remed the
situation3
(d) #ill sanction a firm or an individual! at an time! in accordance #ith
-DBFs -nticorruption Polic and &ntegrit Principles and
Guidelines (both as amended from time to time)! including
declaring ineligible! either indefinitel or for a stated period of time!
to participate in -DB"financed or -DB"administered activities or to
benefit from an -DB"financed or -DB administered contract!
financiall or other#ise! if it at an time determines that the firm or
individual has! directl or through an agent! engaged in corrupt!
fraudulent! collusive! or coercive or other prohibited practices)
D)+ 6ligible Bidders are as described in -DB Procurement Guidelines as stated
in the (oan -greement and as described on -sian Development Ban4Fs
#eb page ===$"db$or9)
-n 6ligible Bidder shall be deemed to have the nationalit of a countr if it
is a citiKen or constituted or incorporated! and operates in conformit #ith
the provisions of the la#s of that countr)
D); 6ligible Bidders are as described in -DB Procurement Guidelines as stated
in the (oan -greement and as described on -sian Development Ban4Fs
#eb page ===$"db$or9)
D)0 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
< 6ligible goods and services shall have their origin in eligible source
countries as described in -DB Procurement Guidelines as stated in the
(oan -greement and as described on -sian Development Ban4Fs #eb page
+0D
===$"db$or9)
%or the purpose of this Clause! origin means the countr #here the goods
have been gro#n in! mined! cultivated! produced! manufactured! or
processed3 or through manufacture! processing! or assembl! another
commerciall recogniKed article results that differs substantiall in its basic
characteristics from its imported components)
/)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
/); &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
.)+ The Procuring 6ntit #ill hold a pre"bid conference for this Pro,ect on
5State date and ti"e6 at 5State address of ven!e6)
1'T$2 The pre-bid conference shall be held at least thirt (()) calendar
das before the deadline for the s!b"ission and receipt of bids.
)+)9<) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+;)+(a) The first envelope shall contain the follo#ing eligibilit and technical
documents2
a) 6ligibilit Re1uirements
i) Registration Certification of the Compan3
ii) (ist of relevant contracts that compl to the e*perience re1uirement
as specified in &TB Clause D)03
iii) -udited financial statement for the past t#o ears3
iv) &n case of Goint 7enture! the G7 -greement! if e*isting! or a signed
Statement from the partner companies that the #ill enter into a G7
in case of a#ard of contract3
b) Technical Documents
v) Bid securit as re1uired in the &TB3
vi) S#orn statement in accordance #ith Section ;D);(a)(iv) of the &RR
of R- .+/0 and using the form prescribed in Section 7&&&) Bidding
%orms3
viii) - commitment from a 'niversal or Commercial Ban4 to e*tend a
credit line in favor of the bidder if a#arded the contract for the
pro,ect)
%oreign bidders ma submit the e1uivalent documents! if an! issued b the
countr of the foreign bidder)
+;)+(a)(i) 3ist an additional acceptable proof of registration "entioned in the #TB
+la!se or state /@o other acceptable proof of registration is recogniKed)
%oreign bidders ma submit the e1uivalent documents! if an! issued b the
countr of the foreign bidder)C
+0=
+;)+(a)(iii) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+9)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+9); There is no ceiling for %inancial Proposals)
+D)0(a)(iii) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+D)0(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+=)+(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+=)9 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+<)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+/)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+/); &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;?)9 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;0)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;0); During Bid opening! if the first bid envelope lac4s an of the documents
listed in the -DB BDS +;)+(a)! the bid shall be declared non"responsive but
the documents shall be 4ept b the Procuring 6ntit) Onl the unopened
Price Proposal shall be returned to the Bidder)
;<)+ @o domestic preference is applicable)
;/)9 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;/)9(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;/)0 There is no ceiling for %inancial Proposals)
;.);(a) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;.);(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;.);(d) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
9;)0(g) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+0<
#1i"n De2e4o3ment B"n< S3eci"4 Condition1 o! Contr"ct
The -DB adopts the provisions of the Special Conditions of Contract of
the GOP as contained in the 5armoniKed Philippine Bidding
Documents dated HHHHHHHH! e*cept GCC Clause ;)+ (Corrupt!
%raudulent! Collusive! and Coercive Practices) #hich shall read as
follo#s2
SCC Clause
;)+ -DBFs anticorruption polic re1uires borro#ers (including beneficiaries of
-DB"financed activit)! as #ell as bidders! suppliers! and contractors under
-DB"financed contracts! to observe the highest standard of ethics during the
procurement and e*ecution of such contracts) &n pursuance of this polic!
-DB2
(a) defines! for the purposes of this provision! the terms set forth belo# as
follo#s2
(v) Bcorrupt practiceC means the offering! giving! receiving! or
soliciting! directl or indirectl! anthing of value to influence
improperl the actions of another part3
(vi)Bfraudulent practiceC means an act or omission! including a
misrepresentation! that 4no#ingl or rec4lessl misleads! or
attempts to mislead! a part to obtain a financial or other
benefit or to avoid an obligation3
(vii) Bcoercive practiceC means impairing or harming! or
threatening to impair or harm! directl or indirectl! an part
or the propert of the part to influence improperl the actions
of a part3
(viii) Bcollusive practiceC means an arrangement bet#een t#o or
more parties designed to achieve an improper purpose!
including influencing improperl the actions of another part3
(b) #ill re,ect a proposal for a#ard if it determines that the bidder
recommended for a#ard has! directl or through an agent! engaged in
corrupt! fraudulent! collusive! or coercive practices in competing for
the contract in 1uestion3
(c) #ill cancel the portion of the financing allocated to a contract if it
determines at an time that representatives of the borro#er or of a
beneficiar of -DB"financing engaged in corrupt! fraudulent!
collusive! or coercive practices during the procurement or the
e*ecution of that contract! #ithout the borro#er having ta4en timel
and appropriate action satisfactor to -DB to remed the situation3
+0/
(d) #ill sanction a firm or an individual! at an time! in accordance #ith
-DBFs -nticorruption Polic and &ntegrit Principles and Guidelines (both as
amended from time to time)! including declaring ineligible! either indefinitel
or for a stated period of time! to participate in -DB"financed or -DB"
administered activities or to benefit from an -DB"financed or -DB
administered contract! financiall or other#ise! if it at an time determines
that the firm or individual has! directl or through an agent! engaged in
corrupt! fraudulent! collusive! or coercive or other prohibited practices)
+0.
7or4d B"n< Bid D"t" Sheet
ITB C4"u1e
+)+ The Procuring 6ntit is 5insert na"e of p!rchasing organi<ation6
+); The lot(s) and reference is$are2
5insert na"e6
; The %unding Source is the Aorld Ban4 through 5indicate the 3oan.&rant
1o.6 in the amount of 5insert a"o!nt of f!nds6.
The name of the Pro,ect is2 5#nsert the na"e of the pro-ect6
Paments b the %oreign %unding Source #ill be made onl at the re1uest
of the PROC'R&@G 6@T&T> and upon approval b the %unding Source in
accordance #ith the terms and conditions of the (oan -greement @o) HHHH
bet#een the PROC'R&@G 6@T&T> and the %unding Source in accordance
#ith the &nternational or 6*ecutive -greement dated HHHHHHH (hereinafter
called the Q(oan -greementQ))
9)+ @o further instructions)
D)+ The (oan$Grant -greement states in its Procurement @CB -nne* that
Bforeign bidders shall be eligible to bid ***C) 6ligible Bidders are as
defined in the Guidelines2 Procurement under &BRD (oans and &D- Credits
as stated in the (oan -greement and as described on Aorld Ban4Fs #eb
page ===$=or4db"n<$or9)
D); The (oan$Grant -greement states in its Procurement @CB -nne* that
Bforeign bidders shall be eligible to bid ***C) 6ligible Bidders are as
defined in the Guidelines2 Procurement under &BRD (oans and &D- Credits
as stated in the (oan -greement and as described on Aorld Ban4Fs #eb
page ===$=or4db"n<$or9)
D)0 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
< &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
/)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
/); &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
.)+ The Procuring 6ntit #ill hold a pre"bid conference for this Pro,ect on
5State date and ti"e6 at 5State address of ven!e6)
1'T$2 The pre-bid conference shall be held at least thirt (()) calendar
das before the deadline for the s!b"ission and receipt of bids.
+D?
+?)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+;)+(a) During Bid opening! if the first bid envelope lac4s an of the follo#ing
documents! the bid shall be declared non"responsive)
The first envelope shall contain the follo#ing re1uired documents2
a) Registration Certification of the Compan3
b) (ist of relevant contracts as specified in &TB Clause D)03
c) -udited financial statement for the past t#o ears3
d) &n case of Goint 7enture! the G7 -greement! if e*isting! or a signed
Statement from the partner companies that the #ill enter into a G7
in case of a#ard of contract3
e) Bid securit as re1uired in the &TB3
f) S#orn statement in accordance #ith Section ;D);(a)(iv) of the &RR
of R- .+/0 and using the form prescribed in Section 7&&&) Bidding
%orms3
g) - commitment from a 'niversal or Commercial Ban4 to e*tend a
credit line in favor of the bidder if a#arded the contract for the
pro,ect)
@ot#ithstanding the B-CFs declaration of non"responsiveness of the first
bid envelope! the financial proposals contained in the second bid envelopes
of all the bidders shall be read) The first and second envelopes shall not be
returned to the bidders)
%oreign bidders ma submit the e1uivalent documents! if an! issued b the
countr of the foreign bidder)
+;)+(a)(i) 3ist an additional acceptable proof of registration "entioned in the #TB
+la!se or state. /@o other acceptable proof of registration is recogniKed)
%oreign bidders ma submit the e1uivalent documents! if an! issued b the
countr of the foreign bidder)C
+;)+(a)(iii) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+9)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
)+)9)()b Domestic preference is not applicable)
+9); Select one, delete the other2
There is no ceiling for %inancial Proposals)
" Or "
The -BC is 5insert a"o!nt6) -n bid #ith a financial component
e*ceeding this amount shall not be accepted)
@OT62 Sub,ect to prior concurrence of the Aorld Ban4! a ceiling ma be
applied to bid prices provided the follo#ing conditions are met2
+D+
a) Bidding Documents are obtainable free of charge on a freel
accessible #ebsite) &f pament of Bidding Documents is re1uired
b the procuring entit! pament could be made upon the
submission of bids)
b) The procuring entit has procedures in place to ensure that the -BC
is based on recent estimates made b the engineer or the responsible
unit of the procuring entit and that the estimates are based on
ade1uate detailed engineering (in the case of #or4s) and reflect the
1ualit! supervision and ris4 and inflationar factors! as #ell as
prevailing mar4et prices! associated #ith the tpes of #or4s or
goods to be procured)
c) The procuring entit has trained cost estimators on estimating prices
and analKing bid variances) &n the case of infrastructure pro,ects!
the procuring entit must also have trained 1uantit surveors)
d) The procuring entit has established a sstem to monitor and report
bid prices relative to -BC and engineerFs$procuring entitFs
estimate)
e) The procuring entit has established a monitoring and evaluation
sstem for contract implementation to provide a feedbac4 on actual
total costs of goods and #or4s)
+D)0(a)(iii) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+D)0(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+=)+(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+=)9 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+<)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+/)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+/); &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;?)9 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;0)+ &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;0); During Bid opening! if the first envelope lac4s an of the documents listed
in Aorld Ban4 BDS +;)+(a)! the bid shall be declared non"responsive but
the documents shall be 4ept b the Procuring 6ntit) The financial
proposals in the second envelope of all the bidders shall be read for record
purposes) The first and second envelopes shall not be returned to the
+D;
bidders)
;<)+ @o domestic preference is applicable)
;/)9 &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;/)9(b) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
;/)0 *ollow +la!se #TB 1o. 1(.2 on whether 7B+ as a price ceiling will appl.
;.);(a) &f the #inner is a foreign bidder! the ta* clearance applies to Philippine ta*
onl)
;.);(b) &f the #inner is a foreign bidder! the re1uirement applies to relevant
Philippine ta* onl)
;.);(d) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
9;)0(g) &nstruction is the same as the GOP Bid Data Sheet
+D9
+D0