LA FUNCIN SI EN EXCEL

La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar
una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda
para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.
Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar
valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si
el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el
resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la
evaluacin es FALSO.
La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin
puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto,
nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de
acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.



Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un
mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un
mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la
siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica
Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita
la funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o
FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el
contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor
numrico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la
columna A efectivamente tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso
Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor
de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la
celda de la columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la
celda D1. La funcin que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en
caso de que la prueba lgica
sea verdadera. Observa el
resultado de esta frmula:


Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma
manera podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el
resultado de la prueba lgica fuera falso.
LA FUNCIN BUSCARV EN EXCEL
La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de
datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que
estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV
es la bsqueda dentro de un directorio telefnico.
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio
telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces
obtener el nmero correcto.
Crear una tabla de bsqueda
Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente
manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de
nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben
identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna
Nombre servir como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos
en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una
columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que
la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.
Sintaxis de la funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera
columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos
colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har
diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los
datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre
una coincidencia del Valor_buscadonos devolver como resultado la columna que
indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna
que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero
1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede
ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin
BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada
(VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos
una bsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de
bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los mejores
resultados.
Ejemplo de la funcin BUSCARV
Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene
informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente
manera:
=BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma
(,) para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin
incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una
vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar
con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin
BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda
E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la
columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer
argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo
hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la funcin recin descrita:

DIFERENCIA ENTRE BUSCARV Y BUSCARH
La funcin BUSCARV nos ayuda a buscar un valor dentro de una lista (vertical).
La funcin BUSCARH realizar la bsqueda dentro de un rango de valores horizontal.
Para entender mejor la diferencia te mostrar un ejemplo de ambas funciones.
Antes de continuar debemos recordar que la V en el nombre de la funcin BUSCARV
significa Vertical y la H en la funcin BUSCARH significa Horizontal.
BSQUEDA VERTICAL CON BUSCARV
Con la funcin BUSCARV podemos buscar valores dentro de una columna de nuestra
hoja de Excel o de nuestra tabla de datos. En el siguiente ejemplo buscar el valor Delta
utilizando la funcin BUSCARV:

Como puedes observar, el rango de bsqueda es un rango vertical (A1:A10) y es la razn
por la que hemos utilizado la funcin BUSCARV.
BSQUEDA HORIZONTAL CON BUSCARH
Por el contrario, si los datos estn contenidos en un rango horizontal, la funcin
BUSCARV no podra encontrar el valor que estamos buscando. La funcin BUSCARH
nos permite hacer este tipo de bsqueda horizontal:

Es muy poco probable, y poco usual, tener datos organizados de manera horizontal por lo
que la funcin BUSCARV es ms famosa que la funcin BUSCARH sin embargo es
importante saber que Excel nos permite realizar una bsqueda sin importar la manera en
que estn organizados los datos.
Transponer la matriz de datos
Muchos usuarios de Excel encuentran que la funcin BUSCARV es ms intuitiva o fcil de
utilizar por lo que tratan de evitar el uso de la funcin BUSCARH. Si te encuentras en la
situacin donde los datos estn organizados de manera horizontal, siempre tendrs la
opcin de transponer la matriz de datos para seguir utilizando la funcin BUSCARV.
QU ES UNA TABLA DINMICA?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin
es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.
Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas
que formarn el reporte.

CREAR UNA TABLA DINMICA EN EXCEL

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas
de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el
rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.


En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en
una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear
la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la
lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de
todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde
arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo
Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla
dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas
dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
PARA QU SIRVEN LAS TABLAS DINMICAS
Las tablas dinmicas nos permiten crear diferentes vistas de los datos de acuerdo a las
variables que deseemos integrar. Con una tabla dinmica tendremos una gran cantidad
de posibilidades de comparacin de manera que podremos hacer un anlisis muy
exhaustivo de la informacin sin necesidad de estar creando reportes individuales.
Las tablas dinmicas nos permiten resumir fcilmente los datos y hacer comparaciones
distintas entre cada uno de los resultados. Es posible tambin crear tablas
dinmicas basadas en mltiples hojas de Excel lo cual nos permite analizar fcilmente la
informacin sin necesidad de integrar todos los datos en una sola tabla
QU ES EL AUTOFILTRO
La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera
totalmente automtica, o sea, sin ms que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro.
Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros
(filas) de esa lista que no cumplan la condicin que deseemos. De esa manera, quedar
visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido.
La operacin de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que
no nos permiten visualizar de una pasada rpida cules son los elementos de la lista que
satisfacen una condicin concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan
todas las poblaciones de Espaa ordenadas alfabticamente y queremos ver slo las que
pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sera larga y
tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre slo aquellas
poblaciones que satisfagan la condicin de que la provincia a la que pertenecen sea
Badajoz. De forma automtica, Excel realizar el trabajo de bsqueda por nosotros y
ocultar todas las poblaciones del resto de provincias.
Filtros Avanzados:

Los filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales (autofiltros), es
decir, muestran solo la informacin que cumple con el criterio determinado, pero con la
diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar
dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos.
QU ES LA VALIDACIN DE DATOS?
La validacin de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea
introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuacin por
letras con slo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validacin
de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no vlidos o permitir su entrada y
comprobarlos tras finalizar el usuario. Tambin se pueden proporcionar mensajes que
definan la entrada que se espera en la celda as como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir errores.
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos vlidos para una celda:
Nmeros Especifique que la entrada en una celda debe ser un nmero entero o un
nmero decimal. Puede establecer un mnimo o mximo, excluir un nmero o intervalo
determinado, o utilizar una frmula para calcular la validez de un nmero.
Fechas y horas Establezca un mnimo o mximo, excluya determinadas fechas u
horas, o utilice una frmula para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud Limite el nmero de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un
nmero mnimo de caracteres.
Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo,
pequea, mediana, grande, y admita slo esos valores en la celda. Se puede mostrar una
flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la
seleccin de una opcin de la lista.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas
en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un
color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder
identificarlas fcilmente en pantalla.